proposal sistem informasi hpp ptlgj -...
TRANSCRIPT
USULAN SISTEM INFORMASI HPP PtLGJ
3.1.1 Diagram Aliran Data
Diagram aliran data perhitungan harga pokok produksi PtLGJ sebagai berikut:
Sistem_Informasi_Harga_Pokok_Produksi_PT_Lesta
ri_Giat_Jaya
PerencanaanProduksi
Penjualan
Daftar_pesanan
Daftar_jam_mesin
Daftar_penggunaan_tenaga_kerja
Daftar_penggunaan_bahan
daftar_harga_jual
Direktur
Laporan_harga_pokok
daftar_harga_penjualan
Pembukuan
daftar_biaya_asuransi
Daftar_biaya_listrik
daftar_biaya_kemas
daftar_biaya_penyusutan_mesin
daftar_pemeliharaan_mesindaftar_gaji
Gambar 3.7 Diagram Konteks Sistem Informasi Harga Pokok Produksi PtLGJ
PerencanaanProduksi
Penjualan
Daftar_pesananDaftar_jam_mesin
Daftar_penggunaan_tenaga_kerja
Daftar_penggunaan_bahan
DirekturLaporan_harga_pokok
daftar_harga_jual
daftar_biaya_asuransi
Daftar_biaya_listrikdaftar_biaya_kemas
daftar_biaya_penyusutan_mesindaftar_pemeliharaan_mesin
daftar_gaji
1.0*Masukkan_data
2.0Hitung_harga_pokok_
produksi
MsBahanMsGaji
MsBiaya
Daftar_harga_penjualan
MsProduk
Pembukuan
Gambar 3.8 Diagram Nol Sistem Informasi Harga Pokok Produksi PtLGJ
2.1*Hitung_Biaya_Bahan_Baku
2.3*Hitung_Biaya_Tenaga_kerja_Langsu
ng
2.2*Hitung_Biaya_Overhead
MsBahanMsGaji
MsBiaya
MsProduk
Masukkan data
2.4*Hitung_Biaya
_Produk
Daftar_Bahan_Baku
Daftar_biaya_overhead
Daftar_biaya_tenaga_kerja_langsung
Gambar 3.9 Diagram Rinci Hitung Harga Pokok Produksi
4.1.1 Kamus Data
Data Store
No Nama Data Store
Deskripsi Data Store Sumber Inputan
1. MsBiaya @KdBiaya + NmBiaya + Biaya Daftar biaya dari bagian keuangan seperti: daftar biaya listrik, biaya kemas, biaya asuransi, penyusutan mesin, pemeliharaan mesin, dan daftar gaji.
2. MsProduk @KdBar + NmBar + HrgProd + Jlh Daftar pesanan
3. MsAktivitas @KdAktivitas + Aktivitas + KdPool Daftar penggunaan aktivitas
4. MsPool @KdPool + NmPool + Penggerak + totalAktivitas
Daftar penggunaan aktivitas
5. TrTngker @Nopesan + @KdBar + jam_mesin + {@KdKar + NmKar }
Daftar penggunaan tenaga kerja dan daftar jam mesin
6. TrBahan @Nopesan + @KdBar + {@KdBahan + NmBahan + Jlh + Satuan}
Daftar penggunaan bahan
7. TrAktivitas @KdBar + @KdPool + bykAktivitas
Daftar pesanan dan daftar penggunaan aktivitas
8. TrPesanan @Nopesan + Tglpesan + @KdPlg + NmPlg + AlmtPlg + Tglhrskirim + { @KdBar + NmBar + Jlh + Satuan }
Daftar pesanan
8. TrPool @KdPool + @KdBiaya + prsAktivitas + biayaAktivitas + perSatuan
Daftar biaya dan daftar penggunaan aktivitas
9. Transaksi @KdBar + @KdAktivitas + KdPool + jlhAktivitas
Daftar pesanan dan daftar penggunaan aktivitas
Data Flow
1. Daftar_Pesanan @Tgl + NmPlg + NmBar + Jumlah + Satuan + tglkirim
2. Daftar_penggunaan_tenaga_kerja @Nopesan + {@KdKar + NmKar}
3. Daftar_jam_mesin @Nopesan + jam_mesin
4. Daftar_penggunaan_bahan @Nopesan + {@KdBahan + NmBahan + Jlh + Satuan}
5. Daftar_penggunaan_aktivitas @Nopesan + @KdBar + {NmDept + Aktivitas}
6. Daftar_biaya_listrik @Periode + biaya_listrik + biaya_telepon + biaya_air
7. Daftar_biaya_kemas @Periode + biaya_pengemasan
8. Daftar_biaya_asuransi @Periode + biaya_asuransi
9. Daftar_biaya_penyusutan_mesin @Periode + biaya_penyusutan
10. Daftar_biaya_pemeliharaan_mesin @Periode + biaya_pemeliharaan
11. Daftar_gaji @Periode + {@KdKar + NmKar + Gaji}
12. Laporan_harga_pokok @Nopesan + {Biaya_biaya + Besar_Biaya} + HPP
13. Daftar_harga_jual @Nopesan + {@KdBar + NmBar + HrgJual}
14. Daftar_harga_penjualan @Nopesan + {@KdBar + NmBar + HrgJual} 15. Laporan_per_aktivitas @Periode + {Biaya + Aktivitas +
BiayaAktivitas} 4.1.2 Normalisasi Data
MsGaji
UNF MsGaji = @KdKar + NmKar + @Bag + NmDept + Gaji + AlmtKar + NoTelp 1NF MsGaji = @KdKar + NmKar + @Bag + Gaji + AlmtKar + NoTelp MsDept = @Bag + NmDept
TrTngkerja
UNF TrTngker = @Nopesan + @KdBar + jam_mesin + {@KdKar + NmKar } 1NF TrTngker_header = @Nopesan + @KdBar + jam_mesin TrTngker_detil = @NoFak + @KdKar + NmKar 2NF TrTngker_header = @Nopesan + @KdBar + jam_mesin TrTngker_detil = @Nopesan + @KdKar MsGaji = @KdKar + NmKar
TrBahan
UNF TrBahan = @Nopesan + @KdBar + {@KdBahan + NmBahan + Jlh + Satuan} 1NF TrBahan_header = @Nopesan + @KdBar TrBahan_detil = @Nopesan + @KdBahan + NmBahan + Jlh + Satuan 2NF TrBahan_header = @Nopesan + @KdBar TrBahan_detil = @Nopesan + @KdBahan + Jlh + Satuan MsBahan = @KdBahan + NmBahan
TrPesanan
UNF TrPesanan = @Nopesan + Tglpesan + @KdPlg + NmPlg + AlmtPlg +
Tglhrskirim + { @KdBar + NmBar + Jlh + Satuan } 1NF TrPesanan_header = @Nopesan + Tglpesan + @KdPlg + NmPlg + AlmtPlg +
Tglhrskirim TrPesanan_detil = @Nopesan + @KdBar + NmBar + Jlh + Satuan 2NF TrPesanan_header = @Nopesan + Tglpesan + @KdPlg + NmPlg + AlmtPlg +
Tglhrskirim TrPesanan_detil = @Nopesan + @KdBar + Jlh + Satuan
MsProd = @KdBar + NmBar 3NF TrPesanan_header = @Nopesan + Tglpesan + @KdPlg + Tglhrskirim TrPesanan_detil = @Nopesan + @KdBar + Jlh + Satuan MsProd = @KdBar + NmBar MsPlg = @KdPlg + NmPlg + AlmtPlg
4.1.3 Spesifikasi File
Nama File = MsBiaya Kunci = KdBiaya
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdBiaya Text 3 - Kode Biaya X99
2. NmBiaya Text 50 - Nama Biaya X(50)
3. Biaya Currency 14 - Biaya 9(14)
Keterangan Kode Biaya : Digit pertama adalah huruf B yang berarti biaya, sedangkan digit kedua dan ketiga menunjukkan nomor urut biaya.
Nama File = MsBahan Kunci = KdBahan
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdBahan Text 4 - Kode Bahan Baku XX99
2. NmBhn Text 50 - Nama Bahan Baku X(50) 3. HrgBhn Currency 14 - Harga Satuan
Bahan Baku 9(14)
4. Jumlah Number 5 - Jumlah Bahan yang tersedia
9(5)
Keterangan Kode Bahan : Digit pertama menunjukkan bahan utama atau bahan penolong :
U = bahan utama, P = bahan penolong Digit kedua menunjukkan nama bahan :
A = benang acrylic, N = Nylon, S = Spandex, P = Polyester Digit ketiga dan keempat menunjukkan ukuran bahan utama atau nomor urut bahan penolong : 52 = Acrylic 1/52, 40 = Acrylic 1/40, 20 = Spandex 20/75, 30 = Spandex 30/75
Nama File = MsProduk Kunci = KdBar
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdBar Text 7 - Kode Barang XX-9999
2. NmBar Text 50 - Nama Barang X(50) 3. Jlh Number 5 - Jumlah Barang yang
tersedia untuk dijual 9(5)
4. HrgProd Currency 14 - Harga Satuan Barang 9(14)
Keterangan kode barang : Digit pertama dan kedua menunjukkan jenis produk :
LA = produk anak, LB = produk dewasa, LS = produk sport Digit ketiga dan keempat menunjukkan ukuran produk :
50 = ukuran 19-20, 51 = ukuran 21-22, 52 = ukuran 23-24
Nama File = MsPlg Kunci = KdPlg
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdPlg Text 5 - Kode Pelanggan 99999
2. NmPlg Text 50 - Nama Pelanggan X(50)
3. AlmtPlg Text 50 - Alamat Pelanggan X(50)
4. KotaPlg Text 20 - Kota Pelanggan X(20)
5. NoTelp Text 12 - Telepon Pelanggan X(12)
6. Email Text 50 - Email Pelanggan X(50)
Keterangan kode pelanggan : Kelima digit kode pelanggan menunjukkan nomor urut pelanggan.
Nama File = MsGaji Kunci = KdKar, Bag
No. Nama Field
Type Panjang Desimal Keterangan Format
1. KdKar Text 4 - Kode Karyawan XX99
2. NmKar Text 50 - Nama Karyawan X(50)
3. Bag Number 1 - Bagian/ departemen 9
4. Gaji Currency 14 - Gaji Karyawan 9(14)
5. AlmtKar Text 50 - Alamat Karyawan X(50)
6. NoTelp Text 12 - Nomor Telepon X(12)
Keterangan kode karyawan :
Digit pertama dan kedua menunjukkan jam / shift kerja karyawan : KP = shift 1 (pagi), KS = shift 2 (siang), KM = shift 3 (malam) KA = untuk karyawan dengan shift kerja normal (08.00 – 17.00) Digit ketiga dan keempat menunjukkan nomor urut karyawan.
Nama File = MsDept Kunci = Bag
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. Bag Number 1 - Bagian/ departemen 9
2. NmDept Text 50 - Nama Departemen X(50)
Keterangan Bagian /departemen :
1 = Penyimpanan Bahan Baku 2 = Produksi 3 = Pengemasan 4 = Penyimpanan Barang Jadi 5 = Keluar Masuk Barang 6 = Ubah Mode 7 = Pemeliharaan Mesin
Nama File = MsPool Kunci = KdPool
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdPool Text 3 - Kode Pool X99
2. NmPool Text 50 - Nama Pool X(50)
3. Penggerak Text 50 - Penggerak Biaya X(50)
4. TotalAktivitas Number 5 - Total Aktivitas 9(5)
Keterangan kode pool : Digit pertama berawalan P yang berarti Pool, sedangkan digit kedua dan ketiga menunjukkan nomor urut kode pool.
Nama File = MsAktivitas Kunci = KdAktivitas
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdAktivitas Text 4 - Kode Aktivitas XX99
2. Aktivitas Text 50 - Uraian Aktivitas X(50)
3. KdPool Text 3 - Kode Pool X99
Keterangan kode aktivitas :
Digit pertama dan kedua menunjukkan bagian yang menggunakan aktivitas tersebut : AB = bagian penyimpanan bahan baku, AP = bagian produksi AK = bagian pengemasan, AJ = bagian penyimpanan barang jadi AM = bagian keluar masuk barang, AU = bagian ubah mode AL = bagian pemeliharaan mesin Digit ketiga dan keempat menunjukkan nomor urut aktivitas.
Nama File = TrAktivitas Kunci = KdBar, KdPool
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdBar Text 7 - Kode Barang XX-9999
2. KdPool Text 3 - Kode Pool X99
3. BykAktivitas Number 5 - Banyak Aktivitas 9(5)
Nama File = TrPool Kunci = KdPool, KdBiaya
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format
1. KdPool Text 3 - Kode Pool X99
2. KdBiaya Text 3 - Kode Biaya X99
3. PrsAktivitas Number 3 - Persen Aktivitas 9(3)
4. BiayaAktivitas Currency 14 - Biaya Aktivitas 9(14)
5. PerSatuan Currency 14 - Biaya per Satuan Aktivitas
9(14)
Nama File = Transaksi Kunci = KdBar, KdAktivitas
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. KdBar Text 7 - Kode Barang XX-9999
2. KdAktivitas Text 4 - Kode Aktivitas XX99
3. KdPool Text 3 - Kode Pool X99
4. JlhAktivitas Number 5 - Jumlah Aktivitas 9(5)
Nama File = TrTngker_header Kunci = Nopesan, KdBar
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. Nopesan Text 7 - Nomor pesanan XX99999
2. KdBar Text 7 - Kode Barang XX-9999
3. Jam_mesin Number 5 - Jumlah jam mesin 9(5)
Nama File = TrTngker_detil Kunci = Nopesan, KdKar
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format/ Controls
1. Nopesan Text 7 - Nomor pesanan XX99999
2. KdKar Text 5 - Kode Karyawan XX99
Nama File = TrBahan_header Kunci = Nopesan, KdBar
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format
1. Nopesan Text 7 - Nomor pesanan XX99999
2. KdBar Text 7 - Kode Barang XX-9999
Nama File = TrBahan_detil Kunci = Nopesan, KdBahan
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format
1. Nopesan Text 7 - Nomor pesanan XX99999
2. KdBahan Text 4 - Kode Bahan XX99
3. Jlh Number 5 - Jumlah Bahan
yang digunakan
9(5)
4. Satuan Text 5 - Satuan unit bahan X(5)
Nama File = TrPesanan_header Kunci = Nopesan, KdPlg
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format
1. Nopesan Text 7 - Nomor pesanan XX99999
2. Tglpesan Date 8 - Tanggal pesanan Mm/dd/yyyy
3. KdPlg Text 5 - Kode Pelanggan 99999
6. Tglhrskirim Date 8 - Tanggal harus kirim pesanan
Mm/dd/yyyy
Nama File = TrPesanan_detil Kunci = Nopesan, KdBar
No. Nama Field Type Panjang Desimal Keterangan Format
1. Nopesan Text 7 - Nomor pesanan XX99999
2. KdBar Text 7 - Kode Barang XX-9999
3. Jlh Number 5 - Jumlah pesanan 9(5)
4. Satuan Text 5 - Satuan barang X(5)
4.2 Perancangan Proses 4.2.1 Diagram Hierarki
- Diagram Hierarki Menu Utama
M enu Utam a
File Input Laporan
Gambar 4.10 Diagram Hierarki Menu Utama
- Diagram Hierarki Submenu File
File
H itung HargaPokok
M anajem enAktiv itas Exit
Gambar 4.11 Diagram Hierarki Submenu File
- Diagram Hierarki Submenu Input
Input
M asterB iaya
M asterProduk
M asterAktiv itas
TransaksiBahan
TransaksiTenaga Kerja
TransaksiPesanan
Gambar 4.12 Diagram Hierarki Submenu Input
- Diagram Hierarki Submenu Laporan
Laporan
Laporan peraktivitas
Laporan hargapokok produksi
Laporan Pesanan
Gambar 4.13 Diagram Hierarki Submenu Laporan
4.2.2 Bagan Terstruktur
Menu Utama Activity BasedInformation System pada
PT Lestari Giat Jaya
File Input
Alt FAlt I
Laporan
Alt L
Gambar 4.14 Bagan Terstruktur Menu Utama
File
Hitung HargaPokok Exit
Pilih 1
Pilih 3
ManajemenAktivitas
Pilih 2
Gambar 4.15 Bagan Terstruktur Menu File
Input
M sB iaya TrPesanan
P ilih 1
P ilih 6
M sProduk M sAktiv itas TrBahan TrTngker
Pilih
2
P ilih
3
Pilih 4
Pilih
5
Gambar 4.16 Bagan Terstruktur Menu Input
Laporan
Laporan peraktivitas Laporan Pesanan
Pilih 1
Pilih 3
Laporan HargaPokok Produksi
Pilih 2
Gambar 4.17 Bagan Terstruktur Menu Laporan
M s B ia y a
E n tr i S im p a n k e fi le
K d B ia y a
K d B ia y a
N m B ia y a
B ia y a
E n tr i
K d B ia y a
N m B ia y a
B ia y a
S ta tu sN m B ia y a
B ia y a
Gambar 4.18 Bagan Terstruktur Submenu Master Biaya
MsProduk
Entri Simpan ke file
KdBar
KdBar
NmBar
Jlh
Entri
KdBar
NmBar
Jlh
StatusNmBar
Jlh
Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Submenu Master Produk
MsAktivitas
Entri Simpan ke file
KdBar
KdBar
NmBar
Jlh
Validasi
KdBar
NmBar
Jlh Status
NmBar
Jlh
Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Submenu Master Aktivitas
TrBahan
Entri Simpan ke file
KdBah
an
KdBahan
NmB
ahan
Jlh
Validasi
KdBahan
NmBahan
Jlh Status
NmBahan
Jlh
Satuan
Satuan
Gambar 4.21 Bagan Terstruktur Submenu Transaksi Bahan
TrTngker
Entri Simpan ke file
KdKar
KdKar
NmKar
Jam
mesi
n
Validasi
KdKar
NmKar
Jammesin
Status
NmKar
Jammesin
Nopesan
Nope
san
KdBar
Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Submenu Transaksi Tenaga Kerja
TrPesanan
Baca FileTrPesanan Baca file MsPlg
EOF
EOF
Cari Data
KdP
lg Nm
Plg
Alm
tP
lg
Simpan Ke File
Nopesan
TglpesanKdPlg
NmPlg
AlmtPlg
TglhrskirimKdBar
NmBar
Jlh
Satuan
Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Submenu Daftar Pesanan
Manajemen Aktivitas
Baca File MsProduk Baca File Transaksi Cari Data
EOF EOF KdBarNmBar
Aktivitas
jlhAktivitas
Entri
Aktivitas
jlhAktivitas
Simpan ke File
NmPool
hrgProd
KdBar
NmBar
Aktivitas
jlhAktivitas
hrgProd
NmPool
Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Submenu Manajemen Aktivitas
Hitung Harga Pokok
Baca File MsPool Baca File TrPool Cari Data
EOF EOF
Entri Simpan ke File
prsAktivitasAktivitas
totalAktivitas biayaAktivitas
perSatuan
KdBarNmBar
jlhAktivitas
Aktivitas
jlhAktivitas hrgProd
NmPool
KdBar
NmBar
Aktivitas
jlhAktivitas
hrgProd
NmPool
biayaAktivitas
perSatuan
prsAktivitas
totalAktivitas
Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Submenu Hitung Harga Pokok
Laporan peraktivitas
Baca FileMsProduk
Cari Data di FileTransaksi
EOF
KdBa
r
Cari Data di FileMsAktivitas
KdA
ktiv
itas
KdP
ool
KdAk
tivita
s
Cari Data di FileTrPool
KdPool perS
atua
n
Tampilkan
jlhAk
tivita
s jlhAktivitas
perSatuan
HrgProd
Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Submenu Laporan per Aktivitas
Laporan HargaPokok Produksi
Baca FileTrPesanan
Cari Data diFile TrPesanan
EOF
Nope
san
Cari Data diFile TrBahan
KdB
arK
dBah
an
KdBa
r
Cari Data diFile MsBahan
KdBahanHrgBhn
Cari Data diFile TrTngKer
Nop
esan
Jlh
Sat
uan
KdBar
Nopesan
Jam_mesin
KdKar
Cari Data di File MsProduk,Transaksi, MsAktivitas, TrPool
Tampilkan
KdBar
KdAktivitas
KdBar
jlhAktivitas
perSatuanjlhAktivitas
perSatuan
HrgProd
Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Submenu Laporan Harga Pokok Produksi
Laporanpesanan
Entri Baca FileTrPesanan
TglP
esan
KdBa
r
TglAwal
TglAkh
ir
TglA
wal
TglA
khir
KdPl
gJlh
Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Submenu Laporan Pesanan
4.2.3 State Transition Diagram (STD)
State Transition Diagram (STD) adalah diagram transisi / perpindahan state atau
keadaan. STD menggambarkan perpindahan sistem dari satu state ke state yang lain dalam suatu
front-end sistem.
Menu Utama Input
File
Pilih FileTampilkan Layar File
Pilih InputTampilkan Layar Input
Laporan
Pilih LaporanTampilkan Layar Laporan
Gambar 4.29 Diagram Transisi Menu Utama
File
Exit
Hitung HargaPokok
Pilih Hitung Harga PokokTampilkan Layar Hitung
Harga Pokok
Pilih ExitKeluar dari Sistem
ManajemenAktivitas
Pilih Manajemen AktivitasTampilkan Layar
Manajemen Aktivitas
Gambar 4.30 Diagram Transisi Submenu File
Inpu t
TransaksiP esanan
M aster B iaya
P ilih M aster B iayaTam pilkan Layar M aster
B iaya
M aste rA ktiv itas
TransaksiBahan
M asterP roduk
TransaksiTenaga
K erja
P ilih M aste r P rodukTam pilkan Layar M aster
P roduk
P ilih M asterAktiv itasTam pilkan Layar
M aster A ktiv itas
P ilih T rB ahan Tam pilkanLayar Transaksi B ahan
P ilih TrTngkerjaTam p ilkan LayarTrTenaga K erja
P ilih T rP esanan Tam pilkanLayar Transaksi Pesanan
Gambar 4.31 Diagram Transisi Submenu Input
Laporan
LaporanP esanan
Laporan peraktiv itas
P ilih Laporan per ak tiv itasTam p ilkan Layar Laporan
per ak tiv itas
P ilih Laporan P esananTam pilkan Layar Laporan
P esanan
Laporan H argaP okok P roduks i
P ilih Laporan H a rga P okok P roduks iTam p ilkan Layar Laporan H arga
P okok P roduks i
Gambar 4.32 Diagram Transisi Submenu Laporan
4.3 Rancangan Layar
Pada saat program pertama kali dijalankan, maka akan ditampilkan layar “Menu
Utama”. User dapat memilih pada menubar pilihan – pilihan sebagai berikut :
1. menu “File” yang terdiri dari menu “Hitung Harga Pokok” untuk menghitung harga pokok produksi dan menu “Manajemen Aktivitas” untuk menganalisa aktivitas yang perlu diefisiensikan serta menu “Exit” untuk keluar dari sistem
2. menu “Input” yang terdiri dari menu “Master Biaya”, menu “Master Produk” dan menu “Master Aktivitas”, menu “Transaksi Bahan”, menu “Transaksi Tenaga Kerja dan jam mesin”, dan menu “Transaksi Pesanan” untuk melihat, menambah, memperbaiki, atau mengurangi file MsBiaya, MsProduk, MsAktivitas, TrBahan, TrTngker, TrPesanan.
3. menu “Laporan” yang terdiri dari menu “Laporan per aktivitas”, menu “Laporan Harga Pokok Produksi”, dan menu “Laporan Pesanan” untuk membuat laporan.
4.3.1 Entri/pemutakhiran data
Menu entri/pemutakhiran data dapat disajikan dalam tabel sebagai berikut :
Tabel 4.34 Fungsi dan operator setiap menu
Menu Fungsi Operator
Rancangan layar hitung harga pokok produk
Untuk menghitung harga pokok produk berdasarkan aktivitas
Bagian akuntansi
Rancangan layar manajemen aktivitas
Untuk pengefisiensian aktivitas Kepala pabrik dan Direktur
Master biaya Update master biaya Bagian akuntansi
Master produk Update master produk Bagian akuntansi
Master aktivitas Update master aktivitas Bagian akuntansi
Transaksi bahan Untuk mengetahui penggunaan bahan terhadap pesanan tertentu
Bagian akuntansi
Transaksi tenaga kerja dan jam mesin
Untuk mengetahui penggunaan tenaga kerja dan jam mesin terhadap pesanan tertentu
Bagian akuntansi
Transaksi pesanan Untuk mendokumentasikan pesanan
Bagian penjualan
4.3.1.1 Rancangan Layar Hitung Harga Pokok Produk
Setelah memilih menu “Hitung Harga Pokok Produk”, maka akan ditampilkan layar entri aktivitas yang digunakan untuk menambah aktivitas yang terjadi dalam kegiatan produksi serta menambah pool aktivitas dan penggeraknya. Tampilan layar “Pool Aktivitas” dapat dilihat pada lampiran 1.2. Kemudian user dapat memilih next untuk melanjutkan ke tahap perhitungan harga pokok produksi selanjutnya atau memilih cancel untuk keluar dari menu. Tahapan selanjutnya adalah layar “Pembebanan biaya ke Pool Aktivitas”. Untuk mengganti atau menginput
persentase biaya terhadap aktivitas, user hanya perlu mengklik sel yang akan diinput dan kemudian akan ditampilkan sebuah textbox inputan. Untuk me-non-aktifkan textbox inputan tersebut, user tinggal menekan tombol Esc yang terdapat pada keyboard. Tampilan layar “Pembebanan biaya ke Pool Aktivitas” dapat dilihat pada lampiran 1.3. Layar selanjutnya adalah pengubahan persentase yang diinput user pada layar sebelumnya ke dalam bentuk rupiah. Untuk tampilan layar dapat dilihat pada lampiran 1.4. Kemudian ditampilkan layar “Penggunaan Aktivitas” (lampiran 1.5) untuk menerima inputan user atas jumlah aktivitas yang terjadi dalam 1 periode. Setelah itu dapat ditentukan tarif aktivitas (lampiran 1.6) dengan membagi biaya setiap aktivitas dengan jumlah aktivitas dalam 1 periode tersebut. Layar “Pemilihan Produk” (lampiran 1.7) digunakan untuk menambah atau mengurangi aktivitas dan jumlah aktivitas dalam membuat produk tertentu. Selanjutnya biaya overhead (lampiran 1.8) dapat ditampilkan berdasarkan perkalian antara jumlah aktivitas produk dengan tarif aktivitas. Tampilan harga pokok produk (lampiran 1.9) yaitu penjumlahan antara biaya overhead dengan biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.
4.3.1.2 Rancangan Layar Manajemen Aktivitas
Tampilan menu “Manajemen Aktivitas” sama dengan layar “Pemilihan Produk” (lampiran 1.7) yang dilanjutkan dengan layar “Biaya Overhead” (lampiran 1.8) dan layar “Harga Pokok Produk” (lampiran 1.9). Rancangan ini digunakan untuk membantu direktur dalam menganalisa aktivitas-aktivitas yang tidak memberi nilai tambah bagi konsumen dan perusahaan. 4.3.1.3 Rancangan Layar Master Biaya
Layar ini digunakan untuk menampilkan kode biaya, nama biaya, dan harga biaya dan mengedit nama biaya dan harga biaya. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 1.10. 4.3.1.4 Rancangan Layar Master Produk
Menu ini digunakan untuk menampilkan kode barang, nama barang, jumlah barang yang tersediat (stok barang), dan harga barang serta untuk mengedit kode barang, nama barang, dan jumlah barang. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 1.11. 4.3.1.5 Rancangan Layar Master Aktivitas
Layar ini digunakan untuk menampilkan aktivitas dan pool serta kode pool dan mengedit aktivitas dan pool aktivitas. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 1.12. 4.3.1.6 Rancangan Layar Transaksi Bahan
Menu ini digunakan untuk menginput nomor pesanan, kode barang, kode bahan, nama bahan, jumlah dan satuan pesanan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 1.13. 4.3.1.7 Rancangan Layar Transaksi Tenaga Kerja dan Jam Mesin
Layar ini digunakan untuk menginput nomor pesanan, kode barang, jam mesin, kode karyawan dan nama karyawan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 1.14. 4.3.1.8 Rancangan Layar Transaksi Pesanan
Menu ini digunakan untuk menginput nomor pesanan, tanggal pesanan, kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, kode barang, nama barang, jumlah dan satuan pesanan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 1.15.
4.3.2 Output data
Menu laporan dapat disajikan dalam tabel sebagai berikut :
Tabel 4.35 Fungsi setiap menu
Menu Fungsi
Laporan per aktivitas Untuk menampilkan aktivitas dan biaya per produk Laporan Harga Pokok Produksi
Untuk menampilkan harga pokok produk per produk
Laporan Pesanan Untuk menampilkan pesanan yang terjadi selama periode tertentu
4.3.2.1 Menu Laporan per Aktivitas
Laporan per Aktivitas ditampilkan berdasarkan kode barang yang diinput. Kode barang diperoleh dari MsProduk dan biaya diperoleh dari TrPool. Laporan ini menampilkan aktivitas – aktivitas dalam membuat suatu produk beserta biaya aktivitas tersebut. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 2.1 dan lampiran 2.2. 4.3.2.2 Menu Laporan Harga Pokok Produksi
Laporan harga pokok produksi ditampilkan sesuai dengan inputan nomor pesanan. No pesanan dan kode barang diperoleh dari TrPesanan. Biaya bahan baku diperoleh dari TrBahan, sedangkan biaya tenaga kerja langsung diperoleh dari TrTngker. Laporan ini menampilkan harga pokok produksi (yang mencakup biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya aktivitas – aktivitas) produk – produk yang dihasilkan atas nomor pesanan tertentu. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 2.3 dan lampiran 2.4. 4.3.2.3 Menu Laporan Transaksi Pesanan
Laporan transaksi pesanan ditampilkan berdasarkan tanggal awal dan tanggal akhir yang diinput user. Tanggal pesanan, kode pelanggan, kode barang, dan jumlah diperoleh dari TrPesanan. Laporan ini menampilkan kode dan jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan tertentu dalam periode atau jangka waktu tertentu. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 2.5 dan lampiran 2.6.
4.4 Rencana Implementasi Implementasi activity based information system memerlukan persiapan – persiapan penyediaan peralatan (konfigurasi hardware dan software), training/pelatihan pelaksanaan, maupun penyusunan jadwal implementasi. Adapun spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan dalam menjalankan activity based information system ini adalah :
1. Persyaratan piranti lunak (software)
- menggunakan sistem operasi Windows 2000 - Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai front end perusahaan - Microsoft Access 2000 sebagai database - Microsoft Excel untuk menampilkan laporan
2. Persyaratan piranti keras (hardware)
- PC kompatibel Pentium II 450 - RAM 16 Mb - VGA Card 2 Mb - Harddisk minimal space 2 Gb - Monitor SVGA
Sedangkan menyangkut jadwal, secara garis besar dapat diperhitungkan sebagai berikut :
- Banyaknya modul : 8 modul - Banyaknya teknisi : 1 orang technical support - Banyaknya hari pengimplementasian : 5 hari (3 hari pengenalan piranti lunak, 2 hari
pelatihan penggunaan aplikasi activity based information system).
4.5 Evaluasi Penerapan Sistem
Tabel 4.36 Perbandingan biaya produksi berdasarkan traditional costing, activity based costing, dan activity based management
Traditional Costing Jenis Biaya Produk Dewasa (Rp)
Biaya Bahan Baku Rp. 344.760.000 Biaya Tenaga Kerja Langsung Rp. 10.582.000 Biaya Overhead Rp. 141.884.000 Total Biaya Produksi Rp. 497.226.000 Biaya Produksi per lusin Rp. 9.295
Activity Based Costing Jenis Biaya Produk Dewasa (Rp)
Biaya Bahan Baku Rp. 344.760.000 Biaya Aktivitas Rp. 152.466.000 Total Biaya Produksi Rp. 497.266.000 Biaya Produksi per lusin Rp. 9.374,55
Activity Based Management Jenis Biaya Produk Dewasa (Rp)
Biaya Bahan Baku Rp. 344.760.000 Biaya Aktivitas Rp. 92.685.859 Total Biaya Produksi Rp. 437.445.859 Biaya Produksi per lusin Rp. 8.247,47
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa terjadi undercosting pembebanan biaya produk oleh perusahaan sebesar Rp. 79.55/lusin (0,8%) dengan menggunakan perhitungan biaya produk tradisional. Hal ini disebabkan karena perhitungan tradisional hanya menggunakan sebuah penggerak yaitu jumlah unit yang dihasilkan untuk setiap biaya yang seharusnya tidak dibebankan berdasarkan jumlah unit yang dihasilkan sehingga terjadi penyimpangan pembebanan biaya. Setelah penggunaan activity based management, biaya produk mengalami penurunan sebesar Rp. 1.127,08/lusin (12,02%) dibandingkan dengan penggunaan activity based costing. Hal ini disebabkan dengan adanya pengurangan aktivitas pemindahan bahan baku ke bagian produksi, pengurangan aktivitas pemindahan ke bagian pengemasan, pengurangan aktivitas penyimpanan barang jadi, dan penghapusan aktivitas perbaikan mesin yang tidak memberikan nilai tambah baik bagi konsumen maupun bagi perusahaan.