pt temas, tbk

V02.JUNE 2021

PT TEMAS, Tbk TEMAS BOOKING ONLINE USER GUIDE

Modul: Customer

of 52

Daftar Isi

Daftar Gambar ........................................................................................................................................ 3

1. Pendahuluan ................................................................................................................................... 5

2. Informasi Umum ............................................................................................................................. 5

3. Tinjauan System .............................................................................................................................. 6

4. Sub Modul ....................................................................................................................................... 7

4.1. Register New Customer ........................................................................................................... 7

4.2. Shipping Instruction Awal (SI Awal) ....................................................................................... 15

4.3. Pre Container Pass (Pre CP) ................................................................................................... 21

4.4. Surat Perintah Kerja (SPK) ..................................................................................................... 25

4.5. Receiving Card (RC) ................................................................................................................ 27

4.6. Stacking ................................................................................................................................. 29

4.7. Shipping Instruction (SI) ......................................................................................................... 32

4.8. Bill of Lading (BL) ................................................................................................................... 38

4.9. Invoice .................................................................................................................................... 39

4.10. Delivery Order/Surat Perintah Pengeluaran Barang (DO/SP2) ............................................. 43

4.11. Tracking ................................................................................................................................. 45

4.12. Booking List............................................................................................................................ 47

4.13. Add Subordinate .................................................................................................................... 48

5. Otorisasi Penggunaan System ....................................................................................................... 52

6. Informasi Kontak ........................................................................................................................... 52

7. Penerbit Buku ................................................................................................................................ 52

of 52

Daftar Gambar

Gambar 1 Halaman Utama Sistem TBO .................................................................................................. 7

Gambar 2 Email Validation ..................................................................................................................... 8

Gambar 3 Email Activation ..................................................................................................................... 8

Gambar 4 Formulir Registrasi ................................................................................................................. 9

Gambar 5 Formulir Upload Dokumen Legalitas (Kiri: Individu, Kanan: Perusahaan) ........................... 11

Gambar 6 Disclaimer Account Registration .......................................................................................... 13

Gambar 7 Login Page ............................................................................................................................ 14

Gambar 8 Search Schedule .................................................................................................................... 15

Gambar 9 Voyage Schedule .................................................................................................................. 16

Gambar 10 Booking Detail .................................................................................................................... 17

Gambar 11 Add Container .................................................................................................................... 18

Gambar 12 Booking Detail dengan Container List ................................................................................ 19

Gambar 13 Shipping Summary ............................................................................................................. 20

Gambar 14 SI Awal ................................................................................................................................ 20

Gambar 15 CP List ................................................................................................................................. 21

Gambar 16 Request Pre CP ................................................................................................................... 21

Gambar 17 Pop-up Konfirmasi Pre CP Request ..................................................................................... 22

Gambar 18 Pre CP Request Status - Processing .................................................................................... 22

Gambar 19 Notifikasi Pre CP ................................................................................................................. 23

Gambar 20 Pre CP Request Status – Generated ................................................................................... 23

Gambar 21 Print Pre CP ......................................................................................................................... 24

Gambar 22 Notifikasi SPK ..................................................................................................................... 25

Gambar 23 SPK Request ........................................................................................................................ 25

Gambar 24 Stuffing SPK List .................................................................................................................. 26

Gambar 25 Tampilan SPK Document .................................................................................................... 26

Gambar 26 RC Request List ................................................................................................................... 27

Gambar 27 RC Request Detail ............................................................................................................... 27

Gambar 28 RC Request Status – Generated .......................................................................................... 28

Gambar 29 RC Document ...................................................................................................................... 28

Gambar 30 Stacking List ........................................................................................................................ 29

Gambar 31 Stacking CY ......................................................................................................................... 30

Gambar 32 Final Loading ...................................................................................................................... 31

Gambar 33 Stacking Approved ............................................................................................................. 31

Gambar 34 Shipping Instruction ........................................................................................................... 32

Gambar 35 Shipping Instruction Creation Form.................................................................................... 33

Gambar 36 SI Form - Step 2 .................................................................................................................. 33

Gambar 37 SI Form - Step 3 .................................................................................................................. 34

Gambar 38 SI Summary......................................................................................................................... 36

Gambar 39 SI Created ........................................................................................................................... 37

Gambar 40 SI Details ............................................................................................................................. 37

Gambar 41 BL List ................................................................................................................................. 38

Gambar 42 Download BL ...................................................................................................................... 38

of 52

Gambar 43 Outstanding Invoice ........................................................................................................... 39

Gambar 44 Invoice Summary ................................................................................................................ 40

Gambar 45 Payment Instruction ........................................................................................................... 40

Gambar 46 Outstanding Invoice – Waiting ........................................................................................... 41

Gambar 47 Outstanding Invoice – Paid ................................................................................................ 42

Gambar 48 Outstanding Invoice – Expired ............................................................................................ 42

Gambar 49 DO/SP2 List ......................................................................................................................... 43

Gambar 50 Request DO/SP2 ................................................................................................................. 43

Gambar 51 DO/SP2 Generated ............................................................................................................. 44

Gambar 52 DO/SP2 Detail ..................................................................................................................... 44

Gambar 53 Tracking Container ............................................................................................................. 46

Gambar 54 Booking List ........................................................................................................................ 47

Gambar 55 Add New Subordinate ........................................................................................................ 48

Gambar 56 Formulir Add User .............................................................................................................. 49

Gambar 57 Subordinate List .................................................................................................................. 50

Gambar 58 Edit Subordinate List .......................................................................................................... 50

Gambar 59 Formulir Edit User .............................................................................................................. 50

Gambar 60 Delete Subordinate List ...................................................................................................... 51

Gambar 61 Konfirmasi Delete ............................................................................................................... 51

of 52

1. Pendahuluan

Menjadi pionir dalam industri pelayaran nasional, PT Temas,Tbk mengawali kegiatan

operasional pengangkutan peti kemas dengan menggunakan kapal sewaan. Namun

seiring perkembangan usahanya, PT Temas, Tbk terus berbenah diri, meningkatkan

kompetensi, memperbanyak armada serta memperluas jangkauan layanan. Hasilnya, PT

Temas, Tbk kini telah menjadi perusahaan terkemuka dalam industri pelayaran nasional

Indonesia yang mengusung armada kapal modern, serta memiliki sarana pelabuhan

tersendiri. Senantiasa berupaya tanggap terhadap dinamika perkembangan industri

pelayaran nasional, PT Temas, Tbk terus mengembangkan jenis dan jangkauan layanan

ke arah manajemen perkapalan, keagenan, bongkar muat dan pergudangan.

Temas Booking Online System dibangun oleh PT Cakravala Transformasi Digital

untuk memenuhi kebutuhan sistem pemesanan pengiriman peti kemas PT Temas, Tbk,

demi memudahkan proses pemesanan peti kemas sehingga dapat meningkatkan

kualitas pelayanan yang lebih baik untuk semua customer PT Temas, Tbk. Temas

Booking Online System dapat diakses melalui alamat website, [alamat website] dan

aplikasi mobile bernama [nama app] yang dapat diinstal di Play Store.

Buku Manual ini menggambarkan dan menjelaskan penggunaan Temas Booking

Online System sehingga diharapkan dapat membantu customer, staf dan karyawan PT

Temas, Tbk dalam mengoperasikan Temas Booking Online System dan meminimalisir

masalah yang biasa terjadi dan mempercepat proses kerja. Dengan menggunakan buku

manual ini, pengguna dapat lebih mudah mengikuti flow fitur yang disediakan Temas

Booking Online System secara terperinci. Tersedia tutorial berupa gambar untuk dapat

mudah dipahami.

2. Informasi Umum

Temas Booking Online System adalah sistem pemesanan pengiriman peti kemas

yang dibangun dan dikembangkan oleh PT Cakravala Transformasi Digital untuk

mendukung dan memfasilitasi sistem pengiriman peti kemas PT Temas, Tbk.

of 52

Sistem yang digunakan oleh Temas Booking Online System terdiri dari 2 (dua) modul

besar dimana masing – masing modul berisikan sub – sub modul yang saling

berhubungan satu dengan yang lain. Dan akses tiap – tiap modul tersebut hanya

diperuntukan untuk customer, staf atau karyawan dalam posisi dimana modul tersebut

dibutuhkan.

Adapun 2 (dua) Buku Manual tersebut adalah:

1. Customer Manual

2. Admin Manual

3. Tinjauan System

Buku Manual ini berisikan petunjuk – petunjuk penggunaan modul Customer. Modul

Customer diperuntukan untuk proses Booking Voyage, pembuatan dokumentasi –

dokumentasi yang diperlukan dalam pengiriman peti kemas, pembayaran serta

pelacakan status peti kemas tersebut.

Temas Booking Online System modul Customer terdiri dari sub – sub modul yang

dikemas dalam satu paket. Adapun sub – sub modul untuk modul Customer adalah

sebagai berikut:

a. Register New Customer

b. Shipping Instruction Awal (SI Awal)

c. Pre Container Pass (Pre CP)

d. Surat Perintah Kerja (SPK)

e. Receiving Card (RC)

f. Stacking

g. Shipping Instruction (SI)

h. Bill of Lading (BL)

i. Invoice

j. Delivery Order/Surat Perintah

Pengeluaran Barang (DO/SP2)

k. Tracking

l. Booking List

Setiap penggunaan sub – sub modul akan dijelaskan lebih detail dalam buku manual

Customer ini.

of 52

4. Sub Modul

4.1. Register New Customer

Sebelum memulai menggunakan fitur – fitur pada Temas Booking Online System, Anda

harus mendaftar sebagai Customer terlebih dahulu. Untuk melakukan pendaftaran

dengan mengikuti langkah – langkah berikut:

a. Pada halaman utama Temas Booking Online System, klik menu Register.

Gambar 1 Halaman Utama Sistem TBO

b. Anda akan masuk ke halaman Email Validation. Masukkan alamat email yang akan

Anda gunakan pada Temas Booking Online System, kemudian klik Send.

of 52

Gambar 2 Email Validation

c. Masukkan kode yang tertera pada email ke dalam formulir Email Activation,

kemudian klik Next.

Gambar 3 Email Activation

d. Anda akan dialihkan untuk pengisian formulir pendaftaran. Terdapat 2 (dua) jenis

formulir pendaftaran, yaitu pendaftaran sebagai Badan Usaha (Perusahaan) dan

pendaftaran sebagai Perseorangan (Individu). Yang membedakan adalah pada saat

proses upload dokumen legalitas.

System akan mengirimkan kode aktifasi ke email yang Anda daftarkan. Periksa

inbox email Anda.

of 52

Gambar 4 Formulir Registrasi

Business Enterprise/Personal: Pada kolom ini Anda dapat memilih apakah Anda

mendaftar sebagai Badan Usaha atau sebagai Individu dengan memilih pilihan

Business Enterprise untuk Badan Usaha atau Personal untuk Individu.

Customer Name/Company Name: Pada kolom ini Anda dapat mengisi dengan nama

Perusahaan (jika Anda mendaftar sebagai Badan Usaha) atau nama Anda sendiri (jika

Anda mendaftar sebagai Individu).

Email: Kolom ini akan terisi otomatis dengan alamat email yang telah Anda daftarkan

sebelumnya.

Password: Isi kolom ini dengan password atau kata sandi yang akan Anda gunakan

untuk login ke system TBO. Pastikan Anda membuat password yang aman dan kuat.

Confirm Password: Masukkan kembali password yang telah Anda buat pada kolom

sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memvalidasi password, memberikan kepastian

data dan mencegah spam atau hacker bekerja secara mudah.

of 52

Address: Pada kolom ini Anda dapat memasukkan alamat Perusahaan atau alamat

Anda.

Kelurahan: Masukkan Kelurahan dimana alamat Anda berada pada kolom ini.

Kecamatan: Masukkan Kecamatan dimana alamat Anda berada pada kolom ini.

Person In Charge: Jika Anda mendaftar sebagai Badan Usaha, masukkan nama orang

yang bertanggung jawab pada akun TBO yang Anda daftarkan. Dan jika Anda

mendaftar sebagai individu, Anda dapat memasukkan nama Anda kembali pada

kolom ini.

Phone Number: Masukkan nomor telepon Perusahaan (jika Anda mendaftar sebagai

Badan Usaha) atau nomor Anda (jika Anda mendaftar sebagai Individu).

Tax ID: Pada kolom ini Anda dapat memasukkan nomor NPWP Perusahaan (jika

mendaftar sebagai Badan Usaha) atau NPWP Anda (jika Anda mendaftar sebagai

Individu).

Tax Name: Masukkan nama yang tertera pada NPWP di kolom ini.

Tax Address: Masukkan alamat yang tertera pada NPWP di kolom ini.

Province: Pilih Provinsi yang tertera pada NPWP dengan mengklik tombol dropdown

atau mengetik nama Provinsi pada kolom ini.

City: Pilih kota yang tertera pada NPWP dengan mengklik tombol dropdown atau

mengetik nama kota pada kolom ini

Zip Code: Masukkan kode pos yang tertera pada NPWP di kolom ini.

Next: Klik tombol ini jika Anda telah mengisi semua kolom registrasi.

Already have an account?: Klik menu ini jika Anda telah memiliki akun yang telah

terdaftar pada system TBO dan Anda akan diarahkan ke halaman login.

of 52

e. Setelah mengisi formulir registrasi, Anda akan diminta untuk mengupload dokumen

legalitas, sesuai dengan jenis pendaftaran Anda. Klik tombol upload pada setiap

kolom, dan upload file sesuai dengan nama dokumen yang tertera pada kolom

tersebut. Kemudian checklist captcha dan klik Register.

Gambar 5 Formulir Upload Dokumen Legalitas (Kiri: Individu, Kanan: Perusahaan)

Dokumen yang akan diupload dapat dalam format PDF atau JPG

of 52

CAF: Customer Application Form atau Formulir Pendaftaran Customer, dokumen

ini Anda dapatkan dari sales atau marketing Temas.

KTP: Kartu Tanda Penduduk, upload kartu identitas kewarganegaraan Anda atau

Penanggung Jawab Perusahaan.

NPWP: Nomor Pokok Wajib Pajak, kartu wajib pajak Anda atau Perusahaan.

NIB: Nomor Induk Berusaha, upload NIB, Anda tidak perlu lagi mengupload TDP

dan SIUP.

TDP: Tanda Daftar Perusahaan, upload TDP, Anda tidak perlu lagi mengupload

NIB dan SIUP.

SIUP: Surat Izin Usaha Perdagangan, upload SIUP, Anda tidak perlu lagi

mengupload NIB dan TDP.

SKDP/SKDU/Izin Usaha: Upload salah satu dari 3 (tiga) dokumen ini, Surat

Keterangan Domisili Perusahaan, Surat Keterangan Domisili Usaha atau Izin

Usaha.

Captcha: Checkbox untuk memastikan bahwa yang melakukan pendaftaran

adalah benar Anda bukan komputer atau robot.

Back: Klik tombol ini jika Anda ingin Kembali dan merubah isi formulir

pendaftaran.

Register: Klik tombol ini jika semua formulir sudah diisi dan dokumen legalitas

telah terupload.

f. Berikutnya akan muncul pop-up yang berisikan pernyataan persetujuan pendaftaran

yang harus Anda baca dan setujui. Klik checkbox untuk menyetujui kemudian klik

tombol Register.

of 52

Gambar 6 Disclaimer Account Registration

of 52

g. Setelah pendaftaran, Anda harus menunggu proses checking dan verifikasi tim

Admin Temas atas permintaan pendaftaran akun Anda. Jika akun Anda telah

disetujui, Anda akan mendapat email notifikasi yang berisikan link untuk login ke

Temas Booking Online System.

h. Klik link yang Anda terima melalui email, kemudian login dengan email dan password

yang telah Anda daftarkan.

Gambar 7 Login Page

Email/User ID: Masukkan email yang telah Anda daftarkan pada kolom ini.

Password: Masukkan password untuk email yang telah Anda daftarkan pada

kolom ini.

Captcha: Checkbox untuk memastikan bahwa yang melakukan pendaftaran

adalah benar Anda bukan komputer atau robot.

Forget Password?: Klik link ini jika Anda lupa kata sandi atau password Anda.

Login: Klik tombol ini untuk masuk ke system TBO dengan akun Anda.

Register: Klik tombol ini jika Anda belum memiliki akun atau ingin mendaftarkan

akun baru.

of 52

4.2. Shipping Instruction Awal (SI Awal)

SI Awal merupakan proses pertama kali pemesanan atau booking pengiriman peti

kemas. Pada proses ini Anda akan melakukan pencarian schedule atau jadwal

pengiriman sesuai tanggal yang Anda tentukan, menentukan jenis, ukuran dan jumlah

peti kemas yang akan dikirim, serta memilih komoditas yang akan dimasukkan ke dalam

peti kemas tersebut.

Berikut adalah langkah – langkah untuk proses SI Awal pada system TBO:

a. Pada halaman utama TBO, masukkan Port of Loading, Port of Discharge dan

Estimated Time of Departure pada bagian Search Schedule, kemudian klik tombol

Search.

Gambar 8 Search Schedule

Port of Loading: Klik tombol dropdown untuk memilih atau ketik kota dimana

Pelabuhan tempat muatan dimuat ke kapal (POL).

Port of Discharge: Klik tombol dropdown untuk memilih atau ketik kota dimana

Pelabuhan tempat muatan diturunkan dari kapal (POD).

Estimated Time of Departure: Klik option ini kemudian pilih rentang tanggal

keberangkatan yang Anda inginkan.

Search: Klik tombol ini setelah memasukkan pilihan.

of 52

b. Sistem akan menampilkan semua jadwal pelayaran berdasarkan pilihan Anda. Pilih

jadwal pelayaran yang Anda inginkan dengan mengklik tombol Create Booking.

Gambar 9 Voyage Schedule

Search Schedule Box: Box ini berisikan formulir pencarian jadwal pelayaran yang

dapat Anda gunakan jika pelayaran yang Anda inginkan tidak Anda temukan pada

hasil pencarian atau Anda ingin mengubah masukan pencarian.

Estimated Time of Departure: Kolom ini memberikan informasi mengenai

rentang tanggal keberangkatan yang telah Anda pilih sebelumnya.

Nearest/Furthest: Pilihan untuk mensortir jadwal pelayaran berdasarkan dekat

atau jauh dari Estimated Time of Departure.

Voyage Box: Box ini berisikan informasi pelayaran seperti waktu keberangkatan

dan kedatangan pada masing – masing Pelabuhan, jadwal pada POL serta nama

kapal yang berlayar.

Create Booking: Klik tombol ini untuk memilih jadwal pelayaran tersebut dan

memulai membuat booking.

c. Isi formulir Booking Detail. Masukkan Shipping Term, Container Ownership, Load

Status. Kemudian klik tombol Add Container.

of 52

Gambar 10 Booking Detail

Voyage Detail Box: Box ini berisikan informasi pelayaran yang telah dipilih. Klik

tombol Back jika Anda ingin merubah pelayaran.

Shipping Term: Pilih kegiatan pengiriman yang Anda inginkan seperti FOFO,

FOCY, CYCY dan CYFO.

Container Ownership: Option ini untuk memilih jenis kepemilikan peti kemas

yang akan dikirim. Pilih SOC jika peti kemas milik Shipper atau pilih COC jika peti

kemas milik Pelayaran.

Load Status: Option ini untuk memilih status peti kemas yang akan dikirim,

apakah Laden (berisi) atau Empty (kosong).

Add Container: Klik tombol ini untuk memasukkan informasi peti kemas yang

akan dikirim.

d. Muncul pop-up untuk mengisi detail peti kemas. Masukkan Container Type Size, lalu

pilih proses Stuffing yang akan dilakukan untuk peti kemas tersebut, kemudian pilih

Commodity dan Quantity, lalu klik tombol Add.

of 52

Gambar 11 Add Container

Container Type Size: Option ini untuk memilih tipe ukuran peti kemas yang akan

dikirimkan. Klik tombol dropdown untuk memilih atau ketik tipe ukuran yang

diinginkan kemudian klik pilihan yang dimaksud.

Stuffing: Option ini untuk memilih dimana proses pemuatan barang dilakukan.

Pilih In jika pemuatan barang dilakukan di Depot Temas atau pilih Out jika

pemuatan barang dilakukan di luar Depot Temas.

Commodity: Option ini untuk memilih jenis komoditas pada peti kemas tersebut.

Klik kolom untuk memilih komoditas yang tersedia.

Quantity: Pada kolom ini Anda akan diminta untuk memasukkan jumlah peti

kemas yang akan dikirim yang memiliki detail tersebut diatas.

Price: Baris ini menampilkan informasi harga sesuai dengan detail peti kemas

yang telah dipilih.

Chat with CS: Klik link ini jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan pengisian

detail peti kemas, Anda akan diarahkan ke aplikasi Whatsapp untuk memulai

obrolan dengan Customer Service Temas.

Cancel: Klik tombol ini jika Anda ingin membatalkan pengisian penambahan peti

kemas.

Add: Klik tombol ini untuk konfirmasi pengisian dan menambahkan peti kemas

tersebut kedalam Booking Detail.

of 52

e. Anda akan kembali ke halaman Booking Detail. Peti kemas yang telah dimasukkan

akan tampil pada tabel Container List. Lakukan penambahan peti kemas jika ada peti

kemas dengan jenis atau komoditas berbeda yang akan dikirimkan. Jika sudah

selesai, klik checkbox Terms & Conditions, lalu klik tombol Submit Booking.

Gambar 12 Booking Detail dengan Container List

Container List: Tabel ini berisikan daftar peti kemas yang akan dikirimkan. Scroll

ke kanan Anda akan menemukan tombol Edit dan Delete pada setiap peti kemas.

Klik Edit jika Anda ingin merubah informasi peti kemas tersebut, atau klik Delete

untuk menghapus peti kemas tersebut dari daftar.

Chat With CS: Klik link ini jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan pengisian

Booking Detail, Anda akan diarahkan ke aplikasi Whatsapp untuk memulai

obrolan dengan Customer Service Temas.

Terms and Conditions: Baris ini berisikan informasi mengenai Syarat dan

Ketentuan pemesanan pengiriman.

Agreement Checkbox: Klik checkbox ini untuk menyetujui semua persyaratan

dan ketentuan pengiriman.

Submit Booking: Klik tombol ini jika semua detail telah diisi dan benar.

f. Sistem akan menampilkan ringkasan dari pemesanan pengiriman Anda. Klik tombol

Submit Booking untuk mengkonfirmasi pemesanan Anda.

of 52

Gambar 13 Shipping Summary

g. Pemesanan Anda akan masuk ke daftar SI Awal. Klik tombol Container List untuk

melihat daftar peti kemas yang akan dikirimkan pada booking-an tersebut.

Gambar 14 SI Awal

of 52

4.3. Pre Container Pass (Pre CP)

Pre Container Pass (Pre CP) adalah surat perintah yang dibuat oleh Carrier kepada bagian

Depo/Terminal/Gudang milik Carrier untuk menyerahkan peti kemas kosong kepada

pembawa Pre CP tersebut.

Adapun langkah – langkah permintaan pembuatan Pre CP pada system TBO adalah

sebagai berikut:

a. Klik menu CP, kemudian cari booking pelayaran yang akan dilakukan permintaan

pembuatan Pre CP, klik tombol Request pada booking yang dipilih.

Gambar 15 CP List

b. Pada halaman Request Pre CP, masukkan jumlah peti kemas yang akan dibuatkan Pre

CP, kemudian klik tombol Request Pre CP.

Gambar 16 Request Pre CP

of 52

Qty: Isi jumlah peti kemas yang akan dibuatkan Pre CP pada kolom ini. Jumlah

maksimal yang dapat Anda isi adalah sesuai dengan total peti kemas pada

booking tersebut.

Request Pre CP: Klik tombol ini untuk melanjutkan proses permintaan

pembuatan Pre CP.

Back: Klik tombol ini untuk Kembali ke halaman sebelumnya.

c. Klik tombol Yes pada pop-up konfirmasi.

Gambar 17 Pop-up Konfirmasi Pre CP Request

d. Sistem akan menampilkan status permintaan Pre CP Anda sebagai Processing. Pada

langkah ini Anda harus menunggu proses pembuatan Pre CP dari Admin Temas.

Anda akan menerima notifikasi jika Admin sudah membuat Pre CP peti kemas Anda.

Gambar 18 Pre CP Request Status - Processing

of 52

Gambar 19 Notifikasi Pre CP

e. Setelah medapat notifikasi, Anda dapat mengklik Kembali menu CP dan klik tombol

Request pada booking yang dimaksud, system akan menunjukkan perubahan status

Pre CP peti kemas tersebut menjadi Generated, kemudian klik tombol View.

Gambar 20 Pre CP Request Status – Generated

f. Sistem akan menampilkan Pre CP yang telah dibuat. Klik checkbox pada Pre CP yang

dipilih kemudian klik tombol Print untuk mengunduh Pre CP dalam bentuk PDF untuk

keperluan cetak.

of 52

Gambar 21 Print Pre CP

Select All: Klik checkbox ini untuk memilih semua Pre CP yang tersedia untuk

mengunduh semua Pre CP.

Pre CP Checkbox: Klik checkbox salah satu Pre CP untuk hanya mengunduh Pre

CP yang dipilih.

Print: Klik tombol ini untuk mengunduh Pre CP yang telah dipilih dalam format

PDF.

Close: Klik tombol ini untuk menutup halaman tampilan Pre CP.

Setelah mendapat notifikasi, Anda juga dapat mengklik notifikasi tersebut dan

system akan mengarahkan Anda langsung ke halaman tampilan Pre CP.

of 52

4.4. Surat Perintah Kerja (SPK)

Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah pengerjaan yang dirilis oleh Carrier

kepada bagian Depot/Gudang milik Carrier untuk melakukan pengerjaan stuffing atau

kegiatan memuat muatan yang dilakukan di Depot Temas. Untuk kegiatan stuffing yang

dilakukan di luar Depot Temas tidak diperlukan SPK.

Adapun proses merilis SPK dilakukan setelah pembuatan Pre CP, Admin Temas akan

merilis SPK setelah semua persyaratan pembuatan SPK telah dipenuhi oleh Customer.

Sehingga Customer akan menerima notifikasi SPK pada akun TBO Customer.

Berikut langkah – langkah untuk melihat SPK pada system TBO:

a. Anda akan mendapat notifikasi perihal perilisan SPK peti kemas Anda.

Gambar 22 Notifikasi SPK

b. Klik menu SPK, system akan menampilkan daftar booking Anda yang telah memiliki

SPK, kemudian klik View.

Gambar 23 SPK Request

of 52

c. Pada tampilan SPK Request, tab Stuffing, klik tombol Print pada Stuffing SPK List.

Gambar 24 Stuffing SPK List

Stuffing: Tab ini berisikan informasi SPK untuk kegiatan Stuffing peti kemas.

Stripping: Tab ini berisikan informasi SPK untuk kegiatan Stripping peti kemas.

Stuffing SPK List: Merupakan daftar SPK Stuffing untuk booking tersebut.

Print: Klik tombol ini untuk mencetak SPK yang dimaksud.

Back: Klik tombol ini untuk kembali ke halaman sebelumnya.

d. Sistem akan menampilkan SPK Stuffing Anda, klik tombol Print untuk mencetak SPK

tersebut.

Gambar 25 Tampilan SPK Document

of 52

4.5. Receiving Card (RC)

Receiving Card (RC) adalah kartu bukti pembayaran yang digunakan oleh pemilik muatan

untuk memasukkan peti kemas ke Terminal. Terdapat 2 (dua) macam RC, yaitu RC yang

dikeluarkan oleh PT Pelabuhan Indonesia (Pelindo) dan RC yang dikeluarkan oleh PT

Temas, Tbk.

Berikut adalah langkah – langkah dalam permintaan pembuatan RC:

a. Klik menu RC, system akan menampilkan daftar booking yang dapat dibuatkan RC,

klik View RC.

Gambar 26 RC Request List

b. Pada tampilan RC Request, klik tombol Request RC pada peti kemas yang akan

dibuatkan RC. Sistem akan menampilkan status RC peti kemas tersebut sebagai

Processing.

Gambar 27 RC Request Detail

of 52

c. Anda akan mendapatkan notifikasi saat permintaan pembuatan RC Anda telah

terpenuhi. Kemudian Anda dapat mengklik menu RC Kembali dan klik View RC.

d. Status RC Anda akan berubah menjadi Generated. Klik tombol View RC.

Gambar 28 RC Request Status – Generated

e. Sistem akan menampilkan RC peti kemas Anda, klik tombol Download untuk

mendownload RC Anda.

Gambar 29 RC Document

of 52

4.6. Stacking

Stacking adalah pekerjaan menyusun peti kemas di Container Yard (CY)/Lapangan

Penumpukan atau tempat penumpukan lainnya. Pada proses Stacking di system TBO,

Customer harus melakukan 2 (dua) tahap proses, yaitu konfirmasi Stacking CY dan

persetujuan Final Loading.

Berikut langkah – langkah tahapan tersebut:

a. Klik menu Stacking, sistem akan menampilkan daftar booking untuk proses stacking.

Klik tombol View pada booking yang akan dilakukan proses ini.

Gambar 30 Stacking List

b. Pada halaman detail peti kemas, klik tab Stacking CY, kemudian klik checkbox pada

peti kemas yang akan dikonfirmasi.

c. Jika terdapat perubahan komoditas, klik Select Contract for Selected dan pilih

kontrak yang sesuai dengan komoditas peti kemas tersebut dan klik Edit Selected.

Jika tidak ada perubahan, klik Confirm.

of 52

Gambar 31 Stacking CY

Stacking CY: Klik tab ini untuk melakukan proses konfirmasi stacking.

Checkbox: Klik checkbox pada peti kemas yang akan dilakukan konfirmasi.

Commodity: kolom ini berisikan komoditas yang terdaftar pada peti kemas

tersebut.

Select Contract for Selected: Klik baris ini jika ada perbedaan atau perubahan

komoditas, lalu pilih komoditas baru dari pilihan yang tersedia.

Edit Selected: Klik tombol ini setelah memilih kontrak baru untuk merubah

komoditas yang telah di checklist.

Confirm: Klik tombol ini untuk melakukan konfirmasi.

d. Setelah peti kemas Anda Sailing atau berlayar, klik tab Final Loading, kemudian klik

checkbox pada peti kemas yang akan disetujui untuk proses loading, lalu klik tombol

Approve.

of 52

Gambar 32 Final Loading

Final Loading: Klik tab ini untuk melihat informasi peti kemas yang perlu

dilakukan persetujuan Final Loading.

Checkbox: Klik box ini untuk memilih peti kemas yang akan disetujui atau

dikonfirmasi ulang.

Unconfirm: Klik tombol ini untuk mengkonfirmasi ulang peti kemas yang telah

dichecklist.

Approve: Klik tombol untuk untuk menyetujui peti kemas yang telah dichecklist.

e. Status peti kemas yang telah disetujui akan pindah ke tabel pada tab Approved.

Gambar 33 Stacking Approved

of 52

4.7. Shipping Instruction (SI)

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen yang dibuat oleh Shipper dan ditujukan kepada

Carrier sebagai dasar serah terima dan pengiriman muatan dari POL ke POD. Pada SI

akan tertera informasi Shipper, Consignee, Party, serta informasi muatan dan berat peti

kemas. Jika muatan yang ada dalam peti kemas adalah muatan berbahaya atau

dibutuhkan penanganan khusus, maka hal tersebut harus dicantumkan di dalam SI.

Adapun petunjuk cara pembuatan SI pada sistem TBO adalah sebagai berikut:

a. Klik menu SI, sistem akan menampilkan pelayaran yang perlu dibuatkan atau sudah

memiliki SI. Klik View pada pelayaran yang akan dibuatkan SI.

Gambar 34 Shipping Instruction

b. Pada halaman Shipping Instruction Creation Form, klik checkbox pada peti kemas

yang akan dibuatkan SI, kemudian klik Next.

of 52

c. Halaman berikutnya, masukkan informasi detail Shipper, Consignee dan Party,

kemudian klik tombol Next.

Gambar 36 SI Form - Step 2

Shipper Details: Pada kolom ini masukkan informasi nama, alamat dan kontak

pengirim peti kemas.

Gambar 35 Shipping Instruction Creation Form

of 52

Consignee Details: Pada kolom ini masukkan informasi nama, alamat dan kontak

penerima peti kemas.

Notify Party Details: Pada kolom ini masukkan informasi nama, alamat dan

kontak pihak kedua setelah penerima yang berhak mengetahui adanya

pengiriman peti kemas.


Next: Klik tombol ini untuk melanjutkan proses SI.

d. Masukkan informasi tambahan untuk muatan dan berat peti kemas, lalu klik tombol

Next.

Gambar 37 SI Form - Step 3

of 52

Dangerous Goods DG Class: Untuk muatan yang tergolong dalam kategori

berbahaya, maka pada kolom ini masukkan kelas klasifikasi barang berbahaya

untuk muatan tersebut.

UN No.: Pada kolom ini masukkan nomor UN ID, atau nomor yang terdiri dari 4

angka/digit yang yang mengidentifikasi bahan berbahaya, and barang-barang

berbahaya (seperti bahan peledak, cairan mudah terbakar, bahan beracun, dsb.)

dalam jaringan perhubungan internasional.

Reefer Temperature: Untuk muatan yang memerlukan suhu khusus dalam peti

kemas, maka pada kolom ini masukkan suhu yang diperlukan untuk peti kemas

tersebut.

Note: Pada kolom ini dapat diisi dengan informasi tambahan terkait dengan

suhu/temperatur peti kemas.

Transshipment Import: Checklist option ini jika ada kegiatan transshipment

import pada pengiriman peti kemas, lalu pilih PIB atau BC 12.

Transshipment Export: Checklist option ini jika ada kegiatan transshipment

export pada pengiriman peti kemas, lalu pilih PEB atau BC 10.

Container Details: Pada tabel ini masukkan berat peti kemas pada kolom Gross

Weight.


Next: Klik tombol ini untuk melanjutkan proses pembuatan SI.

e. Sistem akan menampilkan ringkasan dari SI yang telah Anda buat. Checklist semua

persyaratan dan ketentuan, kemudian klik tombol Submit.

of 52

Gambar 38 SI Summary

f. Untuk melihat SI yang telah Anda buat, Kembali ke Shipping Instruction Form dan klik

menu Shipping Instruction that has been created, sistem akan menampilkan daftar

peti kemas yang telah dibuatkan SI. Klik View untuk menampilkan SI peti kemas

tersebut.

of 52

Gambar 39 SI Created

Gambar 40 SI Details

of 52

4.8. Bill of Lading (BL)

Bill of Lading (BL) adalah dokumen tanda terima yang dibuat oleh Temas selaku Carrier

atas muatan yang tela diterima dan dimuat di kapal oleh Carrier. BL merupakan bukti

kepemilikan atas muatan dan bukti adanya perjanjian pengiriman muatan antara Shipper

atau Consignee dengan Carrier. Dalam prakteknya, BL biasa disebut juga dengan istilah

“Konosemen”.

Pada sistem TBO, Customer dapat melihat dan mencetak BL dengan melakukan langkah

– langkah berikut:

a. Klik menu BL, sistem akan menampilkan daftar pelayaran Anda. Klik tombol View

pada salah satu pelayaran.

Gambar 41 BL List

b. Klik tombol View SI untuk menampilkan kembali SI pelayaran tersebut dan klik

tombol Download BL untuk mengunduh BL Anda. BL akan terunduh dalam format

PDF untuk keperluan cetak.

Gambar 42 Download BL

of 52

4.9. Invoice

Invoice adalah surat tagihan atau faktur untuk pembayaran yang berisi rincian

pengiriman muatan. Pada sistem TBO, Customer dapat memilih item apa saja yang akan

dibayar terlebih dahulu. Kemudian sistem akan mengeluarkan billing code yang dapat

digunakan untuk proses pembayaran. Billing Code memiliki masa kadaluarsa yang dapat

dikeluarkan ulang jika sudah melewati masa kadaluarsa.

Adapun langkah – langkah pada proses pembuatan invoice, sebagai berikut:

a. Klik menu Invoice, sistem akan menampilkan daftar aktifitas pada pengiriman peti

kemas Anda yang harus segera dilakukan pembayaran. Klik Download Document

untuk melihat rincian dari aktifitas yang dipilih.

b. Pada tab Available, checklist item yang akan dibayar, kemudian klik tombol Generate

Billing Code.

Gambar 43 Outstanding Invoice

c. Sistem akan menampilkan ringkasan tagihan yang harus dibayarkan. Pilih metode

pembayaran yang Anda inginkan, kemudian klik Generate Billing Code.

of 52

Gambar 44 Invoice Summary

d. Billing Code akan dikeluarkan oleh sistem berikut dengan petunjuk pembayaran pada

tampilan Payment Instruction.

Gambar 45 Payment Instruction

Payment Instruction: Tampilan ini memberikan informasi billing code, tanggal

kadaluarsa (Expired On), total biaya yang harus dibayar (Total Price), serta

metode pembayaran yang dipilih.

of 52

Petunjuk Transfer ATM: Klik kolom ini untuk melihat petunjuk pembayaran

dengan menggunakan ATM.

Petunjuk Transfer iBanking: Klik kolom ini untuk melihat petunjuk pembayaran

dengan menggunakan iBanking.

Petunjuk Transfer mBanking: Klik kolom ini untuk melihat petunjuk pembayaran

dengan menggunakan mBanking.

Tutup: Klik tombol ini untuk menutup tampilan

e. Klik tab Waiting untuk melihat daftar tagihan yang harus dibayarkan. Tab ini juga

menampilkan tanggal kadaluarsa billing code. Segera lakukan pembayaran sebelum

tanggal kadaluarsa. Klik tombol Detail untuk melihat rincian tagihan dan klik tombol

Payment Instruction untuk menampilkan kembali petunjuk pembayaran.

Gambar 46 Outstanding Invoice – Waiting

f. Jika Anda telah melakukan pembayaran, maka sistem akan otomatis memindahkan

tagihan tersebut pada tab Paid. Klik tombol Detail untuk melihat rincian

pembayaran.

of 52

Gambar 47 Outstanding Invoice – Paid

g. Klik tab Expired untuk melihat tagihan dengan billing code yang sudah melewati

tanggal kadaluarsa. Klik tombol Detail untuk melihat rincian tagihan.

Gambar 48 Outstanding Invoice – Expired

of 52

4.10. Delivery Order/Surat Perintah Pengeluaran Barang (DO/SP2)

Delivery Order (DO) adalah dokumen bukti serah terima muatan dari Carrier kepada

pembawa DO yang dibuat oleh Carrier. Sedangkan Surat Perintah Pengeluaran Barang

(SP2) adalah surat penyerahan peti kemas yang dikeluarkan oleh operator Pelabuhan

bahwa peti kemas tersebut diizinkan diserahkan ke importir. Didalam SP2 ini

menerangkan juga kondisi fisik peti kemas saat diserahkan.

Customer dapat melakukan permintaan DO/SP2 dengan melakukan langkah – langkah

berikut:

a. Klik menu DO/SP2, sistem akan menampilkan daftar pelayaran Anda. Klik tombol

View untuk meminta DO/SP2.

Gambar 49 DO/SP2 List

b. Klik tombol Request DO/SP2 untuk melakukan permintaan. Status permintaan

menjadi Processing. Anda harus menunggu admin Temas untuk memproses

permintaan Anda.

Gambar 50 Request DO/SP2

of 52

c. Anda akan menerima notifikasi saat permintaan DO/SP2 Anda telah dipenuhi dan

status permintaan Anda berubah menjadi Generated. Klik tombol View Documents

untuk menampilkan dokumen DO, PreSP2 dan SP2 Anda.

Gambar 51 DO/SP2 Generated

d. Klik tombol Download pada setiap tab dokumen untuk mengunduh masing – masing

dokumen.

Gambar 52 DO/SP2 Detail

of 52

4.11. Tracking

Pada menu Tracking, Anda dapat melacak status pengiriman peti kemas Anda.

Pelacakan dapat dilakukan dengan memasukkan nomor BL ataupun nomor Container.

Adapun cara melakukan pelacakan atau Tracking adalah sebagai berikut:

a. Klik menu Tracking, pilih pencarian berdasarkan BL atau Container. Masukkan nomor

BL atau nomor Container, kemudian klik tombol Search.

Track By: Option untuk memilih pelacakan berdasarkan nomor BL atau nomor

Container dengan mengklik BL atau Container.

Enter Code: Pada kolom ini masukkan nomor BL (jika Anda memilih BL) atau

masukkan nomor Container (jika Anda memilih Container).

Search: Klik tombol ini untuk menampilkan status pengiriman peti kemas Anda

b. Sistem akan menampilkan status pengiriman peti kemas yang dimaksud.

of 52

Gambar 53 Tracking Container

of 52

4.12. Booking List

Booking List merupakan menu yang menampilkan semua pemesanan pengiriman peti

kemas Anda. Terdapat 3 (tiga) status booking yang ditampilkan pada halaman ini, yaitu

Open, Done, dan Cancel/Expired. Open berisikan daftar booking yang masih dalam

proses. Close berisikan daftar booking yang sudah selesai seluruh proses pengiriman,

dokumen dan pembayaran. Sedangkan Cancel/Expired berisikan booking yang sudah

melewati tanggal kadaluarsa.

Gambar 54 Booking List

POL: Klik option ini untuk melakukan filter berdasarkan POL atau Port of Loading.

POD: Klik option ini untuk melakukan filter berdasarkan POD atau Port of

Discharge.

Booking Details: Klik tombol ini untuk melihat detail booking tersebut.

of 52

4.13. Add Subordinate

Add Subordinate merupakan fitur yang diberikan kepada Customer untuk menambahkan

user atau pengguna sebagai subordinate yang dapat mengakses TBO milik perusahaan

atau customer untuk membantu dalam mengawasi dan mengontrol proses pengiriman

muatan. Pada fitur ini, pengguna utama dapat menambahkan, merubah dan menghapus

subordinate yang memiliki akses TBO tersebut. Pengguna utama juga menentukan fitur –

fitur apa saja yang dapat diakses oleh subordinate tersebut.

Cara menambahkan subordinate:

a. Klik dropdown pada nama akun di pojok kanan atas, kemudian klik Profile. Pada box

Subordinate List klik tombol Add New User.

Gambar 55 Add New Subordinate

b. Sistem akan menampilkan form Add User. Isi formulir dan tentukan Role dengan

memberikan checklist pada box role yang akan diberikan kepada subordinate

tersebut. Klik Save.

of 52

Gambar 56 Formulir Add User

Name: Isi kolom ini dengan nama Subordinate yang akan didaftarkan.

Email: Isi kolom ini dengan alamat email Subordinate yang didaftarkan.

Password: Isi kolom ini dengan kata sandi yang akan digunakan untuk login.

Confirm Password: Isi kolom ini dengan kata sandi yang telah dimasukkan di

kolom sebelumnya.

Roles: Checklist checkbox menu – menu sesuai dengan akses yang akan diberikan

kepada subordinate yang akan didaftarkan.

Other Settings: Checklist checkbox ini jika ingin memberikan akses kepada

subordinate tersebut untuk dapat melihat harga.

Close: Klik tombol ini untuk menutup atau membatalkan formulir.

Save: Klik tombol ini untuk menyimpan data isian.

c. Data subordinate baru akan muncul pada daftar Subordinate List.

of 52

Gambar 57 Subordinate List

Cara merubah subordinate:

a. Pada daftar Subordinate List, klik tombol Edit pada subordinate yang akan dirubah

informasinya.

Gambar 58 Edit Subordinate List

b. Sistem akan memunculkan formulir perubahan. Lakukan perubahan yang diinginkan

kemudian klik tombol Save.

Gambar 59 Formulir Edit User

of 52

Cara menghapus subordinate:

a. Pada daftar Subordinate List, klik tombol Delete pada subordinate yang akan dirubah

informasinya.

Gambar 60 Delete Subordinate List

b. Sistem akan memunculkan konfirmasi penghapusan data, klik tombol Delete. Data

subordinate telah terhapus.

Gambar 61 Konfirmasi Delete

of 52

5. Otorisasi Penggunaan System

Penggunaan Temas Booking Online System Modul Customer hanya dapat digunakan

dan diperuntukkan untuk Customer PT Temas, Tbk yang telah terdaftar dalam Temas

Booking Online System, baik sebagai Badan Usaha maupun sebagai Individu.

6. Informasi Kontak

PT Cakravala Transformasi Digital

APL Tower Lt.7 Unit.T7

Jl. Letjen S. Parman Kav. 28

Jakarta Barat 11480

7. Penerbit Buku

Buku Manual merupakan edisi kedua yang disusun oleh PT Cakravala Transformasi

Digital dan diterbitkan pada bulan Juni 2021 serta ditujukan hanya untuk PT Temas, Tbk.