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90Aniversario
1928 - 2018
XIII COMPROBACIÓN NACIONAL AL CONTROL INTERNOCONTROL Y USO DE LOS INVENTARIOS
ANIVERSARIO
CONTROL Y USO DE LOS INVENTARIOS
COMPROBACIÓN NACIONAL AL
CONTROL INTERNOXIIIPROGRAMA PRIORIZADO II
“Sin control no podemos construir el Socialismo”
“ es sentido del momento histó-Revoluciónrico; es cambiar todo lo que debe ser cam-biado; es igualdad y libertad plenas; es ser tratado y tratar a los demás como seres hu-manos; es emanciparnos por nosotros mismos y con nuestros propios esfuerzos; es desafiar poderosas fuerzas dominantes dentro y fuera del ámbito social y nacional; es defender valores en los que se cree al precio de cualquier sacrificio; es modestia, desinterés, altruismo, solidaridad y heroís-mo; es luchar con audacia, inteligencia y realismo; es no mentir jamás ni violar prin-cipios éticos; es convicción profunda de que no existe fuerza en el mundo capaz de aplastar la fuerza de la verdad y las ideas. Revolución es unidad, es independencia, es luchar por nuestros sueños de justicia para Cuba y para el mundo, que es la base de nuestro patriotismo, nuestro socialismo y nuestro internacionalismo”.Primero de mayo del año 2000Primero de mayo del año 2000
XIII COMPROBACIÓN NACIONAL AL CONTROL INTERNO
PROGRAMA DEL OBJETIVO PRIORIZADO No. II
«CONTROL Y USO DE LOS INVENTARIOS»
2018
ÍNDICE
Introducción……………………………………………………………………..... 1
Alcance……………………………………………………………………………. 7
Objetivo general………………………………………………………………….. 7
Objetivos específicos…………………………………………………………….. 8
Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la
Revolución para el período 2016- 2021, vinculados con el tema objeto de
comprobación……………………………………………………………………..
10
Objetivos de trabajo aprobados en la Primera Conferencia del VI
Congreso del PCC……………………………………………………………….
11
Indicaciones Generales para la elaboración de los informes resúmenes
valorativos del programa…………………………………………………………
13
Generalidades……………………………………………………………………. 17
I. Guía de Autocontrol y Plan de Prevención de Riesgos actualizado a
partir del diagnóstico realizado y el plan de medidas elaborado……
20
II. Implementación del Clasificador de Productos de Cuba (CPCU),
Versión 2.0…………………………………………………………………
21
III. Organización de almacenes y recepción de productos……………… 21
IV. Conteos físicos…………………………………………………………… 30
V. Cuentas, registros, submayores y cuadres contables……………….. 31
VI. Análisis de la variación de las cuentas de inventarios………………. 37
VII. Análisis de los indicadores de gestión y financieros…………………. 39
VIII. Los inventarios como fuentes del Plan de la Economía…………….. 40
IX. Clasificación de los inventarios ociosos y de lento movimiento a
partir de la definición declarada en el reglamento…………………… 42
X. Inventarios de lento movimiento y ociosos asociados al Proceso
Inversionista……………………………………………………………….
43
XI. Aspectos específicos para comprobar en las Entidades Estatales
sobre la comercialización y el tratamiento financiero de sus
inventarios declarados de lento movimiento y ociosos……………….
43
XII. Aspectos específicos para comprobar en las Empresas Universales
Territoriales en la gestión de comercialización de los inventarios de
lento movimiento y ociosos………………………………………………
51
XIII. Aspectos específicos para comprobar en la Empresa
Comercializadora de Tecnologías de la Información (CEDIPAD) en
la gestión de comercialización de los inventarios de lento
movimiento y ociosos…………………………………………………….
54
XIV. Aspectos específicos para comprobar en las Empresas de la
Economía Nacional que realizan Comercializadoras Mayoristas……
57
XV. Aspectos específicos para comprobar en las Empresas
Comercializadoras Minoristas…………………………………………...
58
XVI. Otros aspectos a comprobar……………………………………………. 59
a. Inventarios en Depósito o en Consignación………………………….. 59
b. Reservas Materiales…………………………………………………….. 59
c. Inventarios Estatales……………………………………………………. 59
d. Útiles y Herramientas en Uso………………………………………….. 60
XVII. Aspectos específicos a comprobar en la Oficina Nacional de
Estadística e Investigación (ONEI)……………………………………...
61
XVIII. Productos Químicos y Desechos Peligrosos…………………………. 63
XIX. Control de los inventarios de las producciones en proceso en el
sistema de la agricultura…………………………………………………
65
Glosario de términos…………………………………………………………….. 66
Referencias……………………………………………………………………….. 71
Anexo I «Tipos de productos a considerar en la selección de la muestra
para el conteo físico»…………………………………………………………….
76
Anexo II «Conteo Físico de Inventarios»……………………………………… 79
Anexo III «Datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al momento
de diseñar los modelos del Subsistema de inventarios» (Resolución No.
11 de 2007 del MFP)……………………………………………………………..
80
Anexo IV «Uso y contenido de las Cuentas de Inventarios y otras
relacionadas con estos, para la actividad empresarial, unidades
presupuestadas de tratamiento especial y el sector cooperativo
agropecuario y no agropecuario»……………………………………………….
81
Anexo V «Uso y Contenido de las Cuentas de Inventarios y otras
relacionadas con estos, para las unidades presupuestadas y de Registro
de los sistemas de la Administración Financiera del Estado»…………........
94
Anexo VI. a) «Variación de las cuentas de Inventarios para la actividad
empresarial, unidades presupuestadas de tratamiento especial y el sector
cooperativo agropecuario y no agropecuario» ………….…………………...
110
Anexo VI. b) «Variación de las cuentas de Inventarios y de Gastos de
Producción para las unidades presupuestadas y de Registro de los
sistemas de la Administración Financiera del Estado»……………………...
112
Anexo VII «Lista de chequeo para la gestión integrada de los desechos
peligrosos»……………………………………………………………………….. 114
Anexo VIII «Control de los inventarios de las Producciones en Proceso en
el sistema de la Agricultura»………………………………………………........ 121
1
XIII COMPROBACIÓN NACIONAL AL CONTROL INTERNO
PROGRAMA DEL OBJETIVO PRIORIZADO No. II
«CONTROL Y USO DE LOS INVENTARIOS»
INTRODUCCIÓN
Los inventarios de medios materiales en almacenes constituyen una importante
partida en la elaboración de productos y servicios tanto por su valor como por
su valor de uso; lo que justifica que el Ministerio de Economía y Planificación
(MEP) los considerase como fuentes del Plan y la dirección del país haya
reglamentado su administración.
El primero de diciembre de 1986, durante la sesión diferida del III Congreso del
Partido, Fidel expresó: «Mucha gente no entiende que el Estado Socialista,
ningún Estado, ningún sistema puede dar lo que no tiene, y mucho menos va a
tener si no se produce; si se está dando dinero sin respaldo productivo. Estoy
seguro de que las plantillas infladas, el exceso de dinero entregado a la gente,
los inventarios ociosos, los despilfarros, tienen que ver mucho con el gran
número de empresas irrentables que hay en el país.
Dentro de las medidas y modificaciones aplicadas en el proceso de
actualización del modelo económico y el reordenamiento del sistema de los
órganos, organismos, organizaciones superiores de dirección empresarial y
entidades, el Consejo de Ministros de la República de Cuba puso en vigor el
Decreto No. 315 de 2013, «Reglamento para el tratamiento y la gestión de
inventarios, en particular de lento movimiento y ociosos», que norma las vías
2
para clasificar, minimizar y asegurar la liquidación de los inventarios de lento
movimiento y ociosos y permite a las empresas cubanas poseer autoridad en la
toma de decisiones, para comercializarlos con empresas similares y darle una
salida; con el mismo se obtienen numerosas ventajas que de ser aprovechadas
por las entidades contribuirían a perfeccionar el uso y control de los inventarios
y detener su tendencia creciente, garantizando la máxima utilización en la
economía como fuente del Plan.
En los últimos años se ha mostrado una tendencia creciente de estos
inventarios, que se concentra principalmente en: mercancías para la venta,
materias primas y materiales, partes y piezas de repuesto, producción
terminada y producción en proceso, útiles y herramienta; aspecto que incide en
la inmovilización de recursos materiales y financieros; además se demandan
recursos financieros para respaldar la gestión de compra sin considerar los
inventarios útiles en existencia, los cuales deben constituir fuentes de
aseguramiento para el Plan de la Economía.
La Contraloría General de la República de Cuba para dar seguimiento a los
resultados de las acciones de control desarrolladas en la pasada XII CNCI,
considerando las principales deficiencias detectadas y en aras de continuar
fomentando una cultura de prevención y control de los recursos materiales y
financieros, ha actualizado el Programa de Auditoría para el Control y Uso de
los Inventarios, tomando en consideración, además, las características y
especificidades de las producciones en proceso de las entidades del sistema
del Ministerio de la Agricultura; como parte de la investigación se comprobará el
control sobre los inventarios de producciones en proceso de los sectores
3
agrícola y ganadero, para ello se utilizará lo indicado en el aspecto XIX del
programa y su Anexo VIII.
En la XIII CNCI, este programa se desarrollará cumpliendo lo establecido por la
CGR para la ejecución de una auditoría de cumplimiento, en el interés de
elevar la exigencia con las administraciones, que no obstante las alertas
realizadas en acciones de control sobre el tema, no han prestado una
adecuada atención a las deficiencias señaladas, a los altos inventarios
existentes; no han adoptado medidas efectivas para detener su tendencia
creciente, lo que no les permitirá garantizar la máxima utilización para dar
cumplimiento a los planes 2018 y el 2019.
ESTRUCTURA DEL FOLLETO
Cada grupo de auditores debe utilizar los aspectos contenidos en este folleto
en dependencia al tipo de entidad que examina, por lo que se estructura de la
siguiente manera:
1. Alcance
2. Objetivo general y objetivos específicos
3. Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la
Revolución para el período 2016- 2021, aprobados en el 7tmo.
Congreso del PCC, vinculados con el tema objeto de comprobación
4. Objetivos de trabajo aprobados en la Primera Conferencia del 6to.
Congreso del PCC.
4
5. Indicaciones Generales para la elaboración de los informes
resúmenes valorativos del programa.
6. Generalidades.
7. Aspectos a comprobar:
8. Guía de Autocontrol y Plan de Prevención de Riesgos actualizado a
partir del diagnóstico realizado y el plan de medidas elaborado
9. Implementación del Clasificador de Productos de Cuba (CPCU),
Versión 2.0
I. Organización de almacenes y recepción de productos.
II. Conteos físicos
III. Cuentas, registros, submayores y cuadres contables.
IV. Análisis de la variación de las cuentas de inventarios
V. Análisis de los indicadores de gestión y financieros.
VI. Los inventarios como fuentes del Plan de la Economía
VII. Clasificación de los inventarios ociosos y de lento
movimiento a partir de la definición declarada en el
reglamento
VIII. Inventarios de lento movimiento y ociosos asociados al
Proceso Inversionista
5
IX. Aspectos específicos para comprobar en las Entidades
Estatales sobre la comercialización y el tratamiento
financiero de sus inventarios declarados de lento
movimiento y ociosos
X. Aspectos específicos para comprobar en las Empresas
Universales Territoriales en la gestión de comercialización
de los inventarios de lento movimiento y ociosos
XI. Aspectos específicos para comprobar en la Empresa
Comercializadora de Tecnologías de la Información
(CEDIPAD) en la gestión de comercialización de los
inventarios de lento movimiento y ociosos
XII. Aspectos específicos para comprobar en las Empresas de
la Economía Nacional que realizan Comercializadoras
Mayoristas
XIII. Aspectos específicos para comprobar en las Empresas
Comercializadoras Minoristas
XIV. Otros aspectos a comprobar
a. Inventarios en Depósito o en Consignación
b. Reservas Materiales
c. Inventarios Estatales
d. Útiles y Herramientas en Uso
6
XV. Aspectos específicos a comprobar en la Oficina Nacional
de Estadística e Investigación (ONEI)
XVI. Productos Químicos y Desechos Peligrosos
XVII. Control de los inventarios de las producciones en proceso
en el sistema de la agricultura.
10. Glosario de términos
11. Referencias
12. Anexo I «Tipos de productos a considerar en la selección de la
muestra para el conteo físico»
13. Anexo II «Conteo Físico de Inventarios»
14. Anexo III «Datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al
momento de diseñar los modelos del Subsistema de inventarios»
(Resolución No. 11 de 2007 del MFP)
15. Anexo IV «Uso y contenido de las Cuentas de Inventarios y otras
relacionadas con estos, para la actividad empresarial, unidades
presupuestadas de tratamiento especial y el sector cooperativo
agropecuario y no agropecuario»
16. Anexo V «Uso y Contenido de las Cuentas de Inventarios y otras
relacionadas con estos, para las unidades presupuestadas y de
Registro de los sistemas de la Administración Financiera del Estado»
7
17. Anexo VI. a) «Variación de las cuentas de Inventarios para la
actividad empresarial, unidades presupuestadas de tratamiento
especial y el sector cooperativo agropecuario y no agropecuario»
18. Anexo VI. b) «Variación de las cuentas de Inventarios y de Gastos de
Producción para las unidades presupuestadas y de Registro de los
sistemas de la Administración Financiera del Estado»
19. Anexo VII «Lista de chequeo para la gestión integrada de los
desechos peligrosos»
20. Anexo VIII «Control de los inventarios de las Producciones en
Proceso en el sistema de la Agricultura».
ALCANCE
Examinar por muestra, las operaciones realizadas durante los meses de enero
a septiembre 2018, y en los temas que se requiera, podrá ampliarse a períodos
anteriores y posteriores.
OBJETIVO GENERAL
Comprobar el cumplimiento de las normas y procedimientos que regulan el
control administrativo, contable de los inventarios, la gestión de las compras, el
tratamiento a los de lento movimiento y ociosos, así como los inventarios de las
producciones en proceso en el sistema de la agricultura.
8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Verificar la fuente del plan de la economía 2018 y 2019, si la misma tiene
concebida que las demandas de recursos financieros, para realizar la
compra de bienes de consumos o intermedios, tengan en cuenta las
disponibilidades de productos almacenados que garantice una gestión
eficiente.
2. Comprobar el cumplimiento de las normas y procedimientos que regulan el
control interno, administrativo y contable de los inventarios.
3. Comprobar el cumplimiento de logística de almacenes y su categorización.
4. Comprobar la clasificación, el almacenamiento y la comercialización, así
como las medidas adoptadas para minimizar y evitar nuevas
acumulaciones de los inventarios ociosos y de lento movimiento.
5. Comprobar el estado actual de la gestión de los inventarios y analizar si
esta garantiza el ahorro de los recursos, la disminución de los costos y de
los ciclos de rotación y reaprovisionamiento, profundizando en los de lento
movimiento y ociosos.
6. Comprobar si se realiza una programación a corto, mediano y largo plazo
que garantice que la solicitud de compra de bienes esté en
correspondencia con las normas de consumo, los niveles de eficiencia
planificado que exige el proceso productivo o de servicio del sujeto a
auditar; teniendo en cuenta el cumplimiento de los parámetros establecidos
tales como: ciclos de venta y reaprovisionamiento, rotación, cobertura
necesaria, inventarios máximos y mínimos por productos de interés, entre
otros.
9
7. Comprobar el grado de implementación del Clasificador de Productos de
Cuba (CPCU, Versión 2.0).
8. Cumplimiento de los procedimientos financieros y de precios para la venta
de los inventarios de lento movimiento y ociosos por las entidades
estatales.
9. Comprobar la gestión de comercialización mayorista dentro y fuera de la
rama de los inventarios declarados de lento movimiento y ociosos que
efectúan las entidades estatales para disminuir sus existencias.
10. Determinar si la entidad crea provisiones para asumir la pérdida por la
diferencia de precios por la comercialización de los inventarios de lento
movimiento y ocioso.
11. Verificar las estrategias y los procedimientos establecidos para la
comercialización mayorista y minorista que realiza la Empresa
Comercializadora de Tecnología de la Información (CEDIPAD) y las
empresas universales en cada territorio de los inventarios de lento
movimiento y ociosos de las entidades estatales.
12. Comprobar la gestión de los productos químicos identificados como de
lento movimiento y ociosos y la gestión integral de los desechos peligrosos.
13. Evaluar el estado de control de los inventarios de las producciones en
proceso correspondientes a actividades de los sectores agrícola y
ganadero destinados al balance nacional.
10
LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PARTIDO Y
LA REVOLUCIÓN PARA EL PERÍODO 2016- 2021, APROBADOS EN EL VII
CONGRESO DEL PCC VINCULADOS CON EL TEMA OBJETO DE
COMPROBACIÓN.
– L-6. Exigir la actuación ética de los jefes, los trabajadores y las entidades,
así como fortalecer el sistema de control interno y avanzar en la aplicación
de métodos participativos en la dirección y en el control, que impliquen a
todos los trabajadores. El control externo se basará, principalmente, en
mecanismos económico-financieros, sin excluir los administrativos,
haciendo estos más racionales en sus objetivos y propósitos.
– L-7. Continuar fortaleciendo la contabilidad para que constituya una
herramienta en la toma de decisiones y garantice la fiabilidad de la
información financiera y estadística, oportuna y razonablemente.
– L-9. Avanzar en el perfeccionamiento del sistema empresarial, otorgando
gradualmente a las direcciones de las entidades nuevas facultades,
definiendo con precisión sus límites, con la finalidad de lograr empresas
con mayor autonomía, efectividad y competitividad, sobre la base del rigor
en el diseño y aplicación de su sistema de control interno; mostrando en su
gestión administrativa orden, disciplina y exigencia. Evaluar de manera
sistemática los resultados de la aplicación y su impacto. Elaborar el
régimen jurídico que regule integralmente la actividad empresarial.
11
– L – 252. «Ejercer un efectivo control sobre la gestión de compras y de
inventarios, para minimizar la inmovilización recursos y las pérdidas en la
economía».
– L–253. «Trabajar para desarrollar un plan logístico nacional que garantice
la gestión integrada de las cadenas de suministro existentes en el país».
– L–255. «Perfeccionar y garantizar un programa de capacitación de
directivos, ejecutores directos y trabajadores para la implantación de las
políticas que se aprueben, comprobando el dominio de lo que se regule y
exigir su cumplimiento. Informar a los trabajadores y escuchar sus
opiniones».
L-271 Fortalecer el control interno y el externo ejercido por los órganos del
Estado y el Gobierno, las entidades, así como el control social, incluyendo
el popular, sobre la gestión administrativa; promover y exigir la
transparencia de la gestión pública y la protección de los derechos
ciudadanos. Consolidar las acciones de prevención y enfrentamiento a las
ilegalidades, la corrupción, el delito e indisciplinas sociales.
OBJETIVOS DE TRABAJO APROBADOS EN LA PRIMERA CONFERENCIA
DEL VI CONGRESO DEL PCC
La Conferencia Nacional del Partido, por mandato de su 6to Congreso, tiene la
responsabilidad de evaluar con objetividad y sentido crítico el trabajo de la
organización, así como determinar con voluntad renovadora las
transformaciones necesarias para situarlo a la altura de las circunstancias
12
actuales. Entre los principales objetivos de trabajo del PCC, aprobados por su
Primera Conferencia Nacional, y que se mantienen vigentes en la fecha que se
emite este folleto, se encuentran:
– El número 44: Profundizar en la conciencia del ahorro de los recursos de
todo tipo, como una de las fuentes principales de ingreso del país en estos
momentos.
– El número 45: Incrementar, con la participación activa del colectivo de
trabajadores, la exigencia por la protección y cuidado de los bienes,
recursos del Estado y el fortalecimiento del ejercicio del control interno, la
calidad de los procesos productivos, de servicios y sus resultados en los
organismos, empresas, unidades presupuestadas y otras instancias
económicas y sociales.
– El número 47: Promover la cultura económica, jurídica, tributaria y
medioambiental en el pueblo, especialmente en cuadros y dirigentes.
Trabajar por el conocimiento y respeto a la Constitución de la República y
demás leyes, exigir su aplicación consecuente; forjar una conducta de
honradez y responsabilidad administrativa.
– El número 77: Incentivar en el estilo de dirección de los cuadros mayor
agilidad y creatividad en la toma de decisiones, intransigencia ante las
violaciones e indisciplinas, y estimular en su comportamiento una alta
sensibilidad política y humana, así como el vínculo sistemático con las
masas.
13
– El número 79: Fortalecer el control sobre el cumplimiento de las
disposiciones legales por parte de los cuadros y exigir, cuando
corresponda, la responsabilidad a los infractores.
INDICACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS
INFORMES RESÚMENES VALORATIVOS DEL PROGRAMA
El informe resumen valorativo del programa, debe contener los aspectos que se
relacionan a continuación identificados por organismos y CAP, a partir de los
resultados de las acciones de control planificadas:
- La revisión realizada al expediente de acciones de control, destacar la
erradicación de las principales infracciones. De mantenerse algunas
deficiencias se deben detallar las causas y condiciones de los
incumplimientos, así como las medidas administrativas adoptadas al
respecto.
- Entidades que no garantizan una correcta gestión y control de los
inventarios, y no les dan el seguimiento oportuno a las deficiencias
detectadas. Análisis valorativo de las compras en exceso, sus causas y si
existen indicadores para su medición.
- Entidades que no tengan incorporadas en el Plan de Prevención de Riesgos
medidas que impidan inmovilizaciones de recursos materiales y financieros
y en especial el crecimiento de los inventarios de lento movimiento y
ociosos.
- Entidades donde no se consideraron los inventarios como fuente del plan
2018, identificando sus causas.
14
- Entidades donde no se consideraron los inventarios como fuente del plan
2019 en la última versión presentada al MEP, identificando sus causas.
Precisar tipos de inventarios, si son utilizables en las producciones y
servicios planificados, entre otros aspectos.
- Especificar las causas que inciden negativamente en la no Razonabilidad
de los saldos de las cuentas de inventarios.
- Explicar a partir del análisis de las deficiencias que limiten el cumplimiento
de los requisitos establecidos en el reglamento de logística de almacenes lo
cual posibilitó la no categorización de los mismos.
- Determine si se utilizan los indicadores de gestión que propicien inventarios
adecuados; así como precisar si se realiza el análisis sistemático de su
comportamiento, la existencia de procedimientos para la gestión de
inventarios en general y en particular de lento movimiento y ociosos.
- Principales deficiencias detectadas en la gestión de inventarios los cuales
posibilitan acumulaciones por incremento de los inventarios ociosos y de
lento movimiento, definiendo las responsabilidades en correspondencia a
las posibles causas y las medidas adoptadas para reducir los productos de
lento movimiento y ociosos.
- Valorar el cumplimiento de la gestión de los inventarios en la muestra de
entidades seleccionadas. Precisar entidades donde se identifiquen
crecimientos significativos de los inventarios totales y sus causas que
propicien inmovilizaciones innecesarias de productos materiales y
financieros. Significar las entidades con resultados positivos en la gestión
15
de los inventarios y las buenas prácticas utilizadas. Incluir el Anexo VI a) y
b) «Variación de las cuentas de Inventarios»
- Realizar el análisis de las principales deficiencias detectadas en la gestión
de inventarios los cuales posibilitan acumulaciones por incremento de los
inventarios ociosos y de lento movimiento, definiendo las responsabilidades
en correspondencia a las posibles causas y las medidas adoptadas para
reducir los productos de lento movimiento y ociosos.
- Defina los aspectos identificados que no garantizan la correcta aplicación y
utilización del Clasificador de Productos de Cuba. Impacto de la
capacitación, supervisión y control realizada por la ONEI en aras de
propiciar la comprensión y el cumplimiento de la referida Resolución.
- Resumen de la información recepcionada de los centros informantes por
parte de la ONEI, causas de los incumplimientos y evidencia de la gestión
realizada por esta última.
- Determine los principales problemas para lograr una adecuada aplicación
de los procedimientos financieros y de precios para la venta de los
inventarios ociosos y de lento movimiento; así como valorar las causas de
las limitaciones en la aplicación de bonificaciones o penalizaciones por
incremento de los inventarios de lento movimiento y ociosos.
- Principales dificultades en la aplicación de la provisión para financiar
pérdidas por diferencia de precios por la venta de inventarios de lento
movimiento y ociosos en correspondencia con lo indicado al respecto por el
MFP.
16
- Determine las principales limitaciones presentadas por las entidades
estatales en la comercialización mayorista dentro y fuera de la rama de los
inventarios declarados de lento movimiento y ociosos.
- Realice una valoración de los principales inconvenientes presentadas por
las entidades para la comercialización de inventarios ociosos y de lento
movimiento a través de CEDIPAD o las Empresas Universales en los
territorios.
- Valoración de los principales problemas detectados en la venta de
inventarios ociosos y de lento movimiento a las Empresas Recuperadoras
de Materias Primas; así como establezca las causas que incidieron en la
determinación de los inventarios no comercializables.
- Evalúe la situación que presenta la gestión de los productos químicos
identificados como lento movimiento y ociosos y la gestión integral de los
desechos peligrosos.
- Valoración de las principales deficiencias detectadas en el control de las
producciones en proceso en el sistema de la agricultura.
- Con independencia del tipo de acción que se ejecute, los auditores
actuantes deberán resumir y dejar constancia de los hallazgos, deficiencias
e irregularidades y la cuantificación de los daños económicos, en
correspondencia con lo establecido en la Resolución No. 32 de 2016
“Identificación y Cuantificación de los Daños y Perjuicios Económicos
causados al Patrimonio Público” dictada por la Contralora General de la
República.
17
- Disposiciones legales incumplidas y las causas.
GENERALIDADES
El trabajo realizado durante el año 2017 tanto de investigación como de análisis
sobre los inventarios y los resultados de la pasada CNCI, reflejaron la
existencia de una insuficiente gestión de los inventarios, en especial los de
lento movimiento y ociosos, y en particular los productos químicos y desechos
peligrosos, así como el incremento de las producciones en proceso del sistema
de la agricultura; todo ello motivado fundamentalmente por la inobservancia por
parte de las administraciones de las legislaciones vigentes, la ineficacia del
control interno, económico, administrativo y contable implementado; entre otros
aspectos.
Por lo antes expuesto se decide dar seguimiento a los temas evaluados con
anterioridad e incorporar como parte del programa el control de las
producciones en proceso del sistema de la agricultura, en el interés de
continuar fomentando una cultura de prevención y control sobre la custodia y
destino final de los recursos.
De igual forma en el intercambio realizado con el CITMA y el Centro de
Protección e Higiene de las Radiaciones (CPHR) se aprecia deficiente gestión
de los desechos peligrosos dado que:
Dentro de los inventarios de ociosos y de lento movimiento, una categoría
especial lo constituyen los productos químicos, los cuales al caducar (expirar su
18
fecha de vencimiento) o quedar obsoletos, se convierten en un desecho, para
los que en muchos casos no existe tratamiento o destrucción en el país o este
resulta costoso. Estos productos químicos convertidos en desechos, tienen
características de peligrosos, siempre que se demuestre que por sus
características químicas, físicas y/o biológicas pueden degradar al
medioambiente y al hombre como factor de este.
Por lo explicado resulta necesario que las entidades dispongan e implementen
procedimientos para identificar, movilizar y determinar el destino final de estos
productos químicos. Dentro de la implementación de estos procedimientos se
incluye la donación o comercialización de estos inventarios dentro de la rama,
fuera de la rama y agotadas estas posibilidades soliciten a la entidad
especializada del MINCIN la gestión de comercialización (en caso que
existiera). Si estos pasos se cumplen se minimiza la generación de desechos
peligrosos y la necesidad de su destrucción, en caso de que esto resulte
posible.
Por otra parte, la CGR ha investigado la complejidad de los inventarios de las
producciones en proceso de los sectores agrícola y ganadero que conforman
los Grupos de Organización Superior de Dirección Empresarial (OSDE) del
Ministerio de la Agricultura, las que se encuentran concentradas en:
• Grupo Empresarial Agrícola para las principales producciones agrícolas
de frutas, cítricos, hortalizas, viandas, granos, semillas, así como las
producciones agroindustriales correspondientes.
19
• Grupo Empresarial Ganadero para las principales producciones
pecuarias de: huevos, leche fresca, entrega a sacrificio (carne bovina,
carne de cerdo, carne de ave, carne de ovino-caprino)
Estas OSDE para el cumplimiento de su misión y del plan anual de la economía
cuentan con las producciones obtenidas en las Unidades Empresariales de
Base (UEB) pertenecientes a sus empresas y las contratadas con la base
productiva del sector no estatal conformado por las cooperativas: Unidades
Básicas de Producción Cooperativas (UBPC), Cooperativas de Producción
Agropecuarias (CPA) y Cooperativas de Créditos y Servicios (CCS).
Las producciones de las empresas son diversas, en la búsqueda de un
desarrollo integral y un crecimiento sostenido en las diferentes ramas de las
producciones agropecuarias, forestales y la agroindustria, contribuyendo a
aumentar la entrega de alimentos a los territorios para el consumo local y las
ganancias económicas por la comercialización de los productos.
En el desarrollo de las acciones de control se debe combinar el Programa:
«Control y Uso de los Inventarios» con los programas Complementarios
asociados en los casos que proceda.
20
ASPECTOS A COMPROBAR:
I. GUÍA DE AUTOCONTROL Y PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS
ACTUALIZADO A PARTIR DEL DIAGNÓSTICO REALIZADO Y EL PLAN
DE MEDIDAS ELABORADO.
Verifique:
1. En la Guía de Autocontrol:
a. Si se garantiza preventivamente una correcta gestión y control
de los inventarios, así como si se realiza un seguimiento
oportuno a las deficiencias detectadas como resultado de la
aplicación del ejercicio para evitar nuevamente su ocurrencia.
b. Si se aplican medidas de comprobación que posibiliten que
para la elaboración del Plan se tengan en cuenta los
inventarios finales estimados como fuentes.
2. En el Plan de Prevención de Riesgos:
a. Si tiene incorporadas medidas vinculadas que impidan
inmovilizaciones de recursos materiales y financieros y en
especial el crecimiento de los inventarios de lento movimiento
y ociosos, así como otros riesgos relacionados.
b. Las evidencias del control y seguimiento a las medidas
contempladas en el Plan de Prevención de Riesgos
relacionadas con los inventarios.
21
II. IMPLEMENTACIÓN DEL CLASIFICADOR DE PRODUCTOS DE CUBA
(CPCU), VERSIÓN 2.0
Investigar
3. Si el Clasificador que utilizan está compatibilizado con el CPCU,
Versión 2.0 y si solicitaron la aprobación metodológica de la ONEI.
(Resuelvo Sexto y Séptimo de la Resolución No. 49 de 2017 de la ONEI)
4. Si recibieron actividades de capacitación, por los especialistas de la
ONEI, sobre la nomenclatura del CPCU, Versión 2.0. En caso de no
haberla recibido investigue las causas y concilie con la ONEI.
(Resuelvo Octavo de la Resolución No. 49 de 2017 de la ONEI)
5. Si fueron objeto de supervisión y control por los especialistas de la
ONEI sobre la aplicación de la nomenclatura CPCU. (Resuelvo Octavo
de la Resolución No. 49 de 2017 de la ONEI)
Comprobar:
6. Si los inventarios están codificados según el CPCU, Versión 2.0
(Inciso b, Artículo 6 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
III. ORGANIZACIÓN DE ALMACENES Y RECEPCIÓN DE PRODUCTOS.
Recepción de productos
Compruebe:
7. Que tienen establecido recepcionar los productos en cada área de
almacenaje, según las calidades y cantidades físicamente recibidas
22
(contar, medir y pesar), emitiendo el modelo Informe de Recepción
de acuerdo a lo realmente recibido y no por los datos de la Factura;
de existir diferencias luego de conciliados con el documento del
vendedor, emitir de inmediato el correspondiente Informe de
Reclamación. En aquellos almacenes que cuenten con más de un
almacenero y exista la división de funciones; así como, que no
tengan acceso a la documentación del suministrador, es decir,
modelo Conduce o modelo Factura, se realiza la Recepción a
Ciegas.
• Por pruebas, verifique la correspondencia de las unidades físicas y
en valores de las mercancías recepcionadas y las facturadas, y en
caso de diferencias entre los precios, las cantidades y calidades de
los productos recibidos y los amparados por los documentos del
vendedor, si se elaboró de inmediato la reclamación
correspondiente, emitiendo el modelo Informe de Reclamación,
enviándola a éste, y si se tramitó el importe a descontar en el pago
o a cobrar por la reclamación.
• Tienen reflejado en el manual de procedimientos de la actividad de
inventarios cómo recepcionar los productos y su cumplimiento.
(Componente Actividades de Control Norma a: «Coordinación entre áreas,
separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización» de la
Resolución No. 60 de 2011 de la CGR)
8. Compruebe que los productos del resultado de las operaciones
productivas que son declarados como producción terminada, están
contabilizados, controlados y amparados por los documentos
23
justificativos que correspondan. (SC-2-06 Entrega de productos
terminados al almacén). (Resolución No. 11 de 2007 del MFP).
9. Investigue si tienen establecido como buenas prácticas que los
productos del resultado de las operaciones productivas que son
declarados como producción terminada para insumo y producción en
proceso estén contabilizados, controlados y amparados por los
documentos justificativos que correspondan.
Organización, control y logística de los almacenes:
Verifique:
10. Que las llaves del almacén o área del mismo están en poder
solamente del personal facultado por la entidad.
11. Que están establecidas las medidas de seguridad de los almacenes
para la debida protección de los productos, de acuerdo a lo regulado
por el Ministerio de Comercio Interior para la Logística de
Almacenes.
• Para ello, mediante la técnica de observación, compruebe que los
almacenes reúnen las condiciones mínimas de protección contra
incendios, robos, filtraciones, iluminación, etc., que las mercancías
estén almacenadas en lugares seguros y de acuerdo a los
requerimientos de comunicación y compatibilidad del producto.
(Artículos 8 al 14; 17, 46, 47, 52, 53 y 55 al 58, todos de la Resolución No. 59 de
2004 del MINCIN).
24
a. Que estén ubicados en lugares altos donde no sufran inundaciones
y que el terreno tenga un buen drenaje, así como alejados de
instalaciones o fábricas de sustancias tóxicas.
b. Que el almacén techado cuenta con un sistema de ventilación
natural o artificial que garantice las condiciones óptimas de los
productos almacenados y del personal del lugar.
c. Que estén limpios, los pisos estén libres de desechos sólidos,
grasas, combustibles y alimentos, ordenados y con adecuada
iluminación.
d. Que estén libres de insectos, roedores, aves y animales
domésticos.
e. Existencias de extintores y que estos se encuentren serviciados y
actualizada la certificación para su uso. (Artículo 33 de la Resolución No.
59 de 2004 del MINCIN)
f. Que en los exteriores esté instalado un sistema eficiente de
iluminación que garantice la seguridad de los mismos.
g. Seguridad de la edificación.
h. Señal de prohibición de fumar.
i. En el caso de los frigoríficos, que estén colocados los termómetros
para el control y registro de la temperatura.
j. Que los productos alimenticios estén almacenados en instalaciones
techadas y cerradas, que garanticen su integridad física.
k. Que se cumpla con las normas de separación de las mercancías
entre piso, paredes y techo. (Artículo 40 de la Resolución No. 59 de 2004
del MINCIN)
25
l. El personal que labora en los almacenes, debe estar capacitado en
materia de protección contra incendios, garantizándose que el jefe
de brigada esté certificado. (Artículo 50 de la Resolución No. 59 de 2004 del
MINCIN)
12. Que está establecido por escrito en cada caso, los funcionarios,
(cargos, nombres y firmas) autorizados al acceso a los almacenes,
los autorizados para solicitar las entregas de productos a los
almacenes y definida la persona responsable de controlar que
ningún producto salga de los almacenes, sin el documento
justificativo de facturación, o de entrega a áreas de la entidad.
• Seleccione una muestra de los SC-2-07 Solicitud de entrega y
verifique que el nombre, cargo y firma corresponde con el del
personal autorizado.
• Compruebe la visibilidad del Nivel de acceso del personal al
almacén y verifique mediante la técnica de observación si durante
su permanencia en este, se cumple.
13. Si están emitidas firmadas las Actas de Responsabilidad Material
por los responsables y dependientes en los almacenes; así como, de
los responsables de los útiles y herramientas en uso, que permitan
la aplicación de dicha responsabilidad individual o colectiva, en caso
de faltantes, deterioros y pérdidas.
• Solicite las Actas de Responsabilidad Material de todos los
almacenes y verifique su actualización y legitimidad y si están las de
todos los almacenes en existencia.
26
14. Si se controlan las existencias de los productos en almacén a través
de tarjetas de estiba, efectuándose las anotaciones en dichos
modelos inmediatamente después de haberse realizado los
movimientos de cada producto, en aquellos almacenes que no están
automatizados. En los almacenes que se encuentran automatizados,
sólo se requiere la localización del producto.
15. Si se contabiliza y controla correctamente a través de Tarjeta de
Estiba y Submayores de Inventario, las existencias recibidas en
consignación y en depósitos.
16. Investigue si tienen establecido como buenas prácticas y cumplen:
a. Que las tarjetas de estiba se encuentren junto a cada producto o
en un lugar cercano al mismo, garantizando la condición de
seguridad y evitando el deterioro de estas.
b. Que se controle a través de tarjetas de estiba y de los submayores
de inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados
al proceso inversionista.
c. De existir cambio de jefe de almacén, efectuar inventario general
para la entrega al nuevo jefe, el cual deberá estar firmado por el
saliente y el entrante. Actualización inmediata del Acta de
Responsabilidad Material.
17. Que exista un control acerca de la rotación de los productos, y se
prioricen por fecha de vencimiento. (Capítulo IV De los almacenes, Artículo
24, Resolución No. 59 del MINCIN)
18. Determine mediante el análisis de la tarjeta de estiba constitutiva de
la muestra, si existen productos almacenados que no han sido
27
clasificados física y contablemente como inventarios ociosos y de
lento movimiento, como parte de la logística de almacén. (Capítulo II,
Artículo 6 del Decreto 315 de 2013 del Consejo de Ministros)
19. Mediante observación, en el caso de los almacenes grandes
verifique: (Resolución No. 59 de 2004 del MINCIN)
a. Que estén delimitadas las superficies de recepción, despacho y
estiba directa.
b. Que tengan el área de pañol para guardar y conservar las
herramientas de trabajo.
c. Que tenga un área determinada para averías, mermas, productos
afectados, decomisados, entre otros.
20. Que esté elaborado el expediente de logística de almacén y que el
mismo contenga los documentos siguientes: (Resolución No. 153 de 2007
del MINCIN)
a. Expediente técnico del almacén.
b. Método de control de ubicación de los productos.
c. Documentos normativos vigentes.
d. Sistema de protección y seguridad del almacén: Debe contener
entre otros aspectos, el Plan de Emergencia contra incendios e
intrusos.
e. Trazabilidad del producto.
f. Programa de control de plagas.
g. Rotación de los productos.
h. Registro de control de fechas de vencimiento de los productos.
28
Nota: en el caso de los almacenes minoristas se deben tener en
cuenta solo los aspectos relacionados en los incisos a, b y c.
21. Se encuentra categorizado el almacén, en caso de respuesta
negativa identifique las causas. (Artículo 3.4 de la Resolución No. 59 de
2004 del MINCIN)
Almacenamiento de los inventarios ociosos y de lento movimiento:
Compruebe:
22. Si están definidos los responsables de identificar la existencia de
inventarios de lento movimiento y ociosos, como parte de la
Logística de Almacenes y de la actividad de comercialización; a
partir de los parámetros definidos previamente, según las
actividades que realiza la entidad, en correspondencia con las
disposiciones vigentes para el almacenamiento y comercialización
de estos inventarios.
23. Si los productos declarados de lento movimiento y ociosos en los
almacenes tienen una nueva ubicación, atendiendo a las
características de los mismos, su envase y embalaje, el surtido y la
masividad, que determinen el método de almacenamiento en estiba
directa o estantería. (Apartado 1 del almacenamiento del Resuelvo Primero de
la Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN)
24. Si están almacenados por zona, donde la mercancía se agrupa por
familia de productos, donde cada producto tiene una ubicación
determinada en la misma. (Apartado 2 del almacenamiento del Resuelvo
Primero de la Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN)
29
25. Si están delimitadas las zonas para los productos de lento
movimiento y ociosos, y que no esté cercana del área de despacho,
donde deben estar los productos de mayor rotación. (Apartado 3 del
Almacenamiento del Resuelvo Primero de la Resolución No. 301 de 2013 del
MINCIN)
26. Si utilizan la figura de productos bloqueados.1 (Apartado 4 del
Almacenamiento del Resuelvo Primero de la Resolución No. 301 de 2013 del
MINCIN)
27. Si se elabora una nueva tarjeta de estiba, con la identificación y las
especificaciones del producto a los productos de lento movimiento y
ociosos que se trasladan al área destinada para ello. (Apartado 6 del
Almacenamiento del Resuelvo Primero de la Resolución No. 301 de 2013 del
MINCIN)
28. Si se ubica en el almacén o local adecuado, la representación visual
de los productos de lento movimiento u ociosos, con el objetivo de
promover su oferta a los clientes y crear mecanismos de alerta a los
gestores internos. (Para esto pueden emplearse vitrinas, salón de
exposición, complementados con póster o carteles y listados con las
referencias de cada producto). (Apartado 7 del Almacenamiento del
Resuelvo Primero de la Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN)
29. Si destinan un almacén para concentrar estos productos de forma
diferenciada, por tener grandes volúmenes de inventarios ociosos y
1 Con relación a los productos ociosos, para incrementar la capacidad de almacenamiento y lograr un
impacto económico, como alternativa excepcional, se podrá utilizar la figura de productos bloqueados, a pesar de que uno de los principios básicos en el almacenamiento es no tener productos bloqueados en el almacén, ya sea en la estiba directa, o en las estanterías, tanto en lo horizontal, como en lo vertical de cada
alojamiento.
30
de lento movimiento. (Apartado 8 del Almacenamiento del Resuelvo Primero de
la Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN)
IV. CONTEOS FÍSICOS
30. Solicite el listado de renglones por cuenta y almacenes.
31. Seleccione como muestra para el conteo físico, entre el 5 y el 10 %
de los renglones de las diferentes cuentas de inventarios de la
entidad, de acuerdo a sus características, tomando en consideración
los tipos de productos identificados en el Anexo I y utilizando la
técnica de observación adicione a esta, otros productos que sean de
su interés. De resultar la muestra menor del 5 %, deberá consultar
con el Supervisor y la aprobación del Puesto de Mando Provincial.
32. Realice el conteo físico utilizando el PT que aparece en el Anexo II.
33. Verifique que elaboran el Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los
medios almacenados; así como, de los útiles y herramientas en uso
y cumplen con la programación de los chequeos periódicos rotativos,
de acuerdo al plan elaborado.
Para ello
34. Solicite el Plan anual de los conteos físicos periódicos de los
inventarios, los documentos que evidencian los conteos físicos en
almacenes y compruebe:
a) Si incluye todos los almacenes existentes y los útiles y
herramientas en uso.
31
b) El cumplimiento del Plan Anual de chequeo físico y si este
garantiza el conteo de todos los medios en existencia durante el
año.
c) Si se registran inmediata y adecuadamente los faltantes,
pérdidas de bienes por roturas y obsolescencia técnica y
sobrantes detectados y se elaboran, tramitan, analizan y
aprueban los expedientes por los funcionarios competentes en
los términos establecidos, en correspondencia con las
regulaciones vigentes, considerando además las regulaciones
propias del organismo o entidad, y si se aplicó responsabilidad
material en los casos que proceda:
I. Compruebe el ajuste de las diferencias en el modelo
establecido, en la Tarjeta de Estiba y en el Submayor de
inventario.
II. En el caso de diferencias sistemáticas y significativas,
solicite si se ha realizado inventario general. De no
haberse efectuado confeccionar Acta de Declaración al
respecto.
V. CUENTAS, REGISTROS, SUBMAYORES Y CUADRES CONTABLES.
Organización de los registros y submayores de inventarios
Revise y compruebe:
32
35. El Manual o Reglamento de Control Interno, de acuerdo a lo
establecido en la Resolución No.54 del MFP, de 24 de marzo de
2005, considerando las normativas fundamentales relativas a la
Contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, uso y contenido de las
cuentas y análisis específicos, tratamientos contables específicos,
modelos a emplear como documentos primarios del subsistema,
etc.).
36. Si el diseño del formato de los modelos a emplear como documentos
primarios, respeta los datos de uso obligatorio establecidos para el
subsistema.
37. Si se encuentran identificados los procesos y sus responsables, si
están definidas por escrito las funciones de cada puesto de trabajo,
vinculado al subsistema, para dar cumplimiento a los objetivos
trazados para las diferentes actividades, garantizando que exista
contrapartida entre ellas. Comprobar que el personal tiene y conoce
sus funciones.
38. De aplicar sistema soportado sobre las Tecnologías de la
Información comprobar que está actualizado, que responde a la
política de informatización de la sociedad, que cumple: con las
normas de seguridad informática autorizando mediante contraseña
de uso particular, al personal autorizado a operar el o los módulos y
con los principios de control interno establecidos.
39. De aplicar el numeral anterior, comprobar que el personal que opera
los módulos del subsistema Inventario, no tiene acceso a las bases
33
de datos de los sistemas automatizados de contabilidad, con vistas a
evitar la manipulación de la información
40. Que los datos de uso obligatorio fueron tomados en cuenta al
momento de diseñar los modelos del Subsistema de inventarios que
aparecen en el Anexo III. (Resuelvo Primero de la Resolución No. 11 de 2007
del MFP)
41. Que existe una correcta organización del flujo de la documentación
entre las áreas de Abastecimiento, Comercial y Contabilidad, de
forma tal que los documentos se entreguen diariamente al área de
contabilidad o a más tardar al día siguiente de su emisión.
42. Que el personal del almacén no tiene acceso a los registros
contables ni a los submayores de inventarios.
43. Que están habilitados los registros y Submayores de Inventario
relacionados con estas operaciones, manuales o automatizados,
según corresponda y que los movimientos tienen origen en los
documentos primarios debidamente confeccionados, valorados y
firmados y se correspondan con los contenidos económicos de las
mismas.
44. La organización de los submayores de las cuentas de inventarios,
los que deben contar con la apertura de las subcuentas y análisis de
uso obligatorio establecidos en la legislación vigente.
45. Si se anotan las existencias de cada producto, en los documentos
que originan movimientos en los almacenes (entradas, salidas,
ajustes, traslados, etc.), después de efectuado cada movimiento,
realizando conciliaciones de las existencias físicas entre los saldos
34
de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario,
garantizando el cuadre en físico y de detectarse diferencias, si son
analizadas y depuradas inmediatamente.
46. Si los submayores de inventario están al día.
a. En visita al almacén solicite los documentos que amparan los
movimientos de al menos los tres días anteriores a la visita.
b. Prepare P/T y relacione los productos que amparan los
documentos de entrada y/o salida solicitados.
47. En la muestra de los submayores
a. Que estén debidamente actualizados, determinando en los casos
de documentos pendientes de anotación: días de atraso [según
fecha del documento y fecha de la visita] y sus causas.
b. Si en el almacén se anotan las existencias de cada producto, en
todos los modelos de entrada, salida, ajustes, traslados, etc.
después de efectuado cada movimiento (Cuadre diario) y si se
cotejan diariamente con los submayores de inventario,
conciliándose las diferencias detectadas, analizándolas y
depurándolas.
Cuadres contables de los inventarios y otras cuentas relacionadas con
estas
Compruebe:
48. Que se revisan y rectifican por el área contable, los precios y
cálculos que aparecen en los documentos que respaldan los
productos recibidos.
35
49. Que se realiza el cuadre periódico, según lo establecido por la
entidad, de la suma de los saldos de los Submayores de Inventario,
con los de las cuentas controles correspondientes, dejando
evidencia del mismo.
50. Si se realiza el cuadre diario en físico y en valores de los Inventarios
en las entidades cuyos sistemas contables y de control de
existencias no están integrados, ni exista sistema automatizado de
control de los inventarios y de la contabilidad.
51. Que se utiliza correctamente cuando proceda, la cuenta Desgaste
de Útiles y Herramientas.
Verifique:
52. El cuadre contable de las siguientes cuentas: Inventarios, Cuentas
reguladoras de inventarios, Operaciones entre dependencias,
Pérdidas en investigación y Faltantes de bienes en investigación, así
como las cuentas de gastos por pérdidas y por faltantes. En caso de
diferencias, analice las operaciones registradas para detectar las
causas y determine desde cuando no existe el cuadre. Solicite los
expedientes que amparan los ajustes. (Resolución No. 20 de 2009 del
MFP)
53. La correcta clasificación contable de acuerdo con su naturaleza y
contenido. Anexos IV y V
54. Los movimientos del saldo de las cuentas (aumentos/
disminuciones) durante el período auditado tomando una muestra
del 5 por ciento de las operaciones. Revise además los justificantes
36
(documentos primarios que soportan las operaciones efectuadas)
con el objetivo de comprobar la corrección y legalidad de los
mismos.
I. Su correcta contabilización: el consumo del inventario, el costo
de producción o de ventas y las ventas en igual período.
II. Defina mediante análisis, las causas, en los casos que proceda
de los tratamientos contables incorrectos, verificando si las
compras y las ventas procedentes de los inventarios están
registradas, pagadas o pendientes de pago, según la modalidad
contratada; comprobando que los cobros y pagos estén
debidamente conciliados y reconocidos por las partes, de existir
diferencias en los registros contables determine las causas.
55. Para las operaciones entre dependencias:
I. que los importes correspondientes a los traslados de recursos y
demás operaciones que se realizan entre la entidad y sus
dependencias, fábricas y establecimientos, sin que medie pago
alguno.
II. que las operaciones que se encuentren en tránsito, cuyos
créditos en estas cuentas aún no se hayan producido serán
registradas acreditándose en estas cuentas con débito a las
cuentas que le dieron origen analizándose como “Partidas en
Tránsito”.
III. el saldo de la cuenta al final de cada período intermedio y al final
del ejercicio contable es cero (0).
IV. Si se realizan conciliaciones.
37
V. Si se da seguimiento a las “Partidas en tránsito”
56. El tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con
la legislación vigente (Resolución No. 20 del 2009 del MFP).
57. Si se utilizan los precios ponderados para el control del valor de los
inventarios; así como si las unidades de medidas utilizadas se
corresponden con las establecidas en el sistema métrico decimal.
58. Si se entregan las proformas de Estados Financieros a las
direcciones de Finanzas y Precios de los órganos locales del Poder
Popular, a las organizaciones superiores de dirección, órganos u
organismos, según la subordinación que correspondan, en los
plazos establecidos en las Normas Cubanas de Información
Financiera. (Resuelvo Cuarto de la Resolución No. 498 de 2016 de MFP)
59. Si poseen la evidencia de los estados financieros presentados a la
ONEI y si se realiza la conciliación de las cifras contenidas en los
Estados Financieros con las captadas por la ONEI. (Resuelvo Séptimo
de la Resolución No. 499 de 2016 de MFP)
VI. ANÁLISIS DE LA VARIACIÓN DE LAS CUENTAS DE INVENTARIOS
60. Realice la comparación del valor de las cuentas de inventarios al
cierre de septiembre 2018, con respecto a igual período del año
anterior (septiembre 2017) y con el inicio del año (diciembre 2017).
Comente las principales variaciones. (Anexo VI a) y VI b)).
38
I. Analice el crecimiento o disminución de los inventarios totales,
identificando las cuentas de inventarios de mayor variación.
Indague las causas.
II. Examine la variación por crecimiento de las cuentas: Materia
Prima y Materiales, Combustible y lubricantes, Partes y piezas
de repuesto, Producción terminada y Mercancías para la
venta, fundamentalmente. Investigue las causas.
III. Defina la responsabilidad en los casos que corresponda, si
como consecuencia del análisis, se determinan: compras en
exceso, acumulaciones innecesarias de recursos y materiales
financieros por la incorrecta aplicación o definición de los
parámetros o por compras de productos en las cuales no se
tuvieron en cuenta su obsolescencia tecnológica.
Para determinar acumulaciones de inventarios en exceso por encima de las
mercancías necesarias, afectando los recursos financieros, el auditor debe
tener en cuenta en el análisis los siguientes aspectos:
a. Niveles de producción en unidades físicas que se
proyectan y los servicios a realizar.
b. Normas de consumo para cada producto y servicio
proyectado.
c. Inventarios por tipo de recurso.
d. Compras e importaciones en trámites, arribo de las
mercancías.
e. Importaciones previstas.
39
VII. ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Y FINANCIEROS.
Investigue:
61. En correspondencia a la clasificación de la entidad objeto de
análisis, si los productos almacenados constituyen bienes de
consumo o bienes intermedios, elemento primordial para definir la
clasificación de los inventarios de lento movimiento:
Los bienes de consumo: son los producidos por el hombre,
destinados al consumo de las personas, y está asociado para la
clasificación del inventario de lento movimiento cuando las cantidades
en existencia superan el ciclo de venta; así como cuando superan los
120 días expuestos a la venta o al consumo y posean cobertura de
inventario para más de tres (3) meses.
Los bienes intermedios se utilizan en el proceso de producción o
servicios para transformarlos en bienes finales o de servicios
prestados, está asociado para la clasificación del inventario de lento
movimiento cuando las cantidades en existencia superan el ciclo de
reaprovisionamiento.
Verifique:
62. Si aplican medidas organizativas y de control sobre sus inventarios
tales como:
a. Si están definidos y se aplican los parámetros para controlar
los niveles de inventarios que aseguren con eficiencia los
procesos: ciclos de venta y de reaprovisionamiento, rotación
de inventarios, coberturas necesarias, inventarios máximos y
40
mínimos por productos de interés, entre otros. (Artículo 4 a
Decreto No. 315 de 2013 del CM)
b. La estructura de los inventarios y sus ciclos de rotación, se
corresponden con las características productivas, de servicios
o comerciales de la entidad.
c. Si cuenta con procedimientos de trabajo que le permita
identificar, movilizar y determinar el destino final de los
inventarios de lento movimiento y ociosos, incluyendo las
entidades que forman parte del sistema presupuestado con
destino definido. Al respecto determine si está en
correspondencia con lo establecido por los organismos
globales, así como verifique su cumplimiento. (Artículo 4 b del
Decreto No. 315 de 2013 del CM)
63. Si está designado mediante resolución el gestor de la actividad de
inventarios de bienes; así como si están definidas las funciones y el
nivel de subordinación. (Capítulo II, Artículo 6 a del Decreto No. 315 de 2013
del CM)
VIII. LOS INVENTARIOS COMO FUENTES DEL PLAN DE LA ECONOMÍA
Compruebe:
64. Si los inventarios finales estimados constituyeron fuentes del Plan de
la Economía 2018. De no haberse tomado en consideración
investigar las causas. (Artículo 5 del Decreto No. 315 de 2013 del CM y
Resolución No. 156 de 2017 del MEP «Indicaciones metodológicas para la
elaboración del Plan de la Economía Nacional 2018» del MEP).
41
65. Si los inventarios finales estimados constituyeron fuentes del Plan de
la Economía 2019, en la última versión presentada al MEP. De no
haberse tomado en consideración investigar causas. (Artículo 5 del
Decreto No. 315 de 2013 del CM y Resolución No.158 de 2018 del MEP
«Indicaciones metodológicas para la elaboración del Plan 2019»).
66. Sí está concebido el proceso para la determinación de las
necesidades de compras, constatando la correspondencia de la
demanda y el plan en los casos que proceda. Fundamente las
causas de la no correspondencia, teniendo en cuenta los siguientes
argumentos:
• Realiza compras de acumulación por oportunidad de
mercado.
• No se tienen definidos los parámetros de gestión.
• No se tiene en cuenta los inventarios existentes.
• Detallar otras causas.
Verifique:
67. El comportamiento del indicador Rotación de inventarios2 como
directivo mínimo (es decir que no se permite su deterioro con
2Para planificar el cálculo del Indicador Rotación de Inventarios, parte del Plan Financiero de las entidades
(Resolución No. 498 de 2016 del MFP).
En el proceso de planificación se tendrá en cuenta: utilizar como fuente del plan los inventarios y mercancías en tránsito existentes al cierre de año, analizar y validar las normas de inventarios, el ciclo de rotación de los mismos, su reaprovisionamiento, examinar los inventarios ociosos y de lento movimiento, estableciendo las
vías para su más rápida liquidación o minimización. Rotación de Inventarios: Se calcula como la relación entre el consumo material, más el costo de venta de la mercancía dividido por el promedio de los inventarios, el cual se calcula tomando como base el saldo al inicio
del año anterior más el saldo al final del año anterior entre dos. Importancia del nivel de rotación: La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen
menos tiempo en almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios.
42
respecto al Plan), en cuanto al comportamiento planificado para el
Plan 2018. (Resolución No. 156 de 2017 del MEP «Indicaciones metodológicas
para la elaboración del Plan 2018»).
IX. CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS OCIOSOS Y DE LENTO
MOVIMIENTO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN DECLARADA EN EL
REGLAMENTO.
Solicitar:
68. Si contiene en el módulo de inventario, identificación de forma
automática de los bienes intermedios y de consumo, para que sean
registrados como lento movimiento.
69. Si el registro contable de los inventarios de lento movimiento se
corresponde con los productos marcados por el programa
automatizado, corrobore que el criterio de clasificación sea
coincidente con lo definido en el Decreto No. 315 de 2013, del CM
en su artículo 2 inciso g.
Verifique:
70. Si las entidades poseen inventarios de lento movimiento y ociosos,
no declarados en las cuentas contables definidas para ello.
71. Si se realizan análisis sistemático de los inventarios con el objetivo
de identificar y registrar los inventarios de lento movimiento y
ociosos.
Cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la misma, tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa.
(Resolución No. 156 de 2017 del MEP «Indicaciones Metodológicas para la elaboración del Plan 2018»)
43
X. INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO Y OCIOSOS ASOCIADOS AL
PROCESO INVERSIONISTA
Comprobar:
72. Si poseen inventarios de lento movimiento asociados al proceso
inversionista, que están registrados en el rango de las cuentas 280 a
289 Equipos por Instalar y Materiales para el Proceso Inversionista.
73. Comprobar si existen procesos inversionistas paralizados u obras
constructivas. De ser positiva la respuesta:
a. Causas de la paralización, fecha y quién decidió su
paralización
b. Si se define el destino de los recursos de uso común
c. Si existe solución financiera para el caso.
XI. ASPECTOS ESPECÍFICOS PARA COMPROBAR EN LAS ENTIDADES
ESTATALES SOBRE LA COMERCIALIZACIÓN Y EL TRATAMIENTO
FINANCIERO DE SUS INVENTARIOS DECLARADOS DE LENTO
MOVIMIENTO Y OCIOSOS.
Indague:
74. Qué medidas han adoptado para reducir y evitar que se acumulen
los inventarios de lento movimiento y ociosos, así como si existen
evidencias de los análisis realizados en los consejos de dirección de
los productos declarados e identificados como tal y sus posibles
formas de comercialización dentro y fuera de la rama de la entidad.
(Capítulo II Artículo 6g del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
44
75. Si el jefe del organismo, de la organización superior de dirección
empresarial o de la entidad han emitido indicaciones específicas
para la implementación del Decreto No. 315 de 2013 del CM para la
gestión, tratamiento y comercialización de los inventarios de lento
movimiento y ociosos para las entidades de su sistema, en este
caso solicite las mismas y revise el cumplimiento de los aspectos
indicados.
76. Si la entidad ha aprobado la venta de los inventarios de lento
movimiento y ociosos; por gestión directa o a través de una empresa
autorizada a la comercialización (CEDIPAD y las Empresas Universales
Territoriales).
Compruebe:
77. Si la entidad cuenta con el procedimiento emitido por los jefes o
presidentes de su nivel superior3 para las entidades que aprobaron
la venta de inventarios de lento movimiento y ociosos. (Artículo 4 de la
Resolución No. 386 de 2013 del MFP) Al respecto:
i. Determine si en él se establecen los datos necesarios a informar
a dicho nivel de forma tal que le permita a este tener un control
sobre dicha operación. Investigue si entre estos datos se
encuentran: (Artículo 5 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
1. Los productos vendidos.
2. Las cantidades.
3. El canal de comercialización utilizado.
3 Se considera a los órganos, organismos y las organizaciones superiores de dirección empresarial.
45
4. El precio unitario mínimo a que se vende.
5. Información detallada cuando los ingresos por venta no
cubran el valor con el cual están registrados en libro de
estos inventarios.
ii. Verifique su cumplimiento.
Revise:
78. Si una vez vendido los inventarios de lento movimiento y ociosos por
precios menores a los registrados en libro, se realiza el ajuste de la
diferencia de valores de los inventarios vendidos, como pérdida que
afecta los resultados económico-financieros del período4 o si está
regulado con la liberación de la Provisión a tales fines si existe
(Artículo 6 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
79. Si la entidad tiene creada una Provisión para cubrir las pérdidas que
se generen por la venta de los inventarios de lento movimiento y
ociosos. (Artículo 8 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP). Para ello
investigue:
80. Si cuentan con la argumentación presentada al Ministerio de
Finanzas y Precios (MFP) de la situación financiera de la entidad y la
autorización para la creación. (Artículo 8.1 de la Resolución No. 386 de 2013
del MFP)
4 Esta pérdida puede ser regulada con la liberación de la provisión a tales fines, si existe. (Artículo 6 de la
Resolución No. 386 de 2013 del MFP). Cuando la diferencia a ajustar sea significativa y requiera más de un (1) ejercicio económico, los jefes de los
órganos, organismos y OSDE pueden autorizar diferir el ajuste hasta cinco (5) ejercicios económicos siguientes a aquel en que se realizó, y si no se considera suficiente, fundamentan sus propuestas de solución al Ministerio de Finanzas y Precios para su aprobación. (Artículo 6.1 de la Resolución No. 386 de 2013 del
MFP).
46
81. Si la Provisión está incluida en el Presupuesto del año para facilitar
la comercialización de los inventarios de lento movimiento y ociosos.
(Artículos 8.1 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
Verifique:
82. Si la entidad ha determinado y aprobado el destino económicamente
útil de los inventarios declarados de lento movimiento y ociosos
cumpliendo con el orden establecido para la gestión de la
comercialización de estos inventarios que se describe a
continuación: (Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
i. Comercializar de forma mayorista los inventarios de bienes de
lento movimiento, dentro de la rama. (Inciso a, Artículo 7 del Decreto
No. 315 de 2013 del CM)
ii. Rebajar precios de forma progresiva para facilitar su
comercialización, controlando el efecto económico que genera.
(Inciso b, Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
iii. Declarar el carácter ocioso del bien, desde la estructura de base
a la nacional. (Inciso c, Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
iv. Decidir y realizar su comercialización fuera de la rama. (Inciso d,
Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
v. Agotada la posibilidad de la comercialización mayorista, solicitan
a la entidad especializada Empresa Comercializadora de
Tecnologías de la Información (CEDIPAD) destinada a la
comercialización de los inventarios de lento movimiento y
ociosos del Ministerio de Comercio Interior, la gestión de
47
comercialización de los inventarios de bienes ociosos. (Inciso e,
Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
83. De haberse aplicado y cumplido algunas de las medidas
comprendidas de la (i) a (iv) para la comercialización mayorista de
los inventarios de lento movimiento y ociosos, solicite y revise el
procedimiento utilizado para la venta, facturación y cobros
realizados, así como la documentación primaria que evidencia las
transacciones realizadas.
Compruebe:
84. Para las ventas mayoristas que realizan, si la entidad forma los
precios de venta en pesos cubanos (CUP) y pesos cubanos
convertibles (CUC) de los inventarios de lento movimiento y ociosos,
por acuerdo entre las partes, a partir de la conciliación entre
vendedor y comprador, tomando como referencia su valor en libro,
teniendo en cuenta las rebajas de precios, que de forma progresiva
puedan realizar a los productos, así como la constancia escrita en
expediente de los precios acordados, su base de cálculo y
procedimiento que lo ampara (Artículo 9 de la Resolución No. 386 de 2013
del MFP)
85. Que los procedimientos para la formación de precios de los
productos de lento movimiento y ociosos, para la venta mayorista,
que se establecen son analizados y aprobados en los Consejos de
Dirección de la entidad (Artículo 9 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
86. Si los procedimientos para la formación de precios para la venta
mayorista de estos inventarios, han sido validados por el jefe del
48
Órgano, Organismo u OSDE, al que se subordina la entidad (Artículo
9 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
87. Si existe evidencia del reporte enviado a su nivel superior sobre la
liquidación de todo el inventario de lento movimiento y ocioso
aprobado a vender, adjuntando copia del Estado Financiero. (Artículo
7 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
Indague:
88. Si conocen y acceden a la Aplicación Web de CEDIPAD,
denominada CILMO a través del URL www.cilmo.cinet.cu que
publica los productos de lento movimiento y ociosos.
89. En caso que la entidad agotó la posibilidad de la comercialización
mayorista entonces compruebe:
a. Que se ha establecido contrato con CEDIPAD o empresa
universal territorial, para la gestión de comercialización de los
inventarios de lento movimiento y ociosos.
b. Que se han realizado las conciliaciones periódicas del estado de
las ventas, cobros, pagos y abono de la comisión pactada según lo
acordado en cláusula del contrato firmado.
c. En caso de que se determinen como no comercializable, si
cuenta con la certificación emitida por la entidad especializada5
(Inciso c, Artículo 8 del Decreto No. 315 de 2013 del CM).
5 Esto se define con el objetivo de que el responsable de los bienes determine el destino final de dichos
inventarios, para lo que órganos, organismos, las organizaciones superiores de dirección empresarial y las entidades, en correspondencia con lo establecido por el Ministerio de Economía y Planificación, y el Ministerio de Finanzas y Precios, determinan y aprueban el destino económicamente útil de los inventarios de lento
movimiento y ociosos. (Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013)
49
d. Si los inventarios certificados como no comercializables se
encuentran aún en existencia.
Investigue:
90. Si el destino final de los inventarios de bienes ociosos dictaminados
no comercializables se corresponde con el orden de prioridad
siguiente: (Artículo 10 del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
i. Venta a las empresas recuperadoras de materias primas.
ii. Despiece.
iii. Destrucción, en coordinación con los organismos que
corresponda, según el caso o tipo de producto, cumpliendo los
mecanismos de control establecidos.
91. Si se han reducido o no los inventarios de lento movimiento y
ociosos. De no reducirse investigue las causas.
92. Si han sido estimulados por disminución de los inventarios de lento
movimiento y ociosos o penalizados por el incremento de los
mismos, para ello:
a. Compruebe si la entidad ha recibido la estimulación por la
disminución de al menos en un cinco por ciento de los
inventarios de lento movimiento y ociosos, mediante la
bonificación del tipo impositivo del Impuesto sobre Utilidades que
debe ser hasta un cinco por ciento (5%)6. (Artículo 13 de la Resolución
No. 386 de 2013 del MFP)
6 Esta estimulación se aprueba de manera puntual anualmente y se aplica en el momento de la liquidación
final de este Impuesto.
50
b. Determine mediante la comparación del nivel de inventarios de
lento movimiento y ociosos del período actual respecto al
anterior, y si aplica ante los incrementos en los rangos
siguientes: (Artículo 14 de la Resolución No. 386 de 2013 del MFP)
I. Si el incremento es de hasta el diez por ciento (10 %) se
suspende la creación de la Provisión aprobada durante un (1)
ejercicio fiscal, y
II. Si el incremento supera el diez por ciento (10 %) se suspende la
creación de la Provisión aprobada durante dos (2) ejercicios
fiscales.
Revise y confirme:
93. En caso que el destino final económicamente útil de los inventarios
de lento movimiento y ociosos sea la venta a las empresas
recuperadoras de materias primas:
a. La existencia de contratos vigentes y actualizados con la
Empresa de Recuperación de Materias Primas correspondiente,
para la compraventa de los productos de lento movimiento y
ociosos dictaminados como no comercializables.
b. Si los productos de lento movimiento y ociosos no
comercializables que se venden como productos reciclables a la
Empresa de Recuperación de Materias Primas se clasifican y se
contratan por los tipos de desechos reciclables siguientes:
I. Chatarra ferrosa (acero y hierro fundido).
II. Chatarra no ferrosa (aluminio, acero inoxidable, cobre,
plomo, bronce, chatarra electrónica, otros metales.
51
III. Desechos no metálicos (plástico, papel, cartón, vidrio,
textil, envases de vidrio, envase textil).
94. Si están realizando despiece como destino final de inventarios
ociosos no comercializables y su posible incorporación a los
potenciales y planes de generación y entrega como materia prima
dentro de las clasificaciones de desechos Metálicos (chatarra ferrosa
y chatarra no ferrosa) y No metálico. En casos necesarios investigar
las causas de que no se realice el despiece.
XII. ASPECTOS ESPECÍFICOS PARA COMPROBAR EN LAS EMPRESAS
UNIVERSALES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN DE
COMERCIALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO
Y OCIOSOS.
Las empresas universales territoriales están subordinadas al Grupo
Comercializador de Productos Industriales y de Servicio (GI) y realizan dentro
de su objeto empresarial la actividad de comercialización de los inventarios de
lento movimiento y ociosos de:
➢ Los propios de su organización, cumpliendo lo establecido en el Decreto
No. 315 de 2013 del CM, según su implementación en el procedimiento
de trabajo aprobado para la comercialización de este tipo de inventario.
➢ Los de propiedad de entidades estatales de su territorio.
(Comercialización de inventarios de lento movimiento y ociosos de la
economía nacional)
Solicite:
52
95. El procedimiento de trabajo7 aprobado por la empresa universal
territorial para la Gestión de comercialización de los Inventarios de
lento movimiento y ociosos y la resolución que designa al
especialista gestor de esa actividad o Grupo de trabajo si resulta
necesario.
Revise:
96. En el cumplimiento del procedimiento de trabajo:
a. Si hay evidencia documental de la autogestión que realiza
la empresa universal con empresas comercializadoras dentro de
la rama (resto de las universales territoriales del MINCIN a través
del GI).
b. Si hay evidencia documental de la autogestión que realiza
la empresa universal para la comercialización fuera de la rama
de sus inventarios de lento movimientos y ociosos, a precios por
acuerdo, modificando el destino para el cual fueron adquiridos;
cumpliendo lo regulado para estos casos en la Resolución No.
242 de 2013, dictada por la Ministra del Comercio Interior.
Compruebe:
97. Si la empresa universal tiene contrato con la Empresa
comercializadora de tecnologías de la información (CEDIPAD) para
acceder a la aplicación Web para la publicación de los productos de
7 Los procedimientos de trabajo de las empresas universales territoriales se derivan y es tarán en
correspondencia con lo establecido en el procedimiento de comercialización de los inventarios de lento movimiento y ociosos del Grupo Comercializador de Productos Industriales y de Servicio (GI), perteneciente
al MINCIN, aprobado y puesto en vigor por la Resolución No. 223 de 2014 del mencionado grupo.
53
lento movimiento y ociosos de su territorio, así como también valore
su funcionamiento. En caso que no tengan contrato firmado, analizar
las causas.
Verifique:
98. A partir del procedimiento de trabajo aprobado, el cumplimiento de lo
establecido para la gestión de la comercialización de los inventarios
de lento movimiento y ociosos de propiedad de las entidades
estatales de su territorio, en los aspectos siguientes:
a) Contratación económica.
b) Ficha de clientes.
c) Registros de inventarios.
d) Análisis de la calidad de la mercancía presentada por las
entidades estatales o criterio comercial del gestor para su
posible comercialización.
e) Remisiones
f) Conciliaciones económicas.
g) Mercancías no comercializables.
54
XIII. ASPECTOS ESPECÍFICOS PARA COMPROBAR EN LA EMPRESA
COMERCIALIZADORA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
(CEDIPAD) EN LA GESTIÓN DE COMERCIALIZACIÓN DE LOS
INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO Y OCIOSOS
Valore:
99. El funcionamiento de la Aplicación Web para la publicación de los
inventarios de lento movimiento y ociosos
Solicite:
100. El procedimiento de trabajo de la Unidad Básica Gestión de
Inventario aprobado para la comercialización de los inventarios de
lento movimiento y ociosos y la plantilla de cargo del Grupo de
trabajo.
Revise:
101. Mediante una selección de muestra de los contratos económicos
para la gestión de venta firmados entre la entidad propietaria de los
inventarios de lento movimiento y ociosos (Comitente) y CEDIPAD
(Comisionista), los aspectos siguientes:
a) Si se cumple por ambas partes los acuerdos establecidos. (4.1
Contratación económica. Procedimiento de trabajo para la
Gestión de Inventarios de lento movimiento y ociosos. CEDIPAD)
b) Que contengan la carta de solicitud de comercialización y firma
del directivo de la entidad solicitante, las copias o listados de los
inventarios en copia dura y formato digital para importar la
información a la aplicación Web. (4.3 Registros de inventarios.
55
Procedimiento de trabajo para la Gestión de inventarios de lento movimiento y
ociosos. CEDIPAD)
c) Que según los resultados de los análisis de la calidad o criterio
comercial emitido, de la mercancía presentada por los
Comitentes, se define por el gestor de inventario, el posible
destino de la comercialización: comercio mayorista, comercio
minorista, exportación o no comercializable. (4.4 Procedimiento de
trabajo para la Gestión de inventarios de lento movimiento y ociosos.
CEDIPAD)
d) Si existe evidencia documental que demuestre la gestión y
coordinación que realizan:
I. para la venta mayorista de los inventarios de lento movimiento
y ociosos del Comitente.
II. con los órganos y entidades correspondientes, para la
colocación y ventas de estos inventarios en la red de
comercio minorista.
e) Que los compradores, estén acreditados como clientes, tengan
el modelo establecido como Ficha de Cliente y estén archivadas
sus solicitudes de compra. (4.5 Remisiones. Procedimiento de trabajo
para la Gestión de inventarios de lento movimiento y ociosos. CEDIPAD)
f) Que se realizan las conciliaciones económicas periódicas con
comercio minorista y proveedores, según corresponda en cada
caso, del estado de las ventas, cobros, pagos y abono de la
comisión pactada con el Comitente, según lo acordado en cláusula
del contrato firmado. (4.6 Conciliaciones económicas. Procedimiento de
trabajo para la Gestión de inventarios de lento movimiento y ociosos. CEDIPAD)
56
g) Si se cumple que una vez realizadas las conciliaciones y pasado
un término de 120 días de no efectuarse las ventas, se define por
parte del especialista si las mercancías que quedan en los
almacenes son o no comercializables.
Solicite:
102. Los expedientes para la confección de las Actas de no
comercializable (4.8 Mercancías no comercializables. Procedimiento
de trabajo para la Gestión de inventarios de lento movimiento y
ociosos. CEDIPAD) e investigue:
a. Las gestiones realizadas y criterio comercial del gestor de
inventarios para declarar no comercializable el inventario.
b. Que los expedientes contengan:
I. El inventario impreso de los productos propuestos como no
comercializables.
II. Las Actas de no comercializable, firmadas por el gestor de
inventarios, con el Visto Bueno del jefe inmediato superior y
aprobado por el Director de la Empresa.
Confirme:
103. Mediante una selección de muestras de Actas de no
comercializable emitidas por CEDIPAD, el destino final que se le ha
dado a esos productos por la entidad propietaria de los inventarios
de lento movimiento y ociosos dictaminados y si fueron los
establecidos en la legislación vigente (Articulo 10, Decreto No. 315 de 2013
del CM)
57
XIV. ASPECTOS ESPECÍFICOS PARA COMPROBAR EN LAS EMPRESAS
DE LA ECONOMIA NACIONAL QUE REALIZAN COMERCIALIZACIÓN
MAYORISTA
Compruebe:
104. En las entidades Comercializadoras, la confirmación de los
documentos primarios (vales de entrega o devolución), deben estar
registrados contablemente. Comprobar si están anotados al costo y
los que fueron facturados y anotados, los datos establecidos de las
facturas en el registro correspondiente.
105. Si está diseñada la estrategia para el adecuado tratamiento a los
inventarios de lento movimiento y ociosos. Al respecto, determine si
en ella se establecen medidas organizativas y de control sobre los
mismos a partir de los procedimientos que tienen establecido para
movilizar, identificar y determinar el destino final de estos
inventarios. (Apartado 2 de la Comercialización Mayorista del Resuelvo Primero
de la Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN)
106. Si está habilitado un expediente por cada lote de productos de
lento movimiento y ociosos, agrupados por familia de productos y
edades. (Apartado 3 de la Comercialización Mayorista del Resuelvo Primero de la
Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN)
107. Si realizan gestiones de venta de los inventarios de lento
movimiento y ociosos, empleando técnicas como: promoción en sus
almacenes, en ferias u otros espacios comerciales y oferta a través
de sus agentes de ventas. Al respecto, determine si dichas
58
gestiones han dado resultados favorables o no. (Apartado 4 de la
Comercialización Mayorista del Resuelvo Primero de la Resolución No. 301 de 2013
del MINCIN)
XV. ASPECTOS ESPECÍFICOS PARA COMPROBAR EN LAS EMPRESAS
COMERCIALIZADORAS MINORISTAS
Compruebe:
108. Si se destinan tiendas, departamentos o áreas para ejercer el
comercio minorista de los productos de lento movimiento y ociosos.
(Apartado 1 de la Comercialización Minorista del Resuelvo Primero de la Resolución
No. 301 de 2013 del MINCIN).
109. Si se garantiza la publicidad e información a la población de cada
producto que se oferta. (Apartado 2 de la Comercialización Minorista del
Resuelvo Primero de la Resolución No. 301 de 2013 del MINCIN).
110. Que el cobro de las mercancías vendidas se realiza mediante los
instrumentos de pago establecidos por el Banco Central de Cuba.
Indague:
111. Si se hacen publicidades o se emiten informaciones sobre áreas
de comercialización de los productos de lento movimiento y ociosos
o ferias comerciales para la venta a personas naturales y jurídicas.
112. Los canales y medios de comunicación utilizados para publicitar
o dar conocimiento a la población de las áreas de ventas de estos
productos.
59
XVI. OTROS ASPECTOS A COMPROBAR
a) INVENTARIOS EN DEPÓSITO O EN CONSIGNACIÓN:
113. Verifique que contabilizan y controlan, según corresponda, a
través de tarjetas de estiba y submayores de inventarios, las
existencias remitidas y recibidas en consignación y las entregadas
en depósitos:
a. Inventarios remitidos en consignación (cuenta real).
b. Inventarios recibidos en consignación (cuenta de orden o control
físico).
c. Inventarios entregados en depósito (cuenta real).
114. En este aspecto el Jefe de Grupo consultará si es necesario
realizar conteo físico a estos inventarios. De proceder dicho conteo
físico deberá requerir la presencia de las partes involucradas.
b) RESERVAS MATERIALES:
115. Si la entidad auditada funge como depositaria responsabilizada
de reservas materiales del Estado, verifique si cumple con la
legislación vigente, con las obligaciones y responsabilidades
asumidas mediante contrato de depósito suscrito con el Instituto
Nacional de Reservas Estatales (INRE), en cuanto al
almacenamiento, rotación, mantenimiento, conservación, integridad
física, calidad, control y protección de dichas reservas materiales
(Acuerdo 5706 del 2005 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros y Resolución
No. 539 de 2015 MFP).
c) INVENTARIOS ESTATALES
Investigar:
60
116. Si la entidad posee inventarios de las reservas estatales en
calidad de depósito.
117. Comprobar si en las cuentas de orden, están registrados los
inventarios estatales de forma diferenciada de los inventarios
propios de la entidad. (En Anexo 1 de la «Norma Específica de Contabilidad
No. 2 “Reservas Materiales” (NEC 2) (Modificación No. 2)», de la Resolución No.
539 de 2015 del MFP.
118. Si la entidad estatal depositaria cuenta con Procedimiento
relacionando todos los productos ociosos autorizados a vender,
dejando constancia escrita en expediente de los precios acordados,
su base de cálculo y procedimiento que lo ampara. (Artículo 9 de la
Resolución 386 de 2013 de MFP).
d) ÚTILES Y HERRAMIENTAS EN USO
119. Compruebe si los útiles y herramientas en uso, se chequean
física y sistemáticamente.
120. Solicite la programación anual de chequeo y el control [por áreas,
pañoles y trabajadores] en Contabilidad.
121. Relacione las áreas y saldos que poseen estos activos en el
cierre de los meses objeto de auditoría. Solicite los documentos que
amparan los chequeos.
122. En caso de faltante y/o pérdida se elaboran los expedientes
correspondientes y se contabilizan correctamente.
123. En caso positivo solicite los expedientes tramitados y verifique al
respecto si controlan adecuadamente en las áreas, pañol y/o
61
trabajador, realizándose pruebas físicas en atención al volumen e
importancia de estos medios.
124. Realice una prueba física de estos medios considerando una
muestra representativa [> o igual al 5 % de los renglones] de las
áreas, pañoles y/o trabajadores donde se localizan los útiles de
mayor valor, gran demanda y de difícil adquisición en el mercado
interno.
XVII. ASPECTOS ESPECÍFICOS A COMPROBAR EN LA OFICINA NACIONAL
DE ESTADÍSTICA E INVESTIGACIÓN (ONEI)
Se realizará la Comprobación Especial, como norma en las Oficinas
Municipales seleccionadas en el territorio, considerando los aspectos que
se relacionan en este programa en los que no se incluyen los Programas
Complementarios. La muestra a seleccionar para la revisión de la
información estadística se toma del período seleccionado, previa consulta
con el Supervisor y la aprobación del Puesto de Mando Provincial. De igual
forma los datos de las Oficinas Municipales seleccionadas deberán
cotejarse con los que constan en la Oficina Provincial o Nacional en los
casos que proceda; para lo cual se deberán efectuar confirmaciones antes,
durante y después de la Comprobación. A estas últimas oficinas se le
informarán los resultados de las Oficinas seleccionadas objeto de la
Comprobación, atendiendo a la subordinación de las mismas.
125. Conciliar el listado de los centros informantes por municipios
según la ONEI nacional con los declarados por la ONEI municipal.
62
De haber diferencia investigue las causas. (Artículo 9c, capítulo II del
Decreto Ley 281 de 2011 del Consejo de Estado)
126. Solicitar y verificar los convenios informativos entre la ONEI
municipal y los centros informantes. En caso de que no existan los
convenios informativos investigar las causas y confirmar con el
centro informante. (Resuelvo Sexto de la Resolución No. 4 de 2018 de la ONEI)
127. Verificar por muestra que los estados financieros:
1. Se encuentren firmados y acuñados por la autoridad
facultada.
2. Verificar su coincidencia con la versión digital en las filas:
Para el 5910-05 (filas: 16, 22, 25, 28, 30)
Para el 5920-04 (filas: 23, 29, 31, 35 37)
a. Revisar que los saldos de las cuentas reguladoras de
inventario no se muestren antecedidas por signos
negativos, dado que distorsiona la información
resultante.
Para el 5910-05 (filas: 22, 25, 28, 30)
Para el 5920-04 (filas: 29, 31, 35 37)
Solicitar:
128. Los centros informantes que presentaron su información una vez
vencido el plazo de captación o que no la han presentado. Investigar
las causas y de ser necesario confirmar con el centro informante.
(Resuelvo Cuarto y Sexto de la Resolución No. 4 de 2018 de la ONEI)
63
129. La evidencia de gestión de la ONEI municipal para captar la
información de los centros informantes que incumplieron los plazos
establecidos.
130. Evidencias de la gestión de la ONEI municipal con los centros
informantes en caso que los saldos de las cuentas reguladoras de
inventario estén antecedidas por signos negativos. De ser necesario
confirmar con el centro informante.
131. Investigar las acciones de capacitación y los mecanismos de
supervisión y control realizados sobre la nomenclatura del CPCU,
Versión 2.0. (Resuelvo Octavo de la Resolución No. 49 de 2017 de la ONEI)
XVIII. PRODUCTOS QUÍMICOS Y DESECHOS PELIGROSOS.
Verifique:
132. La Gestión de los desechos peligrosos y en particular los
productos químicos caducos y ociosos (Resolución No.136 de 2009 del
CITMA «Reglamento para la Gestión integral de los desechos peligrosos»), para
ello aplique el Anexo VII.
133. Se realiza una gestión adecuada de los productos químicos,
entendiendo como tal:
a. El personal del almacén conoce los peligros de los productos
químicos que posee (se especifican en la etiqueta y las fichas de
seguridad).
b. Este personal cuenta con los medios de protección requeridos y
con los medios para recoger adecuadamente cualquier posible
derrame.
64
c. Las condiciones del almacén cuentan con un mínimo de seguridad
(local cerrado y con control de acceso, señalización adecuada, piso
impermeable y resistente a los químicos, los productos separados
del piso (al menos en parlets), techado, sin filtraciones, buena
iluminación, ubicados en zonas que tengan un bajo riesgo de
inundación) y cumpliendo lo que establece la Norma Cubana
229:2014.
d. Los productos deben estar identificados y clasificados según su
peligrosidad, almacenados atendiendo a las incompatibilidades de
cada producto y en envases en buen estado, evitando su
vertimiento al suelo y la mezcla entre ellos.
e. Estos productos deben estar incluidos dentro de los procedimientos
para identificar, movilizar y determinar el destino final de los
inventarios de lento movimiento y ociosos.
f. Se han realizado las gestiones de comercialización establecidas en
el Artículo 7 del Decreto No. 315 de 2013 del CM.
134. Se realiza una gestión adecuada de los desechos peligrosos: Se
aplican los incisos del a-d de la pregunta anterior y se adiciona:
g. Se entregó en la Delegación del CITMA la declaración jurada sobre
el manejo de desechos peligrosos del año precedente (30 de
noviembre).
h. Se cuenta con la licencia ambiental para el almacenamiento,
aprovechamiento o tratamiento de estos desechos.
i. Se cumplen los requisitos de la licencia ambiental.
j. En el caso de no tener definida las opciones de destrucción
65
k. Solución final de estos desechos peligrosos, se ha contratado al
efecto, los servicios de alguna consultora o se ha realizado alguna
otra alternativa para esto.
l. Se solicitan en el plan de la economía los recursos necesarios para
la gestión de estos desechos (por ejemplo: envases, cumplimientos
de las medidas de la licencia que lo demanden, contratación de
servicios de asesoría, destrucción si es posible, etc.)
XIX. CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE LAS PRODUCCIONES EN
PROCESO EN EL SISTEMA DE LA AGRICULTURA.
Verifique:
135. El cumplimiento de las normas y procedimientos que regulan el
control administrativo, contable, el tratamiento y la gestión de los
inventarios de las producciones agrícolas y ganaderas en proceso
del sistema empresarial del Ministerio de la Agricultura. Para ello
aplique el Anexo VIII.
66
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
Almacén grande: Instalación mayor de 100 m2 de área fundamental y mayor
de 3.0 m de puntal libre. (Capítulo II, Artículo 5d, Resolución No. 59 de 2004 Reglamento
para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Almacén pequeño: Instalación menor de 100 m2 de área fundamental y menor
de 3.0 m de puntal libre. (Capítulo II, Artículo 5c, Resolución No. 59 de 2004 Reglamento
para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Almacén: Instalación o área destinada al almacenamiento de los productos que
son controlados física y contablemente. (Capítulo II, Artículo 5b, Resolución No. 59 de
2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Almacenamiento: Proceso de recepción, ordenamiento, cuidado, control,
conservación, preparación para el consumo y despacho de los productos.
(Capítulo II, Artículo 5e, Resolución No. 59 de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes
del MINCIN)
Área fundamental: Comprende la suma de las áreas de recepción, despacho y
almacenamiento de los productos en el almacén, no incluyendo las áreas
auxiliares, socio administrativo, entre otros. (Capítulo II, Artículo 5k, Resolución No. 59
de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Bienes de consumo: Los producidos por el hombre destinados al consumo de
las personas, denominados también bienes finales. Se distinguen entre estos
los bienes perecederos de los duraderos. (Artículo 2a de Decreto No. 315 de 2013 del
CM)
Bienes intermedios: Los que se utilizan en el proceso de producción o
servicios para transformarlos en bienes finales o servicios prestados. (Artículo 2b
de Decreto No. 315 de 2013 del CM)
67
Carga fraccionada: Unidad de carga de productos cuyo peso, volumen y
cantidad por surtido son reducidos, lo cual permite o requiere su selección
manual. Para ello se destinan estanterías para cargas fraccionadas. (Resolución
No. 301 de 2013 del MINCIN)
Ciclo de reaprovisionamiento: Cobertura del inventario que asegura la
satisfacción de la demanda hasta la recepción del siguiente período. (Artículo 2d
del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
Ciclo de venta: Período que transcurre desde que el bien está listo para la
venta en la red comercializadora hasta que se realiza. (Artículo 2c del Decreto No.
315 de 2013 del CM)
Cobertura: Período en que, con el inventario actual, se asegura la satisfacción
de la demanda. (Artículo 2e del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
Entidades estatales: se consideran entidades estatales: las empresas
estatales y las unidades presupuestadas. (Artículo 1, Resolución No. 386 de 2013 del
MFP)
Esquema de carga: Ubicación en un medio unitarizador de los productos
envasados o embalados en camadas, de forma tal que éstas amarren entre sí.
(Capítulo II, Artículo 5i, Resolución No. 59 de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes
del MINCIN)
Estantería: Medio de almacenamiento, generalmente metálico, de múltiples
niveles para la colocación de las mercancías. (Capítulo II, Artículo 5j, Resolución No.
59 de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Estiba directa: Aquellas constituidas por un sólo producto formando bloques
con el uso de medios unitarizadores o no. (Capítulo II, Artículo 5f, Resolución No. 59 de
2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
68
Estiba en bloque: Aquella donde los productos se colocan de forma tal que no
todos tienen acceso directo a los pasillos de trabajo. (Capítulo II, Artículo 5g,
Resolución No. 59 de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Inventarios de lento movimiento: Bienes en exceso que, por su cantidad o
período mínimo de rotación expuestos a la venta, requieren un tiempo
prolongado para su consumo o venta, con independencia del valor de uso que
posean. Los bienes de consumo e intermedios se definen de lento movimiento
cuando las cantidades en existencia superan los ciclos de ventas o
reaprovisionamiento establecidos para cada actividad. Para los de consumo,
cuando supera los ciento veinte (120) días, expuestos a la venta o al consumo
y posean cobertura para más de tres (3) meses. (Artículo 2g del Decreto No. 315 de
2013 del CM)
Inventarios estatales: Son aquellos inventarios que fueron adquiridos por el
Presupuesto del Estado, por decisión del Gobierno, para mejorar la situación
económico-financiera de las empresas estatales que los poseían. (Capítulo I,
Artículo 3 de la Resolución No.386 de 2013 del MFP)
Inventarios ociosos: Bienes cuyo bajo o nulo valor de uso o comercial, para la
entidad propietaria o depositaria, determina su inmovilización absoluta por
ausencia total de demanda. El tiempo admisible para definir un bien ocioso no
debe exceder un año, salvo casos excepcionales en correspondencia con las
normas de los órganos, organismos de la Administración Central del Estado y
las organizaciones superiores de dirección empresarial, según corresponda.
(Artículo 2h del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
69
Inventarios propios: Aquellos inventarios adquiridos por las entidades
estatales y las sociedades mercantiles para la realización de sus actividades.
(Capítulo I, Artículo 2 de la Resolución No.386 de 2013)
Inventarios: Las existencias de recursos materiales destinados al consumo de
la entidad o a su comercialización. (Artículo 2f del Decreto No. 315 de 2013 del CM)
Logística de Almacenes: Consiste en la actividad que tiene por objetivo
realizar la gestión de inventarios, conservación, manipulación y
almacenamiento de bienes de consumo y medios de producción, diseño de
almacenes y la explotación de los medios técnicos utilizados, equipos de
manipulación y medios de almacenamiento y medición. (Capítulo II, Artículo 5a,
Resolución No. 59 de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Pasillos: Área destinada al transporte interno de las cargas y al tránsito del
personal a las diferentes áreas del almacén. (Capítulo II, Artículo 5h, Resolución No. 59
de 2004 Reglamento para la Logística de Almacenes del MINCIN)
Producto bloqueado: Aquel que, en su ubicación en el área de
almacenamiento, tanto en estiba directa, como en estanterías, no permite
ningún movimiento (manual o mecanizado), o sea que no accede al pasillo de
trabajo, ocasionando pérdida de tiempo y gastos por una doble manipulación.
(Resolución No. 301 de 2003 del MINCIN)
Provisión financiera: Aquella que se crea para cubrir las pérdidas que se
generen por la venta de los inventarios de lento movimiento y ociosos, por
debajo de su precio según libro o por rebajas en los precios de venta minorista
Reaprovisionamiento: Acción de comprar para reponer las existencias que
garantizan los ciclos de venta o procesos productivos, en correspondencia con
70
las normas de consumo y niveles de eficiencia planificados. (Artículo 2j del Decreto
No. 315 de 2013 del CM)
Reservas Materiales: Constituyen los recursos materiales acumulados por los
órganos y organismos estatales, entidades económicas e instituciones sociales,
destinados a garantizar la seguridad de la nación, la alimentación y bienestar
del pueblo, garantizando el normal funcionamiento de la economía, así como,
durante las situaciones excepcionales, la vida de la población; mantener y
elevar la capacidad de resistencia del país, asegurar la realización de las
acciones combativas, mantener la seguridad y el orden interior, prevenir y
restablecer las consecuencias derivadas de desastres y continuar la actividad
económico-productiva. (Resolución No. 539 de 2015 del MFP)
Estas reservas se desglosan en dos grandes grupos:
a) Las Reservas Estatales que se destinan a garantizar el desarrollo y normal
funcionamiento de la Economía Nacional, prevenir y restablecer las
consecuencias derivadas de desastres, fortalecer la capacidad defensiva del
país, así como brindar ayuda internacionalista.
b) Las Reservas Intocables para la Defensa, que están integradas a su vez
por las Reservas Movilizativas; estas constituyen la continuidad de la
producción y los servicios en tiempo de guerra, el orden interior y las demandas
territoriales de la lucha armada, la economía y la población, y solo serán
empleadas para el cumplimiento de las misiones para las que fueron creadas.
Rotación: Número de veces que es necesario renovar el inventario para
satisfacer la demanda en un período determinado, generalmente por un (1)
año. (Artículo 2i del Decreto No. 315 de 2013 del CM).
71
REFERENCIAS
1. Decreto Ley 281 de 2011, dictado por el Consejo de Estado «Del Sistema de
información del Gobierno»
2. Decreto Ley No.309 de 2013, dictado por el Consejo de Estado «De la
Seguridad Química»
3. Decreto No. 238 de 2005, dictado por el Consejo de Estado «Del Instituto
Nacional de Reservas Estatales».
4. Decreto No. 315 de 2013, dictado por el Consejo de Ministros. «Reglamento
para el tratamiento y la gestión de inventarios, en particular de lento
movimiento y ociosos».
5. Acuerdo 5706 de 23 de julio de 2006, dictado por el Comité Ejecutivo del
Consejo de Ministros. «Reglamento del Sistema de Reservas Materiales».
6. Resolución No. 222 de 2003 dictada por la Ministra de Comercio Interior.
«Reglamento para las actividades comerciales y de prestación de servicios en
el mercado interno».
7. Resolución No.59 de 2004, dictada por la Ministra de Comercio Interior.
«Aprueba y pone en vigor el reglamento para la logística de almacenes».
8. Resolución No. 11 de 2007, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios.
«Pone en vigor los datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al
momento de diseñar los modelos del Subsistema de inventarios».
72
9. Resolución No. 153 de 2007, dictada por la Ministra de Comercio Interior.
«Aprueba y pone en vigor el Procedimiento para la implementación del
Expediente Logístico de Almacenes y el de la Categorización de los
Almacenes que operan en la economía nacional».
10. Resolución No. 20 de 2009, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios.
«Establece la Norma Específica de Contabilidad No. 3 “Registro de las
pérdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales y recursos monetarios”
(NEC No. 3), así como el Procedimiento No. 2 “Sobre faltantes, pérdidas y
sobrantes de bienes” (PCI No. 2). Deroga a la Resolución No. 44, del 27 de
agosto de 1997 del referido Ministerio.
11. Resolución No. 136 de 2009, dictada por el Ministro de Ciencia, Tecnología y
Medio Ambiente. «Reglamento para el manejo integral de desechos
peligrosos».
12. Resolución No. 60 de 2011, dictada por la Contralora General de la República.
«Normas del Sistema de Control Interno»
13. Resolución No. 242 de 2013, dictada por la Ministra de Comercio Interior.
«Indicaciones para la comercialización mayorista de productos alimenticios,
otros bienes de consumo e intermedios y de servicios»
14. Resolución No. 301 de 2013, dictada por la Ministra de Comercio Interior.
«Indicaciones para el almacenamiento y comercialización de los inventarios de
lento movimiento y ociosos mayoristas y minoristas de las entidades de la
economía que participan en el comercio interno».
73
15. Resolución No. 386 de 2013, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios.
«Procedimiento financiero y de precios para la venta de inventarios de lento
movimiento y ociosos, de las entidades estatales».
16. Resolución No. 539 de 2015, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios
«Autorizar la aplicación de relaciones de cobros y pagos al realizarse la
rotación, préstamos y cambios de ubicación definitivos y temporales de los
productos de las reservas estatales». Deroga a la Resolución No. 447 de
2014, del referido Ministerio.
17. Resolución No. 32 de 2016, dictada por la Contralora General de la República,
«Establece los aspectos a tener en cuenta para la identificación y
cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados al patrimonio
público». Deroga la Resolución No. 512 de 2013 de la CGR.
18. Resolución No.70 de 2016, dictada por la Jefa de la Oficina Nacional de
Estadísticas e Información (ONEI), «Normas del Sistema Estadístico
Nacional»
19. Resolución No. 494 de 2016, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios
«Clasificador de cuentas para la actividad empresarial, unidades
presupuestadas de tratamiento especial y el sector cooperativo agropecuario y
no agropecuario». Deroga a la Resolución No. 1100 de 2015, del referido
Ministerio.
20. Resolución No. 498 de 2016, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios
«Aprobar la Norma Específica de Contabilidad No. 5 “Proformas de Estados
Financieros para la actividad empresarial, unidades presupuestadas de
74
tratamiento especial y el sector cooperativo agropecuario y no agropecuario”,
Modificación No. 4», modificada por la Resolución No.31 de 2017 de dicho
Ministerio en su modelo 5925-04 “Estado de Inversiones”.
21. Resolución No. 499 de 2016, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios
«Aprobar la Norma Específica de Contabilidad de la Actividad Presupuestada
No. 2 “Proformas de Estados Financieros para la actividad presupuestada”,
Modificación No. 5», modificada por la Resolución No.30 de 2017 de dicho
Ministerio en su modelo 5912-05 “Estado de Inversiones”.
22. Resolución No. 500 de 2016 dictada por la Ministra de Finanzas y Precios
«Aprobar el Clasificador de Cuentas de la Contabilidad Gubernamental para
las unidades presupuestadas y de Registro de los sistemas de la
Administración Financiera del Estado».
23. Resolución No. 49 de 2017, dictada por la Jefa de la Oficina Nacional de
Estadísticas e Información (ONEI), «Aprobar la Nomenclatura del CPCU,
Versión 2.0».
24. Resolución No. 156 de 2017, dictada por el Ministro de Economía y
Planificación (MEP), «Indicaciones Metodológicas para la elaboración del Plan
2018».
25. Resolución No. 4 de 2018, dictada por la Jefa de la Oficina Nacional de
Estadística e Información (ONEI), «Aprobar el Sistema de Información
Estadística Territorial (SIET)».
75
26. Resolución No.158 de 2018, dictada por el Ministro de Economía y
Planificación (MEP), «Indicaciones Metodológicas para la elaboración del Plan
2019».
27. Resolución No. 268 de 2018 dictada por la Ministra de Finanzas y Precios
«Aprobar el Procedimiento de Control Interno No. 4 “Elementos de control
interno en los subsistemas contables” (PCI No. 4)».
28. Procedimiento de Trabajo para la gestión de inventarios de lento movimiento y
ociosos de CEDIPAD 2016.
29. VII Congreso del PCC (2016): «Lineamientos de la política económica y social
del Partido y la Revolución». La Habana. Actualizados en Julio de 2017.
30. Primera Conferencia Nacional del PCC, del 28 de enero del 2012.
76
Anexo I «Tipos de productos a considerar en la selección de la muestra para el conteo físico»
Productos Lento
Movimiento Ociosos Inventarios Estatales
Matera Prima y Materiales:
- Matera Prima y Materiales para insumos x x
- Materia prima para proceso inversionista x
- Materiales para mantenimiento y reparación x
-Materiales para la industria x
- Materiales para la construcción x
-Materiales Eléctricos
-Materiales de Ferretería x x x
-Bombillos y lámparas x x
-Materias Primas para el proceso productivo. x
-Materias Primas para la industria Sidero Mecánica x
-Insumos Informáticos x
-Materia Prima y materiales para el transporte x
-Materiales para la Salud x
-Materiales de oficina x x
Base Material de Estudio x
Partes y Piezas de Repuesto:
-Partes y piezas para la industria x x x
-Partes y Piezas para equipos de automotores ligeros y pesados para la construcción x x
77
-Partes y Piezas para el transporte Terrestre x x -Partes y Piezas para el transporte Ferroviario x -Materiales para mantenimiento y reparación x
-Partes y Piezas para las comunicaciones x
-Partes y Piezas para vehículos automotor x
-Partes y Piezas para equipos agrícolas x Partes y piezas de accesorios electrónicos Partes y piezas para grupos electrógenos x
Partes y Piezas centrales termoeléctricas x
Partes y Piezas para equipos mineros x
Mercancía para la venta
-Materiales Eléctricos
-Materiales de Ferretería
Vestuario y Lencería
-Confecciones x
-Calzado x
-Ropa y calzado especiales para la protección e higiene del trabajo x x x
Útiles y herramientas
-Artículos de protección personal x x x
Materiales para el proceso inversionista
-Cables x
-Luminarias x
-Paneles eléctricos x
-Hidrosanitarios x
78
-Pisos x
-Carpinterías x -Aditamentos específicos para la actividad de investigación y perforación x
Productos químicos x x x
Donativos recibidos x x x
-Cubiertas x x
-Puertas x x
-Ventanas metálicas x x
-Muebles Sanitarios x x
-Instalaciones eléctricas y hidrosanitarias x x
Medios de enseñanza x x
Nota: Para la cuenta Mercancía para la venta, en los casos que proceda se debe
considerar esta clasificación, observando que en esta categoría se identificaron la mayor
cantidad de inventarios.
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80
Anexo III: «Datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al momento
de diseñar los modelos del Subsistema de inventarios». (Resolución No. 11 de
2007 del MFP)
SC-2-01 - Solicitud de Compras
SC-2-02 - Solicitud de Servicio
SC-2-04 - Informe de Recepción
SC-2-05 - Informe de Reclamación
SC-2-06 - Entrega de Productos Terminados al Almacén
SC-2-07 - Solicitud de Entrega
SC-2-08 - Vale de Entrega o Devolución
SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes
SC-2-10 - Orden de Despacho
SC-2-11 - Conduce
SC-2-12 - Factura
SC-2-13 - Submayor de Inventario
SC-2-14 - Tarjeta de Estiba
SC-2-15 - Hoja de Inventario Físico
SC-2-16 - Ajuste de Inventario
SC-2-19 - Remisión de Salida del Puerto
81
Anexo IV: «Uso y contenido de las cuentas de las Cuentas de Inventarios
y otras relacionadas con estos, para la actividad empresarial, unidades
presupuestadas de tratamiento especial y el sector cooperativo
agropecuario y no agropecuario» Anexo 2 de la Resolución No. 494 de 2016 del MFP
ACTIVOS 183 MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES Representan las existencias de las materias primas y materiales que la entidad necesita para asegurar los niveles de actividad. Incluye entre otros, materiales de oficina, artículos de limpieza y aseo, artículos de ferretería y eléctricos, libros y revistas que no constituyen fondos bibliotecarios, y artículos semielaborados que requieren procesos complementarios para su elaboración. Se debitan por la adquisición de las materias primas y materiales, por sobrantes detectados, por devoluciones al almacén procedentes del proceso de producción o por materiales extraídos para el consumo no productivo, por revalorizaciones acorde a las legislaciones vigentes y se acreditan por las salidas de estos para ser consumidos en la producción que se elabora o en la prestación de un servicio, así como a satisfacer necesidades administrativas y de servicios, por ventas y bajas por pérdidas, mermas, roturas o faltantes, por revalorizaciones efectuadas acorde a la legislación vigente, por devoluciones a los proveedores. El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registran en esta cuenta. 184 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Son las existencias de combustibles, aceites y lubricantes destinados a la generación de energía (eléctrica, automotor, vapor, etc.), recibidos de los proveedores y los desechos y desperdicios obtenidos en el proceso de producción que se utilizan como combustible que se encuentran almacenados. Se debitan por el importe de las existencias recibidas de los proveedores y otras fuentes excepto los producidos para insumo, por revaloraciones efectuadas acorde a la legislación vigente, por sobrantes detectados. Se acreditan por el valor de la salida del combustible y lubricantes, por rebajas por
82
concepto de deterioro, por revaloraciones efectuadas acorde a las legislaciones vigentes por las bajas por mermas y faltantes y por devoluciones a los proveedores. El importe de los valores de los combustibles, lubricantes y aceites que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registran en esta cuenta. 185 PARTES Y PIEZAS DE REPUESTO Son las existencias de las partes y piezas de repuesto adquiridas, recuperadas u obtenidas a partir del desmantelamiento de los activos fijos dados de baja por la entidad; de los sobrantes de las inversiones; del desarme de activos fijos adquiridos para desmantelamiento o de la fabricación por la entidad con destino al insumo o a su comercialización. Se debitan por los importes que representa las partes y piezas de repuesto que se han recibido: Por las partes y piezas recuperadas, por revalorizaciones de acuerdo a la legislación vigente. Se acreditan por la salida de las partes y piezas destinadas a las reparaciones capitales o al mantenimiento de los Activos Fijos Tangibles de la propia entidad, por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente, por ventas. El importe de los valores de las partes y piezas que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registran en esta cuenta. 186 ENVASES Y EMBALAJES Son las existencias de los envases y embalajes destinados a contener los productos elaborados o a facilitar su entrega. Por sus características pueden ser reutilizables con el mismo objetivo. Se incluyen los envases y embalajes que se encuentran en poder de los clientes y que deben ser devueltos de acuerdo a los contratos establecidos. Se debitan por los importes que representan los envases y embalajes que se han recibido, por sobrantes detectados, por revalorizaciones de acuerdo a la legislación vigente. Se acreditan cuando causen baja por la no devolución de los mismos o por deterioro o rotura, por ventas y por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente.
83
El importe de los valores de los envases y embalajes que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registran en esta cuenta. 187 ÚTILES, HERRAMIENTAS Y OTROS Son las existencias de aquellos utensilios, generalmente movibles y manuales, que se utilizan para realizar las actividades de la entidad, comprende entre otros, herramientas de talleres, de uso agrícola, artes e implementos de pesca; utensilios de cocina; locería; cubiertos; material fílmico; artículos de protección personal; moldes; matrices; plantillas; estampas; troqueles, instrumentos médicos y otros no considerados como activos fijos, a los que se le aplicará algunos de los métodos de desgaste. Se debitan por los importes de útiles y herramientas adquiridos y los producidos por la propia entidad, por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente, por sobrante detectado. Se acreditan dependiendo del método de desgaste utilizado al ponerse en uso o cuando causen baja por faltantes o roturas, por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigentes, por ventas, por devoluciones a los proveedores. El importe de los valores de los útiles y herramientas que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registran en esta cuenta. Se analiza de manera diferenciada las que están en Almacén de las que se encuentran en uso. 188 PRODUCCIÓN TERMINADA Son las existencias de los artículos, productos o mercancías producidas por la propia entidad, que se entregaron en el almacén de productos terminados, que están listas para pasar a la circulación mercantil. Se debitan por los importes de la producción terminada, que se almacenan, por las partes y piezas de repuesto elaborados con medios propios que después de terminado el proceso de restauración o reparación no se hayan utilizado, por los sobrantes, por transferencias de otras dependencias. Se acreditan por los costos de las producciones vendidas, por traslados internos, por baja por faltantes, mermas o roturas; en caso de entidades constructoras o de proyecto se registra el costo real de la producción certificada hasta tanto se efectúe la facturación correspondiente.
84
Se analiza por subcuentas de uso obligatorio definidas en el nomenclador de cuentas. 189 MERCANCÍAS PARA LA VENTA Se registra en esta cuenta el importe de las mercancías destinadas a ser vendidas que se han recibido de los proveedores, háyanse pagado o no. Pueden estar valoradas a precio de adquisición o de venta. Se debitan por las mercancías destinadas a ser vendidas, por sobrantes detectados y por los montos que representan los recargos comerciales. Se acreditan por las mercancías vendidas a los clientes, bajas por faltantes, mermas o roturas, por disminuciones de precios, en caso de que se controle a precio de ventas. Cuando el control de las existencias de las mercancías se realiza al precio de venta se debe utilizar la cuenta Descuentos Comerciales e Impuestos. El importe de los valores de las mercancías para la venta que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta. 190 MEDICAMENTOS Representa las existencias de materiales que se utilizan en la curación y profilaxis humana y veterinaria, así como en las investigaciones en el campo de la Salud Pública. Incluye los medicamentos, materiales de curación, materiales de laboratorios y radiográficos. Se debitan por las entradas de estos materiales para el insumo, por los sobrantes al ser detectados y se acreditan por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas. El importe de los valores de los recursos materiales definidos como medicamentos que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registra en esta cuenta.
85
191 BASE MATERIAL DE ESTUDIO Representa las existencias de los materiales utilizados para impartir la enseñanza en cualquiera de los niveles educacionales. Incluye entre otros, libros, libretas, cuadernos, folletos, lápices, gomas, bolígrafos, reglas, tizas, mapas, atlas, pizarras, pantallas, borradores, juguetes utilizados en círculos infantiles, jardines de infancias y escuelas especiales. Se debitan por las entradas de estos materiales, por los sobrantes al ser detectados y se acreditan por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes o roturas. El importe de los valores de los recursos materiales para la enseñanza que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta. Se analiza de manera diferenciada las que están en Almacén de las que se encuentran en uso. 192 VESTUARIO Y LENCERÍA Representan las existencias de vestuario, calzado y lencería. Se debitan por las entradas de estos materiales para el insumo, por los sobrantes al ser detectados y se acreditan por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas. El importe de los valores de los recursos materiales denominados vestuario y lencería que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta. 193 ALIMENTOS Representa las existencias de alimentos que la entidad necesita para asegurar su actividad, así como para los comedores. Incluye alimento para los animales. Se debitan por las entradas de los productos alimenticios, por los sobrantes al ser detectados y se acreditan por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas. El importe de los valores de los alimentos que al final del mes habiéndose pagado se encuentran en tránsito, también se registran en esta cuenta.
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196 PRODUCCIÓN PARA INSUMO O AUTOCONSUMO Esta cuenta representa el valor de las existencias de los recursos materiales producidos en la propia entidad y que no se destinan a la comercialización sino al insumo de las producciones fundamentales o a actividades de apoyo cuando se decide registrarlas previamente en cuentas otras cuentas de inventarios. Se debitan por las entradas de estos inventarios y se acreditan por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas u otras. Se analiza por subcuentas de uso obligatorio definidas en el nomenclador de cuentas. 205 a 207 OTROS INVENTARIOS Representa las existencias de bienes no considerados en las cuentas descritas con anterioridad. Se debitan por las entradas de estos inventarios para el insumo, por los sobrantes al ser detectados y se acreditan por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas. El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas cuentas. 208 INVENTARIOS OCIOSOS Representa la existencia de bienes cuyo bajo o nulo valor de uso o comercial, para la entidad propietaria o depositaria, determina su inmovilización absoluta por ausencia total de demanda. Se debitan por los importes de los bienes que se definan como tal y se acreditan por la venta de los mismos. 209 INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO Representan los bienes en exceso que, por su cantidad o período mínimo de rotación expuestos a la venta, requieren un tiempo prolongado para su consumo o venta, con independencia del valor de uso que posean. Los bienes de consumo e intermedios se definen de lento movimiento cuando las cantidades en existencia superan los ciclos de ventas o reaprovisionamiento
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establecidos para cada actividad. Para los de consumo, cuando supera los ciento veinte (120) días expuestos a la venta o al consumo y, posean coberturas para más de tres (3) meses. Se debitan por los importes de los bienes que sean definidos como tal y se acreditan por la venta de los mismos. 280 a 289 EQUIPOS POR INSTALAR Y MATERIALES PARA EL PROCESO INVERSIONISTA Comprenden los importes de los equipos tecnológicos, energéticos y productivos que requieren montaje e instalación, así como los materiales de construcción y de montaje (incluyendo estructuras), que son destinados a incluirse en las Inversiones Materiales. Incluye también los equipos que no necesitan instalación y que forman parte inicial de un proceso inversionista. Se debitan por su valor al ser adquiridos y se acreditan por la entrega de los equipos para ser instalados o de los materiales utilizados o entregados al contratista, cuando son incluidos en el precio de la obra. GASTOS DE PRODUCCIÓN 700 a 724 PRODUCCIÓN EN PROCESO Comprenden los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones elaboradas y de los servicios prestados que ejecuta la entidad, tanto como actividades principales, auxiliares o con destino al insumo, incluyendo la actividad agrícola; así como los gastos de cría, desarrollo y ceba de los animales en desarrollo. En el caso de las producciones cuyos ciclos productivos sean inferiores al mes, se debitan a estas cuentas los gastos de los servicios auxiliares y los indirectos de producción, aplicándose al último centro de costo productivo, de optarse por este método o al costo de las producciones ejecutadas. El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad. Se acreditan por los costos reales de los servicios prestados y de las producciones terminadas que se almacenan o que se entregan sin almacenamiento previo o por los traslados a una cuenta de Inventario de las
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producciones para insumo, de optarse por este método de registro, devoluciones de insumo a los almacenes. También se acreditan por los costos reales de las producciones con destino al insumo, al insumirse estas en las producciones fundamentales o actividades de apoyo, cuando no se decide registrarlas previamente en cuentas de Inventario. Durante el mes pueden registrarse las salidas o entregas de producciones o servicios valorándose a los costos planificados o precios fijos de registro de estas, siempre que al final de dicho período se ajusten a los costos reales. El saldo de estas cuentas al final de cada período, debe mostrarse en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituirse en ese momento en un inventario final de Producción en Proceso. Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el nomenclador de cuentas. 725 PRODUCCIÓN PROPIA PARA INSUMO Comprenden los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones propia para insumo. El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad. Se debita por los gastos incurridos y se acredita por los costos reales de las producciones con destino al insumo, al insumirse estas en las producciones fundamentales o actividades de apoyo, cuando no se decide registrarlas previamente en cuentas de Inventario o por el traspaso a la cuenta de Inventario que corresponda. El saldo de estas cuentas al final de cada período, debe mostrarse en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituirse en ese momento en un inventario final de Producción Propia para Insumo. Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas. 726 REPARACIONES CAPITALES CON MEDIOS PROPIOS Se registran los gastos en que se incurren en el desarrollo de las Reparaciones Capitales con medios propios.
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Se analiza por subcuentas obligatorias definidas en el nomenclador de cuentas y debe identificarse si se trata de construcción y montaje y equipos. Se debitan por los gastos incurridos en la ejecución de las reparaciones generales ejecutadas con medios propios. Se acreditan, mensualmente, por el avance físico de estas reparaciones para que se registren como Inversiones en Proceso con el componente que proceda. El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad. 727 INVERSIONES CON MEDIOS PROPIOS ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES Se registran los gastos en que se incurren en el desarrollo de Inversiones con Medios Propios de Activos Fijos Intangible. Se analiza por subcuentas obligatorias que aparecen en el nomenclador de cuentas y debe identificarse si se trata de construcción y montaje y equipos. Se debitan por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales ejecutadas con medios propios. Se acreditan mensualmente, por el avance físico de estas reparaciones para que se registren como Inversiones en Proceso en el componente que proceda. El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad. 728 INVERSIONES CON MEDIOS PROPIOS Se registran los gastos en que se incurren en el desarrollo de Inversiones con Medios Propios. Se analiza por subcuentas obligatorias que aparecen en el nomenclador de cuentas y debe identificarse si se trata de construcción y montaje y equipos. Se debitan por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales ejecutadas con medios propios. Se acreditan mensualmente, por el avance físico de estas reparaciones para que se registren como Inversiones en Proceso en el componente que proceda. El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
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211 CRÉDITOS DOCUMENTARIOS Representa el importe total de las Cartas de Créditos emitidas y comprometidas con bancos a ser utilizadas como medios de pagos que liquidan deudas de carácter comercial, que pueden actuar como mecanismo de financiación del comercio y que aseguran el cobro al incorporar garantías bancarias, las cuales están sujetas a las regulaciones vigentes establecidas por la cámara de comercio internacional, mediante el cual un banco (Banco emisor) obrando por solicitud y conformidad con las instrucciones de un cliente (ordenante) emite su compromiso de pago a favor de un tercero (beneficiario) contra la presentación de documentos conformes a los términos del crédito. Se debitan por el cargo realizado por el Banco, donde se minora la cuenta bancaria de la entidad por el monto de la Carta de Crédito emitida y se acreditan por el valor negociado pagado de los documentos recibidos que amparan mercancías o servicios recibidos, así como por la cancelación del instrumento bancario y por la liberación de los saldos no utilizados y vencidos en el crédito. En el caso en que el Banco emita la Carta de Crédito y no efectúe el cargo por el monto de esta en la cuenta del cliente, hasta el momento del pago de los documentos que evidencian la entrega de mercancía o servicios recibidos, se procederá a registrar el instrumento en Cuentas Memorando o de Orden. Se analiza por Banco, por Carta de Crédito y por beneficiario. OTROS ACTIVOS 330 a 331 PÉRDIDAS EN INVESTIGACIÓN Representan, de forma transitoria, el importe de las pérdidas por deterioro de los recursos o situaciones excepcionales que se originan o los que se detectan al efectuarse inventarios o durante cualquier otra comprobación. Incluye: Pérdidas en cosechas, por deterioros, por rebajas de precios minoristas, Cuentas por Cobrar, Pérdidas por Desastres, etc. Se debitan por las pérdidas en el momento de tenerse conocimiento de los mismos y se acreditan después de efectuar las investigaciones y recibirse las aprobaciones que correspondan. Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el nomenclador de cuentas.
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332 a 333 FALTANTES DE BIENES EN INVESTIGACIÓN Representan, de forma transitoria, el importe de los faltantes, que se originan o los que se detectan al efectuarse inventarios o durante cualquier otra comprobación. Incluyen entre otros: Faltantes de Activos Fijos Tangibles por el importe de su valor no depreciado, Inventarios, Medios Monetarios y Activos Fijos en Ejecución, (Equipos por Instalar y Materiales para el Proceso Inversionista), entre otros. Se debitan por los faltantes en el momento de tenerse conocimiento de los mismos y se acreditan después de efectuar las investigaciones y recibirse las aprobaciones que correspondan. Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el nomenclador de cuentas. CUENTAS REGULADORAS DE ACTIVOS 366 DESGASTE DE BASE MATERIAL DE ESTUDIO Esta cuenta es de carácter opcional, debiendo ser utilizada solo si se decide por la entidad utilizar cualquiera de los métodos reconocidos. Se recomienda utilizar el método de desgaste sistemático por tasa. Cuando la entidad opte por aplicar métodos de amortización a la base material de estudio o de incluir en los costos o gastos sus valores parcialmente al ponerlos en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en los Estados Financieros por el valor no cargado a gastos o costos. Se acredita por el importe del desgaste que se carga en el período y se debita por el valor no amortizado o al darle baja a los bienes. 367 DESGASTE DE VESTUARIO Y LENCERÍA Esta cuenta es de carácter opcional, debiendo ser utilizada solo si se decide por la entidad utilizar cualquiera de los métodos reconocidos. Se recomienda utilizar el método de desgaste sistemático por tasa. Cuando la entidad opte por aplicar métodos de amortización a los vestuarios y lencería o de incluir en los costos o gastos sus valores parcialmente al ponerlos en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en los Estados Financieros por el valor no cargado a gastos o costos.
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Se acredita por el importe del desgaste que se carga en el período y se debita por el valor no amortizado o al darle de baja a los bienes. 370 a 372 DESCUENTO COMERCIAL E IMPUESTO Comprenden los importes del descuento comercial que corresponde a la entidad comercializadora, así como a los niveles a los cuales se les venden las mercancías, cuando estas se controlan a precio de venta a la población. Incluyen, además, el Impuesto de Circulación que grava dichas mercancías, cuando este no corresponde ser liquidado por el productor. Se acreditan por los importes que correspondan al adquirir las mercancías y se debitan por la proporción que corresponda minorar de los costos por las ventas efectuadas y por las mermas y deterioros, así como por los faltantes o pérdidas detectados. 373 DESGASTE DE ÚTILES Y HERRAMIENTAS Esta cuenta es de carácter opcional, debiendo ser utilizada solo si se decide por la entidad utilizar cualquiera de los métodos reconocidos. Cuando la entidad opte por aplicar métodos de amortización a los útiles y herramientas o de incluir en los costos o gastos sus valores parcialmente al ponerlos en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en los Estados Financieros por el valor no cargado a gastos o costos. Se acredita por el importe del desgaste que se carga en el período y se debita por el valor no amortizado o al darle de baja a los bienes. 374 OTRAS PROVISIONES REGULADORAS DE ACTIVOS Representa los recursos monetarios reservados para cubrir pérdidas por el manejo de los inventarios, como es el caso de los inventarios ociosos y de lento movimiento. Se crean de acuerdo con las regulaciones financieras vigentes. Se acreditan al momento de su creación y se debitan por el uso o cancelación de la provisión.
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PASIVOS 555 a 564 SOBRANTES EN INVESTIGACIÓN Incluyen durante el período de investigación los sobrantes de Activos Fijos Tangibles, Inventarios, medios monetarios y bienes del proceso inversionista (equipos y materiales), detectados en conteos físicos o en otras comprobaciones. Se acreditan por los sobrantes detectados, al tenerse conocimiento de los mismos y se debitan después de efectuar las investigaciones y recibirse las aprobaciones que correspondan. PATRIMONIO NETO (ENTIDADES ESTATALES) 696 Operaciones entre Dependencias Representan los importes correspondientes a los traslados de recursos y demás operaciones que se realizan entre la entidad y sus dependencias, fábricas y establecimientos, sin que medie pago alguno. Esta cuenta recibe débitos y créditos por los bienes u operaciones recibidos y entregados. Las operaciones que al final del mes se encuentren en tránsito, cuyos créditos en estas cuentas aún no se hayan producido, serán registradas acreditándose en estas cuentas, con débito a las cuentas que les dieron origen, analizándose como “Partidas en Tránsito”. El saldo de esta cuenta, a nivel de empresa, tiene que ser cero al final de cada período intermedio y al final del ejercicio contable.
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Anexo V «Uso y Contenido de las Cuentas de Inventarios y otras
relacionadas con estos, para las unidades presupuestadas y de Registro
de los sistemas de la Administración Financiera del Estado.»
Anexo 3 de la Resolución No. 500 de 2016 del MFP
ACTIVOS
183 Materias Primas y Materiales
Representan las existencias de las materias primas y materiales que la entidad
necesita para asegurar los niveles de actividad. Incluye entre otros, materiales
de oficina, artículos de limpieza y aseo, artículos de ferretería y eléctricos, libros
y revistas que no constituyen fondos bibliotecarios, y artículos semielaborados
que requieren procesos complementarios para su elaboración.
Se debita por la adquisición de las materias primas y materiales, por sobrantes
detectados al tener conocimiento de los mismos, por devoluciones al almacén
procedentes del proceso de producción o por materiales extraídos para el
consumo no productivo, por revalorizaciones de acorde a las legislaciones
vigentes y se acredita por las salidas de estos al ser consumidos en la
producción que se elabora o en la prestación de un servicio así como a
satisfacer necesidades administrativas y de servicios, por ventas y bajas por
pérdidas, mermas, roturas o faltantes, por revalorizaciones efectuadas acorde a
la legislación vigente, por devoluciones a los proveedores.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas
cuentas.
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184 Combustibles y Lubricantes
Son las existencias de combustibles destinados a la generación de energía (eléctrica, automotor, vapor, etc.) recibidos de los proveedores y los desechos y desperdicios obtenidos en el proceso de producción que se utilizan como combustible que se encuentran almacenados.
Se debita por el importe de las existencias recibidas de los proveedores y otras fuentes excepto los producidos para insumo, por revaloraciones efectuadas acorde a la legislación vigente, por sobrantes detectados al tener conocimiento de los mismos. Se acredita por el valor de la salida del combustible y lubricantes, por rebajas por concepto de deterioro, por revaloraciones efectuadas acorde a las legislaciones vigentes por las bajas por mermas y faltantes y por devoluciones a los proveedores.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas cuentas, excepto los que ya hayan sido cargados en las tarjetas prepagadas para combustible.
185 Partes y Piezas de Repuesto
Son las existencias de las partes y piezas de repuesto adquiridas, recuperadas u obtenidas a partir del desmantelamiento de los activos fijos dados de baja por la entidad; de los sobrantes de las inversiones; del desarme de activos fijos adquiridos para desmantelamiento o de la fabricación por la entidad con destino al insumo o a su comercialización.
Se debita por los importes que representa las partes y piezas de repuesto que se han recibido: por las partes y piezas recuperadas, por revalorizaciones de acuerdo a la legislación vigente. Se acredita por la salida de las partes y piezas destinadas a las reparaciones capitales o al mantenimiento de los Activos Fijos Tangibles de la propia entidad, por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente, por ventas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas cuentas.
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186 Envases y Embalajes
Son las existencias de los envases y embalajes destinados a contener los productos elaborados o a facilitar su entrega. Por sus características pueden ser reutilizables con el mismo objetivo. Se incluyen los envases y embalajes que se encuentran en poder de los clientes y que deben ser devueltos de acuerdo a los contratos establecidos.
Se debita por los importes que representa los envases y embalajes que se han recibido, por sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos, por revalorizaciones de acuerdo a la legislación vigente. Se acredita cuando causen baja por la no devolución de los mismos o por deterioro o rotura, por ventas y por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas cuentas.
187 Útiles y Herramientas
Son las existencias de aquellos utensilios, generalmente movibles y manuales, que se utilizan para realizar las actividades de la entidad, comprende entre otros, herramientas manuales (de talleres, de uso agrícola, etc.); artes e implementos de pesca; utensilios menores de cocina; locería; material fílmico; artículos de protección personal; moldes; matrices; plantillas; estampas; troqueles y otros no considerados como activos fijos.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por los importes de útiles y herramienta adquiridos y los producidos por la propia entidad, por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente, por sobrante detectados al tenerse conocimiento de los mismos. Se acredita, cuando causen baja por faltantes o roturas, por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigentes, por ventas, por devoluciones a los proveedores.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta.
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188 Producción Terminada
Ver el caso de las plantaciones que se tienen en la comercialización mayorista en Artemisa y Mayabeque.
Son las existencias de los artículos, productos o mercancías producidas por la propia entidad, que se entregaron en el almacén de productos terminados, o al cliente sin haber sido previamente almacenadas.
Se debita por los importes de la producción terminada, propias para insumo que se almacenan, por las partes y piezas de repuesto que después de terminado el proceso de restauración o reparación, por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos, por devoluciones de otras dependencias o del almacén de mercancías para la venta. Se acredita por los costos de las producciones vendidas, por traslados internos, por baja por faltantes, mermas o roturas, en caso de entidades constructoras o de proyecto se registra el costo real de la producción certificada hasta tanto se efectúe la facturación correspondiente.
189 Mercancía para la Venta
Se registra en esta cuenta el importe de las mercancías destinadas a ser vendidas que se han recibido de los proveedores, háyanse pagado o no.
Pueden estar valoradas a precio de adquisición o de venta.
Se debita por las mercancías destinadas a ser vendidas, por sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos. Se acredita por las mercancías vendidas a los clientes, bajas por faltantes, mermas o roturas, por disminuciones de precios, y por los montos que representan los recargos comerciales.
Cuando el control de las existencias de las mercancías se realiza al precio de venta se debe utilizar la cuenta Descuentos Comerciales e Impuestos.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta.
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190 Medicamentos
Representa las existencias de materiales que se utilizan en la curación y profilaxis humana y veterinaria, así como en las investigaciones en el campo de la Salud Pública. Incluye los medicamentos, materiales de curación, materiales de laboratorios y radiográficos.
Se debita por las entradas de estos materiales para el insumo, por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta.
191 Base Material de Estudio
Representa las existencias de los materiales utilizados para impartir la enseñanza en cualquiera de los niveles educacionales. Incluye entre otros libros, libretas, cuadernos, folletos, lápices, gomas, bolígrafos, reglas, tizas, mapas, atlas, pizarras pantallas, borradores, juguetes utilizados en círculos infantiles, jardines de infancias y escuelas especiales.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por las entradas de estos materiales para el insumo, por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes o roturas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta.
192 Vestuario y Lencería
Representan las existencias por la adquisición de vestuario, calzado y lencería.
Incluye entre otros las compras de uniformes, ropa y calzado de trabajo y de vestir, así como ropa y calzado especiales para la protección e higiene del
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trabajo, ropa interior y de abrigo, ropa de dormir, sábanas, fundas, mosquiteros, toallas, sobrecamas, colchones, almohadas, etc.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por las entradas de estos materiales para el insumo, por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta.
193 Alimentos
Representa las existencias de alimentos que la entidad necesita para asegurar los niveles de actividad, así como para los comedores.
Se debita por las entradas de los productos alimenticios, por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta cuenta.
196 Producciones para insumo o autoconsumo
Esta cuenta representa el valor de las existencias de los recursos materiales producidos en la propia entidad y que no se destinan a la comercialización sino al insumo de las producciones fundamentales o a actividades de apoyo cuando se decide registrarlas previamente en cuentas de Inventario.
Se debita por las entradas de estos inventarios y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas.
207 Otros inventarios
Representa las existencias de bienes no considerados en las cuentas descritas con anterioridad.
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Se debita por las entradas de estos inventarios para el insumo, por los sobrantes al ser detectados y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas cuentas.
208 Inventarios Ociosos
Representa las existencias de bienes cuyo bajo o nulo valor de uso o comercial, para la entidad propietaria o depositaria, determina su inmovilización absoluta por ausencia total de demanda, como mínimo, durante un (1) año.
Se debita por los importes de los bienes que se definan como tal y se acredita por la venta o baja de los mismos según legislación vigente.
209 Inventarios de Lento Movimiento
Representan los bienes en exceso, que por su cantidad requieren un tiempo prolongado para su consumo o venta, con independencia del valor de uso que posean. Los bienes de consumo e intermedios se definen de lento movimiento cuando las cantidades en existencia superan los ciclos de ventas o reaprovisionamiento establecidos para cada actividad. Para los de consumo, cuando supera los ciento veinte (120) días expuestos a la venta o posean coberturas para más de tres (3) meses.
Se debita por los importes de los bienes que sean definidos como tal y se acredita por los ingresos que se obtengan por la venta de los mismos.
280-289 Equipos por Instalar y Materiales para el Proceso Inversionista.
Comprenden los importes de los equipos tecnológicos, energéticos y
productivos que requieren montaje e instalación, así como los materiales de
construcción y de montaje (incluyendo estructuras), que son destinados a
incluirse en las Inversiones Materiales.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el
Nomenclador de Cuentas.
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Se debita por su valor al ser adquiridos y se acredita por la entrega de los
equipos para ser instalados o de los materiales utilizados o entregados al
contratista, cuando son incluidos en el precio de la obra.
700 Producción en Proceso – actividad presupuestada
Comprenden los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones elaboradas y de los servicios prestados que ejecuta la entidad, tanto como actividades principales y auxiliares, incluyendo la actividad agrícola; así como los gastos de cría, desarrollo y ceba de los animales en desarrollo.
También se debita por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales y de las reparaciones generales ejecutadas con medios propios y por los gastos que al final de cada mes se transfieren a estas cuentas, en el caso de las producciones o trabajos cuyo ciclo productivo excede al mes, correspondientes a los servicios auxiliares y a los gastos indirectos de producción, que previamente se registran en las cuentas habilitadas al efecto.
En el caso de las producciones cuyos ciclos productivos sean inferiores al mes, se debita a estas cuentas los gastos de los servicios auxiliares y los indirectos de producción, aplicándose al último centro de costo productivo, de optarse por este método o al costo de las producciones ejecutadas.
El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se acredita por los costos reales de los servicios prestados y de las producciones terminadas que se almacenan o que se entregan sin almacenamiento previo o por los traslados a una cuenta de Inventario de las producciones para insumo, de optarse por este método de registro, devoluciones de insumo a los almacenes.
Durante el mes pueden registrarse las salidas o entregas de producciones o servicios valorándose a los costos planificados o precios fijos de registro de éstas, siempre que al final de dicho período se ajusten a los costos reales.
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El saldo de estas cuentas al final de cada período, debe mostrarse en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituirse en ese momento en un inventario final de Producción en Proceso.
Estas cuentas son de uso exclusivo para entidades con sistemas de costos implementados
701 Producción Propia para Insumo – actividad presupuestada
Comprenden los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones propia para insumo.
El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales y de las reparaciones generales ejecutadas con medios propios y por los gastos que al final de cada mes se transfieren a estas cuentas, en el caso de las producciones o trabajos cuyo ciclo productivo excede al mes, correspondientes a los servicios auxiliares y a los gastos indirectos de producción, que previamente se registran en las cuentas habilitadas al efecto.
Se acredita por los costos reales de las producciones con destino al insumo, al insumirse éstas en las producciones fundamentales o actividades de apoyo, cuando no se decide registrarlas previamente en cuentas de Inventario.
El saldo de estas cuentas al final de cada período, debe mostrarse en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituirse en ese momento en un inventario final de Producción Propia para Insumo.
Estas cuentas son de uso exclusivo para entidades con sistemas de costos implementados.
702 Producción en Proceso – actividad autofinanciada
Comprenden los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones elaboradas y de los servicios prestados que ejecuta la entidad, tanto como actividades principales y auxiliares, incluyendo la
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actividad agrícola; así como los gastos de cría, desarrollo y ceba de los animales en desarrollo.
También se debita por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales y de las reparaciones generales ejecutadas con medios propios y por los gastos que al final de cada mes se transfieren a estas cuentas, en el caso de las producciones o trabajos cuyo ciclo productivo excede al mes, correspondientes a los servicios auxiliares y a los gastos indirectos de producción, que previamente se registran en las cuentas habilitadas al efecto.
En el caso de las producciones cuyos ciclos productivos sean inferiores al mes, se debita a estas cuentas los gastos de los servicios auxiliares y los indirectos de producción, aplicándose al último centro de costo productivo, de optarse por este método o al costo de las producciones ejecutadas.
El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se acredita por los costos reales de los servicios prestados y de las producciones terminadas que se almacenan o que se entregan sin almacenamiento previo o por los traslados a una cuenta de Inventario de las producciones para insumo, de optarse por este método de registro, devoluciones de insumo a los almacenes.
Durante el mes pueden registrarse las salidas o entregas de producciones o servicios valorándose a los costos planificados o precios fijos de registro de éstas, siempre que al final de dicho período se ajusten a los costos reales.
El saldo de estas cuentas al final de cada período, debe mostrarse en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituirse en ese momento en un inventario final de Producción en Proceso.
Estas cuentas son de uso exclusivo para entidades con sistemas de costos implementados.
703 Producción Propia para Insumo – actividad autofinanciada
Comprenden los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones propia para insumo.
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El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales y de las reparaciones generales ejecutadas con medios propios y por los gastos que al final de cada mes se transfieren a estas cuentas, en el caso de las producciones o trabajos cuyo ciclo productivo excede al mes, correspondientes a los servicios auxiliares y a los gastos indirectos de producción, que previamente se registran en las cuentas habilitadas al efecto.
Se acredita por los costos reales de las producciones con destino al insumo, al insumirse éstas en las producciones fundamentales o actividades de apoyo, cuando no se decide registrarlas previamente en cuentas de Inventario.
El saldo de estas cuentas al final de cada período, debe mostrarse en el Estado de Situación como parte del Activo Circulante, por constituirse en ese momento en un inventario final de Producción Propia para Insumo.
Estas cuentas son de uso exclusivo para entidades con sistemas de costos implementados.
726 Reparaciones capitales con medios propios
Se registran los gastos en que se incurren en el desarrollo de las Reparaciones Capitales con Medios Propios.
Se analiza por subcuentas obligatorias definidas en el nomenclador de cuentas y debe identificarse si se trata de construcción y montaje y equipos.
Se debitan por los gastos incurridos en la ejecución de las reparaciones generales ejecutadas con medios propios. Se acreditan, mensualmente, por el avance físico de estas reparaciones para que se registren como Inversiones en Proceso con el componente que proceda.
El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
105
727 Inversiones con medios propios activos fijos intangibles
Se registran los gastos en que se incurren en el desarrollo de Inversiones con Medios Propios de Activos Fijos Intangible
Se analiza por subcuentas obligatorias que aparecen en el nomenclador de cuentas y debe identificarse si se trata de construcción y montaje y equipos.
Se debitan por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales ejecutadas con medios propios. Se acreditan, mensualmente, por el avance físico de estas reparaciones para que se registren como Inversiones en Proceso en el componente que proceda.
El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
728 Inversiones con medios propios
Se registran los gastos en que se incurren en el desarrollo de Inversiones con Medios Propios.
Se analiza por subcuentas obligatorias que aparecen en el nomenclador de cuentas y debe identificarse si se trata de construcción y montaje y equipos.
Se debitan por los gastos incurridos en la ejecución de las inversiones materiales ejecutadas con medios propios. Se acreditan, mensualmente, por el avance físico de estas reparaciones para que se registren como Inversiones en Proceso en el componente que proceda.
El desglose de los gastos de producción debe efectuarse de acuerdo con los elementos establecidos en los Sistemas de Costo de cada entidad.
211 Créditos documentarios
Representa el importe total de las Cartas de Créditos emitidas y comprometidas con bancos a ser utilizadas como medios de pagos que liquidan deudas de carácter comercial, que pueden actuar como mecanismo de financiación del comercio y que aseguran el cobro al incorporar garantías bancarias, las cuales están sujetas a las regulaciones vigentes establecidas por la cámara de comercio internacional, mediante el cual un banco (banco emisor) obrando por solicitud y conformidad con las instrucciones de un cliente (ordenante) emite su
106
compromiso de pago a favor de un tercero (beneficiario) contra la presentación de documentos conformes a los términos del crédito.
Se debita por el cargo realizado por el banco, donde se minora la cuenta bancaria de la entidad por el monto de la Carta de Crédito emitida y se acredita por el valor negociado pagado de los documentos recibidos que amparan mercancías o servicios recibidos, así como por la cancelación del instrumento bancario y por la liberación de los saldos no utilizados y vencidos en el crédito.
En el caso en que el banco emita la Carta de Crédito y no efectúe el cargo por el monto de ésta en la cuenta del cliente, hasta el momento del pago de los documentos que evidencian la entrega de mercancía o servicios recibidos, se procederá a registrar el instrumento en cuentas Memorando o de Orden.
Esta cuenta debe ser analizada por tipos de bancos, por Cartas de Crédito y por beneficiarios.
330 Pérdidas en investigación
Representa el importe de las pérdidas que se investigan y que fueron provocadas por situaciones excepcionales o que se detectaron al efectuarse inventarios o durante cualquier otra comprobación.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por el importe que representa las pérdidas en el momento de tenerse conocimiento de la misma y se acredita después de efectuar las investigaciones correspondientes y recibirse las aprobaciones que correspondan.
De ocurrir recuperaciones posteriores de estos importes, estos se tratarán como Ingresos del período.
332 Faltantes de bienes en investigación
Representa el importe de los faltantes que se investigan y que fueron provocados por situaciones excepcionales o que se detectaron al efectuarse inventarios o durante cualquier otra comprobación.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
107
Se debita por los faltantes en el momento de tenerse conocimiento de los mismos y se acredita después de efectuar las investigaciones y recibirse las aprobaciones que correspondan.
De ocurrir recuperaciones posteriores de estos importes, estos se tratarán como Ingresos del período.
Cuentas reguladoras:
366 Desgaste de Base Material de Estudio
Esta cuenta es de carácter opcional, debiendo ser utilizada sólo si se decide
por la entidad utilizar cualquiera de los métodos reconocidos. Se recomienda
utilizar el método de desgaste sistemático por tasa.
Cuando la entidad opte por aplicar métodos de amortización a la base material
de estudio o de incluir en los costos o gastos sus valores parcialmente al
ponerlos en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en los Estados
Financieros por el valor no cargado a gastos o costos.
Se acredita por el importe del desgaste que se carga en el período y se debita
por el valor no amortizado o al darle baja a los bienes.
367 Desgaste de Vestuario y Lencería
Esta cuenta es de carácter opcional, debiendo ser utilizada sólo si se decide
por la entidad utilizar cualquiera de los métodos reconocidos. Se recomienda
utilizar el método de desgaste sistemático por tasa.
Cuando la entidad opte por aplicar métodos de amortización a los vestuarios y
lencería o de incluir en los costos o gastos sus valores parcialmente al ponerlos
en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en los Estados
Financieros por el valor no cargado a gastos o costos.
Se acredita por el importe del desgaste que se carga en el período y se debita
por el valor no amortizado o al darle de baja a los bienes.
370 Descuentos Comerciales e Impuestos
108
Comprenden los importes del descuento comercial que corresponde a la
entidad comercializadora, así como a los niveles a los cuales se les venden las
mercancías, cuando éstas se controlan a precio de venta a la población.
Incluyen, además, el Impuesto de Circulación que grava dichas mercancías,
cuando éste no corresponde ser liquidado por el productor.
Se acredita por los importes que correspondan al adquirir las mercancías y se
debita por la proporción que corresponda minorar de los costos por las ventas
efectuadas y por las mermas y deterioros, así como por los faltantes o pérdidas
detectados.
373 Desgaste de Útiles y Herramientas
Esta cuenta es de carácter opcional, debiendo ser utilizada sólo si se decide
por la entidad utilizar cualquiera de los métodos reconocidos.
Cuando la entidad opte por aplicar métodos de amortización a los útiles y
herramientas o de incluir en los costos o gastos sus valores parcialmente al
ponerlos en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en los Estados
Financieros por el valor no cargado a gastos o costos.
Se acredita por el importe del desgaste que se carga en el período y se debita
por el valor no amortizado o al darle de baja a los bienes.
374 Otras provisiones reguladoras de activos
Representa los recursos monetarios reservados para cubrir pérdidas por el
manejo de los inventarios, como es el caso de los inventarios ociosos y de lento
movimiento. Se crean de acuerdo con las regulaciones financieras vigentes
109
PASIVOS
555 Sobrantes en investigación
Incluyen, durante el período de investigación, los sobrantes de Activos Fijos, de
Medios Monetarios, de Medios Materiales, de Bienes del Proceso Inversionista
(equipos y materiales), de Cuentas por Pagar y por otros aspectos, detectados
en conteos físicos o en otras comprobaciones.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el
Nomenclador de Cuentas.
Se acredita por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los
mismos y se debita después de efectuar las investigaciones y recibirse las
aprobaciones que correspondan.
PATRIMONIO NETO
696 Operaciones entre Dependencias
Representan los importes correspondientes a los traslados de recursos y
demás operaciones que se realizan entre la entidad y sus dependencias,
fábricas y establecimientos, sin que medie pago alguno.
Esta cuenta recibe débitos y créditos por los bienes u operaciones recibidos y
entregados.
Las operaciones que al final del mes se encuentren en tránsito, cuyos créditos
en estas cuentas aún no se hayan producido serán registradas acreditándose
en estas cuentas con débito a las cuentas que le dieron origen analizándose
como “Partidas en Tránsito”.
El saldo de esta cuenta tiene que ser cero al final de cada período intermedio y
al final del ejercicio contable.
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Septiembre de 2017
Saldo al cierre de
Diciembre de 2017
Saldo al cierre de
Septiembre de 2018
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Variación con rela-
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Saldo al cierre de
Septiembre de 2017
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Diciembre de 2017
Saldo al cierre de
Septiembre de 2018
Variación con relación
a igual período del año
anterior
4-2
Variación con relación
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Porciento con relación
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anterior 5/2
Porciento con relación
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Anexo VII «Lista de chequeo para la gestión integrada de los desechos
peligrosos»
Resolución 136/2009 CITMA
No Medidas Cumplimiento
Observaciones Si No Np
Disposiciones Generales
La entidad posee la Licencia Ambiental y la aprobación del Plan de Manejo Integral de Desechos Peligrosos, tramitado por las Delegaciones Territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA).
En la entidad ha ocurrido cualquier accidente con relación al Manejo de los Desechos Peligrosos siendo éste notificado a la Autoridad (CITMA) dentro de las 24 horas a partir de la ocurrencia del hecho.
Manejo Integral de los Desechos Peligrosos
El Plan de Manejo integral de desechos peligrosos cumple con el ciclo de prevención de su generación, la manipulación, almacenamiento, transporte, tratamiento y la disposición final teniendo en cuenta las etapas del mismo que son: generación, recolección, clasificación, transporte, almacenamiento, aprovechamiento económico (reciclaje, reúso), tratamiento y disposición final.
La entidad tiene actualizados los inventarios de sus desechos
115
peligrosos. Estos inventarios están enviados al CITMA en la declaración Jurada.
El personal que labora en la Gestión de los Desechos Peligrosos está capacitado y debidamente instruido, garantizando la protección de la salud humana y la seguridad durante el manejo de estos. Aparece en los planes de capacitación, el tema Gestión de desechos peligrosos.
Los productos están almacenados teniendo en cuenta la incompatibilidad del Anexo III de la Resolución 136/2009. Está limitado el acceso y existen diferenciación en cuanto a los controlados por el MININT.
Identificación y Clasificación
Los desechos peligrosos están identificados según de acuerdo a la categoría que expone el Anexo I de la Resolución 136/2009.
Planes de Manejos
La Entidad tiene el Plan de manejo de desechos peligrosos, actualizado según lo que establece el Órgano Regulador debiéndose actualizar cada 3 años.
116
En las medidas del Plan de manejo de desechos peligrosos, se tiene en cuenta la apreciación del peligro, vulnerabilidad y riesgo evaluados integralmente en la entidad, así como aquellos otros peligros de desastres que por sus vínculos puedan elevar el riesgo a la salud humana y el medio ambiente por el manejo integral de desechos peligrosos.
• El Plan tiene en cuenta la siguiente Metodología:
Descripción de las actividades que se desarrollan en el proceso productivo, sus flujos de materiales e identificación de los puntos en que se generan desechos peligrosos.
Identificación de las características de peligrosidad de los desechos generados.
Potencial de minimización de la generación de desechos peligrosos. Análisis de alternativas de minimización de la generación de desechos peligrosos y justificación de la medida seleccionada.
Detalles de los procedimientos internos para recoger, transportar, embalar, etiquetar y almacenar los desechos.
Definición de los equipos, medios de protección, rutas y señalizaciones que deben emplearse para el manejo integral de los desechos peligrosos.
Capacitación que deben recibir las
117
personas que laboran en las instalaciones, establecimientos o actividades donde se manejan desechos peligrosos.
No Medidas Cumplimiento
Observaciones Si No Np
Plan de Contingencias para enfrentar cualquier suceso o accidente que ocurra durante el manejo de los desechos peligrosos.
Identificación de los procesos de tratamiento y disposición final a los que se proponen someter a los desechos peligrosos.
Sistema de control documental de los desechos peligrosos generados por la instalación o actividad.
Medios de protección física y seguridad de las instalaciones que manejen desechos peligrosos.
Almacenamiento
• Los sitios destinados al almacenamiento de desechos peligrosos tienen que cumplir las condiciones siguientes:
Tener una base continua, impermeable y resistente estructural y químicamente a los desechos.
Contar con un cierre perimetral de al menos 1,80 metros de altura que impida el libre acceso de personas y animales.
En los casos en que se requiera, estar techados y protegidos de condiciones ambientales tales como humedad, temperatura y radiación solar.
Garantizar que se minimizará la volatilización, el arrastre o la lixiviación
118
y en general cualquier otro mecanismo de contaminación del medio ambiente.
Tener una capacidad de retención de escurrimientos o derrames no inferior al volumen del contenedor de mayor capacidad ni al 20% del volumen total de los contenedores almacenados.
Contar con señalización adecuada.
Tener acceso restringido, en términos que sólo podrá ingresar personal debidamente autorizado por el responsable de la instalación.
Almacenar los desechos inflamables a una distancia de al menos a 15 metros del límite de la instalación.
Estar ubicados en zonas de bajo riesgo de inundaciones.
Contar con las medidas y medios de protección requeridos, incluidos los de protección contra incendios.
Transportación
El personal que realice el transporte de desechos peligrosos tiene que estar debidamente capacitado para la operación adecuada del vehículo y de sus equipos y para enfrentar los posibles accidentes o averías.
Los vehículos que se utilicen en el transporte de desechos peligrosos tienen que estar diseñados, construidos y operados de modo que cumplan su función con plena seguridad.
• La transportación de los desechos peligrosos requiere, en los casos que corresponda de:
119
Restricciones a los itinerarios por los que se transite, así como el horario de transportación, evitando transitar por lugares densamente poblados o cercanos a escuelas, hospitales, o lugares donde puede haber concentración de personas.
La coordinación con la Policía Nacional Revolucionaria u otros órganos competentes, la adopción de medidas de seguridad adicionales para el traslado por la vía pública.
Tratamiento
• La operación de toda instalación de tratamiento de desechos peligrosos tiene que cumplir con las exigencias siguientes:
Llevar a cabo el proceso de compatibilización con los intereses de la defensa de acuerdo a lo establecido en la legislación específica.
Contar con un Manual de Procedimientos en el cual se especifiquen los parámetros que deben cumplir los desechos a ser tratados en la misma, de cuya elaboración y existencia es responsable el titular de la instalación de tratamiento.
Mantener un sistema de control documental de los desechos ingresados, en el que se debe consignar la cantidad, la fecha de ingreso, las características de peligrosidad del desecho y la fecha e
120
identificación de la operación de tratamiento aplicada.
En caso que la entidad posee incinerador para el tratamiento de los Desechos Peligrosos el mismo tiene que cumplir según las características y requisitos que establecen los artículos del 38 al 43 según la Resolución 136/2009.
Disposición Final
En cuanto a la disposición final solo se tendrá en cuenta las entidades e instalaciones de Salud Pública incluyendo las farmacias verificando el cumplimiento de los requisitos de la Resolución 32/2005 (CICA).
➢ Np: No procede la medida según las características de la entidad
auditada.
121
Anexo VIII CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE LAS PRODUCCIONES EN PROCESO EN EL SISTEMA DE LA AGRICULTURA
En las Empresas seleccionadas:
1. Indague, solicite, revise y analice la documentación relacionada con los aspectos siguientes: a) Cantidad de unidades empresariales de base (UEB) que conforman la
base productiva en las tierras estatales, tipo de actividad fundamental que desarrollan, según el plan aprobado.
b) Si tienen elaborada una estrategia de producción para la actividad agrícola, pecuaria o avícola según el plan de la economía.
c) El control y registro de los costos de las producciones en proceso agrícolas y ganaderas.
d) El control y uso de los recursos destinados a las producciones en proceso para cada una de las actividades agrícolas y ganaderas que realizan.
e) Si al cierre de cada mes se informa al área contable las existencias de las producciones que quedan en proceso de las UEB que se le subordinan. Ver la correspondencia entre los datos registrados en el área de Contabilidad contra la información estadística y la certificación elaborada por el área de producción; y que coincida con el saldo de la cuenta 700 – 725 Producción en proceso reflejado en la Proforma del Estado Financiero EFE 5926-01- Estado de Valor Agregado Bruto de la Fila 03 del modelo.
f) Si la entidad tiene documentados los por cientos de mermas aprobadas para los procesos de las producciones agrícolas y ganaderas.
g) Si se analizan las pérdidas de las producciones en procesos, las causas y condiciones que la motivaron y el destino final reportadas por las UEB. Solicitar y examinar los expedientes de pérdidas y faltantes elaborados que están por encima del rango de las pérdidas establecidas.
h) Si poseen planes alternativos en casos severos de afectaciones climáticas u otras de causas de fuerza mayor que pongan en riesgo e incidan en:
I. Las siembras y las cosechas de los inventarios de las producciones agrícolas en proceso. Revise si tienen cultivos
122
de recuperación a ciclos cortos u otros cultivos no planificados realizando en la fecha.
II. Las crías, rebaños o los animales para carne, leche o huevos de los inventarios de las producciones en proceso de la actividad ganadera.
III. Revise el cumplimiento de las medidas para preservar o minimizar las pérdidas de los inventarios de las producciones en proceso de las actividades agrícolas y ganaderas.
IV. Revise si tienen asegurado (a la inversión o/y al rendimiento) por contratos con entidades de seguro, los cultivos o crías de animales contra los daños o pérdidas ocasionados por o a consecuencia de los desastres naturales.
V. Verifique en el caso que el territorio fue afectado por huracanes u otro desastre natural ocurrido en los últimos tres años, si tienen elaborado expedientes por los gastos, pérdidas o daños ocasionados a las producción en proceso, según lo establece la Resolución No. 645 de 2017 del Ministerio de Finanzas y Precios “Procedimiento para la evaluación, certificación, fijación de precios, contabilización, financiamiento, tributos y control de las pérdidas y daños producidos en casos de desastres”.
2. Indague cómo el Consejo de Dirección de la empresa analiza el control de
los inventarios de la producción en proceso agrícola y ganadero, su supervisión y monitoreo y si dictan medidas que aseguren la gestión específica de estos tipos de inventarios.
3. Revise si hay evidencia documental de los análisis realizados por el
Consejo de Dirección de casos de ilegalidades, desvíos, delitos y hechos de corrupción ocurridos relacionados con los inventarios de las producciones en proceso, así como la detección de las violaciones de control interno que conllevaron a la ocurrencia de los mismos y las medidas de prevención a implementar para evitar esos hechos.
123
4. Compruebe si las deficiencias detectadas están contenidas como posible manifestación en el Plan de Prevención de Riesgos, si éste se actualiza periódicamente y si se analiza con los trabajadores.
5. Valore a partir de los resultados obtenidos, la efectividad de las medidas de
control interno establecidas en la implementación de la Resolución No. 60 de 2011 de la Contraloría General de la República, relacionadas con el correcto tratamiento de la gestión de los inventarios de las producciones agrícolas y ganaderas en proceso y su registro en las operaciones contable de la entidad. Para la actividad agrícola en las empresas y/o en sus unidades empresariales de base (UEB):
6. Solicite la documentación correspondiente a los normas e instructivos técnicos, manuales, procedimientos de trabajo, programas, planes de siembras, planes de producción en unidades físicas, tipos de cultivos por Centro de Costo y sus fichas de costos, u otros documentos normativos establecidos para el funcionamiento y el control del sistema de producción agrícola y verificar su cumplimiento para los inventarios de la producción en proceso.
7. Solicite en la UEB los modelos de registros primarios establecidos y
utilizados para reportar las actividades agrícolas, el control de los cultivos, las atenciones culturales e insumos utilizados y otros para los inventarios de las producciones en proceso, así como los submayores de inventarios correspondientes y realizar cotejo con los datos en los registros de las operaciones contables y con la información estadística que brinda la UEB y la empresa.
8. Revise si el área de producción realiza la certificación por centro de costo, de las atenciones culturales ejecutada en el mes y son reportadas en el Historial de campo y se llevan los elementos de gastos reales por concepto de labores directa e indirecta realizadas al cultivo, según la ficha de costo por unidad de área, así como se realiza el correcto registro contable de los gastos asumidos.
124
9. Revise que estén clasificados por Centro de Costo los tipos de cultivos de los inventarios de la producción en proceso, sus cuentas, subcuentas, identificadas por las UEB productoras y las fichas de costos correspondientes. Analizar en el Nomenclador de Cuentas:
- El valor del saldo de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo al inicio del año.
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Gastos del Periodo.
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Aumento.
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Disminución (Pérdidas, Faltantes).
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Traspaso a Producción Terminada.
- Traspaso entre Centros de Costos. - El valor de saldo total de la Cuenta: Producción en Proceso
por Centro de Costo en la fecha.
10. Compruebe que el saldo de los centros de costos de la producción en proceso coincide con los tipos de cultivos que se informan en el modelo estadístico establecido en el sistema de la agricultura.
11. Investigue las causas que afectan el aumento o disminución de las cuentas de la producción en proceso de los Centros de Costo. Para ello:
I. Solicitar el Balance de Comprobación de Saldos y los resúmenes de los comprobantes que ha entregado la UEB productora a la empresa.
II. Revisar los reportes en los registros primarios y el análisis detallado del gasto, aumento, disminución reflejado en la sub cuenta o submayor establecidos en la empresa y en la UEB.
12. De acuerdo con la revisión y el análisis realizado de los aumentos,
disminuciones de las cuentas dentro del rango de la 700 a la 724 de los Centros de Costos de los tipos de cultivo, seleccionar las UEB que estarán sujetas a la revisión física del estado de los inventarios de la producción en proceso mediante una muestra de sus centros de costos con variabilidad de los saldos (reflejar resultado final del análisis en el Anexo VI a) para:
125
a) Verificar que los centros de costos de producciones en proceso tomadas del muestreo seleccionado están incluidas en el Plan de producción de la UEB seleccionada. Solicitar el Balance de Comprobación de Saldos y los resúmenes de los comprobantes entregados a la empresa de los centros de costos muestreados.
b) Revisar en la UEB el estado de desarrollo de los inventarios de las producciones en proceso de los Centros de Costos tomados como muestras y la correspondiente actualización de sus Historiales de campo.
c) Revisar los reportes en los registros mensuales, así como un análisis detallado del gasto, de los saldos reflejados en la sub cuenta o submayor establecido en la UEB.
d) Solicitar la ficha de costos unitarios de los Centros de Costo seleccionados como muestras.
I. Revisar si las mismas están actualizadas, verificar su correcta aplicación en los procesos productivos.
II. Comprobar la correspondencia de la ficha de costo con el registro contable de los gastos asumidos de la producción en proceso para la etapa de desarrollo en que se encuentra el cultivo hasta la fecha.
III. Verificar si la UEB o la empresa tiene evidencias documentales de los análisis realizados a las desviaciones de los costos planificados, con vistas a evaluar la eficiencia de los procesos productivos.
e) Verifique que el traspaso de producción en proceso a producción terminada se realiza mediante la documentación establecida en el sistema de la agricultura.
13. Verificar si por los faltantes y/o pérdidas de los inventarios de las
producciones en proceso se controlan e instruyen de inmediato los expedientes correspondientes dentro de término establecido en la Resolución No. 20 de 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios “Registro de las perdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales y recursos monetarios”
126
Para la actividad ganadera (ganadera, ganado menor, porcino y avícola) en la empresa y en sus unidades empresariales de base (UEB):
14. Solicite la documentación correspondiente a los planes, normas e
instructivos técnicos, manuales, procedimientos aprobados, fichas de costos u otros documentos normativos asociado a la producción animal establecidos para el funcionamiento y el control del sistema de producción animal y verificar su cumplimiento para los inventarios de la producción en proceso en cualquiera de las actividades ganaderas que a continuación se detallan: ➢ Actividad Ganadera ➢ Actividad Porcino ➢ Actividad Ganado Menor ➢ Actividad Avícola
a) De acuerdo a la actividad ganadera, indague y revise los principales
indicadores de eficiencia que mide la calidad del proceso desde el inicio y cierre del ciclo productivo de los estadios o las etapas de los inventarios de producción animal en proceso.
b) Revisar si las fichas de costos están actualizadas, verificar su correcta aplicación en los procesos productivos de acuerdo a las normas y procedimientos aprobados.
15. Solicite y revise en las UEB los modelos de registros primarios establecidos
y utilizados para hacer los reportes de las actividades de crías, desarrollo, ceba; así como los submayores de inventarios correspondientes y realizar cotejo con los datos en los registros de las operaciones contables y su correspondencia con la información estadística que brinda la UEB y la empresa. Tales como, según el tipo de actividad ganadera:
I. Existencia total de la masa. II. Valoración de la masa. III. Movimiento de rebaños. IV. Conversiones o cambios de categorías del animal. V. Viabilidad. VI. Recepción y consumo del alimento para los animales
(de acuerdo con su etapa, estadio o edad)
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VII. Huevos por aves. VIII. Consumo de medicamentos y desinfectantes. IX. Sacrificio del ganado vacuno, porcino y ave. X. Mortalidad. XI. Destinos de la producción ganadera. XII. Otros controles establecidos para la producción del
tipo de animal en proceso. a) Cotejar mediante conteo físico la masa total real existente de ganado
vacuno, los rebaños de ovino, caprino, porcino y aves que están dentro de inventarios de producción en proceso (registro de Existencia total de la masa).
b) Determine si se realiza el control del rebaño por cada categoría y dentro de cada especie (registro de Movimiento de rebaños).
I. Indagar y revisar en la documentación referida a los movimientos de rebaños, el cumplimiento de los requisitos técnicos y el tiempo establecidos para realizar el cambio de etapa del animal. Evalúe las pérdidas ocasionadas en caso de movimientos de rebaños después del tiempo establecido para la etapa.
c) Verificar las medidas de control aplicadas para evitar que se subvalore, sobrevalore por debajo o por arriba de su costo o haya mal manejo de la masa ganadera, porcina o avícola en desarrollo o ceba (registro de Valoración de la masa).
d) Verificar que los movimientos de altas, en caso de conversiones o cambios sucesivos de categorías, se correspondan con las posibles y únicas convenciones a efectuar de acuerdo con el tipo de animal y la norma establecida (registro de Conversiones o cambios de categorías del animal).
e) Revisar las medidas de control sanitarios establecidas para conservar la salud de los animales de las producciones en procesos, su registro y supervisión dentro de las operaciones del flujo productivo del desarrollo del animal (registros de Consumo de medicamentos y desinfectantes u otros utilizados).
f) Revisar las entregas a sacrificio de ganado mayor, porcino y ave. Comprobar la existencia del certificado veterinario y el pase de transito emitido según se requiera (registros de Sacrificio animal, Movimiento de rebaños).
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g) Revisar que los movimientos de las bajas por muerte del ganado mayor, contenga la documentación emitida por la entidad encargada de los servicios veterinarios, con el código, cuño y firma acreditada del médico o técnico veterinario, así como el número de la presilla de identificación del animal muerto (registro de Mortalidad y otros instituidos a tales efectos).
16. Revise que el área de producción realiza la certificación por centro de costo
(por especies, categoría, raza, variedad, u otros) de las atenciones y los servicios técnicos que recibe la producción animal en proceso durante el mes y de los gastos reales por concepto de labores directa e indirecta realizadas según la ficha de costo, así como se realiza el correcto registro contable de los gastos asumidos.
17. Verifique si por los faltantes y/o pérdidas de los animales (de todas las
especies) se controlan e instruyen de inmediato los expedientes correspondientes dentro de término establecido en la Resolución No. 20 de 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios “Registro de las pérdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales y recursos monetarios.”
I. Si los faltantes y pérdidas coinciden con los reportes realizados a la dependencia municipal del Centro Nacional de Control Pecuario en el caso del ganado vacuno.
II. Si se contabilizaron correctamente y se aplica la responsabilidad material en los casos que proceda.
III. Realizar confirmación con la dependencia municipal del Centro Nacional de Control Pecuario, de la cantidad de masa real total existente de ganado vacuno, de acuerdo a la información suministrada por la entidad y los controles realizados y su cotejo con los documentos primarios en la UEB y registrados en la empresa.
18. Revise en la empresa la clasificación por Centro de Costo de los tipos de
producción animal en proceso, ajustado a su tipo de actividad ganadera, de las cuentas, subcuentas y su correspondiente ficha de costo:
- El valor del saldo de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo al inicio del año.
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- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Gastos del Período.
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Aumento.
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Disminución (Pérdida, Muerte o sobre valor de la masa).
- El valor de la Cuenta Producción en Proceso y por Centro de costo por Traspaso a Producción Terminada.
- Traspaso entre Centros de Costos. - El valor de saldo total de la Cuenta: Producción en Proceso
por Centro de Costo en la fecha. a) Comprobar la correspondencia de la ficha de costo con el registro
contable de los gastos asumidos de la producción en proceso para la etapa de desarrollo en que se encuentra el animal hasta la fecha.
19. Compruebe que el saldo en los centros de costos reflejados en el Balance
de Comprobación de Saldos, coincida con los gastos de cría, desarrollo y ceba de la producción animal en proceso que se informan en el modelo estadístico establecido en correspondencia con el costo real.
20. Investigue las causas que afectan el aumento o disminución de las cuentas
de la producción en proceso de los Centros de Costo. (reflejar resultado final del análisis en el Anexo VI a) Para ello:
III. Solicitar el Balance de Comprobación de Saldos y los resúmenes de los comprobantes que ha entregado la UEB productora a la empresa.
IV. Revisar los reportes en los registros primarios y el análisis detallado del gasto, aumento, disminución reflejado en la sub cuenta o submayor establecidos en la empresa y en la UEB.
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Glosario de términos
Sistema de costo: es un conjunto de procedimientos, técnicos, administrativos y contables que se emplea para determinar el costo de las operaciones en sus diversas fases, este se utiliza como información contable, control de gestión y base para la toma de decisiones.
Centro de costo: son áreas de responsabilidad que acumulan costos, generalmente responden a las dependencias de la organización o empresa. Cada centro de costo es responsable de los recursos necesarios para realizar sus actividades.
Estado de Situación: es el balance general, es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico a una fecha determinada.
Activo circulante: es un bien o derecho líquido o que puede convertirse en líquido en menos de un año.
Subcuentas: es el término contable que se le asigna a cada uno de los miembros o elementos que integran a una cuenta principal o colectiva.
Registros primarios: son aquellos donde se registran los hechos económicos ocurridos con sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y se originan.
Balance de comprobación de saldos: es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor).
Normas técnicas: es un documento aprobado por un organismo reconocido que establece especificaciones técnicas basadas en los resultados de la experiencia y del desarrollo tecnológico, que hay que cumplir en determinados productos, procesos o servicios.
Ficha de costo: el documento donde se refleja la información relacionada con los componentes del costo unitario de la producción o el servicio, recoge los gastos necesarios para calcular el costo planificado unitario de un producto o la realización de un servicio, en base a la tecnología aplicable en un periodo determinado, con la utilización racional de todos los recursos. En su confección
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intervienen todas las áreas de trabajo que de una forma u otra hagan factible la correcta planificación del costo de la producción de forma que represente, el nivel de los gastos socialmente necesarios para obtener la producción.
Las fichas de costo se mantienen inalterables durante un periodo de tiempo determinado y constituyen un objetivo mientras se mantengan las condiciones técnico-económicas sobre las que fueron elaboradas.
La ficha de costo como regla general debe poseer los siguientes requisitos:
1. Cantidad y precio de cada material
2. Tiempo de trabajo y tasa salarial por tipo de operación
3. Otros gastos
4. Costo total
5. Costo unitario
6. Producto a elaborar
7. Unidad de medida
8. Cantidad de productos a que corresponde la ficha
Circulación interna: Comprende las unidades físicas y servicios que se transfieren internamente entre áreas de responsabilidad de la propia empresa, valorados a costo predeterminado.
El valor de dichos productos y servicios es objeto de registro contable para las áreas de responsabilidad que entregan y para las que reciben.
Costo unitario promedio: Es el referido a una unidad ya sea terminada o equivalente a terminada. Por ejemplo, costo de una cabeza de ave, costo de un kilogramo de carne, costo de una tonelada de carne, etc. Para su deterainaci6n se aplica el siguiente cálculo.
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Costo unitario promedio = Costo total absoluto
Total de unidades terminadas
y equivalentes a terminadas
Este indicador se utiliza para determinar los importes del destino de la producción según las unidades, los cuales se contabilizan a las cuentas afectadas.
Costo unitario planificado: Es el referido a la planificación para una unidad determinada. Por ejemplo: el costo unitario de un kilogramo de carne, etc.
Variación de la masa de animales en desarrollo: Es la diferencia entre el total de cabezas que presentan los animales en desarrollo al final del periodo menos el total de cabezas que presentan al inicio del periodo dichos animales.
Principio de registros de los gastos en la Actividad avícola: Para el registro de los gastos de las producciones que se obtienen en la ganadería avícola, se aplican los procedimientos que se expresan a continuación:
Se habilitan los centros de costo por productos o propósitos de acuerdo con la organización productiva de cada empresa tomando como base la apertura siguiente:
Fases y registros de la producción animal avícola:
Reproductoras: Se registran los gastos que se incurren en la atención de las aves hembras y machos que se destinan a la reproducción y cuyo objetivo fundamental consiste en la producci6n de huevos fértiles para incubar.
- Planta de incubación: Se registran los gastos que se originan durante el proceso de incubación de los huevos que se reciben de las granjas de reproductoras.
- Reemplazo de reproductoras: Se registran los gastos correspondientes al periodo de inicio, desarrollo y adaptación de las aves reproductoras.
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- Inicio de reemplazo de ponedoras: Se registran los gastos incurridos en este propósito desde que se reciben los pollitos de un día procedentes de la planta de incubación o de otras empresas, hasta que estos alcanzan la edad establecida para ser trasladados a las granjas de desarrollo de reemplazo de ponedoras.
- Desarrollo de reemplazo de ponedoras: Se registran los gastos incurridos en este propósito desde que se reciben los polios de las granjas de inicio hasta que pasan a las granjas de ponedoras.
- Adaptación (en granjas de ponedoras): En este propósito se registran los gastos correspondientes a las aves que realizan un periodo de adaptación en las granjas de ponedoras, hasta que alcanzan la edad establecida para comenzar en forma adecuada la producción de huevos para el consumo,
- Ponedoras: Se registran los gastos correspondientes en alimentación y atención de las aves ponedoras cuyo objetivo fundamental consiste en la producción de huevos para el consumo.
- Aves de ceba: En este propósito se registran los gastos correspondientes al engorde de las aves cuyo destino final es el sacrificio.
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