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Curso de Excel Actividad final: Ejecución paso a paso

Modelo de actividad final: Ejecución paso a paso

Con esta guía se pretende no sólo mostrar la ejecución paso a paso del modelo de actividad final propuesto, sino también “simular” el proceso que se podría seguir a la hora de concebir una aplicación con hoja de cálculo, bien sea para la elaboración de la actividad final correspondiente al curso de Excel o para futuras elaboraciones de aplicaciones didácticas con hoja de cálculo.

Apliquemos la técnica del diseño y ejecución de proyectos. De forma resumida:

1. ¿Qué es lo que queremos hacer?

2. Una vez que lo sabemos, ¿Cómo lo vamos a hacer y qué recursos precisaremos para ello?

3. Definamos el proyecto o idea previa de los resultados que queremos alcanzar (un proyecto en muy raras ocasiones no sufre modificaciones durante la fase de ejecución).

4. Pongámonos manos a la obra: Ejecutemos el proyecto.

5. Validemos el proyecto: ¿Los resultados son los esperados? (SI: hemos terminado; NO: revisión del proceso).

1. ¿Qué es lo que queremos hacer?

Una aplicación didáctica interactiva con la hoja de cálculo en el contexto de la heráldica asturiana, y consistente en que el usuario introduzca los nombres de los escudos de los concejos que se le mostrarán: Si acierta, se le informará con el mensaje “CORRECTO”, y si falla, con el mensaje “MAL”.

Para que la aplicación didáctica resulte mucho más atractiva, y con el objeto de que el usuario vaya comprobando en tiempo real el resultado de sus contestaciones, sin necesidad de contar “manualmente” el número de fallos y de aciertos, se creará un gráfico de barras tridimensional que mostrará el citado resultado.

2. Una vez que lo sabemos, ¿Cómo lo vamos a hacer y qué recursos precisaremos para ello?

En una hoja de un libro de Excel dispondremos imágenes de los escudos que deseemos incluir en nuestra actividad, en nuestro caso los escudos correspondientes a 11 concejos asturianos. Reservaremos unos espacios resaltados (celdas) para que el usuario introduzca los nombres de los concejos; estos espacios estarán próximos a las imágenes de los escudos correspondientes, como resulta evidente. Debajo de cada espacio reservado a la contestación se “habilitará” otro espacio (celda) para mostrar el resultado. En relación con esto, no se distinguirá entre

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mayúsculas y minúsculas para el nombre de los concejos, pero un nombre escrito con acento o sin acento, cuando proceda, a efectos, son dos palabras distintas, entonces, en la función que analice la entrada del usuario habrá que contemplar esta posibilidad.

A efectos estéticos, dispondremos un mapa de Asturias e insertaremos un texto con el mensaje “Escudos de Asturias”.

El gráfico que mostrará en tiempo real el resultado de los aciertos y fallos que vaya teniendo el usuario lo dispondremos como objeto en la misma hoja de cálculo.

En esta fase ya podemos ir considerando los aspectos relacionados con el bloqueo de celdas y protecciones de cara al uso que le vamos a dar a la hoja de cálculo, y con el objeto de que el usuario no pueda modificar aquellas partes que no interesa.

Los recursos quedan claros: aunque sea una perogrullada, la hoja de cálculo como aplicación informática, las imágenes de los escudos y la imagen del mapa de Asturias.

3. Definamos el proyecto o idea previa de los resultados que queremos alcanzar (un proyecto en muy raras ocasiones no sufre modificaciones durante la fase de ejecución).

Esta es la fase creativa e imaginativa (con componente artística si que quiere). Está muy relacionada con la anterior y se trata de “visualizar” en nuestra mente el aspecto (en sentido amplio) de la aplicación didáctica que tratamos de diseñar. Supongamos que dándole vueltas a la cabeza nos imaginamos algo así como lo que ofrece el modelo de actividad final propuesto:

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4. Pongámonos manos a la obra: Ejecutemos el proyecto.

Se entiende, que de la forma que sea, hemos conseguido los recursos necesarios.

Como tenemos una imagen visual de lo que queremos, ya podemos comenzar.

Nota. Se mostrarán los pasos relevantes y se asume que muchas de las acciones son intuitivas o forman parte de un conocimiento genérico como usuario informático.

Sea que somos organizados y tenemos recogidas en una carpeta todas las imágenes que vamos a emplear en el diseño de nuestra hoja de cálculo:

Si hemos hecho una recopilación “por ahí” de las imágenes, puede que tengamos que retocarlas para adaptarlas a nuestro propósito dentro de la hoja. O bien utilizamos un programa distinto para editar las imágenes o bien las insertamos en la hoja, y con las opciones que esta misma nos ofrece, miramos a ver si las adaptamos para que encajen en nuestra idea de diseño.

Abrimos Excel y escribimos el título en la primera fila:

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Ahora le damos formato (Trebuchet MS, 16, negrita):

Dejemos de momento el título y empecemos a introducir imágenes. Podemos ir insertando una a una y colocándolas, o insertarlas todas y luego recolocar:

Ya tenemos todas las imágenes en la hoja. Ahora, con un poco de paciencia y “pulso”, hacemos la disposición que teníamos en mente o la que nos parezca conveniente sobre la marcha:

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Vamos a terminar el título. Seleccionamos el rango A1:K1 y le damos al botón “Combinar y centrar”. Sobre la combinación, botón derecho y seleccionamos “Formato de celdas”: aquí elegiremos color de fuente blanco y sombreado de celda azul, si queremos, también podemos ponerle contorno:

Mediante “Insertar>Imagen>WordArt…”, introducimos el texto “Escudos de Asturias”. Elegimos el aspecto y luego le arreglamos el tamaño y lo ponemos sobre el mapa:

Ayudándonos de la tecla Ctrl seleccionamos la celda que está debajo de cada escudo (selección múltiple no adyacente). Para la selección múltiple: botón derecho, Formato de celdas, y elegimos alineación horizontal centrar, negrita, sombreado de celda verde lima y les damos contorno:

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Llegados a este punto, ya tenemos elaborados los aspectos básicos del diseño estético:

Ahora, debajo de cada celda verde, vamos a editar las funciones que determinarán si el usuario ha introducido el nombre correcto del Concejo, y en las cuales aparecerá el mensaje CORRECTO o MAL. No se distinguirá entre mayúsculas y minúsculas, pero si, cuando proceda, si el Concejo se escribe con o sin acento. Pongamos dos ejemplos:

Para el caso de Gijón, celda B11:

=SI(B10<>"";(SI(O(B10="GIJÓN";B10="GIJON");"CORRECTO";"MAL"));"")

Lo que significa que si no escribimos nada en B10 (está “vacía”), entonces B11 también estará vacía.

Si en B10 escribimos Gijon o Gijón (no importa mayúsculas o minúsculas), en B11 aparecerá “CORRECTO”.

Si en B10 escribimos cualquiera otra cosa, en B11 aparecerá “MAL”.

Para el caso de Langreo, celda D11:

=SI(D10<>"";(SI(D10="LANGREO";"CORRECTO";"MAL"));"")

Lo que significa que si no escribimos nada en D10 (está “vacía”), entonces D11 también estará vacía.

Si en D10 escribimos Langreo (no importa mayúsculas o minúsculas), en D11 aparecerá “CORRECTO” (en este caso no es necesaria la función O).

Si en D10 escribimos cualquiera otra cosa, en D11 aparecerá “MAL”.

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Pues bien, con un poco de paciencia editamos las once funciones. Mostraremos una:

Ahora seleccionamos las once celdas donde hemos editado las funciones anteriores y les damos el siguiente formato: color de fuente azul, alineación horizontal centrar y Arial de 8 puntos.

Como queremos que cuando el usuario introduzca un nombre erróneo el mensaje “MAL” salga con color rojo, hemos de darle a las celdas correspondientes un formato condicional. Volvemos a seleccionar, si no las tenemos ya, las once celdas anteriores y les damos el siguiente formato condicional:

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En esta fase del desarrollo ya podemos probar si lo que hemos hecho hasta ahora nos funciona (probar las once bien, las once mal y mezcla si queremos):

Vamos con el gráfico. Queremos incorporar a la hoja un gráfico que le muestre al usuario, en tiempo real, el número de aciertos y de errores. Entonces, es claro que tenemos que contar dichos números y asociarlos al gráfico que creemos.

Los datos de origen del gráfico los vamos a ubicar en el rango J13:K14. En la celda J13 escribiremos “Aciertos” y en la celda J14 “Errores” (en ambos casos con alineación derecha), y en las celdas de la derecha, editaremos las funciones que realizan la cuenta respectiva.

Contar los Aciertos y los Errores:

Para contar los aciertos, en la celda K13, editamos la función:

=CONTAR.SI(B11:J34;"CORRECTO")

Esta función cuenta en el rango B11:J34 todas las coincidencias con la cadena “CORRECTO”, y devuelve el resultado de la cuenta. Obsérvese que el rango elegido es el adecuado para nuestros propósitos.

Para contar los errores, en la celda K14, editamos la función:

=CONTAR.SI(B11:J34;"MAL")

Esta función cuenta en el rango B11:J34 todas las coincidencias con la cadena “MAL”, y devuelve el resultado de dicha cuenta. La misma observación para el rango elegido.

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Aprovechando la prueba anterior, observemos el funcionamiento de la función contar:

Ya podemos crear el gráfico. Seleccionamos el rango J13:K14 y en la barra de herramientas estándar le damos al botón “Asistente para gráficos”. En la primera pantalla del asistente elegimos el subtipo columna 3D y presionamos para ver la muestra.

Como el aspecto que toma el gráfico nos parece bien, pasamos a la siguiente pantalla del asistente: clic en “Siguiente”.

En la pantalla del paso 2 no tocamos nada y le damos a siguiente. En el paso 3 tocaremos alguna opción del formato del gráfico.

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En la pestaña “Títulos” del paso 3 no hacemos ningún cambio.

En la pestaña “Eje” desmarcamos “Eje de series (Y)”. En la pestaña “Leyenda” desmarcamos “Mostrar leyenda” y en la pestaña “Rótulo de datos” marcamos “Valor”. Le damos a “Siguiente” y pasamos al último paso del asistente.

En la última pantalla del asistente aceptamos la opción “Como objeto en: Hoja1” y finalizamos.

xtuales, etc., nos permitirá acceder a las múltiples opciones de formato.

El asistente nos ofrece un gráfico de acuerdo a las instrucciones que le hemos ido dando. Ahora, y en función de nuestros criterios de diseño y gustos estéticos, hemos de darle formato. Las opciones de formato son muchísimas. Haciendo clic en las diferentes partes del gráfico seleccionaremos sus distintos componentes. Clic, doble clic, botón derecho para los menús conte

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Observemos el gráfico que nos ofrece Excel según el uso del asistente:

Lo primero que haremos será redimensionarlo para ubicarlo en el lugar de la hoja que hemos elegido:

En principio no parece que la cosa quede muy bien. Botón derecho sobre el área de gráfico y elegimos “Formato del área del gráfico…”. En la pestaña Trama y en Área, marcamos ninguna. Esto es para que al hacer clic fuera del gráfico nos deje ver mejor el impacto de su ubicación. Si es preciso tocamos de nuevo su dimensión y ubicación:

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Ahora vamos a intentar estirar el gráfico, para aprovechar mejor el área de gráfico. Clic derecho sobre el gráfico y elegimos “Vista en 3D…”. Probamos “Alto: 200% de la base” y aceptamos:

Si el resultado nos convence, es posible que todavía podamos ajustar un poco más si arrastramos desde los tiradores laterales del área de trazado:

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Ahora vendría una retahíla de operaciones de formato sobre el gráfico hasta que quede a nuestro gusto.

En formato de ejes (eje de valores/eje de categorías): Arial, negrita, 9; en el eje de valores “Tramas, Líneas, Ninguna”.

En rótulo de datos: Arial, negrita, 11, rojo.

En plano inferior: Verde.

En planos laterales: Borde ninguno y Área ninguna.

En formato de puntos de datos (las barras): borde ninguno, para Aciertos color amarillo y para Errores azul.

Al formato del área del gráfico le quitamos el borde.

Si el aspecto ya nos convence lo dejamos, y si no seguimos. Es posible que todavía le podamos dar un toque a la dimensión y posición, si lo creemos necesario.

Ahora podemos retirar momentáneamente el gráfico (arrastrar desde el área de gráfico), seleccionar el rango J13:K14 y darle color de fuente blanco y volver a colocar el gráfico en su sitio:

En el comportamiento de la hoja, queremos que el usuario sólo tenga acceso a las celdas de fondo verde destinadas a alojar su contestación. Entonces seleccionamos las once celdas de fondo verde y las desbloqueamos:

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Acto seguido protegemos la hoja con la clave “cursoexcel” (hay que prestar atención a lo que queremos permitirle al usuario):

Quitamos las líneas de división y borramos los nombres introducidos para contemplar nuestra hoja, observando la disposición de sus elementos, antes de someterla a la última batería de pruebas para validar su diseño:

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5. Validemos el proyecto: ¿Los resultados son los esperados? (SI: hemos terminado; NO: revisión del proceso).

Cada cual realizará las pruebas que considere necesarias. Aquí solo reflejaremos un ensayo:

Si ya estamos satisfechos con nuestro diseño, si queremos, protegemos el libro (y después protección de archivo si fuera el caso):

Fernando Hermida Vigara Tutor de Excel

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