1

Na temelju članka 40. Statuta Hrvatskog državnog arhiva, a u svezi s člankom 11. stavak 4. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva („Narodne novine“ broj 63/04 i 106/07) donosim

PRAVILA

o izdavanju dopusnica i uvjerenja o ispunjavanju uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Opće odredbe

Članak 1. Ovim Pravilima određuju se: mjerila za utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, mjerila i način kategorizacije službi i prostora koji udovoljavaju minimalnim propisanim uvjetima s obzirom na osiguranu razinu zaštite gradiva, postupci u utvrđivanju i provjeri postojanja propisanih uvjeta te izdavanje uvjerenja o ispunjavanju uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.

Članak 2. Pojedini izrazi u ovim Pravilima imaju sljedeća značenja:

sustav zaštite gradiva obuhvaća prostor, opremu i druga sredstva koja se koriste u zaštiti i upravljanju gradivom, pravila, postupke i organizaciju zaštite gradiva, stručno i drugo osoblje koje provodi mjere zaštite te evidencije i dokumentaciju propisanu Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (u daljnjem tekstu: Pravilnik),

minimalni uvjeti su uvjeti čuvanja i zaštite gradiva koji su kao takvi propisani Pravilnikom,

kategorizacija sustava zaštite gradiva je postupak kojim se sustav zaštite gradiva koji udovoljava minimalnim uvjetima razvrstava u jednu od tri kategorije prema osiguranoj razini zaštite gradiva, odnosno prema tome udovoljava li višim normama u pogledu uvjeta i organizacije zaštite,

uvjerenje je dokument koji Hrvatski državni arhiv (u daljnjem tekstu: HDA) izdaje kao potvrdu da sustav zaštite gradiva udovoljava minimalnim uvjetima,

dopusnica je dokument koji HDA izdaje pravnoj ili fizičkoj osobi koja temeljem odredbi članka 11. stavaka 3. i 4. Pravilnika pruža ili želi pružati usluge pohrane i čuvanja gradiva kategoriziranih i drugih stvaratelja arhivskog gradiva,

kategorizirani stvaratelji arhivskog gradiva su pravne i fizičke osobe koje su razvrstane u jednu od kategorija stvaratelja arhivskog gradiva sukladno odredbama Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva.

Mjerila za utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Članak 3.

Minimalni uvjeti za čuvanje i zaštitu gradiva izvan arhiva propisani su Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.

U postupku utvrđivanja postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i ocjeni pojedinih segmenata sustava zaštite gradiva, posebice onih koji su Pravilnikom iz stavka 1. ovoga članka određeni kvalitativno ili se dopuštaju odstupanja od referentnih vrijednosti, Povjerenstvo primjenjuje kriterije i preporuke norme HRN ISO 11799:2004 Zahtjevi za pohranu dokumenata knjižnične i arhivske građe.

2

U procjeni kakvoće pojedinih segmenata sustava zaštite koji prelaze minimalne propisane uvjete, a koja se provodi radi kategorizacije sustava zaštite gradiva, Povjerenstvo primjenjuje i druge relevantne norme, stručne smjernice i preporuke.

Članak 4.

Postojanje uvjeta za čuvanje i zaštitu gradiva izvan arhiva i kakvoća sustava zaštite gradiva utvrđuju se i vrednuju prema sljedećim elementima i mjerilima:

1. Smještaj objekta:

propisna udaljenost od skladišta eksplozivnih i zapaljivih tvari, postrojenja i drugih objekata s povećanom opasnošću od požara ili eksplozije,

sigurnost od širenja požara sa susjednih objekata i površina,

sigurnost od odrona i klizišta,

udaljenost od vojnih i strateških ciljeva u ratu,

sigurnost od poplave,

udaljenost od objekata i površina koje privlače štetočine,

udaljenost od izvora atmosferskih zagađenja,

komunikacijska povezanost.

2. Konstrukcija i stanje objekta:

uporabivost objekta,

gradnja čvrstim i na deformacije i vatru otpornim materijalima,

konstrukcijska neovisnost dijela objekta koji se koristi za pohranu gradiva,

otpornost na potres,

mogućnost hitne evakuacije gradiva,

funkcionalno zadovoljavajuće i uredno stanje objekta,

izvedba unutarnjih površina u spremištima od materijala koji nisu zapaljivi, ne ispuštaju prašinu ili štetne tvari,

zaštita od povećane vlažnosti i prodora vode,

ispravan sustav odvodnje oborinske, kanalizacijske i površinske vode. 3. Smještaj i organizacija spremišnih prostorija u objektu:

smještaj spremišta u dijelu objekta koji se ne koristi u druge svrhe,

podjela spremišta u više spremišnih prostorija,

povezanost spremišta s izlazima iz objekta,

osiguran prostor za prijem i obradu gradiva izvan spremišta,

odvojenost ulaza u spremišni prostor odf ulaza u objekt,

opremljenost istovarnom rampom zaštićenom od oborina,

osiguranje spremišta od posljedica kvarova na instalacijama,

3

mogućnost dopreme i otpreme gradiva transportnim kolicima.

4. Vatrodojavni i protupožarni sustav:

opremljenost ručnim uređajima za gašenje vatre,

izvedba spremišta kao jednog ili više zasebnih požarnih sektora primjerene otpornosti na širenje požara,

opremljenost vatrodojavnim sustavom, funkcionalnost vatrodojavnog sustava

izveden hidrantski sustav prema propisima,

opremljenost sustavom za automatsko gašenje vatre,

osposobljenost osoblja za provođenje mjera protupožarne zaštite.

5. Nadzor pristupa objektu i spremišnim prostorijama:

primjerena zaštita od neovlaštenog ulaska u objekt i spremišne prostorije,

nadzor ulaska u objekt,

fizičko i tehničko osiguranje objekta u radno vrijeme i izvan radnog vremena,

nadzor i evidentiranje ulaska u spremišne prostorije

6. Mikroklimatski uvjeti u spremištima, izloženost kemijskim i biološkim uzročnicima propadanja gradiva:

opremljenost spremišta uređajima za mjerenje temperature i relativne vlažnosti,

osiguranje primjerene temperature i relativne vlažnosti u spremištu,

automatsko praćenje i bilježenje temperature i relativne vlažnosti u spremištu,

zaštita gradiva od izravne sunčeve svjetlosti,

zaštićenost spremišta od djelovanja bioloških i kemijskih uzročnika oštećivanja gradiva,

primjereno osvjetljenje u spremišnim prostorijama.

7. Uređenje spremišta i oprema za odlaganje gradiva:

opremljenost metalnim regalima ili ormarima,

završni sloj opreme za odlaganje gradiva od materijala koji se teško habaju i ne ispuštaju štetne tvari,

udaljenost polica od zidova, poda i stropa sukladno normi HRN ISO 11799:2004 Zahtjevi za pohranu dokumenata knjižnične i arhivske građe,

raspored opreme za odlaganje gradiva koji ne otežava prijevoz gradiva u spremištu transportnim kolicima,

zaštita gornjih polica od prašenja,

ispravno i uredno stanje spremišne opreme,

odlaganje gradiva primjereno ručnoj manipulaciji,

opremljenost transportnim kolicima.

4

8. Urednost, praćenje stanja i održavanje uvjeta u spremištima:

urednost spremišta,

redovito evidentiranje temperature i relativne vlažnosti,

praćenje mikrobioloških i kemijskih utjecaja u spremištu

redoviti pregledi i čišćenje spremišta.

9. Oprema i označavanje gradiva:

smještaj gradiva u zaštitnu ambalažu,

korištenje ambalaže koja ne sadrži i ne ispušta štetne tvari,

otpornost zaštitne ambalaže na deformiranje djelovanjem vlage i vode,

Ispravno korištenje zaštitne ambalaže,

označenost tehničkih jedinica gradiva.

10. Vođenje evidencija o gradivu:

uredno vođenje evidencija propisanih Pravilnikom,

informatički podržano vođenje i dostava propisanih evidencija,

evidenitranje zaprimanja, izdavanja i povrata gradiva,

informatički podržano evidentiranje smještaja i kretanja gradiva.

11. Stručna osposobljenost za rad s gradivom:

stručna osoba koja udovoljava uvjetima iz čl. 8. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ili sa stručnim zvanjem iz arhivske struke,

odgovarajući broj stručnog osoblja,

stručna osoba koja je stekla zvanje arhivista.

12. Pripremljenost za postupanje u slučaju nesreće ili nepogode i mjere kojima se ograničavaju posljedice takvih događaja:

izrađena procjena rizika i plan spašavanja,

sukladnost plana spašavanja s Aneksom C norme HRN ISO 11799:2004 Zahtjevi za pohranu dokumenata knjižnične i arhivske građe,

pripremljenost osoblja.

Članak 5.

Za svaki od elemenata sustava zaštite gradiva iz članka 4. ovih Pravila utvrđuje se:

1. udovoljava li minimalnim propisanim uvjetima,

2. postoje li odstupanja od propisanih uvjeta, nepravilnosti, odnosno razina izloženosti rizicima za gradivo takva da jedan od tih čimbenika ili više njih zajedno izlažu gradivo povećanom riziku od oštećivanja, otuđenja, gubljenja ili ubrzanog propadanja ili pak znatnije smanjuju djelotvornost mjera zaštite,

3. kojoj kategoriji sustava zaštite gradiva udovoljava.

5

Kategorizacija sustava zaštite gradiva

Članak 6. Radi smanjenja opasnosti od nesreća i njihovih posljedica, učinkovitijeg upravljanja rizikom od gubitka ili ubrzanog propadanja gradiva trajne vrijednosti te unapređenja uvjeta u kojima se gradivo čuva, sustavi zaštite gradiva razvrstavaju se u tri kategorije.

U prvu kategoriju razvrstavaju se sustavi zaštite gradiva koji, uz minimalne uvjete propisane Pravilnikom, udovoljavaju i zahtjevima i preporukama norme HRN ISO 11799:2004 Zahtjevi za pohranu dokumenata knjižnične i arhivske građe, odnosno pružaju visoku razinu sigurnosti i zaštite gradiva, uključujući i posebne mjere za smanjenje opasnosti od nesreća i ograničenje njihovih posljedica, osiguravaju uvjete koji bitno smanjuju procese propadanja gradiva i produljuju očekivani životni vijek gradiva te osiguravaju visoku razinu stručnoga rada i upravljanja pohranjenim gradivom.

U drugu kategoriju razvrstavaju se sustavi zaštite gradiva koji ne udovoljavaju svim zahtjevima za razvrstavanje u prvu kategoriju, no osiguravaju osjetno i mjerljivo bolje uvjete od minimalnih uvjeta koji su propisani Pravilnikom, odnosno znatnije povećavaju sigurnost i očekivani životni vijek gradiva te razinu stručnoga rada i upravljanja pohranjenim gradivom.

U treću kategoriju razvrstavaju se sustavi zaštite gradiva koji udovoljavaju minimalnim uvjetima koji su propisani Pravilnikom.

Zahtjevi kojima sustavi zaštite gradiva trebaju udovoljiti da bi bili razvrstani u pojedinu od kategorija utvrđenih ovim Pravilima označeni su u obrascu iz Priloga 1 ovih Pravila oznakom „X“.

Ako pojedino mjerilo neznatno odstupa od zahtjeva (npr. vrlo mala odstupanja od referentnih vrijednosti) tako da je očito da ono samo ili zajedno s drugim takvim odstupanjima ne predstavlja rizik za gradivo i nema osobita utjecaja na kvalitetu sustava zaštite gradiva primjerenu pojedinoj kategoriji, smatra se da takvo mjerilo zahtjevu udovoljava približno.

Ako pojedino mjerilo odstupa od zahtjeva tako da to predstavlja osobit rizik za gradivo, takvo se odstupanje označava kao kritičan nedostatak.

Članak 7.

Uvjeti koje osiguravaju sustavi zaštite gradiva razvrstani u prvu kategoriju, koji pružaju osobito visoku razinu sigurnosti i zaštite gradiva, smatraju se primjerenima za pohranu i dugoročno čuvanje gradiva bez ograničenja s obzirom na količinu gradiva, broj kategoriziranih stvaratelja čije se gradivo čuva na istome mjesto, odnosno u istome sustavu zaštite gradiva, vrstu i medij gradiva koje se pohranjuje i trajanje razdoblja pohrane. Sustavi zaštite gradiva razvrstani u prvu kategoriju čija organizacija procesa upravljanja gradivom udovoljava priznatim normama kakvoće, odnosno stručnim normama i zahtjevima u upravljanju i obradi arhivskog gradiva, smatraju se primjerenima za obavljanje poslova na obradi gradiva.

Uvjeti koje osiguravaju sustavi zaštite gradiva razvrstani u drugu kategoriju smatraju se primjerenima za pohranu i dugoročno čuvanje:

gradiva stvaratelja razvrstanih u drugu ili treću kategoriju bez ograničenja s obzirom na količinu, broj stvaratelja, vrstu i medij gradiva koje se pohranjuje i trajanje razdoblja pohrane,

gradiva stvaratelja razvrstanih u prvu kategoriju do najviše 10.000 dužnih metara, s time da broj stvaratelja prve kategorije čije se gradivo čuva ne prelazi 10% stvaratelja prve kategorije u nadležnosti pojedinog državnog arhiva.

Iznimno od odredbe stavka 2. ovog članka, u sustavu zaštite gradiva koji je razvrstan u drugu kategoriju može se čuvati i veća količina gradiva, odnosno gradivo većeg broja stvaratelja prve kategorije uz uvjet da su provedene dodatne mjere zaštite prema uputama Hrvatskog državnog arhiva i da je osiguran pojačani stalni stručni nadzor nad provođenjem mjera zaštite.

6

Sustavi zaštite gradiva koji su razvrstani u treću kategoriju smatraju se primjerenima za čuvanje gradiva u pismohranama stvaratelja i imatelja arhivskog i registraturnog gradiva do predaje nadležnome arhivu, za čuvanje gradiva stvaratelja koji nisu razvrstani u prvu ili drugu kategoriju te drugoga gradiva iz kojeg je odabrano i izdvojeno gradivo trajne vrijednosti, pod uvjetom da mu rok čuvanja istječe za najviše deset godina te da je stvaratelj, odnosno imatelj nadležnome arhivu dostavio cjelovite popise propisane Pravilnikom.

Utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Članak 8.

Postupak utvrđivanja postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i kategorizacije sustava zaštite gradiva provodi Povjerenstvo koje imenuje ravnatelj na prijedlog Stručnog vijeća HDA.

Postupak se pokreće podnošenjem zahtjeva pravne ili fizičke osobe koja je odgovorna za sustav zaštite gradiva (u daljnjem tekstu: podnositelj). U zahtjevu se navodi za koju se kategoriju sustava zaštite gradiva traži utvrđivanje postojanja uvjeta te traži li se izdavanje dopusnice.

Zahtjevu se obvezno prilaže:

popunjen upitnik iz Priloga 2 ovih Pravila,

izvod iz sudskog registra, potvrda da nije pokrenut postupak stečaja ili likvidacije,

potvrda o nekažnjavanju ovlaštene osobe,

uporabna dozvola za objekt,

dokaz o vlasništvu ili pravu korištenja objekta,

zapisnici o tehničkom pregledu ili drugi odgovarajući dokumenti kojima se potvrđuje ispravnost ugrađenih sustava i opreme za zaštitu od požara i tehničku zaštitu te instalacija,

druga dokumentacija koja dokazuje činjenice koje se navode u upitniku.

Na postupke i rokove koji nisu određeni ovim Pravilima primjenjuju se rokovi i postupci propisani Zakonom o općem upravnom postupku.

Članak 9.

Po zaprimanju zahtjeva Povjerenstvo provjerava je li cjelovit i sadrži li sve podatke i dokumentaciju koji su potrebni za provedbu postupka. Ako utvrdi da zahtjev ne sadrži potrebne podatke ili dokumentaciju, zatražit će od podnositelja da dopuni svoj zahtjev.

Ako podnositelj ne dopuni zahtjev prema uputama Povjerenstva ili ne uplati ovim Pravilima utvrđenu naknadu za provedbu postupka, Povjerenstvo će obustaviti postupak.

Članak 10.

U postupku utvrđivanja postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva Povjerenstvo provjerava podatke navedene u zahtjevu, upitniku i priloženoj dokumentaciji te obavlja očevid predmetnoga sustava zaštite gradiva, u roku od 60 dana od dostave potpune dokumentacije. Ako na ovaj način ne može pouzdano provjeriti postojanje propisanih uvjeta, zatražit će od podnositelja dodatne podatke, odnosno dokaze o ispunjavanju uvjeta.

Ako podnositelj udovoljavanje određenim uvjetima dokazuje valjanom i važećom ispravom drugog nadležnoga tijela ili organizacije, Povjerenstvo nije dužno provjeravati takve dokaze.

7

Članak 11. O provjeri i vrednovanju elemanata i mjerila sustava zaštite iz članka 4. ovih Pravila Povjerenstvo sastavlja izvješće koje obvezno sadrži popunjen Obrazac provjere.

Obrazac provjere izrađuje se prema obrascu iz Priloga 1 ovih Pravila na način da se stupac „Način provjere“ zamijeni stupcem „Opis stanja“, a stupac „Kategorija“ stupcem „Udovoljava“.

U stupcu „Opis stanja“ ukratko se opisuje utvrđeno stanje te po potrebi navodi način na koji je utvrđeno i obrazlaže zaključak o udovoljavanju zahtjevu.

U stupcu „Udovoljava“ označava se udovoljava li sustav zaštite gradiva zahtjevu jednom od sljedećih oznaka: „Da“ (udovoljava u potpunosti), „P“ (udovoljava približno), „O“ (odstupa) ili „K“ (kritičan nedostatak).

Udovoljavanje pojedinim zahtjevima utvrđuje se za kategoriju za koju je podnositelj podnio zahtjev i za kategorije s nižom razinom zahtjeva.

Ako prilikom provjere i vrednovanja elemenata i mjerila sustava zaštite Povjerenstvo uoči ili utvrdi nedostatke koji se ne odnose na mjerila sadržana u Prilogu 1 ovih Pravila, a smatra ih značajnim za provjeru i vrednovanje pojedinih elemenata sustava zaštite, zasebno ih navodi i obrazlaže u izvješću o provjeri.

Članak 12.

Izvješće o provjeri s Obrascem provjere dostavlja se Podnositelju na očitovanje, s uputom o roku u kojem može dati primjedbe na izvješće ili neki njegov dio. Ako podnositelj u ostavljenome roku ne dostavi primjedbe na izvješće, smatra se da nema primjedbi.

Povjerenstvo razmatra pravovremeno dostavljene primjedbe na izvješće, odnosno navode, zaključke i ocjene sadržane u izvješću ili Obrascu provjere i odlučuje o njihovoj osnovanosti. Po potrebi obavlja dodatne provjere i odlučuje o izmjenama ili dopunama izvješća i navoda, zaključaka i ocjena u Obrascu provjere. Svoju odluku o primjedbama dužno je obrazložiti podnositelju.

Članak 13.

Po okončanju postupka provjere Povjerenstvo izrađuje Zaključak o postojanju uvjeta za čuvanje i zaštitu gradiva (u daljnjem tekstu: Zaključak) i dostavlja ga ravnatelju.

Zaključak sadrži:

naziv, sjedište, adresu i matični broj podnositelja zahtjeva,

broj i datum podnošenja zahtjeva,

mjesto i adresu objekta, po potrebi i podatke o dijelu objekta za koji je izvršena provjera uvjeta,

mišljenje o postojanju uvjeta i prijedlog kategorizacije sustava zaštite gradiva,

ocjenu udovoljavanja zahtjevima za elemente sustava zaštite gradiva pojedinačno,

obrazloženje.

Zaključku se prilaže konačno izvješće o provjeri s Obrascem provjere.

Članak 14.

Ocjenu udovoljavanja zahtjevima za pojedini element sustava zaštite gradiva Povjerenstvo utvrđuje na sljedeći način:

„Udovoljava“ – ako je utvrđeno da udovoljava, u potpunosti ili približno, svim zahtjevima, s time da većini zahtjeva udovoljava u potpunosti, te ako nije utvrđen niti jedan nedostatak temeljem članka 11, stavka 6. ovih Pravila,

8

„Udovoljava uvjetno“ – ako je utvrđeno da udovoljava, u potpunosti ili približno, svim zahtjevima, s time da većini zahtjeva udovoljava približno, te ako nije utvrđen niti jedan nedostatak temeljem članka 11, stavka 6. ovih Pravila koji je ocijenjen kao kritičan,

„Udovoljava djelomično“ – ako je utvrđeno da udovoljava, u potpunosti ili približno, većini zahtjeva, s time da broj zahtjeva od kojih odstupa nije veći od dva, te ako nije utvrđen niti jedan kritičan nedostatak,

„Ne udovoljava“ – ako je utvrđen bilo koji kritičan nedostatak ili ako je broj zahtjeva od kojih odstupa veći od dva, odnosno ako odstupa od većine zahtjeva.

Ocjene iz stavka 1. ovog članka određuju se zasebno za kategoriju za koju je podnositelj podnio zahtjev te zasebno za kategorije s nižom razinom zahtjeva (npr. kategorija II. – udovoljava djelomično; kategorija III. – udovoljava u potpunosti).

Članak 15.

Mišljenje o postojanju uvjeta za sustav zaštite gradiva u cjelini Povjerenstvo utvrđuje na sljedeći način:

„Udovoljava“ – ako su svi elementi sustava zaštite ocijenjeni s „Udovoljava“ ili „Udovoljava uvjetno“, s time da je većina ocijenjena s „Udovoljava“,

„Udovoljava uvjetno“ – ako su svi elementi sustava zaštite ocijenjeni s „Udovoljava“ ili „Udovoljava uvjetno“, s time da je većina ocijenjena s „Udovoljava uvjetno“,

„Udovoljava djelomično“ – ako niti jedan element sustava zaštite nije ocijenjen s „Ne udovoljava“, a barem jedan je ocijenjen s „Udovoljava djelomično“,

„Ne udovoljava“ – ako je bilo koji element sustava zaštite ocijenjen s „Ne udovoljava“.

Mišljenje iz stavka 1. ovog članka određuje se zasebno za kategoriju za koju je podnositelj podnio zahtjev te zasebno za kategorije s nižom razinom zahtjeva (npr. kategorija II. – ne udovoljava; kategorija III. – udovoljava uvjetno).

Uvjerenje o postojanju uvjeta za čuvanje i zaštitu gradiva i Dopusnica

Članak 16.

Na temelju Zaključka podnositelju zahtjeva izdaje se Uvjerenje o postojanju uvjeta za čuvanje i zaštitu gradiva.

Za sustave zaštite gradiva čija je namjena pružanje usluga temeljem odredbi članka 11. stavaka 3. i 4. Pravilnika izdaje se Dopusnica. Dopusnica se može izdati pravnoj osobi koja ima registriranu djelatnost koja je odgovarajuća za čuvanje arhivskog gradiva i fizičkoj osobi koja ima registriran obrt za područje koje je odgovarajuće za čuvanje arhivskog gradiva.

Uvjerenje, odnosno Dopusnica izdaju se za kategoriju sustava zaštite gradiva te za objekt, odnosno lokaciju za koju je podnesen zahtjev.

Ako sustav zaštite gradiva ne udovoljava zahtjevima za kategoriju za koju je podnesen zahtjev, ali udovoljava ili udovoljava uvjetno ili djelomično zahtjevima za kategoriju s nižom razinom zahtjeva, na zahtjev podnositelja izdaje se Uvjerenje, odnosno Dopusnica za tu kategoriju.

Članak 17. Uvjerenje, odnosno Dopusnica izdaju se:

na rok od 5 godina ako je utvrđeno da sustav zaštite gradiva udovoljava zahtjevima,

na rok od 3 godine ako je utvrđeno da sustav zaštite gradiva zahtjevima udovoljava uvjetno,

9

na rok do jedne godine ako je utvrđeno da sustav zaštite gradiva zahtjevima udovoljava djelomično.

Ako podnositelj zahtjeva ima pravo koristiti objekt do roka koji istječe u razdoblju do godine dana nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka ili ranije, Uvjerenje, odnosno Dopusnica izdaju se do roka koji prestaje godinu dana prije isteka roka u kojem podnositelj zahtjeva ima pravo kroistiti objekt.

Davatelj usluga temeljem odredbi članka 11. stavaka 3. i 4. Pravilnika koji po isteku roka iz stavka 1. ovoga članka želi nastaviti s pružanjem usluga čuvanja i zaštite gradiva mora produljiti važenje Dopusnice ili ishoditi novu Dopusnicu.

Članak 18.

Nad postojanjem uvjeta za zaštitu i čuvanje gradiva u sustavima za koje je izdano Uvjerenje, odnosno Dopusnica obavlja se stručni nadzor jedanput godišnje. Ako je Dopusnica izdana na rok do jedne godine, stručni se nadzor obavlja jedanput u 6 mjeseci.

Ako se stručnim nadzorom utvrde nedostaci, odnosno odstupanja od uvjeta koji su utvrđeni u postupku izdavanja Uvjerenja ili Dopusnice, osobi koja je odgovorna za sustav zaštite gradiva naložit će se provedba mjera za otklanjanje nedostataka. Provedba ovih mjera utvrđuje se kontrolnim nadzornim pregledom.

Članak 19.

Uvjerenje i Dopusnica mogu se poništiti, odnosno oduzeti:

ako je u okviru stručnoga nadzora utvrđen nedostatak koji gradivo izlaže znatnijem riziku od propadanja, oštećivanja ili gubitka ili

ako se s gradivom neovlašteno raspolaže, ako se koristi ili daje na korištenje protivno važećim propisima ili mimo odobrenja vlasnika ili ako se neovlaštenim osobama omogućuje pristup gradivu,

ako se utvrdi da se s gradivom postupa nemarno ili da se osoba odgovorna za sustav zaštite gradiva ne skrbi za nj na primjeren način,

ako nisu provedene naložene mjere za otklanjanje nedostataka uslijed kojih sustav zaštite gradiva više ne udovoljava zahtjevima za kategoriju za koju je izdano Uvjerenje, odnosno Dopusnica,

ako se utvrdi da osoba kojoj je izdano Uvjerenje, odnosno Dopusnica ne udovoljava ujvetima za obavljanje djelatnosti.

Članak 20.

Važenje Uvjerenja, odnosno Dopusnice produljuje se na zahtjev osobe koja je odgovorna za sustav zaštite gradiva, na rok koji ne može biti dulji od rokova iz članka 17. stavak 1. ovih Pravila.

Važenje Dopusnice za sustav zaštite gradiva koji zahtjevima udovoljava djelomično može se produljiti najviše dvaput.

Postojanje uvjeta za produljenje važenja Uvjerenja ili Dopusnice utvrđuje se u pravilu temeljem obavljenog stručnog nadzora. Ako su stručnim nadzorom utvrđena brojnija ili značajnija odstupanja od uvjeta koji su utvrđeni u postupku provjere koji je prethodio izdavanju Uvjerenja, odnosno Dopusnice, postojanje uvjeta za produljenje njihova važenja utvrđuje se prema odredbama ovih Pravila o utvrđivanju postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.

Članak 21.

O izdavanju dopusnica i uvjerenja vodi se posebni očevidnik u Odjelu za informacije i komunikaciju HDA

10

Naknade

Članak 22. Za utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva te izdavanje Uvjerenja, odnosno Dopusnice podnositelj snosi sve troškove koje se utvrđuju kao paušal u iznosu od 30.000,00 kn za I. i II. kategoriju sustava zaštite gradiva, odnosno 20.000,00 kn za III. Kategoriju.

Osim paušala iz stavka 1. ovoga članka podnositelj je dužan podmiriti stvarne materijalne troškove izlaska na teren radi utvrđivanja činjenica.

Za redoviti stručni nadzor iz članka 18. stavak 1. ovih Pravila osoba odgovorna za sustav zaštite gradiva dužna je uplatiti naknadu u iznosu od 2.000,00 kn te podmiriti stvarne materijalne troškove izlaska na teren radi utvrđivanja činjenica.

Za kontrolni nadzorni pregled iz članka 18. stavak 2. ovih Pravila osoba odgovorna za sustav zaštite gradiva dužna je uplatiti naknadu u iznosu od 1.000,00 kn te podmiriti stvarne materijalne troškove izlaska na teren radi utvrđivanja činjenica.

Prijelazne i završne odredbe

Članak 23. Ova Pravila primjenju se na sve zahtjeve koji su u tijeku za izdavanje Dopusnice ili Uvjerenja.

Članak 24. Za sustave zaštite gradiva za koje je izdana Dopusnica ili Uvjerenje prije stupanja na snagu ovih Pravila provest će se postupak kategorizacije prema odredbama ovih Pravila u roku od šest mjeseci.

Članak 24.

Ova Pravila stupaju na snagu danom donošenja i objave istih na oglasnoj ploči HDA, odnosno web stranicama HDA. Klasa: 612-06/10-07/13 Urbroj: 565-01-10-1 Zagreb, 9. srpnja 2010.

RAVNATELJ: Dr. sc. Stjepan Ćosić

11

Prilog 1

Hrvatski državni arhiv Zahtjevi i način provjere uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Kategorija Zahtjev Način provjere

I. II. III.

1. Smještaj objekta 1.1 Objekt je propisno udaljen od skladišta eksplozivnih i zapaljivih tvari, energetskih i industrijskih postrojenja, transportnih vodova i instalacija.

Uporabna dozvola, za građevine za koje se ne izdaje uporabna dozvola ili se nalaze u blizini skladišta, industrijskih ili energetskih postrojenja ili transportnih vodova i instalacija dokument nadležnog tijela ili ovlaštene stručne osobe kojim se potvrđuje da građevina udovoljava propisima o zaštiti od požara. Očevid kojim se utvrđuje da trenutno stanje odgovara navodima u dokumentaciji kojom se dokazuje udovoljavanje zahtjevu.

X X X

1.2. Mala vjerojatnost širenja požara sa susjednih objekata i površina

Očevid kojim se utvrđuje da je samostojeći objekt udaljen od susjednih tako da nije vjerojatno da bi mogao biti zahvaćen vatrom i u slučaju izostanka pravovremenog suzbijanja širenja požara ili procjena ugroženosti od požara i provedene potrebne mjere zaštite ili dokaz da objekt udovoljava odredbama propisa o zaštiti od požara u skladištima.

X X

1.3. Na lokaciji objekta nema opasnosti od odrona ili klizanja tla.

Očevid kojim se utvrđuje da je konfiguracija terena takva da ne može doći do odrona ili klizanja tla ili za objekte građene na kosini, ispod kosine ili pored vodenih tokova uporabna dozvola

X X X

1.4. Objekt je na području s malom vjerojatnošću poplave

Izvod iz karte opasnosti od poplava ili drugog odgovarajućeg izvora X

1.5. Objekt nije na području sa srednjom vjerojatnošću poplave

Izvod iz karte opasnosti od poplava ili drugog odgovarajućeg izvora prema kojem je vjerojatno razdoblje povrata ≥ 100 godina

X X

1.6. Niska izloženost opasnosti od djelovanja u ratu

Očevid kojim se utvrđuje da je objekt udaljen od legitimnih vojnih i strateških ciljeva u ratu najmanje 500m X

1.7. Niska izloženost opasnosti od štetočina

Očevid kojim se utvrđuje da se objekt ne nalazi u neposrednoj blizini odlagališta otpada i drugih područja za koja je poznato da privlače glodavce, kukce i druge štetočine ili dokaz da se primjenjuju potrebne mjere zaštite

X X

1.8. Niska razina izloženosti opasnosti od zagađenja

Očevid kojim se utvrđuje da se u blizini objekta ne nalaze objekti ili instalacije koji ispuštaju štetne tvari, dim ili prašinu ili Dokaz da se primjenjuju potrebne mjere zaštite

X X

1.9. Komunikacijska povezanost Očevid kojim se utvrđuje da se objektu može vozilima neometano pristupiti uređenom prometnicom X X X

2. Konstrukcija i stanje objekta 2.1. Uporabivost objekta Uporabna dozvola ili drugi dokument kojim se dokazuje

uporabivost objekta sukladno važećim propisima o gradnji X X X

2.2. Gradnja čvrstim i na deformacije i vatru otpornim materijalima

Dokumentacija o gradnji ili odgovarajući opis građevine i očevid X X X

2.3. Konstrukcijska neovisnost dijela objekta koji se koristi za smještaj gradiva ako se objekt koristi i u druge svrhe

Dokumentacija o gradnji ili odgovarajući opis građevine i očevid X

2.4. Otpornost na potres Izvod iz dokumentacije o građenju, tehničkom pregledu ili mišljenje ovlaštene stručne osobe kojim se potvrđuje da

X X

12

konstrukcija objekta udovoljava važećim zahtjevima u pogledu otpornosti na potres.

2.5. Mogućnost hitne evakuacije gradiva

Dokumentacija o gradnji ili odgovarajući opis građevine i očevid koji pokazuju da je gradivo moguće hitno evakuirati više nego jednim putem evakuacije

X X

2.6. Funkcionalno zadovoljavajuće i uredno stanje objekta

Očevid kojim se utvrđuje ima li vidljivih oštećenja, posljedica neprimjerenog održavanja, instalacija i drugih pojava na objektu koji bi predstavljali rizik za gradivo.

X X X

2.7. Materijali unutarnjih površina u spremištima nisu zapaljivi, ne ispuštaju prašinu ili štetne tvari

Očevid kojim se utvrđuje da unutarnje površine u spremišnim prostorijama nisu od drveta, plastike ili drugih lakše zapaljivih materijala te da nema naznaka prašenja ili ispuštanja štetnih tvari s površina i premaza, po potrebi uvid u građevinsku ili drugu odgovarajuću dokumentaciju

X X X

2.8. Nema vidljivih posljedica djelovanja povećane vlage ili vode

Očevid X X X

2.9. Ispravan sustav odvodnje oborinske, kanalizacijske i površinske vode

Uporabna dozvola ili drugi dokument ovlaštenog tijela ili stručne osobe iz kojeg je razvidko da je sustav odvodnje izveden prema propisima

X X X

3. Smještaj i organizacija spremišnih prostorija u objektu 3.1. Spremišta se nalaze u dijelu objekta koji se ne koristi i u druge svrhe

Očevid X X X

3.2. Spremišni prostor podijeljen je na više spremišnih prostorija

Uvid u građevisku dokumentaciju i/ili očevid kojim se utvrđuje je li spremišni prostor, ako prelazi 200m2, podijeljen u zasebne spremišne prostorije radi učinkovitijeg nadzora mikroklimatskih uvjeta i zaštite od požara, odnosno za spremišne prostorije površine preko 200m2 dokaz da je ugrađena odgovarajuća dodatna oprema (sustavi za održavanje mikroklimatskih uvjeta, dojavu i automatsko gašenje požara)

X X

3.3.Spremišna prostorija najveće površine ne prelazi 400m2

Uvid u građevisku dokumentaciju i/ili očevid X

3.3. Primjerena povezanost spremišnog prostora s izlazima iz objekta

Očevid kojim se utvrđuje jesu li širina vrata i komunikacijskih prolaza do spremišta zadovoljvajući (min. 100, odnosno 120 cm) te postoje li u komunikacijskim prolazima prepreke koje znatnije otežavaju unošenje i iznošenje gradiva

X X X

3.4. Osiguran prostor za prijem i obradu gradiva izvan spremišta

Očevid kojim se utvrđuje da u spremištima nema uređenih radnih mjesta te da postoji uređen odvojen prostor s radnim mjestima za osoblje, za pohranu gradiva koje čeka na obradu i za obradu gradiva

X X

3.5. Odvojenost ulaza u spremišni prostor od ulaza u objekt

Očevid kojim se utvrđuje da između ulaza u spremište i ulaza u objekt postoji međuprostor koji znatno smanjuje utjecaj vanjskih mikroklimatskih uvjeta na uvjete u spremištu za vrijeme unošenja i iznošenja gradiva

X X

3.6. Istovarna rampa zaštićena od oborina

Očevid kojim se utvrđuje da objekt raspolaže natkrivenom rampom za istovar gradiva X X

3.7. Osiguranje spremišta od posljedica kvarova na instalacijama

Očevid kojim se utvrđuje da kroz spremišne prostorije ne prolaze instalacije vodovoda i odvodnje, toplinske, električne i dr. instalacije koje nisu nužne za opremu potrebnu za održavanje uvjeta u spremištu

X X

3.8. Mogućnost otpreme i dopreme gradiva transportnim kolicima

Očevid kojim se utvrđuje da na putu kojim se gradivo doprema i otprema nema prepreka (stepenice i sl) koje bi onemogućile transport kolicima

X X X

4. Vatrodojavni i protupožarni sustav 4.1. Opremljenost ručnim uređajima za gašenje vatre

Zapisnik o pregledu ili drugi odgovarajući dokument nadležnoga tijela ili stručne osobe kojim se dokazuje ispravnost razmještaja i staynja ručnih uređaja za gašenje vatre

X X X

4.2. Spremišni prostor čini zaseban požarni sektor ili sektore primjerene otpornosti na širenje požara

Očevid kojim se utvrđuje da su konstrukcijski elementi spremišnih prostorija izvedeni od čvrstih materijala, da unutarnje površine nisu od zapaljivim materijala te da su ulazi zaštićeni metalnim vratima ili drugim vratima s otpornošću na

X

13

požar od najmanje 30 minuta

Tehnička dokumentacija ili mišljenje ovlaštene stručne osobe kojim se dokazuje da je spremišni prostor izveden kao požarna zona s otpornošću na požar od najmanje 60 minuta

X

Tehnička dokumentacija ili mišljenje ovlaštene stručne osobe kojim se dokazuje da je spremišni prostor izveden kao požarna zona s otpornošću na požar od najmanje 120 minuta

X

4.3. Opremljenost vatrodojavnim sustavom

Dokumentacija koja pokazuje da je objekt opremljen vatrodojavnim sustavom spojenim na središnje nadzorno mjesto, da je sustav ispravan i da se redovito provjerava

X X

4.4. Izveden hidrantski sustav prema propisima

Uporabna dozvola ili dokument ovlaštenog tijela ili stručne osobe kojim se potvrđuje da je hidrantski sustav izveden prema propisima

X X

4.5. Opremljenost vatrodojavnim sustavom koji automatski uključuje protupožarne aktivnosti

Tehnička dokumentacija ili dokument ovlaštenog tijela ili stručne osobe kojim se potvrđuje da po aktiviranju vatrodojavnog sustava automatski uključuje požarni alarm i šalje obavijest vatrogasnoj postrojbi, odnosno središnjem nadzornom centru, te da se isključuje oprema kao što je oprema za klimatizaciju i grijanje

X

4.6. Opremljenost sustavom za automatsko gašenje vatre

Opis i/ili tehnička dokumentacija o sustavu, dokument ovlaštenog tijela ili stručne osobe kojim se potvrđuje ispravnost sustava

X

4.7. Osposobljenost osoblja za provođenje mjera protupožarne zaštite

Dokument ovlaštenog tijela ili stručne osobe kojim se potvrđuje obučenost osoblja sukladno važećim propisima. X X X

5. Nadzor pristupa objektu i spremišnim prostorijama 5.1. Ulazi u objekt i spremišne prostorije zaštićeni čvrstim vratima koja se zaključavaju

Očevid X X X

5.2. Primjeren nadzor ulaska u objekt

Izjava podnositelja zahtjeva i očevid kojim se utvrđuje da ulazak u objekt nadzire djelatnik osiguranja ili vratar ili da se primjenjuje automatizirani sustav nadzora

X X X

5.3. Primjereno zapriječen neovlašteni ulazak kroz prozorske i druge otvore

Očevid kojim se utvrđuje da su prozori i drugi otvori u visini dohvatljivoj s tla zaštićeni metalnim rešetkama, čvrstim oknima ili protuprovalnim sustavom

X X

5.4. Automatska evidencija ulaska u spremište

Očevid i uvid u evidenciju X

5.5. Osiguranje objekta i spremišnih prostorija izvan radnog vremena

Tehnička dokumentacija ili opis protuprovalnog sustava i/ili sustava videonadzora i očevid kojim se utvrđuje da su mjesta pristupa u objekt, odnosno njegov spremišni dio primjereno obuhvaćena sustavom ili cjelodnevno fizičko osiguranje s redovitim nadzornim obilascima

X

6. Mikroklimatski uvjeti u spremištima, izloženost kemijskim i biološkim uzročnicima propadanja gradiva 6.1. Opremljenost spremišta uređajima za mjerenje temperature i relativne vlažnosti

Očevid i uvid u evidencije o mjerenju X X X

Uvid u evidencije koji pokazuje da vrijednosti izmjerene u kontrolnom razdoblju (u proteklih godinu dana) ne odstupaju bitno od referentnih vrijednosti u Pravilniku ili da vrijednosti izmjerene u kraćem razdoblju, relevantna svojstva objekta i spremišnih prostorija te ugrađena oprema upućuju na to da vrijednosti tijekom godine dana neće bitno odstupati od referentnih vrijednosti u Pravilniku

X

6.2. Primjerena temperatura i relativna vlažnost u spremištu

Pregled tehničke dokumentacije, odnosno opisa sustava za održavanje mikroklime u spremištu i uvid u rezultate kontrolnih mjerenja koji pokazuju da sustav može održavati referentne vrijednosti u Pravilniku za gradivo na papiru te uvjete za gradivo koje se čuva na niskim temperaturama koji su bliži

X

14

referentnim vrijednostrima norme HRN ISO 11799

Pregled tehničke dokumentacije, odnosno opisa sustava za održavanje mikroklime u spremištu i uvid u rezultate kontrolnih mjerenja koji pokazuju da sustav može održavati referentne vrijednosti norme HRN ISO 11799

X

6.3. Automatsko praćenje i bilježenje temperature i relativne vlažnosti

Pregled tehničke dokumentacije, odnosno opisa sustava za održavanje mikroklime u spremištu i uvid u evidenciju X

Očevid kojim se utvrđuje da mjesta odlaganja gradiva nisu izložena izravnoj sunčevoj svjetlosti X X X 6.4. Zaštita gradiva od izravne

sunčeve svjetlosti

Očevid kojim se utvrđuje da spremišne prostorije nemaju otvora kroz koje prodire sunčeva svjetlost ili su isti prekriveni ili zaštićeni odgovarajućim filterima

X X

6.5. U spremištima nema uočljivih posljedica djelovanja bioloških uzročnika propadanja gradiva niti povećane koncentracije štetnih tvari

Očevid

X X X

6.6. Primjereno osvjetljenje spremišta

Mjerenje koje pokazuje da osvjetljenje u spremišnim prostorijama odgovara normi HRN ISO 11799 X

7. Uređenje spremišta i oprema za odlaganje gradiva 7.1. Opremljenost metalnim regalima ili ormarima

Očevid X X X

7.2. Završni sloj polica od materijala koji se teško haba i ne ispušta štetne tvari

Specifikacija proizvođača X X

7.3. Udaljenost regala/ormara od vanjskih zidova najmanje 20 cm

Očevid X X

7.4. Udaljenost donje police regala/ormara od poda najmanje 15 cm

Očevid X X X

7.5. Udaljenost između redova regala/ormara najmanje 80 cm.

Očevid X X

7.6. Središnji komunikacijski prolaz širine najmanje 1m

Očevid X X X

7.7. Visina gornje iskorištene police ne prelazi 215cm ili spremište je opremljeno vatrodojavnim i automatskim sprinkler sustavom te opremom koja omogućuje dohvat i brzu evakuaciju gradiva

Očevid

X X

7.8. Police na koje se odlaže gradivo zaštićene punom gornjom stranicom

Očevid X X

7.9. Udaljenost vrha regala/ormara od stropa najmanje 50cm

Očevid X

7.10. Ispravno i uredno stanje spremišne opreme

Očevid X X X

7.11. Jednoredno odlaganje tehničkih jedinica, oblika i težine primjerenih ručnoj manipulaciji ili spremište je opremljeno vatrodojavnim i automatskim sprinkler sustavom te opremom koja omogućuje dohvat i brzu evakuaciju gradiva

Očevid

X X X

7.12. Opremljenost transportnim kolicima

Očevid X X

15

8. Urednost, praćenje stanja i održavanje uvjeta u spremištima 8.1. Urednost spremišta Očevid kojim se utvrđuje da je spremište čisto i uredno,

gradivo uredno odloženo, da u spremištu nema drugih stvari osim onih koje su potrebne za odlaganje i zaštitu gradiva

X X X

8.2. Redovito evidentiranje temperature i relativne vlažnosti

Uvod u evidenciju X X

8.3. Praćenje mikrobioloških i kemijskih utjecaja

Ugovor o ispitivanju sa stručnom osobom X

8.4. Redoviti pregledi i čišćenje spremišta

Podaci o zaposlenim ili na drugi način angažiranim osobama koji pokazuju da korisnik prostora raspolaže dovoljnim resursima za dva pregleda spremišta dnevno i redovito čišćenje

X X X

9. Oprema i označavanje gradiva 9.1. Smještaj gradiva u zaštitnu ambalažu

Očevid kojim se utvrđuje da je gradivo smješteno u zaštitnu ambalažu (kutije, registratore, mape i sl) koja omogućuje rukovanje bez opasnosti od oštećivanja ili rasipanja te štiti dokumente od prašine, deformacije uslijed težine ili neprimjerenog pritiska

X X X

9.2. Zaštitna oprema ne sadrži i ne ispušta štetne tvari

Specifikacija proizvođača ili potvrda stručne osobe koja pokazuje da zaštitna oprema u izravnom dodiru s dokumentima udovoljava zahtjevima norme ISO 9706 te da je zaštitna ambalaža (kutije i sl) izrađena od materijala koji ne pogoduju štetnim procesima uzrokovanima kiselošću medija i ne ispuštaju štetne tvari. Očevid kojim se utvrđuje zaštitna ambalaža nema nezaštićenih metalnih dijelova koji mogu doći u dodir s dokumentima.

X X

9.3. Otpornost zaštitne ambalaže na deformiranje djelovanjem vlage ili vode

Specifikacija proizvođača ili potvrda stručne osobe koja pokazuje da zaštitna ambalaža i nakon kraćeg izlaganja vlaženju (gašenje požara, poplava) ostaje dovoljno čvrsta za rukovanje tijekom spašavanja

X

9.4. Jednoznačne oznake tehničkih jedinica

Očevid kojim se utvrđuje da su tehničke jedinice (kutije, mape i dr) označene podatkom ili podacima temeljem kojh je moguće nedvojbeno utvrditi mjesto smještaja u spremištu

X X X

9.5. Ispravnost zaštitne ambalaže Očevid kojim se utvrđuje da se ne koristi dotrajala ili oštećena zaštitna ambalaža X X X

9.6. Ispravno korištenje zaštitne ambalaže

Očevid tijekom kojeg se za odabrani uzorak utvrđuje da tehničke jedinice nisu pretrpane, ispunjene ili odložene na način koji dovodi do deformiranja dokumenata te da su odložene tako da vertikalni pritisak ne prelazi referentne vrijednosti norme HRN ISO 11799

X X

10. Vođenje evidencija o gradivu 10.1. Uredno vođenje evidencija propisanih Pravilnikom

Uvid u evidencije X X X

10.2. Informatički podržano vođenje i dostava propisanih evidencija

Opis sustava ili ugovor o korištenju odgovarajućeg sustava, uvid u evidencije X X

10.3. Evidentiranje zaprimanja gradiva

Uvid u evidenciju i dokumentaciju X X X

10.4. Evidentiranje izdavanja i povrata gradiva

Uvid u evidenciju X X X

10.5. Informatički podržano evidentiranje smještaja i kretanja gradiva

Opis sustava i provjera funkcionalnosti X

11. Stručna osposobljenost za rad s gradivom 11.1. Stručna osoba koja udovoljava uvjetima iz čl. 8. Zakona ili sa stručnim zvanjem iz

Dokaz o stručnoj osposobljenosti i zaposlenju X X X

16

arhivske struke

11.2. Odgovarajući broj stručnog osoblja

Opis predviđenih stručnih poslova i procjena njihova opsega te dokaz o stručnoj osposobljenosti i raspoloživosti potrebnog broja stručnih osoba

X X

11.3. Stručna osoba koja je stekla zvanje arhivista

Dokaz o stručnoj osposobljenosti i raspoloživosti X

12. Pripremljenost za postupanje u slučaju nesreće ili nepogode 12.1. Procjena rizika i plan spašavanja

Uvid u dokumentaciju X X

12.2. Sukladnost plana spašavanja s Aneksom C norme HRN ISO 11799

Uvid u dokumentaciju X X

12.3. Pripremljenost osoblja Uvid u popis zaduženja osoblja, razgovor sa zaduženim osobama kojim se utvrđuje da su upoznate sa svojim zadaćama i načinom njihova izvršenja

X X

17

Prilog 2 UPITNIK

O UVJETIMA ČUVANJA I ZAŠTITE ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA

A. Podnositelj zahtjeva:

Naziv:

Sjedište: Poštanski broj:

Ulica i broj:

Matični broj:

Telefon: Fax:

E-mail:

Odgovorna osoba:

Djelatnost: Navesti djelatnost i priložiti odgovarajući dokument, odnosno izvod iz registra.

Broj zaposlenika:

B. Opći podaci o objektu:

Lokacija: Navesti mjesto i adresu objekta; ako je više objekata, navesti podatke za svaki od njih

Vlasništvo: Navesti vlasnika ili vlasnike objekta, priložiti dokaz o vlasništvu

Osnova korištenja: Navesti pravnu osnovu po kojoj podnositelj zahtjeva koristi objekt, priložiti ugovor ako podnositelj zahtjeva nije vlasnik objekta, odnosno dijela objekta za koji se utvrđuju uvjeti

Drugi korisnici: Navesti možebitne druge korisnike objekta i namjene za koje se koristi

Gradnja: Navesti godinu završetka gradnje, po potrebi značajnije rekonstrukcije, sanacije, adaptacije ili dogradnje

Namjena: Navesti namjenu za koju je objekt izgrađen ili adaptiran

Površina: Neto površina objekta

Opis: Ukratko opisati glavna opća svojstva objekta (smještaj, konstrukcija, etaže, organizacija prostora u objektu, oprema, instalacije, ranija namjena i korištenje, opće stanje objekta i sl)

Uporabna dozvola: Navesti ima li objekt uporabnu dozvolu i broj dozvole, priložiti dozvolu ili drugi odgovarajući dokument

C. Podaci o korištenju objekta za čuvanje i zaštitu gradiva:

Prostor namijenjen gradivu: Specificirati prostorije, odnosno dio objekta za koji se traži utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje i zaštitu gradiva, navesti ukupnu neto površinu, priložiti nacrt na kojem je označen taj dio objekta

Pohranjeno gradivo: Navesti čuva li se u objektu gradivo, koje i u kojoj količini

Kapacitet pohrane: Navesti ukupni raspoloživi kapacitet za pohranu gradiva u dužnim metrima

Namjena spremišta: Navesti kakvo se gradivo namjerava čuvati u spremištu

Ostalo: Navesti druge poslove na zaštiti i obradi gradiva koji se obavljaju ili namjeravaju obavljati

18

D. Uvjeti zaštite i čuvanja gradiva:

1. Smještaj objekta:

Zahtjev Opis 1.1 Objekt je propisno udaljen od skladišta eksplozivnih i zapaljivih tvari, energetskih i industrijskih postrojenja, transportnih vodova i instalacija.

1.2. Mala vjerojatnost širenja požara sa susjednih objekata i površina

1.3. Na lokaciji objekta nema opasnosti od odrona ili klizanja tla.

1.4. Objekt je na području s malom vjerojatnošću poplave

1.5. Objekt nije na području sa srednjom vjerojatnošću poplave

1.6. Niska izloženost opasnosti od djelovanja u ratu

1.7. Niska izloženost opasnosti od štetočina

1.8. Niska razina izloženosti opasnosti od zagađenja

1.9. Komunikacijska povezanost

2. Konstrukcija i stanje objekta

2.1. Uporabivost objekta

2.2. Gradnja čvrstim i na deformacije i vatru otpornim materijalima

2.3. Konstrukcijska neovisnost dijela objekta koji se koristi za smještaj gradiva ako se objekt koristi i u druge svrhe

2.4. Otpornost na potres

2.5. Mogućnost hitne evakuacije gradiva

2.6. Funkcionalno zadovoljavajuće i uredno stanje objekta

2.7. Materijali unutarnjih površina u spremištima nisu zapaljivi, ne ispuštaju prašinu ili štetne tvari

2.8. Nema vidljivih posljedica djelovanja povećane vlage ili vode

2.9. Ispravan sustav odvodnje oborinske, kanalizacijske i površinske vode

3. Smještaj i organizacija spremišnih prostorija u objektu

3.1. Spremišta se nalaze u dijelu objekta koji se ne koristi i u druge svrhe

3.2. Spremišni prostor podijeljen je na više spremišnih prostorija

3.3. Primjerena povezanost spremišnog prostora s izlazima iz

19

objekta

3.4. Osiguran prostor za prijem i obradu gradiva izvan spremišta

3.5. Odvojenost ulaza u spremišni prostor od ulaza u objekt

3.6. Istovarna rampa zaštićena od oborina

3.7. Osiguranje spremišta od posljedica kvarova na instalacijama

3.8. Mogućnost otpreme i dopreme gradiva transportnim kolicima

4. Vatrodojavni i protupožarni sustav

4.1. Opremljenost ručnim uređajima za gašenje vatre

4.2. Spremišni prostor čini zaseban požarni sektor ili sektore primjerene otpornosti na širenje požara

4.3. Opremljenost vatrodojavnim sustavom

4.4. Izveden hidrantski sustav prema propisima

4.5. Opremljenost vatrodojavnim sustavom koji automatski uključuje protupožarne aktivnosti

4.6. Opremljenost sustavom za automatsko gašenje vatre

4.7. Osposobljenost osoblja za provođenje mjera protupožarne zaštite

5. Nadzor pristupa objektu i spremišnim prostorijama

5.1. Ulazi u objekt i spremišne prostorije zaštićeni čvrstim vratima koja se zaključavaju

5.2. Primjeren nadzor ulaska u objekt

5.3. Primjereno zapriječen neovlašteni ulazak kroz prozorske i druge otvore

5.4. Osiguranje objekta i spremišnih prostorija izvan radnog vremena

6. Mikroklimatski uvjeti u spremištima, izloženost kemijskim i biološkim uzročnicima propadanja gradiva

6.1. Opremljenost spremišta uređajima za mjerenje temperature i relativne vlažnosti

6.2. Primjerena temperatura i relativna vlažnost u spremištu

6.3. Automatsko praćenje i bilježenje temperature i relativne vlažnosti

6.4. Zaštita gradiva od izravne sunčeve svjetlosti

6.5. U spremištima nema

20

posljedica djelovanja bioloških uzročnika propadanja gradiva niti povećane koncentracije štetnih tvari

6.6. Primjereno osvjetljenje spremišta

7. Uređenje spremišta i oprema za odlaganje gradiva 7.1. Opremljenost metalnim regalima ili ormarima

7.2. Završni sloj polica od materijala koji se teško haba i ne ispušta štetne tvari

7.3. Udaljenost regala/ormara od vanjskih zidova najmanje 20 cm

7.4. Udaljenost donje police regala/ormara od poda najmanje 15 cm

7.5. Udaljenost između redova regala/ormara najmanje 80 cm.

7.6. Središnji komunikacijski prolaz širine najmanje 1m

7.7. Visina gornje iskorištene police ne prelazi 215cm ili spremište je opremljeno vatrodojavnim i automatskim sprinkler sustavom te opremom koja omogućuje dohvat i brzu evakuaciju gradiva

7.8. Police na koje se odlaže gradivo zaštićene punom gornjom stranicom

7.9. Udaljenost vrha regala/ormara od stropa najmanje 50cm

7.10. Ispravno i uredno stanje spremišne opreme

7.11. Jednoredno odlaganje tehničkih jedinica, oblika i težine primjerenih ručnoj manipulaciji ili spremište je opremljeno vatrodojavnim i automatskim sprinkler sustavom te opremom koja omogućuje dohvat i brzu evakuaciju gradiva

7.12. Opremljenost transportnim kolicima

8. Urednost, praćenje stanja i održavanje uvjeta u spremištima 8.1. Urednost spremišta

8.2. Redovito evidentiranje temperature i relativne vlažnosti

8.3. Praćenje mikrobioloških i kemijskih utjecaja

8.4. Redoviti pregledi i čišćenje spremišta

9. Oprema i označavanje gradiva 9.1. Smještaj gradiva u zaštitnu

21

ambalažu

9.2. Zaštitna oprema ne sadrži i ne ispušta štetne tvari

9.3. Otpornost zaštitne ambalaže na deformiranje djelovanjem vlage ili vode

9.4. Jednoznačne oznake tehničkih jedinica

9.5. Ispravnost zaštitne ambalaže

9.6. Ispravno korištenje zaštitne ambalaže

10. Vođenje evidencija o gradivu 10.1. Uredno vođenje evidencija propisanih Pravilnikom

10.2. Informatički podržano vođenje i dostava propisanih evidencija

10.3. Evidentiranje zaprimanja gradiva

10.4. Evidentiranje izdavanja i povrata gradiva

10.5. Informatički podržano evidentiranje smještaja i kretanja gradiva

11. Stručna osposobljenost za rad s gradivom 11.1. Stručna osoba koja udovoljava uvjetima iz čl. 8. Zakona ili sa stručnim zvanjem iz arhivske struke

11.2. Odgovarajući broj stručnog osoblja

11.3. Stručna osoba koja je stekla zvanje arhivista

12. Pripremljenost za postupanje u slučaju nesreće ili nepogode 12.1. Procjena rizika i plan spašavanja

12.2. Sukladnost plana spašavanja s Aneksom C norme HRN ISO 11799

12.3. Pripremljenost osoblja

22

OBRAZAC PROVJERE

UVJETA ČUVANJA I ZAŠTITE ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA

A. Podnositelj zahtjeva:

Naziv:

Sjedište:

Ulica i broj:

Matični broj:

Djelatnost:

Broj zaposlenika:

B. Opći podaci o objektu:

Lokacija:

Vlasništvo:

Osnova korištenja:

Drugi korisnici:

Gradnja:

Namjena:

Površina:

Opis:

Uporabna dozvola:

C. Podaci o korištenju objekta za čuvanje i zaštitu gradiva:

Prostor namijenjen gradivu:

Pohranjeno gradivo:

Kapacitet pohrane:

Namjena spremišta:

Ostalo:

D. Uvjeti zaštite i čuvanja gradiva:

Udovoljava Zahtjev Opsi stanja

I. II. III.

1. Smještaj objekta 1.1 Objekt je propisno udaljen od skladišta eksplozivnih i zapaljivih tvari, energetskih i industrijskih postrojenja, transportnih vodova i instalacija.

1.2. Mala vjerojatnost širenja požara sa susjednih objekata i površina

1.3. Na lokaciji objekta nema opasnosti od odrona ili klizanja tla.

23

1.4. Objekt je na području s malom vjerojatnošću poplave

1.5. Objekt nije na području sa srednjom vjerojatnošću poplave

1.6. Niska izloženost opasnosti od djelovanja u ratu

1.7. Niska izloženost opasnosti od štetočina

1.8. Niska razina izloženosti opasnosti od zagađenja

1.9. Komunikacijska povezanost

2. Konstrukcija i stanje objekta 2.1. Uporabivost objekta

2.2. Gradnja čvrstim i na deformacije i vatru otpornim materijalima

2.3. Konstrukcijska neovisnost dijela objekta koji se koristi za smještaj gradiva ako se objekt koristi i u druge svrhe

2.4. Otpornost na potres

2.5. Mogućnost hitne evakuacije gradiva

2.6. Funkcionalno zadovoljavajuće i uredno stanje objekta

2.7. Materijali unutarnjih površina u spremištima nisu zapaljivi, ne ispuštaju prašinu ili štetne tvari

2.8. Nema vidljivih posljedica djelovanja povećane vlage ili vode

2.9. Ispravan sustav odvodnje oborinske, kanalizacijske i površinske vode

3. Smještaj i organizacija spremišnih prostorija u objektu 3.1. Spremišta se nalaze u dijelu objekta koji se ne koristi i u druge svrhe

3.2. Spremišni prostor podijeljen je na više spremišnih prostorija

3.3. Primjerena povezanost spremišnog prostora s izlazima iz objekta

3.4. Osiguran prostor za prijem i obradu gradiva izvan spremišta

3.5. Odvojenost ulaza u spremišni prostor od ulaza u objekt

3.6. Istovarna rampa zaštićena od oborina

3.7. Osiguranje spremišta od posljedica kvarova na instalacijama

3.8. Mogućnost otpreme i dopreme gradiva transportnim kolicima

4. Vatrodojavni i protupožarni sustav

24

4.1. Opremljenost ručnim uređajima za gašenje vatre

4.2. Spremišni prostor čini zaseban požarni sektor ili sektore primjerene otpornosti na širenje požara

4.3. Opremljenost vatrodojavnim sustavom

4.4. Izveden hidrantski sustav prema propisima

4.5. Opremljenost vatrodojavnim sustavom koji automatski uključuje protupožarne aktivnosti

4.6. Opremljenost sustavom za automatsko gašenje vatre

4.7. Osposobljenost osoblja za provođenje mjera protupožarne zaštite

5. Nadzor pristupa objektu i spremišnim prostorijama 5.1. Ulazi u objekt i spremišne prostorije zaštićeni čvrstim vratima koja se zaključavaju

5.2. Primjeren nadzor ulaska u objekt

5.3. Primjereno zapriječen neovlašteni ulazak kroz prozorske i druge otvore

5.4. Osiguranje objekta i spremišnih prostorija izvan radnog vremena

6. Mikroklimatski uvjeti u spremištima, izloženost kemijskim i biološkim uzročnicima propadanja gradiva 6.1. Opremljenost spremišta uređajima za mjerenje temperature i relativne vlažnosti

6.2. Primjerena temperatura i relativna vlažnost u spremištu

6.3. Automatsko praćenje i bilježenje temperature i relativne vlažnosti

6.4. Zaštita gradiva od izravne sunčeve svjetlosti

6.5. U spremištima nema uočljivih posljedica djelovanja bioloških uzročnika propadanja gradiva niti povećane koncentracije štetnih tvari

6.6. Primjereno osvjetljenje spremišta

7. Uređenje spremišta i oprema za odlaganje gradiva 7.1. Opremljenost metalnim regalima ili ormarima

7.2. Završni sloj polica od materijala koji se teško haba i ne ispušta štetne tvari

25

7.3. Udaljenost regala/ormara od vanjskih zidova najmanje 20 cm

7.4. Udaljenost donje police regala/ormara od poda najmanje 15 cm

7.5. Udaljenost između redova regala/ormara najmanje 80 cm.

7.6. Središnji komunikacijski prolaz širine najmanje 1m

7.7. Visina gornje iskorištene police ne prelazi 215cm ili spremište je opremljeno vatrodojavnim i automatskim sprinkler sustavom te opremom koja omogućuje dohvat i brzu evakuaciju gradiva

7.8. Police na koje se odlaže gradivo zaštićene punom gornjom stranicom

7.9. Udaljenost vrha regala/ormara od stropa najmanje 50cm

7.10. Ispravno i uredno stanje spremišne opreme

7.11. Jednoredno odlaganje tehničkih jedinica, oblika i težine primjerenih ručnoj manipulaciji ili spremište je opremljeno vatrodojavnim i automatskim sprinkler sustavom te opremom koja omogućuje dohvat i brzu evakuaciju gradiva

7.12. Opremljenost transportnim kolicima

8. Urednost, praćenje stanja i održavanje uvjeta u spremištima 8.1. Urednost spremišta

8.2. Redovito evidentiranje temperature i relativne vlažnosti

8.3. Praćenje mikrobioloških i kemijskih utjecaja

8.4. Redoviti pregledi i čišćenje spremišta

9. Oprema i označavanje gradiva 9.1. Smještaj gradiva u zaštitnu ambalažu

9.2. Zaštitna oprema ne sadrži i ne ispušta štetne tvari

9.3. Otpornost zaštitne ambalaže na deformiranje djelovanjem vlage ili vode

9.4. Jednoznačne oznake tehničkih jedinica

9.5. Ispravnost zaštitne ambalaže

9.6. Ispravno korištenje zaštitne ambalaže

26

10. Vođenje evidencija o gradivu 10.1. Uredno vođenje evidencija propisanih Pravilnikom

10.2. Informatički podržano vođenje i dostava propisanih evidencija

10.3. Evidentiranje zaprimanja gradiva

10.4. Evidentiranje izdavanja i povrata gradiva

10.5. Informatički podržano evidentiranje smještaja i kretanja gradiva

11. Stručna osposobljenost za rad s gradivom 11.1. Stručna osoba koja udovoljava uvjetima iz čl. 8. Zakona ili sa stručnim zvanjem iz arhivske struke

11.2. Odgovarajući broj stručnog osoblja

11.3. Stručna osoba koja je stekla zvanje arhivista

12. Pripremljenost za postupanje u slučaju nesreće ili nepogode 12.1. Procjena rizika i plan spašavanja

12.2. Sukladnost plana spašavanja s Aneksom C norme HRN ISO 11799

12.3. Pripremljenost osoblja