sameining og endurskipulagning...

FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA

Sameining og endurskipulagning ríkisstofnana

Ríkisskattstjóri – tíu stofnanir verða að einni

Ráðstefna Félags forstöðumanna ríkisstofnana, Fjámála- og efnahagsráðuneytisins, Ríkisendurskoðunar og Stofnunar stjórnsýslufræða og stjórnmála HÍ

19. nóvember 2013


Aðdragandi sameiningar


Sameining skattkerfisins

• Tíu stofnanir urðu að einni

• Mjög ólíkar að stærð, menningu og viðhorfum

• Stærsta stofnunin var 100 manna, sú minnsta 4

• Álagi og fjölda viðskiptavina misskipt

• Mjög mismunandi vinnubrögð

• Allar stofnanirnar stefndu að sama markmiði:

RÉTTRI SKATTLAGNINGU

3


Staða skattkerfisins

• Stöðugt lækkandi fjárveitingar

• Miklar flækjur í skattalögum

• Ný og flóknari skattheimta

• Væntanlegur enn frekari niðurskurður fjárheimilda

= Við blasti að gera yrði róttækar ráðstafanir

4


Starfshópur Fjármálaráðuneytisins

• Myndaður starfshópur sem ráðuneytisstjóri leiddi

• Tillögur um leiðir til að auka hagkvæmni við rekstur skattkerfisins– Fækka óhagkvæmum einingum

– Sameina skyldar einingar og fækka starfsstöðvum

– Endurskipuleggja framkvæmdaþætti

– Unnt að bregðast við lækkandi fjárveitingum

• Bæta samræmingu skattframkvæmdar– Efla faglegan þátt í rekstri skattkerfisins

– Efla og auka skatteftirlit

– Auka skilvirkni skattframkvæmdarinnar5


Leiðir

• Gera landið að einu skattumdæmi undir stjórn ríkisskattstjóra

• Breyta verkaskiptingu skattstofa

• Endurskoða öll vinnubrögð og verkferla

• Auka vélrænar vinnslur

• Vélvæða kæruafgreiðslu

• Endurmeta starfsmannaþörf

6


Eldri hugmyndir• Tillögur í ýmsum úttektum er að fækka skattstofum og

sameina þær

• Eitt skattumdæmi hefur áður komið til tals– Tillaga í grg. um staðgreiðslu 1970

– Skattsvikaskýrsla – ein stofnun 1986

– Skattsvikaskýrsla – breyttar áherslur 1993

– Úlfljótur – Steinþór Haraldsson 1995

• Úttekt PwC – ein af mörgum tillögum 2002 var fækkun og sameining skattstofa

• Nágrannaþjóðir hafa fellt skattstofur undir eina stjórn

• Tillaga Ríkisendurskoðunar frá árinu 2009

= Ályktun: Mikil gerjun í þessa átt

7


Ýmsar hugmyndir ræddar

1. Fækka skattstofum og/eða sameina

– Úr níu í fimm, auk RSK en halda sjálfstæði

– Sameina skattstofur á norður- og austurlandi

– Sameina skattstofur á suðvestursvæði

2. Ein landsskattstofa auk RSK

3. Allar skattstofur felldar undir RSK

Niðurstaða: Sjálfstæð embætti staðbundinna skattstjóra voru lögð niður

8


Ferill sameiningar

• Starfshópur skipaður 6. júlí 2009

• Tillögur 12. september

• Viðræður við skattstjóra – september

• Frumvarp – október

• Kynningarfundir fyrir starfsmenn – nóvember

• Starfsmannafundur allra starfsmanna 18. desember

• Frumvarp samþykkt 18. desember

• Lögin tóku gildi 1. janúar 2010

• Fjármálaráðuneytið hætti afskiptum 7. janúar

13 dagar

9


Sameining skattyfirvalda


Aðgerðaáætlun RSK 1. janúar 2010

• Röskum ekki stöðu almennra starfsmanna

• Virkjum almenna starfsmenn til þátttöku

• Stöðug upplýsingamiðlun frá stjórnendum

• Breytum verklagi samkvæmt hugmyndum starfsmanna

• Hristum hópinn saman

• Endurskipuleggjum skattframkvæmdina

• Sérhæfing starfa

• Vinnum starfsmenn á okkar band

• Skattstofunni í Reykjavík lokað 2011

11


Leiðarljós í sameiningunni• Verndun starfa og starfsmanna

– Engum starfsmönnum sagt upp – öllum boðin störf

– Samstarf við stéttarfélög með ágætum

– Starfsmönnum fækkaði um 25 á 3 árum

• Sjónarmið landsbyggðar vernduð

• Öllum skattstjórum boðin áframhaldandi störf– Formleg embættisheiti breyttust

• Samhliða sameiningu varð breyting á starfsháttum– Nýjar áherslur

– Breytt verkaskipting

– Ný hugsun við skattframkvæmd

• Ekki er gengið eins langt og unnt var s.s. að fækka fólki með uppsögnum eða loka fleiri starfsstöðum

12


Breytingar í yfirmannahópi

• Embætti níu skattstjóra voru lögð niður

• Yfirmönnum fækkað um 19 (hluti án mannaforráða)

• Stöðuheiti lögð niður:

– Skattstjóri

– Forstöðumaður

– Deildarstjóri

• Stöðuheiti tekin upp:

– Sviðsstjóri

– Skrifstofustjóri

– Hópstjóri

13

FjármálasviðÁsgeir H. Guðmundsson

StarfsmannasviðInga Hanna Guðmundsdóttir

TæknisviðJens Þór Svansson

ÞróunarsviðJóhannes Jónsson

FagsviðElín Alma Arthúrsdóttir

LögfræðisviðJónína B. Jónasdóttir

EinstaklingssviðGunnar Karlsson

Launþegar

Staðgreiðslaog gagnaskil

Handreikningur

Einstaklingsrekstur án VSK

Alþjóðamál

RíkisskattstjóriSkúli Eggert Þórðarson

VararíkisskattstjóriIngvar J. Rögnvaldsson

AlþjóðasamskiptiGuðrún Jenný Jónsdóttir

AkureyriGunnar Karlsson

HafnarfjörðurSigmundur Stefánsson

ÍsafjörðurRósa Ingólfsdóttir

SiglufjörðurHanna Björnsdóttir

AkranesStefán Skjaldarson

EgilsstaðirHrefna Björnsdóttir

HellaSteinþór Haraldsson

VestmannaeyjarIngi T. Björnsson

Þjónustuver

EftirlitssviðSigurður Jensson

Greiningarteymi

Endurskoðunar-teymi

Átaksteymi

SkráasviðSkúli Jónsson

Fyrirtækjaskrá

Hlutafélagaskrá

Ársreikningaskrá

AtvinnurekstrarsviðSigmundur Stefánsson

Tekjuskattur

Virðisaukaskattur

Landbúnaður og gjöld

Sjávarútvegurog ferðaþjónusta

Einstaklingsrekstur með VSK

Afgreiðsla


16

Atvinnurekstrarsvið• Hafnarfjörður

Tekjuskattur og virðisaukaskattur

• AkranesSjávarútvegur og ferðaþjónusta

• HellaLandbúnaður og gjöld

• Ísafjörður Einstaklingar í rekstri með VSK

Einstaklingssvið• Akureyri

Staðgreiðsla, ívilnanir og gagnaskil

• EgilsstaðirHandreikningur

• SiglufjörðurÞjónustuver

• VestmannaeyjarEinstaklingar í rekstri án VSK

Starfsstöðvar RSK voru sérhæfðar

Aðalstöðvarnar í Reykjavík með sérstöðu, öll svið RSK starfa þar


Mannauðshluti sameiningar- Samráð við starfsmenn er lykiliatriði -


Starfsmenn séu upplýstir

18

• „Hvað verður um mig?“

• Skiptir miklu máli að upplýsa starfsmenn um gang mála alveg frá byrjun ferilsins

• Starfsmannafundir RSK

– Haldnir eru stórir starfsmannafundir þar sem allir starfsmenn mæta (250 manna fundir)

– Auk þess eru reglulega minni fundir sviða/eininga


Stjórnendur séu upplýstir

19

• Stjórnendur

– Sérstakir fundir allra stjórnenda árlega

– Fundað reglulega innan sviða/eininga

• Framkvæmdastjórn RSK

– Á tveggja vikna fresti fundar framkvæmdastjórn

– Fundargerðir eru öllum starfsmönnum aðgengilegar


20

Stofnanamenningin


21

Skipulag og

verkferlar

Stofnanamenningin – 10%?

En hvað leynist undir

yfirborðinu?


22

Vinnumórall og

starfsaðferðir

(Gildi)

Skipulag og

verkferlar

Stofnanamenningin – 10/90%?


23

18. des. 2009

• Hugmyndir

8. sept. 2010

• Markmið

10. des. 2010

• Leiðir

7. okt.2011

• SVÓT

9. des2011

• Gildi

7. des2012

• Áherslur

Stefnumótunarferli RSK- Hugmyndir starfsmanna -

- Starfsmannafundur 18.12.2009 -


Dæmi um nálgun og úrvinnslu:

Stefnumótun I – hugmyndir• Fyrsti fundur haldinn 18.12.2009 fyrir

sameiningu

– Fyrsti fundur allra starfsmanna í 47 ár

• Sameining skattstofanna og RSK lá í loftinu

• Verkefni fundarins var að fá fram hugmyndir frá starfsfólkinu

• Gríðarlegt magn tillagna, ríflega 2.100

• Margar hafa síðan orðið að veruleika24


Efla Fróða Bæta leiðbeiningar á netinu Samræmdar verklagsreglur Auka upplýsingaflæði til

starfsmanna Efla íslenskukennslu Fjölga námskeiðum RSK fjarkennsla fyrir landsbyggð Fleiri starfsmannafundir Endurskoða innri vefinn Myndir af starfsfólki á innra neti Meira

samræmi í álagningarvinnu Samræma þarf opnunartíma skrifstofa/stofnana Samræma símatíma Samræmd vinnubrögð Skýr markmið Betri heimasíðu RSK Einn skattstjóri, góð

hugmynd Frjáls skráning vsk á einum og sama stað Sérhæfing (t.d. landbúnaður / sjávarútvegur) Teymisvinna í skatteftirliti VSK og rekstur lendi saman Frumálagningu VSK stýrt frá einum stað Gefa starfsmönnum tækifæri til að móta starfið Einstaklingsframtöl - án

rekstrar/með rekstri Hreinsun í skrám Nýja lyftu hjá RSK á L166 (vekur óhug) Góður starfsandi

Starfsfólk hittist oftar saman Fleiri fundir Góðar jólagjafir Gagnaskil, launamiðar, greiðslumiðar - bæta Eitt málakerfi Samræmd málaskráning í GoPro Sérhæfing skrifstofa að hluta, t.d. handreikningur Auka rafvæðing, láta kúnnann afgreiða sig sjálfan Bæta vsk-kerfi Bæta við upplýsingum á þjónustusíðu gjaldanda Einfaldari álagningarseðla (á mannamáli) Skýrari álagningar- og innheimtuseðla Aðalsímsvörun á einum stað Eitt símanúmer, sameinað þjónustuver Hugmyndabanki á vefnum.....

......og 2.044 aðrar hugmyndir til viðbótar

Nokkur dæmi um hugmyndir

25


Stefnumótunarferli RSK- Gildi -

- Starfsmannafundur 9.12.2011 -

26

18. des. 2009

• Hugmyndir

8. sept. 2010

• Markmið

10. des. 2010

• Leiðir

7. okt.2011

• SVÓT

9. des2011

• Gildi

7. des2012

• Áherslur


27


• Þær voru flokkaðar í 83 flokka

• Af þeim stóðu 8 flokkar upp úr

• Þessir 8 flokkar fengu 62% heildaratkvæða starfsmanna, en hver starfsmaður gat kosið 3 flokka

Dæmi um nálgun og úrvinnslu:

Niðurstaðan í gildum

28


Jákvæðni

Þjónusta

Samvinna

Jafnrétti

Traust

Virðing

Heiðarleiki

Ánægja, gleði, starfsandi, starfsánægja, starfsgleði og

jákvæðni

Jafnræði, réttlæti, sanngirni, réttsýni

og jafnrétti

Liðsheild, samheldni, samstarf, samstaða og

samvinna

Þjónustulund, hjálpsemi og

þjónusta

FagmennskaMetnaður, vandvirkni,

þekking og fagmennska

29


Jákvæðni

Þjónusta

Samvinna

Jafnrétti

Traust

Virðing

Heiðarleiki

Ánægja, gleði, starfsandi, starfsánægja, starfsgleði og

jákvæðni

Jafnræði, réttlæti, sanngirni, réttsýni

og jafnrétti

Liðsheild, samheldni, samstarf, samstaða og

samvinna

Þjónustulund, hjálpsemi og

þjónusta

FagmennskaMetnaður, vandvirkni,

þekking og fagmennska

30


31

Gildi ríkisskattstjóra

� Fagmennska

Með þekkingu, vandvirkni og metnaði eru fagleg vinnubrögð tryggð og jafnræðis gætt.

� Jákvæðni

Lögð er áhersla á jafnrétti, jákvæðan starfsanda og vellíðan á vinnustað. Þannig er stuðlað að samheldni starfsmanna, þjónustulipurð og starfsánægju.

� Samvinna

Starfsmenn vinna sem ein liðsheild með virðingu, traust, sanngirni, hjálpsemi og heiðarleika að leiðarljósi.


Vinnustaðurinn í sameiningarferlinu:

Hvað stendur hann fyrir?


Öðruvísi mannauðsstefna

• Vinnustaðurinn er samfélag fólks

• Mannauðsstefna RSK byggir á góðum samskiptum milli manna

• Gagnkvæmu trausti

• Stjórnendur RSK eru ekki að reka fangabúðir

• Og starfsmenn eru ekki í afplánun frá 8 – 4

• Gleði er lykillinn að góðum árangri

33


Hvernig líta starfsmenn á framteljendur?

• Sem mögulega þjófa?

• Sem óþægilegt áreiti sem við viljum sem minnst sinna?

– Er líklegt að slíkur framteljandisé ánægður með RSK?

• Sem viðskiptavini sem á að liðsinna?

– Viljum að fólk skilji forsendur þótt það sé ekki endilega sammála

34


Í hnotskurn – hvernig tókst til?

• Lögin voru skýr – markmiðin voru skýr

• RSK tók yfir störf annarra stofnana

• Stjórnun varð því markviss og án málamiðlana

• Reglubundin upplýsingamiðlun til starfsmanna

• Starfsmenn voru hafðir með í ráðum frá fyrsta degi

• Starfsmönnum fækkað

• Starfsstöðvum á landsbyggðinni var ekki lokað

• Tvö stjórnsýslustig skattkerfis urðu að einu

• Fjármálaráðuneytið tók við öðru stjórnsýslustigi

35


Hvernig tókst til? – babysteps• Áherslum í skattframkvæmd var breytt

• Aukin sérhæfing í störfum

• Aukin áhersla á að veita þjónustu

• Sjálfvirkni og rafræn þjónusta

• TILBÚIÐ framtal fyrir meirihluta framteljenda

• Viðhorfsbreyting hjá nær öllum starfsmönnum

• Kerfisbundin einföldun og hagræðing í störfum

• Samnýting stoðþjónustu

• Samlegðaráhrif greinileg

• Gríðarleg skipulagsvinna36

37

Stærri stofnanir hafa meiri burði

8

3

-62%

Afgreiðslutími kæramánuðir

Mælikvarðieining

Gildi fyrirsameiningu

Gildi eftirsameiningu

13

3

-77%Afgreiðslutími erindamánuðir

3

8 +163%Tekjur af eftirlitimilljarðar kr.

274249

-9%

Starfsfólkfjöldi

BreytingMælikvarðieining

Gildi fyrirsameiningu

Gildi eftirsameiningu Breyting


Viðhorf starfsmanna eftir sameiningu

Starfsmenn voru spurðir á starfsmannafundi7. desember 2012

Könnunin var nafnlaus


Ert þú sátt(ur) við sameininguna eins og hún hefur verið framkvæmd eftir að lög um hana tóku gildi?

39


Ert þú sátt(ur) við sameininguna eins og hún hefur verið framkvæmd eftir að lög um hana tóku gildi?

Auðir seðlar ekki taldir með

40.


RSK varð að einni stórri fjölskyldu

41

Stjórnendur

28.8Stj.fundurÁherslur

5.5 Alm. st.m.fundur

„...ein heild”

10.5Stj.fundur

SVÓT

25.1Stj.fundur

Leiðir að markm.

29.8Stj.fundurStjórnun


„...ný tækifæri...”


„stofnun í deiglu”

2.10 Afmælisfundur

8.2Stj.fundur

2016


„Vorverkin 2012”

9.12Gildi RSK

Sameiningarferlið

2009 2010 2011 2012 2013

18.12 Hugmyndir

10.12 Leiðir að markmiðum

7.12Áherslur

18.2Stj.fundur

Áherslur RSK

7.10SVÓT greining

Stefnumótun starfsmannaUpplýsingamiðlun

8.9Stj.fundurMarkmið


„Breytingar-samhljómur”


„...nema sér bróður eigi”

5.9Stj.fundur

Sex Ess

42


43

SkipulagninginHver og einn hafði áhrif


44

Starfsmenn RSKDesember 2010

Þökk fyrir fundarsetuna

sameining og endurskipulagning...

Documents