projektmenedzsment kézikönyv egész életen át tartó tanulás ...projektmenedzsment kézikönyv...

Projektkézikönyv 2012-13

Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci

Innováció transzfer projektek

Verzió: 2012.10.19. 1/45

Projektmenedzsment kézikönyv

Egész életen át tartó tanulás program /

Leonardo da Vinci

Innovációtranszfer projektek

2012 – 2013

Tempus Közalapítvány

Verzió: 2012. október 19.

Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13



Verzió: 2012.10.19. 2/45

VÁLTOZÁSI JEGYZÉK

2011. 10.06:

38. oldal: 8.3.5 Időközi beszámoló – 5. bekezdés

Amennyiben az első előfinanszírozási részlet felhasználási aránya kevesebb, mint 70 %, a

második előfinanszírozási részletet az első előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének

mértékével csökkenteni kell.

2012.09.10.

18. oldal: 5.2 Valutaátváltási árfolyamok Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség:

- Európai Bizottság által megadott internetes oldalon 1 nyilvánosságra hozott havi

árfolyamon kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta

a támogatási szerződést,

- vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az

elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania.

Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni,

amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási

szerződés Különös Feltételek V. cikk)

16. oldal:

o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek – személyi

költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz)

között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az

átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja

a 10%-ot;

21. oldal: 6.1.2 Nem elszámolható költségek

természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka).

1 http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en




Verzió: 2012.10.19. 3/45

TARTALOMJEGYZÉK

1 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK .......................................................................................... 5

1.1 A NEMZETI IRODA SZEREPE ........................................................................................ 5

1.2 AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN ...................................... 5

2 SZERZŐDÉSKÖTÉS ...................................................................................................... 8

2.1 A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI ......................................................................................... 8

2.1.1 A szerződéskötés formai feltételei ............................................................................ 8

2.1.2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: ..................................................... 9

2.1.3 A szerződéskötés tartalmi feltételei .......................................................................... 9

2.2 KIZÁRÓ OKOK ........................................................................................................... 10

2.3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ...................................................................................... 10

2.3.1 A támogatás utalása................................................................................................. 10

2.3.2 A támogatási szerződés mellékletei ........................................................................ 11

3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA ........................... 12

3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ.......................... 12

3.1.1 A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások .................................................. 13

3.1.2 Partner(ek) kilépése ................................................................................................. 13

3.1.3 Új partner belépése / partnercsere ........................................................................... 14

3.1.4 Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban ................................. 15

3.1.5 A bankszámlával kapcsolatos változások ............................................................... 15

3.1.6 A projekt futamidejének változása .......................................................................... 15

3.1.7 A beszámolási határidők módosítása ...................................................................... 16

3.1.8 A költségvetés módosítása ...................................................................................... 16

3.2 EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK ................................................................................ 16

4 A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE ...................................................................................... 17

5 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE – A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY

FELADATAI ................................................................................................................ 18

5.1 BANKSZÁMLA ........................................................................................................... 18

5.2 VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK ........................................................................... 18

5.3 TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS .............................................................................. 19

6 A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA ............................................................ 19

6.1 AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI ..................................................... 19

6.1.1 Elszámolható költségek ........................................................................................... 19

6.1.2 Nem elszámolható költségek................................................................................... 20

6.1.3 Általános forgalmi adó ............................................................................................ 21

6.1.4 Csendestársak .......................................................................................................... 21

6.2 MEGHATÁROZÁSOK .................................................................................................. 21

6.3 AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI ................................................................................. 22

6.4 KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI ................................................ 22

6.4.1 Elszámolható közvetlen költségek .......................................................................... 22

6.4.2 Elszámolható közvetett költségek ........................................................................... 22

6.5 KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK – KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK ................................................... 23




Verzió: 2012.10.19. 4/45

6.5.1 Személyi költségek.................................................................................................. 23

6.5.2 Útiköltségek és megélhetési költségek.................................................................... 25

6.5.2.1 Útiköltségek .................................................................................................................................... 25

6.5.2.2 Megélhetési költségek .................................................................................................................... 26

6.5.3 Eszközök költségei .................................................................................................. 26

6.5.4 Alvállalkozói költségek ........................................................................................... 27

6.5.5 Egyéb költségek ...................................................................................................... 28

6.5.6 Közvetett költségek (maximum 7%) ....................................................................... 29

7 AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA ............................................... 29

7.1 A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA ............................................................. 29

7.2 MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK? .................................................................................. 30

7.3 MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA? ............................................. 31

7.4 HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST ................................ 31

7.5 KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK .................................................................................. 32

8 A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE .............................................................................. 32

8.1 CÉLJA ........................................................................................................................ 32

8.1.1 Milyen típusú nyomon követés lehetséges? ............................................................ 33

8.2 HELYSZÍNI TÁJÉKOZÓDÁS ......................................................................................... 33

8.2.1 Monitoring látogatás ............................................................................................... 33

8.2.2 Helyszíni ellenőrzések, audit .................................................................................. 34

8.2.3 A projekt saját rendezvényei ................................................................................... 36

8.2.4 Találkozó a Nemzeti Irodában ................................................................................ 36

8.2.5 A NI által szervezett rendezvények......................................................................... 36

8.3 ÍRÁSBELI BESZÁMOLÓK ............................................................................................. 36

8.3.1 A beszámolók célja ................................................................................................. 36

8.3.2 Beszámolási időszak ............................................................................................... 36

8.3.3 A beszámolók benyújtása ........................................................................................ 37

8.3.4 A beszámolók feldolgozása..................................................................................... 37

8.3.5 Időközi beszámoló .................................................................................................. 38

8.3.6 Záró beszámoló ....................................................................................................... 39

8.3.7 Alacsony színvonalú megvalósítás ......................................................................... 41

8.3.8 A Támogatási szerződés felbontása ........................................................................ 42

8.3.9 A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése ................................................. 43

8.4 RENDEZVÉNYEK ........................................................................................................ 43

8.4.1 A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények ...................................................... 43

8.4.2 Európai szintű rendezvények .................................................................................. 44

MELLÉKLETEK ................................................................................................................. 45

1. MELLÉKLET – SZÓMAGYARÁZAT .............................................................................. 45

2. MELLÉKLET – SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ........................................................................ 45

3. MELLÉKLET - MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK .................................................................. 45




Verzió: 2012.10.19. 5/45

1 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK

Kinek szól?

E kézikönyv elsősorban a kedvezményezettek és a projektek koordinációjáért felelős szervezetek,

csoportok számára jött létre. A projektek szakmai koordinátorainak és azoknak szól, akik a

projektek pénzügyi menedzsmentjéért felelősek. A kézikönyv hasznos referenciaforrás lehet a

konzorcium partnerintézményei számára is.

Fő célja, hogy:

segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában;

tisztázza a támogatási szerződés és mellékletei kapcsán felmerülő kérdéseket;

olyan praktikus információkkal szolgáljon, melyek a projektek teljes futamideje alatt

hasznosak lehetnek;

útmutatást nyújtson a projektek nyomonkövetését, valamint az eredmények/termékek

terjesztését és hasznosulását segítő módszerekről;

útmutatást nyújtson a projektek pénzügyeinek dokumentálásához, hogy pénzügyi

beszámolók könnyen elkészíthetők legyenek;

támogassa az érintett felek hatékony együttműködését.

Tartalma kizárólag a magyar koordinációjú innovációtranszfer projektekre vonatkozik, az

Európai Bizottság által meghatározott szabályokat teljes mértékben figyelembe véve.

Jelen dokumentum a támogatási szerződés elválaszthatatlan melléklete.

1.1 A NEMZETI IRODA SZEREPE

A Tempus Közalapítvány keretei között működő nemzeti iroda (NI) az Európai Bizottság

partnereként működik. A Bizottság az irányelvek meghatározásával és a program kereteinek

meghatározásával foglalkozik, a NI feladata pedig a programok végrehajtása és célja, hogy a

program kedvezményezettjei számára átfogó adminisztrációs segítséget nyújtson.

A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás

megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek

nyomonkövetése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás

felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás az eredményekről.

A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a

kedvezményezettek felé.

Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve

az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér információként szolgálhasson a későbbi

irányelvek kidolgozásához.

1.2 AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN

A szakképzésfejesztésre irányuló Leonardo da Vinci programon belül az innovációtranszfer

pályázattípus célja más országokban bizonyítottan bevált (adatokkal alátámasztható) és

fenntartható, jó szakképzési gyakorlatok, termékek (tananyag, módszertan, tanulási környezet, stb.)

hazai adaptációja és beépítése a szakképzési rendszerbe.

Az adaptáció célja, hogy a kiválasztott jó gyakorlat a projekt végére megfeleljen a felhasználói és

szakmai igényeknek nemzeti szinten, és illeszkedjék a szakképzési rendszerhez. A projekt

lezárására az eredményeknek fenntarthatóknak kell lenniük. A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a

projekt leglényegesebb tevékenységei, eredményei továbbra is elérhetőek a célcsoport, célszektor,

szakképzési intézmények számára a projekt finanszírozási idejének lezárása után. Fontos, hogy a

projekt képes legyen hatást gyakorolni a nemzeti szakképzésre, vagyis közvetlen vagy közvetett

módon hasson az érintett szakterület szereplőire, a képzési rendszerre túllépve a projekt eredeti

környezetét (szereplői körét).




Verzió: 2012.10.19. 6/45

A projekt megvalósítására a NI és a kedvezményezett partnerség képviseletében a főpályázó

szervezet (a továbbiakban kedvezményezett) támogatási szerződést kötnek. A szerződés része a

teljes pályázati anyag mindazokkal a pontosításokkal, kiegészítésekkel együtt, amelyeket a NI a

szerződéskötés feltételeként előír.

Az összes kapcsolódó információ és hivatkozott dokumentum letölthető honlapunkról:

www.tka.hu >> Pályázatok >> Egész életen át tartó tanulás program >> Leonardo da Vinci >>

Innovációtranszfer >> Nyertes pályázóink figyelmébe.

Közvetlen link: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992

Ezeket a területeket részletesen megvizsgáljuk jelen dokumentumban, a projektciklus pedig az

alábbi ábrán követhető végig:

http://www.tka.hu/

http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992




Verzió: 2012.10.19. 7/45

PROJEKTCIKLUS

A kidolgozott pályázatok

benyújtása a Nemzeti Irodához

(továbbiakban NI)

A pályázatok értékelése az

aktuális Pályázati Felhívásban

megadott elvek alapján, mind a

formai, mind a minőségi

kritériumokat figyelembe véve,

külső szakértők bevonásával

történik.

Létrejön a támogatásra javasolt

pályázatok listája. A NI minden

pályázóval felveszi a kapcsolatot:

a sikeres pályázók személyre

szóló értesítést kapnak, melyben

szerepel projektjük pontos

státusza. A sikertelen pályázók

visszajelzést kapnak az elutasítás

okairól és pályázatuk

hiányosságairól, gyengeségeiről.

A támogatást nyert pályázók

számára a NI megküldi a

támogatási szerződést, amely

tartalmazza a megítélt támogatási

összeget, valamint a projekt

megvalósítása során alkalmazandó

pénzügyi szabályokat is.

A kifizetés rendszerint több

részletben történik.

Ha a támogatási szerződés úgy rendelkezik, a

kedvezményezetteknek időközi beszámolót kell

benyújtaniuk az addig megvalósult tevékenységekről és

kiadásokról. A beszámolót szakértő értékeli, és csak az

elfogadása után kerül sor a következő részlet kifizetésére.

A NI nyomon követi a projektek

megvalósítását a futamidő alatt.

Egyrészt helyszíni látogatásokat

valósít meg, másrészt tematikus

monitoring tevékenységeket

kezdeményez.

A szerződéses időszak az az időtartam,

mely alatt költségek keletkezhetnek és

fedezhetők az Európai Közösségi

támogatásból. A szerződéses időszak

hossza függ a projekt futamidejétől.

A tervezett projekttevékenységek már

kidolgozásra kerültek.

A projekt befejezése után záró beszámolót kell benyújtani,

mely a projekt megvalósításáról, az elért eredményekről

és a költségvetés felhasználásáról ad képet. A beszámolót

külső szakértő értékeli és pontozza. A pontozás alapján

kerül meghatározásra, hogy az utolsó részlet a teljes

összeget jelenti-e vagy annak csak egy részét.

Ha egy projekt lezárult, a NI vagy a Bizottság a

zárókifizetést követő 5 év során auditálhatja a projektet.

AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE, ÉRTÉKESÍTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A PROJEKT FUTAMIDEJE ALATT ÉS

AZON TÚL

FENNTARTHATÓSÁG: A FŐ

TEVÉKENYSÉGEK ÉS EREDMÉNYEK A

PROJEKT FUTAMIDEJÉN TÚL IS

FENNMARADNAK ÉS HASZNOSULNAK

A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA A PÁLYÁZATOK ÉRTÉKELÉSE

SZERZŐDÉSES IDŐSZAK ÉS

PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK

IDŐKÖZI BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA

ZÁRÓ BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA ÉS AUDIT

PÁLYÁZATI EREDMÉNYEK A SZERZŐDÉSKÖTÉS

A PROJEKTEK MONITOROZÁSA BESZÁMOLÁS




Verzió: 2012.10.19. 8/45

2 SZERZŐDÉSKÖTÉS

2.1 A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI

– A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek.

– Két - nagy mértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelése és a

Szakképzési Tanácsadó és Kiértékelő Bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a

pályázatot támogatásra javasolja, a javaslatot az Európai Bizottság elfogadja.

– Az Iroda azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a

szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeit, és időben eljuttatják az

Iroda számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat.

2.1.1 A szerződéskötés formai feltételei

A Kedvezményezett az Iroda részére valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot

megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során).

Az alábbiakban felsorolt dokumentumokat a szervezet hivatalos képviseletére jogosult

személy(ek)nek kell aláírnia, vagy másolat beküldése esetén hitelesítenie kell, a szervezet

pecsétjével ellátva:

– nyilatkozat a felelősségvállalásról hivatalos aláírással ellátva (a pályázati dokumentum része)

– pénzügyi azonosító űrlap kitöltve és aláírva (ha a pályázatban benyújtott számlaszámhoz képest

változás állt be, úgy új űrlapot kell benyújtani). Mivel a támogatás folyósítása euróban történik,

célszerű devizaszámlát nyitni!

– hivatalos képviselő(k) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldánya

(az intézmény nevében aláírásra jogosult személy nevére vonatkozóan). Banki aláírási

címpéldányt nem áll módunkban elfogadni!

– a partnerek eredeti szándéknyilatkozatai (ha azokat a pályázati anyagban még nem nyújtották

be). A szándéknyilatkozatok formai kritériumait a Kalauz, Formai követelmények – gyakorlati

tudnivalók (24. oldal) c. rész alatt olvashatók.

– megfelelő jogi státusz űrlap kitöltve és aláírva (a honlapon található minta alapján). A jogi

státusz űrlap mellékletei a következők:

közintézmények2 esetén:

az intézményt létrehozó állásfoglalás, törvény, rendelet, jogszabály vagy

döntés másolata;

gazdasági társaságok, egyesületek, alapítványok, stb. esetén

30 napnál nem régebbi cégkivonat / bírósági nyilvántartásba vételről

szóló nyilatkozat, amelyen szerepel az intézmény neve, címe és a

nemzeti hatóságok által adott cégjegyzékszáma;

közösségi adószám regisztrációs lapja (ha nem szerepel más, benyújtott

iratban)

30 napnál nem régebbi adóigazolás arról, hogy az intézménynek nincsen

60 napon túl lejárt köztartozása.

2

A jelen pályázati felhívás szempontjából a hazai jogi szabályozásban meghatározott közintézmények mellett

közintézménynek minősül még a programban részt vevő országok által meghatározott valamennyi iskola és felsőfokú

oktatási intézmény, továbbá minden olyan tanulási lehetőséget biztosító intézmény vagy szervezet, amely az elmúlt két

évben éves jövedelmének több mint 50 százalékát közforrásból szerezte, vagy amely közintézmények vagy azok

képviselői felügyelete alatt áll.




Verzió: 2012.10.19. 9/45

2.1.2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei:

A Kedvezményezett intézmény megfelelő működési és pénzügyi kapacitással kell, hogy

rendelkezzen a projekt végrehajtására.

A közintézményeket a program úgy tekinti, hogy rendelkeznek a szükséges pénzügyi és

adminisztratív kapacitással, valamint a kellő pénzügyi stabilitással az Egész életen át tartó tanulás

program projektjeinek végrehajtásához: ennek igazolására nem szükséges további dokumentumokat

benyújtaniuk.

Nem közintézményeknek is stabil és kielégítő mértékű finanszírozási forrásokkal kell

rendelkezniük, illetve ezt igazolniuk kell annak érdekében, hogy tevékenységüket a végrehajtás

teljes időtartama alatt képesek legyenek fenntartani.

A pénzügyi kapacitásuk értékelése érdekében ezeknek a pályázóknak pályázatukkal együtt az

alábbi dokumentumokat kell benyújtaniuk:

– 25 000 euró feletti támogatásra vonatkozó pályázatok esetén: azon legutolsó pénzügyi évre

vonatkozó hivatalos éves elszámolások egy példánya3, amelyre vonatkozóan az elszámolásokat

már lezárták. A beszámolónak tartalmaznia kell a mérleget, az eredménykimutatást, valamint –

gazdálkodási formától függően – a kiegészítő mellékletet vagy közhasznúsági jelentést.

– Minden esetben csatolni kell – gazdálkodási formától függetlenül – a beszámolót elfogadó

kuratóriumi, vagy taggyűlési, vagy közgyűlési határozatot.

Ezeket a dokumentumokat – a legfrissebb elszámolás áttekintése céljából – a NI a szerződéskötés

előtt újra bekéri.

Ha a benyújtott dokumentumok alapján az Iroda úgy véli, hogy a működési vagy pénzügyi

kapacitást nem igazolták, vagy az nem kielégítő, az Iroda:

– további információkat kérhet;

– előfinanszírozási garanciát kérhet;

– előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat;

– részletfizetéses támogatási megállapodást ajánlhat.

– megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában.

2.1.3 A szerződéskötés tartalmi feltételei

A szerződéskötési folyamat során az Iroda a pályázatot külső szakértőnek adja ki, akinek az a

feladata, hogy a projekttervezettel kapcsolatban további pontosításokat javasoljon, a hatékonyabb

megvalósítás, valamint az indikátorok, eredmények pontosabb megfogalmazása érdekében. E

javaslatok segítik az önellenőrzést, és támogatják a teljesítés dokumentálását mind a NI és a

kedvezményezett, mind a kedvezményezett és partnerei viszonylatában. A szakértői vélemény

alapján az Iroda kérdéssort készít, ajánlásokat fogalmaz meg, amelyre a válaszokat, illetve az

ajánlásoknak megfelelő kiegészítéseket, pontosításokat a pályázónak meg kell küldenie a

szerződéskötés előtt. Az eljárás célja, hogy a munkaterv és az eredmények naprakész

megfogalmazásban kerüljenek be a szerződésbe.

A pályázat ezen kérdésekre adott válaszokkal, kiegészítésekkel alkot egységet, így képezi a

szerződés mellékletét, és így jelenti a számonkérés alapját.

3 A “hivatalos” megfelelő külső testület által jóváhagyott és/vagy a szervezet közgyűlése által közzétett és/vagy jóváhagyott számlákat jelent.




Verzió: 2012.10.19. 10/45

2.2 KIZÁRÓ OKOK

A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a pályázati felhívásban való részvételből,

illetve a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak:4

1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel

egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában

eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló

eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek;

2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket;

3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást

követtek el;

4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország

jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai

szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell;

5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben

való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes

tevékenység miatt;

6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási

eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a

szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével.

A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során:

1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a

támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel

közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt);

2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás

odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen

információkat.

Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki az olyan pályázókra, akik hamis információkat

szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás

megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket5.

2.3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS

A szerződést a NI készíti elő magyar nyelven, és pdf formátumban küldi meg a

kedvezményezett számára. A szerződést 3 eredeti példányban aláírva, lepecsételve kell

visszaküldeni, amelyből 2 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg.

Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, annyival

több aláírt szerződést kell visszaküldenie, amennyivel több példányt igényel. A szerződést ezt

követően, a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnökének aláírásával lép hatályba.

A támogatási szerződés megkötését követően kedvezményezett partnerszerződést köt a

partnereivel, amelyekből egy-egy másolatot elküld a NI részére a szerződés megkötését követő

3 hónapon belül.

2.3.1 A támogatás utalása

A projektek finanszírozása a támogatási szerződésben foglalt szabályok szerint történik. A projekt

kezdetén a NI átutalja a támogatás első részletét, mely a teljes támogatás szerződésben

meghatározott hányada.

4 A Pénzügyi Rendelet 93. és 94. cikkei szerint. 5 A Pénzügyi Rendelet 93. és 96. cikkei szerint.




Verzió: 2012.10.19. 11/45

Az utalás mértéke és ütemezése a projekt futamideje alapján az alábbi lehet – a pontos részleteket

minden esetben a támogatási szerződés tartalmazza:

– a 18 hónapnál rövidebb projektek esetében az utalás két részletben történik: a szerződés

hatályba lépésétől számított 45 napon belül a Nemzeti Iroda a Szerződés III.3. pontjában

meghatározott teljes támogatási összeg 80 %-át utalja át. A Kedvezményezett záró beszámolót

köteles készíteni, melynek hiánytalan beküldését és ellenőrzését követően a végső támogatási

összeg megállapításáról, valamin formai, tartalmi és pénzügyi értékelési eredménye határozza

meg a végső támogatási összeget. A támogatás végső összegétől függően, a NI folyósítja a

támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küld a Kedvezményezett

által visszatérítendő összegre vonatkozóan.

– a 18 hónapnál hosszabb projektek esetében az utalás három részletben történik: a szerződés

hatályba lépésétől számított 45 napon belül a NI a Szerződés III.3. pontjában meghatározott

teljes támogatási összeg 40%-át utalja át a Kedvezményezett bankszámlájára.

A projekt félidejében a Kedvezményezett időközi beszámolót köteles készíteni, annak értékelését

követően, az értékelés függvényében kerül sor a következő támogatási részlet, a teljes támogatási

összeg 40%-ának, átutalására. Majd a záróbeszámoló beküldését követően az alkalmazott eljárás

megegyezik a 18 hónapnál rövidebb projektekre vonatkozó eljárással – ld. feljebb.

– rendkívüli esetekben a NI bankgaranciát kérhet, vagy egyéb feltételeket szabhat a támogatási

összeg átutalására, a fennálló kockázattól függően.

Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott

keretekhez, feltételekhez képest, akkor a főpályázó szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be a NI-

hoz, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja – részleteket ld. 3. pont.

A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záró beszámolóhoz

kapcsolódik. Erről további részleteket ld.: 8.3 pont.

2.3.2 A támogatási szerződés mellékletei

– 1. sz. melléklet: Pályázati dokumentumok – az Iroda által jóváhagyott formában

A szerződés melléklete a pályázat, a „jóváhagyott” azt a változatot jelenti, amely magában

foglalja azokat a kiegészítéseket, melyeket a szerződés előkészítése során az Iroda (szerződés-

előkészítő kérdéssor és az azokra adott válaszok) a pályázóval egyeztetett.

– 2. sz. melléklet: A projekt elfogadott költségvetése

A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő

értékeli Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés

csökkentéséről. A két szakértői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott

költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal.

Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a

költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során.

Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális

közösségi támogatás összege.

A támogatás összege két szempontból van maximálva a projekt megvalósítása során: a

szerződésben meghatározott maximális támogatási összeg, amely nem lehet több, mint 150.000

euró projektévenként, illetve a támogatás a teljes költségvetéshez képest meghatározott

maximális százalékos aránya, amely nem lehet több, mint 75%.

– 3. sz. melléklet: Jelen kézikönyv

– 4. sz. melléklet: Pénzügyi azonosító lap vagy bankszámlaszerződés másolata

– 5. sz. melléklet: A partnerek listája

A szerződés mellékletben tartalmazza a projektben résztvevő partnereket, azok alapadataival

(kontaktadatok), illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén „4. A szerződés és

mellékleteinek módosítása” fejezetben leírtak szerint kell eljárni.




Verzió: 2012.10.19. 12/45

– Partnerszerződések

A szerződés megkötését követően a kedvezményezett szerződést köt partnereivel. A

partnerszerződés mintája letölthető a TKA honlapjáról:


A partnerszerződés mellékletei a következők:

A partner feladatainak részletes lebontása

A partner részletes költségvetése

3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában

történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (13. cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak

módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek. Alapesetben a kedvezményezett, különleges esetekben az Iroda az alábbi szabályok alapján

kezdeményezheti a szerződés módosítását.

A kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben

megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről,

valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A szerződésmódosítási kérelemnek kellően

indokolnia kell a javasolt változtatások szükségességét. A NI fenntartja magának a jogot, hogy

elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet.

A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására előzetesen kell benyújtani, azaz

nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már

megvalósultak.

Ha a módosításra vonatkozó kérelmet Kedvezményezett terjeszti elő, jóval annak hatályba lépése

előtt meg kell küldenie azt Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább két hónappal a

projekt lezárásának időpontja előtt. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos

indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Támogatási szerződés,

Általános Feltételek, 13.3 cikk)

A kérelmet hivatalos levélben, a 3.1 pontban meghatározott formanyomtatványon, a

kedvezményezett hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) által aláírva kell benyújtani.

A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a

kedvezményezett számára.

Ha nem (vagy nem kellő időben) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő

változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható

tevékenységek és költségek keletkeznek.

3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ

A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon

kell benyújtani.

A formanyomtatvány elérhető: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992

A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki:

A – A Szerződő intézmény cseréje, vagy név és/vagy státusz változása

B – Partner(ek) kilépése

C – Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez

D – Munkaprogram változása

E – Bankszámlaszám változása

F – A projekt futamidejének változása

G – Beszámolási határidő változása

H – Költségvetés módosítás

I – Egyéb






Verzió: 2012.10.19. 13/45

3.1.1 A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások

Ha a szerződő intézményt szeretnék cserélni (az új szerződő intézménynek ugyanabból az országból

kell származnia, mint az előzőnek), az semmiképpen nem lehet hatással a projekt természetére vagy

céljainak megvalósulására, és előzetesen valamennyi partner beleegyezése szükséges.

A cserénél a következő módon kell eljárni:

– a visszalépő kedvezményezett hivatalos nyilatkozatot küld az Irodának – melyen szerepel a

dátum és az intézmény hivatalos képviselőjének aláírása – melyben visszalép, mint

kedvezményezett, indokolja a visszalépés okait, és tájékoztat arról, hogy továbbra is részt kíván-

e venni a projektben, mint partner, vagy teljesen kivonul a projektből (ebben az esetben

ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá is, mint a kilépő partnerekre);

– a javasolt új szerződő intézmény aláírt szerződésmódosítási kérelem űrlapot nyújt be az

Irodának, melyben szerepel minden információ a kedvezményezett cseréjét illetően, és a

következő dokumentumokat csatolja:

(a) a visszalépő szerződő intézmény (kedvezményezett) jelentésének másolatát, melyben

szerepelnek mindazok a tevékenységek, amelyeket a kilépő intézmény elvégzett,

valamint egy kimutatást ezen tevékenységek költségeiről (a kapcsolódó

dokumentumokkal, bizonylatokkal együtt). Kérjük, hogy ezt a dokumentumot a beszámoló

formanyomtatvány szerint készítsék el, mert megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését,

ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre.

(b) az új szerződő intézmény (új kedvezményezett) eredeti nyilatkozata, hogy elfogadja a fenti

jelentést, és új kedvezményezett intézményként folytatja a projekt megvalósítását;

(c) a 2.1 pontban felsorolt mindazon dokumentumokat, amelyeket a szerződő intézménynek a

pályázat benyújtása és a szerződéskötés során be kellett adni (függően attól, hogy

közintézmény vagy sem).

(d) a partnerség minden tagja hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben nyilatkozik arról,

hogy egyetért a kedvezményezett intézmény cseréjével.

– a javasolt új szerződő intézmény pénzügyi és működési kapacitását az Iroda ugyanúgy

megvizsgálja, mint a korábbi, visszalépő kedvezményezett intézményét (és, ha szükséges, a

minőségbiztosítás tekintetében is történhet vizsgálat). A benyújtandó dokumentumok listáját a

2.1 A támogatás feltételei című fejezet tartalmazza;

– ha az új szerződő intézményt az Iroda elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a

támogatás fel nem használt részét a régi szerződő intézmény átutalja az újnak (a korábbi

költségek igazolásával). Az átutalás igazolását (pl. banki visszaigazolást) az új kedvezményezett

intézménynek meg kell őrizni, és a Nemzeti Iroda vagy az Európai Bizottság kérésére be kell

tudni mutatni;

– a visszalépő és az új szerződő intézménynek a fenti pontok alapján szerződést kell kötnie, melyet

a két intézmény hivatalos képviselője ír alá, és megfelelő dátummal lát el, majd ennek másolatát

el kell juttatni az Irodának.

A visszalépő szerződő intézmény felelős marad a projektmenedzsmentért arra az időszakra vonatkozóan, amikor a projekt vezetését ellátta, és ezen felelőssége a projekt lezárása után 5 évvel

évül el.

A szerződő intézményt illetően más jellegű változások is történhetnek (pl. hivatalos képviselő

személyének változása, a kedvezményezett intézmény jogi státuszának megváltozása, stb.). Ilyen

esetekben elegendő az Irodát hivatalos levélben tájékoztatni. Az Iroda írásban válaszol, hogy

elfogadja-e a változást, és hogy szükséges-e szerződésmódosítási kérelmet kitölteni.

3.1.2 Partner(ek) kilépése

Ha valamelyik partner kilép a projektből, a következő módon kell eljárni:

Szabályos kilépés




Verzió: 2012.10.19. 14/45

A kilépő partner feladatai:

– a kilépő partner hivatalos levélben tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a kilépésről,

illetve indokolja kilépését;

– beszámolót készít a kilépés időpontjáig végzett feladatairól és a költségeiről. Kérjük a

beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon elkészíteni, ugyanis megkönnyíti a

projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. A

beszámolót elküldi a kedvezményezett intézménynek valamennyi, a költségeit igazoló

bizonylat hitelesített másolatával, illetve az általa kidolgozott részeredményekkel;

– a támogatás fel nem használt részét a kilépő visszautalja a koordinátor részére.

A kedvezményezett intézmény feladatai:

– ha a kedvezményezett intézmény a kilépést elfogadja, kitöltve és aláírva bead az Irodának egy

szerződésmódosítási kérelem űrlapot, melyben szerepelnek a kilépő partner adatai. A kérelemhez

a következő mellékleteket kell csatolni:

(a) a kilépő partner hivatalos képviselője által aláírt eredeti levél, melyben a partner leírja, hogy

kilép a projektből, és indokolja kilépését;

(b) indoklás, amely bemutatja, hogy a partner kilépése milyen hatással van a partnerségre,

különös tekintettel a kilépés a partnerség nemzetközi jellegére gyakorolt hatására.

(c) beszámoló arról, hogy milyen munkát végzett a kilépő partner, milyen jogok illetik meg az

előállított termékek és eredmények tekintetében, a partnerszerződés felmondásának

folyamata (amely meghatározza a kilépés konkrét időpontját), a partnernek átutalt támogatás

összege, a partner felmerült költségei és az esetlegesen visszafizetett összeg. Célszerű a

beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon benyújtani, ugyanis megkönnyíti a

projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre.

– a kilépő partnernél felmerült költségek bizonylatainak másolatát a kedvezményezett

intézménynek meg kell őrizni, és kérésre be kell tudni mutatni. A módosítási kérelemben fel kell

tüntetni, ha a kilépő partnernél megmaradt támogatást a partnerség megmaradt tagjai között szét

kívánják osztani. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha mindenre kiterjedően indokolják, és

csak azok a partnerek részesülhetnek belőle, amelyek a kilépő partner feladatait átvállalják.

Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett

intézménnyel.

Partnerintézmény kizárása

Ha valamely partner a feladatait hiányosan, vagy egyáltalán nem teljesíti, és ilyen formán

veszélyezteti a projekt kimenetelét, a partnerség közösen dönthet úgy, hogy ezt a partnert kizárja a

projektből.

Ebben az esetben a teljes partnerség írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél formájában,

fejléces papíron), vagy a partnerség által közösen aláírt nyilatkozat formájában. Szükséges továbbá

igazolni, hogy a partnerség, különösen a kedvezményezett intézmény mindent megtett azért, hogy

tájékoztassa partnerét a hiányzó feladatokról, illetve a feladatok el nem végzésének

következményeiről.

A kedvezményezett intézmény hivatalos levélben tájékoztatja a kizárt partnert a kizárás tényéről.

A továbbiakban a kedvezményezett intézmény és az Iroda a Szabályos kilépés alfejezetben leírtak

szerint jár el.

3.1.3 Új partner belépése / partnercsere

Ha új partner belépését tervezik, a következő módon kell eljárni:

– a kedvezményezett intézmény kitöltve, aláírva szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az

Irodának, melyben szerepel minden információ a partnercserét / új partner belépését illetően. A

kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni:




Verzió: 2012.10.19. 15/45

(a) eredeti nyilatkozat a belépő partnertől (hivatalos képviselő aláírásával, dátummal ellátva),

melyben kinyilvánítja szándékát a projektben való részvételre, felsorolja a vállalt főbb

feladatokat és felelősségeket, valamint a részvételét biztosító költségvetés sarokszámait

(teljes költségvetés, Leonardo támogatás, illetve önrész összege);

(b) többi partner belegyező nyilatkozata (lehet közös nyilatkozat, amelyet minden fél aláír);

(c) ha az Iroda az új partner belépését elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a

kedvezményezett intézmény az új partnerrel kötött szerződés másolatát elküldi az Irodának

(a modellszerződés az Iroda és a kedvezményezett intézmény között kötött szerződés

melléklete).

– ha egy kilépő partner helyére új partner lép, a kedvezményezett intézmény a két fenti alpontban

[Partner kilépése (3.1.2.) / Új partner belépése 3.1.3.)] leírt minden dokumentumot be kell, hogy

küldjön az Irodának.


intézménnyel.

3.1.4 Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban

Ha nagyobb mértékű változást terveznek a projekt tevékenységeiben vagy a munkaprogramban, azt

teljes mértékben meg kell indokolni, és semmilyen körülmények között nem változtathat a projekt

eredeti természetén és célkitűzésein. Ez esetben a következő módon kell eljárni:

– A kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben

részletezi a projekt tevékenységeiben/munkaprogramban tervezett változásokat.

– A munkaprogram módosításához valamennyi partner írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél vagy közös nyilatkozat formájában).


intézménnyel.

3.1.5 A bankszámlával kapcsolatos változások

Ha változások történnek annak a bankszámlának a vonatkozásában, amelyre a Leonardo támogatás

utalása történik, a következőképpen kell eljárni:

– a kedvezményezett intézmény új Pénzügyi azonosító űrlapot nyújt be egy hivatalos levél

kíséretében az Irodának. Az űrlapon szerepel a kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének eredeti aláírása, az

intézmény pecsétje és a bank pecsétje. Az azonosító űrlap letölthető az alábbi honlapról:

http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609 (Leonardo da Vinci/Nyertes

pályázóknak/Innovációtranszfer).

Az Iroda a változás elfogadásáról hivatalos levelet küld.

3.1.6 A projekt futamidejének változása

Ha módosítani szeretnék a projekt futamidejét, vagyis azt az időszakot, amelyben a projekthez

kapcsolódó költségek elszámolhatóak, a következőképpen kell eljárni:

– a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási formanyomtatványt nyújt be az Irodának

(aláírva, lepecsételve), melyben bemutatja a tervezett változás hátterét, és kifejti, milyen hatást

gyakorol a változás a szerződésben vállalt tevékenységekre.

– a hosszabbítással a projekt ütemezése is megváltozik, ezért módosított munkatervet kell csatolni

a kérelemhez.

A hosszabbítás időtartama nem haladhatja meg a hat hónapot és a projekt nem zárulhat később,

mint a szerződés II. Cikk, II.2. pontjában meghatározott végső határidő.


intézménnyel.





Verzió: 2012.10.19. 16/45

3.1.7 A beszámolási határidők módosítása

Ha a beszámolási határidőkön szeretnének változtatni, elegendő egy az Iroda részére küldött

hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben kérni a módosítást, mely tartalmazza a kért határidő

módosítás indoklását is.

A határidő halasztásának időtartama nem haladhatja meg a két hónapot.

Az Iroda hivatalos levélben válaszol, hogy elfogadja-e a módosítást.

3.1.8 A költségvetés módosítása

A költségvetés módosítása semmilyen esetben sem érintheti a maximális közösségi hozzájárulás

összegét, illetve annak a teljes elfogadott költségvetéshez viszonyított arányát.

Szerződésmódosítási kérelem benyújtására a következő esetekben van szükség:

o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek – személyi

költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz)

között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az

átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja

a 10%-ot;

o ha partnerek közötti átcsoportosításra kerül sor, az átcsoportosítás mértékétől függetlenül.

A szerződésmódosítási kérelem benyújtásakor a következőképpen kell eljárni:

o a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelem űrlapot tölt ki, és nyújt be az

Irodának, melyben indokolja a változásokat, és bemutatja a módosított költségvetést (a

módosított költségvetés elkészítésénél figyelembe kell venni az egyes költségkategóriákra

vonatkozó maximumokat),

o valamint csatolja az összes olyan partnerintézmény beleegyezését a kért módosításhoz,

amelyeket a változás érint.

A közvetett költségek összegét, illetve maximális arányát a szerződés rögzíti. A költségvetés

módosítás nem vonatkozhat a közvetett költségekre.

Ha az Iroda jóváhagyja a változást, kiegészítő szerződést kell kötni, amelyet mindkét fél aláír, és

amely alapján a kedvezményezett intézmény módosítja a partnerekkel kötött szerződéseket,

melynek másolatát elküldi az Irodának.

3.2 EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK

Ha a projekt megvalósítása során egyéb változás lép fel, akkor elegendő egy hivatalos levelet

küldeni az Irodának, amelyben bemutatják a tervezett változásokat.

Az Iroda hivatalos levélben válaszol, melyben leírja, elfogadható-e a változás, és/vagy javasolja

szerződésmódosítási kérelem űrlap benyújtását a módosítással kapcsolatban.

Az alábbi esetekben nem szükséges használni az űrlapot.

A szakmai koordinációt ellátó (továbbiakban: koordináló) intézmény változása

Ha a szakmai koordinációt végző intézményt szeretnék cserélni/ megváltoztatni – miközben a

szerződő (kedvezményezett) intézmény nem változik, -, akkor nem kötelező az űrlap használata,

ha az új szakmai koordinátor intézmény már meglévő partnere a konzorciumnak és nincs

szükség a munkaterv, valamint a költségvetés változtatására. Ez azért lehetséges, mivel a

szakmai koordinátor szerep változtatása a nem teszi szükségessé a szerződésmódosítást.

Megjegyzés: Ha a partner új a projektben, és vállalja a koordináló intézmény szerepét és

felelősségét, akkor a fenti 3.1.3 szakasz szerint kell eljárni. A szerződésmódosítási kérelemben a

C.2 pontot kell bejelölni: “Új partner feladat átvállalása és/ vagy a feladatok újbóli elosztása a

partnerek között”.




Verzió: 2012.10.19. 17/45

Ha szükséges, új munkatervet és új költségvetést is be kell nyújtani a partnerek közötti

feladatmegosztással. Kérjük, használják a szerződésmódosítási kérelem űrlapjának megfelelő

szakaszait, hogy értesítsék a NI-t az igényelt változtatásokról.

A projektkoordinátor személyének változása

A projektkoordinátor személyének változásához nem kell használni a módosítási kérelem űrlapját.

Elégséges, ha a NI-t egy levélben tájékoztatják a tervezett változás okáról, valamint arról, hogy a

partnereknek nincs kifogásuk a projektkoordinátor személyével kapcsolatban.

A levélben írják le az új koordinátor kompetenciáit és tapasztalatait, valamint az új koordinátor

elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és e-mail címét).

A kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének változása

Ebben az esetben sem szükséges használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges egy levél azzal

a hivatalos dokumentummal együtt, amely igazolja az új jogi képviselő kinevezését valamint az új

aláíró hitelesített aláírási címpéldányát..

A levélnek tartalmaznia kell az új jogi képviselő összes elérhetőségeit (telefon- és fax számát,

posta- és e-mail címét).

4 A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Különös Feltételek, IV. cikk) rögzíti.

A támogatás 18 hónapnál nem hosszabb projektek esetében kettő (80% + 20%), a hosszabbak

esetében három (40% + 40% + 20%) részletben kerül kifizetésre.

Az első részlet kifizetésére a szerződés hatályba lépését követő 45 napon belül kerül sor.

18 hónapot meghaladó projektek esetén a második részlet átutalására az időközi beszámoló

benyújtását és elfogadását követően kerül sor. További részleteket az időközi beszámolóval és

elfogadásával kapcsolatban lásd az Írásbeli beszámolók / Időközi beszámoló (9.3.6.) című

fejezetben.

Az utolsó támogatási részlet kifizetésére a záró beszámoló benyújtását, és annak elfogadását

követően kerül sor. Ha a projekt nem, vagy igen gyenge minőségben, hiányosan teljesíti a

szerződésben vállalt feladatait, az Irodának jogában áll a megítélt támogatást csökkenteni. A záró

kifizetéssel kapcsolatos további részleteket lásd az Írásbeli beszámolók / Záró beszámoló (8.3.7.)

című fejezetben.

Az Iroda a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott

számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli.

Az Iroda a kedvezményezett intézmény számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét.

A kedvezményezett intézmény feladata a támogatás továbbutalása a partnerek felé úgy, ahogy

ezt a partnerszerződés tartalmazza:

– a támogatás utalása azonos ütemezésben, előlegként ugyanolyan mértékben, mint a

kedvezményezett intézménynek,

– a partner teljesítésének függvényében a fenti 40% + 40% + 20% konstrukciótól eltérően, több

részletben,

– előre rögzített, de a fentiektől eltérő ütemezés szerint.

A beszámolókhoz a kedvezményezett intézménynek csatolnia kell az átutalási bizonylatokat,

amelyek igazolják, hogy a partnerek részére megtörtént a támogatás őket megillető részleteinek

átutalása a fenti lehetőségek közül választott, a partnerszerződésekben előre rögzített ütemezés

szerint.




Verzió: 2012.10.19. 18/45

Azonban: az időközi beszámoló időpontjára a kedvezményezett intézménynek át kell utalni az első

40%-os részletet, illetve a záró beszámoló benyújtásáig a következő 40%-ot, összesen tehát 80%-ot.

5 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE – A SZERZŐDÉSKÖTŐ

INTÉZMÉNY FELADATAI Általános megjegyzések

Az innovációtranszfer pályázattípusban a főpályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a

pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a

projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A

kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia,

amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely

lehetővé teszi az alábbiak azonosítását:

a projekt anyagi forrásai;

a szerződésben megállapított projekt futamidő során felmerült projektköltségek.

5.1 BANKSZÁMLA

Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják,

hivatalosan a Pénzügyi azonosító űrlapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön

bankszámlát kell nyitni a projekt számára. Ha ez nem lehetséges, akkor is minimum az a feltétel,

hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat azonosítani lehessen azon a bankszámlán

belül, amelyre a támogatást kapták.

A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó

banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat, stb.).

A kedvezményezett intézmény csak akkor változtathatja meg a bankszámláját, ha hivatalosan

szerződésmódosítást kér (a Szerződésmódosítási kérelem űrlapon), és azt az Iroda elfogadja (lásd

jelen kézikönyv 4. A szerződés és mellékleteinek módosítása című fejezete).

A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a

kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az

Irodának nem kell visszafizetni.

5.2 VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK

A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban

történik. Ennek megfelelően a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk

euróra. Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség:

- Európai Bizottság által megadott internetes oldalon6 nyilvánosságra hozott havi árfolyamon

kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta a támogatási

szerződést,

- vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az

elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania.

Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni,

amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási szerződés

Különös Feltételek V. cikk)

Az alkalmazandó árfolyam a teljes partnerségre vonatkozik.

6 http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en




Verzió: 2012.10.19. 19/45

5.3 TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS

Természetbeni hozzájárulás nem tekinthető elszámolható költségnek. Mindamellett, az Iroda

kivételes és megfelelően indokolt esetekben elfogadhatja, hogy a tevékenység társfinanszírozását

részben vagy egészben természetbeni hozzájárulás alkossa (tehát a természetbeni hozzájárulás az

önrész alátámasztására jelenhet meg a beszámolóban, a Leonardo támogatást minden esetben

tényleges költségekkel kell alátámasztani).

A természetbeni hozzájárulás minden esetben egy harmadik fél (a projektpartnerségben részt nem

vevő jogi vagy természetes személy) ingyenes áru vagy szolgáltatás formájában történő

hozzájárulása a projekthez, ilyenformán a projekt partnerek könyvelésében nem jelenik meg.

A partnerintézményekben felmerült bármilyen költség (személyi vagy eszköz) nem lehet

természetbeni hozzájárulás.

A hozzájárulás mértéke nem haladhatja meg:

a ténylegesen felmerült és harmadik fél (a projektben partnerként részt nem vevő

intézmény) által számviteli bizonylatokkal megfelelően alátámasztott költségeket (pl:

eszközök, olyan munka, amelyet harmadik fél finanszíroz).

a hasonló tevékenységért járó általában elfogadott piaci árat, ha a hozzájárulással

kapcsolatosan nem merültek fel költségek (pl. önkéntes munka).

A természetbeni hozzájárulások elszámolása a beszámolóban csak akkor lehetséges, ha azt a

pályázatban tervezték, és a szerződés is tartalmazza összegszerűen. Már megkötött szerződés esetén

szerződésmódosítás szükséges a természetbeni hozzájárulás céljának és pontos összegének

bemutatásával. Nem lehet elfogadni az olyan összegeket, amelyek csak a beszámolóban jelennek

meg, és az Iroda előzetesen nem hagyta jóvá szerződés / szerződésmódosítás formájában.

Ingatlannal való hozzájárulás nem számolható el.

Természetbeni társfinanszírozás esetén, az akként értékelt hozzájárulást azonos összeggel kell

szerepeltetni a tevékenység nem elszámolható költségei között és természetbeni hozzájárulásként a

projekt bevételi forrásai között. A partnerség vállalja, hogy ezt a hozzájárulást a szerződés feltételei

szerint használja fel. Értelemszerűen: a projekt teljes költsége (elszámolható + nem elszámolható)

lesz egyenlő a teljes bevételekkel.

A hozzájárulást alátámasztó dokumentumok a következők:

adományozó nyilatkozat, amely tartalmazza a két intézmény nevét, a hozzájárulás

tárgyát, azt, hogy a hozzájárulás ingyenes volt a kedvezményezett (a projektben

résztvevő bármelyik partner) számára, valamint a támogatási szerződés számát,

a harmadik fél költségeit alátámasztó bizonylatok (szerződések, számlák, egyéb

bizonylatok) hitelesített másolatai, amelyeken szerepeljen a támogatási szerződés

száma,

önkéntes munka esetén nyilatkozat az elvégzett munkáról, annak tételes részletezésével

(mettől meddig, milyen feladatot végzett, annak mi az eredménye),

kézzel fogható hozzájárulás esetén (pl. eszköz vagy esemény) fotók.

6 A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA

6.1 AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI

6.1.1 Elszámolható költségek

A beszámolók pénzügyi bírálata során figyelembe veszik a költség általános kontextusát, jellegét és

összegét.

A következő feltételek azokra a költségkategóriákra vonatkoznak, amelyek esetében a költséget

akár egységköltség alapon (a megfelelő képlet alkalmazásával), akár egy összegben tervezik. Az

átalánytámogatásokra ezek a feltételek nem vonatkoznak.

A tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek:




Verzió: 2012.10.19. 20/45

az Egész életen át tartó tanulás programban részt vevő országokban zajló

tevékenységekhez kapcsolódnak (lásd: 2008-2010. évi Általános pályázati felhívás, I.

rész: Általános rendelkezések, 1.C. fejezet, 8. o.). Nem számolhatók el azok a

költségek, amelyek ezeken az országokon kívül folytatott tevékenységekkel, vagy a

részt vevő országok egyikében sem bejegyzett szervezetek által folytatott

tevékenységekkel kapcsolatosak, kivéve, ha ezek a költségek szükségesek a

tevékenység megvalósításához, és azokat megfelelő módon indokolják a pályázati

űrlapon, és/vagy előzetesen egyeztették a Nemzeti Irodával írásban;

az adott tevékenységtől függően a projekt partnereinél merülnek fel;

a projekttevékenységhez kapcsolódnak (azaz a tevékenységnek megfelelőek és

közvetlenül a kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, a munkatervvel összhangban);

szükségesek a projekttevékenység végrehajtásához;

ésszerűek és indokoltak, illetve összhangban állnak a megbízható pénzügyi

menedzsment7

elveivel, különösen a hatékony pénzfelhasználás és a

költséghatékonyság szempontjából;

a tevékenység időtartama alatt keletkeznek, azaz a projekt/akció időtartama alatt végzett

tevékenységből erednek. A szerződésben megjelölt időtartam előtt és után felmerülő

tevékenységek finanszírozása nem támogatható.

ténylegesen felmerülő költségek, amelyek szerepelnek a kedvezményezett intézmény

(és partnerei) könyvelésében az érvényes számviteli elveknek megfelelően, és

bevallásuk az érvényes adózási és szociális törvények előírásai szerint történik;

azonosíthatók és igazolhatók.

A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell

tenniük, hogy a tevékenységgel kapcsolatban feltüntetett költségek és bevételek közvetlenül

összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az

egységköltség alapú elszámolás tekintetében ez azt jelenti, hogy az "egységek számát" fel kell

tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő-kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.).

Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű

számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel

pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek.

6.1.2 Nem elszámolható költségek

Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt

költségvetésében:

tőkehozam;

adósság és kölcsönszolgálati díjak;

tartalékalap veszteségekre vagy lehetséges jövőbeni kötelezettségekre (tartalékalap

szerződéses és erkölcsi kötelezettségekre, büntetésekre, pénzügyi bírságokra és jogi

költségekre);

kamattartozás;

kétes követelések;

árfolyam veszteségek;

ÁFA, kivéve ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolni tudja, hogy annak

visszaigénylésére nem jogosult;

más forrás terhére már elszámolt költségek;

7 A költségeket a megbízható pénzügyi menedzsment elvei alapján kell definiálni, nevezetesen a gazdaságosság, a

hatékonyság és az eredményesség elvének megfelelően. A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a költségeket kellő

időben, megfelelő mennyiségben, minőségben és a legkedvezőbb áron határozzák meg. A hatékonyság elve az

alkalmazott erőforrások és az elért eredmények ideális kapcsolatára vonatkozik. Az eredményesség elve a kitűzött célok

elérését és a megcélzott eredmények teljesítését foglalja magában.




Verzió: 2012.10.19. 21/45

túlzott vagy gondatlan kiadások;

tőkeeszközök vásárlása;

berendezések bérlése vagy lízingje esetén kivásárlási opció költsége a bérlési vagy

lízingidőszak lejártakor;

az Egész életen át tartó tanulás programban benyújtandó pályázat elkészítésével

kapcsolatos költségek;

bankszámlák nyitásával és fenntartásával kapcsolatos költségek;

a pályázat benyújtásához szükséges bármely dokumentummal kapcsolatban felmerülő

költségek (auditjelentés, stb.).

természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka).

6.1.3 Általános forgalmi adó

Az ÁFA csak akkor támogatható, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem

tudja azt visszaigényelni. Az ÁFA elszámolásra vonatkozó nyilatkozatot 18 hónapnál hosszabb

időtartamú projektek esetén kérjük az időközi beszámoló benyújtásával, a 18 hónapnál rövidebb

projektek esetén a záró beszámoló benyújtásával egyidejűleg megküldeni.

Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással

kapcsolatban merültek fel, elszámolhatóak, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló

partnerintézményt terhelik.

Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem

adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek.

6.1.4 Csendestársak

Különböző szervezetek csendestársként is részt vehetnek a projektekben, ebben az esetben azonban

a tevékenységük költségei nem számolhatók el sem a költségvetési terv elkészítésekor, sem a

projekt költségeinek elszámolása során. Ezért ezeknek a szervezetek saját maguknak kell viselniük

a projektből eredő és azzal kapcsolatos összes költségüket, uniós támogatásban nem részesülhetnek.

A programban részt nem vevő országokból (lásd: 2008-2010. évi Általános pályázati felhívás, II.

rész: Adminisztratív és pénzügyi információk, 3.1. fejezet) való szervezetek mindenkor

csendestársnak minősülnek.

6.2 MEGHATÁROZÁSOK

Elszámolható költségek: olyan költségtípus, amely az uniós támogatásból társfinanszírozott

tevékenység költségvetésében támogathatónak minősül. Az elszámolhatóságra vonatkozó

szabályokat jelen kézikönyv tartalmazza. Ha a kiadások nem felelnek meg ezeknek a szabályoknak,

a kiadások egy része vagy egésze “nem elszámolhatónak” minősül (nem szerepelhet az uniós

támogatású projekt költségvetésében). A bírálatok lezárása után a projekt jóváhagyott költségvetése

csak az elszámolható tételeket tartalmazza. Az elszámolhatóság felülvizsgálata a beszámolók

értékelésekor zajlik.

Átalánydíjas finanszírozás: a támogatható tevékenységek egyes típusai rögzített összegekkel

(átalánydíjas támogatás) vagy rögzített egységköltség alapú elszámolás szerint támogathatók. Az

összegek (átalánydíjas támogatás) vagy ráták (egységköltség alapú elszámolás) meghatározásakor a

pályázó önrésze is figyelembe lett véve.

Egységköltségen alapuló hozzájárulások: a tevékenység költségkategóriájának (vagy

kategóriáinak) a finanszírozása meghatározott képlet szerint történik: az “egységek száma”

szorozva az "egységárral/rátával". A támogathatóság a tevékenység típusára és az egységek számára

is vonatkozik: ha a tevékenység szerepel a tervben, a megfelelő képletet kell alkalmazni; "az

egységek száma" a támogathatósági feltételek szerint kerül értékelésre (lásd alább). A hozzájárulás

mértéke csökken, ha a záró beszámolási szakaszra a tevékenységet nem, vagy csak részlegesen




Verzió: 2012.10.19. 22/45

fejezték be, vagy ha "az egységek száma" alacsonyabb a költségvetésben meghatározott számnál.)

Ilyen költségtípus például a személyi költségek.

Elszámolható költségek meghatározott százalékának támogatása: a pályázó tényleges költségek

szerint határozza meg kiadásait. Az uniós finanszírozás kiszámítása a felmerülő, elszámolható

tényleges kiadások meghatározott százaléka szerint történik. A hozzájárulást arányosan csökkenteni

kell, ha a záró beszámolási szakaszra a tevékenységet nem, vagy csak részlegesen fejezték be. Ha a

beszámolóban szereplő költségek az előirányzottnál alacsonyabbak, a hozzájárulás ennek

megfelelően csökken.

6.3 AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI

Valamennyi, a projekt kapcsán felmerült és elszámolt költséget a költség típusának megfelelő

bizonylattal kell alátámasztani, a bizonylatot a projekt lezárulta és a beszámoló elfogadása

után 5 évig meg kell őrizni. Az egyes költségtípusokhoz kapcsolódóan tételesen meghatározzuk a

költség alátámasztását igazoló dokumentumokat (6.4).

A kedvezményezett intézmény saját költségei kapcsán az eredeti bizonylatokat köteles megőrizni,

és ellenőrzés esetén bemutatni, a partnerek költségei kapcsán pedig az azokat igazoló bizonylatok

partnerek által hitelesített másolatait. A másolat lehet hagyományos, fénymásolt másolat, vagy CD-

re írt, beszkennelt számlák gyűjteménye is.

Utóbbi esetben a hitelesítést a CD-hez csatolt nyilatkozattal lehet megtenni (amely hivatkozik a CD

tartalmára: a bizonylatok tételes felsorolása.)

A partnerintézmények saját nyilvántartásukban az eredeti bizonylatokat ugyancsak 5 évig kötelesek

megőrizni a beszámoló elfogadása után. A költségeknek minden esetben a kedvezményezett

intézménynél, vagy annak partnereinél kell felmerülnie, szerepelnie kell azok könyvelésében,

azonosíthatónak, igazolhatónak kell lenniük, és a hatályos jogszabályoknak meg kell, hogy

feleljenek. A koordinátor számviteli és a partnerek költségeire vonatkozó egyéb ellenőrzési

rendszerének alkalmasnak kell lennie a projekttel kapcsolatban elszámolt kiadások és bevételek

közvetlen egyeztetésére az őket alátámasztó bizonylatokkal és könyvelési kimutatásokkal.

6.4 KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az eredeti szerződéseken, számlákon, bizonylatokon és

minden a támogatás felhasználásával kapcsolatos dokumentumon azonosíthatóan

szerepeltetni kell a szerződés számát; azt, hogy a költség elszámolása a Leonardo da Vinci

támogatás terhére történt továbbá a főkönyvi számot.

6.4.1 Elszámolható közvetlen költségek

A tevékenységek elszámolható közvetlen költségei azok a költségek, amelyek az elszámolhatóság

fenti feltételeinek figyelembevételével olyan specifikus költségként azonosíthatók, amelyek

közvetlenül a tevékenység teljesítéséhez kapcsolódnak, és amelyek ilyen formában közvetlenül a

tevékenységre könyvelhetők el.

Az Költségkategóriák (6.5.) című fejezetben találhatók az elszámolható költségkategóriák

meghatározásai, feltéve, hogy eleget tesznek a fent részletezett általános elszámolhatósági

szempontoknak.

6.4.2 Elszámolható közvetett költségek

A tevékenységek elszámolható közvetett költségei azok a költségek, amelyek az elszámolhatóság

fenti feltételeinek figyelembevételével nem azonosíthatók közvetlenül a tevékenység teljesítéséhez

kapcsolódó és arra közvetlenül elkönyvelhető specifikus költségként, ettől függetlenül azonban a

tevékenység támogatható, közvetlen költségeivel kapcsolatban merültek fel. Ebbe a körbe nem

tartozhatnak elszámolható közvetlen költségek.




Verzió: 2012.10.19. 23/45

A közösségi finanszírozással támogatható tevékenység közvetett költsége olyan átalányösszeg,

amely az összes elszámolható közvetlen költségek maximum 7 százaléka. Az ennek megfelelő

költségeket nem szükséges könyvviteli dokumentumokkal igazolni.

Közvetett költségek nem számolhatók el olyan kedvezményezettnek megítélt projekttámogatás

keretében, aki a Bizottságtól kapott működési támogatást a szóban forgó időszakban.

Példák a közvetett költségekre:

a projekt adminisztrációjához kapcsolódó berendezések összes költsége (azaz

számítógépek, hordozható eszközök, stb.)

kommunikációs költségek (postaköltség, fax, telefon, levelezés, stb.)

infrastrukturális költségek (bérlet, villany, stb.) a projekt végrehajtásához igénybe vett

helyiségekben

irodaszerek

fénymásolás

MEGJEGYZÉS: A költségvetési tételek átcsoportosításának lehetősége (ld. támogatási szerződés

III.4. Cikk) csak a közvetlen költségekre vonatkozik, és nem érintheti a közvetett költségeket. A

támogatási szerződés II. melléklete a jóváhagyott költségvetés csupán keretköltségvetés, mely

projekt elején becsült elszámolható költségeket tartalmazza, ezért a 10%-os átcsoportosítási szabály

a költségvetési tételek csak a közvetlen költségekre vonatkozik annak érdekében, hogy bizonyos

rugalmasságot biztosítson a projekt megvalósítása során.

Továbbá, a közvetett költségek valós költségeken alapulnak, mert a projekt végén a támogatható

közvetlen költségek (a projekt elszámolható költségei, melyet bizonylatokkal támasztottak alá)

maximum 7 %-áig közvetett költségek számolhatók el (melyről nem szükséges bizonylat). Az EU

finanszírozási környezeten kívül a közvetett költségeket vagy rezsit általában a működési vagy

közvetlen költségek bizonyos százalékában számolják.

MEGJEGYZÉS: Ez a költségtípus átalány, ahol a 7% a felső határ, nem pedig "jog". Audit esetén

minden kedvezményezett / partner szervezetnek bizonyítania kell, hogy a közvetett költségek

kiszámítására általában alkalmazott szabály a szervezeten belül azonos a Leonardo TOI projektben

alkalmazott szabállyal!

PÉLDA arra, hogy a záró beszámoló értékelésekor hogyan kalkulálják a közvetett költségeket:

A szerződéskötés idején a projekt teljes közvetlen költsége 100.000 € és közvetett költség mértékét

5%-ban állapították meg (= 5.000 €), mert ez az arány felel meg az intézményben szokásosan

alkalmazott rátának. A záró beszámolóban csak 80,000 € közvetlen költségről számoltak el. Mivel a

közvetett költségek aránya 5%-os volt a szerződésben, a projekt csak 4,000 €-ra tarthat igényt.

6.5 KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK – KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK

Az alábbiak a konzorciumban részt vevő összes partnerre vonatkoznak.

6.5.1 Személyi költségek

(1) Az alábbi kategóriákra vonatkozó költségek vehetők figyelembe:

olyan állandó munkatársak, akik a partnerintézmények valamelyikével határozott vagy

határozatlan időre kötött munkaszerződéssel, megbízási szerződéssel rendelkeznek;




Verzió: 2012.10.19. 24/45

a nemzeti munkajogi szabályozástól függően8 (lásd "függő munkavállaló" fogalmának

meghatározása) egyéni vállalkozók munkája is elszámolható személyi költségként a

projekt keretében a következő szigorú feltételekkel:

folyamatos, munkaviszonyszerű együttműködés az adott partnerintézménnyel;

a “külső” együttműködő minden esetben jogosult a saját nevében szerződést

kötni az adott partnerintézménnyel. Minden olyan szerződés, amely egy másik

szervezettel/intézménnyel köttetik, egyértelműen alvállalkozói költség.

az így megbízott munkavállaló számonkérhető az adott partnerintézmény által.

A “számonkérhető” ebben az esetben azt jelenti, hogy el kell, hogy tudjon

számolni a munkaóráival, a feladataival, és azok eredményével, tehát az

együttműködés nem egyenrangú, hanem ahhoz hasonlít, amilyen szerződése az

intézménynek van a többi munkavállalójával.

a Nemzeti Iroda továbbá nyilatkozatot kérhet, amelyben a hatáskörrel

rendelkező hatóság igazolja, hogy az így munkát végző személy eleget tett

társadalombiztosítási és adózási kötelezettségeinek.

a nemzeti szabályozásról igazolást kérhet az iroda (a jogszabály másolata).

külső, munkaerő-kölcsönző cégen keresztül átmeneti időre felvett munkatársak.

Az alvállalkozás formájában / számla ellenében dolgozó személyi állományra vonatkozó

költségeket a megfelelő kategóriába kell helyezni (lásd Alvállalkozói költségek fejezet).

Projektpartnerek munkatársai nem működhetnek alvállalkozói minőségben a projekt

során abban az időszakban, amíg munkaszerződéses jogviszonyban állnak a koordinátor

szervezettel vagy valamelyik partnerrel. (2) A projekt költségvetését valós napi személyi költségek alapján kell kalkulálni, amelyek nem

haladhatják meg a kézikönyv 1. mellékletében megjelölt maximum rátát. E fölötti költségek

nem számolhatók el. A fenti költségek valódiságának ellenőrzésére sor kerülhet egy audit során.

(3) Annak az országnak a rátája alkalmazandó, amelyikben a partnerintézményt regisztrálták,

függetlenül attól, hogy hol kerül sor a feladat elvégzésére (azaz ha egy “A” országból származó

szervezet munkatársa (részben) “B” országban dolgozik, a költségvetést az “A” ország rátái

szerint kell elkészíteni). Elszámolható a szokásos napi jövedelem, beleértve a tényleges

fizetéseket plusz a társadalombiztosítási költségeket, valamint a szokásos adókat és járulékokat.

(4) Nem számolhatók el olyan, törvény által nem előírt költségek, mint pl. bónusz, autólízing,

reprezentációs alap, ösztönző célú kifizetések vagy nyereségrészesedési konstrukciók.

(5) A pályázó határozza meg a munkatársak kategóriáját és a projektben munkával eltöltött napok

számát a tevékenység és a munkaterv függvényében.

(6) A személyi költségek tervezéséhez a napok számát be kell szorozni a valós napi személyi

költségek rátájával (egységköltség alapú elszámolás).

Az elszámolás bizonylatai/dokumentumai az alábbiak:

a projektmunkában eltöltött időt igazoló munkaidő-nyilvántartások (time sheet-ek),

amelyek tartalmazzák: a munkatárs nevét, a feladat megnevezését, a feladat

elvégzésével töltött időt (-tól, -ig), a feladat elvégzését igazoló személy és a munkatárs

aláírását, a munka költségét; a nyilvántartásban szereplő összegeket könyvelési

dokumentumokkal is alá kell tudni támasztani;

a napi bér kiszámítását igazoló dokumentumok, illetve a projektmunkában részt vevő

munkatársakkal a projektmunkára kötött szerződések, munkaköri leírások, esetleg

önéletrajzok.

8 A magyar törvények ezt nem teszik lehetővé, tehát a magyar főpályázó, és a magyar partnerei esetében erre nincs

lehetőség.




Verzió: 2012.10.19. 25/45

6.5.2 Útiköltségek és megélhetési költségek

Az útiköltségek (a tényleges költségek alapján) és a megélhetési költségek (3. melléklet szerint)

kerülnek elszámolásra. Az útiköltségekre és megélhetési költségekre vonatkozóan az alábbi

szabályok érvényesek.

Azon utazásokkal kapcsolatban felmerült költségek számolhatók el, amelyek a

munkatervben és a projekt költségvetésében szerepelnek, valamint világosan,

egyértelműen kapcsolódnak a projekt tevékenységéhez, céljaihoz.

Ha a munkaterv indokolja, vagy pénzügyileg racionálisabb, a projekten kívül eső LLP

országbeli utazás is elszámolható. Különleges esetekben LLP országon kívül eső

találkozó is elszámolható, ilyen esetben mindig a Nemzeti Iroda előzetes írásos

engedélye szükséges.

Ha az utazás nem szerepelt a munkatervben, vagy nincs összhangban a megbízható, és

hatékony pénzügyi tervezés elveivel, vagy a fentiek alapján nem kérik előzetesen az

Iroda előzetes engedélyét, a költségek nem elszámolhatók.

6.5.2.1 Útiköltségek

(1) Csak a partnerintézmények projekt tevékenységben részt vevő munkatársainak útiköltsége

figyelembe vehető (munkatársak alatt a Személyi költségek fejezet (6.5.1.) (1) pontjában

definiált munkatársakat értjük), mely arányban kell, hogy álljon a partnerintézmény

útiköltségekre vonatkozó szokványos gyakorlatával. A nem a személyi állományhoz tartozók

útiköltségeivel kapcsolatos információk az “Egyéb költségek” (6.5.5.) és az “Alvállalkozói

költségek” (6.5.4.) című fejezetekben szerepelnek.

(2) Az elszámolás a tényleges költségeken alapul, a választott utazási módtól függetlenül (vasút,

busz, taxi, repülőgép, bérelt autó). A partnereknek a legolcsóbb utazási formát kell választaniuk

(ha nem így tesznek, teljes körű magyarázatot szükségeses adni írásban legkésőbb a beszámoló

leadásakor).

(3) Az utazási költségekbe beletartozik minden költség és utazási mód az indulási helytől az

úticélig (és vissza), továbbá beletartozhatnak a vízumdíjak, az utazási biztosítás és a

lemondási díjak.

(4) Gépkocsival (saját vagy céges autóval) történő utazás kiadásai, ha megalapozottak és az ár nem

túlzottan magas, az alábbiak szerint térítendők (attól függően, hogy melyik a legolcsóbb):

Kilométer alapú költségelszámolással az adott szervezet belső szabályainak

megfelelően, max. 0,22 euró értékig;

vagy egy vasúti, busz- vagy repülőjegy ára ugyanezen a viszonylaton. Csak egy jegy

ára téríthető, függetlenül attól, hányan utaztak a gépkocsival.

(5) Gépkocsi bérlése (maximum B kategória vagy azzal egyenértékű) vagy taxi: a tényleges

költség, ha ez nem túlzottan magas más utazási formákhoz képest (figyelembe véve bármely

befolyásoló tényezőt, pl. idő, túl nagy csomag).

(6) Egyazon gépkocsival történő utazás esetén függetlenül az utasok számától csak egy utazás

költsége számolható el.

Az utazási költségeket kizárólag a tényleges költségek alapján kiállított bizonylatokkal lehet

alátámasztani:

vonattal, busszal történő utazás esetén: számlával és eredeti jegyekkel;

repülővel történő utazás esetén: számlával és eredeti jegyekkel, valamint

beszállókártyával (ha nem adtak ki repülőjegyet, pl. olcsó járatok, elektronikus

jegyvásárlás esetén, a kifizetés bizonylatával, valamint az útvonaltervről szóló hivatalos

értesítővel kell igazolni);

saját gépkocsival történő utazás esetén: minden esetben a támogatott intézmény belső

szabályainak megfelelően útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény és/vagy a számviteli

és adózási jogszabályok által meghatározott kilométer-alapú elszámolással (maximum




Verzió: 2012.10.19. 26/45

0,22 euró/km), vagy benzinszámlákkal (vagy annak megfelelő dokumentumokkal).

Benzinszámlák esetben legfeljebb az adott viszonylatra vonatkozó másodosztályú

vasúti menetjegy árának megfelelő összeg számolható el, amelyről tájékoztatást nyújt a

MÁV honlapja (http://www.mav-start.hu/). Csak egy menetjegy ára számolható el,

függetlenül attól, hogy hányan utaztak a gépkocsiban.

kölcsönzött gépkocsi esetén: számla alapján;

taxival történő utazás esetén: nyugta vagy egyéni kifizetési igény alapján (vagy annak

megfelelő dokumentummal).

6.5.2.2 Megélhetési költségek

(1) Csak a tevékenységben részt vevő munkatársak megélhetési költségei (munkatársak alatt a

Személyi költségek fejezet (6.5.1) (1) pontjában definiált munkatársakat értjük) támogathatók.

A költségvetésnek figyelembe kell vennie a kézikönyv 3. mellékletében feltüntetett maximum

rátát. E fölötti költségek nem elszámolhatók. A célország rátáját kell alkalmazni, azaz ahol a

szállásköltségek felmerülnek.

(2) A költségek csak olyan utazások esetén számolhatók el, amelyek a projekttel kapcsolatos

meghatározott és egyértelműen azonosítható tevékenységekhez közvetlenül kapcsolódnak.

(3) Nem a partnerintézmények alkalmazásában álló személyekre vonatkozó megélhetési

költségekkel kapcsolatos információk az „Egyéb költségek” (6.5.5) és az „Alvállalkozói

költségek” (6.5.4.) című fejezetekben szerepelnek.

(4) A kifizetés a partnerintézmények érvényes belső szabályai szerint történik, amely alapulhat

tényleges költségen (számlák, bizonylatok alapján történő kifizetés) és/vagy napidíjon.

(5) A megélhetési költségek magukban foglalják a szállást, az étkezést és az összes helyi

közlekedést (azonban nem foglalják magukban azokat a helyi utazási költségeket, amelyek az

indulási helytől az úticélig tartó utazás során merülnek fel; lásd 6.5.2.1 „Útiköltségek” című

fejezet). Annak kiszámításához, hogy hány napra vonatkozik a napi megélhetési ráta, meg kell

jegyezni, hogy a teljes nap az éjszakát (ott alvást) is magában foglalja. Megfelelően indokolt

esetekben éjszaka nélküli, teljes napra szóló juttatás engedélyezhető a szállásra vonatkozó

támogatás értékének levonása után (maximum a ráta 50%-a).

(6) Arányos csökkentés szükséges, ha a szállást, az étkezést és a helyi utazási költségeket a

harmadik fél biztosítja.

(7) Helyi megélhetési költség (a partnerintézmény székhelyének városában) kizárólag

partnertalálkozók esetén számolható el a fentiekben leírtaknak megfelelő levonások után (max.

a ráta 50%-áig).

Az elszámolás bizonylatai:

A megélhetési költségeket (beleértve: szállás, étkezés, helyi közlekedés) a számviteli törvény, a

személyi jövedelemadóról szóló törvény és az adózási jogszabályok által meghatározott módon,

egyben a támogatott intézmény belső szabályainak megfelelően kell alátámasztani számlák

alapján és/vagy napidíj elszámolással. A költségek külföldi kiküldetési rendelvény formájában

is alátámaszthatók. Bármilyen módon történik az elszámolás az intézményben, az ottalvás tényét

igazolni kell tudni (szállodai számlával, vagy a szállásadó igazolásával).

A költségek nem haladhatják meg az intézményen belül alkalmazott maximális napidíjakat, illetve

3. számú mellékletben (Maximális megélhetési költségek) található, célországokra vonatkozó

személyenkénti maximális napi megélhetési költséget.

6.5.3 Eszközök költségei

(1) Új vagy használt eszközök vásárlása, bérlése vagy lízingje – beleértve az üzembe helyezést,

karbantartást és a biztosítás költségeit – csak akkor vehető figyelembe,

ha az speciális és nélkülözhetetlen a projekt/tevékenység céljainak eléréséhez. Az

eszközök megpályázott költségeit mindenkor megfelelő módon indokolni kell. Erre

http://www.mav-start.hu/




Verzió: 2012.10.19. 27/45

vonatkozóan az „Alvállalkozói szerződések” (6.5.4.) fejezet beszerzéssel kapcsolatos

szabályai érvényesek.

ha azt a pályázóra/partnerre nézve érvényes, és a hasonló tételekre általánosan

elfogadott adózási és számviteli szabályok szerint írják le. Az eszközökre vonatkozóan

csak a tevékenység időtartamára eső értékcsökkenési rész és a tevékenység céljaival

összhangban lévő tényleges használati arány vehető figyelembe. A pályázónak meg kell

magyaráznia az alkalmazott szabályokat, különösen az arányosítás indokolt és

méltányolható számítási módszerét. Ha az eszköz jellege és/vagy használatának

körülményei miatt eltérő eljárásra van szükség, azt megfelelő módon indokolni kell.

(2) A projekt adminisztrációjához kapcsolódó összes eszköz (azaz számítógépek, laptopok, stb.) és

a projekt megkezdése előtt vásárolt összes eszköz értékcsökkenése a projekt közvetett költségei

közé tartozik (lásd Elszámolható közvetett költségek című fejezet).

(3) Az eszközök teljes költsége nem lehet több a projekt közvetlen összköltségének 10

százalékánál.

Az elszámolás bizonylatai:

A szoftver/hardver/audiovizuális eszközök vásárlásával vagy bérletével/lízingjével kapcsolatban

felmerült költségek bizonylatai a számlák, illetve a közbeszerzési eljárás (részletes szabályokat lásd

a Költségtípusok / Alvállalkozói szerződések (6.5.4.) című fejezetben) dokumentumai. Nyilatkozat

az intézményben szokásos értékcsökkenési leírási szabályokról. Ezen dokumentumoknak az

esetleges ellenőrzésekhez rendelkezésre kell állni.

6.5.4 Alvállalkozói költségek

(1) A tevékenység valamely részének végrehajtására vonatkozó beszerzési szerződések költségeit

akkor lehet figyelembe venni, ha azokat egy partner valamely harmadik félnek, szervezetnek,

gazdasági társaságnak vagy egyénnek9

10

megítéli (feltéve, ha nem áll alkalmazásban a

konzorcium egyik partnerszervezeténél sem).

(2) A nemzetközi projekt együttműködés koncepciójának fenntartása érdekében a projekt

irányítása, koordinációja és általános adminisztrációja nem adható ki alvállalkozásba.

Pénzügyi, könyvelési tevékenység csak indokolt esetben adható alvállalkozásba, ha a belső

erőforrások a rendes szervezeti működés keretében sem állnak rendelkezésre.

(3) Az alvállalkozó díja valamennyi kapcsolódó költséget magában foglalja (azaz személyi

költségek plusz útiköltségek, megélhetési költségek, stb.).

(4) A pályázó azzal az ajánlattevővel köt szerződést, amelyik a legjutányosabb ajánlatot teszi, azaz

a legjobb ár-minőség arányt ajánlja, az átláthatóság és az ajánlattevők egyenlő kezelésének elve

szerint, elkerülve bármilyen érdekütközést.

(5) A beszerzések tekintetében az alábbi speciális uniós szabályok érvényesek:

a 12.500 €-nál kisebb értékű szerződések számla bemutatása ellenében egyszerűen

kifizethetők;

a 12.500 és 25 000 € közötti értékű szerződések esetében olyan eljárást kell lefolytatni,

melyben legalább három ajánlattevőnek kell részt vennie;

a 25 000 és 60 000 € közötti értékű szerződések esetében legalább öt ajánlattevőnek kell

részt vennie az eljárásban;

a 60 000 €-nál nagyobb értékű szerződések esetében a nemzeti közbeszerzési

szabályozás alkalmazandó.

9 Ez az egyéni vállalkozókra vonatkozik, azaz akik saját maguk után fizetik a társadalombiztosítást vagy járulékokat,

nyugdíj-hozzájárulást és az adókat. A rájuk vonatkozó nemzeti törvények eltérőek lehetnek, és ezeket mindenkor

figyelembe kell venni.

10 Ide tartoznak azok a számlaképes tanácsadók is, akik egyszeri szolgáltatásokat nyújtanak díjazás fejében.




Verzió: 2012.10.19. 28/45

(6) Az alvállalkozók teljes költsége nem lehet több a projekt teljes közvetlen költségeinek 30

százalékánál.

Megjegyzés: ha egy és ugyanaz a személy vagy szervezet több terméket vagy szolgáltatást nyújt a

projekt számára (mondjuk például 17.500 euró összértékben), akkor azokat a fenti szabályozás

szempontjából egyben kell kezelni, nem lehet kisebb egységekre bontani annak érdekében, hogy

elkerüljék a versenyeztetés folyamatát.

Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok

Ha a projekt során alvállalkozók szolgáltatásait veszik igénybe, minden alvállalkozó tekintetében

rendelkezésre kell, hogy álljanak

az alvállalkozói szerződések másolatai (vagy annak megfelelői, például hivatalos

árajánlatok, megrendelők)

valamint az ezekhez kapcsolódó számlák másolatai,

szükség esetén árajánlatok, amely érkezhetett e-mailen, faxon, levélben,

és egyéb, az alvállalkozói költségekhez kapcsolódó dokumentumok, a projekt beszámolója

szerint.

Az Iroda fenntartja a jogot arra, hogy ne fogadja el ezen költségek egészét vagy egy részét, ha azok

nem felelnek meg a szerződésben meghatározott feltételeknek.

Nem adhatja alvállalkozónak a projektmenedzsment tevékenységét, valamint megvalósításhoz

kapcsolódó olyan feladatokat, amelyeket a partner saját maga el tud látni a projekthez kapcsolódóan

(tipikusan ezen feladatok végrehajtása miatt került be a partnerségbe), illetve amelyeket a

partnerszerződésben saját teljesítésben vállalt.

A személyi költségek és az alvállalkozói költségek összehasonlítása

Emberi munka költsége kizárólag a személyi, illetve alvállalkozói költségkategóriában számolható

el az alábbiak szerint:

Személyi költségek: Alvállalkozói költségek:

Definíció A kedvezményezett intézmény vagy

valamely partner alkalmazásában álló,

a projekten rendszeresen vagy

ismétlődően, folyamatosan dolgozó

személyek bére11

(és annak kapcsolódó

költségei). Ezek a személyek nem

dolgozhatnak alvállalkozóként a

projektben és nem dolgozhatnak az

alvállalkozóknak sem a projekt

céljainak megvalósítása érdekében.

Magyarországon: alkalmazottak és

megbízási szerződéssel dolgozók.

Minden olyan költség, amelyet valamely

külső személynek vagy intézménynek

fizetnek ki a projekttel kapcsolatos

alkalmi (nem folyamatos) feladatok

elvégzésére. A külső intézménnyel

alvállalkozói szerződést kell kötni,

elszámolása számla és szerződés alapján

történik. Alvállalkozói szerződést

egyénekkel12

is lehet kötni abban az

esetben, ha nem alkalmazottai sem a

kedvezményezett intézménynek, sem a

partnerintézményeknek.

6.5.5 Egyéb költségek

Támogathatók azok a költségek, amelyek:

(1) közvetlenül a támogatási szerződés követelményeiből erednek (információk terjesztése, média

megjelenés, a tevékenység speciális értékelése, auditok, akkreditáció, már lefordított anyagok

11

Olyan személyek, akiknek munkája után a társadalombiztosítási járulékot, a nyugdíjbiztosítást és az adókat a

kedvezményezett intézmény vagy partnerei fizetik. Magyarországon ide tartoznak az alkalmazottak és a megbízási

szerződéssel a kedvezményezett intézmény vagy partnerei megbízásából dolgozók is.

12 Ez egyéni vállalkozókra vonatkozik, vagyis olyan személyekre, akik maguk felelősek a társadalombiztosítási

járulékok, nyugdíjbiztosítás és adók kifizetéséért. Ezen egyének definiálásának tekintetében a nemzeti szabályozások

eltérőek lehetnek, ezeket minden esetben figyelembe kell venni.




Verzió: 2012.10.19. 29/45

megvásárlása, a projektben felhasználandó szakkönyvek beszerzése, sokszorosítás, stb.). A

pénzügyi szolgáltatások költségén belül csak a támogatás partnerek való átutalásának költségei,

bankgaranciák költségei számolhatók el (azonban a számlavezetési díj, árfolyamveszteség, stb.

nem elszámolható költség (6.1.2.));

(2) meghatározott tevékenységek vagy a tevékenység termékeinek/eredményeinek

megvalósításából erednek (pl. szemináriumok szervezése (ahol a szeminárium

terméknek/eredménynek minősül és ahol könnyen azonosíthatók a feladattal kapcsolatos

költségek), szeminárium jegyzőkönyvének elkészítése, videó készítése, termékek elkészítéséhez

szükséges fogyóeszközök vásárlása: papír publikációk nyomtatásához, üres DVD, stb.);

(3) csak speciális és a projekt/tevékenység céljainak eléréséhez nélkülözhetetlen tevékenységek

vehetők figyelembe. A költségeket mindig megfelelő módon indokolni kell.

(4) ha az utazási és/vagy megélhetési költség harmadik felek utazásával kapcsolatban merül fel, az

egyéb költségek között kell elszámolni, a partnerek munkatársaira vonatkozó szabályok alapján

(lásd „Útiköltségek és megélhetési költségek” (6.5.2.) című fejezet);

(5) minden olyan tevékenységhez kapcsolódó költség, amelyet alvállalkozó bevonásával

valósítanak meg, az „Alvállalkozói költségek” (6.5.4.) című fejezet szerint, az alvállalkozói

költségek kategóriában kell feltüntetni;

(6) csak maguknál a partnereknél felmerülő költségek támogathatók ebben a költségkategóriában;

(7) ide tartozik bármely olyan költség, amelyekre más költségkategóriák nem terjednek ki. Néhány

példa: sajtóközlemények és hirdetés egyszeri költsége, copyright és egyéb szellemi

tulajdonjogok megvétele, információs anyagok vásárlása (könyvek, tanulmányok és

elektronikus adatok), konferenciák részvételi díja; találkozók regisztrációs díja; kiállítási hely

bérlete, stb.

(8) a projekt adminisztrációjával kapcsolatos összes költség (azaz fogyóeszközök, irodaszerek,

fénymásolás, telefon, papír, stb.) a projekt közvetett költségei közé tartozik (lásd Elszámolható

közvetett költségek (6.5.6.) című fejezet).

A költséget alátámasztó dokumentumok:

csak ténylegesen felmerült költségek számolhatók el, amelyek számláit, adott esetben a

hozzá kapcsolódó szerződésekkel együtt az ellenőrzésekhez rendelkezésre kell bocsátani.

speciális költség esetén (pl. harmadik fél utaztatása) a költség típusának megfelelő,

fentebb részletezett bizonylatokat kell csatolni.

Ebben a költségkategóriában semmilyen olyan költség nem számolható el, amely más

költségkategória alá besorolható.

6.5.6 Közvetett költségek (maximum 7%)

A közvetett költségek összege a közvetlen költségek 7%-ában van maximálva (összegét és a

támogatás arányát a szerződés rögzíti, amelyek nem változhatnak a projekt futamideje során). A

közvetett költségeket nem szükséges bizonylatokkal alátámasztani. A projekt adminisztrációjával

kapcsolatos összes költség (azaz fogyóeszközök, irodaszerek, fénymásolás, telefon, papír, posta, a

partnerszerződések költségei, a szerződés által meghatározott követelményekkel kapcsolatban felmerült

költségek) a projekt közvetett költségei közé tartozik.

7 AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA

7.1 A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA

Különös hangsúlyt kell fektetni az EU társfinanszírozásában megvalósuló projektek hatására, illetve

azokra a konkrét tervekre, melyek a létrehozott termékek széles körben történő megismertetését és

használatát biztosítják. A projektcsapat által létrehozott eredményeket, megszerzett ismereteket,

összegyűjtött tapasztalatokat elérhetővé kell tenni a lehető legszélesebb közönség számára.




Verzió: 2012.10.19. 30/45

Ennek elsődleges eszközei az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása, ami együtt

valorizációként is ismert. Ennek legfőbb célja, hogy a projekteredmények hatása a lehető

legnagyobb legyen az értékük optimalizálása, hatásuk fokozása, különböző szakmai környezetbe

való beépülésük, valamint a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű rendszerekben,

gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által.

A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények

elérhetők legyenek nem csak a konzorciumban közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk

fenntartható legyen a projekt futamidején túl is.

Az innovációtranszfer projektektől elvárás, hogy (a projektnek dedikált, vagy a partnerség által

fenntartott) honlapon tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit

(vagy ezek elérhetőségét). A támogatási szerződés által meghatározott kötelezettség a projekt fő

adatainak, eredményeinek feltöltése a központi adatbázisba, az ADAM portálra (www.adam-

europe.eu)

7.2 MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK?

A projekt eredményei a termékek, módszerek, tapasztalatok és oktatáspolitikai tanulságok, melyek a

projekt során jönnek létre. A projekteredményeket nagyjából öt fő kategóriába oszthatjuk, melyek

közül az első három a közvetlen eredményeket, míg a fennmaradó kettő a közvetett vagy

programszintű eredményeket foglalja magába (ld. még 5.C. A projekteredmények általános

tipológiája, LLP Pályázati útmutató 2010, 59. o.).

Kategória Példák

Termékek – beszámolók és összehasonlító tanulmányok

– kézikönyvek és egyéb képzési eszközök

– innovatív oktatási és képzési modulok

– új tantervek és képesítések

– új megközelítésmódokkal és módszertanokkal kapcsolatos

felhasználói útmutatók

– on-line oktatási és képzési anyagok (e-learning)

– konferenciák és kulturális események

– szemináriumok, viták, szimpóziumok

Módszerek – a résztvevők egy bizonyos területtel és témával kapcsolatos

ismereteinek bővítése

– együttműködési folyamatok és módszerek

– vezetői tapasztalatok és gyakorlati ismeretek

– ötletek és jó gyakorlatok cseréje

Tapasztalatok – a projektpartnerek által a menedzsment és nemzetközi partnerségben

való részvétel terén szerzett tapasztalatok

– az egyének által szerzett tapasztalatok, pl. mobilitások kapcsán

– tapasztalatok és jó gyakorlatok cseréje hálózatok létrehozása által

Szakpolitikai

tanulságok – egy adott programon vagy kezdeményezésen belül indult projektek

átfogó tapasztalataiból rajzolódnak ki, illetve olyan egyedi

projektekből, amelyek különösen innovatívak vagy hatékonyak

– visszajelzés az oktatáspolitikai döntéshozók számára, pl. az LLL

kapcsán a Bizottság és a tagállamok számára

Európai

együttműködés – új vagy kibővített európai partnerségek

– tapasztalatok és jó gyakorlatok nemzetközi szintű megosztása

– kultúrákon átívelő párbeszéd és együttműködés, új párbeszéd és

partnerségek az EU tagállamai és a nem EU-tag országok között

http://www.adam-europe.eu/

http://www.adam-europe.eu/




Verzió: 2012.10.19. 31/45

Az eredmények különböző csoportjai másfajta megközelítést igényelnek terjesztés és hasznosítás

szempontjából. Például a kézzel fogható eredmények, mint a termékek könnyen bemutathatók

eredetiben, grafikus ábrákkal vagy mintapéldánnyal, a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a

’tapasztalatok’, azonban más bemutatási módszereket igényelnek, úgy mint felmérések eredménye,

interjúk elemzése, akkreditációs programok.

7.3 MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA?

Az eredmények terjesztésére és hasznosítására irányuló tevékenységek szorosan

összekapcsolódnak, ugyanakkor el kell különítenünk őket egymástól.

A disszemináció (terjesztés) olyan megtervezett folyamat, amelynek során a kulcsfontosságú

szereplők tájékoztatást kapnak a programok és kezdeményezések eredményeinek minőségéről,

jelentőségéről és hatékonyságáról.

A hasznosítás azt jeleni, hogy az eredmény használatba kerül, haszon származik belőle. A

projekteredmények kapcsán ez elsődlegesen a fenntarthatóságot, a továbbvitel folyamatát jelenti.

A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a főbb tevékenységek és az eredmények továbbélnek és az

európai uniós támogatás időszakát követően is hasznosíthatók a célcsoportok, a szervezet, a

szektor vagy a rendszer által.

A továbbvitel a programok és kezdeményezések sikeres eredményeinek átvitelét jelenti szélesebb

kontextusba: az eredeti projektkörnyezeten kívüli oktatáspolitikai döntéshozók, érintettek, vég-

felhasználók (helyi, regionális, nemzeti vagy európai szinten) átveszik például a projekt során

kidolgozott eszközöket, gyakorlatokat.

7.4 HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST

Az Egész életen át tartó tanulás programban támogatott projektek közül elsőbbséget élveznek azok,

melyek a projekt kezdetétől erős disszeminációs stratégiával rendelkeznek. Ezért van az, hogy az

eredmények terjesztése és hasznosítása munkacsomagok kötelező részei a pályázatnak. A tervek

korai elkészítése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet

kapjanak a projekt kezdetétől.

Ezen tevékenységek tervezése közben a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell felvetnie:

– Milyen problémákat kell a projektnek megoldania? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt?

– Melyek a várt eredmények?

– Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek profitálnak a projekt eredményeiből?

Időt kell szánni arra, hogy körülhatárolják, várhatóan kik fogják hasznosítani a projekt eredményeit,

és figyelembe kell venni az ő igényeiket. Ennek minden potenciális felhasználóra ki kell terjednie,

nem csak magának a konzorciumnak az érintett tagjaira. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő

konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán.

A terv kulcselemei a következők:

– a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai – módszerek és eljárások;

– a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások;

– munkaterv a különböző tevékenységekre;

– stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság).




Verzió: 2012.10.19. 32/45

Ha egyszer elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges,

módosítani a projekt előrehaladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt

módosítást le kell írni a benyújtandó időközi, illetve záró beszámolóban (ld. jelen kézikönyv 9.3.

pontját).

Bővebb útmutatást a disszeminációs tervhez kapcsolódóan az Európai Bizottság Oktatási és

Kulturális Főigazgatósága honlapján talál az alábbi oldalon:

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.htm

Itt megtalálja többek között „Az EU ötlépcsős disszeminációs és valorizációs tervét”, a

disszeminációs eszköztárat, valamint javasolt eljárásokat mindkét fajta tevékenységhez.

Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással

és a nyilvánossággal kapcsolatban (Különös feltételek X.3. és 4. pont, valamint Általános feltételek

5. pont). A kedvezményezettek kötelezettsége a projekt előrehaladásának és eredményeinek

folyamatos dokumentálása az ADAM adatbázisban.

7.5 KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK

Bármilyen, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított

terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta, és

szerepeltetni kell az LLP logót. Ez a láthatóság növeli az Egész életen át tartó tanulás program

ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához.

Az LLP logó az alábbi oldalon található:

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html

Az Európai Bizottság támogatására való hivatkozás szövege az EU valamennyi nyelvén elérhető az

alábbi oldalon:

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/agencies/use-translation.pdf

Az uniós támogatásra való hivatkozás elmulasztása esetén előfordulhat, hogy bizonyos

tevékenységekhez kapcsolódó költségek nem lesznek elszámolhatók. Például abban az esetben, ha

kutatást és publikációt magukban foglaló tevékenységek esetén a publikációk nem hivatkoznak az

európai uniós támogatásra, akkor a kutatásra fordított összegek elszámolhatók, a publikáció

költségei azonban nem elszámolhatók.

8 A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE

8.1 CÉLJA

A NI feladata az Egész életen át tartó tanulás programban támogatásban részesített projektek

nyomon követése.

A nyomon követésnek kettős célja van. Egyrészt útmutatást és tanácsot adni minden egyes projekt

számára, ezzel segítve a projektcélok sikeres megvalósulását. A nyomon követés ugyanakkor

lehetővé teszi a jól bevált gyakorlatok és tapasztalatok azonosítást, annak érdekében, hogy azokat

mások is hasznosíthassák. Ezt a tevékenységet a továbbiakban monitoringnak nevezzük.

Másrészt a nyomon követés célja annak az ellenőrzése, hogy a kedvezményezett a projekt

szerződésben vállalt kötelezettségeit megfelelő színvonalon és módon teljesíti-e.

Az egyes projektek nyomon követésére a NI kijelöl egy kapcsolattartó személyt a munkatársai

közül (programkoordinátor). Ez a személy felelős a projekt napi szintű nyomon követéséért, és ő

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.htm

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/agencies/use-translation.pdf




Verzió: 2012.10.19. 33/45

kommunikációs összekötő a NI és a kedvezményezett intézmény között. Ezen túlmenően a NI

kijelölhet egy pénzügyes munkatársat is, aki figyelemmel kíséri a projekt pénzügyi megvalósulását,

és szükség esetén segít. A kedvezményezett intézmény telefonon, emailben és levélben tartja a

kapcsolatot a NI TOI koordinátorával. Mivel azonban a NI és a kedvezményezett intézmény között

elhangzó szóbeli információk vagy megállapodások jogilag nem kötelező erejűek, a NI minden

fontos döntést írásban közöl, amelyet a téma természetétől függően a kedvezményezett intézmény

koordinátorának vagy hivatalos képviselőjének címez.

A NI nem ad információt harmadik személynek a kedvezményezett előzetes írásbeli felhatalmazása

nélkül.

8.1.1 Milyen típusú nyomon követés lehetséges?

A nyomon követés egy vagy több formában is megvalósulhat az alábbiak szerint:

– beszámolók értékelése: a projektben megvalósított és lejelentett tevékenységek értékelése (az

írásbeli beszámolók szakmai elemzésére és értékelésére a NI általában külső szakértőt alkalmaz);

– helyszíni tájékozódás:

o konzultatív jellegű monitoring látogatás

o helyszíni ellenőrzés a projekt futamideje alatt

pénzügyi ellenőrzés

szakmai ellenőrzés

o audit látogatás a projekt lezárulta után

a beszámolóhoz kötődően

a projekt lezárulta után max 5 éven belül.

– a NI munkatársai részt vesznek a projekt valamely rendezvényén vagy partnerségi találkozóján;

– a projekt képviselői ellátogatnak a NI-hoz;

– a projekt képviselői részt vesznek a NI által szervezett rendezvényen.

A fenti lista nem kimerítő, a NI további monitoring módszereket is alkalmazhat, ha ez szükségessé

válik.

8.2 HELYSZÍNI TÁJÉKOZÓDÁS

A helyszíni tájékozódásokra jellemzően a kedvezményezett intézménynél kerül sor, de sor kerülhet

még rá a projekttevékenység helyszínén (projekt futamideje alatti ellenőrzés esetén), vagy a

partnerek valamelyikénél.

Egyes esetekben indokolt lehet több típusú látogatás összevonása, és egy időpontban történő

megvalósítása, így a monitoring látogatás összevonása a .projekt futamideje alatt zajló helyszíni

ellenőrzéssel, mert ebben az esetben csökkenthetjük a kedvezményezett intézmény látogatással járó

terheit. Ilyenkor az Iroda egyértelműen jelzi a kedvezményezett intézménynek, hogy kétféle célú

látogatást tervez, illetve hogy melyik látogatásnak mi a célja. A monitoring látogatás és a helyszíni

ellenőrzés egyértelműen elkülönül, az Iroda részéről minimum két személy vesz részt a látogatáson.

Az ellenőrzésről és a monitoring látogatásról külön jelentés készül, vagy ha egy jelentés készül,

annak két része egymástól jól elkülönül. A kiértesítő levélben is elkülönülnek a helyszíni ellenőrzés

és a monitoring látogatás megállapításai, ajánlásai.

8.2.1 Monitoring látogatás

Valamennyi projekt esetében sor kerül monitoring látogatásra az Iroda részéről. A 18 hónapnál

rövidebb projektek esetében 1 alkalommal, megközelítőleg a projekt végrehajtásának

félidejében, a 18 hónapnál hosszabb projektek esetében 2 alkalommal, először a projekt

kezdete és az időközi beszámoló között félidőben, másodszor az időközi beszámoló és a

projekt lezárása között félidőben kezdeményez az Iroda látogatást a kedvezményezett

intézményhez.




Verzió: 2012.10.19. 34/45

A látogatás célja a projekt előrehaladásának nyomon követése, a projekt tartalmának minél jobb

megismerése, a felmerült problémák és lehetséges megoldások megbeszélése.

A monitoring látogatás előtt minimum két héttel az Iroda írásban (e-mail, fax vagy levél)

tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a látogatásról, a következő részletekkel: a látogatás

célja, résztvevői, a látogatás időpontja, kinek a részvételére számítunk, milyen dokumentumokat,

anyagokat készítsenek elő. A látogatást megelőzi továbbá egy monitoring kérdőív, amelyre a

látogatás előtt minimum 1 héttel választ várunk. A kérdőív mellé csatolni kell az addig elkészült

résztermékeket is.

A kedvezményezett intézménynek lehetősége van arra, hogy előzetesen olyan témákat javasoljon a

látogatásra, amelyek kérdésesek, vagy érdekesek számukra, és amelyeket mindenképpen szeretne

érinteni a látogatás során.

A látogatáson az Iroda részéről rendszerint a projektért felelős koordinátor, igény szerint a pénzügyi

monitoring csoport munkatársa, valamint egy külső szakértő vesz részt. A projekt részéről

szükséges a menedzsmentért, a szakmai kérdésekért, valamint a pénzügyi kérdésekért felelős

munkatárs jelenléte, valamint indokolt esetben más, speciális területért felelős munkatárs részvétele.

Ha ettől bármi eltérés van, az Iroda arról a kedvezményezett intézményt írásban tájékoztatja.

A látogatást követő 30 napon belül visszajelzést küld az Iroda a projekt koordinátorának, amely a

következő elemeket tartalmazza: összefoglaló a látogatásról, megállapítások, javaslatok,

konklúziók. Ez a dokumentum a kedvezményezett intézmény felé értékelésként, az Iroda felé

jegyzőkönyvként is szolgál

A projekt koordinátorának a levél kézhezvételétől számított 30 nap áll rendelkezésére ahhoz, hogy a

fenti levélre válaszoljon. Ha nem válaszol, az Iroda úgy tekinti, hogy annak tartalmával a

koordinátor egyetértett, így a dokumentum végleges.

Ha a koordinátor kiegészítést kér a jegyzőkönyvhöz kapcsolódóan, az Iroda 30 napon belül

elkészíti, és a kedvezményezett intézmény vezetőjének elküldi a végleges visszajelzést.

8.2.2 Helyszíni ellenőrzések, audit

Az Iroda, az Európai Bizottság, az Európai Számvevőszék, vagy az Európai Bizottság által

meghatalmazott könyvvizsgáló cég helyszíni ellenőrzést hajthat végre a kedvezményezett

intézménynél. Az ellenőrizendő projektek az Európai Bizottság által előre lefektetett szabályok

alapján, meghatározott minimum számok és arányok szerint kerülnek kiválasztásra, illetve

ellenőrzést kaphatnak még azon projektek, amelyeknél valamely egyéb ellenőrzés hibát, problémát

tárt fel.

A helyszíni ellenőrzés fajtái a fentiek alapján a következők lehetnek:

– helyszíni ellenőrzés a projekt futamideje alatt, melynek célja annak megállapítása, hogy

összhangban van-e a projekt a pályázattal, a szerződéssel, illetve a program szabályaival (lehet

szakmai és/vagy pénzügyi ellenőrzés is);

– audit, melynek célja a beszámoló háttérdokumentumokkal történő összevetése, a számítási hibák

kiszűrése, a támogatás végső összegének meghatározása. Az audit történhet a beszámoló

benyújtásakor, vagy a projekt lezárulta után 5 éven belül.

Az ellenőrzések bejelentése, illetve az egyeztetés írásban (e-mail, fax, levél) történik, amely levél

megmagyarázza az ellenőrzés célját, egyezteti a látogatás technikai részleteit, felsorolja a szükséges

résztvevőket, illetve a szükséges dokumentumokat.

A projekt futamideje alatti ellenőrzések bejelentése nem sokkal a látogatás előtt történik úgy, hogy

az a megfelelő felkészülést lehetővé tegye. Az audit bejelentésére a beszámoló várható beérkezése

előtt legkorábban 2 héttel, legkésőbb a beszámoló beérkezése után közvetlenül kerül sor.

Az ellenőrzés nemcsak a kedvezményezett intézménynél felmerült költségekre vonatkozik, hanem a

teljes partnerség költségvetésére.

Az ellenőrzés a projekt költségvetésének teljes egészére vonatkozik abban az értelemben is, hogy

nemcsak az uniós forrást, hanem a projektet érintő egyéb forrásokat is figyelembe veszi.




Verzió: 2012.10.19. 35/45

A következő dokumentumok ellenőrzésére kerülhet sor:

szakmai, tartalmi vonatkozásban (csak projekt futamideje alatti ellenőrzés esetén):

– minden olyan eredmény/termék, amely az ellenőrzés időpontjáig rendelkezésre áll;

– partnerszerződések;

– partnertalálkozók emlékeztetői;

– külső és belső értékelés dokumentumai, tesztelést alátámasztó dokumentumok;

– minőségbiztosítási terv;

– az eredmények terjesztésének terve, beleértve a szerzői jogi kérdéseket, illetve a

kereskedelmi forgalomba hozatalra vonatkozó szerződéseket, ha releváns;

– fenntarthatósági terv;

– reklámanyagok.

pénzügyi vonatkozásban (projekt futamideje alatti ellenőrzés és audit esetén):

– partnerszerződések;

– partnereknek történt átutalások bizonylatai;

– belső elszámolás dokumentumai (partnerek beszámolói és a kapcsolódó dokumentumok);

– a költségeket alátámasztó számlák, megrendelők, szerződések, dokumentumok;

– könyvelési dokumentumok;

– banki dokumentumok.

A pénzügyi ellenőrzés során ellenőrzésre kerülő bizonylatoknak a következő feltételeknek kell

megfelelniük:

– eredeti és dátummal ellátott (a partnerek dokumentumai esetében hitelesített másolatok),

– harmadik féltől származnak, nem intézményen belüli számlák, kivéve a rögzített különleges

eseteket

– szerepel rajtuk a projekt azonosítását szolgáló szám (szerződés száma) és hogy Leonardo

támogatásból finanszírozták, valamint a főkönyvi szám

A pro forma számlák nem fogadhatók el, kivéve olyan költségek esetén, amelyek teljesítése

megtörtént, de kifizetésük még nem. Ebben az esetben a kedvezményezett intézménynek a

későbbiekben igazolni kell a kifizetés megtörténtét, amint arra sor kerül. Olyan kifizetésekre,

amelyek már megtörténtek, csak számlák fogadhatók el, valamint azok kifizetésének banki és/vagy

egyéb kifizetési bizonylatai is szükségesek.

Ha a kedvezményezett intézmény nem tud megfelelő dokumentumokkal szolgálni a projekttel

kapcsolatos költségekről, vagy ha a rendelkezésre álló dokumentumok nem felelnek meg a

fentiekben meghatározott feltételeknek, az auditoroknak jogában áll a kérdéses költségtételt levonni

az elszámolható költségek közül.

A NI a látogatást követő 30 napon belül elküldi jegyzőkönyvét a projekt koordinátorának, amely

jegyzőkönyv a következő elemeket tartalmazza: a látogatás megállapításai, hiányosságok, további

tennivalók, konklúziók.

A projekt koordinátorának a levél kézhezvételétől számított 30 nap áll rendelkezésére ahhoz, hogy a

fenti levélre válaszoljon, a kért dokumentumokat pótolja. Ha nem érkezik 30 napon belül válasz, az

iroda úgy tekinti, hogy a jegyzőkönyv végleges, az abban hiányosan dokumentáltként jelölt tételek

levonásra kerülnek.

A koordinátor válaszát követő 30 napon belül a NI elküldi a végleges jegyzőkönyvet a

koordinátornak.

Audit esetén az utolsó támogatási részlet átutalása / visszakérési folyamat indítása a

záróbeszámolóról szóló fejezetben (8.3.7) leírtaknak megfelelően történik.




Verzió: 2012.10.19. 36/45

8.2.3 A projekt saját rendezvényei

Az Iroda képviselői meghívás esetén szívesen részt vesznek a projekt főbb rendezvényein, ha

azokra Magyarországon kerül sor. Ilyen rendezvények lehetnek a partnertalálkozók, konferenciák,

szemináriumok, tesztelés, stb.

Ugyanakkor a NI is kezdeményezheti a kedvezményezett intézmény felé részvételi igényét a

partnertalálkozókon, abból a célból, hogy nyomon követhesse a projekt végrehajtását. Ebben az

esetben a partnerek számoljanak be a projekt végrehajtásában való részvételükről,

tevékenységeikről, eredményeikről. A NI képviselője mellett az Iroda külső szakértőt is delegálhat a

találkozóra.

Az Iroda képviselője kezdeményezheti speciális témák felvételét is a napirendi pontok közé, vagy

külön megbeszélést is kezdeményezhet a projektmenedzsmenttel összefüggő kérdésekről. Ebben az

esetben a találkozóra a 8.2.1 Monitoring látogatás fejezetben foglalt előírások vonatkoznak.

8.2.4 Találkozó a Nemzeti Irodában

A NI az Irodában szervezett találkozóra is meghívhatja a kedvezményezett intézmény koordinátorát

és munkatársait. Az írásos meghívólevélben a NI meghatározza azoknak a dokumentumoknak a

körét, amiket a projektkoordinátornak magával kell vinnie a találkozóra. A NI felkérheti a

projektkoordinátort és munkatársait prezentáció összeállítására és bemutatásra a projekt

végrehajtásának állásáról és az elért eredményekről.

8.2.5 A NI által szervezett rendezvények

A NI legalább egy projektmenedzsment megbeszélés szervez, hogy megismertesse a

kedvezményezetteket a Leonardo da Vinci támogatások szabályaival, valamint a

projektmenedzsment és a támogatás-felhasználás jó gyakorlataival, tapasztalataival. A

rendezvényen való részvétel kötelező (lásd a szerződés erre vonatkozó részét a Különös Feltételek

III.5. cikkben)

A projekt koordinátort a NI meghívhatja egyéb rendezvényekre is, hogy azokon bemutassa a

projektet. Az ilyen rendezvényeken való részvétel költségei elszámolhatóak a projekt költségvetés

terhére.

8.3 ÍRÁSBELI BESZÁMOLÓK

8.3.1 A beszámolók célja

A beszámolók készítése a projekt előrehaladásáról és eredményeiről egyszerre fontos és hasznos

része a projektmenedzsment folyamatnak. A beszámolók ellenőrzése, értékelése lehetővé teszi,

hogy a NI döntsön a projekt folytatásáról, valamint a következő támogatási összeg utalásáról

(második előfinanszírozási részlet, utolsó részlet, esetleg visszafizetés).

A projektek egységes szakmai beszámoló űrlapot használnak annak érdekében, hogy gyakorlati

jellegű és strukturált beszámoló készüljön a projekt előrehaladásáról és eredményeiről,. A részletes

pénzügyi beszámolót Excel-táblázatban kell elkészíteni.

Az űrlapok különböző elvárásokat, szempontokat vesznek figyelembe az időközi és a záró

beszámolók esetében. Az alkalmazott megközelítések célja, hogy segítsék a beszámolási

kötelezettségeknek való megfelelést, valamint a jó gyakorlatok felismerését, minőségi és

mennyiségi elemzések és statisztikák kinyerését.

8.3.2 Beszámolási időszak

A projekt futamideje során 18 hónaposnál rövidebb projektek esetén egy, 18 hónaposnál

hosszabb projektek esetén két alkalommal kerül sor írásbeli beszámoló benyújtására.




Verzió: 2012.10.19. 37/45

A 18 hónapnál hosszabb projektek esetében a projekt félidejében időközi beszámolót kell

benyújtani. Az időközi beszámoló elkészítésére ezen időszak lezárulta után 2 hónap áll rendelkezésre. Az

időközi beszámoló benyújtásának határidejét a támogatási szerződés V. pontjában találja. Az

időközi beszámolót nem lehet előbb benyújtani, mint ahogy azt a támogatási szerződés előírja,

mivel a beszámolónak a fent említett időszakot le kell fednie.

A záró beszámoló a projekt teljes időtartamára vonatkozik, amit 2 hónappal a projekt lezárását

követően kell benyújtani.

8.3.3 A beszámolók benyújtása

Az írásos beszámolókat az alábbi módon kell benyújtani a kedvezményezett intézménynek a NI

felé:

– nyomtatásban,

– valamint elektronikusan.

A szakmai beszámoló formanyomtatványát (eBeszámoló) az egyes projektek a beszámolási időszak

kezdetén egyedileg kapják meg az Irodától. A pénzügyi beszámoló Excel-fájlja az alábbi linken

érhetők el: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609.

Ha a szerződésben megadott határidőre nem érkezik beszámoló, akkor az Iroda a határidő letelte

után 1 hónapon belül írásbeli felszólítást küld a kedvezményezett intézménynek. Ha nem érkezik be

a beszámoló, további felszólítást küld az Iroda a határidő letelte után két hónapon belül. Ha a

beszámoló a két felszólítás ellenére sem érkezik be, az Iroda ajánlott levelet küld a

kedvezményezett intézménynek, amelyben tájékoztatja, hogy az Iroda felbontja a szerződést, és a

teljes előzetesen átutalt támogatást visszakéri.

Késedelmes benyújtás esetén csúszik a beszámoló elemzésének és értékelésének lezárása, így

tolódik a támogatás soron következő részletének kifizetése is.

A beszámoló elutasításra kerül, ha:

– hiányzik a hivatalos képviselő aláírása (a hivatalos képviselőn kívül más személy aláírása nem

fogadható el);

– a beszámoló hiányos (hiányoznak részek, egyes pontok nincsenek kitöltve);

– a pénzügyi beszámoló táblák (elektronikus változat) hiányosak vagy hiányoznak;

– a beszámolót nem a megfelelő űrlapon készítették el;

– a beszámolót nem a konzorcium munkanyelvén készítették el.

Ebben az esetben a hiánytalan, hibátlan beszámoló benyújtása szükséges az értékelés

megkezdéséhez.

8.3.4 A beszámolók feldolgozása

A beszámoló értékelésének 3 szakasza van:

1. Formai ellenőrzés

Ahhoz, hogy a beszámoló tartalmi és pénzügyi értékelése megkezdődhessen, formai

követelményeknek kell megfelelni (a követelmények érvényesek mind az időközi, mind a

záró beszámoló esetén!). Ha formailag nem megfelelő a beszámoló, az NI írásban szólíthatja

fel a kedvezményezett intézményt a beszámoló átdolgozására (teljes egészében vagy

részben).

A formai követelményekhez ellenőrző listát készítettünk, ami letölthető a következő helyről:

http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992 (ellenőrző lista a beszámolókhoz).

2. Szakmai ellenőrzés

A NI külső szakértőt kér fel a beszámolók elemzésére, az elvégzett munka minőségének

bírálatára és az átfogó értékelés megfogalmazására. Az NI által felkért szakértők kötelesek

nyilatkozni, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség azokkal a projektekkel kapcsolatban,

melyek értékelésére a NI felkérte őket.






Verzió: 2012.10.19. 38/45

3. Pénzügyi ellenőrzés

A beszámolóban elszámolt költségtételek elszámolhatóságának ellenőrzése, illetve

összevetése a szerződésben foglaltakkal. Az ellenőrzés során az NI kérheti egyes

költségtételek magyarázatát, vagy a költségtételhez kapcsolódó bizonylatok beküldését.

Ha a beszámoló értékelése során hiánypótlásra van szükség a NI meghatározhatja, hogy a kiegészítő

információkat milyen formában kéri. Kérés esetén a projekteknek további információkat kell

szolgáltatniuk. A hiányzó dokumentumok bekérésének és beérkezésének időtartamával

megnövekszik a beszámoló értékelésének ideje. Ebben az esetben a támogatás kifizetésére a

szerződésben meghatározott időszak meghosszabbodik a hiánypótlás beérkezéséig eltelt idővel.

A szakértők értékelése és javaslatai alapján, illetve a pénzügyi bírálat eredményének megfelelően a

NI döntést hoz a tényleges támogatás mértékét illetően. Ha az értékelés lezárható, a NI értesíti a

kedvezményezettet az értékelés eredményéről, azaz visszajelzést ad (részletesen lásd az egyes

beszámoló típusoknál) a projekt előrehaladásáról és eredményeiről, tájékoztatja a soron következő

részlet átutalásáról, illetve a tényleges teljes támogatási összeg mértékéről vagy az esetleges

visszafizetési kötelezettségről. A levél tartalmazza a NI döntése elleni fellebbezés feltételeit és

határidejét.

8.3.5 Időközi beszámoló

(18 hónaposnál hosszabb projektek esetén)

Az időközi beszámoló célja, hogy felmérje, hogyan halad a megvalósítás a projekt félidejében, és

azonosítsa a partneri együttműködés során felmerült problémákat annak érdekében, hogy a projekt

céljai teljes egészében megvalósulhassanak.

Az időközi beszámoló benyújtására a projekt futamidejének a felénél kerül sor. Az időközi

beszámoló elkészítésére ezen időszak lezárulta után 2 hónap áll rendelkezésre, a beszámoló

benyújtásának határidejét a szerződés rögzíti (V. cikk). Az Irodának 90 naptári nap áll

rendelkezésre arra, hogy elutasítsa a beszámolót, vagy elfogadja, és a második előfinanszírozási

részletet átutalja, vagy további dokumentumokat, tájékoztatást kérjen a kedvezményezett

intézménytől. Ebben az esetben a kedvezményezett intézménynek a hiánypótlás jellegétől függően

maximum 30 nap áll rendelkezésére, hogy a hiányzó dokumentumokat benyújtsa, a szükséges

tájékoztatást megadja.

Az időközi beszámoló benyújtásával a kedvezményezett intézmény kérheti a támogatás további

40%-os előfinanszírozásának átutalását.

Az időközi beszámolót a szerződésben meghatározott időpontban kell benyújtani, ennél korábbi

benyújtása akkor sem lehetséges, ha az első részlet 70%-át már korábban elköltötték A második

előfinanszírozási részlet teljes összegének kifizetése akkor lehetséges, ha az első előfinanszírozási

részlet legalább 70%-a felhasználásra került. Amennyiben az első előfinanszírozási részlet

felhasználási aránya kevesebb mint 70 %, a második előfinanszírozási részletet az első

előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének mértékével csökkenteni kell.

A beszámoló tartalmazza a projekt első felében elvégzett munkát, annak eredményeit, illetve az első

szakasz költségvetési mérlegét.

Az időközi beszámolót szakmai szempontból külső szakértő értékeli. Az értékelés eredménye a

következő lehet:

– A projekt a szerződésben rögzített munkaterv szerint halad, a részeredmények többsége

elkészült.

– A projekt kisebb késésektől eltekintve a munkaterv szerint halad, a részeredmények egy része

nem készült el, vagy az elkészült eredmények kis mértékben eltérnek a szerződésben

rögzítettektől. Ebben az esetben a beszámoló értékelésének lezárása után a projekt szorosabb

nyomon követése szükséges.




Verzió: 2012.10.19. 39/45

– A projekt egyáltalán nem, vagy igen kis mértékben valósult meg, vagy az eredeti munkatervhez

képest jelentős eltérést mutatnak az eredmények. Ebben az esetben szorosabb nyomonkövetést

alkalmaz az iroda, de a feladatok nem teljesítése esetén akár a szerződés felbontása is lehetséges.

Az értékelés eredményéről az Iroda írásban (ajánlott levél) tájékoztatja a kedvezményezett

intézményt, mely értékelés tartalmazza a szakértői véleményt és a pénzügyi értékelés eredményét

részletes indoklással, valamint tájékoztat a következő támogatási részlet utalásának elindításáról,

vagy annak esetleges további feltételeiről.

Ha a kedvezményezett intézmény nem fogadja el az értékelés eredményét, vagy észrevételeket

kíván tenni annak megállapításaival kapcsolatban, a levél kézhezvételétől számítva erre 30 nap áll

rendelkezésre. Ha 30 nap alatt nem érkezik fellebbezés, a beszámoló értékelése mindkét fél által

elfogadott, végleges.

8.3.6 Záró beszámoló

A záró beszámoló célja, hogy a teljes projekt értékelését lehetővé tegye. Nagyon fontos tehát,

hogy valamennyi, a projekt futamidejére tervezett és a szerződésben rögzített projekttevékenységet

be kell fejezni a záró beszámoló benyújtása előtt. A záró beszámoló szakmai és pénzügyi

tábláiban a projekt teljes futamidejéről szükséges be- és elszámolni.

Ez azonban nem azt jelenti, hogy minden, a projekt eredményeihez kapcsolódó tevékenységet le

kell zárni a projekt befejeztével, sőt, éppen ellenkezőleg. Az Egész életen át tartó tanulás program

célja az, hogy támogassa a projektek fenntarthatóságát és a képzési gyakorlatba való beépülését.

Ha nehézségek vannak a projekttevékenységek időben történő teljesítését illetően, lehetőség van a

projekt hosszabbítására. A projekt futamidejének hosszabbításával kapcsolatban további

információk a kézikönyv ’4. A szerződés és mellékleteinek módosítása’ fejezetében találhatók (itt is

emlékeztetünk rá, hogy minden szerződésmódosítási kérelmet a projekt zárónapja előtt minimum 2

hónappal be kell nyújtani, ez alól felmentést csak az Iroda adhat megfelelő indoklás esetén).

A beszámoló benyújtásának határidejét a szerződés tartalmazza, a projekt lezárása után a

kedvezményezett intézménynek 2 hónap áll rendelkezésére, hogy a beszámolót elkészítse. Ha a

projektet a szerződésben meghatározott határidő előtt befejezik, a záró beszámolót benyújthatják a

megadott határidő előtt is.

A beszámolók beérkezését követően az Irodának 90 nap áll rendelkezésre ahhoz, hogy jóváhagyja,

vagy elutasítsa a beszámolót, illetve a támogatás fennmaradó (és a beszámoló értékelése alapján

elszámolható) részét átutalja, illetve ha szükséges kiegészítő dokumentumokat és tájékoztatást

kérjen írásban a kedvezményezett intézménytől. Ha további dokumentumok bekérésére kerül sor, a

beszámoló elfogadására rendelkezésre álló idő meghosszabbodik a dokumentumok beérkezéséig

eltelt idővel. Ha az Iroda a beszámolót elutasítja, és új beszámolót kér be, akkor a fenti eljárást kell

alkalmazni a beszámoló értékelésére. Ismételt elutasítás esetén az Iroda a szerződést felmondhatja.

Ha az Iroda a megadott határidőn (90 napon) belül nem küld semmilyen visszajelzést, a beszámolót

elfogadottnak kell tekinteni. A beszámoló jóváhagyása nem jelenti a benne foglalt nyilatkozatok és

információk szabályosságának, hitelességének, teljességének és pontosságának az elismerését.

A záró beszámoló benyújtásával a kedvezményezett intézmény kérheti a támogatás fennmaradó

részének átutalását.

A záró beszámoló értékelése magába foglalja:

– a projekt eredményeinek értékelése minőségi szempontból (ez az elemzés magába foglalja a

megvalósult és a tervezett tevékenységek összehasonlítását és az egyes termékek, eredmények

minőségi értékelését);

– a költségvetés elszámolhatóságának ellenőrzése, és a projekt eredeti költségvetésével való

összhang vizsgálata;

– a támogatás partnereknek történő átutalásának ellenőrzése azért, hogy meg lehessen

bizonyosodni arról, hogy nem történt változás a projekt európai dimenzióját illetően, hogy a




Verzió: 2012.10.19. 40/45

minimális európai dimenziót tiszteletben tartották, és az esetleges változások nem voltak negatív

hatással a projekt minőségére;

– az egyéb források ellenőrzése, amely magába foglalja a saját források, és az egyéb lehetséges

források vizsgálatát;

– a projekt eredményeinek terjesztése érdekében tett lépések ellenőrzése.

A beszámolót szakmai szempontból külső szakértő értékeli.

A záró beszámoló ellenőrzéséhez kapcsolódóan további pénzügyi ellenőrzések is történhetnek,

amelyek a projekt költségvetésének teljes egészét érinthetik vagyis, az összes elszámolt költség

bizonylatát, vagy csak a költségek egy meghatározott részét. Ezen ellenőrzésekre az Európai

Bizottság által előre lefektetett szabályok alapján kerül sor. A projektek meghatározott minimum

számok és arányok szerint kerülnek kiválasztásra, illetve ellenőrzést kaphatnak még azon projektek,

amelyeknél valamely egyéb ellenőrzés hibát, problémát tárt fel.

Az ellenőrzés lehet:

– audit (lásd részletesen 8.2.2 fejezet), amelyre a kedvezményezett intézménynél kerül sor előre

egyeztetett időpontban;

– tételes ellenőrzés az Irodához beküldött dokumentumok alapján. A tételes ellenőrzés

bejelentése/egyeztetése írásban (ajánlott levél, egyeztetés emailen, faxon) történik. A levél

tájékoztat arról, hogy a projekt kiválasztásra került, megmagyarázza az ellenőrzés célját,

egyezteti a technikai részleteit, felsorolja a szükséges dokumentumok, anyagok listáját,

amelyeket a kedvezményezett intézménynek be kell küldeni. A záró beszámoló értékelése a

kiegészítő dokumentumok benyújtásának engedélyezett határidejével meghosszabbodik. A

beküldendő dokumentumok hiteles másolatok. A hitelesítés történhet: papíron beadott,

fénymásolt dokumentumok esetén pecséttel és aláírással, vagy CD-n, szkennelt dokumentumok

egy nyilatkozaton történő hitelesítésével, ebben az esetben a nyilatkozat tartalmazza a CD-n

szereplő dokumentumok listáját.

Ha a beszámolóhoz olyan bizonylatokat is csatolnak, amelyeket nem a projekt munkanyelvén

állítottak ki, a számlákhoz egy rövid (1-2 soros) összefoglalót kell készíteni a számla tartalmáról

magyar vagy angol nyelven.

Ha a projekt egyáltalán nem, alacsony színvonalon, részlegesen, vagy késedelmesen valósul meg,

akkor az Iroda az eredetileg, a szerződésben megállapított támogatási összeget a projekt tényleges

megvalósulásának megfelelően csökkenti (lásd részletesen 8.3.8. fejezet).

Az utolsó részlet kifizetésének feltételei a költségvetés elfogadása szerint:

1. a beszámolót pénzügyi korrekció nélkül elfogadta az Iroda: ebben az esetben a beszámoló

elfogadását követő 45 napon belül az Iroda átutalja a támogatás fennmaradó részét, vagy

benyújtja igényét a visszafizetésre, valamint visszaküldi a beszámolóval beküldött eredeti

dokumentumokat, ha volt ilyen. A kiértesítő levél tájékoztat arról, hogy a beszámolót a NI

elfogadta, milyen esetleges hibák voltak, és hogy ezeknek nincs pénzügyi hatása.

2. a beszámolót pénzügyi korrekciókkal fogadta el az Iroda: a kiértesítő levél tájékoztat a

bírálat lezárásáról, a beszámoló korrekciókkal történt elfogadásáról, illetve a korrekciók

részletes indokáról, valamint elindítja az utolsó részlet kifizetését (ha a bírálat eredménye

ezt lehetővé teszi).

Ha a támogatott fellebbezni kíván, 30 nap áll rendelkezésére a levél kézhezvételétől

számítva arra, hogy megtegye észrevételeit. A NI-nak az észrevételek beérkezése után 30

nap áll rendelkezésére, hogy a fellebbezést elbírálja, és megállapítsa a támogatás végső

összegét, amiről a támogatottat írásban tájékoztatja, illetve az ellenőrzés eredménye alapján

elindítja az esetleges további kifizetéseket, vagy a visszakérést. A 30 nap felfüggeszthető, ha

további információk, dokumentumok bekérése szükséges.




Verzió: 2012.10.19. 41/45

Ha nem érkezik 30 napon belül fellebbezés, akkor az ellenőrzés eredménye végleges,

melynek alapján, ha szükséges, az Iroda elindítja a visszakérést. Ha nem lehet lezárni az

értékelést, további információkat kér az Iroda, vagy további ellenőrzéseket indít.

8.3.7 Alacsony színvonalú megvalósítás

A támogatási szerződés szerint (Általános Feltételek 17.5 pont) „ha a projektet egyáltalán nem vagy

alacsony színvonalon, részlegesen vagy késedelmesen valósítják meg, a Nemzeti Iroda csökkentheti

az eredetileg megállapított támogatási összeget a projekt tényleges megvalósításának megfelelően”.

A végső bírálatot végző szakértők átfogó értékelést adnak a projektről, melynek eredményeképpen

a projekthez egy minőségi szintet és egy pontszámot rendelnek. A megadott értékek tükrözik a

termékek minőségét és a konzorcium együttműködését is, valamint vonatkoznak a munkatervben

megfogalmazott projektcélokra is.

A pontszám – mely meghatározza a támogatás csökkenésének mértékét, ha ez szükséges – 0-10-es

skálán mozoghat, ahol 0 a leggyengébb, 10 a legjobb minősítést jelenti. Ha a szakértő által javasolt

és a NI által jóváhagyott érték 0 és 4 közé esik, a NI második független bírálót kér fel a projekt

értékelésére. Ha a két értékelés eredményeként a szakértők véleménye különbözik, a végső

pontszám meghítározására a NI jogosult.

Ha a pontszám 0 és 4 közé esik, a támogatás csökkenthető az elszámolható személyi költségekkel

az alábbi táblázat szerint:

Végső értékelés

Személyi költségek csökkentésének

mértéke a végső támogatásban

Minőségi szint Pontszám

Nagyon jó 10

0%

9 Jó 8

7 Megfelelő 6

5 Gyenge 4 25%

3 50% Nagyon gyenge 2 75%

1 85%

Ahogy az az előzőekben is szerepel, a csökkentés a teljes elszámolható személyi költségeket érinti.

Amint a NI megállapítja ezt az összeget, kiszámítható a személyi költségekre vonatkozó megfelelő

támogatási összeg is a támogatási szerződésben meghatározott társfinanszírozási arány szerint.

Példa

Egy olyan projekt esetében, ahol a támogatás mértéke 75% és a teljes elszámolható személyi

költségek összege 100.000 EUR, alacsony színvonalú megvalósítást állapított meg a szakértő, és 4

pontot ítélt meg. A csökkentést az alábbiak szerint kell alkalmazni:

Teljes elszámolható személyi költség: (A) 100.000 EUR A személyi költségek csökkentésének aránya (%): (B) 25 % A csökkentés mértéke (=AxB): (C) 25.000 EUR Teljes személyi költségek a csökkentés után (=A-C): (D) 75.000 EUR Az EU hozzájárulás aránya: (E) 75% Teljes támogatás a személyi költségekhez (=DxE): (F) 56.250 EUR




Verzió: 2012.10.19. 42/45

Ezen túlmenően a szakértő javasolhatja egyéb költségtételek csökkentését is, ha úgy ítéli meg, hogy

az adott költségek nem voltak szükségesek a projekt megvalósításához, illetve nem kellően

alátámasztottak a beszámolóban szerepeltetett munkával. Pl.: utazási költségek, eszközvásárlás, stb.

Ebben az esetben a levonás oka nem a pénzügyi szabályosság hiánya, hanem szakmai

indokolatlanság.

Az időközi beszámoló időpontjában a NI más módszert alkalmaz a projekt előrehaladásáról történő

visszajelzésre. Ebben a stádiumban a beszámolóra adott pontszámnak nincs közvetlen

következménye az esedékes részlet átutalására. Mindazonáltal a NI dönthet úgy, hogy elutasítja a

beszámolót, ha az hiányos (támogatási szerződés Különös Feltételek IV.2. pontja), vagy

visszatarthatja az utalást, ha a megvalósítás nagyon alacsony színvonalú. Minden ilyen eset külön

elbírálás alá esik.

Újbóli elutasítás esetén a NI fenntartja magának a jogot, hogy felbontsa a megállapodást a

támogatási szerződés Általános Feltételek 11.2(b) pontjának megfelelően.

8.3.8 A Támogatási szerződés felbontása

A Támogatási szerződés 11.2 (b) pontja értelmében „A Nemzeti Irodának kártérítési kötelezettségek

nélkül […] jogában áll megszüntetni a szerződést, […] ha Kedvezményezett elmulasztja teljesíteni

a szerződés értelmében, beleértve annak mellékleteit is, rá háruló lényeges kötelezettségeket”. A

megfelelő beszámoló elkészítése alapvető, lényeges kötelezettség.

A szerződés 11.3 pontja tartalmazza a szerződés felmondásának szabályait. A szabályok

tisztázására az alábbiakban következzen három példa:

1. példa

A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén, és nem válaszol: július

31-én a támogatás érvényét veszti.

2. példa

A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén és legkésőbb július 30-ig

benyújtja észrevételeit, a NI augusztus 5-én kapja meg az észrevételeket, és szeptember 4-ig vagy

nem fogadja el a fenti észrevételeket, vagy megerősítésként nem küld írásos jóváhagyást: a szerződés

megszüntetése július 31-én lép érvénybe. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy az értesítésben megadott

határidőt kell figyelembe venni a szerződés megszüntetésének időpontjaként.

3. példa

A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén és legkésőbb július 30-ig

benyújtja észrevételeit, a NI augusztus 5-én kapja meg az észrevételeket, és szeptember 4-ig írásos

jóváhagyást küld: a szerződés nem szűnik meg, a kedvezményezett meghozza azokat a szükséges

intézkedéseket, amelyekkel biztosítja azt, hogy a szerződés értelmében fennálló kötelezettségeinek

teljesítése tovább folytatódjon.

Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a „nap” naptári napot (és nem munkanapot) jelent.

A megállapodás felmondásának következményeit illetően a támogatási szerződés 11.4 pontja

következőket mondja ki: „a Nemzeti Iroda nem téríti meg a Kedvezményezett részéről felmerült

költségtételeket, és visszaköveteli a már kifizetett összegeket, ha a Nemzeti Iroda azért mondja fel

a szerződést, mert Kedvezményezett elmulasztotta benyújtani a projekt megvalósításáról szóló záró

beszámolót a Különös Feltételekben meghatározott határidőn belül, és a Kedvezményezett a




Verzió: 2012.10.19. 43/45

Nemzeti Iroda által tértivevényes vagy annak megfelelő postai küldeményben küldött írásbeli

felszólítás kézhezvételét követő 60 naptári napon belül sem teljesíti ezen kötelezettségét”. ”

Felhívjuk figyelmét, hogy az „elmulasztotta benyújtani” nem csak arra az esetre vonatkozik, amikor

a beszámolót egyáltalán nem nyújtották be, hanem arra is, amikor a beszámolót a NI kétszer vagy

többször elutasította, és ennek következtében a szerződést felbontotta.

Ha a Kedvezményezett elmulasztja benyújtani az időközi vagy záró beszámolót, akkor semmilyen,

a támogatott időszak kezdetétől felmerült költség, nem számolható el.

8.3.9 A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése

A támogatási szerződés 12. pontja értelmében ha a kedvezményezett kötelezettségeit súlyosan

megszegi, a NI a szerződés megszüntetésének következményein és a támogatás csökkentésén túl a

kedvezményezettet pénzbírsággal sújthatja.

A „szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése” kifejezés kapcsán nehezen határozható meg

előre a kötelezettségek teljesítésével összefüggő összes lehetséges mulasztás. Mindazonáltal, a

támogatási szerződések kezelése során az alábbi helyzetek a „szerződéses kötelezettségek súlyos

megszegésé”-nek nyilváníthatók:

– ha teljesülnek azok a feltételek, melyek a támogatási szerződés cikkelyei szerint feljogosítják a

NI-t a szerződés egyoldalú megszűntetésére;

– ha a kedvezményezett megsérti a szellemi és ipari tulajdonjogokra vonatkozó cikkelyt;

– ha a kedvezményezett megszegi a titoktartási kötelezettségét;

– amenniyben a kedvezményezett visszautasítja a engedélyt és a támogatást ahhoz, hogy

ellenőrzések és auditok végrehajthatók legyenek a szerződésben meghatározott jogosultságnak

megfelelően;

– a kikényszerített visszatérítés esetei a támogatási szerződés végrehajtásával kapcsolatos

problémáknak köszönhetően;

– ha a kedvezményezett megszegi az Európai Bizottságra mint támogatóra való hivatkozás

kötelezettségét, azt követően is, hogy erre hivatalos levélben felszólították;

– ha a kedvezményezett megszegi azon kötelezettségét, hogy bármilyen időközi vagy záró

beszámolót készítsen és/vagy nyújtson be a NI társfinanszírozásában megvalósult tevékenységről

és akcióról.

A lista természetesen nem teljes. Ha a kedvezményezett rossz teljesítménye súlyosan veszélyezteti a

támogatási szerződés céljait, attól függően, hogy ennek milyen hatása van a NI és/vagy Bizottság

hírnevére, pénzügyeire és működésére, ez is a szerződéses kötelezettségek súlyos megszegésének

tekinthető.

8.4 RENDEZVÉNYEK

8.4.1 A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények

Az Iroda rendszeresen szervez szemináriumokat a kedvezményezett intézmények, valamint az

olyan intézmények számára, akik magyar vagy külföldi koordinációjú projektben partnerként

vesznek részt. A rendezvények célja, hogy segítséget nyújtson a projekt megvalósításában

technikai, menedzsment és beszámolási kérdésekben.

Emellett az Iroda rendszeresen, évente általában kétszer tematikus szemináriumokat szervez

valamilyen téma mentén, amelyek kapcsolódhatnak szektorális témákhoz vagy célcsoportokhoz,

stb. A tematikus rendezvények és a kapcsolódó kiadványok célja a projektek minőségének emelése

és a projektek eredményeinek széles körben történő elterjesztése. Ezen rendezvényekre futó és




Verzió: 2012.10.19. 44/45

lezárt projektek koordinátorait és partnereit, valamint a szektor releváns, és a témában érdekelt

képviselőit hívja meg az Iroda. A rendezvényeken lehetőség van (az Iroda felkérése alapján)

előadás tartására, illetve a projektek eredményeinek bemutatására kiállítás keretében.

A tematikus rendezvényeken való részvétel nem kötelező, azonban mindenképpen hasznos szakmai

szempontból. A támogatási szerződés értelmében a projekt képviselői számára évente maximum

két, az Iroda által szervezett rendezvényen való részvételt írhat elő a NI, ebbe természetesen

beleszámítanak a tematikus rendezvények is.

A rendezvényeken való részvétellel kapcsolatban felmerült költségek (elsősorban utazás)

elszámolhatók a projekt költségvetéséből.

A tematikus rendezvényekhez kapcsolódóan (illetve azoktól függetlenül is) az Iroda tematikus

kiadványokat, kompendiumokat jelentet meg, amelyekbe a magyar részvételű Leonardo projektek

belekerülhetnek. Ilyen kiadványok kiadása kapcsán az Iroda megkeresi a kedvezményezett

intézményt, vagy külföldi koordinációjú projekt esetén a magyar partnert, és rövid összefoglalót kér

a projektről.

8.4.2 Európai szintű rendezvények

Az Európai Bizottság és a Leonardo nemzeti irodák 2002. óta kisebb megszakításokkal folyó közös

kezdeményezésként törekszenek a jó gyakorlatok azonosítására és terjesztésére Európai szintem. A

tevékenységet az Európai Bizottság finanszírozza.

E tematikus együttműködés a következő elemeket foglalja magában:

• eredmények európai szintű feltérképezése

• az eredmények, projektek téma szerinti csoportosítása

• tapasztalatcsere elősegítése a hasonló témájú projektek, és a szektor egyéb szereplői között

• hálózatosodás elősegítése a projektek és egyéb kulcsszereplők között

• jó gyakorlatok elterjesztése, európai szintű beépülésének támogatása

• szükségletek azonosítása

A nemzeti irodák tematikus együttműködésük eredményeként nemzetközi konferenciákat,

szemináriumokat, valamint nemzeti disszeminációs rendezvényeket szerveznek, illetve kiadványok

(elemzések, összefoglalók) jelentetnek meg a legjobb gyakorlatokról.

A tematikus rendezvényeken való részvétel - ha annak témája kötődik a projekthez - ajánlott,

mindenképpen hasznos, de nem kötelező. A részvétel költségei elszámolhatók a projekt

költségvetéséből.

A nemzeti irodák tematikus együttműködésével kapcsolatos további részletekről a TEMPUS

Közalapítvány honlapján tájékozódhat: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=735.





Verzió: 2012.10.19. 45/45

MELLÉKLETEK

1. MELLÉKLET – SZÓMAGYARÁZAT

Nemzeti Iroda: az innovációtranszfer pályázattípust nemzeti irányító szervezet:

Magyarországon a Tempus Közalapítvány

Kedvezményezett: a pályázatot benyújtó intézmény, a projekt megvalósításáért felelős

intézmény, akivel a szerződést köt a Nemzeti Iroda

Koordinátor: a kedvezményezett intézmény által az Irodával való kapcsolattartásra

kijelölt személy

Szerződés: a kedvezményezett intézmény és az Iroda között kötött szerződés

Partnerek: a projektben részt vevő, a szerződés 5. mellékletében szereplő

intézmények

Partnerszerződés: a kedvezményezett intézmény és partnerei között kötött szerződés

(minta-szerződés letölthető a Tempus Közalapítvány honlapjáról:

http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609)

2. MELLÉKLET – SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK

A személyi költségek maximuma (napidíj, Euró/nap) országonkénti és személyi kategóriánkénti

bontásban:

a pályázati évek szerint a Tempus Közalapítvány honlapjáról letölthetők:


3. MELLÉKLET - MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK

A megélhetési költségekre vonatkozó maximum napi ráták:

a pályázati évek szerint a Tempus Közalapítvány honlapjáról letölthetők:





projektmenedzsment kézikönyv egész életen át tartó tanulás ...projektmenedzsment kézikönyv...

Documents