relatório de eventos

PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO DUAS RODAS: UM ESTILO DE VIDA

Angélica Pentz, Bruno César, Cícero Vieira, Diego Biracy, Eduardo Baldasso, Josiane Azeredo, Pedro Becker, Rafaella Lopes e Mariana Thomé

Porto Alegre 2014

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PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SULDE FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Angélica Pentz, Bruno César, Cícero Vieira, Diego Biracy, Eduardo Baldasso, Josiane Azeredo, Pedro Becker, Rafaella Lopes e Mariana Thomé

RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO DUAS RODAS: UM ESTILO DE VIDA

Relatório do evento realizado na disciplina de Planejamento e Produção de Eventos do Curso de Comunicação Social - habilitação em Relações Públicas. Professora Tassiara Baldissera Camatti

Porto Alegre 2014

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO................................................................................................05

2. ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO..........................06

2.1 OBJETIVO.....................................................................................................08

2.2 JUSTIFICATIVA............................................................................................10

2.3 PÚBLICOS....................................................................................................11

2.4 ESTRATÉGIAS.............................................................................................13

2.5 TEMÁRIO......................................................................................................14

2.6 ANÁLISE SITUACIONAL (CONTEXTO).......................................................14

2.7 ESTUDO DETALHADO DE VIABILIDADE COM PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA..........................................................................................16

2.8 NECESSIDADE DE RECURSOS FINANCEIROS, TECNOLÓGICOS E HUMANOS.....................................................................................................16

2.9 SIMULAÇÃO PESSIMISTA E OTIMISTA......................................................17

2.10 POSSIBILIDADE DE PATROCÍNIO..........................................................18

2.11 CRONOGRAMA GERAL...........................................................................20

3. ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO...................................21

3.1 PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES APROVADAS...................................21

3.2 ESTRUTURAÇÃO 5W/2H............................................................................30

3.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES....................................................30

3.4 COMISSÕES DE TRABALHO......................................................................31

3.5 CHECKLIST.................................................................................................32

3.6 INSTRUMENTOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PARA TODOS OS ESTÁGIOS..................................................................................................33

3.7 DIVULGAÇÃO E MATERIAL PROMOCIONAL...........................................34

4. ESTÁGIO III – EXECUÇÃO.........................................................................43

4.1 RELATO DAS ATIVIDADES REALIZADAS................................................44

4

4.2 RELATO E MONITORAMENTO DE OCORRÊNCIAS................................44

4.3 PRESENÇA E A ATUAÇÃO DE CADA MEMBRO DA EQUIPE.................45

4.4 PARTICIPAÇÃO DO PÚBLICO...................................................................45

4.5 ASPECTOS ADVERSOS.............................................................................46

4.6 ATIVIDADES EXTRAS.................................................................................46

5 ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO...........................................................................50

5.1.PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO..............................................................50

5.2.ANÁLISE E FEEDBACK................................................................................51

6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES.........................................................52

REFERÊNCIAS ..................................................................................................53 APÊNDICES APÊNDICE A – Slides do projeto apresentado

APÊNDICE B – Briefing

APÊNDICE C – Planejamento Geral

APÊNDICE D – Checklist

APÊNDICE E - Tabulação do Questionário

ANEXOS ANEXO A - Material Promocional

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1 INTRODUÇÃO

Com a crescente evolução no mercado de negócios, a área da comunicação

viu, cada vez mais, a importância de organizar, estrategicamente, ações que

trabalhem com quesitos como imagem, reputação e divulgação de marca. Por isto, o

campo de Relações Públicas fomenta uma organização sistemática quando aborda

a temática eventos, não os compreendendo apenas como ferramentas.

Diante destes fatos, desde 2013, os alunos de Relações Públicas da

Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul, através da disciplina de

Planejamento e Produção de Eventos desenvolvem o Famequiando. Um evento

experimental, colaborativo e que permite a aplicação prática de conceitos científicos

da área de eventos.

Sob orientação, desenvolveu-se a estrutura de organização, promoção e

execução do evento “Duas Rodas: um estilo de vida”. Neste, são relatados os

públicos, estratégias, as táticas e operações, repercussão e feedback da ação

desenvolvida pelo grupo.

“Duas Rodas: um estilo de vida” tem como proposta um bate papo animado

e descontraído trazendo experiências de vida motociclistas participantes do

motogrupo HOG, da Harley Davidson, além da possibilidade e da experiência de

poder viver este “estilo de vida”. Intrinsicamente, também serão abordados a

história por trás da marca e do marketing da Harley.

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2. ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO

As organizações passaram nos últimos anos por diversas mudanças que

demandam novas posturas no que tange o relacionamento com os seus públicos.

Chiavenato (2010, p.19) afirma que “ficar parado, hoje, significa simplesmente andar

para trás, pois o ritmo da mudança acelera-se a cada dia que passa e torna-se cada

vez mais rápido e prodigioso”. Este novo paradigma está orientado sob a ótica da

globalização e, principalmente, das mudanças socioeconômicas e culturais refletidas

a partir deste movimento, que também impactam os movimentos dos eventos.

A globalização é representada pela disseminação das inovações econômicas em todo o mundo e pelos ajustes políticos e culturais que acompanham essa difusão. A globalização incentiva à integração internacional, a qual se tem desenvolvido substancialmente durante a última geração. (HITT, IRELAND, HOSKISSON, 2005, P.18).

Sob esta perspectiva, torna-se necessário compreender a comunicação de

uma organização com os seus diferentes públicos. É preciso entender os desafios e

dificuldades enfrentadas atualmente, em um cenário onde as empresas necessitam

se relacionar com uma diversidade de receptores. Para Kunsch (2003, p. 72), as

organizações

[...] como fontes emissoras de informações para seus mais diversos públicos, não devem ter a ilusão de que todos os seus atos comunicativos causam os efeitos positivos desejados ou são automaticamente respondidos e aceitos da forma como foram intencionados. É preciso levar em conta os aspectos relacionais, os contextos, os condicionamentos internos e externos, bem como a complexidade que permeia todo o processo comunicativo.

Conforme Kunsch (2003) e corroborando com a autora, identificamos a

necessidade dos atos comunicativos e ações de uma organização serem, cada vez

mais, embasados em uma comunicação estratégica. Diante de um cenário

globalizado, evidenciamos a necessidade de compreender os contextos, alinhar os

objetivos e prever as ações em comunicação.

7

A troca de ideias, o consumo de serviços e produtos, o convívio dos (com os)

públicos internos e os interesses e demandas dos demais públicos impõe aos

gestores da organização e do profissional de relações públicas capacidade de

argumentação e negociação junto a estes agentes inter-relacionais. De acordo com

Gruning (2011, p.72)

A teoria das relações públicas auxilia os gestores a compreenderem seu ambiente, uma vez que grande parte do ambiente consiste essencialmente de públicos de interesse que são familiares aos gestores de relações públicas.

Portanto, neste capítulo apresentam-se o entendimento e análise

do macroambiente, constituído pelas forças sociais que afetam todo o

microambiente (demográficas, econômicas, naturais, tecnológicas, políticas e

culturais). Kunsch (2003, p. 255) afirma que

O ambiente externo ou macroambiente é constituído por um conjunto de variáveis ou fatores externos econômicos, sociais, políticos, legais, demográficos, tecnológicos, culturais e ecológicos que influenciam direta e indiretamente a vida das organizações (...). Já o ambiente interno é formado pelo conjunto de elementos que constituem a organização em si – as pessoas, suas habilidades, suas competências e seus saberes, as condições institucionais de infra-estrutura física e de gestão.

Tais fatores podem ser responsáveis por redefinir toda a logística, operação e

realização de uma ação (neste caso o evento) e podem ocorrer a qualquer

momento, não estando ao alcance dos organizadores a sua premonição. Além disto,

com a abordagem macro em sintonia, consegue-se prever o microambiente, que é

representado pelas forças próximas e que também afetam sua operacionalidade – o

próprio evento, os fornecedores, a equipe e os públicos envolvidos. Com base

nestes levantamentos desenvolvemos uma análise situacional do evento (FIGURA

1).

8

Figura 01 – Análise situacional do evento Duas Rodas: um estilo de vida

Fonte: Elaborado pelos autores com base em Kunsch (2003).

O exercício de um profissional de relações públicas na função estratégica

dentro de uma organização só é possível por meio do planejamento. Este

profissional terá de se valer de teorias de gerenciamento, criando credibilidade para

organização, conquistando a confiança de seus públicos, atuando com

responsabilidade e fortalecendo os propósitos e princípios da organização. Sua

especialização requer conhecimento das melhores estratégias e ações a serem

desenvolvidas. Com este entendimento poderá desenvolver um evento capaz de

fidelizar públicos, gerar retorno financeiro a organização e implementar seus atos

com base nos objetivos da empresa.

2.1 OBJETIVO

Para José Roberto Marques, do Instituto Brasileiro de Coaching, um “objetivo

é o mesmo que alvo. É o fim, o propósito de realizar algo. É quem fornece a direção

do que se deseja fazer. É a posição que se deseja ocupar, o sonho a realizar”. Na

concepção de um evento, o objetivo sintetiza o ápice máximo do mesmo e traz toda

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a essência do que se deseja a partir dele. Destaca-se que um evento varia o seu

objetivo de acordo com o temário e classificação do mesmo, bem como os fatores

de influência e os ambientes em que ocorre.

Logo, o objetivo geral da edição de 2014 do Famequiando foi “promover a

cultura e a qualidade de vida junto à comunidade acadêmica PUCRS, por meio de

atividades lúdicas e de entretenimento, divulgando o curso de RP e a Famecos”.

Envolto em um plano dimensional amplo, a proposta dos eventos individuais, ao

encontro do objetivo geral.

Na compreensão inicial do grupo houve um ruído de comunicação e o objetivo

abordava diretamente a marca Harley Davidson, com isso acabava por esquecer o

objetivo do Famequiando, logo foi necessária uma readaptação do conteúdo para

que estivesse em conformidade com o estabelecido para o evento. Sendo assim,

para fins didáticos, tratara-se o objetivo do evento “Duas Rodas: um estilo de vida”

como um objetivo específico do Famequiando 2014, isto é, aquele que é

desmembrado a partir do objetivo geral.

O objetivo do evento foi desenvolvido para promover o convívio e a troca de

experiências entre os stakeholders (públicos estratégicos do evento) com o

Motogrupo (grupo que segue a marca Harley Davidson), já que a Harley Davidson é

uma organização que, claramente, fidelizou seus públicos, atingiu um segmento e é

reconhecida no mercado. Tornou-se um estilo de vida. De acordo com Kunsch

(2003, p. 220)

Traçados os objetivos, quando já foram delineados os propósitos ou as pretensões, parte-se, então, para o estabelecimento da melhor maneira de alcançá-los. Isso pode ser definido como a adoção de estratégias (KUNSCH, 2003, p. 220).

Como a proposta geral do evento foi de promover entretenimento e qualidade

de vida, a preocupação do grupo estava em apresentar alternativas para uma

imersão no mundo fantástico que é o dos “Motogrupos” (grifo nosso) e cocriar junto

aos participantes. A partir das faces do evento, que se desmembram nos capítulos

seguintes, pode-se valorizar e tornar visível os diferentes potenciais do profissional

de relações públicas, destacando o relacionamento como base, os valores de uma

10

marca (Duas Rodas), o gerenciamento desta imagem (identidade visual e social), o

cerimonial, a mediação de palestras, o acompanhamento do evento, a fotografia, o

planejamento, a execução e, principalmente, as mediações que eram necessárias

para que estas atividades ocorressem.

De forma ampla e geral, o objetivo do evento diz respeito a promover a

profissão de Relações Públicas sob a ótica política do convívio social e cultural,

abordando implicitamente conceitos de marca e fidelização de públicos.

2.2 JUSTIFICATIVA

A marca Harley Davidson, é hoje, uma das mais consolidadas organizações

mundiais, servindo como estudo de caso para muitos estudantes de comunicação

social – e áreas correlatadas. Ao mesmo tempo em que o espírito de liberdade e

vida selvagem aguça os que por ela são fidelizados, desperta a curiosidade dos que

apenas observam estas relações “que os humanos eternizam com as motos” (grifo

nosso). O diferencial da ação (evento) está em informar que não é só com as motos

que nascem estes relacionamentos, mas elas oportunizam uma série de

acontecimentos que caracterizam relações. Para Oliveira (2007), devemos buscar o

estabelecimento de espaços comuns. No espaço comum gera-se a troca de ideias,

de interesses e de opiniões, o entendimento e a negociação. A comunicação torna-

se a construção de um entendimento entre as partes. A aceitação pelas

organizações de um espaço comum torna os públicos, atores ativos, com

participação em suas escolhas, integrantes do processo.

Assim como os motoqueiros, os estudantes da Faculdade de Comunicação

Social (Famecos), local onde foi realizado o evento, apresentam características

diferenciadas se comparados aos demais cursos oferecidos pela Pontifícia

Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS). Estas dimensões vão desde

a forma de falar, o posicionamento social, o modo de se vestir, os locais que

frequentam e, resumindo-se, ao estilo de vida e a forma como vivem.

Sabe-se que o target de consumo da Harley Davidson não é propriamente os

11

jovens que frequentam a Famecos, mas as emoções são compartilhadas com a

mesma intensidade que as dos motoqueiros quando pilotam seus veículos. Os

jovens vivenciam com mais ardor os movimentos que tem atitude, podendo tornar o

evento uma ação positiva de interação e troca de conhecimento.

Portanto, a justificativa do evento será dar visibilidade as relações oriundas

destes grupos de amigos, fazendo-se comparativos entre a comunicação e os

motogrupos e integrando o papel do profissional de relações públicas nas gestões

organizacionais destes movimentos.

Destaca-se ainda, que mesmo se tratando de um evento aberto, o fato de

poder interagir e vivenciar a cultura destes “pequenos grandes” da estrada permite a

organização de grupos para troca de ideias e dúvidas, orientando e fomentando

futuros cases para o desenvolvimento das ciências da comunicação.

2.3 PÚBLICOS

Além da análise de cenários, entendimento sobre os ambientes do evento, a

identificação e mapeamento de públicos foi importante para a implementação da

ação, pois foi preciso compreender quais os públicos seriam influentes e

participativos durante todo o processo do evento. Tendo por base essas

informações, a organização poderá dispor de parâmetros gerais de quem são seus

públicos e iniciar suas ações com foco no grau de importância estabelecido.

Conforme Grunig (2009) as Relações Públicas são capazes de identificar os

stakeholders e públicos estratégicos de uma organização, de perceber quais os

públicos possuem influência sobre a organização, bem como descrever

consequências de ações sobre estes públicos, aplicar a empresa uma análise de

cenários e o gerenciamento de assuntos emergentes. Para França (2009) o

mapeamento e identificação de públicos será essencial para que uma organização

estabeleça todos os públicos envolvidos, com base no autor identificamos nossos

públicos, frente a organização do evento e sua aplicação (FIGURA 2)

12

Figura 02 – Identificação e listagem dos públicos de interesse do evento Duas Rodas: um estilo de

vida

Fonte: Elaborado pelos autores, com base na obra de França (2009).

Ao descrever a conceituação lógica de públicos em: públicos essenciais,

públicos não-essenciais e públicos de redes de interferência, França (2009) atribui a

essa conceituação, a possibilidade de classificar públicos pelo seu grau de

dependência jurídica, grau de participação e de interferência, ou seja,

[...] Há públicos dos quais a empresa depende para a constituição, viabilização e realização de negócios, e outros que contribuem para sua divulgação e a promoção de seus produtos (FRANÇA, 2009, p.228).

Com base em Grunig (2009) e frente à identificação geral dos públicos do

evento, percebemos os alunos como stakeholders, pois são influenciados pelas

ações implementadas durante o evento e influenciam consideravelmente nos

resultados alcançados.

De acordo com França (2009) após identificar os públicos e listá-los a

organização poderá determinar o tipo de relação existente, os objetivos dessa

relação, quais as expectativas do clube e o grau de envolvimento da organização.

Considerando essa perspectiva, classificamos os públicos do Duas Rodas em:

a) Públicos Essenciais: alunos Famecos, alunos PUCRS, professores,

expositores Harley Davidson participantes do Motogrupo HOG.

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b) Públicos Não Essenciais: IESA;

c) Públicos de Rede de Interferência: imprensa, funcionários PUCRS.

As tipologias de públicos podem auxiliar as relações públicas a categorizar e

priorizar ações focadas em determinados públicos, auxiliando a organização a tomar

decisões adequadas, pois a etapa sugere uma análise de seus comportamentos e

interesses.

2.4 ESTRATÉGIAS

Para elaboração do evento, o grupo desenvolveu algumas ações com função

estratégica, pois percebeu a necessidade de utilizar os instrumentos certos e a

comunicação mais efetiva ao divulgar o evento, propor a interação com o grupo de

expositores e para envolver os alunos em um bate-papo.

Grunig (2009) reforça que “[...] as estratégias se iniciam com a análise do

ambiente, isto é, com o desenvolvimento de pesquisa estruturada especificamente

para identificar stakeholders (grifo do autor), públicos específicos, problemas e

assuntos emergentes” (GRUNIG, 2009, p.80).

Com base no entendimento sobre públicos, cenários e ambientes elencamos

algumas estratégias utilizadas pelo grupo no planejamento e implementação do

evento:

! Organização de um coffe break para recepção dos expositores do evento;

! Divulgação do evento utilizando as mídias sociais (entendida como de

grande alcance, levando em conta o público alunos);

! Exposição de motos da Harley Davidson para interação dos alunos;

! Exposição do vestuário utilizado pelos motoqueiros do grupo, garantindo a

participação dos alunos, que poderiam utilizar estas vestimentas;

! Fotografia de todos os alunos que estiveram na exposição;

! Divulgação das fotografias;

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! Bate-papo estruturado para entendimento dos alunos sobre a proposta do

grupo e o que aprender com a Harley Davidson, no sentido de relação e

fidelização, bem como os relacionamentos nos motogrupos.

Esse gerenciamento estratégico, por sua vez, demanda a clareza conceitual

inicialmente sobre estratégia. Oliveira e Paula (2012, p. 72) entendem estratégia

“como um orientação e referência para a tomada de decisões e para a condução de

processos e ações das organizações

2.5 TEMÁRIO

O temário, ou seja, a seleção de um tema para a realização dos objetivos e,

por conseguinte os retornos auferidos a partir dele, como peças e campanhas

publicitárias, foi estabelecido levando-se em consideração duas vertentes

importantes: a comunicação e o estilo de vida.

A comunicação que vem sendo abordada pelo objetivo geral do Famequiando

2014 e o estilo de vida que é um fator crítico de sucesso do Duas Rodas. Com estes

eixos, o temário do evento firmou-se como:

“A influência da comunicação na divulgação de uma filosofia de vida”.

Logo, todas as estratégias pensadas para o evento seguiram o tema e foram

planejadas para que houvesse, se não a plena visualização das familiaridades das

mesmas, uma análise crítica do porque a comunicação nos grupos de motociclismo

(e a sua própria vivência) não é considerada uma filosofia de vida, mas um hobby.

2.6 ANÁLISE SITUACIONAL (CONTEXTO)

Como já abordado no início deste capítulo, os fatores que compõe a análise

situacional impactam diretamente o evento. Aqui, segmenta-se por dois grupos:

macroambiente – e suas variáveis- e microambiente – também com suas variáveis.

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Macroambiente:

- Fatores climáticos: por se tratar de um evento aberto, onde a previsão é que tenha-

se público, os fatores climáticos podem afetar de formas significativas. O fato de

uma tempestade pode ocasionar consequências no trânsito, ocasionando tanto os

expositores quanto o público de chegarem ao evento. Além disto, ventos podem

atrapalhar na manutenção do espaço físico.

- Fatores políticos: a Universidade não permitir a entrada dos veículos em função de

regulações e do próprio ruído nos horários intermediários as aulas.

- Fatores sociais: paralisações, greves, passeatas e outras ações que possam

inviabilizar o transporte e/ou deslocamento até o local do evento. Além da possível

não aceitação da apresentação de uma nova cultura em um ambiente já

“uniformizado” com um estilo diferente do proposto pela atividade.

Microambiente:

- Produção: o maior desafio para realizar o evento encontra-se neste fator. A

produção, por demandar recursos quase que totalitários externos (motos e

palestrantes), acaba sendo um grande fator de risco, já que podemos através de

mediações regula-lo, porém fazê-lo cumprir-se acaba fugindo de nossa competência

básica. Além disto, ainda destaca-se a logística dos equipamentos nos espaços pré-

determinados e a segurança dos mesmos.

- Recursos Humanos: uma das estratégias propostas pelo evento é o

relacionamento e a troca de ideias entre os públicos envolvidos. Os recursos

humanos podem tornar-se uma ameaça ao ambiente no momento em que algum

dos palestrantes não comparecer e nãopuder ser substituído.

- Participação do público: assim como qualquer evento, seu público é um fator

importante e determinante como forma de mensuração dos resultados. A não

participação do público pode ocorrer por diversas variáveis, como a falta de

identificação com o tema, calendários acadêmicos, eventos pessoais e/ou outras

fores macroambientais que já foram explicitados.

- Disponibilidade dos expositores: o evento só se torna possível com a participação

16

destes agentes. Logo, todas as estratégias e o plano de riscos devem ser pensados

baseados neste público, que é essencial ao evento.

2.7 ESTUDO DETALHADO DE VIABILIDADE COM PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Para a viabilidade deste projeto, estima-se um investimento de R$ 200,00.

Neste cenário, a distribuição se dará da seguinte forma:

R$ 130,00 – comunicação visual/gráfica

R$ 50,00 – coffe break

R$ 20,00 – papelaria/impressões

Destaca-se que alguns outros elementos são importantes, mas que não foram

elencados nesta precificação, como a gasolina do transporte, o estacionamento para

as motos e uma reserva de caixa para qualquer tipo de imprevisto que possa

ocorrer.

Além disto, tratando-se de um evento acadêmico não trabalhou-se com a

precificação do retorno de investimento (ROI) que a marca de um possível

patrocinador ou apoiador teria com a realização deste.

Em termos gerais, portanto, o evento é viável nos âmbitos cultural, interativo,

educacional e financeiro, apresentando uma proposta clara de objetivos, metas,

cenários e investimentos. É possível realizá-lo na data prevista (28/05) nas

instalações acadêmicas da Famecos (desde que sejam respeitadas as colocações

da Diretoria da Faculdade) e fará parte da edição de 2014 do Famequiando.

2.8 NECESSIDADE DE RECURSOS FINANCEIROS, TECNOLÓGICOS E HUMANOS

Por se tratar de um evento complexo, no sentido de possuir duas fases

visivelmente perceptíveis (exposição e bate papo) se demandam recursos variados,

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mas que são fácil aquisição ou empréstimo.

Recursos financeiros: estima-se um investimento em R$ 200,00, no qual o

grupo buscará como forma de investimento o patrocínio para este valor.

Recursos tecnológicos: projetor, sistema de som (caixas e microfones),

câmeras digitais, filmadoras digitais, iluminação.

Recursos materiais: mesas, cadeiras, expositores, separadores de filas, puffs,

porta banners.

Recursos de logística: sala para coffe break, auditório,

entrada/estacionamento de veículos.

Recursos Humanos: seguranças, técnicos de som e comissões de trabalho.

2.9 SIMULAÇÃO PESSIMISTA E OTIMISTA

Em um evento, assim como para qualquer organização, sempre existem

possibilidades. Elas variam conforme as análises de ambientes e podem determinar

o sucesso ou o fracasso de qualquer ação.

Compreendendo o evento Famequiando 2014 e tendo como embasamento o

conteúdo teórico e de produção própria apresentado até então, propõem-se as

possibilidades otimistas e pessimistas.

No campo otimista:

- participação dos públicos: gera envolvimento e dá destaque, permitindo

avaliações e feedbacks. A meta é o auditório lotado e filas para participar da

exposição. É o real motivo da existência de qualquer estratégia.

- aderência dos professores: eles são uma vertente importante, que facilita no

processo de legitimação do evento como estratégia de relações públicas, bem como

fomenta a participação dos acadêmicos. A proposta é que os mesmos possam

contribuir com seu conhecimento e façam o evento ter um crescimento.

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- Pessoas que se identifiquem com a filosofia de vida da organização: nosso

evento é aberto a comunidade acadêmica, mas nossos esforços estão voltados a

realização desta possibilidade: atingir com mais eficiência as pessoas que se

interessam pelos relacionamentos nos grupos de motociclismo.

- Interesse da imprensa: a imprensa é um grande canal (e parceiro) para a

divulgação desta ação, aprimorando as relações, dando visibilidade e chamando

mais pessoas a participarem. Além do mais, realizando um trabalho pós-evento,

enfatizando o sucesso do mesmo.

Já nas possibilidades pessimistas, encontram-se fatores como:

- Chuva: invariável do tempo que pode indispor qualquer uma de nossas

possibilidades otimistas.

- Paralisação social: impedimento que, assim como a chuva, pode inviabilizar

a participação tanto do público quanto da imprensa, atendendo então os focos atuais

da sociedade (pautas extraordinárias).

- Falta de interação dos públicos: o público não se identificar com o ambiente

e proposta, fazendo com que o mesmo não seja interativo e o bate-papo torne-se

um grande monólogo.

- Desinteresse da imprensa: a imprensa não achar oportuno o conteúdo ou for

de difícil acesso, não gerando conteúdo.

2.10 POSSIBILIDADE DE PATROCÍNIO

Uma das grandes ferramentas que o profissional de Relações Públicas dispõe

é a negociação. Neste aspecto, torna-se visível que um dos desafios de qualquer

evento é a sua parte financeira. Para esta atividade, o custo de investimento é baixo.

Logo, tem-se apenas uma cota de patrocínio, que é destinada ao próprio motogrupo

HOG, pertencente ao grupo IESA, empresa responsável pela comercialização das

motos Harley Davidson no estado do Rio Grande do Sul.

19

Além de patrocinarem o evento, o HOG acaba sendo um promotor do mesmo,

pois através dele se terá todo o suporte para a realização do mesmo, a contrapartida

que há uma exposição de marca.

O histórico do HOG:

HOG (Harley Owner's Group), ou Grupo de Proprietários de Harleys, é

exclusivo para proprietários de motos H-D. Foi fundado em 1983, nos E.U.A., em

resposta ao crescente desejo dos donos das motos de terem uma maneira

organizada para repartirem a paixão e mostrar o seu orgulho. Além disso, a fábrica

queria atrair novos clientes para o estilo Harley-Davidson, que acreditava ser o seu

maior diferencial.

Pregando andar de moto, com a família, como diversão e não apenas como

meio de transporte, sendo uma maneira de se divertir e conhecer novos lugares, o

programa se tornou um diferencial para a marca e uma novidade para o cliente,

levando-o a se envolver mais com a empresa.

Uma lenda sobre duas rodas é apenas uma das definições que se dá sobre

as motos Harley Davidson, ou somente HD. Aliás, sigla incorporada por muitos

proprietários aos seus nomes “de guerra”, como Jorge HD, Marco HD, Chico HD,

etc.

O HOG, Grupo de Proprietários de Harley Davidson, é composto por médicos,

advogados, policiais, aposentados, industriais, estudantes, comerciários. Com tanta

diversidade foi adotada a Caveira como o símbolo da igualdade entre as pessoas,

sem definir raça e classe social. Ela é um ornamento muito presente em acessórios

dos mais variados tipos como: botas, chapéus, lenços, cintos, toucas, bonés e

adesivos.

Andar de moto nos finais de semana, de preferência com frio, é uma

experiência maravilhosa. Viajando de carro olhamos a paisagem, de moto fazemos

parte dela.

20

2.11 CRONOGRAMA GERAL

Considerando apenas o plano estratégico, o cronograma geral do Duas

Rodas: um estilo de vida considerado conforme a figura 3. Destaca-se também que

o avanço para os planos táticos e operacionais se dá nas etapas seguintes deste

relatório, nos estágios de planejamento e organização.

Figura 03 – Cronograma geral

Fonte: elaborado pelos autores

Março Abril Maio Junho

Briefing do Evento Levantamento de RecursosDivisão de TarefasApresentação da Proposta de Evento aos possíveis apoiadoresAnálise da infraestrutura disponível na PUCRSAplicação das tarefas preparatórias ao EventoEventoAvaliação do Evento

21

3 ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

A partir do estágio de planejamento e das mudanças propostas pela banca de

avaliação, seguiu-se na linha do planejamento das ações que seriam realizadas.

Para tanto, foram utilizadas importantes ferramentas de gestão, como o 5W2H e

planos visuais e escritos para organizar toda a estrutura física e humana para o

evento.

3.1 PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES APROVADAS

De acordo com o estágio 1 – Briefing e levantamento de informações - ,

no item 2.4 que aborda a temática estratégias, teve-se a aprovação das mesmas

com pequenas alterações. Tais alterações foram executadas no estágio do

planejamento, conforme descritas abaixo.

Pré-evento:

1) Divulgação externa: a partir da distribuição de flyers informativos por prédios

da PUCRS conseguirá-se dar mais visibilidade ao evento e ampliar os canais de

divulgação.

2) Montagem/desmonstagem: será necessário a chegada da equipe por volta

das 16h para organização do espaço físico conforme layout.

Destaca-se, que este layout deve ser respeito, podendo ocorrer a distribuição

de elementos em outros ambientes conforme disponibilidade no local na data

prevista para o evento.

22

Figura 04 – layout do evento – planta baixa

Fonte: elaborada pelos autores

Entendimento da planta baixa/logística do evento:

Serão colados no chão adesivos de marcas de pneus, como estratégia de

mapeamento e indicação do local do evento, além da ambientalização. Já o espaço

em frente à exposição contará com adesivagem expondo o nome do evento.

Como estratégia de interação, os participantes poderão utilizar acessórios, como

jaquetas e capacetes, permitindo a experimentação do estilo de vida proposto pelo

evento. A equipe de comunicação fará a cobertura desta etapa. Para as fotos que

forem tiradas de forma particular, sugere-se a utilização da tag #DuasRodas

23

Em função do espaço, reduziu-se para três o número de motos em exposição, que

ficaram disponíveis para a visitação das 18h30min às 21h30min.

Com a divisão dos espaços entre “Lounge: Estilo de Vida” e “Lounge: Duas Rodas” o

foco dos ambientes pode ser determinado, inclusive aumentando a possível

interação com o target.

No ambiente da exposição o público interage com o equipamento (moto). O espaço

conta com um puff grande, onde estarão os acessórios para foto e a mesa de

informações e materiais institucionais do grupo, além do material de mensuração de

resultados para o relatório final. Como apoio visual, ao fundo tem-se uma exposição

de fotos do grupo.

As janelas do espaço experiência serão cobertas com malhas tencionadas brancas,

onde uma delas será a base para alocação da logomarca do evento. Os spots de

iluminação serão direcionados.

No ambiente de vivência o público interage com alguns integrantes do grupo,

podendo tirar dúvidas, trocar ideias e integrar. Além disto, a proposta é que seja um

teaser para a palestra. O ambiente conta com puff grande e pequenos, criando um

ambiente acolhedor. O ambiente estará sinalizado visualmente nas duas colunas

que dão “acesso” ao espaço.

Todo o ambiente será permeado por som, utilizando as estruturas do Espaço

Experiência. O som remeterá ao contexto do evento.

Evento:

1) Organização de um coffe break para recepção dos expositores do evento;

Antes do início do evento, em um local reservado, será servido o coffe break. Como

forma de interagir com os convidados e recepcioná-los. Será servido chá, café,

bolachas doces e salgadas e água.

24

2) Divulgação do evento utilizando as mídias sociais (entendida como de

grande alcance, levando em conta o público alunos);

Rede social escolhida: Facebook

Justificativa: Primeiramente por se tratar do canal oficial do Famequiando 2014 e o

evento Duas Rodas: um estilo de vida ser parte integrante do mesmo e, pelo fato do

Facebook, ser considerado hoje, uma das maiores plataformas de relacionamento

3.0 do mundo, reunindo milhões de pessoas conectadas ao mesmo tempo, entre

elas os públicos essenciais do evento.

Houve todo o planejamento textual, que estará descrito em capítulos posteriores,

mas define-se como estratégia uma comunicação ampla, possibilitando o

entendimento eficiente do público em relação às postagens.

A determinação dos dias e horários foi realizada a partir de análises dos

horários com maior fluxo de usuários conectados:

23/05 (sexta-feira) - 12h00min

25/05 (domingo) - 22h00min

27/05 (terça-feira) - 12h00min

28/05 (quarta-feira) - 12h00min

29/05 (quinta-feira) - 17h50min

05/06 (quinta-feira) - 21h00min

3) Exposição de motos da Harley Davidson para interação dos alunos;

25

Exposição de três motos de modelos tradicionais da Harley Davidson no saguão da

Faculdade de Comunicação Social da PUCRS (Famecos). No início do evento

(previsto para às 18h30min) os veículos já devem estar expostos para que os

visitantes possam interagir.

- A entrada dos veículos está prevista pelo portão de acesso dos Funcionários, com

entrada pela Av. Ipiranga. Após, as motos devem ser conduzidas em velocidade

reduzida, com o sinal alerta ligado, até chegar no local da exposição. O horário

previsto de entrada no Campus é 17h.

4) Exposição do vestuário utilizado pelos motoqueiros do grupo, garantindo a

participação dos alunos, que poderiam utilizar estas vestimentas;

Todos os visitantes tem a possibilidade de vestir-se conforme o estilo de vida destes

motogrupos. Os motoqueiros levarão acessórios, jaquetas, capacetes e auxiliarão no

processo de vestir, possibilitando uma experiência bacana entre os públicos e uma

total imersão no tema.

5) Fotografia de todos os alunos que estiveram na exposição e posterior

divulgação das fotografias;

Um momento especial e, talvez, único, se torna memorável quando se tem recursos

fotográficos. Assim, propõem-se o registro em foto e vídeo dos participantes,

caracterizados ou não, para posterior publicação no canal do Facebook. Para

controle e feedback, o grupo organizará uma relação de pessoas que passem pelo

stand e tenham tirado fotos.

6) Bate-papo estruturado para entendimento dos alunos sobre a proposta do

grupo e o que aprender com a Harley Davidson, no sentido de relação e

fidelização, bem como os relacionamentos nos motogrupos.

Como a interação no ambiente proposto para a exposição pode ser afetado por

variáveis de barulho externo e, antecipando a não obtenção da resolução da

pesquisa de satisfação, organizou-se um bate-papo com os convidados do

26

motoclube HOG. Os mesmos expositores, a partir das 20h, teriam um momento de

troca de experiências com outros participantes do evento. Para tanto, professores e

alunos serão convidados para esta atividade e, durante a exposição, a equipe

continuará divulgando.

Estrutura da palestra: Cerimonial

DUAS RODAS UM ESTILO DE VIDA

03/06/2014- 20H – AUDITÓRIO FAMECOS

SOLICITAMOS QUE SEUS APARELHOS CELULARES PERMANEÇAM NO MODO

SILENCIOSO OU DESLIGADO. AS REQUISIÇÕES DE HORAS COMPLEMENTARES

DEVEM SER ENTREGUES NO FINAL DA REUNIÃO, NA SAÍDA. SOLICITAMOS A

TODOS QUE COLABOREM COM A PESQUISA DE SATISFAÇÃO ENTREGUE

PELOS ORGANIZADORES DO EVENTO.

//

DURANTE O BATE PAPO ABRIREMOS ESPAÇO PARA PERGUNTAS, POR ISSO,

OS ALUNOS QUE TIVEREM ALGUM QUESTIONAMENTO DEVEM ENTREGAR SUA

PERGUNTA AOS NOSSOS ORGANIZADORES, QUE ENCONTRAM-SE NOS

CORREDORES DO AUDITÓRIO.

//

BOA NOITE ESTUDANTES, PROFESSORES E CONVIDADOS, INICIAREMOS

AGORA UM BATE PAPO SOBRE A COMUNICAÇÃO BASEADA EM UM ESTILO DE

VIDA: SOBRE DUAS RODAS.

//

SAUDAMOS EM ESPECIAL A PRESENÇA DA

DOUTORA, PROFESSORA, CLAUDIA PEIXOTO DE MOURA, COORDENADORA DO CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS, DA FAMECOS.

//

27

O RONCO DOS MOTORES LENDÁRIOS QUE ACIONAM O VIVER SOB DUAS

RODAS E AS HISTÓRIAS DOS AMIGOS QUE FORMARAM O HOG PORTO

ALEGRE.

//

JÁ PAROU PRA PENSAR QUE LOUCO SERIA DEIXAR MUITAS COISAS PRA

VIVER UMA HISTÓRIA DE PAIXÃO? NÃO, NÃO É UMA SIMPLES PAIXÃO. É UMA

PAIXÃO QUE NÃO ACABA, QUE NÃO ENVELHECE, QUE FICA CADA DIA MAIS

LIVRE PRA SEGUIR NOVOS CAMINHOS. CURIOSO?

//

AS BELAS DESTE RELACIONAMENTO DESFILAM NA FAMECOS, HOJE, E

ESTÃO AQUI PARA UM BATE PAPO. ENTENDA AGORA ESSE ESTILO DE VIDA,

CONFORME RELATOS DO HOG, GRUPO DE MOTOCICLISTAS DA HARLEY

DAVIDSON.

PASSAMOS A PALAVRA PARA: O PROFESSOR FLÁVIO FALCETTA E AOS ALUNOS BRUNO CÉSAR E EDUARDO BALDASSO PARA MEDIAREM O EVENTO

COM O GRUPO HOG

//

Comunicação Motociclismo As marcas atingindo o novo modelo de MKT 3.0, focado no ser humano, nos seus valores. Os mesmos tempos de inovação nos expõe a novos conflitos que nunca imaginávamos nos defrontar. A marca tem mudado e hoje o grande objetivo é atingir o target de forma plena, alma, mente, coração e espírito. (KOTLER)

Conceito Harley Davidson

Um dos motivos fundamentais, segundo o qual as empresas devem ser capazes de

28

preencher as necessidades de seus clientes, é que, em última análise, os retornos auferidos a partir das relações com os clientes consolidam-se quando a empresa assume o compromisso de fornecer valor superior àqueles a quem serve. Este valor geralmente é criado quando o produto da empresa faz com que o próprio cliente realce a vantagem competitiva dela. (HITT, IRELAND, HOSKISSON)

Fidelização dos clientes

-- Com a fidelização dos clientes:

Comunicação Motociclismo Estrutura organizacional: elementos norteadores (Missão, Visão, Valores, Negócio) “as principais características que constroem uma boa missão da marca são divididas em três eixos: criar (práticas inovadoras), difundir (histórias que emocionem as pessoas) e concretizar” Kotler

O que é o Hog? Como são as estruturas?

De onde vem a inspiração?

Identidade: o que realmente somos

A vida na estrada

Paixão pelo que se faz (retorno financeiro)

Paixão pelas motos

Mídias sociais e suas redes sem fronteiras (gafes)

Histórias engraçadas

Relações Públicas: "Existe um mercado fabuloso,mas não é para fazer quadro de avisoou eventos isolados, não é isso. É um mercado de diagnóstico, consultoria, assessoria para o desenvolvimento do relacionamento e da busca da cooperação. Há oportunidade nos mais

Os processos de relacionamento nos

motogrupos e as interações com os ambientes sociais

(família, amigos, filhos)

29

diversos setores, desde a política até os esportes." Roberto Porto Simões

O evento como uma estratégia Relação da vida sobre duas rodas em relação à Cultura,

Qualidade de Vida e entretenimento.

Ferramentas são as habilidades e os recursos de toda a organização necessários para criar, comunicar e oferecer melhores serviços e valores aos clientes. (LAMB, HAIR, MCDANIEL, 2012, p.13)

Passeios, eventos, Rider Program

O RP como profissional estratégico e mediador de conflitos, opinião pública, gerenciamento de imagem, crise.

Segurança nas estradas,

dificuldades diárias. Oportunidade x ameaça

O Comunicador como uma pessoa questionadora. Mudanças de paradigmas, poderes de decisão, influência.

Momentos de perguntas

//

FECHAMENTO

- AGRADECENDO A PRESENÇA DOS EXPOSITORES (CITAR NOMES),

CONVIDAMOS A PROFESSORA TASSIARA CAMATTI PARA ENTREGAR UM

CERTIFICADO DE PARTICIPAÇÃO AO GRUPO.

- EM NOME DA ORGANIZAÇÃO DO EVENTO TAMBÉM GOSTARÍAMOS DE

ENTREGAR UM CERTIFICADO PARA CADA UM DOS PALESTRANTES.

//

AGRADECEMOS EM ESPECIAL TODOS OS PROFESSORES E ALUNOS

30

PRESENTES E DAMOS POR ENCERRADO ESTE BATE PAPO.

(APLAUSOS)

3.2 ESTRUTURAÇÃO 5W/2H

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que

precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível. Ele funciona como

um mapeamento destas atividades. Como o nome da ferramenta é estabelecido

pela união das primeiras letras dos nomes (em inglês), é preciso sinalizar o que elas

representam, já que na estrutura aqui apresentada, desenvolve-se em português.

Esta ferramenta encontra-se no apêndice F.

What – O que será feito

Why – Por que será feito

Where – Onde será feito

When – Quando será feito

Who – Por quem será feito

How – Como será feito

How much – Quanto custará fazer

3.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES

Para que não houvesse sobrecarga entre os integrantes do grupo e

objetivando o sucesso do evento, estabeleceram-se responsabilidades básicas que

eram necessárias para a viabilidade do evento. Salienta-se que algumas atividades

tiverem alguns responsáveis, porém o briefing para a execução partia do consenso.

� Estabelecimento de parcerias institucionais: Bruno César, Cícero Vieira e

Eduardo Baldasso

31

� Estabelecimento de parceria com a disciplina de Fotografia e Relações

Públicas: Angélica Pentz

� Estabelecimento de parceria com a disciplina de Produção de mídia impressa

e digital em RRPP: Angélica Pentz

� Estabelecimento de parceria com o motogrupo: Cícero Viegas e Rafaella

Lopes

� Estabelecimento de parceria com agência de publicidade – Bruno Cesar

� Relacionamento direto com a professora: Bruno César e Pedro Becker

� Produção logo e artes para promoção do evento: Bruno César e Angélica

Pentz

� Alinhamento de fala dos palestrantes / mediações : Pedro Becker

� Divulgação do evento: Bruno César, Mariana Lisboa e Rafaella Lopes.

� Gerenciamento das redes sociais: Pedro Becker

� Criação de conteúdos editoriais: Bruno César e Diego Biracy

� Início da montagem da estrutura do evento: todos integrantes do grupo

� Recepção expositores – Mariana Thomé, Angélica Pentz, Cícero, Josiane

� Recepção do público em geral - Todos os integrantes do grupo

� Fotografia: Angélica Pentz e Mariana Thomé

� Palestra com integrantes do motogrupo: todos os integrantes do grupo

� Mediações da palestra: Bruno César e Eduardo Baldasso

� Coordenadoria da palestra: Josiane Azeredo

� Organização do coffe break: Josiane Azeredo

� Desmontagem do evento: todos integrantes do grupo

� Avaliação do evento - Todos os integrantes do grupo

� Divulgação das fotos – Mariana Thomé, Rafaella Lopes, Angélica Penz.

� Avaliação do evento junto a apoiadores e parceiros – Diego Biracy, Cícero

Vieira e Eduardo Baldasso.

3.4 COMISSÕES DE TRABALHO

Uma vez distribuídas responsabilidades, os responsáveis por estas foram

segmentados e alocados em comissões de trabalho, para que através da

32

cooperação pudessem trocar ideias e promover um processo íntegro de gestão das

demandas que surgiam nas áreas. Com isto, surgem as comissões de trabalho, que

foram fracionadas em: Comissão de Divulgação, Comissão de Infraestrutura,

Comissão de recepção, Comissão de Coordenadora.

- Comissão de divulgação: a intenção foi proporcionar maior visibilidade para o

evento, atrair o público, divulgar o curso de Relações Públicas e a faculdade de

Comunicação Social, para tanto utilizar-se-ia canais de comunicação, criação de

materiais, disparo de releases e organizações visuais, linhas editoriais e demandas.

Fez parte deste grupo: Bruno César, Mariana Thomé e Rafaella Lopes.

- Comissão de Recepção: o objetivo foi proporcionar a acolhida aos participantes do

evento, sejam os palestrantes ou o público do evento. A Comissão de Recepção tem

a incumbência de estreitar as relações entre o grupo de trabalho e os públicos.

Fez parte deste grupo: Josiane Azeredo e Cícero Vieira

- Comissão de infraestrutura: teve como objetivo organizar os processos, os espaços

e buscar os recursos para a realização das ações. Além disto, contribuir para o

pleno funcionamento das demais comissões de trabalho.

Fez parte deste grupo: Diego Biracy e Angélica Pentz

- Comissão de coordenadoria: responsável por garantir que todos do grupo

cumprissem suas tarefas e responsabilidades, bem como ser os Relações Públicas

do evento na data de sua realização, respondendo pelo mesmo.

Fez parte deste grupo: Eduardo Baldasso e Pedro Becker

3.5 CHECKLIST

O checklist do evento Duas Rodas: um estilo de vida foi uma das ferramentas

que, assim como o 5W2H serviram de base para a realização de muitas das

atividades aqui dispostas.

Para evento, foi construído dois modelos de Checklist: um para o envio

33

externo – professora e PUCRS (APÊNDICE C) e outro para controle interno da

equipe (APÊNDICE D).

3.6 INSTRUMENTOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PARA TODOS OS ESTÁGIOS

ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO No primeiro estágio foram realizadas diversas atividades, desde a confecção do

briefing até a definição final do cronograma. Definir qual o objetivo foi algo bastante

complexo e demorado, em função da grande diversidade de ideias no início do

trabalho. Após definido o rumo do evento, definimos os públicos com que

trabalharíamos.

Feito isso, enumeramos as estratégias necessárias para definir o contexto em que

seria inserido o projeto, além dos possíveis patrocinadores e apoiadores do evento.

Como todo evento, criamos cenários otimistas e pessimistas, para antecipar

possíveis problemas que poderiam vir a acontecer. Por fim, estruturamos o

cronograma geral das atividades.

ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO Na fase de planejamento foram divididas as responsabilidades para que todos

pudessem exercer suas qualidades no grande grupo. Criou-se diversas comissões

de trabalho com tarefas delimitadas e com prazos a serem cumpridos. A elaboração

de flyers e banners foram feitas com a aprovação de todo o grupo, para depois

serem encaminhadas à gráfica.

Para organizar e ordenar as necessidades, elaboramos alguns cheklists para definir

os matérias e instrumentos que seriam necessários durante a realização do evento.

ESTÁGIO III – EXECUÇÃO Tivemos como foco cumprir todos os itens, antes combinado entre os integrantes.

Tudo o que foi prometido durante o trabalho foi realizado com sucesso pela

organização do grupo, não deixando de executar nenhum ponto.

34

O que se modificou foi a maneira de se fazer. Em alguns pontos foi preciso usar a

criatividade de seus membros para superar dificuldades surgidas de última hora,

buscando a melhor forma de executar o combinado.

Diante das necessidades que foram acontecendo durante o andamento evento, o

grupo foi buscando soluções que melhor se adequavam com o momento.

ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO A partir das avaliações coletadas conseguimos comprovar as diferentes

possibilidades do profissional de relações públicas, com base nos vários níveis de

relacionamento propostos.

Compreendemos, que nossas ações estratégicas focadas no uso dos instrumentos

certos, na comunicação efetiva da divulgação do evento, na interação com o grupo

de expositores e no envolvimento dos alunos na palestra, foram cruciais e certeiras

no sentido de garantir um "feedback" tão positivo.

3.7 DIVULGAÇÃO E MATERIAL PROMOCIONAL

Para a divulgação, trabalhou-se com algumas ações específicas,

principalmente em redes sociais, gerando um engajamento significativo.

Tabela 01: Dados das publicações

1º Publicação 23/05 18 4 1 1.120 pessoas

35


Como estratégia digital, definiu-se definidos chamadas próximas aos 140

caracteres, com a utilização da tag #duasrodas e relacionando sempre com o evento

maior, o Famequiando. Essa tag além de utilizada para divulgação nas redes sociais

esteve presente em materiais organizados que permitiram a associação destes

conteúdos, gerando buzz, visibilidade e engajamento nas redes. A quantidade de

caracteres ficou restrita, pois o fluxo de informações está cada vez mais abundante

e chamar a atenção, prendendo a leitor, é um desafio.

Ainda assim, para facilitar a compreensão do evento, os textos seguiam

peças gráficas com identidade visual, elas serviam de apoio e ressaltavam a paixão,

o estilo de, além de reforçarem informações básicas, como horários, local e data.

Para as linhas editoriais foram criados:

Release:

Uma lenda sobre duas rodas

Conectar. Esta é uma das palavras que mais gera relacionamento. Aliás, o que

mesmo é relacionamento? Na edição de 2014 do Famequiando, evento organizado

por alunos de Relações Públicas da Faculdade de Comunicação Social da PUCRS,

a resposta vem de uma forma diferente.

A proposta é que os participantes do evento interajam com as plataformas e ações

planejadas pelos estudantes e conheçam na prática o que é a base da profissão de

Relações Públicas.

2º Publicação 25/05 35 21 6 1.430 pessoas

3º Publicação 27/05 10 3 0 988 pessoas




36

Mas sobre o relacionamento, o que era mesmo? Integra a programação do evento, o

“Duas Rodas: um estilo de vida”, que no dia 29/05 propõe uma viagem pelo

universo das “infintas highways”, com direito a fotos, roteiros e muita bagagem.

Com a exposição de motos e acessórios e um bate papo especial com integrantes

do motogrupo HOG, os estudantes pretendem dar significado a novas esferas do

relacionamento.

Para eles, relacionamento significa estar interligado, conectado a algo. Atualmente o

conceito pode ter diferentes significados e é cada vez menos comum encontrar

grandes grupos que se reúnam para compartilhar sentimentos comuns, pedalar até

a orla do Guaíba. Neste caso, pilotar até onde a paixão permitir.

O Duas Rodas traz o ronco dos motores lendários que acionam o viver sob duas

rodas e as histórias dos amigos que formaram o HOG Porto Alegre (Harley Owner's

Group ou Grupo de Proprietários de Harleys).

A exposição das motos inicia às 18h30min e o bate papo é logo após, às 20h, na

Faculdade de Comunicação Social da PUCRS (Avenida Ipiranga, 6681, prédio 7) O

evento é gratuito e aberto à comunidade. Inscrições podem ser realizadas na hora.

Para mais informações, acesse: https://www.facebook.com/famequiando?fref=ts

Teaser do evento nas redes sociais:

“Tá afim de embarcar numa aventura sobre duas rodas, dando voltas pela infinita

highway? Se liga e vem entender um pouco mais do processo de relacionamento

dos grupos de motociclismo. #SobeAí “

Figura 05 – peça publicitária

37


“Partiu dar aquela banda pelo mundo das histórias? Te abastece de ideias e fica

ligado na rota das aventuras: vai ser no auditório da Famecos, dia 29/05, a partir

das 20h. #Estilo #Palestra #Vivências #DuasRodas”



“Ei, já parou pra pensar que louco seria deixar muitas coisas pra viver uma história

de paixão? Não, não é uma simples paixão. É uma paixão que não acaba, que não

envelhece, que fica cada dia mais livre pra seguir novos caminhos. Curioso? As

38

belas deste relacionamento desfilam na Famecos no dia 29/05, a partir das

18h30min. Participe da exposição de motos da Harley Davidson. #Famequiando

#DuasRodas”



O Duas Rodas traz o ronco dos motores lendários que acionam o viver sob duas

rodas e as histórias dos amigos que formaram o HOG Porto Alegre (HarleyOwner's

Group ou Grupo de Proprietários de Harleys).

A exposição das motos inicia às 18h30min e o bate papo é logo após, às 20h, na

Faculdade de Comunicação Social da PUCRS (Avenida Ipiranga, 6681, prédio 7) O

evento é gratuito e aberto à comunidade. #ÉHOJE#Famequiando2014


39


Figura 09: logomarca


Já na divulgação externa foram criados materiais específicos. Destaca-se que

os modelos encontram-se nos anexos deste (ANEXO B).

- 250 flyers impressos e distribuídos entre os estudantes da PUCRS;

- 130 convites a professores;

- 10 cartazes impressos e colocados nos murais da Famecos;

40

- 3 banners;

- 1 adesivo de logomarca;

- 6 adesivos de chão.

Com estas ações, promoveu-se um maior entendimento dos aspectos

comunicacionais, promovendo um impacto de mais de 6mil pessoas atingidas

diretamente. Ainda a partir deste relatório, pode-se perceber o quão importante é a

adequação de uma estratégia digital, uma identidade visual e um tom de

comunicação capazes de atrair target e organizar um evento bacana.

Como retornos positivos, tivemos a geração gratuita de publicações e

comentários positivos, reafirmando a proposta de interação.

Figura 10: interação com o evento

Fonte: disponível no Facebook


41




42



43

4 ESTÁGIO III – EXECUÇÃO

Nenhum estágio pode ser pensado se não para a realização deste. A

execução é, basicamente, quando não existe mais o tempo para o erro e tudo que

fora, anteriormente, planejado deve ser executado.

Neste ambiente, se apresenta, portanto, os relatos sobre a execução do

evento, bem como fotos que ilustram a realização do mesmo.

4.1 RELATO DAS ATIVIDADES REALIZADAS

Montagem do evento: a organização do espaço físico, decoração e logística teve

seu início às 15h do dia do evento (28/05). As motos chegaram às 18h.

Montagem do espaço Coffe Break: organização do espaço e ambientalização.

Exposição de Motocicletas: Na noite do evento, das 18hrs às 21hrs30min, no

saguão da Faculdade de Comunicação Social – FAMECOS realizou-se a exposição

das três motos. As motocicletas ficaram à disposição dos visitantes, durante a

duração do evento para apreciação e possível interação.

Fotos caracterizadas: No local existia um espaço para os visitantes se

caracterizarem e, de fato, vestir este “estilo de vida” que era vendido no slogan do

evento. Ao lado de cada motocicleta contávamos com integrantes auxiliando os

participantes do evento.

Palestra com o Grupo de motociclistas Moto GRUP: Foi realizado durante o evento,

das 20h15min às 21hrs15min. A palestra teve 15min de atraso em função da baixa

concentração de público, fato que com a mediação e apoio da Coordenação do

Curso foi resolvido. A Palestra foi ancorada pelo professor Flávio Falcetta, com o

apoio de membros do grupo de organização do evento. O HOG explicou o

funcionamento da sua instituição, regras, normas do grupo, histórias engraçadas

bem como interagiram com alunos que prestigiavam o evento.

44

4.2 RELATO E MONITORAMENTO DE OCORRÊNCIAS

Barulho na entrada: ao ingressarem nas dependências da Universidade, os

motoqueiros acabaram acelerando os motores, fazendo com que ruídos excessivos

fossem emitidos.

Barulho na Exposição: durante a exposição, foi solicitado por uma aluna que ligasse

uma das motos para ouvir o barulho de sua aceleração, afinal, a mesma queria

experimentar este “estilo de vida”. O fato ocorreu e, ao mesmo tempo, a Comissão

de Coordenadoria, solicitou que não fosse mais realizado.

Quebra do Microfone: durante o bate-papo um dos integrantes do HOG deixou o

microfone cair no chão, quebrando-o, sendo enviado a manutenção.

Perigo na Saída/Barulho: ao final do evento, quando os motociclistas foram sair do

prédio, novamente os ruídos foram ouvidos. Como forma preventiva, solicitamos aos

motociclistas que saíssem das instalações da Universidade com o pisca alerta ligado

para sinalização, com baixa aceleração. Infelizmente nem todos integrantes do HOG

cumpriram com este combinado, gerando riscos ao público que gravava e tirava

fotos durante a saída do mesmo.

4.3 PRESENÇA E A ATUAÇÃO DE CADA MEMBRO DA EQUIPE

Angélica Pentz: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, criou Peças

de artes gráficas, ajudou na montagem, atuou como fotógrafa do evento, como

mestre de cerimônia e ajudou na desmontagem.

Bruno César: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, criou Peças de

artes gráficas, ajudou na montagem, atuou como fotógrafo do evento, atuou na

recepção dos convidados, como mediador na palestra e ajudou na desmontagem.

Cícero Vieira: Participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, na montagem,

participou da recepção dos participantes na palestra e ajudou na desmontagem.

45

Diego Biracy: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, participou da

recepção dos participantes e ajudou na desmontagem.

Eduardo Baldasso: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, atuou na

recepção dos convidados, como mediador na palestra e ajudou na desmontagem.

Josiane Azeredo: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, na

montagem, participou da recepção dos participantes na palestra e ajudou na

desmontagem.

Mariana Thomé: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, na

montagem, recepção dos participantes na palestra e desmontagem.

Pedro Becker: Participou na criação do projeto, ajudou na divulgação, ajudou na

montagem, participou da recepção dos participantes na palestra e ajudou na

desmontagem.

Rafaella Lopes: participou na criação do projeto, ajudou na divulgação e na

recepção dos participantes na palestra.

4.4 PARTICIPAÇÃO DO PÚBLICO

A participação do público foi acima do esperado, pois tratava-se de uma

exposição que nem todos os alunos tem apreciação e relação com o tema. Os

alunos se mostraram bastante interessados na exposição das motos e na troca de

informação com os motociclistas presentes. Um grande contingente de expectadores

respondeu a pesquisa de satisfação, elencando diversos aspectos, como uma

segunda edição do evento.

46

4.5 ASPECTOS ADVERSOS

Desde o início das atividades, houve mudanças nos procedimentos. A

alteração de datas e local foram fatores que afetaram, diretamente, e mudaram

alguns posicionamentos do grupo, gerando uma série de conversações entre equipe

e professora. Mesmo diante destes fatores, o foco foi cumprir todos os itens,

anteriormente acordados. Os itens propostos foram realizados com sucesso pela,

não deixando de executá-los.

Destaca-se, porém, que a metodologia foi afetada em alguns pontos, mas

com criatividade e mediação de conflitos, exercendo funções primordialmente de

Relações Públicas, foram superadas, mudando os ritmos, quando necessário.

4.6 ATIVIDADES EXTRAS

Diante das necessidades evidenciadas com a execução do evento, o grupo foi

buscando soluções que melhor se adequavam com o momento que o evento se

encontrava, entretanto, não destacamos atividades extras.

Figura 14: chegada das motos

47

Figura 15: interação do público com o evento

Figura 16: exposição de motos

Figura 17: exposição de motos

48

Figura 18: bate papo

Figura 19: mediação do evento

Figura 19: entrega de certificado ao professor Flávio Falcetta

49

Figura 20: entrega de certificado pela professora Tassiara ao grupo HOG

50

5 ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO

Após a realização de todo o evento, é necessário mensurar seus resultados por alguns motivos:

1º) Para melhorar a atuação em eventos próximos.

2º) Para poder mensurar os resultados e apresentar aos apoiadores.

5.1.PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO

A principal ferramenta utilizada para mensurar o processo de avaliação, foi

uma pesquisa de satisfação. Baseado neste processo de elaboração de nove

perguntas diretas abrangendo os diversos aspectos, se obteve informações

primordiais que possibilitaram a identificação das fragilidades e acertos.

Segundo Kunsch (1986, p.102) “a importância da realização de um evento

esta, sobretudo, no aproveitamento do instante, do ambiente ou da presença de

pessoas, pois desta atitude resulta a impressão final”.

A pesquisa foi realizada nos dois momentos do evento: exposição e bate-

papo. Para a exposição tivemos um universo de 38 participantes e para a palestra

49 pessoas. Totalizando um retorno de 87 questionários.

Figura x: interação com o evento


51

5.2.ANÁLISE E FEEDBACK

Com o tema bastante específico e lúdico, mas não menos atual, e dentro do

objetivo geral da edição de 2014 do Famequiando, “promover a cultura e a qualidade

de vida junto à comunidade acadêmica PUCRS", o evento "Duas rodas: um estilo de

vida" superou as expectativas do grupo, obtendo uma resposta extremamente

positiva, tanto pelo número de visitantes, quanto pelo elevado índice de aprovação

que ultrapassou a marca dos 70%.

Com números tão significativos, conseguimos comprovar as diferentes

possibilidades do profissional de relações públicas, com base nos vários níveis de

relacionamento propostos, através dos valores de uma marca (Duas Rodas), do

gerenciamento desta imagem (identidade visual e social), do cerimonial, da

mediação de palestras, do acompanhamento do evento, do registro fotográfico e das

mediações que possibilitaram a realização dessas atividades.

Entendemos, em última análise, que nossas ações estratégicas focadas no

uso dos instrumentos certos, na comunicação efetiva da divulgação do evento, na

interação com o grupo de expositores e no envolvimento dos alunos na palestra,

foram cruciais e certeiras no sentido de garantir um "feedback" tão positivo.

Ainda neste cenário, destacamos que houve problemas de execução,

integração de equipe e uma “dose de stress”. Entretanto, os retornos auferidos pela

equipe são de aprendizado e, principalmente, troca de experiências entre a equipe

que organizou o evento, os professores, a coordenação do curso e a equipe do

HOG.

52

6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Durante a realização do Duas Rodas, um estilo de vida, o grupo pode planejar

a execução de um evento com foco nos alunos da FAMECOS, Faculdade de

Comunicação da PUCRS. Durante a realização do evento foi possível perceber a

importância do planejamento e da execução de ações estratégicas.

Com o desenvolvimento de uma exposição com o HOG (Grupo de

Motoqueiros da Harley Davidson) possibilitando a interação dos alunos com

integrantes do HOG e de um bate-papo que esclareceu as relações estabelecidas

dos motoqueiros com a marca, com as famílias e com os locais visitados, o evento

então divulgou a fidelização da marca Harley Davidson com os seus públicos, o

planejamento do HOG e as ações de segurança em cada viagem preestabelecida.

Os resultados do evento foram positivos, já que observamos um grande

envolvimento dos alunos, a satisfação dos expositores, o apoio de professores na

ida com os alunos ao bate-papo e do grupo em relação à organização de um evento.

53

REFERÊNCIAS FRANÇA, George. Os ambientes de aprendizagem na época da hipermídia e da educação à distância. Perspectivas em ciência da informação, v. 14, n. 1, p. 55-65, 2009. GRUNIG, James E; FERRARI, Maria Aparecida; FRANÇA, Fabio. Relações públicas: teoria, contexto e relacionamentos. 1. ed. São Caetano do Sul: Difusão Editora, 2009. KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo: Editora Summus, 2003.

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LISTA DE APÊNDICES APÊNDICE A – Slides do projeto apresentado


APÊNDICE C – Checklist externo

APÊNDICE D – Checklist interno


55

APÊNDICE A – Slides do projeto apresentado

61

SLIDES APRESENTADOS NO EVENTO:

66


67

APÊNDICE C – Checklist externo

68

APÊNDICE D – Checklist interno

69


Anexo 01: PESQUISA DE SATISFAÇÃO -‐ Bate Papo

Questão 01: A atividade realizada proporcionou novos conhecimentos?

Insuficiente Regular Satisfatório Muito bom Excelente

-‐ 2 10 17 20

Questão 02: A atividade ofereceu oportunidade de troca de experiência e conhecimento entre os participantes?


-‐ 2 7 19 21

2,6%

10,5%

31,6%

55,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

70

Questão 03: Quanto a organização da atividade, local e instalações:


-‐ 1 7 12 29

Questão 04: Classifico, de modo geral, meu grau de satisfação como:


0,0%

14,2%

38,9%

42,9% Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

5,2%

15,8%

79,0%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

71

-‐ 3 7 18 21

Questão 05: Meu interesse pelo assunto tratado foi:


-‐ 6 14 8 21

5,2%

26,3%

68,5%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

12,2%

28,5%

16,3%

42,9% Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

72

Questão 06: Os palestrantes foram claros em suas explanações:


-‐ -‐ 3 9 37

Questão 07: A capacidade dos palestrantes para responder os questionamentos foi:


-‐ -‐ 3 9 34

6,1% 18,3%

75,6%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

73

Questão 08: Os palestrantes foram claros em suas explanações?


-‐ -‐ 3 13 33

Questão 09: Os palestrantes despertaram interesses dos participantes?

4,0%

26,7%

69,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

6,1%

26,7% 67,2%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

74


-‐ -‐ 6 12 31

-‐ Avaliação geral: bate papo

12,2%

24,5% 63,2%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

3,2% 13,3%

27,5% 56,0%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

75

Anexo 02: PESQUISA DE SATISFAÇÃO – Exposição/interação

Questão 01: A atividade realizada proporcionou novos conhecimentos?


1 -‐ 4 12 21

Questão 02: A atividade ofereceu oportunidade de troca de experiência e conhecimento entre os participantes?


1 -‐ 5 8 24

2,6%

10,5% 31,6%

55,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

76

Questão 03: Quanto a organização da atividade, local e instalações:


-‐ -‐ 2 6 30

Questão 04: Classifico, de modo geral, meu grau de satisfação como:


2,6%

13,1%

21,0%

63,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

5,2% 15,8%

79,0%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

77

-‐ -‐ 2 10 26

Questão 05: Meu interesse pelo assunto tratado foi:


-‐ 1 -‐ 11 26

5,2%

26,3%

68,5%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

2,6%

28,9%

68,5%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

78

Questão 06: Os palestrantes foram claros em suas explanações:


1 -‐ 3 3 31

Questão 07: A capacidade dos palestrantes para responder os questionamentos foi:


-‐ -‐ 2 4 32

2,6%

7,9% 7,9%

81,6%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

79

Questão 08: Os palestrantes foram claros em suas explanações?


-‐ -‐ 3 3 32

Questão 09: Os palestrantes despertaram interesses dos participantes?

5,2% 10,5%

84,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

7,9% 7,9%

84,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

80


-‐ -‐ 2 4 32

-‐ Avaliação geral: exposição

5,2% 10,5%

84,3%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

0,3%

6,8%

18,3%

73,7%

Insuficiente

Regular

Sa[sfatório

Muito bom

Excelente

81

LISTA DE ANEXOS ANEXO A - Material Promocional

82

ANEXO A - Material Promocional

relatório de eventos

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