resumen de procedimientos para rendición de fondos en
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Resumen de Procedimientos Para Rendición de Fondos en Proyectos Dirección de Investigación y Doctorado de la Escuela de Medicina
VERSIÓN N°3 Julio 2019
ASPECTOS GENERALES
Desde el año 2018, los fondos asignados a los concursos DIDEMUC (excepto los que implican devolución de gastos), serán administrados por la unidad de gestión de proyectos de investigación de la Escuela de Medicina. Sin embargo, será de responsabilidad del beneficiado, llevar un registro estricto de su presupuesto, de acuerdo a lo propuesto en el proyecto. Esto le permitirá no incurrir en gastos por sobre el presupuesto otorgado y cerrar el proyecto de manera correcta.
En caso de requerir una modificación en la compra de insumos que no corresponda a lo propuesto en el proyecto, se debe enviar la solicitud para aprobación a:
1) Dra. Claudia Sáez St.
Datos de contacto: Subdirectora de Investigación y Programas Doctorales Correo electrónico: [email protected]
2) ANALISTA: El analista a cargo de los proyectos, es la Srta. Paula Céspedes quien
responderá sus dudas respecto a los requerimientos financieros.
Datos de contacto: Correo electrónico:
Anexo: 3282
Ubicación: Diagonal Paraguay 362, primer piso
A continuación, se describe la forma correcta de presentar los documentos de gasto en cada situación.
I.- Pago a Proveedores
A continuación se enumeran los pasos a seguir por el investigador/becado/alumno para que la factura recibida por sus compras sea cancelada al proveedor.
1.- El investigador/becado/alumno solicita al proveedor, los materiales de acuerdo a lo propuesto en el proyecto, previa cotización con proveedor. a) Con la cotización recibida y vigente, debe realizar la correspondiente orden de compra (OC)
en el portal de compras. (Ver Anexo 1)
b) Una vez que la orden de compras en validada por todos los usuarios, el proveedor recibirá su solicitud y enviará los productos según lo indicado adjuntando la factura. 2.- Inmediatamente recibida la factura: a) El investigador/becado/alumno debe subir el documento de pago (OC y Factura) al sistema ERP (en un solo documento), sistema actual implementado en la unidad de investigación para envío de documentos a pago. (link de acceso a ERP: http://erp.medicina.uc.cl/)
3.- El analista visualiza el documento y lo valida financieramente contra presupuesto del proyecto. En conformidad, el analista envía a pago los documentos.
Importante:
Todas las compras deben efectuarse por medio de factura, la cual debe confeccionarse con los siguientes datos:
Razón social Pontificia Universidad Católica de Chile
Dirección Av. Libertador Bernardo O´Higgins #340
Comuna Santiago
Rut 81.698.900-0
Giro Enseñanza superior en universidades privadas
4.- Es importante que toda factura emitida a plazo contenga en el campo 801, el número de Orden de Compra, de otra forma, la factura será rechazada institucionalmente.
II.- Pago de Honorarios
Se aplica exclusivamente a personas que no tienen vinculación laboral con la Universidad. Adicionalmente, el pago de honorarios se puede realizar únicamente a personas que no tengan que cumplir horarios ni trabajar bajo supervisión (Ej: Labores tipo consultoría o servicios).
Se aceptará un pago de honorario por un monto de $500.000 bruto por una única vez durante la ejecución del proyecto
Toda boleta de honorarios debe tener una correlación estricta con el monto y actividad indicado en el proyecto, en caso de que esto no ocurra, no se podrá gestionar el pago.
La emisión de las boletas de honorarios debe realizarse teniendo en consideración los siguientes puntos:
Razón social Pontificia Universidad Católica de Chile Dirección Av. Libertador Bernardo O´Higgins #340 RUT 81.698.900-0
Glosa
Cargo o función, fuente de financiamiento, código proyecto o contrato, mes y año de las actividades ejecución. Ej: Análisis datos, proyecto FONDEF CA16XXXX, agosto 2019.
Retención La Universidad retiene el 10%.
La solicitud de pagos de honorarios se realiza a través del sistema ERP. No es necesaria la orden de compra.
III.- Prestaciones de Servicio Red de Salud En caso de requerir prestaciones con la Red de Salud, se deberá canalizar el requerimiento con el
analista del proyecto (Paula Céspedes) quien realizará las gestiones para activar el convenio
respectivo. Es importante contar con la carta de aprobación del comité de ética para poder realizar
la apertura del convenio. Por lo cual, es importante realizar esta gestión al inicio del proyecto. Con
posterioridad a dicha gestión, será posible generar gastos.
IV.- Gastos generales
Se podrán ejecutar gastos generales siempre relacionados al proyecto y especificados en el momento
de rendir, por un monto máximo de $100.000.
A considerar: Toda compra se debe rendir por medio de Factura
NOTA: Este documento representa un resumen de alguno de los procesos para rendición de
fondos. Otros aspectos no abordados en este documento así como mayor detalle para la
adecuada rendición de fondos pueden ser encontrada en la siguiente dirección:
https://medicina.uc.cl/investigacion/gestion-en-investigacion/
ANEXO N°1
Portal de Compras
Para ingresar al Portal de Compras, debe realizar lo siguiente:
1.- Ingresar a www.uc.cl
2.- Ingresar a “Mi portal UC”, con su correo y contraseña UC
3.- En el costado derecho de la página ir a “Sistemas Financieros” y luego a la opción Portal de
Compras, inmediatamente se abrirá una ventana de bienvenida al Portal.
4.- Una vez en el portal, debe buscar el producto que necesita, si no lo encuentra deberá seleccionar
una cuenta genérica para crear el producto necesario. Por ejemplo, para reactivos y material de
laboratorio genérico utilizamos el código MECQUI9999.
5.- Ya seleccionada la categoría de compra, deberá indicar el nombre de los productos a adquirir,
según la cotización enviada previamente por el proveedor.
6.- Posteriormente deberá aceptar el pedido e ir a la pestaña “Pendientes”, en donde buscará el
pedido realizado.
7.- Seleccionado el pedido deberá ir a la pestaña “Compra Directa” e ingresar los precios que indica
el proveedor en su cotización.
8.- Debe generar orden de compra.
9.- La forma de pago, debe ser al “contado”, sin embargo, el pago se realizará a 30 días.
10.- En las observaciones deberá incorporar la siguiente información:
Compra para Proyecto Becado o PMD (según corresponda) “código PBXX_19 o código
PMD_19”. Favor incluir en campo 801 el N° de OC y enviar factura a
[email protected] en formato XML.* *Se explica en detalle en las imágenes a continuación
Ingresar a “Mi Portal UC”, luego deberá ingresar su correo y contraseña UC.
Ir al costado derecho a “Sistemas Financieros” e ingresar a la opción “Portal de Compras”
Inmediatamente, se abrirá la ventana de bienvida al portal de compras y deberá ir a la opción “Pedido” y luego debe ir a la opción “Crear”
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Inmediatamente se desplegará una ventana, donde podrá seleccionar los productos que necesita adquirir. En este caso, realizaremos una compra de reactivos de laboratorio.
Ingresamos en la casilla de búsqueda el código MECQUI 9999, el cual corresponde al ítem “Químico Genérico”
Una vez que se ingresan todos los productos necesarios, damos click en “Aceptar”.
Hacemos click en el ítem “cantidad”, inmediatamente se desplegará una ventana para ingresar el detalle de los productos. Deberá ingresar nombre y cantidad.
Una vez aceptado el pedido, se desplegará la siguiente pantalla:
Y damos click en el botón “Continuar Pedido”. A continuación se desplegará la siguiente pantalla:
- Tipo de pedido: Debe elegir la opción “Normal” - Usuario Responsable: Se desplegará una lista, en la cual deberá escoger la opción que
contiene su nombre. - Unidad: La unidad debe ser “3895 – Concursos Intramuros Investigación - Proyecto: 036 – Proyectos Becario Residente - Caja: 81 – Libre Disponibilidad Descentralizada - Dirección de Despacho: Deberá elegir la opción “Otra Dirección De Despacho”, e ingresar la
dirección a la cual necesita que sean despachados los productos. - Fecha Referencial de Entrega: Debe escoger una tentativa de despacho de los productos. - Propósito de compra: Deberá escribir la razón de compra, como por ejemplo: Material de
laboratorio para Proyecto Becado PBXX_19 Dr. XXXXXX. - Observación Interna del Pedido: En este campo, se pide por favor incluir todos los datos que
sean necesarios para el proveedor, como nombre de quien recibirá el pedido o alguna solicitud adicional.
Luego deberá incorporar las cotizaciones realizadas y confirmar el pedido.
En este icono de “Clip” podrá adjuntar las cotizaciones.
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Una vez aceptado el pedido, se desplegará la siguiente ventana. Luego, deberá ingresar a la pestaña “Pendientes”.
Se desplegará una lista de todos los pedidos realizados por diferentes usuarios, deberá buscar en esa lista, el pedido realizado por usted y pinchar en el número de pedido que se encuentra subrayado en azul. Posteriormente, se desplegará la siguiente ventana y se debe escoger los productos y luego elegir la opción “Compra Directa”.
Una vez que se elige la opción “Compra Directa”, se desplegará una ventana donde deberá escribir el RUT del proveedor y elegir el que corresponda. Después de elegir el proveedor, se debe indicar el precio unitario neto de los productos a adquirir y el tipo de moneda en la que se encuentra el precio:
Una vez que se ingresen los valores y se acepte el pedido, se desplegará la ventana siguiente, en la cual nos indica que nuestra adjudicación se registró con éxito. En esta etapa, se debe hacer click en la opción “Ver adjudicación para generar orden de compra”
En la pestaña siguiente, se revisa que los precios y el total de la compra se encuentre correcta y acorde a la cotización del proveedor.
Luego damos click en la opción “Generar Orden de Compra”.
Se abrirá la siguiente ventana.
- En la opción “Condición de Pago”, debe poner la opción “Contado” - En el campo “Observaciones”, se debe poner quién recibirá el pedido, el código del proyecto,
solicitar que la factura incluya en el campo 801 el N° de la OC y que la factura debe ser enviada a la casilla pucrecepció[email protected]. Ejemplo: Observaciones: Favor entregar a xxxxxxx. Proyecto Becado Código PB27_19. Incluir en el campo 801 el N° de OC y enviar factura a casilla [email protected]
- Luego deberá elegir si la factura es afecta o exenta. - Por último se debe verificar la fecha de entrega. - Damos click en “Continuar Proceso” - Revisamos que todo se encuentre en orden y damos click en “Emitir Orden de Compra”.
- La Orden de Compra será emitida y entrará en un proceso de validación. - Una vez que la Orden de Compra sea validado por todas las personas que correspondan, le
llegará un email informando que su orden de compra ya ha sido aprobada.