PROYECTO CREACION ARCHIVO DEPARTAMENTO ALUMNOS

PROYECTO CREACION ARCHIVO DEPARTAMENTO ALUMNOSFACULTAD DE INGENIERA.FUNDAMENTACIONLas Universidades generan y reciben un nmero considerable de documentos que son consecuencia directa de las actividades necesarias para el cumplimiento de sus fines: estudio, docencia y administracin.

En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan, con este desorden es imposible localizar nada. La organizacin de los archivos es una de las tareas administrativas que ms suele incomodar a los empleados pblicos. Se cae entonces, en un crculo vicioso que se repite en todas las oficinas: acumulacin de documentos- bsquedas dificultosas- prdida de informacin- intento de control mediante la reproduccin de los documentos- ms papel- ms acumulacin y vuelta a empezar.

El archivo universitario es igual a cualquier otro archivo, la diferencia radica en el ambiente en que se desarrolla, el acadmico, por el servicio que presta, y los documentos que produce.A veces, este crculo se rompe de dos maneras: eliminando radicalmente los documentos ms antiguos o de una manera sutil, se abandonan en los sitios ms insospechados.

Los documentos como algo molesto, incmodo y polvoriento son una imagen fuertemente unida a la burocracia en su aspecto ms ineficaz y negativo. Por el contrario la idea de una oficina eficaz y accesible a la resolucin de nuestros problemas va unida a un mobiliario y material de archivo cmodo y atractivo, como a la ausencia de papeles.Organizar un archivo en nuestros das no tendra que ser una tarea difcil. Tenemos a nuestro alcance nuevos sistemas para archivos y recuperacin de documentos que, en teora nos facilitan enormemente el proceso. Pero si observamos las oficinas vemos, que a problemas nuevos se dan soluciones antiguas, y que las herramientas modernas son utilizadas siguiendo esquemas desfasados.NATURALEZA DEL PROYECTOEl problema que se plantea es la desorganizacin existente en el Dpto. Alumnos de la Facultad de Ingeniera en cuanto a la distribucin de tareas y trabajo. Actualmente, el espacio fsico no es el adecuado en tamao ni en distribucin, adems de ser un espacio compartido por todas las reas, resultando de difcil acceso y complicando la bsqueda de la documentacin.Este proyecto pretende crear, organizar y poner en marcha el Archivo Alumnos de la facultad de ingeniera de la U.N.P.S.J.B. para la organizacin y resguardo de la documentacin administrativa y acadmica generada por el Departamento Alumnos.

La creacin del archivo contribuye positivamente a la eficiencia y eficacia de la gestin administrativa, ya que supone un ahorro considerable de tiempo en la tramitacin, archivo y disposicin de los expedientes, adems de agilizar las gestiones de los interesados.

La situacin actual demuestra que los documentos se acumulan, y se produce desorganizacin e inaccesibilidad a la informacin. Si bien en los ltimos aos se han creado bases de gestin documental que han aportado parcialmente racionalizacin a los procesos que intervienen en la produccin, tramitacin, uso y disposicin de los documentos, este resulta insuficiente.

Objetivo General:

Organizar, preservar, conservar y resguardar los documentos generados producto de la gestin y funcionamiento acadmico-administrativo del Departamento Alumnos dependiente de la Facultad de Ingeniera de la U.N.P.S.J.B para brindar un mejor servicio a la comunidad universitaria y el apoyo a la toma de decisiones a nivel directivo.Objetivos Especficos:

Organizar y trabajar con los instrumentos necesarios que requiere el proceso archivstico.DIAGNSTICO PREVIO

En la actualidad el archivo se encuentra ubicado en un espacio fsico, no apto por sus caractersticas para cumplir la funcin asignada. El lugar es un espacio oscuro, sin ventilacin, hay desorden, amontonamiento, humedad. Esto trae aparejado el deterioro y un alto riesgo de prdida de documentos.

Los documentos se archivan en cajas, ubicados en ficheros metlicos algunos, otros en cajas de madera, lo cual dificulta el manejo de los legajos de manera rpida y eficaz.

Los archivos de uso frecuente como los que han dejado de prestar utilidad, comparten el mismo espacio fsico, no son enviados al Archivo de la Universidad.

Tambin se constata la inexistencia de un procedimiento archivstico que regule la organizacin de los documentos y su transferencia.

De todo lo expuesto, se concluye que resulta de necesidad y urgencia la creacin del Archivo Alumnos, a los efectos de contar con un lugar adecuado, implementando con l las medidas pertinentes de seguridad, adems de contar con los requisitos necesarios que favorezcan la preservacin y conservacin de los documentos. Adems de capacitar al personal y otorgar recursos materiales e informticos para prestar un servicio eficiente.Asimismo, resulta necesario resguardar la documentacin histrica que tiene ms de 20 aos de antigedad, ya que estos constituyen material que en algn momento se necesitar.MARCO INSTITUCIONALLas actividades y funciones del archivo deben enmarcarse dentro del rgimen jurdico general sobre archivos y documentos de la Administracin Pblica y de la normativa especfica de la Universidad.

A tal efecto, se entiende por archivo universitario: al conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los rganos universitarios, organizados y conservados para la informacin y gestin administrativa.La misin del archivo es planificar, implantar, conservar y difundir la documentacin con valor administrativo segn se estipula por el Consejo Internacional de Archivos.

Para su ubicacin administrativa adecuada, es indispensable que ste posea una posicin de centralidad. Para la organizacin de la documentacin el archivo podr utilizar todas aquellas tcnicas y sistemas que sean oportunos de acuerdo con la necesidad siempre que pueda o sea capaz de controlar todo el proceso de los documentos desde que se generan o reciben hasta su uso o destino final.

Actualmente, todos los servicios cuentan con la gestin informatizada de sus documentos. A tal efecto, esta tiene como objeto principal el control y seguimiento informatizado de la documentacin.

Para ello, previamente a su instalacin fsica se deber dotar al Archivo de un sistema de clasificacin de los archivos Alumnos.

CLASIFICACION A UTILIZAR ARCHIVOS DE GESTIN: En este reposarn los documentos generados y recibidos en el proceso de gestin administrativa (Activos) que estn a cargo de este departamento.

ARCHIVOS PASIVOS: A este sern transferidos los documentos que han terminado su trmite y cuya consulta no es tan frecuente (Semiactivos). La documentacin permanecer en el mismo por un plazo de 5 aos. ARCHIVO HISTORICO: Aqu se transferirn los archivos que deben ser conservados de modo permanente, segn criterios administrativos, histricos.

METODO DE TRANSFERENCIA

Para que los documentos puedan ser remitidos del archivo de gestin al pasivo, se debe realizar la transferencia documental, este proceso se debe realizar teniendo en cuenta los tiempos de retencin establecidos por el Consejo Internacional de Archivos.

METODO DE ARCHIVOCada documento debe pertenecer a un legajo y/o expediente clasificado en una serie incluida en la base documental. Adems se deben identificar los documentos de apoyo que nunca sern transferidos al archivo pasivo.

La ordenacin de los archivos se realizar en forma cronolgica y de acuerdo al principio de orden original: esto es que la conservacin de los documentos se ubica de manera consecutiva ascendente de acuerdo a las actuaciones que dieron origen a su produccin o creacin.

PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION Depuracin: se debe evitar la duplicidad de copias de un mismo documento.

Eliminar o no transferir documentos de apoyo.

Foliacin: la documentacin debe numerarse consecutivamente.

Descripcin: es la ultima actividad que se realiza para el proceso de transferencia documental y consiste en relaciona sistemtica y detalladamente las unidades documentales.

ELABORACION DE CALENDARIO DE TRANSFERENCIASSe elaborar un calendario de transferencias de los archivos pasivos a pasivos y de all al histrico, teniendo en cuenta los plazos durante los cuales cada archivo es requerido.

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO

De acuerdo con el volumen de la documentacin, es necesario previamente a su disposicin realizar un inventario que permita conocer toda la documentacin del archivo, su organizacin y localizacin, permitiendo dar respuesta rpida a los usuarios. RECURSOS:

HUMANOS: una persona encargada de la gestin de los documentos y del archivo, desde su creacin o recepcin en las unidades acadmicas hasta su transferencia.

MATERIALES: Debe proveerse de recursos materiales e informticos1. Informticos: contar con un programa especial para la gestin documenta.

2. Instalaciones y equipos: el espacio fsico no debe estar alejado del departamento alumnos, y ser de fcil acceso. No debe compartirse con otros usos.

3. Caractersticas arquitectnicas: las estructuras deben ser de resistencia, la altura no debe superar los 2m. deben ser metlicos y no de madera, incombustibles sin elementos cortantes ni punzantes. Cmodas de manejar y con capacidad de desplazarse en altura de 25 mm, con los laterales cerrados y las divisiones interiores abiertas.

4. las cajas deben ser de cartn con uno de los lados abatibles, y dimensiones normalizadas (38 x 28 x 12).

5. la temperatura del archivo no debe ser inferior a los 15 ni superior a los 21.debe evitarse la luz solar sobre los documentos; siendo necesaria ventilacin natural controlada, que haga circular aire, evitando la entrada de polvo.

6. para facilitar la limpieza los suelos deben ser sintticos. La iluminacin incandescente debe ser de 60 w.

7. se instalar un sistema automtico de deteccin de humo y pulsadores de alarma. Tambin se instalarn matafuegos.

8. Carritos para traslado de documentos: son archivadores provistos de ruedas que permiten el transporte de documentos.

9. Archivadores: mdulos formados por dos o ms cajones en donde se colocarn carpetas colgantes como unidades independientes. Su ventaja es la posibilidad de colocar visores horizontales, lo que facilita su localizacin.

PLANIFICACION A CORTO Y LARGO PLAZOLa planificacin de la puesta en marcha debe ir en dos etapas: una a corto plazo, de posible iniciacin inmediata, y otra a largo plazo desde el momento en que pueda contarse con el espacio fsico adecuado.

La primera etapa, ser la de revisar e inventariar los archivos documentales, para la preparacin de los archivos para su posterior transferencia.

Posteriormente, cuando se cuente con el espacio fsico adecuado, sern transferidos los archivos del modo planificado.

ORGANIZACIN DE LAS TAREAS Para poder cumplimentar las funciones previstas, y considerando la cantidad de actividades a realizar se crear un sector Archivo especfico, que estar a cargo de un equipo de 2 o 3 personas, siendo una de ellas quien desempee tareas de coordinador.

La asignacin de roles en esta rea ser rotativa en periodos semestrales, favoreciendo mediante la implementacin de esta modalidad la capacitacin, permitiendo el conocimiento de los procesos y la participacin en la toma de decisiones. Adems de ello se pretende favorecer el trabajo en equipo mediante la adquisicin de hbitos de trabajo colaborativo.

Para la capacitacin del personal se implementaran reuniones mensuales, con el objetivo primario de evaluar las acciones llevadas a cabo, informando los logros, ajustes y problemas que van surgiendo de la implementacin del sistema. Lo cual en el largo plazo servir de base para la redaccin del manual de procedimientos.

METAS

Hay una idea que debe predominar por encima de todo, y es que el archivo se debe organizar pensando no slo en el presente sino tambin en el futuro.

Organizacin de los documentos: identificacin de series, clasificacin, elaboracin de cuadros, ordenacin e instalacin, instrumentos de recuperacin, normas.

Gestin y control de legajos/expedientes: normalizacin de formularios, racionalizacin de procedimientos.

Gestin automatizada de los documentos.

PRODUCTOS:

BIBLIOGRAFA Recomendaciones para archivos Universitarios. Conferencia de Archiveros de Universidades. Valladolid. 1996) Manual de Archivstica. Cruz Mundet, Jos Ramn. 1994. Manual Organizacin de Archivos. Paloma Fernndez Gil. Programa de Gestin Documental. Heredia Herrera, Antonia. 1995. Schellemberg, Archivos Modernos. 1999. Como elaborar un proyecto. Gua para disear proyectos sociales y culturales. Ezequiel Ander-Egg, Mara Jos Aguilar. Ficha de Ctedra: Formulacin de proyectos. Notas centrales. Dra. Graciela Iturrioz. Lic. Irene Gonzalez. Texto base: la formulacin de proyectos desde una perspectiva estratgica.