QUY TẮC ỨNG XỬ VÀ ĐẠO ĐỨC KINH DOANH

www.regalbeloit.com

0202

NỘI DUNGTầm nhìn 2020 của Regal

Thông Điệp từ Mark

Tại Sao Chúng Ta Cần Có Quy Tắc Ứng Xử & Đạo Đức Kinh Doanh

Tuân Thủ Các Yêu Cầu Pháp Lý; Xung Đột giữa Pháp Luật và Quy Tắc

Trách Nhiệm của Chúng Ta

Báo cáo

Không Trả Thù

Vi Phạm

Tính Chính TrựcBảo Vệ Tài Sản của Chúng Ta

Thông Tin Công Ty

Sổ Sách và Hồ Sơ Công Ty

Quản Lý Hồ Sơ và Tài Liệu

Quyền Sở Hữu Trí Tuệ

Giao Dịch Nội Gián và Mách Nước Giao Dịch Chứng Khoán

Thông Tin Liên Lạc với Phương Tiện Truyền Thông và Báo Cáo Công Khai

Truyền Thông Xã Hội

Tránh Xung Đột Lợi Ích

Tặng và Nhận Quà và Chiêu Đãi

Quà Tặng

Giải Trí

Bữa Ăn

Quà Tặng, Giải Trí và Bữa ăn với Chính Phủ

Năng Lượng Dồi DàoCác Thông Lệ về Việc Làm Công Bằng

Nơi Làm Việc An Toàn

Nơi Làm Việc Không Có Chất Gây nghiện

Nơi Làm Việc Không Có Bạo Lực

Môi Trường, Sức Khỏe, An Toàn và Bền Vững

Mối Quan Hệ với Nhà Cung Cấp

Bảo Mật Dữ Liệu Cá Nhân

Hiệu Quả Làm ViệcAn Toàn và Chất Lượng Sản Phẩm

Cạnh Tranh Công Bằng

Làm Việc với Chính Phủ

Chương Trình Chống Tham Nhũng

Đóng Góp và Hoạt Động Chính Trị

Kiểm Soát Giao Dịch Quốc Tế

Phòng Chống Rửa Tiền và Tham Nhũng

Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực

03

04

06

06

07

08

09

09

12

13

14

16

17

18

19

19

20

21

22

22

23

23

26

27

27

28

29

30

31

34

35

37

38

39

40

41

43

03

Tầm nhìn 2020 của RegalCam kết của chúng ta trong việc đổi mới không ngừng đòi hỏi chúng ta đánh giá định kỳ những gì chúng ta đã làm tốt và những gì chúng ta có thể làm tốt hơn. Mỗi năm năm hay tương đương, chúng ta dành thời gian để làm mới lại đường lối chiến lược của chúng ta và hợp nhất những nỗ lực của chúng ta quanh các mục tiêu chung một cách tốt hơn. ‘Tầm nhìn của Regal 2020’ sẽ là động lực làm việc của chúng ta mỗi ngày và trong những năm tới.

Cuốn Sổ tay về Quy tắc Ứng xử này được lập trước khi làm mới Tầm nhìn 2020 vì vậy bạn sẽ nhận thấy những khác biệt tinh tế trong mục đích kinh doanh và các giá trị được tham chiếu xuyên suốt.

MỤC ĐÍCH KINH DOANHMục đích kinh doanh mới của chúng ta “Chúng Ta Tạo Ra Một Tương Lai Tốt Đẹp Hơn Bằng Cách Biến Đổi Hiệu Quả Năng Lượng Thành Chuyển Động” phản ánh mong muốn tạo ra những khác biệt trên thế giới của chúng ta, cả với các sản phẩm chúng ta sản xuất và cách chúng ta sản xuất.

NHỮNG GÌ CÓ THỂ MONG ĐỢI TỪ CHÚNG TAChúng ta đã từng nói về ba giá trị cốt lõi của chúng ta – Tính Chính Trực, Năng Lượng Dồi Dào và Hiệu Quả Làm Việc. Những giá trị này vẫn là các giá trị cốt lõi của Regal nhưng ngày nay chúng ta nghĩ về những giá trị đó như một phần trong văn hoá của chúng ta.

Chúng ta tin rằng văn hoá của Regal được bộc lộ tốt nhất qua những gì mà nhân viên, khách hàng và nhà đầu tư của chúng ta

mong đợi từ chúng ta: Tính Chính Trực, Hòa Nhập, Cam Kết, Trách Nhiệm, Minh Bạch và Hiệu Quả Làm Việc. Trong số các giá trị đó, tính chính trực là giá trị mà chúng ta coi trọng nhất. Đó là phần quan trọng nhất trong văn hoá của chúng ta tại Regal. Chúng ta sẽ không bao giờ nói dối, gian lận hay trộm cắp. Kỳ vọng là chúng ta sẽ luôn luôn làm điều đúng đắn.

CÁC SÁNG KIẾN CỦA CHÚNG TASáu sáng kiến của chúng ta được lựa chọn dựa trên những gì chúng ta đã đạt được và những gì mà chúng ta cần tập trung để đạt được mục tiêu của ba bên liên quan: khách hàng, nhân viên và nhà đầu tư.

Chăm Sóc Khách Hàng, Đơn Giản Hóa, Đổi Mới và Bền Vững là những sáng kiến mà chúng ta đang duy trì và cập nhật, vì vẫn còn nhiều việc chúng ta phải làm. Hai sáng kiến mới là: Hiệu Quả Làm Việc Xuất Sắc và Theo Đuổi Các Cơ Hội Mới.

04

Thông Điệp từ MarkCó người từng nói với tôi rằng văn hoá của một công ty được hiểu rõ nhất bằng cách quan sát các hành vi của nhân viên khi không có quản lý hoặc giám sát của họ ở quanh đó. Một cuộc khảo sát gần đây dành cho nhân viên Regal của chúng ta đã cho thấy đa số nhân viên của chúng ta coi tính chính trực là thành phần quan trọng nhất trong văn hoá của chúng ta. Quy Tắc Ứng Xử và Đạo Đức Kinh Doanh của chúng ta nhấn mạnh rằng văn hóa của chúng ta là trọng tâm của tất cả các hành động của chúng ta, bất kể chúng ta hoạt động kinh doanh ở đâu. Dù cho doanh nghiệp của chúng ta có thể thay đổi với các sản phẩm mới, sáp nhập, địa điểm và con người, văn hoá của chúng ta và Quy Tắc này sẽ luôn là cẩm nang giúp chúng ta hành xử đúng đắn.

Bằng cách hiểu rõ và tuân thủ Quy Tắc, chúng ta có thể góp phần bảo đảm sự thành công lâu dài của chúng ta. Chính bởi vì công ty chúng ta phát triển và thay đổi để đáp ứng những yêu cầu mới, Quy Tắc của chúng ta cũng phải phát triển và thay đổi theo. Để đáp ứng với những thay đổi và phát triển của công ty chúng ta, chúng ta phải cập nhật Bộ Quy Tắc này. Bộ Quy Tắc mới này dễ hiểu hơn, đề cập đến nhiều chủ đề hơn và bao gồm các kịch bản cho những tình huống mà bạn có thể phải đối mặt và cách ứng phó với các tình huống đó.

Chúng ta nên thực hiện phán đoán chuẩn xác và luôn luôn yêu cầu giúp đỡ khi quá trình hành động phù hợp không được rõ ràng. Khi bạn nêu câu hỏi hoặc trình báo về hành vi sai trái có thể có, bạn đang góp phần làm cho công ty chúng ta trở thành một nơi làm việc lý tưởng trong hiện tại và tương lai. Nếu bạn trình báo về hành vi sai trái có thể có với thiện chí, tôi đảm bảo với tư cách cá nhân với bạn rằng bạn sẽ được bảo vệ khỏi các hành động trả thù. Để trình báo cần phải có can đảm và chúng tôi hỗ trợ những người có nỗ lực thực hiện hành động đúng đắn này.

Bộ Quy Tắc của chúng ta áp dụng cho tất cả mọi người tại Regal. Tất cả chúng ta đều được tổ chức theo các tiêu chuẩn giống nhau kể cả các nhà điều hành, quản lý, giám đốc và giám sát viên. Tất cả chúng ta đều có thể tự hào về danh tiếng và sự thành công trong kinh doanh mà chúng ta đã chung tay xây dựng tại Regal.

Xin cảm ơn vì tất cả những gì bạn đã làm để Regal trở nên tuyệt vời!

Chủ Tịch kiêm Tổng Giám Đốc Điều Hành

05

CHÚNG TA TẠO RA MỘT

TƯƠNG LAI TỐT ĐẸP HƠN

BẰNG CÁCH BIẾN ĐỔI HIỆU

QUẢ NĂNG LƯỢNG THÀNH CHUYỂN ĐỘNG

Tâm điểm của tất cả các hành động của chúng ta là những khẳng định về văn hoá của chúng ta:

TÍNH CHÍNH TRỰCTính chính trực là giá trị mà chúng ta coi trọng nhất. Chúng ta trung thực và đáng tin cậy.

HÒA NHẬPChúng ta tin tưởng vào một môi trường làm việc đa dạng và hòa nhập toàn cầu. Đội ngũ nhân viên của chúng ta đóng góp những kỹ năng, quan điểm và kinh nghiệm độc đáo của mình để phát triển các giải pháp đổi mới cho khách hàng của chúng ta.

CAM KẾTNhân viên của chúng ta tràn đầy năng lượng và cam kết với công việc của họ và được trao quyền thực hiện các mục tiêu của mình. Chúng ta làm việc với nhau như một nhóm để giúp Regal thành công.

TRÁCH NHIỆMChúng ta có trách nhiệm giữ an toàn cho các nhân viên và đảm bảo môi trường của chúng ta trong sạch. Chúng ta được thúc đẩy bởi thực tế là các sản phẩm chúng ta làm ra tạo nên một tương lai tốt đẹp hơn bằng cách giảm nhu cầu về năng lượng. Ở cấp địa phương, chúng ta khuyến khích và khen ngợi vai trò tích cực của nhân viên trong các cộng đồng nơi chúng ta làm việc và sinh sống.

MINH BẠCHChúng ta có văn hoá độc đáo được xây dựng trên những ý tưởng cốt lõi của sự minh bạch, ngay thẳng và chia sẻ thực tiễn vận hành tốt nhất. Đội ngũ lãnh đạo của chúng ta luôn gần gũi và cởi mở với tất cả các ý tưởng.

HIỆU QUẢ LÀM VIỆCCác khách hàng, nhân viên và cổ đông của chúng ta đều có các lựa chọn. Hiệu quả làm việc của chúng ta quyết định liệu họ có chọn chúng ta hay không. Chúng ta đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng và mang lại các kết quả.

06

TẠI SAO LẠI PHẢI CÓ QUY TẮC ỨNG XỬ VÀ ĐẠO ĐỨC KINH DOANHTrong môi trường kinh doanh ngày nay thường phát sinh các quan ngại về đạo đức và pháp lý. Bộ Quy Tắc Ứng Xử Và Đạo Đức Kinh Doanh này giúp định hướng các quyết định và hành động kinh doanh hàng ngày của chúng ta nhằm thể hiện các giá trị cốt lõi của mình. Mặc dù không thể bao quát hoặc dự đoán được tất cả các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra hoặc tất cả mọi tình huống khiến cho bạn phải phân vân khi quyết định, bộ Quy Tắc này này đưa ra các ví dụ và hướng dẫn về những tình huống mà bạn có thể sẽ phải đối mặt. Thông qua các quyết định kinh doanh và hành vi của mình, tất cả mọi người làm việc cùng với Regal đều có ảnh hưởng đến danh tiếng và nền văn hóa của chúng ta. Bộ Quy Tắc của chúng ta không phải là một hợp đồng nhưng tuân thủ Quy Tắc là một điều kiện để làm việc. Khi chúng ta tuân thủ Quy Tắc, điều đó thể hiện sự phán đoán tốt và năng lực để xứng đáng với các giá trị của chúng ta. Bộ Quy Tắc này áp dụng tại mọi địa điểm và ở mọi cấp độ kinh doanh bao gồm giám đốc, cán bộ, và nhân viên cũng như các nhà cung cấp, các nhà thầu, đại lý, bán hàng và các đối tác kinh doanh - những người có thể giữ vai trò đại diện cho chúng ta.

Quy Tắc và Trách Nhiệm của Chúng Ta

TUÂN THỦ CÁC YÊU CẦU PHÁP LÝ; XUNG ĐỘT GIỮA PHÁP LUẬT VÀ QUY TẮCNhân viên và người đại diện của Regal phải tuân theo mọi yêu cầu của luật áp dụng. Không một ai tại Regal có quyền chỉ đạo bất cứ ai vi phạm pháp luật hoặc đòi hỏi bất cứ hành động nào có thể dẫn đến việc vi phạm pháp luật.

Tuân thủ không chỉ có nghĩa là tuân theo pháp luật mà còn phải tiến hành kinh doanh một cách có đạo đức để chúng ta được công nhận là một công ty có cam kết chính trực và ưu tú. Không một nhân viên nào được giả tưởng rằng hoặc cho rằng những lợi ích của Regal đã từng cần phải có những hành động phi đạo đức hay bất hợp pháp. Chúng ta không được cố ý tạo điều kiện cho hành vi bất hợp pháp, sổ sách kế toán không chính xác hoặc gian lận của người khác, bất kể tập quán địa phương hoặc áp lực từ người khác.

Có thể có tình huống hi hữu là pháp luật địa phương xung đột với một hành động hoặc chính sách cụ thể nào đó theo quy định của Quy Tắc này. Nếu điều đó xảy ra, bạn phải tuân thủ pháp luật. Nếu tập quán địa phương hoặc chính sách của một công ty khác xung đột với Quy Tắc của chúng ta, chúng ta phải tuân thủ Quy Tắc của chúng ta. Nếu bạn cho là có xung đột, bạn không biết phải làm gì hoặc bạn có thắc mắc, hãy liên hệ với Phòng Pháp Chế.

07

Quy Tắc và Trách Nhiệm của Chúng Ta tiếp theo

TRÁCH NHIỆM CỦA CHÚNG TAChúng ta vượt quá các chuẩn mực tối thiểu do pháp luật yêu cầu và tự hành xử theo mức độ hành vi đạo đức cao nhất và tránh bất kỳ mọi hành vi sai trái, bất hợp pháp và phi đạo đức nào dù nhỏ nhất. Những trách nhiệm sau đây áp dụng đối với tất cả chúng ta:

• Đọc, hiểu rõ và tuân thủ Quy Tắc này;

• Áp dụng các nguyên tắc có trong Quy Tắc này, xem xét chính sách của Regal và hiểu rõ các yêu cầu pháp luật;

• Phải trung thực và chân thật; sử dụng lẽ phải và óc phán đoán tốt;

• Hãy tham vấn quản lý, Văn Phòng Đạo Đức và Tuân Thủ, Phòng Pháp Chế hoặc các nguồn tư liệu khác của công ty có liên quan đến bất kỳ mối quan ngại hoặc thắc mắc nào về chính sách của chúng ta và cách thức để hành động có đạo đức. Chúng ta nên sử dụng các ngồn tư liệu sẵn có khi chúng ta không biết phải làm gì;

• Báo cáo kịp thời hành vi sai trái hoặc tiềm ẩn vi phạm pháp luật, chính sách hoặc Quy Tắc của chúng ta;

• Hợp tác trong việc điều tra các vấn đề về đạo đức hay sự tuân thủ; và

• Định kỳ xác nhận sự hiểu biết và nghĩa vụ tuân thủ Bộ Quy Tắc này của bạn.

Ngoài ra, các nhà quản lý, trưởng nhóm và giám sát viên còn có các nghĩa vụ đặc biệt bởi vì họ có trách nhiệm chỉ đạo và khích lệ tinh thần cho những nhân viên mà họ giám sát. Nếu bạn là giám sát viên, trưởng nhóm hay là nhà quản lý, thì chúng tôi cũng hi vọng là bạn sẽ:

• Dành thời gian giải thích cho người khác hiểu về các lĩnh vực của bộ Quy Tắc này có liên quan đến công việc của họ;

• Tạo ra một môi trường để cho mọi người cảm thấy có thể thoải mái bày tỏ ý kiến, nêu lên các vấn đề thắc mắc và trình báo mà không sợ bị trả thù;

• Hãy tích cực phát hiện và ngăn chặn các hành động có thể vi phạm bộ Quy Tắc này;

• Hành động kịp thời để bảo đảm rằng mọi báo cáo về hành vi vi phạm tiềm ẩn được đưa vào hệ thống của chúng ta, được điều tra theo yêu cầu và được giải quyết ổn thỏa khi có ai đó trình bày với bạn một mối quan ngại hoặc không biết phải làm gì;

• Tìm cơ hội để thảo luận và giải quyết các vấn đề về đạo đức và các tình huống thử thách với mọi người nhằm khuyến khích đối thoại cởi mở, chân thành và trung thực; và

• Khi nhận được một báo cáo ẩn danh, đừng cố xác minh xem ai đã trình báo và hãy nhớ rằng các báo cáo không được được xem là thách thức đối với chính quyền trong bất kỳ cách nào.

08

Báo cáo

Thông thường, một khi bạn có quan ngại hoặc nghi ngờ có hành vi sai trái thì cách tốt nhất là hãy báo cáo mối quan ngại hay nghi ngờ đó cho giám sát viên, trưởng nhóm hoặc người quản lý trực tiếp của bạn bởi vì có nhiều khả năng họ chính là những người có trách nhiệm giải quyết các mối quan ngại hay nghi ngờ đó. Nếu như bạn cảm thấy không thoải mái khi báo cáo cho nhóm hoặc quản lý địa phương của bạn, chúng ta còn có những cách khác để báo cáo các mối quan ngại.

Để yêu cầu giúp đỡ về quan ngại trong đạo đức kinh doanh và tuân thủ hoặc để báo cáo các hành vi vi phạm bộ Quy Tắc này hoặc các chính sách công ty đã xảy ra, được lên kế hoạch hay bị tình nghi, hãy bày tỏ (các) mối quan ngại của bạn cho:

• giám sát viên hoặc người quản lý trực tiếp của bạn;

• cấp quản lý cao hơn giám sát viên, trưởng nhóm hoặc người quản lý của bạn;

• người quản lý hoặc chuyên gia chức năng phù hợp (ví dụ, Nhân Sự hoặc Tài Chính);

• Phòng Pháp Chế;

• Văn Phòng Đạo Đức và Tuân Thủ;

• Số điện thoại hoặc cổng thông tin Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực; hoặc

• Uy Ban Kiểm Tra thuộc Hội Đồng Quản Trị của chúng ta bằng cách trực tiếp gửi thư đến trụ sở chính của chúng ta ở Hoa Kỳ: 200 State St, Beloit WI 53511 Hoa Kỳ.

ẨN DANH – Trừ trường hợp bị pháp luật nghiêm cấm chẳng hạn như một số nước thuộc Liên Minh Châu Âu, chúng ta có thể báo cáo các mối quan ngại về sự tuân thủ và yêu cầu được hướng dẫn một cách ẩn danh. Chúng ta đã thiết kế riêng hệ thống báo cáo Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực nhằm tuân thủ các yêu cầu của khu vực. Lưu ý rằng, nếu bạn báo cáo một mối quan ngại một cách ẩn danh, thì điều tối quan trọng là bạn phải cung cấp đủ chi tiết để chúng tôi có thể tiến hành một cuộc điều tra toàn diện.

TÍNH BẢO MẬT – Nếu bạn không báo cáo ẩn danh, danh tính của bạn và các thông tin mà bạn cung cấp sẽ chỉ được tiết lộ khi cần thiết để giải quyết các mối quan ngại.

QUÁ TRÌNH ĐIÊU TRA – Regal sẽ điều tra từng mối quan ngại được báo cáo. Việc điều tra sẽ đưa đến kết quả và các khuyến nghị về hành động khắc phục nếu thích hợp. Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin phản hồi cho bạn nếu có thể nhưng chúng tôi sẽ không chia sẻ các hành động kỷ luật cá nhân.

VĂN PHONG ĐẠO ĐỨC VÀ TUÂN THỦ;

SÔ ĐƯƠNG DÂY CẢNH BÁO VÊ TÍNH CHÍNH TRỰC:

CỔNG THÔNG TIN ĐƯƠNG DÂY CẢNH BÁO VÊ TÍNH CHÍNH TRỰC:

ĐIỆN THOẠI:

FAX:

EMAIL:

QUA ĐƯƠNG BƯU ĐIỆN:

608.361.7416 (trực tiếp) 800.833.7901 (gọi miễn phí ở Hoa Kỳ) 608.364.8800 (văn phòng Beloit)

608.364.8817

integrity@regalbeloit.com

Văn Phòng Đao Đưc va Tuân Thu Regal Beloit Corporation 200 State St

Beloit WI 53511 Hoa Kỳ

Một nha cung cấp dịch vụ bên thư ba sẽ nhận báo cáo trực tiếp cua ban. Quay số theo các hướng dẫn từng quốc gia cụ thể trên mặt sau cua tập Quy Tắc nay hoặc tìm kiếm trực tiếp nơi đăng tải số điện thoai tai http://media.corporate-ir.net/media_files/IROL/11/116222/pdf/IntegrityAlertLineNumbers.pdf. Cuộc gọi cua ban sẽ đươc nha cung cấp dịch vụ trả lơi băng ngôn ngư địa phương cua ban, hoặc ban có thể giư máy để yêu cầu có thông dịch viên hỗ trơ ban đặt câu hoi hoặc báo cáo mối quan ngai.

Trang web bên ngoai nay đươc một nha cung cấp dịch vụ bên thư ba quản trị va có sẵn mẫu để ban có thể điền va nộp băng ngôn ngư ban chọn.

www.regalbeloitintegrity.com

09

Không Trả Thù

Bày tỏ ý kiến cần có sự can đảm. Chúng ta nên cảm thấy an toàn và được bảo vệ khi nêu ra thắc mắc hoặc trình báo. Chúng ta không trả thù việc báo cáo có thiện chí hoặc việc tham gia vào điều tra hoặc báo cáo. Một báo cáo có thiện chí là một báo cáo mà bạn cho là đúng sự thật và không được giả tạo với mục đích duy nhất là để làm hại hoặc phá rối người khác. Việc bảo vệ chống lại sự trả thù cũng bao gồm cả những người trong số chúng ta có tham gia vào việc điều tra về hành vi sai trái. Những người có hành động trả thù sẽ phải chịu hình thức kỷ luật tối đa và bao gồm chấm dứt công việc.

Vi Phạm

Việc không tuân thủ bộ Quy Tắc này và các chính sách của chúng ta có thể dẫn tới biện pháp kỷ luật tối đa và bao gồm chấm dứt công việc và trong một số trường hợp có thể bị phạt tiền hoặc phạt tù. Chẳng hạn, nếu chúng ta phá vỡ nguyên tắc hoặc bảo người khác làm những điều phá vỡ nguyên tắc, chúng ta đã vi phạm Quy Tắc và có thể bị xử lý kỷ luật. Việc giữ im lặng khi chúng ta biết hoặc có đủ lý do để nghi ngờ một hành vi sai trái có thể dẫn đến kỷ luật vì không tuân thủ Quy Tắc.

10

TÍNH CHÍNH TRỰCTính Chính Trực là nền tảng của doanh nghiệp của chúng ta. Danh tiếng của chúng ta - một công ty trung thực, công bằng và đáng tôn trọng - là rất quan trọng cho sự thành công của chúng ta; sự thành công đó chỉ có thể được duy trì khi tất cả chúng ta đặt Tính Chính Trực cá nhân lên hàng đầu trong danh mục ưu tiên.

Bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào chúng ta làm việc, chúng ta đều cam kết làm việc bằng Tính Chính Trực. Làm việc bằng Tính Chính Trực có nghĩa là hành động đúng đắn ngay cả khi không có ai giám sát. Chúng ta làm việc bằng Tính Chính Trực bằng cách không lựa chọn những phương thức dễ dãi và luôn luôn hành động nhất quán với Quy Tắc của chúng ta. Tính Chính Trực có nghĩa là công bằng với khách hàng, với nhà cung cấp, với nhà đầu tư của chúng ta và với nhau. Những phần sau đây mô tả các hướng dẫn về cách thức làm việc bằng Tính Chính Trực và bảo đảm thành công lâu dài.

11

12

TÌNH HUÔNGSarah, một giám đốc bán hàng, làm việc trong một văn phòng bận rộn. Cô đến máy in để lấy một số báo cáo và để ý thấy rằng một trong những đồng nghiệp của cô, Jessica, đang lấy đến vài trăm trang giấy in. Sarah nói với Jessica, “Cô có vẻ bận rộn quá nhỉ, những thứ này là gì vậy?” Jessica giải thích rằng cô ấy tham gia vào một nhóm sân khấu và đó là 500 tờ rơi quảng cáo cho vở kịch sắp tới của họ. Điều này có đúng không?

Bảo Vệ Tài Sản của Chúng TaChúng ta phải bảo vệ và giữ gìn tài sản hữu hình và vô hình của chúng ta. Tài sản của công ty chỉ được sử dụng cho các mục đích của công ty và vì lợi ích của công ty. Việc sử dụng cá nhân không thường xuyên có thể được phép khi không tốn nhiều hơn mức nguồn lực đáng kể và không gây cản trở cho năng lực làm việc của chúng ta.

Tài sản của chúng ta bao gồm tài sản hữu hình như nhà cửa, trang thiết bị, máy tính, thiết bị văn phòng, nguyên liệu sản xuất, và các tài sản vật chất khác. Tài sản cũng bao gồm các khoản vô hình như công nghệ, sở hữu trí tuệ, thông tin bí mật, phần mềm, chiến lược và kế hoạch kinh doanh, dữ liệu tài chính, tiếp thị và kế hoạch bán hàng, vân vân. Tất cả hệ thống và nguồn tài nguyên của công ty như điện thoại di động, máy tính cá nhân, e-mail, vân vân là tài sản của công ty. Thận trọng khi sử dụng hệ thống công ty để đảm bảo thông tin liên lạc đúng chuyên môn và phù hợp. Sử dụng các hệ thống này theo Chính Sach vê Thông Tin Liên Lac Điện Tư. Nguồn thông tin liên lạc chúng ta không được coi là cá nhân hoặc riêng tư và không nên có những kỳ vọng về sự riêng tư trừ khi luật riêng tư của địa phương có yêu cầu khác.

KẾT QUẢKhông, điều này là không thể chấp nhận được. Mặc dù việc thỉnh thoảng sử dụng máy tính, máy in hoặc thiết bị khác của công ty vì mục đích cá nhân là được phép nếu được thực hiện một cách chừng mực và phát sinh ít chi phí cho công ty, thì cũng không lên lạm dụng việc này. Khi sử dụng máy in của công ty để in 500 tờ rơi cho một vở kịch sân khấu, Jessica đã vượt quá sử dụng cá nhân hợp lý và vô trách nhiệm trong việc sử dụng tài sản của công ty.

13

Thông Tin Công TyThông tin của công ty là tài sản cực kỳ quý giá. Thông tin này bao gồm mọi thông tin ở bất kỳ định dạng nào nhìn chung không sẵn có công khai. Thông tin này cũng bao gồm thông tin mà chúng ta phát triển, mua hoặc cấp phép và thông tin mà chúng ta nhận được những người khác (kể cả khách hàng và nhà cung cấp).

TÌNH HUÔNGBill, một giám đốc kinh doanh, đã làm việc với một nhà cung cấp về việc mời thầu dây điện từ. Ông đã gửi email qua lại về giá cả và thông số kỹ thuật cho một hợp đồng mới. Trong hộp thư đến của ông có một thư mới đến được gửi đến một trong những đối thủ cạnh tranh của Regal với một địa chỉ email tương tự như của Bill. Ông đọc một vài dòng và nhận ra rằng trong email này có một số thông tin bí mật của đối thủ cạnh tranh. Ông ấy nên làm gì?

KẾT QUẢBill nên ngừng đọc email và liên lạc với Phòng Pháp Chế. Chúng ta không thể sử dụng thông tin của một đối thủ cạnh tranh đã được vô tình gửi đến cho chúng ta để chiếm lợi thế về mình.

Chúng ta phải duy trì tính bảo mật thông tin mà công ty, khách hàng và đại lý cung cấp của chúng ta giao phó ngoại trừ khi được tiết lộ theo sự cho phép phù hợp hoặc theo yêu cầu của pháp luật. Chúng ta chỉ nên sử dụng và chia sẻ thông tin bí mật trên cơ sở cần thiết để thực hiện công việc của chúng ta. Chúng ta phải:

• Giữ thông tin an toàn và bảo mật và không chia sẻ thông tin khi không cần thiết;

• Không chia sẻ thông tin với những người khác ngoài công ty trừ khi họ có nhu cầu hợp pháp cần biết thông tin đó và đã thỏa thuận thông qua thỏa thuận về tính bảo mật phù hợp hoặc thỏa thuận tương tự để duy trì tính bảo mật thông tin;

• Sử dụng thông tin công ty chỉ cho mục đích dự kiến của công ty và không được sử dụng vì lý do cá nhân;

• Sao chép các tài liệu có chứa thông tin của công ty một cách có trách nhiệm, và chỉ lấy tài liệu ra khỏi nơi làm việc theo yêu cầu để thực hiện công việc phù hợp; và

• Tiết lộ thông tin của công ty một cách phù hợp.

Mọi hồ sơ của công ty (tài liệu, email, và các tài liệu khác) có chứa thông tin của công ty là tài sản của công ty. Công ty có quyền theo dõi hoặc tiếp cận mọi hồ sơ này tại bất kỳ thời điểm nào mà không cần thông báo, trong trường hợp có lý do công việc để làm như vậy và được phép theo pháp luật.

Đôi lúc, có thể cần phải tiết lộ thông tin công ty cho những người bên ngoài Regal vì lý do công việc chính đáng. Trước khi tiết lộ hoặc nhận thông tin, chúng ta phải tham gia vào thỏa thuận mô tả cách các bên sẽ sử dụng và phải bảo vệ thông tin như thế nào. Regal lưu giữ các bản Thỏa Thuận về Tính Bảo Mật chuẩn để sử dụng và các văn bản này phải được cả hai bên ký trước khi nhân viên có thể tiết lộ bất cứ thông tin chưa được công bố nào của Regal.

Công ty có thể sẽ không sử dụng thông tin bí mật mà các nhân viên có thể đã thu được từ người sử dụng lao động cũ của họ trong công việc tại Regal. Cả những nhân viên hiện tại và những nhân viên đã nghỉ việc tại Regal không được phép tiết lộ thông tin bí mật của chúng ta. Nhân viên phải cẩn trọng hợp lý để tránh tiết lộ thông tin của công ty tại những nơi công cộng.

14

Sổ Sách và Hồ Sơ Công TyMọi sổ sách và hồ sơ của chúng ta, kể cả các hồ sơ tài chính và các mẫu và thông tin liên quan đến nhân viên phải kịp thời, chính xác và đầy đủ. Chúng ta phải ký và ủy quyền giao dịch phù hợp và nhất quán với Chính Sach Ủy Quyên. Chúng ta không được cố ý lập hồ sơ giả hoặc gây nhầm lẫn vì bất kỳ mục đích nào.

Chúng ta duy trì sổ sách và hồ sơ chính xác bằng cách bảo đảm:

• Các giao dịch được ủy quyền phù hợp, và được lưu hồ sơ đầy đủ và chính xác dựa trên các chuẩn mực và các chính sách kế toán phù hợp;

• Tài sản của chúng ta được bảo vệ phù hợp;

• Báo cáo tài chính và quản lý là đáng tin cậy, không thiên vị và chính xác và phản ánh các hoạt động kinh doanh thực tế.

Mọi đơn vị kinh doanh và từng bộ phận chức năng phải duy trì và áp dụng các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng thông tin có liên quan được báo cáo cho các cấp thích hợp của Regal.

TÌNH HUÔNGMelissa là một kế toán mới trong văn phòng của chúng ta và cô đã được làm quen với các loại sổ sách và hồ sơ. Trong khi xem xét các tài liệu và giao dịch cô phát hiện một số điều có vẻ như không chính xác. Cô để ý các chi phí có thể đã không được cấp vốn đúng và các chi phí hiển thị không đúng trên bảng cân đối, một số doanh thu được khai lặp dẫn đến sai lệch hàng tồn kho, và có một số chi phí nhất định lại được giấu trong sổ sách bí mật. Melissa nên làm gì?

KẾT QUẢGhi chép thông tin sai hoặc không chính xác và che giấu thông tin để trốn thuế, hoặc vì bất kỳ lý do nào khác, là vi phạm chuẩn mực cao của chúng ta về lưu trữ hồ sơ chính xác và minh bạch trong báo cáo. Không bao giờ phóng đại chi phí hoặc phí tổn để che giấu các hoạt động. Đây có thể là một hành động gian lận nghiêm trọng và các biện pháp thích hợp cần phải được thực hiện để đảm bảo rằng hồ sơ của chúng ta là chính xác và đầy đủ. Melissa cần phải nộp báo cáo cho Đường Dây Cảnh Báo Về Tính Chính Trực và cảnh báo người quản lý tài chính cấp trên trực tiếp của cô hoặc một ai đó trong ban Kiểm Toán Nội Bộ về phát hiện của mình.

15

Cho dù hồ sơ là phiếu chấm công, báo cáo chi tiêu, hồ sơ kế toán tổng hợp hay hồ sơ mua sắm hoặc sản xuất, mỗi một chúng ta đều có trách nhiệm cá nhân bảo đảm rằng các tài liệu đầy đủ và chính xác. Điều nên làm:

• Thực hiện các quy trình và biện pháp kiểm soát nhằm cải thiện độ chính xác và độ tin cậy của sổ sách công ty;

• Lưu hồ sơ thông tin, giao dịch và số liệu tài chính và kinh doanh một cách chính xác và kịp thời;

• Thường xuyên đánh giá hệ thống và quy trình để tìm các điểm yếu kém; thực hiện hoặc gợi ý biện pháp khắc phục khi cần;

• Tìm hiểu các biện pháp kiểm soát nội bộ và các quyền hạn áp dụng cho công việc của bạn

• Hợp tác với việc kiểm toán và điều tra;

• Báo cáo bất kỳ mối quan ngại nào mà bạn có thể có liên quan đến việc báo cáo thông tin tài chính và kinh doanh cho người quản lý của bạn, kiểm soát viên của công ty, Kiểm Toán Nội Bộ, Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực, Văn Phòng Đạo Đức và Tuân Thủ hoặc Uy Ban Kiểm Tra thuộc Hội Đồng Quản Trị.

Sổ Sách và Hồ Sơ Công Ty tiếp theo

TÌNH HUÔNGTrong khi đọc một số báo cáo tuần về số liệu bán hàng và hàng tồn kho, George, một người quản lý nhà kho, để ý thấy có một đơn đặt hàng mô tơ được đánh dấu kiểm đã thanh toán và vận chuyển mặc dù anh biết số mô tơ đó vẫn còn lưu kho Regal. Anh đối chiếu với người giám đốc bán hàng đã xử lý đơn hàng và nhận được câu trả lời rằng, “Tôi tin rằng khách hàng sẽ đặt hàng vào tuần tới nhưng tôi thực sự cần phải đáp ứng đủ số lượng của mình trong quý này và doanh số này sẽ giúp tôi. Tôi chắc chắn là chúng ta sẽ giành được thương vụ này, vì vậy việc xử lý đơn hàng sớm để có được một sự khởi đầu thì có gì là sai nào?”

KẾT QUẢĐiều này không phù hợp với Quy Tắc hoặc tiêu chuẩn cao của chúng ta về lưu trữ hồ sơ chính xác. George cần để cho người giám đốc bán hàng biết rằng điều này là không thể chấp nhận được và cảnh báo cho người quản lý của anh ta về tình trạng này. Mặc dù các khách hàng cuối cùng cũng có thể đặt hàng, chúng ta cần phải đợi cho đến khi điều đó thực sự xảy ra mới được ghi hồ sơ là đã hoàn thành.

16

Quản Lý Hồ Sơ và Tài LiệuChúng ta phải lưu trữ hồ sơ kinh doanh của mình một cách có tổ chức. Giữ lại thông tin đúng cách sẽ giúp chúng ta đáp ứng các yêu cầu pháp lý của mình và giúp chúng ta có thể theo dõi mọi công việc và quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Để minh họa rõ ràng loại hồ sơ nào chúng ta cần phải lưu trữ và lưu trữ trong bao lâu, chúng tôi công bố Chính Sach Lưu Trữ Hồ Sơ đính kèm theo Lịch Trình. Tự mình làm quen với các chính sách, quy trình và các tài liệu liên quan và tham khảo chúng khi quản lý hồ sơ chính là trách nhiệm của chúng ta. Thuật ngữ “hồ sơ” thường có nghĩa là tất cả các bằng chứng về hoạt động và các tài liệu ở bất cứ hình thức nào, dù dưới dạng giấy, điện tử hay phương tiện khác, được công ty và các nhân viên công ty lập ra hay soạn thảo. Sửa đổi hay hủy trái phép bất kỳ hồ sơ nào là hành vi vi phạm chính sách của công ty và, trong nhiều trường hợp, là bất hợp pháp.

Trong trường hợp kiện tụng thực tế hoặc tiềm ẩn hay việc kiện cáo, điều tra pháp lý hoặc của chính phủ khác, Ban Pháp Chế của công ty sẽ đưa ra các hướng dẫn lưu trữ hồ sơ đặc biệt. Thông thường việc lưu trữ những hồ sơ liên quan đến pháp lý có kèm hướng dẫn về bảo quản và lưu trữ hồ sơ lâu hơn bình thường.

17

Quyền Sở Hữu Trí TuệĐổi mới và phát triển sản phẩm mới rất quan trọng đối với việc kinh doanh lâu dài của chúng ta. Nếu phù hợp với công việc của chúng ta, chúng ta cần góp phần vào việc nghiên cứu và phát triển các công nghệ và sản phẩm mới. Sở hữu trí tuệ của chúng ta bao gồm tất cả những sáng kiến mà chúng ta tạo ra.

Sở hữu trí tuệ bao gồm bằng sáng chế, thương hiệu, bản quyền, bí mật thương mại và các thông tin độc quyền khác như là các phát kiến và ý tưởng. Sở hữu trí tuệ của chúng ta là một trong những tài sản có giá trị nhất của Regal. Tất cả chúng ta phải giữ gìn và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của mình. Để bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của mình, chúng ta phải:

• Hãy chắc chắn rằng các thỏa thuận về bảo mật và không tiết lộ thích hợp đã được hoàn tất;

• Kịp thời xem xét kỹ các sản phẩm, dịch vụ, quy trình và phần mềm mới của công ty để phát hiện các phát minh và bí mật thương mại có thể có;

• Áp dụng các thông báo về quyền sở hữu trí tuệ cho sản phẩm, tài liệu quảng bá và quảng cáo sản phẩm;

• Báo cáo kịp thời các hành vi tình nghi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ; và

• Trước khi phát triển các phát kiến và ý tưởng với người nào đó bên ngoài công ty, hãy hỏi ý kiến Phòng Pháp Chế và chắc chắn rằng thỏa thuận phát triển công nghệ đã được thiết lập.

Giống như chúng ta mong đợi người khác tôn trọng sở hữu trí tuệ của mình, chúng ta cũng phải tôn trọng sở hữu trí tuệ của người khác. Chúng ta không được cố ý xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác. Nhân viên phải thực hiện các bước thích hợp để tiến hành rà soát kịp thời các bằng sáng chế hay thương hiệu gây xung đột. Nhân viên không được sử dụng phần mềm, âm nhạc, tranh ảnh hoặc các hình ảnh khác, vân vân, không được ủy quyền hoặc cấp phép cho Regal.

Các phát minh và ý tưởng mới có thể cách mạng hóa công ty và ngành công nghiệp của chúng ta vì vậy chúng ta phải ghi chép và bảo vệ những thông tin này một cách đúng đắn. Chúng ta đã thiết lập một số công cụ nhằm hỗ trợ sở hữu trí tuệ khi chúng ta tạo ra các sáng kiến mới. Hãy sử dụng những công cụ này khi làm việc với sở hữu trí tuệ hiện có hoặc mới thiết lập:

• Patent Docket Form (Mẫu Bằng Độc Quyền Sáng Chế);

• Patent Search Requests (Yêu Cầu Tìm Kiếm Bằng Sáng Chế);

• Idea Capture Tool (Công Cụ Nắm Bắt Ý Tưởng);

• Patent Awards Program (Chương Trình Giải Thưởng Bằng Sáng Chế).

18

TÌNH HUÔNGMột đơn hàng lớn từ một trong những khách hàng của chúng ta vừa đến và Sandra, người làm việc trong vận chuyển và tiếp nhận, đang trao đổi với người quản lý của cô về việc này. Người quản lý nói “Họ chưa công bố điều này, nhưng tôi có một người bạn thân hiện đang làm việc cho công ty đặt hàng này. Cô ấy nói với tôi rằng họ vừa có một bước đột phá lớn sắp thay đổi cục diện tình hình. Nếu tôi có tiền, tôi sẽ bỏ ra tất cả tiền để mua cổ phiếu của họ.” Sandra nghĩ rằng bởi vì cổ phiếu mà cô sắp mua không phải là cổ phiếu của Regal, nên cô có thể tiếp tục mua một ít cổ phiếu của khách hàng. Cô ấy suy nghĩ như vậy có đúng không?

KẾT QUẢKhông. Kinh doanh dựa trên bất cứ thông tin nội bộ nào

mà chúng ta có được ngay cả khi việc đó không liên quan gì đến Regal, cũng trái với bộ Quy Tắc của chúng

ta và có thể trái pháp luật. Hành vi vi phạm có thể bao gồm phạt tiền nặng, thậm chí phạt tù.

Giao Dịch Nội Gián và Mách Nước Giao Dịch Chứng Khoán

Chúng ta không thể mua hay bán cổ phiếu công ty – hoặc khuyến khích người khác làm việc đó – dựa trên thông tin nội bộ. Thông tin nội bộ là thông tin không được công bố rộng rãi và có thể ảnh hưởng đến giá cổ phiếu của chúng ta hoặc quyết định của nhà đầu tư trong việc mua, bán hay nắm giữ cổ phiếu của chúng ta. Thông tin nội bộ có thể bao gồm kết quả tài chính, thu nhập ước tính, sản phẩm hoặc dịch vụ mới, mua lại hoặc các phát triển doanh nghiệp quan trọng khác. Ngoài ra, bạn không thể đề nghị hoặc gợi ý người khác mua hoặc bán cổ phiếu của chúng ta (thường được gọi là “mách nước”) dựa trên thông tin nội bộ.

Công ty đã thông qua Chính Sach Câm Giao Dịch Nội Gian áp dụng cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, điều này còn hơn cả chính sách của công ty – đây là một điều luật. Các hình phạt do hậu quả của giao dịch nội gián rất nghiêm trọng và bao gồm cả truy tố hình sự.

Trách nhiệm của các giám đốc, cán bộ và một số nhân viên chủ chốt của chúng ta khiến họ phải tuân theo các yêu cầu bổ sung của công ty về việc mua và bán chứng khoán được nêu chi tiết trong chính sách riêng. Giám đốc, cán bộ và nhân viên bị ảnh hưởng phải tuân thủ Giây Chứng Nhận Đối Với Giam Đốc, Can Bộ & Nhân Viên Tài Chính Và Hoat Động Chủ Chốt.

19

Thông Tin Liên Lạc với Phương Tiện Truyền Thông và Báo Cáo Công Khai

Regal liên lạc với phương tiện truyền thông và công chúng để chia sẻ thông tin về những việc chúng ta làm. Chúng ta phải liên lạc một cách chính xác, kịp thời và tôn trọng tất cả các giao dịch kinh doanh của mình.

Chúng ta cần phải thận trọng khi thảo luận về các thông tin tài chính với các nhà đầu tư tiềm năng, người quản lý hoặc truyền thông bởi vì những loại thông tin liên lạc này có thể có tác động trực tiếp đến việc đầu tư do công ty thực hiện. Chỉ có một số cá nhân được chỉ định mới được phép tiết lộ thông tin tài chính ra công chúng bởi vì có những quy định nghiêm ngặt đối với cách thức và thời điểm công bố những thông tin này.

Các phương tiện truyền thông như báo chí, phóng viên truyền hình và các trang web muốn biết những việc Regal đang làm. Những người hoạt động trong lĩnh vực truyền thông có thể liên lạc với chúng ta bằng nhiều cách bao gồm, ví dụ như thông qua các cuộc gọi điện thoại, yêu cầu gặp mặt, tin nhắn văn bản, email, các chương trình truyền thông xã hội hoặc họp hiệp hội thương mại. Bất kể chúng ta được liên lạc bằng cách gì đi chăng nữa, chúng ta phải phản hồi theo cùng một cách thức. Nếu bạn được một nhân viên truyền thông liên lạc nhưng không được chấp thuận trước để trao đổi với họ hoặc nhận xét thay mặt cho công ty, hãy thông báo với PCT Quan Hệ Đầu Tư, Giám Đốc Tài Chính, Tổng Cố Vấn hoặc PCT Tiếp Thị và Truyền Thông - những người phụ trách việc về trả lời câu hỏi của giới truyền thông. Chỉ có những phát ngôn viên được chỉ định mới được phép trao đổi với truyền thông hoặc các nhà đầu tư thay mặt cho công ty.

TRUYÊN THÔNG XÃ HỘISự phổ biến ngày càng lan rộng của các trang web truyền thông xã hội như Facebook, Twitter và nhiều trang web tương tự khác cho phép chúng ta giao tiếp bằng những cách thức mới mẻ và thú vị. Mặc dù truyền thông xã hội có thể thú vị, việc sử dụng truyền thông xã hội mang trách nhiệm đặc biệt. Chúng ta hãy luôn ghi nhớ các giá trị về Tính Chính Trực, Năng Lượng Dồi Dào, Hiệu Quả Làm Việc và bộ Quy Tắc của chúng ta khi sử dụng truyền thông xã hội. Ví dụ, chúng ta không nên tiết lộ bí mật thương mại hoặc thông tin nội bộ trên truyền thông xã hội. Chỉ có một số người được chọn và phê duyệt để đăng tải trên các phương tiện truyền thông xã hội thay mặt cho Regal.

20

Tránh Xung Đột Lợi ÍchCác nhân viên phải đối xử công bằng với nhau, với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh và công ty. Xung đột lợi ích sẽ phát sinh khi người nào đó có mối quan hệ cá nhân, tài chính hay quan hệ khác có thể can thiệp vào trách nhiệm của người đó trong việc đối xử công bằng với nhau hoặc khi người nào đó sử dụng chức vụ của mình tại Regal để thu lợi cá nhân và sử dụng chi phí của công ty.

Không đưa ra quyết định hay thực hiện hành động nào, khi đang làm việc hay không làm việc, xung đột với trách nhiệm của bạn đối với Regal. Nghiêm cấm sử dụng sai mục đích các nguồn lực của công ty hoặc sự ảnh hưởng nhờ chức vụ của bạn trong Công Ty. Chúng ta phải tránh ngay cả hình thức bề ngoài của xung đột lợi ích bởi vì điều này có thể có các tác động tiêu cực. Bạn luôn cần phải cân nhắc xem các quyết định hoặc hành động của mình trông sẽ như thế nào đối với người khác trong và ngoài công ty.

Mọi xung đột thực tế hay tiềm ẩn phải được báo ngay cho người quản lý của bạn và Văn Phòng Đạo Đức và Tuân Thủ (integrity@regalbeloit.com) để kịp thời xem xét, kể cả những trường hợp nghi ngờ về sự tồn tại của xung đột thực tế hay tiềm ẩn.

Các xung đột thực tế hay tiềm ẩn có thể bao gồm, nhưng không hạn chế:

• Lợi ích về tài chính hay sở hữu cổ phiếu trong một công ty khác là nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh;

• Việc tặng hoặc nhận quà hoặc bất cứ thứ gì có giá trị những người khác đang làm ăn cùng hoặc đang tìm kiếm cơ hội làm ăn với Regal (ngoại trừ khi phù hợp với các chính sách của công ty về nhận quà, giải trí và mời cơm);

• Khi thành viên hộ gia đình hoặc gia đình trực hệ của bạn làm việc cho hay chính bản thân họ là nhà cung cấp hay khách hàng;

• Sử dụng tài sản hoặc thiết bị của Regal cho mục đích cá nhân vượt quá việc sử dụng cá nhân ngẫu nhiên hoặc giới hạn;

• Quan hệ tình cảm với nhân viên khác mà bạn có mối quan hệ báo cáo trực tiếp hoặc gián tiếp;

• Công việc kinh doanh bên ngoài hoặc lợi ích khác chiếm nhiều thời gian và sự chú tâm của bạn khỏi công việc tại Regal;

• Nhận làm giám đốc hay cán bộ tại bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào (bao gồm phi-lợi-nhuận) mà không được sự phê duyệt của người quản lý của bạn và của Văn Phòng Đạo Đức và Tuân Thủ.

TÌNH HUÔNGCon cái của Patrick sắp sửa vào đại học và ông đang cố kiếm thêm tiền để trang trải chi phí cho chúng. Ông là một thợ hàn và làm việc rất tốt tại Regal. Ông đang xem xét việc kiếm thêm một công việc khác tại một công ty cung cấp linh kiện cho Regal. Họ cũng tạo điều kiện cho ông và ông có thể làm việc vào cuối tuần sau khi ông đã hoàn tất công việc trong tuần tại Regal. Ông ấy có nên làm việc cho công ty cung cấp đang làm ăn với Regal hay không?

KẾT QUẢCó thể. Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến tình huống này. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, có thể có mà cũng có thể không xuất hiện nguy cơ xung đột lợi ích. Patrick có thể trao đổi tình huống này với giám sát viên của ông và Phòng Nhân Sự hoặc Văn Phòng Đạo Đức & Tuân Thủ trước khi nhận công việc đó để xác định xem liệu có xung đột nào hay không.

21

Tặng và Nhận Quà và Mời Tiệc Chiêu Đãi

Chúng ta bán và quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của mình dựa trên chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy và tính nhất quán. Bằng cách dựa vào những đặc điểm này để đạt được và duy trì việc làm ăn, chúng ta không cần phải dùng đến các thủ đoạn phi đạo đức hay phạm pháp nhằm đạt được mục tiêu của mình.

Mục đích của quà tặng, giải trí và mời cơm trong công việc của chúng ta là nhằm tạo ra thiện chí và mối quan hệ công việc bền vững. Chúng ta không được đề nghị, hứa hẹn hoặc nhận bất cứ có giá trị cho một lợi ích tài chính không phù hợp hoặc lợi thế khác. Bất cứ thứ gì có giá trị có thể là hữu hình ví dụ như vé đi xem một sự kiện thể thao hoặc mời cơm cũng như vô hình như công việc cho bạn bè và gia đình hay thậm chí chia sẻ thông tin. Quy Tắc của chúng ta không có nghĩa là ngăn chặn không cho phép chúng ta có những trao đổi kinh doanh theo tập quán thông thường. Bộ Quy Tắc này giúp chúng ta biết được điều gì là đúng đắn và xác định các tình huống mà chúng ta cần phải yêu cầu trợ giúp nhiều hơn trước khi hành động.

Tất cả mọi giao dịch của chúng ta phải không dính líu tới ngay cả hình thức bề ngoài rằng chúng ta đang trao đổi các lợi ích không chính đáng để đạt được lợi thế kinh doanh. Điều này cũng áp dụng cho những người khác hoạt động nhân danh Regal, chẳng hạn như đại diện, đại lý, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Chúng ta không thể yêu cầu người khác làm điều mà chúng ta biết là trái với Quy Tắc của chúng ta hoặc pháp luật. Nói chung mọi quà tặng, giải trí và bữa ăn phải không thường xuyên, hợp lý đối với thị trường nhưng không được xa hoa, và có liên kết với một mục đích kinh doanh phù hợp. Những hướng dẫn sau áp dụng đối với hầu hết những tình huống riêng tư, phi chính phủ. Quy định đặc biệt áp dụng trong các trường hợp công chức hoặc nhân viên chính phủ. Việc trao tặng bất kỳ quà tặng, giải trí hoặc bữa ăn cho công chức hoặc nhân viên chính phủ có thể bị các luật và quy định nghiêm cấm chung. Việc hiểu biết về những điều được phép làm và những điều bị cấm liên quan đến quà tặng và chiêu đãi như giải trí và bữa ăn có thể khó hiểu và cần phải nghiên cứu thêm, vì vậy hãy lên tiếng nếu bạn không biết chắc phải làm gì.

22

Quà tặng Quà được tặng để tạo thiện chí với những người mà chúng ta làm ăn cùng và như là một cách để quảng bá một cho công ty hay cho thương hiệu của công ty. Quà tặng cần phải có giá trị không đáng kể đối với thị trường, được pháp luật (và chính sách của công ty người nhận) cho phép, không phải do người nhận đòi hỏi, thích hợp, có liên quan đến một mục đích kinh doanh đúng đắn, và không được tặng thường xuyên. Ví dụ, ở Hoa Kỳ, chúng ta không tặng hoặc nhận những món quà có giá trị thị trường từ 100 đô la Mỹ trở lên mà không được phê duyệt trước và tặng hoặc nhận mặt hàng khuyến mại có giá trị không đáng kể (thường ít hơn 25 đô la Mỹ) thường là chấp nhận được. Các vùng và các doanh nghiệp khác sẽ có một giá trị chấp nhận được thấp hơn; hãy tìm hiểu thị trường nơi bạn đang làm ăn và kiểm tra lại các yêu cầu địa phương. Quà tặng bằng tiền hoặc tương đương tiền (ví dụ thẻ quà tặng, phiếu du lịch, vân vân) không bao giờ là thích hợp. Các khoản quyên góp thích hợp cho các tổ chức từ thiện được cán bộ công ty phê duyệt được chấp nhận khi không thực hiện để đổi lấy việc tác động đến giao dịch kinh doanh hoặc để đạt được một lợi ích không đúng đắn.

Giải Trí Việc nhận lời hoặc mời khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của chúng ta tham gia các hình thức giải trí cũng có thể là một cách để thúc đẩy quan hệ kinh doanh và nuôi dưỡng một mối quan hệ làm việc tốt đẹp. Tuy nhiên, chúng ta cần phải bảo đảm rằng mọi hình thức giải trí mà chúng ta tham gia là phù hợp và hợp lý, không xa hoa. Cũng tương tự như quà tặng, chúng ta cần phải tránh ngay cả hình thức bề ngoài rằng việc giải trí có thể là một cách để khuyến khích hoặc nhận được bất cứ loại đền đáp nào hoặc một kết quả kinh doanh thuận lợi, hoặc, rằng đó là một cách đút lót để làm ăn cùng với Regal. Có thể khó để xác định được điều gì là chấp nhận được và điều gì thì không. Giải trí chấp nhận được là:

• Có giá hợp lý;

• Không xa hoa;

• Không thường xuyên;

• Hợp pháp;

• Được quy tắc ứng xử của người nhận cho phép;

• Có sẵn và dành cho mọi giới tính.

Thông thường, một việc chỉ được xem là giải trí nếu như cả nhân viên của Regal và một đối tác kinh doanh bên ngoài cùng tham dự. Ví dụ, đi chơi gôn với một khách hàng tiềm năng sẽ là giải trí, nhưng nhận hoặc tặng phiếu chơi gôn sẽ là quà tặng. Hơn nữa, nếu như bạn cảm thấy không được thoải mái tham dự cùng với vợ hoặc chồng hoặc cha mẹ của bạn do địa điểm giải trí, thì điều đó có thể sẽ không thích hợp cho kinh doanh. Khi mời giải trí (bất kỳ phép xã giao trong kinh doanh khác), chúng ta có trách nhiệm hỏi xem liệu công ty mà người được mời đang làm việc có sẵn chính sách hạn chế khả năng chấp nhận lời mời giải trí (hoặc quà tặng) của người đó không trước khi mời.

TÌNH HUÔNGTại một chương trình giới thiệu xe hơi, điện và điện tử hàng năm ở Hoa Kỳ, Bethany, một kỹ sư của Regal, đã ghé thăm gian hàng của một nhà cung cấp. Cô ấy nghe giới thiệu về sản phẩm mới và cầm lấy một số tờ rơi. Người đại diện tại gian hàng của nhà cung cấp còn tặng cô một chiếc cốc, một cuốn lịch và một vài cây bút. Cô ấy biết rằng Regal có những tiêu chuẩn cao khi đề cập đến việc nhận quà, vậy thì nhận những món quà ấy có ổn không?

KẾT QUẢCó, điều đó là được phép. Việc nhận các mặt hàng khuyến mại (không tương đương với giá trị tiền mặt) không thường xuyên là một thông lệ kinh doanh thông thường. Tương tự, việc tặng những mặt hàng khuyến mại có giá trị không đáng kể thường là một phương cách thích hợp để quảng bá cho một thương hiệu và công ty.

23

Mời Cơm Chúng ta có thể mời khách hàng và đối tác kinh doanh của chúng ta ăn những bữa cơm hợp lý và uống nước trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường. Mời cơm người mà chúng ta đang làm ăn cùng có thể là một cách tốt để thiết lập hoặc cải thiện mối quan hệ kinh doanh và tiến hành một cuộc họp kinh doanh. Tuy nhiên, chúng ta phải thận trọng, chỉ mời cơm những người:

• Hợp lý và gắn với một cuộc họp kinh doanh (đồ ăn nhẹ giải khát như trà, cà phê, trái cây, bánh ngọt, là những lựa chọn tốt);

• Phù hợp với các khu vực hoặc thị trường nơi mời và chính sách kinh doanh của người nhận;

• Không thường xuyên về bản chất; và

• Không xa hoa phung phí.

Trong tất cả các các tình huống này – quà tặng, mời cơm, giải trí - khó mà định nghĩa được “không đáng kể,” “xa hoa” hay “phung phí” bằng một số tiền cụ thể bởi vì chi phí cho các hoạt động xã giao như vậy là khác nhau trên toàn thế giới. Nếu bạn không chắc chắn rằng một điều nào đó là được phép hay không phù hợp hoặc bất hợp pháp, hãy hỏi trước khi hành động. Nếu bạn muốn hỏi một cách kín đáo, hãy gửi email đến integrity@regalbeloit.com.

Quà Tặng, Giải Trí và Mời Cơm Nhân Viên Chính PhủCó những quy định rất nghiêm ngặt ở mọi nơi trên thế giới về việc tặng quà, giải trí và mời cơm các nhân viên chính phủ. Các hành động được cho là phổ biến và hợp pháp trong một bối cảnh kinh doanh thương mại có thể bất hợp pháp nếu trao tặng cho một công chức, nhân viên chính phủ hoặc “cán bộ chính phủ” khác. Chúng ta tuân thủ nghiêm ngặt các luật áp dụng bất cứ nơi nào chúng ta làm việc. Trừ trường hợp được Văn Phòng Đạo Đức & Tuân Thủ phê duyệt trước, chúng ta không được phép tặng bất cứ thứ gì có giá trị (thậm chí các món ăn nhẹ hoặc các mặt hàng khuyến mại có giá trị nhỏ) cho công chức hoặc viên chức chính phủ, người đại diện, cán bộ - hoặc thành viên gia đình họ.

TÌNH HUÔNGMột dự án lớn vừa kết thúc và Dean, giám đốc dự án, muốn mời cả nhóm khách hàng và nhóm của Regal đi ăn tối. Ông ấy đã đặt bàn tại một nhà hàng sang nhất thị trấn. Trong bữa ăn, ông gọi những chai rượu và sâm banh đắt tiền cùng với vô số thức ăn, đồ uống và món tráng miệng. Hóa đơn tính tổng lên đến vài trăm đô la mỗi người. Dean thanh toán cho bữa ăn bằng thẻ tín dụng của công ty, điều đó có ổn không?

KẾT QUẢKhông, Dean đã mời một bữa ăn cầu kỳ và xa hoa đối với bất cứ người bình thường nào. Chúng ta có thể mời khách hàng và các đối tác kinh doanh của chúng ta những bữa ăn và giải trí vừa phải như là một cách để thúc đẩy mối quan hệ kinh doanh và tạo thiện chí nhưng Dean đã vượt quá giới hạn đó. Ông ấy đáng lẽ ra phải có óc phán đoán tốt hơn khi sử dụng tiền của công ty. Và, ngay cả khi Dean tự trả tiền cho bữa ăn (dùng tiền riêng của ông ấy), thì điều này vẫn không phù hợp. Bất kể ai là người cuối cùng thanh toán chi phí, những quy định tương tự áp dụng cho quà tặng, giải trí và ăn uống.

24

NĂNG LƯỢNG DÔI DÀOChúng ta thúc đẩy đạo đức lao động mạnh mẽ với các nhóm làm việc có năng lượng dồi dào nuôi dưỡng một nền văn hóa hòa nhập và tôn trọng cho tất cả mọi người. Các nhóm làm việc có năng lượng dồi dào có bản sắc riêng của nhóm và cam kết với nhau—cùng chúc mừng thành công và chia sẻ thách thức.

Có nhiều thứ làm cho một nơi làm việc Năng Lượng Dồi Dào trở nên khả thi chẳng hạn như khả năng mơ ước và đạt được mục tiêu của chúng ta. Những thuộc tính khác của một môi trường làm việc Năng Lượng Dồi Dào bao gồm việc được tôn trọng, hòa nhập và việc chấp nhận những người khác. Chúng ta dựa vào nhau để làm việc có hiệu quả và mang lại những thứ giá trị nhất cho khách hàng của chúng ta. Có một môi trường làm việc nơi mà mọi người đều cảm thấy được tôn trọng và an toàn là cơ sở cho phương thức hoạt động của chúng ta.

25

26

TÌNH HUÔNGCông ty đang tìm một thợ đứng máy mới và đã có một số người đủ tiêu chuẩn nộp đơn xin việc. Trong quá trình phỏng vấn, Sean, một chàng trai khoảng đôi mươi, được phỏng vấn. Hầu hết ban phỏng vấn đều thừa nhận rằng cậu ấy có thái độ tốt, có đủ các kỹ năng cần thiết và đạo đức làm việc mạnh mẽ. Tuy nhiên, một người trong ban phỏng vấn bảo, “Sean còn quá trẻ người non dạ để có thể làm tốt công việc. Chúng ta không muốn tuyển một người quá trẻ - anh ta dễ mắc sai sót do thiếu kinh nghiệm. Chúng ta nên tuyển một người lớn tuổi hơn - người biết rõ cách làm việc.” Điều này có đúng không?

Các Thông Lệ về Việc Làm Công Bằng

Chúng ta đánh giá cao và trân trọng sự đa dạng của mình. Chúng ta nỗ lực hàng ngày để tạo ra môi trường nơi mọi nhân viên của chúng ta đều biết được rằng mình được đánh giá cao với vai trò cá nhân và được đối xử coi trọng nhân phẩm và lòng tôn trọng

Chúng ta là chủ sử dụng lao động tạo cơ hội công bằng tại mọi chi nhánh của chúng ta trên toàn thế giới. Chúng ta tuyển dụng và thăng chức cho những người có đủ năng lực không phân biệt đối xử. Không được đối xử ưu ái với một người, dù nhiều hay ít hơn, về chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nhận dạng giới tính, khuynh hướng tình dục, tình trạng hôn nhân, tuổi tác, nguồn gốc dân tộc, tình trạng khuyết tật, tình trạng quân nhân hay cựu chiến binh của người đó. Điều này cũng áp dụng cho mọi khía cạnh công việc của người đó, kể cả tuyển dụng, thuê mướn, đào tạo và phát triển, trả công, thuyên chuyển, thăng chức, kỷ luật hay sa thải.

Chúng ta cam kết tuân thủ luật lao động và tuyển dụng áp dụng tại mọi nơi chúng ta làm việc, bao gồm cả những quy định liên quan đến quyền tự do lập hội, quyền riêng tư, thương lượng tập thể, nhập cư, điều kiện làm việc công bằng, phân biệt đối xử và quấy rối trong công việc. Chúng ta đối xử với mọi người một cách tôn trọng -- nghĩa là công bằng, chuyên nghiệp và thành thật.

Chúng ta cam kết duy trì môi trường làm việc không có quấy rối về thân thể, tâm lý, ngôn từ và phi ngôn từ, kể cả quấy rối tình dục. Chúng ta sẽ điều tra các khiếu nại về quấy rối và phân biệt đối xử một cách nhanh chóng và khách quan.

Quấy rối là hành vi liên quan đến chủng tộc, giới tính, nhận dạng giới tính, màu da, tôn giáo, nguồn gốc dân tộc, tuổi tác, khuynh hướng tình dục, tình trạng hôn nhân, tình trạng cựu chiến binh, tình trạng khuyết tật hoặc các đặc điểm khác của một người tạo ra môi trường làm việc đáng sợ, đầy thù địch hoặc gây phiền hà hoặc có thể gây cản trở quá đáng cho hiệu quả công việc của nhân viên. Nghiêm cấm mọi hình thức quấy rối của bất kỳ người nào, bao gồm bất kỳ khách hàng, nha cung cấp và khách viếng thăm.

Để biết thêm thông tin về chủ đề này và cách chúng ta có thể góp phần vào giá trị Năng Lượng Dồi Dào của mình, hãy đọc Chính Sach Nhân Phẩm và Tôn Trọng.

KẾT QUẢKhông, điều này không đúng với Quy Tắc, giá trị hay lập trường của chúng ta về sự đa dạng và hòa nhập. Mặc dù chúng ta có thể xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, thái độ và các kỹ năng làm việc cần thiết để thực hiện công việc, chúng ta không được kỳ thị dựa trên tuổi tác hay các yếu tố khác. Việc Sean đang bị phân biệt đối xử do tuổi tác là sai và không có chỗ đứng tại Regal. Chúng ta cần tuyển người tốt nhất cho công việc mà không phân biệt đối xử.

27

Nơi Làm Việc An ToànNƠI LÀM VIỆC KHÔNG CÓ CHÂT MA TÚY Chúng ta làm việc tốt nhất với một tâm hồn minh mẫn và một cơ thể không bị rượu và ma túy cản trở. Chúng ta không dung túng cho việc sử dụng rượu hay ma túy có thể gây tác động bất lợi đến việc tiến hành công việc an toàn và thành công của chúng ta. Theo chính sách địa phương, chúng ta không khuyến khích việc sử dụng các sản phẩm thuốc lá trong khuôn viên công ty hay trong các phương tiện của công ty. Chúng ta không cho phép việc sở hữu hay sử dụng rượu hoặc ma túy trái phép trong giờ làm việc, kể cả giờ ăn trưa và giờ nghỉ giải lao. Sở hữu, sử dụng, mua, vận chuyển hoặc bán ma túy hoặc các chất bị kiểm soát mà không có sự cho phép hợp lệ, có giấy tờ về y tế có thể dẫn đến biện pháp kỷ luật ngay lập tức. Có thể có trường hợp ngoại lệ cho phép uống rượu trong các sự kiện đặc biệt (ví dụ lễ/tiệc) phải được cán bộ công ty phê duyệt trước.

TÌNH HUÔNGSau khi đi ăn ở ngoài và trở lại làm việc, Jake để ý rằng người quản lý của ông có mùi rượu bia. Người quản lý của Jake đang cư xử rất lạ và ăn nói lè nhè. Jake hỏi chuyện nhưng ông ấy cam đoan với Jake rằng ông vẫn ổn và thường uống vài cốc bia trước khi quay về làm việc để “có hứng làm việc”. Jake nên làm gì?

KẾT QUẢJake cần phải cư xử sao cho người quản lý của ông không làm tổn

thương chính bản thân và người khác. Người quản lý của ông đang tạo ra một môi trường làm việc không an toàn do bị ảnh hưởng của rượu bia tại nơi làm việc. Jake phải thông báo cho

người ở ban quản lý và Phòng Nhân Sự về tình huống này để có người giải quyết tình huống này ngay lập tức.

28

Nơi Làm Việc An Toàn tiếp theo

NƠI LÀM VIỆC KHÔNG CÓ BẠO LỰCNơi làm việc của chúng ta không có bạo lực, đe dọa và ức hiếp. Bạo lực có thể có nghĩa là gây tổn hại về thân thể, như xô đẩy cũng như không tiếp xúc thân thể như chửi mắng hoặc đe dọa. Những người có hành động bạo lực, bao gồm nhà cung cấp, khách viếng thăm và khách hàng, là làm trái với các giá trị, Quy Tắc và phương thức kinh doanh của chúng ta.

Chúng ta cấm sở hữu vũ khí, khi trong địa phận của công ty bao gồm cả trong phương tiện cá nhân (trừ khi được sự cho phép của luật pháp địa phương). Vũ khí bao gồm súng, dao, chất nổ, và bất kỳ thứ gì khác có khả năng gây hại.

29

MÔI TRƯƠNG, SỨC KHỎE, AN TOÀN VÀ BÊN VỮNG Chúng ta duy trì môi trường làm việc an toàn và lành mạnh. Chúng ta theo dõi sự tiến bộ tại các cơ sở trong Đánh Giá Tuân Thủ Quyền Công Dân (CCR) của chúng ta. Chúng ta cam kết thực hiện các yêu cầu pháp lý áp dụng về môi trường và tiến hành các hoạt động theo cách giảm thiểu mức tác động đến môi trường. Cam kết này áp dụng cho mọi hoạt động của chúng ta, không chỉ ở việc quản lý rác thải và khí thải của mình mà còn ở mọi thứ chúng ta làm. Điều này cũng bao gồm cả việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, tái chế và vận hành tất cả các cơ sở và văn phòng theo pháp luật và chính sách của chúng ta.

An toàn luôn là một ưu tiên hàng đầu. Thực hiện theo các quy trình phù hợp trong trường hợp hỏa hoạn hoặc khẩn cấp khác. Chúng ta cần phải biết cách sử dụng các công cụ và thiết bị của mình một cách an toàn và đúng cách. Không có thời hạn hoặc thương vụ nào đáng để gây nguy hiểm con người hoặc ảnh hưởng sự an toàn. Nếu bạn nhìn thấy một điều gì đó có khả năng trở thành một mối nguy hiểm, hãy lên tiếng. Mọi người đều có quyền ngừng làm việc để khắc phục một vấn đề an toàn. Hãy hiểu rõ và tuân thủ Trach Nhiệm Xã Hội và chính sách Môi Trương Bên Vững của Regal.

Nơi Làm Việc An Toàn tiếp theo

TÌNH HUÔNGĐã gần cuối ngày và có một đơn hàng cần phải được hoàn thành để kịp thời hạn của khách hàng. Nadine làm việc ở bộ phận gia công và đã làm việc vất vả suốt cả ngày dài để kịp thời hạn. Cô thấy một đồng nghiệp dựng vài sợi dây và băng đai lên để vô hiệu hóa bộ phận giữ an toàn trên máy khoan. Cô hỏi đồng nghiệp điều gì đang xảy ra và được trả lời, “Nghe này, tôi biết rõ cái máy này như lòng bàn tay và bộ phận giữ an toàn này thực sự làm chậm công việc của tôi. Chúng ta cần phải hoàn thành đơn hàng và tôi sẽ làm được nhanh hơn thế này.” Nadine nên làm gì?

KẾT QUẢĐồng nghiệp của Nadine phải để bộ phận giữ an toàn cần thiết ấy vào đúng lại vị trí trước khi tiếp tục làm việc. Không có gì (kể cả việc đáp ứng thời hạn hoặc lợi nhuận) đáng để gây nguy hiểm cho sự an toàn của bất cứ ai. Đôi khi, chúng ta có thể bị phân tâm bởi áp lực đạt mục tiêu của mình nhưng hy sinh sự an toàn và gia tăng khả năng xảy ra tai nạn không thể nào là phương thức đúng đắn để thực hiện công việc được. Nếu đồng nghiệp của cô ấy vẫn không bật bộ phận giữ an toàn, thì Nadine nên cảnh báo với quản lý của cô hoặc một ai đó ở Phòng Môi Trường, Sức Khỏe, An Toàn và Bền Vững (EHSS) ngay lập tức và ngừng làm việc cho đến khi vấn đề an toàn được khắc phục.

30

Mối Quan Hệ với Nhà Cung Cấp

Các nhà cung cấp là một bộ phận quan trọng trong việc kinh doanh của chúng ta và chúng ta dựa vào họ để cung cấp những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cho mình. Chúng ta hợp tác với các nhà cung cấp dựa trên giá trị và chất lượng của sản phẩm cũng như cam kết thực hiện việc kinh doanh đúng cách của họ. Để thành công, chúng ta cần phải hợp tác với các nhà cung cấp có cùng giá trị về Năng Lượng Dồi Dào và giao dịch kinh doanh có đạo đức với chúng ta. Sự mong đợi của chúng ta về chất lượng và giao dịch kinh doanh có đạo đức của nhà cung cấp được nêu chi tiết trong Hướng Dẫn Bảo Đảm Chât Lượng Nhà Cung Câp và các tài liệu khác trên website của công ty.

Chúng ta hợp tác với các nhà cung cấp tôn trọng quyền con người. Tất cả các nhà cung cấp của chúng ta phải duy trì môi trường làm việc an toàn và lành mạnh nơi mà nhân viên của họ được tôn trọng và đối xử bình đẳng. Chúng ta cũng yêu cầu các nhà cung cấp của mình tuân thủ Chính Sach Vê Khoang Sản Thuộc Khu Vực Xung Đột của công ty và các luật về hóa chất và các chất độc hại.

Đôi lúc, các nhà cung cấp cần phải xác minh rằng họ đang đáp ứng sự mong đợi của chúng ta. Các nhà cung cấp có thể chứng minh điều này bằng cách cung cấp cho chúng ta những tài liệu như giấy xác nhận, các chính sách và hướng dẫn; điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách viếng thăm cơ sở, thanh tra và kiểm toán. Tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức cao và có chương trình an ninh chuỗi cung ứng thích hợp là những điều bắt buộc để làm ăn với Regal. Chúng ta có thể yêu cầu các nhà cung cấp cải thiện hoặc, nếu chần thiết, chấm dứt mối quan hệ kinh doanh với các nhà cung cấp không tiến hành kinh doanh đúng như mong đợi của chúng ta.

Mối quan hệ của chúng ta với các nhà cung cấp dựa trên sự tin tưởng. Chúng ta cung cấp các thông tin bí mật và nhạy cảm cho các nhà cung cấp của mình (và ngược lại) và chúng ta hy vọng rằng các nhà cung cấp sẽ bảo vệ thông tin của chúng ta như chúng ta bảo vệ thông tin của họ.

31

Bảo Mật Dữ Liệu Cá NhânChúng ta phải tôn trọng các cá nhân và thông tin cá nhân của họ. Chúng ta cam kết một nơi làm việc nơi mà những thông tin cá nhân nhạy cảm được bảo vệ.

Trong quá trình kinh doanh, chúng ta thu thập và duy trì các thông tin cá nhân ví dụ tên, thông tin liên hệ và mã số nhận dạng cá nhân của các nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng. Những người tiết lộ các thông tin như vậy cho chúng ta cần làm điều đó với sự tin tưởng rằng chúng ta sẽ duy trì và sử dụng thông tin đó một cách có trách nhiệm cho các mục đích kinh doanh hợp pháp và tuân theo luật áp dụng về quyền riêng tư. Nhân viên và người đại diện của chúng ta phải xử lý thông tin cá nhân đó chỉ cho mục đích dự kiến của thông tin đó và trên cơ sở "cần-phải-biết".

Nhiều quốc gia có luật về việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân. Những luật này kiểm soát việc xử lý thông tin được người tiêu dùng cung cấp cũng như thông tin cá nhân của nhân viên và người đại diện của Regal. Chúng ta thu thập, sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân với sự bảo mật phù hợp và theo cách phù hợp với pháp luật của các quốc gia nơi chúng ta hoạt động kinh doanh. Các biện pháp bảo vệ thích hợp phải có sẵn để đảm bảo dữ liệu được kiểm soát đúng cách ví dụ như chuyển giao an toàn thông tin cá nhân.

Báo cho giám sát viên, trưởng nhóm hoặc người quản lý của bạn, Phòng Nhân Sự của công ty, Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực hoặc Phòng Pháp Chế nếu bạn biết hoặc nghi ngờ thông tin cá nhân đã bị tiết lộ không phù hợp hoặc sử dụng sai mục đích.

TÌNH HUÔNGTobias, làm việc ở Phòng Nhân Sự của Regal ở Wisconsin, đang tiến hành một dự án với các nhân viên Regal khác ở châu Âu, Trung Quốc và Mexico. Ông sắp đi nghỉ và cần có một vài thông tin khi ông không ở văn phòng. Ông có một tập tin chứa các thông tin về tên, địa chỉ, mã số nhận dạng cá nhân (ID) và tài khoản ngân hàng của các nhân viên Regal tham gia vào dự án mà ông cần. Ông gửi tập tin này đến tài khoản email cá nhân của ông (không phải của công ty) do đó ông có thể truy cập được các thông tin này. Ông ấy làm điều đó có đúng không?

KẾT QUẢĐây không phải là một việc làm đúng. Khi chúng ta gửi thông tin đến địa chỉ email nằm ngoài mạng lưới email của Regal, điều đó gia tăng khả năng là thông tin đó có thể bị người khác lấy cắp. Điều này có thể đặc biệt nguy hiểm khi dữ liệu được chia sẻ bao gồm thông tin cá nhân riêng tư. Tobias nên thông báo cho quản lý của ông và cán bộ công nghệ thông tin biết về hành động của mình do đó các biện pháp thích hợp có thể được thực hiện nhằm tối đa hóa cơ hội dữ liệu còn an toàn và an ninh trong tương lai.

32

HIỆU QUẢ LÀM VIỆCCác bên liên quan của chúng ta tin tưởng vào chúng ta trong việc thực thi, đáp ứng các cam kết và không ngừng cải thiện. Chúng ta lấy Tối Ưu Hóa Hệ Thống Vận Hành Trong Doanh Nghiệp (OE) làm trọng tâm nhằm đảm bảo sự điều chỉnh các mục tiêu doanh nghiệp của chúng ta với các nhóm làm việc, dẫn đến hiệu năng vượt trội.

Cách thức chúng ta tạo ra sản phẩm cũng quan trọng như bản thân sản phẩm mà chúng ta tạo ra. Chúng ta được các bên liên quan, các nhà đầu tư, khách hàng và cộng đồng ủy thác việc đáp ứng các nghĩa vụ chúng ta một cách có đạo đức và trách nhiệm. Chúng ta luôn luôn đổi mới và tư duy những phương thức mới mẻ và thú vị để đáp ứng các nhu cầu của một thế giới đầy biến động. Regal được tạo nên bởi những người làm việc tận tụy và có đạo đức và điều này được thể hiện trong Hiệu Quả Làm Việc của chúng ta. Vào cuối ngày, cách chúng ta làm việc sẽ là cách mà người khác nhớ đến chúng ta.

33

34

An Toàn và Chất Lượng Sản Phẩm

Mục đích kinh doanh của chúng ta là "Chúng ta biến sức mạnh thành hành động để giúp thế giới phát triển hơn." Chúng ta làm được điều này bằng cách mang lại hiệu quả làm việc đẳng cấp thế giới cho các khách hàng của mình thông qua sự đổi mới, chất lượng, phân phối, sự đáp ứng và chi phí. Sản phẩm của chúng ta cần phải có chất lượng cao nhất có thể và an toàn để sử dụng để đạt được mục đích của sản phẩm. Chúng ta cùng chịu trách nhiệm về việc sử dụng các nguồn lực sẵn có của Regal để cải thiện độ tin cậy và an toàn của các sản phẩm của chúng ta.

Chúng ta nhận thức được sự khác biệt giữa việc hoạt động hiệu quả và làm ăn chụp giật để thực hiện công việc. Chúng ta có sẵn hệ thống kiểm soát chất lượng và các tiêu chuẩn sản xuất nghiêm ngặt để bảo đảm rằng mọi sản phẩm của chúng ta đáp ứng các yêu cầu pháp lý, quản lý và của khách hàng. Tạo ra sản phẩm tốt nhất có thể một cách đạo đức và an toàn sẽ đảm bảo thành công lâu dài của chúng ta. Hãy tham khảo Trang Chủ Mang Nội Bộ vê Chât Lượng để biết thêm thông tin về việc tạo ra các sản phẩm có chất lượng.

Chúng ta tạo ra các sản phẩm hoạt động tốt và an toàn khi được sử dụng đúng mục đích. Chúng ta có sẵn nhiều tiêu chuẩn và thử nghiệm để bảo đảm rằng các sản phẩm mà chúng ta bán ra đều phù hợp với tất cả các tiêu chuẩn về an toàn sản phẩm. Nếu chúng ta biết được bất kỳ vấn đề về an toàn nào đối với các sản phẩm của mình, chúng ta cần phải xem xét và giải quyết những quan ngại đó.

Khi chúng ta phát minh ra một sản phẩm mới, chúng ta cần phải làm theo Qua Trình Phat Triên Sản Phẩm Mới của công ty. Quá trình này được xây dựng để đảm bảo rằng các sản phẩm của chúng ta sẽ được thiết kế và sản xuất để đáp ứng hoặc vượt quá các tiêu chuẩn quy định chất lượng thích hợp về quản lý sức khỏe và sự an toàn. Hãy tham khảo Trang mang nội bộ vê công nghệ để tìm người thích hợp để liên lạc nếu có phát sinh bất kỳ thắc mắc hoặc quan ngại nào về chất lượng và an toàn sản phẩm.

35

Cạnh Tranh Công BằngChúng ta chỉ thu hút khách hàng thông qua chất lượng và giá trị tổng thể của sản phẩm và dịch vụ của chúng ta. Chúng ta không giành khách hàng bằng việc tạo ra bất lợi không công bằng cho các đối thủ cạnh tranh của chúng ta. Điều quan trọng là chúng ta phải tránh thậm chí cả hình thức bên ngoài của hành vi không phù hợp khi cạnh tranh trên thị trường.

Luật cạnh tranh (còn được gọi là luật chống độc quyền ở một số nước) thúc đẩy cạnh tranh công bằng và trung thực và bảo vệ các nhà cung cấp và khách hàng khỏi những thông lệ có thể hạn chế sự cạnh tranh. Việc vi phạm các luật này có thể dẫn đến thiệt hại tiềm ẩn và phạt tiền đối với công ty và các khoản tiền phạt lớn và phạt tù đối với những người tham gia.

Những luật này phức tạp, có thể áp dụng toàn cầu, và cũng có thể áp dụng theo cách khác nhau trong các hoàn cảnh khác nhau. Chúng ta tuân thủ tất cả các luật cạnh tranh áp dụng. Điều quan trọng là phải hỏi ý kiến của Phòng Pháp Chế trước khi tham gia thảo luận hay thỏa thuận với một đối thủ cạnh tranh, trước khi bổ nhiệm hoặc chấm dứt với đối tác kinh doanh (bao gồm các nhà phân phối) trước khi thực hiện thay đổi giá cả hoặc các quy trình thay đổi giá cả.

Chúng ta không thực hiện bất kỳ thỏa thuận hay dàn xếp nào, dù chính thức hoặc không chính thức, với đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp hoặc với bất cứ ai khác với mục đích hạn chế hoặc giảm sự cạnh tranh. Chúng ta đơn phương, tự mình xác định giá và các điều khoản bán hàng cho các sản phẩm và dịch vụ của chúng ta. Chúng ta không “ấn định giá” và chúng ta tránh các thỏa thuận - bằng văn bản hoặc bất thành văn bản, chính thức hoặc không chính thức - với các đối thủ cạnh tranh về giá cả.

Không ấn định giá có nghĩa là giá cả của chúng ta phải được thống nhất độc lập. Nghiêm cấm thỏa thuận với đối thủ cạnh tranh về giá cả. Lệnh cấm này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các thỏa thuận giảm giá, tăng giá, đặt ra giá sàn hoặc giá trần, hay thiết lập công thức tính giá.

Chúng ta không phân bổ vùng lãnh thổ, các dòng sản phẩm hoặc khách hàng với các đối thủ cạnh tranh và không tham gia vào bất cứ thỏa thuận nào cho phép những hoạt động này. Những hình thức thỏa thuận này bị nghiêm cấm.

36

Chỉ được phép liên lạc với đối thủ cạnh tranh trong những tình huống hạn chế và phải được phê duyệt trước. Chỉ được gặp gỡ với người đại diện của đối thủ cạnh tranh (bên ngoài các cuộc gặp hiệp hội thương mại hoặc nghề nghiệp) sau khi đã hỏi ý kiến của Phòng Pháp Chế. Mặc dù thỉnh thoảng chúng ta phải gặp gỡ các nhà cung cấp hoặc khách hàng cũng là đối thủ cạnh tranh, bạn phải báo cáo tình huống nơi bạn gặp gỡ các nhà cung cấp hoặc khách hàng cũng là đối thủ cạnh tranh khi cuộc thảo luận nằm ngoài phạm vi quan hệ nhà cung cấp hoặc quan hệ khách hàng. Nếu đối thủ cạnh tranh cố gắng bắt liên lạc về các chủ đề chống cạnh tranh, bạn phải ngừng việc liên lạc đó ngay lập tức và nói với đối thủ cạnh tranh rằng chính sách của chúng ta cấm bạn không được thảo luận như vậy. Nếu những chủ đề này phát sinh trong một cuộc họp hay bối cảnh khác và cuộc thảo luận không được dừng ngay lập tức, bạn cần phải rời khỏi cuộc họp. Sau đó, hãy báo cáo ngay vụ việc cho Phòng Pháp Chế.

Việc tham gia vào hay trở thành thành viên của các hiệp hội thương mại và chuyên môn thường bao gồm việc giao tiếp giữa các đối thủ cạnh tranh. Khi bạn tham gia vào các hiệp hội thương mại và chuyên môn, cần đặc biệt chú ý đến chính sách của chúng ta về luật chống độc quyền và tránh thảo luận các đề tài nhạy cảm về cạnh tranh.

Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm và dịch vụ cạnh tranh là yếu tố cần thiết và thông thường trong kinh doanh. Tuy nhiên, trong khi thu thập thông tin như vậy, chúng ta sẽ không sử dụng các biện pháp sai trái như là ăn cắp hay lừa dối.

TÌNH HUÔNGTrong một cuộc hội thảo ở Hồng Kông, Francis - một người bán máy biến tần - gặp gỡ các khách hàng, đối tác kinh doanh và các chuyên gia trong ngành chúng ta. Francis được một giám đốc bán hàng của một trong những đối thủ cạnh tranh của Regal tiếp cận. Ban đầu, cuộc trò chuyện xoay quanh chủ đề cuộc hội thảo và thời tiết. Sau đó người giám đốc bán hàng nói, “Giữa các anh và chúng tôi, chúng ta đều đang lãng phí thời gian và tiền bạc ở Brazil. Tôi sẽ nói với anh điều này, nếu Regal muốn độc chiếm Brazil, điều đó cũng được nhưng hãy tránh xa Ấn Độ. Cách này sẽ khiến cho chúng ta kiếm được nhiều tiền hơn, hãy suy nghĩ về việc này.” Sau đó ông ta bỏ đi. Francis nên làm gì?

KẾT QUẢFrancis cần phải thông báo cho Phòng Pháp chế về cuộc trò chuyện này. Mặc dù điều này có vẻ như là một lời nhận xét chân tình, chúng ta cũng cần phải lập hồ sơ về hành động này nhằm bảo vệ Regal. Người giám đốc bán hàng của đối thủ cạnh tranh đã cố gắng để lôi kéo hoạt động chống cạnh tranh - điều đó sẽ làm tổn thương khách hàng của chúng ta và làm hại đến sự thành công lâu dài của Regal.

Cạnh Tranh Công Bằng tiếp theo

37

Làm Việc với Chính PhủChúng ta làm việc với nhiều công ty tư nhân và công ty nhà nước, bao gồm chính quyền thành phố, tỉnh, bang và nhà nước và các doanh nghiệp thuộc sở hữu chính phủ (đôi lúc còn được gọi “thuộc sở hữu nhà nước”). Chúng ta thường xuyên làm việc với các cơ quan quản lý và quan chức chính phủ liên quan đến các hoạt động kinh doanh phi chính phủ của chúng ta.

Khi ký hợp đồng với chính phủ, một số quy tắc riêng và đặc biệt thường áp dụng cho việc tính toán chi phí, định giá, báo cáo, thông số kỹ thuật sản phẩm và cách thức chúng ta tuân thủ các yêu cầu của họ. Điều thiết yếu là chúng ta xem xét đầy đủ và hiểu rõ được các yêu cầu áp dụng của chính phủ, đặc biệt là đối với Chính Phủ Hoa Kỳ hoặc các cơ quan của Chính Phủ Hoa Kỳ, trước khi nộp đề xuất hoặc chấp nhận hợp đồng. Chúng ta chỉ được tham gia vào thỏa thuận có các yêu cầu mà chúng ta không thể đáp ứng đầy đủ. Bất kỳ đề xuất nào để bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho một cơ quan chính phủ, đơn vị quân đội, chi nhánh của chính phủ, bất cứ thực thể nào thuộc sở hữu thậm chí chỉ sở hữu một phần bởi bất kỳ loại hình chính phủ nào, kể cả việc bán cho khách hàng hoặc nhà thầu phi chính phủ để sau đó bán lại cho cơ quan chính phủ, đều cần phải được Phòng Pháp Chế xem xét và phê duyệt trước. Mọi thông tin liên lạc của công ty với quan chức chính phủ đều phải trung thực, chính xác và đầy đủ

Chúng ta cam kết tuân theo các quy tắc của chính phủ để cạnh tranh công bằng. Chúng ta tôn trọng các hạn chế áp dụng cho nhân viên chính phủ, như các hạn chế liên quan đến quà tặng và việc làm cho các cựu quan chức chính phủ.

Bất kỳ hoạt động nào liên quan đến các quan chức chính phủ và những thay đổi của pháp luật và các quy định ảnh hưởng đến công ty (chẳng hạn như vận động hành lang) cần phải có sự phê duyệt trước của Phòng Pháp Chế. Hoạt động như vậy có thể cần đến việc đăng ký trước hoặc báo cáo theo luật vận động hành lang hay các luật khác.

38

Chương Trình Chống Tham NhũngCái lợi trước mắt không đáng để phá hỏng danh tiếng hoặc sự thành công lâu dài của chúng ta. Chúng ta chống lại tham nhũng và hối lộ dưới mọi hình thức và không dung túng điều đó trong doanh nghiệp hoặc từ các đối tác kinh doanh của chúng ta. Luật chống tham nhũng được áp dụng ở khắp nơi trên thế giới. Các luật này, bao gồm như Đạo Luật Chống Tham Nhũng Ở Nước Ngoài của Hoa Kỳ (FCPA) và Đạo Luật Chống Hối Lộ của Anh, cấm các công ty không được trao bất kỳ thứ gì có giá trị để nhận được, giữ lại hay gây ảnh hưởng đến quyết định hay hành động.

Chúng ta không tham gia vào hoạt động hối lộ hay tham nhũng để đạt được hay duy trì một lợi thế kinh doanh không đúng đắn. Một khoản hối lộ có thể là bất cứ thứ gì có giá trị (bao gồm biệt đãi và các khoản vô hình khác) nhằm mục đích tác động sai trái đến quyết định kinh doanh. Chúng ta không cho phép người khác đưa hối lộ thay cho chúng ta. Chúng ta cần phải giám sát kỹ hành động của các đối tác kinh doanh và đại lý của chúng ta, bởi vì hành động của các cá nhân đại diện cho Regal có thể có tác động trực tiếp đến Regal. Một số luật không phân biệt giữa nhân viên Regal và các đối tác kinh doanh hành động thay mặt chúng ta nếu xảy ra hành vi sai trái.

Có thể có trường hợp một viên chức chính phủ đòi hỏi một khoản tiền mặt nhỏ để tạo điều kiện hoặc đẩy nhanh hoặc hoàn tất một trách vụ làm theo lệ thường chẳng hạn như thiết lập một đường dây điện thoại hoặc cấp giấy phép. Chúng ta không thực hiện hoặc thanh toán loại chi phí này - đôi lúc được gọi là "chi phí bôi trơn". Có thể có những trường hợp rất hạn chế và đặc biệt mà chúng ta buộc phải chi trả một khoản chẳng đặng đừng. Nếu chúng ta phải đối mặt với một tình huống đe dọa đến tính mạng hoặc gây tổn hại nghiêm trọng cho bản thân hoặc tài sản của chúng ta, thì có thể cần phải chi ra một khoản tiền, tuy nhiên nếu bạn phải đối mặt với những tình huống này, hãy liên lạc với Phòng Pháp Chế càng sớm càng tốt.

Một vấn đề then chốt liên quan đến hối lộ và tham nhũng là quà tặng và giải trí được trao cho các viên chức chính phủ và ghi chép chính xác các giao dịch. Đối với các định nghĩa bổ sung, quy trình và thông tin chính sách, xem Chương Trình Chống Tham Nhung các văn bản trực tuyến và mục "Tặng và Nhận Quà và Mời Tiệc Chiêu Đãi" trong Quy Tắc này.

Nếu cảm thấy có điều gì không đúng đắn, đừng làm. Nếu bạn có thắc mắc, hãy trao đổi với quản lý của bạn hoặc một ai đó thuộc Phòng Pháp Chế trước khi hành động. Hãy hiểu rõ nghĩa vụ của bạn với tư cách là một nhân viên Regal được quy định trong Chương Trình Chống Tham Nhung.

TÌNH HUÔNGChúng ta đang mở một văn phòng mới ở Nam Mỹ và Eugene phụ trách việc xin giấy phép và phê duyệt cần thiết từ chính quyền địa phương. Anh đang làm việc với một viên chức chính phủ phụ trách các tiện ích, viên chức đó nói với anh rằng, “Tôi rất vui khi biết các anh muốn mở văn phòng nhưng anh cần phải biết thông lệ nơi đây. Các anh cần có một món quà để đền đáp lại thời gian và công sức của tôi đã làm giấy phép cho các anh. Nếu tôi không nhận được quà, các anh sẽ phải mất một thời gian lâu mới nhận được những gì các anh cần hoặc các anh sẽ không nhận được gì cả.” Eugene đang phân vân giữa việc để cho văn phòng mới được thành lập đúng thời hạn và tặng quà không đúng cách. Đây có phải là một khoản hối lộ không?

KẾT QUẢĐúng, đây là một khoản hối lộ và Eugene không được thực hiện. Mặc dù viên chức chính phủ nọ chỉ đơn thuần gọi đây là một “món quà” thì đó vẫn là một khoản hối lộ. Eugene nên báo cáo việc này cho quản lý của anh và cho Phòng Pháp Chế. Chúng ta không đưa hối lộ. Chúng ta sẽ tìm cách khác hợp pháp để được cấp phép. Eugene có được sự hỗ trợ của tất cả mọi người ở Regal để thực hiện công việc một cách đúng đắn.

39

Chương Trình Chống Tham Nhũng Đóng Góp và Hoạt Động Chính Trị

Chúng ta tuân thủ tất cả các luật quốc gia, tiểu bang và địa phương quản lý sự tham gia chúng ta vào các vấn đề chính trị, bao gồm cả những hạn chế về các khoản đóng góp cho các đảng phái, tổ chức chính trị, và các ứng viên cá nhân. Những người đại diện cho công ty tiếp xúc với các đảng phái, tổ chức, ứng viên chính trị hoặc viên chức chính phủ phải tuân thủ đầy đủ tất cả các luật và quy định áp dụng.

Chúng ta khuyến khích các giám đốc, cán bộ và nhân viên trở thành những cử tri có hiểu biết và tham gia vào tiến trình chính trị. Việc tham gia cá nhân vào tiến trình chính trị là quyết định cá nhân, hoàn toàn tự nguyện và là của riêng người đó. Tuy nhiên, việc đóng góp cho hoạt động chính trị đôi khi lại là một cách để đưa hối lộ cho các thành viên chính phủ. Chúng ta phải thận trọng để tránh ngay cả hình thức bề ngoài của việc hối lộ khi tham gia các hoạt động chính trị.

Những người lựa chọn tham gia vào tiến trình chính trị, dù là ủng hộ về thời gian hoặc tài chính, đều không được làm như vậy với vai trò người đại diện cho Regal. Chúng ta không được sử dụng thời gian, tiền bạc hoặc cơ sở vật chất của công ty để làm việc cho các hoạt động chính trị hoặc những người gây quỹ chính trị mà không có sự phê duyệt trước.

Các hạn chế này áp dụng cho hoạt động và các khoản thanh toán chính trị tại mọi quốc gia, trừ khi luật áp dụng cho phép các hoạt động như vậy. Tuy nhiên, kể cả trong trường hợp được phép theo luật, người lãnh đạo kinh doanh chịu trách nhiệm và Ban Pháp Chế vẫn phải phê duyệt trước bất kỳ hoạt động chính trị nào sẽ được tiến hành hoặc các khoản thanh toán sẽ được thực hiện trên danh nghĩa công ty.

TÌNH HUÔNGMike là người quản lý văn phòng tại Regal và gần đây đã tham gia chiến dịch của một chính trị gia địa phương vận động tái tranh cử. Anh cần gọi một số cuộc điện thoại và thiết kế một số tờ rơi cho chiến dịch nhưng không có thời gian. Để tiết kiệm thời gian, anh tận dụng những giờ đang làm việc tại Regal để gọi điện thoại cũng như sử dụng máy tính công ty để thiết kế tờ rơi. Điều này có đúng không?

KẾT QUẢKhông, điều này không đúng. Không được sử dụng các hệ thống, nguồn lực, trang thiết bị, thời gian và kinh phí của Regal cho các mục đích cá nhân hoặc chính trị mà không được phê duyệt trước.

40

Kiểm Soát Giao Dịch Quốc Tế

Thương mại quốc tế bao gồm việc di chuyển cảc sản phẩm vật lý như động cơ, máy phát điện và linh kiện cũng như thông tin chẳng hạn như phần mềm và bí quyết kỹ thuật. Luật pháp ở nhiều quốc gia cấm hoặc hạn chế xuất khẩu một số mặt hàng, công nghệ, phần mềm, thông tin và những thứ khác. Hoạt động xuất khẩu có thể diễn ra thông qua việc gửi hàng, mang đồ qua biên giới, truyền điện tử (email, truy cập web, điện thoại, v.v...) hoặc nói chuyện cá nhân.

Luật pháp Hoa Kỳ cấm các công ty không được hoạt động kinh doanh với hoặc xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ cho các công dân, công ty và người đại diện của một số quốc gia. Luật cấm này cũng áp dụng cho các cá nhân và công ty có tên trên danh mục các bên bị hạn chế. Luật pháp cũng cấm các công ty của Hoa Kỳ không được hợp tác với các một số hoạt động tẩy chay của các quốc gia khác và đòi hỏi các công ty của Hoa Kỳ báo cáo yêu cầu hỗ trợ cho các hoạt động tẩy chay. Chúng ta cần phải biết thông tin đầy đủ về khách hàng của mình để chắc chắn rằng chúng ta đang làm việc với các cơ quan có uy tín mà chúng ta có thể bán hoặc xuất khẩu hàng hóa một cách hợp pháp.

Chúng ta phải biết khách hàng của mình khi làm ăn cả trong và ngoài nước. Khách hàng của chúng ta phải đưa ra câu trả lời rõ ràng về hoạt động, chủ sở hữu, địa điểm của họ và mục đích sử dụng cuối cùng của các sản phẩm của chúng ta trước khi chúng ta tham gia vào quá trình xuất khẩu. Chúng ta cần phải chắc chắn rằng khách hàng của chúng ta không tham gia vào các hành động khủng bố, sản xuất vũ khí bất hợp pháp hoặc có tên trên danh mục bị cấm vì hoạt động nguy hiểm và bất hợp pháp. Là một công ty dẫn đầu toàn cầu, chúng ta có thể chắc chắn rằng các sản phẩm mà chúng ta sản xuất không lọt vào tay kẻ xấu. Chúng ta làm được điều này nhờ vào việc biết rõ dây chuyền cung cấp và các khách hàng của chúng ta.

Nếu như bạn không biết chắc phải làm gì khi kinh doanh quốc tế, hãy hỏi Nhóm Tuân Thủ Giao Dịch Toàn Cầu (trade.compliance@regalbeloit.com) để được trợ giúp và hãy tham khảo Hướng Dẫn Xuât Nhập Khẩu. Tất cả các cơ quan và doanh nghiệp chúng ta, bất cứ nơi đâu đều có trách nhiệm bảo đảm rằng họ đang chấp hành các quy định, chính sách và quy trình của chúng ta.

Là một công ty hàng đầu toàn cầu với các hoạt động trên khắp thế giới, chúng ta cần phải biết rõ và tuân thủ luật pháp khi làm ăn xuyên biên giới quốc gia. Mọi quốc gia đều có các yêu cầu pháp lý cụ thể quản lý việc lưu thông hàng hóa qua biên giới của mình. Xuất khẩu là khi các sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin được chuyển ra khỏi nước. Nhập khẩu là khi các sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin được đưa vào một nước. Tùy thuộc vào loại giao dịch, chúng ta có thể chịu trách nhiệm đối với việc nhập khẩu, xuất khẩu hoặc cả hai.

Các nhân viên tham gia vào hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu phải:

• Có được ủy quyền thích hợp nếu áp dụng;

• Chứng minh tính đủ điều kiện của những người nhận sản phẩm mà công ty xuất khẩu;

• Thực hiện và cung cấp tài liệu cần thiết kịp thời, trung thực, chính xác và đầy đủ; và

• Giữ lại hồ sơ theo các yêu cầu áp dụng.

41

Phòng Chống Rửa Tiền và Tham Nhũng

Rửa tiền là hành động nỗ lực của các cá nhân hay tổ chức nhằm che giấu, hay làm ra vẻ hợp pháp cho tiền kiếm được từ hoạt động phạm tội, bao gồm khủng bố, buôn bán ma túy, hối lộ và gian lận. Họ có thể cố gắng che giấu các khoản tiền kiếm được một cách bất hợp pháp bằng cách sử dụng các khoản tiền đó để mua các sản phẩm như sản phẩm mà Regal bán.

Chúng ta cam kết tuân theo luật chống rửa tiền trên khắp thế giới. Ngăn chặn nạn rửa tiền là một bước quan trọng trong việc chống lại các hoạt động tội phạm nghiêm trọng. Điều thiết yếu là cần thực hiện các bước hợp lý để phát hiện và tránh được các mối quan hệ khách hàng tiềm ẩn có thể khiến chúng ta phải đối mặt với nguy cơ rửa tiền. Chúng ta sẽ chỉ hợp tác kinh doanh với các khách hàng tham gia vào hoạt động kinh doanh hợp pháp và những khách hàng sử dụng các khoản tiền kiếm được thông qua các nguồn hợp pháp.

Trước khi làm việc với bất cứ đại diện, nhà phân phối, đại lý của bên thứ ba hoặc đối tác kinh doanh khác có thể đại diện cho Regal trong bất kỳ cách nào, chúng ta phải thực hiện việc thẩm định xác đáng phù hợp và làm theo Chính Sach và Thủ Tuc vê Đối Tac Kinh Doanh, Thuê Tuyên & Thẩm Định Xac Đang.

• Các nỗ lực hay yêu cầu của khách hàng hay khách hàng tiềm năng để trả tiền mặt hay sử dụng lệnh chuyển tiền hoặc chi phiếu lữ hành;

• Các nỗ lực hay yêu cầu của khách hàng hay khách hàng tiềm năng để chi trả thông qua một bên thứ ba;

• Các yêu cầu của một nhà cung cấp để công ty thanh toán cho một bên thứ ba;

• Các đơn đặt hàng hay mua hàng của khách hàng không có liên quan đến việc kinh doanh thông thường của công ty;

• Các giao dịch dính dáng đến các địa điểm có liên quan tới khủng bố, buôn bán ma túy hoặc rửa tiền;

• Các nỗ lực nhằm cơ cấu việc kinh doanh theo hình thức né tránh các yêu cầu lưu giữ hồ sơ và báo cáo, như nhiều giao dịch tiền mặt thấp hơn khoản phải báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền hoặc có hai loại sổ sách mà thông tin ở sổ sách này so với sổ sách kia bị bỏ sót một cách cố ý;

• Các giao dịch phức tạp bất hợp lý;

• Khách hàng hoặc người đại diện của khách hàng cung cấp thông tin sai hoặc miễn cưỡng cung cấp đầy đủ thông tin xác định danh tính khách hàng; và

• Tiền hoa hồng, tiền thưởng, phí thành công các khoản thanh toán khác cao hơn mức bình thường.

Một số dạng hoạt động kinh doanh sẽ khiến chúng ta phải cân nhắc xem liệu Regal có đang bị lợi dụng để rửa tiền hay tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp khác hay không. Sau đây là một số ví dụ:

TÌNH HUÔNGMột khách hàng mới vừa hủy một đơn đặt hàng. Janice, kế toán trưởng của Regal, đang xử lý việc hoàn trả tiền. Khách hàng đã yêu cầu hoàn trả tiền dưới dạng séc chi trả trực tiếp cho giám đốc điều hành của công ty (ông John Smith); không phải chi trả cho cùng công ty (Công ty ABC) đã thanh toán đơn hàng lúc đầu. Janice nhận thấy điều này là bất thường. Cô ấy nên làm gì?

KẾT QUẢJanice đã đúng khi cảm thấy có điều sai trái ở đây. Đây có thể là một cách mà các công ty và cá nhân tham nhũng rửa tiền. Cô ấy nên thông báo cho người quản lý của mình và Phòng Pháp Chế về tình huống này trước khi thực hiện hoàn trả.

42

43

ĐƯƠNG DÂY CẢNH BÁO VÊ TÍNH CHÍNH TRỰC

Quốc Gia Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực

Úc 1-800-941-637

Bỉ 0800-793-44

Bra-xin 0-800-591-7018

Canada 1-800-245-2146

Trung Quốc 400-120-4932

Columbia 01800-710-2131

Phap 0805-089471

Đức 0800-180-0763

Guatemala 502-22786395

Hồng Kông 800-906-138

Ân Độ 000-800-100-4541

Israel 1-809-429368

Ý 800-789-764

Malaysia 1-800-817-738

Mexico 01-800-681-5346

Quốc Gia Đường Dây Cảnh Báo về Tính Chính Trực

Hà Lan 0-800-022-0944

New Zealand 0800-000132

Philipin 63-2-2312986

Rumani 0-808-360-158

Nga 8-800-100-6318

Singapore 800-852-3953

Slovakia 0-800-606-236

Nam Phi 0-800-983-462

Tây Ban Nha 900-809735

Thai Lan 001-800-852-6327

Cac Tiêu vương quốc Ả Rập Thống nhât

8000-3570-2858

Vương Quốc Anh 0-808-189-1308

Hoa Ky 1-800-245-2146

Venezuela 0-800-100-9045

SÔ ĐIỆN THOẠI ĐƯƠNG DÂY CẢNH BÁO VÊ TÍNH CHÍNH TRỰC:

Nếu bạn không thấy quốc gia của bạn được liệt kê, thì hãy kiểm tra các trang web quản trị doanh nghiệp. www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm

www.regalbeloitintegrity.com

integrity@regalbeloit.com

www.regalbeloit.com

Tài liệu này được kiểm soát và đã được phát hành ở dạng điện tử. Phiên bản được cập nhật mới nhất được đăng tải trên trang web Quản Trị Công Ty của Regal. Bản cứng có thể không cập nhật.

© Bản Quyền thuộc về Regal 2015 Tất cả mọi quyền được bảo vệ