projektstategi/media/udbudsportalen... · web viewvia link til gab-kartoteket styrer systemet, hvis...

Functional Requirements Document FRD – SkattestyrelsenODM Version 1.0

Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat

Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland

Udarbejdet af: Johnny K. Hansen

of 153

of 153

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse.............................................................................................2Figuroversigt.......................................................................................................6Tabeloversigt.......................................................................................................71 Introduktion...................................................................................................8

1.1 Formål........................................................................................................................81.2 I scope........................................................................................................................81.3 Ikke i scope................................................................................................................8

2 Ændringshistorik............................................................................................83 Oversigt over forretningsprocesser.................................................................9

3.1 Sulinal........................................................................................................................94 Inkasso – oprettelse af nye inkassosager.......................................................18

4.1 Processer i scope......................................................................................................214.2 Opsummering...........................................................................................................21

4.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling.....................................224.2.2 Primære beslutninger...................................................................................224.2.3 Øvrige beslutninger......................................................................................22

4.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................234.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager.........254.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................264.3.3 Indsatsområder............................................................................................264.3.4 Andre spor....................................................................................................274.3.5 Nøgledata på området..................................................................................284.3.6 Øvrige bemærkninger..................................................................................28

5 Inkasso – vedligeholdelse af inkassosager samt dokumenthåndtering.............285.1 Processer i scope......................................................................................................285.2 Opsummering...........................................................................................................315.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................31

5.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager........345.3.2 Variationer i to-be processer........................................................................355.3.3 Indsatsområder............................................................................................355.3.4 Andre spor....................................................................................................355.3.5 Nøgledata på området..................................................................................355.3.6 Øvrige bemærkninger..................................................................................36

6 Inkasso – Kreditormodregning.......................................................................366.1 Processer i scope......................................................................................................376.2 Opsummering...........................................................................................................38

6.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling.....................................396.2.2 Primære beslutninger...................................................................................396.2.3 Øvrige beslutninger......................................................................................39

of 153

6.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................416.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning..........................426.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................436.3.3 Indsatsområder............................................................................................446.3.4 Andre spor....................................................................................................466.3.5 Nøgledata på området..................................................................................466.3.6 Øvrige bemærkninger..................................................................................46

7 Inkasso – Renteberegning, Betalingspåmindelse (rykker) og Inkassokontoudtog467.1 Processer i scope......................................................................................................477.2 Opsummering...........................................................................................................49

7.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling.....................................497.2.2 Øvrige beslutninger......................................................................................49

7.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................497.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkas-sokontoudtog...........................................................................................................567.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................577.3.3 Indsatsområder............................................................................................577.3.4 Andre spor....................................................................................................577.3.5 Nøgledata på området..................................................................................577.3.6 Øvrige bemærkninger..................................................................................57

8 Inkasso – Afdragsordning og løntræk.............................................................578.1 Processer i scope......................................................................................................588.2 Opsummering...........................................................................................................61

8.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling.....................................618.2.2 Øvrige beslutninger......................................................................................61

8.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................618.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk............618.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................638.3.3 Indsatsområder............................................................................................638.3.4 Andre spor....................................................................................................658.3.5 Nøgledata på området..................................................................................658.3.6 Andre bemærkninger...................................................................................66

9 Inkasso – Afregning fordringshaver og private krav........................................669.1 Processer i scope......................................................................................................679.2 Opsummering...........................................................................................................70

9.2.1 Øvrige beslutninger......................................................................................709.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................70

9.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav 709.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................719.3.3 Indsatsområder............................................................................................719.3.4 Andre spor....................................................................................................719.3.5 Nøgledata på området..................................................................................72

of 153

9.3.6 Øvrige bemærkninger..................................................................................7210 Motorafgift...........................................................................................72

10.1 Processer i scope......................................................................................................7310.2 Opsummering...........................................................................................................78

10.2.1 Styringsmekanismer og ambitioner for området..........................................7810.2.2 Primære beslutninger...................................................................................7910.2.3 Øvrige beslutninger......................................................................................79

10.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................7910.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift........................................8110.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................8210.3.3 Indsatsområder............................................................................................8210.3.4 Andre spor....................................................................................................8310.3.5 Nøgledata på området..................................................................................8310.3.6 Øvrige bemærkninger..................................................................................83

11 Automatafgift og lotteriafgift................................................................8311.1 Processer i scope......................................................................................................8411.2 Opsummering...........................................................................................................8411.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................84

11.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift.............8511.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................8611.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................8611.3.4 Indsatsområder............................................................................................8611.3.5 Andre spor....................................................................................................8611.3.6 Nøgledata på området..................................................................................8611.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................86

12 Stempelafgift........................................................................................8612.1 Processer i scope......................................................................................................8712.2 Opsummering...........................................................................................................8712.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................87

12.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift.....................................8812.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................8812.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................8812.3.4 Indsatsområder............................................................................................8812.3.5 Andre spor....................................................................................................8812.3.6 Nøgledata på området..................................................................................8812.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................88

13 Toldfunktionen Indførsel.......................................................................8813.1 Processer i scope......................................................................................................9113.2 Summary..................................................................................................................93

13.2.1 Ambitioner for området................................................................................9313.2.2 Primære beslutninger...................................................................................9413.2.3 Øvrige beslutninger......................................................................................94

13.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................9513.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Indførsel....................97

of 153

13.3.2 Variationer i to-be processer........................................................................9813.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................9813.3.4 Indsatsområder............................................................................................9813.3.5 Andre spor....................................................................................................9813.3.6 Nøgledata på området..................................................................................9913.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................99

14 Toldfunktionen Udførsel........................................................................9914.1 Processer i scope....................................................................................................10214.2 Opsummering.........................................................................................................102

14.2.1 Ambitioner for området..............................................................................10214.2.2 Primære beslutninger.................................................................................10214.2.3 Øvrige beslutninger....................................................................................102

14.3 Beskrivelse af to-be-processer...............................................................................10314.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel...................10314.3.2 Variationer i to-be-processer......................................................................10414.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer..........................................................10414.3.4 Indsatsområder..........................................................................................10414.3.5 Andre spor..................................................................................................10414.3.6 Nøgledata på området................................................................................10414.3.7 Øvrige bemærkninger................................................................................104

15 Toldfunktionen Godsregistrering..........................................................10415.1 Processer i scope....................................................................................................10615.2 Opsummering.........................................................................................................106

15.2.1 Øvrige beslutninger....................................................................................10615.2.2 Ambitioner for området..............................................................................106

15.3 Beskrivelse af to-be-processer...............................................................................10715.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering......10715.3.2 Variationer i to-be-processer......................................................................10815.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer..........................................................10815.3.4 Indsatsområder..........................................................................................10815.3.5 Andre spor..................................................................................................10815.3.6 Nøgledata på området................................................................................10815.3.7 Øvrige bemærkninger................................................................................108

16 Diverse processer................................................................................10816.1 Processes in scope.................................................................................................10916.2 Opsummering.........................................................................................................10916.3 Beskrivelse af to-be-processer...............................................................................109

16.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer............................11116.3.2 Variationer i to-be-processer......................................................................11116.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer..........................................................11116.3.4 Indsatsområder..........................................................................................11116.3.5 Andre spor..................................................................................................11216.3.6 Nøgledata på området................................................................................11216.3.7 Øvrige bemærkninger................................................................................112

of 153

17 Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området...11218 Risici..................................................................................................12619 Forkortelser og definitioner.................................................................12720 Referencer og bilag.............................................................................128

20.1 PowerPoint-slides – InkassoPro fra LW....................................................................12820.2 PowerPoint-slides – EG Public fra LW......................................................................13220.3 Lasernet-brochure..................................................................................................13620.4 Notat fra Skattestyrelsen vedrørende valg af inkassomodul..................................140

Følgende flag er hejst fra Skattestyrelsen – Inddrivelse. Inkassomodul:.................140

Figuroversigt

Figur 1: De overordnede områder på Inkasso............................................................................9Figur 2: De overordnede områder på Skat i øvrigt.....................................................................9Figur 3: Dokumenter på debitor...............................................................................................32Figur 4: Formen "Rykkere" i AX 2012.......................................................................................32Figur 5: Formen "Rykkere".......................................................................................................33Figur 6: Saldo pr. billing classification på debitor.....................................................................33Figur 7: Funktion "Ret faktura"................................................................................................34Figur 8: Prioritet på billing classification..................................................................................41Figur 9: Prioritet på billing codes.............................................................................................42Figur 10: Rykkeropsætning i AX 2012......................................................................................50Figur 11: Renteopsætning i AX 2012.......................................................................................50Figur 12: Rykkere – sagsbehandling og rykkerjournal i AX 2012..............................................51Figur 13: Rykkernota i AX 2012...............................................................................................52Figur 14: Renter – sagsbehandling og rentejournal i AX 2012.................................................53Figur 15: Rentenota i AX 2012.................................................................................................54Figur 16: Eksternt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX 2012............................................55Figur 17: Internt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX 2012..............................................56Figur 18: Mellemregningsopsætning i AX 2012........................................................................67Figur 19: Billing classifications og codes..................................................................................80Figur 20: Kørsel til flytning af overskydende beløb på debitor til relateret kreditor.................80Figur 21: Tilbagevendende faktura opsætning i AX 2012........................................................81Figur 22: Tilbagevendende fakturaopsætning i AX 2012.........................................................85Figur 23: Fritekstfaktura i AX 2012..........................................................................................96Figur 24: Billing classification i AX 2012..................................................................................96

Tabeloversigt

Tabel 1 : Oversigt over Skattestyrelsen-processer...................................................................11

of 153

Tabel 2: Oversigt over processer ifm. oprettelse af nye inkassosager.....................................18Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager.......................25Tabel 4: Oversigt over processer omkring vedligeholdelse af inkassosager............................28Tabel 5: Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager.....................34Tabel 6: Oversigt over processer på kreditormodregning........................................................36Tabel 7: Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning........................................42Tabel 8: Oversigt over processer for renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog.............47Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog

........................................................................................................................................... 56Tabel 10: Oversigt over processer på afdragsordninger og løntræk........................................58Tabel 11: Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk........................61Tabel 12: Oversigt over processer på afregning fordringshavere og private krav....................66Tabel 13: Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav....70Tabel 14: Oversigt over processer for motorafgift...................................................................72Tabel 15: Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift....................................................81Tabel 16: Oversigt over processer på automatafgift og lotteriafgift........................................83Tabel 17: Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift........................85Tabel 18: Oversigt over processer på stempelafgift................................................................86Tabel 19: Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift................................................88Tabel 20: Oversigt over processer for toldfunktionen Indførsel................................................89Tabel 21: Identificerede gaps i forbindelse med Toldfunktionen Indførsel...............................97Tabel 22: Oversigt over alle processer på toldfunktionen Udførsel..........................................99Tabel 23: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel..............................103Tabel 24: Oversigt over processer for toldfunktionen Godsregistrering.................................105Tabel 25: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering.................107Tabel 26: Oversigt over diverse processer.............................................................................108Tabel 27: Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer.......................................111Tabel 28b: Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området................112

of 153

1 Introduktion

Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på Skattestyrelsen-området og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase.

1.1 Formål

Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX 2012. Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene.

1.2 I scope

Dokumentet omhandler kun Skattestyrelsen-sporet. Derudover henvises der til afsnit 3.

1.3 Ikke i scope

Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og i dette dokument.

Der henvises til de forskellige hovedafsnit i nedenstående notat omkring specifikke processer, som ikke er med i scope i første fase.

2 Ændringshistorik

Version

Dato Initialer

Specifikation af ændringer

1 30.04.2015 JOKHA Nyt dokument08.05.2015 JOKHA Færdig08.05.2015 EMSIB Review startet12.05.2015 EMSIB Review afsluttet12.05.2015 JADAM Review afsluttet13.05.2015 JOKHA Færdig efter review20-05-2015 JANBR Review startet

of 153

3 Oversigt over forretningsprocesser

Dette dokument dækker specifikke forretningsflows og systembehov på skatte-/inkassoområdet, herunder flere forskellige procesområder/grupperinger. Områderne er vist i figuren nedenfor:

Figur 1: De overordnede områder på Inkasso

Figur 2: De overordnede områder på Skat i øvrigt

Det overordnede forretningsflow ovenfor dækker over en række specifikke processer og systembehov på skatte- og inkassoområdet, som alle behandles i dette dokument. Den fulde oversigt over disse fremgår af tabellen nedenfor. Processerne og beskrivelserne i oversigten nedenfor er udarbejdet af ERP's interne konsulenter jf. deres analysearbejde gennem de seneste to år. ERP benytter værktøjet Rapid Value, og nedenstående er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value tilbage fra uge 2, 2015. Denne oversigt har dannet grundlaget for det arbejde EG, sammen med ERP, har gennemført i løbet af vinter/forår 2015 i form af en række Deep Dive- og løsningsworkshops. Det er dog vigtigt, at det her noteres, at Skattestyrelsen har godkendt, at hele området omkring Arbejdsgiverregisteret og Skatteyderregisteret bliver overført som en løsning i eSkat. Hermed er det kun selve opkrævningen af personskatter og a-skatter samt udbetaling af overskydende personskatter, som skal udføres i AX 2012. Hele faktureringsprocessen bliver jo gennemgået i FRD Debitor; det gælder både personskatter, b-skatter, a-skatter samt øvrige afgifter, som Skattestyrelsen opkræver.

Herudover udfører bogholderiet i Maniitsoq jo mange andre debitorrelaterede opgaver, såsom registrering af indbetalinger, afstemning, debitorhenvendelser, rykning m.m. Disse processer er også beskrevet i FRD Debitor.

Ifm. planlægning og gennemførelse af Deep Dive- og løsningsworkshops er der foretaget en klassificering af de enkelte processer i hhv. Høj, Mellem og Lav. Processerne, der er klassificeret som "L" bliver ikke behandlet i dette dokument. Disse behandles tidligst i implementeringsfasen. I forbindelse med skrivning af dette dokument er der foretaget en yderligere opdeling af de aktuelle processer i nogle hovedkategorier, som ses i nedenstående kolonne "Kategori".

3.1 Sulinal

of 153

Inkassoopgaver (Nye sager m.m.)Vedligeholdelse af

sager samt dokumenthåndtering

KreditormodregningRenter og

betalingspåmindelse, kontoudtog (Inkasso)

Løntræk og afdragsordning

Afregning private krav og fordringshaver

Motorafgift (styring i forbindelse med opkrævning af motorafgift)

Automater (styring i forbindelse med opkrævning af automatafgift)

Stempelkartotek ToldfunktionenIndførsel og udførsel

Toldfunktionen Godsregistrering

Diverse, Udtræk og Grønlands Statistik

Web-sitet https://sulinal.gh.gl blev oprindeligt udviklet i 2006 i forbindelse med Selvstyrets overtagelse af en række kommunale opgaver som indberetning og visning af arbejdsgivernes tilbageholdte A-skat til skattestyrelsen (månedsredegørelser. Web-sitet blev implementeret i driften pr. 1. januar 2007. Siden er Web-sitet blevet udviklet til også at omfatte:

Arbejdsgivernes indberetning og visning af lønangivelse og lønsedler Arbejdsgivernes indberetning og visning af foretagne løntræk Fordringshaveres indberetning og visning af tilgodehavender vedr. inkassosager –

kommuner, Nukissiorfiit m.fl. Fordringshaveres indberetning af nedskrivninger Godsregistrering – indberetning og ændringer på eksisterende registreringer Visning af rentenotater, modregningsbrev og debitorkontoudtog.

Der er juni måned 2014 fremsendt følgende konklusion til Skattestyrelsen i et notat omkring hele Sulinal-løsningen:

Der kan være forskellige parameter der kan påvirke en eventuel beslutning om at opgradere udviklingsværktøjerne.Et af de parameter der vejer tungt i den forbindelse er det kommende fællesoffentlige ERP-system.I hvilket omfang vil Sulinal-løsningen være berørt og omfattet af det kommende udbud.?Er det sådan, at de funktionaliteter der i dag findes i XAL er omfattet af det nye fællesoffentlige ERP-system eller overgår de skattemæssige funktionaliteter omkring indberetninger af A-skat og AMA samt opkrævning heraf, lønangivelser og lønsedler til eSkatte-systemet. Tilsvarende gør sig ligeledes gældende på inkassoområdet samt på godsregistreringer etc.Afhængig af de beslutninger der træffes på disse områder vil det medfører tiltag omkring Sulinal-løsningen.Skal en Sulinal-løsningen opgraderes og følge med i det nye ERP-system eller lægges de forannævnte emner over i eSkatte-systemet eller vælges der et helt nyt eSkatte-system og afgiftssystem.Beslutninger i den forbindelse vil medføre beslutninger og tiltag omkring Sulinal-løsningen.Dertil kommer at der er behov for at vurdere den ældre version af .net i relation til den tidsmæssige gennemførelse af ovenstående nævnte tiltag omkring det kommende fællesoffentlige ERP-system. Skal derallerede igangsættes tiltag på at løfte Sulinal-løsningen op på en nyere version af.net?Designmæssigt afviger Sulinal fra Selvstyrets øvrige Web-sitet. Bør det ske en tilpasning omkring designet.Log-in mulighed via Erhvervsportalen bør overvejes.

Ovenstående udfordringer er stadigvæk gældende, når det skal vurderes, hvilke komponenter man skal gå med, og det har derfor ikke været muligt i nedenstående FRD at angive konkrete gaps og derigennem at skulle estimere en pris/løsning. Det skal også nævnes at licensspørgsmålet er vigtigt at få belyst i denne sammenhæng.

På grund af ovenstående uklarheder samt manglende beslutning omkring den fremtidige placering/valg af den "Nye Sulinal" er følgende løsningskomponenter ikke en del vores nuværende estimater.

of 153

https://sulinal.gh.gl/

Behandling og afklaring af nedenstående emner vil derfor kunne medfører ændringer i tid, estimater og scope:

Visning af Modregningsbrev, Rentenotater og Kontoudtog Oprettelse af nye godsregistreringer samt sagsbehandling af allerede oprettet

godsregistreringer Manuel oprettelse af inkassosager samt mulighed for at få oplyst status og restgæld m.m.

på en konkret debitors inkassosager.

Disse forhold vil blive behandlet i henhold til change-procedurer.

Tabel 1 : Oversigt over Skattestyrelsen-processerFunktionsområde (spor)

Bearbejdning(H, M og L)

Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori

Skattestyrelsen H 21.002 Afslutning i XAL af øvrig luftfragt

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen L 21.070 Afstemning inkassoafregning

SKATTESTYRELSEN

INKASSO

Skattestyrelsen L 21.071 Afstemning iterimskonti SKATTESTYRELSEN

MOTOR (REGISTRE)

Skattestyrelsen M 21.189 Alle udbetalinger, alm. og §15; 25; 25,5

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.116 Beregning af renter ved urettidig betaling af royaltyskat

SKATTESTYRELSEN

ESKAT

Skattestyrelsen L 21.106 Beregning af renter ved urettidig betaling af selskabsskat

SKATTESTYRELSEN

ESKAT

Skattestyrelsen L 21.107 Beregning og udbetaling af renter ved for meget indbetalt selskabsskat

SKATTESTYRELSEN

ESKAT

Skattestyrelsen M 21.062 Bogføring af webløntræk arbejdsgivere

SKATTESTYRELSEN

LØNTRÆK

Skattestyrelsen M 21.064 Bogføringsbilag; andre skatteregioner

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen M 21.063 Bogføringsbilag; ændrede slutopgørelser

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen H 21.132 Debitoraftaler SKATTESTYRELSEN

AFDRAGSORDNING

Skattestyrelsen H 21.003 Debitoropfølgning SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

of 153

Funktionsområde (spor)



Skattestyrelsen H 21.133 Debitorskifte /erstatningsansvar

SKATTESTYRELSEN

INKASSO (VEDLIGEHOLDELSE)

Skattestyrelsen H 21.144 Debitorskifte /erstatningsansvar

SKATTESTYRELSEN

INKASSO (VEDLIGEHOLDELSE)

Skattestyrelsen H 21.134 Dødsbo – anmeldelse og opfølgning

SKATTESTYRELSEN

STAMDATA

Skattestyrelsen L 21.072 Efterlysning af personer SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

Skattestyrelsen H 21.023 Egen køl SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.036 Egen køl SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.030 Fakturering af banderoler SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.031 Fakturering af indførselsafgift To Be

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen M 21.153 Fakturering af lotteri- og automatafgift fra enarmede tyveknægte

SKATTESTYRELSEN

AUTOMATER (REGISTRE)

Skattestyrelsen L 21.161 Fakturering af lotteriafgift SKATTESTYRELSEN

LOTTERIAFGIFT

Skattestyrelsen L 21.169 Fakturering af miljøafgift SKATTESTYRELSEN

MILJØAFGIFT

Skattestyrelsen H 21.032 Fakturering andre kategorier

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.033 Fakturering kategori 70 – Royal Arctic Line

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen L 21.048 Fileksport § 15 til E-skat SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen H 21.090 Filoverførsler mellem eSkat og XAL

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.109 Filoverførsler mellem eSkat og XAL (B-skat)

SKATTESTYRELSEN

ESKAT

Skattestyrelsen L 21.073 Finansafstemning FL 24.xx.xxx

SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

of 153




Skattestyrelsen L 21.117 Foretage afregning af royalty-skat

SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

Skattestyrelsen H 21.124 Foretage rentetilskrivning SKATTESTYRELSEN

RENTER (INKASSO)

Skattestyrelsen H 21.125 Fremsende betalingspåmindelser

SKATTESTYRELSEN

BETALINGSPÅMINDELSE (INKASSO)

Skattestyrelsen H 21.126 Fremsende kontoudskrifter/bekræftelse efter anmodning

SKATTESTYRELSEN

INKASSOKONTOUDTOG

Skattestyrelsen H 21.145 Frivillig forlig SKATTESTYRELSEN

AFDRAGSORDNING

Skattestyrelsen H 21.135 Frivillig forlig SKATTESTYRELSEN

AFDRAGSORDNING

Skattestyrelsen M 21.184 Genudbetaling af kreditormodregninger

SKATTESTYRELSEN

KREDITORMODREGNING

Skattestyrelsen H 21.042 Genudførsel TF2 SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.018 Gods pr. fly fra Danmark SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.034 Gods pr. fly fra Danmark SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.019 Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.035 Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.016 Gods pr. skib direkte fra udlandet

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.024 Gods pr. skib direkte fra udlandet

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.025 Gods pr. skib fra Danmark SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.017 Gods pr. skib fra udlandet via Danmark

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.026 Gods pr. skib fra udlandet via Danmark

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

of 153




Skattestyrelsen H 21.014 Gods på skib fra Danmark SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.015 Gods på skib fra Danmark To Be

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.136 Håndtere henvendelser efter betalingspåmindelser

SKATTESTYRELSEN


Skattestyrelsen L 21.049 Indberetning af private krav – kørsel

SKATTESTYRELSEN

PRIVATEKRAV

Skattestyrelsen H 21.006 Indberetning af tal til alkoholstatistik

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.081 Inddragelse af nummerplader

SKATTESTYRELSEN

MOTOR (REGISTRE)

Skattestyrelsen M 21.154 Inddragelse af tilladelser hos kommunen

SKATTESTYRELSEN

AUTOMATER (REGISTRE)

Skattestyrelsen H 21.137 Inddrivelse - krav fra kommunerne (masseinddrivelse)

SKATTESTYRELSEN

INKASSO GENERELT

Skattestyrelsen H 21.146 Inddrivelse af tilbageholdt A-skat fra arbejdsgiver

SKATTESTYRELSEN

KREDITORMODREGNING

Skattestyrelsen L 21.110 Indlæsning af B-skat fra eSkat til Systemet

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.101 Indregning af lineær nedskrivning i A-indkomst

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen H 21.047 Indscanning af arkiverede dokumenter

SKATTESTYRELSEN

DOKUMENTHÅNDTERING

Skattestyrelsen L 21.050 Kasseopfyldning SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

Skattestyrelsen L 21.051 Kassetømning SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.075 Kiffaq-forespørgsler til alle i AKA-regnskab

SKATTESTYRELSEN

DOKUMENTHÅNDTERING

Skattestyrelsen L 21.052 Kontramandering af §25 SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

Skattestyrelsen H 21.008 Kvartalsvis indberetning til Danmarks Statistik og Grønlands Statistik

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

of 153




Skattestyrelsen L 21.077 Manuelle nedskrivninger/opskrivninger

SKATTESTYRELSEN

INKASSO

Skattestyrelsen H 21.119 Modregning af kreditorudbetaling

SKATTESTYRELSEN

KREDITORMODREGNING

Skattestyrelsen H 21.120 Modregning af overskydende skat

SKATTESTYRELSEN

KREDITORMODREGNING

Skattestyrelsen L 21.111 Opfølgning og tilbageførelse af B-skat

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen M 21.150 Opfølgning på afstemning af stempelafgift

SKATTESTYRELSEN

STEMPELAFGIFT

Skattestyrelsen H 21.037 Opfølgning på ikke afmeldt gods i GCS

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.038 Opfølgning på ikke-afmeldt gods i Sulinal

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.121 Opfølgning på pålæg om løntræk

SKATTESTYRELSEN

LØNTRÆK

Skattestyrelsen L 21.112 Opgørelse af årets betalte B-skat

SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.102 Opkrævning af restskat SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.114 Opretholde og vedligeholde skatteyderregisteret

SKATTESTYRELSEN

ESKAT

Skattestyrelsen H 21.083 Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler

SKATTESTYRELSEN

MOTOR (REGISTRE)

Skattestyrelsen H 21.082 Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler

SKATTESTYRELSEN

MOTOR (REGISTRE)

Skattestyrelsen L 21.118 Overdragelse af royaltyskat til inddrivelse

SKATTESTYRELSEN

INKASSO

Skattestyrelsen L 21.108 Overdragelse af selskabsskat til inddrivelse

SKATTESTYRELSEN

INKASSO

Skattestyrelsen M 21.155 Overdragelse til inkasso SKATTESTYRELSEN

INKASSO GENERELT

Skattestyrelsen H 21.084 Overdragelse til inkasso SKATTESTYRELSEN

INKASSO GENERELT

of 153




Skattestyrelsen H 21.128 Partshøringsskrivelser til skyldnere

SKATTESTYRELSEN


Skattestyrelsen H 21.020 Post direkte fra udlandet SKATTESTYRELSEN

TOLD-STATISTIK

Skattestyrelsen H 21.027 Post direkte fra udlandet SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.021 Post fra Danmark SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.028 Post fra Danmark SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.022 Post fra udlandet via Danmark

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.029 Post fra udlandet via Danmark

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.122 Pålæg om løntræk SKATTESTYRELSEN

LØNTRÆK

Skattestyrelsen H 21.005 Redegørelse ved. taxa SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

Skattestyrelsen M 21.185 Refusion af indførselsafgift SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen M 21.186 Refusion af motorafgift SKATTESTYRELSEN

MOTOR (REGISTRE)

Skattestyrelsen H 21.009 Registrering af udførsel fra Grønland TF6

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.010 Registrering af udførsel fra Grønland TF6 - direkte til udlandet

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.096 Renteberegning SKATTESTYRELSEN

RENTER (INKASSO)

Skattestyrelsen H 21.045 Rettelser oversigt af Grønlandske indførselsafgifter, hvis der er ændringer

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.138 Returnering af krav til fordringshaver

SKATTESTYRELSEN

INKASSO

of 153




Skattestyrelsen M 21.151 Stempling af dokumenter SKATTESTYRELSEN

STEMPELAFGIFT

Skattestyrelsen L 21.053 Tilbageføring/nulstilling af § 5

SKATTESTYRELSEN

LAV MEN VIGTIGT - INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.054 Tilbageføring/nulstilling af § 85

SKATTESTYRELSEN

LAV MEN VIGTIGT - INTEGRATION

Skattestyrelsen H 21.123 Tilbagekaldelse af pålæg om løntræk

SKATTESTYRELSEN

LØNTRÆK

Skattestyrelsen H 21.039 Tildeling af afgiftsanmeldelses numre

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.040 Tildeling af indførselsafgiftskredit

SKATTESTYRELSEN

GODSREGISTRERING

Skattestyrelsen H 21.147 Tilsigelse/opfølgning SKATTESTYRELSEN

LØNTRÆK

Skattestyrelsen H 21.129 Udarbejde betalingsaftaler /afdragsordninger

SKATTESTYRELSEN

AFDRAGSORDNING

Skattestyrelsen M 21.187 Udbetale § 25 overskydende skat – kørsel

SKATTESTYRELSEN

KREDITORMODREGNING

Skattestyrelsen M 21.188 Udbetaling af §15-forskud på overskydende skat - kørsel

SKATTESTYRELSEN

KREDITORMODREGNING

Skattestyrelsen M Udbetaling af private krav SKATTESTYRELSEN

PRIVATEKRAV

Skattestyrelsen H 21.007 Udenrigsstatistik SKATTESTYRELSEN

TOLD-STATISTIK

Skattestyrelsen H 21.011 Udfyldelse af EUR 1-certifikat

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.012 Udfyldelse af EUR 2-certifikat

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.013 Udfyldelse af oprindelsescertifikat Form A

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.130 Udskriv kontoudtog SKATTESTYRELSEN

INKASSOKONTOUDTOG

Skattestyrelsen H 21.043 Udstedelse af eksporttilladelse/udførselstilladelse

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

of 153




Skattestyrelsen H 21.041 Udstedelse af indførselstilladelser

SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.142 Undersøgelse/afstemning af sager

SKATTESTYRELSEN

INKASSO

Skattestyrelsen L 21.099 Ændret slutopgørelse SKATTESTYRELSEN

INTEGRATION

Skattestyrelsen L 21.158 Årig indberetning til Grønlands Statistik – havn- og krydstogsafgift

SKATTESTYRELSEN

DIVERSE

Skattestyrelsen H 21.046 Årlig nulstillelse SKATTESTYRELSEN

AFGIFTER(TOLD)

Skattestyrelsen H 21.088 Årlige indberetninger til Grønlands Statistik

SKATTESTYRELSEN

TOLD-STATISTIK

Skattestyrelsen L 21.074 e-mail forespørgsler til alle i AKA internregnskab og telefonisk henvendelser

SKATTESTYRELSEN

INKASSO GENERELT

Skattestyrelsen M Udbetaling af stedkode 910

SKATTESTYRELSEN

LØNTRÆK

Skattestyrelsen H 21.149 Undersøgelse/afstemning af sager

SKATTESTYRELSEN

INKASSO GENERELT

4 Inkasso – oprettelse af nye inkassosager

Procesområdet "Inkasso – oprettelse af nye inkassosager" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow omkring. at en skyldig debitorpost bliver overført til inkasso. Processen gælder både de debitorposter, som er født/bogført i et AX 2012-regnskab (Selvstyret/kommunerne), og de debitorposter, som kommer via de såkaldte øvrige fordringshavere. som fx INI A/S, Nukissiorfiit, Danmark m.fl. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.137, 21.155, 21.084, 21.138 og 21.142. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men som er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

of 153

Tabel 2: Oversigt over processer ifm. oprettelse af nye inkassosagerProces- ID

Forretningsproces Beskrivelse

21.137

Inddrivelse - krav fra kommunerne (masseinddrivelse)

Inddrivelse – krav fra kommunerne fra private (masseinddrivelse).

Kommunerne kan logge ind på Sulinal og indlæse en fil over forfaldne debitorer. Filen dannes i kommunernes økonomisystem (Winformatik). Beløbene er hermed overdraget til inddrivelse i Skattestyrelsen. Det samme gør sig gældende for bl.a. INI, Iserit, Nukissiorfiit. Skattestyrelsen får på samme måde oplysninger om kommunernes kreditorgæld. Skattestyrelsen modregner eventuel kreditorgæld i debitortilgodehavende, inden de opkræves. Modregningen foregår i dag som en simpel beregning i XAL. Hvis ikke der er kreditorgæld, tjekkes det, om borgeren/virksomheden har overskydende skat, der kan modregnes debitorposten. Hvis det heller ikke er tilfældet, kan Skattestyrelsen foretage et løntræk, hvis der er tale om en borger. Et eventuelt overskydende beløb udbetales. Skattestyrelsen fremsender månedlige redegørelser til kommunen med oplysninger om status på de sager, der er modtaget fra kommunen.

21.155

Overdragelse til inkasso

Man laver ikke automatiske overdragelser til inkasso.

21.084

Overdragelse til inkasso

21.138

Returnering af krav til fordringshaver

21.142

Undersøgelse/afstemning af sager

Inkassoprocesserne nødvendiggør i dag etablering af en række kartoteker: Inkassokartoteket, Inkassoaftaler, Afviste fordringer, Kreditormodregning, Udlægskartotek, Afregning til fordringshaver, Nedskrivninger og Debitoraftaler. Inddrivelse/ Inkasso er at sidestille med debitorhåndtering, og her vil der også foregå rykkere, rentetilskrivning o.lign.

InkassokartotekHer skal inkassosager registreres enten via indberetninger fra Sulinal (internetportal), manuelle oprettelser eller fra afskrivningsfunktionen i XAL. Stamdata på debitorerne i inkassokartoteket anbefales opdateret – som stamdata på debitorer i debitorkartoteket – via to fællesoffentlige centrale registre (GER og CPR).

På baggrund af oplysninger i inkassokartoteket dannes rentetilskrivninger, rykker, lønaftaler, afdragsordninger, udlæg og der tilknyttes meddebitorer m.v. på de aktive inkassosager.Her styres inkassoområdet på sagsforløb, med mange forskellige dokumenter og øvrige korrespondance til/fra debitoren.

InkassoaftalerHer kan sagsbehandlerne oprette to typer aftaler, nemlig løntræk eller en afdragsordning, hvor en løntræksaftale bliver behandlet via arbejdsgiverdelen, og en afdragsordning bliver opkrævet viaPBS.

Når disse aftaler er færdigbehandlet, skal sagsbehandleren have tilknyttet de relevante skyldige debitorposter til sagen, således at kommende indbetalinger kan udlignes med de aftaler, der er lavet med debitor.

Der findes opfølgningsværktøjer til begge typer aftaler, så sagsbehandleren løbende kan følge debitorens overholdelse af aftalerne.

Afviste fordringerI dette kartotek bliver alle afviste inkassosager/fordringer samlet , som modtages fra Sulinal via indberetninger fra kommunerne/fordringshaverne, men som af forskellige årsager ikke kan godkendes/oprettes som aktive inkassosager.

KreditormodregningI dette kartotek modtages og behandles de kreditorudbetalinger, som enten skal

of 153

Proces- ID


ske fra kommunerne eller Selvstyret. Informationen modtages enten via webservices , som anvendes af de eksterne fordringshavere, og fra Selvstyret modtages de direkte fra kreditormodulet.

I kreditormodregningskartoteket foretages modregning/udlæg efter et aftalt regelsæt. Efterfølgende foretages en bogføring og udligning af debitorenes skyldige poster. Det er herfra, man dagligt kan udskrive modregnings- og udlægsbreve til kreditorerne/debitorerne.

UdlægskartotekHer dokumenteres eventuelle foretagne udlæg i forskellige værdier i forhold til den enkelte debitor og dennes aktuelle inkassosager m.m.

Afregning til fordringshaver I dette kartotek findes en beregningsmetode, som sikrer korrekte afregninger til alle de aktive fordringshavere, som i en given måned har haft indbetalinger på deres inkassosager.

Her udarbejdes en specificeret oversigt på de enkelte inkassosager på de bevægelser, der har været i en given periode. Informationen opsamles løbende, så man altid kan komme tilbage til de tidligere afregninger. Det totalafregningsbeløbet skal godkendes og derefter automatisk bankoverføres af Skattestyrelsens regnskabsafdeling.

NedskrivningerI dette kartotek/kladde modtages og behandles de nedskrivninger/indbetalinger, som er sket hos kommunerne/andre fordringshaver på inkassosager – som allerede er registreret med den fulde hovedstol i XAL. Informationen skal modtages enten via en webservice via Sulinal eller kan manuelt oprettes via en kladde.

For at sikre, at borgerens mellemværende med Selvstyret, kommunerne og de øvrige enheder er opdateret, er det vigtigt, at disse informationer tilflyder Skattestyrelsen – mindst – dagligt.

Når nedskrivninger er godkendt, foretages der automatisk bogføring på de aktuelle inkassosager.

DebitoraftalerHer kan sagsbehandlerne oprette en afdragsordning, som efterfølgende kan blive opkrævet via PBS.

Når disse aftaler er færdigbehandlet, skal sagsbehandleren have tilknyttet de relevante skyldige debitorposter til sagen, således at kommende indbetalinger kan udlignes med de aftaler, der er lavet med debitor.

21.149

Undersøgelse/afstemning af sager

of 153

4.1 Processer i scope

Oprettelse af indberetning (inkasso)

Sys

tem

(AX)

Deb

itor a

fdel

ing

i ko

mm

uner

2Igangsæt kørsel til

identifikation af forfaldne faktura

Start

1Fravalg af

udvalgte debitorer i kørsel

3Ændring af status forfalde debitorer til ”Inddrivelse”

Slut

4Systemet kontrol-lerer for korrekt

udfyldelse af felter

5Fejl eller

mangler ?

6Opdatering af

korrekte informationer

Ja

7Ændring af status til

”Inddrivelsesafd”Nej

Denne proces gælder kun for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX 2012.

Kommentarer til processen: Oprettelse af inkasso

KommentarerStart: Processen starter med igangsætning af kørsel for identifikation af forfalde

fakturaer, der skal til inkasso.Slut: Processen er færdig, når der er ændret status til videre håndtering i

inddrivelsesafdelingen.

Aktivitet

Kommentarer

1 Der opsættes en kørsel i AX 2012 til identifikation af overskredne fakturaer og dermed debitorer, der skal til inkasso.I opsætningen fravælges debitorer som fx kommuner og/eller diverse-fakturaer.Nettostyrede virksomheder håndteres også specielt.

2 Kørslen gennemgår fakturaer i AX 2012 og identificerer debitorer til inkasso.3 På de fremfundne debitorer ændres status til inddrivelse, og dermed at de nu

overgår til inkasso og inddrivelsesafdelingen.4 Ved ændret status kontrollerer systemet for korrekt udfyldelse af felter.

5-6 Er der felter, der ikke er korrekt udfyldt, frasorteres disse til manuel håndtering.7 Der sker en endelig ændring af status, hvorefter den videre opfølgning er

overgået til inddrivelsesafdelingen.

4.2 Opsummering

of 153

Inkasso er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument.

I forhold til hvert punkt fremgår det, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration).

De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt udenfor nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX 2012.

Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene.

4.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling AX 2012-systemet anvendes til identifikation af overskredne fakturaer og dermed

fakturaer/debitorer, der skal overføres til inddrivelsesmyndighed. (system) Ved overgangen til inddrivelsesmyndigheden er det systemet, som kontrollerer for korrekt

udfyldelse af felter og dermed datadisciplin i systemet. (system) I forhold til rykkerprocedurer (betalingspåmindelse) foregår hele processen i systemet, hvis

der ikke er udfordringer i processen såsom flytning eller borger død. (system) Systemet styrer og opdaterer, hvis der kommer indbetalinger undervejs mellem 1. og 2.

rykker. (system) Styring af meddebitorer sker af systemet i forhold til rykkere. (system) Via link til GAB-kartoteket styrer systemet, hvis en borger flytter/dør, eller en virksomhed

går konkurs, og giver besked (alarm) til en videre manuel håndtering. (system) Anvendelse af faktura-ID skal give en fuldautomatisk udligning under modtagelse af

betalinger. (system) Ved modregning udarbejder systemet et brev med modregning og restsaldo. (system) Anvendelse af portal for nedskrivning for øvrige fordringshavere (skal afklares). (system)

(forretning)

4.2.2 Primære beslutninger Der er oprettet et kartotek med GER-/CPR-nr. for alle (brug af global adressebog).

(forretning) Anvendelse af statuskoder på inddrivelse som erstatning for teknisk afskrivning. Dvs.

pengene bliver i kommunernes/enhedernes respektive kasser igennem hele forløbet. (system)

Det skal undersøges, om der er lovmæssige forhold, som er gældende i forhold til tidsperioder, fx overdragelse til inddrivelsesmyndighed ved forfaldsdato. (forretning)

Ambitionen for håndtering af information til meddebitorer skal afklares – er det både rykkere, kontoudtog og fakturaer, og afklaring af regler for, hvornår det ikke gælder? (forretning)

of 153

Tilbagebetaling af for meget indbetalt fra debitor sker som en kreditorbetaling med deraf følgende modregning. Det skal afklares, om der er hjemmel til dette, og hvordan det fordeles i 5 kasser. (forretning)

4.2.3 Øvrige beslutninger Der skal arbejdes på en løsning, hvor beløbet – ved betaling med ID – allerede ved

betalingen overføres direkte på tilgodehavers bankkonto. (system) Ved forfalden betalingsdato overgår den videre opfølgning til inddrivelsesafdelingen, dvs.

man ikke længere foretager opfølgning lokalt. Der er derfor brug for en afklaring af, hvem der følger op i perioden direkte efter forfalden faktura – fx at inddrivelsesmyndigheden først starter efter 4 uger, og inden dette tidspunkt ligger opfølgningen lokalt (det kan fortsat ske, selvom ansvaret er overdraget til inddrivelsesmyndigheden). (forretning)

Må rykker 1 og 2 for flere restancer blandes af hensyn til sparet porto? (forretning) (system)

Tilbageførelse af for meget indbetalt skal trækkes i 5 regnskaber – er det muligt? Det skal afklares, hvordan man vil håndtere tilbageførsel af for meget modregnet i

kommunernes tilgodehavende. (forretning) (system) Forslag om print i den lokale kommune og/eller servicekontor for breve for at spare porto.

(forretning) Ved afregning til øvrige fordringshavere skal det afklares, hvordan pengene skal sendes.

(forretning) Anvendelse af portal for nedskrivning for øvrige fordringshavere. (system) Accept af en fuldstændig automatisk rykkerprocedure i systemet (1. og 2. rykker)

(forretning) (system) Personer i Kommune1 skal ikke kunne se kommunes/Selvstyrets debitorer (det skal

afklares). (forretning) Der sendes én betalingspåmindelse fra Inddrivelsesmyndigheden pr. debitor – på tværs af

kommuner og Selvstyret. Det skal aftales, hvordan indbetalingen skal fordeles, hvis debitor ikke indbetaler det samlede beløb. (forretning) (system)

Opskrivninger faktureres (fx omkostninger i forbindelse med retssager). (system)

4.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processerne 21.137, 21.155, 21.084 og 21.138, 21.142 og 21.149 gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Her blev det vist, hvordan man via et standard rykkerforløb kan markere alle forfaldne debitorposter med en rykkerkode "Inkasso", som dermed indikerer, at posten nu er overgået til inkasso. Hermed bliver det så ikke længere nødvendigt at foretage en teknisk afskrivning og herefter at skulle oprette den igen på en anden dimension. Det skal dog i den forbindelse tilføjes, at det er oplyst over for Selvstyret, at der bør etableres regnskabsregler i forbindelse den årlige regnskabsafslutning, så man fremover manuelt skal optage et forventet tab på sine tilgodehavender i balancen efter en konkret vurdering.

Desuden er der gennemgået (vha. PowerPoint-præsentationer) to inkassomoduler med henblik på at vise de inkassofunktioner, som er til rådighed i disse moduler uden for AX 2012 (de to PowerPoint-præsentationer er vedlagt som bilag):

InkassoPro

of 153

Debitormodul fra EG Public

I forbindelse med løsningsworkshop har EG foretaget en indledende afdækning af, hvilke løsningskomponenter der kunne indgå i løsningsforslag for inkasso. Baseret på ovenstående tabel har følgende elementer vægtet størst.

Integration til AX 2012 skal bygges til InkassoPro samt EG Public Beslutning om, at Kommunerne og Selvstyret skal have adgang og en automatisk

opdatering giver en høj kompleksitetsgrad på disse opgaver EG Public-modulet er baseret meget tæt på sammenhængen med ØS Indsigt, som derved

stiller nogle krav til øvrige finansielle transaktioner.

Det er endvidere den indledende vurdering, at begge løsninger skal udvides med funktionalitet for at dække de krav, der er fremkommet ifm. Deep Dives på Skattestyrelsen.

of 153

Dertil vil komme et licenselement på begge løsninger, som ikke har været nærmere undersøgt.

Derfor er de kommende løsninger i denne FRD beskrevet ud fra en beslutning om, at AX 2012 skal anvendes til løsning af inkassoområdet.Det er efterfølende aftalt med Skattestyrelsen at ovenstående valg skal genvurderes/uddybes hurtigst muligt i den kommende designfase jf. bilag 20.4Hvis ovenstående genvurdering giver anledning til ændringer vil det blive behandlet i henhold

til changeprocedurer.

Sammen procedurer vil også gøre sig gældende i forhold til behovet for en egentlig integration til disse to dokumenthånteringssystemer F2 og Captia, hvor Skattestyrelsen skal afdække deres konkrete behov og krav i en designfase, men det har ikke været muligt at estimere en løsning på nuværende tidspunkt.

4.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager

Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosagerAktivitets-ID

Beskrivelse Fit / gap

Initiativ

Skat_001 Oprettelse af nye sager for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX 2012

gap De relevante poster bliver stemplet med "Inkasso" i en ny attribut på debitorposten. Herudover henvises der til afsnit 4.3.3.1.

Skat_002 Oprettelse af nye sager fra de øvrige fordringshaver og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012

gap De øvrige fordringshavere skal kunne tilgå en webservice, hvor der automatisk vil blive oprettet nye inkassoposter. Herudover henvises der til afsnit 4.3.3.2.

Skat_003 Returnering/afvisning af indberettede nye sager fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012

gap Der skal ikke ske automatisk bogføring, før der er foretaget en endelig godkendelse eller afvisning. Denne information skal kunne afleveres retur via den omtalte webservice.

Skat_004 Parameteropsætning af relevante forhold

gap Det skal være muligt, at kunne parameterstyre flere forhold.De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen.

Skat_113 Udlægskartotek gap Der skal oprettet et nyt registre hvor man kan dokumentere

of 153

eventuelle foretagne udlæg i forskellige værdier i forhold til den enkelte debitor og dennes aktuelle inkassosager m.m.

4.3.2 Variationer i to-be-processerN/A.

4.3.3 Indsatsområder

4.3.3.1 Oprettelse af nye sager for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX 2012Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når der skal oprettes nye inkassoposter for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX 2012.

Inkassofunktionerne skal alle ses på tværs af alle aktuelle regnskaber i AX 2012, så når inkassoafdelingen udfører deres opgaver, skal de ikke frem og tilbage imellem flere forskellige regnskaber, men kan via nogle få oversigter i AX 2012 få overblik og foretage sagsbehandling på tværs af relevante regnskaber og de tilhørende debitorposter.

Det kræver nogle ekstra tilretninger af de muligheder, der allerede findes standard i AX 2012, at kunne foretage en mere smidig sagsbehandling og bogføring på tværs af regnskaber. Det vil også forudsætte specielle rettighedsopsætninger, som kun skal gælde medarbejderne i inkassoafdelingen.

På følgende måde vil alle forfaldne debitorposter/billing classifications, som er opsat med et rykkerforløb XXX, automatisk blive stemplet med "Inkasso" i en nye attribut på debitorposten. Denne automatiske opdatering af den nye attribut sker via hjælp af standardfunktionerne i en rykkerkørsel, og sker på baggrund af et fast defineret datoregelsæt for, hvornår de forskellige typer af restancer skal overgå til sagsbehandling hos inkasso.

Alle forfaldne debitorposter/billing classifications, som er opsat med et rykkerforløb forskelligt fra XXX, bliver ikke automatisk stemplet jf. ovenstående beskrivelse, men først i det øjeblik rykkerkoden konkret skifter til inkasso.

Inkassoafdelingen skal løbende manuelt kunne oprette opkrævninger af private krav samt øvrige krav via en konkret billing classification og fakturaskabelon, men her kan måske også anvendes standardfunktionen tilbagevendende fakturaer i AX 2012.

Sagsbehandling på inkassoområdet forudsætter nogle nye oplysninger, som skal kunne tilføjes de relevante fakturaer ved oprettelsen og efter endt bogføring. Disse oplysninger kunne fx være:

2. fordringshaver (fx hustruen i forbindelse med private krav) Barn (specifikt behov på specielle typer at inkassoposter)

of 153

Forældelsesdato (der behov for en konkret beskrivelse af, hvordan disse informationer bedst og mest effektivt bliver stemplet på de aktuelle debitoropkrævninger)

Meddebitorer – CPR eller GER anvendes altid, men de skal findes som aktive debitorer, før de kan tilføjes som meddebitor på en ny inkassopost/debitorpost.

Forudsætninger: Der foretages ikke teknisk afskrivning, lukning eller flytning af de aktuelle debitorposter Eventuelle opskrivninger faktureres særskilt og bliver dermed en ny faktura/debitorpost, og

ved manglende betaling en inkassopost.

4.3.3.2 Returnering/afvisning af indberettede nye sager fra øvrige fordringshavereFølgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når der skal oprettes nye inkassoposter

fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012.

Der tilbydes de øvrige fordringshavere en webservice, som sikrer korrekt oprettelse af nye inkassoposter. Der skal indbygges kontroller m.m., der som minimum skal sikre, at alt nødvendigt information er til stede for at kunne oprette en ny inkassopost/fritekstfaktura, og samtidig skal man kunne vedhæfte relevant information.

Denne webservice vil så pr. fordringshaver aflevere disse informationer ned i særskilte regnskaber, som kun er oprettet i AX 2012 til dette konkrete formål. Der skal derfor oprettes et "fiktivt" regnskab i AX 2012 pr. øvrige fordringshavere. Der skal for de enkelte "fiktive" regnskaber opsættes alt relevant grundopsætning, såsom rykkeropsætning, renteopsætning, kontoplan, regnskabsperioder, bilagsserie, mellemregningskonti til styring af oprettelse og efterfølgende afregning af indkomne betalinger mv.

Integrationen fra eSkat (fremsendelse af opkrævninger) kan med fordel bruges som den overordnede tilgang for den nye webservice, der bliver indgangen til de enkelte "fiktive" regnskaber pr. fordringshaver. Hvis den aktuelle debitor på den nye inkassopost ikke er aktiv i det relevante regnskab, skal den automatisk oprettes som debitor og kreditor via den globale adressebog. Webservicen skal herefter oprette en fritekstfaktura med de relevante billing classifications/ billing code, dog kun som status "Oprettet". Alle poster, som bliver oprettet på denne måde, skal automatisk være udfyldt med stemplingen "Inkasso" ved bogføring.

Der skal laves en oversigt, som viser alle oprettede inkassoposter, og hvor inkassomedarbejderne enten kan godkende (foretage bogføring) eller afvise anmodningen (uden bogføring) i forhold til den enkelte inkassopost.

Hvad enten der sker bogføring eller afvisning, skal der returneres en kvittering til fordringshaveren. Sagsbehandling på inkassoområdet forudsætter nogle nye oplysninger, som skal tilføjes de relevante inkassoposter ved oprettelsen. Disse oplysninger kunne fx være:

Anden fordringshaver (fx hustruen i forbindelse med private krav) Barn (specifikt behov på specielle typer at inkassoposter) Forældelsesdato

of 153

Meddebitorer – CPR eller GER anvendes altid, men de skal findes som aktive debitorer, før de kan tilføjes som meddebitor på en ny inkassopost.

4.3.4 Andre spor

N/A.

4.3.5 Nøgledata på områdetNøgledata på området er: Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Meddebitorer.

4.3.6 Øvrige bemærkninger

N/A.

5 Inkasso – vedligeholdelse af inkassosager samt dokumenthåndtering

Procesområdet "Inkasso – vedligeholdelse af inkassosager samt dokumenthåndtering" omfatter diverse handlinger, som indgår i de daglige opgaver, der er nødvendige for en effektiv sagsbehandling på inkassoområdet. Derudover er der generelt et stort behov på hele inkassoområdet for et effektiv værktøj til dokumenthåndtering og brevskabeloner, som bruges i stort omfang.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.133, 21.144 og 21.047. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 4: Oversigt over processer omkring vedligeholdelse af inkassosagerProces-ID Forretningsproces Beskrivelse

21.133 Debitorskifte/erstatningsansvar

21.144 Debitorskifte/erstatningsansvar

21.047 Indscanning af arkiverede dokumenter


of 153

Vedligeholdelse af indberetninger (Borger)

Sys

tem

(AX)

Indd

rivel

ses-

myn

digh

ed

Start

1Opdatering af

betalinger efter forfaldsdato

2Indberetninger fjernes grundet

betalingsudligning

3Betalings-

påmindelse 1 sendes til borger

Ultimo måned 1

5Betalings-

påmindelse 2 (inkl. partshøring)

Ultimo måned 2

7Er skyldner flyttet ud af Grønland ?

8Systemet giver en

advarsel om flytning

9Udarbejdelse af betalingspåmin-delse til nyt land

11Borger død ?

14Forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav

13Indberetning til

kredsretten af krav(brev, kontoudtog)

15Stop for rykker og

aktiviteter(sæt på standby)

12Besked om at borger er død

(alarm)

Ja

10Betalings-

påmindelse til land

4Betalings-

påmindelse 1

6Betalings-

påmindelse 2

Ja

Nej

Stop

Nej

of 153


Sys

tem

(AX

)In

ddriv

else

s-m

yndi

ghed

Start

1Opdatering af



betalingsudligning

3Betalings-


Ultimo måned 1

5Betalings-


Ultimo måned 2


8Systemet giver en



11Borger død ?


13Indberetning til





(alarm)

Ja

10Betalings-


4Betalings-

påmindelse 1

6Betalings-

påmindelse 2

Ja

Nej

Stop

Nej

Kommentarer til processen: Vedligeholdelse af indberetninger (borger)

KommentarerStart: Processen starter med opdatering af betalinger efter forfaldsdato i AX 2012-

systemet.Slut: Processen afsluttes ved stop for rykker.

Er der ingen udfordringer i processen, såsom flytning eller borger død, foregår hele processen som en systemproces i AX 2012.

Aktivitet

Kommentarer

1-2 Systemet opdaterer indkomne betalinger efter forfaldsdato på fakturaen og udligner de pågældende fakturaer.Herved fritages disse fakturaer for videre rykning og håndtering.

3-4 Systemet genererer herefter den første betalingspåmindelse til borgeren.Umiddelbart foreslås, at dette sker 1 måned efter forfaldsdatoen, og herved har den respektive enhed stadigt en mulighed for lokal opfølgning og inddrivelse af beløbet inden den første betalingspåmindelse fra inddrivelseskontoret. Er der meddebitorer på fakturaen, håndteres dette af systemet i form af udsendelse af betalingspåmindelse til flere personer (dog ikke, hvis de bor i samme husstand).

5-6 Efter yderligere en periode fremsendes den næste betalingspåmindelse.7-8 Er borgeren flyttet ud af Grønland, kræver dette en speciel håndtering.

Hvis borgeren forlader Grønland, fanges dette via GR-kartoteket, der opdaterer opfølgning på faktura i AX 2012-systemet.

9-10 Ved flytning uden for Grønland skal der udarbejdes en konkret betalingspåmindelse til det konkrete land.Dette udarbejdes manuelt, da det er landespecifikt.

11-12 Er borgeren død, kommer der en alarm fra systemet og frem til videre manuel håndtering.Alarmen er baseret på indregistrering fra GR-registret.

13 Hvis borgeren er død, skal der ske en indberetning til kredsretten med krav.14 Tilsvarende skal der ske en forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav.

Dette registreres tilsvarende i forhold til landsretten.15 Der er nu en proces i gang med Landsretten, hvilket betyder, at der stoppes for

rykkere og videre aktiviteter i AX 2012.

of 153

Vedligeholdelse af indberetninger (Virksomhed)

Sys

tem

(AX)

Indd

rivel

ses-

myn

digh

ed

Start

1Opdatering af



betalingsudligning

3Betalings-

påmindelse 1 til virksomhed

Ultimo måned 1

5Betalings-

påmindelse 2 (inkl. tilsigelser)

Ultimo måned 2

7Virksomhed konkurs ?


9Indberetning til

Sø- og Handels-retten af krav



8Besked om at virksomhed

konkurs (alarm)

4Betalings-

påmindelse 1

6Betalings-

påmindelse 2

Ja

Stop

Nej

Kommentarer til processen: Vedligeholdelse af indberetninger (virksomhed)

KommentarerStart: Processen starter med opdatering af betalinger efter forfaldsdato i AX 2012-

systemet.Slut: Processen afsluttes ved stop for rykker.

Er der ingen udfordringer i processen, såsom konkurs, foregår hele processen som en systemproces i AX 2012.

Aktivitet

Kommentarer

1-2 Systemet opdaterer indkomne betalinger efter forfaldsdato på fakturaen og udligner de pågældende fakturaer.Herved fratages disse fakturaer for videre rykning og håndtering.

3-4 Systemet genererer herefter den første betalingspåmindelse til virksomheden.Umiddelbart foreslås at dette sker 1 måned efter forfaldsdatoen, og herved har den respektive enhed stadigt en mulighed for lokal opfølgning og inddrivelse af beløbet inden den første betalingspåmindelse fra inddrivelseskontoret.

5-6 Efter yderligere en periode fremsendes den næste betalingspåmindelse.7-8 Er virksomheden konkurs, kommer der en alarm fra systemet og frem til videre

manuel håndtering.Alarmen er baseret på indregistrering fra GR-registret.

9 Hvis virksomheden er konkurs, skal der ske en indberetning til Sø- og Handelsretten med krav.

10 Tilsvarende skal der ske en forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav.Dette registreres tilsvarende i forhold til Sø- og Handelsretten.

11 Der er nu en proces i gang med Landsretten, hvilket betyder, at der stoppes for

of 153

rykkere og videre aktiviteter i AX 2012.

5.2 Opsummering

Der henvises til afsnit 4.2.

5.3 Beskrivelse af to-be-processer

På LW Skattestyrelsen blev processerne 21.133, 21.144 og 21.047 gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Endvidere har de procestegninger og kommentarer, der er blevet opsamlet under Inkasso-Deep Dives og beslutninger på LW medført nogle nye konkrete processer, som er beskrevet i dette afsnit.

Her blev det vist, hvordan man via et standard dokumenthåndtering i AX 2012 kan vedhæfte alle former for dokumentation og notatskrivning både på debitorniveau og postniveau.

Endvidere blev rykkerskærmbilledet i AX 2012 gennemgået, og der blev vist, hvilke funktioner det er muligt at foretage herfra, og hvilke standardfunktioner der kan foretages på tværs af individuelle regnskaber. Det kunne fx være skift af rykkerstatus, afskrivning, tilknytning af/til sager, aktiviteter, handlinger og aftaler med debitoren og al kommunikation med debitoren. I dette skærmbillede ønsker deltagerne, at man fremover også kan se en total sum pr. billing classification, som det findes under "Alle kunder" jf. figur 6.

Der blev også gennemgået, hvordan man standard i AX 2012 kan opskrive eller en nedskrive en allerede eksisterende fakturapost, og at man derved får gemt et gyldigt revisionsspor i forhold til konkret ændring. Denne funktion ses også anvendelig i forhold til nedskrivning af inkassoposter (se figur 7).

Processen omkring debitorskift og erstatningsansvar og hvilken systemmæssig betydning, det har, blev også drøftet, og der er følgende overordnede beskrivelse for disse to processer:

Debitorskifte er en proces, hvor tilgodehavende overføres fra en debitor til en anden. Dette kunne fx være fra en enkeltmandsvirksomhed til dens ejer eller fra et dødsbo til en arving. Der er krav om, at man på posteringsniveau automatisk kan flytte posterne ved at pege på den nye debitor. Der findes ikke en funktion i AX 2012, som understøtter denne automatiske flytning.Den foreløbige analyse har ikke givet et fuldstændigt overblik over krav til sådan en automatisk flytning så et konkret tids- og kodemæssige forbrug indgår ikke i vores fremsendte priskontrakt. Skattestyrelsen skal derfor fremkomme med konkrete processer/krav i designfasen før vi kan afdækkes nærmere hvad en løsning ville skulle indeholde og hvad kompleksiteten af disse processer betyder for AX 2012.

Erstatningsansvar er også en situation, hvor et tilgodehavende skal flyttes fra en debitor til en anden. Fx hvis en arbejdsgiver har misligholdt et påbud om løntræk, så kan arbejdsgiveren pådrages et erstatningsansvar. Arbejdsgiveren skal betale det beløb, han skulle have tilbageholdt i løntræk.

of 153

Denne proces vil også skulle ske manuel i første fase af projektet og indgår dermed ikke som et gap i forhold til denne FRD

Figur 3: Dokumenter på debitor

Figur 4: Formen "Rykkere" i AX 2012

of 153

Figur 5: Formen "Rykkere"

Figur 6: Saldo pr. billing classification på debitor

of 153

Figur 7: Funktion "Ret faktura"

5.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager

Tabel 5: Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosagerAktivitets-ID


Initiativ

Skat_005 Dokumenthåndtering, notatpligt og sagsforløb

fit

Skat_006 Oprettelse af nye brevskabeloner

gap Det løses via brug af værktøjer i standard AX 2012 og CrossWork.

Skat_007 Ændring af forfaldsdatoen fitSkat_008 Betalingsdato – på

skatteposter har man typisk en forfaldsdato 01.01.2015, mens betalingsdato er 20.01.2015.Dvs. at renteberegning fx tager udgangspunkt i forfaldsdatoen.

gap Det er nødvendigt ved oprettelse af en debitorfaktura både at kunne angive en forfaldsdato og en betalingsdato.Betalingsdato er ikke standard og skal derfor laves som et nyt felt.

Skat_009 Automatisk handling, når en debitor (person) på stamdataniveau bliver markeret "død"

gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer, som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso.Der må f.eks. ikke udskrives rykker og renter, som vil blive beskrevet yderligere i designfasen. Faste standardbreve vil også skulle sendes til forskellige myndigheder.

of 153

Aktivitets-ID


Initiativ

Skat_010 Automatisk handling, når en debitor (virksomhed) på stamdataniveau bliver markeret "konkurs"

gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer, som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso.Der må f.eks. ikke udskrives rykker og renter, som vil blive beskrevet yderligere i designfasen. Faste standardbreve vil også skulle sendes til forskellige myndigheder.

Skat_011 Ændring rykkerstatus fitSkat_012 Endelig afskrivning fitSkat_013 Udbetaling af for meget

indbetalt fremsendelse til modregning

fit

Skat_014 Op- og nedskrivning af fakturabeløbet

gap Standardfunktionen "Ret faktura" skal anvendes.Funktionen kan dog med fordel flyttes til Rykkere-oversigten af hensyn til sagsbehandlingen.

Skat_015 Nedskrivninger fra de eksterne fordringshavere, som har deres officielle regnskab uden for AX 2012, fx Nukissiorfiit

fit Det vurderes, at mængden bliver relativ lille fremover, så funktionen "Ret faktura" anvendes.

Skat_016 Billing classifications balances ønskes tilgængelig fra rykkerskærmbilledet

gap Oversigten findes allerede under "Alle kunder"

5.3.2 Variationer i to-be processer

N/A.

5.3.3 IndsatsområderN/A.

5.3.4 Andre spor

N/A.

5.3.5 Nøgledata på området

Nøgledata på området er:

Debitorer både som personer og virksomheder

of 153

Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Meddebitorer Årsagskoder Handlinger Aktiviteter Sager.

5.3.6 Øvrige bemærkningerN/A.

6 Inkasso – Kreditormodregning

Procesområdet "Kreditormodregning" omfatter hele den proces, som starter med, at der foreligger en konkret kreditorudbetaling, som fx består af kreditorfakturaer, overskydende skatter, for meget indbetalt motorafgift eller løntræk m.m. Når disse poster er klar til udbetaling, skal denne proces sikre, at den debitor som er direkte relateret til den aktuelle kreditor, bliver modregnet for eventuelle skyldige debitorposter, der bogført direkte på debitoren eller på en eventuel meddebitor.

Herefter skal der kunne dannes relevant information, som skal kunne sendes til kreditoren eller uploades til en webportal i de tilfælde, hvor der er foretaget en konkret modregning i udbetalingen.

Flowet dækker både transaktioner, som kommer internt fra kreditormodulet i AX 2012, og fra eksterne leverandører som Nukissiorfiit og eventuelle kommuner, som ikke indgår i AX 2012 endnu.

Efter endt kreditormodregning skal de kreditorposter, som ikke er modregnet eller er delvis modregnet, følge de almindelige processer for udbetaling. Der henvises til FRD Kreditor for yderligere gennemgang af processerne for udbetaling.

Der har også i gennemgangen på Deep Dives været talt om, at kreditormodregningen skal opsamle information omkring den foretagne modregning pr. kreditorfaktura, som derefter skulle afleveres retur til IRIS Kreditorworkflow, som i dag anvendes af Selvstyret. Men da man ikke endeligt har taget stilling til, hvilket kreditorworkflow der skal anvendes fremover, beskrives disse forhold ikke nærmere i dette afsnit.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.184, 21.146, 21.119, 21.120, 21.187 og 21.188. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

of 153

Tabel 6: Oversigt over processer på kreditormodregningProces-ID Forretningsproces Beskrivelse

21.184 Genudbetaling af kreditormodregninger

21.146 Inddrivelse af tilbageholdt A-skat fra arbejdsgiver

I tilfælde, hvor arbejdsgiveren har skyldig tilbageholdt A-skat og samtidig har et tilgodehavende for levering af en ydelse, en vare eller overskydende skat, vil der foretages en modregning. Det er kreditorudbetalingen, der initierer modregningen. I tilfælde, hvor arbejdsgiveren stadig ikke har indbetalt den tilbageholdte A-skat, igangsættes en rykkerprocedure, som kan resultere i, at der aftales en afdragsordning, som – hvis ydelsen stadig ikke betales – kan resultere i en tvangsinddrivelse.

21.119 Modregning af kreditorudbetaling Modregning af kreditorudbetalinger er en indbringende metode til inddrivelse af tilgodehavender til Selvstyret, kommunerne og de øvrige organisationer. Hvis ikke debitoren betaler, foretager Inddrivelsen en modregning af debitorens kreditorsaldo, hvis der findes en sådan, og hvis den er positiv. Modregning foretages på baggrund af et veldefineret og komplekst regelsæt.

21.120 Modregning af overskydende skat Hvis en forfalden debitor har overskydende skat til udbetaling, foretages der modregning i den overskydende skat.

21.187 Udbetale § 25-overskydende skat – kørsel

Overskydende skat er beregnet og opgjort i eSkat. Én gang årlig importeres disse i en skatteyderkladde til XAL. Her behandles beløbene for eventuel modregning. Beløbene – overskydende skat og eventuelle modregninger – bogføres i finans, debitor og skatteyderregister. Der udskrives et brev til skatteyderen i de tilfælde, hvor der foretages modregning. Herefter afventes udbetalingstidspunktet, der kan ske via checks (poster markeret) eller via bankoverførsel. Det er &nbps;Skattestyrelsen, der foretager den egentlige udbetaling af overskydende skat via Grønlandsbanken i stil med de normale kreditorudbetalinger. Udskrivning af checks sker i Grønlandsbanken ud fra fil fremsendt af Skattestyrelsen. På tilsvarende vis importeres og behandles udbetalingerne omkring §15- og 25.5.-beløb (se disse).

21.188 Udbetaling af §15-forskud på overskydende skat – kørsel

Der arbejdes på en webservice, som overfører data fra eSkat over i XAL, der laver automatisk modregning af § 15-udbetaling, som er en udbetaling af overskydende skat uden rentetillæg.

of 153

6.1 Processer i scopeModregning (inkl. både kreditor- og skattemodregning)

Kom

mun

e /

serv

icec

ente

reS

kat

Sys

tem

(AX

)R

egns

kabs

kont

orB

orge

r /

virk

som

hed

Start

3Krav om

udbetaling

4Overførelse

udbetalinger fra bl.a. kommuner

5Prioritering af

modregninger ud fra regelsæt

6Systemet

modregner og bogfører

9Systemet sender

e-mail til modtager med resultat

8Har modtager

e-mail ?

10Oplysninger om

modregning (mail)

Ja

11Brev sendes til

servicecenter der printer og leverer

Nej

7Systemet generer brev til modtager

12Print af brev og

aflevering

13Oplysninger om

modregning (brev)

14Brevet linkes til

portal

2Krav om

udbetaling

Håndtering af leverandør

fakturaUdbetaling

Slut

Håndtering af overskydende

skat

1Overskydende

skat ?Ja

Nej

Kommentarer til processen: Modregning (kreditor- og skattemodregning)

Der er kun én fælles proces for kreditor- og skattemodregning.

KommentarerStart: Når der opstår et krav om udbetaling i forhold til overskydende skat eller en

kreditorudbetalingSlut: Når modregningen er foretaget og borgeren/virksomheden er informeret om dette

(udbetalingen er en proces i forlængelse af dette)

Aktivitet

Kommentarer

1 Idet processen både dækker kreditor- og skattemodregning afklares først, hvilken type krav om udbetaling der er tale om

2 Er det krav om udbetaling af overskydende skat, kommer kravet fra eSkat3 Er det krav om udbetaling fra en borger eller virksomhed, er der tale om

kreditorudbetalingDer er sket en særskilt proces med håndtering af kravet i form af modtagelse af leverandørfaktura, godkendelse og klargøring til udbetaling.Dette er tilsvarende gældende for håndtering af krav om udbetaling af overskydende skat. Her er godkendelsen dog allerede afklaret i eSkat.

of 153

4 Når godkendelse af udbetaling er afklaret, igangsættes kørsel for modregning.Det sker ved overførsel af krav om udbetalinger fra bl.a. kommuner, eSkat eller tilsvarende.

5 I kørslen for afklaring af modregning foretages en prioritering ud fra et kompleks regelsæt.Heri afklares fx, om skyldig renovation skal modregnes før skyldig børnehave.Der udvikles her en motor for modregning, der kan håndtere dette regelsæt.

6 Når prioriteringen er sket, foretager systemet en modregning og bogfører detteHerefter igangsættes en parallel proces med udbetaling til borgeren

7 Systemet genererer et brev til modtageren, hvoraf det fremgår, at han er blevet modregnet, hvad en evt. restsaldo er, samt beløb til udbetaling

8 Det afklares i systemet, om brevet kan sendes via e-mail til borgeren eller skal sendes fysisk

9-10 Skal det sendes via e-mail, sendes det direkte fra systemet11 Skal det sendes via brev, sender systemet det elektroniske brev videre til en

kommune/servicecenter tæt på borgeren/virksomheden12-13 Den pågældende kommune/servicecenter printer brevet ud og afleverer til

modtager14 Herefter linkes brevet til portal, så borger eller virksomhed kan finde brevet igen.

Erstatning for dette vil i fremtiden være Nem-post.

6.2 OpsummeringModregning er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument.

I forhold til hvert punkt fremgår, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration).

De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil hørende optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX 2012.

Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene.

6.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling Fremover er der kun én fælles standardiseret proceshåndtering og ét understøttende

system (motor) til håndtering af modregninger. (system) Det er en ambition, at processerne automatiseres i meget stor udstrækning – for

modregning så meget, at det kun er igangsætning af modregning, der er manuelt for processen. (system)

Dette sætter store krav til "motoren" i systemet, som skal indeholde alle regelsæt omkring, hvad der må modregnes, samt prioriteringer af modregninger. (system)

of 153

Det er også en ambition at automatisere informationen til borger eller virksomhed, hvor systemet sender brev eller e-mail direkte ud til modtageren. (system)

Der foreslås her anvendelse af kommune eller servicecenter til print af brevet fremfor afsendelse med post, da dette vil reducere portoudgiften. (system)

6.2.2 Primære beslutninger Alle borgere/virksomheder har én konto til overførelse af udbetalinger. (forretning) Arkivering af udbetalingsbilag stopper. (forretning)

Det skal for alle områder vurderes, om implementeringen af AX 2012 stiller nye krav fra revision og intern kontrol om arkivering af dokumenter og filer. (forretning)

Anvendelse af én proces (og modregningsmotor) for alle typer af godkendte modregninger. (forretning)

Anvendelse af lokal kommune eller servicecenter til print af brev til borger/virksomhed fremfor fremsendelse med post fra Nuuk. (forretning)

Formålet med centraliseringen af inkassoområdet er en mere ensartet og korrekt inddrivelse, der ikke tager hensyn til lokale økonomiske hensyn, og derfor skal modregning foretages, der hvor det er mest korrekt lovgivningsmæssigt. (forretning)

6.2.3 Øvrige beslutninger Alt omkring kreditnotaer skal være udlignet lokalt i enhederne, inden de går til inkasso

og/eller modregning (system) (forretning) GLN-nr. på betaling, så leverandøren er sikker på, hvem der har betalt. (system) Forsat brug af F2 som dokumentstyring i Selvstyret og fortsat brug af Captia i

Kommunerne. (forretning) Overførslen til modregning skal ske i klumper i løbet af dagen og ikke enkeltvis. (system) Ved oprettelse af en kreditor og ved oprettelse af en debitor skal de parres med en

henholdsvis debitor og kreditor. (system) Alle udbetalinger foretages som en kreditorudbetaling. (system) Ved anvendelse af IRIS eller anden tredjeparts ”elektronisk fakturagodkendelsessystem”,

skal der tilgå informationer til disse om betalte kreditorfakturaer og skattemodregning. (system)

Systemet skal kunne håndtere meddebitorer elektronisk – modsat manuelt i dag. (system) Der sendes udelukkende mails/information om modregning til hoveddebitor – dog

oplyses det, hvis der er foretaget modregning hos meddebitor. (system) Der kan være en meddebitorer. (system) Som meddebitor hæfter man både for virksomhedens gæld og for medejers gæld.

(system)

Der er afklaret følgende af typer af udbetalinger i kommuner (markeret med grønt):

Leverandørudbetaling Tilbageholdelse af leverandørudbetalinger

Brætsalg udbetaling Diverse udbetalinger

husflid fangst

Genudbetalinger af for meget indbetaling Forskudsudbetaling (løn)

of 153

Sociale udbetalinger alle takstmæssige udbetalinger trangsmæssige udbetalinger

Underholdsbidrag (ønske grøn) Børnetilskud (ønske grøn) Boligsikring Skadedyrsbekæmpelsesudbetaling Rejseafregning/dagpenge (ønske grøn) Udbetaling til foreninger (ønske grøn på visse områder) Lønudbetalinger

Der er afklaret følgende af typer af udbetalinger i selvstyret (markeret med grønt):

Overskydende skat Borger Alm. overskydende skat (paragraf 25) Ændrede slutopgørelser Forudbetaling af overskydende skat (paragraf 15)

Overskydende skat virksomheder Selskabsskat

LeverandørudbetalingerTilbageholdelse af leverandørudbetalinger

Lønudbetalinger SU (uddannelsesstøtte) (ønske grøn) Genudbetalinger af for meget indbetalt Rejseafregning/dagpenge (ønske grøn) Tilskudsudbetalinger (ønske grøn på visse typer) Udbetaling fra offentligt administrerede fonde Erstatninger (ønske grøn)

Lånerelaterede udbetalinger (ESU – erhverv støttet udbetaling)

of 153


På LW Skattestyrelsen blev processerne 21.184, 21.146, 21.119, 21.120, 21.187 og 21.188 gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der blev taget i forbindelse med Deep Dives.

Det har ikke været muligt at vise noget konkret omkring kreditmodregning i AX 2012, da funktionaliteten ikke findes i AX 2012. Det er dog vist, at der under billing classifications og billing code er opsat en prioritetsrækkefølge, som det ville være muligt at kunne anvende som opsætning for den aktuelle modregningsprioritets rækkefølge.

Figur 8: Prioritet på billing classification

of 153

Figur 9: Prioritet på billing codes

6.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning

Tabel 7: Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregningAktivitets-ID


Initiativ

Skat_017 Webservice til modtagelse af kreditorfakturaoplysninger fra de eksterne leverandører

gap Der henvises til afsnit 6.3.3.1

Skat_018 Et sæt nye tabeller til styring og opbevaring af de modtagne transaktioner jf. Skat_001


Skat_019 Webservice, som sender informationer retur omkring de foretagne modregninger på de allerede modtagne kreditorfakturaer fra de eksterne leverandører


Skat_020 Funktion, der gennemløber alle relevante kreditorudbetalinger, der er forfaldne/godkendt til betaling, og herefter udvælger de udbetalinger, der må modregnes på hvert af de enkelte regnskaber i AX 2012


Skat_021 Funktion, der finder alle relevante forfaldne debitorposter, som må udlignes jf. den gældende modregningsprioritet både på hoveddebitoren og meddebitoren


Skat_022 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter/meddebitorer og oprette en tilsvarende kreditorpost, når det drejer sig om


of 153

kreditormodregning internt i de enkelte AX 2012-regnskaber

Skat_023 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter og oprette en tilsvarende sumpost på de eksterne leverandørers debitornummer (GER-nr.), når det drejer sig om kreditormodregning vedrørende de eksterne leverandører


Skat_024 Yderligere udbygning af prioritetsrækkefølgen på billing classifications og billing code


Skat_025 Udarbejdelse af modregningsbrev gap Udarbejdes via hjælp af tillægsmodulet til AX 2012 – Lasernet. Der henvises i øvrigt til afsnit 6.3.3.9

Skat_026 Mulighed for, at leverandører/virksomheder på en internetportal kan tilgå deres egne modregningsbreveER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOSDer skal opbygges en hjemmeside/portal, hvor disse oplysninger er tilgængelige

Skat_027 Mulighed for angivelse af "ingen modregning" på kreditorniveau, debitorniveau, GLN-registre, billing Classifications, billing Code

gap Det skal være muligt at kunne angive dette på de relevante tabeller

Skat_028 Mulighed for tilbageførsel af en allerede foretaget kreditormodregning


Skat_029 Låsning af kreditorposter, imens de er under kreditmodregning

gap Kreditorposter skal midlertidigt markeres "låst", mens de er under modregning, og markering skal fjernes efter endt modregning

Skat_030 Mulighed for angivelse af en generel antal "respitdage" set i forhold debitorposten betalingsdato

gap Det skal være muligt under opsætning at kunne angive antal respitdage

Skat_031 En ny attribut på kreditorposteringen "Ydelsestype"

gap Når standardfunktionen "Refusion" under debitormodulet anvendes ,skal den nye kreditorpost stemples med den oprindelige debitorposts billing classifications

Skat_032 Parameteropsætning af relevante gap Det skal være muligt at kunne

of 153

forhold parameterstyre flere forhold – de nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen



6.3.3.1 Webservice til modtagelse af kreditorfakturaoplysninger fra de eksterne leverandører De eksterne leverandører, som fx Nukissiorfiit, INI A/S og de kommuner, som i en overgangsfase stadigvæk anvender Winformatik, skal via denne webservice kunne aflevere deres kommende kreditorudbetalinger med nogle faste oplysninger, som fx nummer, der identificerer den eksterne leverandør, fakturanummer, udbetalingsbeløb, fakturatekst, CPR-/GER-nr.

6.3.3.2 Et sæt nye tabeller til styring og opbevaring af de modtagne transaktioner jf. 6.3.3.1Disse oplysninger skal gemmes i en ny tabel og skal aldrig kunne slettes. Disse oplysninger består af en hovedtabel med nogle underlæggende tabeller, som kan kategoriseres på følgende måde:

1. Hovedtabellen bruges til en samlet styring af status og dato for modtagelse på de indsendte kreditorfakturaer fra ekstern leverandør. Så det skal være mulig, at have følgende stadier: Oprettet, Fejl, Afsluttet og en dato for overførslen. Her skal den unikke ID/betegnelse for den eksterne leverandør også fremgå.

2. Undertabellen (1) bruges til opbevaring af de enkelt fremsendte kreditorfakturalinjer og de tilhørende uddybende informationer. Det er også her, selve udbetalingsbeløbet og det eventuelle modregnede beløb bliver opsamlet.

3. Undertabellen (2) bruges til opbevaring/henvisning til de enkelt modregninger, som er foretaget på enkeltstående debitor- og meddebitorposter på tværs af flere regnskaber i AX 2012.

6.3.3.3 Webservice, som sender informationer retur omkring de foretagne modregninger på de allerede modtagne kreditorfakturaer fra de eksterne leverandører

Når kreditormodregningen (hovedtabellen) er skiftet til status Afsluttet, skal de eksterne leverandører via den samme webservice, som er angivet under 6.3.3.1, kunne indhente informationer retur omkring de fremsendte kreditorfakturaer, og hvad der samlet set er blevet modregnet på hver enkelt kreditorfaktura. Der skal IKKE sendes informationer retur til de eksterne leverandører omkring de enkelte debitorposter.

6.3.3.4 Funktion, der gennemløber alle relevante kreditorudbetalinger, der er forfaldne/godkendt til betaling, og herefter udvælger de udbetalinger, der må modregnes på hver af de enkelte regnskaber i AX 2012

of 153

I henhold til et gældende regelsæt, hvor der bliver taget højde for markeringen "Ingen modregning" på kreditoren, GLN-registret og under billing classifications og billing code skal de forfaldne/godkendte kreditorposter en gang dagligt overføres til de nye tabeller, som er angivet under afsnit 6.3.3.2.

6.3.3.5 Funktion, der finder alle relevante forfaldne debitorposter, som må udlignes jf. den gældende modregningsprioritet både på hoveddebitoren og meddebitoren

Funktionen skal som minimum tage højde for markeringen "Ingen modregning" på debitoren og på billing classifications og billing code, modregningsrækkefølgen under billing classifications og billing code, respitdage samt øvrige specifikke regler i forhold til ejerskabet af den enkelte debitorpost. Dernæst er kørslen nu klar til at finde, hvilken debitorposter der skal udlignes først.

Her er det vigtigt, at funktionen kan slå korrekt op i de nye oplysninger, som bliver etableret i den globale adressebog omkring relationen til en meddebitor og den tilhørende datostyring. Hvis den finder en relation til en meddebitor, skal dennes debitorposter også gennemløbes jf. de opsatte regelsæt, og her skal begges debitorposter ses som en helhed. Debitor og meddebitor hæfter altid solidarisk.

6.3.3.6 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter/meddebitorer og oprette en tilsvarende kreditorpost, når det drejer sig om kreditormodregning internt i de enkelte AX 2012-regnskaber

Når ovenstående regelsæt under afsnit 6.3.3.5 er efterlevet, og systemet har summeret en total udbetalingsbeløb fra alle de kreditorposter, som kan henføres til den samme kreditor, kan bogføringen/udligningen gå i gang. Summeringen af alle udbetalingsbeløb pr. kreditor gør det mere simpelt at holde styr på, at man ikke får udlignet den samme debitorpost flere gange, men standard udligningsregler/låsning skal selvfølgelig anvendes i AX 2012. Eventuelt behov for låsning af disse poster for brugerredigering (Lukket post redigering) skal udredes i forbindelse med en senere designfase.

Det er vigtigt i forbindelse med bogføring/udligning af en meddebitorens debitorposter, at disse bliver markeret på transaktionsniveau, at de fysisk er blevet udlignet/betalt af en anden debitor.

Bogføringen vil ende ud med et givent antal debitorposteringer i kredit og et sæt kreditorposteringer i debet.

6.3.3.7 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter og oprette en tilsvarende sumpost på de eksterne leverandørers debitornummer (GER-nr.), når det drejer sig om kreditormodregning vedrørende de eksterne leverandørerNår ovenstående regelsæt under afsnit 6.3.3.5 er efterlevet og systemet har summeret en total udbetalingsbeløb fra alle de kreditorposter, som kan henføres til den samme kreditor, kan bogføringen/udligningen gå i gang. Summeringen af alle udbetalingsbeløb pr. kreditor gør det mere simpelt at holde styr på, at man ikke får udlignet den samme debitorpost flere gange, men standard udligningsregler/låsning skal selvfølgelig anvendes i AX 2012. Eventuel

of 153

behov for låsning af disse poster for brugerredigering (Lukket post redigering) skal udredes i forbindelse med en senere designfase.

Det er vigtigt i forbindelse med bogføring/udligning af meddebitorens debitorposter, at disse bliver markeret på transaktionsniveau, at de fysisk er blevet udlignet/betalt af en anden debitor.

Bogføringen vil ende ud med et givent antal debitorposteringer i kredit, og kun én debitorpostering/fritekstfaktura i debet på den eksterne leverandørs debitornummer.

6.3.3.8 Yderligere udbygning af prioritetsrækkefølgen på billing classifications og billing codeDet skal være muligt her at kunne angive specifikke prioriteringsrækkefølge, når det fx gælder udbetaling af overskydende skatter, kreditorfakturaer eller for meget indbetalt motorafgift osv. styret af en konkret billing classification. Det er også her, man skal overveje, hvordan ejerskabet (regnskabsstyret i AX 2012) af de enkelte debitorposter skal have en rolle i udligningsrækkefølgen. Ovenstående regelsæt er meget bundet op på det lovgivningsmæssig og andre bekendtgørelser, vejledninger m.m.

6.3.3.9 Udarbejdelse af modregningsbrevDet er aftalt, at der kun skal udarbejdes et modregningsbrev, modsat i dag hvor der findes et udlægsbrev og et modregningsbrev. Brevet skal indeholde oplysninger omkring de konkrete modregninger af debitorposter med henvisning til bogføringsteksten, fakturanummer, beløb, billing classifications og meddebitorer. Det skal også fremgå af brevet, hvad en eventuel restudbetaling saldomæssigt vil lyde på.

Oplysningen skal hentes fra den nye tabel, der beskrevet under afsnit 6.3.3.2. punkt 3. Der skal arbejdes på en løsning, hvor man kun udskrive et modregningsbrev pr. dag, selvom der foretaget flere uafhængige kreditormodregninger.

6.3.3.10 Mulighed for tilbageførsel af en allerede foretaget kreditormodregningDer skal i løsningen som er beskrevet under afsnit 6.3.3.6 og 6.3.3.7 indarbejdes en specifik transaktionsspor af de konkrete debitorposter/meddebitorposter, der er blevet modregnet/udlignet, så de altid kan tilbageføres på en gang, selv om det drejer sig om flere udligninger. Det tids- og kodemæssige omfang af en automatisk løsning af tilbageførsel skal afdækkes nærmere i designfasen, og det har derfor ikke været muligt at medtage et prisestimat på denne automatiske tilbageførsel funktion i den fremsendte priskontrakt.

6.3.4 Andre spor

N/A.

6.3.5 Nøgledata på områdetNøgledata på området er:

Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister)

of 153

Meddebitorer Kreditorer.


7 Inkasso – Renteberegning, Betalingspåmindelse (rykker) og Inkassokontoudtog

Procesområdet "Renteberegning, Betalingspåmindelse, Inkassokontoudtog" omfatter hele den proces, som starter med at kunne opsætte individuelle betingelser på de tre området og herefter at kunne danne betalingspåmindelser, rentenotater samt at udsende relevant information til de berørte debitorer.

Flowet dækker transaktioner, som går på tværs af de forskellige regnskaber.

Rykker vil i dette afsnit blive omtalt som betalingspåmindelse, da inkassoafdelingen anvender dette begreb.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.124, 21.125, 21.126, 21.136, 21.128, 21.096 og 21.130. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 8: Oversigt over processer for renteberegning, rykkere og inkassokontoudtogProces-ID Forretningsproces Beskrivelse

21.124 Foretage rentetilskrivning Der er planer om at indføre rentetilskrivning.

21.125 Fremsende betalingspåmindelser

I forbindelse med rykkere og den videre proces med at inddrive tilgodehavender anvendes en række skrivelser og blanketter. Disse skrivelser og blanketter skal kunne oprettes som kladder i Systemet. De skal kunne udfyldes både på enkeltsager og som kørsler. Og de skal kunne gemmes på den enkelte sag.Det første skridt i en inkassosag er at sende betalingspåmindelser ud til borgerne/virksomhederne. Herefter fortsætter processen i Inddrivelse – krav fra kommunerne og fra private.

21.126 Fremsende kontoudskrifter/bekræftelse efter anmodning

21.136 Håndtere henvendelser efter betalingspåmindelser

21.128 Partshøringsskrivelser til skyldnere

21.096 Renteberegning Renteberegning sker ud fra de gældende regler. Dvs. 3 måneder tidligere restancer renteberegnes.

21.130 Udskriv kontoudtog Der udskrives og fremsendes kontoudtog.


of 153

Renteberegning

Rentetilskrivning

Deb

itor

Cen

tral e

nhed

Start

1Igangsætning af

kørsel for renteberegning

2Vedligehold af

forslag til kladde for forfaldne

poster

3Godkendelse og

bogføring

4Fremsendelse af

rentenota

5Modtagelse af

rentenotaSlut

Kommentarer til processen: Rentetilskrivning

KommentarerStart: En systemmæssig kørsel for renteberegningSlut: Debitor modtager rentenota

Aktivitet Kommentarer1-2 I AX 2012 anfordres en kørsel som danner en kladde ud fra forfaldne betalinger.

Kladden skal kunne dannes/opdeles på forskellige typer af ydelser (fx renovation). Der skal være mulighed for, at vedligeholde kladden, herunder slette poster, hvor der ikke skal foretages renteberegning.

3 Der foretages godkendelse og bogføring af renteberegning i AX 2012.4-5 Rentenota fremsendes til debitor. I forhold til Selvstyret skal rentenota

fremsendes på samme måde som i dag. I forhold til kommuner mangler der afklaring om, hvordan rentenota skal fremsendes.

Dannelse og udsendelse af inkassokontoudtog – der findes ingen procestegning for dette flow

Betalingspåmindelse (borger/virksomhed)

of 153


Sys

tem

(A

X)

Indd

rivel

ses

-m

yndi

ghed

Start

1Opdatering af



betalingsudligning

3Betalings-


Ultimo måned 1

5Betalings-


Ultimo måned 2


8Systemet giver en



11Borger død ?


13Indberetning til





(alarm)

Ja

10Betalings-


4Betalings-

påmindelse 1

6Betalings-

påmindelse 2

Ja

Nej

Stop

Nej

Aktivitet

Kommentarer

3-4 Systemet genererer herefter den første betalingspåmindelse til borgeren.Umiddelbart foreslås, at dette sker 1 måned efter forfaldsdatoen. Herved har den respektive enhed stadigt en mulighed for lokal opfølgning og inddrivelse af beløbet inden den første betalingspåmindelse fra inddrivelseskontoret. Er der meddebitorer på fakturaen, håndteres dette af systemet i form af udsendelse af betalingspåmindelse til flere personer (dog ikke, hvis de bor i samme husstand).

5-6 Efter yderligere en periode fremsendes den næste betalingspåmindelse .7-8 Er borgeren flyttet ud af Grønland, kræver dette en speciel håndtering

Hvis borgeren forlader Grønland, fanges dette via GR-kartoteket, der opdaterer opfølgning på faktura i AX 2012-systemet.

9-10 Ved flytning uden for Grønland skal der udarbejdes en konkret betalingspåmindelse til det konkrete land.Dette udarbejdes manuelt, da det er landespecifikt.

7.2 Opsummering

7.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling AX 2012 systemet anvendes til identifikation af overskredne fakturaer og dermed

fakturaer/debitorer, der skal overføres til inddrivelsesmyndighed. (system) I forhold til rykkerprocedurer (betalingspåmindelse) foregår hele processen i systemet,

hvis der ikke er udfordringer i processen såsom flytning eller borger død. (system) Systemet styrer og opdaterer, hvis der kommer indbetalinger undervejs mellem 1. og 2.

rykker. (system) Styring af meddebitorer sker af systemet i forhold til rykkere. (system)

7.2.2 Øvrige beslutninger Ved forfalden betalingsdato overgår den videre opfølgning til inddrivelsesafdelingen, dvs.

man ikke længere foretager opfølgning lokalt. Der er derfor brug for en afklaring af, hvem der følger op i perioden direkte efter forfalden faktura – fx at inddrivelsesmyndigheden

of 153

først starter efter 4 uger, og inden dette tidspunkt ligger opfølgningen lokalt (det kan fortsat ske, selvom ansvaret er overdraget til inddrivelsesmyndigheden). (forretning)

Må rykker 1 og 2 for flere restancer blandes af hensyn til sparet porto? (forretning) (system)

Forslag om print i den lokale kommune og/eller servicekontor for breve for at spare porto. (forretning)

Accept af en fuldstændig automatisk rykkerprocedure i systemet (1. og 2. rykker). (forretning) (system)

Er det muligt, at breve sendes til servicekontor i kommune eller bygd til print og aflevering til borgeren? (forretning)

Der sendes én betalingspåmindelse fra inddrivelsesmyndigheden pr. debitor – på tværs af kommuner og Selvstyre. Det skal aftales, hvordan indbetalingen skal fordeles, hvis debitor ikke indbetaler det samlede beløb. (forretning) (system)


På LW Skattestyrelsen blev processerne 21.124, 21.125, 21.126, 21.136, 21.128, 21.096 og 21.130.gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der bliver taget i forbindelse med Deep Dives.

Mulighederne for opsætning af rykkerforløb, renteberegning blev gennemgået på LW. Det blev også gennemgået, hvordan man foretager en konkret rykker- og rentekørsel, hvor der først bliver oprettet en kladde, herefter udskrivning og til sidst bogføring. Det blev vist, at man kan opsætte et særskilt rykkerforløb på hver enkelt billing classification. Det samme gør sig gældende for renteberegning. Her kan man dog også gå ned på billing code-niveau.

Endvidere blev rykkerskærmbilledet i AX 2012 gennemgået, og der blev vist, hvilke funktioner det er muligt at foretage herfra, og hvilke standardfunktioner der kan foretages på tværs af individuelle regnskaber. Det kunne fx være en ændring af rykkerstatus, tilknytning til sager, aktiviteter, handlinger og aftaler med debitoren og udskrivning/mail af kontoudtog til debitoren.

Holdningen fra deltagerne efter gennemgang på LW har helt klart været, at de nødvendige funktionaliteter er til stede i forbindelse med rykkeropsætning, rykkerbehandling, renteberegning og rentebehandling.Det blev drøftet på LW at skønnet a-skatter der modtages via integrationen fra eSkat, skal markeres med sin egen billing code, og på den måde kan de undlades i en eventuel standard renteberegning i AX 2012.

of 153

Figur 10: Rykkeropsætning i AX 2012

Figur 11: Renteopsætning i AX 2012

of 153

Figur 12: Rykkere – sagsbehandling og rykkerjournal i AX 2012

of 153

Figur 13: Rykkernota i AX 2012

of 153

Figur 14: Renter – sagsbehandling og rentejournal i AX 2012

of 153

Figur 15: Rentenota i AX 2012

of 153

Det er også gennemgået, hvordan man kan udskrive et eksternt eller internt kontoudtog i AX 2012. Der er vist muligheden for at udskrive et eksternt kontoudtog, som går på tværs af alle eller udvalgte regnskaber i AX 2012. Behovet for at kunne udskrive kontoudtoget på tværs af regnskaber er det, der gør inkassokontoudtoget specielt i forhold til det, der er beskrevet i FRD Debitor.

Det er ikke muligt at udskrive et kontoudtog til meddebitoren, da dette begreb ikke findes i AX 2012. Der er også fra Skattestyrelsens side stadigvæk stor usikkerhed omkring, hvordan sådan en udskrivning af poster på en meddebitor skal håndteres hvad angår det systemmæssige, men bestemt også det praktiske. Derfor har det ikke været muligt at komme med et konkret tids- og kodemæssige forbrug i sådan en løsning vedr. meddebitorer, så derfor indgår dette ikke i vores fremsendte estimat. Skattestyrelsen skal derfor fremkomme med konkrete processer/krav i designfasen før vi kan afdækkes nærmere hvad en løsning ville skulle indeholde og hvad kompleksiteten af disse processer betyder for AX 2012.

of 153

Figur 16: Eksternt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX 2012

Figur 17: Internt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX 2012

of 153

7.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog

Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtogAktivitets-ID


Initiativ

Skat_033 Udskrive betalingspåmindelse på tværs af regnskaber i AX 2012

gap Samme mulighed som findes for eksternt kontoudtog skal være muligt for rykkerudskriften

Skat_034 Betalingspåmindelse – flere rykkerkoder

gap Kørslen skal kunne indeholde alle rykkerkoder (standard), men på tværs af flere billing classifications i en skrivelse er ikke standard

Skat_035 Rykkeropsætning fitSkat_036 Rykker fravalg på debitoren fitSkat_037 Renteopsætning/beregning fitSkat_038 Rente fravalg på debitoren fitSkat_039 Inkassokontoudtog tekstmæssige

tilretninger som fx visning af billing classifications

gap Der henvisning til debitor FRD omkring afsnittet for kontoudtog.

Skat_040 Betalingspåmindelse tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifikt inkassotekst m.m.

gap Lasernet anvendes, men det kræver også nogle ændringer i AX 2012.Derudover skal det i designfasen vurderes hvordan FI-kort kan oprettes med et nyt betalings-id, som skal dække flere skyldige poster ved indbetaling.

Skat_041 Rentenota – tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifik inkassotekst m.m.

gap Lasernet anvendes, men det kræver også nogle ændringer i AX 2012

Skat_042 De bogførte rentenotaer og kundens kontoudtog via en webportal ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Det skal være muligt for debitoren at kunne logge på en webportal og tilgå deres rentenotaer og kontoudtog.

Skat_043 Behandling efter udsendt betalingspåmindelse

fit

Skat_044 Behandling efter udsendt rentenota

fit

Skat_045 Bogføring af rykkergebyr gap Den bogførte debitorpost skal stemples med en fast defineret

of 153

Aktivitets-ID


Initiativ

billing classification (standard anvendes blank)

Skat_046 Sprogstyring ved udskrivning betalingspåmindelse, rentenota og inkassokontoudtog

gap Der henvises til FRD Debitor – afsnittet omkring fakturering



7.3.4 Andre spor

N/A


Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister).

7.3.6 Øvrige bemærkningerN/A

8 Inkasso – Afdragsordning og løntræk

Procesområdet "Løntræk og afdragsordning" omfatter hele den proces, som starter med at oprette en aftale med en debitor, udpege hvilke debitorposter der skal danne grundlag for aftalen, aktivere aftalen, opkrævning ved debitoren (afdragsordning), opkrævning ved arbejdsgiveren (løntræk). Hernæst skal man kunne foretage opfølgning på de indgåede aftaler, foretage ændringer og til sidst kunne afslutte aftalerne.

Flowet dækker debitorposter, som går på tværs af de forskellige regnskaber.

Funktionalitet skal kun anvendes af inkassoafdelingen og har dermed intet sammenhæng til interne forhold i lønsystemet omkring ansatte i Selvstyret og kommunerne.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.062, 21.132, 21.145, 21.135, 21.121, 21.122, 21.123, 21.147 og 21.129. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

of 153

Tabel 10: Oversigt over processer på afdragsordninger og løntrækProces-ID Forretningsproces Beskrivelse

21.062 Bogføring af webløntræk arbejdsgivere Inkasso's anmodninger om løntræk hos arbejdsgivere.

21.132 Debitoraftaler

21.145 Frivillig forlig

21.135 Frivillig forlig

21.121 Opfølgning på pålæg om løntræk

21.122 Pålæg om løntræk

21.123 Tilbagekaldelse af pålæg om løntræk

21.147 Tilsigelse/opfølgning

21.129 Udarbejde betalingsaftaler/afdragsordninger

Der aftales afdragsordninger med virksomheder og personer, således at en saldo eller en faktura kan indbetales over en længere periode end den oprindelige kredittid.

blank Udbetaling af stedkode 910 910 refererer til stedkode 910, som er posteringer til senere fordeling. I forbindelse med afstemning af stedkode 910 kan der være poster, der skal udbetales til borgeren i denne proces.


of 153

Løntræk

Ska

ttest

yrel

sens

re

gnsk

absa

fdA

rbej

dsgi

ver

eSka

tS

yste

m (A

X)In

ddriv

else

s-m

yndi

ghed

17Indbetalt for

meget ?

18Kontrol for øvrig

skyldig beløb

19Skylder andet

beløb ?

20Forespørger om

der må modregnes

21Udbetaling af

øvrig rest beløb

Ja Ja

Nej

2Vurdering af

overblik

4Hent

indkomsoplysninger fra eSkat

5Indkomst-

oplysninger (lønindtægt)

7Vurdering af

åbenstående til løntræk

1Systemet generer et overblik over

manglende aftaler

6Har skylder en lønindtægt ?

Ja

Slut

Nej

Nej3

Førtids- eller pensionist ?

Slut

Ja

9Udarbejdelse af breve til skyldner og arbejdsgiver

8Igangsætning

breve til skyldner og arbejdsgiver

10Arbejdsgiver

underskriver og returnerer brev

11Modtagelse af

løntræk (oplysning)

12Bogføring af

løntræk indberetning

13Modtagelse fra løntræk (penge)

(via konto)

14Systemet marke-rer stop løn-træk ved gæld betalt

15Send brev til

arbejdsgiver for stop af løntræk

16Ophør af aftalen

Start

SlutNej

Kommentarer til processen: Løntræk

KommentarerStart: Processen starter ved, at systemet genererer et overblik over manglende aftaler

for inkassosagerSlut: Processen afsluttes med håndtering af for meget udbetalt beløb som udbetaling

Aktivitet

Kommentarer

1 Systemet genererer et overblik over de inkassosager, hvor der ikke foreligger en aftale om løntræk eller afdragsordning

2 Dette overblik vurderes af inddrivelsesmyndighederne3 Er det en førtidspensionist eller pensionist, afvises løntrækket, da det ikke er

tilladt.Man må gerne lave inddrivelse i anden indtægt hos en person der får pension.

4-5 Hvis løntrækket er tilladt, hentes indkomstoplysninger fra eSkat til vurdering af, hvorvidt der er basis for løntræk

6 Viser det sig her, at skyldner ikke har en lønindtægt, stopper processer, og der gøres ikke mere

7 Er der basis for at foretage et løntræk, beregner systemet muligheden for at lave et løntræk, og i så fald hvor meget. Dette sker ud fra et regelsæt om, hvor meget der må trækkes.

8-9 Inddrivelsesmyndigheden igangsætter herefter brev til skyldner og arbejdsgiver om igangsætning af løntræk.Brevene udarbejdes fra systemet og sendes direkte til arbejdsgiver elektronisk.

10 Arbejdsgiver underskriver og returnerer brevet og hermed igangsætning af løntrækket.Man laver løntræk selvom arbejdsgiver endnu ikke har underskrevet brevet. Sideløbende arbejdes der på at fremskaffe underskriften. (Man er ikke helt klar over om dette er ok i henhold til gældende lovgivning på området)

of 153

11 Oplysningen om igangsat løntræk opdateres direkte i systemet12-13 Indberetningen fra arbejdsgiver om løntrækket bogføres først som indberetning af

Skattestyrelsens regnskabsafdeling, og efterfølgende modtages pengene via en konto

14 Når der er modtaget tilstrækkeligt antal gange med løntræk, således at skyldig beløb er betalt, markerer systemet for stop for løntræk.Der kommer så en besked til inddrivelsesmyndigheden, at der er stop for løntræk.

15-16 De udarbejder et brev til arbejdsgiver for stop for løntræk samt markerer i systemet stop for aftalen

17 Herefter opgøres, om borgeren har indbetalt for meget i løntræk18 Er dette gældende, kontrolleres samtidigt, om borgeren skylder andet beløb, hvori

der evt. kan modregnes19-20 Er der et skyldig beløb, rettes henvendelse til relevant enhed, om der må

modregnes overskydende beløb21 Er der ikke andet skyldigt beløb, sker der en udbetaling af restbeløbet

Afdragsordninger / betalingsaftaler (virksomhed)

Sys

tem

(AX

)V

irkso

mhe

deS

kat

Indd

rivel

ses-

myn

digh

ed

1Udsender rykker 2 inkl. en tilsigelse

4Får overblik over alle oplysninger over skyldner

5Forhandler om en

afdragsordning

6Udfyldelse af

afdragsordning med virksomhed

9Indhentning af

bankoplysninger og Tingbladet

2Regnskabs-oplysninger

3Råbalance

8Behov for udlæg ?

Ja

10Udarbejder udlæg og får underskrift

af skyldner

12Tinglysning af udlæg (faste ejendomme)

Ja11Tinglysning ?

Nej

13Ændring af

forældelsesdato i systemet

14Oprettelse og print af indbetalingskort

15FI kort til ind-

betaling (med ID)

16Systemet fortæller

betalingsaftaler der ikke holdes

7Systemet

kontrollerer selskabsform

Start

Slut

Kommentarer til processen: Afdragsordninger (borger)/betalingsaftaler (virksomhed)

Processen er tegnet for en virksomhed, men er også dækkende for en borger.

KommentarerStart: Processen starter med, at inddrivelsesmyndighed udsender en rykker 2 inkl. en

tilsigelse (virksomhed)Slut: Processen afsluttes med oprettelse og print af indbetalingskort

Aktivitet

Kommentarer

1 Inddrivelsesmyndighed udsender en rykker 2 inkl. en tilsigelse til virksomheden2-4 Herefter indsamles informationer omkring skyldner i form af regnskabsoplysninger

of 153

fra eSkat.Har virksomheden ikke afleveret et retvisende regnskab til eSkat, bedes virksomheden om udarbejdelse af en råbalance.

5 Baseret på disse informationer forhandles nu med virksomheden om en mulig afdragsordning

6 Når der via forhandling er opnået enighed med virksomheden, udfyldes afdragsordningen i AX 2012-systemet, således at der dannes grundlag for afdrag på gælden

7 Der ligger heri en kontrol af selskabsform i forhold til afdragsordning8-9 Er der behov for udlæg i forbindelse med afdragsordningen, indhentes yderligere

bankoplysninger og informationer fra Tingbladet (tinglysning).Udlæg sker, såfremt gælden ikke kan betales inden for en 6 måneders afdragsordning.

10 Baseret på dette udarbejdes grundlag for at gøre udlæg, og som skyldner efterfølgende underskriver

11-12 Er der behov for tinglysning foretages dette i fast ejendom13 Da der nu er indgået en aftale, ændres samtidigt forældelsesdatoen i systemet, da

en ny forældelsesperiode er gældende14-15 Der oprettes indbetalingsgrundlag til indbetaling på afdragsordning

16 Afdragsordningen igangsættes, og systemet følger op på overholdelse af aftalen og giver besked, såfremt det ikke sker

8.2 Opsummering

8.2.1 Ambitioner for området modregning og udbetaling Ved behov for løntræk er det systemet, som identificerer inkassosager hvor der er basis

for løntræk. (system) Ved løntræk er det også systemet, der ud fra regler beregner, hvor meget der kan

trækkes i løn, ligesom systemet udarbejdet brev til arbejdsgiver og sender det elektronisk. (system)

Systemet markerer også for stop, såfremt løntrækket har indfriet eller overskredet det skyldige beløb. (system)

Afdragsordninger styres i systemet både i forhold til beløb, indbetalingskort, og såfremt aftalen ikke overholdes. (system)

8.2.2 Øvrige beslutninger Ved for meget trukket via løntræk vil en kreditor samtidigt også være en debitor, er det

muligt? (system) Det skal defineres, hvilke regler og krav der er til, hvad der kan foretages løntræk af.

(forretning) Nødvendigheden af arbejdsgivers underskrift i forbindelse med accept af løntræk skal

vurderes, når der er tale om det offentlige og selvstyreejede virksomheder. (forretning) Det skal afklares, om der kan foretages kreditormodregning i udbetalinger til

privatpersoner på de poster, der er indgået en afdragsordning på. Problematik: Dette gøres i dag – men det skal afklares, om der er hjemmel til det. (forretning) (system)

of 153

8.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processerne 21.062, 21.132, 21.145, 21.135, 21.121, 21.122, 21.123, 21.147 og 21.129 gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der bliver taget i forbindelse med Deep Dives.

Standard betalingsplan i AX 2012 er gennemgået, men gennemgangen har hurtigt vist, at behovet er helt anderledes hos inkassoafdelingen, når de skal lave en afdragsordning.

Der findes ikke noget i AX 2012, som understøtter hele området for løntræk, så det har ikke været muligt at vise noget konkret på LW.

8.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk

Tabel 11: Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntrækAktivitets-ID


Initiativ

Skat_047 Oprettelse af afdragsordning eller løntræk


Skat_048 Udpegning af debitorposter, som indgår i aftalen(gælder både afdragsordning og løntræk)


Skat_049 Integration til eSkat (indkomstoplysninger og indkomsttyper)


Skat_051 Filudveksling/webservice vedr. løntræk til arbejdsgiverne INDGÅR ikke i første fase

gap OOSDer henvises til afsnit 8.3.3.4

Skat_052 Webportal for arbejdsgiverne til indberetning af løntræk

gap Der henvises til afsnit 8.3.3.5.

Skat_053 Mulighed for manuel indtastning af indsendte løntræk fra arbejdsgiverne

gap Disse arbejdsgiver skal fremover henvises til webportal jf. 8.3.3.5

Skat_054 Opsamling af indberetninger fra webportal og efterfølgende bogføring


Skat_055 Modtagelse af betaling via Nets eller manuel bogføring


Skat_056 Opfølgning af allerede indgået afdragsordning


Skat_057 Opfølgning af allerede indgået løntræk


Skat_058 Diverse standardbreve til debitoren, arbejdsgiver i

gap Løses via de værktøjer som findes i Cross Works.

of 153

Aktivitets-ID


Initiativ

forbindelse med tilsigelse, igangsætning og opfølgning

Skat_059 Opkrævning af afdragsordning via PBS


Nets-opkrævning ud fra den nye tabel

Skat_060 Henvisning på debitoren og de enkelte debitorposter til, at de indgår i en afdragsordning eller løntræk

gap Der skal være en markering på debitoren/debitorposten, når denne indgår i en aktiv aftale

Skat_061 Ændring af forældelsesdatoen ved indgåelse af afdragsordning eller løntræk

gap Hvis Inkasso kan definere faste regler for bestemte billing classifications omkring hvor mange år, forældelsesdatoen skal forskydes ud i fremtiden

Skat_062 Systemmæssig opfølgning på løntrækket set i forhold til, om de udpegede debitorposter er helt udlignet

gap Der skal laves en oversigt, som altid viser de aktive løntræksaftaler og afdragsordninger, hvor alle debitorposter er udlignet og lukket

Skat_063 Sprogstyring ved udskrivning af tilsigelse, aftaler m.m.

gap Der henvises til FRD Debitor – afsnittet om fakturering


gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold. De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen.

8.3.2 Variationer i to-be-processerN/A


8.3.3.1 Oprettelse af afdragsordning eller løntrækDer oprettes et sæt nye tabeller til styring af disse aftaler og tilhørende specificeringer. Hovedtabellen skal afspejle de grundlæggende informationer omkring den indgåede aftale med debitoren, som i hovedtræk er følgende:

Et unikt aftalenummer – som skal være den unikke nøgle hele vejen gennem processen i forbindelse indbetaling fra afdragsordning Nets, indberetning fra arbejdsgiveren og udveksling af informationer med arbejdsgiveren.

of 153

Aftaletype – Løntræk eller afdragsordning laves i samme hovedtabel. Der kan kun forekomme en aktiv afdragsordning, men flere aktive løntræk for denne samme debitor.

Debitorkonto – Debitoren skal findes i debitormodulet via enten CPR-nr. eller GER-nr.

Datoer – Periodestyring af start og slut for aftalen.

Afdragsordning samt opkrævningsinterval – Hvilket fast beløb skal indbetales, og hvilket opkrævningsinterval er aktuelt for den konkrete aftale (14-dagsvis eller månedsvis).

Løntræk samt løntræksværdier – Hvilken arbejdsgiver er tilknyttet denne aftale (GER-nr.), og hvor mange procent skal trækkes i lønnen.

Generelt – Status med følgende muligheder: Oprettet, Sat i bero, Afsluttet.

Opkrævninger – Oversigt, som viser antal Nets-opkrævninger, som bliver foretaget, og hvornår disse bliver sendt til opkrævning.

8.3.3.2 Udpegning af debitorposter, som skal indgå i aftalen (gælder både afdragsordning og løntræk)Det skal være muligt i denne tilhørende undertabel at udpege specifikke debitorposter, som er åbne på debitoren og meddebitorer. De debitorposter, hvor forfaldsdatoen endnu ikke er overskrevet, må systemet gerne markere eller sortere efter forfaldsdato. Det skal også være muligt at kunne opsætte regler for, hvordan indbetalingen skal fordeles både procentvis eller beløbsmæssig på udvalgte debitorposter, der er markeret aktiv på aftalen. Der skal fremkomme en advarsel, hvis debitorposten allerede er aktiv i en anden aftale.

Her er det vigtigt, at funktionen kan slå korrekt op i de nye oplysninger, som bliver etableret i den globale adressebog omkring relationen til en meddebitor og den tilhørende datostyring. Hvis den finder en relation til en meddebitor, skal dennes debitorposter også vises jf. ovenstående afsnit. Her skal begges debitorposter ses som en helhed, da debitor og meddebitor altid hæfter solidarisk.

8.3.3.3 Integration til eSkat (indkomstoplysninger og indkomsttyper)Det skal være muligt via en webservice til eSkat at kunne hente aktuelle indkomstoplysninger på en virksomhed eller en skatteyder, som skal anvendes i sagsbehandlingen af nye afdragsordninger eller løntræk. Herigennem skal det også oplyses, hvilken type indkomst skatteyderen har modtaget, fx offentlig hjælp, førtidspension eller folkepension. Der er også ønsker om en løbende kørsel, som kan skabe overblik over alle de skyldnere, som endnu ikke har et aktivt løntræk, men har haft fast indtægt de sidste tre måneder.

8.3.3.4 Filudveksling/webservice vedr. løntræk til arbejdsgiverneDenne service skal tilbydes arbejdsgiverne i Grønland, så de i stedet for at modtage manuelle breve fra inkassoafdelingen omkring nye løntræk, ændring og afslutning modtager denne information elektronisk. Udvekslingen sker hele tiden med henvisning til unikke aftalenumre og debitorens CPR-nr. Det betyder, at der skal laves en markering af de arbejdsgivere, som

of 153

ønsker at benytte sig af dette tilbud, samt en løbende registrering på hovedtabellen omkring hvilke informationer der er tilgået arbejdsgiverne.

8.3.3.5 Webportal for arbejdsgiverne til indberetning af løntrækArbejdsgiverne har en lovmæssig forpligtigelse til månedsvis at foretage indberetning og indbetaling af de foretagne løntræk i deres ansattes løn. Der findes allerede et gældende filformat, som skal uploades via en portal (i dag Sulinal). Filformatet indeholder oplysninger omkring de enkelte ansattes løntræk, og til sidst bliver totalsummen også indberettet, og der sker afstemning i mellem linjesum og totalsum, før indberetningen kan finde sted. Det skal også være muligt for arbejdsgiverne manuelt at kunne indtaste de samme oplysninger, som findes i ovenstående filformatet.

Det skal også efterfølgende været muligt for arbejdsgiverne på denne portal at kunne se de allerede indberettede løntræk med tilhørende linjespecificeringer.

8.3.3.6 Opsamling af indberetninger fra webportalløntræk og efterfølgende bogføringDe modtagne indberetninger fra webportalen skal opsamles i en form for kladde, hvor hovedoplysninger fremstår først og med tilhørende linjeoplysninger. Her skal sagsbehandleren så foretage godkendelse og udføre relevante kontroller inden bogføring. Det unikke aftalenummer for hver debitor fremstår på hver linje og er nøglen til, hvordan bogføringen/udligningen skal ramme de enkelte debitorposter/meddebitorposter, som er udpeget i den konkrete løntræksaftale. Der skal være et transaktionsspor fra løntræksbogføringen ned på alle de debitorposter, som er blevet udlignet, så det altid er muligt at foretage en manuel tilbageførsel m.m. De modtagne oplysninger er indberettet pr. måned og skal af opfølgnings- og styringsmæssigt behov gemmes hver gang i systemet.

Den nye attribut "Meddebitorer" på debitorposten skal udfyldes, hvis udligningen er foretaget af en anden debitor.

Arbejdsgiveren skal debiteres med totalsum for det indberettede løntræk med en fast, bestemt billing classification (der dannes en fritekstfaktura). Funktionen skal også kunne håndtere for meget opkrævet løntræk på de enkelte debitorer, altså de tilfælde hvor de udpegede poster jf. løntræksaftalen allerede er udlignet/lukket. Så skal kørslen registrere denne overbetaling på en bestemt billing classification, så det bliver muligt at foretage en fornuftig opfølgning/opsamling på disse sager.

8.3.3.7 Modtagelse af betaling via Nets eller manuel bogføring vedr. afdragsordningenNår indbetalingsfilen modtages fra banken/Nets, og der foreligger en henvisning til det unikke aftalenummer, skal bogføringen ramme de enkelte debitorposter/meddebitor, som er udpeget i den konkrete afdragsordning, der indgået med debitoren. Der skal være et transaktionsspor fra bogføringen ned på alle de debitorposter, som er blevet udlignet, så det altid er muligt at foretage en manuel tilbageførsel m.m. Den nye attribut "Meddebitorer" på debitorposten skal udfyldes, hvis udligningen er foretage af en anden debitor.

Funktionen skal også kunne håndtere for meget opkrævet afdrag på den enkelte debitor, altså de tilfælde, hvor de udpegede poster jf. afdragsordningen allerede er udlignet/lukket. Så skal

of 153

kørslen registrere denne overbetaling på en bestemt billing classification, så det bliver muligt at foretage en fornuftig opfølgning/opsamling på disse sager.

8.3.3.8 Opfølgning af allerede indgået afdragsordningDer skal laves en kørsel, som kontrollerer, at de aktive afdragsordninger for en given periode er blevet indbetalt. Det betyder, at indbetaling/bogføringen, som er beskrevet i afsnit 8.3.2.7, skal sætte en markering, som indikerer, at den foretagne opkrævning for en given måned er blevet betalt.

De ikke-overholdte afdragsordninger skal som minimum kunne udskrives med oplysning omkring aftalenummer og debitornummer, så sagsbehandleren kan foretage de handlinger, som er nødvendige.

8.3.3.9 Opfølgning af allerede indgået løntrækDer skal laves en kørsel, som kontrollerer, at de aktive løntræk for en given periode er blevet indbetalt.. Det betyder, at de indberetninger/bogføringer, som er beskrevet i afsnit 8.3.2.6, skal gemmes pr. månedsindberetning, og via den vej vil man pr. unikt aftalenummer kunne spore tilbage, om løntrækket er overholdt. De ikke overholdte løntræk skal som minimum kunne udskrives med oplysninger omkring aftalenummer, debitornummer og arbejdsgiver, så sagsbehandleren kan foretage de handlinger, som er nødvendige.

Opfølgning på arbejdsgiverens indbetaling af det samlede løntræk foretages som almindelig debitorstyring.

8.3.3.10 Opkrævning af afdragsordning via PBSDer findes typisk flere faktura-/debitorposter for sådan en aftale med forskellige forfaldsdatoer. Standard Nets/AMC direct Debit kan derfor ikke anvendes. Så når afdragsordningen gøres aktiv, skal der genereres et sæt opkrævninger i en særskilt tabel. Her kan med fordel kigges på den funktionalitet, som findes standard i AX 2012 vedrørende betalingsplaner. Opkrævninger på disse afdragsordninger skal udvikles og beskrives nærmere i designfasen.

8.3.4 Andre spor

N/A.


Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister).

8.3.6 Andre bemærkningerN/A.

of 153

9 Inkasso – Afregning fordringshaver og private krav

Procesområdet "Afregning fordringshaver og private krav" omfatter hele den proces, som starter med, at en debitor foretager indbetaling af nogle skyldige inkassoposter, som ikke er Selvstyrets egne, og dermed skal indbetalingen så videresendes til den relevante ejer af posten, som enten kan være en fordringshaver eller en privat person.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: Nedenstående proces er ikke angivet med nogen proces-ID i det modtagne regneark fra ERP-sekretariatet. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 12: Oversigt over processer på afregning fordringshavere og private kravProces-ID Forretningsproces Beskrivelse

Udbetaling af private krav

I faderskabssager skal der udbetales tilbageholdt underholdningsbidrag.

Den nye opbygning af hele inkassoområdet, hvor de kommuner, som er idriftsat på en AX 2012 beholder deres restancer i deres eget regnskab, og hvor Inkassoafdelingen bogfører direkte på disse poster, vil det ikke være nødvendigt med et stort afregningsmodul. I stedet skal relevante mellemregningskonti opsættes, således en indbetaling modtaget i Selvstyrets regnskab (bankkonto), som faktisk skal udligne en skyldig debitorpost i et andet AX 2012-regnskab, nemlig kommune XX, kan bogføres. Standard AX 2012 indeholder funktionalitet, som understøtter disse processer via opsætning af mellemregninger og kladder til formålet.

Figur 18: Mellemregningsopsætning i AX 2012


of 153

Afregning af fordringshaver (med faktura ID)

Kom

mun

e /

bygd

eK

omm

uner

Sys

tem

(AX

) B

orge

r

1Betaler fakturaer

med ID

3Posterne udligner med pågældende

beløb

2Findes åbent

beløb ?

Ja

4Manuel bogføring på interim konto

Kommuner udligner betaling

Nej

6Manuel udligning

af forfaldne fakturaer

5Udligning

poster i kom-munen ?

7Overføres til

kreditor modregning

Nej

Ja

10Modregning af

beløb

8Sker der en

modregning ?

9Udbetaling til

borgeren

Nej

Ja

11Brev til borgeren om modregning(sendes til print)

12Udprintning i pågældende kommune

Start

Slut

Slut

Kommentarer til processen: Afregning af fordringshaver (med faktura-ID)

Processen er tegnet for indbetaling fra en borger, men er også dækkende for indbetaling fra en virksomhed.

KommentarerStart: Processen starter med at en borger betaler sin faktura.

Fakturaen indeholder et betalings-ID, der gør det muligt direkte at udligne beløbet.Slut: Processen ender enten med, at de åbne beløb udlignes, eller en modregning og

besked til borgeren

Aktivitet

Kommentarer

1 Borgeren betaler sin fakturaKommunen har en særskilt proces til håndtering af indbetalinger og sikring af, at beløbet modtages korrekt

2-3 Findes et åbenstående beløb, der matcher faktura-ID og beløb, udlignes posterne direkte med beløbet

4 Findes beløb/betalings-ID ikke, kræves en manuel håndtering af betalingen.Dette bogføres så på en interimkonto til videre håndtering.

5-6 Er der ikke poster, der kan udlignes med indbetalingen i kommunen, overføres indbetalingen til kreditormodregning til videre håndtering

7 Er der poster i kommunen, foretages en manuel udligning af de pågældende forfaldne fakturaer

8-9 Hvis der i forbindelse med dette ikke sker en modregning mod skyldige poster, og der er et restbeløb, udbetales dette til borgeren

of 153

10-12 Ved modregning udarbejder systemet et brev til borgeren om modregning og restsaldo.Brevet sendes enten via mail til borgeren eller til servicekontor i kommunen eller bygd til print og aflevering til borgeren.

Afregning til øvrige fordringshavere

Reg

nska

bs-

kont

oret

Sys

tem

(AX)

Indd

rivel

ses-

myn

digh

eden

Bor

ger

1Betaler fakturaer

uden ID

2Posterne udligner med pågældende

beløb

Inddrivelses-myndighed udligner betaling

3Afstemning med finanskonti og

fordringshavere

4Udarbejdelse af fil

5Udbetalingsbilag

via bank

6Godkendelse af

udbetalinger

7Afsendelse af filer til fordringshavere

Start

Slut

Kommentarer til processen: Afregning til øvrige fordringshavere

Det er ikke afgørende for processen, om det er med eller uden betalings-ID.

KommentarerStart: Processen starter med, at en borger indbetaler en fakturaSlut: Processen afsluttes med afsendelse af en fil til fordringshaver

Aktivitet

Kommentarer

1 En borger indbetaler en faktura med et betalings-IDDer er efterfølgende en proces for håndtering af indbetalingen i inddrivelsesmyndigheden

2 AX 2012-systemet udligner automatisk de pågældende poster i systemet ud fra betalings-ID

3 Regnskabskontoret har efterfølgende opgaven med afstemning af de udlignede

of 153

poster4-5 Baseret på dette udarbejdes en fil med betaling til fordringshaver.

Der genereres udbetalingsbilag til betaling via bank.6-7 Betalingen godkendes, hvorefter der afsendes filer til betaling til fordringshaver

Private krav (hustru, børnebidrag m.m.)

Reg

nska

bs-

afde

ling

Bid

rags

plig

tigIn

ddriv

else

s-m

yndi

ghed

Bid

rags

-be

retti

gede

1Oprettelse af privat krav til inddrivelse

2Manuel

indberetning af kravet

5Gennemførelse af

parthøring

7Indbetaler restance

3Afsendelse af parthøring til bidragspligtig

4Brev om

partshøring

8Modtagelse af

betaling fra bidragspligtig

9Udbetaling til

bidragsberettigedeSlut

6Betales

restance ?

Løntræk

Ja

Nej

Start

Kommentarer til processen: Private krav (hustru-/børnebidrag m.m.)

KommentarerStart: Processen starter med oprettelse af private krav til inddrivelseSlut: Processen afsluttes med udbetaling til bidragsberettigede

Aktivitet

Kommentarer

1 En bidragsberettiget opretter et privat krav til inddrivelse2 Dette modtages af inddrivelsesmyndigheden, som manuelt udarbejder et

formelt krav3-4 Der bliver efterfølgende udsendt grundlag for parthøring med den

bidragspligtigede5 Der gennemføres en parthøring som grundlag for vurdering af sagens udfald6 Nægter den bidragspligtigede at betale restancen, igangsættes i stedet et

løntræk7-8 Accepterer den bidragsberettigede at indbetale, modtages betalingen i

regnskabsafdelingen

of 153

9 Den udbetales efterfølgende til den bidragsberettigede

9.2 Opsummering

9.2.1 Øvrige beslutninger Der skal arbejdes på en løsning, hvor beløbet – ved betaling med ID – allerede ved

betalingen overføres direkte på tilgodehavers bankkonto. (system) Ved afregning til øvrige fordringshavere skal afklares, hvordan pengene skal sendes.

(forretning)

9.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processerne beskrevet i 9.1 gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der bliver taget i forbindelse med Deep Dives.

Der findes ikke noget i AX 2012, som understøtter hele området for afregning, så det har ikke været muligt at vise noget konkret på LW.

9.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav

Tabel 13: Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private kravAktivitets-ID


Initiativ

Skat_065 Afregning til øvrige fordringshavere gap Der henvises til afsnit 9.3.3.1

Skat_066 Afregning af indbetalinger på private krav


Skat_067 Parametre opsætning fordringshavere gap Det skal være muligt at kunne definere de aktuelle fordringshavere med deres debitornummer, finanskontosætning, regnskabsforkortelse

Skat_068 Parameteropsætning afregning private krav

gap Det skal være muligt at kunne definere den billing classification, som skal danne baggrund for afregningen

Skat_112 Oplysningspligt i forbindelse med et EU-krav omkring udviklingen/indsatsen for den samlet restancemasse.

gap/fit

Det skal afklares i designfasen, om standard udtræk kan dække dette behov ,eller det kræver ekstra udvikling.

of 153



9.3.3.1 Afregning til øvrige fordringshavereEn gang om måneden skal der kunne dannes et samlet overblik over de indbetalinger, nedskrivninger eller andre ændringer, der har været i de "fiktive" AX 2012-regnskaber på postniveau.

I forbindelse med afregningen til fordringshaveren er der allerede i dag følgende krav til et filformat:

Dato for afregning; Identifikation af fordringshaveren; Unik nøgle; debitornummer; fordringsgruppe; fordringstype; beløb; indbetalingstype; restsaldo; åben/lukket (er posten fuldt helt udlignet).

Disse skal analyseres i forbindelse med designfase for evt. ændringer i behov/krav til disse oplysninger.

Det omtalte mellemregningsforhold i afsnit 9 vil kunne bruges til afstemning/afregning af indkomne betalinger, hvis altså de specifikke oplysninger fra debitorposten kommer med ned på den finanspost, som bliver bogført på mellemregningskontoen. Det er nemlig meget relevant, så vi kan give de øvrige fordringshaver den nødvendige information retur omkring, hvilken konkret debitorpost/faktura der er blevet indbetalt på.

9.3.3.2 Afregning af private kravDer skal laves en særskilt kørsel/funktion, som kun skal afvikles på en bestemt billing classification (fx "PrivateKrav"). Denne skal tage fat i alle de indbetalinger, som er foretaget på disse konkrete debitorposter, og som ikke tidligere har været afregnet.

Når kørslen har fundet nye indbetalinger på en konkret debitorpost/faktura, skal der automatisk laves en kreditnota via en fritekstfaktura på den debitor, som der er angivet i feltet "Anden fordringshaver – hustruen". Indholdet i feltet "Barn" (se afsnit 4.3.3.1 for nærmere beskrivelse af de nye felter) skal fremgå i fakturateksten "udbetalingen vedrører xxxxxx-xxxx indbetalt af debitor xxxxxx-xxxx.

Den nye kreditnota skal altid oprettes med den samme billing classification, fx "UdbPrivateKrav". Dermed vil man kunne benytte den standardfunktionalitet, som anvendes i funktionen "Refusion" i AX 2012 og hermed få pengene udbetalt/overført via kreditormodulet. Se øvrigt udbetaling af ydelser i Debitor FRD.

9.3.4 Andre spor

N/A.

of 153


Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditor Mellemregninger.


10Motorafgift

Procesområdet "Motorafgift" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med oprettelse af en bil, oprettelse af debitor, udveksling af informationer med politiet, til- og med-bogføring/udstedelse af en faktura samt eventuel efterfølgende afmelding af bilen. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.081, 21.082, 21.083 og 21.186. Foruden processerne, er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 14: Oversigt over processer for motorafgiftProces- ID


21.081

Inddragelse af nummerplader

Hvis ejer af bil ikke betaler sin motorafgift, efter en rykker, sendes oversigt til politiet med anmodning om at fjerne nummerpladen.

21.083

Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler

21.082

Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler

Landskassen oppebærer afgift af motorkøretøjer efter bestemmelserne i landstingslov nr. 3 af 16. juni 1987 om afgift af motorkøretøjer.

Opkrævning af motorafgift påhviler Skattestyrelsen på baggrund af de af landets politistationer indsendte registreringsblanketter (registrering, ejerskifte, afmelding).

Afgiftspligtige er de motorkøretøjer, som er registreringspligtige i henhold til færdselsloven for Grønland.

Motorkartoteket er et kartotek over samtlige registrerede køretøjer i Grønland. Kartoteket er et spejl af politiets kartotek. Politiet sender blanket til skattestyrelsen – på papir - som så registreres i Motorkartotek. Her indtastes bilens vægt, som styrer afgiftens størrelse.Hvert halve år udstedes fakturaer via PBS på baggrund af de registreringer, der er i Motorkartoteket. Indbetalinger kan komme via PBS, kontante indbetalinger eller overførsler via bank. Betales motorafgift ikke rettidigt, pålægges et gebyr på kr. 500,-.

Når motorkøretøjer afmeldes, skal evt. for meget betalte afgift tilbagebetales (for perioden fra den 1. i måneden efter afmelding).

of 153

Proces- ID


Hvis en motorkøretøjsejer har betalt for meget motorafgift modregnes udbetalingen i eventuelle debitorposter. Dog kan der kun modregnes i Skattestyrelsens egne fordringer.Sagsbehandleren på afgiftskontoret tjekker, om der skal foretages modregning af eventuelle tilgodehavender inden udbetaling af for meget betalt afgift.

Afmeldte motorafgifter, der er i restance, afskrives med det samme og sendes til inkasso.

21.186

Refusion af motorafgift Registreringsattest på afmeldte køretøjer hos Politiet modtages, bildebitorkontoen afstemmes for evt. restancer eller tilgodehavende beløb. På baggrund af dette dannes i afgiftsafdelling månedligt en debitorsaldoliste på kreditsaldi, og disse beløb udbetales til bildebitoren.

I denne proces bogføres der på en interimskonto – som afstemmes. Konstaterede restancer overdrages til inkasso.


Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler

Sys

tem

(A

X)

Ska

ttest

yrel

sens

re

gnsk

absa

fd.

Pol

itiB

orge

r / v

irkso

mhe

d

Start

1Ejerskifte af bil

6Registrering af

ejerskifte i politiets system

2Syn af bilen og tjek af forsikring

og dokumentation

7Overførelse af data til AX –

ejerskifte på bil

10Oprettelse af grundlag for betaling i AX

11Betaling via

portal ?

12Betaling via portal (lig web handel)

(udskriv kvittering)

Ja

14Borger betaler

faktura

Nej

8Er debitoren

oprettet ?

9Oprettelse af

debitorNej

Ja

15Udlevering af nummerplade

16Bogføring af indbetaling

Slut

13Udskriv faktura

3Kontrol om afgift

er betalt i AX

4Afgift betalt ?

5Afvisning af

ejerskifte af bil

Nej

Slut

Ja

17Overførelse af fil til

opdatering af politiets system

Kommentarer til processen: Oprettelse af brugte biler

KommentarerStart: Processen er meget lig oprettelse af ny bil.

Den starter, når en borger eller virksomhed har brug for registrering af en brugt bil.Ved en brugt bil forstås en bil, der tidligere har været indregistreret.

Slut: Når borgeren eller virksomheden har fået sin nummerplade til bilen, og betaling for motorafgift herefter er bogført

of 153

Aktivitet

Kommentarer

1 En borger eller en virksomhed har behov for indregistrering af en brugt bil.Hver gang, der handles en brugt bil, er der brug for oprettelse af indregistrering på en brugt bil

2 Indregistrering af en brugt bil forudsætter, at bilen synes, og forsikring godkendes.Dette betyder, at borgeren eller virksomhed nødvendigvis skal fysisk besøge politiet for dette.

3 I forbindelse med oprettelse af indregistrering på brugt bil kontrolleres bilen ud fra stelnr.Det kontrolleres, om motorafgifter fra tidligere ejer er betalt.Dette kontrolleres i AX 2012 eller en webservice med adgang til AX 2012-saldobeløb.

4-5 Er afgiften ikke betalt, afvises indregistrering af bilen6 Skattestyrelsens regnskabsafdeling registrerer den brugte bil i deres system.

Registreringen sker på basis af det eksisterende stelnr. i system, som er oprettet, da bilen var ny.

7 Der opdateres indregistreringsinformationer i bilregistreringssystemet i AX 20128 Debitor i AX 2012 baseres på GR-register.

Det er dog aftalt, at alle debitorer ikke oprettes i AX 2012, og forefindes debitoren ikke i AX 2012, skal den oprettes.

9 Oprettelse af en ny debitor i AX 2012 baseres på import af debitoroplysninger fra GR-registret.Selvom det er en brugt bil, der handles, er der stadigt en sandsynlighed for, at debitoren ikke er oprettet, fx hvis han/hun ikke tidligere har købt bil.

10 Det er afgørende, at borgeren eller virksomheden betaler for afgiften, før registreringen gennemføres.Faktureringsgrundlaget skal beregnes i AX 2012 ud fra vægt

11 Der skal være mulighed for direkte betaling ved skranken12 Det kræver betaling via en webservice (lig e-handel), hvor personen kan bruge sit

betalingskort.Der ønskes umiddelbart ikke tilkobling af kortterminal for betaling.Efter betaling skal der kunne udskrives en kvittering fra systemet til borgeren eller virksomheden.Kvitteringen skal over tid kunne leveres direkte via nem-post.

13 Der skal også være mulighed for betaling via en traditionel faktura.Det betyder i så fald, at der skal kunne printes en faktura ved skranken.

14 Borgeren eller virksomheden må så forlade skranken for betaling af faktura15 Når afgiften er betalt enten via webservice eller faktura, udleveres

nummerpladerne16 Betalingen bogføres endeligt i AX 2012 af regnskabsafdelingen17 Der sker en overførsel af en fil til politiet med opdatering af

indregistreringsinformationer

of 153

of 153

Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler

Sys

tem

(AX

)S

katte

styr

else

ns

regn

skab

safd

.P

oliti

Bor

ger /

virk

som

hed

Start

1Køber en ny bil

3Registrering af ny

bil i AX

2Syn af bilen og tjek af forsikring

og dokumentation

4Overførelse af

data – oprettelse af bil på debitor

7Oprettelse af grundlag for betaling i AX

8Betaling via

portal ?

9Betaling via portal (lig web handel)

(udskriv kvittering)

Ja

11Borger betaler

faktura

Nej

5Er debitoren

oprettet ?

6Oprettelse af

debitorNej

Ja

12Udlevering af nummerplade

13Bogføring af indbetaling

Slut

10Udskriv faktura

14Eksport til politiets system med data for indreg. af bil

Kommentarer til processen: Oprettelse af nye biler

KommentarerStart: En borger eller virksomhed har brug for en ny bil.

Ved en ny bil forstås en bil, der ikke tidligere er indregistreret.Slut: Når borgeren eller virksomheden har fået sin nummerplade til bilen, og betaling

for motorafgift herefter er bogført.

Aktivitet

Kommentarer

1 En borger eller en virksomhed har behov for indregistrering af en ny bil.2 Indregistrering af en ny bil forudsætter, at bilen synes, og forsikring godkendes.

Dette betyder, at borgeren eller virksomheden nødvendigvis skal fysisk besøge politiet for dette.

3 Skattestyrelsens regnskabsafdeling registrerer den nye bil i systemet4 Der opdateres indregistreringsinformationer i bilregistreringssystemet i AX 20125 Debitor i AX 2012 baseres på GR-registeret.

Det er dog aftalt, at alle debitorer ikke oprettes i AX 2012, og forefindes debitoren ikke i AX 2012, skal den oprettes,

6 Oprettelse af en ny debitor i AX 2012 baseres på import af debitoroplysninger fra GR-registeret

7 Det er afgørende, at borgeren eller virksomheden betaler for afgiften, før registreringen gennemføres.Det betyder, at der er adgang til AX 2012-løsningen, webservice eller tilsvarende,

of 153

Aktivitet

Kommentarer

således at der kan udarbejde et faktureringsgrundlag, mens personen venter.Faktureringsgrundlaget skal beregnes i AX 2012 ud fra vægt og dato (og ud fra takstblad /ydelsesnr. i AX 2012).

8 Der skal være mulighed for direkte betaling på ved skranken9 Det kræver betaling via en webservice (lig e-handel), hvor personen kan bruge sit

betalingskort .Der ønskes umiddelbart ikke tilkobling af kortterminal for betaling.Efter betaling skal der kunne udskrives en kvittering fra systemet til borgeren eller virksomheden.Kvitteringen skal over tid kunne leveres direkte via nem-post.

10 Der skal også være mulighed for betaling via en traditionel faktura.Det betyder i så fald, at der skal kunne printes en faktura ved skranken.

11 Borgeren eller virksomheden må så forlade skranken for betaling af faktura12 Når afgiften er betalt enten via webservice eller faktura, udleveres

nummerpladerne i Skattestyrelsen13 Betalingen bogføres endeligt i AX 2012 af regnskabsafdelingen14 Herefter eksporteres en datafil til politiet til opdatering af deres system med

indregistrering af ny bil.

Afmelding af bil

Sys

tem

(AX

)S

katte

styr

else

ns

regn

skab

safd

elin

gB

orge

r Start

1Borger skal af

med sin bil

2Afleverer sin nummerplade

3Registrering af

afmelding af bil i systemet

6Opdatering AX

med afmelding bil og fil til politiet

7Dannelse af en

kreditnota

9Modregning i

forhold til borgeren

11Restance på borgeren ?

13Rest

8Afgift betalt ?

10Afskrivning af

beløb / oprettelse af inkasso sag

Nej

Ja

Ja12

Foretager modregning

15Udbetaling til

borgerJa

Nej

14Modregningsbrev

Nej

4Udskrivning af kvittering for

afmelding af bil

5Kvittering til borger

Slut

Kommentarer til processen: Afmelding af bil

of 153

KommentarerStart: Processen starter med, at borger eller virksomhed skal af med sin bilSlut: Processen afsluttes, når der er sket en økonomisk afregning med borgeren eller

virksomheden enten via modregning eller udbetaling

Aktivitet

Kommentarer

1 En borger eller virksomhed skal af med sin bil2 Dette sker ved at afleverer sin nummerplade hos Skattestyrelsens

regnskabsafdeling3 Skattestyrelsen går herefter ind i AX 2012-systemet og afmelder bilen

4-5 Der genereres og udskrives en kvittering fra politiets system til borger eller virksomhed

6 AX 2012-systemet opdatereres med afmelding af bil.Der genereres endvidere en fil til politiet med ændring af bilregistrering, som sendes elektronisk

7 Baseret på afmeldingen beregner systemet nu, hvor meget borger eller virksomhed skal have tilbage i motorafgift. Beregningen sker ud fra antal måneder.Dette danner grundlaget udarbejdelse af en kreditnota.

8 Herefter sker der et tjek på borgeren, om tidligere motorafgift er betalt9 Ved nej oprettes direkte en inkassosag på pågældende beløb

10 Hvis afgiften er betalt, undersøges, om der er andre fordringer på borger eller virksomhed, hvori der sker en modregning

11 - 12 Er der yderligere restancer, foretages en modregning af beløbet ud fra gældende regler

13-14 Er der ikke yderligere rest til borgeren efter modregning, udarbejdes og sendes et modregningsbrev med information om modregning og evt. restsaldo

15 Er der penge tilbage efter modregningen, udbetales disse til borgeren eller virksomheden.

of 153

Fakturering af motorafgift

NET

SR

egns

kab

Start

1Ændring af datoer og igangsætning

af fakturering

3Dannelse af

opkrævningsfil i AX (fakturering)

4Afsendelse af fil til

PBS (NETS)

5Modtager fil og foretager kørsel

6Bekræftelse retur

7Fakturering til

borgeren elektronisk (.pdf)

2Via PBS ? Ja

Nej

Slut

of 153

Kommentarer til processen: Fakturering af motorafgift

KommentarerStart: Ved periodevis fakturering, og når faktureringskørslen igangsættesSlut: Når der er sendt en faktura til borger eller virksomhed enten som .pdf eller via

Nets

Aktivitet

Kommentarer

1 Regnskabsafdelingen kører en periodevis faktureringskørsel af motorafgifter og ofte hvert 1/2 år.Ved opstart af kørslen ændres datoerne til den pågældende periode.

2 Faktureringen kan ske enten via PBS eller som konkret faktura til modtager3 For PBS-fakturering dannes en opkrævningsfil i AX 2012 for alle PBS-faktureringer.4 Filen afsendes til PBS5 PBS anvender filen til kørsel for træk af penge fra borger eller virksomhed6 PBS returnerer en bekræftelse til regnskabsafdelingen for succesfuld kørsel og

træk af penge7 Har borgeren ikke PBS, skal der kunne udarbejdes og sendes en almindelig faktura

og gerne med FI-kort.Den afsendes elektronisk via mail (eller med mulighed for fysisk print og brev).

10.2 Opsummering

10.2.1 Styringsmekanismer og ambitioner for området I dag oplever borgere og virksomheder, at de skal rundt til flere afdelinger for registrering

af biler. (forretning) Det er en ambition, at håndteringen skal kunne ske i én arbejdsgang ét sted, og derfor

foreslås det at placere hele opgaven hos Skattestyrelsen og baseret på bilregistrering i AX 2012. (forretning)

Udover gevinsten for borgeren sikrer det også minimal indsats fra Selvstyret/kommunerne, da en stor del af processen automatiseres. Det er bl.a. beregning af afgift, kontrol for betaling og modregning, modtagelse af betaling. (forretning)

10.2.2 Primære beslutninger Bil-debitor erstattes af CPR-/GER-debitor (er vedtaget). (forretning) Ved oprettelse af ny bil skal der ske en kontrol af stelnummer, således at der ikke

dobbeltfaktureres ikke afmeldte biler. (system)

10.2.3 Øvrige beslutninger Ændring af rykkerprocessen, således at der rykkes månedligt i stedet for ½-årligt.

(forretning) GLN-nr. på faktura på motorafgift ved massefakturering. (system) Der skal faktureres motorafgift for de måneder, man ejer bilen. (system) Det skal være muligt at give skyldig motorafgift en kode, der viser, at nummerpladen er

sendt til inddragelse. (system)

of 153

Det skal være muligt at få overklik over, hvem der har indbetalt via Nets. (system) Elektronisk overdragelse af skyldig motorafgift til inkasso skal ske uden manuelle

indtastninger med relevante oplysninger til inkasso. (system) En central selvstyreenhed, der håndterer alle Nets-opkrævninger. (forretning) Opkrævninger skal indeholde et GLN-nummer. (system) Tillægsgebyr opkræves kun i forbindelse med rykkerprocessen. (system) Bilejer skal have adgang til nem-post. (forretning) Der skal være en betalings-ID på fakturaen for motorafgift. (system)

10.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processerne 21.081, 21.082, 21.083 og 21.186 gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Her blev det vist, hvordan motorafgift kan opkræves via en almindelig fritekstfaktura med en relevant billing classifications "motorafgift" og tilhørende vægtkategorier. Det gælder også, hvis der laves en kreditnota på for meget indbetalt motorafgift. I den forbindelse er funktionen refusion1 i AX 2012 også gennemgået.

Figur 19: Billing classifications og codes

1 Når du opretter refusionsposteringer, oprettes der en kreditorfaktura for beløbet svarende til kreditsaldoen. Derved fjernes kreditsaldoen for debitorkontoen, og der oprettes en forfalden saldo for kreditorkontoen, der er knyttet til kunden.

of 153

Figur 20: Kørsel til flytning af overskydende beløb på debitor til relateret kreditor

Funktionen "Tilbagevende fakturaer" i AX 2012 er også gennemgået på LW, set i lyset af, at motorafgiften opkræves fast to gange om året. Derudover har der været en drøftelse omkring, hvilke faste stamoplysninger der skal være til stede for en løbende styring, korrekt opkrævning samt udarbejdelse af inddragelsesliste, som sendes to gange årlig til politiet.

Figur 21: Tilbagevendende faktura opsætning i AX 2012

10.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift

of 153

Tabel 15: Identificerede gaps i forbindelse med motorafgiftAktivitets-ID


Initiativ

Skat_069 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af motorafgift

gap Der oprettes et nyt motorregister, hvor de relevante oplysninger på de enkelte biler kan registreres. Herudover henvises der til afsnit 10.3.3.1.

Skat_070 Fremsendelse af faktureringsgrundlag fra det nye register til dannelse af en fritekstfaktura

gap Der skal laves en funktion, som via det nye motorregister danner de ønskede fakturaer både dagligt og 2 gange om året. Herudover henvises der til afsnit 10.3.3.1.

Skat_071 Tillægsafgift ved manglende betaling af motorafgift

fit Det forudsætter at tillægsafgiften kun skal opkræves i forbindelse med rykkerprocessen

Skat_072 Manglende angivelse af billing classification på rykkergebyr/tillægsafgift

gap Debitorposten, som bliver dannet i forbindelse med bogføring af rykkergebyr, skal kunne påføres en billing classification

Skat_073 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikke-betalte motorafgifter, som kan sendes til politiet.

gap Der skal indarbejdes en proces, som sikrer, at listen bliver udarbejdet korrekt, og styringen kan ses i det nye motorregister og på de skyldige debitorposter.

Skat_074 Udbetaling/refusion af for meget indbetalt motorafgift

fit

Skat_075 Afrapportering til Grønlands Statistik fit Manuelt udtræk til regneark fra det nye motorregistrer

Skat_076 Overførsel af skyldig motorafgift til inkasso

Der henvises til inkassoprocessen

Skat_077 Faktureringsprocessen Der henvises til FRD på debitor

10.3.2 Variationer i to-be-processerN/A


of 153

10.3.3.1 MotorregisterFølgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når der skal oprettes et nyt motorregister: Der skal kunne ske en opdeling af de forskellige køretøjskategorier Der skal tilknyttes et datohistorik i forhold til korrekt opkrævning i forbindelse ny

oprettelser, ejerskifte samt salg af bilen Der skal være automatisk afgiftsberegning i forhold til de indtastede oplysninger på bilens

vægt. Der skal være muligt at kunne oprette køretøjer, som ikke er afgiftspligtige Der skal udover ejer kunne angives et GLN-nummer på de enkelte biler/opkrævninger Ved oprettelse af en ny bil skal der være kontrol på, at stelnummeret ikke allerede er

oprettet Det skal være muligt at kunne indtaste, hvilken by/bygd bilen er aktiv kørende i Det skal være muligt at kunne aflevere relevant information til eSkat omkring

skatteydernes aktuelle ejerforhold af diverse køretøjer.

Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når motorregisteret skal sende faktureringsgrundlaget videre, så der automatisk kan dannes en fritekstfaktura med

efterfølgende PBS-opkrævning: Der skal kun sendes fakturaer på de biler, der er afgiftspligtige Der skal kun sendes fakturaer på biler, som stadigvæk er tilmeldt Der skal kunne ske korrekt afgiftsberegning i forhold til bilens vægt samt eventuel

tilmeldingsdato eller afmeldingsdato, så skattemedarbejderen ikke manuel skal foretage beregningen af den delvise motorafgift, som skal opkræves eller som er for meget opkrævet

Der skal kun dannes en faktura, selvom personen/virksomhederne har registreret flere aktive biler, hvor ejeren så på fakturaen kan se enkelte biler hver for sig

Der skal kunne udsendes faktura på GLN-nummer, når det er angivet på de enkelte biler.

10.3.4 Andre spor

N/A.


Motorregister Debitorer/bilejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer/bilejer både som personer og virksomheder GLN-registre.


N/A.

of 153

11Automatafgift og lotteriafgift

Procesområdet "Automatafgift" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med oprettelse af en automat, oprettelse af debitor, udveksling af informationer med kommunerne til og med bogføring/udstedelse faktura i AX 2012 samt eventuel efterfølgende afmelding af automaterne.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.153 og 21.153. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 16: Oversigt over processer på automatafgift og lotteriafgiftProces -ID

Forretningsproces

Beskrivelse

21.153

Fakturering af lotteri- og automatafgift fra enarmede tyveknægte

Der svares afgifter af automatspil i henhold til Landstingslov nr. 3 ad 17. maj 1990 om afgifter på automatspil.

Kommunalbestyrelser udsteder tilladelser til at holde automatspil. De sender informationer om tilladelsen på papir til Skattestyrelsen.

Der laves kvartalsvis opkrævning på baggrund af tilladelserne. Automatkartotek med registreringer. Automater er registreret på CPR-nummer, navn, fysisk lokation, tilladelsesnummer og maskinens nummer.

Afgiften pr. automat varierer med antal automater, og der foregår en beregning i automatkartoteket.

Størrelsen på afgiften afhænger også af, om automatspillet er gevinstgivende eller en morskabsautomat.

Afgiftsafdelingen udskriver endvidere primo januar en liste over tilladelsesindehavere til kommunalbestyrelsen med anmodning om kontrol af samtlige tilladelsesindehavere. Formålet er at foretage en årlig ajourføring af tilladelsesregisteret. Ejere af automater udbetaler gevinst minus lotteriafgiften, der udregnes på baggrund af en tabel. Ejerne sender blanket med lotteriafgift til Skattestyrelsen.

Den, der afholder lotteri i Grønland, har pligt til at betale afgift af lotteriets samlede præmiesum – hvis den overstiger 200,- kr. – uanset om præmiesummen består af kontanter eller naturalier. Afgiften udgør 15 pct.

Såfremt den samlede præmiesum for de spil, som er afholdt i løbet af kalenderåret, er kr. 5.000 eller mindre, skal der ikke svares afgift. Lotteriafgiftsskema indsendes løbende fra de foreninger m.fl., der arrangerer bingospil, lotterier mv. Betaling sker enten ved check, eller overførsel på bankkonto.

21.154

Inddragelse af tilladelser hos kommunen

11.1 Processer i scopeStyring, vedligeholdelse samt opkrævning af automatafgift og lotteriafgift. Lotteriafgift:Lotteriafgiftsskema indsendes løbende fra de foreninger m.fl., der arrangerer bingospil,

of 153

lotterier mv., og dernæst gennemgår Skattestyrelsen det fremsendte materiale og danner en faktura.Automatafgift:Kommunerne giver tilladelse til at have en gevinstgivende automat og sender dernæst en kopi at tilladelsen til Skattestyrelsen, som opretter disse maskiner med tilhørende stamdata som fx serienummer, type, navn, ejer, sted, udløbsdato m.m. Der sker en samlet fakturering 4 gange om året på baggrund af de oplysninger, som registeret på de enkelte maskiner/ejere.

Efter behov udarbejder Skattestyrelsen en inddragelsesliste over ikke-betalte afgifter, som skal sendes til kommunerne, som dernæst skal inddrage den udstedte tilladelse.

11.2 OpsummeringN/A.

11.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processen 21.153 gennemgået. Her blev det vist, hvordan lotteriafgiften kan opkræves via en almindelig fritekstfaktura med en relevant ydelsesbetegnelse "Lotteriafgift". Der er ingen faste opkrævningsterminer eller behov for registrering af diverse stamdata vedrørende lotteriafgiften.

I forbindelse med processen 21.153 og 21.154 omkring automatafgift er der på LW Skattestyrelsen gennemgået funktionen "Tilbagevende fakturaer" på en relevant ydelsesbetegnelse "Automatafgift" i AX 2012, idet automatafgiften opkræves fast fire gange om året. Derudover har der været en drøftelse omkring, hvilke faste stamoplysninger der skal være til stede for en løbende styring, opkrævning samt udarbejdelse af inddragelsesliste.

Der har i forbindelse med LW været et større ønske om en webportal, hvor de forskellige aktører kan indrapportere lotteriafgiften, men flere andre opkrævningstyper har også været nævnt, som fx rejeafgift, makrelafgift m.m. Ønsket omkring webportal vil ikke indgå i første implementeringsfase, men derefter bør det vurderes, hvordan sådan en webportal kan opbygges og anvendes af eksterne leverandører.

of 153

Figur 22: Tilbagevendende fakturaopsætning i AX 2012

11.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift

Tabel 17: Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgiftAktivitets-ID


Initiativ

Skat_078 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af lotteriafgift

fit

Skat_079 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af automatafgift

gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte automater/maskiner kan registreres. Herefter kan de anvendes i forbindelse med den daglige styring og kvartalvise opkrævning, sådan at der via dette nye register kan opsamles et antal givne samlefakturaer pr. debitor/automater.Det skal også være muligt at opsamle årlig omsætning for de enkelte automater. Beskrives nærmere i designfasen.

Skat_080 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikke-betalte automatafgifter.

fit Manuel udarbejdelse af regneark/saldoliste via de normale udtræksmuligheder i AX 2012

of 153


11.3.3 Initiativer og krav til to-be-processerN/A.


11.3.5 Andre sporN/A.


Automatregister Debitorer/automatejere både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer/automatejer både som personer og virksomheder.


N/A.

12Stempelafgift

Procesområdet "Stempelafgift" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med oprettelse af et dokument, stempling og modtagelse af betaling. Der bliver ikke udstedt en faktura. Betalingen finder altid sted, inden den faktiske stempling af de forskellige dokumenttyper.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.150 og 21.151. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 18: Oversigt over processer på stempelafgiftProces -ID

Forretningsproces

Beskrivelse

21.150

Opfølgning på afstemning af stempelafgift

21.151

Stempling af dokumenter

Der svares afgift på stempel til landskassen i henhold til Landstingslov nr. 8 af 31. oktober 1987 om afgift på stempelafgift.

Overdragelsesdokumenter vedrørende fast ejendom og fritidsfartøjer samt lånedokumenter i fast ejendom, fritidsfartøjer, løsøre og afbetalingskontrakter er, med visse undtagelser, pålagt en afgift på 1,5 pct. af købesummen/det pantsikrede beløb.

of 153

Proces -ID

Forretningsproces

Beskrivelse

Stempling (påligning/opkrævning) af stempelpligtige dokumenter varetages af Skattestyrelsen på baggrund af indsendte dokumenter.

Data kommer fra de modtagne dokumenter til stempling (boliger, skibe, pantebreve m.m.). Hvis beløbet er over 10.000 kr., er det fysisk stempling, og hvis det er under kr. 10.000, anvendes en stempelmaskine.

Hvert dokument registreres manuelt pr. transaktion/dokument. Skattekommunekode registreres manuelt pr. transaktion/dokument. Registreret med B-nummer i de tilfælde, hvor det er pant i en ejendom.

Debitor udfyldes ved at indtaste CPR-nr./GER- nr., hvorefter de øvrige oplysninger på debitoren automatisk bliver hentet fra eSkat. I de tilfælde, hvor man ikke har oplysningerne om CPR-nr. eller GER-nr. på debitoren, indtastes disse oplysninger manuelt. Kreditor samme princip som for debitor.

Det afgiftspligtige beløb registreres manuelt, hvorefter systemet automatisk beregner en afgiftssum. Der foretages ingen opkrævning, kun en påligning.

Konteringen foretages ud fra liste over stempeltype, hvorfor denne stempeltype/betegnelse på forhånd skal opsættes således, at man kan vælge blandt disse ved inddateringen.

12.1 Processer i scopeStyring, vedligeholdelse, opfølgning samt modtagelse af betaling vedrørende stempelafgift.


12.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processen 21.150 og 21.151 gennemgået. Her blev det vist, hvordan almindelig dokumentstyring håndteres i AX 2012. Derudover er der henvist til almindelig finansbogføring i forbindelse med modtagelse af betaling samt styring af forudbetalte afgifter, som indbetales, inden den endelige stempling er foretaget. Man har ikke planer om en konkret debitorstyring/debitorbogføring på dette område, men at det fortsætter alene med en finansmæssig bogføring.

Registrering af et afgiftspligtigt dokument kræver en del oplysninger, og man ønsker derfor i Skattestyrelsen et registre, hvor opfølgning og rykkerprocedurer m.m. kan samles, og sagsbehandlingen kan være så effektiv som muligt.

Det er derfor aftalt med Skattestyrelsen, at dette nye registre ikke skal have fokus på det bogføringsmæssig, men derimod at alle relevante oplysninger er tilstede for en korrekt sagsbehandling, og udveksling af data til øvrige moduler i Skattestyrelsen.

12.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift

Tabel 19: Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgiftAktivitets-ID


Initiativ

of 153

Skat_114 Styring, vedligeholdelse af stempel afgift

gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte dokumenttyper kan registreres og styres. Yderligere afklaring sker i designfasen





12.3.6 Nøgledata på områdetN/A.


13Toldfunktionen Indførsel

Procesområdet "Indførsel" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med en registrering af toldanmeldelsen TF10, sagsbehandling og til sidst fakturering. Dette flow bliver i dag hovedsageligt varetaget i Toldfunktionens (Aalborg) egen C5-løsning, som er tilrettet med relevante registre og værktøjer, som understøtter en masse manuelle processer/indtastninger, som i dag udgør en stor del af de opgaver, som er nødvendige for at foretage en korrekt opkrævning og sikre, at alle indførselsafgifter bliver opkrævet korrekt.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.003, 21.030, 21.031, 21.032, 21.033, 21.006, 21.020, 21.185, 21.045, 21.039, 21.040, 21.041 og 21.005. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 20: Oversigt over processer for toldfunktionen IndførselProces- ID


21.003

Debitoropfølgning Denne proces gennemføres p.t. ikke i Toldfunktionen. Der er p.t. en afklaring i gang, om man burde gøre det.

of 153

Proces- ID


21.030

Fakturering af banderoler

21.031

Fakturering af indførselsafgift to-be

21.032

Fakturering andre kategorier

Denne proces dækker alle kreditkunder, uanset deres betalingsbetingelser. For hver skibsafgang indtastes kundens indførselsafgift i C5 på baggrund af TF10 Afgiftsanmeldelse eller TF3 Indførselsangivelse. I forbindelse med indtastningen udskrives Afgiftsnota (TF11), som sendes som underbilag med faktura. Der faktureres pr. skib.

For at sikre, at alle afgiftsnotaer er udskrevet, sorteres disse pr. kunde (kategori) pr. by, og der laves en manuel kontrol op i mod Specifikation pr. skib pr. by udskrevet fra C5.

For hver skibsafgang modtages et manifest på papir fra RAL. Manifestet er en udskrift fra RAL's fragtsystem GCS over XX. Manifestet anvendes til at XX.

Fakturaen dannes i C5 ud fra registreringer af indførselsafgift C5. Faktura sendes sammen med afgiftsnotaer (TF11) med post til kunden. Den samlede fakturerede indførselsafgift fordelt på kunde (kategori) samles op i et Excel-regneark på baggrund af XX fra C5. Dette Excel-regneark er grundlaget for bogføringen af indførselsafgiften pr. skib i XAL.

Bogføringen i XAL foretages af Toldfunktionen i Aalborg.

Til afklaring: Hvad bruges manifestet til i forhold til afstemning af kreditkunder? Er det kun Brugsens og Pissifiks afgiftsnotaer, der sorteres i by-orden?

21.033

Fakturering kategori 70 - Royal Arctic Line

Er den eneste kategori, hvor varemodtager ikke betaler indførselsafgift direkte til Toldfunktionen i Aalborg. Indførselsafgiften indbetales til RAL i forbindelse med udleveringen af varen og opkrævning af fragten. Efterfølgende faktureres RAL for den opkrævede indførselsafgift.

Daglige indtastninger af TF10 Afgiftsanmeldelse i C5 resulterer i, at det er muligt at lave daglige opgørelser over de indførselsafgifter (kategori 70), der skal opkræves af RAL ved godsudlevering.

Opgørelsen (Forbindelsesliste) udskrives på papir fra C5 og afleveres fysisk til RAL. Listen er grundlaget for registreringen af indførselsafgiften i RAL's fragtsystem GCS. Listen indeholder et fragtbrevsnummer pr. indførselsafgift, som er referencen over til RAL's fragtsystem GCS.

Sammen med forbindelseslisten afleveres de afgiftsnotaer (TF11), der ud fra en positivliste skal håndteres hos RAL (sendes på mail. fax eller lign). Afgiftsnotaen udskrives fra C5 i forbindelse med indtastning af den enkelte indførselsafgift.

For hver skibsafgang laves en opgørelse over de indførselsafgifter, der skal opkræves af RAL. Opgørelsen laves på baggrund af de tidligere foretagede registreringer i C5. Opgørelsen udskrives fra C5 som en XX. For hver skibsafgang modtages et manifest på papir. Manifestet er en udskrift fra RAL's fragtsystem GCS over de indførselsafgifter, RAL skal opkræve i forbindelse med udlevering af godset.

Månedligt faktureres RAL for den indførselsafgift, de har opkrævet i forbindelse med udlevering af godset. Fakturaen dannes i C5 ud fra registreringer af indførselsafgift C5. Faktura sendes med post til RAL. Det månedlige faktureringsbeløb til RAL samles op i et Excel-regneark på baggrund af XX fra C5. Den månedlige opgørelse anvendes som grundlag for bogføringen af den månedlige indførselsafgift i XAL. Bogføringen i XAL foretages af Toldfunktionen i Aalborg.Til afklaring: Fra hvilket grundlag/medie kommer fragtbrevsnummeret ind i RAL's bookingsystem? Hvilken liste udskrives fra C5, som danner grundlag for

of 153

Proces- ID


afstemning af manifestet fra RAL? Bliver manifestet afleveret på papir fra RAL? Hvad er proceduren, hvis afstemningen med RAL's manifest ikke stemmer? Der er noget med, at der udskrives en liste i bynavnsorden - er det korrekt - og hvad bruges den til? Laves Excel regnearket også på RAL – eller hvad er bogføringsgrundlaget i XAL? Ud fra hvilken liste/opgørelse i C5 laves bogføringslisten i Excel? Er den samlede månedlige faktureringsoversigt lavet i Excel, opgjort pr ski? Hvilke bogføringsbilag får man i Maniitsoq? Hvad gør man i Maniitsoq, når man skal håndterer uenigheder med kreditkunder om indførselsafgift?

21.006

Indberetning af tal til alkoholstatistik

21.020

Post direkte fra udlandet Indførselsafgift, godsregistrering, statistikbehandling

21.185

Refusion af Indførselsafgift

21.045

Rettelser – oversigt over Grønlandske indførselsafgifter, hvis der er ændringer

21.039

Tildeling af afgiftsanmeldelsesnumre

Vedr. afgiftsanmeldelse blanket TF10. Nogle leverandører anvender elektroniske udgaver af TF10 – de får tildelt en nummerrækkefølge. Nogle leverandører får tilsendt en nummerrække af manuellet blanketter med posten. Nogle leverandører får en enkelt blanket tilsendt - med posten. Nogle leverandører henvender sig direkte hos Toldfunktionen i Aalborg. Der føres en manuel nummerkontrol på afgiftsanmeldelserne.

Til afklaring: Hvordan tildeles numrene?21.040

Tildeling af indførselsafgiftskredit

For erhvervsmæssige forsendelser, der ankommer med skib fra Danmark, Færøerne eller udlandet, kan varemodtager med hjemsted i Grønland søge Skattestyrelsen om forlænget betalingsfrister. For at opnå forlænget kredit kræves det, at ansøgeren kan stille en bankgaranti på kr. 200.000 til sikkerhed for indførselsafgiftens betaling.

Det er Toldfunktionen i Nuuk, som tildeler forlænget kredit på betaling af indførselsafgifter.

Til afklaring: Hvad sker der i processen?21.041

Udstedelse af indførselstilladelser

Tilladelserne til import af vin og spiritus og tobaksvarer tildeles af Toldfunktionen i Nuuk.

Indførselstilladelsen udstedes med en tidsbegrænset gyldighedsperiode. Det er en forudsætning for tilladelserne, at den erhvervsdrivende har et gyldigt næringsbrev samt en alkoholbevilling ved import af vin og spirtus.

21.005

Redegørelse ved. taxa Når en bil registreres som taxa, returneres 50 % af den betalte indførselsafgift.

of 153


Indregistrering af toldanmeldelser (elektronisk anmeldelse)

AX

syst

emTo

ldfu

nktio

n i

Aal

borg

Kun

der /

spe

ditø

r

Start

2Overføres fra deres system

1I kundens system ?

3Indtaster via web-

service (web)Nej

Ja

5Import anmeldelse

med tilhørende dokumenter

7Vurdering af

anmeldelse er korrekt udfyldt

6Oploadede dokumenter

8Fejl i

udfyldelse ?

9Kontakt afsender for rettelse af fejl(evt. afvisning)

Ja

10Godkendelse af

den enkelte anmeldelse

Nej

Ja

11Anmeldelsen

flyttes fra kladde til klar til fakturering

Slut

4Opload af øvrige

dokumenter

Kommentarer til processen: Indregistrering af toldanmeldelser

KommentarerStart: Starter med en elektronisk registrering hos anmelder af afgiftSlut: Afsluttes, når anmeldelsen godkendes og flyttes som klar til fakturering

Aktivitet

Kommentarer

1-2 Større kunder registrerer anmeldelserne i deres system, som danner grundlag for en direkte elektronisk overflytning af grundlag for anmeldelse til Toldfunktionens system

3 De kunder, der ikke registrerer det i eget system, går ind i en webservice (hjemmeside), hvor de elektronisk opretter anmeldelsen

4 Der kan hertil være behov for opload af dokumenter til understøttelse af anmeldelsen

5 Både de elektroniske registreringer fra kundens system samt de registrerede elektroniske anmeldelser modtaget via webservice importeres ind i AX 2012-systemet hos Toldfunktionen

6-7 Der sker herefter en vurdering af anmeldelsen med de uploadede dokumenter i

of 153

Toldfunktionen8-9 Det kan give anledning til rettelser eller mangler, og i nogle tilfælde giver det

anledning til afvisning af anmeldelsen, hvorefter anmelderen skal rette og sende anmeldelsen igen.I nogle tilfælde rettes direkte på skærmen i anmeldelsen med kundens godkendelse.

10-11 Når evt. rettelser er afklaret, godkendes den enkelte anmeldelse, hvorefter den flyttes fra kladde over i systemet som godkendt til fakturering.

Fakturering (kontant / kredit)

AX

system

Toldfu

nktio

n Aa

lbor

gRAL

Start

5Afsendelse af

status kontant ti l RAL

7Udarbejdelse af samlet oversigt

over kontant

6Løbende overblik kontant anmeld.

9Samlet liste

kontant anmeld.

14Kontrol af manifest om afgiftsanmel-delser er oprettet

15Mangler

anmeldelser ?

13Manifest fra RAL

(oversigt skibets indhold)

18Parkering anmel-delser der skal med næste skib

19Fremsend ny liste til RAL (med nye

anmeldelser)

20Ral opdatere grundlag for indkrævning

21Fakturering samlet

for måneden (1 linje pr. skib)

10Registrering af opkrævninger

(baseret på lister)

11Kontrol af endeligt

grundlag

Skibet lukkes og klar til afgang

1Kontant kunde ?

4Daglig godken-delse kontant anmeldelser

8Udarbejdelse og

afsendelse af samlet kontant

12Afsendelse af

manifest (oversigt skibets indhold)

16Afklaring af manglende anmeldelser

Ja

17Anmeldelser parkeres ?

22Faktura til RAL

Nej

Ja

Nej

2Fakturering kreditkunder

(pr. skib / anmeldelse)

3Faktura kredit

kunderSlut

Nej

Ja

Slut

Kommentarer til processen: Fakturering (kontant/kredit)

Fakturering opdeles i to flows baseret på enten kontantkunder med en række aktiviteter og kreditkunder med direkte fakturering.

KommentarerStart: Processen starter med, at systemet har styr på, om det er kontant- eller

kreditkunde, hvilket oprettes på den enkelte anmeldelse ved registreringSlut: Processen slutter ved fakturering af kunden

Aktivitet

Kommentarer

1 Systemet kontrollerer, om det er en kredit- eller kontantkunde.Det er oprettet på den enkelte debitor og fanges ved oprettelse af registreringen.

2-3 Hvis det er en kreditkunde, sker der en afvikling af faktureringskørslen, og alle godkendte anmeldelser faktureres pr. skib og sendes til kunden.

of 153

Hvor det er oprettet på debitoren, sker der en elektronisk fremsendelse af fakturaen.

4-6 For kontantkunder sker der en daglig fremsendelse af lister til RAL med overblik over anmeldelser.Dette baseres på daglige oprettelser, hvorefter systemet fremsender dokumentationen til en mailadresse hos RAL.

7-9 Når skibet er pakket, fremsendes en samlet liste til RAL for alle kontantanmeldelser, som er med skibet, og som RAL skal opkræve

10-11 Alle kontantanmeldelser bliver registreret som opkrævninger i RAL's ERP system, både som grundlag til opkrævning hos debitor i forbindelse med udlevering af varer og i forhold til senere afstemning med faktura fra Toldfunktionen i AalborgSkibet bliver klar til afgang og lukkes

12 Der sker herefter en afsendelse af en manifest fra RAL med en oversigt over alle varer ombord på skibet.Det er en fysisk rapport.

13-14 Manifestet bliver kontrolleret af Toldfunktionen Aalborg, hvis der er varer ombord, som ikke er afgiftsanmeldt

15-16 I så fald rettes henvendelse til debitor for afklaring af manglende anmeldelse.Er det en kreditkunde, oprettes en ny anmeldelse, som faktureres særskilt.Er det en kontantkunde, oprettes en ny anmeldelse, og der rettes efterfølgende henvendelse til RAL for opkrævning af beløb.

17-18 Ved gennemgang af manifestet sammenlignes med oprettede anmeldelser, og er der anmeldelser, der ikke er kommet med skibet, parkeres disse.

19 Som afrunding fremsendes en liste til RAL med opkrævning af nye kontantopkrævninger

20 Dette opdaterer RAL tilsvarende i deres system samt noter i forhold til opkrævning ved udlevering af varerne

21 Der sker en fakturering af RAL på månedsbasis og med 1 fakturalinje pr. skib.Alle anmeldelserne ligges ved fakturaen som bilag.

13.2 Summary

13.2.1 Ambitioner for området Det er en ambition, at alle anmeldelser fremadrettet modtages elektronisk. Det betyder,

at anmeldelser fra større kunder, som opretter dem i eget system, modtages direkte elektronisk i Toldfunktionens system og i en kladde til validering. (system)

For mindre kunder, der ikke registrerer anmeldelser i deres eget system, skal der oprettes en hjemmeside eller webservice, hvor de kan registrere anmeldelsen, som efterfølgende modtages på samme vis som førnævnte anmeldelser. (system)

Det skal stadig være muligt at modtage afgiftsanmeldelser, indførselsangivelser, udførselsangivelser og refusionsangivelser på papir og indtaste dem manuelt. Begge forhold skal gælde for både afgiftsanmeldelser, indførelsesangivelser og refusionsangivelser. (system)

Baseret på anmeldelser i AX 2012 er der mulighed for fakturering pr. skib og pr. debitor baseret på AX 2012-faktureringsmotor. (system)

of 153

Der trækkes AX 2012-betalingsbetingelser fra debitoren, således at det ikke skal indtastes pr. anmeldelse og med en mulighed for at have en debitor til modtagelse af varerne og en anden debitor til modtagelse af fakturaen (fx Brugsen med fakturering til hovedkontoret). (system)

Det er også gældende for fakturering til RAL og Post, hvor de står for opkrævningen over for debitoren, og hvor det er debitoren (slutkunden), som er ejer af anmeldelsen. (system)

De manuelle kontroller i dag af faktura, forsendelsespapirer og tilsvarende for herigennem at forberede kontrollen af manifestet erstattes over tid til kun kontrol af manifestet. Der kan dog i en overgangsperiode anvendes GCS til løbende kontrol. (forretning)

Alle afgifter på varenr. oprettes i AX 2012, således at prisen pr. anmeldelse kan beregnes direkte ved oprettelse. Over tid kan det også være muligt at få afgiften præsenteret ved oprettelse via web-services. Det er nødvendigvis ikke med i fase 1. (system)

Mulighed for, at systemet kontrollerer minimumsbeløb, som er 50,- kr. i dag, før der genereres en afgiftsfaktura. (system)

Det er en ambition, at modtagelse af indførelsesangivelser også håndteres elektronisk via en webservice eller hjemmeside og danner grundlag for oprettelse af en afgiftsanmeldelse (elektronisk). Dvs. de informationer, der skal bruges i afgiftsanmeldelsen, føres elektronisk over fra indførelsesangivelsen. (system)

Det er her også en ambition, at alle varer – uanset om de er afgiftsbelagt eller ikke – registreres i den samme aktivitet og i samme system (web-service9). Systemet beregner herefter afgiften ud fra modtaget oplysninger.

Til refusion er det en ambition at anvende en webservice eller hjemmeside til elektronisk registrering af dette. Tilsvarende skal det være muligt at uploade faktura til ansøgning om refusion. (system)

13.2.2 Primære beslutninger Krav om, at alle anmeldelser skal modtages elektronisk og ud fra Toldfunktionens tarifnr.

(system) Mulighed for at modtage anmeldelser direkte fra større kunders ERP-systemer (fx XML,

OIO). (system) Det skal afklares, om de informationer i indførelsesangivelsen, som i dag registreres i

C5, og som bruges til Grønlandsk statistik, også i fremtiden skal håndteres i AX 2012. (forretning)

13.2.3 Øvrige beslutninger Oprettelse af en webservice eller hjemmeside til elektronisk modtagelse af anmeldelser.

(system) Modtagelse af elektroniske anmeldelser direkte fra større kunders ERP-systemer.

(system) Mulighed for elektronisk upload af dokumenter, der følger flowet. (system) Beslutning om, hvordan elektroniske anmeldelser modtages i AX 2012-systemet fx i en

kladde eller tilsvarende. (forretning) Hvordan håndteres forskellige betalingsdatoer pr. debitor, når der samtidigt skal ske en

samlet fakturering til hovedkontoret (fx Brugsen)? (system) (forretning)

of 153

Håndtering af fakturering til RAL, post og fly, når debitoren er slutkunden (ejer af anmeldelsen). (system)

Det skal afklares, hvorledes tilladelser skal håndteres. Skal de fortsat ligge i AX 2012 (i C5 i dag)? (forretning)

De processer, der i dag er opdelt i Indførselsangivelse og Afgiftsanmeldelse, ses fremadrettet som en proces – med den forskel, at hvis en vare er belagt med afgift, skal der evt. ske en yderligere registrering, evt. en upload af en fakturakopi, og at processen afsluttes med fremsendelse af en faktura. (forretning)

Det skal ved godkendelse af elektronisk indberettet indførselsafgift være muligt at godkende en post i to tempi, at flytte den til et andet skib og at slette posten. Der foretages godkendelse af, om de rigtige data er indberettet, og godkendelse af, om alle indberetninger er registreret (ved gennemgang af manifest). (system)

Der skal laves et register med – eller billing codes pr. – afgifter pr. varetype i AX 2012. Dette gælder både varer, der importeres og eksporteres. For importerede varer dannes registret/billing codes både grundlag for fakturering, oversigter og statistik. For eksport danner registret/billing codes grundlaget for oversigter og statistik. (system)

Der skal være kontrol på nummerserier, der sikrer en unik identifikation. (system) Registrering af refusion skal gå direkte til bogholderifunktionen, da der i dag ikke sker

anden sagsbehandling i Toldfunktionen i Aalborg end kontrol af korrekt udfyldelse (herunder begrundelse for refusion og underskrift) og udarbejdelse af et udbetalingsbilag. (system)

Det skal afklares, om der ved hver indberetning skal medfølge en faktura (som i dag), eller om det er tilstrækkeligt, at der er et krav om, at vi kan rekvirere en kopi. (forretning)

Fakturering af afgiftsbelagte varer via fly sker i da hver 14. dag. Det skal vurderes, om faktureringen kan foretages med samme frekvens som faktureringen pr. skib, (det er ofte samme leverandør), om faktureringsfrekvensen skal fastholdes, eller om man skal lave månedlige fakturaer. (forretning)

13.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen/Toldfunktionen blev processen 21.030, 21.031, 21.032 og 21.034 gennemgået. Her blev det vist, hvordan man manuelt kan foretage opkrævning via den almindelige fritekstfaktura i AX 2012 Det blev også gennemgået, hvordan man opretter de nødvendige ydelsesgrupperinger og tilhørende undergrupperinger i forhold til de mange indførselsafgiftstyper med hver sin afgiftssats. Der er desuden vist de oplysninger, som kan opsamles ved hver fakturering via funktionen "Udenrigshandel", da man på indførselsområdet har et stort behov for opsamling af data, som både anvendes til fakturering og statistik både intern og ekstern.

Men både gennemgangen under Deep Dives og de generelle drøftelser under LW har vist, at de normale funktioner i AX 2012 ikke er til strækkelige. Dette skal selvfølgelig ses i forhold til toldfunktionens store antal af opkrævninger hver år – ca. 25.000 – og de tilhørende oplysninger, som skal registreres ved hver enkelt indførsel til Grønland.

Det helt grundlæggende, man ønsker i de nye processer på Toldfunktionen, er at minimere de mange manuelle blanketter, som tilgår Toldfunktionen, og skal indtastes manuelt i C5. Herudover ønsker man ikke længere at benytte et særskilt regnskabssystem, C5, men at alle

of 153

relevante processer bliver understøttet af det fælles økonomisystem, som hele Skattestyrelsen fremover skal anvende. Men som minimum skal de samme oplysninger være til stede, så man kan opfylde de aktuelle regler for indlevering af dokumentation til Grønlands Statistik og øvrige myndigheder.

De samme forhold gør sig også gældende, når der skal ydes afgiftsrefusion på en allerede indbetalt indførselsafgift, hvor også de samme oplysninger skal være til stede i systemet, for at registreringen kan ske optimalt, og den nødvendige dokumentation er til stede for en efterfølgende kontrol m.m.

Derudover har drøftelserne givet anledning til følgende beslutning omkring den konkrete proces 21.005 Taxakørsel, at denne sagsbehandling indtil videre skal foregå via udstedelse af standard kreditnota I AX 2012, og vil derfor ikke blive beskrevet yderligere.

Figur 23: Fritekstfaktura i AX 2012

of 153

Figur 24: Billing classification i AX 2012

of 153

13.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Indførsel

Tabel 21: Identificerede gaps i forbindelse med Toldfunktionen IndførselAktivitets-ID


Initiativ

Skat_081 Registrering af indførselsafgifter TF10

gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt opkrævning og styring.Det skal være muligt at markere specifikke registreringer som værende spærret eller tilbageholdt.

Skat_082 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (store kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF10), som aktuelt er nødvendige for en korrekt anmeldelse. Der skal derfor kunne vedlægges kopier af fakturaer m.m.

Skat_083 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (mindre kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF10). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m.

Skat_084 Ydelsesregister fitSkat_085 Opkrævning af indsendte

afgiftsanmelder, som er opsamlet i det nye register jf. punkt 001

gap Der skal fra det nye register automatisk kunne overføres relevante oplysninger til grundlag for en korrekt opkrævning via en fritekstfaktura i AX 2012 på de korrekte ydelser

Skat_086 Fakturalayout gap Der laves ikke en særskilt faktura for dette område, men der henvises til de gaps, som er beskrevet under FRD Debitor

of 153

Aktivitets-ID


Initiativ

Skat_087 Opkrævning af samlefaktura pr. skib

gap Der skal ske en tilretning af den normale faktureringsmotor, så der sker opsamling af flere indførselsafgifter pr. kunde/pr. skib. Det skal også være muligt at ændre et allerede angivet skib på en afgiftsanmeldelse.

Skat_088 Forskellige betalingsdatoer pr. debitor ved samlefaktura

fit Det forudsætter dog, at der oprettes et givent antal debitorer med en fælles faktureringskonto(Strategi Stamdata+Debitor LW)

Skat_089 Fakturering til speditør, selvom ejeren af anmeldelsen er en anden

gap Det skal være muligt i det ny register jf. punkt 001 både at kunne angive ejeren, og hvem fakturaen skal udstedes til

Skat_090 Refusionsanmeldelse TF12 gap Det skal gøres muligt i det nye register jf. punkt 001 at kunne angive, at det drejer sig om en refusion, og begrundelse herfor

Skat_091 Elektronisk modtagelse af refusionsanmeldelse

gap De samme forhold, som er beskrevet under punkt 002 og 003, er gældende her

Skat_092 Debitorstyring og opfølgning på manglende betaling

fit

Skat_093 Tildeling af indførselsafgiftskredit (dokument)

gap Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevante debitorer i debitormodulet

Skat_094 Styring af indførselsafgiftskredit fit Der skal oprettes en særskilt betalingsbetingelse for de konkrete afgiftstyper

Skat_095 Udstedelse af indførselstilladelser

gap Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevante debitorer i debitormodulet

Skat_096 Indrapportering til Grønlands Statistik

fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register

13.3.2 Variationer i to-be processerN/A.


of 153



13.3.6 Nøgledata på områdetNøgledata på området er: Debitorer/automatejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer/automatejer både som personer og virksomheder.


14Toldfunktionen Udførsel

Procesområdet "Udførsel" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow omkring opsamling af informationen i forbindelse med indlevering af blanket TF06. Disse oplysninger har ingen økonomiske konsekvenser – kun som statistisk indrapportering til Grønlands Statistik. Dette flow bliver i dag kun varetaget af Toldfunktionen (Aalborg) i deres egen C5-løsning, som er tilrettet med relevante registre og værktøjer, som understøtter en masse manuelle processer/indtastninger, som i dag udgør en stor del af de opgaver, som er nødvendige for at foretage en korrekt af rapportering

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.042, 21.008, 21.009, 21.010, 21.007, 21.011, 21.012, 21.013, 21.043, 21.046 og 21.088. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 22: Oversigt over alle processer på toldfunktionen UdførselProces-ID


21.042

Genudførsel TF2 Til afklaring: Det skal afklares hvilke processer der har erstattet nedenstående beskrivelse - når nu TF2 ikke bruges længere og er erstattet af registreringer i Sulinal.

I "Kontrolbestemmelser for ind- og udførsel af varer...." står der: Ved genudførsel af godsregistrerede og ikke afgifts- og statistikbehandlede varer skal kun godsdeklarationens røde advistalon fremlægges. Udførselsangivelse skal således ikke afgives.

Ved modtagelse skal varerne kontrolleres af kontrolmyndigheden. Kontrollen foretages på grundlag af godsdeklarationens (TF2 !?) røde advisbilag. Det skal kontrolleres, at godset er identisk med gods, der er angivet på advisblanketten (mængde, nr., mærke), og at emballagen ikke har været åbnet.

of 153

Proces-ID


Såfremt kontrollen ikke giver anledning til bemærkninger, angives der på bagsiden af advisbilaget attest for udførslen, hvorefter bilaget arkiveres. På det af kontrolmyndighedens opbevarede bilag (blå) noteres udførselstidspunkt og transportmåden, hvorefter bilaget fremsendes til Toldfunktionen i Aalborg. Konstateres der uoverensstemmelser, skal advisblanketten inddrages, og der angives indberetning til Toldfunktionen i Nuuk, hvor der tages stilling til sagens videre behandling

21.008

Kvartalsvis indberetning til Danmarks Statistik og Grønlands Statistik

På baggrund af registreringer af blanket TF6 "Udførselsafgift" i C5 dannes en fil - "Grønlandsk statistik" som pdf. Dokumentet sendes i mail til Grønlands Statistik og Danmarks Statistik.

Hos Danmarks Statistik foretages en verificering af, om alle oplysninger er indberettet, dvs. "Brugstarifposition", "Varebeskrivelse" "Værdi" og "Hovedmængde". Der foretages ligeledes en sandsynlighedsverificering af "Hovedmængde" og mod "Værdi" (Enhedspris).

Grønlands Statistik modtager blot informationerne.

Ved mangler, fejl og usandsynligheder returneres en oversigt – som PDF – over disse fra Danmarks Statistik via mail. Disse rettes i C5, og der udskrives en ny oversigt, som sendes til Danmarks Statistik – ikke til Grønlandsk Statistik.

Filerne fra C5 arkiveres på fællesdrevet. Indeværende års fejlliste fra Danmarks Statistik gemmes på papir i mapper.

21.009

Registrering af udførsel fra Grønland TF6

Varer, der sendes med skibUdførselsangivelser registreres i C5 på baggrund af blanket TF6 "Udførsel" - udfyldt af leverandøren og modtaget fra Toldfunktionen i Aalborg fra Skattestyrelsen i Nuuk eller posthusene på kysten (som varetager Skattestyrelsen opgaver lokalt).

Sammen med udførselsblanketten modtages kopi af leverandørfakturaen, kopi af eksporttilladelsen og EUR1-certifikat samt evt. oprindelsescertifikat Form A. Blanketten kan både være udfyldt i hånden og "maskinelt". Fx udfylder "Royal Greenland" deres blanketter "maskinelt". Hvis der ikke er linjer nok på TF6 "Udførsel", anvendes en eller flere supplementsangivelser TF7.

Udførselsblanketten burde være kontrolleret af Kontrolfunktionen i Grønland, men kontrol hos Toldfunktionen i Aalborg er nødvendig, og det er her, den reelle kontrol foretages. Det kontrollers, om blanketten er korrekt udfyldt. Hvis ikke, findes de manglende oplysninger. Udførselsblanket, faktura og EUR-certifikat arkiveres. Eksporttilladelsen udsmides.

Alle varer med oprindelsesstatus i Grønland skal ved udførsel til Danmark ledsages af varecertifikatet EUR 1 eller EUR 2. Ved udførsel til USA og Japan anvendes Oprindelsescertifikat Form A. TF6 "Udførsel" udfyldes med følgende oplysninger:DatoVirksomhedsnummerArtenNavn og adresse på eksportørGrundregistrering; Modtagelsesdato, fortløbende nummer pr. kalenderår og bykodeStempel og underskriftModtagers navn og adresseOprindelseslandkode for oprindelsesland, 3 cifret kode i henhold til Brugstariffens fortegnelseBestemmelseslandkode for bestemmelsesland, 3 cifret kode i henhold til Brugstariffens fortegnelseTransportmådeKode for transportmåde - 2 cifreForudgående godsregistreringsnummer - 10 cifreUdpassagestedKode for udpassagestedFakturadatoFaktura nr.Transportmidlets kendemærkeTranspotmidlets nationalitetTransportmidlets kodeLeveringsbetingelserFakturabeløb i d. kr.Kolliens mærke og nr.Kolliantal og artBruttovægtVareskrivelse pr. vareBrugstarifposition pr. vareVærdi i d. kr. pr. vareHovedmængde pr.. vareSupplerende mængde pr. vare.VarecertifikatnummerUdpassagekontrollens attestAfkrydsning for

of 153

Proces-ID


bekræftelsesdokumentEksportørens underskrift

Varer der sendes med flyVarer der sendes med fly gennemgår samme processer med de samme aktører.

Til afklaring:Iflg. håndbogen skal der ved udførsel af varer med fly eller post til Danmark ikke foretages udførselsangivelse i Grønland. I praksis sker dette altid – hvad er korrekt?

Der er tilsyneladende fakturakopi med ved alle udførsler - også dem under 10.000 - hvorfor?

21.010

Registrering af udførsel fra Grønland TF6 - direkte til udlandet

Registrering af udførsel fra GrønlandTF6 Udførselsangivelse indeholder de samme processer og kontroller som ved "Registrering af udførsel fra Grønland TF6". Dog skal udførselsangivelse TF6 indeholde de oplysninger, der er nødvendige for kontrolmyndighedens kontrol, hvis varen er bestemt til genindførsel efter reparation eller efter midlertidig anvendelse i udlandet. Desuden skal der medsendes en proformafaktura, uanset udførselsværdiens størrelse.

Til afklaring: Hvilke oplysninger er nødvendige for kontrolmyndighedens kontrol?

21.007

Udenrigsstatistik

21.011

Udfyldelse af EUR 1 certifikat Det er en betingelse for opnåelse af toldpræference ved indførsel til Danmark, EU og de nordiske lande, at varens oprindelse dokumenteres ved varecertifikatet EUR 1 (ved toldpræference nedsættes tolden helt eller delvist på baggrund af en vares oprindelse - og en præferenceaftale).

Certifikatet udfyldes af eksportøren og attesteres af kontrolmyndigheden. Varecertifikatet er herefter gyldigt i 10 måneder. Certifikatet udfyldes for den enkelte forsendelse. Certifikatet består af selve certifikatblanketten og eksportørens anmodning. I anmodningen skal eksportøren beskrive de omstændigheder, der har givet varen oprindelsesstatus. Varecertifikatet skal udfyldes i henhold til de anførte ledetekster.*)

Kontrolmyndigheden skal inden attestation kontrollere, om eksportøren har udfyldt varecertifikatet korrekt. Efter attestation udleveres certifikatblanketten til eksportøren. Eksportøren må herefter selv fremsende certifikatblanketten til varemodtager. Eksportørens anmodning sendes til Toldfunktionen i Aalborg.

*) Ledetekster:Lande, landegrupper eller territorierLande, landegrupper eller territorium, hvor varen har oprindelseBestemmelseslandVarebeskrivelseToldvæsenets påtegningEksportørens erklæring

Til afklaring: Royal Greenland sender ikke EUR- certifikater.21.012

Udfyldelse af EUR 2-certifikat Oprindelsen af varer i postforsendelser af mindre værdi kan dokumenteres ved et certifikat EUR 2. Certifikatet kan kun anvendes ved forsendelser af varer med oprindelsesstatus med en værdi under et angivet beløb (20.450,- kr.). Certifikatet består af 1 blad. Det udstedes af eksportøren og skal ikke attesteres af kontrolmyndigheden.

Ved forsendelsen skal certifikatet enten vedhæftes adressekortet eller indlægges i forsendelsen.

Certifikatet skal udfyldes i henhold til de anførte ledetekster:

of 153

Proces-ID


Lande, landegrupper eller territoriumEksportørEksportørs erklæringModtagerSted og datoEksportørs underskriftBemærkningerOprindelseslandBestemmelseslandBruttovægtMærker og numre på forsendelse samt varebeskrivelseToldvæsenets påtegning

Til afklaring: EUR2-certifikater anvendes ikke i praksis.21.013

Udfyldelse af oprindelsescertifikat Form A

Ved udførsel til USA og Japan af varer med oprindelsesstatus må eksportør, for at varerne kan opnå toldpræference i det pågældende land, afgive et oprindelsescertifikat form A. Oprindelsescertifikatet udfyldes pr. vareforsendelse og afleveres til kontrolmyndigheden sammen med blanket TF6 Udførselsangivelse og andre aktuelle dokumenter.

21.043

Udstedelse af eksporttilladelse/udførselstilladelse

21.046

Årlig nulstillelse Årets udførselsregistre nulstilles i C5, så det bl.a. bliver muligt at anvende samme ekspeditionsnumre som tidligere år.

21.088

Årlige indberetninger til Grønlands Statistik

14.1 Processer i scopePå samme vis som indførelsesangivelse jf. afsnit 7 skal alle grønlandsk producerede varer, som føres ud af Grønland, registreres via en udførelsesangivelse TF06. Disse indberetninger har ingen økonomiske konsekvenser og har dermed hellere ingen debitor- og finansmæssig styring tilknyttet.

De store kunder som Royal Greenland og Polar Seafood har allerede registreret disse oplysninger elektronisk i deres egne systemer og burde med fordel også kunne aflevere disse informationer elektronisk, således man, modsat i dag, undgår manuelle indtastninger.

14.2 Opsummering


at anmeldelser fra større kunder, som opretter dem i eget system, modtages direkte elektronisk over i Toldfunktionens system og i en kladde til validering. (system)

Det er her også en ambition at alle varer – uanset om de er afgiftsbelagt eller ej – registreres i den samme aktivitet og i samme system (webservice). Systemet beregner herefter afgiften ud fra modtagne oplysninger.

For mindre kunder, der ikke registrerer anmeldelser i deres eget system, skal der oprettes en hjemmeside eller webservice, hvor de kan registrere anmeldelsen, som efterfølgende modtages på samme vis som førnævnte anmeldelser. (system)

of 153

Begge forhold skal gælde for både afgiftsanmeldelser, indførelsesangivelser og refusionsangivelser. Det skal dog også stadig være mulig at foretage de helt traditionelle manuelle indberetninger. (system)

14.2.2 Primære beslutninger Det skal afklares, om de informationer i udførelsesangivelsen, som i dag registreres i C5,

og som bruges til Grønlands Statistik, også i fremtiden skal håndteres i AX 2012. (forretning)

14.2.3 Øvrige beslutninger Skal der udarbejdes en løsning til håndtering af udførelsesangivelser fra større kunder,

der direkte går ind i AX 2012 (OIO eller XML)? (system) Der skal være kontrol på nummerserier, der sikrer en unik identifikation. (system) Det skal afklares, hvilke data der registreres på udførsler. (system) For at afklare muligheden for at genbruge data skal forholdet mellem godsregistrering

og registrering af udførsel afklares. (forretning)

14.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen/Toldfunktionen er der ikke vist noget konkret omkring opsamling af disse udførsler, da de jo som tidligere beskrevet ingen økonomisk relevans har hverken debitor- eller finansmæssig i AX 2012.

Det helt grundlæggende i denne proces, hvor det drejer sig om at indsamle relevante informationer til statistisk behandling, er, at der oprettes et nyt register, hvor denne information kan indsamles elektronisk.

14.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel

Tabel 23: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen UdførselAktivitets-ID


Initiativ

Skat_097 Registrering af udførsel TF06 gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt afrapportering til Grønlands Statistik

Skat_098 Modtagelse af udførsel elektronisk (store kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF06), som er nødvendigt for en korrekt afrapportering. Det skal også være muligt at kunne vedlægge

of 153

kopier af fakturaer m.m.Skat_099 Modtagelse af udførsel elektronisk

(mindre kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer som er relevante (TF06). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m.


fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register. Det kræver fx, at man kan opsamle korrekte data for de gældende tarifkoder. Her kan man måske udnytte muligheder omkring Intrastat i standard AX 2012. Disse forhold bør nærmere gennemgås i en designfase.





14.3.6 Nøgledata på områdetNøgledata på området er: Debitorer/automatejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister).


of 153

15Toldfunktionen Godsregistrering

Procesområdet "Godsregistrering" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow omkring opsamling af informationen i forbindelse med indlevering af blanket TF02. Disse oplysninger har ingen økonomiske konsekvenser i dag , men er et toldværktøj og statistisk indrapportering til Grønlands Statistik. Dette flow bliver i dag varetaget af XAL og Sulinal, som er tilrettet med et relevant register og en portal på Sulinal (hjemmeside), hvor de forskellige toldere, som er ansat af Skattestyrelsen, skal registrere og styre udleveringen af gods/varer dagligt.

Der er i dag oprettet en elektronisk webservice samt manuel mulighed for via Sulinal at indsende disse informationer elektronisk.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.002, 21.023, 21.036, 21.018, 21.034 21.019, 21.035, 21.016, 21.024, 21.025, 21.017, 21.026, 21.014, 21.015, 21.037, 21.038, 21.027, 21.021, 21.028, 21.022 og 21.029. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 24: Oversigt over processer for toldfunktionen GodsregistreringProces-ID


21.002

Afslutning i XAL af øvrig luftfragt

Det tjekkes, om alle fragtbreve på gods sendt med luftfragt er lukkede/afsluttede – dvs. varen er afhentet i Grønland. Afhentet gods med status i XAL som "Åben" ændres til "Lukket".

21.023

Egen køl

21.036

Egen køl

21.018

Gods pr. fly fra Danmark

Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling

21.034

Gods pr. fly fra Danmark

21.019

Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark


21.035

Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark

21.016

Gods pr. skib direkte fra udlandet

Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling, TF3 Indførselsangivelse anvendes både som betalingsbilag og som statistikbilag

21.024

Gods pr. skib direkte fra udlandet

21.025

Gods pr. skib fra Danmark

21.017

Gods pr. skib fra udlandet via Danmark

Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling, TF3 Indførselsangivelse anvendes både som betalingsbilag og som statistikbilag.

of 153

Proces-ID


21.026

Gods pr. skib fra udlandet via Danmark

21.014

Gods på skib fra Danmark

IndførselsafgiftSkib fra Danmark:Afgiftspligtige varer, der leveres til forsendelse af danske leverandører, skal anmeldes til afgiftsberigtigelse af leverandøren på Afgiftsanmeldelse TF10.

Alt andet end skib fra Danmark:Ved indførsel på andre måder end med skib direkte far Danmark sker angivelse af såvel afgiftspligtige og ikke-afgiftspligtige varer hos Toldmyndigheden i Aalborg. Her opkræves også eventuelle indførselsafgifter. Angivelsen sker på TF3 Indførselsangivelse. TF3 Indførselsangivelse anvendes både som betalingsbilag og som statistikbilag.

GodsregistreringStatistikbehandling:Der skal ikke laves indførselsangivelse på varer fra Danmark, da de danske eksportører indgiver en dansk udførselsangivelse. Denne udførselsangivelse registreres senere i Danmarks Statistik som Danmarks eksport til Grønland. Denne eksport konverteres efterfølgende i Grønlands Statistik som Grønlands import fra Danmark.

21.015

Gods på skib fra Danmark to-be

Forudsætning:Der etableres faciliteter, der gør det muligt at levere data til AX 2012. Det kan være en webservice og/eller en portal (Sulinal).

De elektroniske indberetninger skal erstatte den eksisterende TF10 Afgiftsanmeldelse, Udførselsangivelsen/papiret og fakturaoplysninger(kopi). På baggrund af de elektroniske indberetninger oprettes en ordre i AX 2012. Ordren sidestilles med den eksisterende "Afgifsnota", som kan fremsendes på mail som en bekræftelse på modtagelse af "Ordren"

Man kan overveje at udbygge faciliteten, således at der ved indberetning også skal fortages en betaling. Og der returneres en faktura. Det kontrolleres, om der er særlige forhold, der gør, at Toldfunktionen i Nuuk skal kontaktes. Det kontrolleres, om der er afgiftsanmeldelser, der er særlig store, hvor man skal sikre, at godset kommer med det rigtige skib. Det kontrollers, om alle afgiftspligtige varer om bord på skibet er afgiftsanmeldt.

Der udarbejdes differentierede fakturaopgørelser – eller underbilag i henhold til kundens behov.

21.037

Opfølgning på ikke-afmeldt gods i GCS

21.038

Opfølgning på ikke-afmeldt gods i Sulinal

21.027

Post direkte fra udlandet

21.021

Post fra Danmark IndførselsafgiftGodsregistrering:Der foretages ingen godsregistrering af postpakker fra Danmark. Dette håndteres af??

Statistikbehandling21.028

Post fra Danmark

21.022

Post fra udlandet via Danmark


of 153

Proces-ID


21.029

Post fra udlandet via Danmark

15.1 Processer i scopeDet er kun gods/varer, som IKKE er registreret via RAL-skibe fra Aalborg, der i dag bliver opsamlet og styret via dette flow. Det er både ikke-afgiftspligtige og afgiftspligtige varer, som indrapporteres, men disse oplysninger bliver som sagt ikke brugt til debitormæssig opkrævning.

15.2 Opsummering

15.2.1 Øvrige beslutninger Det skal afklares, hvordan processerne er for registrering af indførte varer, som sejles

fra Aalborg – der er sandsynligvis ingen registrering. (forretning) Der skal være kontrol på nummerserier, der sikrer en unik identifikation. (system) For at afklare muligheden for at genbruge data skal forholdet mellem godsregistrering

og registrering af udførsel afklares. (forretning)


at anmeldelser fra større kunder, som opretter dem i eget system, modtages direkte elektronisk i Toldfunktionens system og i en kladde til validering. (system)

For alle kunder, der ikke registrerer anmeldelser i deres eget system, skal der oprettes en hjemmeside eller webservice, hvor de kan registrere anmeldelsen, der efterfølgende modtages på samme vis som førnævnte anmeldelser. (system)

Begge forhold skal gælde for registrering af gods. (system)

15.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen/Toldfunktionen er der ikke vist noget konkret omkring opsamling af disse godsregistreringer, da de jo som tidligere beskrevet ingen økonomisk relevans har hverken debitor- eller finansmæssigt i forhold til konkrete opkrævninger.

Men det helt grundlæggende i denne proces er jo at indsamle alle relevante informationer til toldmæssig styring og til efterfølgende brug i forbindelse med Grønlands Statistik. Derfor er det nødvendigt at have et konkret register, hvor denne information kan indsamles elektronisk.

15.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering

Tabel 25: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen GodsregistreringAktivitets-ID


Initiativ

Skat_101 Godsregistrering TF02 gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en

of 153

Aktivitets-ID


Initiativ

relevant toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik

Skat_102 Modtagelse af godsregistreringer elektronisk (store kunder)

gap Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF02), som er nødvendige for en korrekt toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik

Skat_103 Modtagelse af godsregistreringer (mindre kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOSDer skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF02).

Skat_104 Webadgang til ToldmyndighedenER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOSDer skal laves en webadgang, som giver tolderne mulighed for at tilgå oplysninger i det nye register og foretage en konkret sagsbehandling af disse

Skat_105 Webadgang til Toldmyndigheden – udtræksmulighed

gap Det skal være muligt at kunne udskrive en samlet oversigt over sine udstående registreringer

Skat_106 Webadgang til Toldmyndigheden – rettigheder

gap Det skal være muligt at kunne opsætte relevante afgrænsninger i forhold til de data, der skal vises til de enkelte toldere.


fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register.





of 153

15.3.6 Nøgledata på områdetNøgledata på området er: Debitorer/automatejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister).


N/A.

16Diverse processer

Området "Diverse" omfatter forskellige sagsbehandlingsflow, integrationer og øvrige områder. Denne gennemgang omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: 21.189, 21.064, 21.063, 21.134, 21.090 og 21.047. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 26: Oversigt over diverse processerProces-ID


21.189

Alle udbetalinger, alm & §15; 25; 25,5

Der arbejdes på en webservice, som overfører data fra eSkat over i XAL, der laver automatisk modregning. Hvis positivt, kan der foretages en §25.5-udbetaling, som er en udbetaling af overskydende skat med et rentetillæg.

21.064

Bogføringsbilag; andre skattergioner

Modtagne ændringer fra skatteregionerne

21.063

Bogføringsbilag; ændret slutopgørelser

Modtagne ændringer fra skatteregionerne

21.134

Dødsbo – anmeldelse og opfølgning

21.090

Filoverførsler medlem eSkat og XAL

21.047

Indscanning af arkiverede dokumenter

Hvad sker der her XX

16.1 Processes in scope Processer og integration i forbindelse med ændret slutopgørelser fra eSkat til AX 2012 Mulighed for på debitoren at kunne angive eller foretage opfølgning på dødsboer Integration mellem eSkat og AX 2012 samt afstemning og kontrol heraf. Generel dokumenthåndtering på tværs af de forskellige processer Sagsbehandling af redegørelse vedr. taxakørsel.


of 153

16.3 Beskrivelse af to-be-processerPå LW Skattestyrelsen blev processen 21.047 gennemgået. Her blev det vist, hvordan almindelig dokumentstyring håndteres i AX 2012, og hvilke muligheder det giver Skattestyrelsen for den daglige håndtering.

Vi har i forbindelse med processen 21.134 gennemgået de oplysninger, som det er muligt at kunne tilføje på stamdata vedrørende en debitor i AX 2012, og her er det konstateret, at der ikke findes oplysninger omkring debitorens død samt dato for dette.

Det har ikke været muligt at vise noget omkring de øvrige processer i AX 2012, da de enten drejer sig om integrationer eller en konkret sagsbehandling, som ikke understøttes af nogle konkrete processer i AX 2012.

Hvad angår integrationen mellem eSkat og AX 2012 omkring udveksling at konkrete udbetalinger og opkrævninger henvises der til det overordnede strateginotat. Man skal dog i designfasen have stor fokus på at de mange integrationer der bliver etableret mellem eSkat og AX 2012 kan afstemmes, sådan at man altid kan sikre sig en fuldstændighed imellem de fremsendte informationer fra begge systemer.Men i forhold til konkrete processer omkring ændret slutopgørelser har der været behov for en uddybning af de behov, som gør sig gældende her.

Det har også været drøftet, hvad Skattestyrelsens behov er for registrering på debitorpostniveau i forhold til skatteår og skattekommune. Det blev aftalt, at man indtil videre ikke længere har behov for en registrering af skattekommune, og et eventuel behov for registrering af skatteår kan afhjælpes ved brug af billing code eller custums field på de transaktioner, som skal udveksles frem og tilbage i forhold til integrationen mellem eSkat og AX.

of 153

16.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer

Tabel 27: Identificerede gaps i forbindelse med diverse processerAktivitets-ID


Initiativ

Skat_108 Generelt dokumenthåndtering på tværs af de forskellige processer

fit

Skat_109 Central mulighed for på debitoren at kunne angive eller foretage opfølgning på dødsboer

gap Der henvises til FRD Debitor, hvor det konkrete behov er afdækket

Skat_110 Ordinær integration mellem eSkat og AX 2012

gap Der henvises til overordnet strateginotat

Skat_111 Processer i forbindelse med modtagelse af ændret slutopgørelser fra eSkat


Skat_115 Mulighed for afstemning af fuldstændighed på integrationer i mellem eSkat og AX 2012

gap Der skal i designfasen sikres at alle informationer der udveksles via integrationer mellem eSkat og AX 2012 kan afstemmes så man sikre at alle relevante data er sendt til opkrævning/udbetaling, og at der ikke har været dobbelt registreringer.




16.3.4.1 Integration og procedure i forbindelse med beregning og modtagelse af ændrede slutopgørelser enten til opkrævning eller til udbetaling Ændret slutopgørelse, som efter behandling i eSkat ender med en §25,5-udbetalingI denne situation skal eSkat først have mulighed for direkte opslag i AX 2012 for at undersøge skatteyderens/debitorens allerede foretagne indbetalinger for det aktuelle skattår, som dernæst skal indgå i beregningen af den ændrede slutopgørelse.

Når disse informationer er behandlet i eSkat og modtages via integrationen fra eSkat til AX 2012, skal

følgende processer indarbejdes i en samlet løsning:

Eventuelle indregnede restskatter skal tilbageføres i AX 2012 for det aktuelle skatteår

of 153

Eventuelle fakturerede, men ikke betalte restskatter bliver bogføringsmæssig lukket/tilbageført

Eventuelle delvist indbetalte restskatter skal også tilføres via funktionen.

Ændret slutopgørelse, som efter behandling i eSkat ender med en ændring i de nuværende restskatter med enten en op- eller nedreguleringI denne situation skal eSkat først have mulighed for direkte opslag i AX 2012 for at undersøge skatteyderens/debitorens allerede foretagne indbetalinger for det aktuelle skattår, som dernæst skal indgå i beregningen af den ændrede slutopgørelse.Når sagsbehandlingen er afsluttet i eSkat, vil integrationen fremsende det konkrete beløb, som enten skal opkræves ekstra (debetfaktura), eller hvis der skal foretages en nedskrivning (kreditnota) af de allerede opkrævede restskatter. Ændret slutopgørelse, som efter behandling i eSkat ender med en ændring i de nuværende indregnede restskatter med enten en op- eller nedreguleringI denne situation skal eSkat først have mulighed for direkte opslag i AX 2012 for at undersøge skatteyderens/debitorens allerede foretagne indbetalinger for det aktuelle skattår, som dernæst skal indgå i beregningen af den ændrede slutopgørelse.

Når sagsbehandlingen er afsluttet i eSkat, vil integrationen fremsende det konkrete beløb, som enten skal opkræves ekstra (debetfaktura), eller hvis der skal foretages en nedskrivning (kreditnota) af de allerede opkrævede, indregnede restskatter. 16.3.5 Andre spor

N/A.


Debitorer Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer.


17Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området

Tabel 28b: Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-områdetOmråde Aktivitet

s-IDBeskrivelse Fit /

gapInitiativ

Inkasso – Skat_001 Oprettelse af nye sager for Selvstyret og de

gap De relevante poster

of 153

Område Aktivitets-ID


Initiativ

oprettelse af nye sager

kommunerne som også er idriftsat på AX 2012

bliver stemplet med "Inkasso" i en ny attribut på debitorposten. Herudover henvises der til afsnit 4.3.3.1.

Inkasso – oprettelse af nye sager

Skat_002 Oprettelse af nye sager fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012

gap De øvrige fordringshavere skal kunne tilgå en webservice, hvor der automatisk vil blive oprettet nye inkassoposter. Herudover henvises der til afsnit 4.3.3.2.


Skat_003 Returnering/afvisning af indberettede nye sager fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012

gap Der skal ikke ske automatisk bogføring, før der er foretaget en endelig godkendelse eller afvisning. Denne information skal kunne afleveres retur via den omtalte webservice.



gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold.De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen, men kunne fx være brugernavn øvrige fordringshavere, fastlåste billing classifications ved oprettelse, datostyring vedrørende overførsel

of 153



Initiativ

til inkasso m.m.Inkasso – oprettelse af nye sager

Skat_113 Udlægskartotek gap Der skal oprettet et nyt registre hvor man kan dokumentere eventuelle foretagne udlæg i forskellige værdier i forhold til den enkelte debitor og dennes aktuelle inkassosager m.m.


Skat_005 Dokumenthåndtering, notatpligt og sagsforløb

fit

Inkasso – vedligeholdelse af sager

Skat_006 Oprettelse af nye brevskabeloner

gap Det løses via brug af værktøjer i standard AX 2012 og CrossWork


Skat_007 Ændring af forfaldsdatoen

fit


Skat_008 Betalingsdato – på skatteposter har man typisk en forfaldsdato 01.01.2015, mens betalingsdato er 20.01.2015.Dvs. at renteberegning fx tager udgangspunkt i forfaldsdatoen

gap Det er nødvendigt ved oprettelse af en debitorfaktura både at kunne angive en forfaldsdato og en betalingsdato.Betalingsdato er ikke standard og skal derfor laves som et nyt felt.


Skat_009 Automatisk handling, når en debitor (person) på stamdataniveau bliver markeret "død"

gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer ,som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso


Skat_010 Automatisk handling, når en debitor (virksomhed) på stamdataniveau bliver markeret "konkurs"

gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer, som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso

of 153



Initiativ


Skat_011 Ændring rykkerstatus fit


Skat_012 Endelig afskrivning fit


Skat_013 Udbetaling af for meget indbetalt fremsendelse til modregning

fit


Skat_014 Op- og nedskrivning af fakturabeløbet

gap Standardfunktionen "Ret faktura" skal anvendes.Funktionen kan dog med fordel flyttes til Rykkere-oversigten af hensyn til sagsbehandlingen.


Skat_015 Nedskrivninger fra de eksterne fordringshavere, som har deres officielle regnskab udenfor AX 2012, fx Nukissiorfiit

fit Det vurderes, at mængden bliver relativ lille fremover, så funktionen "Ret faktura" anvendes


Skat_016 Billing Classifications Balances ønskes tilgængelig fra rykkere skærmbilledet

gap Oversigten findes allerede under "Alle kunder"

Inkasso - kreditormodregning

Skat_017 Webservice til modtagelse af kreditorfakturaoplysninger fra de eksterne leverandører

gap Der henvises til afsnit 6.3.3.1 Pain

Inkasso – kreditormodregning

Skat_018 Et sæt nye tabeller til styring og opbevaring af de modtagne transaktioner jf. Skat_001



Skat_019 Webservice, som sender informationer retur omkring de foretagne modregninger på de allerede modtagne kreditorfakturaer fra de


of 153



Initiativ

eksterne leverandørerInkasso – kreditormodregning

Skat_020 Funktion, der gennemløber alle relevante kreditorudbetalinger, som der er forfaldne/godkendt til betaling, og herefter udvælge de udbetalinger, der må modregnes på hver af de enkelte regnskaber i AX 2012



Skat_021 Funktion, der finder alle relevante forfaldne debitorposter, som må udlignes jf. den gældende modregningsprioritet både på hoveddebitoren og meddebitoren


Inkasso - kreditormodregning

Skat_022 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter/meddebitorer og oprette en tilsvarende kreditorpost, når det drejer sig om kreditormodregning internt i de enkelte AX 2012-regnskaber



Skat_023 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter og oprette en tilsvarende sumpost på de eksterne leverandørers debitornummer (GER-nr.), når det drejer sig om kreditormodregning vedrørende de eksterne leverandører


Inkasso – kreditormodregn

Skat_024 Yderligere udbygning af prioritetsrækkefølgen på


of 153



Initiativ

ing billing classifications og billing code


Skat_025 Udarbejdelse af modregningsbrev

gap Udarbejdes via hjælp af tillægsmodulet til AX 2012 – Lasernet. Der henvises i øvrigt til afsnit 6.3.3.9 Pain.


Skat_026 Mulighed for, at leverandører/virksomheder på en internetportal kan tilgå deres egne modregningsbreveER IKKE EN DEL AF FØRSTE ESTIMAT

gap OOSDer skal opbygges en hjemmeside/portal, hvor disse oplysninger er tilgængelige


Skat_027 Mulighed for angivelse af "ingen modregning" på kreditorniveau, debitorniveau, GLN-registre, billing classifications, billing code

gap Det skal være muligt at kunne angive dette på de relevante tabeller


Skat_028 Mulighed for tilbageførsel af en allerede foretaget kreditormodregning



Skat_029 Låsning af kreditorposter, imens de er under kreditmodregning

gap Kreditorposter skal midlertidigt markeres "låst", mens de er under modregning, og markering skal fjernes efter endt modregning


Skat_030 Mulighed for angivelse af en generel antal "respitdage" set i forhold debitorposten betalingsdato

gap Det skal være muligt under opsætning at kunne angive antal respitdage


Skat_031 En ny attribut på kreditorposteringen "Ydelsestype"

gap Når standardfunktionen "Refusion" under debitormodulet

of 153



Initiativ

anvendes, skal den nye kreditorpost stemples med den oprindelige debitorposts billing classification


Skat_032 Parametre opsætning af relevante forhold


Inkasso – renter, rykker og kontoudtog

Skat_033 Udskrive betalingspåmindelse på tværs af regnskaber i AX 2012

gap Samme mulighed som findes for eksternt kontoudtog skal være muligt for rykkerudskriften


Skat_034 Betalingspåmindelse – flere rykkerkoder

gap Kørslen skal kunne indeholde alle rykkerkoder (standard), men på tværs af flere billing classifications i en skrivelse er ikke standard.


Skat_035 Rykkeropsætning fit


Skat_036 Rykker fravalg på debitoren

fit


Skat_037 Renteopsætning/-beregning

fit


Skat_038 Rentefravalg på debitoren

fit


Skat_039 Inkassokontoudtog – tekstmæssige tilretninger som fx visning af billing

gap Der henvises til FRD Debitor – afsnittet kontoudtog

of 153



Initiativ

classificationsInkasso – renter, rykker og kontoudtog

Skat_040 Betalingspåmindelse – tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifik inkassotekst m.m.

gap Lasernet anvendes, men der kræver også nogle ændringer i AX 2012


Skat_041 Rentenota – tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifik inkassotekst m.m.

gap Lasernet anvendes, men der kræver også nogle ændringer i AX 2012


Skat_042 De bogførte rentenotaer via en webportalER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Det skal være muligt for debitoren at kunne logge på en webportal og tilgå deres rentenotaer


Skat_043 Behandling efter udsendt betalingspåmindelse

fit


Skat_044 Behandling efter udsendt rentenota

fit


Skat_045 Bogføring af rykkergebyr gap Den bogførte debitorpost skal stemples med en fast defineret billing classification (standard anvendes blank)


Skat_046 Sprogstyring ved udskrivning betalingspåmindelse, rentenota og inkassokontoudtog

gap Der henvises til FRD Debitor – afsnittet fakturering

Inkasso – afdragsordninger og løntræk

Skat_047 Oprettelse af afdragsordning eller løntræk



Skat_048 Udpegning af debitorposter, som indgår i aftalen(gælder både


of 153



Initiativ

afdragsordning og løntræk)


Skat_049 Integration til eSkat (indkomstoplysninger og indkomsttyper)



Skat_051 Filudveksling/webservice vedr. løntræk til arbejdsgiverneINDGÅR ikke i første fase

gap OOSDer henvises til afsnit 8.3.3.4


Skat_052 Webportal for arbejdsgiverne til indberetning af løntræk



Skat_053 Mulighed for manuel indtastning af indsendte løntræk fra arbejdsgiverne

gap Disse arbejdsgiver skal fremover henvises til Webportal jf. 8.3.3.5


Skat_054 Opsamling af indberetninger fra webportal og efterfølgende bogføring



Skat_055 Modtagelse af betaling via Nets eller manuel bogføring



Skat_056 Opfølgning af allerede indgået afdragsordning



Skat_057 Opfølgning af allerede indgået løntræk



Skat_058 Diverse standardbreve til debitoren/arbejdsgiver i forbindelse med tilsigelse, igangsætning og opfølgning

gap Løses via de værktøjer, som findes i Cross Works.


Skat_059 Opkrævning af afdragsordning via PBS


Nets-opkrævning ud fra den nye tabel

Inkasso – Skat_060 Henvisning på debitoren gap Der skal være en

of 153



Initiativ

afdragsordninger og løntræk

og de enkelte debitorposter, at de indgår i en afdragsordning eller løntræk

markering på debitoren/debitorposten, når denne indgår i en aktiv aftale


Skat_061 Ændring af forældelsesdatoen ved indgåelse af afdragsordning eller løntræk

gap Hvis Inkasso kan definere fast regler for bestemte billing classifications omkring, hvor mange år forældelsesdatoen skal forskydes ud i fremtiden


Skat_062 Systemmæssig opfølgning på løntrækket set i forhold til om de udpegede debitorposter er helt udlignet

gap Der skal laves en oversigt, som altid viser de aktive løntræksaftaler og afdragsordninger, hvor alle debitorposter er udlignet og lukket


Skat_063 Sprogstyring ved udskrivning af tilsigelse, aftaler m.m.

gap Der henvises til FRD Debitor – afsnittet fakturering




Inkasso – afregning fordringshavere

Skat_065 Afregning til øvrige fordringshavere



Skat_066 Afregning af indbetalinger på private krav



Skat_067 Parameteropsætning fordringshavere

gap Det skal være muligt at kun definere de aktuelle fordringshavere med deres debitornummer,

of 153



Initiativ

finanskontosætning, regnskabsforkortelse


Skat_068 Parameteropsætning afregning private krav

gap Det skal være muligt at kun definere den billing classification, som skal danne baggrund for afregningen


Skat_112 Oplysningspligt i forbindelse med et EU-krav omkring udviklingen/indsatsen for den samlet restancemasse

gap/fit Det skal afklares i designfasen, om standardudtræk kan dække dette behov, eller det kræver ekstra udvikling

Motorafgift Skat_069 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af motorafgift

gap Der oprettes et nyt motorregister, hvor de relevante oplysninger på de enkelte biler kan registreres. Herudover henvises der til afsnit 10.3.3.1.

Motorafgift Skat_070 Fremsendelse af faktureringsgrundlag fra det nye register til dannelse af en fritekstfaktura

gap Der skal laves en funktion som via det nye motorregister danner de ønskede fakturaer både dagligt og 2 gange om året. Herudover henvises der til afsnit 10.3.3.1.

Motorafgift Skat_071 Tillægsafgift ved manglende betaling af motorafgift

fit Det forudsætter, at tillægsafgiften kun skal opkræves i forbindelse med rykkerprocessen

Motorafgift Skat_072 Manglende angivelse af billing classifications på rykkergebyr/tillægsafgift

gap Debitorposten, som bliver dannet i forbindelse med

of 153



Initiativ

bogføring af rykkergebyr, skal kunne påføres en billing classification

Motorafgift Skat_073 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikke-betalte motorafgifter som kan sendes til politiet

gap Der skal indarbejdes en proces, som sikrer, at listen bliver udarbejdet korrekt, og styringen kan ses i det nye motorregistre og på de skyldige debitorposter

Motorafgift Skat_074 Udbetaling/refusion af for meget indbetalt motorafgift

fit

Motorafgift Skat_075 Afrapportering til Grønlands Statistik

fit Manuelt udtræk til regneark fra det nye motorregistrer

Motorafgift Skat_076 Overførsel af skyldig motorafgift til inkasso

Der henvises til inkassoprocessen

Motorafgift Skat_077 Faktureringsprocessen Der henvises til FRD Debitor

Automat- og lotteriafgift

Skat_078 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af lotteriafgift

fit


Skat_079 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af automatafgift

gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte automater/maskiner kan registreres. Herefter kan de anvendes iforbindelse med den daglige styring og kvartalvise opkrævning, sådan at der via dette nye register kan opsamles et antal givne samlefakturaer pr. debitor/automater.


Skat_080 Udarbejdelse af inddragelsesliste på

fit Manuel udarbejdelse af regneark/saldoliste

of 153



Initiativ

ikke-betalte automatafgifter

via de normale udtræksmuligheder i AX 2012

Stempelafgift Skat_114 Styring, vedligeholdelse af stempel afgift

gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte dokumenttyper kan registreres og styres. Yderligere afklaring sker i designfasen

Toldfunktionen Indførsel

Skat_081 Registrering af indførselsafgifter TF10

gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt opkrævning og styring


Skat_082 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (store kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF10), som aktuelt er nødvendige for en korrekt anmeldelse. Der skal derfor kunne vedlægges kopier af fakturaer m.m.


Skat_083 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevant i forhold

of 153



Initiativ

(TF10). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m.


Skat_084 Ydelsesregister fit


Skat_085 Opkrævning af indsendte afgiftsanmelder, som er opsamlet i det nye register jf. punkt 001

gap Der skal fra det nye register automatisk kunne overføres relevante oplysninger til grundlag for en korrekt opkrævning via en fritekstfaktura i AX 2012 på de korrekte ydelser


Skat_086 Fakturalayout gap Der laves ikke en særskilt faktura for dette område, men der henvises til de gaps, som er beskrevet under FRD Debitor


Skat_087 Opkrævning af samlefaktura pr. skib

gap Der skal ske en tilretning af den normale faktureringsmotor, så der sker opsamling af flere indførselsafgifter pr. kunde/pr. skib. Det skal også være muligt at ændre et allerede angivet skib på en afgiftsanmeldelse.


Skat_088 Forskellige betalingsdatoer pr. debitor ved samlefaktura

fit Det forudsætter dog, at der oprettes et givent antal debitorer med en fælles faktureringskonto(Strategi Stamdata+Debitor LW)

Toldfunktionen Skat_089 Fakturering til speditør, selvom ejeren af

gap Det skal være muligt i det ny register jf.

of 153



Initiativ

Indførsel anmeldelsen er en anden

punkt 001 både at kunne angive ejeren, og hvem fakturaen skal udstedes til


Skat_090 Refusionsanmeldelse TF12

gap Det skal gøres muligt i det nye register jf. punkt 001 at kunne angive, at det drejer sig om en refusion, og begrundelse herfor


Skat_091 Elektronisk modtagelse af refusionsanmeldelse

gap De samme forhold, som er beskrevet under punkt 002 og 003 er gældende her


Skat_092 Debitorstyring og opfølgning på manglende betaling

fit


Skat_093 Tildeling af indførselsafgiftskredit (dokument)

gap Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevant debitorer i debitormodulet


Skat_094 Styring af indførselsafgiftskredit

fit Der skal oprettes en særskilt betalingsbetingelse for de konkrete afgiftstyper


Skat_095 Udstedelse af indførselstilladelser

gap Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevant debitorer i debitormodulet




Toldfunktionen Udførsel

Skat_097 Registrering af udførsel TF06

gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt afrapportering til

of 153



Initiativ

Grønlands StatistikToldfunktionen Udførsel

Skat_098 Modtagelse af udførsel elektronisk (store kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF06), som er nødvendige for en korrekt afrapportering. Det skal også være muligt at kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m.


Skat_099 Modtagelse af udførsel elektronisk (mindre kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOS

Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF06). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m.



fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register. Det kræver fx, at man kan opsamle korrekte data for de gældende tarifkoder. Her kan man måske udnytte muligheder omkring Intrastat i standard AX 2012. Disse forhold bør nærmere

of 153



Initiativ

gennemgås i en designfase.


Skat_101 Godsregistrering TF02 gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en relevant toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik


Skat_102 Modtagelse af godsregistreringer elektronisk (store kunder)

gap Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF02), som er nødvendige for en korrekt toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik


Skat_103 Modtagelse af godsregistreringer (mindre kunder)ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOSDer skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF02).


Skat_104 Webadgang til ToldmyndighedenER IKKE EN DEL AF ESTIMATET

gap OOSDer skal laves en webadgang, som giver tolderne mulighed for at tilgå oplysninger i det nye register og foretage en konkret sagsbehandling af disse


Skat_105 Webadgang til Toldmyndigheden – udtræksmulighed

gap Det skal være muligt at kunne udskrive en samlet oversigt over sine udstående

of 153



Initiativ

registreringerToldfunktionen Godsregistrering

Skat_106 Webadgang til Toldmyndigheden – rettigheder

gap Det skal være muligt at kunne opsætte relevante afgrænsninger i forhold til de data, der skal vises til de enkelte toldere




Diverse processer

Skat_108 Generel dokumenthåndtering på tværs af de forskellige processer

fit

Diverse processer

Skat_109 Central mulighed for på debitoren at kunne angive eller foretage opfølgning på dødsboer

gap Der henvises FRD Debitor, hvor det konkrete behov er afdækket

Diverse processer

Skat_110 Ordinær integration mellem eSkat og AX 2012

gap Der henvises til overordnet strateginotat.

Diverse processer

Skat_111 Processer i forbindelse med modtagelse af ændrede slutopgørelser fra eSkat

gap Der henvises til afsnit 10.3.1. Pain

Diverse processer

Skat_115 Mulighed for afstemning af fuldstændighed på integrationer i mellem eSkat og AX 2012

gap Der skal i designfasen sikres at alle informationer der udveksles via integrationer mellem eSkat og AX 2012 kan afstemmes så man sikre at alle relevante data er sendt til opkrævning/udbetaling, og at der ikke har været dobbelt registreringer.

of 153

18Risici

N/A.

of 153

19Forkortelser og definitioner

Forkortelse Definition

GAB Global adressebog i AX 2012LW LøsningsworkshopFit Angiver at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden

tilpasningGap Angiver at en proces/krav ikke kan håndteres i standard

AX 2012 uden tilpasning

of 153

20Referencer og bilag

20.1 PowerPoint-slides – InkassoPro fra LW

of 153

of 153

20.2 PowerPoint-slides – EG Public fra LW

of 153

of 153

20.3 Lasernet-brochure

of 153

of 153

20.4 Notat fra Skattestyrelsen vedrørende valg af inkassomodul

Følgende flag er hejst fra Skattestyrelsen – Inddrivelse.Inkassomodul:Det vurderes at grundlaget for at vælge standard AX 2012 til håndtering af inkassoområdet, bygger på et for spinkelt grundlag. Advokat pro og EG xx er præsenteret på slides. Det har ikke været muligt at teste det ”hands on”.I betragtning af den store mængde gaps der er i forhold til at anvende standard AX 2012 funktionalitet til at understøtte processerne på inkassoområdet, ser man en fare i, at man - som i tilfældet med XAL – vil programmer et økonomisystem til at være et inkassosystem. En beslutning som også går mod den grundlæggende tanke om at bevare AX’en som en standard og supplere med 3 parts produkter.Der er brug for en re-bearbejdning af beslutningen om at anvende AX 2012 som grundlag for at opbygge et inkassomodul. I re-bearbejdningen er det vigtigt, at der deltager ressourcer fra Skattestyrelsen

of 153

projektstategi/media/udbudsportalen... · web viewvia link til gab-kartoteket styrer systemet, hvis...

Documents