Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Inventori Obat Berorientasi Objek (Studi Kasus: Poliklinik IPB)RESMI IMANDASARI*, IRMAN HERMADI

PENDAHULUAN

Latar BelakangPerkembangan teknologi dalam dua puluh tahun terakhir selalu mengalami

peningkatan yang pesat. Teknologi informasi menjadi salah satu perkembangan teknologi yang berperan banyak dalam meningkatkan kinerja di berbagai sektor kehidupan manusia (S Fuad 2008). Teknologi informasi memberikan kemudahan dalam pengaksesan dan pengolahan data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan secara cepat, efisien, dan akurat (Noerlina 2009). Dukungan teknologi informasi yang ada sekarang membuat pengolahan data secara manual dapat digantikan dengan suatu sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi akan mengubah data/informasi yang mentah melalui satu atau lebih proses transmutasi, kemudian membentuk suatu informasi sebagai produk/keluaran (Adekeye dan Adeoti 2000).

Poliklinik IPB sebagai institusi pelayanan kesehatan membutuhkan suatu sistem informasi yang menyimpan, mengolah, dan memelihara data untuk meningkatkan kinerja pelayanan dan manajemen di Poliklinik IPB. Salah satu unit pelayanan dan manajemen di Poliklinik IPB adalah bagian pengelolaan inventori obat. Berdasarkan hasil observasi, sistem pengelolaan obat yang saat ini berjalan dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan akan mempersulit pencarian data obat pada waktu tertentu. Selain itu, proses monitoring kualitas obat berdasarkan yang tercantum pada tanggal kadaluarsa obat akan semakin sulit diketahui. Demikian pula dengan proses monitoring persediaan obat jika sudah memasuki batas minimum persediaan, atau bahkan mengalami penumpukkan persediaan.

Pengembangan sistem informasi berorientasi objek semakin berkembang seiring dengan keunggulan yang dimiliki jika dibandingkan dengan pengembangan sistem prosedural. Pada pengembangan sistem informasi berorientasi objek, perangkat lunak lebih mudah dipelihara karena strukturnya diuraikan secara inheren. Hal ini mengurangi efek samping yang mungkin terjadi bila perubahan harus dilakukan terhadap sistem. Sistem berorientasi objek juga lebih mudah untuk disesuaikan dan lebih mudah untuk diskala, terutama sistem yang menerapkan subsistem reuseable (Pressman 2010).

Perumusan Masalah

Sistem pengelolaan obat Poliklinik IPB yang saat ini berjalan memiliki beberapa kendala. Masalah-masalah seperti dokumentasi persediaan obat, monitoring tanggal kadaluarsa obat, dan monitoring persediaan obat akan mengakibatkan kinerja pelayanan dan manajemen pengelolaan obat tidak berjalan secara optimal. Penerapan sistem informasi berorientasi objek akan mempermudah dan mempercepat pengolahan data menjadi informasi. Selain itu, pengembangan sistem berorientasi objek akan mempermudah pemeliharaan sistem guna pengembangan atau perbaikan sistem berikutnya. Oleh karena itu, diperlukan studi mengenai sistem informasi pengelolaan obat dalam menyelesaikan kendala-kendala yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:

2

“Bagaimana mengembangkan sistem informasi pengelolaan inventori obat berorientasi objek pada studi kasus Poliklinik IPB?”.

Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis kebutuhan pengguna dan sistem pada sistem informasi pengelolaan inventori obat berorientasi objek pada studi kasus Poliklinik IPB.

2. Merancang dan membangun sistem informasi pengelolaan inventori obat berorientasi objek pada studi kasus Poliklinik IPB.

Manfaat Penelitian1. Bagi staf pelayanan obat:

a. Meningkatkan kinerja pelayanan bagian pengelolaan inventori obat di Poliklinik IPB

b. Mempermudah dokumentasi obat, monitoring persediaan obat, dan monitoring tanggal kadaluwarsa obat di Poliklinik IPB

2. Bagi pasien:Pasien dapat memperoleh pelayanan obat-obatan yang dibutuhkan secara cepat, aman, dan tersedia secara terus-menerus.

Ruang Lingkup Penelitian

Sistem informasi pengelolaan inventori obat berorientasi objek pada studi kasus Poliklinik IPB ini memiliki beberapa batasan sebagai berikut:

1. Sistem informasi pengelolaan inventori obat pada studi kasus Poliklinik IPB yang dikembangkan merupakan sistem informasi berbasis web.

2. Sistem informasi pengelolaan inventori obat pada studi kasus Poliklinik IPB dikembangkan dengan teknik pemrograman berorientasi objek.

3. Data obat yang digunakan merupakan obat-obatan yang tercatat pada daftar obat di Poliklinik IPB.

4. Pasien atau konsumen obat merupakan civitas akademika IPB yang telah terdaftar pada basis data Poliklinik IPB.

TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Inventori Obat

Menurut Handoko (1984) melalui Indrakusuma (2001) inventori atau persediaan adalah kegiatan yang menunjukkan sumberdaya yang disimpan serta antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Permintaan sumberdaya dapat secara internal dan eksternal. Sistem inventori merupakan serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumberdaya yang tepat, dalam kuantitas, waktu, jenis, dan kualitas yang tepat, serta meminimalkan biaya total melaluipenentuan apa, berapa, dan kapan pesanan dilakukan secara optimal.

3

Rangkuti (2000) melalui Indrakusuma (2001) mengatakan bahwa pada prinsipnya persediaan akan mempermudah dan memperlancar jalannya operasional perusahaan, yang harus dilakukan dalam memproduksi barang-barang, untuk selanjutnya menyampaikannya kepada pelanggan atau konsumen.

2.1.1 Jenis Inventori Menurut Fungsinya1. Batch stock/Lot Size Inventory/Economic Lot SizingPersediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang

dibutuhkan saat itu, untuk mengurangi biaya-biaya per unit dengan pertimbangan adanya potongan harga pada harga pembelian, efisiensi produksi dan penghematan biaya angkutan

2. Fluctuation StockPersediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan

konsumen yang tidak dapat diramalkan. Fluctuation stock juga disebut decoupling, yaitu persediaan yang memungkinkan untuk memenuhi kebutuhan konsumen tanpa tergantung pada pemasok.

3. Anticipation StockPersediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan

konsumen yang sudah dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman dan data-data yang lalu.2.1.2 Inventori Obat

Menurut Suryawati (1997) melalui Indrakusuma (2001), pengelolaan dan pengendalian inventori obat, diperlukan fungsi-fungsi inventori, yaitu:

1. Perencanaan2. Pengadaan/pembelian3. Pendistribusian dan penyimpanan4. Penggunaan5. Pengendalian dan evaluasiPerencanaan bertujuan untuk menentukan jumlah dan jenis obat-obatan

yang dibutuhkan. Pengadaan/pembelian adalah proses untuk mendapatkan obat-obatan untuk menunjang kegiatan pelayanan rumah sakit. Tujuannya adalah untuk mendapatkan obat-obatan dengan harga layak, mendapatkan barang dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin tepat waktu, proses berjalan dengan lancar dan tidak memerlukan tenaga dan waktu yang berlebihan. Penyimpanan dan distribusi merupakan langkah lebih lanjut dari siklus pengelolaan obat-obatan. Kegiatan penyimpanan sering disebut storage atau pergudangan, dimulai dari datangnya barang yang diadakan sampai adanya permintaan untuk digunakan atau distribusi.

Penggunaan obat-obatan kepada pasien dikatakan tidak rasional apabila kemungkinan obat-obatan tersebut untuk memberikan manfaat kecil atau tidak ada manfaatnya sama sekali atau kemungkinan resiko terhadap efek samping atau biayanya tidak seimbang dengan manfaatnya. Penggunaan obat-obatan kepada pasien oleh dokter harus rasional, mengutamakan prinsip 4T dan 1W, yaitu tepat indikasi, tepat penilaian terhadap kondisi pasien, tepat pemilihan obat, tepat cara pemakaian dan dosis obat serta waspada terhadap efek samping. Penggunaan obat yang tidak memenuhi kriteria tersebut diatas dapat dikategorikan penggunaan obat yang tidak rasional.

Pengendalian pemakaian obat-obatan meliputi:a. Pengendalian kelengkapan jenis, jumlah, dekat kadaluwarsa dan

rusak.

4

b. Pengendalian penyimpanan, penyalahgunaan, dan sesuai dengan jumlah

c. Pengendalian terhadap pemasok.Evaluasi pemakaian obat-obatan meliputi:

a. Laporan persediaan obat-obatan di Poliklinikb. Laporan stok barang yang mendekati kadaluwarsac. Laporan adanya obat baru, obat lama dengan kekuatan yang berbeda

dan obat yang kosong pada distributor (Indrakusuma 2001).

2.2 Sistem InformasiSistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan

kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik (Hartono 2000).

Model sistem informasi menggambarkan hubungan antara komponen dan aktifitas dari sistem informasi. Komponen-komponen dari sistem informasi, yaitu:

1. People ResourcesManusia merupakan komponen terpenting dalam menjalankan sistem informasi.

Terdapat dua penggolongan pada komponen ini, yakni end user dan IS specialist. End user merupakan orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi dari sistem informasi. IS spesialist merupakan orang yang membangun dan mengoperasikan sistem informasi.

2. Hardware ResourcesHardware merupakan perangkat fisik yang digunakan untuk memproses informasi.

Perangkat yang dimaksud termasuk mesin, media, dan peripherals.3. Software ResourcesSumber daya software mencakup semua instruksi pemrosesan informasi termasuk

program dan prosedur-prosedur.4. Data ResourcesSumber daya data merupakan fakta mengenai transaksi bisnis dalam sistem

informasi, informasi yang telah diproses dan terstruktur, atau basis data dari data yang terstruktur.

5. Network ResourcesSumber daya jaringan menghubungkan antar perangkat dengan media komunikasi

dan dikontrol dengan media perangkat lunak komunikasi.Selain komponen, terdapat lima aktivitas utama dalam model sistem informasi,

yaitu inputan, proses, keluaran, penyimpanan, dan pengendalian. Inputan merupakan aktifitas pengambilan data dari sumber data yang akan diproses menjadi informasi. Data yang telah dimasukkan kemudian dilakukan pengolahan data seperti penghitungan, pembandingan, pengurutan, pengklasifikasian, dan peringkasan. Aktivitas ini akan menyusun, menganalisis, dan memanipulasi data, kemudian di konversi menjadi informasi untuk pengguna. Output merupakan aktifitas yang mencakup pengiriman hasil pengolahan data dalam berbagai representasi (pesan, laporan, formulir, grafik). Data dan informasi disimpan untuk kemudian dapat digunakan atau dipanggil kembali pada waktu tertentu. Sistem informasi akan memberikan umpan balik dalam setiap aktifitas penginputan, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik tersebut harus di monitoring dan dievaluasi untuk memastikan bahwa sistem berjalan pada standar performa yang diinginkan (O’ Brien 2007).

5

2.3 Object orientedObject oriented merupakan suatu paradigma yang menggunakan objek dengan

identitas yang membungkus properties, operasi, melewatkan pesan, class, inheritance, polymorphism, dan dynamic binding untuk menyelesaikan domain permasalahan. Paradigma object oriented memiliki karakteristik yaitu abstraksi, enkapsulasi, pewarisan, reusability, spesialisasi, generalisasi, komunikasi antar objek, dan polymorphisme.

Komunikasi atau relasi antar kelas atau objek terdiri dari pewarisan dan client suplier. Pewarisan merupakan relasi antar dua kelas yang berbeda level, dimana induk disebut super kelas dan anak disebut sub kelas. Client suplier merupakan relasi antar dua kelas berdasarkan kontrak, dimana client akan meminta layanan suplier. Abstraksi merupakan proses memfokuskan masalah inti dan meninggalkan hal-hal yang tidak relevan pada suatu permasalahan. Enkapsulasi merupakan pembungkusan data dan prosedur pengolah data tersebut. Tujuan dari enkapsulasi adalah data yang ada dalam satu kelas hanya dapat diakses oleh anggota kelas tersebut. Sedangkan kelas lain hanya dapat meminta layanan yang disediakan oleh kelas tersebut dalam mengakses data. Pewarisan memungkinkan penggunaan kelas yang telah dibuat sebelumnya pada pembuatan program (Bennet et al. 2002).

2.4 Unified Modeling Language (UML)Unified modeling language merupakan notasi pemodelan dari paradigma object

oriented yang telah disahkan oleh Object Management Group (OMG) sebagai standar teknik pemodelan. Kebutuhan sistem pada paradigma object oriented dispesifikasikan dan didokumentasikan melalui proses perancangan model. UML terdiri atas pengelompokan diagram-diagram sistem yang menggambarkan permasalahan dan solusi suatu sistem. Diagram UML terdiri atas use case diagram, class diagram, system sequence diagrams, activity diagrams, dan state machine diagrams. Proses pemodelan dimulai dengan mengidentifikasi use cases dan kelas-kelas domain masalah. (Satzinger et al. 2007)

METODEMetode pengembangan sistem yang diterapkan pada penelitian ini adalah metode

prototyping. Menurut Pressman (2010) terdapat lima tahapan yang dilakukan pada metode pengembangan prototyping yakni komunikasi, perencanaan cepat, pemodelan perancangan cepat, pembuatan prototype, serta penyebaran, pengiriman, dan umpan balik (Gambar 1).

6

Gambar 1 Metode pengembangan prototyping

3.1 KomunikasiTahapan komunikasi merupakan proses interaksi antara peneliti dengan staf

pelayanan obat untuk mendefinisikan keseluruhan sasaran dalam pengembangan sistem informasi pengelolaan obat di Poliklinik IPB. Pada penelitian ini komunikasi dilakukan melalui wawancara dengan staf pelayanan obat untuk memperoleh identifikasi kebutuhan dan batasan sistem.

3.2 Perencanaan CepatIdentifikasi kebutuhan dan batasan sistem yang dihasilkan pada tahapan komunikasi

kemudian dianalisis untuk mendapatkan fungsi-fungsi yang akan dikembangkan pada sistem. Tahapan ini bertujuan untuk memahami lebih dalam mengenai spesifikasi-spesifikasi kebutuhan sistem informasi pengelolaan obat di Poliklinik IPB. Hasil analisis digambarkan dalam use case diagram dan activity diagram. Use case diagram merepresentasikan serangkaian jalan cerita yang membantu untuk menyusun, menghubungkan, dan memahami kebutuhan utama sistem. Activity diagram menunjukkan alur aktifitas dari setiap use case yang dideskripsikan dalam bentuk workflows.

3.3 Pemodelan Perancangan CepatTahap pemodelan perancangan cepat berfokus pada representasi dari berbagai aspek

perangkat lunak yang dapat dilihat oleh pengguna (Pressman 2010). Pada tahapan ini akan menghasilkan beberapa diagram yang membantu dalam menyelaraskan spesifikasi kebutuhan sistem antara pengguna dan peneliti. Diagram yang dihasilkan diantaranya sequence diagram, class diagram, dan state diagram. Sequence diagram menggambarkan interaksi pesan dan data antar objek secara sekuensial. Class diagram mendeskripsikan berbagai objek yang terdapat pada sistem beserta hubungan statis antar objek. Sementara state diagram menggambarkan status dan transisi dalam kelas (Satzinger et al. 2007).

3.4 Pembuatan PrototypeTahapan ini merupakan proses untuk menghasilkan suatu prototype berdasarkan

rancangan yang telah dimodelkan pada tahap sebelumnya. Prototype yang dibuat pada

Sumber: Software Engineering A Practitioner's Approach 7th Edition - Roger Pressman 2010

7

penelitian ini merupakan prototype yang nantinya akan menjadi sistem operasional (prototype tidak dibuang). Pembuatan prototype merupakan tahapan implementasi yang terdiri atas lingkup operasi dan implementasi antarmuka. Pada lingkup operasi terdiri atas dua jenis yakni implementasi dan operasional. Lingkup operasi implementasi merupakan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam implementasi sistem. Lingkup operasi operasional merupakan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak minimal yang digunakan dalam operasional sistem. Sementara implementasi antarmuka merupakan tampilan sistem yang berhubungan langsung dengan pengguna.

3.5 Penyebaran, Pengiriman, dan Umpan BalikPada tahap ini prototype yang telah dibuat diberikan kepada pengguna untuk

dilakukan pengujian. Hasil pengujian merupakan umpan balik dari pengguna yang nantinya akan digunakan untuk memperbaiki atau menambah fungsi baru. Perbaikan dan penambahan fungsi baru akan dilakukan pada pengulangan selanjutnya.

JADWAL PENELITIAN

No. KegiatanMinggu ke-

Desember Januari Februari Maret Mei

1 Perancangan proposal

2 Kolokium

3 Skripsi

4 Seminar

DAFTAR PUSTAKAAdekeye, Adeoti WB. 2000. The Importance of Management Information Systems. Nigeria

(NG): University of Ilorin.Hartono, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer : Dasar Ilmu Komputer, Pemograman,

Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan Edisi 3. Yogyakarta (ID): Andi.Indrakusuma TR. 2011. Analisis manajemen inventori obat-obatan untuk perancangan

sistem informasi farmasi di instalasi farmasi RSJ Dr Amino Gondohutomo Semarang [tesis]. Semarang (ID): Universitas Diponegoro.

Noerlina. 2009. Rancangan sistem informasi rumah sakit subsistem: pengelolaan inventory dan transaksi obat. CommIT 3(1):12-19.

O’Brien JA, Marakas GM. 2007. Introduction to Information System Fifteenth Edition. New York (US): McGraw-Hill.

Pressman R. 2010. Software Engineering A Practitioner’s Approach Seventh Edition. New York (US): McGraw-Hill.

Rustiyawan GJ. 2011. Rancang bangun sistem e-learning pada sistem perkuliahan di program sarjana alih jenis manajemen (PSAJM) IPB [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.

Satzinger J et al. 2007. System Analysis and Design in a Changing World, Fourth Edition. Canada (CA): Thomson Course Technology.

S Fuad Noor. 2008. Implementasi sistem informasi rumah sakit untuk subsistem farmasi [skripsi]. Semarang (ID): Universitas Diponegoro.