protocolo como tÉcnica de relaciones pÚblicas · en los actos oficiales es necesario recurrir al...

PROTOCOLO COMO TEacuteCNICADE RELACIONES PUacuteBLICAS

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1 Protocolo

11 Normas sobre protocolo

12 Tipos de protocolo

2 Reglas baacutesicas de protocolo oficial

21 Sobre el protocolo del anfitrioacuten

22 Sobre la presidencia del acto El puesto de honor

23 Sobre la ordenacioacuten de invitados

24 Otras cuestiones de protocolo oficial

3 Reglas baacutesicas de protocolo social

4 Reglas baacutesicas para protocolo empresarial

5 Referencias bibliograacuteficas

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CONTENIDO

3Divulgacioacuten Dinaacutemica Programa de Formacioacuten

Protocolo como Teacutecnica de Realizacioacuten Puacuteblica

Protocolo Conceptualizacioacuten1

Etimoloacutegicamente el teacutermino protocolo procede del latiacuten ldquoprotocollumrdquo que a su vez procede del griego (en griego deviene de ldquoprotosrdquo primero y ldquokollomrdquo pegar haciendo mencioacuten a la primera hoja pegada con engrudo) En su significado original veniacutea a decir que protocollum era la primera hoja de un manuscrito en la que se consignan unas determinadas reglas

Seguacuten el diccionario de la real Academia Espantildeola de la lengua entre otros significados protocolo es ldquola regla ceremonial diplomaacutetica o palatina establecida por decreto o por costumbrerdquo

Otros significados del teacutermino protocolo son ldquoconjunto de reglas y ceremoniales que deben seguir-se en ciertos actos o con ciertas personalidadesrdquo o ldquoconjunto de normas y procedimientos uacutetiles para la trasmisioacuten de datos conocidos por el emisor y el receptorrdquo

Una de las dificultades que encontramos en la definicioacuten del teacutermino protocolo es la confusioacuten entre protocolo ceremonial y etiqueta

Ceremonial Anterior al protocolo Usado en la segunda mitad del siglo XX Se define como serie o conjunto de formalidades para cualquier acto puacuteblico o solemne

Protocolo La regla diplomaacutetica o palatina establecida por decreto o costumbre

Etiqueta Estilos usos y costumbres que se deben observar y guardar en los actos puacutebli-cos solemnes Por extensioacuten se usa para los actos privados como el conjunto de reglas del decoro que guiacutean el comportamiento humano



A nivel de comunicacioacuten se identifica el protocolo con una serie de teacutecnicas especiacuteficas de comu-nicacioacuten no verbal que se aplican en determinadas ceremonias

Por su parte el ceremonial constituye por siacute mismo un sistema de comunicacioacuten verbal y no ver-bal que suele desarrollarse a traveacutes de las funciones de relaciones puacuteblicas de las organizacio-nes en el escenario natural de los acontecimientos especiales y con el objetivo de que personas y entidades se relacionen oacuteptimamente

ldquoEl teacutermino protocolo es utilizado de forma general para cualquier accioacuten que implica orden (espacial y temporal) en el contexto de las relaciones socialesrdquo

Mientras que el ceremonial se hace presente en multitud de actos puacuteblicos o privados ofi-ciales o no el protocolo queda limitado sin embargo a la titularidad estatal de ceremonias de caraacutecter oficial en cualquiera de sus mani-

festaciones y en casos especiales a la participacioacuten de autoridades y personalidades1 del Estado en determinadas ceremonias de caraacutecter no oficial

El protocolo es por tanto un elemento normativo (regla) restringido a la puesta en valor (ceremonial) de eventos organizados por el Estado uacutenico titular posible de las relaciones interestatales (diplo-maacuteticas) e intraestatales (palatinas) y establecidas por costumbre o legalmente (por decreto)

Asiacute no podemos hablar con propiedad de protocolo social empresarial o deportivo puesto que se trata de una teacutecnica de titularidad exclusivamente estatal materializada en textos juriacutedicos que solo el Estado puede emitir y que se impone para actos de iacutendole estatal

En los acontecimientos puacuteblicos privados (celebraciones familiares religiosas) y aquellos puacutebli-cos no oficiales (eventos de formacioacuten inauguraciones) tambieacuten existen ceremoniales donde al igual que en los acto oficiales ordenan espacial y temporalmente la intervencioacuten de los invitados se establecen unas normas de precedencias2 una presidencia3 un orden de intervenciones y se definen los honores y privilegios a que cada uno de ellos tiene derecho Pero soacutelo se puede aplicar el protocolo en actos oficiales organizados por el Estado pues el aacutembito de aplicacioacuten del Decreto 20991983 que lo regula estaacute limitado expresamente a los actos oficiales (art 12) y a los cargos y entes puacuteblicos que a ellos acudan (art 11)

Teniendo en cuenta la precisioacuten terminoloacutegica que diferencia entre protocolo y ceremonial no es menos cierto que el teacutermino protocolo es utilizado de forma general para cualquier accioacuten que implica orden (espacial y temporal) en el contexto de las relaciones sociales y aunque los puristas del tema continuacutean considerando que el protocolo fuera de actos oficiales o relacionados con el Estado no existe es evidente su desarrollo y su creciente importancia en aacutembitos geneacutericos donde se configura como una liacutenea de comunicacioacuten encaminada a acrecentar el valor de la fuente de co-municacioacuten (empresa estado individuohellip) con sus interlocutores y es por tanto una herramienta

1 La diferencia entre autoridades y personalidades se situacutea en la ostentacioacuten de cargo puacuteblico pordesignacioacuten (por ejemplo subsecretario) o eleccioacuten (por ejemplo alcalde) por parte de unas y en el caraacutecter personal en funcioacuten de sus meacuteritos (por ejemplo Plaacutecido Domingo) o representativo (por ejemplo decano del Colegio de Abogados) de otras

2 Precedencia Es el lugar que corresponde a una persona o autoridad en todo acto o solemnidad a que concurra con otras

3 Presidencia Ocupar el primer puesto en un acto solemne



de gran valor para la imagen e identidad personal o corporativa

Actualmente tanto a nivel praacutectico como por parte de diversos autores se ha superado el tradi-cional enfoque del protocolo desde la diplomacia y la organizacioacuten de actos oficiales para impo-nerse la consideracioacuten del protocolo como una teacutecnica de las relaciones puacuteblicas para transmitir con fidelidad la identidad organizacional y crear aacutembitos relacionales idoacuteneos en acontecimientos especiales actos o eventos

En este sentido definimos el teacutermino protocolo como

ldquoTeacutecnica de comunicacioacuten no verbal y verbal vinculada a las acciones de relaciones puacuteblicas y encaminadas a crear mejorar o mantener una imagen positiva ante los puacuteblicosrdquo

Partiendo de esta conceptualizacioacuten el protocolo aparece en todas las manifestaciones de la vida puacuteblica y privada y asiacute la variedad de circunstancias y escenarios en los cuales la aplicacioacuten de las normas de protocolo cobra importancia es tan amplia como la variedad de necesidades de comunicacioacuten tanto a nivel interno como en la proyeccioacuten externa Por ello en la gestioacuten comuni-cativa de cualquier acto las tareas protocolarias se orientan a

1 Ordenar el desarrollo de los actos a nivel temporal espacial (simbologiacutea u objetos adecua-dos) y a nivel personal (orden de preferencias)

2 Respetar las normas usos costumbres y tradiciones y adecuarlas al modelo social del lu-gar y del tiempo (aplicacioacuten protocolaria seguacuten cada paiacutes)

El protocolo es interdisciplinar y se apoya en los conocimientos de ciencias como

bull Derecho constitucional que permite conocer las estructuras e instituciones del Estado

bull Derecho privado especialmente el mercantil y el laboral por lo que se requiere en cuanto a las relaciones de las personas en el sector privado

bull Nobiliaria que trata de la nobleza y genealogiacutea de las familias Son conocimientos necesarios en el aacutembito del protocolo para establecer las precedencias y determinar el trato que corres-ponde a sus miembros Hay que distinguir tres clases de nobleza de privilegio de sangre y de cargo

bull Vexilologiacutea disciplina que estudia las banderas pendones y estandartes Se ocupa de las nacio-nales CCAA provinciales municipales poliacuteti-cas religiosas deportivas empresariales etc

bull Heraacuteldica que explica y describe los escudos de armas de cada linaje ciudad o persona Hay dos distinciones Heraacuteldica oficial (Estado regiones provincias municipios e instituciones) y la Heraacuteldica Privada colectiva (grupos asociaciones u organizaciones) familiar o personal

bull Indumentaria que realiza el estudio histoacuterico de los trajes

El protocolo en la empresa Fuente UPM



bull Sociologiacutea que trata de la estructura y funcionamiento de las sociedades humanas

bull Historia que estudia los acontecimientos pasados y dignos de memoria sean puacuteblicos o privados

bull Diplomacia como ciencia o conocimiento de los intereses y relaciones de unas naciones con otras

Normas sobre protocolo 11

Dentro de las normas (juriacutedicas o no) que tradicionalmente se han estimado protocolarias destacan

raquo Normas de caraacutecter eacutetico o moral

Representadas por aquellas que vienen exigidas por el cumplimiento del deber moral y se ins-piran en la solidaridad para con los semejantes Su cumplimiento atantildee a la propia conciencia Por ejemplo el respeto las atenciones o la cortesiacutea Estas normas son las que se reuacutenen bajo el teacutermino de buenos modales

raquo Normas de caraacutecter social o normas de uso

Representadas por reglas convencionales variables en el tiempo y lugar de caraacutecter no vincu-lante y cuyo incumplimiento solo provoca una ldquosancioacutenrdquo social Por ejemplo todas las normas de etiqueta como las relativas al uso de prendas de vestir o a usos y comportamientos en la mesa

raquo Normas juriacutedicas

Son dictadas por el Estado o la Comunidad internacional y se revisten con un aspecto precep-tivo de mandato Dentro de las normas juriacutedicas se incluyen tanto las provenientes del derecho positivo (legislado en coacutedigos leyes y normas juriacutedicas) y las provenientes del derecho con-suetudinario (el que atiende a las costumbres sociales) Son normas juriacutedicas por ejemplo la disposicioacuten de las autoridades dentro de un acto puacuteblico

Ademaacutes de estos tres tipos de normas que son los que le dan forman las dimensiones protoco-larias vienen condicionadas por el tipo de acto A este respecto se diferencia entre actos oficiales y actos privados

Los actos oficiales son aquellos de caraacutecter puacuteblico y que son organizados por parte del Estado (La Corona y el Gobierno) o de Administraciones Puacuteblicas (Ministerios) Autonoacutemicas (Comunida-des Autoacutenomas) o Locales (Ayuntamientos Diputaciones y Cabildos) y las Caacutemaras Legislativas el Ejeacutercito el Poder Judicial y las Corporaciones Puacuteblicas Tambieacuten son actos oficiales aquellos en los que intervienen primeras Autoridades civiles eclesiaacutesticas o militares En los actos oficiales es necesario recurrir al Protocolo Oficial (normas y disposiciones legales)

En muchas ocasiones los actos oficiales no son ldquopurosrdquo ya que se pueden entremezclar con una serie de actos privados e igualmente aunque un acto organizado por una Entidad puacuteblica suela ser un acto oficial en la mayoriacutea de los casos no siempre tiene que ser asiacute En determinadas oca-siones puede organizarse un acto de tipo maacutes iacutentimo sin ninguacuten tipo de formalidad quedando en el aacutembito de lo estrictamente privado



En protocolo existe una regla baacutesica por la que el caraacutecter del evento se otorga en base exclusivamen-te al organizador y no a su naturaleza (cultural deportivo universitariohellip) ni el rango de los asistentes

Solo son actos oficiales los organizados por el Estado en cualquiera de sus manifestaciones territoriales central

autonoacutemico o local y de los poderes ejecutivo legislativo y judicial Asiacute por ejemplo no es un acto oficial la entre-

ga de los premios Priacutencipe de Asturias organizado por una fundacioacuten y siacute lo es la inauguracioacuten de un festival municipal en una pequentildea localidad

Una vez identificado que se trata de un acto oficial habraacute que aplicar el Real Decreto 20991983 y las restantes normativas autonoacutemicas o locales

Dentro de los actos oficiales el Real Decreto establece que los eventos del poder legislativo y poder judicial

que aparecen clasificados como actos oficiales de caraacutec-ter especial han de regirse por su normativa propia y tradi-

cioacuten por encima de los especificado en dicho decreto

Los actos privados son aquellos de caraacutecter no oficial organizados por la Iglesia las asociacio-nes tanto de intereacutes general como de intereacutes privado las empresas o personas o familias con motivos diversos (bodas cursos seminarios y eventos particulares etc es decir organizados por personas entidades e instituciones de caraacutecter privado

En el caso de actos privados se debe aplicar el Protocolo Social es decir aquellas normas reglas o costumbres que rigen la convivencia humana que sin estar determinadas por ley exigen una vinculacioacuten para ofrecer una buena imagen y un correcto desarrollo del acto en siacute

En el caso de que no sea un acto oficial la entidad convocante tiene completa libertad aunque en el caso de que en actos privados se encuentre prevista la asistencia o participacioacuten de cargos puacuteblicos o instituciones de Estado se aplica el decreto 20991983 como normativa subsidiaria y en cualquier caso de forma menos estricta que en los actos oficiales

Tipos de protocolo12

Cada acto o evento tiene su protocolo que rige la organizacioacuten y el desarrollo del mismo Los aacutembitos de aplicacioacuten maacutes usuales de las normas de protocolo que configuran una posible clasi-ficacioacuten de los protocolos son

PROTOCOLO OFICIAL

Es el conjunto de normas legales que regulan el desarrollo de actos institucionales (organizados por la corona gobierno o administracioacuten del estado comunidades autoacutenomas corporaciones lo-cales o empresas privadas pero con participacioacuten de las instituciones)



Rige precedencias tratamientos imagen institucional y tradiciones arraigadas El protocolo oficial o institucional aparece recogido en documentos oficiales

La norma fundamental por las que se rige es el Real decreto 20991983 de 4 de Agosto por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado (En httpwwwboeeslegis-lacioncodigos se encuentra disponible la uacuteltima versioacuten del Coacutedigo de Ceremonial y Protocolo)

Otras normativas de intereacutes

bull Real Decreto 7071979 de 5 de abril por el que se regula el ceremonial y el protocolo en el Acto de toma de posesioacuten de cargos puacuteblicos

bull Real decreto 13681987 de 6 de noviembre sobre el reacutegimen de tiacutetulos tratamientos y ho-nores de la Familia Real y de los Regentes (BOE 271 de 12 de noviembre) (Artiacuteculo 1ordm 3 de la Constitucioacuten de 1978

bull Real Decreto 29641981 de 18 de diciembre por el que se hace puacuteblico el modelo oficial del escudo de Espantildea

bull Real Decreto 15111977 de 21 de enero Reglamento de Insignias Banderas y Distintivos

bull Ley 391981 de 28 de octubre regula el uso de la bandera de Espantildea y el de otras bande-ras y ensentildeas

bull Real Decreto 15431997 de 10 de octubre por el que se regula el Himno Nacional

bull Real Decreto 8341984 de 11 de abril por el que se aprueba el Reglamento de Honores Militares

bull Real Decreto 29451983 de 9 de noviembre por el que se aprueban las Reales Ordenan-zas del Ejeacutercito de Tierra

bull Real Decreto 10241984 de 23 de mayo por el que se aprueban las Reales Ordenanzas de la Armada

bull Real decreto 4941984 de 22 de febrero por el que se aprueban las Reales Ordenanzas del Ejeacutercito del Aire

Directamente relacionado con el protocolo oficial se encuentra el concepto de ceremonial Se trata del conjunto de formalidades que determinadas por el protocolo se aplican en la programacioacuten y desarrollo de actos puacuteblicos o ceremonia solemne seguacuten la norma establecida seguacuten la costum-bre y la tradicioacuten

El ceremonial se corresponde con el conjunto de formalidades que se desarrollan en un acto puacutebli-co o solemne mientras que el protocolo se refiere a las normas y usos que establecen y ordenan dichas formalidades En la terminologiacutea moderna occidental el ceremonial apunta maacutes a lo que es boato pompa forma externa En cambio el protocolo tiene su base en unas reglas o normas de caraacutecter juriacutedico o consuetudinario

PROTOCOLO EN EL SECTOR PRIVADO

Tambieacuten denominado protocolo de gestioacuten Se refiere al conjunto de normas y teacutecnicas por las que la empresa privada o institucioacuten decide regular los actos que promueve ya tengan caraacutecter puacutebli-



co o caraacutecter privado Se basan en el protocolo oficial y social aunque las empresas o entidades establecen sus propios coacutedigos de conducta de acuerdo con los usos sociales o las costumbres establecidas

Dentro del protocolo en el sector privado se distingue el protocolo de los actos organizados por instituciones que aunque incluidas en el sector privado participan en alguna medida de la vida puacuteblica oficial (por ejemplo las Reales Academias las Universidades o los Colegios y Caacutemaras Oficiales) y el de los actos organizados por las demaacutes entidades privadas

Aunque en ninguacuten caso los actos organizados desde instituciones del sector privado tienen porqueacute someterse

a disposiciones legales existen normas juriacutedicas y consuetudinarias propias que se ocupan de la cele-bracioacuten de los actos puacuteblicos de este tipo de institu-ciones Asiacute al igual que ocurre con la Iglesia catoacuteli-ca cuya estructura jeraacuterquica y funcionamiento demandan en muchas ocasiones un protocolo pre-establecido en este tipo de entidades e institucio-nes habitualmente las deportivas militares ecle-siaacutesticas o universitarias se han desarrollado a

imitacioacuten del oficial normas y pautas baacutesicas que a diferencia del oficial no imponen sino aconsejan los

rituales y actos propios

Los protocolos usuales del sector privado son

raquo Protocolo y ceremonial eclesiaacutestico Son las normas que rigen los actos y celebraciones lituacutergicas Es potestativo de cada religioacuten Se trata de un protocolo muy riguroso Las dispo-siciones de precedencia se rigen por el nivel jeraacuterquico

En el protocolo religioso es necesario diferenciar los rituales propios de cada acto religiosos de las normas de protocolo y reglas de relacioacuten social Espantildea tiene la consideracioacuten de Estado aconfesional en el artiacuteculo 16 de la Constitucioacuten de 1978 y no hay ninguna dispo-sicioacuten legal que defina el lugar que deben ocupar en los actos puacuteblicos oficiales los repre-sentantes de la Iglesia catoacutelica ni de otras confesiones por tanto se ubicaraacuten conforme al rango de su institucioacuten

raquo Protocolo y ceremonial deportivo Dada la trascendencia de casi cualquier modalidad de-portiva en la vida social sobre todo a traveacutes de los medios de comunicacioacuten actualmente no se concibe una organizacioacuten deportiva sin un protocolo o ceremonial deportivo (El pri-mer protocolo deportivo fue creado por los griegos en el antildeo 776 aC)

Aunque no existe en el protocolo oficial un aacuterea especiacutefica que se dedique al deporte cada federacioacuten internacional o nacional tiene normas que regulan las relaciones y presencia de las autoridades deportivas teniendo en cuenta que cada evento o acontecimiento deportivo requiere establecer un protocolo ad hoc que generalmente se basaraacute en los protocolos y re-glamentos especiacuteficos de las federaciones en cada una de las modalidades deportivas en las normas oficiales cuando asistan autoridades y en las costumbres y precedentes anteriores



raquo Protocolo militar El protocolo militar o castrense se rige de forma estricta por sus propias normas y reglas Se trata de uno de los protocolos maacutes antiguos en casi todas las culturas el primer protocolo militar lo crearon e introdujeron los griegos durante el mandato de Ale-jandro Magno en el antildeo 330 aC y fue imitado en gran parte por los romanos

raquo Protocolo universitario En el protocolo universitario es necesario partir de la considera-cioacuten de que solo se puede hablar de actos oficiales en el caso de Universidades puacuteblicas y auacuten en estos casos con matices pues no todos los actos acadeacutemicos universitarios tendriacutea el caraacutecter de acto oficial En el caso de que no se contemple como protocolo oficial el protocolo universitario se encuentra regulado especiacuteficamente por la universidad en sus propios reglamentos

raquo Protocolo empresarial Se trata de manuales de protocolo interno para una determinada entidad u organizacioacuten en la que se incluyen todo lo concerniente a como se debe comuni-car tanto interna como externamente y coacutemo se deben llevar a cabo cualquier acto que se organice En el protocolo empresarial destaca el intereacutes por los siacutembolos de cada entidad (saber coacutemo y cuaacutendo utilizarlos) programacioacuten y ceremonial de actos internos y externos establecimiento de precedencias y presidencias asiacute como en el establecimiento de normas baacutesicas de comportamiento en cuanto a indumentaria saludos recibimientos horarios relaciones etc

PROTOCOLO SOCIAL

Se habla de protocolo social como el equivalente al protocolo oficial en los actos de sociedad y familiares que no trascienden al exterior y que por esa razoacuten no pueden ser considerados como actos puacuteblicos Hace referencia a la descripcioacuten de las normas de comportamiento a seguir en las distintas situaciones de interaccioacuten social

Protocolo en la esfera puacuteblica Protocolo en la esfera privada

bull Protocolo Oficial Civiles militares de Es-tado Realeza Diplomaacutetico Universida-des Reales Academias

bull Protocolo No oficial Empresarial Reli-gioso Deportivo

bull Protocolo Social Formal Bodas Comu-niones Bautizos Exequias

bull Protocolo Social Informal Reuniones fa-miliares Reuniones Sociales



Reglas baacutesicas de protocolo oficial2

De una manera sinteacutetica establecemos protocolo oficial como las normas o formulas reglamenta-das que hay que seguir en un acto o relacioacuten social para la proyeccioacuten de una imagen puacuteblica acorde a la institucioacuten u organizacioacuten que representa o para aumentar la eficacia personal en las relaciones con los demaacutes

Entre los protagonistas de los actos o eventos protocolarios se diferencia entre

raquo Anfitrioacuten Aquella persona que organiza convoca e invita en un acto y preside los acon-tecimientos o eventos que organiza sean de la clase que sean Asiacute lo disponen las cos-tumbres y las tradiciones y asiacute lo eleva a rango de norma para los actos oficiales el Real Decreto 209983 sobre Precedencias generales del Estado En protocolo social el anfitrioacuten es aquel que organiza como quiere las cuestiones protocolarias

Cuando se planifican las cuestiones protocolarias el puesto central de todo acto ha de partir del nuacutemero uno (anfitrioacuten) Su lugar lo puede ceder una sola vez y a una sola persona y pue-de tratarse de una cesioacuten de caraacutecter voluntario o de caraacutecter obligatorio siacute asiacute se recoge normativamente

raquo Presidencia En todo acto debe haber una Presidencia claramente diferenciada del resto de invitados y dentro de ella un lugar preeminente que ocupa el que preside Es el puesto de ho-nor como se dice en teacuterminos protocolarios Para configurar la presidencia de un acto oficial se tendraacute en cuenta lo establecido en el Ordenamiento General de Precedencias La presi-dencia no debe estar constituida por un nuacutemero excesivo de personas como maacuteximo siete



El artiacuteculo 4 del Real Decreto 209983 sobre Precedencias generales del Estado sentildeala que ldquoLos actos seraacuten presididos por la autoridad que los organice En caso de que dicha auto-ridad no ostentase la presidencia ocuparaacute lugar inmediato en la mismardquo Esta frase no deja lugar a dudas y asiacute en los actos oficiales aquellos que organizan las instituciones puacuteblicas y ya se trate de actos de caraacutecter general o de caraacutecter especial la presidencia es del an-fitrioacuten y si no los presidiera porque cede la presidencia en honor de una autoridad o de un invitado de honor debe situarse junto a ella o eacutel De acuerdo con la costumbre a su izquier-da en el caso de presidencias en alternancia o a continuacioacuten en presidencias lineales4

De cualquier forma el lugar doacutende se coloca el que cede la presidencia de un acto se trata de un punto controvertido y asiacute en nuestra cultura el lugar de respeto es siempre la dere-cha pero en presidencia impa-res por ejemplo de tres perso-nas el 1 el del centro el 2 su derecha y el 3 su izquierda el que cede por loacutegica deberiacutea colocarse a la derecha de la persona a la que ha cedido es decir pasariacutea del nuacutemero 1 al 2 pero al colocarse a la de-recha se pierde esta regla La mayoriacutea entiende que el que cede debe colocarse a la iz-quierda para que se aprecie que ha cedido la derecha de la persona que preside

En los actos privados y de empresas donde el protocolo es determinado por el organiza-dor para la ordenacioacuten de invitados y la determinacioacuten de la presidencia se seguiraacuten los criterios que sean fijados por el anfitrioacuten primando el puesto a aquellos invitados que ten-gan una relacioacuten directa con los objetivos del acto Si en actos privados acuden autorida-des eacutestas se colocaran entre aquellos invitados determinados en la presidencia intentando alternar los puestos entre las autoridades responsables de la entidad y otros invitados especiales en relacioacuten al acto en siacute No es habitual ceder la presidencia salvo que se trate de una muy alta autoridad del Estado o que en virtud de los objetivos del acto asiacute se consi-derase Lo habitual es la alternancia entre autoridades y los designados por el anfitrioacuten lo que se conoce como ldquoprotocolo mixtordquo o ldquopeinado protocolariordquo

raquo Invitados Para los invitados a los actos las normas de preferencias seraacuten las determinadas por el anfitrioacuten teniendo siempre en cuenta que los invitados han de ser objeto de seleccioacuten seguacuten la naturaleza del acto y seguacuten la imagen que se quiera proyectar

Sobre el protocolo del anfitrioacuten 21

Junto al invitado de honor el anfitrioacuten es una de las figuras clave en protocolo ya que preside o se encuentra inmediatamente al lado del que preside (si ha cedido la presidencia) dispone el pro-tocolo general y la ordenacioacuten de los invitados recibe a los invitados y facilita las presentaciones entre los mismos enviacutea las invitaciones a los actos

4 Presidencia lineal Es cuando partiendo del que preside se van situando a continuacioacuten todos los invitados a la manera fila india Presidencia en alternancia Cuando a derecha e izquierda de quien preside se colocan el resto

ldquoEn los actos privados y de empresas donde el protocolo es determinado por el organizador la ordenacioacuten de invitados y la determinacioacuten de la presidencia lo fijaraacute el anfitrioacutenrdquo



Algunas cuestiones protocolarias en relacioacuten al anfitrioacuten

bull La cesioacuten de la presidencia

El anfitrioacuten iquestdebe ceder obligatoriamente su presidencia o puede hacerlo voluntariamente ni la normativa oficial ni las costumbres al respecto nos dicen nada sobre la cesioacuten de la presidencia La cesioacuten se trata por tanto de un hecho voluntario y nadie puede obligar a un anfitrioacuten a ceder su puesto de presidencia

De cualquier forma la loacutegica protocolaria aconseja que la presidencia se ceda en razoacuten de la asistencia de autoridades de mayor rango o hacia aquellas personalidades invitadas de realce

Las disposiciones oficiales tampoco dicen nada sobre las veces que se pueden ceder la presidencia ya que parece loacutegico que el anfitrioacuten pueda situarse donde se estime maacutes conveniente para la consecucioacuten de sus objetivos Sin embargo es costumbre y parece loacutegico que el anfitrioacuten se ubique junto al invitado de honor o la principal autoridad (para poder atenderle de forma continuada) por lo que solo cederiacutea una vez la presidencia Sin embargo en virtud al rango de los invitados en ocasiones parece de sentido comuacuten ceder varios puestos como puede darse el caso de que acudiera la Familia Real al completo varios jefes de Estadohellip

bull La ordenacioacuten de los invitados

En los actos oficiales de caraacutecter general la ordenacioacuten de las autoridades asistentes a los mis-mos debe de hacerse cumpliendo los criterios establecidos en el Real decreto de Precedencias

Sin embargo para los actos oficiales de caraacutecter general organizados por las comunida-des autoacutenomas o por la administracioacuten local el anfitrioacuten tiene una importante labor prin-cipalmente de interpretacioacuten de costumbres y de aplicacioacuten de sus propias normativas pues en estos casos tal y como dispone el artiacuteculo 5 (apartado 2) ldquola precedencia se determinaraacute prelativamente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Ordenamiento por su normativa propia y en su caso por la tradicioacuten o costumbre inveterada del lugar En ninguacuten caso podraacute alterarse el orden establecido para las instituciones del Estado sentildea-ladas en el presente Ordenamiento No obstante se respetaraacute la tradicioacuten inveterada del lugar cuando en relacioacuten con determinados actos oficiales hubiera asignacioacuten o reserva a favor de determinados entes o personalidadesrdquo (Habitualmente y para evitar problemas de interpretaciones el anfitrioacuten suele dirigirse a Protocolo del Estado (actualmente adscrito al Departamento de Protocolo de la Presidencia del Gobierno) que es el responsable de la aplicacioacuten de normas del Ordenamiento general de precedencias)

En los actos no oficiales el anfitrioacuten dispone a los invitados de acuerdo a sus propios cri-terios y en virtud al tipo de acto y filosofiacutea procurando siempre no vulnerar el orden En los actos no oficiales el anfitrioacuten dispone a los invitados de acuerdo a sus propios criterios y en virtud al tipo de acto y filosofiacutea procurando siempre no vulnerar el orden entre las auto-ridades que viene establecido en el decreto

bull La recepcioacuten de los invitados

Una misioacuten fundamental del anfitrioacuten es recibir a sus invitados En protocolo hay una maacutexi-ma todo invitado ha de ser recibido En unos casos seraacute la maacutexima autoridad o jerarquiacutea de la institucioacuten anfitriona y en otros un representante lo que dependeraacute del rango del invitado y del tratamiento que se desee conceder



En los actos y las visitas oficiales se tiende a buscar un equilibrio jeraacuterquico entre la perso-na que recibe y la que llega no siendo conveniente que la que reciba sea de muy superior rango con respecto al invitado En este caso es costumbre que el anfitrioacuten designe a una persona para que la reciba en su nombre y reservarse el propio anfitrioacuten para cumplimen-tar a su llegada a los de mayor rango (autoridades o invitados especiales) Es costumbre igualmente que el anfitrioacuten presente a sus colaboradores inmediatos a los patrocinadores del evento que se celebra y a los principales representantes de las instituciones o entida-des privadas que asistan al acto

El recibimiento a una autoridad se ajusta a un determinado ceremonial que pasa por la disposicioacuten de las liacuteneas de saludo El anfitrioacuten se situacutea el primero y a continuacioacuten a los restantes miembros de su equipo (los concejales en el caso de un alcalde los consejeros en el caso de un presidente de comunidad o los miembros del consejo de administracioacuten en el caso del presidente de una empresa) Este saludo se efectuacutea generalmente en la puerta de la calle o el vestiacutebulo de acceso al edificio donde se celebre el acto En estas salutaciones oficiales a las altas autoridades previa a la bienvenida por parte del anfitrioacuten suele haber un recibimiento de las primeras autoridades (salvo que ya hubieran saludado en otro lugar como en el aeropuerto o en un acto anterior) por lo que se establecen dos liacuteneas de saludo la oficial (autoridades que han de cumplimentar en razoacuten a su cargo) que se efectuacutea en el exterior del edificio y la de los anfitriones (en el edificio o tambieacuten en el exterior pero proacuteximos a la puerta de acceso y a continuacioacuten de aquella primera liacutenea de saludo) El anfitrioacuten al igual que recibe despide y en el mismo sitio o lugar

bull El anfitrioacuten y los discursos

A la hora de los discursos el anfitrioacuten es el primero en dirigir la palabra a los efectos de agradecer la asistencia explicar los motivos del acto presentar a los demaacutes invitados o al menos a quienes le acompantildean en la presidencia En este caso el invitado de honor es quien cierra los discursos Si el anfitrioacuten es al mismo tiempo la maacutexima autoridad un repre-sentante del propio anfitrioacuten seraacute el primero en intervenir (el caso de un concejal con res-pecto a su alcalde) y cerraraacute el anfitrioacuten quien en todo momento va concediendo o anun-ciando las intervenciones de acuerdo al orden del diacutea que previamente se ha elaborado

Si se trata de una comida el brindis lo efectuaraacute el anfitrioacuten al que puede responder el invitado de honor

Sobre la presidencia del acto El puesto de honor 22

En todo acto hay un puesto de honor que se situacutea habitualmente en la presidencia y es el que ocupa la persona que preside o el que se situacutea a la derecha del anfitrioacuten Eacutesta es la razoacuten de fon-do de por queacute cuando el anfitrioacuten cede su puesto se coloca a la izquierda de quien ha cedido a los efectos de ofrecerle su derecha que es el puesto de honor de acuerdo a la teoriacutea tradicional A esta visioacuten se contrapone otra teoriacutea maacutes moderna sobre la cesioacuten de la presidencia seguacuten la cual el que cede se situacutea a la derecha del cedido (en el caso de presidencias en alternancia) al entenderse que soacutelo se cede un puesto y no dos como obliga la teoriacutea tradicional



La presidencia es la zona reservada durante un acto al anfitrioacuten y sus invitados principales que se colocan de acuerdo a las normas oficiales de protocolo si se trata de un acto de caraacutecter oficial o de acuerdo a los criterios del anfitrioacuten si se trata de un acto no oficial

La presidencia y especialmente la persona que preside se situacutea frente a los invitados y si no fuera posible por las circunstancias del lugar o del acto en una posicioacuten que sus ocupantes puedan ser vistos claramente por los invitados Esto suele ocurrir cuando el eje central del acto no estaacute vinculado directamente a las personas que presiden sino que eacutestas acuden para presenciarlo por ejemplo en los acontecimientos deportivos Sin embargo en ocasiones no queda maacutes solucioacuten que la presidencia de la espalda a alguacuten sector del puacuteblico o invitados como por ejemplo en una tribuna de un campo de fuacutetbol En este caso se procura que la persona que preside no deacute la es-palda a un invitado en la segunda fila por lo que este asiento suele estar reservado a un ayudante o sencillamente se deja vacante o se retira

La presidencia de un acto debe estar decorada y preparada de tal manera que los invitados dis-tingan con nitidez doacutende se colocaraacuten los que presiden Para ello se recurren a foacutermulas conocidas como la disposicioacuten de una tarima colgaduras o anagramas de las institucio-nes en la pared que se situacutea por detraacutes de la presiden-cia atril para las intervenciones banderas flores o plantas alfombra desde la puerta hasta la zona de la presidenciahellip

Siempre se procura que la presidencia salvo en los almuerzos o en actos de escasa concurrencia (reuniones firma de convenios etc) se disponga en una zona algo elevada (no excesivamente) a los efectos de facilitar una adecuada visioacuten a todos los invitados Las personas que se situacutean en la presiden-cia pueden permanecer de pie o sentados seguacuten el tipo del acto o la duracioacuten del mismo Sea cual fuese la solucioacuten siempre se deberaacute actuar de igual manera para los que presiden como para el resto de invitados

Si la presidencia es de pie y hubiera intervenciones lo loacutegico de acuerdo a la costumbre espantildeola es que en un lateral de la misma se disponga un atril desde donde realicen los discursos Tam-bieacuten pueden disponerse sendos atriles en cada lateral si hubiera numerosas intervenciones a los efectos de evitar cruces innecesarios por parte de los oradores que permanecen en la presidencia

La presidencia de pie es propia para actos en locales cerrados o al aire libre breves de tono maacutes informal con ocasioacuten de inauguraciones primeras piedras o visitas de obras Es obligado para recibimientos oficiales y para recepciones o audiencias

La presidencia sentada Siempre que por las caracteriacutesticas o duracioacuten del acto se disponga que todos los invitados esteacuten sentados En este caso se suele disponer una mesa lo suficientemente larga para dar cabida espaciosa a todas las personas que se tenga previsto en la presidencia Esta mesa debe ser noble si se presenta a la vista o en caso contraria se recubre con una tela dig-na de colores no chillones o de tono mate Hay que procurar que estas mesas esteacuten protegidas en su parte frontal y que los posibles cables de la megafoniacutea esteacuten disimulados No lleva decoracioacuten floral alguna salvo por delante de ella o en los laterales En determinadas reuniones o congresos



es habitual que esta parte frontal de la mesa vaya recubierta de alguacuten anagrama propio de la ins-titucioacuten anfitriona o del slogan o reclamo del evento

Se debe procurar que las sillas de la presidencia sean dignas y de un color acorde con el disentildeo general del escenario Los granates o azules suelen ser las maacutes habituales Su respaldo no debe ser muy alto y en la medida de lo posible deben tener brazos Todas han de ser iguales (salvo circunstancias histoacutericas o de tradicioacuten) aunque es costumbre admitida que los miembros de la Familia Real Espantildeola ocupen sillones claramente distinguidos llevando grabados en su respaldo el escudo de la Casa Real Espantildeola

Las sillas de la presidencia antes de que lleguen los invitados deben estar linealmente dispuestas y separadas unos cincuenta centiacutemetros de la mesa a los efectos de facilitar el paso a todos los miembros

La presidencia tambieacuten puede estar sentada pero sin mesa lo que dependeraacute del tono formalista o academicista que los organizadores quieran dar La mesa en ocasiones puede restar plaacutestica al escenario (otras veces contribuye) pero transmite mayor seguridad y aplomo a quienes se sientan en ella Si no la hubiera para evitar la incomodidad que puedan sufrir los miembros de una presi-dencia frente a los invitados es recomendable ladear ligeramente las sillas

ORDENACIOacuteN PROTOCOLARIA DE LA PRESIDENCIA

En protocolo la ordenacioacuten de la presidencia pueden realizarse atendiendo a un sistema en alter-nancia un sistema lineal o una ordenacioacuten mixta

Ordenacioacuten en alternancia El maacutes habitual La persona que preside se situacutea en el centro y de derecha a izquierda correlativamente se van situando el resto de los invitados por el orden que establecen las normativas oficiales para actos de este tipo o de acuerdo al criterio del anfitrioacuten para otra clase de actos

Si el nuacutemero de personas que componen la presidencia es impar

6 4 2 1 3 5 7

Si el nuacutemero de personas que componen la presidencia es par de los dos del medio el que estaacute a la derecha (visto desde atraacutes) ocuparaacute la primera plaza y el que estaacute a la izquierda la segunda plaza El resto en alternancia de derecha a izquierda con respecto a estos dos

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Si la presidencia estuviera ocupada por invitados con consortes el que preside y su consorte ocu-paraacuten las dos plazas centrales y el resto alternaacutendose de derecha a izquierda de tal manera que los matrimonios nunca se sienten juntos

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En este tipo de presidencias reservada a actos sociales como un almuerzo o cena no es posible que una mujer quede en los extremos ni que haya dos mujeres juntas (salvo que para alternar los sexos sea obligado que un invitado de mayor nivel quede por detraacutes de otro con inferior nivel)



ni un matrimonio junto salvo el que preside En este caso para cerrar la presidencia se pueden incluir personas sin consorte femenino o si no fuese posible poner juntas dos mujeres

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6 4 2 1 3 5 7

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Ordenacioacuten lineal Se ordena linealmente la presidencia quedando maacutes cerca el primero y maacutes lejos el uacuteltimo Es muy propio este tipo de ordenacioacuten para el recibimiento en un aeropuerto a una autoridad o en la puerta de la institucioacuten que recibe una visita importante o para las salutaciones o recepciones

Ordenacioacuten mixta Se trata del caso donde la presidencia se compone de una mesa presidencial (ordenacioacuten en alter-nancia de derecha a izquierda) y unas filas laterales (orde-nacioacuten lineal comenzando por el asiento maacutes proacuteximo a la presidencia)

EL PROTOCOLO DE ACCESO A LA PRESIDENCIA

Los miembros que ocupan asiento en la presidencia son los uacuteltimos en acceder al saloacuten donde tendraacute lugar el acto Una vez que todos los invitados han ocupado sus respectivos lugares los res-ponsables de protocolo conduciraacuten a los miembros de la presidencia hasta la mesa de tal forma que entren en primer lugar los de menor rango y en uacuteltimo lugar el anfitrioacuten y su invitado de honor

A medida que las personas que estaacuten en la presidencia lleguen a sus asientos se situaraacuten de pie por delante de la silla y no tomaraacuten asiento hasta que lo haga la persona que preside Para que esta operacioacuten sea factible es necesario que haya espacio suficiente entre las sillas para que los invitados puedan acceder faacutecilmente a su sitio sin tener que molestar o incomodar al resto

Una vez concluido el acto la salida seraacute a la inversa primero el anfitrioacuten y su invitado de honor a continuacioacuten el resto de la mesa de mayor a menor rango y a continuacioacuten el resto de invitados

Como puede desprenderse de este protocolo y teniendo en cuenta que el invitado de honor es el uacuteltimo en entrar y el primero en salir es necesario que el anfitrioacuten reciba a los invitados y que tras el acto se celebre un aperitivo o recepcioacuten para que el invitado de honor pueda departir con todos los invitados y donde el anfitrioacuten pueda ir presentando a sus invitados

LA PRESIDENCIA EN LAS COMIDAS EN MESA

La presidencia en la mesa suele ser uacutenica aunque en determinadas circunstancias la ocupan dos o maacutes personas por ejemplo en una comida donde marido y mujer al ser los anfitriones ocupan las presidencias de las dos cabeceras de la mesa La presidencia por regla general es para los anfitriones salvo que la cedan a algunos de sus invitados



Existen dos sistemas de colocacioacuten de las presidencias el estilo franceacutes y el estilo ingleacutes Ambos son diferentes dependiendo de la ubicacioacuten de la presidencia de la mesa

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Sistema de presidencia francesa

Entr

ada

Sistema de presidencia francesa Es el sistema maacutes utiliza-do tanto en actos oficiales como privados Consiste en co-locar la presidencia en el centro de la mesa de espaldas a la pared y con las ventanas al frente Si existe una segunda presidencia se situacutea enfrente

El resto de los invitados se colocan de la siguiente manera el segundo asistente en categoriacutea se coloca a la derecha de la presidencia el tercero a la izquierda el cuarto en el lugar de enfrente a la presidencia el quinto a la derecha del cuarto y el sexto a la izquierda Los siguientes se colocaran igual a la derecha e izquierda de la presidencia y a la dere-cha e izquierda en el lado de enfrente Asiacute el sitio de honor se encuentra a la derecha del lugar que ocupa el anfitrioacuten Habitualmente en el sistema de colocacioacuten franceacutes las si-llas de la presidencia deben destacarse de alguna manera y por ejemplo se colocaraacuten un poco maacutes atraacutes que las del resto o seraacuten distintas en disentildeo o de mayor tamantildeo o res-paldo maacutes alto lo que facilita que todos los invitados reco-nozcan donde estaacute situada la presidencia

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Sistema de presidencia inglesa

Entr

ada

Sistema de presidencia inglesa Es el sistema que coloca al anfitrioacuten en una cabecera mirando a la puerta de entrada por donde entran los invitados La segunda presidencia en-frente mirando a la puerta por donde salen los camareros El resto de los invitados se colocan de la siguiente manera primer invitado en el lado ancho de la mesa a la derecha del anfitrioacuten segundo invitado en el lado ancho de la mesa a la izquierda del anfitrioacuten El resto de los invitados siguen la misma regla derecha e izquierda



Sobre la ordenacioacuten de inventados23

Las posibilidades de ordenar los invitados son numerosas (hay un total de 122 maneras distintas de ordenar los sitios que ocuparaacuten los invitados en un acto) y la maacutexima protocolaria al respecto es que toda solucioacuten es buena siempre y cuando se mantengan criterios razonables de buen gusto y de no excesiva separacioacuten entre el que preside y los invitado asiacute como que y si participan autoridades no vulnerar la normativa oficial o el ordenamiento establecido

El sistema cartesiano Consiste en un sistema de ordenacioacuten para comidas o para reuniones ce-lebrados en una sola mesa (imperial ovalada o redonda) Teniendo en cuenta los dos sistemas de presidencias franceacutes o ingleacutes el resto de invitados se colocara alternativamente de derecha a izquierda de las presidencias

Este sistema prima las derechas de las dos presidencias frente a las izquierdas y la cercaniacutea con respecto a la lejaniacutea de las mismas

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Presidencia francesa Presidencia inglesa

Sistema Cartesiano

La presidencia francesa concentra los invitados importantes en el centro de la mesa mientras que la inglesa crea dos aacutembitos similares de concentracioacuten de ldquoimportantesrdquo a ambos extremos de la mesa Ambas tienen ventajas e inconvenientes Habraacute que elegir la que maacutes convenga seguacuten la filosofiacutea del acto

El sistema de reloj Prima los lados de la presidencia primera frente a la derecha de la segunda Por tal motivo primero se situacutean los puestos 3 y 4 a la derecha y a la izquierda de la primera pre-sidencia Los puestos 5 y 6 a la derecha e izquierda de la segunda presidencia Los puestos 7 y 8 a la derecha e izquierda de la primera presidencia Y asiacute sucesivamente

Se usa este sistema fundamentalmente cuando entre la primera y la segunda presidencia existen amplias diferencias protocolarias



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Sistema Reloj

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Sistema de cabecera uacutenica jeraacuterquica Es adecuado para reuniones presididas por una alta auto-ridad Se utiliza para ello una mesa rectangular en una de cuya cabecera se situacutea el que preside y el resto en los lados largos de la mesa dejando libre la otra cabecera La ordenacioacuten va de de-recha a izquierda con respecto a la persona que preside

Este tipo de mesa con esta ordenacioacuten marca mucho las diferencias protocolarias entre los asis-tentes a la misma pues los que tienen mayor rango se quedan junto al que preside quedaacutendose maacutes lejos los de peor rango Es una mesa y un sistema muy propio para reuniones de caraacutecter oficial con presencia de autoridades

Sistema de cabecera uacutenica equilibrada El sistema de cabecera uacutenica equilibrada es muy pro-pio para reuniones de un mismo colectivo presididas por su maacutes alto representante y en el que praacutecticamente todos los asistentes tienen un rango muy parecido Se utiliza para ello una mesa rectangular en una de cuya cabecera se situacutea el que preside y el resto en los lados largos de la



mesa dejando libre la otra cabecera La ordenacioacuten va lineal comenzando por la parte derecha de forma circular continuando por la izquierda de tal forma que el primero estaacute a la derecha de quien preside y el uacuteltimo a su izquierda

Fundamentalmente se usa en las entidades privadas especialmente en los consejos de administracioacuten cuan-do desde el punto de vista protocolario se quiere dar imagen de un tratamiento similar a todos los consejeros

Sistema de cabecera uacutenica simeacutetrica Adecuado para reuniones de dos colectivos de compo-sicioacuten numeacuterica similar presididos por un tercero neutral o invitado de honor Se utiliza para ello una mesa rectangular en una cabecera se situacutea el que preside y el resto en los lados largos de la mesa dejando libre la otra cabecera Cada delegacioacuten se situacutea linealmente desde la presidencia en cada una de las partes largas de la mesa

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Sistema de cabecera uacutenicajeraacuterquica

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Sistema de cabecera uacutenicaequilibrada

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Sistema de cabecera uacutenicasimeacutetrica

Cuando concurran invitados de diversa iacutendole a un acto se debe utilizar el protocolo mixto o siste-ma de peinado para alternarlos Para ello se confeccionan tantas listas de invitados como catego-riacuteas de ellas asistan ordenando cada una seguacuten las precedencias internas del grupo y se ubican juntos a los primeros de cada lista despueacutes a los segundos los terceros y asiacute sucesivamente Por lo que respecta a los criterios de ordenacioacuten de los invitados se tendraacute en cuenta

bull La representacioacuten criterio establecido en el RD 209983

bull Eleccioacuten o sufragio universal Tiene prelacioacuten quien es elegido frente al que es designado

bull La antiguumledad Suele situarse primero el representante de una institucioacuten maacutes antigua frente a otra maacutes moderna

bull La edad Es tradicional en protocolo conceder mejor posicioacuten al de mayor edad frente al de menor edad

bull La cultura Seguacuten el Real Decreto las entidades culturales reciben un trato importante y el or-denamiento general contempla el Instituto de Espantildea las Reales Academias y la Universidad Debe mantenerse la prevalencia de las instituciones culturales en primer lugar de las que emanan de instituciones puacuteblicas en segundo lugar las formadas por agrupaciones colecti-vas y en tercer lugar las privadas

bull Las profesiones Las representaciones profesionales habitualmente en forma de colegios o asociaciones profesionales deben tener mayor prevalencia



bull La defensa de los derechos humanos y el servicio puacuteblico La condicioacuten de servicio puacuteblico desinteresado debe tener mayor grado de prevalencia frente al interesado

bull Las fundaciones Deben tener especial consideracioacuten aquellas instituciones o fundaciones puacuteblicas semipuacuteblicas o privadas que persiguen fines de intereacutes social

bull Pro hombres Personalidades de reconocimiento mundial nacional regional y local que hayan destacado por su aportacioacuten en los campos del pensamiento las letras el arte la ciencia y similar

bull Tiacutetulos nobiliarios Por tradicioacuten a las personalidades de tiacutetulos nobiliarios se les concede ma-yor prevalencia Los Grandes de Espantildea tienen consideracioacuten especial en todo el paiacutes asiacute como los poseedores de condecoraciones tiacutetulos o premios otorgados por las administracio-nes puacuteblicas Es costumbre en Espantildea colocar a los Grandes de Espantildea a continuacioacuten de los Secretarios de Estado

bull Invitados de honor especial Con independencia de su rango un invitado de honor o especial debe situarse de forma muy destacada si no en la presidencia en lugares proacuteximos

bull Los patrocinadores Quienes con su aportacioacuten econoacutemica hagan posible un acto aun cuando no sean los anfitriones deben ocupar un puesto de privilegio en la presidencia o en lugar especial

PRINCIPIOS RECTORES DE PROTOCOLO PARA LA PLANIFICACIOacuteN DE ACTOS Y EVENTOS

bull Definicioacuten de la titularidad del evento El caraacutecter del acto lo otorga el organizador y los medios utilizados en llevarlo a cabo y no su naturaleza ni el rango de los asistentes Lo primero seraacute identificar si se trata de un acto oficial (se convocan organizan y financian a traveacutes de funcionarios y medios puacuteblicos) o no oficial Si es no oficial no hay que aplicar ninguna normativa teniendo la entidad convocante completa libertad para organizarlo a su manera

bull Definicioacuten del caraacutecter del acto Una vez definido quieacuten y con queacute medios invita es necesario definir las caracteriacutesticas que se esperan del acto si se trata de un acto multi-tudinario o restringido (lista de invitados) celebracioacuten sencilla o solemne si es necesaria la presencia de medios o se trata de un acto interno si el presupuesto con que se cuenta solo permite recursos propios o posibilidad de medios externoshellip Los responsables del protocolo han de tener estas caracteriacutesticas claras antes de comenzar con la planifica-cioacuten protocolaria del acto

bull Identificacioacuten de los objetivos a alcanzar Aunque uno de los objetivos de la protoco-lizacioacuten de actos sea lograr actos ldquoperfectosrdquo nunca el objetivo de un acto el acto en siacute El protocolo debe ponerse al servicio de os objetivos comunicativos de la entidad que invita ya que solo si se parte de estos objetivos se podraacute evaluar la adecuacioacuten del acto (aunque las teacutecnicas esteacuten bien ejecutadas por ejemplo se ha presidido y se han ordenado las precedencias correctamente las estrategias pueden fallar si se trata de un evento para cerrar una fusioacuten empresarial y hemos ubicado a sus maacuteximos directivos presidiendo seguacuten un sistema de reloj donde los protagonistas no han podido intercalar palabra en toda la cena)



bull Definicioacuten del mensaje a transmitir Una vez definidos los objetivos es necesario ma-terializar el mensaje a trasmitir prestando especial atencioacuten a dos niveles comunicati-vos la comunicacioacuten verbal oral y escrita (discursos folletos carteles memoriashellip) para lo cual se revisaran los contenidos tanto en su redaccioacuten legibilidad vocabula-rio etc como en los aspectos maacutes formales y esteacuteticos y la comunicacioacuten protocolaria o de etiqueta es decir la definicioacuten espacio-temporal de la comunicacioacuten no-verbal

bull Listado de invitados y sus niveles La identificacioacuten de los puacuteblicos implicados en el evento suele ser la clave de su eacutexito por lo que es necesario partir de una relacioacuten de todos aquellos grupos o individuos que se ven afectados en el acto en concreto para a partir de ella determinar los niveles de representacioacuten de tal manera que exista sime-triacutea diferenciar a las personalidades seguacuten meacuterito o representacioacuten y evitar tanto las reiteraciones gratuitas como el dejar fuera a instituciones o personalidades implicadas

bull Armonizacioacuten entre anfitrionazgo presidencia y presidencias En los cargos e institu-ciones oficiales se establece con objetividad total por el ordenamiento de protocolo existente pero en los no oficiales es necesario rentabilizarlos en funcioacuten de los objetivos estrateacutegicos

bull Eleccioacuten del lugar y tiempos de la ceremonia En protocolo siempre es maacutes idoacuteneo estar ldquoen casardquo ya que presenta ventajas organizativas estrateacutegicas y taacutecticas En cualquier caso es necesario sopesar las ventajas econoacutemicas y en teacuterminos de ima-gen el utilizar otros locales no-propios analizando detalladamente problemas logiacutesti-cos que interfieren con el evento seguridad aparcamientos hellip Para la fecha y hora se procurara su no coincidencia con otras actividades especialmente si se trata de un evento con presencia de medios de comunicacioacuten

bull Distribucioacuten de los espacios y centros de atencioacuten Se estableceraacuten diferentes aacutem-bitos espaciales para diferenciar tanto la presidencia como las distintas categoriacuteas de puacuteblicos asistentes Para diferenciar categoriacuteas protocolarias diferentes se utilizan recursos como iluminacioacuten diferentes asientos o colores alfombras sentildealeacutetica hellip

bull Aplicacioacuten de criterios sistemaacuteticos de ordenacioacuten Se han de establecer unos crite-rios de ordenacioacuten que salvaguarden la imagen del anfitrioacuten de posibles acusaciones de parcialidad en caso de insatisfaccioacuten con la ubicacioacuten otorgada En actos oficiales seraacuten los que indiquen las normativas estatales autonoacutemicas y locales y en actos no oficiales las que indiquen las propias de los grupos implicados en el caso de que dis-pongan de ellas (habitualmente en todos se dispone de una jerarquiacutea y organigramas perfectamente estructurados) y si no hay norma aquello que beneficie a los objetivos de la organizacioacuten (orden alfabeacutetico nordm afiliados volumen de facturacioacuten fechas de nombramientohellip) pero siempre respondiendo a un criterio y no arbitrariamente



Otras cuestiones de protocolo oficial24

raquo En relacioacuten a los siacutembolos del estado

Los siacutembolos (escudos banderas pendones himnos etc) que son propiedad del Estado de la Comunidad Autoacutenoma y del Municipio no pueden ser apropiados por nadie y por ello no podraacuten utilizarse en los actos de forma indiscriminada ni como uso externo por parte de entidades o persona alguna

Soacutelo deben utilizarse como elemento identificador por parte del anfitrioacuten cuando esteacuten presentes en los actos

representantes de esas instituciones o cuando eacutestas lo autoricen

Los siacutembolos del Estado se ordenan de mayor a me-nor rango conforme a las reglas del Protocolo La bandera de Espantildea en territorio nacional ocupa el puesto de honor e inmediatamente a continuacioacuten la de la Comunidad Autoacutenoma correspondiente El orden de las autonomiacuteas se establece en funcioacuten de la fecha de aprobacioacuten de sus estatutos

Los himnos quedan reservados exclusivamente para los actos de gran solemnidad Los himnos se interpre-

tan de mayor a menor rango cuando se efectuacuteen al inicio de un acto y viceversa si se hace al final

raquo Puntualidad

Los actos deben iniciarse a la hora fijada Cualquier demora debe obedecer a una razoacuten muy justificada que debe hacerse llegar a los invitados presentes

Los retrasos pueden originar la peacuterdida de puesto al menos en la Presidencia Ninguacuten acto debe iniciarse con plazas vacantes en la Presidencia salvo excepciones muy justificadas Lo normal es que las ausencias sean suplidas

raquo Tratamiento

Numerosas personalidades y autoridades en funcioacuten a su rango tienen concedido un deter-minado tratamiento que en todo caso debemos respetar Cuando una persona tenga varios tratamientos se usa el del grado superior Cuando se dirija un documento escrito o una carta a una persona con cargo siempre se usaraacute el tratamiento correspondiente al puesto En los actos oficiales a dichas autoridades se las citaraacute o nombraraacute en virtud a su tratamiento y cargo En los actos privados el anfitrioacuten podraacute hacerlo por el nombre (a efectos de tarjetones invita-ciones etc) Se estaacute imponiendo cada vez maacutes que las autoridades se les identifique por una sola palabra de su cargo ldquoPresidenterdquo ldquoMinistrordquo ldquoAlcalderdquo



raquo Maacutes de un rango

Cuando una autoridad o invitado que acude a un acto pudiera se ordenado en base a maacutes de un rango se le aplicaraacute el protocolo en funcioacuten al maacutes alto salvo que hubiera sido invitado en funcioacuten del rango menor cuestioacuten que debe hacerse saber con prioridad

Cuando una autoridad o personalidad es invitado a un acto y acude al mismo acompantildeado de su Consorte eacuteste se ordenaraacute de acuerdo al rango de su pareja con independencia de su propio rango salvo que fuera tambieacuten expresamente invitado en condicioacuten de su propia valencia En este caso debe consultaacutersele en base a que se acomoda su ordenacioacuten



Reglas baacutesicas de protocolo social3

El protocolo social se equipara con aquel que no encuentra normativizado a traveacutes de decretos y reglamentos Se trata de normas sociales consuetudinarias sometidas a un proceso de evolucioacuten continuo que rigen las relaciones interpersonales en una determinada sociedad la apariencia el comportamiento externo los buenos modales la conversacioacuten el comerhellip Son reglas que hay que conocer y practicar ya que sin ser obligatorias influyen en la proyeccioacuten externa de la imagen y en el mensaje comunicativo que se ofrece

Los principios generales del protocolo social se sintetizan en Comportarse seguacuten la edad y la condicioacuten personal y social respetar la condicioacuten y categoriacutea de la persona con quien se trata y el lugar en el que uno se encuentra Seguir los usos y reglas que demandan cada momento y situa-cioacuten y tratar a los demaacutes como uno mismo desea ser tratado

Algunas de las reglas sociales hacen referencias a

raquo Las presentaciones

Las normas de cortesiacutea subrayan que siempre que se encuentre con personas que no se conoz-can entre ellas deberiacutean ser presentados Las excepciones pueden ser en grandes actos donde el anfitrioacuten no pueda atender a todos sus invitados para lo cual se puede contar con ayuda de amigos comunes que realizan la tarea de ir presentado gente que no se conozca entre ella

Las reglas de precedencias para las presentaciones son en razoacuten de sexo edad y rango-catego-riacutea Es decir a la mujer siempre le es presentado el hombre El maacutes joven siempre es presentado al de mayor edad Y el de menos rango o categoriacutea siempre es presentado al de mayor rango o ca-



tegoriacutea Las excepciones maacutes comunes a las reglas dadas son la edad y la categoriacutea prevalecen sobre el sexo Dos personas del mismo sexo se presenta la maacutes joven a la de maacutes edad pero aun siendo de distinto sexo tambieacuten prevalece la edad Lo mismo ocurre con la categoriacutea En los lugares de trabajo prevalece la jerarquiacutea establecida en la empresa

En determinada ocasiones la auto presentacioacuten (no esperar a que nos presenten) es tambieacuten considerada como regla de cortesiacutea Se realiza con una foacutermula similar a ldquoPermiacutetame que me presenterdquo y en este caso ademaacutes de decir el nombre completo es conveniente antildeadir el motivo de nuestra presentacioacuten o intereacutes por darnos a conocer La autopresentacioacuten tambieacuten es muy uti-lizada en el entorno labora donde ademaacutes de indicar el nombre completo se debe antildeadir el cargo o funcioacuten en la empresa

Para presentar al coacutenyuge se debe usar la expresioacuten ldquomi maridordquo o ldquomi mujerrdquo evitando la expre-sioacuten ldquomi esposordquo o ldquomi sentildeorardquo

raquo Los saludos

El tipo de saludo depende del grado de conocimiento amistad o parentesco y de la relacioacuten pro-fesional o social Las formas de saludar son tan diversas como las culturas

Las reglas generales indican que cuando hay un grupo de personas se comienza saludando a las sentildeoras personas mayores o bien autoridades de mayor rango La accioacuten de estrechar la mano seraacute breve y firme y se procuraraacute no dar la mano con los guantes y sombrero puestos aunque las mujeres es-taacuten dispensadas de ambas obligaciones Estrechar la mano es la forma ldquomaacutes neutrardquo e internacional de saludo en el que solo la fuerza posicioacuten de las ma-nos y duracioacuten del mismo le pueden dar alguna pista sobre el tipo de relacioacuten que puede llegar a darse El corto y firme suele ser el maacutes generalizado El flojo y prolongado puede demostrar falta de intereacutes inse-guridad El maacutes largo y firme intereacutes en comenzar una nueva relacioacuten en colaborar y emprender nue-vos proyectos Para los saludos si se estaacute sentado lo normal es levantarse

El beso aunque generalmente se reserva para salu-dos familiares tambieacuten se ha extendido a otros campos sociales debe ser seco e imperceptible limitarse al roce en las mejillas y siempre debe ser iniciativa de la mujer No se usa en aacutembito empresarial

Como regla general El saludo en caso de duda el maacutes neutro Es decir estrechar la mano sin perder el contacto visual con la persona a la que saludamos y esbozando una leve sonrisa o un gesto agradable

raquo Conversacioacuten

Saber escuchar y hablar en el momento oportuno manteniendo los silencios convenientes sin interrumpir el uso de la palabra a otros es casi un arte que denota buen gusto y saber estar En una conversacioacuten se deben evitar los largos silencios los monoacutelogos las interrupciones hay que respetar la opinioacuten de los demaacutes no abusar de los chistes o ironiacuteas ni abusar del pronombre ldquoyordquo

Las formas de saludar en el mundo Fuente Protocolo y Etiqueta



o conversacioacuten que verse sobre uno mismo ya que puede producir rechazo Se procuraraacute un tono de conversaciones amistoso

En las conversaciones es una regla de cortesiacutea evitar las interrupciones por llamadasconsultas de moacutevil Si mientras estamos hablando con otra persona dejamos de hacerlo para saludar a alguien no es necesario hacer las presentaciones salvo que la conversacioacuten dure mucho tiempo Sin em-brago cuando estamos conversando con una persona y se nos acerca alguien para saludarnos es preciso presentar a ese tercero a la persona con la que nos encontremos

raquo Tratamientos

Por regla general el tuteo solo se debe utilizar con aquellas personas que nos han dado muestras de confianza y amistad siendo siempre maacutes conveniente el uso del usted para aquellas personas que nos presentan o con las que tratamos por primera vez

En lo que respecta a los tratamientos que pueden venir definidos por razones de cargo (limitados en el tiempo) o

por razones de meacuterito o tiacutetulo (suelen ser vitalicios) el maacutes utilizado sin lugar a dudas es el tratamiento de

Sentildeor Don dado a la mayoriacutea de las personas cuan-do son presentadas o para el enviacuteo de cartas o invi-tacioneshellip En las presentaciones el Don debe ir acompantildeado del nombre de pila y se utiliza con personas de rango superior o personas mayores Por su parte Sentildeor se utiliza con personas de igual o inferior rango y debe ir seguido del apellido El tratamiento de Dontildea no debe ser utilizado cuando

nos dirijamos a una mujer siendo conveniente dirigir-nos a ella con usted y sentildeora o con el nombre de pila si

tenemos el suficiente grado de amistad o confianza

Por lo que respecta a los tratamientos seguacuten cargo merito o tiacutetulo que ostentan es mejor tratar a una persona con un grado

superior que inferior La utilizacioacuten del tratamiento adecuado es un siacutembolo de respeto hacia la persona a la que se dirige

Si el tratamiento corresponde por la funcioacuten eacutesta anteceda a la expresioacuten del cargo por ejemplo Sr Presidente del Gobierno de Aragoacuten pudiendo trasladarse uacutenicamente al nombre cuando en el acto se prescinde de la categoriacutea como suele ocurrir en recepciones o actos sociales que siguen a los oficiales por ejemplos comidas Actualmente los tratamientos estaacuten desapareciendo en las conversaciones orales donde se sustituye por expresiones directas al cargo como presidente mi-nistro alcaldehellip Si el tratamiento es por distinciones personales o tiacutetulos va parejo al nombre por ejemplo Excmo Sr Dhellip duque dehellip

raquo La imagen personal

La imagen es la apariencia externa de las personas o las cosas y el concepto de imagen personal que se formula en protocolo va maacutes allaacute de la indumentaria refirieacutendose de una manera geneacuterica a estilo personal es decir al conjunto global de rasgos fiacutesicos caracteriacutesticas personales modos de actuacioacuten lenguaje no-verbal higiene indumentariahellip lo que de una forma global revelara informacioacuten y enviara un determinado mensaje comunicativo Desde el momento en que la imagen



personal tiene que pasar por el filtro de subjetividad del interlocutor que estaraacute condicionada por su educacioacuten creencias prejuicioshellip la imagen personal no es totalmente controlable Teniendo en cuenta ademaacutes de la subjetividad la relatividad de la imagen personal atendiendo a un de-terminado contexto cultural o geograacutefico (no es lo mismo por ejemplo la elegancia en un aacutembito cultural occidental que en uno oriental o africano) son componentes baacutesicos para una adecuada imagen personal la higiene corporal y de vestimenta y la adecuacioacuten entre la actividad que se realiza y la vestimenta (en caso de que el protocolo exprese una determinada vestimenta respetar-la) Con respecto a la elegancia aunque es difiacutecil definir tanto para el hombre como para la mujer se basa en la discrecioacuten y asiacute ninguna prenda accesorio maquillaje perfume posturas gestos corporales vozhellip debe llamar la atencioacuten



Reglas baacutesicas de protocolo empresarial4

Toda entidad necesita contar con una personalidad propia que la diferencie de las demaacutes y que complementaria de aquellos rasgos fiacutesicos (marca logotipohellip) permitan identificar a la empresa desde su entorno Asiacute el protocolo de empresa se convierte en un instrumento maacutes de las poliacute-ticas de Comunicacioacuten Corporativa y de relaciones Puacuteblicas ayudando a presentar la identidad organizacional a sus puacuteblicos Por ejemplo el ceremonial que se usa permite saber maacutes de la entidad emisora de la comunicacioacuten a traveacutes de planteamientos esteacuteticos y funcionales desde el tipo de muacutesica o decoracioacuten al grado de solemnidad con que se lleva a cabo la accioacuten

Aunque en las normativas oficiales no existe el protocolo empresarial atendiendo a que las empre-sas no estaacuten incluidas dentro de una estructura je-raacuterquica universal como puede ser el Estado las normas que se aplican en protocolo empresarial de-ben extraerse del anaacutelisis de los fundamentos y prin-cipios del protocolo oficial y social y aplicarse con flexibilidad y loacutegica de acuerdo con los criterios so-ciales del momento y la naturaleza y filosofiacutea propias de cada acto

Algunas normas baacutesicas para el protocolo empresarial son

bull Basarse en un ldquolibro de estilordquo o ldquoreglamento internordquo propio de cada empresa o entidad que ademaacutes de aspectos protocolarios baacutesicos incluya referencias sobre las formalidades en tratamientos tanto para la comunicacioacuten escrita como oral las ensentildeas y demaacutes siacutembo-los de la empresa la presidencia y prelacioacuten de directivos en las relaciones internas y exter-

ldquoLas normas que se aplican en proto-colo empresarial deben extraerse del anaacutelisis de los fundamentos y princi-pios del protocolo oficial y socialrdquo



nas el ceremonial para actos prefijados para el recibimiento de empresas o autoridades trato en las actividades de patrociniohellip

Tambieacuten es baacutesico acompantildear este documento de una lista actualizada con las autoridades de Estado que van cambiando cada cierto tiempo (sobre todo los poliacuteticos) fichero con personas direccioacuten teleacutefono cargo tiacutetulos tratamientos hellip de personas que tienen que ver con la empresa o con la organizacioacuten de actos un registro de control de regalos (para no repetir) archivo de datos sobre reglas de protocolo en otros paiacuteses que apliquen las empresas que se relacionen con la propia

Los modelos de Saluda Informes Invitaciones Cartas Tarjetoneshellip tambieacuten suelen incluir-se Entre las cartas hay que diferenciar las que son co-merciales y personales eacutestas uacuteltimas deben ser en-cabezadas a mano

bull Respetar en la medida de lo posible la prela-cioacuten de las autoridades asistentes a los actos de naturaleza mixta (actos promovidos por la empresa privada a los que asisten como invi-tados determinadas autoridades) intercalan-do autoridades y miembros de la directiva

bull Los actos que celebra la empresa privada se-raacuten presididos por el maacuteximo responsable de eacutesta normalmente el presidente5 Como excep-cioacuten la presidencia seriacutea cedida o se aplicariacutea la doble presidencia cuando asista como invitado al-guacuten miembro de la Familia Real o primeras autoridades En este caso la autoridad y el presidente de la empresa se ubicariacutean en los dos puestos centrales quedando el de la derecha para la autoridad

bull En los actos organizados por la empresa si se desea figuraran las banderas propias y en el caso de que asista alguna autoridad se colocaran las banderas oficiales siempre sepa-ras de las de la empresa Las banderas oficiales quedaraacuten a la derecha de la presidencia alineadas por detraacutes de eacutesta y la bandera de la empresa a la izquierda de la presidencia

bull Cuando asista a un evento una empresa patrocinadora seraacute la propia empresa patrocina-dora la que dictamine el trato y precedencia que se le dispensaraacute a su representante

bull Las normas de cortesiacutea aplicables al protocolo social no son absolutamente aplicables en protocolo empresarial Asiacute en relacioacuten a la cortesiacutea empresarial la mujer estaacute considerada en razoacuten de su cargo y no de su sexo no asiacute en cortesiacutea social donde a la mujer se la tiene en cuenta en razoacuten de su condicioacuten de feacutemina Por ejemplo si una secretaria entra en una estancia acompantildeada por un ejecutivo eacutesta deberaacute cederle el paso y caminar siempre a

5 Habitualmente el orden de precedencias de una empresa seraacute Presidente Vicepresidentes Consejero De-legado Consejeros por orden de antiguumledad de nombramiento Director General Secretario General Director de Finanzas Director de Recursos Humanos Director de Produccioacuten Director Comercial Director del Gabi-nete Teacutecnico de la Secretariacutea General y Jefe de la Asesoriacutea Juriacutedica Los demaacutes empleados de la empresa se ordenaraacuten por antiguumledad en la entidad



su izquierda Por el contrario en el aacutembito privado seraacute el sentildeor quien deba ceder el paso a la sentildeora

Igualmente aunque la cortesiacutea dictamine que ante invitados se le deberiacutea ceder el puesto y por ejemplo caminar por detraacutes como una muestra de respecto el protocolo empresarial dictamina que para conducir visitas hacia una determinada estancia la persona encarga-da aunque de menor rango deberaacute ir siempre en primer lugar

Si durante el trayecto se han de subir o bajar escaleras se aplica la persona encargada de guiar al invitado cederiacutea el paso para dejarla subirbajar en primer lugar y posteriormente volveriacutea a ponerse en primer lugar Tal orden se rige puesto que en este caso no existe po-sibilidad de peacuterdida El protocolo social establece que en las escaleras es el hombre quien debe ir en primer lugar y en el protocolo empresarial independientemente del sexo de la visita se cede el paso como muestra de cortesiacutea en trayectos que no presentan perdidas como el caso de las escaleras

bull Con respecto al saludo el protocolo empresarial nos dice que corresponde a la persona de mayor rango iniciar el saludo Cuando se recibe a un invitado el anfitrioacuten deberaacute levantarse e ir al encuentro de esa persona para estrecharle la mano Nunca se da la mano habiendo una mesa de por medio a no ser que se trate de una entrega de premios El beso social no se contempla en protocolo empresarial



Referencias Bibliograacuteficas5 raquo Barquero Cabrero JD (2000) Manual de Relaciones Puacuteblicas Empresariales Barcelona

raquo Fuente Lafuente C (2006) Protocolo Oficial Madrid

raquo Otero Alvarado Mordf T (2009) Protocolo y Organizacioacuten de eventos Barcelona

raquo Urbina JA (2005) El gran libro del protocolo Madrid

raquo Xifra J (2011) Manual de Relaciones Puacuteblicas e Institucionales Madrid

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1 Protocolo

11 Normas sobre protocolo

12 Tipos de protocolo

2 Reglas baacutesicas de protocolo oficial

21 Sobre el protocolo del anfitrioacuten

22 Sobre la presidencia del acto El puesto de honor

23 Sobre la ordenacioacuten de invitados

24 Otras cuestiones de protocolo oficial

3 Reglas baacutesicas de protocolo social

4 Reglas baacutesicas para protocolo empresarial

5 Referencias bibliograacuteficas

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