DISCRETIONARY DISTRIBUTIONS  Old Rules and New Perspectives 

  

Presented to the   

San Antonio Estate Planning Council  

April 17, 2012  

By Leslie Kiefer Amann Sentinel Trust Company 

713‐529‐3729 www.sentineltrust.com 

    

Leslie Kiefer Amann               Sentinel Trust Company Senior Vice President/Lead Fiduciary Officer 713.630.9614 lamann@sentineltrust.com  

Publications/Presentations  

♦ Personal Trust Administration from the Corporate Trustee Perspective – A Peek Inside, State Bar 27th Annual Advanced Estate Planning and Probate Course, 2003; Midland Business & Estate Planning Council  2004;  Corpus  Christi  Estate  Planning  Council  2004;  San  Antonio  Estate  Planning  Council 2005; Fort Worth Estate Planning Council 2006; Lorman Trust Seminar 2008. 

 ♦ Getting Documents From Financial  Institutions  ‐ Where  to Find  the Texas Statutory Requirements 

and  How  to  Use  Them  (With  Some  Helpful  Tips  and  Forms),  University  of  Houston  Law  Center Advanced Civil Discovery Seminar – Dallas/Houston 2005. 

 ♦ Documentation  and  Document  Retention  for  Fiduciaries  – Who, What, When, Where  and Why 

Trustees Still Generate So Much Paper (And What to Do With It), Texas Bankers Asso. Seminar 2008.  ♦ Fiduciary Law for Trustees, American Bankers Asso. National Graduate Trust School 2005‐2006.  ♦ The Uniform Principal and Income and Uniform Prudent Investor Acts and the Power to Adjust From 

the  Perspective  of  a  Professional  Trustee,  Houston  Bar  Association  Wills  &  Probate  Institute Advanced Course 2004; Corpus Christi Estate Planning Council 2005; El Paso Society of CPAs 2005; Houston Estate and Financial Forum 2006; San Antonio Estate Planning Council 2007; Midland Estate Planning Council 2007. 

 ♦ Criteria for Selecting a Fiduciary, Texas Society of CPAs, Advanced Estate Planning Conference 2002; 

Lorman Trust Seminar 2008.  ♦ Fiduciary Responsibility ‐ Business in Trust, National Trust Closely Held Business Association 2001.   ♦ Discretionary Distributions,  Texas Bankers Association Graduate  Trust  School  1999  ‐  2011;  South 

Texas College of  Law Continuing  Legal Education, Wills & Probate  Institute 1999; Houston Estate Forum 2011.   

 

♦ Property Law for Fiduciaries, Texas Bankers Association Graduate Trust School 2007‐2011; reprinted in the Journal of the NAEPC 2008.   

 ♦ Personal Trust Administration, Texas Bankers Association Trust School 1999‐2011.  ♦ Administration of Court Trusts, Texas Bankers Association Trust  School 1999–2010;  Lorman Trust 

Seminar 2008.    ♦ Survey of Legislative  Initiatives  in Texas Trust and Estate Law  for 2009, Texas Bankers Association 

Advanced Forum Dallas 2008; Rio Grande Valley Estate Planning Council – McAllen 2009.  ♦ Financial  Planning  for  the  Professional  Practice,  University  of  Texas  Health  Science  Center 

Continuing Dental Education Institute 2004.  ♦ Print articles: Texas Lawyer, Privacy Notices: Who Gets Them and What Should They Say?  August 5, 

2002; Texas Lawyer, Knowing When to Say No: The Pitfalls of Fiduciary Service, September 10, 2001; Texas Lawyer, Criminal Lawyers and Cash Transactions  ‐ How to Make Sure You’re Complying with the Law, November 2, 1998  (co‐author); Texas Lawyer, Lessons  in Obtaining Financial Documents and Bank Records, August 17, 1998; Texas Law Reports –  Internet Edition Guidelines for Obtaining Documents From Financial Institutions, August 2002.  

Professional Affiliations/ Accomplishments  ♦ Adjunct  Professor,  University  of  Houston  Law  Center,  1988‐2000;  Adjunct  Professor  Award, 

University of Houston Law Center, 1999.  ♦ Member  ‐ Texas State Bar and Corporate Counsel and Real Estate, Probate & Trust Law Sections; 

Texas State Bar College; Houston Bar Asso. and Probate, Trust & Estate Law Section; Houston Estate Forum; Attorneys in Tax and Probate; Houston Estate & Financial Forum; Houston Business & Estate Planning Council; National Association of Estate Planners and Councils; and Sustaining Life Fellow, Texas Bar Foundation.  

 ♦ Board Service – Chair ‐ Texas Bankers Asso. Wealth Management and Trust Division and Trust School 

Advisory  Board,  Investment  and  Governmental  Relations  Committees;  University  of  St.  Thomas Development Advisory Board; Houston Estate & Financial Forum Board of Directors; Houston Bar Asso. Probate, Trust & Estate Law Section Executive Council.  (Past President  ‐ Houston Business & Estate Planning Council; Vice‐Chair University of Houston Law Center Alumni Board 2001‐2011.) 

 ♦ Marquis Publications  ‐ Who's Who  in American Law – Millennium Edition and 2000–2012 editions; 

Who's Who in America 2003‐2012 editions; Who’s Who of American Women 2007‐2009 editions.  

Education and Licenses  

University of Houston Law Center, JD and admitted to practice  law Texas 1987; Texas State University, B.M.Ed. and Texas Teaching Certificate, 1976; NAEPC Accredited Estate Planner since 2007. 

‐ 1 ‐ 

Discretionary Distributions ‐ Old Rules and New Perspectives By Leslie Kiefer Amann 

 The “discretion” exercised by a trustee includes all aspects of administration but making payments out of  the  trust –  the discretionary distribution – often  seems  to be  the greatest challenge.   This paper begins with a review of the basic distribution rules and includes discussion about standard distributions and  the use of  the adjustment power.   Generally  the  citations will be of Texas  law; however,  some principles are universally applied and  regarding  those,  the paper will draw on  the case  law of other states and sources.1  Begin with the Understanding that a Trust is a Relationship (Review) In any relationship, a healthy understanding between the parties as to what each expects of the other is critically  important.    In a trust, the expectations and parameters of the relationship are defined by three primary sources:   1)  The instrument creating the relationship; 

2)  Statutes  that  apply  to  the  relationship  (Probate  Code,  Trust  Code,  or  Guardianship Code); 

3)  The “common  law” of  fiduciary duty  to  the extent  it has not been  superseded by  the instrument creating the relationship or a governing statute. 

 Administrators may rely on this order of priority to make virtually all decisions looking to the terms of the  instrument  first,  then  to  the  statute  and  finally  to  common  law.    The  terms  of  the  document control unless  to do  so would be against public policy;  the best expressions of public policy are  the declarations of the legislature found in the statutes.  In the case of Texas trust law, these declarations of public policy policy are found for the most part in that part of the Texas Property Code known as the Trust Code.    On  the  surface,  administering  a  trust  seems  easy  enough;  after  all,  a  trust  comes  with  written instructions.   But exercising discretion has become more challenging  for all of us.      In order to avoid litigation, and to provide the best possible service to our clients, trustees should understand not  just what to do but why we do things.  And the trustee should never forget that there is a mandate in the Texas Trust Code requiring the trustee to administer a trust according to its terms and in good faith.2     

1   Any trustee faced with a significant decision must check the specifc state law that applies to the trust being administered.  2   TEX. PROP. CODE §113.051 General Duty  ‐ The  trustee  shall administer  the  trust  in good  faith according  to  its  terms and  this 

subtitle. In the absence of any contrary terms in the trust instrument or contrary provisions of this subtitle, in administering the trust the trustee shall perform all of the duties imposed on trustees by the common law.  A fiduciary acts in good faith when he believes his defense  is viable and reasonable  in  light of existing  law.   Lee v. Lee, 47 S.W.3d 767, 795 (Tex. App.‐Houston [14th Dist.] 2001, pet denied).  Bad faith, in a trustee relationship means the “act knowingly or intentionally adverse to the interest of the  trust  beneficiaries”.    Interfirst  Bank  Dallas  N.A.  v.  Risser,  739  S.W.2d  882,898  (Tex.  App.‐Texarkana  1987,  no  writ) disapproved on other grounds, Texas Commerce Bank v. Grizzle, 96 S.W.3d 240, 249 (Tex. 2002). 

 

‐ 2 ‐ 

Over the last century, the National College of Commissioners on Uniform State Laws have promulgated a number of “default”  trust  statutes.   Some of  these are  familiar  such as  the Uniform Principal and Income and Prudent  Investor Acts.   Others are  less well known but may be widely adopted  in many states, such as Uniform Trust Code, the Uniform Institutional Investors Act, Uniform Power of Attorney Act, Uniform Securities Act and a host of others.  And there are other helpful sources of which trustees should be aware despite the fact that they are not binding authority.  Those include the Restatements of Trust; various Uniform Codes and their Commentary; and various treatises.3      Among  the Uniform  statutes,  there  are  a  handful  that  have  been  adopted  in  Texas  as  default  and mandatory provisions.  Mandatory provisions are sections of the Trust Code that affect administration and cannot be overridden by a trust document; a list of items where the legislature has dictated that it would  be  against  public  policy  to  allow  the  trust  document  to  supercede  the  statute.    Default provisions are those that prevail when the document is silent or vague on a particular matter.  Most of the provisions that  impact the administration of Texas trusts are default provisions.   While the rule  is to look to the instrument first, the prudent trustee should be aware of the mandatory rules where the statute prevails even when the document recites something else.4  3   See for example, William F. Frathcer, Scott on Trusts (4th ed 1988); George Gleason Bogert & George Taylor Bogert, The Law of 

Trusts and Trustees (6th ed. 2006).  4   Most of these items are set out in §111.0035. entitled Default & Mandatory Rules; Conflict Between Terms & Statute which is 

as follows:   (a)  Except as provided by the terms of a trust and Subsection (b), this subtitle governs:     (1)    the duties and powers of a trustee;                                    (2)    relations among trustees; and                                      

(3) the rights and interests of a beneficiary.   b)    The terms of a trust prevail over any provision of this subtitle, except that the terms of a trust may not limit:     (1)    the requirements imposed under Section 112.031 (no trust for illegal purposes);     (2)    the applicability of Section 114.007 to an exculpation term of a trust;     (3)    the periods of limitation for commencing a judicial proceeding regarding a trust;     (4)    a trustee's duty:                                                        (A)  with regard to an irrevocable trust, to respond to a demand for accounting made under Section 

113.151 if the demand is from a beneficiary who, at the time of the demand: (i) is entitled or permitted to receive distributions from the trust; or (ii) would receive a distribution from the trust if the trust terminated at the time 

of the demand; (B)   to act in good faith and in accordance with the purposes of the trust;  

    (5)     the power of a court, in the interest of justice, to take action or exercise jurisdiction, including the power to: 

      (A)  modify or terminate a trust or take other action under Section 112.054;       (B)  remove a trustee under Section 113.082 (reasons justifying removal of a trustee);                                 (C)   exercise  jurisdiction under  Section 115.001  (provides  that  jurisdiction over  trusts  falls  to  the 

district courts);                            (D)  require, dispense with, modify, or terminate a trustee's bond; or       (E)  adjust or deny a trustee's compensation if the trustee commits a breach of trust.   (c)  The terms of a trust may not limit any common‐law duty to keep a beneficiary of an irrevocable trust who is 25 

years or older informed at any time during which the beneficiary:     (1)  is entitled or permitted to receive distributions from the trust; or     (2)  would receive a distribution from the trust if the trust were terminated.   (Above italicized items are the author’s summaries of the numbered code sections cited in the statute.)   

‐ 3 ‐ 

 Defining the Terms (More Review) In any distribution decision, a threshold question will be whether the trustee has discretion to make the decision at all.  There are many trusts that contain mandatory distribution provisions.  These may involve certain acts of discretion as to timing or calculation of “net income” (discussed later herein) but the  decision  as  to whether  to  distribute  is  not  the  trustee’s  to make  in  a  trust with  a mandatory distribution  standard.   Where  the  standard  for distribution  in  the document  gives discretion  to  the trustee, the first thing the trustee must determine is how much discretion is granted and what kind of standard for exercising that discretion in imposed.  Distribution standards fall into three categories:   The Support Trust  A  true  support  trust  directs  the  trustee  to  pay  only  for  the  health,  education  and maintenance  or support (often abbreviated as HEMS) of the beneficiary.5  In other words, the beneficiary may compel the trustee to make distributions  in accordance with a specific distribution standard that  is generally referred  to as an “ascertainable standard”.   A standard  is ascertainable  if  it  is specific enough  to be objectively  applied.    Typically,  a  support  standard  will  include  the  terms  health,  education, maintenance and support or something similar and may require that the trustee consider the standard of living that the beneficiary enjoys at a prescribed period of time.  The Discretionary Trust A  true discretionary  trust provides  that  the  trustee  shall distribute  income  and principal only  in  an amount that the trustee in its sole discretion sees fit to pay.6  In other words, the trustee is authorized to make  distributions  in  its  sole  discretion, which  are  not  subject  to  any  objective  standard.    The beneficiary may  not  compel  a  distribution;  instead,  distributions  are  in  the  sole  discretion  of  the trustee.  This is a "non‐objective standard" because it is not specific enough to be objectively applied.  Income that the trustee does not elect to distribute to the beneficiary typically is accumulated and thus the exercise of discretion may result in its being paid to another class of persons (remaindermen).  The Hybrid The personal  trust  that  is most common  is a hybrid of  the  two wherein  trustee  is charged with sole discretion over  income and principal as  the  trustee deems appropriate and  requiring  that  in making that determination, trustee consider what is necessary for the support of the beneficiary. Regrettably, there is little case law providing interpretive assistance.  The prudent trustee is charged with reviewing each request to determine if it may fall within the scope of the standard of that instrument and under the circumstances presented.     

5    RESTATEMENT [SECOND] OF TRUSTS § 154 (1959).  6    RESTATEMENT [SECOND] OF TRUSTS § 155 (1959).    

‐ 4 ‐ 

Distributions Should be Made Pursuant to Grantor’s Intent  The duty of the trustee is to reasonably exercise discretion and act to accomplish the purposes of the trust according  to  the grantor’s  intent  ‐ within  the mandates of public policy and  subject  to  judicial review.7   Many of the early cases arise from suits brought by the trustee seeking a construction from the court of a will or trust  instrument.   This  is not the usual posture of the cases being handed down today.  Today, most cases appearing in the literature are suits brought against the trustee for breach of duty.   And  in general, whether the action  is  initiated by the trustee or the beneficiary, courts do not like to be burdened with the trustee’s job.8   Despite the reluctance of courts in general to substitute their discretion for that of a trustee, a trustee faced with a  significant or difficult decision  regarding a distribution  (particularly one  that may have impact on more than one class of beneficiary) still may consider seeking a determination of the court.  In most institutions it would be a matter for the trust committee to determine if judicial interpretation is required.    (The decision to request an official construction  is  itself an example of one of the many related areas that require the exercise of discretion.)   A trustee must be careful not to assume  it has discretion  to  make  any  particular  decision.    An  important  first  step  is  to  read  the  document  to determine the  intent of the grantor and that the decision  is a power of the trustee  in that particular instrument.9      Read the instrument carefully even if you are sure that it is unambiguous and that you recall perfectly what it says.  Every trust administrator should make a practice of reviewing the relevant portion of the document each  time you make a distribution and  the whole document at  least once a year  (a good time is tax time or when you do an annual review).  If there is extrinsic evidence in the file that clarifies the grantor’s  intent or  relevant circumstances,  review  that as well.    (As noted below,  such extrinsic material may not be binding upon you but prudence and ignorance of purpose do not co‐exist.)    Sometimes  the  basic  information  has  to  be  “gathered”.    Memos  to  the  file  from  previous administrators,  letters  from  the  grantor  or written modifications  to  the  document  itself may  all  be necessary  in order to  interpret a document.    It  is often appropriate to review the circumstances and condition surrounding the grantor at the time the instrument was executed and in testamentary trusts, 

7    A  trustee’s exercise of discretion has  long been held  to be subject  to  judicial  review.   State v. Rubion, 308 S.W.2d 4, 9  (Tex. 

1957).  (Avoiding a situation that requires judicial review – avoiding litigation ‐ is best.)    8     Coffee v. William Marsh Rice University, 408 S.W.2d 269, 284  (Tex. Civ. App. – Houston 1966, writ  ref’d n.r.e.).   “This Court 

cannot substitute  its discretion  for that of the Trustees, and can  interfere with their exercise of discretionary powers only  in case of fraud, misconduct, or clear abuse of discretion.”  It is worth noting, however, that in this case, the court did ultimately hold  that  the  trustees were  free  to disregard a provision of  the  trust providing  that  the university was  to benefit  the “white residents of Houston” and found that because conditions had changed significantly since the creation of the trust, the trustees were free to disregard the particular provision applicable to race in order to accomplish the overall intent of the settlor.  This case is a perfect example of a change in public policy that impacted a change in administration. 

 9   Keisling v. Landrum, 218 S.W.3d 737 (Tex. App. – Fort Worth 2007, pet. denied) citing Corpus Christi Nat’l Bank v. Gerdes, 551 

S.W.2d 521, 523  (Tex. Civ. App.‐Corpus Christi 1977, writ  ref’d n.r.e.);  Eckels  v. Davis, 111  S.W.3d 687,694  (Tex. App.‐  Fort Worth 2003, pet. denied); Wright v. Greenberg, 2 S.W.3d 666,671 (Tex. App.‐Houston [14th Dist.] 1999, pet. denied). 

 

‐ 5 ‐ 

the  circumstances  existing  at  the  time  of  the  testator’s  death.10      You  are  looking  for  the  express instructions in the document from the settlor or a direct statement of the purpose of the trust.  There may be clues to infer the purpose from the structure of the trust.  And there may also be an expression of preference between current and future beneficiaries.  Some basic rules of construction have evolved to help interpret the discretionary distribution clause (or any part) of a trust agreement.     

1. Every   document  is different.    The  goal  is  to determine  and effect  the wishes of  the grantor  from the  four corners of the document.11   Thus, remember to read the whole instrument carefully.  

2. The  intent must be drawn  from  the  instrument, not  the  instrument  from  the  intent.12  So,  clear your mind of what you  think  the document  says or want  it  to  say and  read what it actually says.  

3. You can’t “correct” the work of the testator, the grantor, or counsel.  The very purpose of requiring a will to be in writing is to enable the testator to place it beyond the power of others, after he  is dead,  to  change or add  to his will or  to  show  that he  intended something he did not.13 

 4. This  is not math.   You can’t add or subtract to what appears  in the  instrument.    If  it  is 

not ambiguous, a court will admit no other evidence  for  its  interpretation.    (However, for  administration,  it  is  appropriate  to  consider  outside  circumstances.)    And,  if  a document  is  truly  unclear,  “extrinsic”  evidence  may  be  considered  by  a  court  to determine what the testator meant by a particular word or phrase.14 

 5. There is no reason to be afraid of your dictionary – use it.15 

10   First Nat. Bank of Beaumont v. Howard, 229 S.W.2d 781, 783‐785  (Tex. 1950);   McReary v. Robinson, 59 S.W. 536, 537  (Tex. 

1900).  11   Keisling v. Landrum, 218 S.W.3d 737 (Tex. App. – Fort Worth 2007, pet. denied).  12    Huffman v. Huffman, 339 S.W.2d 885, 888 (Tex. 1960).    13    Huffman, 339 S.W.2d at 889.    14    In Reilly  v. Huff,14 335  S.W.2d 275, 279  (Tex. Civ. App. –  San Antonio 1960, no writ),  the  court  accepted evidence  that  the 

testator was  a person of  solid business experience  and  that  the  instrument was drafted by his  attorney  to determine  that “descendant” should be read in the legal sense. 

 15   By way of example, the trust instrument states: “In connection with the management of said trusts…I give unto said Trustee all 

powers of Trustees set  forth  in  the statutes and  to…make advancements  to or  for  the benefit of said  trust estates unto  the beneficiaries thereof for such purposes as said Trustee may deem desirable or proper…and charge against the interest of said beneficiary  to whom  such advances  are made….”   However,  the  instrument  also  stated  in  another place  in  the document: “Except as noted elsewhere herein, the trustee shall not borrow nor lend.”  Trustee consulted Webster’s Dictionary regarding the meaning of the word “advance” which includes: (1) to bring or move forward; (2) to accelerate the growth or progress of; (3) to raise to a higher rank and (4) to supply or furnish in expectation of repayment.  Do not be afraid of the dictionary. 

 

‐ 6 ‐ 

 6. An  expression  of  specific  intent  controls  over  an  expression  of  general  intent;  if  two 

expressions of specific intent are in conflict, choose the one that least conflicts with the general intent. 

 7. “May” means maybe  – use discretion.  “Shall” means mandatory – “just do it”.16 

 8. Certain legal presumptions may be of use.  17 

 9.  Exculpatory clauses usually mean nothing.18 

 In most cases, the trustee will not find a "bright line".  In Re Will of Flyer, the Court held that "although the decisions  in  this area of  the  law place emphasis on  the precise verbiage  found  in  the provision creating  the  trust,  close  analysis  reveals  that  they  take  into  consideration more  than  such  verbiage alone … we educe [the testator's] design not only from the language employed but from a sympathetic reading  of  the will  as  an  entirety  and  in  view  of  all  the  facts  and  circumstances  under which  such provisions were framed."19    If you are working with a court created trust or a document that has been modified or reformed by a court,  read  the order establishing  the  trust  and  the  agreement  itself  as  carefully  as  you would  any other  trust document – even  if you  think you know what  it says.   As an example,  for  trusts created under Section 142 the statute mandates a “health, education, maintenance and support” distribution standard.20   But  it  is not unusual for the attorneys  involved  in the creation of a court trust to depart from  the  terms  of  the  statute  and  for  a  judge  to  approve  a  trust  containing  such  a  departure.  Technically, a departure from the statutory language of Section 142 is an abuse of discretion.  Aguilar v. Garcia states that the “clear language of the statute requires that the trustee have sole discretion to determine  what  is  in  the  best  interest  of  the  beneficiary  and  make  distributions  for  the  health, 

16   Apologies to Nike.  17   These presumptions apply only if there is no specific contradiction of them found in the document: 

a. By leaving a will or trust the testator did not intend for property to revert to his estate or pass in intestacy.   b. By leaving a will or trust the testator intended to confer some benefit on the beneficiary. c. Children are favored over grandchildren, descendants are favored over collateral relatives, who are favored 

over strangers. d. The testator intended that the estate vest as early as possible. e. All persons in a given class and all classes of beneficiaries are treated equally. f. Every word a testator or grantor uses is important.  Nothing is there for no reason. g. The testator intended the law in effect at that time should apply.  

 18   See the Texas Mandatory Statutes at §111.0035 and as noted above.  19    In Re Will of Flyer, 245 N.E.2d 718 (1969).  20   TEX. PROP. CODE §142.005.    

‐ 7 ‐ 

education, maintenance  or  support  of  the  beneficiary.21    The Aguilar  court  said  it  is mandatory  to follow the statutory language.  This statute was amended again in 2007 to make it clear that the only acceptable reason for a court to depart from this distribution standard is to qualify the beneficiary for government benefits as in a supplemental needs trust.  Nevertheless, there are many court trusts that specifically mandate items such as the purchase of a residence or a fixed amount for support.  Mathematical Calculations vs. Fiduciary Decisions As some trusts call for distribution by virtue of a formula, the trustee may not be distributing under a traditional discretionary  standard.   Charitable Remainder Unitrusts  for example, may  simply  require the trustee to exercise discretion in the choice of investments and apply a formula to determine how much to distribute.   It is not uncommon for the amount of such a distribution to be fixed but for the trustee  to  be  required  to  exercise  discretion  in  the  choice  of  the  charity  that  will  receive  the distribution.   This would still  require a careful  reading of  the  instrument and  file  to determine what charitable  purposes  the  grantor/testator  intended  to  accomplish.    In  some  trusts  requiring  the mandatory distribution of income, the trustee is required to exercise discretion in the decision whether to  use  the  adjustment  power  (discussed  below)  rather  than make  specific  distributions  for  specific purposes.  In each instance, however, determining the intent of the grantor is important.  Determine Primary Purpose of the Trust Unlike the court created trusts discussed above, individual personal trusts have no mandated statutory language; accordingly, the variance between trusts is nearly unlimited.  One of the first things a trustee should do  in  interpreting a personal  trust  is  to  review  it  to  try  to determine  its purpose.   There are several  reasons  that  people  establish  discretionary  trusts.    Trusts  are  established  for  tax  planning purposes; to facilitate the orderly transfer of wealth in accordance with specific wishes; to protect the assets  of  someone  unable  to  protect  themselves;  or  to  accommodate  for  parental  deficiency  and exercise  control  from  the  grave.    (This  last  is not  a  realistic  goal  but  is  occasionally  a  factor  in  the decision to establish a trust.)   When a trust is established for tax purposes, it should be drafted to comply with the Internal Revenue Code’s  “ascertainable  standard”.    If  a  power  to  invade  the  principal  of  a  trust  is  limited  by  an ascertainable  standard,  then  it generally  is not  includeable  in  the beneficiary’s  federal gross estate.  Some of the language scrutinized by the courts in cases determining whether a power is appropriately limited for tax purposes is helpful when considering the law of distributions.22    The Treasury Regulations define a general power of appointment by saying what it is not:    “A power to consume, invade, or appropriate property for the benefit of the decedent which is 

limited by an ascertainable standard relating to the health, education, support or maintenance 

21   Aguilar v. Honorable Carolyn Garcia, 880 S.W.2d 279 (Tex. App.‐Houston [14th Dist.] 1994, no writ).  22   The Restatement (Third) Trusts Section 50 contains an extensive discussion of this precedent.  

‐ 8 ‐ 

of the decedent shall not be deemed a general power of appointment.”  INTERNAL REVENUE CODE § 20.2041‐1.  (Emphasis added.) 

 Upon that framework, certain Treasury Regulations build a standard that includes:     1.  Support in reasonable comfort   2.  Maintenance in health and reasonable comfort23   3.  Education, including college and professional education   4.  Medical, dental, hospital, nursing expenses and expenses of invalidism24  It is important to note that the power to use property for “happiness” is deemed to be outside of the ascertainable standard.  Apparently, reasonable comfort is “ascertainable” but happiness is not.25   Tax cases provide some guidance but the better guideposts  for the prudent trustee are  found  in the body of common law dealing with personal trust.  In looking at personal trusts, the standard may be a clue to the purpose of the trust.    If a beneficiary has a power, as co‐trustee or otherwise, to make a distribution to himself or for his benefit, but that power  is  limited by an ascertainable standard, then the trust property will probably not be includable in the beneficiary’s gross estate for tax purposes and tax planning may have been  the primary purpose of  the grantor  in establishing  the  trust.   But  if  the power  is  too  broad  to  be  considered  ascertainable  (for  example,  the  right  to  distribute money  for “happiness”) then the assets fall back  into the taxable estate of the beneficiary and the grantor may simply have wished to provide for the beneficiary.   Consider Circumstances such as Standard of Living There  is more precedent on standard of  living than nearly any other  issue facing the trustee.   This  is probably  because  so many  testamentary  trusts  incorporate  the  desire  of  the  testator  to  provide support to a loved one “in the manner to which she was accustomed at my death”.  In trusts where the previous standard of living of the beneficiary is not an issue, the “appropriate” standard may be.    A trustee should investigate and document; this might include visiting the beneficiary and following up on  distributions  for major  expenses,  vacations,  and  education.    And,  it might  include  research  to determine what  the  grantor’s  standard  of  living was  a  generation  or more  ago.   Many  factors  are considered  relevant  by  the  courts  in  various  circumstances:  type  and  size  of  dwellings,  type  and expense of educational institutions attended, wardrobe, domestic help employed, number and price of 

23   In Estate of Vissering v. Commissioner, 990 F.2d 578 (10th Cir. 1993), an estate challenged the tax court’s decision surrounding 

the word “comfort”.  After much contentious litigation, it was generally established that the term “comfort” does not make the standard unascertainable so long as the beneficiary already leads a lifestyle that is at least “reasonably comfortable”.  This, of course, appears to circle back to a previous standard of living. 

   24   Treas. Reg. §20.2041‐1 (C)(2).  25   That “happiness” is unascertainable may be an appropriate subject matter for a different kind of seminar.  

‐ 9 ‐ 

automobiles, membership  in recreational  facilities, vacations and everyday activities.26   These should be  monitored  and  recorded  by  the  trustee  and  considered  in  making  maintenance  and  support distribution decisions.   The  trustee must determine  the amount sufficient  for  the “suitable” support and maintenance of the beneficiary.27  Despite the broad interpretation of state courts in considering what is appropriate to distribute under an “accustomed standard of living” trust, the prudent personal trustee should also be aware of the tax ramifications of such a standard.  The power to invade corpus to continue an accustomed standard of  living has been held to be outside the ascertainable standard even if limited somewhat.28    Consider Other Sources of Support  There is also some precedent available to guide the trustee regarding the obligation to consider other sources of income available to the beneficiary when making maintenance and support decisions.  Cases arising  from  situations where  the  instrument does not address whether  the  trustee  should consider outsider  resources of  the beneficiary  are  largely  testamentary and  vary  in outcome.    From  state  to state, the default approach falls into three broad categories:  

(1)  the testator  intended that the trust be an absolute gift of support and the trustee should not look outside the trust to determine the beneficiary’s other means; 

 (2)  the trustee must consider other means but the beneficiary is not required to exhaust them; and 

 (3)  the beneficiary must  rely completely on his own  resources  for support unless  they prove inadequate. 

 Often, the grantor specifies what the trustee should consider regarding outside support.  But when it is not specified in the instrument, Texas law follows the moderate path assuming the beneficiary’s other means  of  support  should  be  considered  but  the  beneficiary  is  not  required  to  exhaust  outside resources.  As noted, this is not the prevailing view everywhere.29  But in Texas and a majority of states, the  view  is  that  there  is  no  reasonable  ground  to  exclude  information  regarding  other means  in 

26   In re Golodetz, 118 N.Y.S.2d 707, 712‐713 (N.Y. Sur. Ct. 1952).    27   In re Rockefeller, 260 N.Y.S.2d 111, 114 (N.Y. Sur. Ct. 1965).   28   REV. RUL. 77‐60, 1977‐1 C.B. 282.   In a personal trust, the  issue  is not how the trustee spends the money but how the trustee 

could spend the money.  The Treasury states that “[a] power to use property to enable the donee to continue an accustomed mode of living, without further limitation, although predictable and measurable on the basis of past expenses, does not come within the ascertainable standard prescribed in §2041 (b) (1) (A) of the Code since the standard of living may include customary travel, entertainment, luxury items, or other expenditure not required for meeting the donee’s needs for health, education or support.”   

  29   In re Demitz, 208 A.2d 280  (Pa. 1965); see also  Jonathan M. Purver, Annotation, Propriety of Considering Beneficiary’s Other 

Means Under Trust Provision Authorizing  Invasion of Principal  for Beneficiary’s Support, 41 A.L.R.3d 255, 266 and cases cited therein. 

 

‐ 10 ‐ 

considering distributions for support.  The most important factor to be considered in these jurisdictions is the ultimate intent of the testator or grantor ‐ generally presumed to be support as necessary.     The rationale is that to determine what amount of support is necessary, the trustee must consider the beneficiary’s circumstances and determine need.30    In Howard,  the Court held  that  the  requirement that the trustee consider income “from any source” included the family.  It held that the trustee must consider all income “enjoyed by the beneficiaries from any and all sources, all income enjoyed by their husbands from whatever source so long as it is available for the support of the beneficiaries and their sons” and  income received by the sons.31   In some cases of doubt, courts have suggested the trustee should  err  on  the  side  of  the  ‘primary’  beneficiary.32    This,  of  course,  presumes  that  one  class  of beneficiary  is of  “primary”  importance.     Most  trusts don’t have a  ‘primary’ beneficiary.    In  fact, as noted below, in most cases the trustee has the same duty to all classes of beneficiary.  This may create a conflict between the needs of the current income beneficiary and those of future income or principal beneficiaries.  (As discussed below, this conflict is what led to the creation of the Power to Adjust.)  Consider the Duty of Loyalty (If It Is Easy, You Aren’t Doing It Right) The “Trustee’s Power to Adjust” found in §116.005 of the Texas Property Code addresses the tension created by the duty of impartiality and the duty to give due regard to the interests of both income and remainder beneficiaries.  In making investment allocation decisions, the statute instructs the trustee to act first according to the  instrument and then according to the Act.    If that result does not allow the fiduciary to comply effectively with the duty of impartiality, the trustee may “adjust” between principal and income.  In order to fully understand the mechanism, it is helpful to understand how that tension arises in the first place.   The  duty  of  loyalty may  be  the most  important  aspect  of  the  fiduciary  relationship;  it  demands  a trustee put aside the most human of instincts – “self interest.”  At all times, the trustee must put the interests  of  the  beneficiaries  above  those  of  himself  or  of  anyone  else.    And,  as  spelled  out  in unmistakable  terms  in  the Texas  statute at §117.007, a  trustee must manage  the  trust  solely  in  the interest of all the beneficiaries.  This is frequently the most difficult aspect of a trustee’s administrative duties.   Drafters should recognize that this objectivity  is slightly easier for a professional trustee than for a member of the family or close friend.  But beware of any trustee who claims that this part of the job is easy.  To view each situation objectively is harder than it sounds.     This  is  difficult  when  the  trustee  is  confronted  with  a  duty  of  “perfect  loyalty”  to  two  or  more beneficiaries  of  different  interests.    The  current  statute  does  not  distinguish  between  classes  of beneficiary.  (Neither did the previous one.)  Section 111.004(2) defines a “beneficiary” as a person for whose benefit property is held in trust, regardless of the nature of the interest. “Interest” is separately  30   First Nat. Bank of Beaumont v Howard, 229 S.W.2d 781, 786 (Tex. 1950).  31   Howard, 229 S.W.2d at 786.    32   Munsey v. Laconia Home for the Aged, 164 A.2d 557, 559 (N.H. 1960).  

‐ 11 ‐ 

defined  as  including  “any  interest, whether  legal or equitable or both, present or  future,  vested or contingent, defeasible or indefeasible.” Tex. Prop. Code §111.004(6).  Later, §116.002(2) specifies that the  term  “beneficiary”  in  a  trust  includes  “an  income  beneficiary  and  a  remainder  beneficiary”.  Nothing in either section of the statute suggests favoring one class of beneficiary over another.    Thus, unless a document specifically directs a  trustee  to  favor one class of beneficiary over another, accommodating competing interests within the bounds of the duty of loyalty is a challenge.  However, if  the  trust  instrument does provide an articulated standard  for unequal  treatment between classes, and  the  terms  of  that  instrument  are  followed,  the  trustee  should  be  comfortable with  disparate treatment.   Draftors should remember that  if the grantor wants to favor one class over another, the document should say so.    Some clauses are easy and some settlors provide a clear mandate or a purpose statement.33  In many cases, however, the articulated standard is not sufficiently clear.  If the document is silent or unclear, the  trustee  turns  to  the  standards  in  the  statutes  –  which  as  noted  above,  provide  for  the administration  of  the  trust  with  the  same  regard  for  the  interests  of  income  and  remainder beneficiaries.    The  Texas  UPIAs  mandate  consideration  of  the  total  investment  strategy  stressing results  in  the  short  term  for  the  current  income beneficiary and  long‐term  for  the  future  classes of beneficiaries.34    When the Document Says to Distribute All Income There  are  three  things  the  trustee must  look  for  in making  a determination  as  to when  to use  the Adjustment Power.35  These three requirements for use are: (a) the trustee invests and manages trust assets  as  a  prudent  investor,  (b)  the  terms  of  the  trust  describe  the  amount  that may  or must  be distributed  to  a  beneficiary  by  referring  to  the  trust’s  income  and  (c)  the  trustee  determines  that making an adjustment  is the only way to be “fair and reasonable to all of the beneficiaries except to the extent that the terms of the trust or the will clearly manifest an intention that the fiduciary shall or may favor one or more of the beneficiaries.”36  33   An example of such a clear and unmistakable mandate would be: “trustee shall distribute income and principal as necessary for 

the health, support, maintenance and comfort of my spouse without regard for the rights of the remainder beneficiaries, even to the complete dissipation of the trust assets...” 

 34   Texas Uniform Prudent Investor and Uniform Principal and Income Acts §§116 and 117. Despite the use of the word “uniform” 

in the titles of these Texas acts, they depart somewhat from the text propounded by the National Conference of Commissioners on Uniform State Laws. 

 35   The provision describing those three items is contained in the Principal and Income Act, §116.005 and reads as follows:    (a). A Trustee may adjust between principal and income to the extent the trustee considers necessary if the trustee invests and 

manages trust assets as a prudent  investor, the terms of the trust describe the amount that may or must be distributed to a beneficiary by referring to the trust’s income, and the trustee determines, after applying the rules in Section 116.004 (a), that the trustee is unable to comply with Section 116.004(b).  The power to adjust conferred by this subsection includes the power to allocate all or part of a capital gain to trust income.  

  36   Uniform Principal and Income Act of Texas (Comment – Section 104) (1997).   

‐ 12 ‐ 

 In simple terms, §116.005 authorizes the trustee to make adjustments between principal and  income that may be necessary  if the  income component of a portfolio's total return  is too small or too  large because  of  investment  decisions made  by  the  trustee  under  the  prudent  investor  rule.   When  the distribution standard states “distribute all income”, what was previously a matter of discretion only as it related to  investment decisions now requires fiduciary discretion  in determining the amount of the distribution as well.    Some  trustees  assume  that  you  almost never need  to utilize  the power.   But  every  trustee has  an affirmative  duty  to  administer  every  trust.37    And,  part  of  that  duty  is  to  consider  whether  the Adjustment Power will apply to a particular trust.  Therefore, every irrevocable trust must be reviewed at least once to determine if the power should be used going forward.  Many trusts will require annual review.  This analysis may be boiled down to three basic questions:   Is the Adjustment Power available? Whether the Adjustment Power is available is a two‐part test.  First, the trustee must determine if the Principal and  Income Act  is  the governing  law of  the  trust.   Second,  the  trustee must be certain  the document does not specifically prohibit use of the adjustment power.  Even if the Principal and Income Act applies to the trust, the document may contain specific  language prohibiting  its application;  if so, that  specific  language will  govern  the  trust.38   Or  the  trust may  have  special  circumstances which prohibit  the  use  of  the  adjustment  power.    For  example,  even when  the  Principal  and  Income Act applies to a trust, the adjustment power will not be available if any of the following is true:  

a.    Language  in the trust  instrument prohibits the trustee  from  investing assets as a prudent investor.   For example: “I prohibit the Trustee from ever  investing  in equities” or “Trustee shall only invest in those instruments backed by the full faith and credit of the United States government” or  “trustee may not  sell  the  interest  in  [insert  large  concentration of  stock here].39  

 b.    The trust describes the amount that shall or may be distributed to a beneficiary by referring 

to  a  specific  amount,  and  does  not  refer  to  the  income  of  the  trust.    For  example:  “Distribute $1,500 per month to each beneficiary,” or “Distribute 3% of the market value on March 1st of each year.” 

  c.    If  a  trust’s  distribution  provision  is  a  single  discretionary  standard  that  applies  to  both 

income and principal,  the adjustment power does not apply but  it  is  important  that  the standards be  identical.   Beneficiaries with access to both principal and  income, but under 

37   §113.051 TEX. PROP. CODE.     38   §116.004(a) (1).  39   In Texas, this is often XON.  

‐ 13 ‐ 

different circumstances may be eligible  for adjustment.   Example:   “Distribute all  income and principal only in the event of an emergency.” 

 d.    A  non‐independent  co‐trustee  is  required  by  the  document  to  participate  in  the 

adjustment  power  decision.    No  related  party,  subordinate  party,  or  beneficiary  may participate  in  the  decision.    If  such  a  co‐trustee  is  required  to  participate,  then  the adjustment power may not be used.40  

  e.    The trust has charitable and non‐charitable beneficiaries and is taking a charitable set aside 

for capital gains.41    Engaging  in  this analysis,  the  trustee  first determines  if  the UPIA governs  the  trust and whether  the adjustment power is available.  If the governing law does not include the UPIA, or if any of the above listed circumstances exist, then the Trustee’s analysis  is complete and the power  is not available.   All that remains for a trustee to do is to make certain that analysis is documented in the file and coded to the trust accounting system.    If the use of the Adjustment Power is truly prohibited by the terms of the irrevocable document ‐ that single review is enough. If the prohibition of use of the power is due to circumstances (such as identity of a co‐trustee or simply  that  the current  income beneficiary does not need or want any  income), a trustee should have a mechanism to trigger a new review when circumstances change.  This can be as simple  as  a  tickler  in  the  software  system  or may  be  done  in  conjunction with  each  year’s  annual review.  If Available, Should an Adjustment Be Made to Income This Year? If the Principal and Income Act is the governing law of a trust, and under the current circumstances of the  trust  the  adjustment  power  is  available,  then  the  trustee  is  faced  with  whether  to make  an adjustment.  Even in a case where the adjustment power is available to the Trustee, the circumstances and  liquidity needs of  the  income beneficiary,  the circumstances of  the  remainder beneficiaries,  the size of the trust, the current asset allocation, the income being produced now, and other factors will all influence the trustee’s decision as to whether to exercise the power.  The  application of  the prudent  investor  rule  is  fundamental  to  the  adjustment power.   The  trustee cannot exercise  the adjustment power unless  the prudent  investor  rule  is  in use  for  the  trust.    For example,  if  the  trustee  applies  the  prudent  investor  standard  and  decides  that  the  investment 

40     If  the non‐independent co‐trustee’s participation  in every decision  is not required,  then  the non‐independent co‐trustee can 

decline to participate in the decision to exercise the adjustment power and the power to adjust can be applied to the trust.  41   This category of trusts, which have charitable remaindermen, are non‐qualified trusts created prior to the 1969 tax law, which 

created  qualified  Charitable  Remainder  Trusts.    These  pre‐1969  split  interest  trusts  have  both  individual  and  charitable interests, with the net income being remitted to the income beneficiaries or sometimes shared with a non‐profit organization.  These  trusts  take a  charitable  set‐aside deduction  for  capital gains, or a proportion of  the  capital gains, attributable  to  the charitable interest.  The power of adjustment does not apply to trusts where a charitable set‐aside deduction is being taken. 

‐ 14 ‐ 

objectives of the trust can be met by an asset allocation that produces enough traditional  income to provide  the  income  beneficiary with  the  level  of  benefit  he  is  entitled  to  under  the  trust,  then  no adjustment will need to be made.42  However,  if the trustee applies the prudent  investor standard and decides on an  investment strategy that results  in  traditional  income  that does not provide  the  income beneficiary with  the appropriate benefit, then the trustee may make the adjustment.  What Issues Should the Trustee Consider? Making this analysis is a valuable opportunity for the trustee to make a wholesale review of all of the circumstances of the trust.  Most corporate trustees have committed these questions to a form to be completed by a trust officer and submitted to a trust committee to aid in the decision.  The form used is not important; undertaking a diligent investigation is important.  Questions include:  • What is the purpose of the trust and the primary intent of the grantor?  What is the expected 

duration of the trust. • What are the names, ages, and any special circumstances of the beneficiaries?   • What are the liquidity needs?  Reviewing past expenditures is important, but the trustee should 

also consider the foreseeable future – including education, health, age of retirement, and other assets that may be coming to the beneficiaries. 

• Does  the  document  allow  a  trustee  to  invade  principal?    Does  the  document  allow accumulation of income?  

• How are the assets invested, including non‐financial assets of the trust such as oil & gas, timber, rental property, closely held businesses? 

• How will the other provisions of the Principal and Income Act affect the net amount allocated to income from oil & gas, timber, and fees? 

• What  effect would  an  adjustment  to  income  have  on  the  tax  situation  of  the  trust  and  the beneficiaries?43 

 If an Adjustment is Made this Year, How Much Should it Be? After considering the factors discussed above, the trustee must exercise discretion to decide whether to  adjust between principal  and  income.   An  adjustment  amount will  likely differ  for  various  trusts administered by a trustee, and must be re‐considered every year.   A primary concern for the trustee will be the historical returns on the investments in this trust.  After consideration of the actual returns and  the  appropriate  beneficiary  enjoyment,  if  there  is  a  difference  between  those  amounts,  an adjustment may be made between principal and income.44    42   Just because you can, doesn’t mean you should.  43   Remember that trust accounting and tax accounting are not the same thing.  Funds that the trustee distributes as income may 

or may not be treated that way for tax purposes.  44    Above  all,  remember  that  Section  116.005  “does  not  empower  a  trustee  to  increase  or  decrease  the  degree  of  beneficial 

enjoyment to which a beneficiary is entitled under the terms of the trust; rather, it authorizes the trustee to make adjustments 

‐ 15 ‐ 

 Many trustees only review a few years of historical  information – but  longer  is better.   For example, consider  a  hypothetical  $2 million  trust  invested  in  the  asset  classes  set  out  below with  five  year average returns:  Asset Type  Average 

return 5 years 

Previous Allocation 

Annual  Return Income/Gain 

Allocated  for Total Return 

Expected Annual Return 

Cash  2%  5%  $    2,000  5% $    2,000US  Bonds/Fixed Income 

5%  55%  $  55,000  35% $  35,000

US Equities Yield 

2% div   40%  $  16,000 60% $  24,000

US Equities  Gain 

8% gain    $  64,000 $  96,000

Total Return    100%  $137,000 100% $157,000 Traditional income      $73,000 $ 61,000 Charts are for illustration and discussion purposes only; they are NOT recommendations of asset allocations, representations of actual past results, or predictions regarding future returns. 

 In the chart above we see that during this period, by allocating less of the portfolio to traditional fixed income  assets,  the  traditional  income  (shaded  gray  on  the  chart)  decreased  but  the  total  return  is increased.    In  order  to  be  fair  to  both  classes  of  beneficiary  (and  assuming  that  it  represents  an appropriate level of beneficial enjoyment), adjustment considerations might be as follows:      Prior to UPIA – traditional income is        $ 73,000     After UPIA when account is invested     for total return – traditional income is         $ 61,000     Adjustment in this year should be no more than     $ 12,000     Assuming  that  the  trustee  elected  to  include  the  entire  difference  as  the  adjustment  amount,  this would result  in an annual distribution of 3.65% of the $2 million FMV trust.   When  fees are taken  in accordance  with  the  statute,  for  example  a  fee  of  1%  or  $20,000  taken  50/50  from  income  and principal and the adjustment calculation remains at $12,000, the actual amount distributed would be $63,000  and  the  percentage  received  by  the  beneficiary  is  3.15%.    Those  trustees  who  assured beneficiaries that they could rely on “a flat 4%” should be worried ‐ this may not be sustainable.45      

between principal and income that may be necessary if the income component of a portfolios total return  is too small or too large because of investment decisions made by the trustee under the prudent investor rule.” [Uniform Act Comment to Section 116.005]. 

 45   For this reason, in those states where the statute supports a “unitrust” type calculation, trustees should recalculate annually to 

be  sure  it  is  a  sustainable percentage  and  should  communicate  carefully with beneficiaries.    In  those  situations precluding recalculation, the percentage should be chosen very carefully. 

 

‐ 16 ‐ 

Varying the five year period used (perhaps something like January 1, 2005 to December 31, 2009, can produce alarming results. Asset Type  Average 

return 5 years 

Previous Allocation 

Annual  Return Income/Gain 

Allocated  for Total Return 

Expected Annual Return 

Cash  2%  5%  $    2,000 5% $    2,000 US  Bonds/Fixed Income 

5%  55%  $  55,000  35% $  35,000 

US Equities Yield* (S&P) 

2% div   40%  $  16,000 60% $  24,000 

US Equities  Gain 

‐2% gain    $ ‐16,000 $ ‐24,000 

Total Return    100%  $  57,000 100% $ 37,000  Traditional Income      $  73,000 $ 61,000  *Dividend yields are bottom‐up values defined as the annualized value of the most recent cash dividend as a percent of month‐end price.    Charts are for illustration and discussion purposes only; they are NOT recommendations of asset allocations, representations of actual past results, or predictions regarding future returns. 

 In  the  second  illustration we  see  the  negative  impact  of  having  allocated  less  of  the  portfolio  to traditional fixed income assets at a time when equities were outperforming ‐ a severe decline in equity performance leads to a loss in the principal revenue of the trust.  In order to be fair to both classes of beneficiary (and assuming that it represents an appropriate level of beneficial enjoyment) the trustee may now prefer  to utilize only  the  traditional  income calculation.   Some  trustees might consider an adjustment recategorizing  income as principal – essentially distributing the  loss to both categories of beneficiary.  It will help if a trustee can utilize a longer view – 10, 20 or even 30 years – because long term data provides a greater smoothing effect on the calculations.  For this purpose, a “market cycle” is clearly something longer than five years.    Assuming the trust opts for the traditional income approach, under the above example the difference between the traditional  income prior to a reallocation and after being  invested for total return  is still $12,000 but since there is no gain, assuming no adjustment, this would result in an annual distribution of 3% of the $2 million FMV trust.   When fees are taken  in accordance with the statute, for example the same fee of 1% or $20,000 taken 50/50 from  income and principal the actual amount distributed would be $51,000 and the percentage received by the beneficiary is 2.55%.  As noted above, a trustee who promised beneficiaries a 4% return every year is now in a very difficult situation.    Of course, in a real market situation, the actual market value of the trust would certainly vary and likely be  reduced  from  the $2 million  starting point.    In  that event,  the unitrust  calculation  is, of  course, applied to the reduced number.  For example, if the value of the trust is down 15% resulting in a total market value of $1.7 million and the 3.65% number from our first calculation  is applied, the resulting distribution would be $62,050 (which is very close to the traditional income amount).    

‐ 17 ‐ 

It is important to note that there is no single solution.  Each set of circumstances must be considered and addressed by a prudent trustee.  However, there is a constant formula for avoiding mistakes – that the trustee establish prudent policies, follow those policies scrupulously, obtain thoughtful advice and document the process in every case.   In  a  corporate  trust  department,  the  procedure  described  above  is  usually  accomplished  by  the completion  of  various  forms  to  gather  information  specific  to  the  particular  account,  calculations (some  institutions have devised  software  to perform  these), a  recommendation by  the  trust officer, and review and approval by a trust committee.  When Not to Exercise The  Act  provides  several  limitations  on  the  power  to  adjust  a  trust.    They  are mainly  designed  to preserve tax benefits that may have been  important to the purpose for creating the trust, to prevent other adverse  tax consequences, and  to  remove  the potential  for conflict of  interest by denying  the power to adjust to any beneficiary.  The limitations enumerated are:  

• An  adjustment  that  reduces  the  actuarial  value of  the  income  interest  in  a  trust  to which  a person transfers property with the intent to qualify for a gift tax exclusion; 

• An adjustment that changes the amount payable to a beneficiary as a fixed annuity or a fixed fraction of the value of the trust assets; 

• Adjustment from an amount permanently set aside for charitable purposes under a will or the terms of a trust unless both income and principal are so set aside; 

• If possessing or exercising the power to make an adjustment causes an individual to be treated as the owner of all or part of the trust for income tax purposes, and the individual would not be treated as the owner if the trustee did not possess the power to make an adjustment; 

• If  possessing  or  exercising  the  power  to make  an  adjustment  causes  all  or  part of  the  trust assets to be included for estate tax purposes in the estate of an individual who has the power to remove a trustee or appoint a trustee, or both, and the assets would not be included in the estate of the individual if the trustee did not possess the power to make an adjustment; 

• If the trustee is a beneficiary of the trust; or 

• If  the  trustee  is  not  a  beneficiary,  but  the  adjustment would  benefit  the  trustee  directly  or indirectly.46 

46    Uniform Principal and Income Act, Section 104 (1997); the Texas Act was amended to repeal the section that specifically limited 

an adjustment that would diminish the income interest in a trust requiring all income to be paid at least annually to a spouse and for which an estate tax or gift tax marital deduction would be allowed, in whole or in part, if the trustee did not have the power to make the adjustment.  Presumably, this was in response to IRS adoption of the Section 643 regulations. 

 

‐ 18 ‐ 

 Examples  in  the  comments  to  the  Texas  and  Uniform  Acts  are  intended  for  consideration  and comment.47       The Spendthrift Clause The interaction of a spendthrift clause and the distribution standard frequently raise difficult issues for the  trustee.   There  is  little Texas precedent on  this  issue.   Trustees  should  consider NationsBank of Virginia  v. Grandy48,   wherein  the  court held  that despite unfettered discretion  to  invade principal, trustees  properly  refused  to  invade  corpus  to  pay  a  beneficiary’s  debts  where  beneficiary  had substantial assets outside the trust sufficient to pay.  Contrast that with In re Family Trust of Windus,49 an Iowa case wherein the court held that an  invasion of principal to pay credit card debt  in excess of $60,000 was permissible under the support standard.    Trustee should be familiar with the terms of the statute regarding when a spendthrift trust is created in the relevant state.  In Texas, §112.035 clarifies that a settlor is not considered a beneficiary of a trust solely because  a  trustee who  is not  the  settlor  is  authorized  to pay  taxes  for  the  settlor.    Trustees should  remember  the  spendthrift protection  terminates with  the  trust.50   Once  in  the hands of  the beneficiary,  funds  are  fair  game  for  creditors.    See  discussion  below  regarding  an  exception  to  the spendthrift rule for child support.51  This is now a statutory provision in most states including Texas.52  Communicate with the beneficiary. The trustee has a duty to be informed of circumstances affecting the trust; therefore, the trustee ought to  be  in  frequent  communication  with  the  beneficiaries  about  individual  circumstances  and  the 

47     Bill is the trustee of a trust that requires the income to be paid to the settlor's sister Kristianne for life, remainder to a charity, 

the Gates Foundation. Kristianne is a retired accountant and has no children. Her income from her social security, pension, and savings exceeds  the amount  required  to provide  for her accustomed standard of  living. The  terms of  the  trust permit Bill  to invade principal to provide for Kristianne's health and to support her in her accustomed manner of living, but do not otherwise indicate that Bill should favor Kristianne or the Gates Foundation. Applying the prudent investor rule, Bill determines that the trust  assets  should  be  invested  entirely  in  growth  stocks  that  produce  very  little  dividend  income.  Even  though  it  is  not necessary to invade principal to maintain Kristianne’s accustomed standard of living, she is entitled to receive from the trust the degree of beneficial enjoyment normally accorded a person who is the sole income beneficiary of a trust, and Bill may transfer cash  from principal  to  income  to provide her with  that degree of enjoyment.   Uniform Principal and  Income Act,  (Based on Comment – Section 104 – Example 1) (1997). 

 48    NationsBank of Virginia v. Grandy, 450 S.E.2d 140 (Va. 1994).  49   In re Family Trust of Windus, 2008 WL 3916438 (Iowa Ct. App. 2008).   But see,  In re Estate of Morgridge,   2007 WL 1874332 

(Cal. Ct. App. 2007), wherein  the court held  that  invasion of principal  to pay a $71,000 credit card debt was not within  the “support standard”. 

 50   Faulkner v. Bost, 137 S.W.3d 254, 260‐61 (Tex. App. – Tyler 2004, no pet.).    51    First City Nat’l Bank v Phelan, 718 S.W.2d 402, 406 (Tex. App. – Beaumont 1986, writ ref’d n.r.e.).  52   TEX. FAM. CODE §151.001.  

‐ 19 ‐ 

administration  of  the  trust  in  general.    Administrative  decisions  regarding  the  availability  and application  of  the  Adjustment  Power  are  key  issues  and  the  communication with  the  beneficiaries should be  accurate,  complete,  timely,  and  in writing.   Many  states  that have  adopted  the Uniform Principal and Income Act have also adopted a provision which requires the trustee to give notice to the beneficiaries of a proposed adjustment and then provides for a limited time in which to object.  Texas decided not  to  include such a provision because statute and common  law already provide adequate notice protection for the beneficiaries.    Despite  the  fact  that  there  is no  separate  statutory mandate,  trustees  should educate beneficiaries about this tool and  its application to their trust.   Beneficiaries should be given  information about the process the trustee used to make these discretionary decisions (and indeed all discretionary decisions) in  language  that  is  as  non‐technical  as  possible,  given  the  technical  nature  of  the  subject  and encourage questions and discussion so that beneficiaries understand the terms and administration of their trust.  And trustees should document the process.  Documenting discretionary action is important and  should  include  payment  of  expenses,  distributions  to  beneficiaries,  and  decisions  regarding investments or  the use of  the adjustment power.   “If a dispute between  the beneficiary and  trustee requires a determination of reasonableness, the proof required will be that which would be required to make the same determination by decree.”53  File documentation may become courtroom evidence.54    What to Pay? At  first blush, the  issue of what to distribute  in a trust seems easy.   Health, education, maintenance and  support  are  all words with  a  common,  ordinary meaning;  however,  circumstances  affect  their interpretation.   The trustee must determine whether the primary purpose of a trust  is support now, conservation of assets  for  the  future, or both.   The variety of  requests  seems  infinite;  there  is  little guidance  in case  law because suit  is rarely  instituted to force or protest distribution of a single  item.  Some requests can easily be classified in more than one way.  Some common items requested are:  Health –  The term “health” typically includes many distributions that would also be permissible under a support standard  alone.    In  Texas,  a  recent  amendment  to  §142.005  (b)(2)  specifies  that  a …  “trustee may conclusively presume  that medicine or  treatments approved by a  licensed physician are appropriate for  the  health  of  the  beneficiary”.    This  section  was  added  because  trustees  administering  court created  trusts  found  the  variety  of  requests  for  distributions  related  to  “health”  to  be  daunting.  Difficult  decisions  related  to  “health” may  involve  alternative  treatments  such  as  acupuncture  or homeopathic  remedies  and  elective medical  procedures  such  as  plastic  surgery,  laser  eye  surgery, cosmetic  dentistry,  non‐diagnostic  full  body  scans,  unprescribed  lab  tests  (such  as  tests  for  STDs), 

53   In re Martin’s Will, 199 N.E. 491, 495 (N.Y. App. Div. 1936).    54     For example, if a beneficiary submits his grade report to demonstrate an aptitude for art and then requests a distribution for a 

semester  in France, treat that grade report as  if  it were worth a  few months  in Europe.    It will be  if there  is future  litigation surrounding the decision to distribute. 

 

‐ 20 ‐ 

tattoo removal, and concierge medicine.  Some of the obvious (and more traditional) requests that fall under the category of health include:  Health, dental, life, and long‐term care insurance premiums Uninsured doctor, hospital and lab costs Home health care55 Physical therapy Psychiatric treatment/Psychological counseling Mental health and mental retardation services Occupational therapy Medical expenses of beneficiary’s children where duty to support exists Dental and orthodontia expenses Medical supplies, equipment, and batteries Pharmaceuticals Medically prescribed therapeutic items such as whirlpools, horses, pools Hospital beds and specially designed furniture for the handicapped Eye care, eyeglasses and contact lenses Linens and special clothing requirements Handicap transport vans and lift equipment Ramp construction, adaptation of doors and remodeling to accommodate handicaps Installation of safety equipment such as handrails Allergy cleaning  Education – Without  limiting  or  expanding  provisions  in  the  trust  document,  education  is  usually  considered  to include  living  expenses,  tuition,  fees,  books,  and  other  costs  of  higher  education  and/or  technical training.56    As  such,  education  would  appear  to  be  easy  to  define  but  there  are  many  cases demonstrating  ambivalence  in  the  courts.57    Common  requests  classified  by  corporate  trustees  as “education” would include but not be limited to the following: 

55   See  In  re Stonecipher, 849 N.E2d 1191,  (Ind. App 2006), wherein  the  court  found  that  it was not an abuse of  the  trustee’s 

discretion to refuse to invade trust principal for in‐home nursing care for the present beneficiary given the consideration of her income  from other  sources,  the  remaindermen beneficiaries, and extensive gifting  some of which was made  from personal funds. 

 56   See Restatement (Third) of Trusts §50 cmt d(3) (2003).  57   Although the restatement appears to include all these categories as “education” there are some contrary decisions for review.  

See, Southern Bank & Trust Co. v. Brown, 246 S.E. 2d 598, 603  (S.C. 1978) wherein the court  found that “education” did not include post‐graduate studies but was limited to education up to and including a bachelor’s degree.  See also, Epstein v. Kuvin, 95 A.2d 753 (N.J. Super Ct. App. Div. 1953) which held that the term “college education” did not  include medical school and Steeves  v. Berit, 832 N.E.2d 1146, 1152  (Mass. App. Ct. 2005)  adopting  a  similar definition of  “college”  in  the  context of a divorce case.   Finally,  in  the  case of Lanston v. Children’s Hospital, 148 F.2d 689  (D.C.Cir. 1945)  the  court  found  that  it was within a trustee’s discretion to refuse to fund the further education of a beneficiary who was 42 years old, well educated and had a “large income”.  

  

‐ 21 ‐ 

 Tuition including private school, college, graduate school, trade or vocational training58 Study skills classes and tutoring Speech and/or reading therapy Room and board at school Summer school and summer activities After school programs and extended day care Costs of travel to and from school Sports activities and lessons Computer purchase, maintenance and repair Graduation costs, proms, class rings Music lessons and instrument purchase and repair Books and school supplies Uniforms and school clothes  Maintenance and Support ‐ The terms “maintenance” and “support” are now generally considered to be synonymous and may be deemed an expression of purpose as much as a distribution standard.59  In fact, when the distribution standard includes these terms, a trustee’s discretion is no longer considered “unbridled”.60  In general terms, “maintenance and support” refers to living expenses such as:  Rent or mortgage payments and utilities Property taxes, insurance, maintenance and repairs (on property held outside the trust)61 Auto purchase, repair, and insurance Childcare services Funeral costs Legal fees (for items such as divorce, adoption, or criminal defense) Estate planning, tax, and accounting advice Tax preparation and payment One time requests for vacations, birthdays, Christmas, emergencies, etc.   58   But note those cases cited in Footnote 56.  59   “Support” has been interpreted very broadly in many sources.  The Restatement (Third) Trusts Section 50, Comment d(2) (2003) 

provides a non‐exclusive  list of examples  including “regular mortgage payments, property taxes, suitable health  insurance or care, existing programs of life and property insurance, and continuation of accustomed patterns of vacation and of charitable and family giving.” And as noted above, courts have held that the “needs of a married man include not only needs personal to him, but also the needs of his family living with him and entitled to his support.”  Robison v. Elston Bank & Trust Co., 48 N.E.2d 181, 189 (Ind. App. 1943). 

 60   Howard, 229 S.W.2d at 785.  61    Real estate held inside the trust will require that taxes, insurance and maintenance be included as expenses of the trust rather 

than discretionary distributions.  

‐ 22 ‐ 

This  list was compiled over a relatively short time  frame  in conjunction with requests made  in trusts that almost exclusively contained a plain HEMS standard.    It  is not meant to be exhaustive.   Some of these  items may  seem  frivolous  for  small  trusts which  is  further  support  for  the  rule  that  individual circumstances must be considered.  But under all circumstances, “support” probably means more than the bare necessities.62    Considering others Obligated to Support the Beneficiary       The existence of a trust generally does not abrogate the duty of any other person obligated to support the beneficiary.63  There are numerous factors to consider in situations where others may be obligated to support a beneficiary.   These are raised most often  in court created trusts although they certainly may be an issue in any type of personal trust.   Such considerations include: (1) The ability of a parent or parents  to support a beneficiary under a disability, educate  the beneficiary, meet emergencies or provide necessary training for life; (2) the age, mental and physical condition of the beneficiary and if incapacitated  the  likely duration of  the  incapacity; and  (3)  the  likelihood of  the beneficiary  to have continuing medical needs or be able to obtain  insurance and to support himself.   All states also have law regarding duty between spouses.  Beneficiaries and their family members may find the questions a trustee must ask in order to properly consider  these  items  intrusive;  some  even  refuse  to  respond.    But  the  trustee  is  charged  with determining whether the parent is satisfying his or her duty to support this child or whether the need for maintenance and support really exists so the information is necessary.  Most people would rather answer  specific  questions  or  prepare  financial  statements  than  provide  tax  returns  and  tax  returns often do not provide a clear picture of financial resources.  Notwithstanding their limited value, some corporate trustees still require beneficiaries to provide them.  Importantly,  as  noted  above,  a  court  ordered  child  support  obligation  will  “trump”  even  a  trust containing a spendthrift clause.  Section 154.005 of the Texas Family Code allows the attachment of a parent’s trust assets as follows:  

(a) The court may order the trustees of a spendthrift or other trust to make disbursements for the support of a child to the extent the trustees are required to make payments to a beneficiary who is required to make child support payments as provided in this chapter. 

 (b)  If disbursement of the assets of the trust is discretionary, the court may order child support payments from the income of the trust but not from the principal.64 

62   Hartford‐Connecticut Trust Co. v. Eaton, 36 F.2d 710 (2d Cir. 1929).  63   This principle may be applied to the beneficiary himself.  In a situation where maintenance and support may deplete the corpus 

of the trust, and the grantor has not  favored the current beneficiary over the remaindermen, trustee  for an able‐bodied but lazy beneficiary may have to encourage that beneficiary to help himself. 

   64   TEX. FAM. CODE § 154.005, added by Acts 1995, 74th Leg., ch. 20, Section 1 effective April 20, 1995.   

‐ 23 ‐ 

 Finally,  it  is  an  unfortunate  fact  of modern  society  that  substance  abuse  is  found  at  every  level  of affluence;  it  is occasionally addressed  in  trust documents.   A  standard of  living  clause may  lock  the trustee into maintaining a beneficiary in a comfortable style while he spends the trust assets on drugs or alcohol.   The problem became so prevalent that the American College of Trust and Estate Counsel (ACTEC)  asked  its  fellows  to  suggest  language  to  address  it  in  documents.    The  recommendation included a provision for drug screening of all beneficiaries, whether or not the trustee suspects the use of  drugs.    This  provides  some  protection  for  the  trustee  against  claims  of  abuse  of  discretion  but presents additional problems and expense.65    Who to Pay It  is  axiomatic  that  distributions must  be made  to  or  for  the  benefit  of  the  beneficiary.    Usually, determining  the  identity  of  the  beneficiaries  is  a  relatively  easy  trustee  duty.    In  interpreting  a testamentary  instrument,  a  question  may  arise  as  to  whether  the  term  “issue”  refers  to  all descendants of the person or just children.  Drafters continue to use these terms despite the fact that the Texas statute does not adequately define them.66   Some courts have construed the terms “issue” and “descendants”  interchangeably.67   Generally, Texas courts hold that the word “issue”  includes all descendants  unless  there  is  something  specific  in  the  instrument  to  suggest  a  narrower interpretation.68    Once the appropriate beneficiary has been determined, and  if circumstances require, payments may be made  for  the benefit of  rather  than directly  to  the beneficiary.   Many  trusts contain a  facility of payment clause and Texas statute specifically allows payments for the beneficiary instead of to him or her.69     The  statutes are also  clear  for  court  trusts.70    In all  cases, Texas  trust  law  clearly allows  for distributions to a parent, guardian or caregiver.    65   The recommendation included assertion by the grantor that by “making distributions to a beneficiary contingent on passing a 

drug  test,”  the Grantor  is  “promoting  the health  and well‐being of  the beneficiary.”   ACTEC  suggested  that  the  instrument specify the frequency and timing of such tests and address consent as a requirement.  Despite the resources expended on this project at the time, the language was not widely adopted.  This author has seen only a few such documents actually funded and is not aware of any courts having been asked to interpret such a clause. 

 66   Many states do define these terms more specifically.  For example in Pennsylvania the statute specifies: 

Meaning of “heirs” and “next of kin,” etc.; time of ascertaining class.‐‐A devise or bequest of real or personal estate, whether directly or in trust, to the testator's or another designated person's “heirs” or “next of kin” or “relatives” or “family” or to “the persons  thereunto entitled under  the  intestate  laws” or  to persons described by words of  similar  import,  shall mean  those persons, including the spouse, who would take under the intestate laws if the testator or other designated person were to die intestate at the time when such class is to be ascertained, a resident of the Commonwealth, and owning the estate so devised or bequeathed: Provided, however, That  the share of a spouse, other  than  the spouse of  the  testator, shall not  include  the allowance under the intestate laws. The time when such class is to be ascertained shall be the time when the devise or bequest is to take effect in enjoyment.  20 Pa. C.S. s2514: 

 67   Guilliams v. Koonsman, 279 S.W.2d 579, 583 (Tex. 1955).   68   Atkinson v. Kettler, 372 S.W.2d 704, 711‐12 (Tex. Civ. App. – Dallas 1963), rev’d on other grounds, 383 S.W.2d 557 (Tex. 1964).    69   Tex. Prop. Code § 113.021.     

‐ 24 ‐ 

 A  trustee  should  remember  to make capacity clear when  signing a contract or purchase  request.   A trustee may be personally liable on a contract if he fails to stipulate to the contrary when signing.71    As noted above, all distributions should be carefully documented.  Policy for distributions to parents or caregivers  should  include  faithful  documentation  of  the  purpose  of  each  reimbursement  (including receipts  or  copies  of  cancelled  checks).   Monthly maintenance  and  support  distributions  should  be supported  by  documentation  of  need  and  of  expenses  gathered  periodically  –  at  least  annually  is preferred.    This might  include  parents’  financial  information  if  they  retain  a  duty  to  support  the beneficiary.  The determination as to when a parent’s duty to support the child is terminated requires that the trustee look to the Texas Family Code that requires support to age 18 or graduation from high school of a child who is not disabled.72  The parent of a child suffering a disability may be required by law to support that child indefinitely.73    

70   The statute establishing the terms for trusts created under Section 867 of the Probate Code provides for distributions for the 

benefit of the ward to be made to (1) the guardian, (2) a person who has physical custody of the person for whom the trust was created, (3) another person the person for whom the trust was created is legally obligated to support, or (4) a service provider providing a service to the person  for whom the trust was created or any person the person for whom the trust was created  legally obligated to support.   TEX. PROB. CODE §868(b)(1‐3) Acts 1993, 73rd Leg., ch 957, §1 eff. Sept. 1, 1993; most recently amended 82nd Leg., eff. September 1, 2011.   

   The statute establishing the terms for trusts created under Section 142 of the Property Code provide that distributions may be 

made to (1) the legal or natural guardian of the beneficiary, (2) to the person having custody of the beneficiary, or (3) “directly to or expended  for  the benefit, support or maintenance of  the beneficiary without  the  intervention of any  legal guardian or other legal representative of the beneficiary.”  TEX. PROP. CODE §142.005 (c)(2) Acts 1983, 68th Leg., eff. Jan. 1, 1984. 

 71    Nacol v. McNutt, 797 S.W.2d 153 (Tex. App. – Houston [14

th Dist.] 1990, writ denied). 

 72   Section 151.001(b), of the Texas Family Code, reads as follows:    (b)  The duty of a parent to support his or her child exists while the child  is an unemancipated minor and continues as 

long  as  the  child  is  fully  enrolled  in  a  secondary  school  in  a  program  leading  toward  a  high  school  diploma  and complies with attendance requirements described by Section 154.002(a) (2).  

 73   § 154.001 Support of Child.  

(a) The court may order either or both parents to support a child in the manner specified by the order:  (1) until the child is 18 years of age or until graduation from high school, whichever occurs later;  (2) until the child is emancipated through marriage, through removal of the disabilities of minority by court order, or by other 

operation of law;   

(3) until the death of the child; or   

(4) if the child is disabled as defined in this chapter, for an indefinite period.   

  Amended by Acts 1995, 74th Leg., ch. 751, Sec. 39, eff. Sept. 1, 1995; Acts 1999, 76th Leg., ch.556, Sec. 8, eff. Sept. 1, 1999.  

‐ 25 ‐ 

Accordingly, despite the common misconception among  lay persons,  it  is  important to be aware that child support does not necessarily end at age eighteen.74    For  incapacitated adults similar documentation of expenses should be accumulated and  the prudent trustee may prefer to make distributions directly to providers to avoid casting a guardian of the person or a caregiver in the role of a financial fiduciary.  Situations where an extremely low‐income household may be caring for a beneficiary with a substantial sum in trust (as is often the case in a court created trust) may  require  special  procedures.    In  a  supplemental  needs  trust,  distributions  directly  to  the beneficiary  are  not  advisable  even  if  they  are  not  for  prohibited  items.    Refer  frequently  to  the instrument and should questions arise, do careful research or seek the advice of a specialist.  Beneficiaries  should  be  treated  differently  upon  reaching  age  18.    At  that  time,  assuming  the beneficiary  is not mentally  incompetent, distributions  should not be made without  the beneficiary’s knowledge and statements should be directed to him or her unless the trust specifically addresses this issue.   Many parents are shocked to discover that their child must be  included at 18 (or 25) years of age  and may  request  that  their  child  not  even  be  told  about  the  trust.    This  is  not  acceptable.  Disclosure  is mandatory except  in very narrow circumstances.   Having been amended  several  times, the current version, effective upon the Governor’s signature on June 17, 2007, reads as follows:   §  111.0035 (c)  The terms of a trust may not  limit any common‐law duty to keep a beneficiary of an irrevocable trust who is 25 years of age or older informed at any time during which the beneficiary:        (1) is entitled or permitted to receive distributions from the trust; or  

74   § 154.002. Child Support Through High School Graduation.    (a)    The court may render an original support order, or modify an existing order, providing child support past  the 18th 

birthday of the child to be paid only if the child is:            (1)   enrolled:       (A)  under Chapter 25, Education Code,  in an accredited secondary school  in a program  leading toward a high 

school diploma;            (B)   under Section 130.008, Education Code, in courses for joint high school and junior college credit; or            (C)   on a full‐time basis in a private secondary school in a program leading toward a high school diploma; and             (2)   complying with:             (A)   the minimum attendance requirements of Subchapter C, Chapter 25, Education Code; or            (B)   the minimum attendance requirements imposed by the school in which the child is enrolled, if the child is 

enrolled in a private secondary school.    (b)  The request for a support order through high school graduation may be filed before or after the child's 18th birthday.   (c)   The order for periodic support may provide that payments continue through the end of the month in which the child 

graduates.  

  Added by Acts 1995, 74th Leg., ch. 20, § 1, eff. April 20, 1995. Amended by Acts 1999, 76th Leg., ch. 506, § 1, eff. Aug. 30, 1999; Acts 2003, 78th Leg., ch. 38, § 1, eff. Sept. 1, 2003. 

 

‐ 26 ‐ 

      (2) would receive a distribution from the trust if terminated.75   In light of the terms of this statute, trustees and parents should plan for full communication to flow at age 18 unless  the document mandates  that  it may be extended  to age 25.   Thereafter, even  if  the document purports to allow continued secrecy, the statute is clear that the trustee is required to keep the beneficiary informed.   When to pay? Promptly.   A trustee may not unreasonably delay the exercise of discretion.   While the court will not direct how the trustee exercises  its discretion (with respect to selecting charitable entities to receive distributions), it does have the power to order a “recusant or unreasonably dilatory trustee” to make a decision.  If the trustee refuses, it may be removed and a successor appointed.76    One advantage of a professional trustee is that decisions can be made consistently and objectively and investment  choices  can  be more  diverse.    However,  when  assets  are  invested  in  a more  diverse portfolio,  the  trustee must be sure  that  liquidity does not become an  issue.   Liquidity should be  the trustee’s problem – not the beneficiary’s.  With the use of modern technology, trades may now settle in  a matter  of  hours.   Many  institutions  now  use mutual  funds,  so  the  old  restrictions  on  trading common  trust  funds  are  less  relevant.   Many  alternative  investments,  however,  are  very  illiquid  ‐ requiring  in  some  instances,  a  year  or more  to  opt  out.    The  trustee  should  take  care  to maintain sufficient  liquid assets  in an account to cover the beneficiary’s routine needs, the trustee’s own fees, and the occasional “emergency”.  Beneficiaries who need an appropriate distribution are generally not sympathetic to trade date or lock up requirements the trustee has imposed upon them.     Since the distribution standard  in a personal trust often  includes a requirement of necessity, delay  is particularly difficult  to  justify.   After all,  if  the  trustee has made a determination  that need exists  in order to support the distribution  in the first place;  it  is a reasonable assumption that the beneficiary “needs” the money now.    The timing of distributions  is also affected by other considerations.   It  is  important to remember that income not distributed may usually be reinvested.  But principal and income investments should not be co‐mingled in some circumstances.  Many settlors intend by the establishment of the trust to preserve the assets as the separate property of their child.   Upon the failure of a marriage, the  issue becomes whether  undistributed  income  has  been  “acquired”  by  the  spouse  during  the  marriage.    The 

75    Section 113.060 (effective 01/01/06 and repealed as of June 17) imposed a standard that a “trustee shall keep the beneficiaries 

of the trust reasonably  informed.”   A question regarding what  is reasonable and whether this would apply to an unvested or contingent remainder beneficiary had trustees – individual and professional‐ scurrying for counsel.  The new statute, while less harsh in its requirements, still leaves some room for interpretation regarding what amount of disclosure is necessary to keep a beneficiary  “informed” and  clearly precludes a  testator or grantor  from mandating non‐disclosure  for any beneficiary 25 or older. 

 76   Boyd v. Frost National Bank, 196 S.W.2d 497 (Tex. 1946).  

‐ 27 ‐ 

determination may  be  clouded  in  cases where  the  instrument  provides  that  undistributed  income “shall become principal”.    Helpfully, in most cases where the distribution of income is solely within the discretion of the trustee, the  courts  have  held  that  the  beneficiary  did  not  acquire  the  property  and  there  is  no  division  on divorce.77  Undistributed income earned by a decedent’s estate of which a spouse is a beneficiary was held to have not been acquired by that spouse.78   The court reasoned that there was no constructive receipt of the  income, as the beneficiary had no present or past right to require  its distribution.   The trustee may elect to distribute undistributed  income periodically to avoid commingling.   Generally,  in Texas, if the beneficiary receives discretionary income distributions from the trust during the marriage, those funds will be community property.79    The issue is somewhat easier in the case of a grantor trust.  Undistributed income in a self‐settled trust established prior to the marriage, will remain separate property.80  After a marriage, absent any fraud, a spouse may create a trust from separate property, and so long as the income remains undistributed through the marriage and there  is no right to compel distribution, the  income  is not acquired during marriage and remains separate trust property.81   This makes a trust an effective planning tool for the protection of separate property and is another example of why the precise wording of the distribution standard is important.     When the trustee makes the decision not to pay a requested distribution,  it  is  important to properly document  the  file.    Document  reasons  for  declining;  and  thereafter,  convey  the  decision  to  the appropriate parties quickly..  Some Special Considerations for Individual Trustees and Co‐Trustees There are compelling reasons for a professional to avoid serving as a trustee ‐ particularly if they also represent the trust.  As noted, the duty of loyalty requires the trustee to forego any personal interest and any opportunities for gain with respect to property subject to the fiduciary relationship and to act completely  in the  interest of the beneficiaries.82   This duty of fidelity forbids the trustee from placing himself  in a situation where there  is or could be a conflict between self‐interest and the duty to the beneficiaries.83    This  is  the  case  even  if  a  client  receives  disclosure  and  agrees  to  exculpatory provisions.  Generally, an instrument cannot authorize self‐dealing.84   77   Buckler v. Buckler, 424 S.W.2d 514 (Tex. Civ. App. ‐ Fort Worth 1968, writ dism’d).    78   In re Burns, 573 S.W.2d 555, 557‐58 (Tex. Civ. App. ‐ Texarkana 1978, writ dism’d).    79   Ridgell v. Ridgell, 960 S.W.2d 144, 148 (Tex. App. ‐ Corpus Christi 1997, no pet.).  80   Lemke v. Lemke, 929 S.W.2d 662 (Tex. App. ‐ Fort Worth 1996, writ den’d).     81   Lipsey v. Lipsey, 983 S.W.2d 345, 351 (Tex. App. – Fort Worth 1998, no pet.).  82   Interfirst Bank of Dallas v. Risser, 739 S.W.2d 882, 898 (Tex. App. – Texarkana 1987).    83   Risser, 739 S.W2d at 899, citing, Slay v. Burnett Trust, 143 Tex. 621, 187 S.W.2d 377 (1945). 

‐ 28 ‐ 

Similarly, an individual trustee who, in his discretion were to distribute attorney or accounting fees to himself or his  firm  that were unreasonable, might be held  liable  in  tort.85   The  trustee  is entitled  to reasonable fees from the funds of the trust.86   Determination of what  is reasonable in Texas requires the consideration of a number of factors such as amount and character of the trust property; character of the trustee’s services, degree of difficulty and what is customary in the community.87  Assume that it would  be  unreasonable  for  a  trustee  to  engage  himself  for  professional  services  and  charge  both trustee and attorney or accounting fees.   Even  if a professional  is merely a co‐trustee, this may raise questions of self‐dealing.    Counsel For the Fiduciary If you are a trustee obtaining advice to make a discretionary decision, an issue may arise as to whom the attorney represents and whether he has a duty to the beneficiary.  The majority of cases and ethics opinions  hold  that  the  trustee  who  retains  counsel  to  represent  the  trustee  in  connection  with administrative  decisions  in  a  trust  or  estate  is  the  client.    The  client  is  not  the  trust88  or  the beneficiaries.89  It is very important, however, that the beneficiaries are informed that the lawyer has been retained by the trustee and that “the fiduciary is the lawyer’s client; that while the fiduciary and the  lawyer will,  from  time‐to‐time,  provide  information  to  the  beneficiaries  regarding  the  fiduciary estate, the lawyer does not represent them…”90   In  Texas  today,  the  trustee  is  entitled  to  assert  the  attorney‐client  privilege.91    However,  in  other jurisdictions, the privilege has been held not to attach when a trustee seeks legal advice concerning a matter impacting the interests of the beneficiary.  Indeed, usually “a fiduciary has a duty of disclosure to the beneficiaries…and cannot subordinate the interests of the beneficiaries, directly affected by the advice sought to his own private interests under the guise of privilege.”92    

 84   See, § 113.059 Tex Prop. Code 2003; Langford v. Shamburger, 417 S.W.2d 438  (Tex. Civ. App. – Fort Worth 1967, writ  ref’d 

n.r.e.).    85   Weatherly v. Martin, 754 S.W.2d 790, 794  (Tex. App. – Amarillo 1988, writ denied); King v. Acker, 725 S.W.2d 750, 754  (Tex. 

App. – Houston [1st Dist.] 1987, no writ).      86   TEX. PROP. CODE §114.061.    87   Beaty v. Bales, 677 S.W.2d 759, 757 (Tex. App. – San Antonio 1984, writ ref’d n.r.e.).  88   Thompson v. Vinson & Elkins, 859 S.W.2d 617, 623 (Tex. App. – Houston [1st Dist.] 1993, writ denied).    89   Huie v. DeShazo, 922 S.W.2d 920 (Tex. 1996).    90   MODEL RULES OF PROFESSIONAL CONDUCT § 1.2, Commentary (adopted Texas January 1, 1990).   91   Huie, 922 S.W.2d at 923.    92   Hoopes v. Carota, 531 N.Y.S.2d 407 (App. Div. 1988), aff’d mem., 543 N.E.2d 73 (1989).    

‐ 29 ‐ 

When making a distribution to counsel, the best practice  is to engage counsel  free of any conflict of interest,  and  to document  the engagement  and payments  carefully  remembering  that  the privilege may not apply.  Huie v. DeShazo93, is not an absolute guarantee that a trustee’s claim of privilege will be upheld.   There are exceptions  to Evidence Rule 503  including any claim wherein  the  trustee has failed  to make appropriate disclosures  to  the beneficiary.94   Be sure  trustee and attorney know who the client is.  Terminating Distributions A common time for a dispute to arise between the beneficiaries and the trustee is upon termination of the trust.  Terminating events may be a specified birthday; the death of a beneficiary or an individual who was a measuring life; the depletion of the trust assets to an uneconomic size; or the completion of the purpose of the trust, such as the graduation from college of the beneficiary of an education trust.  A  trustee  can  anticipate  some  events  and  ensure  files  are  tidy  and  documentation  is  gathered  in advance but there are some events that cannot be anticipated.  Good documentation habits ensure a trust file is ready for a terminating event at any time.  There  is Texas statute that  impacts the determination that a trust  is uneconomic.95   It  is obvious that any decision to terminate a trust under the uneconomic provisions of the statute should also preceded by communication with and full disclosure to the beneficiaries.  The statute is relatively new (2007) and the  author  is  unaware  of  any  cases  deriving  from  either  a  refusal  to  terminate  an  account  that  is smaller than the threshold amount set out in the statute or an attempt to terminate an account that is larger for uneconomic reasons.  Conclusion The distribution decisions associated with personal  trust are more art  than science.   Experience and judgment matter.  And often, as the adage goes, the most valuable experiences arise out of an exercise of bad  judgment.    In some cases, a mistake can result  in a very painful  lesson for a trustee.   To be a good  trustee  requires  education,  skill,  attention  to  detail,  the  ability  to  plan  carefully  and  execute meticulously, patience, judgment and a little luck.    

93   Huie v. DeShazo, supra.  94   Montgomery v. Kennedy, 669 S.W.2d 309 (Tex. 1984).    95   Sec. 112.059.  TERMINATION OF UNECONOMIC TRUST.  

(a)  After notice to beneficiaries who are distributees or permissible distributees of trust income or principal or who would be distributees or permissible distributees  if  the  interests of  the distributees or  the  trust were  to  terminate and no powers of appointment were exercised, the trustee of a trust consisting of trust property having a total value of  less than $50,000 may terminate the trust if the trustee concludes after considering the purpose of the trust and the nature of the trust assets that the value of the trust property is insufficient to justify the continued cost of administration. (b)  On termination of a trust under this section, the trustee shall distribute the trust property in a manner consistent with the purposes of the trust. (c)  A trustee may not exercise a power described by Subsection (a)  if the trustee's possession of the power would cause the assets of the trust to be included in the trustee's estate for federal estate tax purposes. (d)  This section does not apply to an easement for conservation or preservation.