project 2000 - softverske procedurettl.masfak.ni.ac.rs/programski paketi/project 2000 - softverske...

PRILOG Predavanju-2

PROJEKT 2000 SOFTVERSKE PROCEDURE

MS Project 2000 komercijalni softverski paket za upravljanje poslovnim projektom. Obzirom da se izvodi nad skupom aktivnosti, Microsoft Project, na prvi pogled, liči na poboljšani "task manager". Korisnik sastavlja liste poslova koje zatim dodeljuje pojedinačnim ili timskim resursima. Korisnik vezuje cene sa poslovima i resursima da bi pratio budžet i potrošnju. Međutim, glavni zadatak Microsoft Projecta nije pomoć u izradi lista poslova. Primarni zadatak ovog programa je da služi vremenskom planiranju projekta. Korisnik unosi procenjene vrednosti promenljivih, na primer: vreme trajanja poslova, resurse dodeljene pojedinim poslovima, utrošak radnog vremena i ograničenja u vezi sa početkom i završetkom posla, a na osnovu njih Project 2000 izraduje vremenske planove.

Upoznavanje sa radnim prozorom projecta 2000 Project 2000 je u neku ruku hibrid programa Microsoft Outlook i Excel. Na slici 5.1 prikazan je radni prozor Projecta 2000. U vrhu prozora nalaze se uobičajena naslovna linija i paleta menija. Ispod njih nalazi se personalizovana paleta alatki :

Mastering™ Microsoft" Project 2000, Gini Courter, Annette Marquis, Copyright 2000, Sybex, ISBN: 0-7821-2656-1, Copyright 2000, Kompjuter biblioteka, ISBN: 86-7310-168-9

MAŠINSKI FAKULTET NIŠ - PROGRAMSKI PAKETI 2007/2008 dr Miomir Jovanović

Menjanje prikaza Prikazi služe da biste iz različitih uglova sagledali projekat, radili na njemu i da bi u centar pažnje došli upravo oni podaci koji su Vam u datom trenutku važni. Prikaza ima nekoliko vrsta: neki se koriste za unos podataka, a neki za njihovu analizu. Neki prikazi kombinuju različite vrste podataka da bi pomogli pri donošenju odluka u vezi sa stanjem projekta.

Prikazi u Projektu se mogu svrstati u dve osnovne vrste: prikazi aktivnosti i prikazi resursa.

Prikazi aktivnosti su oni u kojima se vrši unos ili revizija podatka o aktivnostima: nazivi aktivnosti, njihovo trajanje, datumi početka i završetka, prethodne aktivnosti i slični podaci.

Prikazi resursa su oni u kojima se vrši raspoređivanje i praćenje resursa koji su potrebni da bi se projekat realizovao: radne snage, materijala i opreme. Resurs može biti: pojedinac, firma, odeljenje u firmi, radna grupa, neki uređaj, prostorija ili bilo koje drugo sredstvo neophodno za projekat.

Kalendarski prikaz (Calendar View) je svima blizak način sagledavanja aktivnosti. Prikazuje se tradicionalni mesečni kalendar u kome je svaka aktivnost grafički predstavljena trakom koja prolazi kroz dane u kojima je aktivnost planirana. Prikaz Gantovog dijagrama (Gantt Chart View) radi sa tekstualnim i grafičkim podacima o aktivnostima. Iz njega se unose nove aktivnosti, uspostavljaju međusobne veze aktivnosti i dodeljuje radna snaga i drugi resursi aktivnostima. Prikaz angažovanja po aktivnostima (Task Usage View) saopštava koliko rada je svaki resurs obavio u vremenu. U ovom prikazu se porede stvarno uloženi rad i troškovi sa planiranim. Gantov dijagram za praćenje (Tracking Gantt View) sličan je običnom Gantovom dijagramu, ali se u njemu porede datumi početka i završetka aktivnosti, dati prvobitnim planom, sa datumima početka i završetka koje određuje trenutno stanje projekta ili procenti izvršenja aktivnosti.

Grafikon resursa grafički prikazuje raspored resursa, rada i troškova u vremenu. Tabela resursa (Resource SheetView) daje Vam tabelarni prikaz podataka o resursima. U ovom prikazu možete da unosite i menjate podatke o isplatama. U prikazu angažovanosti resursa (Resource Usage View, slika 5.5) aktivnosti su grupisane po pripadajućim resursima, prikazana je količina rada, raspored rada i raspoloživost svakog resursa. Dodatni prikazi dobijaju se komandom More→Views na paleti prikaza.


Izrada projekta Pokretanje Microsoft Projecta 2000 sa Windowsovog menija Program: (Start→Programs→Microsoft Project), Project će otvoriti novi projekat u prikazu Gantovog dijagrama, kao na slici 4.1. Kalendar na desnoj strani ekrana prikazuje dane, počevši od tekućeg.

Definisanje projekta Pre početka unošenja aktivnosti treba da obavite tri stvari: odredite osobine datoteke projekta, odredite radno vreme projekta i unesete podatke o projektu.


Definisanje radnog vremena Sledeća aktivnost je zadavanje opcija i radnog vremena u standardnom kalendaru kojeg ostali kalendari koriste kao podrazumevani. Izaberite Tools→Change Working Time da bi ste otvorili dijalog Change Working Time prikazan na slici 4.2. Na padajućoj listi treba da bude izabran Standard (Project Calendar). Podrazumevano radno vreme je od 8 pre podne do 12 i od 1 do 5 posle podne, radna nedelja je od ponedeljka do petka, godina ima 52 nedelje — radno vreme je 8 sati dnevno sa jednosatnom pauzom za ručak. Ako ovakav raspored ne odgovara zahtevima Vašeg projekta, promenite ga.

Parametrom Priority ustanovljavate prioritet svog projekta u odnosu na druge projekte koji koriste istu zalihu resursa. Podrazumevana vrednost prioriteta je 500, a opseg vrednosti se kreće od 0 do 1000. Ukoliko je Vaš projekat trenutno najvažniji, izaberite veću vrednost.

Planiranje aktivnosti projekta Za ovu fazu izrade projekta potrebna Vam je lista aktivnosti projekta, podaci o resursima kao što su spisak zaposlenih, materijalne liste i približne cene resursa. Aktivnosti projekta unosite po njihovom redosledu (iako ga kasnije možete preurediti prevlačenjem i puštanjem stavki) u prikazu Gantovog dijagrama. Da biste upisali aktivnost, izaberite mišem polje u delu Task Name i upišite naziv aktivnosti, ili polje izaberite dvostrukim pritiskom tastera miša da biste otvorili okvir za dijalog Task Information (slika 4.5). Naziv aktivnosti unesite u karticu General.


VREMENSKO TRAJANJE AKTIVNOSTI Vremensko trajanje je rezultat planiranog rada i dodeljenih faktora. Radno vreme definiše se za svaku aktivnost. Trajanje aktivnosti definiše broj sati koliko će potrebni resursi biti angažovani na toj aktivnosti. Podrazumevano trajanje aktivnosti u Projectu 2000 je procena i iznosi jedan dan. Trajanje možete uneti u minutima (m), satima (h), danima (d), nedeljama (w) ili mesecima (mo). Project za zbirne aktivnosti izračunava trajanje na osnovu trajanja njihovih podaktivnosti. Nakon definisanja trajanja aktivnosti, Project 2000 iscrtava odgovarajuću traku u Gantovom dijagramu koja odražava to trajanje (slika 4.7).

USPOSTAVLJANJE MEĐUSOBNIH VEZA AKTIVNOSTI Ako izmedu dve ili više aktivnosti postoji proceduralna hronološka veza, ona se unosi u datoteku projekta. Veze izmedu aktivnosti predstavljaju suštinu dinamičkog planiranja projekta. U Projectu 2000 postoje četiri vrste veza:

• Završiti da bi se počelo: aktivnost A mora da se završi pre nego aktivnost B počne, • Početi da bi se počelo: aktivnost A mora početi da bi aktivnost B mogla da počne, • Završiti da bi se završilo: aktivnost A mora da se završi da bi aktivnost B mogla da se završi, • Početi da bi se završilo: aktivnost A mora početi da bi aktivnost B mogla da se završi.

PROCEDURA: Uspostavljanje veza između aktivnosti: Pritisnite taster Ctrl i mišem izaberite aktivnost za koju hoćete da bude prva u vezi. Pritisnite taster Shift i mišem izaberite sledeće aktivnosti. Na primer, izaberite prvo aktivnost Post To Intranet ("Objaviti na Intranetu") a zatim Follow-up ("Pratiti"). Pritisnite dugme Link Tasks na paleti alatki Standard.

Na slici 4.8 prikazane su povezane aktivnosti u datoteci projekta XYZ-BOT. Raskid postojeće veze aktivnosti izvodi se alatom Unlink Tasks na paleti alatki Standard.


Unošenje podataka o resursima Resursi su radna snaga, materijali i oprema za rad koji se dodeljuju aktivnostima na projektu. Project 2000 omogućava raspoređivanje resursa korišćenjem kartice Resources okvira za dijalog Task Information. Resursi se tako upisuju ili se direktno unose u aktivnost i vide u tabeli Gantovog dijagrama. Detalji svakog resursa su: Naziv resursa, tip (radna snaga ili materijal), jedinica mere za materijal (tona, stopa, kubni metar), inicijali (simboli pod kojima će se pojaviti u Gantovim dijagramima i izveštajima), maksimalna raspoloživost (u procentu), redovna i prekovremena satnica, cena upotrebe, način raspoređivanja troškova, kalendar raspoloživosti, kod resursa koji se koristiti za sortiranje i grupisanje.

Dodeljivanje resursa aktivnostima

U Projectu 2000 dodeljivanje resursa aktivnostima se izvodi korišćenjem Gantovog dijagrama (View→Gantt→Chart). Markirati jednu aktivnost dvostrukim pritiskom tastera miša. To aktivira dijalog boks Task Information, koji će se otvoriti. Izaberite karticu Resources i sa padajuće liste izaberite resurse:


Stepen učešća resursa u aktivnosti može se podešavati do 100%, ili do određenog broja radnih sati. Kao posledica toga pojaviće se naziv dodeljenog resursa u Gantovom dijagramu prema sledećoj slici:

Procena troškova projekta Postoje dve vrste troškova u vezi sa projektom ili aktivnošću u projektu: promenljivi i fiksni troškovi. Promenljivi troškovi su već uračunati kroz cenu redovnog i prekovremenog rada i cenu korišćenja sredstava za rad i materijale dodeljene određenoj aktivnosti. Fiksni troškovi aktivnosti u projektu unose se direktno u tabelu troškova na Gantovom dijagramu Komanda: View→Table→Cost. U kolonu Fixed Cost Gantovog dijagrama upišite fiksne troškove koji se odnosi na određenu aktivnost.


Optimalizacija plana Optimalizovati projekat znači optimalno podesiti resurse, troškove i dinamiku izvršavanja, uz uzlov da se održe planirani standardi kvaliteta. Održavanje balansa: resursa, budžeta i dinamike izvršavanja uslovljava očuvanje strategije Kompanije na projektu.

Optimalizacija resursa

Provera preopterećenosti resursa: Izaberite View→Resource→Sheet. Preoptereceni resursi se lako uočavaju — ispisani su u crvenoj boji, a u koloni Information pojavljuje se ikona koja označava nivelisanje i prateći tekst sa podacima o tehnici nivelisanja. Nivelisanje se izvodi na sledeći način:

• Odlažući izvršavanje aktivnosti dok raspoloživi resurs ne bude u stanju da je izvrše, • Odlažući deo aktivnosti podelom aktivnost, • Uvodeći dodatne resurse.

Softverom se može izvršiti automatsko nivelisanje resursa kako bi se izbeglo preopterećenje.

Alati za nivelisanje: Pre korišćenja alatki za nivelisanje definišu se dva parametra kritičnih aktivnosti: ograničenja i prioritet. Ograničenja se definišu na kartici Advanced u okviru za dijalog Task Information. Ograničenja (Constraint type) se zadaju datumima. Prioritet aktivnosti imaju opseg od 0 do 1000. Aktivnosti nižeg prioriteta biće nivelisane pre aktivnosti višeg prioriteta. Nemojte gubiti vreme na razmatranje kakva je razlika, na primer, između vrednosti 500 i 550. Strogi zahtevi rokova zahtevaju prioritet aktivnosti 1000. Snimite kopiju datoteke projekta pre nivelisanja. Alatom Tools→ResourceLeveling aktivira se nivelisanje resursa. (Automatic ili Manual).


U padajućoj listi Look For Overallocations izaberite vremenski interval u kojem će se vršiti provera preopterećenja. Program pronalazi resurse i aktivnosti koje su uzrok preopterećenja i vrši nivelisanje čime optimizuje resurse:

Optimalizacija dinamičkog plana Optimalizaciju dinamičkog plana vršite da biste obezbedili završetak projekta u prihvatljivom roku. Kontrola roka završetka projekta (Project→Project Information). Ako je projekat pomerio rok završetka, radi poštovanja klijenata možete da primenite sledeće mere:

• Raniji početak: promenite datum početka projekta (Start Date) u okviru za dijalog Project Information

(Project→Project Information). • Promenite kalendar radnog vremena: Rad subotama ili svakog dana prekovremeno. Alat

(Tools→Change Working Time). Kritične aktivnosti na projektu od ključne su važnosti na rok završetka projekta. Te aktivnosti su na kritičnoj putanji. Uvid u kritične aktivnosti dobijaju se komandom Filter (na Formatting paleti alatki) Opcija: Critical:

Pojava kritičnih aktivnosti uslovće potrebu za korekcijom elemenata projekta. Treba uraditi sledeće:

• Razmotrite aktivnost da biste identifikovali i eliminisali opcionalne aktivnosti. • Obavezno postavite ograničenja, naročito Start After (početi nakon). • Podelite kritičnu aktivnost na radne operacije koje zatim možete dodeliti razlidtim resursima. • Razmotrite veze na kritičnoj putanji i uklonite one koje nisu neophodne. • Dodajte resurse kritičnoj aktivnosti.

Optimalizacija budžeta projekta Optimalizacija budžeta je vrlo popularan hobi. Troškovi projekta utiču na budžet grupe i cele firme. Ukupni procenjeni troškovi projekta se nalaze alatom: Project1→Project Information. Zatim aktivirati dugme Statistics čime otvarate dijalog boks: Project Statistics (slika 4.15). Ovaj dijalog boks prikazuje vitalne statističke podatke: ukupnu cenu projekta, troškove do tog trenutka i preostali iznos budžeta projekta. Strategije koje se mogu primeniti za sniženje ukupnih troškova projekta:

• Zamenite skupe resurse jeftinijim.


• Eliminišite prekovremeni rad. • Smanjite obim posla projekta eliminisanjem nekih ciljeva ili faza projekta. • Primenite niže standarde kvaliteta.

Objavljivanje plana projekta Nivelisali smo resurse, a rokovi i troškovi projekta su pruhvatljivi. Sada je vreme da plan projekta stavimo na uvid učesnicima projekta i članovima radne grupe. Ipak, pre javnog objavljivanja plana, dobro je konsultovati mišljenje potencijalnih članova radne grupe ili drugih direktora projekta u firmi. Slanje cele datoteke projekta konsultantu: Alat: File→SendTo→MailRecipient (As Attachment). Time se šalje projekat konsultantu. Nakon eventualnih korekcija projekta, treba štampati prikaze i izveštaje da biste suštinu projekta pokazali i objasnili učesnicima u projektu, direktorima i članovima tima. Štampati kalendar i listu resursa, tri verzije Gantovog dijagrama, pregled opterećenja resursa, budžet projekta i izveštaj o aktivnostima najvišeg nivoa.

Praćenje i upravljanje projektom Projekat mora biti odobren i mora biti definisano vreme njegovog starta. Prvobitni plan projekta je osnova za praćenje projekta. U toku realizacije projekta ažurira se datoteka projekta unosom stvarnih troškova, ostvarenog obima radnih sati i rokovi izvršavanja. Alat: Tools→Tracking→Save Baseline da biste otvorili okvir za dijalog Save Baseline i pritisnite dugme OK da biste snimili prvobitni plan.

Uspostavljanje načina komunikacije na projektu Postoje tri načina za prikupljanje_podataka: ručno, elektronskom poštom i komunikacijom na principu klijent/server. Primena softvera po modelu klijent/server automatski ažurira datoteku projekta u Projectu 2000. Ručna metoda zahteva da direktor sam unosi podatke u Project. Elegantno je i rešenje korišćenja Outlook softvera i e-mail klijenata za komunikaciju i prikupljanje podataka u upravljanju projektom. Rasporedivanje poslova i prikupljanje podataka vrši se korićenjem menija Workgroup→Projectu: Upravljanje obimom poslova projekta Direktor projekta treba da jasno saopšti način za korekcije i dopune ili izmene plana projekta. To se realizuje pravovremenom dostavom obrasca za izmene i mehanizam e-mail predloge. Zahteve za izmene procenjuje direktor projekta i analizira da li izmena spada u postojeći obim posla određen definicijom projekta. Ako ne spada, direktor projekta treba da odredi sledeće:

• Cenu postavljenog zahteva, • Kakav uticaj na rok projekta ima eventualno usvajanje zahteva, • Ostale aspekte projekta na koje može da utiče prihvatanje zahteva.

Upravljanje dinamičkim planom i troškovima Čestim ažuriranjem stanja projekta izvršenih aktivnosti, dobijaju se podaci za uspešno upravljanje dinamičkim planom i troškovima. Suština uspešnog upravljanja je ranije uočavanje problema na projektu. To se izbegava tako što se u početnoj fazi realizacije projekta zahtevaju češci izveštaji. Mali, neprimećeni propusti u ranoj fazi projekta mogu kasnije prouzrokovati velika kašnjenja.


Ažurirati datoteku projekta TeamStatus. Proveravati da li je projekat još uvek u okvirima dinamičkog plana i budžeta. Izaberite Project→Project Information. Unesite datum za koji želite da dobijete statističke podatke i pritisnite dugme Statistics da biste te podatke prikazali (slika 4.22).

Da biste istakli aktivnosti koje su nezavršene ili kasne koristi se alatka upravljanja dinamičkim planom: U prikazu Tracking Gantt (Viewl→Tracking Gantt) trake prvobitnog Gantovog dijagrama su sive boje, a procenat izvršenja svake aktivnosti je prikazan na kraju trake (slika 4.24).

Sl.4.24

Upravljanje resursima projekta Rasporedivanje dodatnih resursa može dovesti do preopterećenja. Izmene plana mogu dovesti do prenošenja aktivnosti iz jedne nedelje u drugu u kojoj resursi imaji već dodeljene aktivnosti. Pomoću tabele resursa mogu se locirati preopterećeni resursi i primeniti neka od strategija optimalizacije, da bi problem rešili.To pokazuju naredne dve slike: Razne aktivnosti upravljanja projektom ponavljaju se sve dok se projekt ne završi. Svakog dana nedeljno ili mesečno direktor projekta zahteva izveštaje stanja, ažurira projekat, proverava rok završetka i budžet, upravlja dinamičkim planom, troškovima i resursima projekta. Najzad, dolazi trenutak kada je projekat završen. Poslednji zadatak direktora projekta je da zaključi projekat.


Zaključivanje projekta Po završetku projekta, direktor projekta organizuje završni sastanak ili pregled projekta. Svrha takvog sastanka je da se skupe i rezimiraju podaci o projektu za razne potencijalne korisnike: učesnike u projektu, direktore, projektni tim i za druge direktore projekta. Temeljne i dobro dokumentovane informacije o projektu su osnova uspeha budućih projekata. Analiza projekta omogućuje sagledavanje pozitivnih iskustva koja bi se trebala ponovo primenjivati, ali i ona negativna koja ubuduće treba izbegavati. Završni izveštaj o projektu treba da obuhvati sledeće izveštaje i prikaze:

• Izveštaji: rezime projekta, posebno značajne aktivnosti i datume (Milestones), budžet, aktivnosti i resursi čiji su troškovi bili veći od planiranih (Overbudget Tasks, Overbudget Resources)

• Prikazi: Tracking Gantt, Gantov dijagram sa tabelom odstupanja Završni izveštaj treba da obuhvati i druge informacije koje su specifične za tu vrstu projekta. Završni izveštaj projekta treba da obuhvati nesumnjive rezultate rada, procenu kvaliteta.

project 2000 - softverske procedurettl.masfak.ni.ac.rs/programski paketi/project 2000 - softverske...

Documents