©2013 Ingenium Communications Inc. 

Risk Mitigation Guide Agency/Consultant Relationship Management  

 

Risks  Description  Preventative Actions 

1.  Gaps in quality  The agency/consultant does not meet your expectations in the quality of the deliverable 

Structure the project to have interim deliverables in order to give a sense for alignment with expectations 

Set up validation mechanisms through the project lifecycle 

Ensure that expectations are clearly documented as part of contract and project plan 

2.  Cost overruns   Project costs for the deliverable go up, or bills are received for unexpected project components 

Structure contracts to focus on deliverables/results  

Document inclusions and exclusions for costing in contracting 

Formalize terms for milestone payments  Document expectations for version control in contract and project plan 

3.  Scope creep  Project evolves to include unforeseen elements, costs and/or time 

Define the specific project deliverables and component parts in the contracting phase 

Confirm the project components in the project plan 

If new requirements come up, document the scope of those elements for pre‐approval 

Ensure that the contract precludes the agency/consultant from beginning work on new project components without documented pre‐approval 

4.  Non‐delivery  Supplier fails to deliver the required product 

Document terms for non‐delivery in the contract Plan for early warning signals in the project plan in order to secure an alternate supplier in a timely fashion 

5.  Loss of productivity 

Staff member(s) spend an inordinate amount of time and energy on managing the agency/consultant, thereby presenting an opportunity cost from investing in other worthwhile initiatives 

Identify one point of contact for managing the agency/consultant relationship in order to have an efficient internal system 

Use the project plan to budget staff time appropriately, particularly in scheduling time required for approvals 

6.  Bait and switch 

Agency/Consultant presents key talent but then replaces these resources, usually with less experienced staff 

Design the contract to protect against bait and switch and secure access to key talent 

Define key relationships with the agency/consultant to clarify the appropriate resource for various tasks 

Discuss an appropriate arrangement for ease of access to key talent as required 

 

 

 

Risk Mitigation Guide – Agency/Consultant Relationship Management    Page 2 

 

                                                                    ©2013 Ingenium Communications Inc. 

 

 

Risks  Description  Preventative Actions 7.  Mis‐alignment  There is a disconnect in the 

goals/direction of the agency/consultant and of the client, and/or an erosive conflict or tension in the agency/consultant‐client relationship 

Structure the contract and project plan to focus on aligning goals and strategic direction 

Identify and address points of conflict early as part of the project planning process 

Work to constructively and collaboratively address points of conflict or mis‐alignment through face to face communication 

8.  Reputational risk 

The agency/consultant has a negative impact on the client reputation by making disparaging comments, sharing confidential information or breaching intellectual property rights 

Protect corporate reputation as part of the contracting process 

Proactively and immediately address any perceived risk to reputation through face to face communication 

Escalate concerns about reputational risks and seek appropriate intervention as appropriate 

9.  Irrelevance  The operating circumstance evolves, making the project as it was originally intended irrelevant 

Take immediate steps to identify and isolate the risk of irrelevance 

Assess potential opportunities for shifting the project focus or design in order to address current/emerging needs 

Evoke contract mechanisms to cease work on project if it no longer provides value in its current form 

10.  Lack of organizational acceptance 

The organization or Board does not accept the agency/consultant or their deliverable, thereby jeopardizing the initiative’s ability to offer value 

Ensure that key internal partners are brought into the project early, through the project scope, briefing and kick‐off process 

Build regular ongoing communication with key internal partners into the project plan to help foster positive alignment throughout the project lifecycle 

Consider a project hand‐off to staff or integration with another project as means of helping to enhance internal organizational acceptance