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GUÍA DE USO
Empresa mandante
Un servicio de Pronexo S.A.Noviembre 2014
1
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¿Qué es Pronexo?
PRONEXO es una plataforma Web deintercambio de información entre
empresas mandantes y contratistas que
permite:
– ordenar la gestión
– disminuir papeles
– facilitar el cumplimiento de la Ley
de Subcontratación
– hacer el seguimiento de
compromisos y
– reducir los riesgos operacionales.Pronexo incorpora los controles que leayudan a cumplir con la ley 20.123 que
regula el trabajo en régimen desubcontratación y los servicios transitorios.
2
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¿Qué tipo de información?
¿Qué tipos de documentos se intercambian?
• A nivel de contratista
– Cumplimiento de obligaciones laborales(F30-1)
– Pago de cotizaciones previsionales
– Libro de remuneraciones, etc.• A nivel de trabajador
– Contratos de trabajo y puestas a disposición
– Finiquitos, cartas de aviso a la DT, y otros
– Cédulas de identidad, licencias de conducir
– Derecho a saber y recepción de EPP – Certificados de capacitaciones, charlas
Pronexo incorpora los controles que leayudan a cumplir con la ley 20.123 que
regula el trabajo en régimen desubcontratación y los servicios transitorios.
3
• Documentos definidos en:
Formulario para solicitudes de documentos
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Principales clientes
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Actualmente en Pronexo se gestiona la información de más de 2.000 empresas y 65.000 trabajadores.
Alsacia Ltda. Australis Seafoods S.A. Brotec S.A.
Clínica Avansalud S.A. Viña Concha y Toro S.A.CENCOSUD S.A.
Hidronor Chile S.A..
Minera Ojos del Salado
AquaChile S.A.
Metro S.A.
Universidad Diego Portales
Cerámicas Cordillera S.A.
Arauco Distribución S.A.
Banco Itaú Chile S.A.
Minera El Abra Mina Invierno S.A.
Puerto Ventanas S.A.Unilever Chile S.A. Procter & Gamble Ltda.
Grupo SAESA
Salmones Humboldt S.A.
DirecTV Chile Ltda.
Minera Candelaria
EWOS Chile Ltda.
Alternattiva S.A.
Viña Cono Sur S.A.
Freeport McMoran
Alimentos y Frutos S.A..
Pullman Cargo S.A.Pullman Bus S.A.
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Almacena docs.Relaciona la info.
Envía alertas.Reporte online.
Transporte
Mantenimiento,instalaciones
Seguridad
Outsourcing
SUS CONTRATISTAS
Aseo
Alimentación
MANDANTE
Interacción mandante-contratista
5
3. Consulta los
documentos.
1. Solicita
información
2. Cargan los
documentos,informan
movimientos depersonal
PRONEXO
TransparenciaConfianza
Cumplimiento
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Principales tareas en Pronexo
Configuración inicial
1. Configurar su empresa (datos generales, usuarios)
2. Configurar sus contratistas (datos generales, usuarios, contratos, servicios)
3. Configurar las solicitudes de documentos (de empresa y de trabajador)
4. Configurar autorización de pago
5. Configurar control de acceso
Trabajo sistemático
1. Consultar los documentos existentes y los datos de los trabajadores
2. Aprobar los documentos recibidos
3. Consultar la autorización de pago
4. Controlar el ingreso
5. Habilitar el ingreso de los trabajadores
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Principales tareas en Pronexo
Otros controles
1. Reporte Consolidado
2. Cumplimientos tareas por Usuario
3. Control Fecha de vencimiento de documentos
Otras labores que podría realizar
1. Cargar documentos
2. Mantener la nómina de trabajadores de sus contratistas
3. Otorgar o denegar el permiso de ingreso a las instalaciones
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Tareas en Pronexo según el rol
Administrador de contratos
1. Crear los usuarios y mantener los datos de sus servicios
2. Consultar los documentos existentes (uso de informes)
3. Revisar y aprobar los documentos recibidos
4. Cargar documentos (tarea opcional)
Administrador Pronexo
1. Configurar su empresa (datos generales, usuarios)
2. Configurar sus contratistas (datos generales, usuarios)
3. Crear los contratos de sus contratistas (contratos, roles)
4. Configurar las solicitudes de documentos (de trabajador y de empresa)
5. Configurar la habilitación de trabajadores
6. Configurar autorización de pago
7. Configurar control de acceso
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ADMINISTRADOR DE CONTRATOS
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Configuración del Contratista
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa
contratista
3. En la sección USUARIOS DEL
CONTRATISTA haga clic en el enlaceNuevo usuario
4. Complete los datos del formulario
5. Presione el botón GUARDAR
10
USUARIOS DEL CONTRATISTA DATOS DE CONTACTO
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa
contratista
3. En la sección CONTACTOS haga clic
en el enlace Nuevo contacto
4. Complete los datos del formulario
5. Presione el botón GUARDAR
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Configuración del Contratista
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DATOS DEL SERVICIO
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Haga clic en el RUT de la empresa
contratista
3. Seleccione el SERVICIO
4. Haga clic en el enlace Modificar que
se encuentra a su derecha
5. Complete los datos del formulario
6. Presione el botón GUARDAR
Volver al listado de tareas
DATOS DEL CONTRATO
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Haga clic en el RUT de la empresa
contratista
3. Seleccione el CONTRATO
4. Complete los datos del formulario
5. Seleccione los servicios asociados al
contrato
6. Presione el botón GUARDAR
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Consultar los documentos existentes
•
El sistema ofrece varios informes que le permitenconsultar los documentos de acuerdo a sus necesidades
• Informes para consultar documentos
– Antecedentes aprobados
– Antecedentes por contratista
– Antecedentes por tipo/nombre
– Antecedentes por trabajador
– Antecedentes pendientes de revisión
– Antecedentes por cargar o rechazados
• Estos informes se encuentran en la pestaña INFORMES,en la sección ANTECEDENTES
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Revisión y aprobación de documentos
1. Vaya la pestaña INFORMES
2. En la sección ANTECEDENTES seleccioneel informe Antecedentes pendientes derevisión
3. Puede filtrar por contratista y/o
antecedente
4. Seleccione el tipo de documento
– Para documentos de trabajador, deberáseleccionar el trabajador en la siguienteVentana.
5. Haga clic en los distintos archivos para ir
revisándolos (se abrirán en una nuevaventana)
6. Cuando termine, presione el botón
APROBAR... o VOLVER A PEDIR...
7. Presionar el botón GUARDAR
13
DOCUMENTOS EN GENERAL DOCUMENTOS POR TRABAJADOR
1. Vaya a la pestaña INFORMES
2. En la sección ANTECEDENTES seleccione
el informe Antecedentes por trabajador
3. Puede filtrar el listado de trabajadores
por RUT, Contratista, etc.4. Seleccione el documento
5. Haga clic en los distintos archivos para ir
revisándolos (se abrirán en una nueva
ventana)
6. Cuando termine, presione el botónAPROBAR... o VOLVER A PEDIR...
7. Presionar el botón GUARDAR
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Cargar documentos
1. Vaya a la pestaña INFORMES
2. En la sección ANTECEDENTES seleccione el informe Antecedentes por cargar o rechazados
3. Puede filtrar por contratista y/o antecedente
4. Seleccione el tipo de documento
- Para documentos de trabajador, deberá seleccionar el trabajador en la siguiente Ventana.
5. Haga clic en el botón CARGAR DOCUMENTOS...
6. En la nueva sección que se abre, haga clic en EXAMINAR... para ir cargando todos los archivos
que son parte del documento
7. Cuando termine, presione el botón GUARDAR DOCUMENTO
8. Presione el botón APROBAR... o INFORMAR...
9. Si lo desea, llene una observación en la ventana que se desplegará
10. Presione el botón GUARDAR
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CARGAR DOCUMENTOS PENDIENTES
No olvide consultarRECOMENDACIÓNPARA CONFIGURAR
SU ESCÁNER.
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¿Cómo digitalizar documentos?
• Antes de cargar un documento “de papel” a Pronexo debe digitalizarlo
• Para digitalizar se usa un escáner conectado a un computador
• Puede usar cualquier escáner y cualquier computador
• Obtenga archivos pequeños para que se carguen y se lean con rapidez
• Para lograrlo siga estos tres consejos:
1. Digitalice usando una resolución no mayor que 72 dpi
2. Digitalice en blanco y negro
3. Guarde el documento digitalizado preferiblemente en formato PDF
Notas:
‒ La resolución se mide en puntos por pulgada (ppp o dpi)
‒ A menor resolución, el documento se carga y se despliega más rápido en la Web
‒ La resolución se preestablece en el software del escáner o se puede indicar durante antes dela digitalización
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Descarga masiva de documentos
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. En el listado de contratistas seleccione el RUT de la
empresa de la cual desea descargar documentos
3. Haga clic sobre el botón GESTIONAR
ANTECEDENTES, que se encuentra ubicado en laparte superior derecha
4. Seleccione el enlace Descargar documentos en la
sección INFORMACIÓN PERIÓDICA ubicado en la
parte superior derecha
Esto hará que se cree un archivo comprimido que
contiene todos los documentos descargados.
5. Guarde o abra el archivo generado y podrá ver los
documentos descargados
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Descarga de información periódica
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Configurar su empresa
1. Vaya a la pestaña MI EMPRESA
2. Sitúese en la sección DETALLE DE SU
EMPRESA
3. Haga clic en el enlace Modificar
4. Complete los datos del formulario
5. Presione el botón GUARDAR
18
DATOS DE SU EMPRESA CREACIÓN DE USUARIOS
1. Vaya a la pestaña MI EMPRESA
2. Sitúese en la sección USUARIOS
3. Haga clic en Nuevo usuario
4. Complete los datos del formulario
Seleccione:
• Administrador pronexo
• Usuario gerente
• Administrador de Contrato (Noseleccionar nada)
• Control de acceso
• Control de pago
5. Presione el botón GUARDAR
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Configurar un contratista
El asistente CREAR EMPRESA le permite crear un
contratista y toda la información relacionada de
una vez: datos generales, contratos, solicitudes de
documentos, etc.
1. Diríjase a la pestaña HERRAMIENTAS
2. Seleccione Crear Empresa3. Siga las indicaciones Paso a Paso.
4. Si no tiene la información para completar un
paso, puede omitirlo y continuar con el
siguiente.
5. En caso de que tenga dificultades con el
asistente, llene los datos del contratista en la
planilla Excel de creación de contratistas y
envíela por correo electrónico a
[email protected] solicitando su
creación. (Esta planilla se entregó en el set de
implementación.)
19
CREACIÓN DE CONTRATISTAS USUARIOS DEL CONTRATISTA
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa
contratista
3. En la sección USUARIOS DEL
CONTRATISTA haga clic en el enlaceNuevo usuario
4. Complete los datos del formulario
5. Presione el botón GUARDAR
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Configurar sus contratista
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Haga clic en el RUT de la empresa
contratista
3. En la sección CONTRATOS, hacer clic
en el enlace Nuevo contrato
4. Complete los datos del formulario
5. Presione el botón GUARDAR
20
CREACIÓN DE UN CONTRATO ASIGNACIÓN DE ROLES
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa
contratista
3. Seleccione el contrato
4. Haga clic en el enlace Asignar roles
5. Seleccione el tipo de usuarios:
a) Administrador del contrato: Puedemantener nómina de trabajadoresy aprobar antecedentes de los
servicios relacionados al contrato
6. Presione el botón GUARDAR
Volver al listado de tareas
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Configurar sus contratista
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Haga clic en el RUT de la empresa
contratista
3. En la sección SERVICIOS, hacer clic
en el enlace Nuevo servicio
4. Complete los datos del formulario
5. Seleccione la instalación (opcional)
6. Presione el botón GUARDAR
21
CREACIÓN DE UN SERVICIO ASIGNACIÓN DE ROLES
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa
contratista
3. Seleccione el contrato
4. Haga clic en el enlace Definir
usuarios
5. Seleccione el tipo de usuarios:
a) Administrador del servicio: Puedemantener nómina de trabajadoresy aprobar antecedentes
b) Cargador de documentos: Sólo
carga documentos
6. Presione el botón GUARDAR
Volver al listado de tareas
C fi l li it d d
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Configurar las solicitudes dedocumentos de empresa
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresacontratista
3. En la sección ANTECEDENTES EMPRESAhaga clic en Nuevo antecedente
4. Complete el formulario
5. Seleccione la opción NO PERIÓDICO
6. Asigne la fecha tope de entrega
1. Indicar el mes en el cual debeentregarse el documento
2. Indicar el día tope de entrega dentro delmes
7. Indique con cuánta anticipación semostrará una alerta.
8. Presione el botón GUARDAR
22
DOCUMENTOS NO PERIÓDICOS DOCUMENTOS MENSUALES
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa contratista
3. En la sección ANTECEDENTES EMPRESAhaga clic en Nuevo antecedente
4. Complete el formulario
5. Seleccione la opción MENSUAL
6. Indicar el mes a contar del cuál se va asolicitar el antecedente
7. Indicar con cuánta anticipación se mostraráun aviso
8. Seleccione el tipo de solicitud (La primeraes manual, La segunda es automática y latercera es para antecedentes dedesvinculación)
9. Presione el botón GUARDAR
Volver al listado de tareas
Configurar los documentos de
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Configurar los documentos detrabajador
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresacontratista
3. En la sección ANTECEDENTESTRABAJADOR
4. Haga clic en Nuevo antecedente
5. Complete el formulario
6. Seleccione la opción NO PERIÓDICO
7. Indique la fecha tope de entrega
1. Indique el mes en el cual debe
entregarse el documento2. Indique el día tope de entrega dentro
del mes
8. Indique con cuanta anticipación semostrará una alerta.
9. Presione el botón GUARDAR
23
DOCUMENTOS NO PERIÓDICOS DOCUMENTOS MENSUALES
1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa contratista
3. En la sección ANTECEDENTES TRABAJADOR
4. Haga clic en Nuevo antecedente
5. Complete el formulario
6. Seleccione la opción MENSUAL
7. Indique el mes a contar del cuál se va asolicitar el antecedente
8. Indique con cuanta anticipación semostrará un aviso
9. Seleccione el tipo de solicitud (La primeraes manual, La segunda es automática y latercera es para antecedentes dedesvinculación)
10. Presione el botón GUARDAR
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Configurar servicios con proceso de habilitación
24
SERVICIO CON LA HERRAMIENTA
DE HABILITACIÓN1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS
2. Seleccione el RUT de la empresa
contratista
3. Sitúese en la sección SERVICIO
4. Seleccione el servicio que desea activarla habilitación
5. Haga clic en el botón MODIFICAR
6. Seleccione TIENE PROCESO DE
HABILITACIÓN
7. Presionar el botón GUARDAR.
1. Vaya a la pestaña HABILTACIÓN
2. Sitúese en la sección MANTENEDORES
3. Haga clic en el enlace Antecedentes de
Habilitación General
4. Seleccione los documentosindispensables para habilitación
5. Presione el botón GUARDAR.
ANTECEDENTES DE HABILITACIÓN
GENERAL
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Habilitación de trabajadores
25
HABILITAR TRABAJADORES1. Vaya a la pestaña HABILITACIÓN
2. Sitúese en la sección HERRAMIENTAS
3. Seleccione a los trabajadores
4. Haga clic en el enlace Habilitar
RECHAZAR TRABAJADORES1. Vaya a la pestaña HABILITACIÓN
2. Sitúese en la sección HERRAMIENTAS
3. Seleccione a los trabajadores
4. Haga clic en el enlace Rechazar
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Autorización de Pagos
Permite tener un panel de control con la autorización de pago de loscontratitas basado en el estado de la documentación exigida para este fin.
De esta forma podrá visualizar en forma de semáforo la autorización del pago.
Principales acciones:
1. Configurar documentos indispensables para pago
2. Control de pago por empresa
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Configurar documentos indispensables
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Configurar documentos indispensablespara pago
1. Vaya a la pestaña CONTROL DE PAGO
2. Haga clic en Definir documentos indispensables para pago
3. Seleccione los documentos indispensables para pago
4. Presione el botón GUARDAR
27
DEFINIR DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA PAGO (GENERAL)
1. Vaya a la pestaña CONTROL DE PAGO
2. Haga clic en el Definir documentos indispensables para pago por empresa
3. Seleccione el contratista específico
4. Seleccione los documentos indispensables para pago
5. Presione el botón GUARDAR
DEFINIR DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA PAGO POR EMPRESA
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7/18/2019 Pronexo - Guía de uso para cliente mandante Noviembre-2014.compressed.pdf
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Pronexo S.A. (+562)28645508, [email protected], www.pronexo.cl . La Concepción 81, Of.1304, Providencia, Santiago .
Control de pago por empresa
1. Vaya a la pestaña CONTROL DE PAGO2. Haga clic en el Control de pago por empresa
3. Seleccione la empresa contratista (Si no selecciona aparecerán todos loscontratistas)
4. Seleccione el período
5. Presione el botón BUSCARSe le mostrarán dos opciones:
• Reporte unificado, este nos mostrará si se puede o no pagar
– Si selecciona VER DETALLE, mostrará en que estado esta el documento
• Muestra reporte por mes, este nos mostrará en detalle en que estado esta cadadocumento
• Para que el documento nos de permiso de pago los documentos respectivos debenestar en estado APROBADO
• Estados:
– Verde: Autorizado para pago
– Rojo: NO autorizado para pago
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CONTROL DE PAGO POR EMPRESA
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Control de Acceso
Permite controlar el ingreso de los trabajadores sub contratados a las
instalaciones de la empresa basado en el estado de la documentación exigidapara este fin.
Principales acciones:
1. Configurar los antecedentes indispensables
2. Consultar los permisos de ingresos
3. Otorgar permisos a trabajadores
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Configuración inicial
1. Vaya a la pestaña CONTROL DE ACCESO
2. Sitúese en la sección HERRAMIENTAS
3. Seleccione Definir documentos indispensables
4. Seleccione los antecedentes que definirá como
indispensable
5. Presione el botón GUARDAR
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CONFIGURAR LOS ANTECEDENTES INDISPENSABLES GENERALES
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Configuración inicial
1. Vaya a la pestaña CONTROL DE ACCESO
2. Sitúese en la sección HERRAMIENTAS
3. Seleccione Definir documentos indispensables por empresa
4. Seleccione el tipo de antecedente y la empresa contratista
5. Presione el botón BUSCAR
6. Seleccione los antecedentes que definirá como indispensable
7. Presione el botón GUARDAR
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CONFIGURAR LOS ANTECEDENTES INDISPENSABLES POR EMPRESA
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Trabajo sistemático
1. Vaya a la pestaña CONTROL
DE ACCESO
2. Sitúese en la sección
INFORMES
3. Haga clic en el enlaceConsultar permisos de
ingreso
4. Haga clic en el botón
INGRESO O SALIDA
5. Ingrese el RUT del trabajador
a consultar
6. Presione el botón BUSCAR
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CONSULTAR LOS PERMISOS DE ACCESOS
1. Vaya a la pestaña CONTROL DE ACCESO
2. Sitúese en la sección HERRAMIENTAS
3. Haga clic en el enlace Otorgar permisos a
trabajadores
4. Ingrese el RUT del trabajador a consultar
5. Presione el botón BUSCAR
6. Seleccione la “Acción”
1. Autorizar: Autoriza el ingreso al
trabajador2. No Autorizar: No autoriza el ingreso
al trabajador
3. Sistema La decisión es tomadapor el sistema
7. Presione el botón GUARDAR
OTORGAR PERMISOS A TRABAJADORES
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OTROS CONTROLES
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Informe de cumplimiento por
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Informe de cumplimiento porcontratista
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Entrega un resumen general del cumplimiento de los contratistas, además de
entregar un detalle de los antecedentes solicitados a las empresas
contratistas.
1. Vaya a la pestaña INFORMES
2. Sitúese en la sección
CONTRATISTAS
3. Seleccione el Link Informe de
cumplimiento por contratista
4. Seleccionar el botón de
ALARMA del contratista aconsultar
5. Seleccionar periodo a consultar
INFORME DE CUMPLIMIENTO
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l d
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Cumplimiento de tareas por usuario
1. Vaya a la pestaña INFORMES2. Sitúese en la sección
ANTECEDENTES
3. Seleccione el Link
“Cumplimiento de tareas por
contratista”
4. Seleccionar periodo a consultar
5. Presione el botón BUSCAR
35
CUMPLIMIENTO DE TAREAS
Entrega el cumplimiento de las tareas que deben realizar los usuarios de la
empresa mandante y de las empresas contratistas:
Mandante Revisar Documentos
Contratistas Entregar los documentos
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C l F h d i i
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Control Fecha de vencimientos
1. Vaya a la pestaña INFORMES
2. Sitúese en la sección
ANTECEDENTES
3. Seleccione el Link Antecedentesvencidos
4. Puede seleccionar:
1. Categoría
2. Tipo / Nombre3. Vencidos entre
5. Presione el botón BUSCAR
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ANTECENDENTES VENCIDOS ANTEDENTES PRONTOS A VENCEN
Entrega una información detallada de cada uno de los antecedentes que se
encuentran vencidos o próximos a vencer.
1. Vaya a la pestaña INFORMES
2. Sitúese en la sección
ANTECEDENTES3. Seleccione el Link Antecedentes
prontos a vencer
4. Puede seleccionar:
1. Categoría2. Tipo / Nombre
5. Ingresar “Vencen en los próximosdías”
6. Presione el botón BUSCAR
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I f ió d
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Información de contacto
Contacto Servicio al Cliente
Teléfono: Mesa central: (+562) 2864-5508
Correo electrónico: [email protected]
Sitio Web: www.pronexo.cl
Dirección: La Concepción 81, of. 1304, Providencia, Santiago