relatÓrio final de resposta e tratamento dos riscos
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Curso Semipresencial de Gestão de Riscos – Teoria e Prática
RELATÓRIO FINAL DE RESPOSTA E TRATAMENTO DOS RISCOS
INFRAESTRUTURA E SEGURANÇA
EQUIPE MATRÍCULA
ANDERSON CARVALHO OLIVEIRA 317.812
EDUARDO ALVES DE OLIVEIRA 313.007
FELIPE PRADERA RESENDE 316.565
SERGIO HENRIQUE RODRIGUES DA SILVA 313.044
SERGIO RODRIGUES PERES 314.461
Brasília – DF
Outubro/2019
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“Se você não tem fracassos na
sua vida, é porque deixou de
assumir os riscos que deveria.”
(Willian Shakespeare)
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S U M Á R I O
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 4
2 METODOLOGIA ..................................................................................................... 4
3 ESCOPO ................................................................................................................ 4
3.1 Matriz SWOT ........................................................................................................ 5
4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS .................................................................................... 6
5 NÍVEL DE RISCO RESIDUAL ..................................................................................... 7
6 PROPOSTAS E TRATAMENTO DE RISCOS ............................................................... 10
7 TRATAMENTO .................................................................................................... 11
8 COMUNICAÇÃO E MONITORAMENTO .................................................................. 13
9 CONCLUSÃO ....................................................................................................... 14
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1 INTRODUÇÃO
A gestão de riscos ainda é incipiente nas instituições privadas, provavelmente, sua
implementação será um desafio para o setor público. Uma mudança de paradigma desse
porte enfrenta muita resistência. Ela traz novas rotinas que precisão ser conciliadas com as
demandas atuais sem incremento de pessoas nas equipes. A tendência natural é que as
demandas prioritárias joguem para segundo plano a gestão de riscos.
Neste contexto, O TJDFT deu um passo importante ao normatizar, por meio de
portaria, a gestão de riscos na Casa. Junto com a publicação do Guia de Gestão de Riscos &
Controles, esta Corte promoveu o presente treinamento com o fim de qualificar servidores
de modo que sejam replicadores dessas boas práticas.
Neste Relatório Final de Respostas e Tratamento de Riscos, o método apresentado
no Guia de Gestão de Riscos & Controles do TJDFT foi aplicado ao caso real de um processo
relacionado a Infraestrutura e segurança, o qual foi Segurança Patrimonial de Depósitos.
2 METODOLOGIA
Estre trabalho segue à risca o Guia de Gestão de Riscos & Controles do TJDFT, que,
por sua vez, está alinhado com a NBR ISO 31000:2009. A Equipe, composta por cinco
integrantes, participou de cinco encontros onde os conceitos teóricos foram debatidos. Em
seguida foi utilizada a ferramenta brainstoming, técnica em que os participantes são livres
para expor todas as ideais que vem à mente, em todas as fases, mesmo na avaliação de
impacto, onde, para evitar interferências, cada membro da equipe trabalho sozinho.
3 ESCOPO
O TJDFT está em processo de constante amadurecimento e adaptação com o fim de
facilitar o acesso e agilizar a Justiça. Assim, há uma circulação de bens patrimoniados que
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precisam ser recolhidos, substituídos, adquiridos e armazenados e alienados. Desta feita, há
depósitos para guarda e conservação desses bens durante todas essas fases.
Assim, o processo escolhido para tratamento e controle de riscos foi a segurança
patrimonial de depósitos que tem como objetivo principal a preservação do Patrimônio.
3.1 Matriz SWOT
Previamente a identificação de riscos, foi utilizada a Matriz SWOT. Tal ferramenta
auxilia na identificação de fatores internos e externo que impactam direta ou indiretamente
sobre os objetivos do processo em pauta. A matriz, reproduzida abaixo, Quadro 1, foi
importante para inteirar a equipe ao contexto do processo em tela.
FORÇAS (S) OPORTUNIDADES (O)
Qualificação dos Servidores. Fomento à capacitação pelo Órgão.
Experiência dos Servidores. Redução do número de servidores nas edificações decorrente do teletrabalho.
Baixa rotatividade dos terceirizados. Redução patrimônio do tribunal decorrente do PJe.
Logística interna do depósito. Implementação de sistema de contra incêndio pela segurança da Casa.
Construção de Novo Galpão.
FRAQUEZAS (W) AMEAÇAS (T) Número de servidores reduzido. Restrição orçamentária
Não há controle de acesso. Serviço de vigilância prestado e controlado por outro departamento.
Não há sistema de CFTV no depósito. Serviço de Manutenção prestado por outro departamento.
Sistema de combate a incêndio precário. Serviço de limpeza prestado por outro departamento.
Instalações antigas e precárias. Fluxo inadequado do processo de contratações
Não uso e mau uso de EPIs.
Quadro 1 – Matriz SWOT
4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS
Os Riscos identificados foram registrados pela equipe foram formalizados no Quadro 2 que segue. Nele constam os eventos, prováveis causas e possíveis consequências.
ID Causas Evento de Risco Consequências
1 >>Falta de policiamento na região do depósito; >>Vigilância ineficiente; >>Elevado fluxo de pessoas; >>Acesso de pessoas estranhas ao espaço; >>Utilização indevida do espaço; >> A odiosa natureza humana.
Roubo ou furto >>Prejuízo ao erário; >>Indisponibilidade do bem; >>Sindicância investigatória; >>Realizar novo processo licitatório;
2 >>Infraestrutura precária; >>Armazenamento indevido; >>Jardinagem ineficiente; >>Fator humano (esquecer equipamentos ligados, fumantes, etc.); >>Falta de capacitação em combate ao incêndio; >>Falta de prevenção ao incêndio.
Incêndio >>Prejuízo ao erário; >>Indisponibilidade do bem; >>Sindicância investigatória; >>Realizar novo processo licitatório; >>Perda de vidas humanas; >>Responsabilização penal e cível; >>Descontinuidade da atividade; >>Dano a imagem da Instituição.
3 >>Estrutura de armazenamentos imprópria (antigas ou inexistentes); >>Empilhamento inadequado; >>Falhas de infraestrutura que sujeitem os bens a intempéries; >>Falta de equipamentos para manuseio; >>Limpeza inadequada; >>Baixa qualificação da equipe terceirizada; >>Utilização indevida do espaço; >>Superlotação do espaço.
Dano de bens enquanto armazenados
>>Prejuízo ao erário; >>Indisponibilidade do bem; >>Sindicância investigatória; >>Realizar novo processo licitatório; >>Acidentes de trabalho.
4 >>Falta de planejamento de aquisições; >>Inovações tecnológicas; >>Reestruturação de layout ou organograma; >>Interdição de alguma edificação.
Sobrecarga da capacidade de armazenamento
>>Deterioração dos bens; >>Aumento do custo de armazenamento; >>Acidente de trabalho; >>Aumento do risco de incêndio.
5 >>Falta de planejamento de aquisições; >>Inovações tecnológicas; >>Corte de orçamento; >>Reestruturação de layout ou organograma.
Subocupação do depósito
>>Aumento do custo de armazenamento; >>Subutilização da força de trabalho; >>Responsabilização pelo órgão de controle.
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6 >>Superlotação; >>Falta de qualificação da mão de obra; >>Fata de fiscalização; >>Falta de equipamentos para transporte e levantamento dos bens armazenados.
Acidente de trabalho >>Responsabilização trabalhista; >>Perda de vida humana; >>Afastamentos por licença saúde; >>Incapacitação do ser humano; >>Redução da produtividade.
7 >>Limitação orçamentária; >>Vencimento do contrato; >>Tempo elevado de tramitação de processos licitatórios; >>Greve.
Interrupção inesperada de serviços de tercerizados
>>Suspensão ou atraso do atendimento; >>Maior vunerabilidade dos bens;
8 >>Falta de planejamento das aquisições; >>Reestruturação de layout ou organograma; >>Desuso do bem;
Armazenamento prolongado
>>Prejuízo ao erário; >>Deterioração do Bem; >>Aumento do custo de armazenamento; >>Responsabilização pelo órgão de controle.
Quadro 2 – Riscos Identificados
5 NÍVEL DE RISCO RESIDUAL
De forma individual, cada membro da equipe classificou a probabilidade de cada risco
em das de cinco entre cinco classes (muito Baixo, Baixo, médio, alto e muito alto) conforme
descrito no Quadro 3. O impacto foi avaliado sob sete perspectivas, estratégia,
conformidade, orçamento, imagem, comunicação, operacional e sustentabilidades. A
definição de cada uma, assim como sua divisão em níveis ou graus se encontra no Quadro 4.
ESCALA DE PROBABILIDADE Nível Grau Descrição
1 MUITO BAIXO Evento extraordinário, sem histórico de ocorrência.
2 BAIXO Evento casual e inesperado, sem histórico de ocorrência.
3 MÉDIO Evento esperado, de frequência reduzida, e com histórico de ocorrência conhecido pela maioria dos gestores e operadores do processo
4 ALTO Evento usual, com histórico de ocorrência amplamente conhecido.
5 MUITO ALTO Evento repetitivo e constante.
Quadro 3 – Escala de Probabilidade
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Quadro 4 – Escala de Impacto
As avaliações individuais foram consolidadas e calculados o nível de risco residual
(NRR) tendo como base o nível de risco inerente (NRI) e o fator de avaliação dos controles
(FC) conforme detalhado no Quadro 5. A Figura 1 apresenta a fórmula do cálculo.
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Quadro 5 – Nível de Avaliação de Controle
Figura 1 – Fórmula de cálculo do NRR
O Quadro 6 consolida os elementos considerados para cálculo do NRR para cada um
dos riscos identificados já classificados do maior para o menor.
ID Evento de Risco
Medidas de controles existentes
(Ação preventiva)
Medidas de controles existentes (Ação de
contingência)
FATOR DE CONTROLE
NRI NÍVEL DE
RISCO INERENTE
NRR NÍVEL DE
RISCO RESIDUAL
2 Incêndio
>>Sistema de combate a incêndio; >>Manutenção preventida; >>Logística de armazenamento.
>>Sistema de combate a incêndio.
FRACO 3,78 Médio 3,02 11,40358184
1 Roubo ou furto
>>Vigilante armado; >>Iluminação externa; >>Controle de acesso; >>Barreiras físicas.
MEDIANO 3,88 Médio 2,33 9,02124115
4 Sobrecarga da capacidade de armazenamento
>>Plano anual de contratações; >>Política de ocupação de espaços; >>Comunicação interna.
MEDIANO 2,65 Baixo 1,59 4,223240317
8 Armazenamento prolongado
>>Plano anual de contratações; >>Política de ocupação de espaços; >>Comunicação
>>Processo de desfazimento
MEDIANO 2,55 Baixo 1,53 3,904623074
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interna; >>Processo de desfazimento.
5 Subocupação do depósito
>>Plano anual de contratações; >>Política de ocupação de espaços; >>Comunicação interna.
MEDIANO 1,94 Baixo 1,16 2,255310287
6 Acidente de trabalho
>>Capacitação de equipe tercerizada; >>Utilização de EPIs; >>Equipamentos para manejo de bens; >>Fiscalização.
SATISFATÓRIO 2,88 Baixo 1,15 3,31211995
3 Dano de bens enquanto armazenados
>>Manutenção preventida; >>Logística de armazenamento; >>Equipamentos para manejo de bens; >>Capacitação de equipe tercerizada.
SATISFATÓRIO 2,71 Baixo 1,09 2,946938776
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Interrupção inesperada de serviços de tercerizados
>>Plano anual de contratações; >>Monitoramente de validade de contratos; >>Procedimentos de gestão de contratos.
>>Contratação emergêncial
SATISFATÓRIO 2,61 Baixo 1,04 2,729529363
Quadro 6 – Controles e NRR
6 PROPOSTAS E TRATAMENTO DE RISCOS
Após a identificação e categorização dos riscos, e equipe voltou a se reunir e,
novamente utilizando a ferramenta do brainstorming, foram levantadas propostas de
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medidas de controles preventivos e de contingência para todos os riscos identificados. O
resultado do trabalho pode ser conferido no Quadro 7.
ID EVENTO Proposta de medidas de controle
PREVENTIVA Proposta de medidas de controle
CONTIGÊNCIA
2 Incêndio Atualizar sistema de detecção
e combate a incêndio. Seguro
1 Roubo ou furto
Instalar sistema de CFTV;
Instalar cofre (Alto custo);
Instalação de alarme contra intrusão.
Seguro
4 Sobrecarga da capacidade de
armazenamento
Planejamento das aquisições;
Publicar portaria para movimentação de bens móveis.
Desfazimento de bens.
8 Armazenamento
prolongado
Planejamento das aquisições;
Rotina de verificação com o requisitante;
Controle de estimativas com base em estatística.
Desfazimento de bens.
Quadro 7 – Propostas de respostas aos riscos
7 TRATAMENTO
Para fins didáticos, foi elaborado um plano de tratamento com datas fictícias. O
trabalho consolidado segue abaixo na Tabela 8 contendo as etapas de tratamento de riscos para as propostas que foram consideradas viáveis.
Evento de Risco: Incêndio Gestor de Risco: Felipe Controle: Implementar novo Sistema de Detecção e Combate a Incêndio
Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
1 Elaborar DOD, ETP e PB Felipe nov/19 out/20 0
2 Treinamento de combate a incêndio com o sistema existente
Sergio Henrique out/19 nov/19 0
3 Elaboração e implementação de plano de evacuação
Sergio Henrique jan/20 mar/20 0
Evento de Risco: Incêndio/Roubo ou furto Gestor de Risco: Sergio Peres Controle: Seguro
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Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
1 Elaborar DOD, ETP e PB Anderson out/19 abr/20 0
2 Gestão do contrato Sergio Peres abr/20 abr/25 0
Evento de Risco: Roubo ou Furto Gestor de Risco: Sergio Henrique Controle: Instalar sistema de SFTV e alarme contra intrusão.
Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
1 Elaborar DOD, ETP e PB Felipe out/19 abr/20 0
2 Gestão do contrato Sergio Henrique abr/20 abr/25 0
Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento/Armazenamento por tempo prolongado Gestor de Risco: Anderson Controle: Plano Anual de Contratações
Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
1 Monitorar execução do PAC Eduardo out/19 out/20 0
Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento Gestor de Risco: Anderson Controle: Elaborar Minuta de movimentação de bens patrimoniados
Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
1 Renião para deliberação Anderson out/19 out/19 0
2 Redação da minuta Sergio Peres nov/20 nov/20 0
3 Revisão Anderson dez/19 jan/20 0
Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento Gestor de Risco: Anderson Controle: Controle de bens com base em estatística
Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
1 Implementar sistema de controle Eduardo out/19 out/19 0
2 Levantar das e alimentar o sistema
Anderson nov/20 nov/20 0
3 Analizar dados e fazer relatórios Sergio Peres dez/19 jan/20 0
Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento Gestor de Risco: Sergio Peres Controle: Desfazimento de bens
Atividades Responsável Data de
início
Data prevista para
conclusão
% Conclusão
Data real de
conclusão
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1 Inventario de bens inservíveis Eduardo out/19 out/19 0
2 Instruir editais de Credenciamento ou Leilão
Anderson nov/20 nov/20 0
Quadro 8 – Etapas de tratamento de Riscos
8 COMUNICAÇÃO E MONITORAMENTO
As fases de Comunicação e monitoramento se destacam por serem contínua. Elas
irão criar um histórico que será utilizado para retroalimentar o processo e Gestão de riscos.
O Quadro 9, apresenta o Plano de Comunicação final do processo analisado.
Unidade a ser
comunicada
Responsável pela comunicação
Método de Comunicação
Objeto da Comunicação
Frequência
SEG Sergio Henrique Processo
Administrativo - SEI Incêndio Ad hoc
SEG Sergio Henrique Processo
Administrativo - SEI Roubo ou furto Ad hoc
SEMA Sergio Peres Processo
Administrativo - SEI Nível de ocupação
do depósito Semestral
SEMA Anderson Relatório Bens não
movimentados Semestral
Quadro 9 – Plano de Comunicação
O desempenho do processo será verificado e acompanhado conforme Quadro 10.
RISCOS MONITORAMENTO ID EVENTO Resp Controle Inicio Fim Perc Expec
2 Incêndio Felipe >>Sistema de detecção e combate a incêndio >>Contratação de Seguro
out/19 nov/20 0% BAIXO
1 Roubo ou Furto Sergio
Henrique
>>Instalção de CFTV >>Instalação de alarme contra intrusão
out/19 nov/20 0% BAIXO
4 Sobrecarga da capacidade de armazenamento
Sergio Peres
>>Elaborar Minuta de movimentação de bens patrimoniados >>Controle de bens com base em estatística
out/19 nov/20 0% BAIXO
8 Armazenamento prolongado
Anderson >>Desfazimento de bens out/19 nov/20 0% BAIXO
Quadro 10 – Plano de Comunicação
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9 CONCLUSÃO
Há muitos benefícios diretos quando riscos são devidamente tratados ou
contingenciados. Embora sempre haja um risco residual, com planejamento adequado,
danos são minimizados e oportunidades são aproveitadas.
Por meio desse trabalho foram identificadas vulnerabilidades no processo de
armazenamento de bens patrimoniados. A metodologia aprendida no treinamento permitiu
montar um plano de ação prático e eficaz de modo a aumentar o nível de segurança de tal
processo.
Com a devida comunicação e monitoramento, tal plano pode ser aperfeiçoado
evitado gastos públicos desnecessários, o que, por sua vez, tem impacto positivo no serviço
prestado ao cidadão pelo TJDFT.