resumo boas práticas laboratórios clínicos_ atualizado
DESCRIPTION
Resumo de importante texto de biologiaTRANSCRIPT
Ensaios de parmetros clnicos so os que se
Boas prticas para laboratrios clnicos
Ensaios de parmetros clnicos so os que se fazem para auxiliar no monitoramento da eficcia clnica dos tratamentos e de medidas profilticas ou preventivas. Na maioria dos casos, os dados de estudos clnicos, inclusive
resultados do estudo e dados de segurana dos participantes, so em grande parte
laboratoriais. Como elemento de
precauo e para garantir a confiana do patrocinador na qualidade dos dados
produzidos pelos laboratrios que realizam exames para o estudo, a DAIDS
supervisionou o desenvolvimento de normas BPLC englobando pores cabveis do
Captulo 21 do Cdigo de Regulamentaes Federais (CFR) parte 58, ou BPL e
Captulo 42 do CFR parte 493 (Clinical Laboratory Improvement Amendments, ou
CLIA). O objetivo desses regulamentos garantir a qualidade e a integridade dos dados
de segurana, permitir a reproduo precisa dos experimentos, possibilitar o
desenvolvimento de produtos seguros e de qualidade e permitir a comparao de dados
gerados em diferentes locais. Organizao e pessoal
A. Introduo
A administrao e a equipe do laboratrio so ambos responsveis por documentar
amplamente a estrutura da organizao e respectiva descrio e qualificao do
trabalho, assim como pela documentao contnua referente experincia
profissional, treinamento e avaliao das habilidades de cada indivduo.
B. Normas para organizao e pessoal
Documentao: o laboratrio de anlises dever manter os seguintes documentos
no prprio laboratrio ou prontamente disponveis (p.ex. em 24 horas) para pessoal
autorizado, conforme necessrio:
o Polticas de pessoal: devero estar disponveis por escrito e abordar
tpicos como orientao, treinamento, necessidade de educao
continuada, avaliaes de desempenho, normas de vesturio e
segurana. Essas polticas explicaro as responsabilidades do
empregador e funcionrios em relao continuidade do emprego,
exigncias legais para o patro e o empregado e protees.
o Polticas da instituio e do departamento: essas polticas devero
explicar os procedimentos que os funcionrios podero utilizar para
comunicar problemas que possam afetar a qualidade dos exames ou a
segurana no trabalho, criando um ambiente sem retaliaes e que
incentive a comunicao. Isso vital para a integridade do estudo e da
instituio.
Obs.: as fichas dos funcionrios devem estar prontamente
disponveis (p.ex. em 24 horas) apenas para funcionrios autorizados
do laboratrio, como o diretor do laboratrio, o gerente de garantia de
qualidade (GQ)/controle de qualidade (CQ), o pesquisador
responsvel e membros e auditores da DAIDS.
Esses organogramas mostraro a estrutura atual de
comunicao dentro do laboratrio e ajudaro a equipe de funcionrios a
entender as necessidades e alternativas de comunicao.
Depois de concludo o treinamento inicial, as competncias devero ser
avaliadas e os resultados registrados para todos os componentes do
treinamento e das responsabilidades funcionais. o Exemplos de mtodos usados para avaliar a competncia incluem,
entre outros, observao direta da realizao do exame, observao
direta da manuteno do equipamento, monitoramento da produo
de resultados de exames, avaliao da realizao de anlise de
amostra conhecidas e testes externos de proficincia.
Tambm deve estar prontamente disponvel evidncia de
participao contnua de todos os funcionrios do laboratrio.
Treinamento BPLC
No momento, a DAIDS no exige treinamento em BPLC, mas
recomenda-se que todos os funcionrios do laboratrio recebam
treinamento em BPLC.
Avaliaes de desempenho no trabalho
O desempenho dos funcionrios do laboratrio deve ser avaliado
anualmente. Nessas avaliaes, o desempenho geral do funcionrio
quanto s suas responsabilidades, deveres, tarefas conforme delineado
na descrio do seu trabalho.
Nmero de funcionrios: o laboratrio deve empregar funcionrios qualificados
em nmero suficiente para realizar todas as funes associadas ao volume e
complexidade das tarefas e exames realizados no laboratrio.
Identificao dos funcionrios: se forem usadas assinaturas, rubricas ou cdigos
em qualquer documento do laboratrio para identificar os funcionrios, dever haver
uma lista documentada que vincule esses identificadores a um nome em letra de
forma. Quaisquer alteraes nas assinaturas, rubricas ou cdigos dos funcionrios
e os identificadores de novos funcionrios devero ser imediatamente registrados
na lista documentada do laboratrio. A lista documentada do laboratrio dever ser
um documento de verso controlada e atualizada sempre que ocorrerem as
alteraes acima descritas no laboratrio. Dever ser possvel, por exemplo, identificar os funcionrios as
assinaturas, iniciais ou cdigos dos funcionrios at seus nomes em letra de forma
disponveis no laboratrio.
C. Arquivamento de registros
Os registros de funcionrios devem ser retidos segundo descrito na seo VIII
dessas Diretrizes BPLC.
Dever haver procedimentos operacionais padro (POPs) e documentos de suporte
(p.ex. registros de manuteno) que demonstrem e forneam evidncia de que todo
o equipamento est devidamente validado, operado, inspecionado, limpo, mantido,
testado e padronizado para garantir a boa qualidade dos resultados do ensaio. Toda
a manuteno preventiva e as calibraes devero ser programadas e realizadas
pelo menos na freqncia sugerida pelos fabricantes do equipamento para garantir
a acurcia, preciso e durabilidade do equipamento.
Dever haver comprovao de que o desempenho, uso e manuteno do
equipamento so coerente e rotineiramente documentados e revisados pelo diretor
do laboratrio ou pessoa designada.
O supervisor da equipe dever revisar, assinar e datar todos os documentos
referentes manuteno do equipamento pelo menos uma vez por ms.
Diretrizes gerais
A equipe dever realizar todas as manutenes preventivas e servios
especificados pelo fabricante seguindo essas diretrizes:
A equipe dever manter todo equipamento limpo, evitando o acmulo de
poeira, sujeira e material derramado que possa prejudicar a sade dos
funcionrios ou o desempenho do equipamento.
Diretrizes de servios
Alm das diretrizes gerais acima, o laboratrio deve observar e documentar as
seguintes regras de servio. o Manter documentao adequada das aes corretivas para temperaturas
e nveis de nitrognio lquido fora da faixa.
o Realizar anualmente (ou segundo especificao do fabricante) a
manuteno da autoclave, incluindo verificao da presso e calibrao
do termostato.
o Manter registros das autoclavagens e sua manuteno no registro do
equipamento.
o Fazer manuteno e calibrar periodicamente usando funcionrios
qualificados (segundo orientao do fabricante). o Seguir os POPs sobre a manuteno do gerador.
Todos os POPs devem estar prontamente
disponveis para uso por funcionrios trabalhando com exames na bancada. Esses
POPs devem ter um formato uniforme segundo determinado pelo diretor do
laboratrio devendo incluir itens como os princpios dos exames e significado clnico.
O laboratrio deve escrever POPs de formato e linguagem adequada para os
funcionrios do laboratrio responsveis por realizar os procedimentos
correspondentes.
Formato POP
O laboratrio deve escrever POPs num formato padro, como o formato
recomendado pelo Clinical and Laboratory Standards Institute (CLSI). Esse formato
pode incluir o seguinte:
Nmero do documento.
Nmero e data da reviso.
Data efetiva do documento.
Ttulo, incluindo o nome do analito, tipo de amostra e mtodo/ensaio e/ou
instrumentao.
Requisitos da amostra e mtodos de colheita.
CQ.
Etapas do procedimento.
Relatrio de resultados.
Intervalos de referncia/valores crticos.
Histria de mudana do documento.
Obs.: Distribuio do POP
O laboratrio deve distribuir todos os POPs novos e revisados aos membros
adequados da equipe do laboratrio que ficaro responsveis por realizar suas
tarefas rotineiras de acordo com o contedo desses POPs.
Os funcionrios do laboratrio devem ler todas os POPs novos e revisados
e, em seguida, assinar e datar o POP para confirmar que leram e
entenderam.
O laboratrio deve manter essa documentao num sistema que permita
verificar prontamente que os funcionrios esto cientes dos POPs novos e
revisados.
Plano de controle de documentos
O laboratrio deve manter um plano atual de controle de documentos que aborde e
assegure os seguintes elementos vitais dos POPs:
Manter uma lista-mestra de POPs atualmente usados no laboratrio.
Manter um processo de autorizao padronizado e consistente, em que
apenas a administrao do laboratrio possa dar aprovaes.
Arquivar POPs desatualizados ou obsoletos por um perodo definido pelo
laboratrio ou instituio.
Obs.: O tempo de reteno estabelecido pelo laboratrio ou instituio
dever satisfazer ou exceder os requisitos estabelecidos pelo patrocinador
e/ou qualquer agncia regulatria competente, como o FDA dos EUA.
Categorias POP
O laboratrio deve ter POPs para todos os procedimentos sendo realizados. CQ: expressa os componentes para estabelecer, realizar, avaliar, resolver
problemas e documentar processos de CQ, conforme descrito na seo VI.
GQ: explica a abordagem sistemtica para garantir a melhoria contnua das
operaes dentro do laboratrio, conforme explicado na seo XIII.
Gerenciamento de laudos de exames e registros: supervisiona o formato,
reproduo e entrega da informao final gerada pelos ensaios de
laboratrio a indivduos designados e o arquivamento de documentos fonte,
conforme visto na seo VIII.
Segurana: descreve os controles de engenharia, equipamento de proteo
individual (EPI ) e processos para reduzir os riscos segurana individual no
ambiente do laboratrio, conforme explicado na seo XI.
Comunicaes no laboratrio: explica as providncias a serem tomadas em
caso de preocupaes com o modo como os funcionrios podero
comunicar problemas que possam afetar a qualidade dos exames ou a
segurana dos funcionrios.
Operaes do sistema de informao laboratorial (SIL): descreve as etapas
dos procedimentos de operaes de rotina, conforme definido na seo XII.
Bibliografia:
42 CFR 493.1251
42 CFR 493.1407
42 CFR 493.1105
College of American Pathologists Commission on Laboratory Accreditation,
Accreditation Checklists, April 2006.
Clinical and Laboratory Standards Institute. Todos os resultados que indicarem falha
de CQ devem ser investigados e manipulados segundo o programa CQ
documentado.
B. Normas para exames e controle de qualidade
Programa de controle de qualidade
O laboratrio deve ter um plano de CQ por escrito e especfico para o local, que
defina claramente procedimentos para o monitoramento do desempenho analtico.
O diretor do laboratrio deve participar ativamente da criao,
implementao e superviso do programa de CQ.
O laboratrio
deve estabelecer e documentar os limites de tolerncia para a aceitao dos
resultados do controle.
O
laboratrio deve ento estabelecer mdias locais e faixas de CQ com base em CVs
histricos do mtodo.
Freqncia dos testes de controle de qualidade e tipos de materiais de
controle
As amostras de CQ devero ser testadas da mesma maneira que as amostras de
participantes do estudo por funcionrios que realizam rotineiramente exames de
participantes do estudo.
Obs.: os controles devem verificar o desempenho dos ensaios ao nvel
dos resultados que so utilizados para a tomada de decises clnicas ou
de estudos. Obs.: operaes analticas com durao superior ao tempo em que se
espera que a acurcia e preciso do ensaio permaneam estveis
devem ser realizadas de acordo com as instrues do fabricante e no
devem exceder 24 horas.
Reviso dos dados de controle de qualidade
O CQ dever ser realizado e revisto antes de se enviar resultados de participantes
do estudo e depois de mudanas de reagentes analticos crticos, reparos ou
manuteno preventiva ou troca de um componente crtico de um instrumento.
Os testes de CQ devero ser realizados e produzir resultados aceitveis (definidos
por escrito no programa de CQ) antes de envio de resultados dos testes.
Os funcionrios do laboratrio que realizaram os exames devero determinar,
usando o programa de CQ como guia, as correes a serem implementadas se
houver dados de CQ fora dos limites de tolerncia estabelecidos. As correes
devem ser documentada com as iniciais do tcnico e a data.
Se os dados CQ forem considerados inaceitveis, o laboratrio dever reavaliar os
resultados dos exames de todos os participantes do estudo realizados depois do
ltimo ensaio aceitvel. O laboratrio dever avaliar os resultados dos participantes
do estudo para determinar se houve alguma diferena clnica significativa. Nesse
caso, o CQ do instrumento dever ser restabelecido e o exame afetado repetido.
Registros de controle de qualidade
Dever haver registros de CQ documentando os resultados dos controles de
cada exame, conforme descrito no procedimento especfico para cada
ensaio.
o Os registros de controle devero estar prontamente disponveis para a
equipe responsvel pela realizao do exame.
o Os resultados de controles devero ser registrados ou colocados em um
grfico para detectar imediatamente falhas do instrumento ou do sistema
analtico.
o Os funcionrios do laboratrio responsveis por operaes de CQ,
registro de resultados e plotagem de grficos de dados devero registrar
as suas iniciais, dia e hora (conforme apropriado) durante a realizao do
exame. o Se os materiais de CQ forem aliquotados, eles devem ser rotulados com
o nome e lote do material, data da preparao, prazo de validade e
tcnico responsvel.
As informaes devem incluir, ente outras, bula do
material (contendo nome do material, fabricante, concentrao, nmero de
lote, etc.), datas de abertura, prazo de validade, datas da realizao dos
exames, funcionrios responsveis pelos exames, dados brutos, avaliao,
aprovao e outras informaes relevantes.
Obs.: Registros de aes corretivas
O laboratrio dever assegurar que haja um registro de aes corretivas para
facilitar a documentao e a resoluo das falhas de CQ.
Reviso do supervisor da documentao de controle de qualidade
Os registros de CQ e de ao corretiva devero ser revistos, assinados e datados
regularmente por pessoal adequado para superviso do laboratrio, de acordo com
as seguintes diretrizes:
o O gerente do laboratrio ou uma pessoa por ele designada dever
revisar, assinar e datar o registro de ao corretiva pelo menos um vez
por ms.
o O diretor do laboratrio ou uma pessoa por ele designada dever revisar,
assinar e datar os dados de CQ pelo menos um vez por ms.
Obs.: Arquivamento dos registros de controle de qualidade
Os seguintes registros devero ser guardados pelo laboratrio em uma rea ou
instalao de arquivamento a prova de incndio (preferencialmente), resistente ao
fogo ou protegida contra o fogo (opo menos desejvel; p.ex. uma rea com
sistema de sprinkler automtico) por um perodo de tempo definido pelo laboratrio
ou instituio:
o Impressos de equipamentos
o Todos os registros de CQ incluindo planilhas se o CQ for registrado
manualmente
o Bulas dos materiais
o Certificados de anlise
O tempo de arquivamento estabelecido pelo laboratrio ou instituio dever ser
igual ou superior aos limites estipulados pelo patrocinador ou por agncias
regulatrias competentes, como o FDA. Obs.: os limites de tolerncia da temperatura ambiente devem refletir as
necessidades mais rigorosas de todos os reagentes, suprimentos e
amostras armazenados temperatura ambiente. o Data de abertura, preparo ou reconstituio pelo laboratrio e as iniciais
dos funcionrios que prepararam ou reconstituram os materiais e
reagentes de CQ.
o Prazo de validade
Materiais de CQ deteriorados ou fora do prazo de validade (vencidos) no devem
ser usados.
Obs.: Controle de estoque
O laboratrio dever ter um sistema operante de controle de estoque.
A rea de armazenamento do laboratrio deve ser suficiente para manter
uma quantidade adequada de suprimentos e reagentes de uso dirio. O uso de amostras de participantes do
estudo deve se restringir a ensaios exigidos pelos protocolos cabveis do
estudo clnico. Obs.: O uso de amostras de participantes do estudo para procedimentos
internos de GQ (p.ex. exames paralelos) pode exigir aprovao dos
Comits de tica em Pesquisa (CEP).
Amostras de participantes do estudo analisadas com lotes de reagentes
estabelecidos (em uso) devero ser testadas com lotes de reagentes novos para
verificar se os resultados obtidos com lotes diferentes so semelhantes.
No caso de no haver amostras de participantes do estudo disponveis para uso,
so aceitveis materiais de referncia fornecidos pelo fabricante ou materiais
fornecidos por outros grupos cientficos.
Para exames quantitativos, devem ser feitos exames paralelos com amostras
dos mesmos participantes do estudo ou materiais de referncia, usando
tanto os nmeros de lote antigos como os novos para avaliar a
comparabilidade. Para exames qualitativos, os exames paralelos devem incluir, no mnimo, um
novo teste de ao menos uma amostra de participante do estudo sabidamente
positiva (ou anormal) e outra sabidamente negativa (ou normal).
No caso de no haver amostras de participantes do estudo disponveis para uso,
so aceitveis materiais de referncia fornecidos pelo fabricante ou materiais para
testes de proficincia.
Obs.: Uma amostra semanal positiva tambm deve ser usada em
sistemas onde os resultados de participantes do estudo se apresentam
como fracamente positivos (p.ex. Western Blot).
Teste da qualidade da gua
Se o fabricante exigir o uso de tipos especficos de gua para procedimentos de
teste, o laboratrio dever ter uma poltica documentada definindo os padres e a
freqncia dos testes com a gua. O laboratrio dever garantir que registros dos testes de qualidade da gua
estejam completos ou indiquem que os padres para a qualidade da gua
(p.ex. pH, resistividade) so sempre atingidos.
O laboratrio deve documentar evidncias de aes corretivas tomadas
quando os testes da gua no atendem aos limites definidos de tolerncia.
Ao descontaminar os recipientes de armazenamento de gua e os
reservatrios de gua do analisador clnico, as recomendaes do fabricante
devem ser seguidas para evitar queda da qualidade da gua devido
presena de contaminantes.
Madison, WI: Westgard
QC, Inc., 2002.
Verificao das especificaes de desempenho
A. Introduo a especificaes de desempenho
Antes de relatar os resultados dos participantes do estudo, cada laboratrio que
introduz um sistema de exame no-isento (nos termos da lei CLIA dos EUA), deve
demonstrar que capaz de obter especificaes de desempenho comparveis s
estabelecidas pelo fabricante, conforme descrito nas publicaes do fabricante
(p.ex. o manual do usurio ou a bula do teste). Essas etapas asseguram o bom
desempenho do ensaio no ambiente onde os exames sero realizados. A
verificao das especificaes de desempenho tambm chamada validao do
mtodo. Todos os experimentos de validao
devem se feitos antes do exame das amostras dos participantes do estudo. Devem ser realizados os seguintes experimentos para sistemas de exames no
modificados e aprovados pelo FDA:
A faixa de resultados possveis do sistema de exame
Linearidade (deve ser verificada simultaneamente com a faixa relatada)
Preciso
Acurcia
Verificao de que os intervalos de referncia (valores normais) do fabricante
ou adotados so adequados para a populao participante do estudo do
laboratrio
Os dados fornecidos pelo fabricante referentes sensibilidade analtica e
especificidade analtica (substncia de interferncia) podem ser usados semverificao
Em sistemas de exame aprovados pelo FDA e modificados ou no aprovadospelo FDA:
Faixa de resultados de exame possveis
Sensibilidade analtica
Acurcia
Preciso
Especificidade analtica (substncias de interferncia)
Estabelecimento de intervalos de referncia (valores normais) adequados
para a populao de participantes do estudo do laboratrio
Caso os resultados dos experimentos de validao no atenderem as
especificaes do fabricante, o diretor do laboratrio dever colaborar com o
fabricante para determinar a origem dos resultados discordantes. A verificao e documentao do intervalo de mensurao analtica (IMR) e da faixa
de relatrio clnico (FCR) devem ser realizada ao se estabelecer faixas de relatrio
clnico.
As diretrizes abaixo devem ser usadas ao selecionar materiais para validao da
IMR e ao realizar o teste de validao:
No caso de comprar materiais para testes de validao IMR, a matriz dessesmateriais no deve interferir ou de outra forma influenciar os resultados do
mtodo.
Os materiais de validao devem ter valores nveis de analito distribudos por
toda a faixa da IMR (i.e. prximos aos valores baixo, mdio e alto do IMR
declarado).
Cada laboratrio deve definir os limites de aceitao ou rejeio dos testes
de validao da IMR.
Obs.: As diretrizes e consideraes abaixo devem ser usadas ao realizar o teste de
validao FCR:
o O FCR deve ser determinado durante a verificao inicial do mtodo
e revisado/atualizado apenas quando o mtodo for modificado.
o Resultados acima do limite superior do FCR em geral no sero
liberados, exceto se houver uma limitao do mtodo ou do analito
em relao ao protocolo de diluio. Por exemplo, no
ensaio quantitativo para gonadotrofina corinica humana (hCG), o
limite inferior do IMR de 3 mIU/mL. O laboratrio pode verificar a faixa relatvel usando os seguintes
materiais e mtodos:
o O laboratrio pode realizar o ensaio de materiais de calibrao alta e
baixa ou de materiais de controle.
o O laboratrio pode avaliar amostras cujos valores sejam sabidamente
muito altos ou muito baixos.
No caso de serem usado mtodos no aprovados pelo FDA, o laboratrio
dever caracterizar e documentar a sensibilidade analtica do mtodo.
Obs.: valores de sensibilidade analtica inferiores ao desvio padro
aplicado ao mtodo so, normalmente, indicadores duvidosos da
deteco inferior do mtodo.
A verificao de preciso pode ser realizada por um ou mais dos
seguintes mtodos:
o O laboratrio pode repetir testes de amostras conhecidas de
participantes do estudo em momentos diferentes.
Obs.: o uso de participantes do estudo para garantia interna de
qualidade, como validao de mtodos, pode requerer a aprovao
dos Comits de tica em Pesquisa (CEP).
o O laboratrio poder testar material de CQ em duplicata e em tempos
diferentes.
o O laboratrio pode repetir periodicamente testes de materiais de
calibrao.
Especificidade analtica (interferncias analticas): estimativa do erro sistemtico
causado por outros produtos que podem estar presentes na amostra sendo
analisada.
As interferncias analticas devem ser verificadas ou caracterizadas para cada
exame e documentadas de acordo com as seguintes diretrizes:
Para exames liberados/aprovados pelo FDA, a documentao do
laboratrio pode consistir de dados dos fabricantes ou de literatura
publicada.
No caso de serem usado mtodos no aprovados pelo FDA, o laboratrio
dever estabelecer e documentar as substncias de interferncia.
O laboratrio pode comparar os resultados de exames por ele realizados
com os resultados de um mtodo de referncia, ou comparar resultados
de amostras divididas com resultados obtidos de um mtodo
sabidamente capaz de fornecer resultados vlidos na clnica.
Obs.: O Anexo xi apresenta um exemplo de acurcia nos resultados do teste.
Intervalos de referncia (normal): intervalo especificado definido por dois valores
limitantes que contm 95% dos valores encontrados em indivduos saudveis.
Se o sistema de exames a ser validado for um mtodo aprovado pelo FDA
usado sem modificaes, o intervalo de referncia do fabricante poder ser
verificada. o Se houver dificuldade em obter amostras adequadas e o fabricante
no fornecer intervalos de referncia adequados para a populao de
participantes do estudo do laboratrio, o laboratrio poder usar
intervalos de referncia publicados na literatura.
Deve-se avaliar um nmero adequado de amostras para verificar os
valores normais estabelecidos pelo fabricante ou, se for o caso, os
intervalos de referncia publicadas. Normalmente, o nmero mnimo de
amostras necessrias para verificar o intervalo de referncia (do
fabricante ou publicado na literatura) em torno de vinte amostras.
Essas
amostras devem ser representativas da populao (idade, sexo, etc.).
Os intervalos de referncia devem ser avaliados nos seguintes
momentos:
o Ao se introduzir um novo analito nos exames oferecidos pelo
laboratrio (p.ex. um laboratrio que usa um FACSCalibur para
realizar exames de CD4 desejar oferecer tambm exames de CD8).
Protocolo do Usurio para Avaliar o
Desempenho do Teste Qualitativo; Diretriz Aprovada. NCCLS document EP12-A.
Clinical and Laboratory Standards Institute, Wayne, PA USA, 2002.
Clinical and Laboratory Standards Institute. Esses documentos
tambm so necessrios para a reconstituio do estudo e outros objetivos de
auditoria.
B. Normas para registros e laudos
Rastreando registros e laudos
O laboratrio deve manter um sistema para fornecer e guardar registros e laudos
contendo informaes de estudos clnicos. Esses registros e laudos podem incluir o
seguinte:
Requisies de laboratrio e formulrios de rastreamento de amostras
Documentao da cadeia de custdia
Laudos laboratoriais
Dados de CQ (todos os registros relativos a testes de proficincia, controle
de qualidade, ao corretiva e ao preventiva)
Servios realizados em equipamento e registros de manuteno (todos os
registros relativos a manuteno, reparo, monitoramento de temperatura,
validao e qualquer outro documento relacionado ao desempenho dos
instrumentos)
Resultados analticos com intervalos de referncia
Documentos-fonte de dados brutos [planilhas de laboratrio, registros,
memorandos, anotaes ou cpias fiis de tais documentos, que contm os
resultados das observaes e atividades originais de um estudo de
laboratrio no clnico e so necessrios para a reconstituio e avaliao
do relatrio do estudo [21 CFR 58.3(k)].
Outros documentos operacionais (todas as polticas e procedimentos
relativos conduo do estudo, incluindo, entre outros, documentos
relacionados a procedimentos operacionais padronizados, polticas de
segurana, relatrios sobre incidentes de segurana, manejo de amostras,
protocolos/manuais, sistema de informao laboratorial (SIL) e
armazenamento da amostra)
Reteno de registros
A documentao da pesquisa e os relatrios finais sero transferidos para o arquivo
durante ou ao fim do estudo [21 CFR 58.33(f)]. As condies de armazenamento devem garantir a preservao do
documento pelo tempo de arquivamento especificado. (21 CFR 58.195)
Obs.: Integridade dos dados
Dever haver sistemas adequados e operantes, manuais ou eletrnicos, para
garantir o envio, com acurcia, confiabilidade e em tempo oportuno, dos resultados
dos ensaios e outros dados especficos dos participantes do estudo (p.ex.
identificadores de participantes) do ponto de entrada dos dados (interface do
analisador ou entrada manualmente) at o destino final, ou de acordo com as
especificaes de ou planos analticos ou de estudo especficos. Esses dados
incluem:
Resultados liberados a partir de dados calculados.
Os resultados e dados especficos dos participantes do estudo (p.ex.
identificadores de participantes) devem ser enviados eletronicamente ao
centro de gerenciamento de dados ou via sistemas de interface.
Resultados transcritos manualmente ou enviados por meio eletrnico e
informaes especficas sobre os participantes do estudo relatadas
diretamente (ou no recebimento) por laboratrios externos de referncia,
laboratrios satlite ou no local de atendimento.
Informaes sobre o laudo do exame sero mantidas como parte dos
registros ou pronturio mdico dos participantes do estudo.
Formato do laudo
Os laudos dos exames laboratoriais devem incluir os seguintes itens:
Nome e/ou identificador individual do participante do estudo.
Nome e endereo do laboratrio onde o ensaio foi realizado.
Dia e hora em que a amostra foi recebida no laboratrio.
A data do relatrio do ensaio.
Nome do exame realizado.
Origem da amostra (p.ex. sangue, lquido cefalorraquidiano, urina).
Intervalos de referncia e idade e sexo do participante do estudo se esses
fatores influenciarem o intervalo de referncia.
Informaes sobre a condio e o manuseio da amostra que a tornem
inaceitveis para o laboratrio.
A identidade dos funcionrios que realizaram o(s) exame(s).
Intervalos de referncia relevantes
Os intervalos de referncia relevantes (relevantes ou aplicveis ao local ou
populao do estudo, segundo definido na seo VII. Verificao de especificaes
de desempenho) sero determinados pelo laboratrio que realiza os exames e
devero estar disponveis para pessoal autorizado que solicitou os exames e, se for
o caso, para o indivduo responsvel pelo uso dos resultados dos exames.
Ensaios de laboratrio e especificaes de desempenho
O laboratrio deve disponibilizar quando solicitado uma lista de exames realizados
e, se for o caso, as especificaes de desempenho estabelecidas ou averiguadas.
Resultados de ensaios
Todas as informaes que possam influenciar a interpretao dos resultados
do ensaio, ou seja, interferir no exame, devem ser fornecidas quando
solicitadas.
Os participantes do estudo devem receber atualizaes pertinentes das
informaes sobre o ensaio sempre que houver mudanas que afetem os
resultados do ensaio ou sua interpretao. Por exemplo, se, durante o
estudo, um fabricante criar um ensaio mais sensvel e os intervalos normais
dos resultados mudarem, essa informao dever ser comunicada aos
participantes do estudo. Essa comunicao talvez exija esforos conjuntos
da equipe do laboratrio, dos coordenadores do estudo e dos pesquisadores
principais.
Valores crticos e de alerta
o O diretor do laboratrio deve ser capaz de definir, juntamente com os
clnicos, valores crticos ou de alerta.
Obs.: o Devem ser mantidos registros de comunicao mostrando a notificao
imediata da equipe clnica apropriada aps a obteno dos resultados
dos exames que caram dentro da faixa crtica. A documentao desses
registros dever incluir:
Dia e hora da notificao.
Funcionrio do laboratrio responsvel pela notificao.
Nome e credenciais da pessoa notificada na clnica e os resultados
dos exames fornecidos.
Se no for possvel fornecer os resultados dos exames dos participantes do
estudo dentro do tempo estabelecido pelo laboratrio ou instituio, o
laboratrio deve notificar s pessoas adequadas sobre o atraso do exame.
Se um laboratrio encaminhar amostras de participantes do estudo para
serem testadas em outro laboratrio:
o O laboratrio que encaminhou no dever revisar os resultados ou
informaes diretamente relacionados com a interpretao dos
resultados fornecidos pelo laboratrio que realizou o exame.
o O laboratrio que encaminhou poder permitir que os laboratrio que
realizaram o enviem os resultados diretamente pessoa autorizada que
solicitou o exame.
o O laboratrio que encaminhou dever arquivar ou ser capaz de produzir
cpias exatas de cada laudo durante um perodo definido pelo laboratrio
ou instituio.
o O laboratrio que encaminhou o teste dever comunicar pessoa
autorizada que solicitou o nome e o endereo do laboratrio onde o
exame foi realizado. (Vide declarao do patrocinador sobre os
laboratrios listados no Formulrio FDA 1572).
Todos os laudos e registros dos exames devem ser mantidos pelo
laboratrio de modo a permitir a pronta identificao e acesso imediato.
Registros de modificaes do resultado e erros nos resultados dos examesMuitas das decises ou aes clnicas relativas ao estudo baseiam-se nos
resultados obtidos pelos exames laboratoriais. O laboratrio dever ter um sistema capaz de fornecer sempre a
identificao do analista que realizou e concluiu a modificao do resultado
do exame, o dia e a hora.
o Todas as correes devem ser apresentadas no laudo dos participantes
do estudo.
Um laboratrio poder realizar revises mais freqentes a
intervalos que julgar apropriado.
Se forem encontrados erros em laudos de exames de participantes do
estudo, o laboratrio dever fazer o seguinte:
o Notificar imediatamente o clnico e/ou membro da equipe mdica
responsvel.
o Enviar imediatamente laudos corrigidos pessoa autorizada que solicitou
o exame e, se necessrio, ao indivduo que utilizar os resultados do
exame.
o O laboratrio dever manter cpias tanto do laudo original como do laudo
corrigido.
Arquivamento de laudos ou registros
O laboratrio poder arquivar laudos ou registros de exames, mas dever
mant-los, durante um perodo estipulado pelo laboratrio ou pela instituio,
prontamente disponveis (dentro de 24 horas) para reviso. Esses
documentos podero ser arquivados na unidade ou fora dela, a critrio do
laboratrio. O uso de corretivos, fitas ou outros mtodos que apagam os resultados
dever ser proibido em todos os documentos de pesquisa ou do laboratrio
clnico.
Bibliografia:
42 CFR 493.1291
42 CFR 493.1251
VIII. Instalaes FsicasA. Introduo a instalaes fsicas
As instalaes do laboratrio devem ser projetadas de modo a no comprometer a
segurana dos funcionrios nem a qualidade do trabalho. Deve haver espao
adequado para a colocao dos instrumentos, ventilao, controle de temperatura e
trabalho. O projeto do laboratrio deve garantir a segurana dos funcionrios que se
deslocam pela rea de trabalho, trabalham com o equipamento e realizam exames.
A circulao das amostras e a rotina do trabalho no laboratrio devem buscar
minimizar perdas ou misturas de amostras e exposio dos funcionrios a risco
biolgico.
B. Normas para instalaes fsicas
Espao geral
As reas de trabalho do laboratrio devem possuir espao suficiente para
no dificultar o trabalho.
As passagens no laboratrio no devem ser obstrudas.
Controle de temperatura e umidade
A temperatura ambiente e a umidade do laboratrio devem ser controladas para que
o equipamento e os exames sejam mantidos nos limites de tolerncia estabelecidos
pelo fabricante.
Limpando as instalaes
O piso, paredes, teto e bancadas do laboratrio devem ser mantidos limpos e
arrumados.
Esses documentos
podem ser arquivados na unidade ou fora dela, a critrio do laboratrio.
No laboratrio, as reas de armazenamento devem ser selecionadas de
modo a manter a identificao, pureza e estabilidade dos reagentes
laboratoriais, materiais de controle, calibradores e outros materiais
laboratoriais.
reas de trabalho com amplificao molecular
Procedimentos de amplificao molecular realizados no laboratrio fora de sistemas
fechados devem possuir um fluxo de trabalho unidirecional, com reas separadas
para preparo da amostra, amplificao, deteco e, se necessrio, preparo do
reagente.
Transporte e manejo da amostraA. Introduo a transporte e manejo da amostra
A acurcia de todos os exames laboratoriais depende da qualidade da amostra
submetida. O laboratrio pode garantir a integridade da amostra seguindo
procedimentos adequados de manejo e transporte da amostra.
B. Normas para transporte e manejo da amostra
Procedimento operacional padro
O laboratrio deve ter um procedimento documentado descrevendo mtodos para
as seguintes tarefas associadas s amostras:
colheita da amostra;
rastreamento;
rtulo de identificao;
preservao;
condies de transporte; e
armazenamento.
Identificao da amostra
O laboratrio deve ter normas padronizadas e documentadas para identificar as
amostras e apresentar evidncia de que essas prticas so seguidas.
Formulrio de pedido de exames laboratoriais (requisio)
Todas as amostras de participantes do estudo devem ser enviadas ao laboratrio
acompanhadas de um formulrio ou requisio adequadamente preenchido. O formulrio de requisio de exame deve conter o identificador individual do
participante do estudo, dia e hora da colheita da amostra, dados
demogrficos do participante do estudo, tipo de amostra e identidade da
pessoa que colheu a amostra.
Todas as discrepncia e informaes incompletas devem ser imediatamente
verificadas antes das amostras serem processadas ou armazenadas pelos
funcionrios do laboratrio.
Critrios de aceitao ou rejeio de amostras
O laboratrio deve ter instrues documentadas para o recebimento e inspeo de
amostras (incluindo critrios de rejeio) e apresentar evidncia de obedincia a
essas instrues para garantir a identificao positiva do participante do
estudo/amostra, adequao e integridade da amostra.
O processo de inspeo da amostra dever incluir a verificao das
informaes no rtulo do recipiente da amostra com o formulrio de
requisio ou folha de registro.
A avaliao da amostra tambm deve envolver a verificao do volume e
qualidade das amostras (influenciado por fatores como hemlise, lipemia e
ictercia).
Tambm deve haver procedimentos disponveis para documentar a
cadeia de custdia para todas as amostras. Formulrios de cadeia de custdia e/ou
documentos internos de rastreamento do laboratrio devem ser guardados incluindo
a seguinte informao:
Local da colheita, dia e hora da colheita e transporte da amostra.
Nome, data e assinatura do flebotomista ou pessoa que realizou a colheita
da amostra do voluntrio.
Nome, dia, hora e assinatura do motorista (se a amostra for transportada).
Tipo de amostra.
Tipos de exames solicitados pelo clnico ou conforme requisitado pelo
estudo, conforme definido pelo protocolo e plano de estudo/analtico.
Nomes do projeto, local e ponto de colheita.
Identificao de quem recebeu e inspecionou as amostras no momento da
chegada ao laboratrio ou local de armazenamento.
Dia e hora do recebimento da amostra;
Nome e assinatura de quem recebeu a amostra no laboratrio;
Condies observadas da amostra e documentao de outros fatores que
possam afetar a integridade da amostra anotadas no momento do
recebimento;
Temperatura da amostra e/ou do refrigerador no momento do recebimento; e
Nome e assinatura da pessoa que transportou a amostra, se for o caso.
Transporte e envio de amostras
O transporte de amostras deve ser monitorado para manter a integridade da
amostra. o De modo a garantir a segurana do laboratrio, da pessoa realizando o
transporte e do pblico.
Dever haver um procedimento de transporte documentado, com descrio
de questes de segurana e logstica no transporte de amostras. Os funcionrios do laboratrio responsveis por transportar amostras devem
ser treinados e certificados em normas de segurana para transporte de
produtos e materiais perigosos.
o Por quanto tempo essas amostras devem ser retidas.
Bibliografia:
49 CFR 172
42 CFR 493.1241
42 CFR 493.1251
Clinical and Laboratory Standards Institute. Os controles de engenharia (p.ex. escudos e capelas de
biossegurana), os EPI (p.ex. luvas, capas de laboratrio) e o treinamento adequado
no uso dessas ferramentas so essenciais para garantir um ambiente de trabalho
seguro para todos os funcionrios do laboratrio.
B. Normas para segurana dos funcionrios
Equipamento de segurana
O equipamento de segurana abaixo deve estar disponvel no laboratrio
para garantir a contnua segurana dos funcionrios do laboratrio e de
qualquer pessoa autorizada que possa entrar no laboratrio:
o Lava-olhos que pode estar conectado tubulao (anexo pia ou
separado) ou porttil (garrafas vedadas ou recarregveis).
o Os lava-olhos portteis (garrafas vedadas) devem ser inspecionados
mensalmente em busca de sinais de contaminao e substitudos antes
do fim do prazo de validade ou segundo orientao do fabricante.
o Os lava-olhos portteis (garrafas recarregveis) devem ser higienizados
e recarregados semanalmente ou segundo orientao do fabricante.
(No ser necessrio documentar a
inspeo e troca do recipiente de material prfuro-cortante.)
Os documentos de registro dos testes ou inspees do
equipamento de segurana devem ser assinados e datados pelos
funcionrios que realizaram a tarefa.
Os registros das inspees devem estar prontamente disponveis.
Equipamento de proteo individual (EPI)
O contratante do laboratrio dever avaliar o local de trabalho para
determinar se h ou poder haver riscos que exijam o uso de EPIs, que
devero ser fornecidos a toda a equipe do laboratrio. Todos os funcionrios do laboratrio devem usar EPIs se houver risco de
exposio por qualquer via (p.ex. pele, olhos ou outras membranas
mucosas) a sangue ou outros materiais potencialmente infecciosos.
Folhas de dados de segurana do material
De modo a garantir o manuseio e armazenamento adequado, o laboratrio
deve ter no local uma ficha de dados de segurana do material (MSDS) ouequivalente para cada produto qumico perigoso usado.
o Dever haver MSDS para substncias usadas nos exames (p.ex. Ficol-
Hypaque).
o Os funcionrios do laboratrio devem ser treinados na leitura de MSDS.
No existe formato padro ou ordem de apresentao da informao
dentro da MSDS. Polticas gerais de segurana. Equipamentos de segurana. Treinamento de segurana
Toda a equipe do laboratrio deve receber treinamento de segurana, que
deve incluir, no mnimo:
o Patgenos do sangue, (incluindo informaes sobre precaues padro,
riscos e tipos de doenas infecciosas contradas pela exposio,
protees e mtodos adequados para manusear contaminantes em
potencial);
o EPI. Todos os funcionrios do laboratrio devem ser treinados no uso
adequado de EPIs antes de comear a trabalhar no laboratrio (no
momento da contratao) e depois periodicamente. Quais as limitaes dos EPI.
Normas da IATA
embalagem e identificao adequada dos materiais transportados).
o Segurana geral/leis locais sobre segurana.
A documentao de concluso do treinamento de segurana deve
permanecer arquivada.
o A documentao do treinamento de segurana deve mencionar o
apresentador, descrever rapidamente os tpicos cobertos e a data do
treinamento.
o O treinamento de segurana, dever abordar pelo menos os tpicos
acima e ser concludo antes do funcionrio comear a trabalhar no
laboratrio e depois repetido periodicamente. O treinamento continuado
de segurana deve ocorrer todos os anos e sua documentao deve ser
assinada e datada pelo funcionrio.
Relatrio de incidentes de segurana
Os incidentes de segurana devem ser documentados e comunicados ao
gerente do laboratrio ou a uma pessoa por ele designada. Relatrios de incidentes de segurana apresentados devem ser
revisados e assinados regulamente pelo gerente do laboratrio ou
pessoa designada. para manter a confidencialidade dos funcionrios, todos os
identificadores individuais devem ser removidos antes de serem
apresentados equipe de Gesto de Qualidade.
B. Normas para sistemas de informao laboratorial
Validao do sistema de informao laboratorial (SIL)
O laboratrio dever manter dados de validao documentados para o SIL. Quaisquer alteraes ou modificaes no sistema tambm devem
ser documentadas. O diretor do laboratrio ou uma pessoa por ele
designada deve aprovar todas as mudanas antes delas serem liberadas
para uso.
Gerao de laudos
O SIL deve ser capaz de gerar cpias precisas e completas dos laudos de
exames dos participantes do estudo.
O laboratrio deve ser capaz de reimprimir uma cpia completa dos laudos
de exames arquivados dos participantes do estudo.
o Os laudos devem incluir a data do laudo original.
Os dados de resultados armazenados de participantes do estudo e
informaes arquivadas devem estar fcil e prontamente acessveis dentro
de um perodo compatvel com as necessidades do estudo (p.ex. dentro de
24 horas).
Acesso e segurana
O laboratrio dever garantir que apenas indivduos autorizados tenham
acesso ao SIL.
Deve-se manter documentao indicando que todos os usurios do sistema
de computador foram adequadamente treinados, tanto no incio quanto aps
modificaes do sistema.
As polticas de SIL do laboratrio devem definir quais usurios tm acesso
aos dados dos participantes do estudo e quem tem permisso para adicionar
ou modificar os resultados dos exames dos participantes do estudo.
O laboratrio dever estabelecer cdigos do usurio para permitir que
apenas indivduos especificamente autorizados tenham acesso aos dados
dos participantes do estudo ou alterem programas.
o Todos os funcionrios que usaro o sistema devero possuir um cdigo
do usurio vinculado ao nvel de acesso apropriado, de acordo com as
exigncias do seu trabalho.
o Os cdigos de acesso do usurio devem ser desativados quando um
funcionrio sair. o Os cdigos do usurio no devem ser compartilhados entre colegas de
trabalho.
A segurana do sistema deve ser suficiente para evitar que funcionrios no
autorizados instalem programas. O uso atual do SIL deve concordar com documentos de
procedimentos e polticas.
O objetivo manter
a integridade dos dados e reduzir o impacto e a gravidade de quedas de sistema
no programadas e eventos destrutivos:
O laboratrio deve ter procedimentos descrevendo a equipe de suporte
tcnico e/ou fornecedor do sistema, incluindo informaes de contato de
emergncia.
Procedimentos documentados e plano de prontido para desastre devem
existir para garantir a preservao dos dados e do equipamento em caso de
um evento destrutivo inesperado (p.ex., incndio, inundao) ou falha do
software e/ou falha do hardware, viabilizando o pronto restabelecimento do
servio.
Dever haver procedimentos documentados assegurando o relato de
resultados de participantes do estudo de maneira rpida e til durante a
parada completa ou parcial do SIL, incluindo:
o Aes para evitar a corrupo e/ou perda de dados ativos.
os procedimentos devem abordar especificamente a possibilidade
de recuperao das informaes dos participantes do estudo, o ambiente
fsico e o equipamento.
O SIL deve ser operado num ambiente fechado, sempre que possvel, para
proteger a confidencialidade dos participantes.
Um plano (ou programa) de GQ
identifica as etapas especficas a serem seguidas por um laboratrio para garantir a
manuteno da qualidade e segurana dos participantes do estudo.
As amostras GEQ devem ser analisadas, passar por garantia
de qualidade e ser seus resultados comunicados junto com as amostras dos
participantes testadas no laboratrio. Se disponvel, essa avaliao externa do desempenho analtico
do laboratrio superior a uma avaliao completa da qualidade do laboratrio.
B. Normas para gesto de qualidade
Plano de gesto de qualidade
O laboratrio deve ter documentado um plano de garantia de
qualidade/programa de gesto de qualidade. o Incluir todos os aspectos das responsabilidades do laboratrio.
o Lidar com qualquer problema que possa interferir com o tratamento ou a
segurana do participante do estudo durante a avaliao de risco.
Os indicadores-chave devem refletir atividades crticas ou que
tenham um impacto significativo sobre os participantes ou resultados
do estudo.
Exemplos de indicadores-chave: Tempo de realizao do exame,
aceitabilidade da amostra, preciso da ordem de exame, eventos de
segurana.
O nmero de indicadores-chave monitorados por um laboratrio deve
ser proporcional abrangncia dos servios do laboratrio.
Deve haver evidncia de reao adequada a resultados do
monitoramento e avaliao da eficcia da ao corretiva realizada a
partir desses indicadores-chave.
O laboratrio deve ser capaz de usar esse documento de GQ como
orientao ao conduzir avaliaes anuais de eficcia A documentao do
programa de GQ deve evidenciar reviso regular (ao menos anual) pelo
diretor do laboratrio ou por pessoas por ele designadas. O laboratrio deve ser capaz de
fornecer evidncias da avaliao do seu plano GQ, incluindo:
o Relatrio de GQ anual escrito.
o Reviso das polticas e procedimentos de laboratrio e do plano de GQ.
O laboratrio deve fornecer evidncias de implementao desse plano GQ,
incluindo:
o Atas de reunies do comit.
Auditorias internas
O monitoramento do programa de GQ pelo laboratrio deve incluir um programa de
auditoria interna. As auditorias internas consistem em uma auto-avaliao, realizada
por um indivduo ou uma equipe de laboratrio, em que as prticas reais dentro do
laboratrio so comparadas s polticas e procedimentos do laboratrio (p.ex. fichas
dos funcionrios, documentos de treinamento, desempenho no CQ, reviso de
POPs).
Tempos de realizao dos exames
O laboratrio deve manter uma lista com os tempos de realizao de exames
prontamente disponvel para toda a equipe e os clientes do laboratrio.
Plano de comunicao do laboratrio
O laboratrio deve ter uma poltica de no-retaliao contra funcionrios que
comuniquem preocupaes referentes qualidade dos exames, a segurana ou a
administrao do laboratrio.
C. Normas para garantia externa de qualidade
As normas que seguem se aplicam a todos os laboratrios participando de um
programa de GEQ:
Os laboratrios devem ser inscritos em programas de GEQ que cobrem
todos os analitos do protocolo do estudo.
o Os programas de GEQ para protocolos de analitos do estudo devem ser
aprovados pelo DAIDS.
O diretor do laboratrio (ou equivalente) ou uma pessoa por ele designada
dever revisar todos os dados externos de garantia de qualidade.
os documentos da pessoa designada devem ser includos no programa
CQ ou GQ sendo usado.
A reviso regular pela superviso de resultados do programa de GEQ deve
ser evidenciada pela:
Assinatura e data de reviso de todos os resultados.