propuesta de mejora para el proceso de entrega de

PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE MATERIALES DEL ALMACEN DE SUMINISTROS EN UN INGENIO

AZUCARERO

JULIAN DAVID VALENCIA ARBOLEDA

108828159

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA

INGENIERIA INDUSTRIAL PEREIRA

2016

PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE MATERIALES DEL ALMACEN DE SUMINISTROS EN UN INGENIO

AZUCARERO

JULIAN DAVID VALENCIA ARBOLEDA

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

DIRECTOR JUAN GUILLERMO MORENO BARRERA

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA

INGENIERIA INDUSTRIAL PEREIRA

2016

Nota de aceptación

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

PEREIRA 11 DE NOVIEMBRE DE 2016

DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTOS Esta tesis se la quiero dedicar a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento. A mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los momentos difíciles. Me dieron todo lo que soy como persona, valores, principios, carácter, empeño, perseverancia, y coraje para conseguir cada uno de mis objetivos. A mi familia, esposa y a ese ser maravilloso que viene en camino a llenarnos de amor, felicidad y que me ha dado la fuerza para seguir construyendo el futuro soñado. . Por ultimo quiero dar gracias a todos los que colaboraron en la realización de este trabajo y a nuestros profesores y compañeros quienes aportaron a mi formación tanto académica como personal.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION ................................................................................................ 1

1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .............................................................. 2

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................... 2

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .......................................................... 2

1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA .................................................... 2

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION ........................................................ 3

2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 3

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................... 3

3. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 4

4. MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 5

4.1 MARCO CONTEXTUAL ............................................................................ 5 4.1.1 NIVEL REGIONAL ....................................................................................................... 5 4.1.2 NIVEL NACIONAL ....................................................................................................... 6 4.1.3 NIVEL INTERNACIONAL ............................................................................................. 7

4.2 MARCO TEORICO .................................................................................... 8

4.3 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................... 13

4.4 MARCO ESPACIAL ................................................................................ 16

4.5 MARCO TEMPORAL .............................................................................. 16

4.6 MARCO LEGAL ...................................................................................... 16

5. DISEÑO METODOLOGICO ....................................................................... 17

5.1 TIPO DE ESTUDIO ................................................................................. 17

5.2 METODO DE INVESTIGACION. ............................................................. 17

5.3 POBLACION Y MUESTRA. .................................................................... 17 5.3.1 POBLACION. ............................................................................................................. 17 5.3.2 MUESTRA .................................................................................................................. 17

5.4 FUENTES DE INFORMACION ............................................................... 17 5.4.1 FUENTES SECUNDARIAS. ...................................................................................... 17 5.4.2 FUENTES PRIMARIAS. ............................................................................................. 17 5.4.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACION. .................................................................. 18

6. ESTUDIO DE CAUSAS QUE INFLUYEN EN LA DEMORA EN LA ENTREGA DE LOS MATERIALES .................................................................. 19

7.2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP. ...... 22 7.2.1 Cálculo de muestra 1: ................................................................................................ 22 7.2.2 Cálculo muestra 2: ..................................................................................................... 23 7.2.3 Resultados del muestreo ........................................................................................... 24

7.3 Impresión lenta de reservas. ................................................................ 26

7.4 Desorden en almacén. ........................................................................... 27

7.5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario. ................. 31

7.6 Bodegas virtuales sin ubicación. ......................................................... 31

7.7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario. .................... 32

7.8 Alto flujo de personal en área del almacén. ........................................ 33

7.9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción. ....... 33

7.10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas. ............................. 33

7.11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria. ..................... 34

7.12 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo. ............................................................................................. 34

7.13 Errores en almacenamiento de los materiales. ................................. 34

7.14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan realmente ...................................................................................................... 34

8. CAUSAS DE INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES ............................ 35

8.1 Mala planificación de los inventarios. ................................................. 35

8.2 Incumplimiento de condiciones por parte de los proveedores. ........ 36

8.3 Recepción inadecuada de los materiales. ........................................... 37

8.4 Anomalías en el despacho de materiales. ........................................... 37

8.5 Rotación frecuente del personal en el almacén. ................................. 37

8.6 Errores en almacenamiento de los materiales. ................................... 37

8.7 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo. ............................................................................................. 38

8.8 Bajo control de los inventarios. ........................................................... 38

9. ANALISIS DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES ............................................................................................. 40

9.1 Análisis del diagrama: ........................................................................... 40

9.2 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES. .............................................................................................. 42

10. INFORME DE DESPACHOS Y NIVEL DEL SERVICIO ............................. 44

10.1 INFORME DE DESPACHOS MARZO .................................................. 44

10.2 NIVEL DEL SERVICIO MARZO ............................................................ 45

10.3 NIVEL DEL SERVICIO ABRIL .............................................................. 47

10.4 INFORME DE DESPACHOS ABRIL ..................................................... 48

11. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS EN ALMACEN DE SUMINISTROS .................. 49

11.1 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA: ...... 49

11.2 PORCENTAJE DE PARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS: ......................................... 49

11.3 DIAGRAMA DE PARETO (CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHO): .......................................................................................... 50

12. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS .................. 51

12.1 PORCENTAJE DEPARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES: ................................................. 51

12.2 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA: ...... 51

12.3 DIAGRAMA DE PARETO (INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES): ...................................................................................................................... 52

13. PROPUESTA DE MEJORA ....................................................................... 53

13.1 ESTRATEGIAS PARA DISMINUIR LOS TIEMPOS DE ENTREGA DE MATERIALES EN EL PROCESO DE DESPACHO DEL ALMACEN DEL INGENIO AZUCARERO. ............................................................................... 53

13.1.1 ESTRETEGIAS ORDEN Y ASEO ALMACEN GENERAL: ...................................... 53 13.1.2 UBICACIÓN Y UNIFICACION ESTANTERIAS DE MANGUERAS (MAN11, MAN 14, MAN 66 Y MAN45): ....................................................................................................... 55 13.1.3 REUBICACION Y UNIFICACION DE BRONCES 24: ............................................. 57 13.1.4 ESTRATEGIA PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES ND SIN UBICACIÓN: .... 58 13.1.5 REUBICACION E INCORPORACION DE ROD16 EN ROD19, ROD21 Y ROD22: 58 13.1.5 CREACION DE NUEVAS ESTANTERIAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE CORREAS Y BANDAS (BAN38) CONTRA LA PARED: .................................................... 59 13.1.6 REUBICACION Y UNIFICACION DE MALLAS 62, 63, 64 y 65: ............................. 59 13.1.7 ESTABLECER UN ESPACIO PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES DE GRAN TAMAÑO QUE LLEGAN AL ALMACEN DE SUMINISTROS: ............................................ 62 13.1.8 ESTRATEGIA PARA DISMINUIR EL TIEMPO PERDIDO BUSCANDO MATERIALES ND SIN UBICACIÓN: .................................................................................. 62 13.1.9 ESTRATEGIA PARA MEJORAR IMPRESIÓN LENTA DE RESERVAS: ............... 63 13.1.10 ESTRATEGIA PARA BODEGAS VIRTUALES SIN UBICACIÓN ......................... 63 13.1.11 ALTO FLUJO DE PERSONAL EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS: ............... 63 13.1.12 ESTATEGIA PROPUESTA PARA PROBLEMAS EN EL INGRESO DE MATERIALES POR PARTE DE RECEPCIÓN: .................................................................. 64 13.1.13 ESTRATEGIA PARA LA CAUSA: RESERVAS DE MATERIAL MAL HECHAS POR EL ÁREA USUARIA. .................................................................................................. 64 13.1.14 PROPUESTA PARA INEFICIENCIA EN LEGALIZACIÓN DE MATERIALES RETIRADOS EN HORARIO NO ADMINISTRATIVO: ........................................................ 64 13.1.15 PROPUESTA PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES VS EXISTENCIA EN SISTEMA SAP. ............................................................................................................. 65 13.1.16 ENTREGA DE MATERIALES SIN DEBIDO INGRESO AL INVENTARIO. ........... 65 13.1.17 PROPUESTA PARA REDUCIR RECORRIDOS EN EL PROCESO DE DESPACHO DE MATERIALES: ......................................................................................... 65

14. CONCLUSIONES ....................................................................................... 67

15. RECOMENDACIONES ............................................................................... 69

16. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................... 70

LISTA DE TABLAS

pág. TABLA 1: MATERIALES ND SIN UBICACIÓN........................................................................... 20 TABLA 2: DESPACHO DE MATERIALES .................................................................................. 21 TABLA 3: RESULTADOS PREMUESTRA ................................................................................. 23 TABLA 4: CALCULO TAMAÑO MUESTRA 2............................................................................. 23 TABLA 5: RESULTADOS DEL MUESTREO. ............................................................................. 24 TABLA 6: MATERIALES SIN EXISTENCIA FÍSICA. .................................................................. 25 TABLA 7: TIEMPO DE IMPRESIÓN DE RESERVAS. ............................................................... 26 TABLA 8: TIEMPO IMPRESIÓN POR MES ............................................................................... 27 TABLA 9: BODEGAS VIRTUALES SIN UBICACIÓN. ................................................................ 32 TABLA 10: INFORME DESPACHO DE MATERIALES MARZO. ............................................... 44 TABLA 11: NIVEL DE SERVICIO DESPACHO DE MATERIALES MARZO .............................. 45 TABLA 12: NIVEL DE SERVICIO DESPACHO DE MATERIALES ABRIL. ............................... 47 TABLA 13: INFORME DESPACHO DE MATERIALES ABRIL .................................................. 48 TABLA 14: PARTICIPACIÓN DE CAUSAS EN PROBLEMA DE TIEMPO EN DESPACHOS .. 49 TABLA 15: PORCENTAJE PARTICIPACIÓN DE CAUSA EN INEXISTENCIA FÍSICA DE

MATERIALES. .................................................................................................................... 51

LISTA DE FIGURAS FIGURA 1: PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LA LOGÍSTICA. 10 FIGURA 2: MALLAS 64 Y 65 28 FIGURA 3: DESORDEN EN ÁREA DE MALLAS 28 FIGURA 4: ÁREA DE MATERIALES PENDIENTES POR UBICACIÓN. 29 FIGURA 5: PASILLO MATERIALES ELÉCTRICOS 30 FIGURA 6: PASILLO MANGUERAS 45 30 FIGURA 7: PASILLO RODAMIENTOS 19 30 FIGURA 8: PASILLO MAQUINARIA 05 30 FIGURA 9: ÁREA DE CABLES ELÉCTRICOS 30 FIGURA 10: ACC 20 Y ROD19 54 FIGURA 11: PASILLO MATERIALES ELÉCTRICOS 54 FIGURA 12: ELE06 Y ELE07 54 FIGURA 13: DESORDEN EN ESTANTERÍAS DE MANGUERAS 55 FIGURA 14: MEJORA EN ESTANTERÍAS DE MANGUERAS 56 FIGURA 15: OPTIMIZACIÓN DE ESPACIO ESTANTERÍAS DE MANGUERAS 56 FIGURA 16: REUBICACIÓN DE ESTANTERÍAS BRO24 57 FIGURA 17: OPTIMIZACIÓN DE ESPACIO ESTANTERÍAS ROD16 58 FIGURA 18: PROPUESTA NUEVA ESTANTERÍA PARA BANDAS Y CORREAS 59 FIGURA 19: REUBICACIÓN Y UNIFICACIÓN DE MALLAS 60 FIGURA 20: PROPUESTA UNIFICACIÓN MALLAS 61 FIGURA 21: PROPUESTA UNIFICACIÓN MALLAS (2) 61 FIGURA 22: MODIFICACIÓN ESTANTERÍA PARA UNIFICAR MALLAS 61

LISTA DE CUADROS

pág.

CUADRO 1: LISTA DE CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS. ........... 19 CUADRO 2: ESTATUS PARA MUESTRA 1 .............................................................................. 23 CUADRO 3: LISTA DE CAUSAS INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES ........................... 35 CUADRO 4. DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES.

............................................................................................................................................ 42

LISTA DE GRAFICOS

pág.

GRAFICO 1: MATERIALES RECEPCIONADO EN MARZO. .................................................... 20 GRAFICO 2: MATERIALES RECEPCIONADOS EN ABRIL. ..................................................... 21 GRAFICO 3: PROPORCIÓN MATERIALES DESCUADRADOS............................................... 24 GRAFICO 4: PORCENTAJE EXISTENCIA DE MATERIALES EN ALMACÉN. ........................ 25 GRAFICO 5: DIAGRAMA DE PARETO PARA CAUSAS DE DEMORA EN DESPACHOS. ..... 50 GRAFICO 6: DIAGRAMA DE PARETO PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES ...... 52

RESUMEN El presente trabajo buscó realizar una propuesta de mejora al proceso de entrega de materiales del almacén de suministros de un Ingenio azucarero, que permitiera disminuir los tiempos de entrega a los usuarios. Además de proponer estrategias que generen un adecuado control de los inventarios y de las existencias físicas de materiales, garantizando así los niveles mínimos de stock para el normal funcionamiento de los distintos procesos y áreas de la organización. Principalmente lo que se busco fue determinar las causas que influían en la demora del proceso de despacho de materiales y de las inexistencias físicas, recolectar información sobre ellas y a partir de allí construir las estrategias y propuestas más acordes. Por último se dictan las conclusiones y recomendaciones que se contemplaron para una adecuada implementación de las estrategias y propuestas establecidas. Palabras clave: propuesta, mejora, proceso, entrega, despacho, materiales, logistica, almacen, ingenio, control, inventarios.

ABSTRACT The present works I looking for propose of improve process of the delivery materials of the supply store of a sugarmill, so that. It will allow decrease of the delivery times to the usury. Also, propose strategies that generate a suitable control of the stock and of the physical existence of the materials, warranty so the minimums level of stock for function normal of the different process and areas of the organization. Mainly I looked it was determined the causes that influence in the delay process of dispatch of merchandise and of the inexistence physical, gather information over it, in fact. Building strategy and propose more agree. Finally, it dictated the conclusions and recommends that contemplate implementation suitable of the strategy and established proposes. Keywords: Proposal, Improvement, Process, delivery, office, Materials, logistic, Warehouse, Sugarmill, Control, Inventories.

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INTRODUCCION Los ingenios azucareros tienen un gran impacto en el aspecto socioeconómico del país, no solo por el gran número de empleos directos e indirectos que genera sino además por los sectores económicos que activa como resultado de su gran capacidad para adquirir suministros, maquinaria y equipo. Los ingenios con el paso de los años han ido ampliando su portafolio de productos principalmente con la fabricación de azúcar, productos como alcohol carburante, energía eléctrica, abonos orgánicos, entre otros. El sector azucarero ha mejorado su competitividad gracias a esta diversificación de productos en el mercado. De acuerdo a lo anterior y al crecimiento del sector, se vuelve trascendental tener en cuenta que los materiales requeridos en las plantas de producción se hace cada vez más grande por lo cual se debe tener un adecuado control de los inventarios, pues el valor que estos representan para las organizaciones es muy elevado tanto en importancia como en inversión, dicho control permite aumentar la competitividad de la organización frente a otras del mismo sector, reducir tiempos de producción, reducir costos, y optimizar los procesos de la empresa. La investigación realizada en el presente trabajo se basa en mostrar a la administración del almacén de suministros del ingenio azucarero, la importancia de un manejo adecuado de los inventarios, específicamente de sus materiales y existencia física, entendido como gestión y control del almacén y el stock, con el fin de que la organización mejore en temas relacionados a productividad y eficiencia en cada uno de sus procesos, Para que esto se dé, se debe tener un engranaje armónico entre los distintos procesos y procedimientos que en esta área de la compañía intervienen y que den como resultado una adecuada gestión de la producción. Por lo anterior es importante adoptar mejoras y estrategias en los distintos procesos y procedimientos del almacén de suministros que conlleven a incrementar la eficiencia y eficacia frente a las necesidades de las diferentes áreas y distintos procesos de la organización. Con este proyecto se busca presentar una propuesta a la dirección del departamento de logística de suministros del ingenio azucarero que ayude a mejorar el proceso de entrega de materiales y a tener un mejor control de los inventarios, con el fin de que las directivas estudien la posibilidad de implementarla en la organización.

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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente en el almacén de suministros del ingenio azucarero se han recibido diferentes quejas por parte de los usuarios y líderes de los diferentes procesos por la falta de celeridad en la entrega de materiales, además de los reclamos que se presentan por la falta de existencias mínima de estos requeridos para los diferentes procesos generando demoras en la realización de sus labores. De continuar esta situación el nivel de inventarios del almacén de suministros será cada vez menos confiable lo que causaría paradas de producción, un mayor costo en los inventarios, problemas con los proveedores de materiales en consignación, retrasos en las actividades a realizar en la empresa, y desconfianza por parte de control interno y financiero de la organización. 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cómo mejorar el proceso de entrega de materiales y el control de los inventarios en el almacén de suministros del ingenio azucarero? 1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA ¿Cuáles son las falencias del proceso de entrega y del bajo cumplimiento de los niveles mínimos de existencia de los materiales? ¿Cómo generar mayor confiabilidad en los inventarios del almacén de suministros en cuanto a niveles mínimos de existencias? ¿Cómo mejorar los tiempos de entrega de materiales?

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2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 2.1 OBJETIVO GENERAL Proponer una mejora para los procesos de entrega de materiales y control de inventarios del almacén de suministros del ingenio azucarero, para que la dirección estudie la posibilidad de implementarla, con el fin de optimizar dichos procesos. 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Estudiar las causas que influyen en la demora de la entrega de los materiales y su inexistencia física.

Determinar las estrategias que se deben implementar para mejorar el control de los inventarios y garantizar los niveles mínimos de existencia.

Establecer estrategias y políticas necesarias para el proceso de despacho de materiales del almacén de suministros del Ingenio azucarero.

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3. JUSTIFICACIÓN Actualmente en el ingenio azucarero se presenta deficiencia en el proceso logístico en cuanto al almacenamiento y despacho de materiales en el almacén de suministros, por lo cual se plantea presentar una guía al jefe del departamento de logística de suministros de la organización, que ayude a optimizar el proceso de entrega de materiales del almacén de suministros y que contribuya a tener un mejor control de los inventarios evitando descuadres, garantizando los niveles mínimos de existencia y evitando problemas a los diferentes procesos que requieren materiales de manera rápida y oportuna sin alterar sus funciones. Es importante para la organización, pues actualmente se están presentando constantes quejas por parte de los dueños de procesos del Ingenio relacionadas con la demora en el despacho de materiales requeridos para la realización de sus actividades y con la perdida de algunos materiales como consecuencia del desorden en el almacén, pues alrededor del 80% de los materiales que son ingresados por parte de recepción no tienen una ubicación asignada en las estanterías lo que causa traumatismos en el inventario y pérdida de credibilidad en el departamento de logística de suministros. Adoptar estrategias de mejora para el almacén de suministros del ingenio azucarero en el proceso de despacho y en el control de los inventarios generaría mejorar no solo el área como tal sino el desempeño de los diferentes procesos de la organización, al entregar materiales de manera oportuna se generaría un impacto de efecto domino que se traduciría en mejor competitividad frente a otras compañías, reducción de costos y mejor desempeño del proceso logístico.

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4. MARCO REFERENCIAL 4.1 MARCO CONTEXTUAL 4.1.1 NIVEL REGIONAL

TITULO: Elaboración de una propuesta de gestión de materiales de baja rotación en el almacén de la empresa “INGENIO RISARALDA S.A”

AUTORES: Edwin Andrés Pinzón Restrepo y Luz Mery Martínez Carmona. INSTITUCION: Universidad Tecnológica de Pereira. AÑO: 2015 A continuación se presenta el resumen del trabajo elaborado en el Ingenio Risaralda sobre materiales de baja rotación.

El trabajo en mención buscó realizar una propuesta de gestión de materiales de baja rotación en el almacén de la empresa “INGENIO RISARALDA S.A”, con el objetivo de determinar que materiales se pueden definir como obsoletos, teniendo en cuenta el tiempo de almacenamiento, impacto en el costo del inventario y uso actual en el proceso (Pinzón & Martínez, 2015, p.9).

Este trabajo es importante para la investigación porque también esta direccionado hacia el mejoramiento del proceso logístico de un almacén de un ingenio azucarero, por ser empresas del mismo sector es importante para el desarrollo de la investigación ya que los materiales en stock de ambas organizaciones son de similares características, y es ideal porque clasifica el inventario por familias de materiales relacionada con el área a la que van dirigidos, lo que permite comprometer a dichas áreas en el desempeño del proceso logístico en la empresa.

TITULO: Plan de mejoramiento y análisis de la gestión logística del almacenamiento en la organización “HERVAL LTDA”

AUTORES: Brigitte Stephanie Hurtado Quintero y Ana Cristina Muñoz Giraldo. INSTITUCION: Universidad Católica de Pereira. AÑO: 2011 A continuación se presenta el resumen del proyecto realizado en la empresa Herbal S.A.S.

El propósito principal del presente proyecto es determinar las características del proceso logístico de almacenamiento de la empresa Herbal S.A.S con el fin de determinar las fallas existentes y posibles mejoras a realizar mediante posibles planes de acción que se pueden ejecutar en la organización en búsqueda de su mejoramiento. (Hurtado & Muñoz, 2011, p.9).

Este trabajo se toma como referencia ya que en el tema de gestión de almacenamiento de materiales ofrece una idea clara enfocada hacia la adecuada organización de los materiales en el almacén por medio de sus ubicaciones, a su vez presenta propuestas que se pueden tomar en cuenta en la investigación como una nueva distribución o ubicación de la estantería que permitan mejorar el flujo de los materiales.

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4.1.2 NIVEL NACIONAL

TITULO: Mejoramiento del proceso logístico de despacho de materiales para la empresa “CARBONES DEL CERREJON LIMITED”.

AUTORES: María Alejandra Hakspiel Rodríguez INSTITUCION: Universidad Industrial de Santander. AÑO: 2012 A continuación se presenta el resumen del proyecto realizado en la empresa Carbones del Cerrejón Limited.

El presente proyecto tiene como propósito el diseño y el análisis de mejoras para el suministro interno de materiales en la empresa, que permita lograr una eficiente administración del proceso y así ofrecer un mejor servicio al cliente, su desarrollo inicio con la realización del diagnóstico, el cual permitió conocer las actividades involucradas en el proceso y determinar los elementos críticos que generan demoras en la operación. (Hakspiel, 2012, p.16).

El trabajo puede servir de ayuda a la hora de presentar la propuesta de mejora para el proceso de entrega de materiales ya que obtuvo muy buenos resultados, utilizó técnicas como la implementación de indicadores logísticos los cuales pueden ayudar en el desarrollo del diagnóstico con el fin de determinar las causas que generan mayor demora en la entrega de los pedidos, así como también utilizó métodos para determinar discrepancias presentadas en la bodega con el fin de hacerles seguimiento y darles pronta solución.

TITULO: Propuesta de un sistema de logística de distribución orientado a la mejora del servicio al cliente en la “FERRETERIA CHP MATERIALES PARA CONSTRUCCION”

AUTOR: Walter Santos Contreras y Jessica Mora Silva. INTITUCION: Universidad Pontificia Bolivariana. AÑO: 2009 A continuación se presenta el resumen del proyecto ejecutado en la empresa Ferretería CHP Materiales para Construcción.

El propósito de este proyecto es explicar como un sistema de logística de distribución de planta ayuda a dar cumplimiento a los requerimientos de los clientes, logrando establecer un sistema organizado dentro de la bodega de almacenamiento de inventario de la empresa en estudio, para poder despachar con mayor eficacia y eficiencia los pedidos pensando en mejorar el desempeño en la entrega y distribución de los bienes. (Santos & Mora, 2009, p.7).

Este trabajo se identifica con la actual investigación ya que su objeto de estudio se enfocó en dar solución a problemáticas comunes que se presentan en el almacenamiento de los materiales, utilizaron como técnica de análisis diagramas causa y efecto, también jerarquizan los problemas presentados en la bodega, teniendo en cuenta cual genera mayor impacto para así mismo darle solución.

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4.1.3 NIVEL INTERNACIONAL

TITULO: Mejora de los procesos logísticos de planeación, aprovisionamiento, almacenamiento y distribución de materia prima agregados de una empresa cementera venezolana.

AUTORES: Burgos Marrero, María Inmaculada Gonzales Meola, Sabrina B. INSTITUCION: Universidad Católica Andrés Bello; (Caracas, Venezuela) AÑO: 2010 A continuación se presenta el resumen del trabajo.

El presente trabajo especial de grado se enfoca en el estudio de los procesos logísticos de planeación, aprovisionamiento, distribución y almacenamiento de una empresa cementera, con el fin de mejorar sus operaciones. La empresa detecto deficiencias en el flujo de información y materiales entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos logísticos, es por esto que la empresa se vio en la necesidad de identificar en detalle las causas que afectaban las operaciones de los procesos logísticos y generar las mejoras pertinentes (Marrero & Gonzales, 2010, p.1).

En este trabajo utilizaron métodos de análisis para las problemáticas que se presentan como el diagrama de causa efecto, espinas de pescado, además generan en cada propuesta de mejora las ventajas de implementarlas como también las desventajas que estas pueden generar con el fin de tener posibles planes de acción que ayuden a contrarrestar sus efectos. Elaboran el flujo grama del proceso de despacho tanto en el diagnostico como también después de presentar las propuestas incluyendo los cambios generados.

TITULO: Propuesta de mejora en el almacén de materiales de una empresa Salvadoreña.

AUTORES: José Gilberto Asencio Lemus, Karla Elisa Domínguez Medrano, Juan Manuel Himede Palomo, David Edgardo Juárez Rosales. INSTITUCION: Universidad Centroamericana José Simeón Cañas. AÑO: 2010 A continuación se presenta el resumen del proyecto realizado en la empresa Salvadoreña.

El presente trabajo muestra el desarrollo de una propuesta de mejora hecha en el almacén de materiales de la central Izalco de grupo CASSA. Dicho trabajo surgió a partir de la necesidad de un reordenamiento y reestructuración del almacén, ya que se percibían muchos puntos de mejora por parte de los administradores. En el primer capítulo del trabajo contiene una breve investigación bibliográfica acerca de ciertos tópicos necesarios para la gestión y administración de almacenes, tales como los objetivos y misión de un almacén dentro de una empresa. Se presenta información importante para la planificación de un almacén, modelos de organización física del layout, clasificación de productos, etc. Además se muestra una clasificación de tipos de estantes y equipo de manejo de materiales que pueden ser utilizados en la empresa. Se procedió a hacer una investigación de campo en el almacén con el objetivo de levantar la información necesaria para luego analizarla y poder sacar conclusiones acerca de la situación actual y proponer mejores prácticas y una mejor reorganización del layout del almacén. (Asencio & Domínguez, 2010, p.11)

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En esta investigación se pudo evidenciar que proponen mejoras enfocadas a la ubicación de los materiales de forma tal que ayude optimizar el proceso de despacho proponiendo como mejora la implementación de técnicas para reducir los tiempos de despacho como la utilización de la ruta más corta para aquellos materiales de mayor salida y las rutas más largas para los materiales que tienen menor movimiento. También es importante para la investigación la utilización de indicadores para el proceso de despacho, a través de estos se pueden representar las disminuciones en los tiempos de entrega esperados con la implementación de las propuestas generadas. 4.2 MARCO TEORICO La logística a través del tiempo ha sido de vital importancia no solo para cualquier tipo de organización, sino también para cualquier actividad que se quiera ejecutar, teniendo en cuenta de forma sistemática el proceso que se debe establecer para que dicha actividad o dicha organización genere los mejores resultados. La logística desde los tiempos más remotos ha estado intrínseca en cada sociedad, desde las más primitivas hasta nuestros tiempos y seguirá tomando cada vez más importancia debido a los resultados que genera. La cultura egipcia es un ejemplo de utilización de la logística para la creación y edificación de las reconocidas Pirámides de Egipto, por ejemplo, calculaban el número total de bloques con dimensiones específicas requeridas para la construcción, también utilizaban silos para el almacenamiento de los alimentos. El anterior es un ejemplo de la logística utilizada en épocas antiguas, que son realmente importantes para el desarrollo de la logística generando cambios trascendentales a medida que va pasando el tiempo. Por lo dicho anteriormente se hace necesario revisar el concepto de la logística dicho por personas que han hecho aportes significativos y que son expertos en el tema que se desea tratar. Durante las últimas décadas se ha podido evidenciar un avance muy importante en cuanto al tema logístico, debido al gran interés que han mostrado los empresarios por incrementar la efectividad del sistema. Christopher (2000) afirma:

Desde los años 80 hasta el presente se ha configurado una de las más interesantes épocas en la historia de la logística y la distribución física. Porque fue durante estos años que los empresarios y académicos se comprometieron con ellos mismos y con su profesión con el fin de mejorar la efectividad de la función logística en las empresas de hoy. Como dice el autor en esta época se tuvo un avance muy significativo en lo que tiene que ver con el manejo efectivo de los materiales, la distribución física y la coordinación de los movimientos de productos e información generando importantes resultados, como; una mejor estructura de organización más efectiva y con mayor capacidad de respuesta.(p.44)

Se hace indispensable entonces conocer la definición de la logística y para este fin el Council of Logistics Management hace un aporte específico actualizando su definición. Logística es el proceso de planeación, instrumentación y control

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eficiente y efectivo en costo del flujo y almacenamiento de materias primas, de los inventarios de producto en proceso y terminados, así como del flujo de la información respectiva desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el propósito de cumplir con los requerimientos de los clientes (The Council of Logistics Management. RLEC. Reverse Logistics Executives' Council. p.8). Teniendo en cuenta lo anterior se debe hacer más de hincapié en los procesos propios de la logística y se hace indispensable en los tiempos actuales hablar de sus aspectos trascendentales como la administración de los materiales, la gestión de almacenes, control de los inventarios y características propias de cada uno de estos procesos necesarios para tener un óptimo proceso logístico en las organizaciones y que es de vital importancia revisar para el desarrollo del presente proyecto. En lo referente a la administración logística de materiales se debe revisar lo que dicen algunos autores para que sea adecuada su ejecución en las organizaciones. Christopher (2000) afirma:

La figura que se presenta a continuación es un diagrama que describe de manera general el concepto de la administración logística de materiales y las actividades que agregan valor en el proceso. En el centro del diagrama está representada una empresa industrial. Una empresa típica es aquella que obtiene de sus proveedores materiales, componentes y productos que están destinados a revenderse. El proceso de administración logístico de materiales transporta físicamente por una instalación industrial los artículos surtidos por los proveedores, a los que se les va agregando valor conforme son transformados y luego los transportan por medio de una red de distribución física para agregarles valor en tiempo. En un sentido amplio el proceso de administración logística de materiales contiene dos flujos, que se ilustran en la figura: un flujo va de los clientes a los proveedores, ilustrando en la parte inferior de la representación de la empresa típica y que es un flujo de información, y otros flujos que aparecen en la parte superior de la figura que van de los proveedores a los clientes, el cual refleja el valor agregado por la administración logística de materiales. El cambio de forma y la localización de inventarios es el principal proceso de agregación de valor de la administración logística de materiales. Como se ilustra en el rectángulo que va de un lado a otro, es necesario apoyarse en modernos equipos de computación, con capacidad para manejar bases de datos integrales, que permitan guiar este proceso. Así, el concepto de administración logística de materiales es propiamente visto como un esquema lógico para guiar la asignación y el control de los recursos humanos y financieros dedicados a la operación de distribución física, manufactura y compras. La administración logística de materiales es un sistema para el manejo de los activos de una empresa dedicados al procedimiento logístico de materiales; consiste en una ejecución coordinada de pronósticos, procesamientos de pedidos, transportes, control de inventarios y almacenamientos del modo en que fueron planeados y coordinados para la

ejecución de la distribución física, manufactura y compras. (p.63)

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FIGURA 1: Proceso de administración de la logística.

Fuente: UNAD

El anterior diagrama es una herramienta necesaria para el desarrollo del proyecto porque por medio de este enfoque podemos encontrar respuestas y soluciones a los posibles interrogantes y problemas presentados en el proceso de administración de materiales de la organización en estudio, analizando cada parámetro al que se hace referencia en el diagrama e identificando las falencias que se presentan con el objetivo de ajustarlas y generar las soluciones. Dentro del proceso logístico también es valiosa una adecuada gestión del almacén, porque un inadecuado flujo de materiales que va desde el proceso de compras hasta el proceso de entrega de materiales en el caso de los almacenes de las empresas industriales, genera múltiples problemas que van desde un alto costo del inventario hasta paradas de producción por falta de existencia de materias primas necesarias. Por este motivo me parece importante revisar lo que dice August Casanovas en su libro Logística Integral sobre este tema. Casanovas (2011) afirma:

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se puede definir la gestión de almacén como un proceso dentro de la función de la logística de distribución encargado de recibir, almacenar y movilizar dentro de un mismo almacén y hasta el punto de distribución final o punto de consumo cualquier tipo de materia prima, productos terminados o semielaborados, así como del tratamiento de la información correspondiente.

Las organizaciones contemplan como principales objetivos al establecer un sistema de almacenamiento lo siguiente:

o Rapidez en las entregas o Reducción de costes (aumentando el volumen de productos operados,

que derivan en el mejor manejo de los medios de transporte o brindan descuentos en compras).

o Confiabilidad (almacenando los productos perecederos, peligrosos, y otros con diversas características).

o Maximización del volumen disponible o Minimización de las operaciones de transporte. (p.67)

Lo dicho por estos autores se debe tener claro debido a que en la investigación para el proyecto se hace completamente necesario identificar y establecer las mejoras precisas para lograr los objetivos que se trazan, como la rapidez en las entregas, que es una de las problemáticas que en un mayor grado están afectando el proceso del almacén de suministro de la organización y que ha generado por ende problemas en otros procesos como los son el proceso de Recepción de materiales, el control de inventarios y la gestión de stock. Estas dificultades generadas en el proceso impactan negativamente en la confiabilidad del inventario creando incertidumbre en las demás áreas dependientes de materiales o materias primas planificadas por el departamento de logística de suministro. Es por esta situación que tenemos que tener un buen control de los inventarios, que garantice el nivel de existencias acordado con las diferentes áreas, por medio de puntos de pedido, stock de seguridad, stock mínimo, etc. Correa (2003) afirma:

El control de los inventarios es uno de los procesos más complejos de la organización, ya que a menudo enfrenta intereses y consideraciones en conflictos por las múltiples incertidumbres que encierra. Su planeación y ejecución implica la participación activa de varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras, producción, almacén y mantenimiento. Su resultado final tiene trascendencia en la posición financiera y competitiva, puesto que los inventarios, representan en término medio, una de las inversiones más importantes de la empresa con relación a las restantes partidas de su activo, los inventarios aparecen en el activo de la empresa dentro de la partida del activo circulante; por tanto las existencias constituyen un activo circulante crítico para la mayor parte de las empresas, que debe ser cuidadosamente planificado y controlado por las repercusiones que pueden tener para la rentabilidad, liquidez y fiscalidad de la empresa. (p.105)

En razón de lo anterior se desea interiorizar y desarrollar todos los conceptos y metodologías disponibles para el éxito de esta gestión. En este orden de ideas comenzaremos a dar respuestas a los siguientes interrogantes.

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¿Qué es un sistema de control de inventarios? Conjunto de procedimientos

¿Para qué sirve? Clasificar, calificar y asignar parámetros de reposición de inventarios para mantener niveles óptimos de existencias.

¿Cómo llevarse a cabo? Por medio de modelos de inventarios; probabilísticos o determinísticos.

¿Cuándo es necesario? Cuando se necesitan requerimientos para anticipar demandas de producción y/o ventas (materia prima, productos en proceso o productos terminados), también por requerimientos para el mantenimiento de equipos y oficinas (partes y repuestos, materiales consumibles, materiales de oficina).

¿Dónde se necesita? En el área que lo requiera. El control de inventarios es un tema álgido para las organizaciones, es por ello que se debe contemplar estrategias dentro de los almacenes para tener un adecuado control de las existencias, distintos autores brindan información importante que se debe tener en cuenta cuando se trata de ejercer vigilancia sobre el stock. García (1999) plantea que: “controlar los inventarios consiste precisamente en llevar una dirección continua de las operaciones que mantengan en un nivel óptimo las existencias en los almacenes” (1999: 21). Esta idea refleja claramente la manera como desde un principio se debe dar manejo a un inventario y la importancia del almacén. “El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción, o la venta de artículos o mercancías” (García, 1999: 18). Desde la recepción hasta la entrega al usuario del producto, el almacén es responsable del almacenamiento, identificación y demás cuidados que requiera la mercancía custodiada. García (1999) afirma:

La manera como se organiza un almacén para que responda adecuadamente depende de varios factores como son: el tamaño, variedad de productos, fluctuación de la demanda y programación de la producción. Para brindar un servicio satisfactorio se deben tener en cuenta las siguientes funciones.

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.

3. Almacenamiento de materiales.

4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

5. Despacho de materiales

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6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. (1999: 17).

4.3 MARCO CONCEPTUAL Es importante para el desarrollo de la investigación definir los conceptos que son claves para tener un óptimo proceso logístico, a través de los cuales se identificarán falencias presentadas en la organización estudiada. Dichos conceptos dan una orientación significativa para realizar la investigación de una forma más ajustada y dirigida, los cuales deben ser ajustados a los aspectos determinantes de la investigación y el área que va a ser objeto de estudio. En este caso, se trata de un almacén de suministros y se tendrán que estudiar sus procesos claves, que tienen que ver con la gestión de almacenes, gestión de stock, administración de materiales y algunos de sus componentes de los que se hablara con frecuencia en el avance del actual proyecto. La investigación de este proyecto va orientada hacia el almacén de un ingenio azucarero por lo cual se hace necesario saber su concepto desde el punto de vista teórico. Correa (2003) afirma: “el almacén es un proceso de servicio en la estructura orgánica y funcional de una organización comercial o industrial, con objetivos y principios bien definidos para el resguardo, custodia, control, abastecimiento de materiales, partes, repuestos, y productos”. (p.38) Por lo que es necesario un estudio minucioso para lograr una adecuada localización de su estructura física, un adecuado almacenamiento de materiales, equipos, un excelente recurso humano preparado para el manejo de los materiales y los procedimientos requeridos para recibir, almacenar, controlar y entregar materias primas, productos en proceso, productos terminados, accesorios, entre otros, a los departamentos que lo requieran. En la administración de los almacenes el elemento principal es el Inventario, su inadecuado manejo hace ineficiente el proceso logístico de la empresa alterando profundamente los costos de la organización. El manejo de los inventarios es de sumo cuidado pues la presencia de materiales excedentes o inexistentes refleja ineficiencia en los procesos internos de recepción, control y entrega de materiales. “llamamos stock o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesario para el proceso productivo como los destinados a la venta”. (Cervecera, 2012, p. 42). También es sustancial tomar otra definición de inventario para tener una idea más clara sobre este importante rubro dentro de la logística. Correa (2003). Afirma:

Se entiende por inventario la existencia de productos físicos que se conservan en un lugar y en un momento determinado con el fin de servir como amortiguador al proceso productivo de la organización. El proceso de

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administración y control de los inventarios, se define como la forma o las estrategias a utilizar para lograr que se mantengan los niveles óptimos de los inventarios requeridos por el proceso productivo de la organización o las necesidades definidas por los clientes. (p.105)

Este proceso está constituido por un conjunto de subprocesos operativos de planeación, programación, ejecución y control que permiten; la clasificación, calificación y asignación de parámetros de reposición del inventario con el fin de mantener niveles óptimos de existencias. Así mismo este proceso es el encargado de realizar tareas operacionales como:

Grabar todos los movimientos (entradas y salidas)

Conocer el estado del inventario permanente.

Vigilar permanentemente el nivel de los inventarios y compararlo en los puntos de pedido o fabricación.

Comprobar la procedencia de un pedido.

Reservar los artículos asignados a un pedido.

Administrar de acuerdo con los servicios comerciales, las entregas parciales.

Administrar, los restos que van a quedar.

Ayudar a elegir la fuente de abastecimiento y realizar los pedidos.

Elegir el tipo de inventario que se efectuara, sobre que referencias, en qué fecha (inventario en movimiento), y dar las instrucciones pertinentes a la gestión del almacén para lanzar las operaciones de recuento.

En el control de inventarios es trascendental grabar todos los movimientos porque el no hacerlo, hace que se presenten inconsistencias entre lo que aparece en el inventario y lo que hay físicamente en existencia. Este proceso se debe llevar juiciosamente desde el momento de entradas de mercancías hasta la entrega de los materiales, en algunos casos se presentan inconvenientes ya que la urgencia por el retiro de algún material que apenas llega al almacén se hace entrega sin realizar los respectivos movimientos previos de ingreso y por ende de salida del sistema se genera una incertidumbre al legalizar dicho material al no llevar a cabo el respectivo proceso logístico, lo cual generaría un descuadre en el inventario y la perdida de la trazabilidad del material en caso de presentarse alguna no conformidad en este. Se hace entonces indispensable recordar que un adecuado proceso logístico depende del engranaje de los anteriores subprocesos a los cuales se hizo referencia; una buena administración de materiales, una adecuada gestión del almacén y un apropiado control de los inventarios genera el compromiso no solo del área encargada de ejecutar estas labores sino de todas las áreas que influyen en este proceso porque su poco compromiso deriva en ineficiencia en el desempeño logístico de la empresa. Debido a que ya se definió algunos de los principales elementos que son necesarios para la logística como lo son el almacén y el inventario, ahora se debe hacer énfasis a lo que es la razón de ser de los anteriores que son los Materiales. Cervecera (2012) “Define los materiales como los bienes tangibles con la posibilidad de ser almacenados, que la empresa adquiere en el exterior,

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con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo, para la obtención de productos finales, o bien, para el mantenimiento de los equipos productivos. Se recogen bajo el epígrafe existencias”. (p.13) Estos materiales se pueden identificar o clasificar de varias formas entre ellas, de baja rotación y de alta rotación, para ellos se definen unos niveles mínimos de existencias, un punto de re orden, un stock de seguridad, en fin, técnicas que ayudan a mantener en inventario esos materiales que son necesarios en el momento en que se requieran para no causar traumatismos en el proceso productivo de la organización. Para el almacenamiento de los materiales se hace necesario utilizar Sistemas de codificación, que nos brinda información completa acerca de la trazabilidad de los materiales. Correa (2003) afirma:

Dicho sistema de codificación se utiliza con el fin de mantener un control e identificación a cada material y poder determinar sus respectivas especificaciones e cuanto a proveedor, características de calidad, precio, atributos, y puntos de re orden; se hace necesaria la codificación que consiste en asignar códigos a cada uno de los materiales que ingresan y salen del área de almacenaje, con el apoyo de software diseñado para el caso. (p.248)

El sistema de codificación más utilizado por las distintas empresas y centros de distribución es el código de barras que brinda completa información sobre el material como por ejemplo, proveedor, fecha de ingreso, fecha de vencimiento, orden de compra, ubicación en el centro de almacenamiento, etc. Por último se hace necesario para el desarrollo de la investigación tener claro de que se tratan los procedimientos de mayor importancia en el sistema logístico de un almacén; procedimiento de entrada, de almacenamiento y de entrega de materiales. Correa (2003) afirma:

El Procedimiento de entrada consiste en un conjunto de actividades que permite asegurar el cumplimiento de las especificaciones requeridas para la operación de los materiales adquiridos por la empresa, de acuerdo con las condiciones pactadas en la orden de compra o de producción. El Procedimiento de almacenamiento consiste en que una vez se haya realizado el procedimiento de entrada de los materiales y productos el almacenista procede a ubicar estos en la zona correspondiente. Este procedimiento comprende el almacenamiento, preservación y custodia de los materiales en el almacén manteniéndolos en óptimas condiciones para suministrarlos a los usuarios internos o externos en forma oportuna y eficiente. El Procedimiento de entrega se lleva a cabo cuando se presenta un requisición de los materiales, productos o repuestos, ya sea por un cliente interno de la compañía o externo a esta. Para ello es necesario hacer una inspección de lo que se va a entregar para verificar la calidad, la cantidad y empaque. Tal actividad es realizada por el jefe de almacenamiento, quien a la vez actualiza la hoja de existencia del almacén según el método manejado por la empresa (PEPS, UEPS, Promedio ponderado). Se debe elaborar el documento de salida del almacén con sus copias respectivas, que se envían a los departamentos que lo requieren, además se requiere elaborar un recibo de entrega al distribuidor para dar

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constancia de los artículos entregados y a su vez obtener uno de ellos que

notifique la entrega (p. 283). 4.4 MARCO ESPACIAL El presente proyecto se desarrollará en el almacén de suministros de un ingenio azucarero en el centro occidente colombiano. 4.5 MARCO TEMPORAL La información necesaria para el desarrollo del proyecto será recolectada en los meses de mayo y abril del año 2016. 4.6 MARCO LEGAL Para el desarrollo del presente proyecto es necesario tener en cuenta los aspectos legales que intervienen de una u otra manera en el curso de la investigación. En el almacén de suministros del ingenio azucarero se almacenan sustancias y productos químicos que son objeto de control por parte del ministerio de justicia y del derecho, a través de la subdirección de control y fiscalización de sustancias químicas, el cual es ejercido por la Policía Nacional en el ámbito operativo. La normatividad a través de la cual se ejerce dicho control es la Resolución 0001 del 08 de enero del 2015: “por la cual se unifica y actualiza la normatividad sobre el control de sustancias y productos químicos”. Esta normatividad tiene por objeto controlar las sustancias y productos químicos que pueden ser utilizados para la producción de estupefacientes por organizaciones al margen de la ley. Dicho control se ejerce sobre cualquier persona natural o jurídica que realice alguna actividad relacionada con la compra, consumo, venta, almacenamiento, producción o distribución de sustancias y productos químicos. La persona sea natural o jurídica que desempeñe alguna de las anteriores actividades deberá poner al tanto a la autoridad competente sobre todos los movimientos que se realicen con dichas sustancias a través de la plataforma (SICOQ) de la Policía Nacional, como también llevar registro adecuado de dichos movimientos para ser observado por la autoridad cuando sea requerido.

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5. DISEÑO METODOLOGICO 5.1 TIPO DE ESTUDIO El presente proyecto se realizará teniendo en cuenta dos tipos de estudio, el primero hace referencia al estudio de tipo exploratorio, ya que se tiene un conocimiento previo sobre el área investigada, además, las personas que aportarán en su desarrollo gozan de una completa comprensión y experiencia en procesos logísticos en la organización. El segundo tipo de estudio se refiere al descriptivo ya que se utilizaran técnicas estadísticas tanto para la recolección como para el tratamiento de la información que se realizara a través de la observación como también por medio de formatos y registros, que permitan describir de manera clara la problemática presentada en el proceso logístico del almacén de suministros de la empresa. 5.2 METODO DE INVESTIGACION. Los métodos de investigación que se utilizaran para el desarrollo del presente proyectos son: Observación ya que por este medio se pueden obtener ideas claras de lo que sucede o influye en el problema investigado, además a través de este método se puede seleccionar la información que será importante para el desarrollo de la investigación. También se utilizará el método de investigación inductivo ya que se partirá de los hechos particularmente observados para llegar a una conclusión general de las problemáticas presentadas en el proceso logístico de la compañía. 5.3 POBLACION Y MUESTRA. 5.3.1 POBLACION. La población que se tendrá para el desarrollo del presente proyecto será en

base en el muestreo no probabilístico utilizando el método de conveniencia, se establece como población todos los procesos operativos de la empresa Ingenio Risaralda. 5.3.2 MUESTRA Para la realización del actual proyecto se trabajará en base en el muestreo no probabilístico utilizando el método de conveniencia se establece como muestra de esta investigación el almacén de suministros del INGENIO AZUCARERO, específicamente los procesos de despachos e inventarios. 5.4 FUENTES DE INFORMACION 5.4.1 FUENTES SECUNDARIAS. Las fuentes secundarias en el presente trabajo serán tomadas de libros, publicaciones periódicas y otro tipo de textos. 5.4.2 FUENTES PRIMARIAS. Se utilizaran como fuentes primarias en el presente trabajo de investigación, la observación, formatos y registros, además se extraerá información del sistema SAP de la empresa el cual contiene infinidad de datos del sistema logístico.

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5.4.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACION. Los datos recogidos durante el periodo de recolección de la información serán tratados a través de tablas dinámicas y cuadros los cuales serán sometidos a técnicas estadísticas y serán presentadas por medio de gráficos, diagramas, y demás técnicas que resulten aplicables.

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6. ESTUDIO DE CAUSAS QUE INFLUYEN EN LA DEMORA EN LA ENTREGA DE LOS MATERIALES

A continuación se relacionan las causas que se consideran, inciden en la demora en el proceso de despacho de materiales y su inexistencia física en el almacén de suministros del ingenio azucarero objeto de estudio. Las siguientes causas fueron identificadas a través de la observación y la experiencia en el desarrollo de las actividades diarias. CUADRO 1: Lista de causas de demora en el proceso de despachos.

7.1 Materiales de planificación ND sin ubicación:

Los materiales de planificación ND son materiales que solicita directamente el usuario y deben de retirarse en un periodo no mayor a cinco días hábiles, después de su ingreso al sistema, aunque, actualmente esto no se está cumpliendo en el almacén. Se tienen materiales almacenados de este tipo de planificación que están en el inventario por un tiempo mayor a 6 años, lo cual genera aumento en los costos del inventario, pérdidas por obsolescencia, ocupación de espacios en el almacén que pueden ser utilizados para otros materiales y diversos problemas que afectan el inventario.

LISTA DE CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHO

1 Materiales de planificación ND sin ubicación.

2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.

3 Impresión lenta de reservas.

4 Desorden en almacén.

5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario.

6 Bodegas virtuales sin ubicación.

7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario.

8 Alto flujo de personal en área del almacén.

9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción.

10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas.

11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria.

12 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo.

13 Errores en almacenamiento de los materiales.

14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan realmente.

fuente: Elaboración propia

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73047%813

53%

MATERIALES RECEPCIONADOS

MARZO

MATERIALES NODIRECTOS (ND)

MATERIALES DEPLANIFICACIONALMACEN

TABLA 1: Materiales ND sin ubicación.

RECEPCION DE MERCANCIAS MARZO ABRIL

MATERIALES NO DIRECTOS (ND)

UBICACIÓN MM 337 587

SIN UBIC MM 393 444

SIN UBIC ETIQUETA (TOTAL) 730 1031

MATERIALES DE PLANIFICACION ALMACEN

CON UBIC WM 779 1158

SIN UBIC WM 34 37

TOTAL 813 1195

TOTAL MATERIALES INGRESADOS MES 1543 2226

El cuadro anterior nos muestra que en el mes de marzo se recepcionaron un total de 1543 referencias de materiales en el almacén de suministros, de los cuales 730 referencias son ND, en el mes de abril se recepcionaron 2226, 1031 materiales ND, lo que quiere decir que dichos elementos ingresan sin la ubicación en la etiqueta ya sea porque no la tienen en el sistema o bien porque la tienen en el módulo con el cual trabaja despachos mas no en el módulo SAP con el cual trabaja el Sistema en el ingreso de los materiales, todo esto implica arrumar los elementos en el área de materiales ingresados y revisar uno por uno en el resumen de stocks para saber su ubicación o de lo contrario asignarle una, todo esto implica una inversión de tiempo para ubicarlos, desorden en el almacén y pérdida de tiempo en despachos. De los 730 materiales ND ingresados en el mes de Marzo 337 tienen ubicación en el módulo MM, lo anterior significa que al momento de ingresarlos al inventario e imprimir la etiqueta de ingreso no saldrá la ubicación porque la recepción de materiales trabaja con el módulo WM, por lo cual se hace necesario verificar estos. En el resumen de stocks para poder saber su ubicación. Los 393 materiales que no tienen ubicación en MM no tienen ninguna ubicación ya sea porque son referencias creadas recientemente o porque nunca se les ha asignado una dentro del almacén, lo que implica buscarle y asignarle una en las estanterías. Para el mes de abril de los 1031 ND 587 tienen ubicación en el módulo MM y 444 no tienen ninguna ubicación en el sistema.

Grafico 1: Materiales recepcionado en marzo.

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Fuente: elaboración propia.

Grafico 2: Materiales recepcionados en abril.

En las gráficas se puede observar que en marzo el 47% de los materiales recepcionados fueron de planificación ND, mientras el 53% son de planificación directa del almacén, en abril el 46% ingresaron elementos ND y el 54% por parte del almacén. Los materiales de planificación perteneciente al almacén se puede observar en el cuadro que de los 813 materiales ingresados 34 no tenían ubicación en el sistema y en el mes de abril 37 de los 1195 presentaban el mismo inconveniente, lo cual no se debería presentar ya que son materiales que ingresan frecuentemente y deben tener una ubicación específica para su fácil identificación. Fuente: elaboración propia

DESPACHO DE MATERIALES MARZO ABRIL

MATERIALES NO DIRECTOS (ND)

UBICACIÓN MM 521 655

SIN UBIC MM 270 346

TOTAL MM 791 1001

MATERIALES DE PLANIFICACION ALMACEN

CON UBIC WM 3195 3292

SIN UBIC WM 87 66

TOTAL WM 3282 3358

TOTAL MATERIALES DESPACHADOS MARZO TOTAL GENERAL 4073 4359

TABLA 2: Despacho de materiales

El cuadro anterior hace referencia a los despachos de materiales realizados en los meses de marzo y abril del año 2016 del almacén de suministros del ingenio azucarero, cabe destacar que en los despachos realizados en el mes de marzo 357 referencias no tenían ubicación en el sistema lo cual dificulta y ralentiza el proceso, en el mes de abril se despacharon 412 referencia que no tenían ubicación en el sistema, es de resaltar que la búsqueda de estas referencias se torna muy demorada, se han identificado casos en los que por error del encargado de ubicar los materiales ejecuta la ubicación física mas no actualiza el sistema y sin dejar el debido registro en el formato destinado para

103146%1195

54%

MATERIALES RECEPCIONADOS ABRIL

MATERIALES NODIRECTOS (ND)

MATERIALES DEPLANIFICACIONALMACEN

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tal fin, también genera perdida de materiales ya que al momento del usuario requerirlo no se encuentra asumiéndose pendiente por legalizar o como inexistencia física, para la medición del proyecto se hace difícil cuantificar los errores presentados pero son casos que se presentan comúnmente en el almacén. 7.2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP. En el inventario se encuentran frecuentemente discrepancias entre lo que muestra el sistema de inventarios utilizado, en este caso el SAP, frente a lo que realmente se encuentra físicamente. Dichas discrepancias generan tiempos perdidos considerables en el despacho de materiales ya que el reproceso generado en cada movimiento genera inversión de tiempos como; procedimientos para efectuar salida de materiales del inventario, dirigirse a las estanterías por materiales inexistentes, verificación en el sistema del material que no se encuentra en la ubicación y procedimiento para hacer la respectiva devolución al inventario del material no encontrado. Además de estos tiempos perdidos en dicho procedimiento se generan otros problemas como es; la revisión por parte del coordinador de inventario para la de cada caso presentado para su respectiva legalización, también es de considerar que dichos descuadres se presentan también en materiales que se tienen en consignación lo cual genera problemas para su pago al proveedor, lo que genera insatisfacción de estos hacia la empresa. Los anteriores son algunos de los inconvenientes que se pueden generar por la inexistencia física de los materiales, en el transcurso del proyecto se tendrá un mejor panorama de esta problemática. Para el estudio de este punto se determinó realizar un muestreo aleatorio simple usando como población el total de referencias que al mes de marzo existieran en el sistema y que fueran responsabilidad del departamento de logística de suministros, es decir, referencias de planificación VB y VM, es de aclarar que hay referencias ND dentro de la población ya que estas referencias están dentro del módulo WM y además se encuentran ubicadas en las estanterías que pertenecen a planificación de almacén por lo cual se hace necesario tenerlas en cuenta dentro del muestreo, se identificaron un total de 6708 referencias, se determinó además para el cálculo de la muestra utilizar un nivel de confianza del 95%, un error de 0,04, realizando una premuestra de 50. 7.2.1 Cálculo de muestra 1: Se determinó calcular la muestra 1 teniendo en cuenta el estatus de los materiales en su stock, Sobrante: son los materiales en los que físicamente hay más cantidad que en el sistema SAP.

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Cuadrado: son los materiales que aparecen la misma cantidad tanto en el sistema como físicamente. Faltante: aquellos materiales que aparecen en el sistema pero que físicamente no se encuentran. CUADRO 2: Estatus para muestra 1

ESTATUS

SOBRANTE 1

CUADRADO 2

FALTANTE 3 TABLA 3: Resultados premuestra

ESTATUS RECUENTO p^ q^

SOBRANTE 5,00 0,10 0,90

CUADRADO 37,00 0,74 0,26

FALTANTE 8,00 0,16 0,84

DESCUADRADO 13 0,26 0,74

TOTAL 50 1,0

Fuente: Elaboración propia.

Como se describió anteriormente se utilizó una premuestra de 50 referencias para el cálculo de la muestra general, se manejaron dos cálculos de muestra teniendo en cuenta como primer referencia los materiales que están descuadrados, es decir sistema vs existencia física, el anterior cuadro nos muestra el resultado de esta premuestra: el 26% de las referencias se encuentran descuadrados; 10% se encuentra sobrando y el 16% faltando, el 74% de estas 50 referencias se encuentra cuadrado (sistema vs físico). Se calculó la muestra teniendo en cuenta estos resultados usando la fórmula: Para este cálculo se obtuvo una muestra de 433 datos. 7.2.2 Cálculo muestra 2: Para el cálculo de la segunda muestra se utilizó como referencia los materiales que se encontraban sin existencia física, es decir los elementos de la premuestra que se encontraban en cero:

TABLA 4: Calculo tamaño muestra 2

ESTATUS p^ q^ RECUENTO

HAY EXISTENCIA 0,92 0,08 400

pqzBN

pqNzn

2

2

2

2

2

)1(

24

SIN EXISTENCIA 0,08 0,92 33

TOTAL 1,00 1,00 433

DEBAJO PUNTO PEDIDO 0,38 Fuente: elaboración propia.

Se obtuvo como resultado para este estatus que el 10% de las referencias de la premuestra se encuentran sin existencia física y el 90% restante se encuentra con existencia en el inventario, aunque el 38% de las referencias se halla por debajo del punto de pedido. El tamaño de la muestra para este estatus dio como resultado 209 referencias a estudiar. Teniendo en cuenta los dos resultados para el tamaño de la muestra requerido para el estudio que se pretende realizar, se escoge el mayor tamaño muestral obtenido, pues es, el que nos arroja una mejor estimación sobre la población, en este caso el tamaño muestral escogido es de 433 referencias de material. Se completa el tamaño muestral teniendo en cuenta la premuestra ya estudiada, se estudian 383 referencias de material adicionales con el fin de obtener la proporción de materiales inexistentes en el almacén de suministros del ingenio azucarero, como también la proporción de materiales que se encuentran con diferencias entre lo que muestra el sistema SAP y el stock físico. 7.2.3 Resultados del muestreo Proporción materiales descuadrados (sistema vs físico): TABLA 5: Resultados del muestreo.

ESTATUS RECUENTO p^ q^

SOBRANTE 46 0,106 0,89

FALTANTE 85 0,196 0,80

CUADRADO 302 0,697 0,30

DESCUADRADO 131 0,30 0,70

TOTAL 433 1,00 0,00 Fuente: elaboración propia.

Se estima que alrededor de 131 referencias de materiales se encuentran descuadradas en el sistema SAP frente a lo que hay físicamente, es decir, cerca del 30% de la población presenta diferencias, 10,6% estaría sobrando y alrededor del 20% estaría faltando, lo cual es perjudicial para el almacén ya que tanto lo que falta como lo que sobra puede ser requerido por algún área usuaria en determinado momento y el sistema está arrojando una información errónea sobre su existencia, también nos dice que aproximadamente el 69,7% de las referencias se encuentran ajustadas (sistema vs físico). Se estima que la proporción de materiales que se encuentran descuadrados en el almacén de suministros del Ingenio azucarero esta entre el 26% y el 34% con un nivel de confianza del 95%.

Grafico 3: Proporción materiales descuadrados

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Proporción de materiales sin existencia física: TABLA 6: Materiales sin existencia física.

ESTATUS p^ q^ RECUENTO

CON EXISTENCIA 0,92 0,08 400

SIN EXISTENCIA 0,08 0,92 33

TOTAL 1,00 1,00 433

DEBAJO PUNTO PEDIDO 0,38 Fuente: elaboración propia. Según los resultados del muestreo para la proporción de materiales que no evidencian existencia física en el inventario y que por ser materiales de tipo de planificación VB y VM deberían tener existencia en el stock por tratarse de materiales críticos de alguna manera para determinado proceso o área de la organización, se evidencia que alrededor del 8% de las referencias presenta inexistencia y el restante 92% demuestra existencia, aunque el porcentaje de inexistencia es bajo y en muchos casos puede ser aceptable teniendo en cuenta la rotación de los materiales en determinado lapso de tiempo, también se quiso estudiar un poco el porcentaje de materiales que están por debajo del punto de pedido, el resultado obtenido fue que el 38% de los materiales estudiados en la muestra de 433 referencias se encuentran por debajo del punto de pedido, porcentaje alto si se ve desde el punto de vista porcentual, aunque lo que se debería de estudiar es si cada una de dichas referencias tiene ya una solicitud de pedido creada y que por tema de tiempo para el proyecto no serán analizadas detalladamente. Intervalo de confianza: Se estima que la proporción de materiales que se encuentran sin existencia física en el Ingenio azucarero esta entre el 5% y el 10% con un nivel de confianza del 95%.

Grafico 4: Porcentaje existencia de materiales en almacén.

10%

20%

70%

SOBRANTE

FALTANTE

CUADRADO

PROPORCION MATERIALES DESCUADRADOS EN ALMACEN DE

26


7.3 Impresión lenta de reservas. Cuando se realiza una salida del inventario a través del sistema SAP, se genera una orden de salida la cual se imprime, con el fin de relacionar los materiales entregados a cada usuario, esta orden de salida contiene información como: fecha de contabilización, numero de documento generado por el sistema, el cual va en orden consecutivo, usuario que realiza el despacho, materiales entregados, entre otros. A esta orden se le conoce como salida de almacén cuando se realiza salida del inventario y Reserva SAP cuando no tiene salida. La impresión de estas salidas se torna lenta cuando las listas de materiales requeridos son muy largas, además de esto la impresora se encuentra compartida con alrededor de 7 usuarios, lo cual genera demoras cuando alguno de ellos imprime varias órdenes de salida. Para la medición del tiempo perdido en impresión de reservas en el proceso de despachos en el ingenio azucarero se tomó el tiempo de impresión de cuatro reservas, la impresión de cada reserva se divide en tres partes; encabezado, numero de despachados y pie de página, para la medición se tomaron 4 reservas en las que se tomó el tiempo promedio de impresión para cada parte mencionada y los siguientes fueron los resultados. TABLA 7: Tiempo de impresión de reservas.

TIEMPO PROMEDIO IMPRESIÓN RESERVA

NUMERO DE RESERVA 1 2 3 4 PROMEDIO

ENCABEZADO (SEGUNDOS) 7,12 7,22 7,76 7,15 7,31

PIE DE PAGINA (SEGUNDOS) 3,43 2,46 3,6 3,98 3,37

PROMEDIO POR ITEM (SEGUNDOS) 4,23

TIEMPO PROMEDIO IMPRESIÓN RESERVA DE 1 ITEM 14,91 Fuente: elaboración propia.

92%

8%

HAY EXISTENCIA

SIN EXISTENCIA

PORCENTAJE EXISTENCIA DE MATERIALES EN ALMACEN DE SUMINISTROS

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Como se citó anteriormente se calcularon los tiempos promedio de impresión para el encabezado, impresión por ítem y el pie de página de cada reserva y se obtuvo que el tiempo promedio de impresión por cada salida de almacén de un solo ítem demora alrededor de 14,91 segundos, en caso de que la salida de almacén sea de dos ítems en adelante se deberá calcular de la siguiente manera:

Xi= tiempo de impresión salida de almacén de i ítems (i= 2, 3, 4…) Xi= 10,68 + 4,23* i

Es decir, se toman los tiempos de impresión del encabezado y de pie de página (10,68) + el tiempo promedio de impresión de cada ítem (4,23) multiplicado por el número de ítems de la reserva impresa. Ejemplo:

Reserva de 3 ítems X3= 10,68s + 4,23s * 3 X3= 23,37 s

Se tomaron los datos de los despachos realizados en los meses de marzo y abril del año 2016 en el almacén del Ingenio para saber una estimación del tiempo que demora la impresora que se tiene actualmente en el área, ya que, en muchos casos las impresiones tienen más de 25 ítems, además la impresora es utilizada por 4 usuarios en el almacén y se presentan casos en los que el personal de despachos tiene que esperar a que salga la impresión realizada por ellos y proceder con la búsqueda de los materiales requeridos. TABLA 8: Tiempo impresión por mes

TIEMPO IMPRESIÓN EN EL MES

MES MARZO ABRIL

RESERVAS IMPRESAS 1568 1591

ITEMS IMPRESOS 4073 4359

TOTAL TIEMPO (S) 55830 57605

MINUTOS 931 960

HORAS 15,51 16,00 Fuente: elaboración propia.

Como se pudo evidenciar anteriormente, una reserva de un solo ítem demora alrededor de 15 segundos en ser impresa por la máquina que se tiene actualmente en el área de despachos, tenemos que para el mes de marzo y abril se imprimieron alrededor de 1568 y 1591 reservas respectivamente en las cuales se imprimieron 4073 y 4359 ítems individualmente, lo cual nos arroja un tiempo de impresión solo para el mes de marzo de unas 15,51 horas y para el mes de abril de 16 horas. 7.4 Desorden en almacén. En el almacén de suministros del ingenio actualmente se encuentra mucho desorden locativo, esto se debe al alto flujo de materiales por el proyecto de Cogeneración de energía, dicho proyecto hizo que llegaran referencias de materiales que antes no se utilizaban, estos llegan al almacén sin ningún tipo

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de ubicación pre establecida, motivo por el cual se ubican en el lugar designado para almacenar los materiales que ya han sido ingresados y debidamente marcados, lo que genera contaminación visual por el amontonamiento indebido. Además actualmente en el almacén no se cuenta con un espacio designado para almacenar mercancías que llegan embaladas en huacales y empaques de un tamaño considerable, esto genera que se ubiquen en pasillos y demás áreas no adecuadas, al momento de entregar al usuario genera pérdida de tiempo buscando entre el montón y pasillos del almacén la referencia de material solicitado. Este desorden genera también tiempos perdidos puesto que no hay espacio para transitar con las herramientas designadas para el transporte de materiales a entregar porqué los pasillos están ocupados con materiales creando que el personal haga mayores desplazamientos y mucho más largos. En las siguientes fotos se puede ver un poco el desorden que presenta el almacén de suministros: AREA DE MALLAS:

FIGURA 2: Mallas 64 y 65

FIGURA 3: Desorden en área de mallas

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En esta área del almacén se encuentran las estanterías 62, 63, 64 y 65 en las cuales se ubican mallas y una estantería dedicada a los materiales que se han identificado como obsoletos, como se puede observar en ambas imágenes se evidencia desorden locativo, las estanterías con espacios disponibles, materiales aun almacenados en huacales, mallas en el piso además de materiales de gran tamaño que son ubicados en esta área ya que en el almacén no se tienen espacios destinados al almacenamiento bajo techo de este tipo de materiales y que además no caben más en el área de materiales recepcionados. AREA DE DESPACHOS Y MATERIALES RECEPCIONADOS

FIGURA 4: Área de Materiales pendientes por ubicación.

. En la figura 5 se puede observar el área de materiales recepcionados y debidamente marcados, área en la cual el personal de despachos debe buscar los materiales que no tienen ningún tipo de ubicación en las estanterías y en la cual se pierde tiempo intentando encontrar los materiales requeridos por los usuarios.

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PASILLOS ESTANTERIAS ALMACEN: FIGURA 5: Pasillo materiales eléctricos FIGURA 6: Pasillo Mangueras 45

FIGURA 7: Pasillo rodamientos 19 FIGURA 8: Pasillo Maquinaria 05

FIGURA 9: Área de cables eléctricos

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Las imágenes anteriores nos muestran el desorden locativo que se presenta en el almacén de suministros del Ingenio azucarero, materiales en el suelo, cables enredados y fuera de sitio, pasillos demarcados pero con materiales que no permiten el libre tránsito tanto del personal como de los carritos para su transporte. 7.5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario. En este momento en el almacén se tienen materiales que los usuarios solicitan al área de compras directamente y que llegan al almacén con el estatus de bloqueados, es decir, que solo este usuario o personal de su área puede retirar dicho material, lo anterior es causal de demora en los despachos ya que se debe verificar en el sistema SAP, específicamente en el resumen de stock, los movimientos de entradas y salidas de cada material y verificar si el solicitante que del material concuerda con el usuario que lo tiene bloqueado lo que se hace realmente arduo en materiales que tienen mucho movimiento. Los elementos bloqueados son perjudiciales también para el proceso de planificación del inventario porque al haber elementos bloqueados no sirve de nada los niveles mínimos de stock, por lo tanto no se puede planificar los materiales que son de consumo común en la fábrica puesto que si hay existencia pero esta para determinado usuario. Los materiales bloqueados por los usuarios son perjudiciales también porque al ver que un elemento está bloqueado por determinada área, gestionan el préstamo de este y en muy pocos casos oponen resistencia para delegárselo al otro usuario. En entrevista obtenida con los dueños de los procesos se les expreso el inconveniente con los materiales que ellos bloquean y que dificultan el proceso de despacho en el almacén haciéndolo lento y expresaron que es necesario para el normal funcionamiento de dichos proceso bloquear los elementos y que cualquier cambio que se haga en cuanto a este problema se debe realizar en el sistema SAP con el fin de agilizar este factor de demora. De acuerdo a lo anterior se optó por no tomar tiempos de demora en el procedimiento de desbloqueo de materiales en el despacho y se prefirió atacar la solución dada por la administración del almacén, la cual tuvo un buen comportamiento pero con algunos inconvenientes y pertenece al siguiente punto. 7.6 Bodegas virtuales sin ubicación. Como remedio al anterior punto, se pensó en crear bodegas virtuales para cada área usuaria con el fin de que se pueda realizar las salidas de material directamente sin necesidad de verificar cada material para quien estaba bloqueado, en primera medida fue algo bueno ya que no se debía verificar material por material, pero al final, en la impresión de las reservas los materiales salen sin la ubicación lo que hace necesario verificar material por material en el resumen de stocks la ubicación que tiene en las bodegas

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originales para poder despacharlos lo que genera del mismo modo pérdida de tiempo. Para la medición de esta causal de demora en el proceso de despachos de materiales del Ingenio azucarero se procedió a analizar los materiales que están creados en cada bodega virtual destinada para cada proceso usuario con el fin de agilizar el causal de demora anterior (Materiales bloqueados para determinada área o usuario), se decidió analizar cuantas referencias tienen la ubicación actualizada en las bodegas virtuales y cuantas no: TABLA 9: Bodegas virtuales sin ubicación.

BODEGAS VIRTUALES

#BODEGA AREA REFERENCIAS DE MATERIAL CON

UBIC.

SIN UBICACIÓN

TOTAL %

405 GENERAL (EMPRESA) 4416 1374 5790 76,3%

430 PROYECTOS 22 5377 5399 0,4%

431 ELABORACION,

REFINERIA Y DESTILERIA 20 5331 5351 0,4%

432 MOLINOS 0 5243 5243 0,0%

433 CALDERAS 0 5269 5269 0,0%

434 INGENIERIA 0 5242 5242 0,0%

435 MAQUINARIA, COSECHA 11 5340 5351 0,2%


Según la tabla anterior se evidencia que para la bodega virtual maestra del sistema SAP (405) utilizada de manera general para todos los materiales del almacén principal del Ingenio alrededor del 76,3% de las referencias de materiales que en esta bodega se encuentran registrados, tienen la ubicación actualizada y por lo tanto al realizar una salida de almacén de alguno de estos materiales se verá en el documento impreso de salida. Para el caso de las bodegas virtuales (430, 431, 432, 433, 434 y 435) creadas recientemente para atacar el inconveniente con el punto anterior (Materiales bloqueados para determinada área o usuario) se evidencia que por ejemplo tan solo 22 de 5399 referencias de la bodega 430 tienen su ubicación actualizada lo que implica que al momento de realizar una salida de alguna de las 5377 referencias de material que no tienen actualizada la ubicación en el sistema no se verá reflejada en el documento impreso y el despachador deberá revisar en el resumen de stocks con el código del material la ubicación de estos materiales lo que genera pérdida de tiempo al proceso. Para la bodega 431 solamente 20 referencias tienen la ubicación, para las bodegas 432, 433 y 434 ninguna referencia presenta ubicaciones actualizadas y tan solo 11 referencias para la bodega virtual perteneciente a maquinaria y cosecha registran ubicación. 7.7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario. El almacén de suministros es de vital importancia para garantizar que el proceso de producción no sufra de desabastecimiento de materiales y

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repuestos requeridos para la continuidad de su operación, por lo tanto, cuando llegan materiales que son requeridos por las distintas áreas usuarias de manera “urgente”, se recurre a entregar los materiales sin su respectivo procedimiento adecuado de recepción y almacenamiento, ya sea porque la facturación tiene errores o llega con remisión y no se puede generar el ingreso al inventario, en este caso se pierde tiempo en el despacho ya que se debe verificar si verdaderamente el material está en el área de recepción esperando a ser ingresado y hacer autorizar la entrega del líder de almacén o el jefe de logística de suministros. Esto debe considerarse ya que no todos los materiales que retiran son de tal urgencia y en muchos casos se puede esperar el debido procedimiento evitándose tantos inconvenientes que esta práctica genera en los inventarios. 7.8 Alto flujo de personal en área del almacén. Actualmente en el almacén de suministros del ingenio no se tiene restringido el paso de particulares, lo cual genera que los colaboradores de esta área se vean frecuentemente interrumpidos en sus labores por atender solicitudes o preguntas de los usuarios, causando la imposibilidad de ser eficientes, porque se está dedicando tiempo en responder interrogaciones que no son de la debida importancia y que son de fácil respuesta por parte de los dueños de los distintos procesos, pues tienen los recursos necesarios para verificar y responder sus propios interrogantes. Estos tiempos que se dedican a estas labores se pueden invertir en las labores propias de cada cargo, logrando así mayor eficiencia a lo largo del proceso logístico. 7.9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción. Frecuentemente se presentan demoras en el ingreso de los materiales e insumos en el área de recepción por distintas causas, lo que genera demoras en el despacho de los materiales, pues se hace necesario la verificación por parte del personal de despachos si los elementos requeridos, ya se encuentran en el área de recepción, confirmar si se puede generar el ingreso y si no es así según sea la urgencia del caso recurrir a entregar los materiales sin su debido ingreso al inventario (causa 7 de las demoras en el proceso de despacho). 7.10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas. Hoy por hoy se cuenta con dos montacargas al servicio del almacén de suministros, uno está destinado específicamente para la bodega de insumos y empaques, por lo tanto no puede ser de disponibilidad para el despacho de los materiales, el segundo montacargas con el que se cuenta si esta para el servicio exclusivo del almacén sea para la recepción como para el despacho, aunque este último se encuentra en muy mal estado mecánicamente y frecuentemente se halla fuera de servicio, motivo por el cual en repetidas ocasiones no se puede realizar el despacho de materiales pesados generando así demoras considerable puesto que el usuario debe ser atendido en varias oportunidades hasta que se genere el despacho.

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7.11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria. Es frecuente encontrar en las reservas solicitadas que no realizan bien los pedidos ya que se evidencia que no miran bien el resumen de stock, piden los materiales por la clase de valoración equivocada, materiales que no se encuentran en stock, referencias de material que no son las necesitadas, no eliminan los ítems de materiales de las reservas que ya no necesitan, realizan salidas de material que no demandan en el momento realizando devolución, el personal que va a retirar los materiales no tiene conocimiento de que es lo que va a retirar, pedidos en cantidades erradas, mal digitada la unidad de medida, errores en centro de costos. Todo lo anterior genera tiempos perdidos en el proceso de despacho. 7.12 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo. En el almacén de suministros se tiene horario de servicio de tipo administrativo, es decir de 7:30am a 5 pm, lo cual genera que después de este horario los ingenieros de cada área pueden ingresar a la bodega a retirar materiales que necesiten los procesos para su normal funcionamiento, dichos materiales retirados en horario no administrativo deben ser legalizados con un plazo máximo de 2 días, pero esto no se cumple ya que no existe el control necesario para hacer que los ingenieros legalicen los elementos retirados. Lo anterior genera que el inventario este descuadrado frente al sistema formando tiempos perdidos al momento del despacho porque se buscan elementos que aparecen en el stock del sistema pero al momento de buscarlos en la ubicación no se encuentra existencia o no se encuentra la cantidad requerida, recurriendo a devoluciones e invirtiendo tiempo en procedimientos que se pueden evitar si existe compromiso de parte de los usuarios al momento de legalizar dichos elementos. 7.13 Errores en almacenamiento de los materiales. En ocasiones se presentan errores al momento de almacenar los materiales, pues se les asigna determinada ubicación y resultan ubicadas en una parte distinta, se han presentado casos en que se confunden de estantería, se ubican en las casillas vecinas a la real, errores en la digitación de la ubicación, materiales con 2 ubicaciones en el sistema, se ubican materiales físicamente pero no en el sistema. 7.14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan realmente. Es frecuente encontrar en las reservas realizadas por los usuarios, el retiro de

materiales que no necesitan en el momento, procediendo a realizar su

devolución al inventario lo que genera tiempos perdidos considerables en el

proceso de despacho, considerando los tiempos invertidos para realizar la

salida del material del stock, la búsqueda del mismo en las ubicaciones, la

entrega a los usuarios, además la devolución requiere otros tiempos invertidos

como el diligenciamiento del formato, verificación de la fecha de retiro,

verificación del estado y cantidad de material, procedimiento de devolución en

el sistema y por último el almacenamiento nuevamente del elemento.

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8. CAUSAS DE INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES Para el listado de causas de inexistencia física de materiales es de explicar que se hace referencia a variables que no son controlables 100% por el personal de inventarios del almacén pero que pueden influir en la inexistencia física de los materiales en el Ingenio azucarero y que se deben de tener en cuenta para el presente proyecto, estas posibles causas son de difícil detección y por lo tanto de difícil medición ya que no se dejan registros por ejemplo de los errores presentados en el área de recepción, despachos, o en el incumplimiento por parte de los proveedores. Teniendo en cuenta lo anterior el proyecto se enfoca a mejorar la problemática atacando las causas más operativas. Teniendo en cuenta lo anterior se presenta primero el listado de posibles causas no controlables y de difícil medición y posteriormente se presentara el listado de causas que cumplen con el alcance del proyecto y para la propuesta de mejora. La inexistencia física de materiales puede hacer referencia a dos conceptos, primero puede referirse a los materiales en los que hay faltantes, es decir materiales en los que el sistema muestra una cantidad y físicamente se encuentran en menor proporción, como segunda medida se puede tomar teniendo en cuenta los materiales que por su tipo de planificación VB debe permanecer existencia en stock para atender cualquier eventualidad de criticidad en la planta o algún proceso de la organización. CUADRO 3: lista de causas inexistencia física de materiales

LISTA DE CAUSAS DE INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES

1 Mala planificación de los inventarios.

2 Incumplimiento de condiciones por parte de los proveedores.

3 Recepción inadecuada de los materiales.

4 Anomalías en el despacho de materiales.

5 Rotación frecuente del personal del almacén

6 Errores en almacenamiento de los materiales.

7 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo.

8 Bajo control de los inventarios.

fuente: Elaboración propia

8.1 Mala planificación de los inventarios. En el almacén del ingenio se realiza la planificación de necesidades de materiales e insumos según los tres tipos de planificación que se pueden identificar como lo son planificación VM, planificación VB y materiales de planificación ND el cual reseñamos anteriormente. Para el estudio de la presente causa solo se debe enfocar en los dos primeros tipos de planificación, pues ambos son responsabilidad directa del almacén para mantener niveles óptimos de inventario y de esta forma poder abastecer las necesidades de empresa permitiendo su normal funcionamiento.

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Materiales de planificación VM

Tipo de planificación dinámica y automática basada en promedios de consumo, por medio de la cual se actualizan los puntos de pedido de acuerdo al comportamiento de la demanda. La parametrización de esta se basa en un promedio ponderado de consumos de los últimos doce meses.

Materiales de planificación VB

Este tipo de planificación es manual, los materiales de este tipo deben ser revisados por el Coordinador de planificación e inventarios de acuerdo a la planificación de la demanda, modelo de planificación y pronostico del periodo. De acuerdo a esta información se procede a generar las solicitudes de pedido correspondientes. Los materiales de los anteriores tipos de planificación, como se describió inicialmente son responsabilidad expresa del almacén, más específicamente del analista de planificación e inventarios, el cual debe realizar la planificación cada. Los errores que se presentan en la planificación de los inventarios hace referencia principalmente a materiales que por el descuadre que presentan las referencias de los materiales entre el sistema SAP y la existencia física, se hace difícil para el personal de planificación de inventarios saber todas las referencias que requieren ser solicitadas para su reposición porque la planificación se realiza en base a alertas del sistema SAP sobre las referencias que están por debajo del punto de pedido. En el muestreo realizado para determinar las inexistencias físicas se obtuvo que alrededor del 30% de las referencias de planificación y que son responsabilidad del personal de inventarios se encuentran descuadradas, además los materiales que se encuentran sin existencia física esta entre el 5% y el 10%. También en el muestreo se obtuvo que el 38% de los materiales se encuentran por debajo del punto de pedido. 8.2 Incumplimiento de condiciones por parte de los proveedores. Los materiales que llegan al Ingenio deben cumplir las condiciones pactadas en las órdenes de compras negociadas entre los analistas de compras de la organización y los proveedores, condiciones tales como; precio, cantidad, calidad y tiempos de entrega, también deben garantizar el transporte adecuado de los materiales hasta la recepción efectuada en el almacén de suministros. Las anteriores condiciones a veces no son cumplidas por los proveedores, dichos incumplimientos se deben principalmente a envíos de materiales que no son los requeridos, incumplimiento en los tiempos de entrega, diferencia de

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manejo en unidades de medida entre proveedor y la organización, desabastecimiento de mercancías por parte del distribuidor.

8.3 Recepción inadecuada de los materiales. Todos los materiales e insumos que llegan a la recepción del almacén de suministros del ingenio deben ser verificados teniendo en cuenta cantidades y especificaciones requeridas por el ingenio, en ocasiones se pueden cometer errores tanto en la recepción como en el ingreso al sistema de dicho materiales, puede ser en cantidades o equivocaciones en la referencia del material ingresado, también se pueden generar ingresos de materiales que aparecen en las órdenes de compra pero no se encuentran facturados, lo que genera existencias en sistema pero inexistencia física de aquellos materiales. 8.4 Anomalías en el despacho de materiales. En el despacho de materiales se pueden presentar equivocaciones debidas al alto número de materiales entregados diariamente, estas equivocaciones se pueden presentar principalmente en aspectos como; diferencias entre lo que se entregó realmente y lo que se realizó salida del sistema, se pueden confundir referencias de materiales que son muy parecidos lo cual genera un descuadre en ambas referencias, también se pueden realizar salidas del sistema con unidades de medidas equivocas y cantidades mal digitadas pero que son despachadas, entre otras. Lo anterior genera descuadres en el inventario, lo que a su vez produce que la planificación de los inventarios se vea seriamente afectada. 8.5 Rotación frecuente del personal en el almacén. El área de logística de suministro en general en el ingenio, se ha visto afectada por la frecuente rotación de personal que ha habido en los últimos años, el almacén no es la excepción, por el contrario, es de las áreas que más ha visto circular personas en sus diferentes cargos, esto tiene implicaciones en los inventarios ya que el nuevo personal es más propenso a equivocarse en la entrega, almacenamiento y recepción de los diferentes materiales debido a su poco conocimiento de las diferentes referencia y de su manejo además del tiempo de adaptación y aprendizaje que le toma a cualquier persona para desempeñar cualquier labor. 8.6 Errores en almacenamiento de los materiales. Después de que los diferentes materiales son recepcionados y debidamente identificados por medio de su código de barras, se almacenan, en su debida ubicación si es de planificación VM y VB, o por el contrario si son de planificación ND se le asigna una ubicación en las diferentes estanterías destinadas para este tipo de materiales. Es frecuente encontrar que los materiales se localizan en ubicaciones diferentes a la asignada en el sistema ya sea por error del personal encargado de almacenarlos o porque en algún

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momento se ha manipulado el material y no ha se ubica en ese mismo sitio. También puede haber error en el registro de ubicación. Todo lo anterior produce que los materiales no se encuentren fácilmente y se asuma que no los hay en existencia. 8.7 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo. La legalización de los materiales retirados por los ingenieros de turno y de las personas autorizadas para ingresar al almacén es una causa de la inexistencia física y por ende de los descuadres en el inventario ya que no se tiene una forma efectiva de realizar seguimiento de dichos materiales si los ingenieros no informan oportunamente de los elementos retirados en horario donde el almacén no tiene operatividad. Se pudo observar durante el periodo de recolección de la información que el almacén no tiene el debido control en este tema puesto que cada uno de los ingenieros de turno pueden acceder al almacén en horario no administrativo y retirar los materiales que necesiten pero no dejan registro en ningún formato, tampoco envían los correos adjuntando la lista de materiales ni reservas SAP para su adecuada legalización. 8.8 Bajo control de los inventarios. En el almacén actualmente se tiene un bajo control de los inventarios como consecuencia de las razones vistas anteriormente, asimismo se han realizado inventarios pero solo conteo físico sin generar los ajustes necesarios en el sistema SAP que nos arroje una información veraz del inventario ya que en este momento se está trabajando con dos sistemas de control como los son WM Y MM, los cuales no trabajan conjuntamente, lo anterior genera inconvenientes en el inventario porque la información que se ingresa a un módulo no se actualiza en el otro generando incertidumbre. Las anteriores fueron las causas que se detectaron desde el punto de vista de inventarios, a continuación se mencionaran las causas que se pueden trabajar para la propuesta de mejora que se presentara a la dirección con el fin de mejorar la existencia física de los materiales, causas que ya fueron profundizadas anteriormente:

Desorden en almacén

Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario.

Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.

Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no

administrativo.

Para el estudio de esta problemática se decidió realizar un diagrama causa efecto en el cual se pueden observar las causas principales que intervienen en

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la inexistencia física de los inventarios de manera más directa, como también se pueden observar las sub causas que las originan.

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9. ANALISIS DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES

9.1 Análisis del diagrama: Como primera causa principal se tiene el desorden de almacén, se observó durante la etapa de recolección de información y atreves de la experiencia que los aspectos que más aportan a esta causa son las referencias de materiales que no tienen ningún tipo de ubicación en las estanterías, poco aprovechamiento del espacio ya que hay muchos sitios vacíos en las estanterías, pero no se han depurado del sistema. Para la causa que tiene que ver con la entrega de materiales sin su respectivo ingreso al sistema se pudo evidenciar que se presentan muchos casos en los que los usuarios no realizan bien la planificación de sus necesidades y cuando las requieren de manera urgente apresuran al departamento de logística de suministros para que les entreguen los materiales apenas llegan sin esperar el debido procedimiento de recepción e ingreso y salida del sistema sino que por el contrario en ocasiones los materiales llegan sin siquiera la factura de venta, se procede a entregarles los materiales y el departamento debe realizar el pedido al proveedor de la factura original, esperar el envió, ingresar el material al sistema y legalizarlo, es en todo ese procedimiento que se quedan muchos materiales sin legalizar puesto que al momento de ingresarlos al sistema ya han pasado días y no se tienen registros adecuados de los materiales que se entregan bajo esta condición. Como tercera causa tenemos la inexistencia física de materiales vs existencia en sistema SAP (descuadre de inventario) la cual ya hemos trabajado con detalle anteriormente como causa de la demora en el proceso de despacho y que también afecta la inexistencia física de materiales como consecuencia de otras causas como los errores en los procesos de recepción y despachos, ineficiencia en legalización de materiales tanto retirados en horario no administrativo como también los retirados sin su debido ingreso al sistema, además que en el almacén se han realizado inventarios pero no se han completado con el debido ajuste, esto causa que se sigan incrementando los inconvenientes en el almacén ya que como hemos podido observar en el diagrama las causas se interrelacionan. La cuarta causa principal que tenemos hace referencia a la ineficiencia en la legalización de materiales retirados en horario no administrativo y las sub causas que aportan a este inconveniente son: falta de control sobre los materiales retirados por los usuarios durante el tiempo en el que el almacén no tiene operación, falta de compromiso y responsabilidad por parte de los usuarios puesto que no siguen el procedimiento para el retiro de los materiales en este horario, que dice que los usuarios al realizar algún retiro del almacén deben tener la reserva hecha y enviarla por correo antes de ingresar por los elementos, como siguiente causa se tiene que el almacén no maneja ningún

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tipo de registro escrito de entradas en este horario que permita tener el control necesario. Como quinta causa principal se tienen los errores que se cometen en los procesos de recepción y despachos porque se han identificado casos en el área de recepción en los cuales se ingresan materiales que aparecen en las órdenes de compra pero que no llegan ni en la factura ingresada ni físicamente pero por error de concentración se ingresan al inventario, en el caso de despachos se realizan salidas de materiales y no se entregan lo que causa que hayan sobrantes en el inventario como también errores de cantidades y entrega de referencias que no son las solicitadas, todo lo anterior causa descuadres en el inventario, inexistencia física de materiales y perjudica la planificación de los inventarios que es la última causa principal que se identificó y que sus sub causas son las ya mencionadas anteriormente (descuadres físico vs SAP, ineficiencia en legalización tanto de materiales sin ingreso al sistema como también los retirados en horario no administrativo). A continuación se presenta el diagrama causa y efecto de lo visto anteriormente.

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9.2 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO PARA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES. Cuadro 4. diagrama causa y efecto para inexistencia física de materiales.

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10. INFORME DE DESPACHOS Y NIVEL DEL SERVICIO Se recolecto la información para los meses de marzo y abril con el fin de determinar los tiempos promedio de entrega en el proceso de despachos del almacén de suministros del Ingenio azucarero. Para el mes de marzo se obtuvo la siguiente información: 10.1 INFORME DE DESPACHOS MARZO

MATERIAL DESPACHADO SALIDAS SAP MARZO

NUMERO DE USUARIOS

ATENDIDOS CON SALIDA SAP

Tiempo promedio de entrega por referencia de

material

Tiempo promedio por

usuario atendido con salida sap

Nombre despachador

# materiales despachados

% Número de

usuarios atendidos

Minutos Minutos

JDVALENCIAA 3023 74% 1144 3,64 9,62

YCASTANO 1050 26% 424 10,48 10,48

Total general 4073 1 1568 5,40 14,03

TABLA 10: Informe despacho de materiales marzo.

Fuente: elaboración propia

El cuadro anterior nos dice que en el mes de marzo se atendieron un total de 1568 usuarios internos con un tiempo promedio de atención por cada uno de 14,03 minutos que requerían materiales para realizar sus respectivos trabajos, en total se entregaron 4073 materiales en el área de despachos del Ingenio registrando un tiempo promedio de entrega por cada referencia de material de 5,4 minutos.

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10.2 NIVEL DEL SERVICIO MARZO

NOVEDADES ESPECIALES Causas de Incumplimiento de Entrega Cantidad %

MATERIALES SIN SALIDA FINAL 1409 100%

ITEM´s Borrados Planificación Con Stock 141,00 10,01%

ITEM´s Borrados ND Con Stock 38,00 2,70%

ITEM´s no reclamados Con Stock 372,00 26,40%

ITEM´s Reclamados parcialmente Con Stock 40,00 2,84%

ITEM´s Planificación no entregados sin Stock 328,00 23,28%

ITEM´s Planificación entregados parcialmente sin Stock 70,00 4,97%

ITEM´s ND sin Stock 420,00 29,81%

NIVEL DE SERVICIO (Neto) Responsabilidad del Almacén Cantidad %

MATERIALES SIN SALIDA FINAL (Logística) 398,00 28% 100%

Materiales Parcialmente Entregados 70,00 5,0% 17,59%

Materiales No entregados 328,00 23,3% 82,41%

ITEM´s PEDIDOS (Total Reservados por usuarios) 6532 100%

ITEM´s FALTANTES (Responsabilidad de Almacén) 398 6,09%

NIVEL DE SERVICIO (Neto) 6134 93,91% TABLA 11: nivel de servicio despacho de materiales marzo

Fuente: William Fernando Taguado, Líder de almacén.

El cuadro anterior nos muestra el nivel del servicio del proceso de despachos para el mes de marzo del año 2016, en el cual se muestra principalmente: ITEM´s Borrados Planificación Con Stock: son los ítems de las reservas hechas por los usuarios que no requirieron y por ende no reclamaron en el almacén y que presentaba stock, estos materiales son pertenecientes a planificación de almacén, los usuarios procedieron a borrarlos de dichas reservas. Para el mes de marzo 141 ítems fueron borrados por los usuarios.

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ITEM´s Borrados ND Con Stock: El mismo concepto anterior con la diferencia de que son materiales de planificación del usuario, es decir, el almacén no tiene responsabilidad en su planificación, también fueron borrados y presentaba stock. En el mes de marzo se presentaron 38 referencias de material. ITEM´s no reclamados Con Stock: Hace referencia a ítems de las reservas hechas por los usuarios que no fueron reclamados en el área de despachos del almacén y que presentaba stock. Para el mes de marzo 372 referencias de materiales no fueron reclamados por parte de los usuarios. ITEM´s Reclamados parcialmente Con Stock: Quiere decir que son ítems reservados que fueron reclamados pero no la cantidad total reservada y se tenía stock para cubrir el total reservado, en el mes de marzo fueron 40 ítems reclamados parcialmente. ITEM´s Planificación no entregados sin Stock: Son los materiales que no fueron entregados a los usuarios porque no había stock y que son de planificación responsabilidad del almacén, en el mes de marzo fueron 328 referencias de materiales bajo este concepto. ITEM´s Planificación entregados parcialmente sin Stock: Son materiales que fueron parcialmente entregados porque no había el suficiente stock para suplir la totalidad reservada por los usuarios y que su planificación es responsabilidad del almacén, en marzo se presentaron 70 ítems con este inconveniente. El nivel de servicio lo que hace es medir que porcentaje de los conceptos vistos anteriormente fueron responsabilidad del almacén en determinado mes, de estos conceptos tan solo los dos últimos se consideran responsabilidad del departamento de logística de suministro. En el mes de marzo como se puede observar en la parte inferior del cuadro, el 28% fue responsabilidad del almacén porque no había stock para suplir las necesidades de los usuarios, el restante 72% de las novedades fue responsabilidad de los usuarios, entonces de 6532 ítems reservados por los usuarios, 328 no se pudieron entregar por responsabilidad del almacén lo que genera un nivel de servicio del 93,91%. NIVEL DEL SERVICIO ABRIL: En el mes de abril 490 ítems de 7052 reservados por los usuarios no fueron entregados por responsabilidad del almacén lo que da un nivel de servicio para dicho mes de 93,05%.

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10.3 NIVEL DEL SERVICIO ABRIL

NOVEDADES ESPECIALES Causas de Incumplimiento de Entrega Cantidad %

MATERIALES SIN SALIDA FINAL 1722 100%

ITEM´s Borrados Planificacion Con Stock 81,00 4,70%

ITEM´s Borrados ND Con Stock 32,00 1,86%

ITEM´s no reclamados Con Stock 713,00 41,41%

ITEM´s Reclamados parcialmente Con Stock 41,00 2,38%

ITEM´s Planificacion no entregados sin Stock 396,00 23,00%

ITEM´s Planificacion entregados parcialmente sin Stock 94,00 5,46%

ITEM´s ND sin Stock 365,00 21,20%

NIVEL DE SERVICIO (Neto) Responsabilidad del Almacén Cantidad %

MATERIALES SIN SALIDA FINAL (Logística) 490,00 28% 100%

Materiales Parcialmente Entregados 94,00 5,5% 19,18%

Materiales No entregados 396,00 23,0% 80,82%

ITEM´s PEDIDOS (Total Reservados por usuarios) 7052 100%

ITEM´s FALTANTES (Responsabilidad de Almacén) 490 6,95%

NIVEL DE SERVICIO (Neto) 6562 93,05% TABLA 12: Nivel de servicio despacho de materiales abril.

Fuente: William Fernando Taguado, Líder de almacén.

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10.4 INFORME DE DESPACHOS ABRIL

MATERIAL DESPACHADO SALIDAS SAP ABRIL

NUMERO DE USUARIOS

ATENDIDOS CON SALIDA SAP

Tiempo promedio de entrega por

referencia de material

Tiempo promedio por usuario

atendido con salida sap

Nombre despachador

# materiales despachados

% Número de

usuarios atendidos

Minutos Minutos

JDVALENCIAA 1818 42% 682 6,49 17,29

YCASTAÑO 2541 58% 909 4,64 12,97

Total general 4359 100% 1591 5,41 14,82

TABLA 13: Informe despacho de materiales abril

fuente: elaboración propia.

El cuadro anterior nos dice que en el mes de abril del año 2016 se atendieron un total de 1591 usuarios internos con un tiempo promedio de atención por cada uno de 14,82 minutos que requerían materiales para realizar sus respectivos trabajos, en total se entregaron 4359 materiales en el área de despachos del Ingenio registrando un tiempo promedio de entrega por cada referencia de material de 5,41 minutos.

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11. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS EN ALMACEN DE SUMINISTROS

Para determinar cuánto aportan las causas a la demora en el proceso de despachos de materiales como también de su inexistencia física en el almacén de suministros del Ingenio azucarero se consultó con el personal que trabaja en el almacén y se determinó la lista de causas en orden de influencia teniendo en cuenta su percepción, se dio un porcentaje de participación de las causas al problema y se introdujeron en un diagrama de Pareto para establecer cuáles de dichas causas influyen en el 80% del problema y los siguientes fueron los resultados: 11.1 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA:

Materiales de planificación ND sin ubicación.

Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP.

Desorden en almacén.

Materiales bloqueados para determinada área o usuario.

Bodegas virtuales sin ubicación.

11.2 PORCENTAJE DE PARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHOS: TABLA 14: participación de causas en problema de tiempo en despachos

# CAUSAS %

INFLUENCIA %

ACUMULADO

1 Materiales de planificación ND sin ubicación. 25,0% 25%

2 Inexistencia física de materiales vs Existencia en sistema SAP. 18,0% 43%

4 Desorden en almacén. 14,0% 57%

5 Materiales bloqueados para determinada área o usuario. 12,0% 69%

6 Bodegas virtuales sin ubicación. 10,0% 79%

11 Reservas de material mal hechas por el área usuaria. 5,0% 84%

9 Problemas en el ingreso de materiales por parte de recepción. 6,0% 90%

3 Impresión lenta de reservas. 5,0% 95%

7 Entrega de materiales sin debido ingreso al inventario. 1,0% 96%

12 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo. 1,0% 97%

10 Baja disponibilidad de servicio de montacargas. 0,5% 97,5%

8 Alto flujo de personal en área del almacén. 1,0% 98,5%

13 Errores en almacenamiento de los materiales. 0,5% 99%

14 Realizar salidas de material que los usuarios no necesitan realmente. 1,0% 100%


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11.3 DIAGRAMA DE PARETO (CAUSAS DE DEMORA EN EL PROCESO DE DESPACHO):

Grafico 5: diagrama de Pareto para causas de demora en despachos.


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12. DETERMINACION DE APORTE DE LAS CAUSAS A LA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS

12.1 PORCENTAJE DEPARTICIPACION DE LAS CAUSAS EN LA INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES: TABLA 15: Porcentaje participación de causa en inexistencia física de materiales.

# CAUSAS %

INFLUENCIA % ACUMULADO

3 Inexistencia física vs existencia en sistema SAP 30,0% 30%

2 Entrega de materiales sin debido ingreso al sistema 25,0% 55%

4 Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no administrativo 25,0% 80%

5 Errores en recepción y despacho de materiales 7,0% 87%

1 Desorden en almacén 4,0% 91%

6 Mala planificación de inventarios 4,0% 95%

7 Bajo control de inventarios 3% 98%

9 Rotación frecuente de personal del almacén 2% 100%


12.2 LISTA DE CAUSAS QUE APORTAN EL 80% DEL PROBLEMA: Para la inexistencia física de materiales en el almacén de suministros del ingenio azucarero se obtuvo que las causas que aportan el 80% del problema sean:

Inexistencia física vs existencia en sistema SAP.

Entrega de materiales sin debido ingreso al sistema.

Ineficiencia en legalización de materiales retirados en horario no

administrativo.

A continuación se presenta el diagrama de Pareto para las causas ya mencionadas.

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12.3 DIAGRAMA DE PARETO (INEXISTENCIA FISICA DE MATERIALES):

Grafico 6: Diagrama de Pareto para inexistencia física de materiales


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13. PROPUESTA DE MEJORA 13.1 ESTRATEGIAS PARA DISMINUIR LOS TIEMPOS DE ENTREGA DE MATERIALES EN EL PROCESO DE DESPACHO DEL ALMACEN DEL INGENIO AZUCARERO. Para disminuir el tiempo de entrega de materiales del almacén general del ingenio azucarero se atacaran las principales causas identificadas en el Pareto elaborado durando el desarrollo del proyecto, las estrategias se presentaran teniendo en cuenta cada causa, algunas de las estrategias ayudaran a mejorar tanto en los tiempos de entrega como también en el control de los inventarios y de las existencias físicas. Algunas medidas se fueron implementando en el transcurso del proyecto por petición de la administración del almacén, ya que al momento de presentar el anteproyecto solicitó que se fueran mostrando avances. 13.1.1 ESTRETEGIAS ORDEN Y ASEO ALMACEN GENERAL: En primera medida se tomó la decisión de atacar primeramente el orden y aseo del almacén general, con el fin de ubicar los materiales que se encuentran en los pasillos en las ubicaciones designadas y determinar si estas ubicaciones no tienen la capacidad para almacenar dichos elementos, de ser así proceder con su reubicación logrando de esta manera mantener los pasillos libres para que el personal del almacén tenga la comodidad de transitar sin obstáculos, esto permitirá no solo disminuir el tiempo de despachos, sino también mejorar en el orden, identificar materiales perdidos en ocasiones pues el personal de despachos al no encontrarlos en la ubicación de la estantería le da el estatus de faltante y se puede incurrir en errores de inventario, además eliminar los empaques que no se necesitan y botar lo que no sirva. Para implementar esta estrategia se debieron conformar 2 grupos de trabajo de tres personas liderados, el primero por el analista de planificación de inventarios con ayuda del auxiliar de control de devolutivos y el auxiliar de recepción, el segundo liderado por el coordinador del almacén con la ayuda del auxiliar de despachos y el supernumerario de logística de suministros, las jornadas se realizan todos los días el primer grupo una hora en la mañana de 11:00 am a 12:00pm y el segundo grupo en la tarde de 4:00 pm a 5:00 pm. Las tareas de cada grupo se dividen por pasillos y áreas determinadas del almacén y el líder del grupo se encarga de actualizar las ubicaciones del sistema con el fin de no incurrir en errores, pues como se ha expuesto anteriormente se trabajan con dos módulos WM y MM, en ambos se deben actualizar las ubicaciones para con el fin de tener la información debidamente diligenciada, además todo lo que se cambie de lugar se deberá tener registro en el debido formato. Los trabajos se han realizado acorde a lo planeado y estos fueron los resultados en imágenes en algunos de los pasillos.

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ACC20 y ROD19: ELE08 Y ELE09: FIGURA 10: ACC 20 y ROD19 FIGURA 11: Pasillo materiales eléctricos

FIGURA 12: ELE06 y ELE07

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13.1.2 UBICACIÓN Y UNIFICACION ESTANTERIAS DE MANGUERAS (MAN11, MAN 14, MAN 66 Y MAN45): En el almacén de suministros del Ingenio se tenían cuatro estanterías destinadas para el almacenamiento de manqueras, las cuales permanecían en forma desordenada, las estanterías se encontraban en mal estado, mangueras juntas fuera de las ubicaciones, las estanterías se encontraban lejanamente separadas y con las ubicaciones en el sistema desactualizadas, para el despachador de materiales se hacía complicado encontrar una manguera en estas estanterías puesto que le tocaba buscar entre el montón la referencia requerida por el usuario lo que le tomaba mucho tiempo pues hay mangueras que pesan mucho y para despachar tenía que mover muchas de ellas y en la mayoría de los casos desenredarlas pues además se tienen referencias de larga longitud. ANTES:

MAN 66 MAN11 FIGURA 13: Desorden en estanterías de mangueras

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Para este caso se determinó aprovechar el espacio que se tenía y unificar las cuatro estanterías en tan solo dos de ellas, la estrategia se basa en el aprovechamiento del espacio, pues se tenían 4 de forma desordenada, con la unificación de las referencias existentes en el inventario de mangueras quedaran 2 estanterías vacías que se van a aprovechar en la ubicación de otras referencias de materiales que se encuentran sin ubicación aportando de esta manera al orden del almacén, y a la optimización del tiempo de despachos pues todas las mangueras existentes quedaran en estanterías juntas, además se realizó inventario de este tipo de material identificando diferencias, se actualizo el sistema para que todas las referencias de materiales quedaran con la ubicación en los módulos WM y MM, de esta manera se disminuyen los tiempos de almacenamiento y despacho ya que en ambos proceso se van a ver reflejadas las ubicaciones. A continuación se muestra como quedaron las estanterías: FIGURA 14: Mejora en estanterías de mangueras

FIGURA 15: Optimización de espacio estanterías de mangueras

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Como se puede observar en las imágenes anteriores se tienen dos estanterías vacías que servirán para la implantación de las distintas estrategias para el orden del almacén. 13.1.3 REUBICACION Y UNIFICACION DE BRONCES 24: Siguiendo con la estrategia para el orden y la ubicación de los distintos materiales se hizo necesario seguir con la estrategia de aprovechamiento del espacio y tal como se realizó con mangueras se ejecutó con las estanterías en las que se ubican los bronces, anteriormente se tenían dos estanterías para su almacenamiento además de los bronces más grandes que se ubicaban detrás de estas, pero sin un área demarcada para estos materiales, se optó por unificar los materiales en una sola estantería y aprovechar un espacio que se tenía demarcado con las medidas necesarias para la ubicación de solo este tipo de elementos. FIGURA 16: Reubicación de estanterías BRO24

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13.1.4 ESTRATEGIA PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES ND SIN UBICACIÓN: Tal como se pudo evidenciar en la lista de causas que influyen en la demora en la entrega de materiales, en el almacén de suministros se cuentan con materiales de tipo de planificación ND que no tienen ningún tipo de ubicación en el sistema, sea porque son códigos creados recientemente o porque nunca se les ha asignado una ubicación en las estanterías destinadas para estos, que son NDS26, NDS27 y NDS35, las cuales están completamente llenas y que solo caben referencias de pequeña longitud, para atacar esta problemática se tuvo en cuenta que en las diferentes estanterías del almacén de suministros se cuentan con ubicaciones vacías en las que no hay ningún tipo de materiales desde hace mucho tiempo y que se pueden aprovechar para la asignación de las referencias de tipo ND, teniendo en cuenta lo anterior y que las demás estrategias preliminares han permitido tener espacios libres, se decidió redistribuir diferentes estanterías e incorporarlas en otras del mismo tipo de materiales. 13.1.5 REUBICACION E INCORPORACION DE ROD16 EN ROD19, ROD21 Y ROD22: En el almacén se contaba con la existencia de 4 estanterías en las que se almacenan rodamientos y retenedores pero en las que hay espacios disponibles para la ubicación de otros materiales de ese mismo tipo, motivo por el cual se determinó eliminar ROD16 e incorporarlo en las otras estanterías de este tipo de materiales, de esta manera se tienen disponibles otros 6 cubículos de estanterías libres para la ubicación de materiales de tipo de planificación ND, lo que permite optimizar el espacio de almacenamiento, asignarle ubicación a diferentes materiales que se encuentran en el piso en el área de materiales recepcionados lo que genera también mejora en el proceso de despacho al tener en ubicaciones fijas los materiales y que al momento de buscarlos se puedan encontrar fácilmente. FIGURA 17: Optimización de espacio estanterías ROD16

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13.1.5 CREACION DE NUEVAS ESTANTERIAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE CORREAS Y BANDAS (BAN38) CONTRA LA PARED: Actualmente en el almacén de suministros del Ingenio se cuentan con 7 cubículos de estanterías similares a las vistas en las imágenes anteriores para el almacenamiento de bandas y correas, la propuesta para el mejoramiento en este sentido hace referencia a reubicar dichos materiales en estanterías mucho más dinámicas y de fácil almacenamiento que constan de ganchos y tubulares ubicados contra la pared de la siguiente manera:

FIGURA 18: Propuesta nueva estantería para bandas y correas

Esto permitiría optimización del espacio, almacenamiento adecuado para este tipo de materiales, eliminación de polvo que se acumula en las estanterías, fácil acceso, fácil conteo y verificación de stock para la reposición de unidades, inversión de bajo presupuesto. Para lograr esto se debe reubicar las estanterías que pertenecen a PIN54 y reubicarlas donde está BAN38 en estos momentos. 13.1.6 REUBICACION Y UNIFICACION DE MALLAS 62, 63, 64 y 65: En la actualidad el almacén de suministros tiene 4 estanterías de gran tamaño que están destinadas para el almacenamiento de mallas y láminas, las cuales no están sirviendo de nada, pues se ven totalmente abandonadas y no están siendo utilizadas, pues se están almacenando las láminas tal y como llegan del proveedor en huacales a un lado de las estanterías como se puede observar en la siguiente imagen:

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FIGURA 19: Reubicación y unificación de mallas

Esta es el área que sin duda más desorden está causando en el almacén de suministros pues hay mallas de gran tamaño y de gran peso que no pueden ser ubicadas en los sitios donde tienen asignación, además han llegado referencias nuevas que no se les ha asignado ubicación. De acuerdo a lo anterior la propuesta que se presentó a la administración del almacén fue aprovechar las estanterías que se desocuparon de las mangueras y de los materiales obsoletos que fueron retirados durante el desarrollo del presente proyecto por parte del personal del almacén hacia otro sitio y modificarlas para que de esta manera se puedan reubicar las referencias de mallas que se encuentran tanto en las estanterías originales como en el piso. Se procedió a la modificación de dichas estanterías y así quedaron para empezar la reubicación de los materiales.

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FIGURA 20: Propuesta unificación mallas FIGURA 21: propuesta unificación mallas

(2)

Al terminar la obra de reestructuración de la estantería quedo así: FIGURA 22: Modificación estantería para unificar mallas

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La ubicación de las mallas en la anterior estantería permitirá mejorar sustancialmente el orden y la apariencia del almacén dándole un cambio determinante, con una optimización de espacio excelente, eliminación de empaques innecesarios como la madera de los huacales y otros elementos inservibles que ocupan espacio y hacen ver mal el almacén, también permitirá eliminar las estanterías de MAL62, MAL63, MAL64 y MAL65. La eliminación de estas estanterías generan un espacio de por lo menos de 36 metros cuadrados que se utilizaran para la siguiente estrategia. 13.1.7 ESTABLECER UN ESPACIO PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES DE GRAN TAMAÑO QUE LLEGAN AL ALMACEN DE SUMINISTROS: Con la eliminación de las estanterías del punto anterior se genera un espacio de por lo menos 36 metros cuadrados los cuales se podrán aprovechar en la implementación de un espacio debidamente marcado y dinámico en el cual se puedan almacenar materiales ND de gran tamaño y peso como reductores, variadores y demás, este espacio debe ser administrado por el coordinador de almacén gestionando que lo que allí se almacene sea rápidamente retirado por los usuarios, de lo contrario informara al jefe de logística de suministros si algún dueño de proceso no procede con el retiro del material, esto garantizara que el espacio se aproveche adecuadamente y no se incurra otra vez en desorden y problemas de espacios para el almacén. 13.1.8 ESTRATEGIA PARA DISMINUIR EL TIEMPO PERDIDO BUSCANDO MATERIALES ND SIN UBICACIÓN: Es de aclarar que las estrategias anteriormente mencionadas aportan a la mejora de esta causa de demora en el proceso de despacho ya que con ellas se pretende darle ubicación fija a todas las referencias que se encuentran en el almacén hasta el momento, a través, de la optimización del espacio y la reubicación y reincorporación de algunos materiales en otras estanterías. Lo que busca la presente propuesta es ubicar cada material en una ubicación logrando con esto depurar las estanterías existentes actualmente para la ubicación de NDS como lo son NDS26, NDS27 Y NDS35 en las que se ubican hasta 7 y 8 referencia de materiales en una misma ubicación. Con las estanterías que se desocupan producto de la implementación de las estrategias anteriores de optimización del espacio lo que se busca es que hayan suficientes lugares para que cada referencia de material sea ND, VB o VM tenga su propia ubicación designada, esto permitiría actualizar la información de ubicaciones en los dos módulos WM y MM y que al llegar cualquier material que ya tenga su ubicación en el sistema al momento de imprimir la etiqueta salga con la ubicación impresa y se elimine el reproceso que en este momento se está presentando. Lo anterior eliminaría tiempos perdidos para la verificación y asignación de ubicaciones, eliminaría tiempos perdidos en el proceso de despachos buscando materiales que no tienen ubicación el cual está en 15 minutos en promedio por cada referencia buscada, además aporta

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para el control de los inventarios y el control de las inexistencias físicas pues los materiales van a estar menos expuestos a perdidas producto del desorden. Para el desarrollo de este punto también se propone que cuando los usuarios envíen solicitudes de creación de códigos para determinados elementos requeridos por ellos, adjunten en el formato correspondiente las dimensiones estimadas de cada referencia con el fin de que el personal encargado de crear los códigos pueda asignarle una ubicación antes de que ingrese al almacén, lo que originaría eficiencia en el almacenamiento de los materiales y eliminaría por completo el problema de los materiales NDS sin ubicación aportando sustancialmente al mejoramiento de los tiempos de entrega en el proceso de despachos. 13.1.9 ESTRATEGIA PARA MEJORAR IMPRESIÓN LENTA DE RESERVAS: Como se determinó en el desarrollo de las causas de demora en el proceso, la impresión al mes toma en promedio 16 horas, algo que es realmente lento teniendo en cuenta la necesidad que se tiene en el proceso de ser más eficientes, se debe tener claro que la impresora encargada de realizar las impresiones en el área de entrega de materiales tiene por lo menos 7 años en funcionamiento y es la única que existe en el almacén para la impresión de cheques SAP, la propuesta que se quiere realizar es buscar asesoría con el personal de sistemas para determinar que impresora hay en el mercado que sea compatible con SAP y que sea más eficiente en cuanto a tiempos de impresión, en caso de que no hayan más impresoras se propone comprar por lo menos una impresora más teniendo en cuenta que en ella imprimen por lo menos 4 usuarios. 13.1.10 ESTRATEGIA PARA BODEGAS VIRTUALES SIN UBICACIÓN Se propone trabajar conjuntamente con el área de sistemas para que desarrolle una manera de actualizar de forma conjunta las ubicaciones que tiene la bodega virtual 405, en las demás bodegas virtuales ya que SAP permite trabajar con textos delimitados por tabulaciones desde Excel y de múltiples datos, que eviten tener que actualizar referencia por referencia en cada una de las bodegas virtuales, esto permitiría complementar la estrategia implementada sobre los materiales bloqueados para determinada área que tuvo éxito en gran parte si no fuera porque las bodegas virtuales quedaron sin ubicaciones actualizadas, sería muy buen aporte para la disminución de tiempos de espera por parte de los usuarios ya que estas dos causas aportan bastante al problema presentado. 13.1.11 ALTO FLUJO DE PERSONAL EN EL ALMACEN DE SUMINISTROS: Se propone restringir el ingreso de personal al almacén de suministros del ingenio azucarero ya que en el momento es de puertas abiertas para cualquier persona, no se tiene restricciones de ingreso en horario de operación lo que causa traumatismo al personal y la ejecución de sus labores, se deben establecer las personas que pueden ingresar al almacén y bajo qué

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circunstancias pues ahí personas que lo han tomado como pasillo por ahorrarse camino para llegar a otras dependencias, además se deberán socializar las restricciones con los ingenieros con el fin de no herir susceptibilidades ni causar molestias, dueños de proceso y personal en general para hacer buen uso de los servicios de atención a los usuarios y en los espacios determinados para ello, por ejemplo, si un usuario necesita algo relacionado con existencias físicas deberá acercarse al personal de inventarios, si necesita algo relacionado con la llegada de algún material deberá acercarse al área de recepción por el lugar debido, esto debido a que se obstaculizan y se frenan los demás procesos intentando solucionarle sin tener en cuenta el personal idóneo para responder a sus solicitudes.

13.1.12 ESTATEGIA PROPUESTA PARA PROBLEMAS EN EL INGRESO DE MATERIALES POR PARTE DE RECEPCIÓN:

Se propone que, cualquier material que los usuarios necesiten de carácter urgente y que no esté ingresado al inventario, el personal que lo requiera deberá acercarse directamente al área de recepción, esto con el fin de no crear confusión en el área de despachos con materiales que no aparecen en el sistema, pues se presentan muchos casos en que los usuarios llaman directamente al proveedor a preguntar por los materiales y estos les dicen que ya fueron entregados en el ingenio pero resulta que no han sido ingresados al sistema, teniendo en cuenta que el personal de despachos trabaja en base a lo que aparece en el resumen de stocks, esto genera pérdida de tiempo en el proceso al tener que dirigirse hasta la recepción y preguntarle al personal de allí sobre estos materiales y esperar a que ellos verifiquen en las facturas y proveedores si realmente el material fue recepcionado y está pendiente por ingresar al sistema. De esta manera se mejoraría el servicio y se disminuirían los tiempos de entrega en el proceso de despacho de materiales. 13.1.13 ESTRATEGIA PARA LA CAUSA: RESERVAS DE MATERIAL MAL HECHAS POR EL ÁREA USUARIA. Se propone a la administración del almacén solicitar capacitación para los usuarios sobre la verificación de los materiales que desean retirar, sobre cómo realizar reservas adecuadamente, sobre las clases de valoración existentes y que tipo de movimiento realizar para cada caso, pues este es un problema que se presenta comúnmente en el área de despacho, que al corroborar toda la información se procede a contabilizar y la reserva se encuentra mal hecha, se incurre en tiempos perdidos no solo para los despachos sino también para los procesos que requieren los materiales. 13.1.14 PROPUESTA PARA INEFICIENCIA EN LEGALIZACIÓN DE MATERIALES RETIRADOS EN HORARIO NO ADMINISTRATIVO: Se propone a la dirección del almacén implementar un formato de ingreso al almacén en horario no administrativo en el cual se registre; hora y fecha de ingreso, personal que ingresó, códigos de materiales retirados, cantidades,

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nombre breve de los materiales, ubicación, y numero de reserva para la debida legalización, deberá firmar el ingeniero que ingresó, además deberá enviar un correo relacionando la misma información allí diligenciada al personal encargado de legalizar los materiales retirados en horario no administrativo. Se debe ingresar al almacén en compañía del personal de seguridad y este deberá ser el encargado de portar la llave del almacén. Lo anterior permitirá tener el debido control sobre los inventarios como también de las existencias físicas de materiales, además evitara incurrir en descuadres entre el sistema SAP frente a existencias físicas, como también permitirá realizar una buena planificación de inventarios por tener información en el sistema acorde con lo existente en las estanterías, esto también interviene positivamente en el proceso de despachos al tener cuadrado el inventario. El personal del almacén encargado de legalizar estos materiales deberá hacerlo diario para garantizar que el sistema no se descuadre. 13.1.15 PROPUESTA PARA INEXISTENCIA FÍSICA DE MATERIALES VS EXISTENCIA EN SISTEMA SAP. Se propone realizar un inventario general del almacén cada año con el fin de determinar realmente las diferencias en el inventario frente al sistema y realizar el ajuste respectivo con el fin de mantener el inventario actualizado, además realizar inventarios aleatorios en el transcurso del año a las distintas estanterías con el fin de determinar inexistencias y poder saber rápidamente que paso con las referencias de materiales que están descuadradas. Los inventarios aleatorios deberán cubrir el total del almacén en el año con lo cual se estaría completando dos inventarios en el año. 13.1.16 ENTREGA DE MATERIALES SIN DEBIDO INGRESO AL INVENTARIO. Debido a los problemas presentados en el inventario y a las diferencias entre el sistema SAP y lo que realmente se encuentra físicamente la dirección del almacén decidió crear una bodega virtual en SAP (422) en la que se ingresen todos los materiales que son entregados bajo este concepto, de esta manera se controla el inventario y se tiene control sobre las distintas áreas usuarias sobre los materiales que deben legalizar, el líder de almacén envía un correo mensualmente antes de cerrar periodo contable sobre lo que aparece en esta bodega virtual con el fin de que los dueños de los procesos responsables legalicen los materiales que aún tienen allí y así mantenerla depurada. La mejora se presentó durante el desarrollo del proyecto. 13.1.17 PROPUESTA PARA REDUCIR RECORRIDOS EN EL PROCESO DE DESPACHO DE MATERIALES: En el estudio realizado del proceso de despacho en los meses de marzo y abril se determinó la frecuencia de materiales retirados para estos dos meses, en el cual se pudo observar cuales fueron los materiales que más retiraron los usuarios, estableciendo cuantas veces se retiraron, promedio de cantidad por salida y cantidad total retirada en el mes, en base a esto y teniendo en cuenta

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las estanterías que quedan libres al implementar los cambios y optimización de espacio, se propone ubicar una estantería cerca al área de despacho del almacén de suministros donde se ubiquen las referencias de materiales que presentan una mayor rotación, de esta manera se minimiza el tiempo de despacho, los desplazamientos realizados por el personal. Con la implementación de las anteriores estrategias y propuestas se puede obtener un adecuado control de los inventarios, disminución de los descuadres y sobre todo garantizar la existencia de materiales críticos para los diferentes procesos ya que se tendría una buena planificación de los inventarios al tener información veraz entre lo que dice el sistema y lo que realmente se encuentra físicamente, además se mejora ostensiblemente el proceso de despachos disminuyendo tiempos de entrega pues se atacan las causas que más influyen en su demora.

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14. CONCLUSIONES

El proceso de despacho de materiales del almacén de suministros se torna lento por la cantidad de materiales de tipo de planificación ND que ingresan sin ninguna ubicación fija.

El almacén de suministros presenta desorden, ya que no se está realizando la labor de ubicación de materiales de tipo de planificación ND con frecuencia, puesto que las estanterías destinadas para tal fin se encuentran totalmente copadas.

Se evidencio durante el desarrollo del presente proyecto que no se están llenando los registros de ubicaciones cuando el personal realiza movimientos de materiales, lo cual genera pérdida de tiempo para el personal de despachos.

El sistema SAP presenta desactualización en la ubicación de los materiales lo cual genera reproceso y pérdidas de tiempo.

Las causas que más aportan a la demora en el proceso de despacho en el almacén del ingenio azucarero son: materiales ND sin ubicación en el sistema, descuadres entre el inventario real y el stock del sistema SAP, desorden locativo y los materiales bloqueados para determinada área o usuario que derivo en las bodegas virtuales que no tienen la ubicación actualizada.

Las causas de demora en el proceso de despacho y de la inexistencia física de materiales se interrelacionan entre sí, lo cual se ve reflejado en los descuadres de los inventarios.

Las estrategias que se tomaron para uno de los problemas también aportara mejoría para el otro, teniendo en cuenta que las causas se interrelacionan.

El personal de los diferentes procesos y áreas usuarias de los servicios del almacén también influyen negativamente tanto en la demora como en la inexistencia física de materiales.

El almacén de suministros no tiene un área destinada para el almacenamiento de materiales de gran tamaño que requieren condiciones especiales de almacenamiento.

Los usuarios del almacén no están cumpliendo con las legalizaciones de los materiales que se retiran tanto en horario no administrativo como los materiales retirados sin su respectivo ingreso al sistema, lo cual genera incertidumbre y poca confianza en la información arrojada por el inventario SAP.

El almacén no tiene el control adecuado sobre lo mencionado en el punto anterior, pues no se llevan registros de ingreso y mucho menos se realiza el seguimiento a la legalización de los materiales.

Se evidencio que en el almacén de suministros se han realizado inventarios físicos mas no se han ejecutado adecuadamente, puesto que no se realizan los ajustes respectivos.

Existen múltiples lugares vacíos en las estanterías en los que se pueden almacenar materiales que están pendientes por ubicación, el

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aprovechamiento de estos espacios generaría tener un adecuado orden y se disminuirían los tiempos de entrega en el proceso de despachos.

Se hace importante contar con la ayuda y el trabajo conjunto con los dueños de procesos para que los tiempos de entrega y los inventarios del almacén puedan permanecer cuadrados, esto generaría una relación gana gana tanto para el almacén como para los procesos, pues al tener un buen nivel de confianza en los inventarios se garantiza la reposición de los materiales de manera más efectiva.

Las estrategias que se proponen buscan obtener un impacto muy positivo en todas las actividades del almacén no solo en el proceso de despachos sino también en el control de los inventarios, el control de las existencias, la planificación de los inventarios, almacenamiento rápido de materiales recepcionados y en el orden y aseo del almacén.

El acceso a la información teniendo un sistema como SAP permite medir de manera rápida prácticamente lo que se quiera, por lo cual se debe utilizar de manera mucho más eficiente para el logro de los objetivos y metas propuestas.

Las estrategias y propuestas de mejoras aquí propuestas no requieren mayor inversión para lograr su ejecución.

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15. RECOMENDACIONES

Implementar las estrategias propuestas en el presente proyecto ya que tiene un impacto muy significativo en todas las actividades desarrolladas dentro del almacén.

Mantener el ánimo y el enfoque en la mejora continua, pues esto permite identificar discrepancias y corregir oportunamente.

Implementar los controles propuestos en el tema de materiales retirados en horario no administrativo y materiales que no se han ingresado al sistema SAP, esto permitirá tener el control adecuado sobre los inventarios y disminuir los descuadres entre el sistema y lo existente físicamente.

Enviar informes periódicos del estado de los materiales ND por área, para que el usuario proceda a legalizar el material del inventario.

Socializar ante las áreas usuarias el impacto que tienen sobre el inventario y el desempeño del almacén.

Buscar el apoyo de la alta dirección para la adecuada implementación de las estrategias aquí propuestas.

Buscar nuevas estrategias para el mejoramiento de todas las actividades del almacén.

Trabajar conjuntamente con el área de sistemas para lograr actualizar cada día el sistema con los requerimientos del almacén.

Buscar el apoyo de la alta dirección para que los usuarios cumplan con el retiro oportuno de los materiales ND que piden, pues deben hacerse responsables de sus solicitudes de pedido.

Mantener el espíritu de trabajo en equipo y buscar mejores alternativas cada día como lo hace el equipo del almacén de suministros hasta ahora.

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16. BIBLIOGRAFIA

REFERENCIAS: Pinzón, E, & Martínez, L. (2015). Elaboración de una propuesta de gestión de materiales de baja rotación en el almacén de la empresa “INGENIO RISARALDA S.A”. Universidad Tecnológica de Pereira, Pereira, Colombia. Hurtado, B, & Muñoz, A. (2011). Plan de mejoramiento y análisis de la gestión logística del almacenamiento en la organización “HERVAL LTDA”. Universidad católica de Pereira, Pereira, Colombia. Hakspiel, M. (2012). Mejoramiento del proceso logístico de despacho de materiales para la empresa “CARBONES DEL CERREJON LIMITED”. Universidad Industrial de Santander, Bucaramanga, Colombia. Santos, W, & Mora, J. (2009). Propuesta de un sistema de logística de distribución orientado a la mejora del servicio al cliente en la “FERRETERIA CHP MATERIALES PARA CONSTRUCCION”. Universidad Pontificia Bolivariana, Bogotá, Colombia. Marreto, B, & Gonzales, M. (2010). Mejora de los procesos logísticos de planeación, aprovisionamiento, almacenamiento y distribución de materia prima agregados de una empresa cementera venezolana. Universidad Católica Andrés Bello, Caracas, Venezuela. Asencio, J, & Domínguez, K. (2010). Propuesta de mejora en el almacén de materiales de una empresa Salvadoreña. Universidad Centroamericana José Simeón Cañas, San Salvador, El Salvador. Casanovas, A. (2011). Logistica Integral. En L. Cuatrecasas. Barcelona: Profit . Cervecera, M. L. (2012). Gestion de Inventarios. Bogota : Ediciones de la U. Christopher, M. (2000). Logistica Aspectos Estrategico . Mexico DF: LIMUSA, S.A. de C.V. GRUPO NORIEGA EDITORES. Correa, G. C. (2003). En L. G. Alba Luz Duarte, Gestion Efectiva de Materiales. Cartagena de Indias: CORPORACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA DE BOLIVAR. Ministerio de Justicia y del Derecho. (08 de ENERO de 2015). MINJUSTICIA. Obtenido de http://www.minjusticia.gov.co/Normatividad.aspx#dltop

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propuesta de mejora para el proceso de entrega de

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