resumen acciones de mejoramiento · 2015. 3. 26. · resumen acciones de mejoramiento oportunidades...
TRANSCRIPT
115
40 34,78%
75 65,22%
RESUMEN ACCIONES DE MEJORAMIENTO
OPORTUNIDADES DE
MEJORA
ACCIONES ABIERTAS
ACCIONES CERRADAS
115
40
75
RESUMEN ACCIONES DE MEJORAMIENTO
OPORTUNIDADES DE MEJORA
ACCIONES ABIERTAS
ACCIONES CERRADAS
OPORTUNIDADES DE MEJORA
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI -
NO)
Durante la auditoria realizada al proceso Gestión
Contractual se encontró que el análisis de datos no
proporciona la información sobre los proveedores
Actualizar el manual de contratación del
Proceso Gestión Contractual en su numeral
9.3.12, incluyendo la metodologá para el
análisis de datos de la evaluación efectuada
a los proveedores qyue asi lo requieran
- Brindar capacitaciones al personal del
proceso de Gestión Contractual sobre
análisis de datos
1Gestión Contractual /
Planeación31/01/2014 31/07/2014 01/10/2014
De acuerdo con las
evidencias suminstradas,
se observa el cargue del
Manual de Contratación en
el Sistema Maestro
100% Cerrada SI
No se previene el uso no intencionado de documentos
obsoletos, ni se aplican una identifación adecuada en el
caso de que se mantengan por cualquier razón.
evidencia que demuestra el incumplimiento. Durante la
auditoria se encontró el Manual de Gestón
Contractual/Manual de Contratación con fecha de
vigencia2011 versión 4, no siendo vigente, de acuerdo
con lo establecido con la tabla de control de
documentos el cual se encuentra en version 5, con
fecha de expedición 1 jelio de 2013
Socializar trimestralmente los
procedimientos de aplicación transversal a
través de medios de comunicación masiva
3Gestión Contractual /
Planeación29/11/2013 30/09/2014 09/10/2014
Se evidencias la
socialización y capacitación
de los documentos
transversales
100% Cerrada SI
Se identifica que los consulados: Panamá, Aruba,
Maracaibo, Puerto Ordáz y San Fernando de Atabapo
utilizan logos diferentes a los estipulados en el manual
de logo cancilleria, publicado en la intranet del
Ministerio de Relaciones Exteriores, no se observa
seguimiento a los documetnos que publican las
misiones en el esterior, presetnandose deficiencia de
controles
Realizar un seguimiento personalizado a las
misiones para garantizar que se recibio la
información y el entendimiento de la misma
1Comunicaciones Internas y
Externas10/01/2014 30/06/2014 02/10/2014
Se evidencia el envío de
los logos a Consulados y
Embajadas y su respectvo
seguimiento
100% Cerrada SI
Se observó que la oficina de pasaportes diplomáticos y
oficinales tiene falencias en la instalaciones físicas dado
que se detectó deterioro en los puestos de trabajo,
evidenciando peligro a los ciudadanos y funcionarios
del área. Igualmente se denota que el datafono en el
que se hacen los pagos con tarjeta no cuenta con una
estructura física que lo soporte.
Realizar adecuación a la oficina de
Pasaportes Diplomáticos1
Grupo Interno de Trabajo de
Servicios Generales01/08/2014 31/12/2014 02/10/2014
Se observala adecuacíón
de los muebles y arreglo
del escritorio que no a
fecte al servicio
100% Cerrada SI
Se evidencia que en la oficina de pasaportes
Diplomáticos y Oficiales existe un riesgo, dado que hay
una caja fuerte donde se guardan los pasaportes
custodiados y se denota que no cuenta con una cámara
de seguridad que vigile el acceso
Instalar cámara de vigilancia con sistema de
grabación1
Grupo Interno de Trabajo de
Servicios Generales01/08/2014 31/12/2014 02/10/2014
De acuerdo con las
evidencias suminstradas,
se observa que la camára
instalada toma imagen al
ingreso a la oficina
100% Cerrada SI
ACCIONES CUMPLIDASEVALUACIÓN TERCER TRIMESTRE
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI -
NO)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
Implementar el mecanismo de medición
definido1
Director de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al Ciudadano/
Coordinación GIT de
Pasaportes Diplomáticos
15-mar-14 31-mar-14 09/10/2014
Se evidenica en el sistema
maestro el indicador de
porcentaje de producto no
conforme
100% Cerrada SI
Socializar el mecanismo implementado 1
Director de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al Ciudadano/
Coordinación GIT de
Pasaportes Diplomáticos
01-abr-14 11-abr-14 09/10/2014Se evidenica la
socialización del indicador100% Cerrada SI
Conceptos generales del Sistema de Gestión de
Calidad referentes al Plan Estratégico, Código de Ética
y Mnaual de Calidad de la entidad deben ser
socializados y reforzados entre los funcionarios
Realizar capacitaciones programadas en el
cronograma1
Oficina Asesora de
Planeación01-abr-14 15-may-14 09/10/2014
Se eviodencian las
capacitacioines
programadas en el
cronograma
100% Cerrada SI
Se evidencia que no se tiene documentado en el
sistema maestro el procedimiento para el
levanamiento de impedimentos por orden de
autoridad competente
1. Documentar el procedimiento de
levantamiento de impedimento de
acuerod con los lineamientos del
procedimiento GD-PT-02 y GD-GS-01.
2. Socializar e lnuevo procedimiento con
las áreas involucradas de acuerdo con el
procedimiento GD-PT-02
2
Elssa Rocio Bernal
Jimenez/Wilson Duarte
Gallo/Pasaportes Sede
Calle 98/Dirección de
Asuntos Migratorios,
Consulares y Servicio al
Ciudadano
23/05/2014 30-jun-14 09/10/2014
Se observa en el Sistema
Maestro la creación de la
guia asi como la
socialización de la misma
100% Cerrada SI
Se observa que en contrato 157 de 2012 no son
claras las unidades a responder de los pasaportes
en el caso que supere la cantidad de 3000
unidades dañadas que repone el Contratista por
causas inherentes al Fondo Rotatorio del Ministerio
de Relaciones Exteriores
1. En los Estudios Previos a la licitación
reposan la pautas para la nueva
propuesta de contratación, incluir el texto
de la reposición por cuenta de quien
corresponde en caso de daño en el
mayor volumen de acuerdo al contrato
1
Diana Gonzalez
Falconerth/Dirección de
Asuntos Migratorios,
Consulares y Servicio al
Ciudadano
23/05/2014 30-jun-14 09/10/2014Se evidenica la adición en
el estudio previo100% Cerrada SI
Se presenta debilidad en la revisión y seguimiento
de los informes de legalización del gasto por parte
de la Coordinación de Servicios al Exterior, dado
que en las conciliaciones bancarias de los años
2010 a 2013 de la cuenta de la Embajada, se
presentaron inconsistencis siin que la Coordinación
observa a la Embajada sobre estas. Por tal razón
se presenta inobservancia del numeral 3.8
"Cinciliaciones de información" de la Resolución
No. 357 de 2018
Verificar las conciliaciones bancarias y
realizar observaciones en caso de que las
conciliaciones presenten inconsistencia.
Hacer requerimientos si la Embajada no
responde a las oservaciones
100%Coordinador de Servicios
al Exterior y Estadística01/07/2014 30/09/2014 09/10/2014
Se evidenica el
cumplimiento en el envío
de los memorandos a
embajadas que tengan
inconsistencias en las
conciliaciones
100% Cerrada SI
Se evidencia que en la oficina de pasaportes
Diplomáticos y Oficiales no cuenta con indicadores que
midan el logro de objetivos y metas previstas por la
entidad
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI -
NO)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
No se evidenica que existan elementos que
demarquen las zonas de fumadores destinadoas
por la resolución 3338 de 2009, por el cual se
regula el consumo de cigarrillo de la polanta
interna y externa del Ministerio de Relaciones
Exteriores
Se procederá a marcar las zonas libres de
humo hasta tanto se actualice la respectiva
resolución
1
Coordinación de
Bienestar y de Servicios
Generales
30/07/2014 30/09/2014 02/10/2014Se presentan fotos de la
instalacion de las señales
de zonas libres de humo
100% Cerrada SI
Revisar y actualizar el formato de Contexto
Estratégico MC-FO-20100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
24/07/2014 31/08/2014 09/10/2014Se observa en el sistema
maestro la actuailzación
del formato
100% Cerrada SI
Publicar la versión actual del fomrato Mapa
de Riesgos y Plan de Menejo MC-FO-17 V2
en el Sistema Maestro de Documentos
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
24/07/2014 31/08/2014 09/10/2014Se observa en el sistema
maestro la actuailzación de
los formatos
100% Cerrada SI
Actualizar la guia de elaboración de
documentos del Sistema Integral de Gestión
MECI- Clidad GD-GS-01
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
24/07/2014 31/08/2014 09/10/2014
Se observa en el sistema
maestro la actuailzación de
la guia de elaboraci´n de
dctos
100% Cerrada SI
Enviar a ITS una solicitud para incluir las
políticas de publicación de documentos en el
mensaje automático de ntificación que es
enviado a los gestores de cambio una vez
se publica en el Sistema Maestro la
actualización o creació de documentos
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
24/07/2014 31/08/2014 09/10/2014
Se observa en el sistema
maestro la actuailzación de
la guia de elaboraci´n de
dctos
100% Cerrada SI
Revisar y actualizar las caracterizaciones de
los 14 procesos que se encuentran incluidos
en el mapa de procesos aporbado por la
entidad
14
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
15/08/2014 25/08/2014 09/10/2014
Se evidencian reuniones
con los gestores de cambio
para la actualización de las
acaracterizaciones
100% Cerrada SI
Socializar las nuevas versiones de las
caratrizaciones de los procesos una vez
sean aprobadas por los responsables de los
mismos
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/09/2014 15/09/2014 09/10/2014Se evidencian socialización
de la actualización de las
acaracterizaciones
100% Cerrada SI
Se evidenció que no existen registros al interior de las
Coordinaciones de Mantenimiento, Seguridad y
Transportes de la socialización del mapa de riesgos por
procesos ni de corrupción y se observó que los
funcionarios no saben ubicar el mapa de riesgos;
igualmente en las coordinaciones de mantenimiento y
seguridad no tienen claridad sobre los riesgos a los
cuales están expuestos en su proceso, lo que va en
contravía de lo establecido en el numeral 1.3
Administración del riesgo del MECI.
Dar capacitación en los respectivos temas 1 Servicios Generales 16/06/2014 30/09/2014 02/10/2014Se entrega evidencia de
las capacitaciones en
mapa de riesgos
100% Cerrada SI
Se evidencia que el documento PP-PR-03
Caracterización del Proceso esta desactualizado,
dado que la dirección de Asuntos Migratrios,
Consulares y Servicio al Ciudadano, partició como
responsable del proceso en el momento que
formuló el CONPES 3603 de Poítica Integral
Migratoria, documento que se cumplió y finalizó el
31 de dicembre de 2012 y acualmente no iene
incidencia ni participación el en proceso de
Formulación de la Planeación de la Política
Exterior.
No s eevidenica uso adecuado de documentos,
tales como el Formato Contexto Estratégico MC-
FO-20 al cual se le eliminó los factores externos e
internos del riesgo en el moemento de su
aplicación, así mismo el formato Mapa de Riesgos
y Plan de Manejo MC-FO-17 V1 publicado en el
Sistema Maestro difiere al publicado en la intranet
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI -
NO)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
Se observa que el indicador Nivel de cumplimiento de
las solicitudes de mantenimiento no registra meta para
la presente vigencia, lo que no permite establecer si el
resultado registrado para el periodo objeto de medición
y el posterior análisis de datos
Verificar con la OAP,con el fin de que se
actualice la respectiva meta1 Servicios Generales 14/07/2014 30/07/2014 02/10/2014
Seoberva el cumplimiento
de la acción100% Cerrada SI
Se evidencia que el indicador Nivel de cumplimiento de
las solicitudes de mantenimiento periodo 2014-1,
presenta un análisis de datos que no corresponde al
registro cuantitativo reportado, ya que se menciona un
98% de cumplimiento en nivel satisfactorio y registra
una ejecución del 93,39%, lo que genera confusión del
resultado del indicador dificultando la toma de
decisiones, lo que va en contravía del numeral 8.4
análisis de datos de las normas ISO 9001 y NTCGP
1000.
Verificar lcon la OAPy proceder a corregor el
respectivo análiss de datos1 Servicios Generales 14/07/2014 30/07/2014 02/10/2014
Se realiza el camnio al
análisis cuantitativo real del
93.39%
100% Cerrada SI
Se observa que el indicador Control de impresiones no
registra para el periodo 2014-5 el correspondiente
análisis de datos, lo que va en contravía del numeral
8.4 análisis de datos de las normas ISO 9001 y NTCGP
1000.
Verificar lcon la OAPy proceder a corregor el
respectivo análiss de datos1 Servicios Generales 14/07/2014 30/07/2014 02/10/2014
Se iadiciona el análisis de
datos de l indicador de
impresioens
100% Cerrada SI
Se evidencia el uso de formatos con versiones
diferentes a las publicadas en el sistema maestro de la
entidad, es el caso de:
Formato GA-FO-31 Solicitud de transportes versión
utilizada No. 1 y en el sistema maestro se encuentra
publicada la versión 2
Capacitación en la utilización del formato
publicado1 Servicios Generales 14/07/2014 30/08/2014 02/10/2014
Se onserva capacitación
de la utilización al formato
GA-FO-31 V3
100% Cerrada SI
Se evidencia que el procedimiento GA-PT-06
Administración de Servicios Generales se encuentra
desactualizado, incumpliendo lo establecido en el
numeral 4.2.3 Control de documentos literal b) Revisar
y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente.
Revisar y actualizar el respectivo
procedimiento1 Servicios Generales 14/07/2014 30/09/2014 02/10/2014
De verifica la actualizaci´n
del procedimeinto100% Cerrada SI
No se evidencia socialización al interior de la
Coordinación del procedimiento GA-PT-06 v4, a través
del formato GD-FO-06 Difusión de documentos como lo
establece el procedimiento de Control de documentos.
Dar capacitación en los respectivos temas 1 Servicios Generales 16/06/2014 30/09/2014 02/10/2014 Se realiza la socialización 100% Cerrada SI
Se evidencia que el instructivo GA-IN-01 Consignas de
Seguridad y Vigilancia se encuentran desactualizadas,
incumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.3 Control
de documentos literal b) Revisar y actualizar los
documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
Revisar y actualizar el respectivo instructivo 1 Servicios Generales 14/07/2014 30/09/2014 02/10/2014De verifica la actualizaci´n
del instructivo100% Cerrada SI
se observó debilidad en cuanto al cumplimiento del
numeral 8 del Instructivo GA-IN-01 “Consignas de
Seguridad y Vigilancia” en el puesto de Entrada de
Lopez de Mesa que reza “Verificar que el visitante pase
por debajo del arco detector de metales, verificando
que haya dejado los elementos metálicos en la mesa, si
al cruzar suena, debe utilizar el Garret manual”
Capacitación en la utilización de los
respectivos recursos de seguridad
suministrados
1 Servicios Generales 14/07/2014 30/09/2014 02/10/2014De verifica el cumplimiento
al numeral 8100% Cerrada SI
Aunque se observa seguimiento por parte de los
líderes de los procesos aos riesgos identificados y
sus respectivos planes de acción, no se evidencia
en el formato mapa de riesgos de corrupción MC-
FO-21 el registro de la autoevalación y autocontrol
lir parte de los responsables del proceso
Realizar una capacitación dirigida a los
gestores de cambio, acerca del sistema de
riesgos y sobre el diligenciamiento de los
registros asociados para hacer seguimiento
y evaluación de losplanes de manejo de
risgos de la entidad
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/08/2014 15/08/2014 09/10/2014
Se evidenica la
capacitaci´n a los gestores
de cambio acerda de la
administración de riesgos
100% Cerrada SI
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI -
NO)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
Se evidencia que el Indicador "Realización de
Comisiones Mixtas de Cooperación técnica,
cientifica, cultural y educativa (DIAC)" no tiene
registros cuantitativos, igualmente no reporta un
análisis cualitativo en la ejecución de las
actividades.
Incluir en el aplicativo el análisis de datos
correspondiente al primer trimestre de 20141 DIAC 19/09/2014 19/09/2014 09/10/2014
De acuedo con la
información suministrada,
se evidencia el
cumplimiento a la acción
propuesta
100% Cerrada SI
Incumplimeinto en el Procedimeitno MC-PT-08,
Administración del Riesgo, dado que no se evidenica un
tratamiento en la gestión del riesgo en el evento de
pérdida de documentos que manifiestan son de tipo
documental reservado
Identificación de medidas tendietnes a
administrar el riesgo, por parte del grupo
interno de trabajo
1
Dirección de Derechos
Humanos y Derecho
Inetrnacional Humanitario
17/09/2014 15/12/2014 10/10/2014
De acuedo con la
información suministrada,
se evidencia la reunión
100% Cerrada SI
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
Se encontró que la tabla de retención documental del
Vicemisniteriode Asuntos Multilaterales relaciona el
tema de refugiados, asunto del cual no tiene
documentos por cuano ya no es de su competencia
Una vez sea creado el grupo interno de
refugio mediante resolución ministerial, se
procedera a la creación de la TDR y al
traslado del archivo que indique la
resolución.
1Dirección de Asuntos
Políticos Multilaterales01/05/2014 31/12/2014 02/10/2014
Dado que esta actividad
vence el 31 de diceimbre, se
evaluará en el póximo corte
Abierta
Solicitar a Almacén un mueble con
capacidad para organización del archivo
documental.
DIAC 30/09/2014
Se solicita información a la
Coordinación de servcios
Generales acerca de la
reestructuración de la
oficina, se realiza un arreglo
de las carpetas en el mueble
que se tiene
Abierta
Solicitar a la oficina de sistemas una
revisión de las series cargadas en el
SCIOF correspondientes a la coordinación
de Programas y Convenios Culturales de
Educación y Deporte así como la creación
en el aplicativo de un mecanismo que
impida generar un documento si no se
diligencia el código de la TRD
DIAC 30/09/2014 Abierta
Cada vez que se realice una modificación
en la documentación realizar de manera
nmediata la socialización del nuevo
documento y bajar los documentos
directametne del Sistema Maestro
1Control Interno de
Gestión01/01/2014 31/12/2014 02/10/2014
Se presentan evidencias de
la socialización de los
procedimientos que
presentaron modificación.
Las evidencias se
encuentran en la carpeta
408.256.25
Abierta
Realizar seguimiento a través de una lista
de chequeo, la cual estará publicada en la
carpeta compartida del Grupo durante la
ejecución de las Auditorias del SIG para la
vigencia 2014
1Control Interno de
Gestión01/01/2014 31/12/2014 02/10/2014
Se presenta varias
carpetas donde se realiza
seguimiento de auditorias
practicadas durante el
tercer trimestre de 2014.
Las evidencias se
encuentran en las
carpetas de las auditorias
Abierta
En la Cooridnación de Consultiva y Extradición el
archivo no se encuentra identificado como
estblece la TRD, sino que está rotulado con el
nombre del extraditado y el número de
expediente, lo que va en contravía de lo
establecido en el numeral 10.3 Pautas para la
organización de Archivos de Gestión del manual
de Archivo
Llevar a efecto, por medio de una brigada
de archivo, la adecuación de las carpetas
de los expedientes del archivo del Grupo
Interno de Trabajo Consultivo y
Extradición a las exigencias previstas en
el numeral 10.3 Pautas para la
organización de Archivos de Gestión del
Manual de Archivo
1
Grupo Interno de
Trabajo Consultivo y
Extradición
01/01/2014 31/12/2014 02/10/2014
Se presenta un informe de
las labores que se estan
realizando para la brigada
de archivo
Abierta
Se evidenció que se expidio el informe de evaluación
del Consulado de Colombia en San Fernando de
Atabapo - Venezuela el día 4 de septiembre de 2013,
en formato ES-FO-12 versión 1, estando vigente la
versión 2, la cual fue publicada en el Sistema MAstro
el 28 de Agosto de 2013
Las carpetas 480-82 y 480-27 incluyen
documentos archivados que corresponden a otra
referencia de la Tabla de Retención Documental
01/01/2014 31/12/2014
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
ACCIONES POR CUMPLIR
EVALUACIÓN SEGUNDO TRIMESTRE
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓNNO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
Realizar seguimiento a las auditorias
practicadas16
Control Interno de
Gestión03/03/2014 31/10/2014 02/10/2014
Se realizó seguimiento a la
auditoria de Formulación,
desarrollo y seguimiento a la
política; Gestion deTIC's,
Apoyo Jurídico y Gestión
Documental
69% Abierta
Realizar seguimiento periodico a los
requerimientos presentados a los
auditados durante la practica de la
auditoria
16Control Interno de
Gestión03/03/2014 31/10/2014 02/10/2014
Se evidencia el seguimiento
a los términios de las
auditorías por medio de un
cuadro en excel que maneja
la secretaria
69% Abierta
Se observa que en la póliza colectiva de seguro
de vehículos No 1007101 de la Previsora, hay un
beneficio de marcación antirrobo para todos los
vehículos asegurados del Ministerio de
Relaciones Exteriores; en prueba de recorrido se
evidenció que hay piezas de los automotores
como partes plásticas, vidrios, partes metálicas
como rines, entre otros, los cuales no están con
un tipo de marcación que prevengan el robo.
Programar con la aseguradora respectiva
la marcación de cada uno de los
vehículos del Fondo Rotatorio donde sea
posible realizarla
30 Transportes 04/01/2014 30/12/2014 09/10/2014Dado que esta actividad
vence el 31 de diciembre, se
evaluará en el póximo corte
Abierta
Se observa incumplimiento a la resolución 754 de
2013 artículo segundo que indica “…los vehículos
señalados en la presente resolución deberán
guardarse en los parqueaderos del Ministerio de
Relaciones Exteriores los días sábados antes de
las 10 am y retirarse el siguiente día hábil…” al
realizar inspección hay vehículos que no se
encontraban en los parqueaderos y no estaba
justificada su no permanencia.
Revisar los días posteriores al fin de
semana la minuta de permuta de los
vehículos
39 Transportes 01/02/2014 01/12/2014 09/10/2014Se envía evidencia de la
revisión de la minuta de los
guardas del tercer trimestre
75% Abierta
Se observa que no se cumple con las
obligaciones y requerimientos que indica la
resolución 1409 de 2012, expedida por el
Ministerio de Trabajo por el cual se establece el
Reglamento de Seguridad para protección contra
caídas en trabajo en alturas, dado que no se
evidenció los elementos apropiados para la
ejecución de las actividades en alturas.
Se realizará seguimiento en la utilización
de los elementos de seguridad1 Mantenimiento 02/02/2014 30/12/2014 09/10/2014
Se presentan fotos del
personal de contrato de
mantenimiento, quienes
utilizan los elementos de
seguridad
Abierta
No se cumple con la directriz dada por la norma
técnica de calidad NTCGP 1000:2009 referente
a la organización de los documentos como lo
exige la tabla de retención documental estipulado
por la entidad, igualmente no se evidencia
cumplimiento a las directrices dadas en el Manual
de archivo GD-MA-01, dado que se evidencia que
se conservan documentos en A-Z.
Organizar la documentación en carpetas
asignadas para este fin según
procedimiento de archivo
1 Seguridad 01/03/2014 30/12/2014 09/10/2014
De acuerdo con las
evidencias presentadas, se
observa que se organizaron
las carpetas de la
Coordinación de seguridad
Abierta
Las Auditorias internas no se efectúan de acuerdo con
lo establecido en el plan de Auditoria de la entidad
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓNNO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
Se evidencia el uso de formatos con versiones
diferentes a las publicadas en el Sistema Maestro
de la entidad, tal es el caso del formato ES-FO-
12 Informe de Evaluación, versión utilizada No. 1
en el sistema se encuentra publicada la versión 3
y el formato ES-FO-04 Lista deVerificación
versión utilizada No. 2 y en el sistema se
encuentra publicada en version 3
Tomar los formatos directamente del
Sistema Maestro100%
Control Interno de
Gestión19/05/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se presenta el acta con
fecha de julio y octubre,
evidenciando la revisión de
la correcta utilización de las
versiones de los formatos,
pendiente el último trimestre
Abierta
Se evidencia que en la auditoria interna efectuada
en el mes de septiembre al proceso de
evaluación independiente del SIG se identifocó
una no conformidad real, relacionada con el uso
de los documentos con versión diferente a la
publicada en el sistema maestro, sin embargo; no
se evidenci la efectividad de las correcciones y
acciones correctivas mplementadas y relaciondas
en elplan de mejoramiento. Cabe anotar que
dicho hallazgo se observa nuevamente en estte
ejercicio de auditoria interna. A la fecha las
acciones se encuentran en estado abiertas con
fecha de cierre 31 de diciembre de 2014
Tomar los formatos directamente del
Sistema Maestro100%
Control Interno de
Gestión19/05/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se presenta el acta con
fecha de julio y octubre,
evidenciando la revisión de
la correcta utilización de las
versiones de los formatos,
pendiente el último trimestre
Abierta
Se observó desactualización del estado de los
aplicativos SIAD y SITAC usados para el control
y registro de las libretas de pasapotes y visas,
dado que:
* el pasaporte provisional exento de la serie
92551 s eencuentra fisico en el almacén pero en
el "listado general del pasaportes por estado"
generado del aplicativo SIAD se ecuentra en
estado "vendido".
* El Almacén General recibe pasaportes y visas
anuladas de los Consulados y Sedes pero no se
realiza la gestión pertinente para actualizar el
estado de en los aplicativos SIAD y SITAC. Por
tal motivo no se encuentra reportes de
"movimientos de almacén de documentos
anulados".
Lo anterior, evidencia incumplimiento de las
políticas y procedimientos administrativos y
contables para el manejo de los bienes del MRE
y su Fondo Rotatorio, establecidos en la
Resolución 0213F de 2013,
Verificar que los pasaportes y visas que
se encuentran anulados en el almacén,
aparezcan en el sistema con el estado
real antes de presentar el comité de
bienes
1Coordinación de
Almacén01/08/2014 31/12/2014 02/10/2014
Dado que esta actividad
vence el 31 de diciembre se
evaluará el proximo periodo
Abierta
Se observó que el formato CO-FO-05 Control de Asistencia
y seguimiento a compromisos", no se está utilizando en las
reunines de seguimiento que lleva a cabo la coordinación
Acción Correctiva: Empezar autilizar el
formato para controlar la asistencia y
registrar los compromisos de las
reuniones de coordinación de los grupos
internode trabajo de la DAPM que las
realicen
3 DAPM 01/10/2014 31/12/2014Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo corte
Abierta
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓNNO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
Se evidencia debilidad de los funcionarios
respecto al conocimiento del documento
publicado en el sitema mestro formato "DP-PT-71
Inspección Internacional de la OPAQ", igualmente
se denota que el formato "GD-FO-06 Registro de
difusión de documentos" no ha sido difundido
Acción correctiva: Difundir los
documentos del SIG de la DAPM,en
particular aquellos que serán actualizados
en las proximas semanas, usando el
formato GD-FO-06
1 DAPM 01/11/2014 31/12/2014Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo corte
Abierta
Sesibilización del equipo de trabajo sobre
riesgos y las previsibles consecuencias de
la pérdida de expedientes confidenciales,
necesarios en la gestión del grupo interno
de trabajo
1
Dirección de Derechos
Humanos y Derecho
Inetrnacional Humanitario
17/09/2014 25/10/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
vence en octubre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Socialización de los resultados del plan de
mejoramiento al equipo de trabajo del
grupo interno de trabajo
1
Dirección de Derechos
Humanos y Derecho
Inetrnacional Humanitario
17/09/2014 30/10/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
vence en octubre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Incumplimeinto en el Procedimeitno MC-PT-08,
Administración del Riesgo, dado que no se evidenica
un tratamiento en la gestión del riesgo en el evento de
pérdida de documentos que manifiestan son de tipo
documental reservado
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
No se atendieron con celeridad los requerimientos
presentados por la direccion Administrativa y Financiera sobre
las transferencias del dinero por concepto de actuaciones
Consulares durante la vigencia 2012
Contestar dentro del término
estipulado los requerimientos100%
Consulado San Fernando de
Atabapo26/09/2013 26/12/2013 10/10/2014
Se habla con el consulado
y envian evidenicas en
agosto ACCION
VENCIDA.
0% Abierta
No se cuenta con indicadores que faciliten la medicion de
logros, objetivos y metas previstas por la entidadReunion de socialización 100%
Consulado San Fernando de
Atabapo26/09/2013 26/12/2013 10/10/2014
Se habla con el consulado
y envian evidenicas en
agosto ACCION
VENCIDA.
0% Abierta
Aproximadamente 2000 libros están aún por clasificarLlevar a cabo la clasificación
de 200 libros1 Academia Diplomática 01/09/2013 31/12/2013 10/10/2014
Se observa la gestión que
se está realizando para
laentrega del aserbo
documental. ACCIÓN
VENCIDA
0% Abierta
La colección del Diario Oficial está en proceso de deterioro
Gestionar con la Imprenta
Nacional, la posible
digitalización o transferencia
interna de los Diarios Oficiales
en proceso de deterioro, que
se encuentran en el MRE y
solicitar la cancelación de la
suscripción al Diario Oficial
1 Academia Diplomática 01/09/2013 31/12/2013 10/10/2014
Se evidenica que se está
realizando gestión para la
desinfección del material
de la biblioteca. ACCIÓN
VENCIDA.
0% Abierta
Se denota que el consulado no cuenta con indicadores de
eficiencia, eficacia y efectividad que midan el logro de
objetivos y metas propuestas.
Se contacta con la Oficina
Asesora de Planeación para la
elaborar el plan de avaluación
de los indicadores
1 Consulado de Aruba 15/12/2013 30-mar-14 09/10/2014
Se envía correo
evidenciando la solicitud a
la Oficina Asesora de
Planeación. ACCIÖN
VENCIDA
0% Abierta
En el informe de petiicones, quejas y reclamos y
solicitudes atendidas publicado en la WEB de la
Cancillería se registra la cantidad de trámites
efectuados y que fueron recibidos por los medios que
tiene el CIAC, sin embargo en el citado informe nose
incluyen las PQR's que recibe el Ministerio de
Relaciones Exteriores por otros medios o dependencias
1. modificar el
procedimiento SC-PT-27
Atención a PQR's.
2. Modificar la Guia de
Funcionamiento del CIAC
codificada SC-Es-04.
3. Socializar la nueva
versión de los anteriores
documentos con a las
areas involucradas de
acuerdo con el
procedimiento GD-PT-02
3
Edgar
Piedrahita/CIAC/Direcció
n de Asuntos Migratorios,
Consulares y Servicio al
Ciudadano
23/05/2014 30-jul-14 09/10/2014
Se observa en el Sistema
Maestro la publicación del
procedimiento SC-PT-27 y
se presenta su
socialización, pero no de
la Guía. ACCIÓN
VENCIDA
66,66% Abierta
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORACANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
ACCIONES INCUMPLIDAS
EVALUACIÓN SEGUNDO TRIMESTRE
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓ
N
(dd/mm/aa)
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORACANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓ
N
(dd/mm/aa)
Los pasaportes y visas anuladas no son destruidos en
los Consulados sino que se envían al Almacén General
del Ministerio para su destrucción, lo qu eincumple el
literal e) del parágrafo del artículo 5 de la Resolución
No. 3711 del 25 de junio de 2012 el cual establece que
"Parágrafo: hasta tanto se implemente el sistema
centralizado de información y seguimiento a la gestión,
el funcionario consular y el cónsul honorario remitirán,
dentro del mismo término por medio electrónico, copia
de los siguientes formatos:
e) Al Grupo Interno de Trabajo de Almacén el formato
GF-FO-70, acompañado del acta de destrucción de los
pasaportes anulados y visas anuladas":
Modificar el artículo 5 de la
Resolución 3711 del 25 de
junio de 2012. Socializar la
modificación del articulo 5
1 Coordinación de Almacén 15/07/2014 31/08/2014 02/10/2014
La Resolución aun no ha
sido modificada, se
encuentra para la Firma
del Director de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al Ciudadano
ACCIÓN VENCIDA
0% Abierta
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
Como oportunidad de mejora la Coordinación de
Prensa del Despacho identificó la necesidad de crear
un procedimiento sobre un manejo de las redes
sociales de la Cancilería.
Socializar el procedimiento una vez
publicado.1
Grupo interno de trabajo
de Prensa del Despacho28/10/2013 31/03/2014 09/10/2014
Se evidencia la
socialización de los
procedimientos
100% Cerrada
Como oportunidad de mejora la Coordinación de
Prensa y del Despacho, identificó la necesidad de
crear un procedimiento sobre la publicación y
administración decontenidos de las páginas web de la
Embajada y Consulados de Colombia en el exterior.
Socializar el procedimiento una vez
pulicado. 1
Grupo interno de trabajo
de Prensa del Despacho28/10/2013 31/03/2014 09/10/2014
Se evidenica la
socialización de los
procedimientos
100% Cerrada
Documentar en el SIG el procedimiento de la
Diplomacia Deportiva
Redactar el Procedimiento, determinar la
caracterización del mismo, sus formatos, el
producto no conforme e incluirlos en el
sistema maestro.
1 DIAC 01/01/2014 28/02/2014 09/10/2014
De acuerdo con las
evidencias suministradas
por la Dirección de
Asucntos Culturales, se
observa el cargue del
documento al Sistema
Maestro y su
socialización.
100% Cerrada
Actualizar los procedimientos en lo que tiene que ver
con "Puntos de Control" de acuerdo al procedimiento
"Control de documentos" GD PT 02
Falta de revisión de los procedimientos por
parte de los responsables para su
actualización
1 DIAC 01/01/2014 30/06/2014 09/10/2014
De acuerdo con las
evidencias suministradas
por la Dirección de
Asucntos Culturales, se
observa el cargue del
documento al Sistema
Maestro y su
socialización.
100% Cerrada
Se evidencia incumplimiento en el acuerdo de nivel
de servicio prestado por el outsourcing para los
servicios de mesa de ayuda
Incluir en el nuevo contrato el cumplimiento
de los acuerdos de niveles de sevicios y
las sanciones que por su incumplimiento
se generen y realizar el respectivo
seguimiento
1 Ing Lucy Pabón 09/01/2014 31/07/2014 09/10/2014
Se entregan evidencias
del descuento de las
facturas de pago
realizadas a ETB con el
porcentaje requerido en el
ANS,
100% Cerrada
Cambio de Gobierno o de políticas de Gobierno
frente al SIG. Modificaciones del MECI modelo que
tiene compartidos varios requisitos y registros
comunes
Elaborar el plan de transición para la
actualización del Modelo Estandar d
Control Iterno - MECI 2014.
1
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/07/2014 31/12/2014 09/10/2014Se revidenica el plan de
trancición del MECI100% Cerrada
Analizar la viabilidad de reclasificar el proceso de
Mejora Continua como estratégico en el Mapa de
Procesos
Ajustar y socializar el mapa de procesos, si
hay lugar a ello1
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/07/2014 31/12/2014 09/10/2014Se evidenica el ajuste y
socialización del mapa de
procesos
100% Cerrada
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
EVALUACIÓN TERCER TRIMESTRE
ACCIONES CUMPLIDAS
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Realizar la caracterización de producto de
los alegatos escritos y orales y su lista de
chequeo.
1 01/04/2014 25/04/2014 29/09/2014Se observan las
modificaciones de la
caracterización
100% Cerrada
Publicar la caracterización de producto de
los alegatos escritos y orales y su lista de
chequeo.
1 25/04/2014 02/05/2014 29/09/2014Se evidenica la instalación
de la caracterización en el
sistema maestro
100% Cerrada
Socializar los documentos una vez
actualizados.1 02/05/2014 09/05/2014 29/09/2014
Se evidenica la
socialización de la
caracterización
100% Cerrada
De acuerdo a la evaluación de los auditores que
participaron en las auditorías de MECI-CALIDAD en
la vigencia 2013, se identificaron debilidades en
temas inherentes al ejercicio auditor
Realizar socialización Tema
Especialización: Metrología1 Control Interno de Gestión 01/08/2014 29/08/2014 29/09/2014
Se presenta el acta de
asistencia100% Cerrada
Se observó que la dependencia de Pagaduría cuenta
con un recurso compartido en el servidor de red en el
cual guarda las series documentales que se deben
conservar en forma electrónica, las cuales se
nombran por años y no con la codificación
establecida por la TRD. esto con el fin de facilitar su
ubicación y consulta
Aplicar la codificación establecida en la
tabla de Retención Documental1 Coordinador Financiera 01/07/2014 30/07/2014 06/10/2014
Se evidencia la cración de
la carpeta compartida de
acuerdo a la TRD
100% Cerrada
Revisar la pertenencia de la documentación que
reposa en las historias laborales de los funcionarios
nivel directivo
Revisión del procedimiento de manejo de
historias laborales si ha lugar a ello y
sensibilizar los cambios con los
responsables si se dan cambios en el
mismo
1
Grupo interno de trabajo
de Administración de
Personal
01/05/2014 30/06/2014 29/09/2014
Se presenta la evidencia
de la revisión del
procedimiento
Administración de
Historias Laborales, GH-
PT-68 así como la
socialización.
100% Cerrada
Caracterización de los salones. 1 Protocolo 01/05/2014 06/05/2014 29/09/2014Se realiza la selección de
los salones a incluir en el
proyecto
100% Cerrada
Reunión con la oficina de tecnologia. 1Tecnología-Protocolo-
Control Interno02/03/2014 15/08/2014 29/09/2014
Se evidencian reuniones
con la Dirección de
Tecnología
100% Cerrada
Seguimiento a reuniones (Control Interno-
Of. Tecnologia -Protocolo)1 Protocolo-Tecnologia 02/05/2014 04/06/2014 29/09/2014
Se observa el
seguimiento a las
actividades pendientes de
las reuniones
100% Cerrada
Pruebas piloto del proyecto. 1 Protocolo-Tecnologia 27/06/2014 05/08/2014 29/09/2014Se realizan pruebas piloto
de las reuniones100% Cerrada
Grupo interno de trabajo
de Asuntos ante la Corte
Internacional de Justicia.
No existe un espacio dentro de la intranet del MRE en
los cual los funcionarios pueden ver la agenda de los
salones que administra la DGP y las reuniones que
se tienen programadas en dichos salones.
Es primordial que se continue revisando la
identificacion y documentacion del servicio o producto
no conforme, teniendo en cuenta el concepto de
producto/servicio señalado en las normas
NTCGP1000: 2009 y NTCISO 9001: 2008 y los
controles establecidos desde que se incia el proceso.
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Elaboración del instructivo. 1 Protocolo 16/06/2014 15/08/2014 29/09/2014Se observa la realización
del manual100% Cerrada
Recopilar la información 1 Coordinador almacen 30/05/2014 30/06/2014 29/09/2014Se observa el documento
en borrador100% Cerrada
Documentarel procedimiento 1 Coordinador almacen 01/07/2014 31/07/2014 29/09/2014
Se realizan reuniones con
la Oficina de Control
Interno para el
seguimiento
100% Cerrada
Reuniones de seguimiento para la
elaboración del procedimiento. 1
Coordinador almacen-
Control Interno de Gestión.01/08/2014 31/08/2014 29/09/2014
Se evidencian reuniones
para realizar el
seguimiento del proyecto
100% Cerrada
Recopilar la información 1 Control Interno de Gestión 19/05/2014 30/05/2014 03/10/2014Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
de Gerencia del Dia a Dia
100% Cerrada
Documentar el procedimiento 1 Control Interno de Gestión 03/06/2014 10/06/2014 03/10/2014Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
de Gerencia del Dia a Dia
100% Cerrada
Prsesentar el proyecto de procedimientos
para validación.1 Control Interno de Gestión 11/06/2014 20/06/2014 03/10/2014
Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
de Gerencia del Dia a Dia
100% Cerrada
El formato ES-F0-13 establecido para evaluar el
cumplimiento de las acciones de mejora, se debe
ajaustar según la metodologia de evaluación actual.
Modificar el formato ES-FO-13 plan de
mejorarmiento por procesos y remitirlo a la
ofician asesora de planeración por el
sistema maestro para su estandarización
en el SIG.
1 Control Interno de Gestión 01/09/2014 15/09/2014 03/10/2014Se evidencia la
actualización del formato
en el sistema maestro
100% Cerrada
Elaboracion del libreto para la supervisión
de los contratos. 1 Control Interno de Gestión 01/04/2014 30/04/2014 03/10/2014
Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
de Gerencia del Dia a Dia
100% Cerrada
Elaboración del video como material
didactico para la supervisión del contrato.1 Control Interno de Gestión 01/05/2014 31/07/2014 03/10/2014
Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
de Gerencia del Dia a Dia
100% Cerrada
Publicación del video en la plataforma de
capacitación de funcionarios.1 Control Interno de Gestión 15/08/2014 15/09/2014 03/10/2014
Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
de Gerencia del Dia a Dia
100% Cerrada
Al interior del Ministerio no se conocen los pasos
secuenciales que se deben efectuar al interior del
MRE para la creación de una nueva dependencia, ni
la interacción de los rocesos que intervienen.
Asesorar a los funcionarios que tienen asiganda la
supervisión de los contratos del ministerio de
lrelaciones exteriores y el fondo rotatorio, en
referencia con las obligaciones adquiridas en el
proceso contractual.
No existe un espacio dentro de la intranet del MRE en
los cual los funcionarios pueden ver la agenda de los
salones que administra la DGP y las reuniones que
se tienen programadas en dichos salones.
Al interior del Ministerio no se conocen los pasos
secuenciales donde se identifiquen la gestiones que
deben adelantar los funcionarios en caso de pérdida,
daño o deterioro de un bien.
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Realizar supervición de los contratos en
las fechas estipuladas en el cronograma.5 Control Interno de Gestión 01/04/2014 30/06/2014 03/10/2014
Se presenta evidencia
contenida en la carpeta
supervisi´n de los
contratos
100% Cerrada
1. Realizar revisión y modificación de las
metas programadas de los indicadores de
Eficiencia en la respuesta de los Reclamos
y Eficiencia en las respuetas de la Quejas
Dirección de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al
Ciudadano/Centro Integral
de Atención al Ciudadano
CIAC
09/10/2014Se evidencia el cambio de
la meta del indicador100% Cerrada
2. Una vez modificadas las metas deos
indicadores respectivos, socializarlos con
las áreas corespondientes, de acuerdo con
el procedimiento MC-PT-01, utilizando el
formato GD-FO-06
Dirección de Asuntos
Culturales y Servicio al
Ciudadano/Centro Integral
de Atención al Ciudadano
CIAC
09/10/2014Se evidencia la
socialización del indicador100% Cerrada
Realizar la inscripción en control interno de
gestión de la acción de mejora del proyecto
de gerencia del día a día
1coordinación de
Pasaportes calle 5301/03/2014 31/03/2014 09/10/2014
Se evidenica la inscripción
del proyecto de Gerencia
del Día a Día
100% Cerrada
Realizar le diagnóstico que evidencie la
necesidad de los ciudadanos1
coordinación de
Pasaportes calle 5301/04/2014 30/05/2014 09/10/2014
Se evidencia el
diagnóstico realizado para
el proyecto de Gerencia
del Día a Día
100% Cerrada
Realizar solicitud de los insumos a
Secretaría General1
coordinación de
Pasaportes calle 5301/05/2014 31/05/2014 09/10/2014
Se evidenica la solciitud
de los insumos dirigida al
Secretario General
100% Cerrada
Relizar el montaje físico de la Linea Azul
en la Sede1
coordinación de
Pasaportes calle 5301/05/2014 31/08/2014 09/10/2014
Se observa el montaje de
la línea azul100% Cerrada
Idetificar servicios de TI y los acuerdos de noveles de
servicios de TI
Establecer los acuerdos de servicios
asociados a los servicios de TI que presta
la Dierección deGestión de Tecnología de
Información y Tecnología por medio del
Catálogo de Servcios de la Dirección de
Información y Tecnología
1
Direción de Gestión de
Información y Tecnología
Coordinación de TIC's
25/08/2014 19/12/2014 09/10/2014Se evidencia la cración
del procedimiento100% Cerrada
Elaboración de Diagnostico 1 05/03/2014 15/03/2014 02/10/2014Se presenta el
diagnostico y acta100% Cerrada
Reniones de trabajo con Coordinación de
Control Interno para establecer análisis de
causa
1 25/05/2014 30/05/2014 02/10/2014Se presentan actas de
reunión100% Cerrada
Asesorar a los funcionarios que tienen asiganda la
supervisión de los contratos del ministerio de
lrelaciones exteriores y el fondo rotatorio, en
referencia con las obligaciones adquiridas en el
proceso contractual.
Con el fin de seguir las actividades de conpromiso
con la mejoracontinua,esnecesario revisar y modificar
dos (2) indicadores pertenecientes al Centro Integral
de Atención al Ciudadano (CIAC), pertenecientes a la
Dirección, en lo que tienen que ver con las metas
establecidas, para los indicadores de Eficiencia en la
respuestas a las Quejas, ya que las mediciones han
sperado en tres fechas consecutivas las metas.
2 27/08/2014 15/09/2014
Brindar información in situ sobre los diversos trámites
y servicios que presta el Monosterio de
RelacionesExteriores
Al interior de la Dirección se ha detectado problemas
en el manejo y control de la correspondencia que
entra y sale, la no aplicación de la política de "Cero
Papel", aligual que la articulación de los
procedimientos de manejo de correspondencia que
se adelanan desde la herramienta SICOF
(quemuchasveces presentan fallas e interrupciones)
qu eponen en riesgo la memoria instuticional de la
Dirección y no permiten muchas veces contar con la
información de manera explícita.
Es urgente para esta dirección, armonizar la norma y
aplicativo SICOF, buscando definir la inerlocución
entre los suscritos y elpersonal de apoyo en el
manejo de la correspondencia, dado que se ha
evidenciado difucultades en el almacenamiento,
control, supervisión, búsqueda de documentos
tramitados desde el SICOF, esto sumado a las
continuas fallas en la continuidad del sistema, que
han venido generando inconvenientes y dupicidad de
esfuerzos en la labor diaria de cada uno de los
funcionarios de la Dirección
Dirección de Soberanía
Territorial
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Renión con la Dirección de Sistemas 1 21/05/2014 30/05/2014 02/10/2014Se presentan actas de
reunión100% Cerrada
Reuniones internas de Trabajo para
verificación de metodología de rabajo con
los funcionarios responsables del proceso
4 05/06/2014 30/08/2014 02/10/2014Se presentan actas de
reunión100% Cerrada
Desarrollo del procedimiento interno 1 01/05/2014 30/08/2014 02/10/2014
Se evidenica la reunión
en donde se el ingeniero
les da lel procedimiento a
seguir para migrar la
información
100% Abierta
Validación del Procedimiento Interno 1 01/05/2014 30/08/2014 02/10/2014Se evidenica el corero de
DIGIT con fecha agosto 4
de 2014
100% Abierta
Formular el Procedimiento final 1 01/05/2014 30/08/2014 02/10/2014Se evidencia acta de
capacitación del 8 de
septiembre de 2014.
100% Abierta
Capacitación en el tema uso del Aplicativo
SICOFcomo apoyo al proceso4 18/06/2014 20/07/2014 02/10/2014 Se evidencia capacitacion 100% Cerrada
Socialización e implementación del
procedimiento con todos los funcionarios
de la Dirección
1 01/05/2014 30/08/2014 02/10/2014 Se evidencia capacitacion 100% Cerrada
Evaluación continua 1 01/05/2014 30/08/2014 02/10/2014Se evidencia la
evaluación continua100% Abierta
Solicitud de cración de un espacio virtual
de amacenamiento de información para los
responsables del proceso
1 01/06/2014 30/08/2014 02/10/2014Se evidencia acta de
reunión100% Cerrada
Propuesta de Manual operativo en archivo
digital para el almacenamiento en versión
comentarios
1 01/06/2014 30/08/2014 02/10/2014Se evidencia la
realización del manual de
usuario
100% Cerrada
Al interior de la Dirección se ha detectado problemas
en el manejo y control de la correspondencia que
entra y sale, la no aplicación de la política de "Cero
Papel", aligual que la articulación de los
procedimientos de manejo de correspondencia que
se adelanan desde la herramienta SICOF
(quemuchasveces presentan fallas e interrupciones)
qu eponen en riesgo la memoria instuticional de la
Dirección y no permiten muchas veces contar con la
información de manera explícita.
Es urgente para esta dirección, armonizar la norma y
aplicativo SICOF, buscando definir la inerlocución
entre los suscritos y elpersonal de apoyo en el
manejo de la correspondencia, dado que se ha
evidenciado difucultades en el almacenamiento,
control, supervisión, búsqueda de documentos
tramitados desde el SICOF, esto sumado a las
continuas fallas en la continuidad del sistema, que
han venido generando inconvenientes y dupicidad de
esfuerzos en la labor diaria de cada uno de los
funcionarios de la Dirección
Dirección de Soberanía
Territorial
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Realizar las revisión y modificación de las
metas programadas de los indicadores de
Producto No Conforme (PNC) y Nivel de
Satisfacción de los Usuarios (NSU)
09/10/2014Se evidencia la
modificacin de la meta en
el Sistema Maestro
100% Cerrada
2. Una vez modificadas las metas deos
indicadores respectivos, socializarlos con
las áreas corespondientes, de acuerdo con
el procedimiento MC-PT-01, utilizando el
formato GD-FO-06
09/10/2014Se evidenica la
socialización del indicador100% Cerrada
En el desarrollo de las auditorias integrales, al
revisar los procedimientos trasversales, se
detectó la necesidad de permitir a cada
responsable de estos procedimientos la
oportunidad de presentae las evidencias
correspondientes, con el fin de subsanar los
hallazgos detectados
Incluir en el procedimiento la Auditoria la
siguiente actividad:Cuando se presenta no
conformidades o acciones de mejora
dentro de un proceso auditor a
procedimientos transversales se remitira la
información a cada respondable con el fin
de que presenten las evidencias
corresponidentes dirigidas a subsanar la
debilidad detectada.
1Control Interno de
Gestión01/09/2014 30/09/2014 03/10/2014
Se presenta el
proccedimiento
actualizado pero no se ha
subido al sistema maestro
debido a que se restringió
la actualización de
documentos por la
auditoria del ICONTEC.
100% Cerrada
Se observa error en el indicador de Control de
Consumo de Impresiones en los meses de marzo y
mayo en los datos ingresados al sistema maestro
Ingresar los datos reales al Sistema
Maestro1
Gupo Interno de Trabajo
de Servicios Generales16/07/2014 16/07/2014 03/10/2014
Se observa en el sistema
maestro el ingreso de los
análisis de los meses
respectivos
100% Cerrada
Los resultados de algunos indicadores han superado
la meta pormás deun periodo
Coordinar la revisión de las hojas de vida
de los indicadores, con los responsables
de procesoo para replantear lameta u otros
acspectos que se consideren pertinentes
12
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional y
Responsable de proceso
04/08/2014 31/08/2014 09/10/2014
Se evidenician las
reuniones con los
gestoers de cambio para
la revisui´n de las hoja de
vida de los indicadores
100% Cerrada
El rocedimeinto Plan de Mejoramiento por Procesos
MC-PT-01 V8indica que una vez implementadas las
acciones se deberá verificar la eficacia de lasmismas,
aspecto que difiere en el formato Plan de
mejoramiento por procesos ES-FO-13 V4, el cual
contempla verificar la efectividad de las acciones
Ajustar el procedimiento MC-PT-01 "Plan
de mejoramiento, corrección,acción
correctiva y acción preventiva" para incluir
la verificación de la efectividad de las
acciones y solicitar su inclusión en el SIG
100% Control Interno de Gestión 11/08/2014 15/09/2014 03/10/2014
Se presenta el
proccedimiento
actualizado pero no se ha
subido al sistema maestro
debido a que se restringió
la actualización de
documentos por la
auditoria del ICONTEC.
100% Cerrada
30/08/20142
Con el fin de asegurar las actividades de
compromisos para la mejora continua, es necesario
revisar los indicadores del GIT de Apostilla y
Legalizaciones, en lo que tiene que ver con las meas
establecidas, para los INDICADORES DE
PRODUCTO NO CONFORME Y NIVEL DE
SATISFACCIÓN DEL USUARIO, debido a que las
mediciones han superado tres fechas consecutivas
las metas
Dirección de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al
Ciudadano/Grupo Interno
de Trabajo de Apostilla y
Legalizaciones
05/08/2014
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
En el Formato Plan de mejoramiento ES-FO-13 V4 no
se observaque tipo de acción se esá implementando;
es decir, si es corrección, acción correctiva y/o acción
preventiva
Modificar el formato ES-FO-13 para incluir
el tipo de acción que se aplica y solicitar su
incusión en el SIG.
100% Control Interno de Gestión 11/08/2014 15/09/2014 03/10/2014Se evidencia la
actualización del formato
en el sistema maestro
100% Cerrada
"Necesidad de ajsutar mejora la duración de los
talleres, optimizar la agenda de lasreuniones, buscar
por parte de los consulados espacios más amplios
para las reuniones, enfocarse en remas más
puntuales, hacer mayor difusión y publicidad alos
talleres y ajustes a la agenda propuesta
enviar comunicaciones con indicaciones
para que los multiplicadores tenganen
cuenta las observacionesidentificadasen
las encuestas
100% GIT Colombianos nos Une 01/08/2014 31/08/2014 03/10/2014Se evidencian los
memorandos respectivos 100% Cerrada
Realizar las revisión y modificación de las
metas programadas de los indicadores de
Producto No Conforme (PNC) y Nivel de
Satisfacción de los Usuarios (NSU),
pertenecientes a los GIT de Pasaportes
calle 98 y calle 53
09/10/2014
Se evidenica en el
sistema maestro el
cambui de la meta y se
presetna por medio del
acta, que no se actualiza
el indicador de Producto
no conforme
100% Cerrada
2. Una vez modificadas las metas deos
indicadores respectivos, socializarlos con
las áreas corespondientes, de acuerdo con
el procedimiento MC-PT-01, utilizando el
formato GD-FO-06
09/10/2014Se evidencia de la
socialización del indicador100% Cerrada
Con el fin de seguir controlando al máximo la
generación de product no conforme, emanadas de la
aplicación del procedimeinto de expedición de
apostilla y/o legalizaciones, es necesario crear un
manual de Apostilla y/o legalización , que contenga
las instrucciones para el manejo y correcta aplicación
tanto de la normatividad atinente al servicio prestado,
como la fucionalidad de los aplicativos de los
productos al servicio del ciudadano
Emitir un Manual Digital para la expedición
de apostilla y/o legalización, el cual será
utilizado en la Coordinación Grupo Interno
de Trabajo de apostilla y legalizaciones, en
los consulados de Colombia en el exterior
y en las cuatro Gbernaciones que manejas
apostilla
1
Dirección de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al
Ciudadano/Grupos Interno
de Trabajo de Apostilla y
Legalización
08/04/2014 30/07/2014 09/10/2014
Se evidencia que el
Manual Digital se
encuentra instalado en la
intranet del Ministerio
100% Cerrada
Revisar y actualizar el procedimiento de
seguimiento y medición a través de
indicadores MC-PT-07 V3
09/10/2014
Se evidencia la
actualizaci´n del
procedimeitno de
seguimineto y medición
100% Cerrada
Socializar el procedimiento de seguimiento
y medición a través de indicadores MC-PT-
07 V3 luego de la actualización
09/10/2014Se evidencia la
socialización del
procedimiento
100% Cerrada
En el procedimiento de seguimiento y medición a
través de indicadores MC-PT-07 V3 se establece
laimplementación de acciones correctivas, pero no se
contempla la formulaciónde acciones detipo
preventivo
30/08/2014
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
31/07/2014 31/08/2014
Con el fin de asegurar las actividades de
compromisos para la mejora continua, es necesario
revisar los indicadores del GIT de Apostilla y
Legalizaciones, en lo que tiene que ver con las meas
establecidas, para los INDICADORES DE
PRODUCTO NO CONFORME Y NIVEL DE
SATISFACCIÓN DEL USUARIO, debido a que las
mediciones han superado tres fechas consecutivas
las metas
2
Dirección de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al
Ciudadano/Grupos Interno
de Trabajo de Pasaportes
Calle 98 y Calle 53
01/08/2014
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Identificar y hacer un listado de los
documentos que han sido creados o
modificados por las dferentes
dependencias del ministerio y el Fondo
Rotatorio durante la vigencia 2014
09/10/2014
Se evidenicn os
memeornado donde se
muestran las listas de
documentos a socializar
100% Cerrada
Solicitar a las dependencias que hayan
realizado solicitudes de creación o
modificación de documentos aprobadas, la
socialización de los mismos
09/10/2014Se evidencian los
memorandos enviados
alas áreas
100% Cerrada
Realizar divulgación y socialización de las
actividades del proceso de mejora continua
(caracterización)
09/10/2014Se evidenica la
socilaización de
documentos
100% Cerrada
1. Realizar revisión y modificación de las
metas programadas del indicador del nivel
de satisfacción de los usuarios de los
servicios de Visas y por otra parte el
nombre y formula de la hoja de vida del
indicador de producto no conforme
09/10/2014
Se evidenica en el
sistema maestro el
cambui de la meta y se
presetna por medio del
acta, que no se actualiza
el indicador de Producto
no conforme
100% Cerrada
2. Una vez modificadas las propuestas de
los indicadores respectivos, se socializarán
con las áreas correspondientes, de
acuerdo con el procedimiento MC-PT-01,
utilizando el formato GD-FO-06
09/10/2014Se evidencia de la
socialización del indicador100% Cerrada
Solicitar a la Dirección de Talento Humano
la inclusión en el Grupo Interno de Trabajo
de Archivo en el Formato "GH-FO-55
"Control de Entrega".
15/09/2014 15/09/2014 07/10/2014
Se evidenica la solicitud a
la Direcci´de Talento
Humano por medio del
memorando I-GACAF-14-
028483
100% Cerrada
Realizar seguimiento a la respuesta 30/09/2014 30/09/2014 07/10/2014Se evidencia el
seguimiento realizado a la
solicitud
100% Cerrada
Faltta de control en las autoevaluaciones d elos
expediente suminstrados en calidad de préstamo,
cuando los funcionarios se retiran de la entidad, por
traslado, disponibilidad o separación definitiva del
cargo
Grupo de Archivo100%
30/09/2014
Con el fin de seguir las actividades de compromiso
con la mejoracontinua, es necesario revisar y
modificar dos (2) indicadores pertenecientes al GIT de
visas e Inmigración, perteneciente a la Dirección, en
lo que tienen que ver con la meta establecida para el
indicador de Nivel de Satisfacción de los usuarios de
los Servicios de Visas y por otra parte el nobre y
formula de la hoja de vida del indicador de producto
no conforme
2
Dirección de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al Ciudadano/GIT
de Visas e Inmigración
27/08/2014 15/09/2014
Aunque se observa que el personal tiene
conocimiento de las actividades del proceso de
mejora continua, se hace necesario evidenciar la
divulgación y socialización a novel interno del mismo
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
31/07/2014
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
En virtud de los cambios generados en la prestación
del servicio alciudadano en el desarrollo de
lasactividades correspondientes a los Procedimientos
de Expedición de Apostilla Presencial (SC-PT-43) y
Legalización de Documentos Presencial (SC-PT-44),
es necesario actualizar dichas actividades con el fin
de que hayan corresponsabilidad con los pasos
llevados a efecto actualmene en la atención de
nuestros usuarios
Modificar las actividades de los
Procedimientos de Expedición de Apostilla
Presencial y Legalización de Documentos
Presencial, a cargo de la Asesoría del
Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y
Legalización
1
Dirección de Asuntos
Migratorios, Consulares y
Servicio al
Ciudadano/Grupos Interno
de Trabajo de Apostilla y
Legalización
25/08/2014 30/09/2014 09/10/2014
Se oberva por medio del
Sistema Maestro, los
procedimientos
catualizados
100% Cerrada
Realizar reunionies (Control Interno de
Gestión - Dirección de Talento Humano -
Dirección de Soberanía Territoria y
Desarrollo Fronterizo)
1 Control Interno de Gestión 20/03/2014 20/08/2014 09/10/2014Se evidencian actas de
reunion100% Cerrada
Hacer seguimiento a reunionies (Control
Interno de Gestión - Of de Tecnología)1
Control Interno de Gestión
Tecnología03/05/2014 03/05/2014 09/10/2014
Se evidencian actas de
reunion100% Cerrada
Elaborar instrucciones escritas (Libreto) 1Control Interno de
Coordinación de prensa02/05/2014 20/05/2014 09/10/2014 Se observa el libreto 100% Cerrada
Elaborar Material didáctico "Exposición y
Video"1
Control Interno de Gestión -
Dirección de Talento
Humano - Dirección de
Soberanía Territoria y
Desarrollo Fronterizo
23/05/2014 20/06/2014 09/10/2014Se presenta el video el
cual va a revisión100% Cerrada
Revisar y Modificar los videos si da a Lugar 1
Control Interno de Gestión -
Dirección de Talento
Humano - Dirección de
Soberanía Territoria y
Desarrollo Fronterizo
24/06/2014 29/08/2014 09/10/2014Se observan las
modificaciones a realizar100% Cerrada
Montar Videdo en la WEB del Ministerio 1Control Interno de Gestión
Tecnología15/09/2014 15/09/2014 09/10/2014
Se verifica en la WEB el
video cargado100% Cerrada
Reunión con la Oficina de Tecnología 1Tecnología - Academia -
Control Interno02/05/2014 16/05/2014 10/10/2014
Se evidencian actas de
reunion100% Cerrada
Seguimiento a reuniones (Control Interno
de Gestión - Tecnología - Academia)1
Tecnología - Academia -
Control Interno02/05/2014 04/06/2014 09/10/2014
Se evidencian actas de
reunion100% Cerrada
Se presetnan frecuentemente inconsistencias cuando
los servidores públicos del Ministerio de Relacines
Exteriores presentan el acta informe de gestión así
como desconocimiento en obligación de diligenciarla
no se tiene implementado en la plataforma e-learning
un módulo de notas, consulta de las mismas y la
prestación de reclamacionespor parte de los
estudiantes
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN (SI
- NO)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN A
IMPLEMENTAR
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)
Documetnar la instrucción redferente a la entrega de
los expedientes al Archivio de Gestión de la Dirección
de Derechis Humanos y DIH cuando los asesores
dusfruten de vacaciones o se ausneten por
comisiones de trabajo o cualquier motivo
Enviafr a lso integrantes de la Dirección de
DDHH comunicacioón escrita emdiante la
cual se informe la instrucción referente a la
entrega de expedientes al archivo de
gestión dirigia a los integrantes del equipo
de trabajo
1Dirección de Derechos
Humanos y DIH01/09/2014 19/09/2014 10/10/2014
De acuerdo a las
evidenicas suministradas,
se observa el memornado
enviado
100% Cerrada
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
El informe de auditoría no concluye sobre el
cumplimiento del objetivo
Implantación de un
instrumento técnico para
evaluar el grado de
cumplimiento del sistema de
control interno del proceso
auditado
100% Control Interno de Gestión 01/01/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se presenta las carpetas de
auditoria en la cual se
evidencia la utilizacón de la
matriz de evlauación del SCI
76,90% Abierta
En el plan de auditoría no se incluyen los
riesgos inherentes al proceso auditor
Incluir en el Plan de Auditoría
los riesgos inherentes al
proceso auditor
100% Control Interno de Gestión 01/01/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se incluye el riesgo del
proceso auditor en el Plan
de Auditoría. Las evidencias
se encuentran en las
auditorias en la carpeta
523.775
75,00% Abierta
Teniendo en cuenta la contingencia ocurrida
durante la auditoria, sería conveniente se
revisen los planes de contingencia
establecidos, incluyendo lecciones aprendidas
durante este evento. Se podría complementar
consultando la Norma ISO 22301, la cual
especifíca los requisitos para planificar,
establecer, implementar, operar, supervisar,
mantener y mejorar continuamente un sitema
de gestión documentado para protegerse y
reducir la probabilidad de ocurrencia.
Implementación de controles
aplicables de seguridad de la
información que establece la
NTC ISO 27001 : 2005
1Dirección de Gestión de
Información y Tecnología 17/02/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se siguen trabajando con las
vulnerabilidades
encontradas
Abierta
No se cuenta con la evidencia a través de
formato estandar de los asistentes a las
reuniones así como de los compromisos
adquiridos en dichas reuniones
Dejar registro de las
reuniones de despliegue de
la información transmitida en
el Comité Directivo
1 DIAC 01/01/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se enviaron actas que
soporten las reuniones de la
Dirección, se seguirá
recopilando información
hasta tanto no se termine la
fecha de la acción
Abierta
Actualizar el módulo de riesgos del Sistma
Maestro, de acuerdo con los cambios
normativos y metodológicos
Asistir a las reuniones
programadas por Sistemas
para acompañar el
desarrollo de Módulo de
riesgos
5
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/02/2014 31/12/2014 09/10/2014No se realizaron reuniones
durante este trimestre20% Abierta
La inclusión dentro de los criterios de la
auditoría la Norma 9001:2008, ya que aaunque
se considera que la Nornma NTCGP
1000:2009 contiene los requisitos de la Norma
ISO 9001, son dos referencias independientes
Incluir en el objeto de los
Planes de auditoría la norma
ISO 9001 como criterio para
la auditoria a realizar
16 Control Interno de Gestión 03/03/2014 31/10/2014 09/10/2014Se evidencia en los planes
de auditoría la inclusión de la
Norma ISO 9001:2008
75,00% Abierta
Aunque se logra realizar el plan de auditoría
considerando el ciclo PHVA, es pertinente se
efectúe también las entrevistas con el mismo
enfoque
Realizar listas de verificación
teniendo en cuenta el ciclo
PHVA del proceso
16 Control Interno de Gestión 03/03/2014 31/10/2014 09/10/2014Se evidencian las listas de
verificación en las carpetas
de las auditorias.
75,00% Abierta
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN SEGUNDO TRIMESTRE
ACCIONES POR CUMPLIR
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
En el reporte del primer trimestre de
indicadores realizado por los diferentes
procesosse evidencio que no obstante que se
ha mejorado el analisis de indicadores de
terminos generales, existe la necesidad de
continuar mejorando dicho analisis en algunos
procesos.
Realizar acompañamiento
trimestral en el analissi de
indicadores a los procesos
que se identifiquen en el
reporte que pueden mejorar.
3
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/07/2014 15/01/2015 09/10/2014
Se evidencia
acompañamiento del primer
trimestre. Pendientes dos
trimestres
33% Abierta
Definir y establecer en el plan de auditoría los
roles del equipo auditor indicando quien
desempeña la labor de lider, acompañante y/u
observador
Incluir los roles de
participación de los auditores
en el pformato plan de
auditoria
13 Control Interno de Gestión 19/05/2014 31/10/2014 09/10/2014Se observa el rol de los
auditores en el Plan de
auditoría
69,21% Abierta
Como resultado de la elaboración de informes
de la ley no se evidencia retroalimentación de
aspectos por mejorar a los procesos que
intervienen en el desarrollo de los mismos
Presentar informes a los
responsables1 Control Interno de Gestión 19/05/2014 31/12/2014 09/10/2014
Se presentarán evidencias
en diciembre, fecha en que
culmina esta actividad
Abierta
Realizar un instructivo que
contenga la metodología
establecida para el diseño y
la elaboración de Código de
valores de la entidad
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
20/08/2014 30/11/2014 09/10/2014Dado que vence el 30 de
noviembre de 2014, se
evaluará el próximo trimestre
Abierta
Actualizar el Código de Ética
(DE-CE-02) dela Entidad de
acuerdo con la metedología
establecida
100%
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/12/2014 13/02/2015 09/10/2014
Esta acción es posterior a la
cración del instructivo, por lo
tanto se evalua el póximo
trimestre
Abierta
Con el fin de asegurar las actividades de
compromisos para la mejora continua, es
necesario revisar los indicadores del GIT de
Apostilla y Legalizaciones, en lo que tiene que
ver con las meas establecidas, para los
INDICADORES DE PRODUCTO NO
CONFORME Y NIVEL DE SATISFACCIÓN
DEL USUARIO, debido a que las mediciones
han superado tres fechas consecutivas las
metas
Enviar luego de cada evento
progrmado en el que se
realicen encuestas la
retroalimentación
necesariasobre el desarrollo
del evento
100% GIT Colombianos nos Une 01/10/2014 31/12/2014 03/10/2014
Dado que esta actividad
inicia el 1 de octubre de
2014. Se evaluará el
siguiente periodo
Abierta
Debido a que se observó debilidad en el
conocimiento del SIG, es conveniente realizar
jornada de capacitación e interiorización de los
temas relativos a los principios del MECI,
calidad y acciones preventivas, correctivas y
corrección con el fin de fortalecer el
conociminto de los funcionarios sobre estos
temas
Corrección: Realizar una
jornada de capacitación de
los principios de calidad,
MECI y acciones
preventivas, correctivas y de
corrección
1 DAPM 01/10/2014 31/12/2014 09/10/2014Dado que esta atividad inicia
en Octubre, se evaluará en
el siguiente periodo
Abierta
Se recomienda actualizar el procedimeinto DP-
PT-71 se encuentra desactualizado porque la
Resolución Ministerial No. 6030 de 2012 del
Grupo Interno de Trabajo se llama "Desarme y
No Proliferación" y no Desarmey Seguridad
Internacional como lesá en el procedimiento.
Adicionalmente el niumeral 9. Puntos de
Control" contiene "descripción del riesgo" lacual
no coincide a la establecida en la guia
elaboración de documentos del SIG quetiene
prevista es la "descrpción de la actividad
crpitica o vulnerable".
Revisar y Actualizar (si
aplica) losprocedimientos
propios de DAPM para que
cumplan con lo establecido
en la versi´n actrual de la
Guia de Elaboración de
Documentos del SIG, en
particular el DP-PT-71
1 DAPM 01/10/2014 31/12/2014 09/10/2014Dado que esta atividad inicia
en Octubre, se evaluará en
el siguiente periodo
Abierta
En el Desarrollo de la Formulación del Plan
Nacional de Desarrolloy alineación y
actualización de la lataforma estratégica del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio es necesario considerar la revisióny
actualización del Código de Etica
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
Debido a que no se observan actividades a
desarrollar en el evento que no se atienda la
inspección anunciada por la OPAQ, e
spertinente elaborarun plan de contingencia
dirigido a aplicarlas en el evento de la
ocurrencia del evento o incluir las actividades
en el procedimiento
Incluir en la actualizaci´n del
procedimiento DP-PT-71 el
flujograma de lasactividades
que se realizarían en el
improbable caso qde no
atender una visita de la
OPAQ dado que estas se
constituyen enuna obligación
internacional para Colombia
1 DAPM 01/10/2014 31/12/2014 09/10/2014Dado que esta atividad inicia
en Octubre, se evaluará en
el siguiente periodo
Abierta
Falta de control en las autoevaluaciones de los
expediente suminstrados en calidad de
préstamo, cuando los funcionarios se retiran de
la entidad, por traslado, disponibilidad o
separación definitiva del cargo
Aplicar la actividad de
conformidad con la
respuesta
100% Grupo de Archivo 15/11/2014 15/11/2014 09/10/2014Dado que esta atividad inicia
en noviembre, se evaluará
en el siguiente periodo
Abierta
Analizar la viabilidad de reclasificar el proceso
de Mejora Continua como estratégico en el
Mapa de Procesos
1
Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
01/07/2014 31/12/2014 09/10/2014Dado que esta actividad
vence el 31 de diciembre, se
evaluará el próximo trimestre
Abierta
Pruebas piloto del proyecto. 1 Tecnología - Academia 04/06/2014 24/10/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
esta vigente, se evaluará el
próximo trimestre
Abierta
Socialización del proyecto. 1 Academia 27/10/2014 31/10/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
esta vigente, se evaluará el
próximo trimestre
Abierta
Actualizar el procedimiento
DP-PT-43 y DP-PT-44,
ncluyendo los aspectos a
considerar para determinar
la confidencialidad y reserva
de la información.
1 01/09/2014 01/11/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
vence en noviembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Socializar las modificaciones
de los procedimientos DP-
PT-43 y DP-PT-44
1 01/11/2014 30/11/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
vence en noviembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Retroalimetnación visual a los orientadores por
medio de la pantalla informativa, en la cual se
presetnan felicitaciones que cada orientador
recibe por parte de los usuario, noticias
actualizadas emitidas por la Cancilelría y
resultados de los indicadores de gestión
Retroalimentar de forma
constante a los
Oruientadores de Servicio
del Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC, por medio de la
pantalla informativa
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/01/2014 30/10/2014 10/10/2014
Dado que esta actividad
vence en noviembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Poner a disposición del Usuario un nuevo
medio de contacto para él con la entidad, a
través de la integracio´n del servicio de llamada
por merio de la plataforma de Aspect y Skype
Conect, desde las páginas web del Ministerio
de de los consulados
Integrar los servicios de
llamada por medio de la
platafomra de Aspect y
Skype Conect, e e
implementar este nuevo
medio
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/01/2014 30/10/2014 11/10/2014
Dado que esta actividad
vence en octubre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
En los procedimientos DP-PT-43 y DP-PT-44
no se onberva en la política de operación la
confidencialidad y reserva de los documentos
de la Dirección deDerechos Humanos y DIH
Dirección de Derechos
Humanos y DIH
no se tiene implementado en la plataforma e-
learning un módulo de notas, consulta de las
mismas y la prestación de reclamacionespor
parte de los estudiantes
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDA
D DE LA
ACCIÓN
(SI - NO)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD DE
MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE INICIO
(dd/mm/aa)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
Para poder calificar la información qu elos
orientadores estpan suministrandole a los
ciudadanos, se implementará un formato de
calificación para los diferentes canales de
atención (Llamadas, chat y correos
electrónicos)
Diseñar e implementar un
formato de evaluación qu
epermita establecer el
modelo de calificación para
el orientador
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/06/2014 15/12/2014 12/10/2014
Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Diseñar un instructivo que le brinde las
instrucciones completas al orientados que se
encuentre en turno, respecto a como dene
proceder si se llega a presetnar indisponibilidad
por algún canal de atención al CIAC
Instruir a los orientadores
respecto a la forma que
deben proceder en el
moemnto que se presente
intermitencia en elgúo de los
canales de atención
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/06/2014 15/12/2014 13/10/2014
Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Implementar modelo de escalamiento para las
solicitudes que llegan por las oficinas de visdas
y apostilla, con el fin de que las mismas sean
canalizadas de forma ordenada por un
orientador encargado. De esta manera no se
duplican las mismas.
Deseñar e implementar el
formato de escalamiento
para las oficinas de visas y
apostilla
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/06/2014 15/12/2014 14/10/2014
Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Implementar un modelo de promesa de
servicio, con el fin de orientar al usuario y
canalizar de forma ordenada por un orientador
encargado, las consultas que éste haga a
través de cualquier medio, evitnado que se
dupliquen las mismas.
Diseñar e implementar el
formato de promesa de
servicio
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/06/2014 15/12/2014 15/10/2014
Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Realizar en Excel el consolidado de toda la
información que pudiese utilizar en el CIAC.
Será un manual digital, conocido como "libro del
orientador", en donde se encoentrará la
información respecto a trámites que se
realizanen los consulados. Su actualización
será en tiempo real y le brindará al orientador
insumos par el buen desarrollo de la
interacción.
Realizar la implemetntacióne
del Libro del Ordenador1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/01/2014 30/12/2014 16/10/2014
Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Realizar un análisis comparativo de las
encuestas de satisfacción que se realiza a las
oficinas de trámites
Realizar un análisis
comparativo del trimestre
correspondiente al año
anterior, con el fin de
evidenciar el
comportamiento del
indicador en las diferentes
oficinas
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/06/2014 15/12/2014 17/10/2014
Dado que esta actividad
vence en diciembre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Diseñar un instructivo que permita establecer
un modelo de protocolo de atenci+o´n al
ciudadano, aplicable en las diferentes oficinas
de atención al usuario del Ministerio en Bogotá
(Pasaportes, Visas y Apostilla/legalización)
Diseñar un instructivo que
permita establecer un
modelo de protocolo de
atención al ciudadano
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/01/2014 30/10/2014 18/10/2014
Dado que esta actividad
vence en octubre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
Implementar las encuestas de satisfacción del
usuario frente al servicio telefónico ofrecido por
el Centro Integral de Atención al Ciudadano -
CIAC para que los usuarios que se
comuniquen, califiquen la atención, servicio e
información recibida
Diseñar e implementar las
encuestas de satisfacción
telefónica.
1
Centro Integral de
Atención al Ciudadano -
CIAC
01/01/2014 31/12/2014 19/10/2014
Dado que esta actividad
vence en octubre, se
evaluará el próximo periodo
Abierta
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
EVALUACIÓN
(dd/mm/aa)
RESULTADO DE LA
EVALUACIÓN
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
( % )
ESTADO DE
LA ACCIÓN
(A, C)
EFECTIVIDAD DE
LA ACCIÓN
(SI - NO)
Se evidencia que la información del SICOF está sujeta a
revisión de cualquier persona que ingrese a la carpeta de la
red donde reposan memorandos, oficios, notas verbales,
entre otros
Ajustar la seguridad de
documentos en el SICOF1 Ing. Dora Stella Amado 14/04/2014 30/09/2014 09/10/2014
Dado que la fecha de terminación
de esta actividad era el 30 de
septiembre y se envió un
memornado solicitando la
ampliación de la fecha de
terminación posterior a esta fecha,
se indica qe incumple con el
procedimiento de plan de
mejoramiento por procesos donde
indica que debe enviarse con cinso
(5) días de anterioridad a la fecha
de vencimiento. ACCIÓN VENCIDA
0% Abierta
No existe un espacio dentro de la intranet del MRE en los
cual los funcionarios pueden ver la agenda de los salones
que administra la DGP y las reuniones que se tienen
programadas en dichos salones.
Socialización del proyecto. 1 Protocolo 19/08/2014 29/08/2014 09/10/2014
La Dirección de Tecnología no ha
realizado una modificación a la
programación de las agendas. Esta
actividad se terminará a finales de
octubre. ACCIÓN VENCIDA
0% Abierta
Al interior del Ministerio no se conocen los pasos
secuenciales donde se identifiquen la gestiones que deben
adelantar los funcionarios en caso de pérdida, daño o
deterioro de un bien.
Presentar el proyecto del
procedimiento para
validación.
1 Coordinador almacen 01/09/2014 30/09/2014 09/10/2014No se presenta el Procedimiento.
ACCION VENCIDA0% Abierta
Al interior de la Dirección se ha detectado problemas en el
manejo y control de la correspondencia que entra y sale, la
no aplicación de la política de "Cero Papel", aligual que la
articulación de los procedimientos de manejo de
correspondencia que se adelanan desde la herramienta
SICOF (quemuchasveces presentan fallas e interrupciones)
qu eponen en riesgo la memoria instuticional de la Dirección
y no permiten muchas veces contar con la información de
manera explícita.
Es urgente para esta dirección, armonizar la norma y
aplicativo SICOF, buscando definir la inerlocución entre los
suscritos y elpersonal de apoyo en el manejo de la
Propuesta final del Manual
operativo en archivo digital y
socialización del mismo
1Dirección de Soberanía
Territorial01/06/2014 30/08/2014 09/10/2014
Se evidencia borrador del manual,
falta validación y aprobación por
parte de la Dirección de Soberanía.
ACCIÓN VENCIDA
0% Abierta
NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
DESCRIPCIÓN DE LA
ACCIÓN A IMPLEMENTAR
EVALUACIÓN SEGUNDO TRIMESTRE
ACCIONES INCUMPLIDAS
FECHA DE
TERMINACIÓN
(dd/mm/aa)
EVALUACIÓN POR PARTE DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CANTIDAD
DE MEDIDA
( # - % )
DEPENCIENCIA
RESPONSABLE DE LA
EJECUCION DE LAS
ACCIONES
FECHA DE
INICIO
(dd/mm/aa)