„Auditul intern şi rolul său în cadrul autorităţii administraţiei publice locale”

IAŞI, 2011

Cuprins

1.Conceptul de audit intern..........................................................................................................................4

1.1.Definirea conceptului şi caracteristicile auditului intern....................................................................4

1.2. Reglementarea auditului intern.........................................................................................................6

2.2. Organizarea şi obiectivele auditului intern........................................................................................7

2.Rolul auditului intern................................................................................................................................8

Concluzii şi propuneri...............................................................................................................................12

Bibliografie................................................................................................................................................14

2

1.Conceptul de audit intern

1.1.Definirea conceptului şi caracteristicile auditului intern

Termenul de audit provine din limba latină de la cuvântul audit- auditare, care are

semnificaţia de a asculta, fiind vorba de ascultarea cuiva care prezintă o informare, o sinteza, un

raport. De la originile sale acest cuvânt a fost supus multor vicisitudini şi mediatizarea lui a

deturnat înţelesul acestuia. Astfel, noţiunea de audit defineşte astăzi o multitudine de activităţi

din domenii diferite.

Utilizarea termenului de audit intern în accepţiunea folosită în prezent este relativ recentă

şi se plasează în perioada crizei economice din anul 1929, în SUA. În acea perioadă, companiile

afectate de criză, au apelat la cabinetele de consultanţă specializată pentru găsirea unor mijloace

de salvare. Astfel, au apărut cabinetele de audit extern, după care intreprinderile au început

organizarea cabinetelor de audit intern, apărând astfel cele două categorii de auditori: externi şi

interni. La început activitatea de audit intern avea conotaţii financiar – contabile, în timp

devenind un puternic instrument de depistare a principalelor riscuri cu care se pot confrunta

organizaţiile.

La nivel mondial, activitatea de audit intern a fost unificată şi s-au creat condiţiile pentru

desfăşurarea unei activităţi coordonate. Centrul de coordonare al auditului intern este Institute of

Intenal Auditors -IIA, cu sediul la Orlando, SUA, care reuneşte organizaţii de audit intern din

peste 80 de ţări ale lumii. Una din cele mai dinamice şi performante forme de organizare a

auditului intern se află în Franta, poartă numele de Institutul Francez al Auditului si Controlului

Intern - IFACI şi numară aproximativ 2000 de membri.1

Auditul intern a fost definit pe plan naţional şi internaţional de diferiţi autori şi de diverse

organisme profesionale , dar indiferent de numele sub care este intâlnit, vom constata în cele ce

urmează că toate definiţiile acopera aceeaşi problematică2.

În 1941, în SUA, se înfiinţează Institutul Auditorilor Interni (Institute Internal Auditors -

1 Dan Togoe, Repere teoretice si practice ale auditului si controlului intern, Ed. Mirton Timişoara, 2007, p. 1352 Franca Stancu, Audit intern, Ed. Mirton, Timişoara, 2009, p. 8

3

IIA), coform căruia: "Auditul intern este o activitate inependentă şi obiectivă de asigurare şi

consiliere, concepută să aducă un plus de valoare şi să îmbunătăţească activitatea organizaţiei.

auditul intern ajută organizaţia să îşi atingă obiectivele printr-o abordare sistematică şi

metodică , să evalueze şi să îmbunătăţeasca eficacitatea gestionării riscurilor, a proceselor de

control şi de guvernare a intreprinderii".3

În 1960, în Franţa, Institutul Francez al Auditului şi Controlului Intern – IFACI, defineşte

auditul intern ca “o activitate independentă şi obiectivă care dă unei organizaţii o asigurare în

ceea ce priveşte gradul de control asupra operaţiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăţi

operaţiunile şi contribuie la adăugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajută această

organizaţie să îşi atingă obiectivele, evaluând printr-o abordare sistematică şi metodică,

procesele sale de management al riscurilor, de control şi de guvernare a intreprinderii, făcând

propunerii pentru a le consolida eficacitatea.”4

În cadrul unei gestiuni moderne a instituţiilor publice auditul intern reprezintă o activitate

extrem de importantă, care se încadrează în categoria celor care ajută managementul în actul de

conducere, alături de cotrolul financiar, aducând un plus de valoare în favoarea entităţii.5

“Ceea ce considerăm ca trebuie reţinut din istoria atât de des invocată este că auditul intern

reprezintă o definire atribuită recent unei noţiuni vechi de când lumea”.6

Organizarea funcţiei de audit intern în cadrul entităţilor impune luarea în consideraţie a

următoarelor trăsături :

Universalitatea: această trăsătură trebuie înţeleasă pornind de la:

Aria de aplicabilitate - auditul intern există si funcţionează în toate

organizaţiile şi în toate activităţile organizaţiilor;

Scopul auditului intern – ameliorarea controlului intern;

Rolul auditului intern – asistenţă managerială;

Profesionalismul auditorilor – specialist din toate culturile care se pricep la

3 Dan Togoe, Repere teoretice si practice ale auditului si controlului intern, Ed. Mirton Timişoara, 2007, p. 138 (sursa standardele IIA 2004);4 Dan Togoe, Repere teoretice si practice ale auditului si controlului intern, Ed. Mirton Timişoara, 2007, p 138 (definiţie aprobată de Consiliul de administraţie al IFACI în data de 21 martie 2000)5 Maricel Popa, Gestiunea financiara a istiţiilor publice, Ed. Bren, Bucureşti, 2008, pag 1976 Dan Togoe, Repere teoretice si practice ale auditului si controlului intern, Ed. Mirton Timişoara, 2007, p 132

4

sistemul de control intern.

Independenţa: conform standardelor elaborate de IIA, această trăsătură se referă la

independenţa organizaţională, şi anume: atât activitatea de audit trebuie să fie

independentă, cât şi auditorii interni trebuie să fie obiectivi în realizarea sarcinilor lor.

Fiind o activitate independentă, de asigurare a îndeplinirii obiectivelor şi de consultanţă,

funcţia de audit intern, cu ocazia evaluării controlului intern, stabileşte dacă:

controlul intern a depistat toate riscurile;

pentru toate riscurile s-au gasit procedure adecvate;

lipseşte controlul anumitor activităţi;

există controale redundante;

constatările şi concluziile se transformă în recomandări în Raportul de

audit.7

Periodicitatea: auditul intern este o funcţie periodică deoarece se realizează conform unui

plan şi pe baza unor programe de activitate comunicate şi aprobate anticipat. Planul de

audit se realizează pe perioade strategice, de regulă de 5 ani, structurat anual şi cuprinde

toate activităţile. . Frecvenţa auditurilor va fi determinată de activitatea de evaluare a

riscurilor. Auditorii auditează sisteme, entităţi, programe, activităţi, nu persoane; în acest

sens rapoartele de audit nu conţin nume şi fapte.

1.2. Reglementarea auditului intern

Auditul intern la instituţiile publice este o activitate relativ recent reglementată. Cadrul

juridic al acestei activităţi a fost reprezentat, în principal, de: Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999

privind auditul intern şi controlul financiar preventiv, Ordinul Ministrului Finanţelor nr.

332/2000 privind aprobarea Normele metodologice generale de organizare şi funcţionare a

auditului intern, Hotărârea Guvernului nr. 362/2000 privind organizarea inspecţiilor pentru audit

intern. În prezent, activitatea de audit intern la instituţiile publice este organizată în baza Legii nr.

672/2002 privind auditul public intern. Prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern şi

Ordonanţa Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea şi completarea reglementărilor privind

auditul intern, a fost reglementat auditul intern la entităţile publice, cu privire la formarea şi

7 Maricel Popa, Gestiunea financiara a istiţiilor publice, Ed. Bren, Bucureşti, 2008, pag 210

5

utilizarea fondurilor publice şi administrarea patrimoniului public, ca activitate funcţional

independentă şi obiectivă.

Legea include următoarele categorii de entităţi publice: autoritatea publică, instituţia

publică, regia autonomă, compania sau societatea naţională, societatea comercială la care

statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar şi care are personalitate

juridică.

2.2. Organizarea şi obiectivele auditului intern

Din punct de vedere structural, auditul intern este organizat astfel :

a. Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) - functionează pe lânga unitatea Centrală de

Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) şi este un organism cu caracter

consultativ, având rolul de a acţiona în vederea definirii strategiei şi a îmbunătăţirii

activităţii de audit intern în sectorul public;

b. Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) - s-a înfiinţat

în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, în subordinea directă a ministrului, şi este

structurată pe departamente de specialitate. ;

c. Compartimentele de audit public intern din entitatile publice - se constituie în subordinea

directă a conducerii entităţii publice şi, prin atribuţiile lor, nu trebuie să fie implicate în

elaborarea procedurilor de control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse auditului

public intern.

Obiectivele auditului public intern sunt :

Asigurarea obiectivă şi consilierea;

Evaluarea sistemului de conducere;

Imbunătăţirea eficacităţii sistemului de conducere;

Sprijinirea indeplinirii obiectivelor organizaţiei publice.8

Sfera auditului public intern cuprinde:

8 Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, articolul 3

6

Activităţi financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică din

momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii

finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenţa externă;

Constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea şi stabilirea titlurilor de creanţă,

precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;

Administrarea şi gestiunea patrimoniului public, precum şi vânzarea, gajarea,

concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului ori al

unităţilor administrativ-teritoriale;

Sistemele de management financiar şi control, inclusiv contabilitatea şi sistemele

informatice aferente.

Obiectivele specifice ale auditului intern pentru entităţile economice din sectorul sau

domeniul public vor avea la bază un cadru comun elaborat de Ministerul Finantelor Publice şi

Camera Auditorilor Financiari din România.

2.Rolul auditului intern

Rolul auditului public intern este acela care rezultă chiar din definiţia consfinţită de actele

normative incidente, şi anume de a ajuta entitatea publică să îşi indeplinească obiectivele printr-o

abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea

sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de

administrare.9 Această funcţie perfecţionează activităţile entităţii publice dând asigurări şi

consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice.

Auditul intern are un rol vital în desfăşurarea normală a vieţii economice, financiare şi

administrative a unei entităţi, ajutând conducerea în luarea unor decizii cât mai aproape de

politica de management dusă de conducători.

În procesul decizional specific auditului public intern, factorii primari ai deciziei intră în

interdependenţă, care se reflectă în caracteristicile situaţiilor decizionale pe care le generează. În

general, se pot manifesta trei situaţii care influenţează oportunitatea şi eficienţa acţiunilor de

audit public intern, acestea fiind: certitudinea, incertitudinea şi riscul.

9 Lege nr. 672/2002, legea privind auditul public intern, articolul 2, lit a).

7

În domeniul auditului public intern, procesul decizional presupune, din partea

managerilor, o viziune specifică de management, cunoştinţe de specialitate, experienţă, pricepere

şi abilităţi în a-şi asuma diferite riscuri cu privire la evoluţia structurilor de audit şi a

schimbarilor ce trebuiesc implementate.

Modelul procesului decizional în domeniul auditului public intern ar putea fi expus grafic

astfel:

Fig. 1. Modelul procesului decizional în domeniul auditului public intern10

Instituţiile publice sunt în permanent confruntate cu imbunătăţirea performanţelor lor.

Funcţia de audit intern oferă, din acest punct de vedere, siguranţa rezonabilă că operaţiunile

desfăşurate, deciziile luate sunt ,,sub control" şi că, în acest fel, contribuie la realizarea

obiectivelor entităţii.

Auditul intern trebuie să propună planuri de audit bazate pe analiza riscurilor, pentru a

stabili priorităţiile activitaţii de audit. Auditul bazat pe analiza riscului, modifică modul în care

auditorii percep controlul şi riscul. Auditul intern trebuie să ajute conducerea entităţilor publice

să menţină un control intern adecvat, evaluând eficienţa şi eficacitatea acestuia şi incurajând

îmbunătăţirea sa continuă.

Auditul intern ajută instituţia să îşi atingă obiectivele evaluând procesele sale de

management al riscurilor, de control şi de conducere. Auditorii interni pot prin consiliere

permanentă, să ajute instituţia să identifice, să evalueze şi să implementeze un dispozitiv de

management al riscurilor şi de control care să permită stăpânirea acestor riscuri. În afără misiunii

10 Figură preluată de pe http://www.stiucum.com/management/management-general/Imbunatatirea-eficientei-actio84653.php, la data de 17/05/2011

8

clasice de asigurare, auditorii interni îşi asumă un rol de consiliere în vederea îmbunătăţirii

proceselor fundamentale ale institutei. Misiunile de audit scot în evidenţă anomaliile şi punctele

slabe semnificative din cadrulproceselor ce se desfăşoară la nivelul instituţiei, astfel încât să

poată fi remediate sau atenuate consecinţele acestora.

Este foarte important că auditul intern să participe la dezbaterea la cel rnai înalt nivel de

decizie din instituţie, a problemelor importante şi care au implicaţii de sistem asupra activităţii

entităţii în ansamblul său, creându-se astfel posibilitatea orientării activităţii de audit intern catre

problematica cu care se confruntă managementul.

Auditorii interni trebuie să dea dovadă de claritate, consecvenţă, profesionalism,

amabilitate, competenţă, comunicare şi să conştientizeze auditaţii că sunt lângă ei, pentru

interesele lor şi ceea ce este cel mai important, pentru a adăuga valoare entităţii auditate. Plusul

de valoare adus de auditul intern este rezultatul aportului de competenţă pentru practicarea unui

control intern raţional. Auditul intern trebuie privit drept util, nu ca fiind impus de cadrul

normativ existent. Este foarte important ca auditul intern să fie judecat pentru lucrurile pe care

le-a constatat nu pentru lucrurile pe care nu le-a găsit.

Auditul intern trebuie abordat într-o maniera constructivă, care să aibă la bază un

parteneriat manager/auditor, orientat spre viitor, bazat pe profesionalismul şi obiectivitatea

auditorilor şi pe responsabilizarea audităţilor privind rolul auditului intern.

Pentru a supravieţui într-o lume a concurenţei, fiecare întreprindere, indiferent de natura

acesteia, trebuie să măsoare cu discernământ fiecare leu cheltuit şi fiecare dram de energie

consumată, urmărind obţinerea unor rezultate cât mai performante cu eforturi şi cheltuieli cât mai

reduse.

Aceloraşi rigori trebuie să se supună şi instituţiile publice, care acuză adesea modestia

alocaţiilor bugetare în raport cu dimensiunile şi evoluţia standardelor de cheltuieli. Nici

organismele administrative sau cele de asigurare şi protecţie socială nu dispun de bugete prea

confortabile care să le permită cheltuirea fără restricţii a fondurilor alocate de stat sau de

colectivităţile locale. Un asemenea mod de punere a problemelor nu trebuie să sugereze spectrul

sărăciei sau teama exagerată de faliment, ci mai degrabă un îndemn la chibzuinţă şi prudenţă,

precum şi necesitatea unor eforturi susţinute pentru găsirea celor mai adecvate căi de folosire

eficientă a resurselor existente sau disponibile. În contextul acestor preocupări un rol important

revine controlului economico-financiar.

9

Instituirea unui sistem de control financiar-contabil asupra modului de formare şi

utilizare a resurselor financiare ale statului a impus legiferarea şi organizarea auditului intern ca

structură indepenentă a fiecărei instituţii publice.

În instituţiile publice, auditul are rol de agent al schimbării, putând fi identificate cinci

roluri prin exercitarea cărora auditul intern îşi defineşte poziţia menţionată, şi anume:

Rolul de observare al auditului public intern este unul fundamental şi are

importanţa cea mai mare. Auditul intern este cel în măsură să contureze situaţia

reală a organizaţiei în vederea stabilirii corecte a schimbărilor ce se impun a fi

făcute. Rolul de observator nu se reduce doar la simpla activitate de a privi în jur,

ci presupune analiza fenomenelor, a proceselor, a operaţiunilor şi a activităţilor de

pe o poziţie critică, precum şi cuantificarea şi interpretarea performanţelor

acestora prin prisma reglementărilor legale în vigoare sau a standardelor existente.

A fi un observator eficace şi eficient este prima şi cea mai importantă sarcină a

auditului intern din poziţia sa de agent al schimbării;

Rolul de diagnoză este cel mai împovărător şi pretenţios dintre toate rolurile

auditului intern. În cadrul acestui rol auditul intern analizează observaţiile

relevante culese, astfel încât să poată ajunge la concluzii cu privire la schimbările

necesare a fi implementate. Pentru îndeplinirea acestui rol, auditul intern

utilizează metode, tehnici şi instrumente specifice, precum şi experienţă şi abilităţi

de comunicare ale auditorilor interni, în scopul formulării unor soluţii şi propuneri

ce vizează efectuarea unor schimbări organizaţionale, fără a se lăsa influenţaţi nici

de dorinţele managerilor, nici de cele ale angajaţilor;

Rolul de consiliere se obiectivează prin activitatea desfăşurată de auditul intern,

menită să îmbunătăţească administrarea entităţii publice, gestiunea riscului şi

controlul intern, fără ca auditorul intern să-şi asume responsabilităţi manageriale.

Auditul intern desfăşoară activităţi de consiliere alături de activităţile de

asigurare, precum şi la cererea expresă a conducerii entităţii publice;

Rolul de asigurare al auditului intern conferă conducerii instituţiilor publice

încrederea atât în necesitatea realizării unor schimbări, cât şi în ceea ce priveşte

impactul şi rezultatele acestora sau ale celor deja implementate. Auditul intern

10

furnizează concluzii asupra calităţii proiectării corecte a nevoilor de schimbare, a

stabilirii corecte a priorităţilor în domeniu, a calităţii proiectării şi implementării

schimbării, cât, mai ales, a nivelului de performanţă ce trebuia atins, care a fost

atins sau care va fi atins;

Rolul de stimulator este cel mai puţin înţeles rol al auditului intern. Este cel mai

evoluat, dar şi cel mai greu de realizat. Acesta poate deveni operaţional numai

dacă toate celelalte patru roluri enunţate anterior au fost îndeplinite la un nivel cel

puţin satisfăcător. În situaţia contrară, auditul intern se poate transforma într-un

veritabil instrument de rezistenţă la schimbări, împiedicând astfel instituţia

publică să funcţioneze eficient şi eficace. Auditul intern îşi îndeplineşte rolul

stimulator prin propunerea celor mai bune soluţii pentru ca instituţia publică să

ajungă la standardele de legalitate, eficienţă şi eficacitate fixate, dar nu trebuie să

se implice în procesul managerial de implementare efectivă a acestora. Prin

urmare, auditul intern stimulează managementul şi membrii organizaţiei pentru

aplicarea unor soluţii, dar nu se implică în procesul efectiv de implementare a

acestora, păstrându-şi astfel rolul de consiliere şi echidistanţa atât de necesare.

11

Concluzii şi propuneri

Auditul intern prin activităţile pe care le desfăşoară adaugă un plus de valoare

organizaţilor în cadrul cărora se desfăşoară. De altfel auditul intern este o profesie care s-a

redefinit de-a lungul anilor, din dorinţa de a răspunde necesităţilor în continuă schimbare ale

entităţilor.

Auditul intern poate să acţioneze ca un agent eficient şi eficace al schimbării în instituţiile

publice atâta timp cât este capabil să se autoperfecţioneze, adică să fie propriul agent al propriei

schimbări. Cu alte cuvinte, auditul intern poate ajuta instituţiile publice să progreseze atâta timp

cât el însuşi îşi adaptează procedurile, metodele, concepţiile şi mentalităţile cerinţelor şi

aşteptărilor managementului entităţilor publice.

Ca orice activitate, cea de audit intern relevă o serie de disfuncţionalităţi care rezultă pe

de o parte din conţinutul actelor normative, iar pe de altă parte din confruntarea cu realităţile unei

economii aflată într-o tranziţie ce pare fără sfârşit. Existenţa unui cadru legal modern şi a unor

norme şi proceduri elaborate în concordanţă cu standardele de audit acceptate pe plan

internaţional şi cu buna practică din Uniunea Europeană ar constitui garanţii fundamentale că

auditul public intern este un veritabil agent al schimbării în cadrul instituţiilor publice.

Auditul intern a devenit o componentă esenţială în structura oricărei organizaţii moderne.

Auditul intern asigură o mai mare eficienţă printr-o utilizare mai adecvată a resurselor umane şi

materiale, precum şi o mai bună coordonare între diferitele departamente ale unei entităţi.

Auditul intern contribuie la construirea unei reputaţii de integritate, care la rândul său va ajuta la

dezvoltarea relaţiilor în afaceri pe bază de încredere. De asemenea, auditul intern va oferi

premisele necesare astfel încât organizaţia să joace un rol pozitiv în comunitate, asigurându-i o

imagine publică şi consolidându-i imaginea de seriozitate.

12

Bibliografie

1. Gheorghe M. Voinea, Finanţe publice locale, Ed. Universităţii Al. I. Cuza, Iaşi, 2010;

2. Dan Togoe, Repere teoretice si practice ale auditului si controlului intern, Ed. Mirton

Timişoara, 2007;

3. Franca Stancu, Audit intern, Ed. Mirton, Timişoara, 2009;

4. Maricel Popa, Gestiunea financiara a istiţiilor publice, Ed. Bren, Bucureşti, 2008;

5. Ghiţă M., Mareş V., Auditul performanţei finanţelor publice, Editura CECCAR,

Bucureşti, 2002;

6. Renard J., Teoria şi practica auditului intern, Editor Ministerul Finanţelor Publice,

7. Bucureşti, 2002;

8. Legea nr. 672/19. 12. 2002 privind auditul public intern, Monitorul Oficial al României

nr. 953 din 24. 12. 2002;

9. Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv,

republicată în Monitorul Oficial al României nr. 799 din 12 noiembrie 2003;

10. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar,

republicată în Monitorul Oficial al României nr. 598 din 22.08.2003;

11. www.stiucum.com;

12. www.iia.uk.

13