rédaction administrative
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Rédaction administrative
1. Généralités sur la Rédaction Administrative
Le mot administration peut revêtir deux sens différents:
Si on s’attache à la fonction de l’administration (définition fonctionnelle), le mot désigne l’ensemble
des activités dont le but est de répondre aux besoins d’intérêt général de la population (ordre public,
bonne marche des services publics…), tels qu’ils sont définis à un moment donné par l’opinion
publique et le pouvoir politique. Il s’écrit alors avec un petit « a ». Mais, si on s’attache à son
organisation (définition organique), il désigne l’ensemble des personnes morales (État, collectivités
territoriales, établissements publics…) et physiques (fonctionnaires, contractuels…) qui accomplissent
ces activités. Le mot administration s’écrit alors avec un grand « A ».
La particularité de l’administration est de communiquer d’une manière qui lui est propre ;
l’écrit administratif se distingue de celui de la presse, du roman, de la poésie....
En effet, l’administration respecte un certain nombre de règles dans sa façon d’écrire, de
correspondre et de communiquer.
1.1 les caractéristiques générales de l’écrit administratif
Les écrits administratifs ont de nombreux caractères communs ; les principaux sont :
a) le respect de la hiérarchie
b) la dignité
c) le sens de la responsabilité
d) la courtoisie
e) la prudence
f) la précision
g) l’objectivité et l’efficacité
a) Le respect de la hiérarchie
L’administration est une vaste structure pyramidale dans laquelle le pouvoir hiérarchique s’exerce du
haut vers le bas et la subordination du bas vers le haut. Ce type de rapport crée forcement une
discipline et un respect qui se traduisent dans l’écrit administratif par l’emploi de certains termes selon
que l’auteur est un supérieur ou un subordonné.
Exemple
Le supérieur L’égal le subordonné
fait connaître
- informe
- envoie
- fait connaître
- informe
- envoie
- suggère
-soumet à l’approbation
-joint
- propose, soumet à ...
b) la dignité
Elle se traduit par un style soigné car le style reflète la personnalité du signataire. Il faut éviter les
fautes, la mauvaise présentation et toute construction qui pourrait indisposer vos lecteurs.
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c) le sens de la responsabilité
Tout signataire d’un document administratif en endosse la responsabilité même s’il n’en est pas
l’auteur. « Je » traduit cette responsabilité et proscrit le « On », pronom indéfini. Ex : j’ai l’honneur...,
je déclare ... Dans certains cas, le « nous » de modestie est utilisé par l’agent qui en réalité s’efface
derrière une fonction de représentation de l’Etat.
Ex : Nous, Nom et prénom, officier d’état civile, agissons....
Dans d’autres cas, la 3ème personne du singulier est usitée ; c’est le cas des actes réglementaires. Ex :
Le président de l’APC de Bejaia décide.
d) la courtoisie
L’administration doit être polie. Pour ce faire, il faut éviter les expressions désobligeantes, triviales et
blessantes et utiliser des tournures moins pénibles.
Exemple:
On ne dira pas On écrira
-Je refuse votre demande
- Je classe sans suite votre dossier
- Votre rapport est un tissu de sottise
- Transmettez-moi ce dossier
- Vous avez oublié des dispositions élémentaires
-Il ne m’est pas possible de donner une suite
favorable
- J’ai le regret de vous faire connaître qu’il ne
m’est pas possible d’accéder à votre... ;
- Votre rapport manque de réalisme
- Je vous prie de me transmettre ce dossier
- Je vous rappelle qu’il existe une loi n°.....
e) la prudence
L’Administration est prudente et l’écrit administratif ne doit tenir pour vrai que les faits dont
l’existence aura été clairement démontrée.
Il faut vérifier toujours l’information, éviter la rumeur et vos propres suppositions car votre faute sera
rejetée sur toute l’administration voire le pouvoir politique. On utilisera le conditionnel dans les
formes verbales.
Exemple :
On ne dira pas : il a été porté à ma connaissance que vous avez pris l’habitude d’encaisser des frais
pour des consultations.
On dira : il a été porté à ma connaissance que vous auriez pris l’habitude.....
f) la précision
Il importe d’être précis pour tout ce qui est certain et vérifiable. La précision est indispensable tant
dans le corps du document que dans les éléments d’identification de l’écrit.
Exemple :
- Bejaia, le 12 novembre 2011 au lieu de 12/11/2011
- Suite à votre lettre n°... du 10 octobre 2010
au lieu de : suite à V/L du 10/10/2010
g) l’objectivité et l’efficacité
Pas de sentiments trop personnels.
Eviter l’interrogation, l’exclamation et l’impératif qui reflètent une certaine émotion.
Vous n’écrivez pas en votre nom et vous écrivez que pour résoudre des problèmes.
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L’efficacité et la clarté permettent de vous faire comprendre sans menacer ou vous apitoyer.
Exemple: Ne dites pas : dans l’espoir d’avoir de vos bonnes nouvelles
: Très cher monsieur le ministre
Dites : dans l’attente de vos nouvelles
: Monsieur le Ministre
Le style administratif exige au rédacteur de bien choisir ses mots, ses phrases et ses expressions.
Pour être bien compris il faut savoir choisir :
• les mots courts : copie et non ampliation ; avant et non antérieurement ; proposer et non faire
une proposition ....
• les mots courants : motivé et non circonstancié ; prolongation et non prorogation ; l’annulation
et non cassation ; acheteur et non preneur....
• les mots utiles : les adverbes ressemblent aux bavards ; un peu c’est déjà beaucoup ; trop c’est
la nausée. Allez donc à l’essentiel.
• Les mots justes : encourager et non donner du courage ; calmer et non ramener le calme.
Cependant on reproche à l’administration des tournures souvent pompeuses telles que :
• prendre une décision (pour décider)
• attacher de l’intérêt (pour s’intéresser)
• effectuer une opération (pour opérer)
• avoir recours (pour recourir)
• opposer un refus (pour refuser)
• répondre dans les meilleurs délais (pour répondre dans 15 jours)
• etc.
La raison de ces tournures est que l’administration à horreur de la brutalité et recherche toujours de la
courtoisie et de l’attention dans le ton.
3. Comment réussir une rédaction administrative ?
a. Préparation à la rédaction
Pour réussir une rédaction administrative, il faut d’abord acquérir une bonne habitude d’exprimer sa
pensée, de développer ou de résumer celle des autres.
Il faut avoir à l’esprit que « ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire
viennent aisément ».
En tout état, on ne peut écrire et bien écrire que :
Quand on a quelque chose à dire
Quand on exprime clairement sa pensée et dans un ordre logique
Une bonne rédaction suppose trois opérations :
1) Connaître, comprendre : c'est-à-dire avoir quelque chose à dire
2) Rassembler les éléments : il s’agit de la recherche et de l’assemblage des outils nécessaires à
la rédaction (textes, lois, décisions ...).
3) Etablir un plan de rédaction. Tout plan de rédaction comporte : une introduction, un
développement et une conclusion.
1) l’introduction : a pour objet de préparer, de prévenir et de mettre à coup d’oeil le lecteur au
parfum de ce qui va suivre. Elle est brève, claire et précise.
2) Le développement : c’est là que vous exposez les faits, les idées, les arguments. Le
développement ne doit pas excéder quatre parties qu’on s’efforcera d’équilibrer. La loi de
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l’intérêt croissant (aller du fait le moins important au fait le plus important) doit aussi être
respectée.
3) La conclusion : c’est la partie qui tire les conséquences de ce qui est développé dans le corps
du sujet. Elle doit être très brève.
b. la rédaction proprement dite.
Cette phase consiste à choisir le ton adapté et le rythme correspondant aux intentions de la pensée.
Le rythme des phrases doit correspondre aux intentions de la pensée à développer. Il sera lent pour
exprimer la solennité, le calme. Il sera rapide pour exprimer l’émotion, la joie...
c. la relecture et l’autocorrection.
La rédaction du texte étant achevée, il reste à relire et corriger les éventuels coquilles. Il faudra
relire lentement et souvent à haute voix.
3. formules et conseils généraux
1) Formules introductives
Faisant référence à un élément précédent :
J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...
En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...
Par lettre du...
Par lettre rappelée en référence...
Par votre communication téléphonique du...
Conformément à la circulaire n°... du...
Vous avez attiré mon attention sur...
Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
J'ai été saisi de...
J'ai été tenu informé de...
Vous m'avez signalé que...
Ne faisant pas référence à un élément précédent :
La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :
• d'appeler votre attention sur...
• de vous informer de...
• de vous faire connaître que...
La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...
Il a été porté à ma connaissance que...
Il m'a été signalé que...
Pour une correspondance adressée à un supérieur :
de vous rendre compte...
de vous faire parvenir...
de vous exposer...
de vous demander de bien vouloir...
Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :
de vous adresser...
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de vous rappeler...
de vous demander de vouloir bien...
de vous faire connaître que...
2) • Formules de demandes
On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes :
le supérieur…
informe
fait savoir à
fait connaître à
fait observer à
demande à
prie de vouloir bien
engage...
le subordonné...
rend compte de
expose à
sollicite de
propose de
prie de bien vouloir…
3) Formules d'exposition (termes précis) verbes à l'indicatif présent :
j'ajoute je confirme je considère
je constate j'estime je note
j'observe je précise je rappelle
je signale je souligne
Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de : je me permets de, je crois devoir,
je ne peux que...
d'une manière plus autoritaire :
je prends acte...
je crois devoir attirer votre attention...
je ne sous-estime pas... mais..
• 4) Formules d'exposition (termes plus souples)
prendre note... se trouver appelé à… il est entendu que...
il n'échappe pas que... ne pas douter que… ne pas ignorer que..
ne pas manquer de... il n'est pas exclu que... je ne perds pas de vue...
L'utilisation du verbe «savoir» sert à souligner l'impossibilité théorique d'une éventualité envisagée.
Il ne saurait être question de... Il ne saurait vous échapper...Vous ne sauriez ignorer que...
5) Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs
Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :
d'une part..., d'autre part...
en premier lieu..., en second lieu...
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non seulement..., mais...
tout d'abord..., ensuite..., enfin...
par ailleurs...
en outre...
6) Expressions qui permettent la transition d'une idée à l'autre, d'un paragraphe à l'autre
À mon avis... À mon sens... Pour ma part...
En ce qui me concerne... En outre... Par ailleurs...
•7) Expressions permettant de caractériser l'importance d'un argument ou d'une prescription
À titre principal... À titre secondaire, accessoire...
À titre exceptionnel... À titre d'information...
Ex : Je vous signale, à titre accessoire, que...
• 8) Mot-outils qui expriment restrictions et réserves
Cependant... Mais... Toutefois...
•9) Expressions apportant une précision d'ordre temporel
Dès maintenant... D'ores et déjà... Sans délai... Sans tarder
La conclusion est en général amenée par des expressions du type : aussi,... dans ces conditions,...
en conséquence,... suivies de formules différentes selon les cas.
Il faut noter que l’emploi des différentes formules est directement liée à la position hiérarchique du
rédacteur :
ainsi d’une manière générale dans une correspondance fonctionnelle on privilégiera l’emploi
du conditionnel :
ex : « je souhaiterais vivement que …» car la position statutaire ne permet pas d’exiger,
le subordonné s’adressera à un supérieur de la même manière
en revanche le supérieur pourra ( et souhaitera souvent ) utiliser le présent de l’indicatif :
« je vous demande de vouloir bien veiller à la bonne exécution de cette directive …»
10) Formules de conclusion (locutions impersonnelles)
il convient de... il vous appartient de...
il y a lieu de... Il est nécessaire, souhaitable, opportun de...
il importe de... il y a lieu de...
il paraît souhaitable, indispensable, préférable de...
Ex :
Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,
Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
Il serait opportun que vous sollicitiez...
.
11) Formules de conclusion atténuées par l'emploi du futur ou du conditionnel
je vous serai(s) obligé... je vous serai(s) reconnaissant...
•
12) Formules de conclusion (locutions impératives)
décider que... demander que... convier à... je me réserve de...
engager à... inviter à... prier de... je vous prie de...
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Ex : J'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...
Je demande (ou je désire) que ces prescriptions soient strictement observées...
Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...
Je vous invite à apporter la plus grande diligence...
13) Formules de conclusion insistantes
attacher du prix à… prier de veiller à l'application... je vous serais obligé de...
• 14) Autres locutions
Je vous enjoins... Je vous invite... J'attacherai de l'intérêt à...
Je vous convie... Je vous engage… Je vous saurai(s) gré...
Je vous prie... Je veillerai à… Je vous serai(s) reconnaissant de...
Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez prises.
Quelques fautes à ne pas commettre
Expressions incorrectes Expressions correctes
de par
par lettre susvisée
je vous annonce
nous avons convenu de nous revoir
par contre
dans le but de
rapport à
baser sur
contacter quelqu'un
solutionner un problème
je vous serais gré
demander à ce que
informer de ce que
par
par lettre visée, rappelée en référence
j'ai l'honneur de vous rendre compte
nous sommes convenus de nous revoir
en revanche
afin de
à propos de
fonder sur
prendre contact avec quelqu'un
résoudre un problème
je vous saurais gré
demander que
informer que
La phrase
Un impératif : que tous les textes fassent clairement apparaître des phrases bien construites allant d'une
majuscule à un point.
Les qualités principales du style sont la simplicité et la clarté. Il vaut mieux, en général, faire deux
phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions.
Attention au participe (passé ou présent) en début de phrase !
Le participe en début de phrase impose le respect du sujet de la proposition.
Exemple fautif : Restant à votre entière disposition, veuillez agréer, Madame, mes sincères
salutations. ("Restant" n'a pas le même sujet que "veuillez").
Phrase correcte : Restant à votre entière disposition, je vous prie d'agréer...
Attention à l'expression «ci-joint» !
Notez la règle particulière d'accord : l'expression «ci-joint» s'accorde avec le nom auquel elle
serapporte quand elle est placée après ce nom.
Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).
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Elle est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom.
Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).
II. Les outils et procédures de rédaction des documents administratifs :
En général, tout écrit émanant de l’administration est un document administratif.
On en distingue trois types dont les méthodes de rédaction peuvent varier d’un document à l’autre.
1. Rédaction des documents de communication interne
2. Rédaction des documents d’information des structures extérieures
3. Rédaction des documents de nature juridique.
1. Rédaction des documents de communication interne
Les documents relevant de la communication interne sont des documents couramment utilisés dans les
échanges d’information entre les services d’un même organisme.
Ils sont utilisés dans tous les cas où le destinataire et le signataire appartiennent à la même unité
administrative ou de travail
Exp: administration publique (directions de wilaya), collectivité locale (Wilaya, Daira, Commune),
(administration d’une entreprise).
Ces documents peuvent être classés en :
Documents d’information ascendante
Documents d’information réciproque
Documents d’information descendante
1.1 Les documents d’information ascendante
Quand l’information va du subordonné vers le supérieur, on utilise généralement, à l’intérieur d’une
même administration, la note ou le rapport.
a. la note
La note remplace la lettre. Son objet est de fournir des informations, de demander des instructions
après l’exposé d’un problème ou de prononcer des commandassions.
Quand écrire une note ?
En réponse à une demande de l’autorité hiérarchique ou chaque fois qu’une question de service assez
importante doit être réglée.
Présentation de la note
L’intitulé : une note émanant d’un supérieur ou entre collègue est intitulée « note pour.. » (Donc la
note est ascendante, réciproque et descendante). Si elle émane d’un subordonné : « note à l’attention
de ..... »
La note ne comporte : ni la mention objet, ni de formule d’appel, ni de formule de courtoisie. Elle
porte toujours un numéro d’enregistrement.
La note est : accompagné le plus souvent de documents auxquels elle se réfère. Dans ce cas elle porte
la mention « pièces jointes ». Elle est concise, claire et logique.
b. Le rapport
Le rapport s’apparente au compte rendu (on le verra plus loin). Le subordonné y présente au supérieur
des éléments d’information soit pour lui permettre de prendre des décisions soit d’être au courant
d’une situation. Il est cependant plus exhaustif et plus complexe.
Le rapport est un document de base qui influera sur la décision de l’autorité ; l’agent public peut donc
y exprimé son point de vue personnel et ses propositions. Qu’il soit :
Un rapport simple ou d’étude
Un rapport de mission
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Un rapport d’inspection
Un rapport de présentation en Conseil des Ministres,
Le rapport comprend généralement :
Une introduction : ex : j’ai l’honneur de vous soumettre par le présent rapport les résultats
de l’étude que vous m’avez ordonné au sujet de l’incident qui s’est produit le ......................
Un développement : qui comprend le diagnostic, l’inventaire critique des solutions possibles
et la mise en valeur de la solution préconisée lorsque le sujet est complexe. Il s’agit de
présenter des faits rationnels, utiles et raisonnables.
Une conclusion : qui récapitule simplement vos propositions sans créer d’autres
1.2. Les documents d’information réciproque
Il s’agit du télégramme officiel et du télétex. Le T.O palliait l’absence de téléphone. Il consiste en un
message très simplifié et très urgent. Il est transcrit ce qui lui imprime une force supérieure au message
téléphonique.
Un message porté comporte obligatoirement :
Le lieu, date et heure d’émission
Le numéro d’enregistrement
L’indication de l’origine et du destinataire
La référence à une correspondance (le cas échéant)
la signature l’ l’expéditeur
1.3 Les documents d’information descendante.
Il s’agit de la note de service, de la circulaire et du bordereau.
La note de service : est toujours l’expression d’un ordre et vise à organiser, réglementer ; transmettre
des ordres, inciter etc. elle ne comporte ni introduction ni conclusion
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La circulaire :
C’est un document qui a beaucoup plus de portée que la note de service sa diffusion étant plus large.
Elle a une destination collective. Elle comporte les mentions habituelles : Timbre, devise, suscription
et un objet.
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Le Bordereau :
C’est un document administratif, contrairement à l’impression qu’on a de lui. Il est un document
d’envoi et ou récapitulatif utilisé pour la transmission des pièces entre services. A l’intérieur d’un
même service on utilise le cahier de transmission.
Généralement, le bordereau, en plus de la partie pré imprimée doit contenir trois types d’indications
classées sous trois colonnes :
le sommaire,
le nombre de pièces,
les observations.
Au niveau de la colonne observation les mentions les plus utilisées sont : Pour attribution, pour avis,
pour information, pour instruction pour action, à toutes fins utiles etc.
Rédaction des documents d’information des structures extérieures
Le plus utilisé est sans équivoque la lettre.
La lettre :
La lettre est le document le plus couramment utilisé par l’administration pour faire parvenir un
message. On distingue deux types de lettes : la lettre à forme personnelle et la lettre entre services.
La lettre à forme personnelle
La lettre à forme personnelle est celle adressée par l’administration à toute personne étrangère à
l’administration ou celle adressée à administration à une personne extérieure.
Par personne, il faut entendre aussi bien une personne physique, qu’une personne morale de droit
privé, telle qu’une entreprise industrielle, commerciale, bancaire ou toute organisation.
La lettre à forme personnelle est aussi celle utilisée dans l’administration lorsque le signataire écrit en
son nom et non en tant que titulaire d’une fonction (demande de congé, demande d’autorisation
d’absence, etc.)
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La lettre à forme personnelle comporte les mentions suivantes : l’expéditeur, le destinataire, le lieu et
la date, l’objet, la mention « pièces jointes » (éventuellement), la mention « référence »
(éventuellement) ; la mention « ampliation » (éventuellement) ; la formule d’appel (le titre le plus
important si la personne en possède plusieurs) ; la formule de politesse.
C’est la présence de ces deux dernières formules qui distingue, pour l’essentiel, la lettre à forme
personnelle de la lettre entre services.
Homme Monsieur
Femme Madame
Non mariée Mademoiselle
Avocat Maître Invariable
Maire Monsieur le maire Invariable
Directeur Madame la directrice Madame la directrice
La lettre entre service
La lettre entre services ou lettre à forme administrative est adressée par une administration à une autre
administration, ou par une administration à l’un de ses agents (le P/APC au Wali ). En effet dans une
même unité administrative on échange plutôt des notes.
La lettre administrative doit tenir compte du principe de la hiérarchie dans les rapports verticaux et
dans les rapports horizontaux entre unités administratives.
Exemple de relation verticale :
Chef de l’EtatPremierMinistreMinistreGouverneuretc.
Exemple de relation horizontale :
Ministre de la santé Ministre de la justice
Le communiqué
C’est, en réalité, un document d’information du public. Il est toujours rédigé au style indirect et seul le
texte se lit aux les médiats.
L’objet et le ou les destinataires du communiqué sont intégrés dans le corps du texte. Hormis cela tous
les autres éléments d’identification sont pris en compte dans ce document (timbre, numéro, date et lieu
etc.)
La convocation
La convocation est utilisée par l’administration afin que l’intéressé réponde expressément à ses appels.
Elle peut être remplacée par la lettre à forme personnelle. Dans la forme il n’y a pas de différence
entre le communiqué et la convocation.
L’attestation et le certificat
On atteste un fait. C’est donc un témoignage donné par écrit.
Le certificat fait foi de quelque chose. Il est signé par une personne compétente
Rédaction des documents de nature juridique.
Ils ont le plus souvent un caractère juridique. Ce sont : les actes administratifs, les délibérations, les
procès-verbaux et les comptes rendus.
La délibération :
- C’est d’abords le débat d’un organe
- C’est surtout l’acte juridique faisant foi de la tenue, dans les conditions réglementaires de la réunion
de l’organe.
Par exemple, l’APC ou l’APW règle par délibération les affaires de commune ou la wilaya.
La délibération comporte obligatoirement les mentions suivantes :
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- le lieu ; le jour et l’heure de la séance
- la présidence de la séance
- la liste de présence (indiquez toujours les absents excusés et ceux non excusés).
- Un objet : le problème qui a été posé et la décision prise à cet égard.
- La signature de l’autorité et tous les membres statutaires.
- Mettez en évidence les décisions prises : DECIDE, DELIBERE, PRECISE etc.
Les mentions occasionnelles sont : les modalités du vote, le suffrage.
Le Procès-Verbal
Le PV est un compte rendu qui a force probante. Pour une même réunion, il peut être rédigé plusieurs
comptes rendus mais un seul P.V.
On distingue le P.V judiciaire des PV administratifs : PV de passation, de constatation de dégâts, de
vente.....
Le PV judicaire est cité comme premier élément de preuve en matière pénale dans le code de
procédure pénale.
Le compte rendu
C’est un document descriptif qui sert à relater les faits que le rédacteur a pu constater. Son objet est
soit « d’informer » un supérieur hiérarchique, soit tout simplement de conserver une trace écrite d’un
événement.
Il faut distinguer le compte rendu hiérarchique du compte rendu de réunion.
le compte rendu hiérarchique : à ce niveau on peut citer
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- les comptes rendus de missions
- les comptes rendus d’activités
- les comptes rendus d’incident.
Le compte rendu de mission
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Forme d’une lettre administrative