JAMINAN MUTU DAN PENGENDALIAN MUTU PENGAMBILAN SAMPEL LINGKUNGAN

BALAI BESAR TEKNIK KESEHATAN LINGKUNGAN DAN PEMBERANTASAN PENYAKIT MENULAR JAKARTA

JAMINAN MUTU DAN PENGENDALIAN MUTU PENGAMBILAN SAMPEL LINGKUNGANJaminan mutu pengambilan sampel lingkungan adalahkeseluruhan kegiatan yang sistematik dan terencana yang diterapkan dalam pengambilan sampel lingkungan sehingga memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa data yang dihasilkan memenuhi suatu persyaratan mutu dan dapat diterima oleh pengguna.

Pengendalian mutu pengambilan sampel lingkungan adalah1) teknik operasional dan kegiatan yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. 2) suatu tahapan dalam prosedur yang dilakukan untuk mengevaluasi suatu aspek teknis pengambilan sampel. 3) dalam penerapannya, pengendalian mutu merupakan cara pengendalian, pemantauan, pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan bahwa sistem mutu pengambilan sampel berjalan dengan baik dan benar.

Melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu yang sistematik dan terencana maka tahapan dalam proses pengambilan sampel dapat dikendalikan, dipantau, dan diperiksa dengan cara:1) 2) 3) mengukur apa yang sedang terjadi; membandingkan terhadap apa yang seharusnya terjadi; dan melakukan suatu tindakan apabila ada berbedaan.

Komponen Jaminan Mutu1. Organisasi1) penanggung jawab pengambil sampel merupakan suatu kesatuan yang secara legal dapat dipertanggungjawabkan dalam struktur organisasi. 2) penempatan personil dalam struktur organisasi harus disesuaikan dengan kualifikasi dan pengalaman yang tepat. 3) seluruh personil yang terlibat dalam pengambilan sampel bebas dari pengaruh dan tekanan komersial, keuangan dan tekanan intern dan ekstern yang tidak patut yang dapat berpengaruh buruk terhadap mutu kerjanya. 4) manajemen dalam organisasi tersebut harus mempunyai kebijakan dan prosedur untuk menghindari keterlibatan dalam setiap kegiatan yang dapat mengurangi kepercayaan pada kompetensinya, ketidakberfihakannya, integritas pertimbangan dan operasionalnya sehingga mampu mengambil keputusan secara independen, jujur serta hasil yang dilaporkan akurat, jelas, tidak meragukan dan objektif. 5) Struktur organisasi yang ditetapkan harus menggambarkan hubungan antara manajemen mutu, kegiatan teknis dan jasa penunjang berkaitan dengan pengambilan sampel lingkungan. 6) Tanggung jawab, wewenang, uraian kerja dan hubungan timbal balik antar semua personil yang mengelola, melaksanakan atau memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu data hasil pengambilan sampel harus ditetapkan.

Komponen Jaminan Mutu2 Pelatihan1) semua personil yang terlibat dalam pengambilan sampel lingkungan harus mempunyai kompetensi yang memadai yaitu pendidikan yang tepat, pelatihan yang memadai, pengalaman yang sesuai dan/atau keterampilan yang ditunjukkan. 2) manajemen dalam suatu organisasi pengambilan sampel lingkungan harus mengidentifikasi dan merumuskan sasaran pendidikan, pelatihan, dan keterampilan bagi seluruh personil. 3) petugas pengambil sampel lingkungan dapat dipastikan mempunyai kualifikasi berdasarkan 4) pelatihan yang diperlukan untuk peningkatan pengambilan sampel lingkungan meliputi 3 hal utama, yaitu : a. Keterampilan : tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana, kapan, dan urutan tahapan yang benar termasuk tahapan mikro maupun makro dalam pengambilan sampel lingkungan; b. Pengetahuan: tentang apa yang harus diketahui atau informasi penting yang dibutuhkan untuk melakukan tugas pengambilan sampel lingkungan serta informasi untuk memberikan pengertian yang lebih baik dan penyelesain permasalahan yang timbul; c. Perilaku : yang meliputi perubahan kebiasaan atau kelakuan yang berasal dari pengertian dan pengetahuan sehingga meningkatkan kesadaran, motivasi maupun kerjasama dalam pengambilan sampel lingkungan.

Komponen Jaminan Mutu3. Dokumentasi pengambilan sampel lingkungan1) Prosedur pengambilan sampel lingkunganharus menguraikan teknik pengambilan sampel untuk parameter khusus pada matrik tertentu, penentuan lokasi dan titik pengambilan sampel yang representatif, frekuensi dan waktu pengambilan sampel, persyaratan personil pengambil sampel, peralatan yang digunakan, tipe wadah dan cara pengawetannya. Selain itu, prosedur tersebut harus juga menjelaskan tipe dan jumlah sampel yang harus diambil termasuk untuk keperluan pengendalian mutu. Sumber-sumber kesalahan misalnya terjadinya reaksi dengan wadah sampel, kontaminasi (lapangan, peralatan pengambilan sampel, wadah), ketidakstabilan secara kimia atau fisika, serta perubahan biologi, harus tertuang dalam prosedur pengambilan sampel yang ditetapkan. 2) Rekaman pengambilan sampel lingkungan setiap tahapan proses pengambilan sampel harus direkam yang mencakup prosedur pengambilan sampel, identifikasi pengambilan sampel, kondisi lingkungan dan diagram atau bentuk yang ekivalen lainnya yang diperlukan untuk mengidentifikasi lokasi pengambilan sampel serta statistik yang menjadi dasar dari prosedur pengambilan sampel. Semua rekaman data lapangan harus dicatat dan diselesaikan sebelum meninggalkan lokasi pengambilan sampel.

Komponen Jaminan Mutu4. Pemeliharaan dan kalibrasi peralatan lapangan1) harus mampu menghasilkan akurasi yang diperlukan serta harus sesuai dengan spesifikasi yang relevan dengan pengambilan sampel lingkungan yang dimaksud. 2) Sebelum digunakan, peralatan harus dikalibrasi atau dicek untuk menetapkan peralatan tersebut memenuhi persyaratan spesifikasi standar yang relevan. 3) pemeliharaan peralatan pengambilan sampel dapat digolongkan menjadi : a. Pencegahan Pencegahan bertujuan untuk menghindari dari kerusakan peralatan, karena itu pencegahan harus dilaksanakan secara sistematis dan terencana. Adapun pelaksanaannya dapat meliputi pemeriksaan spesifikasi, kalibrasi, verifikasi, kebersihan dan lain sebagainya. b. Perbaikan Perbaikan dilakukan apabila ada kerusakan terhadap peralatan. Siapapun yang melaksanakan, perbaikan peralatan harus dilaksanakan oleh personil yang "qualified"

Komponen Jaminan Mutu5. Pengendalian mutu1) pendekatan a hazard analysis yaitu merupakan cara identifikasi sumbersumber penyebab yang memungkinkan timbulnya bahaya pada setiap tahapan yang relevan pada pengambilan sampel lingkungan dan kemungkinan pengendaliannya sehingga dapat mencegah terulangnya kembali. Setelah didapatkan cara pengendalian yang sangat baik untuk dapat diterapkan dengan didasarkan pada efektifitas dan efisiensi sumber daya, maka pengendalian tersebut harus diterapkan serta didokumentasikan dan dilakukan pelatihan terhadap personil terkait. 2) pengendalian mutu lapangan yang diperlukan dalam pengambilan sampel lingkungan yaitu: a. Blanko lapangan (field blank) Digunakan untuk memberikan informasi tentang keberadaan kontaminan selama proses pengambilan sampel, penggunaan peralatan lapangan, bahan pengawet, atau transportasi ke laboratorium. Dalam penerapannya frekuensi yang direkomendasikan untuk penggunaan blanko lapangan adalah 5% atau 1 per kegiatan pengambilan sampel lingkungan.

Komponen Jaminan MutuBlanko lapangan meliputi, antara lain: i. Blanko matrik (matrix blank atau field blank) adalah media bebas analit yang mempunyai matrik hampir sama dengan sampel yang akan diambil. Blanko matrik dipaparkan pada lingkungan di lokasi pengambilan sampel untuk mengetahui kontaminasi selama proses pengambilan sampel secara keseluruhan. ii. Blanko media (sampling media blank) digunakan untuk mendeteksi kontaminasi berkaitan dengan media yang digunakan untuk pengambilan sampel di lapangan, misalnya peralatan pengambilan sampel, wadah sampel, penyaring atau filter. a) Blanko peralatan (equipment blank atau rinsate blank) adalah media bebas analit yang dilewatkan pada peralatan pengambil sampel sesaat akan dilakukan pengambilan sampel di lapangan. b) Blanko wadah sampel (container blank) bertujuan untuk mendeteksi ada-tidaknya kontaminasi yang berasal dari wadah sampel yang akan digunakan dalam pengambilan sampel c) Blanko penyaring (filter blank) iii Blanko perjalanan (trip blank or transport blank) digunakan untuk mengukur kontaminasi yang mungkin terjadi selama pengumpulan sampel di lapangan dan transportasi dari lokasi pengambilan sampel ke laboratorium.

Komponen Jaminan Mutub. Sampel kontrol (Control sample atau site blank atau background sample atau matrix sample)adalah sampel yang mempunyai media hampir sama dengan matrik sampel yang diuji yang diambil pada waktu bersamaan dengan pengambilan sampel di dekat lokasi dimana pengambilan sampel dilakukan. Lokasi pengambilan sampel kontrol tersebut harus pada area yang diperkirakan tidak terkontaminasi sehingga dapat digunakan sebagai base line.

c. Sampel terbelah (Split samples)digunakan untuk pengecekkan kinerja analitik khusunya penentuan presisi

d. Sampel duplikat lapangan (Field duplicate sample)digunakan untuk pengecekkan presisi secara keseluruhan proses pengambilan sampel dan analisis di laboratorium. Sampel duplikat merupakan sampel independen yang diambil pada waktu yang hampir sama dari titik pengambilan sampel yang sama.

Komponen Jaminan Mutu6. Audit pengambilan sampel suatu proses untuk memantau penerapan terhadap sistem mutu pengambilan sampel dengan melakukan penilaian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan serta apakah pengaturan-pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan Tujuan audit pengambilan sampel1) ketidaksesuaian yang kadang-kadang muncul dalam penerapan sistem mutu pengambilan sampel dapat diidentifikasi sedini mungkin dan dilakukan tindakan korektif seefektif serta seefisien mungkin sehingga dapat memulihkan kesesuaian antara sistem mutu yang telah ditetapkan dengan penerapannya; 2) memberikan reaksi atas berbagai problem sistem mutu yang terjadi melalui identifikasi akar penyebab masalah sekaligus mengidentifikasi tindakan korektif yang diperlukan untuk mencegah terulangnya kembali problem sistem mutu tersebut; 3) merupakan cara yang efektif untuk mengidentifikasi kesempatan peningkatan sistem mutu dengan menghindari : a. penyimpangan atau ketidaksesuaian yang tidak perlu terjadi; b. persyaratan yang sudah tidak berlaku namun tetap diterapkan; c. kegiatan yang tidak efesien dan/atau tidak efektif; d. memberikan jaminan kepada manajemen bahwa sistem mutu yang sedang diterapkan tepat sesuai dengan yang ditetapkan.

Komponen Jaminan Mutu7. Asesmen data pengambilan sampel bertujuan untuk mengetahui apakah data hasil pengambilan sampel memenuhi kesesuaian kebutuhan pengguna data serta persyaratan jaminan mutu dan pengendalian mutu di lapangan. 1) Kelengkapan data pengambilan sampel Asesmen kelengkapan data pengambilan sampel dilakukan untuk meyakinkan bahwa kemamputelusuran rekaman telah diimplementasikan dengan baik dan benar. 2) Verifikasi data pengambilan sampel Verifikasi data pengambilan sampel adalah konfirmasi melalui pemeriksaan dan pengumpulan bukti-bukti objektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah dipenuhi. Verifikasi data merupakan proses evaluasi kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), kesesuaian (conformity) data dalam memenuhi metode, prosedur atau persyaratan kontrak. Konfirmasi dapat terdiri dari kegiatan seperti :a. melakukan perhitungan alternatif; b. pembandingan dengan hasil pengambilan sampel sebelumnya yang serupa; c. melakukan pengambilan sampel ulang; dan d. meninjau dokumen, rekaman dan/atau prosedur terkait.

Asesmen verifikasi data pengambilan sampel dilakukan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh mempunyai presisi dan representatif berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah yang berlaku. 3) Validasi data pengambilan sampel Validasi data pengambilan sampel adalah konfirmasi, melalui penyediaan buktif objektif, bahwa persyaratan bagi pemakaian atau aplikasi data dimaksud telah dipenuhi sesuai tujuan tertentu.

Komponen Jaminan Mutu8. Pelaporan hasil pengambilan sampel1) Setiap hasil pengambilan sampel yang dilakukan harus dilaporkan secara akurat, jelas, tidak menimbulkan keraguan dan objektif, serta sesuai dengan instruksi yang spesifik dalam metode pengambilan sampel. 2) Laporan harus mencakup semua informasi yang diminta oleh pelangggan dan diperlukan untuk interpretasi hasil pengambilan sampel serta semua informasi yang disyaratkan oleh metode yang digunakan 3) Apabila laporan berisi hasil pengambilan sampel yang dilakukan oleh subkontraktor, hasil tersebut harus diidentifikasi dengan jelas. 4) Format laporan pengambilan sampel harus didesain untuk mengakomodasikan setiap jenis pengambilan sampel yang dilaksanakan dan untuk meminimalkan kemungkinan salah pengertian atau salah penggunaan 5) Apabila pendapat dan interpretasi hasil pengambilan sampel dicantumkan dalam laporan pengambilan sampel maka harus mendokumentasikan dasar yang digunakan untuk membuat pendapat dan interpretasi tersebut yang meliputi antara lain:1. suatu pendapat terhadap pernyataan kesesuaian/ketidaksesuaian hasil pengambilan sampel dengan persyaratan; 2. pemenuhan persyaratan berdasarkan perjanjian atau kontrak; 3. rekomendasi tentang bagaimana menggunakan hasil pengambilan sampel;