proyecto de pliego de condiciones del proceso de

DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA SNS-LP-1-2020
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA GRUPO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PROCESO DE SELCCIÓN
SNS-LP-1-2020
(Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1882 de 2018 y Decreto 1082 de 2015)
SECOP II
PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
OBJETO: “Prestar los servicios de apoyo logístico para la organización y realización de los eventos y actividades de carácter nacional que en ejercicio de sus funciones debe realizar y atender la Superintendencia Nacional de Salud”.
CONFORME LO DISPONE EL ARTÍCULO 66 DE LA LEY 80 DE 1993, LEY 1150 DEL 2007 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 1082 DEL 2015, SE CONVOCA A LOS ORGANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA, VEEDURÍAS CIUDADANAS PARA SU PARTICIPACIÓN EN EL PRESENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN.
Bogotá D.C., FEBRERO-ABRIL 2020
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ASPECTOS GENERALES En el presente documento se describen las bases técnicas, financieras, económicas y legales, que los proponentes interesados deben tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta, a través de la plataforma de SECOP II1. Los proponentes deben estudiar la información contenida en el Pliego de Condiciones, en las adendas que se llegaren a producir, y a la vez deben analizar todas las circunstancias y condiciones que puedan afectar los términos de la propuesta. Quien participa, al suscribir la carta de presentación de la propuesta, declara y acepta estar de acuerdo con el de PLIEGO DE CONDICIONES y se sujeta a ellos, razón por la cual no serán de recibo reclamaciones posteriores en este sentido. Todas las interpretaciones, conclusiones o análisis que efectúe el proponente son de su exclusivo cargo y no comprometen ni vinculan en modo alguno a LA SUPERINTENDENCIA. La información contenida en este documento o proporcionada en el mismo, comunicada verbalmente o en forma escrita por LA SUPERINTENDENCIA, no constituye asesoría a los proponentes para la presentación de la propuesta. Será obligación de los interesados en participar en el presente proceso de LICITACIÓN PÚBLICA, obtener su propia asesoría para todos los efectos que guarden relación con la presentación de la propuesta, y con la ejecución del contrato resultante de la presente convocatoria pública. EI proponente conviene y autoriza que LA SUPERINTENDENCIA designe, si ésta lo estima conducente, funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes del proponente con el fin de cotejar la información consignada en su propuesta y para obtener por cualquier medio idóneo la información necesaria para verificar la incorporada a la misma. Dicha autorización se entiende prestada con la presentación de la propuesta. El orden de los capítulos del Pliego de Condiciones no debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos. Los títulos utilizados en el Pliego de Condiciones sirven sólo para identificar textos, y no afectará la interpretación de estos. Si el PROPONENTE considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere duda sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones del Pliego de Condiciones, se deberá pedir la aclaración pertinente. Para efectos del desarrollo del presente proceso de selección, se entiende por día(s) hábil(es) cualquier día de lunes a viernes, excluyendo los días festivos en la República de Colombia. En caso de que el último día de un período cualquiera establecido en el PLIEGO DE CONDICIONES fuese un día considerado no hábil, aquél se correrá al día hábil siguiente al referido en el calendario. Cuando se pretenda hacer referencia a día(s) calendario, así se consignará expresamente. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, el el PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES y el PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO, se publica en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II. Las propuestas, comunicaciones, y todos los documentos, audiencias, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo del presente proceso, serán en idioma castellano.
DEFINICIONES
1 Los interesados y proponentes deben documentarse con las guías y manuales para participar en un proceso de selección que se adelante por la plataforma de SECOP II.
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Para todos los efectos del proceso y del entendimiento sucesivo de los términos utilizados en este PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones y las establecidas en el Decreto 1082 de 2015, entendimiento de términos o denominaciones: Adjudicatario: Proponente al que se le adjudique el proceso de selección, por obtener la mayor calificación y quien deberá celebrar el contrato resultante del presente proceso. Contratante: SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, en adelante SUPERINTENDENCIA y/o SUPERSALUD y/o LA ENTIDAD. Contratista: Quien suscribe el correspondiente contrato con LA SUPERINTENDENCIA. Contrato: Documento suscrito entre LA SUPERINTENDENCIA y el Adjudicatario, para el desarrollo del objeto contractual derivado del presente proceso de selección. Error aritmético: Es aquel que se presenta cuando en una propuesta existe un error en el resultado de una operación de suma, resta, multiplicación o división. Se verificarán aritméticamente las propuestas y se corregirán los errores aritméticos si es del caso. Experiencia: Es el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato. Los proponentes deben registrar en el RUP los contratos que hayan celebrado para prestar los bienes y/o servicios que pretenda ofertar a las Entidades Estatales; el registro debe contener la experiencia adquirida de forma directa o a través de la participación del proponente en Consorcios o Uniones Temporales. Esta experiencia se obtiene con contratos públicos, privados, nacionales o extranjeros. Experiencia relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer2. Indisponibilidad del SECOP II: Una indisponibilidad son los eventos en los cuales la plataforma presenta Fallas Generales o Particulares que interrumpan el normal desarrollo de los Procesos de Contratación en el SECOP II. Las actuaciones que pueden ser afectados por las Fallas son: presentación o apertura de ofertas; presentación de manifestaciones de interés, observaciones o subsanaciones, aprobación de garantías, publicación de respuestas a las observaciones, publicación de informes de evaluación, habilitación y, elaboración o aplicación de Adendas en el SECOP II, y realización de una subasta, entre otros. Los interesados en participar en un proceso de selección adelantado a través de la Plataforma SECOP II deben documentarse con la “Protocolo indisponibilidad del SECOP II.
Mipyme: Es la micro, pequeña y mediana empresa; para todos los efectos, se entiende por micro, pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbano que responda con los parámetros establecidos en la normatividad vigente. Plazo del Proceso de Selección: Tiempo que transcurre entre la fecha de apertura del proceso de selección y la fecha de su cierre. Plazos: Son los términos señalados en el Pliego de Condiciones Definitivo a los cuales tanto el proponente como la administración deben sujetarse dentro del proceso de selección.
2 Artículo 14 del Decreto 1785 de 2014
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Cuando se incluya la expresión "días" se entiende que son hábiles, esto es, descontando sábados, domingos y feriados, excepto cuando se exprese "días calendario", los cuales se entenderán corridos. Si se expresan los plazos en términos de meses o de años, éstos se contabilizarán según el calendario. Proyecto de pliego de condiciones o Pliego de Condiciones: Es el documento elaborado por la Superintendencia Nacional de Salud, el cual contiene los requisitos y condiciones mínimas requeridas para presentar propuesta, así como los términos como se desarrolla el proceso, e incluye los formatos y anexos, los cuales deben ser diligenciados por el proponente y presentados junto con las especificaciones técnicas ofrecidas. Propuestas habilitadas: Propuestas que una vez revisadas, cumplen con los requisitos habilitantes para ser evaluadas. Proponente: Es toda Persona Natural o Jurídica, Unión Temporal o Consorcio, que aspira a celebrar contratos o cualquier acuerdo de voluntades con la Entidad y que presenta de manera formal una propuesta. Secop II: El SECOP II es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Solicitud de documentos: Es el requerimiento que realiza la Entidad a los proponentes, con el fin de que se adjunte documentos no allegados o aclare los relacionados en la propuesta, lo cual deberá hacerse dentro del plazo que fije la SUPERINTENDENCIA, según la ley durante la oportunidad definida en el PLIEGO DE CONDICIONES, siempre y cuando ellos sean subsanables.
COMUNICACIÓN INTERACTIVA
En cumplimiento de lo señalado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 y la Ley 527 de 1999, y con el fin de facilitar y agilizar la comunicación interactiva con los proponentes durante el proceso de selección, LA SUPERINTENDENCIA publicará toda la información relativa al Proceso de Selección en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP II. En este sitio se deberán consultar los documentos y demás actuaciones que se generen durante el proceso.
ACUERDO COMERCIAL De conformidad con los artículos 2.2.1.2.4.1.1 y 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015, las entidades estatales deberán observar las obligaciones que en materia de Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano, para lo cual establecerán si la respectiva contratación a realizar se encuentra cobijada por los mismos. Para el efecto verificarán: a) Si la Entidad Estatal no hace parte de las Entidades Estatales incluidas en el Acuerdo Comercial, el Proceso de Contratación no está cubierto por este y en consecuencia no es necesario hacer análisis adicional alguno; b) Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es inferior al valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable, el Proceso de Contratación no está cubierto y, en consecuencia, no es necesario hacer análisis adicional alguno; c) Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es superior al valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable, la Entidad Estatal debe determinar si hay excepciones aplicables al Proceso de
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Contratación. Si no hay excepciones, el Acuerdo Comercial es aplicable al Proceso de Contratación. En ese sentido, y de conformidad con lo dispuesto por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, actualmente Colombia tiene Acuerdos Comerciales vigentes con compromisos en materia de contratación pública con los siguientes países: Alianza Pacífica (Chile, Peru, Mexico), Canadá, Chile, Corea, Costa Rica, Estados AELC, Estados Unidos, el Triángulo Norte (El Salvador, Guatemala, Honduras), la Unión Europea. Se procede a establecer si el objeto contractual se encuentra cobijado por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio (TLC), vigente para el Estado Colombiano de acuerdo con los montos mínimos (umbrales) determinados en ellos para su aplicación y la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD está dentro de la lista de entidades cubiertas por los mismos como se indica a continuación.
Acuerdo Comercial
Entidad Estatal incluida
Presupuesto del Proceso de Contratación superior al valor del Acuerdo Comercial
Excepción Aplicable al Proceso de Contratación
Proceso de Contratación cubierto por el Acuerdo Comercial
Alianza Pacífico
Costa Rica SI SI NO SI
Estados AELC SI SI NO SI
Estados Unidos SI SI NO SI
México SI SI NO SI
Triángulo Norte
Guatemala SI SI NO SI
Honduras SI SI NO SI
Unión Europea SI SI NO SI
Comunidad Andina SI SI NO SI
Nota 1: Los acuerdos comerciales indicados son aplicables al presente proceso de contratación por las siguientes razones: i. La Superintendencia Nacional de Salud hace parte de las Entidades Estatales del nivel nacional incluidas en los citados acuerdos
comerciales. ii. El presupuesto oficial del presente proceso de selección es superior al valor a partir del cual los citados acuerdos son aplicables. iii. No hay excepciones aplicables al presente proceso de contratación.
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Nota 2. Así mismo la Decisión 439 de 1.998 de la Secretaría de la Comunidad Andina de Naciones CAN, es aplicable al presente proceso de contratación y por ende se debe cumplir con la obligación de trato nacional a los bienes y servicios. Por lo anterior, el presente proceso de contratación se adelantará acorde con obligaciones contenidas en los acuerdos comerciales antes citados y referidas al trato nacional, a la publicidad, a los documentos del proceso, así como el plazo mínimo para la presentación de ofertas, que para el presente caso no debe ser inferior a 30 días calendario entre la fecha de publicación del aviso de la convocatoria y la presentación de las ofertas.
SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la Republica al número telefónico: (1), 562 9300; la línea transparente del programa, a los números telefónicos 01 8000 913040; correo electrónico, en la dirección: [email protected]; correspondencia o personalmente, en la dirección Calle 8- No.12B-61.
VEEDURÍAS CIUDADANAS De conformidad con lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y numeral 5 del artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015, se convoca a las veedurías ciudadanas, a las diferentes asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de utilidad común, gremiales, universidades y centros especializados de investigación, para que realicen control social al presente proceso de selección y, de considerarlo procedente, formulen las recomendaciones escritas que estimen necesarias para buscar la eficiencia institucional, señalándoles que pueden intervenir en todas las audiencias que se realicen dentro del proceso de selección. Para el efecto dispondrán del correo electrónico [email protected]
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TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO 1 .......................................................................................................................................................................... 11 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO ........................................................................................................................ 11 1.1 DESCRIPCION TÉCNICA, DETALLADA Y COMPLETA DEL BIEN Y/O SERVICIO A CONTRATAR ......................... 11 1.1.1. Objeto del proceso ................................................................................................................................................. 11 1.1.2. Clasificador del Objeto a Contratar ........................................................................................................................ 11 1.1.3. Especificaciones Técnicas Mínimas ...................................................................................................................... 11
1.2 MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y SU JUSTIFICACIÓN ..................................................................... 11
1.3 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES ............................................................ 12 1.4 CONDICIONES DE COSTO Y PRESUPUESTO OFICIAL ........................................................................................... 13 1.4.1 Estudio De Mercado ..................................................................................................................................................... 13 1.4.2 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO ........................................................................................................................ 22
1.4.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN ............................. 23 1.5 CORRESPONDENCIA ................................................................................................................................................. 23 CAPÍTULO 2 .......................................................................................................................................................................... 25
ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN .......................................................................................................................... 25 2. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN .......................................................................................................... 25 2.1 DISPONIBILIDAD Y CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y DEMÁS DOCUMENTOS ............................... 25
2.2 AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA ....................................................................................................................... 25
2.3 PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, CONSULTA Y OBSERVACIONES AL MISMO . 25 2.4 AVISO DEL ARTÍCULO 224 DEL DECRETO No. 019 DE 2012 ................................................................................. 26 2.5 RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES FORMULADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES .......... 26 2.6 PUBLICACIÓN Y CONSULTA DEL ACTO QUE DISPONE LA APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO .......................................................................................... 26 2.7 APERTURA DEL PROCESO ....................................................................................................................................... 26 2.8 LOS RIESGOS ASOCIADOS AL CONTRATO, LA FORMA DE MITIGARLOS Y LA ASIGNACIÓN DEL RIESGO ENTRE LAS PARTES CONTRATANTES .......................................................................................................................................... 26 2.9 AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS. ............................................................................................................ 30 2.10 OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES ADICIONALES DE LOS OFERENTES SOBRE EL ALCANCE Y CONTENIDO DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO. ................................................................................................................... 31 2.11 MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES ................................................................................................... 31 2.12 CIERRE DEL PROCESO, LUGAR Y FECHA LÍMITE PARA PRESENTAR LAS PROPUESTAS. ............................... 32
2.13 COMITÉ EVALUADOR Y PLAZO PARA EFECTUAR LA VERIFICACION Y EVALUACION .................................... 32 2.14 VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ......................................................................................... 33 2.15 CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN EVALUACIÓN .............................................................. 33
2.16 TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACION DE LAS PROPUESTAS .................................... 33 2.17 RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES DE LOS PROPONENTES E INFORME DEFINITIVO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. .............................................................................................................................. 33 2.18 PROCEDIMIENTO APLICABLE CUANDO UN SOLO PROPONENTE RESULTA HABILITADO PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO. ...................................................................................................................................................................... 34 2.19 ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN .................................................................................................... 34 2.20 DECLARATORIA DE DESIERTA ................................................................................................................................ 34
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2.21 EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA .................................................................. 35
2.22 REVOCATORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN ...................................................................... 35 CAPÍTULO 3 .......................................................................................................................................................................... 36 REQUISITOS GENERALES DE LAS PROPUESTAS ........................................................................................................... 36 3.1 SUJECIÓN DE LA PROPUESTA AL PLIEGO DE CONDICIONES .............................................................................. 36 3.2 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS: ......................................................................................................................... 36
3.3 INFORMACIÓN INEXACTA EN LA PROPUESTA ....................................................................................................... 37
3.4 PROPUESTAS TOTALES Y ALTERNATIVAS ............................................................................................................. 38 3.5 RESERVA DE LA INFORMACIÓN DE LAS PROPUESTAS ........................................................................................ 38 3.6 PUBLICIDAD DE LAS PROPUESTAS Y ACTUACIONES ........................................................................................... 38
3.7 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR ..................................................................................................... 38 3.7.1. Para Proponentes extranjeros ..................................................................................................................................... 39 3.7.2. Consularización ........................................................................................................................................................... 39 3.7.3. Excepciones de Consularización y procedencia del Apostille ...................................................................................... 39 3.7.4. Títulos obtenidos en el exterior .................................................................................................................................... 40 3.8 CUMPLIMIENTO DE LA RECIPROCIDAD - TRATO NACIONAL ................................................................................ 40
CAPÍTULO 4 .......................................................................................................................................................................... 41 REQUISITOS HABILITANTES Y DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA .............................................................................. 41 4.1 DOCUMENTOS DE CARÁCTER JURÍDICO ................................................................................................................ 42
4.1.1 Carta de presentación de la propuesta ......................................................................................................................... 42
4.1.2 Fotocopia del documento de identidad ......................................................................................................................... 42 4.1.3 Certificado de Existencia y Representación legal, Matrícula Mercantil o documento equivalente ................................ 42 4.1.4 Acta de autorización para presentar propuesta y suscribir el contrato .......................................................................... 44
4.1.5 Acreditación de documentos de personas jurídicas extranjeras sin sucursal o domicilio en Colombia ......................... 44 4.1.6 Documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal .................................................................................... 45 4.1.6.1 Contenido del documento de Constitución del Consorcio o Unión Temporal ........................................................ 45 4.1.6.2 Condiciones de los Integrantes del Consorcio Unión Temporal ............................................................................ 46
4.1.7 Garantía de seriedad de la propuesta ........................................................................................................................... 46 4.1.8 Certificación sobre pago de aportes al Sistema de Seguridad Social integral y Parafiscales ....................................... 48 4.1.9 Acreditación cumplimiento del Artículo 25 de la Resolución No. 0312 de 2019 del 13 de febrero de 2019 .................. 49 4.1.10 Registro Único Tributario RUT ............................................................................................................................... 49 4.1.11 Certificado de inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes – RUP ......................................... 50 4.1.12 Boletín de responsables fiscales. .......................................................................................................................... 50 4.1.13 Certificado de antecedentes disciplinarios, judiciales y medidas correctivas RNMC ............................................. 50 4.2 REQUISITOS CARÁCTER FINANCIERO: ................................................................................................................... 51 4.2.1 REQUISITOS HABILITANTES DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL. ......................................... 51 4.2.1.1 CAPACIDAD FINANCIERA ................................................................................................................................... 51 4.2.1.2 CAPACIDAD ORGANIZACIONAL. ........................................................................................................................ 52 4.2.1.3. Cálculo Indicadores Consorcios o Uniones Temporales ................................................................................. 52
4.2.1.4. Proponentes Extranjeros. ................................................................................................................................... 53 4.3 REQUISITOS DE CARÁCTER TÉCNICO: ................................................................................................................... 53
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Condiciones de la Experiencia acreditada ........................................................................................................................ 55 4.3.1.1 Proponentes sin domicilio ni sucursal en Colombia y no obligados a inscribirse en el RUP. ................................. 55 4.4. OTROS REQUISITOS ADICIONALES DEL PROPONENTE ...................................................................................... 57 4.4.1. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO ................................................................................................................. 57 4.4.2. PROPUESTA TÉCNICA........................................................................................................................................ 57 CAPÍTULO 5 .......................................................................................................................................................................... 59
VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ..................................................................................................... 59 5.1. ANALISIS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS .................................................. 59
5.2. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES .................................................................................................... 59
5.3. ACLARACIÓN DE LAS PROPUESTAS ...................................................................................................................... 59 5.4 FACTORES DE CALIFICACIÓN .................................................................................................................................. 60 5.4.1 PONDERACIÓN ECONÓMICA (PRECIO): Hasta 45 puntos. ...................................................................................... 60
5.4.2.1. DESCRIPCIÓN DEL MÉTODO PARA LA SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA DE EVALUACIÓN DEL FACTOR DE CALIFICACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA. ................................................................................................................... 63
5.4.2 PONDERACIÓN DE CALIDAD: Máximo 44 puntos. .................................................................................................. 66 5.4.2.1 Estación de Café. ........................................................................................................................... 66
5.4.2.2 Transmisión vía Streaming ........................................................................................................... 67
5.4.3. ESTIMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL COLOMBIANA: MÁXIMO 10 PUNTOS ........................................... 68
5.4.4. INCENTIVO PARA VINCULACIÓN LABORAL DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD. (MÁXIMO 1 PUNTO) 69 5.5. CRITERIOS DE DESEMPATE ..................................................................................................................................... 69 5.5.1. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CONDICIONES ESPECIALES EN CASO DE EMPATE DE OFERTAS ... 71
5.5.1.1. Acreditación que al menos una Mipyme Nacional haga parte de un Consorcio o Unión Temporal ....................... 71 5.5.1.2. Acreditación de empleados en las condiciones de discapacidad .......................................................................... 71 5.5.1.3. Acreditación cuando un integrante de un Consorcio o Unión Temporal certifique que el 10% de su nómina está en condición de discapacidad ..................................................................................................................................................... 71 5.6. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ............................................................................................................................. 72 CAPÍTULO 6 .......................................................................................................................................................................... 74 ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO ....................................................................................................................... 74 6.1 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................ 74 6.1.1. Hoja de Vida de Persona Natural o Jurídica. ......................................................................................................... 74
6.1.2. Certificación bancaria ............................................................................................................................................ 74 6.1.3. Fotocopia del RUT (Uniones Temporales y Consorcios) ....................................................................................... 74 6.1.4. Registro de Información Tributaria RIT. ................................................................................................................. 74 6.2. FORMA DE PAGO ........................................................................................................................................................ 75 6.3. GARANTIA UNICA ....................................................................................................................................................... 76 6.4. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO .................................................................................................................. 76
6.5. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ................................................................................................................. 77 6.6. ACTA DE INICIO .......................................................................................................................................................... 77 6.7. CONDICIONES CONTRACTUALES ............................................................................................................................ 77
6.7.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATO:....................................................................................... 77
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6.7.1.1. Obligaciones Específicas del Contratista. .............................................................................................................. 77
6.8. SUPERVISOR .............................................................................................................................................................. 79 6.8.1. Obligaciones generales a cargo del supervisor ..................................................................................................... 79 6.8.2. Obligaciones Especiales y especiales del Supervisor. .................................................................................... 80 6.9. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................................................................. 81 6.10. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ............................................................................................................................... 81
ANEXO No. 1. ............................................................................................................................................................... 82
“ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS” ............................................................................................ 82
ANEXO No. 2 ........................................................................................................................................................................ 94 PROYECTO DE MINUTA DE CONTRATO ................................................................................................. 94
FORMATO No. 1 ................................................................................................................................................................... 98 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ..................................................................................................................... 98 FORMATO No. 2 ................................................................................................................................................................. 101 FACTORES TÉCNICOS DE EVALUACIÓN ........................................................................................................................ 101 FORMATO No. 3 ................................................................................................................................................................. 103
CRITERIO DE DESEMPATE DE APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL ................................................. 103
FORMATO No. 4 ................................................................................................................................................................. 105 PROPONENTES EXTRANJEROS SIN SUCURSAL O DOMICILIO EN COLOMBIA ............................... 105
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INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
1.1 DESCRIPCION TÉCNICA, DETALLADA Y COMPLETA DEL BIEN Y/O SERVICIO A CONTRATAR 1.1.1. Objeto del proceso Prestar los servicios de apoyo logístico para la organización y realización de los eventos y actividades de carácter nacional que en ejercicio
de sus funciones debe realizar y atender la Superintendencia Nacional de Salud.
1.1.2. Clasificador del Objeto a Contratar
De acuerdo con la Codificación de Bienes y Servicios del Código Estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, los servicios a suministrar se encuentran codificados, hasta el cuarto nivel de la siguiente manera:
Segmento Nombre Segmento Código Familia
Nombre Familia Código Clase
Nombre clase Código producto
14 Comercialización y distribución
07 Gestión de Eventos
14 Comercialización y distribución
02 Reunión y Eventos
16 Servicios de administración de empresas
15 Servicios de apoyo gerencial
02
90 Servicios de viajes, Alimentación y alojamiento
11
16 Facilidades para encuentros
01 Centros de Conferencias
11
16 Facilidades para encuentros
Salas de reuniones o banquetes
1.1.3. Especificaciones Técnicas Mínimas Para el cumplimiento del objeto contractual los bienes y servicios a adquirir deben cumplir como mínimo con las especificaciones técnicas mínimas señaladas en el Anexo No. 1 “ESPECIFICACIONES TÉCNICA MÍNIMAS” del presente documento 1.2 MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y SU JUSTIFICACIÓN Efectuado el análisis se determinó que corresponde a la modalidad de LICITACIÓN PÚBLICA de que trata la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007, numeral 1 del artículo 2. señala: "Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general
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a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo (…)", reglamentada por el Decreto Reglamentario 1082 de 2015. Teniendo en cuenta que el objeto la naturaleza del servicio a contratar y cuantía, corresponde a una prestación de servicios y dada la cuantía estimada para el desarrollo del mismo, la selección del contratista se realizará mediante un proceso de Licitación Pública, la cual se regirá por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y las demás normas que las modifiquen sustituyan y adicionen. El pliego de condiciones elaborado por la Superintendencia Nacional de Salud para el proceso de selección contendrá además de los requisitos exigidos en la Ley 80 de 1993, los definidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, así como aquellos establecidos en las demás normas vigentes que regulan la materia. En materia de publicidad del proceso de selección se cumplirá de lo dispuesto en los artículos 2.2.1.1.1.7.1 y 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015, referente a la publicidad del proceso en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal – SECOP y a la obligatoriedad de convocatoria pública en los procesos de licitación. Así mismo, se dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, estableciendo como criterios de selección la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. 1.3 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES Quienes participen en este proceso, no podrán encontrarse incursos dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad ni conflicto de intereses para contratar a que se refieren la Constitución Política, el Artículo 8º de la Ley 80 de 19933, la Ley 1474 de 20114, y demás normas concordantes. El proponente no podrá estar incurso en la causal de inhabilidad establecida en el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 ni estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales vigente, publicado por la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo previsto en el numeral 4 del Artículo 8 de la Ley 734 de 2002 en concordancia con el Artículo 60 de la Ley 610 de 2000. El proponente, declarará en la carta de presentación de la propuesta que no se encuentra incurso dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades o conflicto de intereses.
En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, ninguno de sus integrantes deberá estar incursos en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar con el Estado, establecidas en la Constitución Política y en la Ley. Los proponentes en este proceso de selección deben tener presente que de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, para poder participar en un proceso de selección y para formular propuesta, suscribir contrato y para la realización de cada pago derivado del contrato, deben acreditar estar al día en el pago de los aportes parafiscales correspondientes. Igualmente, los interesados en participar en este proceso deberán tener en cuenta el contenido del artículo 5o. "Sanciones Administrativas" de la Ley 828 de 20035, en cuyo tercer inciso se establece: "El no pago de las multas aquí señaladas inhabilitará a la persona natural o jurídica para contratar con el Estado mientras persista tal deuda, salvo que se trate de procesos concursales y existan acuerdos de pago según la Ley 550 de 1999".
3 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Publica 4 Por la cual se dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la gestión pública. 5 Por la cual se expide normas para el control a la evasión del Sistema de Seguridad Social
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LA SUPERINTENDENCIA realizará la verificación de los antecedentes disciplinarios, fiscales y de policía, respecto de las empresas y representantes legales, de los socios, cuando haya lugar y miembros de Consorcios y Uniones Temporales que presenten propuestas al interior del Proceso de selección. (Numeral 4 del Artículo 38 de la Ley 734 de 2002 y la Ley 610 de 2000). 1.4 CONDICIONES DE COSTO Y PRESUPUESTO OFICIAL 1.4.1 Estudio De Mercado
Los posibles proveedores son todas aquellas empresas y/o proveedores plurales (Consorcios y/o Uniones Temporales) que han sido oferentes y/o contratistas, en procesos relacionados con OPERACIONES LOGÍSTICAS para entidades y/o empresas del Sector Público o Privado; adicionalmente, dentro del grupo de posibles proveedores están las empresas que gentilmente han aceptado la invitación a cotizar este servicio, así como los proveedores inscritos en el SECOP II. A continuación, se listan algunos de los posibles proveedores relacionados con los Códigos UNSPSC inscritos en el SECOP II y tomados de procesos de licitación del mismo objeto de años anteriores:
No. RAZÓN SOCIAL
2 FUNDACION WAYS OF HOPE
3 SOTAVENTO GROUP SAS
4 UNION TEMPORAL RECREANDO, integrada por CORPORACION COLOMBIANA PARA EL FOMENTO DE LA RECREACION POPULAR Y DESARROLLO HUMANO- RECREANDO
5 INDUHOTEL SAS
6 NOVATOUR LTDA
7 MAYATUR SAS
10 MAGIN COMUNICACIONES SAS
11 FOOTPRINTS MARKETING SAS
12 ENLACE 7 SAS
13 OPEN SERVICES LTDA
15 COLSERVICO Y SUMINISTROS SAS
16 UNION TEMPORAL POR SUPERSALUD 2019, integrado por DHRI SAS y OPTIMA TM SAS
17 SINTONIZAR MEDIOS SAS
18 UNION TEMPORAL DBC, integrado por: DU BRANDS SAS y CENTRAL PROMOTORA DE MEDIOS SAS
19 AGENCIA DE VIAJES Y TURISMO GOLDTOUR S.A.S
20 GRUPO REACTIVE SAS
22 ASOCIACIÓN DE HOGARES SI A LA VIDA
23 RED LOGÍSTICA Y GESTIÓN SAS
24 CONSULTORIA ESTRATEGICA INTEGRAL S.A. - CEINTE SA
25 PROYECTOS & CONSULTORIAS R C S A S - PROYCONSULT
26 CENTURY MEDIA S.A.S
La realización de un evento requiere de la coordinación y planeación de diferentes actividades para que un bien, obra o servicio llegue a un usuario final en el tiempo y de forma adecuada. Esto incluye las actividades de las áreas de compras, producción, transporte, almacenamiento, distribución y disposición final, que tienen como producto final la entrega de bienes y servicios que un operador logístico de eventos puede proporcionar. Por lo anterior, la logística de eventos involucra la administración de flujo de bienes y servicios, desde la adquisición de las materias primas e insumos en su punto de origen, hasta la entrega del producto terminado en el punto de consumo. De forma tal que, las compras, el almacenamiento, la administración de los inventarios, el mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios de planta, también hacen parte de dicha actividad, por lo que es necesario abordarla como un proceso global de generación de valor agregado para el cliente, que ofrezca mayor beneficio a costos bajos.
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Conformemente, tenemos que la actividad logística puede derivarse en procesos de aprovisionamiento, producción y distribución, en una relación proveedor-cliente con el fin tanto de satisfacer a su cliente interno como de optimizar la rentabilidad de su proceso, por lo que su flujo se puede definir así:
FLUJO LOGÍSTICO
• ENTREGA AL CLIENTE
1. Adquisición: Se trata del aprovisionamiento, las compras, el inventario, el stock con el que cuenta el proveedor para poder brindar el
servicio. La preparación previa que debe tener y su disponibilidad.
Inventario: El inventario requerido para la presente contratación dependerá que la cantidad de asistentes a cada evento, señalando en cada caso la cantidad de mesas, sillas, manteles y menaje requerido, acorde con la ficha de condiciones técnicas.
Alimentación: Por otro lado, es indispensable que los alimentos suministrados cumplan con las normas de salubridad y calidad legalmente establecidas, razón por la cual se espera que no provengan de productos almacenados en inventario, sino más bien que se trate de productos frescos.
2. Producción: En general, las empresas que ofrecen este tipo de servicios, se dedican tanto a la organización logística de eventos como
al suministran de alimentos, algunas de ellas contando con proveedores aliados de quienes adquieren los productos alimenticios y otras, como por ejemplo los restaurantes y las casas de banquetes, cuentan con centros de producción para el suministro directo sin que exista un tercero que intervenga en dicho proceso, mientras que para el caso del menaje y la mantelería, generalmente cuentan con inventario disponible para su alquiler, así como el contacto del personal encargado del servicio.
3. Distribución: Los servicios establecidos con regularidad son distribuidos a través de restaurantes, cafeterías, empresas de eventos
sociales y comerciales. En donde se distribuyen a comerciantes y consumidores finales. 4. Canales de comercialización: En lo que tiene que ver con la comercialización de estos servicios, se encuentran dos tipos de canales,
a saber Canales de comercialización: Canal Directo: Algunas compañías distribuyen el producto de manera directa, a través de sus medios propios de almacenamiento, comercialización, transporte y servicio de entrega. Canal Intermediario: Parte de las empresas tienen alianzas o proveedores (como hoteles, los cuales ofrecen la totalidad de elementos necesarios para el evento de manera integral con el alquiler del salón o auditorio) de los diferentes tipos de producto y servicio, por ejemplo, contratan los refrigerios de un restaurante, la entrega la ofrecen a través de una compañía de transporte, alquilan el menaje con un proveedor de equipos y ellos ofrecen el producto final al contratante.
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Para poder hacer el estudio de mercado, la entidad inicialmente envió por medio de correo electrónico en el mes de enero de 2020, invitación a cotizar a 11 empresas del listado de proveedores encontrado en la red y tomados de procesos de licitación del mismo objeto de años anteriores, que ofrecen servicios relacionados con los requeridos por la entidad, haciendo uso del formato de cotización diseñado para el presente proceso. A continuación, se relacionan las empresas a las cuales se envió, vía correo electrónico, solicitud de cotización, el pasado 29 de enero de 2020: El formato diseñado con las necesidades y descripciones del proceso enviado a las empresas para que presenten su cotización es el siguiente:
SERVICIO DESCRIPCION ESPECÍFICACIONES DURACIÓN DEL
EVENTO CANTIDAD UNIDAD X CAPACIDAD
CONVOCATORIA E INSCRIPCIONES DE LOS
ASISTENTES Telemercadeo:
El Telemercadeo deberá iniciarse con ocho (8) días calendario de antelación a la fecha de realización del evento. El contratista deberá efectuar las llamadas telefónicas las
cuales deberá emplear para invitar a los participantes y para confirmar la asistencia, de acuerdo con los listados que suministrará la Entidad y el contratista como una de sus
obligaciones.
de Hasta 200 personas
seleccionados por la entidad
El contratista deberá proveer de un espacio físico necesario para los eventos y/o actividades, considerando el número de personas participantes, con áreas cómodas y suficientes que permitan trabajar en grupos, mesa redonda o auditorio; con iluminación
natural o artificial suficiente; ventilación, incluyendo aire acondicionado cuando sea necesario; sonido básico, conectividad a internet y tomacorrientes para el uso de
computadores, con acceso para personas con discapacidad. Garantizar que se dará el tratamiento adecuado, según la normatividad vigente, a los
residuos y basuras que se generen en la realización de cada evento, para lo cual debe anexar el flujograma, cinco (5) días hábiles previos a la celebración de cada evento
donde indique el tratamiento que se dará a las basuras y residuos que se generen por la realización de cada evento.
1 día 1 Asistentes al evento Hasta 200 personas
2 días 1 Asistentes al evento Hasta 35 personas
EMPRESA CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO FECHA SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
CONVETUR
<[email protected]>;
ASESORIAS Y PRODUCCIONES [email protected] 3104737896 29/01/2020
ENLACE 7 [email protected]
RED LOGÍSTICA [email protected] (4) 3116147 29/01/2020
THOMAS GREG [email protected] 3578310 29/01/2020
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Disponer del personal de aseo necesario para el lugar del evento, así como responder por todos los costos asociados al mismo, que no estén expresamente establecidos en el
contrato y que sean dispuestos por el Contratista por su liberalidad.
OPERACIÓN LOGÍSTICA
Punto de Registro de Asistentes
El contratista efectuará el registro de los asistentes en el sitio de evento, para lo cual dispondrá de personal suficiente, como mínimo una persona por cada 50 participantes,
para ello debe destinar los equipos que requiera, para que esta labor sea ágil y no llegue a causar demoras en la iniciación de la actividad. Este registro debe hacerse conforme a las especificaciones manejadas por la entidad de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión Calidad, el cual será suministrado por el supervisor del contrato y entregado
como material de apoyo.
Coordinador logístico
Se requiere que el coordinador tenga gran capacidad de liderazgo, autogestión, organización, disciplina, manejo de público y organización de este. El coordinador
deberá ser el mismo para todos los eventos de cada dependencia. Se requiere que el contratista asegure el equipo mínimo de trabajo para cada evento, sin importar que el
mismo día esté en desarrollo otro evento de las áreas de la Superintendencia Nacional de Salud.
1 día 3 Coordinador por evento Hasta 70
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
Personal de protocolo Las personas de protocolo deben cubrir: el apoyo técnico del sonido, la proyección de la
presentación, la organización del público y realizar la relatoría del evento.
1 día 3 Personas de protocolo para evento Hasta
150 personas
100 personas
70 personas
50 personas
30 personas
200 personas
Refrigerios am y pm sal y/o dulce que incluya bebida
Los refrigerios estarán a cargo del contratista quien deberá suministrarlos a los asistentes del evento dos veces al día, uno a las 10 de la mañana y otro a las 12 y
media. Refrigerios am y pm los cuales podrán ser de sal o dulce y acompañados de bebida. El valor debe incluir el servicio de catering necesario para la satisfacción del
servicio.
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
personas
necesarios
Los almuerzos/cenas estarán a cargo del contratista quien deberá suministrarlos a los asistentes del evento a la hora pactada con el supervisor. El valor debe incluir el servicio
de catering necesario para la satisfacción del servicio.
2 días 140 2 Almuerzos y 2 cenas para evento Hasta
35 personas
personas
Los eventos deberán contar con un paquete de equipos audiovisuales
que contendrán: un (1) video beam, (1) Telón, dos (2) micrófonos
inalámbricos, un (1) micrófono de solapa y 1 computador portátil con programas office vigentes y sonido básico y un apuntador y se debe
garantizar la excelencia en la calidad y funcionamiento de audio y
video.
Los eventos deberán contar con un paquete de equipos audiovisuales que contendrán: un (1) video beam, (1) Telón, dos (2) micrófonos inalámbricos, un (1) micrófono de solapa y 1 computador portátil con programas office vigentes y sonido básico y un
apuntador y se debe garantizar la excelencia en la calidad y funcionamiento de audio y video.
1 día 1 Paquete equipo audiovisual para evento
Hasta 70 personas
Hasta 200 personas
Hasta 35 personas
Hasta 50 personas
Hasta 150 personas
Hasta 25 personas
Hasta 100 personas
Hasta 30 personas
CONFERENCISTA Nacionales
En aquellos eventos donde se requiera conferencista de origen nacional o internacional, el operador logístico tendrá a su cargo la contratación de este de acuerdo con los
requerimientos y perfil solicitados por el supervisor. En caso de cobro de honorarios en ellos estará incluido los gastos de traslado y hospedaje.
La selección de los conferencistas externos será a cargo del Supervisor y seleccionados
conforme a la agenda del evento
1 días 1 Conferencista Nacional Hasta 70
personas
personas
(ida y regreso)
Los gastos de traslado aéreo (internacional), de los invitados en las ciudades donde se llevará a cabo el evento estará a cargo por parte del contratista.
NA 3 pasajeros con transporte aéreo
Transporte Terrestre (ida y regreso al evento en
Anapoima o Paipa)
Los gastos de traslado terrestre de los funcionarios en los municipios donde se llevará a cabo el evento estará a cargo por parte del contratista.
NA 12 pasajeros (funcionarios SNS) con
transporte terrestre
Este hospedaje es para los invitados extranjeros.
El hospedaje será en un lugar de categoría 4 estrellas, en las instalaciones en donde se llevará a cabo el evento o cercano a este y deberá garantizar el desayuno de los
2 noches 3 Hospedaje Hasta 3 personas
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participantes/invitados. Lo anterior supeditado a aprobación por parte del supervisor del contrato. Se deberá garantizar 3 días 2 noches de hospedaje.
Hospedaje fuera de Bogotá: ciudades como Paipa o Anapoima
El hospedaje será en un lugar de categoría 4 estrellas, en las instalaciones en donde se llevará a cabo el evento o cercano a este y deberá garantizar el desayuno de los participantes. Este valor aplica única y exclusivamente para el equipo directivo. El
hospedaje deberá garantizar 2 días 1 noche.
1 noche 35 Hospedaje Hasta 35 personas
Lo anterior, con el fin de obtener los precios de referencia de los servicios requeridos y así poder establecer un valor que permitiera establecer un presupuesto y de esta forma adelantar este proceso de contratación. A la invitación de la referencia, atendieron cuatro (4) empresas que presentaron cotización; sin embargo, solo tres (3) de ellas acogieron el formato previamente remitido, con las especificaciones y aclaraciones requeridas, y reportando el porcentaje del costo de intermediación solicitado; adicionalmente, se incluyó el histórico pagado durante la vigencia 2019 por los mismos conceptos, con el incremento correspondiente al reajuste del IPC (3,8%), trayendo los valores a precios del 2020. De esta manera, se procedió con el análisis de los valores cotizados de cada ítem con los cuales se obtuvo un precio de referencia, el cual consta de sacar el promedio de los valores unitarios dividida entre el número de sumandos, aplicando a estos la fórmula de desviación estándar entre los valores cotizados, que indica qué tan dispersos están los datos con respecto a la media, que al comparar con el valor promedio de estos arrojase el valor máximo (techo o túnel alto) y el valor mínimo (piso o techo bajo) a tener en cuenta para el cálculo del precio de referencia calculado, descartando así los valores cotizados que no fuesen comparables, acorde a la realidad contractual de la entidad. Finalmente para determinar el precio base de oferta, por ítem unitario se promedian los valores cotizados y el valor histórico a los que ya se les aplico la desviación, Lo anterior como quiera que la experiencia muestra que los estudios de mercado para efectos de establecer las necesidades de la entidad, usualmente se allegan con valores superiores a los que a la postre resultan adjudicados, razón por la cual se requiere adelantar el análisis en la forma antes señalada. Con la metodología utilizada para la estructuración del Estudio Económico, se definió el presupuesto para el presente proceso de contratación, de acuerdo con la estructura de costos elaborada por la Delegada para la protección al Usuario. Bajo este enfoque se adelantó el análisis de las necesidades de la Superintendencia Nacional de Salud. Se anexa tabla de promedio y formulación aplicada, calculado de tres (3) de las empresas cotizantes y los precios adjudicados en el Contrato de Prestación de Servicios No. 248 de 2019 con el incremento de 3,8% del IPC, donde las fórmulas descartan los precios, debido a su valor desmedido en comparación con la media aritmética/promedio. Tabla. Promedio entre cotizaciones para eventos
EMPRESA
1
EMPRESA
2
EMPRESA
3
personas
5.220 8.000 3.600 4.112 5.233 1.965 7.198 3.268 5.220 3.600 4.112 4.311 2.155.332
INSTALACIONES
1 día 1 Asistentes al evento Hasta
200 personas
2 días 1 Asistentes al evento Hasta
35 personas
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3.485.200 4.600.000 2.916.000 1.473.815 3.118.754 1.300.680 4.419.434 1.818.073 3.485.200 2.916.000 3.200.600 3.200.600
1.919.475 4.300.000 1.915.000 1.009.419 2.285.974 1.409.236 3.695.209 876.738 1.919.475 1.915.000 1.009.419 1.614.631 1.614.631
100 personas
70 personas
1 día 1
1 día 2
617.700 575.000 450.000 618.896 565.399 79.596 644.995 485.803 617.700 575.000 618.896 603.865 2.415.461
617.700 575.000 450.000 618.896 565.399 79.596 644.995 485.803 617.700 575.000 618.896 603.865 1.811.596
100 personas
617.700 575.000 450.000 618.896 565.399 79.596 644.995 485.803 617.700 575.000 618.896 603.865 1.207.731
70 personas
617.700 575.000 450.000 618.896 565.399 79.596 644.995 485.803 617.700 575.000 618.896 603.865 1.207.731
1 día 1
617.700 575.000 450.000 618.896 565.399 79.596 644.995 485.803 617.700 575.000 618.896 603.865 603.865
1 día 1
617.700 575.000 450.000 618.896 565.399 79.596 644.995 485.803 617.700 575.000 618.896 603.865 603.865
personas
1 día 1
Coordinador por evento
Hasta 200 personas
2 días 1
personas
1 día 4
hasta 50 personas
1 día 3
personas
1 día 1
Hasta 25 personas
1 día 1
1.600.200 800.000 290.000 360.616 762.704 602.194 1.364.898 160.510 800.000 290.000 360.616 483.539 483.539
1 día 1
Hasta 30 personas
Personal de
personas
408.900 350.000 280.000 282.256 330.289 61.656 391.945 268.633 350.000 280.000 282.256 304.085 912.256
1 día 2
personas
408.900 350.000 280.000 282.256 330.289 61.656 391.945 268.633 350.000 280.000 282.256 304.085 608.171
1 día 1
Personas de protocolo
408.900 350.000 280.000 282.256 330.289 61.656 391.945 268.633 350.000 280.000 282.256 304.085 304.085
1 día 1
408.900 350.000 280.000 282.256 330.289 61.656 391.945 268.633 350.000 280.000 282.256 304.085 304.085
1 día 1
408.900 350.000 280.000 282.256 330.289 61.656 391.945 268.633 350.000 280.000 282.256 304.085 304.085
1 día 4
408.900 350.000 280.000 282.256 330.289 61.656 391.945 268.633 350.000 280.000 282.256 304.085 1.216.342
REFRIGERIOS
que incluya bebida
1 día 140
para evento Hasta 70 personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 2.900.448
1 día 150
Hasta 150 personas
26.460 30.000 17.000 17.192 22.663 6.589 29.252 16.074 26.460 17.000 17.192 20.217 3.032.623
1 día 100
para evento Hasta 100 personas
26.460 30.000 17.500 17.192 22.788 6.449 29.237 16.339 26.460 17.500 17.192 20.384 2.038.416
Página 19 de 106
personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 1.450.224
1 día 50
Hasta 50 personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 1.035.874
1 día 30
personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 621.525
1 día 300
Hasta 150 personas
26.460 30.000 17.000 17.192 22.663 6.589 29.252 16.074 26.460 17.000 17.192 20.217 6.065.247
1 día 400
personas
26.460 30.000 16.500 17.192 22.538 6.735 29.273 15.803 26.460 16.500 17.192 20.051 8.020.329
2 días 70
Hasta 35 personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 1.450.224
1 día 100
personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 2.071.749
1 día 50
Hasta 25 personas
26.460 30.000 18.500 17.192 23.038 6.190 29.228 16.848 26.460 18.500 17.192 20.717 1.035.874
Almuerzos/cenas solamente para
Superintendente
sean
para evento
Hasta 35 personas
49.900 60.000 22.000 43.967 19.683 63.649 24.284 49.900 60.000 54.950 7.693.000
1 día 150
personas
49.900 60.000 21.000 43.633 20.241 63.874 23.392 49.900 60.000 54.950 8.242.500
EQUIPO AUDIOVISUAL
de equipos audiovisuales
dos (2)
programas office vigentes y
garantizar la
funcionamiento
1 día 1
3.059.370 4.000.000 1.500.000 1.189.990 2.437.340 1.324.552 3.761.892 1.112.788 3.059.370 1.500.000 1.189.990 1.916.453 1.916.453
2 días 1
3.059.370 3.500.000 1.100.000 935.103 2.148.618 1.320.091 3.468.709 828.527 3.059.370 1.100.000 935.103 1.698.158 3.396.315
1 día 1
3.059.370 3.500.000 1.150.000 1.276.033 2.246.351 1.207.772 3.454.123 1.038.579 3.059.370 1.150.000 1.276.033 1.828.468 1.828.468
1 día 1
personas
1 día 1
1 día 1
1 día 1
CONFERENCISTA Nacionales
2 días 1
GASTOS DE TRASLADO
Transporte Terrestre
Anapoima o
325.000 208.333 380.000 88.230 250.391 129.653 380.044 120.737 325.000 208.333 380.000 304.444 3.653.333
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extranjeros.
428.978 450.000 530.000 469.659 53.303 522.963 416.356 428.978 450.000 439.489 2.636.934
Hospedaje fuera de Bogotá:
ciudades como Paipa o
480.274 300.000 355.000 117.554 313.207 150.679 463.886 162.528 300.000 355.000 327.500 11.462.500
Los espacios en blanco indican que los ítems no fueron contratados en la vigencia 2019 o que no fueron cotizados o que están por fuera del rango de la desviación. A continuación se presenta el resultado compilado:
SERVICIO DESCRIPCION DURACIÓN
EVENTO 2020 SIN IVA
CONVOCATORIA E INSCRIPCIONES DE LOS ASISTENTES
Telemercadeo: 1 día 500 Llamadas para convocatoria para evento de Hasta 200
personas 4.311 2.155.332
Auditorio en los municipios
seleccionados por la entidad
1 día 1 Asistentes al evento Hasta 200 personas 6.166.667 6.166.667
2 días 1 Asistentes al evento Hasta 35 personas 3.406.150 6.812.300
Punto de Registro de Asistentes
1 día 4 Asistentes al evento Hasta 200 personas 603.865 2.415.461
1 día 1 Asistentes al evento Hasta 50 personas 603.865 603.865
1 día 1 Asistentes al evento Hasta 30 personas 603.865 603.865
1 día 3 Coordinador por evento Hasta 70 personas 476.872 1.430.616
1 día 1 Coordinador por evento Hasta 200 personas 486.872 486.872
2 días 1 Coordinador por evento Hasta 35 personas 463.539 927.078
1 día 4 Coordinador por evento hasta 50 personas 463.539 1.854.155
1 día 3 Coordinador por evento Hasta 150 personas 483.539 1.450.616
Personal de protocolo
1 día 3 Personas de protocolo para evento Hasta 150 personas 304.085 912.256
1 día 4 Personas de protocolo para evento Hasta 200 personas 304.085 1.216.342
REFRIGERIOS
que incluya bebida
1 día 140 2 Refrigerios para evento Hasta 70 personas 20.717 2.900.448
1 día 150 1 Refrigerio para evento Hasta 150 personas 20.217 3.032.623
1 día 30 1 Refrigerio para evento Hasta 30 personas 20.717 621.525
2 días 70 2 Refrigerios para evento Hasta 35 personas 20.717 1.450.224
Almuerzos/cenas solamente para
aquellos eventos en los que presida el Superintendente Nacional de Salud,
y que sean considerados necesarios
2 días 140 2 Almuerzos y 2 cenas para evento Hasta 35 personas 54.950 7.693.000
1 día 150 Almuerzo para evento Hasta 150 personas 54.950 8.242.500
EQUIPO AUDIOVISUAL
Los eventos deberán contar con un paquete
de equipos audiovisuales que contendrán: un (1) video beam, (1) Telón, dos (2)
micrófonos inalámbricos, un (1) micrófono de
solapa y 1
1 día 1 Paquete equipo audiovisual para evento Hasta 70
personas 1.845.134 1.845.134
personas 1.916.453 1.916.453
2 días 1 Paquete equipo audiovisual para evento Hasta 35
personas 1.698.158 3.396.315
personas 1.828.468 1.828.468
personas 1.843.387 1.843.387
personas 1.698.158 1.698.158
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básico y un apuntador y se
debe garantizar la excelencia en la
calidad y funcionamiento de
personas 1.793.387 1.793.387
personas 1.698.158 1.698.158
CONFERENCISTA Nacionales 1 días 1 Conferencista Nacional Hasta 70 personas 8.131.300 8.131.300
2 días 1 Conferencista Nacional Hasta 35 personas 8.131.300 16.262.600
GASTOS DE TRASLADO
Transporte Terrestre
Anapoima o Paipa)
NA 12 pasajeros (funcionarios SNS) con transporte terrestre 304.444 3.653.333
HOSPEDAJE PARA PARTICIPANTES
extranjeros. 2 noches 3 Hospedaje Hasta 3 personas 439.489 2.636.934
Hospedaje fuera de Bogotá:
1 noche 35 Hospedaje Hasta 35 personas 327.500 11.462.500
Para el porcentaje de comisión de intermediación, se toma el adjudicado en el Contrato de Prestación de Servicios No. 248 de 2019 y los reportados por las empresas cotizantes; a continuación, se relacionan los porcentajes y empresas que reportaron, así:
EMPRESAS COTIZANTES PORCENTAJE DE COMISIÓN
EMPRESA 1 12,00%
EMPRESA 2 15,00%
EMPRESA 3 12,00%
8,84%
PROMEDIO 11,96%
Del estudio adelantado se obtuvo el valor por tipo de eventos definidos por la entidad, se incluyó el IVA y la comisión de intermediación:
TIPO DE EVENTO DURACIÓN DEL
EVENTO
COMISIÓN
Evento Hasta 70 personas incluye: Auditorio, Coordinador, doble refrigerio por persona, equipo audiovisual.
1 día 8.823.920 1.055.341 9.879.261 1.877.060 11.756.320
Evento Hasta 70 personas incluye: Auditorio, Coordinador, doble refrigerio por persona, equipo audiovisual y conferencista.
1 día 16.955.220 2.027.844 18.983.064 3.606.782 22.589.846
Evento Hasta 200 personas incluye: Convocatoria e inscripciones (telemercadeo), auditorio, punto de registro, coordinador, personal de
protocolo, doble refrigerio por persona y equipo audiovisual. 1 día 22.377.455 2.676.344 25.053.799 4.760.222 29.814.021
Evento Hasta 35 personas por una (1) noche dos (2) días en municipio a las afueras de Bogotá (Paipa o Anapoima) incluye:
Auditorio, coordinador, dos refrigerios por personas, 2 almuerzos y 2 cenas por funcionario, equipo audiovisual, conferencista, transporte
terrestre, hospedaje funcionarios.
Evento Hasta 50 personas incluye: Auditorio, coordinador, doble refrigerio por persona, equipo audiovisual
1 día 8.954.971 1.071.015 10.025.986 1.904.937 11.930.923
Evento Hasta 150 personas incluye: Auditorio, coordinador, un refrigerio por persona y equipo audiovisual.
1 día 11.109.326 1.328.675 12.438.001 2.363.220 14.801.222
Evento Hasta 25 personas incluye: auditorio, coordinador, doble refrigerio por persona y equipo audiovisual.
1 día 4.812.202 575.539 5.387.742 1.023.671 6.411.413
Evento Hasta 50 personas incluye: Auditorio, coordinador, un refrigerio por persona y equipo audiovisual.
1 día 6.528.481 780.806 7.309.287 1.388.765 8.698.052
Evento Hasta 150 personas incluye: Auditorio, punto de registro, coordinador, personal de protocolo, un refrigerio por persona y equipo
audiovisual. 1 día 12.866.101 1.538.786 14.404.886 2.736.928 17.141.815
audiovisual. 1 día 10.767.042 1.287.738 12.054.780 2.290.408 14.345.189
audiovisual. 1 día 8.885.512 1.062.707 9.948.219 1.890.162 11.838.380
audiovisual. 1 día 7.436.431 889.397 8.325.829 1.581.907 9.907.736
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Evento Hasta 30 personas incluye: Auditorio, punto de registro, Coordinador, personal de protocolo, un refrigerio por persona y equipo
audiovisual. 1 día 5.281.890 631.714 5.913.605 1.123.585 7.037.189
Evento Hasta 70 personas incluye: punto de registro, coordinador, personal de protocolo, doble refrigerio por persona y equipo
audiovisual. (sin auditorio) 1 día 4.680.181 559.750 5.239.931 995.587 6.235.518
Evento Hasta 150 personas incluye: Auditorio, punto de registro, coordinador, personal de protocolo, almuerzo, doble refrigerio por
persona, equipo audiovisual, hospedaje y tiquetes aéreos ida y regreso (Ámsterdam - Bogotá Ámsterdam) para invitados extranjeros.
1 día 38.868.602 4.648.685 43.517.287 8.268.284 51.785.571
Nota1: La descripción de los ítems y las especificaciones contenidas en el estudio de mercado, son considerados como un referente para la Entidad con respecto a las características y formato de cada evento a realizar; no obstante, ello no implica que no pueda variar las cantidades atendiendo parámetros de austeridad del gasto y necesidad. Nota 2: En todo caso habrá lugar al pago del porcentaje de comisión de intermediación única y exclusivamente respecto de los servicios prestados por terceros, siempre que se encuentre demostrado ello con los documentos que defina la ley para el efecto. En ese orden de ideas, cuando el servicio sea prestado de manera directa por el contratista, no habrá lugar al pago del porcentaje de comisión de intermediación establecido. Nota 3: El presupuesto planteado incluye los gastos que se pueden generar por imprevistos en los diferentes eventos, sin que en ningún caso supere el total del rubro correspondiente. Nota 4: La entidad se reserva el derecho a realizar eventos adicionales a los inicialmente programados, siempre que existan saldos a favor de la entidad por la optimización que se haga de los recursos designados para el contrato, lo cual incluye el uso de los gastos dispuestos para imprevistos. En cualquier caso y de acuerdo con el seguimiento de la ejecución presupuestal que realicen los supervisores del contrato, la realización de nuevos eventos no previstos deberán guardar estrecha relación con aquellos realizados por las dependencias, observando los mismos requerimientos, necesidades, planeando con suficiente antelación su desarrollo y debida justificación para su realización, y para los cuales se deberá contar con antelación con la totalidad de los recursos requeridos en el rubro asociado a la realización del evento con el registro presupuestal respectivo. Nota 5: En todo caso el listado de eventos y lugares es de tipo enunciativo, no taxativo, razón por la cual en el marco de la ejecución del contrato que se celebre con ocasión de este estudio previo, se podrán variar conforme con las necesidades de la entidad. Nota 6: El número de asistentes señalado en el estudio de mercado será un referente para cada uno de los eventos que llevará a cabo la Entidad. Nota 7: El supervisor determinará la necesidad o no de puntos de registros para cada evento de conformidad con las cotizaciones allegadas por el contratista. Nota 8: En el marco de la ejecución del contrato que se derive de los presentes estudios previos, no se podrá superar el valor unitario de los ítems señalados en la tabla establecida en el estudio de mercado. En tal sentido el contratista que resulte adjudicatario deberá presentar mínimo tres cotizaciones acordes a los requerimientos de cada evento, los cuales no podrán superar el valor del estudio de mercado antes señalado. 1.4.2 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO El presupuesto oficial para el proceso de selección se establece de la siguiente manera:
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El presupuesto oficial para el proceso de selección, incluido la comisión de intermediación, el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), cuando
a ello hubiere lugar, y demás impuestos, tasas, contribuciones de carácter nacional y/o municipales legales, costos directos e indirectos es
la suma MIL MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS ($1.000.849.575)
M/CTE.
El presupuesto oficial para el proceso de selección se distribuye así:
Dependencia Rubro Descripción Valor
$ 640.275.851
$ 65.000.000
$ 33.697.724
$ 61.876.000
C-1903-0300-4-0-1903020-02
$ 200.000.000
Total $ 1.000.849.575
El valor de adjudicación del presente proceso será por el valor total del presupuesto oficial, esto es MIL MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS ($1.000.849.575) M/CTE, incluido la comisión de intermediación, el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y demás impuestos, tasas, contribuciones de carácter nacional y/o municipal legales, costos directos e indirectos a que haya lugar. 1.4.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN
La SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD cuenta el siguiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 35920 de fecha 20 de febrero de 2020, expedida por el Coordinador del Grupo de Presupuesto de la Subdirección Financiera de la Secretaria General de la Superintendencia Nacional de Salud.
1.5 CORRESPONDENCIA
Toda la correspondencia que se genere y que esté relacionada con el presente proceso de selección, deberá ser enviada a través de la plataforma SECOP II. La SUPERSALUD así mismo enviará la correspondencia correspondiente por medio de la Plataforma SECOP II. En cuanto a las aclaraciones y envío de documentos requeridos con ocasión de la verificación y evaluación de las propuestas, sólo serán tenidas en cuenta aquellas que se envíen a través de la plataforma SECOP II, y la Superintendencia Nacional de Salud NO SE RESPONSABILIZA por consultas u observaciones o cualquier otro tipo de correspondencia que no se trámite a través de la plataforma SECOP II.
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En caso de presentarse eventos de INDISPONIBILIDAD DE LA PLATAFORMA SECOP II, los mismos deberán informarse a la Entidad al correo electrónico [email protected]. En todo caso debe seguirse estrictamente el procedimiento descrito en el Protocolo vigente “para actuar ante una indisponibilidad del SECOP II” de Colombia Compra Eficiente.
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ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
2. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN El cronograma del presente proceso de selección está determinado en la plataforma SECOP II, y corresponderá con el indicado en el acto de apertura del proceso. Las fechas indicadas podrán variar de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en el PLIEGO DE CONDICIONES o por decisión de la SUPERSALUD. En caso de prórroga de los plazos, LA SUPERINTENDENCIA expedirá una Adenda que será publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Plataforma SECOP II.
2.1 DISPONIBILIDAD Y CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y DEM&

proyecto de pliego de condiciones del proceso de

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