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RESOLUCION DEL SECRETARIO GENERAL DE LASUPERINTENDENCIA NACIONAL DE LOS REGISTROS

PÚBLICOS N° 'O 2 7' -2013-SUNARP/SG

Lima, 2 o NOV. 2013VISTO:

El proyecto de Directiva sobre "Cierre Administrativo y Contable delEjercicio 2013", preparado por el Conii3dor' ,GenE;ral,dé la Oficina General deAdministración de la Sede Central de la SUNARP,

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo al articulo 4° de la Ley N° 28716 "Ley de ControlInterno de las Entidades del Estado", se debe implantar obligatoriamentesistemas de control interno en los procesos, actividades. recursos, operacionesy actos institucionales, orientando su ejecución, entre otros, al objetivo degarantizar la confiabilidad y oportunidad de la información;

Que, con la finalidad de garantizar un ordenado y uniforme cierreadministrativo del Ejercicio 2013, la preparación oportuna y fidedigna de losEstados Financieros de Cierre 2013 de las 14 Unidades Ejecutoras del PliegoO 7 SUNARP, la Consolidación de Estados Financieros de Cierre 2013 porparte de la Sede Central, y la presentación oportuna de esta información alÓrgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad para efectos de la CuentaGeneral de la República del Ejercicio 2013, el Contador General de la SedeCentral de la SUNARP, a través del Oficio N° 050 -2013-SUNARP-OGAlOCONde fecha 15 de Noviembre de 2013, remitió un proyecto de Directivadenominada "Directiva de Cierre Administrativo y Contable del Ejercicio 2013";

De conformidad al literal q) del artículo N° 12° del Reglamento deOrganización y Funciones de la SUNARP, aprobado por Decreto Supremo N°012-2013-JUS;

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SE RESUELVE:

Articulo Único.- Aprobar la Directiva N°O 1 -2013-SUNARP/SG,sobre "Cierre Administrativo y Contable del Ejercicio 2013", cuyo textoforma parte de la presente Resolución.

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Registrese y comuniquese.

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CIERRE ADMINISTRATIVO Y CONTABLEEJERCICIO 2013

DIRECTIVA N" O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

I I. OBJETIVO . "

Establecer los procedimientos de cierrc administrativo y contable del ejercicio 2013 enlas Unidades Ejecutoras dc la SUNARP, presentación de la información financiera ypresupuestal a la Sede Central para la elaboración de los Estados Financicros yPresupuestarios del Pliego 067 SUNARP correspondientes al ejercicio 2013. de 'acuerdo con la normatividad vigente.

In. FINALIDAD

BASE LEGAL

Garantizar un adecuado Cierre Administrati,'o y Contable del Ejercicio 2013 Y lapreparación oportuna y fidedigna de los Estados Financieros y Presupuestarios de lasUnidades Ejecutoras y del Pliego 067 SUNARP de Cierre del Ejercicio 2013.

1m.~ Ley N° 26366, del 14 de octubre de 1994, Ley de Creación del Sistema

Nacional de los Registros Públicos y la Superintendencia Nacional de losRegistros Públicos.

~ Ley N° 26434. Ley que modifica la Octava Disposición Complementaria dela Ley NO26366.

~ Ley N° 30065, Ley de Fortalecimiento de la Superintendencia Nacional delos Registros Públicos.

~ Decreto Supremo N° 012-20 13-JUS, del 14 de octubre de 2013, queaprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la SUNARP.

~ Ley N° 28112, del 27 de noviembre de 1994, Ley Marco de laAdministración Financiera del Sector Público.

) ~ Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

~ Ley N° 28708. del 12 de abril de 2006. Ley General del Sistema Nacionalde Contabilidad.

~ Ley N° 28693, del 21 de marzo de 2006, Ley General del Sistema Nacionalde Tesorería.

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.CIERRE ADMINISTRATIVO Y CONTABLEEJERCICIO 2013

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DIRECTIVA N° O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

» Resolución Vice Ministerial N° 013-2006-EF/11.01, del 10 de noviembrede 2006, que aprueba el Glosario de la Terminología Básica de laAdministración Fínanciera Gubernamental.

» Ley N° 27785, del 23 de julio de 2002, Ley Orgánica del Sistema Nacionalde Control y de la Contraloría General de la República.

» Ley N° 28396, del 24 de noviembre de 2004, Ley que modifica el artículo43° de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sístema Nacional de Control yde la Contraloría General de la República.

» Ley N° 28716, del 18 de abril de 2006, Ley de Control Interno de lasEntidades del Estado.

» Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, del 03 de noviembre d~ 2006,que aprueba las Normas de Control Interno.

» Resolución Directoral N° 011-2009-EF/93.01, del 17 de Noviembre de2009, que modifica el Instructivo N° 3 "Provisión y Castigo de CuentasIncobrables", aprobado por la Resolución de Contaduría N° 067-97-EF/93.01.

» Comunicado de la Dírección General de Contabilidad Pública N° 004-2008-EF/93.01, del 05 de Marzo de 2008 y su actualización del 19 deMarzo de 20 10.

» Comunicado de la Dirección General de Contabilidad Pública N° 002-2011-EF/51.01, del 20 de Dicíembre de 2011.

» Comunicado de la Dirección General de Contabilidad Pública N° 002-20 12-EF/51.01, del 26 de Julio de 2012.

» Comunicado de la Dirección General de Contabilidad Pública N" 003-2012-EF/51.01, del 30 de Julio de 2012.

» Ley N° 29951, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal2013.

» Resolución Directoral N° 004-20 13-EF/5 1.0 I que aprueba la versiónactualizada del Plan Contable Gubernamental.

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:Y Resolución Directoral N° 003-2013-EF/51.01 que aprueba la Directiva N°001-20 13-EF/93.0 I "Conciliación del Marco Legal del Presupuesto por lasEntidades Gubernamentales del Estado".

:Y Resolución Directoral N° 012-20Il-EF/93.01 del 08 de Abril de 2011, queaprueba la Directiva N° 003-2011-EF/93.01 "Lineamientos Básicos para elProceso de Saneamiento Contable en el Sector Público".

:Y Resolución Directoral N° 012-2011-EF/51.01 del 24 de Agosto de 2011,que establece que el plazo de presentación de los resultados finales de laimplementación del Saneamiento Contable de la Información Conta~le .dispuesta en el artículo 3° de la Ley N° 29608, será el 31 de Marzo"rle - '.,'. ".2012. :,',:1-;':-:,.:

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:Y Vigésima Novena Disposición Complementaria de la Ley N° 29951, Leyde Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013, que prorroga,hasta el 31 de diciembre de 2013, la vigencia del artículo 3° de la Ley29608, respecto a las acciones de saneamiento de la información contableen el sector público, fijándose como plazo de presentación de avances elprimer semestre del año 2013 Y los resultados finales al culminar dicho año.

:Y Resolución Directoral W 011-2011-EF/51.01 del 03 de Agosto de 2011que aprueba el "Manual de Procedimientos para las Acciones deSaneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales".

:Y Resolución Directoral N° 011-2013-EF/51.01, que oficializa las NormasInternacionales de Contabilidad para el Sector Público-NICSP, emitidas porel Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Públicode la Federación Internacional de Contadores (IFAC),

:Y Resolución Directoral N° 006-2011-EF/93.01 del 03 de Marzo de 2011 queaprueba la Directiva N° 002-20 ll-EF/93.0 1 "Instrucciones Generales parala Conciliación de Saldos por Operaciones Reciprocas entre Entidades delSector Público".

:Y Resolución Directoral N° 017-2012-EF/51.01, que aprueba la Directiva N°003-2012-EF/51.01 "Cierre Contable y Presentación de Información para laElaboración de la Cuenta General de la República".

:Y Directiva N° 005-2013-SUNARP/GG "Lineamientos de Operatividad delProceso de Gestión Contable y Políticas de Contabilidad de la SUNARP",aprobada por la Resolución N° 040-2013-SUNARP/GG.

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DIRECTIVA N0O 1 -2013-5UNARP-OGAlSG

~ Directiva N" 004-2013-SUNARP/GG "Operatividad Administrativa de lasUnidades Ejecutoras de la SUNARP Ejercicio Fiscal 2013". aprobada porResolución N° 038-20 13-SUNARP/GG.

~ Directiva N" 001-2012-SUNARP/GPD "Directiva para la EjecuciónPresupuestaria de las Unidades Ejecutoras de la SUNARP", aprobada por laResolución N" J61-2012-SUNARP/GG.

~ Decreto Supremo N° 035-2012-EF de fecha 29 de febrero de 20 J2, queaprueba el Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacionalde Tesorería.

I IV. ALCANCE'

La presente Directiva es de aplicación estricta y obligatoria para las UnidadesEjecutoras del Pliego 067 SUNARP.

I V. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 La Oficina General de Administración de la Sede Central de la SUNARP es laresponsable de la presentación oportuna de la Información Financiera yPresupuestaria del Pliego SUNARP al Órgano Rector del Sistema Nacional deContabilidad para la elaboración de la Cuenta General de la República. En lalsentido el presente documento establece los procedimientos para el cierreadministrativo y contable de las Unidades Ejecutoras de la SUNARP.correspondiente al ejercicio 20 J3, cpn la finalidad que estas preparen en formaoportuna sus Estados Financieros y Presupuestarios, para ser entregados a la SedeCentral de la SUNARP e iniciar el proceso de Consolidación a nivel Pliego.

5.2 Defi niciones:

5.2.1 Cierre Administrativo del Ejercicio 2013:Conjunto de acciones para efectuar el cierre de procesos de registros dela Fase Administrativa del Devengado del ejercicio 2013, e informar ala instancia de Contabilidad de cada Unidad Ejecutora sobre la situación.patrimonial. de presupuesto, contingencias judiciales, de tondos y derecursos humanos al 3 J de Diciembre de 20 J3.

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5.2.2 Cierre Cnntable del Ejercicio. 2013:Conjunto de acciones .1Ievadas a cabo por las instancias deContabilidad de cada Unidad Ejecutora del Pliego SUNARP a fin deelaborar los Estados Financieros y Presupuestarios del Ejercicio 2013.A su vez comprende 2 fases:

~ Cierre Cnntable Presupuestal Diciembre 2013: El plazo paraconciliar la Información Presupuestal con efecto contable vence elviernes 10 de Enero. de 2014.

~ Hechns Pnsterinres al Cierre Cnntable Presupuestal Diciembre,. ",.2013, conjunto de acciones contables que se realiza lu~go ~el I?..~e';»:\Enero de 2014 y hasta la fecha en que los Estados Fmancleros son'.:: :.- ..autorizados por los funcionarios competentes de cada Unidad EjecJt.ora.;" ....¡de la SUNARP. .

5.2.3 Cierre de Fnndns del Ejercicio. 2013:Conjunto de acciones que realiza la Tesorería de cada UnidadEjecutora del Pliego SUNARP a fin de verificar los saldos de fondos al31 de Diciembre 2013, efectuar las Conciliaciones Bancarias e informara la respectiva área de contabilidad y registrar los saldos de fondospúblicos en el Sistema SAFOP.El plazo. de cierre de fnndns vence el viernes 10 de Enero. de 2014.

5.2.4 Presentación de Ins Estadns Financierns y Presupuestarins deCierre del Ejercicio 2013 a la Sede CentralEs la fecha establecida por la Sede Central de la SUNARP, según elnumeral 6.5.5 de la presente Directiva, para la transmisión via elMódulo SIAF-SP de los Estados Financieros y Presupuestaríos de cadaUnidad Ejecutora, luego de la respectiva revisión documentaría porparte de la Oficina de Contabilidad de la Sede Central de la SUNARP.

5.2.5 Cnmprnmisn:Es el acto de administración mediante el cual el funcionario facultado acontratar y comprometer el presupuesto a nombre de la entidad acuerda,

. luego del cumplimiento de los trámites aprobados, por un importedeterminado o determinable, afectando total o parcialmente los CréditosPresupuestarios aprobados, la Programación de Compromisos Anual(PCA) y las modificaciones presupuestarias realizadas.

Se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida deacuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El "Compromiso" debe afectarse ala correspondiente cadena del gasto, reduciendo su importe del saldo

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disponible del Crédito Presupuestario, a través del respectivodocumento oficial.

'" y sobre la base del "Compromiso Anual" se registra el"Compromiso" en el Registro Administrativo SIAF propiamentedicho.


'" Por el monto total anualizado de la obligación, denominado"Compromiso Anual" que se registra en la opción de"Certificación y Compromiso Anual".

5.2.8 Gasto Devengado:Reconocimiento de una obligación de pago derivado del gastocomprometido previamente registrado. Se formaliza a través de laconformidad del área correspondiente en la Unidad Ejecutora quecorresponda respecto de la recepción satisfactoria de los bienes y laprestación de los servicios solicitados y su registro es efectuado en elMódulo SIAF-SP sobre la base del respectivo ClasificadorPresupuestario del Gasto de acuerdo a la Tabla de Operaciones.

5.2.7 Ejecución Presupuestaria:Etapa del Presupuestario en la que se perciben los ingresos y seatienden las obligaciones de gasto de conformidad con los créditospresupuestarios autorizados en los presupuestos.

5.2.6 Ejecución Financiera del Ingreso y del Gasto:Proceso de determinación y percepción o recaudación de fondospúblicos y, en su caso, la formalización y registro del gasto devengadoasí como su correspondiente cancelación o pago.

El "Compromiso" es realizado dentro del marco dc los CréditosPresupuestarios aprobados en el Presupuesto Institucional del Pliego,'SUNARP, y tiene dos etapas:

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5.2.9 Gasto Corriente:Comprende las erogaciones destinadas a las operaciones de producciónde bienes y prestación de servicios, tales corno gasto de consumo ygestión operativa, servicios básicos, prestaciones de la seguridad social,gastos financieros y otros. Están destinados a la gestión operativa de laentidad pública durante la vigencia del año fiscal y se consumen cndicho periodo.

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5.2.10 Gasto de Capital:Erogaciones destinadas a 'ola adqiJisición o producción de activostangibles e intangibles y 'a inversiones financieras en la entidad pública,que incrementan el activo del Sector Público y sirven comoinstrumentos para la producción de bienes y servicios.

5.2.13 Unidad Ejecutora:Constituye el nivel descentralizadopúblicas, Una Unidad Ejecutoradesconcentración administrativa que:

u operativo en las entidadescuenta con un nivel de

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Ejercicio Presupuestario:Comprende el año fiscal y el periodo de regularización.

Ejercicio Contable:Periodo comprendido entre el primero de enero y el treinta y uno dediciembre de cada año, al final del cual, debe realizarse el proceso decierre contable.

5.2.12

5.2.11

a) Determina y recauda ingresos;b) Contrae compromisos, devenga gastos y ordena pagos con

arreglo a la legislación aplicable;c) Registra la información generada por las acciones y

operaciones realizadas;d) Informa sobre el avance y/o cumplimiento de metas;e) Recibe y ejecuta desembolsos de operaciones de

endeudamiento; y/o1) Se encarga de emitir y/o colocar obligaciones de deuda.

5.2.14 Información Contable:Conjunto estructurado de datos, con sustento documentario, quepermite identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar demanera oportuna y confiable todas las operaciones y actividades de laUnidad Ejecutora. Esta información es financiera y presupuestaria.

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5.2.15 Notas a los Estados Financieros:Explicaciones que complementan los estados financieros y formanparte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar informaciónadicional necesaria de los hechos financieros, económicos y socialesrelevantes, de la desagregación de valores contables en términos deprecios y cantidades, asi como de aspectos de dificil representación omedición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situaciónde la Unidad Ejecutora.

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5.2.16 Registro Contable:Es el acto que consiste en anotar los datos de una transacción en lascuentas correspondientes del Plan Contable Gubernamental utilizandomedios manuales, mecánicos, electrónicos o cualquier otro medioautorizado y de acuerdo a lo establecido en la documentación conefecto contable {Orden de Compra, Orden de Servicio, Planilla deRemuneraciones, Comprobante de Pago, Recibo de Ingreso) .que .sustenta la transacción. .

5.2.17 Rendición de Cuentas:Presentación de los resultados de la gestión de los recursos públicospor parte de las autoridades representativas de las Entidades del SectorPúblico, ante la Dirección General de Contabilidad Pública, en losplazos legales y de acuerdo con las normas vigentes, para laelaboración de la Cuenta General de la República.

También se entiende como rendición de cuentas a la demostracióndocumentada de los gastos realizados respecto de recursos financierospercibidos tales como el fondo para pagos en efectivo, encargos,viáticos, etc.

5.3 CRONOGRAMA GENERAL DE CIERRE ADMINISTRATIVOEJERCICIO 2013

N° ACTIVIDAD

1 Hasta las 17:00 p.m.Recepción en OGA o UADM de requerimientos debienes, servicios y otros

2 Hasta las J 7:00 p.m.Recepción y procesamientos en OGRH o URH dePlani!las de Viáticos

3 Hasta las 17:00 p.m.Generación de documentos fuentes para el gasto(Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio y otros)

4 Hasta las 9:00 a.m.Recepción de Facturas de Proveedores

5 Hasta las 17:00 p.m.Presentación de Rendición de Viáticos

6 Hasta las J 7:00 p.m. .Atención de gastos con cargo al Fondo de Caja Chica

PLAZODICIEMBRE 2013

Viernes 06

Lunes 09

Martes 10

Lunes 16

Miércoles 18

Jueves 198

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7 Hasta las 14:00 p.m.Cierre Administrativo: Registro y tiansmisión de la Viernes 20fase de DEVENGADO, hasta su aprobación por elMEF (estado en "A'.), a través del Módulo SIAF-SP

8 Hasta las 17:00 p.m.Remisión al Área de Tesorería de Documentos Viernes 20Devengados para el Giro.

9 Hasta las 17:00 p.m.Registro de la rendición de viáticos y devolución del Viernes 20saldo no utilizado, hasta su aprobación por el MEF através del Módulo SIAF-SPHasta las 17:00 p.m.

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Liquidación del Fondo Fijo para Caja Chica,devolución de saldo no utilizado, registro y Lunes 23transmisión a través del Módulo SIAF-SP (con fase"Aprobada")

11 Hasta las 17:00 p.m.Giro de Devengados 2013, transmisión hasta su Jueves 26aprobación (estado en "A") por el MEF en el MóduloSIAF-SP .

12 Hasta las 17:00 p.m.Liquidación del Fondo de Devolución de TasasRegistrales en Efectivo y Fondo de Sencillo, Viernes 27devolución de saldo no utilizado, registro ytransmisión a través del Módulo SIAF-SP (con fase"A probada")

13 Hasta las 17:00 p.m.- Culminación del Inventario Físico General de

Cierre 2013 de Existencias, Activos Fijos yActivos Intangibles.

- Culminación de evaluación técnica deActivos Intangibles al 31 de Diciembre de2013. Martes 31

- Culminación de evaluación de indicios dedesvalorización de existencias, activos fijos yactivos intangibles al 31 de Diciembre de2013.

- Culminación de Infonne Técnico de revisiónde los parámetros patrimoniales al 31 deDiciembre de 2013.

-

N° ACTIVIDAD PLAZO ENERO 2014

I Informe Final y Acta de Conciliación del InventarioFisico General Valorizado al 31 de Diciembre 2013

Hasta el Viernes 10

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oDIRECTIVA N° .. l.2013-SUNARP-OGAlSG

2 Informe Técnico de Indicios de Desvalorización delvalor de las Existencias, Activos Fijos y Activos Hasta el Viernes 10Intangibles al 31 de Diciembre de 20 l 3

3 Informe Técnico del Activo Intangible al 31 deDiciembre de 2013 Hasta el Viernes 10

4 Informe de la Procuraduría Pública de la SUNARPsobre la Situación de los litigios judiciales de cada Hasta el Viernes 10Unidad Ejecutora al 3 I de Diciembre de 20 l 3.

5 Informe del Cálculo Actuarial de 2013 emitida por laOficina de Normalización Previsional (ONP) (solo enZonas Registrales). Para . ello oportunamente Hasta el Viernes 17Recursos Humanos deben enviar a ONP, a travésdel medio oficial, la información correspondiente.

6 Información de Fondos, conciliaciones bancarias al3 l de Diciembre de 2013 depuradas, y saldos Ha~t~ ei Vie~nes i'7financieros verificados con Contabilidad e ingresadospor Tesoreria al Sistema .de Fondos Públicos(SAFOPl.

7 Hasta las 13:00 p.m.TESORERÍA: Transmisión a la Sede Central del Hasta el Lunes 27movimiento de las cuentas de enlace de cada UnidadEjecutora al 3 l de diciembre 20 l 3

8 TESORERIA: Transmisión a la DGETP delmovimiento de las cuentas de enlace del Pliego Lunes 27SUNARP al 3 l de diciembre 20 l 3.Hasta las 13:00 p.m.

9 CONTABILIDAD: Transmisión a la Sede Central Hasta el Lunes 27del movimiento del AF-9 y anexos de cada UnidadEjecutora al31 de diciembre 2013

10 Operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Hasta el Viernes 24, paraPúblico del Ejercicio 2013. ser presentado a la Sede

Central11 Remisión de Anexos Financieros sobre Obligaciones Hasta el Lunes 20, para ser

Previsionales. presentada a la SedeCentral

12 Remisión de Anexos Financieros sobre Gastos y Hasta el Viernes 10, paraEstadística de Personal. ser presentada a la Sede

Central13 Presentación del Informe Final de las acciones de Hasta el Viernes 24, para

Saneamiento de la Información Contable dispuesta en ser presentada a la Sedeel artículo 3° de la Ley N° 29608. Central

N° ACTIVIDAD PLAZO FEBRERO 20141 TESORERIA: Conciliación de Cuentas de Enlace Hasta el Viernes 07

con la DGETP.

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DIRECTIVA N° O j -2013-SUNARP-OGAlSG

I VI. . DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1 CIERRE ADMINISTRATIVO

Las Unidades Ejecutoras del Pliego SUNARP efectuarán las siguientesacciones:

ABASTECIMIENTO:

~ Deberá efectuar un análisis anual de los Compromisos p'endieti;~~'deDevengar, a través de los reportes que emite el Módulo SIAFcSP, ..¡,

generar la documentación y acciones que garanticen que af viernes20 de Diciembre de 2013 todos los registros administrativosefectuados por Abastecimiento en el ejercicio 2013 a través delMódulo SIAF-SP cuente con la fase de Devengado en situación "A"(Aprobado) y no solo en situación "T" (Transmitido), incluyendotodas las secuencias, de tal manera que no existan compromisospendientes de devengar al 31 dc diciembre del año en curso.

~ Si al viernes 20 de Diciembre de 2013 existen compromisos que nocuenten con las formalidades que determinen que puedan serdevengados en d Módulo SIAF-SP, se deberá proceder a suinmediata anulación el mismo día 20 de Diciembre de 2013,emitiendo la documentación competente y suficiente, y registrandoesta anulación en el Módulo SIAF-SP, debiendo estar "Aprobadas"estas anulaciones en el Módulo SIAF-SP.

Para las Anulaciones, los responsables de Abastecimiento deberánpreparar la documentación de solicitud de anulación correspondientepara la autorización de los respectivos Jefes de OGA o UADM,debiendo mantener debidamente archivadas todas las solicitudes deanulación que se hayan producido en el ejercicio 2013.

~ Dado que la ejecución presupuestal anual del gasto debe ser igual altotal de devengados, se deberá remitir a las respectivas JefaturasZonales o a la Jefatura de la OGA, en el caso de la Sede Central, losreportes de ejecución presupuestal donde se demuestre que laEjecución Presupuestal es igual al total de Devengados del Ejercicio2013.

~ Con la antelación debida y a través de los medios más efectivos, sedeberá comuniéar a los proveedores de bienes y servicios de cada

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Unidad Ejecutora que las facturas solo serán recepcionadas hasta ellunes 16 de Diciembre de 2013.

En la oportunidad de la recepción de factura, el personal responsablede Abastecimiento deberá verificar que estos documentos cumplancon todos los requisitos exigidos por la SUNAT, que estén correctoslos importes de valor de venta, IGV, precio de venta, número ~eRUC, los otros datos, y que no se presenten borrones O"

enmendaduras.

~ Luego del cierre del registro de Devengados (Viernes 20 deDiciembre de 2013), el día Lunes 23 de Diciembre de 2013deberán remitir a la Jefatura Zonal correspondiente, o a la Jefatura dela OGA en el caso de la Sede Central, con copia a Contabilidad, uninforme señalando' todos aquellos compromisos que. hayan sidoanulados (por no reunir los requisitos para su devengamiento) peroque se volverán a comprometer con cargo a los recursospresupuesta les del año 2014,

Esta relación de aquellas obligaciones que realmente se devengaronal 31 de de Diciembre de 2013, pero que por razones formales nopudieron ser registradas en el Módulo SIAF-SP, serán incorporadascomo obligaciones en la contabilidad del ejercicio 2013 d~ acuerdo ala Política Contable W 25 "Obligaciones Devengadas en elEjercicio" incluida en el numeral 6.4 "Políticas de Contabilidad" dela Directiva N° 05-2013-SUNARP/GG "Lineamientos deOperatividad del Proceso de Gestión Contable y Políticas deContabilidad de la SUNARP" aprobada por la Resolución N° 040-2013-SUNARP/GG,

La información requerida deberá detallar el nombre del Proveedor,RUC, concepto, periodo en que se devengó la operación, N° deFactura, importe, etc.

~ El personal responsable de Abastecimiento efectuará lascoordinaciones con Presupuesto de la Unidad Ejecutoracorrespondiente para garantizar que en la ejecución del gasto delejercicio 2013 no existan partidas presupuesta les sin marcopresupuestal o partidas presupuesta les que presentan mayorejecución que el marco,

La verificación del cumplimiento de este requisito será efectuado porlos respectivos Encargados de las Unidades' Ejecutoras a quienes

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DIRECTIVA N° 01 _2013_SUNARP-OGAlSG

Presupuesto y Administración le remitirán el día jueves 26 deDiciembre de 2013 el r~porte de Ejecución de compromisos versusMarco a N ivel de Específicas y por Metas

}> El responsable del Control Patrimonial de cada Unidad Ejecutora, oquien haga sus veces deberá disponer lo necesario a fin que hasta las17:00 p.m. del 31 de Diciembre de 2013, se culminen las siguientesacciones:

,( Inventario Físico General de Cierre 2013 deExistencias, Activos Fijos y Activos Intangibles.

,( Evaluación técnica de Activos Intangibles aIJI"de ..• • ,t .' '~,,>-;..•\

DIciembre 2013. ': ;,: ..~:,.c.,,( Evaluación de indicios de desvalorización: •.'¡de',

existencias, activos fijos y activos intangibles al 31 "de"Diciembre 2013. -

,( Informe Técnico de los resultados de la revisión delos parámetros patrimoniales al 31 de Diciembre de2013.

RECURSOS HUMANOS

}> Deberá efectuar un análisis anual de los Compromisos pendientes deDevengar, a través de los reportes que emite el Módulo SIAF-SP, ygenerar la documentación y acciones que garanticen que al viernes20 de Diciembre de 2013 todos los registros administrativ9sefectuados por Recursos Humanos en el ejercicio 2013 a través delMódulo SlAF-SP cuente con la fase de Devengado en situación "A"(Aprobado) y no solo en situación "T' (Transmitido), incluyendotodas las secuencias, de tal manera que no existan compromisospendientes de devengar al 3 I de diciembre del año en curso.

}> Si al Viernes 20 de Diciembre de 2013 existen compromisos que nocuenten con las formalidades que determinen que puedan serdevengados en el Módulo SIAF-SP, se deberá proceder a suinmediata anulación el mismo día 20 de Diciembre de 2013,emitiendo la documentación competente Y suficiente, y registrandoesta anulación en el Módulo SIAF-SP, debiendo estar "Aprobadas"estas anulaciones en el Módulo SIAF-SP.

Para estas Anulaciones los responsables de Recursos Humanosdeberán realizar los procedimientos en el Módulo SIAF-SP, deacuerdo a la' documentación respectiva, debiendo mantener

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DIRECTIVA N0 O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

debidamente archivadas todos los documentos de anulación que sehayan producido en el ejercicio 2013.

»- Dado que la ejecución presupuesta1 anual del gasto debe ser igual altotal de devengados, se deberá remitir a las respectivas JefaturasZonales o a la Jefatura de la OGA, en el caso de la Sede Central, losreportes de ejecución presupuestal donde se demuestre que. la '..Ejecución Presupuestal es igual al total de Devengados del Ejercicio'2013.

»- Con la antelación debida y a través de los medios más efectivos, sedeberá comunicar a los proveedores de gastos de personal de cadaUnidad Ejecutora que las facturas solo serán recepcionadas hasta ellunes 16 de Diciembre de2013.

En la oportunidad de su recepción el personal responsable deRecursos Humanos deberá verificar que estos documentos cumplancon todos los requisitos exigidos por la SUNA T, que estén correctoslos importes de valor de venta, 1GV, precio de venta, número deRUC, los otros datos, y "que no se presenten borrones oenmendaduras.

»- A partir del martes 1O de Diciembre de 2013 ya no se procesará niautorizará planillas de viáticos.

»- Recursos Humanos, de cada Unidad Ejecutora, deberá garantizar quecuatro (04) días calendario antes de las fechas programadas para elpago, se remita a Tesorería las Planillas de Gratíficaciones deNavidad 2013, Remuneraciones de Diciembre 2013, ContratosAdministrativos de Servicios de Diciembre 2013, Practicantes deDiciembre 2013, Pensionistas de Diciembre 2013, Secigristas deDiciembre 2013, Planillas de Movilidad y Alimentación deDiciembre 2013, etc.

El plazo no incluye los procedimientos a cargo de RecursosHumanos por las gestiones ante las Jefaturas de OGPP en el caso dela Sede Central, o de UPP en las Zonas Registrales, para la dotaciónde recursos presupuestales a nivel de meta inclusive para lasPlanillas de Gratificaciones, Remuneraciones, CAS, Practicantes,Secigristas, Alimentación, Movilidad, etc., ni del registro,transmisión y aprobación de las fases de compromiso y devengado,todo lo cual deber ser efectuado antes del. plazo establecido en elpárrafo anterior.

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DIRECTIVA N"O 1-2013-SUNARP-OGAlSG

La documentación que, se remita a Tesorería, dentro del plazoestablecido en el numeral anterior, deberá contar con todos loselementos necesarios para proceder al giro, tales como los detalles deretenciones, conformidades, recibidos de honorarios debidamentedepurados, etc.

~ Efectuará las coordinaciones con la Jefatura de UPP o de OGPP, enel caso de la Sede Central, para garantizar que en la ejecución delgasto del ejercicio 2013 no existan partidas presupuestales sin marcopresupuestal o partidas presupuestales que presenten mayor,,!ejecución que el marco. "::/',:;;e'-.

". ":/ ,I:,!

La comprobación de este requisito será efectuado por los respectivos' ".jEncargados de las Unidades Ejecutoras a quienes el Jefe de UPP;o:'"el Jefe de OGPP en el caso de Sede Central, y el Jefe de OGA leremitirán el día Jueves 26 de Diciembre de 2013 el reporte deEjecución de compromisos versus Marco a Nivel de Específicas ypor Metas

TESORERIA

~ Verificará que las solicitudes enviadas a la Dirección General deEndeudamiento y Tesoro Público para corregir Expedientes SIAF noestén pendientes de atención.

~ Es obligatorio 'efectuar todos los giros correspondientes a 'losdevengados que se hayan generado y aprobado hasta el viernes' 20 ','de Diciembre de 2013, garantizando que al jueves 26 de Diciembrede 2013 todos estos giros hayan sido aprobados por el MEF a travésdel Módulo SIAF-SP, es decir todos los Devengados deben serGirados en el ejercicio 2013.

~ Deberá efectuar todas las acciones necesarias para que el miércoles18 de Diciembre de 2013 todos los anticipos para viáticos hayan sidototalmente rendidos, revisados, y registrados en el Módulo SIAF-SP.La devolución de los saldos no utilizados se verificará hasta elviernes 20 de Diciembre de 2013.

~ Deberá efectuar todas las acciones necesarias para que al 23 deDiciembre de 2013 se haya efectuado la Liquidación del Fondo Fijopara Caja Chica, Fondo de Devolución de Tasas Registrales enEfectivo Fondo de Sencillo, devolución de saldo no utilizado,

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DIRECTIVA N° O 1-2013-SUNARP-OGAlSG

registro y transmisión a través del Módulo SIAF-SP (con fase"Aprobada").

);> Al Cierre del Ejercicio 2013, toda la captación efectuada deberá estardebidamente depositada en las respectivas Cuentas Corrientes, yestas operaciones registradas y aprobadas en el Módulo SIAF-SP;salvo las captaciones producidas el 31 de Diciembre de 20 13 qu~': >..deben ser depositadas el primer día útil del año 2014. . ,,:.

Asimismo se deberá disponer que las Jefaturas de OGTI y UTI presten -','todo el apoyo necesario a los operadores del Módulo SIAF-SP a fin de quese efectúen las acciones programadas dentro de los plazos establecidos.

Asuntos de importancia:

Primero: Los responsables de Abastecimiento, Control Patrimonial, RecursosHumanos y Tesorería deben cumplir estrictamente con las disposicionesestablecidas en el Decreto Supremo N° 035-2012-EF, en especial al artículo31°:

"32.1 A través del pago se extingue, en forma parcial o total, una obligación ysolo procede siempre que esté debidamente formalizado como Devengado yregistrado en el Sistema Integrado de administración Financiera del SectorPúblico (SIAF-SP).

32.2 La Unidad Ejecutora o Entidad debe consignar el número de RegistroSIAF-SP, en la documentación relacionada con la correspondiente obligacióncontractual. Caso contrario no procede la entrega de bienes o lapresentación de los servicios por parte del proveedor ocontratista.

32.3 Está prohibido el pago de obligaciones que no cumplan los requisitosprescritos en el presente artículo, aún cuando los bienes y/o losservicios, sean personales o no personales, cuenten con laconformidad respecto a su recepción o prestación.

32.4 El pago se efectúa de acuerdo con el Presupuesto de Caja.

Segundo: Se deberá dar estricto cumplimiento a .10 establecido en el OficioCircular N° 038-2011-SUNARP/GAF de fecha 25 de Julio de 2011 sobrc"Procedimientos para el debido control financiero de las Resoluciones

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de los Registros Pub'ico~ 4-

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DIRECTIVA NaO 1-2013-SUNARP-OGAlSG

Jefaturales de las Devoluciones de Tasas Registrales". Asimismo, es necesarioque las Jefaturas de las Unidades de Administración de las ZonasRegistrales efectúen las acciones necesarias para que se proporcione aContabilidad la información al 31 de diciembre de 2013, sobre todos loscasos de expedientes que impliquen que se tenga que efectuar devolucionesa los usuarios de tasas registrales pagadas, ya sea que hayan sidosolicitadas por los usuarios o no. Contabilidad, al 31 de diciembre de 2013debe efectuar el reconocimiento de las obligaciones por pagarcorrespondientes con los usuarios por devolución de tasas registra les yasea que hayan sido solicitadas o aún no.

Tercero: Algunos aspectos importantes de la Directiva N° 04-2013cSUNARP/GG "Operatividad Administrativa de las Unidades Ejecutoras de. la; :': .,SUNARP Ejercicio 2013" aprobada por la Resolución N° 038-201'3:;' ;SUNARP/GG: "/"

(Capitulo VI Disposiciones Especificas, acá pite xiv. del numeral 6.1.6Control de Calidad de los Registros Administrativos a través del MóduloSIAF-SP):

"En lafa.~e de "Compromiso", en todos los documentos fuente para gastos debienes, servicios, de personal, viáticos, caja chica, etc., se debe consignar enun lugar visible EL N° DE LA CERTIFICACIÓN AL QUECORRESPONDE LA OPERACIÓN."

"El operador de transmisión SIAF no transmitirá el "Compromiso" si es queel documento fuente no cuenta con el N° de Certificación. El operador detransmisión contrastará este N° de Certificación consignado en el documentofuente con la ventana de Certificación y Compromiso Anual del MóduloSIAF-SP, y en caso de no ser concordantes devolverá con cargo eldocumento fuente al Área 'respectiva. "

(Capitulo VII Disposiciones Complementarias, numeral 1):

"Es responsabilidad de las,jefaturas de las Áreas Origen de Operaciones(Logi~tica, Recursos Humanos y Tesorería) de las l4 Unidades Ejecutoras dela SUNARP implementar controles unitarios, adicionales a los del MóduloSIAF-SP) por cada certificación, compromiso anual, compromiso,devengado, girado, anulaciones, ampliaciones, devoluciones, etc., efectuado,lo cual se debe realizar en forma mensual. Asimismo, es de su enteraresponsabilidad efectuar en forma periódica las anulacionesrespecto de los saldos de compromiso anual no utilizados,

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CIERRE ADMINISTRATIVO.Y CONTABLEEJERCICIO 2013

"


debiéndose verificar que. con mucha antelación al cierre delejercicio 2013. se 'haya efectuado esto acción, es decir que bajo ningunacircunstancia, V bajo responsabilidad, se efectuarán estasanulaciones (correspondientes a los compromisos anualesdel año 2013) en el ejercicio 2014 ...

En tal sentido, a través del Oficio Circular N° 007-2012-SUNARP/GAF, de .',fecha 17 de Febrero de 2012, se indicó a los Jefes Zonales que los responsablesde las Áreas Origen de Operaciones debían prepararse para efectuar laConciliación Presupuestaria del Ejercicio 2012, Y para tal efecto en laConciliación Presupuestaria de Cierrc del Ejercicio 2011, se demostró que en lamayoría de los casos no se aplicaron los procedimíentos establecidos en laDirectiva N° 001-2011-SUNARP/GG (la Directiva de Operatividad de lasUnidades Ejecutoras de la SUNARP Ejercicio 20 11), Y que para las ,",operaciones de modificaciones de certificaciones, anulaciones, ampliaciones,etc., . NO SE HABÍA CONTADO CON DOCUMENTACiÓNSUSTENTA TORIA, que permita dejar la evidencia documentaria de cadaoperación.

Es decir los operadores de Logística,. Recursos Humanos y Tesorería, en lamayoría de los casos realizaban estas operaciones en cl Módulo SIAF-SP sindejar evidencia fisica documentaria de la fundamentación de cada registro, ymás aún sin conocimiento del respectivo Gerente de Administración yFinanzas.

Recién cuando en la Conciliación Presupuestaria de Cierre 2011, el Ministeriode Economía y Finanzas dcterminó diferencias, en los análisis que efectuó elpersonal de Contabilidad (que no realiza ni registra estas operacIOnesadministrativas en el Módulo SIAF-SP) aparecían estas operaciones smdocumento fisico sustentatorio que permitiera efectuar el seguimientocorrespondiente.

De la experiencia de la Conciliación Presupuestaria de Cierre 2011 seobtuvieron las siguientes recomendaciones (que se debe aplicar para el cierredel ejercicio 2013):

I.Cada operación que se realiza y registra en el Módulo SIAF-SP debe contarcon documentación o evidencia sustentatoria, que debe ser de conocimiento delos respectivos Gerentes de Administración y Finanzas.

2.Debe existir un adecuado archivo de esta evidencia documentaria.18

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3.La Conciliación Presupuestaria :periódica y al Cierre de cada ejercicio con elMinisterio de Economía y Finanzas debe ser efectuada por las personasresponsables de las fases y registro administrativo de las operaciones en elMódulo SIAF-SP, es decir el personal de las áreas de Recursos Humanos,Logistica y Tesorería, y no por el personal de Contabilidad.

4.Se debe cumplir estrictamente con cada procedimiento administrativoincluido en la Directiva de Operatividad Administrativa de las UnidadesEjecutoras de la SUNARP.

S.Los Jefes de OGA, UADM , OGRH Y URH deben efectuar una adecuadasupervisión de las operaciones que son registradas en el Módulo SIAF-SP, deJa, :>,existencia de la evidencia fisica documentaría y el cumplimiento dé 'lo~." .:':<';procedimientos que se incluyen en las Directivas que son aprobadas por la S~d~~ i! /:iCentral de la SUNARP. ,",' o',:

6.2 INFORMACION A SER PROPORCIONADA A CONTABILIDAD:

Abastecimiento/Control Patrimonial/Almacén

./ Informe del Consumo de Existencias de Almacén, debidamente conciliado conlos saldos fisicos existentes en el almacén y tarjetas de control visibles al 31 deDiciembre 2013.

./ Informe de Estimaciones de Depreciación de Activos Fijos al 3 I de Diciembre2013 .

./ Informe de Estimaciones de Amortización de Activos 1ntangibles al 3 I deDiciembre de 2013 .

./ Informe de saldos y movimientos de Activos Fijos e Intangibles al 31 deDiciembre de 2013 .

./ Informe de indicios de desvalorización de existencias, activos fijos y activosintangibles al 31 de Diciembre de 2013 .

./ Informe, al 3 I de Diciembre de 2013, sobre resultados de la revlslon deparámetros patrimoniales de los activos fijos y activos intangibles (vida útil,tasa de depreciación, tasa de amortización, método de depreciación, método deamortización, valor residual, etc.).

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DIRECTIVA N.O 1


-2013-SUNARP-OGAlSG

:

,¡' Relación mensual izada de órdenes de compra y órdenes de servicio emitidas yatendidas al 31 de Diciembre de 2013.

,¡' Relación lTÍensualizada de las Notas de Entrada al Almacén al 31 de Dici'embre' ..de2013.

,¡' Relación de Resoluciones de aprobación de Alta y Baja de Bienes al 31 deDiciembre de 2013.

,¡' Informe detallado, al 31 de dicicmbre de 2013, de las obligaciones devengadasen el ejercicio 2013 que no pudieron ser ingresadas en el SIAF-SP.

Recursos Humanos

,¡' Informe de Obligaciones Dev~ngadas. de Compensación por Tiempo deServicios (CTS), persona por persona, y acumulado al 31 de Diciembre de2013.

,¡' Informe de Obligaciones Devengadas de Vacaciones al 31 de Diciembre de2013, del personal con contrato a plazo indeterminado, fijo y ContratosAdministrativos de Servicios (CAS).

,¡' Reportes y Actas por las transferencias de obligaciones por desplazamiento depersonal, entre las Unidades Ejecutoras del Pliego SUNARP, y otrosmovimientos de personal al 31 de Diciembre de 2013.

,¡' Informe detallado (persona por persona) del mOVIlTIlento de las"disminuciones" que se hayan producido, de las vacaciones acumuladas enejercicios anteriores y las que se han originado en el año corriente al 31 deDiciembre de 2013.

En este Informe se deberá explicitar detalladamente, persona por persona, lamodalidad de estas "disminuciones" (uso de vacaciones, etc.) y los saldosmensuales de las vacaciones acumuladas persona por persona. Cabe indicar queen los cuadros demostrativos las "disminuciones" de las vacaciones se deberánmostrar rebajando el período al que corresponden.

,¡' Los responsables de Recursos Humanos de cada Unidad Ejecutora debenefectuar oportunamente las gestiones ante la Oficina de NormalizaciónPrevisional (ONP) para la obtención hasta el Viernes 17 de Enero de 2014del Informe de Cálculo Actuarial del año 2013.

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DIRECTIVA N° 'O 1 -2013-SlINARP-OGAlSG

./ Informe sobre la situación de las vacaciones acumuladas, y la explicación delos saldos al 31 de Diciembre,d~ 2013 . .:

./ Anexos Financieros OA-4 "Gastos de Personal en las Entidades del SectorPúblico" y OA-5 "Estadística del Personal en las Entidades del SectorPúblico",

./ Toda obligación devengada de gastos de personal al 31 de Diciembre de2013 ya sea generada en el ejercicio o correspondiente a ejerciciosanteriores.

...•.'

Tesorería

./ Relación detallada de Certificado de Martillero al 31 de Diciembre de 2013 .. ,

....-:;-. \- .. ,'" \

./ Relación detallada de Cartas Fianza y garantías al 3 I de Diciembre de 2Q 13.' ," / ", -1'-.. './

./ Reporte de los cheques en cartera al 31 de Diciembre de 2013 .

./ Informes sobre la situación y gestiones efectuadas para regularizar los ingresospor identificar al 31 de Diciembre de 2013 .

./ Actas de Conciliación de Transferencia de Fondos al 31 de Diciembre de 2013 .

./ Informe de Saldos de Cuentas Bancarias al31 de Diciembre de 2013,

./ Informes de Verificación del aporte del 20% a favor de la Sede Central al IVTrimestre de 2013 .

./ Conciliaciones Bancarias al 31 de Diciembre de 2013 .

./ Informe sobre conciliación de cuentas de enlace al 31 de diciembre de 2013.

Presupuesto

./ Reportes de Marco Presupuestal al 31 de Diciembre de 2013,

./ Reportes de Ejecución Presupuestai emitidos por el MPP del Módulo SIAF-SPal 31 de Diciembre de 2013 .

./ Actas de Conciliación de la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastossuscrita con la Jefatura OGA o UADM Y el Contador al 31 de Diciembre de2013. .

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d€ los.Registros Públicos •. -•


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DIRECTIVA N° O 1 -2013-5UNARP-OGAlSG

Procuraduría .PúbJica de la SUNARP

Con respecto al tema de las .Contingencias, las instancias pertinentes dc lasUnidades Ejecutoras, deberán coordinar y solicitar a la Procuraduría Pública dela SUNARP para que se les remita oportunamente los informes de la situaciónde procesos judiciales al IV Trimestre de 2013, con la calificación de remota,posible o probable, y que las respectivas administraciones autoricen la creación ....de Cuentas por Pagar, Provisiones o la revelación de Contingencias (PasivosContingentes) en Cuentas de Orden.

Operaciones Recíprocas

Con respecto al tema de las Operaciones Recíprocas las instancias pertinentesde las Unidades Ejecutoras a su cargo, deberán hacer las coordinacionesrespectivas con aquellas entidades que se encuentren fuera del ámbito de laZona Registral para que se les remita oportunamente la información, y asípoder dar cumplimiento al plazo establecido en la presente Directiva para laentrega a la Sede Central es decir el Viernes 24 de enero 2014.

Estas gestiones, a cargo de las Jefaturas de OGA o UADM de cada UnidadEjecutora, deben garantizar que los respectivos Contadores cuentenoportunamente con los documentos de gastos correspond ientes.

6.3 CIERRE CONTABLE PRESUPUEST AL

6.3.1 Verificación Presupuestal:

,. La fecha de Cíerre Contable Presupuestal del Ejercicio 2013 quedaestablecída para el día Viernes.t0 de enero de 2014.

,. Las Áreas Origen de Operaciones (Abastecimiento, Recursos Humanos yTesorería), deben implementar las acciones necesarias para garantizar que a lafecha del Cierre Contable Presupuestal, establecida en el numeral anterior, sehayan efectuado todas las acciones de análisis y depuración, a través delMódulo SIAF-SP, de la información de la ejecución de gastos e ingresos, y quese haya realizado el cierre de fondos con la emisión de las conciliacionesmensuales respectivas.

,. En la fecha del Cierre Contable Presupuestal del Ejercicio 2013 las Jefaturas deUPP de cada Unidad Ejecutora del Pliego 067 SUNARP, o de la OGPP en el

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de los R£"gistros Públicos • ~


DIRECTIVA N°O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

caso de la Sede Central, dispondrán que se actualice la ejecución presupuestaldel mes de Diciembre de 2013, pa~~ lo cual el personal responsable del manejodel MPP deberá efectuar los siguientes procedimientos:

./ Se ubicarán en la barra del menú principal, elegirán el menúPROCESOS, y escogerán la opción: EJECUCIONPRESUPUESTAL:

Aparecerá la ventana de EJECUCIÓN PRESUPUESTALelegirán con el cursos el mes correspondiente, y luego escogeránPROCESAR.

Luego habilitarán para envío

./ Seguidamente volverán a la barra del menú princípal, elegirán .COMUNICACIÓN, Y escogerán la opción TRANSFERENCIA »:\DE DATOS. ':.0:,," "- ,. . .

:/>- Una vez efectuados los procedimientos anteriores, se realizarán las siguientes

acciones en el MPP:

./ Se ubicarán en la barra del menú principal, elegirán el menúREPORTES, y escogerán la opción EJECUCiÓNPRESUPUESTAL:

Entonces aparecerá la ventana de EJECUCIÓN MENSUAL YSMARCO PRESUPUESTAL:

Elegirán la opción Fase de Compromiso e imprimirán el reportecorrespondiente.

Luego elegirán la 0pclOn Fase de Devengado e imprimirán elreporte correspondiente

./ Seguidamente volverán a la barra del menú principal, elegirán elmenú REPORTES, Y escogerán la opción RESUMEN DERECAUDACIÓN DE INGRESOS:

Entonces apareceráRECAUDACiÓN DEcorrespondiente',

la ventana de RESUMEN DEINGRESOS, e imprimirán el reporte

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,. Para complementar el procedimiento, los 3 reportes emitidos a través del MPPdeberán ser entregados a los respectivos Contadores para que efectúen lasacciones de validación presupuestal y financiera del mes correspondiente.

,. En caso que existan diferencias en la conciliación, se debe detectar el problemay repetir el procedimiento de act!Jalización del mes de Diciembre hasta que se,.haya conciliado perfectamente las cifras en el ambiente del Módulo MPP cOn .;las del ambiente contable del SIAF-SP.

,. Para el aspecto de la conciliación presupuestal a cargo de contabilidad seprecisan a continuación los procedimientos de verificación:

Ejecución de Ingresos' .

./ Se deben comparar los reportes de "Resumen de Recaudación"de Ingresos 20 13" del MPP con el formato EP-I "Estado deEjecución de Ingresos y Gastos" del ambiente contable delSIAF-SP .

./ Se debe verificar que la cifra de la recaudación de ingresos delreporte del MPP sea igual a la cifra de ejecución de ingresos delformato "Resumen de Recaudación de Ingresos" del MóduloAdministrativo del SIAF-SP.

Ejecución de Gastos

./ Se deben comparar los reportes de "Ejecución de Devengados"vs Marco Presupuestal 2013" del MPP con el formato EP-I"Estado de Ejecución de Ingresos y Gastos" del modulocontable del SIAF-SP .

./ Se debe comparar el reporte del Módulo Administrativo delSIAF-SP denominado "Asignación de PCA vs CompromisoAnual", con el reporte del Módulo de Procesos Presupuesta lesdel SIAF-SP denominado "Marco Presupuestal vsCompromiso Anual 2013". En ambos reportes la cifracorrespondiente a los Compromisos Anuales deben ser iguales .

:

./ A efectos de validar la cuenta 840 I AsignacionesComprometidas, se obtendrá del Módulo Administrativo delSIAF-SP el reporte "Asignación' PCA vs CompromisosAnuales", a cuyo importe se le deberá re"tar el importe de laejecución de gastos devengados del fomato EP- I "Estado de

. . 24


DIRECTIVA N° O 1 -2013-SUNARP-OGA/SG'-, '.

Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos" del MóduloContable; cuyo -resultado debe ser igual al saldo de la cuenta840 I Asignaciones Comprometidas.

¡;. Al cierre del ejercicio 2013, todos los compromisos registrados en el móduloSIAF-SP deben estar devengados, de tal manera que el total de compromisosregistrados en el ejercicio 2013 sea igual al total de los devengados. Estadisposición esta en el marco de lo dispuesto por el artículo 37° acápite 37.3 dela Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto:

"Con posterioridad. al 3J de Diciembre no se pueden efectuarcompromisos ni devengar ga.~tos con cargo al mio fiscal que:A~cierra en esafecha". ('''':''.'<',:':\. ! :',.'t',v ..-.;

~ ..•.. /:,'

Esto es concordante con el numeral 20.1 del artículo 20° de la.Ley,'N° 281 12 Ley Marco de la Administración Financiera del"SeúorPúblico:

"La ejecución presupuestal y su correspondiente registro deingresos y ga~.tosse cierra el3J de diciembre de cada Año Fiscal".

¡;. Verificar que la ejecución presupuestaria de gastos no se encuentre sobregiradarespecto al Marco Presupuestal (a nivcl de específica de gasto y metapresupuestaria).

¡;. Conciliar con la Base de Datos del Oracle en el Marco y EjecuciónPresupuestaria de ingresos y gastos.

6.3.2 Verificación Contable:

¡;. Verificar que los saldos del asiento de apertura 2013 sean los mismos con losque cada Unidad Ejecutora cerró su información en el año anterior 2012.

¡;. Verificar los saldos al 31 de.oiciembre de 2013 de las cuentas presupuestariascon los saldos del marco y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos;verificar estos saldos contra los formatos EP-I Balance de Ejecución dePresupuesto de Ingresos y Gastos, PP-I Presupuesto Institucional de Ingresos yPP-2 Presupuesto Institucional de Gastos.

¡;. Verificar que al 31 de Diciembre de 2013 se hayan contabilizado todos losexpedientes SIAF registrados en la parte administrativa.

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, .CIERRE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

EJERCICIO 2013

DIRECTIVA' N° O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

» Verificar que al 31 de Diciembre 2013 se hayan registrado todas las Notas deContabilidad correspondientes, y que estas cuenten con la documentaciónsustentatoria suficiente y competente.

» De acuerdo a la Politica Contable N° 25 "Obligaciones Devengadas en elEjercicio" incluida en el numeral 6.4 Politicas de Contabilidad de la DirectivaN° 05-2013-SUNARP/GG "Lineamientos de Operatividad del Proceso deGestión Contable y Politicas de Contabilidad de la SUNARP" aprobada por laResolución N° 040-2013-SUNARP/GG, se deberá incluir en la Contabilidaddel ejercicio 2013 las relaciones remitidas por Abastecimiento y el responsablede Recursos Humanos, de aquellas obligaciones que realmente se devengaronal 31 de Diciembre 2013, pero que por diversas razones no pudicron serregistradas en el Módulo SIAF-SP.

» Efectuar el arqueo del fondo de caja chica, valores, fondo de devolución detasas registrales de Cierre 2013, fondo de sencillo y cheques en cartera al 31 deDiciembre de 2013.

» Efectuar el apoyo a los responsables de las Áreas de Administración yRecursos Humanos a cargo del registro' administrativo en el Módulo SIAF-SPsobre los atributos de Tipo de Operación, Documentos Fuente, etc. De talmanera que el SIAF permita la contabilización correspondiente.

» Revisar y registrar los comprobantes de pago SUNAT en el Sistema deRegistro de Compras.

6.4 INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACIÓN DE LA INFORMACIÓNCONTABLE DE CIERRE DEL EJERCICIO 2013 DE LAS UNIDADESEJECUTORAS DEL PLIEGO 067 SUNARP

6.4.1 Verificación de los Saldos de las Cnentas

El Área de Contabilidad de cada Unidad Ejecutora es la responsable deefectuar las conciliaciones de saldos y pruebas de comprobación de lossaldos de las cuentas del Libro Mayor.

6.4.2 Verificación del Cálculo y Registros de Ajustes Técnicos

Comprende lo siguiente:

6.4.2.1 Estimación de Depreciación de inmuebles, maquinarias y equipo,e infraestructura pública, según porcentajes establecidos en las

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de los Registros Pübticos ~•


DIRECTIVA N° a " -2013-SUNARP-OGAlSG

Políticas de Contabilidad de la SUNARP y las Directivas delEnte Rector del Sisíema Nacional de Contabilídad,

6.4.2.2 Estimación de Amortización de Activos Intangibles, excepto lasque pasan a formar parte de la obra,

6.4.2.3 Estimación para cuentas de cobranza dudosa.

6.4.2.4 Obligaciones de beneficios sociales.

6.4.2.5 Realización de los ingresos diferidos.

6.4.2.6 Estimación para Desvalorización de Existencias,

6.4.2,7 Estimación pára Desvalorización de Activo Fijo.

6.4.2.8 Estimación de Obligaciones Previsionales.

6.4.3 FORMULACIÓN DEL BALANCE CONSTRUCTIVO

Es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura enforma referencial, asi como el movimiento acumulado de las cuentas delMayor, asientos de regularización patrimonial, distribución de saldos delas cuentas patrimoniales, de gestión, resultados, las presupuestarias y deorden, con la finalidad de obtener información para la formulación de losEstados Financieros y Presupuestarios del Pliego SUNARP.

La distribución patrimonial corresponde a las Cuentas de HaciendaNacional y de Hacienda Nacional Adicional que está relacionada con lascuentas divisionarias de la cuenta Traspasos y Remesas.

La distribución de las cuentas patrimoniales, de gestión y de resultados,debe coincidir con las notas a los estados financieros y anexos a lainformación financiera.

Los saldos de las cuentas presupuestarias que son producto del registrocontable de las recaudaciones, devengados pagados y devengadospendientes de pago deben ser igual a lo que se muestra en el Balance deEjecución del Presupuesto (EP- 1).

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de los Registros Püblic05 "'. .~'" ~., ." .•


DIRECTIVA N° O (2013-SUNARP-OGAlSG

6.4.4 RELACIÓN DE ASIENTOS DE CIERRE

6.4.4.1 Presentar los asientos de cierre de las cuentas presupuestarias alfinalizar el Ejercicio 2013.

6.4.4.2 Presentar los asientos de cierre de las cuentas patrimoniales alfinalizar el Ejercicio 2013.

6.4.4.3 Presentar los asientos de cierre de las cuentas de gestión al finalizarel Ejercicio 2013.

6.4.4.4 Presentar los asientos de cierre de las cuentas de orden al finalizar elEjercicio 2013.

6.4.5 FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS YPRESUPUESTARIOS EJERCICIO 2013

6.4.5. I Los Estados Financieros y Presupuestarios deben ser elaboradossiguiendo las instrucciones indicadas en la presente Directiva,con la finalidad de uniformizar y hacer posible los análisis quecorrespondan.

Cada uno de los conceptos de los Estados Financieros debesustentar su composición a través de Anexos Financieros yNotas a los Estados Financieros.

Se deben adjuntar Notas a los Estados Financieros comparativas,con indicación de la variación y la explicación de hechos osituaciones cuantificables o no.

6.4.5.2 Las Unidades Ejecutoras del Pliego SUNARP, conciliarán lainformación presupuestaria de gastos e ingresos del SistemaIntegrado de Administración Financiera SIAF-SP.

6.4.5.3 El marco legal del presupuesto debe estar debidamente conciliadoentre la Unidad Ejecutora y la Jefatura de la OGPP de la SedeCentral, de acuerdo. a cifras desagregadas contenidas en la LeyAnual de Presupuesto (Presupuesto Inicial) y las modificaciones yanulaciones presupuestarias.

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,CIERRE ADMINISTRATIVO Y CONTABLEEJERCICIO 2013

DIRECTIVA NOO 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

6.4.6 PRESENTACIÓN Y DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DELAS CUENTAS PRINcípALES y DIVISIONARIAS

Los Contadores de las Unidades Ejecutoras del Pliego 067 SUNARPson responsables de sustentar ante sus respectivas administraciones, lascuentas que conforman sus Estados Financieros al finalizar el ejercicio2013, de acuerdo al detalle que a continuación se indica:

1101.01 CajaEl saldo de esta cuenta divisionaria, estará sustentado por elarqueo de Caja efectuado, debiendo disponer que los sáldos'":\,,en efectivo sean depositados en sus respectivas cúeiÜás ':'''\.. '. /

corrientes. . I

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1101.02 Fondos FijosEl saldo de esta cuenta divisionaria debe estar sustentado y

demostrado con las conciliaciones anuales y el arqueo defondo fijo para caja chica, de devoluciones de tasasregistra les y de sencillo,

1101.03 Depósitos en Instituciones Financieras PúblicasEl saldo de esta cuenta divisionaria debe estar sustentado ydemostrado con las conciliaciones anuales,

1101.04 Depósitos en Instituciones Financieras PrivadasEl saldo de esta cuenta divisionaria debe estar sustentado y

demostrado con la conciliación bancaria anual. ; ,

1101.05 Fondos sujetos a restricciónEl saldo de esta cuenta divisionaria debe estar sustentado y

demostrado con la conciliación bancaria anual.

1201 Cuentas por cobrarAgrupa cuentas divisionarias que representan el derecho decobranza a favor de las respectivas Unidades Ejecutoras,que representan los derechos exigibles a personas naturalesy jurídicas,' y se encuentran representados por documentospor cobrar producto de acotaciones y determinaciones detasas registrales,

1202 Cuentas por Cobrar DiversasAgrupa las, cuentas divisionarias que representan losderechos exigibles a terceros por operaciones como multas y

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DIRECTI\fA N0 O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

1205

sanciones; depósitos efectuados en garantía de un bien oservicio adquirido, intereses por cobrar, así como ot~a.scuentas por cobrar- . ,. ,', ::"'~'

~ .....', ".'.,,-.:",. ,Servicios y Otros Contratados por Anticipado .',Agrupan las cuentas divisionarias que representan por Uf;:'lado, los anticipos a contratistas y proveedores, a seguros,alquileres pagados por anticipado, entregas a rendir cuentas,encargos generales y otros que devengaran en periodos queexceden la fecha del cierre del ejercicio 2013.

1301 Bienes y Suministro de Funcionamiento.Los .saldos de esta. cuenta y sus cuentas divisionariasdeberán estar sustentadas por el inventario físico de cierre2013.

1310 Desvalorización de Bienes CorrientesAgrupa las Cuentas Divisionarias que representanacumulaciones de estimaciones al cierre del ejercicio 2013, .para reconocer, en su caso, las pérdidas, provenientes de ladesvalorización de las existencias que se considerenobsoletos, dañados, deteriorados o no, apto para su uso.

1501 Edificios y Estructuras1502 Activo uo Prod ucidos1503 Vehiculos Maquinarias y Otros

Agrupa las cuentas divisionarias que representan el valor delos bienes, tales como terrenos, edificios, equipos, mueblesy enseres, construcciones en curso y otros de propiedad delEstado, sus adiciones y mejoras, los saldos de estas cuentasy cuentas divisionarias deberán estar sustentados con elinventario físico valorizado de cierre 2013, incluyendo lasvariaciones por cada concepto y sustentadas con susrespectivas Actas de Conciliación.

1505 Estudios y ProyectosAgrupan las subcuentas que acumulan el valor de losestudios de pre inversión y la elaboración de los expedientestécnicos, entre otros. Se sustenta con el inventario al 31 deDiciembre de 2013.

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1507 Otros ActivosAgrupa las subcuentas que acumulan el valor de lossoftware, las licencias de uso de software y otros activosintangibles. Se sustenta con el respectivo inventario al 31 deDiciem bre de 2013.

1508 Depreciación, Agotamiento y Amortización AcumuladaEl saldo de esta cuenta y cuentas divisionarias, se sustentarácon el cuadro de depreciación del Activo Fijo, y.amortización del Activo Intangible, de tal forma .'que':',:"muestre por separado la depreciación y amortización deí ~itci:>-;y la depreciación y amortización acumulada al 31 Ó¡/,':'Diciembre de 2013. ; .. '

1601 Traspasos y RemesasAgrupa las cuentas divisionarias de enlace que registran lastransacciones efectuadas entre las Unidades Ejecutoras delPliego SUNARP, y la Comisión VISA NET, con los saldosal 31 de Diciembre de 2013, debiendo conciliar y confirmarlos fondos, según corresponda con sus respectivas Actas deConciliación.

2101 Impuestos, Contribuciones y Otros2102 Remuneraciones, Pensiones y Beneficios por Pagar2103 Cuentas po __r .:-P.=a.!>.g:::ar --.J

El saldo de estas cuentas y cuentas divisionarias representanobligaciones por pagar en el corto y largo plazo de cada'Unidad Ejecutora del Pliego SUNARP al 31 de Diciembrede 2013, Y deberá estar sustentada con las relacionesanalíticas detallada y por concepto.

2401 ProvisionesEl saldo de esta cuenta y cuentas divisionarias representanobligaciones para con terceros relacionados a sentenciasjudiciales, laudos arbitrales entre otros, de cada UnidadEjecutora del Pliego SUNARP al 31 de Diciembre de 2013.Deberá estar sustentado por los respectivos infonnes de laProcuraduría Pública de la SUNARP y relaciones detalladas.

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DIRECTIVA N0O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

2501 Ingresos DiferidosEl saldo de esta cuenta y cuentas divisionarias representaningresos cuya liquidación total o parcial se deberá realizarcon posterioridad al 31 de Diciembre de 2013. Se sustentaen relaciones detalladas.

3001 Resultados NI>Realizados _.Se incluye el excedente de revaluación de activos fijos ..

3101 Hacienda NacionalEl saldo de esta cuenta y cuentas divisionarias representan

el patrimonio del Estado adscrito a cada Unidad Ejecutora.

3201 Hacienda Nacional AdicionalEl saldo de esta cuenta y cuentas divisionarias representanlos traspasos y remesas de fondos, intern03 entre lasUnidades Ejecutoras del Pliego SUNARP y operaciones deVISANET.

3401 Resultados AcumuladosEl saldo de esta cuenta y cuentas divisionarias representanla acumulación de los resultados favorables y desfavorablesal cierre del Ejercicio 2013.

Cuentas de Orden:Incluyen las cuentas desde 9101 Contratos y Compromisos aprobadoshasta la 9110 Cuentas de Contingencia por Contra, en las cuales seincluyen las cuentas de orden por contratos y compromisos, valores ygarantías, bienes en préstamo, custodia y no depreciables, obligacionesprevisionales y contingencias, así como sus respectivas cuentas porcontra.

6.5 CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACiÓN FINANClERA YPRESUPUESTAL EJERCICIO 2013 A NIVEL PLIEGO

Todas las Unidades Ejecutoras que integran el Pliego 067 SUNARP debentener en cuenta lo siguiente:

6.5.1 La información Financiera y Presupuestal, es responsabilidad exclusiva de lasUnidades Ejecutoras del Pliego, los cuales deben ser desarrollados yregistrados en los Módulos: Administrativo, Contable y Presupuestal del SIAF-SP, cuyos resultados deben ser reportados y transmitidos al Pliego, para su

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'.CIERRE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

EJERCICIO 2013


posterior consolidación y presentación a la Dirección General de ContabilidadPública para efectos de la Cuenta~G~neral de la República del ejercicio 2013.

6.5.2 Las Unidades Ejecutoras, cerrarán su información Financiera y Presupuestaldel año 2013, transmitiendo por medio del sistema SIAF-SP, y presentarán a laSede Central de la SUNARP las carpetas conteniendo la siguienteinformación:

a. INFORMACION FINANCIERA,<./-. ,\',G.~~;,:.~

~ EF-l Estado de Situación Financiera Compar:'ltiY9 >..'.2013/2012 que emite el SIAF '.~:: .:'¡

~ EF.2 Estado de Gestión Comparativo 2013/2012 ••q"~éemite el SIAF

~ EF.3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 2013que emite el SIAF

~ Análisis del rubro de Ajustes de Ejercicios Anterioresdel EF-3

~ Análisis del rubro Otras Operaciones Patrimoniales delEF-3

~ EF-4 Estado de Flujos de Efectivo 2013 que emite elSIAF

~ EF-4 Estado de Flujos de Efectivo Comparativo2013/2012 que emite el SIAF

~ Análisis de la Composición Analítica de todos los rubro~de la columna 2013 del Estado de Flujos de Efect,ivo2012 I

~ Notas a los Estados Financieros Comparativos2013/2012, comentadas y con explicación de lasvariaciones

b. ANEXOS FINANCIEROS

~ Anexo AF.l Inversiones~ Anexo AF-2 Edificios, Estructuras y Activos No

ProducidosDetalle de Otros y Transferencias

~ Anexo AF.2A Vehiculos, Maquinarias y OtrosDetalle de Otros y Transferencias

~ Anexo AF-3 Depreciación, Amortización YAgotamientoDetalle de Otros y TransferenciasAnexo AF-4 Otras Cuentas del Activo

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Detalle de OtrosAnexo AF-5 Beneficios Sociales y ObligacionesPrevisionalesDetalle de Otros y Transferencias

>- Anexo AF-6 Ingresos DiferidosDetalle de Otros

>- Anexo AF-7 Hacienda Nacional AdicionalDetalle de Otros .

>- Anexo AF-9 Movimiento de Fondos que Administra fa .Dirección General. de Endeudamiento y Tesoro Público(AF-9 A, AF-9 B, AF-9 C)

>- Anexo AF-IO Declaración Jurada>- Anexo AF- II Declaración Jurada de Funcionarios

Responsables>- Anexo AF-12 Donaciones y Transferencias Recibidas>- Anexo AF-13 Donaciones y Transferencias Otorgadas

c.INFORMACION COMPLEMENTARIA

>- Balance de Comprobación Histórico a todos los digitos>- Balance Constructivo>- OA- I Control de Obligaciones Previsionales>- OA-2 Deudas por Sentencias Judiciales>- Informes de Calculo Actuarial 2013 de la ONP

Cálculos efectuados para el Registro Contable>- OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por

Operaciones Reciprocas>- Anexo OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo

por Operaciones ReciprocasConciliaciones y/o Oficios Remitidos

>- OA 3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo porOperaciones Reciprocas

>- Anexo OA 3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivopor Operaciones ReciprocasConciliaciones y/o Oficios Remitidos

>- OA 3B Reportes de Cuentas de Gestión por OperacionesReciprocas

>- Anexo OA 3B Reporte de Saldos de Cuentas de Gestiónpor Operaciones ReciprocasConciliaciones y/o Oficios Remitidos

>- OA-4 Gastos de PersonalDetalle de Conciliación

>- OA 5 Estadistica de Personal34

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» OA 6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas» OA 7 Dat9s ¡para el Registro de Contadores Generales

d. ANALISIS DE ESTADOS FINANCIEROS

Análisis de CuentasAnálisis de Estados Financieros, entendencias, por indicadores2013/2012/2011/2010

e. INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA

forma gráfica,' pory 'cOlhparativo

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+, .'

» EP-I Estad~ de Ejecución del PresupuestoAnexo EP-I Detalle de Ejecución

» EP-2 E,stado de Fuentes y Usos de Fondos» EP-3 Clasificación Funcional del Gasto» EP-4 Distribución Geográfica del Gasto» PP-IPresupuesto Institucional de 1ngresos

Anexo al PP-1» PP-2 Presupuesto 1nstitucional de Gastos

Anexo al PP-2

f. ACTAS DE CONCILIACIONES Y CERTIFICACIONES

» Acta de Verificación del aporte a la Sede Central por el20% de las captaciones de tasas registra les al 31 deDiciembre de 2013

» Acta de Conciliación de Traslado de Fondos con la SedeCentral al 31 de Diciembre de 2013

» Acta de: Conciliación de Traslado de Fondos porResolución entre Zonas Registrales al 31 de Diciembrede 2013

» Acta de Conciliación Transferencia de CTS al 31 deDiciembre de 2013

» Acta de Conciliación de Transferencia de Bienes al 31de Diciembre de 2013

» Acta de Aprobación de Estados Financieros de Cierre2013

» Copia de'la Conciliación del Inventario Físico Valorizadocon los Registros Contables al 31/12/2013

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Sup<:rintC!)de(II::¡~ Nbclon.el •••• ¡,. ,

de los Registros Püblicos .-•


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DIRECTIVA N° O 1'-2013-SUNARP-OGAlSG

Certificación de haber efectuado el Inventario FísicoValorizado de Existencias, Activo Fijo y ActivoIntangible al 31/12/2013 y Conciliado con los RegistrosContables de cada Unidad Ejecutora

>- Certificación de haber considerado Cuentas Devengadasde CTS y las Vacaciones Conciliadas al 31/12/2013

>- Certificación de haber efectuado el Estudio de Indiciosde Desvalorización de Existencias, Activos Fijos eIntangibles aI31/12/2013

>- Certificación de haber efectuado el Estudio de ActivosIntangibles al 31/1212013

>- Copia del Infonne de revls.on de parámetrospatrimoniales del Activo Fijo y Activo Intangible al31/12/2013

g.NOTAS HE CIERRE 2013

>- Copia de las Notas de Contabilidad de Cierre 2012>- Copia de ACta de Apertura de Operaciones 2013>- Copia de las Notas de Contabilidad de Reapertura 2013>- Copias de las Notas de Transferencia Patrimonial 2013>- Copias de la Notas de Cierre 2013

6.5.3 Los Estados Financiero deberán cumplir con los requisitos de información arevelar (en notas a los EEFF) que exige cada Norma Internacional deContabilidad del Sector Público (NIC- SP).

6.5.4 La remisión de la carpeta fisica documentaria de los Estados Financoieros de lasUnidades Ejecutoras deberá realizarse acompañada de una comunicaciónescrita firmada por el Encargado de la Unidad Ejecutora y dirigida al Jefe de laOGA con atención al Contador General de la Sede Central de la SUNARP.

Toda la documentación de la carpeta física documentaria de cierre del ejercicio2013 deberá estar debidamente suscrita por los funcionarios correspondientesde cada Unidad Ejecutora del Pliego 067 SUNARP, y estará contenida en un(01) pioner de plástico, con palanca de dos anillos, tamaño A-4 color negro,y en el lomo y en el anverso se. deberá indicar la Unidad Ejecutoracorrespondiente y el detalle de "Información Financiera y Presupuestariaal Cierre del Ejercicio 2013". .

6.5.5 El plazo para la transmisión y presentación al Pliego SUNARP de lainformación financiera y presupuestaria de cada Unidad Ejecutoracorrespondiente al mes de Diciembre y Cierre del Ejercicio 2013 será

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establecido por la Jefatura de la OGA de la Sede Central de'ia SUNARP encuanto se instale la versión del Módulo SIAF-SP para el Cierre Contable2013, la cual está en pleno desarrollo en la Oficina General de Tecnologíade la Información (OGTI) del Ministerio de Economía y Finanzas,

6.6.1 La Oficina de Contabilidad de la Unidad Ejecutora 001 SUNARP-Sede< ,Central es la instancia encargada de efectuar la Consolidación Contable.al Cierre del Ejercicio 2013, mediante los procedimientos establecidospor la Dirección General de Contabilidad Pública, a través del MóduloSIAF-SP con la transmísión electrónica de los Estados Financieros yPresupuestarios que previamente han sido suscritos y aprobados por losresponsables de las Unidades Ejecutoras del Pliego SuNARP.

6.6 PROCESO Y PROCEDIMIENTOS PARACONTABLE DE LOS ESTADOS FINANCIEROSSUNARP y RESPONSABILIDADES DE LAESTADOS FINANCIEROS

LA INTEGRACIÓNNIVEL PLIEGO 067APROBACIÓN DE

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6.6.2 La Jefatura de la OGA de la Sede Central de la SUNARP aprobará ycomunicará mediante Oficio Circular, el cronograma de transmisión, ¡jtravés del Módulo SIAF-SP, y presentación de la carpeta fisicadocumentaria de la Informacíón Financiera y Presupuestaria Ejercicio2013 a la Unidad Ejecutora 001 SUNARP-Sede Central.

6.6.3 Los Estados Financieros Básicos son: Estado de Situación Financiera,Estado de Gestión, Estado de Cambios en, el Patrimonio Neto y elEstado de Flujos de Efectivo. De igual forma se elaborarán las Notas alos Estados Financieros, Anexos Financieros e InformaciónComplementaria de acuerdo a las disposiciones del Órgano Rector delSistema Nacional de Contabilidad.

6.6.4 Toda la información contable de las Unidades Ejecutoras al Cierre delEjercicío 2013 se presentarán a valores históricos.

6.6.5 Los responsables de la aprobación y suscripción de los EstadosFinancieros al Cierre del Ejercicio 2013 en las Unidades Ejecutoras sonel Encargado de la Unidad Ejecutora, el Jefe de la UADM y elrespectivo Contador. En el caso de los Estados Financieros de la UnidadEjecutora 001 SUNARP-Sede Central serán el Jefe de la OGA y elContador General.

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DIRECTIVA N0 O" 1-2013-SUNARP-OGAlSG

6.6,6 Para la aprobación de los Estados Financieros al Cierre del Ejercicio2013 los respectivos Contadores efectuarán exposiciones gerenciales, delo cual se deberá levantar las respectivas "Actas de Aprobación deEstados Financieros".

,6.6.7 Los Estados Financieros Consolidados a nivel de Pliego 067 SUNARP . J.

al Cierre del Ejercicio 2013 serán suscritos por el Titular de laSuperintendencia Nacional de los Registros Públicos, el Jefe de la OGAy el Contador General de la Unidad Ejecutora 001 SUNARP-SedeCentral.

6,6.8 Las firmas en los Estados Financieros deberán estar identificadas encuanto a las personas a quienes pertenezcan y sus respectivos cargos,considerando' que. las 'mismas implican la declaración que lainformación contenida en los documentos que se firman ha sido extraídade los libros contables de 'Ias Unidades Ejecutoras y verificada encuanto a su exactitud e integridad.

6.6.9 Los Encargados de cada Unidad Ejecutora y los respectivos Jefes dcOGA o UADM son los responsables del establecimiento de unadecuado control interno administrativo y contable, cn el ámbito de susrespectivas jurisdicciones, a fin de dar cumplimiento a los plazosestablecidos para el Cierre Administrativo y Contable del Ejercicio2013.

6.6,10 Antes de la suscripclOn de los respectivos Estados Financieros, losEncargados de las Unidades Ejecutoras y los respectivos Jefes de OGAo UADM, deberán verificar que se hayan efectuado todos losprocedimientos de validación, verificación, comprobación, conciliación,inventarios, arqueos, análisis, etc., de cada uno de los rubros de losEstados Financieros que han sido preparados por los respectivosContadores, con la finalidad de asegurarse que estos Estados seansuficientes y fidedignos, antes de estampar sus firmas en señal deconformidad, luego de' lo cual asumen toda la responsabilidadcorrespondiente.

6.6.11 Luego de la entrega de la carpeta documentaria conteniendo los EstadosFinancieros del Cierre del Ejercicio 2013, la Oficina de Contabilidad dela Sede Central de la SUNARP, procederá a efectuar la revisión de losaspectos formales de la información contable. Para ello la Sede Central,a través de la OGA, efectuará una programación de visitas a la ciudadde Lima de los Contadores de las Unidades Ejecutoras a la Sede Central

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dE' los.-Registros Publicas • •


DIRECTIVA N° O , -2013-SUNARP-OGAlSG

para que se realice el proceso de sustentación de información contabledel Cierre Ejercicio 2013,

6.6.12 Luego del proceso de revisión se levantará un Acta de Entrega-Recepción de Información Contable, la que será suscrita por elContador de cada Unidad Ejecutora y el Contador General de la SedeCentral de la SUNARP.

6.6.13 La aceptación de la entrega de información contable del Ejercicio 2011 ,. "~'o

por parte de la Oficina de Contabilidad de la Unidad Ejecutora OO(:::~'''-'}.•.., "

SUNARP-Sede Central, a través del Acta de Entrega-Recepción, no",! ,',implica que la Sede Central de la SUNARP avale las cifras de los'~ "Estados Financieros de las demás Unidades Ejecutoras, ya que solo sérecepciona la información para su Consolidación Contable, asumiendolos suscribientes de los Estados Financieros de cada Unidad Ejecutora laresponsabilidad por la veracidad y. consistencia de las cifras de losEstados Financieros, Notas a los Estados Financieros, Anexos eInformación Complementaria que se presente.

6.7 MEDIDAS DE APOYO A LA GESTIÓN CONTABLE

Los encargados de las Unidades Ejecutoras de la SUNARP deben implementarun programa de medidas de apoyo a la gestión contable al Cierre del Ejercicio2013 de la SUNARP, de acuerdo al siguiente detalle:

a) Se debe designar formalmente al personal informático que brindar,á'apoyo y soporte permanente a los respectivos Contadores de cadaUnidad Ejecutora, para su gestión al Cierre del Ejercicio 2013 a travésdel Módulo SIAF-SP, debiendo ejecutar este soporte en formaprioritaria.

b) Se debe autorizar el funcionamiento de los servidores relacionados alMódulo SIAF-SP y los sistemas administrativos de la SUNARP duranteel tiempo que requiera cada Contador, así como garantizar el suministrode energia eléctrica.

c) Se debe otorgar a los Señores Contadores los medios de comunicaciónnecesarios para que las coordinaciones con el personal del MEF o laSede Central sean ágiles, eficientes y eficaces, a fin de solucionar loseventuales problemas que se presenten en las fases contables oadministrativas del Módulo SIAF-SP al Cierre del Ejercicio 2013.

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. .CIERRE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

EJERCICIO 2013


d) Se debe otorgar a los Señores Contadores de los recursos que requieranpara' el cumplimiento de sus funciones.

6.8 ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES EJERCICIO 2013 ANIVEL PLIEGO

La Unidad Ejecutora del Pliego .067 SUNARP, realizará la presentación a laDirección General de Contabilidad Pública de la Información Financiera yPresupuestaria del Ejercicio 2013, de acuerdo al siguiente detalle:

» La preparación de la información Financiera y Presupuestal por elPliego 067 SUNARP al Cierre del Ejercicio 2013, se efectuará deacuerdo a los lineamientos establecidos en la Directiva N° 003-2012-EF/51.01 "Cierre Contable y Presentación de Información para laElaboración de la Cuenta General de la República", la que serásustentada con información impresa, de acuerdo a los siguientesformatos:

a. Información Financiera

Estados FinancierosEF-I Estado de Situación FinancieraEF-2 Estado de GestiónEF-3 Estado de Cambios en el Patrimonio NetoEF-4 Estado de Flujos de Efectivo

Notas a los Estados Financieros

La Nota 1- Actividad Económica, revelara los datos de la entidad,como son:

./ Base legal

./ Fecha de creación

./ Actividad

./ Domicilio legal

La Nota 2- Revela los Principios y PrácticasContables, aplicados en la formulación de los Estados Financieros.

Las Notas a los Estados Financieros presentadas en formacomparativa con el año anterior, las mismas que explican loscambios y efectos más significativos ocurridos en el periodo, a nivelde cuentas del Estado de Situación Financiera y el Estado de Gestión.

40

Anexos a los Estados Financieros

Otros Anexos

-2013-SUNARP-OGAlSG


Control de Obligaciones PrevisionalesDeudas por Sentencias JudicialesReporte de Saldos de Cuentas del Activo por OperacionesReciprocas entre Entidades del Sector Público

Inversiones (Sin Movimiento)Edificios y Estructuras y Activos No ProducidosVehículos, Maquinarias y OtrosDepreCciación, A

dmiortización y Agotamiento _ ,. ,1;....,.,:'"

Otras uenta.s e Aclt vo . -"~ ~.- I

Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales . , ' /Ingresos Diferidos '/Hacienda Nacional AdicionalDonaciones de Capital RecibidasDonaciones de Capital OtorgadasMovimiento de Fondos que administra la DirecciónGeneral de Endeudamiento y Tesoro PúblicoMovimientos de Fondos que administra la Dirección

Nacional del Tesoro Público (Sin Movimiento)Declaración Jurada, sobre: Libros de Contabilidad,Estimaciones, Conciliación de Saldos e Inventarios y OtrosDeclaración Jurada, funcionarios responsables de laElaboración y suscripción de la información Contable yComplementariaDonaciones y Transferencias RecibidasDonaciones y Transferencias Otorgadas

AF-9

AF-IAF-2AF-2AAF-3AF-4AF-5AF-6AF-7AF-8AF-8AAF-9

.,/ Anexo OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo porOperaciones Recíprocas entre Entidades delSector Público

OA-3A Reporte se Saldos de Cuentas del Pasivo por OperacionesRecíprocas entre Entidades del Sector Público

.,/ Anexo OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del PasivoPor Operaciones Recíprocas entre Entidadesdel Sector Público

OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Recíprocas41

AF-IO

AF-l1

AF-12AF-13

OA-lOA-2OA-3

Análisis de Cuentas -.

•• • ••.. - •... •.... .-•• •• ••• -.-41 .•••sunarpY:::"•••$Upéri"tcfidenda Nt-dOrlr.! ••• .,.de los Registros Püblicos .,.•

DIRECTIVA N0 O ,

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DIRECTIVA N°O 1 -2013-SUNARP-OGAlSG

OA-4OA-5OA-6

OA-7

entre'Entidades del Sector PúblicoAnexo OA-3B Reporte de saldos de Cuentas de Gestión

. por Operaciones Recíprocas entre Entidadesdel Sector Público.

Gastos de,Personal en las Entidades del Sector PúbÚco' .Estadística del Personal en las Entidades del Sector Públi¿oReporte de Trabajadores y Pensionista de la Entidad,comprendidos en los Decretos Leyes W 20530 y N° 19990Datos para el Registro de Contadores Generales al Serviciode las Entidades del Sector Público, artículo 12° de la LeyW28708

b. Información de la Ejecución Presupuestaria

Estados Presupuestarios:.

• EP-l Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos(Adicionalmente se presentarán los anexos de ingresos y ,gastosa nivel específico)

• EP-2 Estado de Fucntes y Uso de Fondos

c. Información Complementaria

• HT -1 Balance Constructivo

d. Información Presupuestaria

Estados Presupuestaríos:

• PP-I Presupuesto Institucional de Ingresos(Adicionalmente se presentará un anexo a nivel es::,ecífico)

• PP-2 Presupuesto Institucional de Gastos(Adicionalmente se presentará un anexo a nivel específico)

• EP-3 Clasificación Funcional del Gasto

• EP-4 Distribución Geográfica del Gasto

42

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de los Registros Públicos • •


DIRECTIVA N° O '.2013-5UNARP.OGA/SG

•

e. Información sobre Inversión Pública y Metas Físicas ..

PI-l Marco Le¡al ~ Ejecución del Presupuesto de InversiónPública

PI-2 Metas Físicas Programadas y Ejecutadas del Presupuestode Inversión Pública

./ Anexo PI-3

:i" :'

Clasificación Funcional del presupuesto de lrivi:;r'siÓ~:'.Pública,. <1>, /

/

Clasificación del Presupuesto de InVersiónPública por Función, Programa, Sub-Programa y Componente

PI-3•

•

• PI-4 Distribución del Presupuesto de Inversión Pública porDepartamento

f. Información sobre Gasto Social

• GS-l Gasto Social de las Entidades del Sector Público

• GS-2 Metas Físicas Programadas y Ejecutadas del Gasto Social

• GS-3 Clasificación Funcional del Gasto Social

./ Anexo GS-3 Clasificación del Presupuesto del GastoSocial por Función, Programa, Sub-Programa y Componente

• GS-4 Distribución del Gasto Social por Departamento

g. Información Financiera y Presupuestaria Auditada

Se remitirá al Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad,los informes Corto, Largo, con sus Dictámenes respectivos,emergentes de la auditoría a los estados financieros y el examenespecial a la información presupuestaria, en el plazo establecido porla Contraloría General de la República.

43

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sunarpY:;:,•••Supc:rir\t<mdetlcítl Nb(iOlili:l . ..", •....•..

de los Registros Púbficos .• .

••


1,

•


h. Memoria de la Entidad

La elaboración de este documento corresponde a la Alta Dirección dela Entidad, debiendo ser elaborada por la OGPP, la m isma que deber.ácontener lo siguiente: ':':.'

}> Presentación.

}> Breve Reseña histórica que contenga, entre otros. la base legalde creación.

~ 'Visión Y.Misión

}> Estructura Orgánica.

}> Principales actividades de la entidad.

}> Logros obtenidos y dificultades presentadas durante elperiodo.

}> Ratios Financieros de Liquidez, Solvencia, Rentabilidadcomentados.

» Análisis de la Ejecución del presupuesto de ingresos, gastos einversión, comentado aspectos relevantes respecto a laprogramación 2013.

l. I VII. RESPONSABILIDADES" '.

Los Encargados y funcionarios de las Unidades Ejecutoras y los funcionarios de laSede Central de la SUNARP, según corresponda, son los responsables de aplicaradecuadamente lo dispuesto en la presente Directiva.

Lima. 15 de Noviembre de 2013. '

44

resolucion delsecretario general dela …

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