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Dr. Stefan Koch

SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015 1

SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

Berlin hat 12 Stadtbezirke


Bundesland Berlin

Stadt Berlin

Bezirke: Gebietsreform von 2001, zuständig für Bezirksimmobilien


Die Bezirke haben eine weitgehend einheitliche Ämter-struktur, bis hin zur Serviceeinheit Facility Management

Abteilung

Finanzen, Immobilien

……….

Bezirksbürgermeister(In)

Abteilung

Arbeit, Soziales ……….

Abteilung

Schule, Kultur

……….

Abteilung

Jugend, Sport

……….

Serviceeinheit Facility Management

• Fachbereich Objektmanagement• Fachbereich Hochbau• Fachbereich Informationstechnik• Controlling

Bürgeramt

Schulamt

Sozialamt

Tiefbauamt

Serviceeinheit Finanzen

Abteilung

……..……..

Serviceeinheit …………………. ..……. amt

Bürgermeister(In)

Abteilungen

Ämter / Serviceeinheiten

FachbereicheFachgruppen


Der Bezirk Treptow-Köpenick hat eine Fläche von 168 km², 245.000 Einwohner und 300 bezirkliche Liegenschaften

Treptow-

Köpenick

Bezüglich der Einwohnerzahl ist Treptow-Köpenick vergleichbar mit

Aachen, Braunschweig, Chemnitz

Für die SE FM von Treptow-Köpenick steht in 2015 ein Grundhaushalt von 18 Mio. Euro zur Verfügung

5SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015

Öffentliche Daten zum Berliner Haushalt unter http://www.berlin.de/sen/finanzen/haushalt/haushaltsplan/artikel.5697.php

Beteiligte Personen an der Gebäudebewirtschaftung


Objektnutzer

Objektbetreuer

Finanzen / ControllingServicemanagementHochbauStammdatenpflege

Externer DienstleisterInterner Dienstleister

Schulen

.....-amtJugendamtSchulamt

Serviceeinheit Facility Management

Meldung

Kitas ……… -

gebäude

Auftrag

Firmen Mitarbeiter………

Meldung

Meldung Meldung

Auftrag Auftrag

Meldung Meldung


Die meisten Leistungen im Facility Management werden an externe Firmen vergeben

AuftragRechnung

AuftragRechnung

AuftragRechnung

AuftragRechnung

FachbereichHochbau

Informationstechnik

Maßnahmen zur Aufrecht-erhaltung der Funktions-fähigkeit und Betriebs-sicherheit der IT-Infrastruktur und Anwendungen

Bauvorhaben

Bauherrenleistung, Bauvorbereitung und Baudurchführung für Bauprojekte und Baumaßnahmen

Fachtechnik

Errichtung, Überwachung und Wartung von gebäudetechnischen Anlagen

Servicemanagement

Maßnahmen zur Aufrecht-erhaltung der Funktions-fähigkeit und Betriebs-sicherheit der Liegen-schaften und Bauwerke

Externe Firmen

FachbereichObjektmanagement

Fachbereich IT

14.02.2015:Berliner Morgenpost:


Bauamt seit Jahren personell

ausgedünnt

„Kein Bezirksamt kann die zusätz-lich in Aussicht gestellten Millio-nen verbauen“

Die SE FM benötigt eine IT-basierte und leichtgängige Kooperationsplattform für alle Mitarbeiter

• Das Controlling soll sämtliche Mittel der SE FM komfortabel verwalten und den Mitarbeitern aktuell zur Verfügung stellen

• Alle Mitarbeiter (HOCH / TOM / IT) sollen auf eine gemeinsame Daten-bank zugreifen, um Stammdaten zu vereinheitlichen

• Die Mitarbeiter sollen beim Kontieren und Verbuchen der Aufträge und Rechnungen aktiv unterstützt werden, um Fehlbuchungen auszuschließen

• Bauprojekt und Baumaßnahmen sollen übersichtlich gesteuert und aktuell ausgewertet werden

• Das System soll sämtlich Ausdrucke wie Bestellungen, Aufträge, Nach-träge, Rechnungsvorblätter, Kostenaufstellungen automatisch erstellen

• Der System soll über Internet Explorer von jedem Arbeitsplatz im BA erreichbar sein

• Alle Leistungen für Installation und Betrieb sollen von einem externen Dienstleister erbracht werden



Die IT-Lösung unterstützt die Mittelplanung und -verwen-dung verschiedener Mittelgeber und Haushaltsjahre

Mittelgeber 2017 Mittelverwendung 2017

Mittelverwendung 2016Mittelgeber 2016

Haushalt 2017

Hauptgruppe

Obergruppe

Titel

Konto

Unterkonto• unlimitiert / limitiert• Verwendungszweck

Gruppe

Haushalt 2016

Hauptgruppe

Obergruppe

Titel

Konto


Gruppe

Mittelverwendung 2015Mittelgeber 2015

Bezirk

Berlin / Sonderprog.

Bund

EU

Haushalt 2015

Einzelplan Hauptgruppe

Kapitel

Obergruppe

Titel

Konto


Gruppe

• Bau / BPU• Gewerk

• Wartung• Instandsetzung

Auswertungen

Verwen-dungs-

nachweis Mittelverwendung

• Kostenträger• Kostenstelle• Kostenart

Die Verwendung der Haushaltsmittel wird durch den Verwendungszweck eines Unterkontos gesteuert

Bauvorhaben


Bauprojekt

Region

Ortsteil

Liegen-schaftLiegen-

schaft

Auftragsart

BauunterhaltELT

Wartung

HM

ELT HM

Amt / Struktureinheit

Schulamt

Sportamt

Bau-maß-

nahme

Bau-maß-

nahme

Ortslage

IT

Die Mitarbeiter kooperieren über Haushaltsmittel

12

Objektmgt. Hochbau

Rechnung

Controlling/Finanzen

Stammdaten

Controlling

Haushalt Auftrag

• Anlegen, buchen, vergeben• Auftrag• Nachtrag• Festlegung (Vertrag)

• Entwurf Bestellschein• VOL• VOB < 5.000 €• VOB > 5.000 €

• Festlegung• Nachtrag

• Erfassen und buchen• Rechnungskontierung nach• Kostenträger, -stelle u. -art• Gewerken und DIN 276

• Rechnungsvorblatt• Rechnungsumbu-

chung

• Haushaltsdaten pflegen (Bezirk, Senat, EU)

• Mittelverwendung festlegen• Umbuchen von Mitteln

• Region, Liegenschaft• Person, Amt, Zahlungspartner• Kostenträger, -stelle und -art

Bereit-stellen

• Mittelverbrauch u. Auswertung • Haushalt / Objekt • Bauprojekt / Baumaßnahme• Struktureinheit, Firma,

Gewerk

Bauprojekt

• Baumaßnahme• Bauplanungsunterlage• Aufträge / Kosten

• Bericht• Kostenaufstellung

Reser-vieren

Ver-brauch

Verwen-dungauswer-ten

Mittel

Unterkonten

• unlimitiert

• limitiert

SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM 25.03.2015

Nur zulässige Kapitel, Titel und Unterkonten werden angezeigt und im Auftrag übernommen


Die Auftragsübersicht stellt Daten und Funktionen bereit


Der Rechnungsbetrag kann nach Kostenarten, -stellen und -trägern kontiert werden


Das Rechnungs-vorblatt wird automatisch erstellt


Der Hochbau wird von der Bauplanungsunterlage bis zur Nachkalkulation unterstützt


Bauprojekt

Baumaßnahme(n)

Rechnungen

Kosten-nachweisSOLL / IST

Planung Ausführung Nachkalkulation

Aufträge

Gewerk Kostengruppe

Baukosten nach Kostengruppen entsprechend

DIN 276

Vergabe-prozess

über AVA-Programm

Die Bauplanungsunterlage (BPU) eines Bauprojektes muss genehmigt werden (Senat / Hauptausschuss / Bezirk)


Rechnung

Rechnung

Rechnung


Eine aktuelle Baukostenübersicht kann jederzeit erzeugt werden

Rechnung

Die SaaS-Lösung kommt bei der SE FM „aus der Datendose“


Serviceeinheit

Facility Management

Der Dienstleister übernimmt

sämtliche Leistungen der

Systembereitstellung

• Server

• Software

• Installation

• Updates

• Betrieb

• Backup

• Hotline

Die Informationssicherheit der IT-Lösung basiert auf dem IT-Grundschutz des Bundesamt für Sicherheit in der IT


IT-Grundschutz-Kataloge

(bis 2005 IT-

Grundschutzhandbuch) Bausteine• B1 Übergreifende Aspekte• B2 Infrastruktur• B3 IT-Systeme• B4 Netze• B5 Anwendungen

Maßnahmenkataloge• M1 Infrastruktur• M2 Organisation• M3 Personal• M4 Hardware und Software• M5 Kommunikation• M6 Notfallvorsorge

BSI-Standards (Vorgehen)

BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)

BSI-Standard 100-2:IT-Grundschutz -Vorgehensweise

BSI-Standard 100-3:Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz

BSI-Standard 100-4:Notfallmanagement

Gefährdungskataloge• G0 Elementare Gefährdungen• G1 Höhere Gewalt• G2 Organisatorische Mängel• G3 Menschliche Fehlhandlungen• G4 Technisches Versagen• G5 Vorsätzliche Handlungen


Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

Für die SaaS-Lösung wurden die relevanten IT-Grund-schutzkataloge festgelegt


Bausteine BA TK• Personal, Organisation, Datenschutz, Datensicherung, Patch• Netzplan, Räume• PC, Server• Router, Switch, Firewalls• Software Servalino

Gefährdungskataloge BA TK• Personalausfall, Eindringen in IT• Störungen durch Feuer, Wasser, Stromausfall• Unzureichende Regelungen, Vertreterregelung• Unbeabsichtigte Datenmanipulation, Fehlerhafte Administration• Ausfall einer Datenbank, Offenlegung von Informationen im Web• Diebstahl, Vandalismus, Missbrauch von Fernwartungszugängen

Maßnahmenkataloge BA TK• Feuerlöscher, Rauchschutz, EMA, USV• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Regelungen, Hinterlgg. PW• Geregelte Einarbeitung/Einweisung, Vertretungsregelungen• Passwortschutz, Virenschutz, Sichere Netzkonfiguration, Server• Netzverwaltung, Restriktive Rechtevergabe• Versicherung, Regelmäßige Datensicherung, Notfallvorsorge

BSI-Grundschutz-Kataloge

Bausteine• B1 Übergreifende Aspekte• B2 Infrastruktur• B3 IT-Systeme• B4 Netze• B5 Anwendungen

Gefährdungskataloge• G0 Elementare Gefährdungen• G1 Höhere Gewalt• G2 Organisatorische Mängel• G3 Menschliche Fehlhandlungen• G4 Technisches Versagen• G5 Vorsätzliche Handlungen


Für die IT-Lösung relevante Grundschutz-Kataloge

Folgende Vorgehensweise wird für den IT-Grundschutz der SaaS-Lösung angewendet

Thema der Präsentation TT. MM. JJJJ 23

Strukturanalyse

Schutzbedarfsfeststellung

Modellierung

Basis-Sicherheitscheck

Realisierungsplanung

Risikoanalyse

Netzplan, Anwendung, Räume

Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität

Sicherheitsrelevante Aspekte

Bewertungen / Begehungen / Audits

Auswertung der Ist-Situation

Rollierender Maßnahmenplan


C1

Dienstleister

- IT-Service

- Auftragnehmer

RechenzentrumRouter

N1 N2 N3

Switch FirewallAP-Rechner

N4

Firewall

Standort Rinkartstraße

Neue Krugallee

N6

Firewall

ISA

Grenznetzwerk

Köpenick

N5

Firewall

CP

VPN

MAN

Proxy

ITDZ

N7

N8

N9

N10N11Firewall

App-

Server

N12Switch

S1

Daten-

bank-

Server

S2

Datei-

ServerS3

Internet

Der Netzplan für die an mehreren Standorten genutzteSaaS-Lösung

Definition von

Stellvertreter-

regelungen

Die Risikoanalyse und der Realisierungsplans erfolgen in einem systematischen Vorgehen

25

• Identifizierung von

Schwachstellen

• Priorisierung der

Umsetzung

• Festlegen von

Maßnahmen

Für die relevanten IT-

Grundschutzkataloge

Rollierender

Maßnahmenplan

Netzwerkausbau

im MAN des

Landes Berlin

Schulungen der

Mitarbeiter


Zeitlicher Projektablauf: Im ersten Projektjahr konnten alle Beteiligen mit der Systemnutzung beginnen

26

04-2013 11-2013 02-2014 04-2014 01-2015

Nutzungsstart TOM, Instandsetzung

Nutzungsstart TOM, Wartung

Nutzungsstart CON, Haushalt

Alle Aufträge

werden über die

SaaS-Lösung

abgewickelt.

Anforderungen

Installation, SaaS-Pilot

Nutzungsstart IT-Serviceaufträge

Nutzungsstart Bau, BP / BM

Neues Haushaltsjahr


Fazit: Die SaaS-Lösung im Bezirksamt Treptow-Köpenick ist eine aktive Unterstützung für die SE FM


• Gute Kommunikation über die Haushaltsmittel

• Wegfall von händisch geführten HÜL-Listen

• Beschleunigung in der Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen

• Transparenz für Bauprojekte und -maßnahmen

• Schnelles Erstellen von Berichten und Auswertungen

• Zuverlässiger SaaS-Betrieb

• Keinerlei IT-Aufwand in der SE FM


Vielen Dank für Ihr Interesse!

Diskussion

Dr. Stefan KochAxentris Informationssysteme GmbH

[email protected]

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