RAD SA BAZAMA PODATAKA - MS ACCESS 2007

OPŠTE NAPOMENE

pojam entitetaEngleska reč entity se po pravilu ne prevodi na naš jezik. Približno značenje

joj je jedinica posmatranja. Dakle, entitet predstavlja jedinicu ili objekat posmatranja koji nam je važan sa određene tačke gledišta tj. sa određenog stanovišta. Svaki entitet možemo izdvojiti iz okoline koju posmatramo i opisati i to putem njegovih svojstava, tj. obeležja (polja).

primeri entiteta:1. realni objekat (učenik, student, radnik, mašina...)2. događaj (rođenje, upis, isplata, prodaja, kupovina...)3. odnos (predmet - nastavnik, muž - žena, radnik - radno mesto...)

kako sagraditi dom za podatke?

podaci (to sa čime radimo) - podaci (engl. data) su ono što Access pamti, raspoređuje i slaže za vas. Svaki put kad vas neko nazove telefonom i predstavi se svojim imenom to ime predstavlja podatak. Ako se taj neko predstavi imenom i prezimenom, ime i prezime predstavljaju dva podatka. Kada odgovorite na pitanje Da li si udata (oženjen)? i taj odgovor (da/ne) predstavlja podatak. Datum završetka školske godine takođe predstavlja podatak. Podaci su praktično osnova za izgradnju baze podataka i pri projektovanju baze uvek krećemo od podataka koji su nam potrebni za konkretan problem koji rešavamo.

polja ili obeležja (kuće za podatke) - polja (engl. fields) su mesta u kojima žive podaci. U jedno polje može da stane samo jedan tip podataka. Polja mogu biti ključna i opisna ali o tome više kasnije.

primeri:

ako hoćemo da čuvamo podatke o studentima polja u takvoj bazi bi bila broj indeksa, ime, prezime, fakultet...

ako hoćemo da čuvamo podatke o učenicima polja u takvoj bazi bi bila šifra učenika, ime, prezime, škola, razred, broj u dnevniku

ako hoćemo da čuvamo podatke o isplatama ličnih dohodaka polja u takvoj bazi bi bila šifra radnika, datum isplate, vrednost isplate, ime, prezime

ako želimo da čuvamo podatke o odnosu predmet-nastavnik polja u takvoj bazi podataka bi bila šifra predmeta, šifra nastavnika, broj časova

Kao što i kuće mogu biti različite (sećate se tri praseta?) tako i polja mogu biti različitog tipa (ne baš od slame, drveta i cigle, ali nešto slično). Dakle, pošto se svet sastoji od mnoštva različitih stvari Access 97 nam nudi deset različitih tipova polja. Evo nekih najvažnijih: Text (tekstualno) služi za upisivanje teksta (slova, brojevi i bilo koja kombinacija to dvoje do 255 znakova); Treba zapamtiti da se brojevi u tekstualnom polju ne smatraju brojevima već samo nekim nizom cifara i kao takvi ne mogu učestvovati u matematičkim operacijama; Number (numeričko) služi kao što verovatno predpostavaljate za prave brojeve. Pomoću

1

numeričkih polja možemo da sabiramo, oduzimamo ili da izračunamo kako da se obogatimo; Date/Time (datum/vreme) ovo polje treba da upotrebimo za podatke koji predstavljaju odgovor na pitanje kada?. Tu se upisuje vreme, datum ili kombinacija ovo dvoje zavisno od toga šta izaberete; AutoNumber (autonumerisano) služi za ono što mu ime i kaže: svaki put kada unesete novi zapis ovo polje se samo popunjava automatski generisanim brojem.

Što se pravila za davanje imena poljima tiče postoje tri stvari kojih se treba pridržavati: ime treba da počinje slovom ili brojem; posle početnog slova možete da koristite bilo koje slovo ili broj ili čak i razmak ako je potrebno ime polja treba da bude kratko i razumljivo; dužina imena je ograničena na 64 znaka ali i ne pomišljajte da to iskoristite u imenu polja ne treba uključivati znake interpunkcije i specijalne simbole (mada je to tehnički dozvoljeno)

zapisi (sve kuće u jednom susedstvu) - zapis (engl. record) čine sva polja koja se odnose na jednog studenta, na jednog radnika, na jednu isplatu, na jedan odnos predmet-nastavnik. Ako na fakultetu postoje dva studenta onda u bazi podataka o studentima imamo dva zapisa. Ako smo ove godine dobili deset plata onda u bazi podataka o isplatama imamo deset zapisa itd.

tabela (blokovi u susedstvu)- tabela (engl. table) je skup zapisa koji sadrže slične podatke. Dakle svi zapisi unutar jedne tabele sadrže slične podatke. Svi studenti sa nekog fakulteta mogu i trebalo bi da se nađu u jednoj tabeli. Sve isplate ličnih dohodaka takođe treba da se nađu u jednoj tabeli. Međutim podaci koji se odnose na studente i na isplate plata ne bi mogli (tj. ne bi trebalo) da se nađu u jednoj tabeli.

baza podataka (naselje) - baza podataka (engl. database) predstavlja skup svega što se odnosi na određenu klasu informacija. Baza podataka sadrži sve tabele, sve upite, sve izveštaje, sve obrasce, sva ograničenja i ostale objekte koje koristimo da putem Accessa rešimo neki konkretan problem.

BAZA PODATAKA dakle, predstavlja organizovan i uređen skup međusobno povezanih podataka. Delovi baze podataka su: tabele (Tables) – malopre smo objasnili kako dolazimo do njih tj. kako ih

kreiramo; tabela baze podataka je slična unakrsnoj tabeli po tome što su podaci smešteni u redove i kolone. Svaki red (vrsta) u jednoj tabeli predstavlja jedan zapis. Svaka kolona u tabeli predstavlja podatke smeštene u tačno određeno polje te tabele. Naravno da baza podataka može da sadrži više od jedne tabele.

obrasci (Forms) – ponekad se zovu i “ekrani za unos podataka”. Oni uglavnom služe kao interfejs koji koristimo za rad sa podacima iz naše baze podataka tj. iz naših tabela. Služe kako za unos podataka, tako i za njih pregled na monitoru. Često na obrasce smeštamo i druge objekte kao što su komandna dugmad za pretraživanje, brisanje i druge operacije koje su nam potrebne pri radu sa podacima.

izveštaji (Reports) – slično kao i obrasci. služe za rezimiranje i predstavljanje podataka iz tabela, ali im je prvenstvena namena oblikovanje za štampu, mada mogu da se, koa i obrasci koriste za prikaz podataka na ekranu

2

upiti (Queries) – predstavljaju pravu radnu snagu baze podataka i mogu da izvrše veliki broj različitih funkcija. Koriste se za izdvajanje zapisa iz jedne ili više tabela i to po određenom kriterijumu kojim rešavamo neki konkretan problem. Često se koriste kao izvori podataka za obrasce i izveštaje.

makroi (macros) – predstavljaju pojednostavljeni programski jezik koji možemo da koristimo da bi automatizovali našu bazu podataka i povećali joj funkcionalnost. Npr. makro možemo da pridružimo nekom kontrolnom dugmetu u obrascu tako da se on pokrene svaki put kada se klikne na to dugme. Najčešće se koristi za otvaranje/zatvaranje izveštaja i/ili obrazaca, pokretanje upita, zatvaranje baze podaka.

moduli (modules) – isto kao i makroi, s tom razlikom što module pišemo u programskom jeziku VBA, a makroe kreiramo izborom opcija sa liste akcija makroa.

osnovna svojstva baze podataka:

smanjenje redudanse – redudansa praktično predstavlja ponavljanje podataka; u bazama podataka ne postoje nepotrebni podataci (primer telefonskog imenika: osobe smeštamo u jednu tabelu, a brojeve telefona u drugu i te dve povežemo)

nezavisnost podataka – podrazumeva nezavisnost podataka od programa koji ih obrađuje; mora biti obezbeđena da bi se ostvario koncept različitih pogleda na podatke (primer rasporeda časova, učenici posmatraju samo termine u kojima imaju časove kod profesora, a profesori possmatraju samo termine u kojima oni imaju časove u različitim odeljenjima)

pouzdanost podataka – ostvaruje se kontrolom pristupa podacima i očuvanjem integriteta baze

integritet baze podataka – podrazumeva ispravnost i korektnost podataka, a u vezi sa izvršavanjem transakcija u bazi (prevođenje baze iz jednog u grugo stanje prilikom obrade podataka)

DBMS (DataBase Management system) – ili sistem za upravljanje bazom podataka je softverski sistem za organizovanje baze podataka i rad sa podacima u njoj. DBMS sistem omogućuje npr. unošenje, uređivanje, prikazivanje, sortiranje, pretraživanje itd. podataka u bazi. Pored toga služi za nadgledanje ispravnosti podataka i osiguranje njihove zaštite. MS ACCESS je jedan od DBMS i kao takav izvršava nekoliko zadataka:

organizovanje baze podataka: stvaranje tabela, njihovo povezivanje itd.

rad sa podacima: čitanje, unos, brisanje, promena podataka i čitav niz drugih operacija potrebnih za dobijanje traženih informacija. (pretraživanje, izdvajanje, stvaranje izveštaja i sl.)

zaštita podataka: nadgledanje ispravnosti podataka (npr. kod pogrešnog upisa) i zaštita od neovlaštenog korišćenja

nadgledanje istovremenog pristupa podacima (kada više korisnika radi istovremeno)

obnavljanje podataka u slučaju njenog oštećenja: obnavljanje dela koji je bio oštećen i vraćanje u prethodno stanje

3

INFORMACIONI SISTEMI I BAZE PODATAKA

Sistem predstavlja skup objekata (entiteta) koji su međusobno povezani. Informacioni sistem predstavlja zapravo model realnog sistema. Informacioni sistem za opis realnog sistema koristi podatke. Ulaznim podacima se ažurira baza podataka, koja prikazuje stanje sistema i na taj način se menja njeno stanje, a zatim se kao izlazi dobiju željeni izveštaji o realnom sistemu. Dakle, posle obrade podataka dobijamo željenu informaciju. (podatak predstavlja fizički nosilac informacije, a informacija je obrađeni, protumačeni podatak). Evo slike:

Baza podataka predstavlja osnovu svakog informacionog sistema, i svi projekti informacionih sistema se moraju zasnivati na bazi podataka.

MODELI BAZE PODATAKA

S obzirom na veze koje se uspostavljaju između zapisa, baze podataka delimo na:

hijerarhijske baze podataka – podaci su međusobno povezani na taj način što su organizovani u strukturu stabla. Elementi stabla su čvorovi (mesta na kojima se nalaze pojedini zapisi) i grane (veze među čvorovima).

ulazi stanje sistema(transformacija) izlazi

REALNI SISTEM

programi zaodržavanje

bazapodataka

programi za izveštavanje

INFORMACIONI SISTEM

učenik

sekcija predmet

4

Na vrhu baze se nalazi jedinstveni, koreni čvor. On je povezan sa jednim ili više čvorova, zatim je svaki od njih povezan sa sledećim itd. U okviru zapisa svakog učenika postoji polje za vezu kojim se ukazuje na odgovarajući zapis “sekcija” i “predmet”, a isto tako zapis “predmet” ima pokazivače na zapise “ocena” i “izostanak”. Ovom stablu se mogu pridružiti dodatna stabla koja sadrže podatke o profesorima, radu škole itd.

mrežne baze podataka – kod kojih ne postoji podređeni ni nadređeni zapisi, kao ni koreni čvor.

u logičku strukturu se može ući počevši od bilo kog čvora, posle čega se po mreži može kretati u svim dozvoljenim pravcima; razlika u odnosu na hijerarhijsko organizovanje je u tome što se kretanje može vršiti u oba smera. Nedostatak mrežnog dela je komplikovanost i složenost za primenu (mnogobrojne veze između zapisa) što ga čini neracionalnim

relacione baze podataka – najzastupljenije baze podataka jer se kod njih ne javljaju problemi koji su prisutni kod hijerarhijskog i mrežnog modela. Osnovne odlike su im razdvajanje različitih tipova podataka i slobodno kreiranje veza između njih. Ključna jedinica koja se povezuje sa drugim logičkim vezama nije više zapis, već skup zapisa istog tipa – tabela, koje se povezuju preko polja ključa koje postoji u obe tabele.

zaključak

Za svaki entitet koji izdvojimo iz realnog sveta i koji nam treba za rešavanje konkretnog problema mi ćemo praviti po jednu tabelu. Posle toga, tabele ćemo povezivati putem ključnih polja. Naravno pre povezivanja, potrebno je entitet opisati poljima tj obeležjima i u tabelu koja je tako nastala useliti podacima. Zatim ćemo kreirati upite, izveštaje, obrasce na osnovu naših povezanih tabela i konačno doći do nekih osnovnih primera baza podataka.

ACCESS 2007

Početak

ocena izostanak

izostanak

učenik

odeljenje

predmet

ocena

profesor

5

Access 2007 se startuje kao i svaki drugi program koji radi u Windows okruženju. Dakle potrebno je dva puta kliknuti na ikonu prečice na Desktopu (ukoliko je napravljena) ili iz odabrati:

Start + All Programs + Microsoft Office + Microsoft Office Access 2007

Posle startovanja dobijamo uvodni prozor prikazan na slici na sledećoj strani:

U središnjem delu prozora klikom na opciju Blank Databese kreiramo novu praznu bazu podataka (što ćemo najčešće i činiti). Ispod ove opcije imate ponuđene i gotove šablone baza podataka koje možete po potrebi iskoristiti. U desnom delu prozora nalazi se lista poslednje korišćenih baza podataka i jednostavnim klikom na neku od njih baza podataka će se otvoriti.Po odabiranju opcije Blank Database desni deo ovog prozora se menja pa imamo sledeći izgled ekrana:

6

U opciji File Name potrebno je dati ime bazi podataka, a klikom na ikonu foldera desno od ove opcije odabrati folder u kome će baza podataka biti snimljena. Nakon toga jednostavno kliknemo na dugme Create.

TabeleAccess će automatski kreirati jednu tabelu kao prvi objekat u bazi podataka i to po imenu Table1:

7

Klikom na dugme View + Design View dobijamo dijaloški prozor u kome dajemo željeno ime tabeli i prelazimo u tzv. Dizajn mod kreiranja strukture naše tabele. Ekran sada ima sledeći izgled:

Popunjavamo našu tabelu obeležjima. Obeležje opisujemo na sledeći način: Field Name – dajemo ime obeležju Data Type – određujemo tip podataka (najinteresantniji su nam Text,

Number, Date/Time, Lookup Wizard) Field Size – veličina podataka koja može stati u dato obeležje; zavisni od

konkretnog zadatka; za Number je to obično Integer, za Text broj koji odgovara dužini podatka koji smeštamoo u obeležje itd.

Format – određuje kako će se prikazivati podaci u obeležjima; za Text obeležje jednostavno stavimo znan > ako hoćemo da nam se prikazuju samo velika slova bez obzira šta smo ukucali ili znak < za prikaz malim slovima

Input Mask – maska za unos podataka koja će spečiti korisnika da unese pogrešan podatak; za brojeve 0 označava obaveznu cifru, a 9 opcioni broj; to znači ako imate 09 za input masku možete uneti jedan broj u polje, a drugi možete a i nemorate; za Text obeležja L označava obavezan unos znaka što znači da ulazna maska LL od korisnika zahteva obavezan unos dva znaka

Validation Rule – možemo postaviti pravilo prostim matematičkim izrazom kojim ćemo sprečiti da se neželjena vrednost obeležja pojavi u našoj tabeli npr. <10 u ovoj opciji nam neće dozvoliti unos brojeva većih od 10

Validation Text – tekst koji se pojavljuje kao poruka o grešci koja je nastala kršenjem pravila u Validation Rule

Tip podataka LookupWizard

8

Ako neko obeležje treba da ima vrednosti iz neke limitirane liste vrednosti ili iz vrednosti nekog drugog obeležja iz druge tabele onda koristimo Lookup Wizard. Kada odaberemo ovu opciju u Data Type dobićemo sledeći prozor:

Prva opcija nam omogućava da odaberemo vrednosti iz nekog obeležje iz druge tabele ili upita, a druga da sami otkucamo listu podataka iz koje naše obeležje može da uzme vrednost. U prvom slučaju prvo ćete odabrati tabelu ili upit iz kojeg naše obeležje uzima vrednost a zatim i samo obeležje. U drugom slučaju jednostavno ukucate jednu po jednu vrednost koju naše obeležje može da ima i posao je gotov.Da bi sprečili da korisnik unese neku vrednost različitu od zadatih potrebno je još u Lookup kartici podesiti opciju Limit to List na Yes

Pojam ključa relacije (tabele)Ključ relacije predstavlja obeležje u tabeli koje je jedinstveno za svaki zapis u tabeli i jedinstveno ga određuje. To može biti jedno obeležje (prost primarni ključ) ili više njih (tada govorimo o složenom ključu). Svaka tabela u bazi podataka MORA imati primarni ključ.

Prilikom povezivanja tabela obično koristimo primarne ključeve i to na sledeći način: neka je OB1 primarni ključ tabele TABELA1 i neka je OB2 primarni ključ tabele TABELA2; da bi povezali ove tabele OB1 (primarni ključ prve tabele) se MORA pojaviti u tabeli TABELA2, ali sada kao obično obeležje pošto TABELA2 već ima svoj primarni ključ. Preko ovog obeležja sada možemo povezati ove dve tabele. Obeležje OB1 koje je primarni ključ prve tabele u TABELI2 se zove spoljni ključ.

Kreiranje formi

9

Postupak kreiranja formi je prilično jednostavan upotrebom wizarda kao što pokazuje sledeća slika:

Posle odabiranja opcije Form Wizard dobijamo sledeći izgled ekrana:

10

U ovom koraku potrebno je odabrati tabelu ili upit na osnovu kojih pravimo formu (u opciji Tables/Queries jednostavno kliknemo na crnu strelicu na dole i odaberemo željenu tabelu ili upit). Posle toga se u delu prozora pod nazivom Avaliable Fields pojavljuju sva obeležja iz odabrane tabele ili upita. Klikom na strelice potrebno je željena obeležja prebaciti u deo prozora Selected Fields.Posebno je interesantno da možemo na jednoj formi prikazivati podatke iz više različitih tabela ili upita. Samo je potrebno prethodni postupak ponoviti još jednom za novu tabelu ili upit. Ovo koristimo najčešće kada pravimo formu sa podformom. Prilikom dodavanja obeležja iz povezanih tabela, pravilo je da se u vezi 1:N vezno obeležje na N strani ne prikazuje u formi. Posle dva klika na dugme NEXT i odabiranja proizvoljnih opcija za Layout i Style forme dobijamo sledeći izgled ekrana. U ovom koraku potrebno je zadati ime napravljenoj formi i jednostavno kliknuti na Finish.

Kada pravimo formu sa podformom postupak se razlikuje samo u jednom koraku. Naime kada odaberemo obeležja iz više povezanih tabela (još jednom: vezno obeležje iz tabele koja je na N strani veze se po pravilu ne dodaje na formu) dobićemo sledeće:

11

U ovom koraku je potrebno odabrati po kojoj tabeli ćemo grupisati podatke i ovde se OBAVEZNO bira tabela koja je na 1 strani veze. Naravno potrebno je čekirati i opciono dugme Form with subform(s) ukoliko nije odabrano.

Posle toga u sledećem koraku odabiramo opciju DATASHEET kao što to pokazuje sledeća slika. Postupak završetka kreiranja forme je isti kao i u prethodnom slučaju.

Pošto forme služe uglavno za unos i pregled podataka iz tabela i/ili upita potrebno na svaku formu postaviti odgo-varajuću kontrolnu dugmad. Da bi to uradili potrebno je posle kreiranja forme preći u Design View samo forme i sa palete sa alatkama pronaći alatku Button kliknuti na nju i nacrtati pravouganik koji će predstavljati dugme. Kontrolna

dugmad se obično smešta u Footer forme kao što to pokazuje sledeća slika.

12

Sada je samo potrebno dodeliti operaciju koja će se izvršavati kada se klikne na dugme. Operacije koje su nam interesantne su:

Record Navigation (navigacija između zapisa)1. Find Next (pronađi sledeći)2. Find Record (pronađi zapis)3. Go To First Record (pređi na prvi)4. Go To Last Record (pređi na zadnji)5. Go To Next Record (pređi na sledeći)6. Go To Previous Record (pređi na prethodni)

Record Operation (operacije sa zapisima) – samo dve nas interesuju1. Add New Record (dodaj novi zapis)2. Delete Record (obriši zapis)

Form Operation (operacije sa formama) – samo dve nas interesuju1. Close Form (zatvara otvorenu formu)2. Open Form (otvara formu)

Report Operation (operacije sa izveštajima) – tri nas interesuju3. Open Report (otvara izveštaj)4. Preview Report (otvara izveštaj u pregledu pre štampe)5. Print Report (štampa izveštaj)

Application (operacije sa Accessom)1. Quit Application (zatvara Access)

Rad sa upitima

13

Slično kao i kod formi i upite ćemo kreirati korišćenjem wizarda. Dakle kada sa kartice CREATE odaberemo dugme Query Wizard dobijamo sledeći izgled ekrana:

Posle odabiranja opcije Simple Query Wizard prelazimo na sledeći korak u kome je isto kao i kod formi potrebno odabrati obeležja koja su nam potrebna u upitu. Upite možemo praviti na osnovu jedne tabele, na osnovu više tabela kao i na osnovu prethodno napravljenih upita kao što pokazuje sledeća slika:

14

Posle odabiranja željenih obeležja preostalo nam je samo da zadamo ime upitu i posao je gotov:

Kada napravljeni upit pogledamo u Design View-u imamo sledeću situaciju:

15

U opciji Sort možemo odabrati rastuće (Ascending) ili opadajuće (Descending) sortiranje u zavisnosti od zadatka tj. karaktera upita.Opcija Show nam služi da prikažemo ili ne prikažemo obeležje prilikom pregledanja rezultata upita. Naime, često nam neko obeležje treba da bi postavili kriterijum ili uslov prikazivanja pojednih obeležja ali ne treba da se pojavi u rezultatima upita dakle prilikom izvršavanja. Onda jednostavno isključimo ovaj prekidač.U opciji Criteria postavljamo uslove ili kriterijume za prikazivanje određenih zapisa pri čemu koristimo relacione i logičke operatore:= jednako (nije ga potrebno eksplicitno pisati)> strogo manje< strogo veće> = veće ili jednako< = manje ili jednako<> različitoAND logička konkjukcijaOR logička disjunkcijaNOT logička negacija

Bitno je napomenuti da su svi kriterijumi koji se nalaze u jednoj vrsti (u jednom redu) povezani logičkom konjukcijom tj. operatorom AND, a kriterijumi iz više različitih redova logičkom disjunkcijom tj. operatorom OR.

Parametarski upit nastaje kada u opciji Criteria za proizvoljno obeležje u uglastim zagradama ( [ ] ) otkucamo tekst poruke koja će korisnika uputi na akciju koju treba preduzeti da bi se upit izvršio. Tek kada korisnik unese vrednost preko tastature upit tu vrednost pretražuje u obeležju za koji je postavljen parametar i daje željene rezultate. Parametri se mogu postaviti za više od jednog obeležja.

Rad sa izveštajima

Potpuno isto se kreira kao i forme, i upiti korišćenjem Wizarda.

16