KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PADA PERUM BULOG DIVISI REGIONAL

D.I.YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Moch. Reza Fahrurozi 08.02.7061

Agustinus Triharjono 08.02.7082

Heri Kristiantoro 08.02.7089

kepada

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOMYOGYAKARTA

2011

COMPUTERIZED INFORMATION SYSTEMS OFFICER PERUM BULOGON REGIONAL DIVISION

D. I. YOGYAKARTA

KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIANPADA PERUM BULOG DIVISI REGIONAL

D.I. YOGYAKARTA

Moch. Reza Fahrurozi

Agustinus Triharjono

Heri Kristiantoro

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The system is designed to establish a comprehensive personnel database and

comprehensive so that data can be utilized for the Regional Division in BULOG Jogja.

The system is designed with technology that requires a minimum of two main

applications that serves as a client that is a database application to process this dlaam

we use Visual Basic 6.0 as programming language and application of DBMS (Database

Management System) in this case we are using SQL Server 2000 .

In this mini site we will perform the data collection process employee data to

produce outputs which areas follows:

1. Processing of employee data, class, position, section, transfer, promotion, and

demotion.

2. Making reports employee data, report data section, the report mutation data,

report data promotion and demotion of data reports.

Keywords: SQL Server 2000, DBMS, Visual Basic 6.0

1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat

dan maju, maka berpengaruh pula pada cara dan pola kerja seseorang. Informasi yang

tepat guna dan akurat sangat dibutuhkan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Dalam hal ini adalah sistem informasi kepegawaian.

Komputer adalah salah satu teknologi yang digunakan untuk pengolahan data dalam

jumlah besar. Dalam hal ini maka dibuatlah sistem informasi kepegawaian. Sistem

informasi kepegawaian merupakan sistem yang menggunakan media komputer sebagai

alat untuk menghasilkan sebuah informasi yang lebih baik sehingga dapat memberikan

manfaat yang nyata bagi para pemakainya. Tidak menutup kemungkinan dalam hal

pengolahan data pegawai, komputer dapat memberikan informasi untuk menentukan baik

tidaknya kinerja seseorang selama bekerja pada sebuah perusahaan, apakah layak

untuk naik jabatan atau tidak. Selain itu, juga dapat dilakukan proses mutasi karyawan

atau pemindahan sehingga memudahkan para pemakai bila ada mutasi yang dilakukan

oleh perusahaan.

Para pegawai yang bekerja pada sebuah instansi tentunya tidak hanya mencari

nafkah untuk mencukupi kebutuhan keluarga tetapi para pegawai dapat menyatakan diri

dan menyanggupi diri sesuai dengan aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan

sesuai dengan bidang kerjanya, dengan demikian pengolahan data pegawai dapat

meningkatkan potensi kerja yang lebih baik.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem2.1.1 Pengertian SistemSuatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang

bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Dari beberapa pengertian mengenai sistem yang diberikan dapat dikelompokkan

ke dalam dua kelompok. Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam

sistem Elemen-elemen atau komponen-komponen atau bagian-bagian dari suatu sistem

dapat berupa subsistem. Kelompok yang kedua lebih menekankan pada prosedur. Dari

banyak pengertian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan

keumpulan prosedur kegiatan untuk menghasilkan tujuan yang hendak dicapai secara

bersama-sama.

2.1.2 Karakteristik SistemSistem dikatakan baik menurut Jogiyanto (1990), apabila mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (component)

2. Batasan Sistem (boundary)

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

4. Penghubung Sistem (Interface)

5. Masukan Sistem (Input)

6. Keluaran Sistem (Output)

7. Pengolahan sistem (Proses)

8. Sasaran sistem (Goal)

2.2 Konsep Dasar Informasi dan Sistem Informasi2.2.1 Pengertian InformasiInformasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang

mendapatkan informasi akan menjadi kerdil dan akhirnya akan berakhir.

2.2.2 Kualitas informasiAdapun kualitas informasi dari sistem informasi ditentukan oleh karakteristik

sebagai berikut:

1. Akurat

2. Tepat Pada Waktunya

3. Relevan

2.2.3 Nilai InformasiJogiyanto (2000: 11) mengemukakan bahwa nilai informasi ditentukan dari dua

hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih

efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.2.4 Pengertian Sistem InformasiSistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang

dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk

organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

2.2.5 Sifat Sistem Informasi1. Pemrosesan informasi yang efektif.

2. Manajemen informasi yang efektif,

3. Keluwesan sistem informasi

4. Kepuasan pemakai

2.2.6 Komponen Sistem InformasiSistem Informasi memiliki enam buah komponen atau disebut juga dengan blok

bangunan (building block), yaitu:

1. Blok Masukan (Input Block)

2. Blok Model (Model Block)

3. Blok Keluaran (Output Block)

4. Blok Teknologi (Technology Block)

5. Blok Basis Data (Database Block)

6. Blok Kendali (Controls Block)

2.2.7 Perangkat Sistem InformasiAdapun perangkat sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Hardware

2. Software

3. Data

4. Prosedur

5. Manusia

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang sudah

terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Data PegawaiSistem informasi pegawai dapat diartikan mempersiapkan data pegawai agar

dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak

manajemen atau pihak lain yang memerlukan sistem pengolahan data pegawai

merupakan bagian dari sistem informasi pegawai yang berfungsi memecahkan

permasalahan-permasalahan pengolahan data pegawai.

2.5 Flowchart SistemFlowchart sistem adalah representasi grafik dari sistem informasi, proses-proses,

aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran, aliran-aliran data fisik, dan

kegiatan-kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi.

2.6 Data Flow Diagram (DFD)

2.6.1 Pengertian Data Flow Diagram (DFD)Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan

profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses

fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual

maupun komputerisasi.

2.6.2 Elemen-elemen DFDUntuk membaca suatu DFD kita harus memahami terlebih dahulu, elemen-elemen

yang menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu:

1. Proses

2. Data Flow

3. Data Store

4. External Entity

2.7 Teori Normalisasi2.7.1 Pengertian NormalisasiNormalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel yang

menunjukkan entity sekaligus relasinya. Melalui normalisasi, kita akan mendesain

database relasional menjadi suatu set data yang memenuhi criteria.

2.7.2 Proses NormalisasiAtribut-atribut yang masih terkumpul menjadi satu belum menunjukan normal,

sehingga harus dilakukan proses normalisasi. Proses Normalisasi bertujuan untuk

mendapatkan database yang optimal. Dalam normalisasi harus dicari bentuk normal dari

setiap file.

2.7.3 Keuntungan Normalisasi1. Meminimalisasi pengulangan informasi.

2. Memudahkan identifikasi entitas/objek.

2.8Sistem Perangkat Lunak2.8.1 Pengenalan Visual BasicVisual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat

aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan

pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.

2.8.2 Kemampuan Visual BasicKemampuan Visual Basic 6.0 antara lain

1. Data Access

2. Teknologi ActiveX

3. Internet

4. Finishing aplikasi

2.8.3 Komponen Pada Visual BasicKomponen-komponen yang sering dipakai diantaranya:

1. Modul Form (File berekstensi .FRM)

2. Modul Class (File Berekstensi .CLS).

3. Modul Standar (File berekstensi .BAS)

4. File Recourse(File berekstensi .RES)

5. OLE Custom Control dan Insertable Objects (File berekstensi .OCX)

6. VBX Custom Controls (File berekstensi .VBX)

2.8.4 Fasilitas Baru Visual Basic 6.01. Akses

2. Internet

3. Koleksi Kontrol

4. Pembuataan Komponen

5. Bahasa Pemrograman dan IDE

6. Kolesi Wizard

2.8.5 Cara Kerja Visual BasicVisual Basic berbasiskan Object Oriented Programming (OOP) dan

dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk

mengembangkannya. Visual Basic berorientasi pada object-object yang dipisah-pisah,

sehingga disebut pemograman Object Oriented Programming. Visual Basic juga bersifat

modular programming karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-

modul (object-object) yang terpisah-pisah.

2.8.6 Memanggil Program Visual BasicUntuk Memulai Visual Basic 6.0, ikuti langkah berikut ini:

1. Klik Strat-Programs-Microsoft Visual Basic 6.0, atau buka windows Explorer

untuk mencari file.exe. Visual Basic pada direktori instalasi, atau dobel klik

ikon Visual Basic pada shorcut(jika ada).

2. Pilih Standard EXE

3. Klik Open

2.8.7 IDE Visual Basic 6.0a. Form

b. ToolBox

c. Window Property

d. Project Explorer

e. Kode Editor (Code Editor)

f. Form Layout

g. Menubar dan Toolbar

2.9 Konsep Dasar Basis Data dan SQL Server 20002.9.1 Pengertian Basis DataBasis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta

dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak.

2.9.2 Elemen Basis Data

1. Entitas

2. Atribut

3. Data Value (Nilai Data)

4. File/Tabel

5. Record/Tuple

2.9.3 Database Management System (DBMS)Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan

sebagai perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu

komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam

menyediakan informasi bagi pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi

disebut dengan database sistem.

2.9.4 Tujuan Pemanfaatan Basis Data

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

3. Keakuratan ( Accuracy )

4. Ketersediaan (Availability)

5. Kelengkapan (Completeness)

6. Keamanan (Security)

7. Kebersamaan (Sharability)

2.9.5 Pengertian SQL Server 2000SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang

dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Client adalah setiap komponen

dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya dari komponen sistem

lainnya. Sedangkan server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan

atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.

2.2.6 Objek-objek Utama Pada SQL Server 20001 Data Transfofmation Service (DTS)

2 Tabel

3 Views

4 Diagram

5 Stored Procedure

6 Trigger

2.10 Crystal Reports 8.5Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan

dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic,

Visual C/C++, dan Visual Interdev.

3. Analisis

Penulis mencoba untuk merancang sebuah sistem pengolahan

kepegawaian yang awalnya bersifat sederhana ke sistem komputerisasi dan

membuat program aplikasi dari perancangan sistem yang dibuat guna

mempermudah proses pengolahan data pada Perum Bulog Divisi Regional

D.I.Yogyakarta. Beberapa masalah yang dihadapi pada instalasi ini adalah :

a. Pengolahan data karyawan yang masih manual.

b. Memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya.

c. Mencari data karyawan membutuhkan waktu yang lama.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka

penulis merancang suatu aplikasi untuk mempermudah melakukan pencatatan

data kepegawaian maupun sebagai sumber informasi tentang kepegawaian

sehingga pekerjaan akan lebih cepat dan efisien.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan4.1 Rancangan Sistem Yang DiusulkanRancangan Sistem dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran secara

umum kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Rancangan

sistem ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang

secara rinci. Perancangan secara rinci adalah pembuatan rancang bangun yang jelas

dan lengkap yang nantinya dapat digunakan pada pembuatan program aplikasi komputer

nantinya.

4.2 Sistem Perancangan Basis DataSistem perancangan basis data merupakan suatu tahapan kegiatan dimana

menyusun sebuah field-field menjadi seuah tabel dan database kemudian dilakukan

proses normalisasi.

4.3 Perancangan Sistem Secara Terperinci (Detailed Systems Design)Didalam perancangan sistem secara terperinci akan memberikan gambaran

tentang rancangan input dan output.

4.3.1 Rancangan InputDidalam tahapan rancangan input yang perlu dilakukan adalah mendesain

bentuk dari dokumen dasar yang akan digunakan sebagai tempat untuk memasukkan

data atau entry data.

4.3.2 Rancangan OutputDidalam rancangan output yang perlu dilakukan adalah mendesain bentuk akhir

dari sistem informasi yang dapat dilihat dengan printout. Secara internal laporan ini akan

digunakan sebagai dasar pengambilan sebuah keputusan didalam perusahaan tersebut.

4.4Implementasi Sistem4.4.1 Testing ProgramTujuan pelaksanaan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak

kesalahan dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melaksanakan

kegiatan studi kelayakan.

4.4.2 Langkah Instalasi AplikasiProses penginstalan sistem yang sudah dirancang yaitu Sistem Data

Kepegawaian pada BULOG Divisi Regional D.I. Yogyakarta, diantaranya mempersiapkan

komponen-komponen yang akan diinstal dengan memeriksa terlebih dahulu apakah

komputer tersebut mampu membuat aplikasi yang akan diinstal.

4.4.3 Tes SistemTujuan utama dari pengetesan sistem adalah untuk memastikan elemen atau

komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

Pengetesan perlu dilakukan untuk memberi kelemahan-kelemahan atau kesalahan-

kesalahan yang mungkin terjadi, termasuk adalah pengujian sistem yang baru.

4.4.5 Konversi SistemSetelah sistem sukses diujicoba maka persiapan untuk menempatkan sistem

baru bisa dimulai. Analisis sistem akan mengembangkan rencana konversi secara

lengkap.

4.4.6 Pemeliharaan SistemPemeliharaan sistem dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai.

Pemeliharaan sistem adalah sebuah operasi atau aktivitas yang harus dilakukan secara

berkala dengan tujuan untuk kebaikan sistem.

4.5 Manual ProgramManual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan

batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara

penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows.

5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian maka dapat disimpulkan bahwa dari sistem

kepegawaian pada BULOG Divisi Regional D.I. Yogyakarta, antara lain:

1. Kelebihan

Program yang kami buat bertujuan untuk mempermudah bagian SDM dalam

pencatatan data-data baik itu terdapat data pegawai, bagian, jabatan, golongan,

mutasi, demosi, promosi dan pembuatan laporan. BULOG Divisi Regional

Yogyakarta masih menggunakan cara lama dalam pengolahan data pegawai

yang memakan banyak waktu. Sekarang dengan adanya sistem data

kepegawaian maka informasi dapat cepat dan akurat.

2. Kelemahan

Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa

kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program,

output program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya

kami berharap dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna

untuk user.

5.2 SaranBerdasarkan hasil kesimpulan diatas, sebagai dasar pertimbangan bagi BULOG

Divisi Regional D.I. Yogyakarta dalam meningkatkan kinerja, penulis mencoba untuk

memberikan saran sebagai berikut:

1. Program aplikasi kepegawaian ini dapat dimanfaatkan dan digunakan secara

optimal untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

2. Sistem informasi pegawai yang dilakukan secara manual agar diperbaharui

dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.

3. Sistem informasi kepegawaian berbasis komputer yang penulis usulkan dapat

diterapkan dan dapat membantu dalam pengolahan data pegawai serta

menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam mengambil

keputusan.

Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Untuk peneliti berikutnya

supaya dapat lebih mengembangkan sistem yang penulis usulkan agar lebih

disempurnakan lagi. Semoga sistem yang diusulkan dapat membantu BULOG Divisi

Regional D.I. Yogyakarta.

DAFTAR PUSTAKA

Alexander Mangkulo, Hengky. 2004. Aplikasi Database Menggunakan ADO VB 6.0 dan

SQL Server 2000. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit

ANDI

Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemograman Basis Data Menggunakan Transac-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Kristanto, Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta:

Penerbit Gava Media

Martina, Ir.Inge. 2003. 36 Belajar Komputer SQL Server 2000. Jakarta : PT. Elex Media

Komputindo

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Penerbit ANDI

Tutang. 2003. Microsoft SQL Server 2000 Bagi Pemula. Jakarta : Datakom Lintas Buana