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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MUNICIPIO DE LA CEJA - ANTIOQUIA
2017
Aprobado por: Comité Interno de Archivo- Comité Institucional de Gestión y Desempeño Fecha de aprobación: 05 de octubre de 2017
Acto Administrativo: Acta 03 Versión: 03
INTRODUCCIÓN
La ley 594 de 2000, en el Título V, Administración de Documentos. Artículo 21,
establece: “PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos. PARAGRAFO. Los documentos emitidos por
los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales. Artículo 22. PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo
total comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos”.
Define la gestión de documentos como: “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación” y asigna responsabilidades:
“ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Artículo 12. RESPONSABILIDAD. La
administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la
administración de sus archivos”. Artículo 16. OBLIGACIONES DE LOS
FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los
archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de
los servicios archivísticos”.
Desde la perspectiva planteada por la ley, puede precisarse que un programa de
gestión documental está conformado por las instrucciones detalladas de las
actividades que se deben llevar a cabo en cada entidad en cuanto a los procesos
documentales y que se refieren a la planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo
plazo y valoración, con el fin de reglamentar el manejo, organización y
administración de los documentos y archivos a partir del concepto de Archivo
Total.
La implementación del programa contribuye con el logro de los objetivos
institucionales a partir de los propios objetivos archivísticos tales como:
Crear conciencia acerca de la importancia de los documentos y los
archivos, como evidencia del quehacer administrativo de las entidades
públicas, como fundamento para la toma de decisiones, apoyo para la
transparencia y el control de la gestión y como Patrimonio histórico y
cultural de las comunidades.
Adelantar procedimientos de organización documental que conviertan
los archivos en centros de información, útiles administrativa y
culturalmente.
Normalizar el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante
actividades de recibo, radicación, registro y distribución a través de la
mensajería interna y externa.
Promover el control y producción racional de documentos, aplicando los
procedimientos, reglamentos y trámites establecidos por la Entidad.
Lograr que se utilicen materiales, soportes y equipos de calidad que
preserven los documentos y el medio ambiente.
Implementar la aplicación de las Tablas de Retención Documental y
procedimientos de organización, transferencias documentales,
conservación, descripción y recuperación de la información de manera
ágil y oportuna.
Elaborar e implementar las Tablas de Valorización Documental y los
procedimientos de organización de los fondos acumulados, de tal modo
que el Archivo Central del Municipio pueda poner la documentación que
custodia al servicio de la comunidad en general, satisfaciendo sus
necesidades de
información de manera ágil y oportuna.
Promover la consulta de los fondos acumulados como fuentes primarias
de información que testimonian el quehacer administrativo y la evolución
de la comunidad, cuya evidencia afianzará el sentido de pertenencia
social y cultural de nuestra sociedad.
Tal como lo establece el Decreto 2609 de 2012, “todas las entidades del Estado deben formular y Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual”. Por lo tanto, es fundamental que el Programa de Gestión Documental esté integrado a las funciones administrativas de la entidad y a los sistemas de información que tenga dispuestos para el cumplimiento de su misión y logro de sus objetivos.
El Archivo General de la Nación, en la guía de implementación de un
Programa de Gestión Documental, elaborada con base en las normas legales
establecidas para ello, expresa que la integración del PGD con las funciones
administrativas debe darse en atención a las siguientes consideraciones:
La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de
la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial
con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y
suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
El Archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa
de Gestión Documental.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el
área de la auditoria de información y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y
medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los
procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y
equipo.
El Municipio de La Ceja del Tambo, ha planteado su Programa de Gestión Documental, con base en la normatividad vigente y el Sistema Integrado de Calidad de la Entidad, en el cual participa mediante el Proceso de Gestión Documental y sus procedimientos. Alcance El Programa de Gestión Documental, se ajusta al Plan Institucional de Archivos y al Plan de Desarrollo Institucional, por lo tanto, es aplicable en todas las áreas de la Administración Municipal a la documentación e información de los archivos de gestión, el Archivo Central e Histórico, de la Administración Municipal de La Ceja, así como del Concejo Municipal y la Personería, entidades que adoptan y aplican los procesos y procedimientos relacionados con la gestión documental en el Municipio de La Ceja, tendientes a su protección. Su ejecución es responsabilidad de todos los funcionarios y contratistas de la
Entidad, asociado al proceso de Gestión Documental, sus procedimientos, las políticas y normatividad institucionales y generales. Objetivo General Implementar un Programa de Gestión Documental para la Administración Municipal de La Ceja del Tambo, que permita estandarizar la manera de administrar, tratar, preservar y conservar la información que se genera en la entidad, proporcionando seguridad, confianza, calidad y apoyo para la toma de decisiones de manera oportuna. Objetivos Específicos
Destacar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la
Administración Municipal de La Ceja del Tambo, en cumplimiento de sus
funciones.
Mejorar las condiciones de seguridad en el tratamiento de la información de la
Administración Municipal de La Ceja del Tambo teniendo en cuenta aspectos
relacionados con la organización, almacenamiento y manejo adecuado de la
información.
Propender por la correcta conservación de la documentación y la información,
con base en las directrices generales relacionadas con su tratamiento desde su
origen hasta su destino final, en cuanto a condiciones medio ambientales, de
manejo y custodia por parte de todos los funcionarios de la Entidad, en los
espacios donde se encuentren almacenados.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que
contribuyan con la eficiencia administrativa y la preservación del medio
ambiente.
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE Este Programa de Gestión Documental está dirigido a la totalidad de los servidores públicos de la Administración Municipal, el Concejo y la Personería, que se encuentran bajo diferentes modalidades: carrera administrativa, provisionalidad, libre nombramiento, por período o contratistas, en diferentes niveles, categorías y jerarquías, así como a los usuarios externos, instituciones, entidades de control y ciudadanos en general. JUSTIFICACIÓN Con base en la ley 594 de 2000 y demás normas que reglamentan la gestión documental en las entidades del Estado a nivel nacional, el Municipio de La Ceja del Tambo elabora e implementa el Programa de Gestión Documental teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y las actividades establecidas en el Proceso de Gestión Documental C-GD-001 y sus procedimientos, que se encuentran documentados y controlados por el Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Este Programa se construye en cumplimiento de la ley y las normas, y, además, con el fin de ofrecer claridad con respecto a las actividades que deben llevarse a cabo en cuanto a la producción, manejo y organización de los documentos y la información en todas las áreas de la Administración Municipal. Las acciones que definen un programa de gestión documental y que deben ejecutarse durante el ciclo vital, procurando la racionalización y el control de las actividades, así como la normalización de los formatos para la producción documental, deben enfocarse en lograr que los archivos se conviertan en centros de información útiles para la Administración e importantes para la investigación y la cultura. Dichas acciones se integran con todas las actividades y procesos que se llevan a cabo en la Entidad, desde la planeación, producción o recepción de los documentos, adelantando los trámites para los cuales fueron generados y velando por la adecuada organización, disposición, preservación y valoración, favoreciendo que la consulta sea ágil y oportuna.
Los procedimientos propios del Programa de Gestión Documental son parte fundamental de la gestión administrativa de la Administración Municipal y se interrelacionan constantemente en todas las áreas de la Entidad, en las diversas etapas del ciclo vital de los documentos: 1. Planeación 2. Producción 3. Gestión y trámite 4. Organización 5. Transferencia 6. Disposición de documentos 7. Preservación a largo plazo 8. Valoración La Ley 594 de 2000, establece en el artículo 23. “Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.” Archivo de Gestión “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Archivo Central “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Para el caso de la Administración Municipal de La Ceja, esta etapa del ciclo vital de los documentos se lleva a cabo en el Archivo Central, donde además se ejecutan las diferentes actividades relacionadas con la unidad de correspondencia y el trámite de las comunicaciones oficiales que allí se ejecuta. Archivo Histórico “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
En el caso de la Administración Municipal de La Ceja, la etapa de Archivo Histórico, del ciclo vital de los documentos, está integrada en el Archivo Central, con el fin de evitar su desarticulación y posible pérdida del Patrimonio documental. En cuanto a los formatos y procedimientos, cada entidad adopta de manera particular aquellos que regula el Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta la propia imagen corporativa (logotipo, nombre, firmas autorizadas, etc.) y el diseño de los formatos y registros con base en las normas NTC 3393, sobre elaboración de documentos comerciales; NTC 5397, sobre materiales para documentos de archivo; NTC 4436, sobre el papel para los documentos de archivo; la guía técnica colombiana GTC 185, sobre documentación organizacional; el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación; la guía “especificaciones para cajas y carpetas de archivo, del Archivo General de la Nación y otras normas relacionadas con la gestión documental. Implementación Consiste en la ejecución de las actividades necesarias que requiere la puesta en marcha del Programa de Gestión Documental. Es la materialización de lo establecido y la manera como se convierte en el quehacer permanente de la Institución. Al implementar el Programa, se asignan responsabilidades dentro de la Administración Municipal, el Concejo y la Personería, y se definen los roles con los cuales se logre su adecuada implementación y mantenimiento.
DEPENDENCIA RESPONSABILIDAD
ARCHIVO CENTRAL Definir las normas y directrices necesarias para el desarrollo de la Gestión Documental en la Entidad, así como los programas y actividades relacionadas con la gestión documental. Liderar, diseñar, aplicar, coordinar y hacer seguimiento a las actividades y políticas archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, procedimientos y lineamientos establecidos.
DEPENDENCIA RESPONSABILIDAD
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO- COMITÉ
INTERNO DE ARCHIVO
Definir las políticas, planes, programas de trabajo y de la toma de decisiones en aspectos relativos a la función archivística de la Entidad.
SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES,
JEFES DE OFICINA, LÍDERES Y COORDINADORES DE EQUIPOS DE
TRABAJO
“Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben, con fundamento en las Tablas de Retención Documental aprobadas, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el Código General Disciplinario para todo servidor público”. (Acuerdo 042 de 2002, AGN Artículo 3. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas).
SERVIDORES PUBLICOS Y CONTRATISTAS
“Aplicar las leyes y normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas” (...) (Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos). Entregar mediante acta de entrega de cargo e inventario documental, los documentos de archivo, físicos y digitales, que se encuentren en su poder, cuando dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, solicitando el visto bueno del jefe de la dependencia y de los demás funcionarios designados en procedimiento institucional y devolver al Archivo Central, los documentos que se encuentren en consulta solicitando el visto bueno, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en el Código Disciplinario para todo servidor público.
ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS El Programa de Gestión Documental del Municipio de La Ceja del Tambo, se plantea y ejecuta con base en las actividades descritas en el proceso de Gestión Documental C-GD-001 y sus procedimientos, documentados y controlados a través del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, las cuales consisten en: Planeación, Producción, Gestión y trámite de documentos
La Planeación hace referencia al análisis de las necesidades que se presentan en
la Entidad, de acuerdo a las exigencias legales y normativas, así como a las
necesidades y expectativas de la comunidad y diferentes instituciones. Con base
en el Decreto 1080 de 2015, la Planeación en gestión documental es “el conjunto
de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema
de gestión documental”
La producción de documentos es el resultado de la gestión administrativa de la
Entidad y de las relaciones que surgen con el entorno y la comunidad, en
cumplimiento de su misión, visión, objetivos, planes y proyectos.
En el Decreto 1080 de 2015 se considera: “Actividades destinadas al estudio los
documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
área competente para trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.”
Por lo tanto, la planeación y producción comprenden el diseño de formatos y
documentos, de acuerdo a las necesidades de las dependencias, sus procesos y
procedimientos, la creación o elaboración de los documentos y registros, así como
la recepción de aquellos que proceden de fuentes externas.
En cuanto a la Gestión y trámite, el citado Decreto define: “conjunto de
actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución,
incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control
y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos”, de lo cual hace parte la recepción de
documentos desde diferentes fuentes, tanto internas como externas, presentados
por personas naturales o jurídicas.
Los aspectos relacionados con la planeación, producción, gestión y trámite
documental son:
Análisis de necesidades, creación y diseño de documentos.
Medios y técnicas de producción e impresión
Determinación y selección de soportes documentales (papel, cintas
magnéticas, dvd, discos ópticos, discos duros, memorias usb, videos, etc)
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje y tintas.
Instructivos y procedimientos.
Determinación de uso y finalidad de los documentos
Manuales, guías y directrices relacionados con la imagen corporativa,
características internas y externas de los documentos, de tipo de letra a utilizar
y firmas autorizadas, así como el uso adecuado de la reprografía.
Las actividades detalladas paso a paso, corresponden a los numerales 5.2.1 a
5.2.7 del procedimiento R-GD-001 v. 02, de 2019, que se anexa a este
documento. (Anexo 1)
El Acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la Nación, establece que las
entidades públicas deben crear la unidad de correspondencia a través de la cual
se gestionan, de manera centralizada, los servicios de recepción, recolección,
radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales, integrando estas
actividades al Programa de Gestión Documental y a los diversos procesos y
procedimientos que realizan los archivos de gestión. Para el cumplimiento de su
misión, la unidad de correspondencia debe contar con personal suficiente y
adecuadamente capacitado, así como con los medios y herramientas necesarias
que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones, a través de mensajería interna, externa, correo electrónico,
Intranet u otros medios, facilitando la atención de las solicitudes presentadas por
los ciudadanos y funcionarios de la Entidad, contribuyendo con el acatamiento de
los principios que rigen a la administración pública.
En la Unidad de Correspondencia de la Administración Municipal de La Ceja del
Tambo, se tramitan, además, las comunicaciones de la Personería y del Concejo
Municipal, entidades que se acogen a las acciones, planes y programas que se
implementan en cuanto a la gestión documental en la Institución.
Las actividades relacionadas con la recepción y trámite de documentos tienen que
ver con la verificación que debe hacerse de los documentos para evidenciar que
estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la
entidad, para efectos de su radicación y registro con el fin de dar inicio a las
gestiones correspondientes.
Las actividades puntuales se encuentran registradas en la guía “Trámite de
Comunicaciones Oficiales”, que se anexa a este documento (anexo 2).
Organización y Transferencia Documental Organización Documental
La organización de los documentos es el “conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado; ordenarlo y describirlo adecuadamente” (Decreto 1080 de 2015). Las actividades descritas aplican a los documentos en las diferentes fases del ciclo vital: archivos de gestión, archivo central e histórico y tienen como fundamento las Tablas de Retención Documental. La ejecución adecuada de este proceso requiere las condiciones necesarias para la protección de los documentos, los equipos y sistemas adecuados para el almacenamiento de la información en diferentes soportes (planotecas, mapotecas, archivadores para CD y DVD, etc.). El almacenamiento consiste en guardarlos sistemáticamente en espacios y unidades de conservación apropiadas. Las etapas se describen entre los numerales 5.3, 5.3.1 y 5.3.2 del procedimiento F-GD-001, v. 02, que se anexa. Con el fin de hacer comprensibles las actividades descritas en el procedimiento F-GD-001, se detallan a continuación, de manera puntual, las actividades generales de Clasificación, Ordenación y Descripción documental. Clasificación documental: se lleva a cabo la identificación de las series que se producen y administran en cada dependencia, con base en las Tablas de Retención Documental. Para los fondos acumulados en la Oficina de Archivo Central, se tendrán en cuenta los Fondos documentales, Secciones y Sub secciones, así como la estructura orgánico-funcional de la entidad. También se definen las series y subseries. Ordenación documental: tiene que ver con el sistema de ordenación que se da a los documentos al interior de las diferentes unidades de conservación. Se define de acuerdo a las series y subseries y puede ser: numérica, cronológica, alfabética, mixta. Cuando la serie o subserie sigue un consecutivo (como las comunicaciones oficiales enviadas, acuerdos, decretos, resoluciones, cuentas de cobro, actas, contratos, etc.), debe aplicarse la ordenación numérica, prestando atención
también a la fecha de producción, porque ambos datos deben ser coherentes. Cuando la serie o subserie está conformada por documentos correspondientes a personas o lugares (historiales de hoja de vida, etc), se aplica la ordenación alfabética. Algunas series o subseries, de acuerdo con su conformación, podrán requerir un sistema de ordenación mixto, que incluye códigos alfabéticos y números o uso de ordenación alfabética y numérica. Al interior de los archivadores, en los archivos de gestión, las unidades de conservación (carpetas) o expedientes, deben ser ubicados de acuerdo con las series y subseries y sus respectivos códigos, y asignar un número consecutivo a cada expediente, de tal modo que cada uno conserve su lugar, pueda ser consultado ágilmente y reubicado en su lugar con exactitud. De igual manera, los expedientes deben tener un orden numérico consecutivo, cuando son migrados de los archivadores a las cajas de archivo general, con el mismo objetivo. En la Oficina de Archivo, después de clasificar, ordenar y ubicar la documentación, se señalizan los Fondos, secciones y subsecciones y se rotularán las diferentes series y subseries. Tanto en los archivos de gestión como en la Oficina de Archivo, deben foliarse los expedientes, una vez ordenados. Los expedientes activos deben permanecer actualizados en cuanto a la foliación. Los expedientes complejos (conformados por diversos tipos documentales), como historiales de hoja de vida, historias integrales, procesos, etc., deben contener, además, la hoja de control donde estarán registrados todos los documentos que ingresan, en el orden original correspondiente. Descripción: Hace referencia a la elaboración de herramientas para la identificación, localización, control y recuperación de la información, para la gestión o la consulta. En cumplimiento del Acuerdo 038 de 2002, del Archivo General de la Nación, en los archivos de gestión debe elaborarse el Inventario Único Documental, con
fines de control y consulta de la documentación, así como para las transferencias primarias y para la entrega o recepción de cargos. Existe en la Administración Municipal, un instructivo para la elaboración del Inventario que se entrega a los funcionarios responsables de la administración y custodia de la documentación en los archivos de gestión, donde se indican las actividades que deben ejecutarse, para elaborar el inventario y para acceder a las transferencias. En la Oficina de Archivo, además de tener las copias de los inventarios con los cuales se hacen las transferencias y se consulta la información, se debe elaborar inventario de los Fondos acumulados e índices de series o subseries que estén definidas y organizadas. Las Tablas de Retención Documental son instrumentos archivísticos que permiten regular la gestión documental con base en el ciclo vital de los documentos y los plazos de retención que se establecen en cada una de sus etapas. Una vez organizados los documentos, es fácil identificar y ubicar los diferentes expedientes dentro del archivo y acceder a ellos ágilmente, para lo cual se elaboran herramientas de descripción y recuperación de la información como el Inventario Documental e índices documentales. Actividades a realizar:
Organización de documentos en los archivos de gestión, con base en Tablas
de Retención Documental y señalización de archivadores.
Elaboración de Inventario Documental
Organización y preparación de documentación para transferencias
documentales, con base en el instructivo para transferencias documentales,
que se tiene en la Administración Municipal de La Ceja del Tambo.
Este proceso requiere la constitución del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
Sensibilización y toma de conciencia por parte de todo el personal de la
Entidad.
Prevención y atención de desastres, verificando el estado de los espacios
donde se almacena la documentación en todas las áreas de la Institución.
Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad) a todas las
unidades de almacenamiento de la documentación en la Organización.
Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza),
aplicando técnicas especiales para la documentación.
Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco), cuyo
plan está a cargo del proceso Gestión del Recurso Físico y se aplica en todas
las áreas de la Administración Municipal.
Apoyo a la producción documental y manejo de comunicaciones, a través del
Sistema Integrado de Gestión de Calidad y en cumplimiento de las normas
vigentes para cada proceso.
Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas
locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de
conservación y almacenamiento).
Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte
oportuno)
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de
seguridad, escáner de documentos más consultados, implementación de
buenas prácticas).
VALORACIÓN Tablas de Retención Documental
Con base en la Ley 594 de 2000 y la normatividad vigente relacionada con la elaboración, implementación y actualización de las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta su importancia como herramienta indispensable en la gestión documental, que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, se deben elaborar y adoptar para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás directrices impartidas por el Archivo General de la Nación. El Municipio de La Ceja de Tambo, elaboró las Tablas de Retención Documental en el año 2008, fueron analizadas y aprobadas por el Comité de Archivo y Correspondencia en el año 2009 y aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos en el año 2010, año en el que fueron adoptadas mediante Decreto Municipal para el Municipio de La Ceja del Tambo y Resoluciones para el Concejo y la Personería; su implementación se inició en los archivos de gestión, con base en las capacitaciones impartidas por la Oficina de Archivo Central del Municipio. La elaboración de las Tablas se hizo con base en el Acuerdo 039 de del Archivo General de la Nación, llevando a cabo las siguientes etapas: Primera Etapa: Investigación preliminar sobre la entidad y fuentes documentales (encuestas documentales). Compilación de la información de la entidad contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos para identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Se analizó la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones de cada dependencia y los manuales de procedimientos. Se identificaron los valores primarios de los documentos: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales, con base en los
cuales se establecieron tiempos de conservación, análisis que contó con los conceptos profesionales de los productores de los documentos. Se conformaron las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Se establecieron los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del ciclo vital: archivos de gestión, archivo central e histórico. Se llevó a cabo un análisis valorativo de los documentos para determinar su destino final y definir si se conservan totalmente, si se aplica selección o eliminación una vez vencida su vigencia y aplicado el tiempo precaucional. La selección es una actividad que puede ser aplicada a los documentos que no están vigentes administrativamente, cuyo contenido se repite o está registrado en otras series y sub series cuyo valor informativo no exige conservación total Tercera Etapa: elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. Se preparó la propuesta de las Tablas de Retención Documental de la Administración Municipal, del Concejo y la Personería Municipal, con las series y subseries de cada dependencia, acompañadas de introducción y anexos que respaldaban el proceso adelantado. El Comité de Archivo y Correspondencia las analizó y aprobó, posteriormente se enviaron al Consejo Municipal de Archivos, instancia que tenía autoridad para su revisión, análisis y aprobación. Cuarta Etapa: Aplicación. Después de aprobadas y con base en el concepto técnico del Consejo Municipal de Archivos, se adoptaron por parte de la Administración Municipal, el Concejo Municipal y la Personería, mediante actos administrativos de cada una de las entidades para dar inicio a su aplicación. La Oficina de Archivo Central del Municipio elaboró los formatos e instructivos
pertinentes e inició el procedimiento de
capacitación a los funcionarios, en cada una de las oficinas productoras.
Para proceder a la eliminación de documentos, con base en las Tablas de Retención Documental, se clasificarán y relacionarán en solicitud que será enviada al Comité de Archivo de la Entidad o al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, donde se analizará y autorizará; posteriormente se procederá a su eliminación mediante picado o rasgado y se dejará constancia en acta de eliminación firmada por el responsable de los documentos y el Coordinador de la Oficina de Archivo Central del Municipio. Quinta Etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Desde la Oficina de Archivo General se hará seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental en todos los archivos de gestión, se elaborará un Plan de Mejoramiento y se atenderán las solicitudes de modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas administrativas en la entidad o cambio de funciones. Las modificaciones a Tablas de Retención, resultado del seguimiento permanente, serán aprobadas por el Comité de Archivo de la Entidad o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y se tendrán en cuenta las directrices dadas mediante Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013, del Archivo General de la Nación. Por lo tanto, la aplicación de las TRD aprobadas en el año 2010 por el Consejo Municipal de Archivos de La Ceja del Tambo, aplican para la organización de la documentación correspondiente a los años 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019; a partir de 2020, se aplicarán las TRD actualizadas, analizadas, evaluadas, aprobadas por el Comité Interno de Archivo o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad y convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos. Los criterios a tener en cuenta son los establecidos en el Acuerdo 004 de 2013, que se describen a continuación:
Alcance. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales Acumulados.
Elaboración. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la Nación.
Firmas responsables. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable del área de archivo y gestión documental de la respectiva entidad. Aprobación. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional o por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité. Publicación. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán publicarse en la respectiva página web de las entidades públicas y mantenerse en dichos sitios web permanentemente; la publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo de que trata el artículo 5º “Elaboración” Implementación. Una vez aprobadas y convalidadas, las entidades deberán proceder a su implementación; si no se ha cumplido este proceso, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de Ley 594 de 2000. Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos: a. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad,
b. Cuando existan cambios en las funciones,
c. Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o
liquidación.
d. Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país.
e. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
f. Cuando se generen nuevas series y tipos documentales.
g. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes
documentales y procedimientos que afecten la producción de
documentos.
Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso. Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento: 1. Previamente y por un período de treinta (30) días, se deberá publicar en
la página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos
que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia,
pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus
observaciones sobre este proceso, a los Consejos Departamentales y
Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación.
2. Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo
Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación,
para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en
el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la
entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de
retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los
sitios Web de la entidad.
3. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en
soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de
eliminación de documentos, la cual suscribirán el Presidente y
Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
o el Comité Interno de Archivo, según el caso, de la respectiva entidad.
4. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido
eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá
mantenerlos publicados en su página Web para su consulta.
5. El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las
solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo
con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial,
informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda
afectar el patrimonio documental del país.
6. La eliminación de documentos de debe llevar a cabo por series y
subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo
se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas o duplicados.
La aplicación de las TRD es responsabilidad de los funcionarios de la Entidad
en las diferentes dependencias, con base en las asesorías o capacitaciones
permanentes que ofrece la Oficina de Archivo Central.
Existe en la Administración Municipal un instructivo para la aplicación de las
TRD que ha sido entregado a los responsables de los documentos en
cada archivo de gestión, el cual contiene el detalle de las acciones que deben
llevarse al cabo.
La Conservación documental se trata de las medidas que se aplican para proteger
la documentación de manera preventiva y para garantizar su integridad sin alterar
su contenido.
Conservación Preventiva: consiste en las estrategias y medidas técnicas, políticas
y administrativas que la entidad aplica para evitar o disminuir el riesgo de pérdida
o deterioro de los documentos así como para preservarlos íntegramente.
Deben tenerse en cuenta aspectos que afectan la integridad de los documentos
tales como:
Su ubicación física, tanto en los archivos de gestión como en la Oficina de
Archivo Central, teniendo en cuenta las condiciones medio ambientales que
afectan los documentos, temperatura, humedad, iluminación, ventilación,
acumulación.
Condiciones estructurales de los espacios destinados para el almacenamiento
de la documentación, así como su capacidad para guardarla en buenas
condiciones sin someterla a hacinamiento.
Calidad de la estantería o mobiliario donde se ubica la documentación y su
distribución física.
Conservación Correctiva: actividades tendientes a recuperar las condiciones de
documentos que han sufrido daño físico o biológico, ocasionado por diferentes
circunstancias y condiciones de trato y almacenamiento, durante su ciclo vital.
En la Administración Municipal de La Ceja del Tambo, debe elaborarse un
diagnóstico que brinde información relacionada con el estado de la
documentación, tanto de fondos acumulados como de archivos de gestión, que
sea la base para elaborar un programa de limpieza y otras acciones que permitan
tratar adecuadamente la documentación deteriorada.
Disposición final de los documentos se trata de ubicar los documentos, en cualquier etapa de su ciclo vital, en los espacios donde puedan conservarse temporal o permanentemente o aquellos que estén destinados a su eliminación, con base en las TRD o TVD Transferencia Documental
Conjunto de actividades tendientes a planear, organizar y llevar a cabo las
transferencias primarias desde los archivos de gestión a la Oficina de Archivo
Central, en cumplimiento del Plan elaborado para la Administración Municipal.
Actividades a desarrollar:
Elaboración Plan Anual de Transferencias, desde la Oficina de Archivo Central
y notificación de fechas.
Organización de la documentación en los Archivos de Gestión, con base en el
Instructivo para las Transferencias Documentales, por parte de los
responsables de la documentación en las diferentes dependencias.
Elaboración del Inventario Documental Formato Único
Envío de la documentación a la Oficina de Archivo Central.
Revisión, en la Oficina de Archivo Central, de la documentación remitida, con
base en el Inventario Documental.
Notificación de inconsistencias a los archivos de gestión para su corrección.
Corrección de inconsistencias por parte de los archivos de gestión.
Verificación de correcciones por parte de la Oficina de Archivo Central.
Oficialización de la Transferencia y remisión del Inventario Documental
Formato Único en formato digital a la Oficina de Archivo Central, para la
consulta.
Ubicación física de la documentación en la Oficina de Archivo Central
Disposición final de los documentos: con base en las Tablas de Retención
Documental se aplicará la selección, eliminación o conservación total de las
series y subseries, en los tiempos establecidos para la documentación
producida a partir del año 2008.
Con base en las Tablas de Valoración Documental, se aplicarán los tiempos
establecidos a las series y subseries definidas, para ser conservadas
totalmente, seleccionadas o eliminadas, aplicable a la documentación
producida del año 2007 hacia atrás.
La Selección Documental consiste en la escogencia de una muestra
representativa de una serie o subserie documental para su conservación
permanente, que ha sido establecida por medio de las Tablas de Retención
Documental o las Tablas de Valoración Documental, para aquellos documentos
que no adquieren valor secundario en su totalidad, una vez vencida su vigencia y
sus valores primarios.
La Eliminación Documental es la disposición final establecida, en las Tablas de
Retención o de Valoración Documental, para los documentos que han perdido sus
valores primarios y vigencia, y no han adquirido valor secundario, (para la ciencia,
la historia y la cultura) por lo tanto, no se conservan en la Entidad.
La Digitalización es una técnica que permite convertir los documentos físicos en
imágenes digitales, que solo pueden recuperarse, en el caso de los escáneres, a
través de los equipos de cómputo.
En la Administración Municipal de La Ceja se implementará un programa de
digitalización que permita agilizar la recuperación de la información en toda la
Entidad y compartirla mediante sistemas de Intranet, en la medida en que la
Entidad adquiera nuevas y suficientes tecnologías para ello. Además, se están
implementando buenas prácticas basadas en las directrices impartidas mediante
la directiva presidencial Cero Papel y el decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura.
La conservación total se determina cuando se analizan los documentos y se concluye que su valor es permanente porque las disposiciones legales que les dieron origen así lo determinan, o porque su contenido brinda información acerca del origen, desarrollo, estructura, procedimientos o políticas de la Entidad, lo que representa testimonio de actividades y toma de decisiones trascendentales. Además, se convierten en patrimonio documental de la sociedad que los produce y conserva, siendo útiles para la investigación, la ciencia y la cultura.
Servicio de Consulta
El acceso a la información es uno de los fines fundamentales de las diferentes
acciones tendientes a la conservación de los documentos, tanto en formatos
físicos como digitales, facilitando su recuperación ágil y oportunamente.
La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios de acceder a la información (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) y de obtener copia de los documentos, cuando así lo requiera. Las actividades fundamentales que tienen que ver con este procedimiento son:
Los usuarios internos o externos, presentarán su consulta de manera directa en
los archivos de gestión bajo la asesoría de los responsables de la
documentación, o en la Oficina de Archivo General, también pueden hacerse los
requerimientos y solicitudes telefónicamente, por escrito o por correo electrónico.
Los responsables de la administración y custodia de los documentos, tendrán
especial cuidado con respecto a los documentos que prestan, para evitar su
pérdida o daño, por lo que utilizarán las tarjetas de afuera como control de la
documentación que sale de sus espacios.
En caso de que no sea competencia de la dependencia consultada, brindará
orientación clara al solicitante para que acuda a la instancia correspondiente.
Se tendrán claras las condiciones de acceso a la información, teniendo en cuenta
que la ley 1712 de 2014, “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional”, estableció “Artículo 2°. Principio de máxima
publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o
Custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino
por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.”1
Cuando la información requerida se encuentra bajo custodia de la Oficina de
Archivo General, se actuará de la siguiente manera:
Se registrará la solicitud en la planilla F-GD-040, “Registro de Consultas”
Se hará la búsqueda respectiva en los diferentes Fondos, Secciones o
Subsecciones documentales.
Si la información solicitada se encuentra y se requiere su préstamo físico, se
elaborará la Tarjeta de Afuera que reemplazará el documento, y se registrará la
Tarjeta en el Inventario de Tarjetas de Afuera. Si la documentación no requiere
ser retirada de la Oficina de Archivo General, se brindará el préstamo para
consulta en sala por parte del solicitante. Si el solicitante requiere fotocopiar el
o los documentos, se desplazará en compañía de un funcionario de la Oficina,
hasta el lugar donde tomen fotocopia y el funcionario regresará el documento a
su lugar.
Si la solicitud fue hecha mediante correo electrónico o el solicitante requiere
que la respuesta sea por ese medio, se digitalizará la información y se enviará
al e-mail correspondiente.
1 Ley 1712 de 2014. Disponible en Internet
[http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882]
Si el solicitante requiere copia en CD o DVD, se le informará que debe
suministrarlo y se le hará la respectiva copia.
Se permitirá el acceso de los solicitantes internos hasta el lugar de
almacenamiento de la documentación, siempre que sean funcionarios de los
Fondos, Secciones o Subsecciones a los cuales corresponde la información y
hayan recibido la respectiva asesoría y autorización por parte de la Oficina de
Archivo General. En los
archivos de gestión sólo podrán acceder a la ubicación de los documentos los
responsables de su custodia y administración.
Debe aplicarse lo establecido en el Reglamento Interno de Archivo y
Correspondencia, para la consulta de la información.
Cuando los documentos prestados y retirados de su espacio físico sean
devueltos, se retirará la respectiva tarjeta de afuera, donde se registrará la
fecha de ingreso y la firma del funcionario que los recibe, además, se hace el
respectivo registro en el Inventario de Tarjetas de Afuera.
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE LA CEJA DEL TAMBO Con base en el Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura y la Directiva Presidencia 04 de 2012, se implementarán y pondrán en marcha acciones tendientes a disminuir la producción de documentos en papel. Según la estrategia de Cero Papel, hay cuatro componentes principales que deben tenerse en cuenta: 1. Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestión documental 4. El componente de tecnología Para lograr su aplicación en la gestión administrativa de la Entidad, su articulación con la gestión documental y con el desarrollo de los diferentes procesos, es preciso promover la adquisición e implementación de herramientas tecnológicas, el planteamiento de políticas acordes con las nuevas necesidades, la promoción de un cambio de cultura institucional y el ajuste de los procesos y procedimientos a los nuevos requerimientos. En la Administración Municipal de La Ceja del Tambo se conformó un equipo de trabajo de buenas prácticas, con el fin de promover la implementación de acciones tendientes a disminuir el uso del papel. Su promoción tiende a cambiar la cultura organizacional a través de:
Promover buenas prácticas para reducir el consumo de papel
Identificar personas líderes en la implementación de menos papel en la entidad.
Difundir la iniciativa por múltiples canales y fomentar el cambio de cultura
organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos para la
administración de documentos electrónicos de archivo.
Todos podemos contribuir con la aplicación de buenas prácticas para reducir el consumo de papel en la Entidad asumiendo ciertos hábitos en la gestión administrativa cotidiana.
Fotocopiar e imprimir a doble cara
Lectura en pantalla de documentos de apoyo y demás documentos de los
cuales no se precise su impresión. En tal caso, debe crearse una carpeta
digital de documentos de apoyo.
Es recomendable, antes de imprimir documentos que se elaboren como
resultado de la gestión, revisarlos en pantalla varias veces y corregirlos,
evitando pérdida de papel por errores en la escritura.
Elaborar los documentos en fuente tamaño 10 u 11, procurar no usar tamaños
mayores.
Es importante analizar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un
mismo documento, si son realmente indispensables. Si es preciso que varios
funcionarios tengan conocimiento del mismo documento, debe crearse una
copia digital del documento físico y compartirlo a través de correo electrónico,
de drive, de carpetas compartidas desde el servidor o a través de Intranet.
No deben imprimirse los correos electrónicos, a menos que sea absolutamente
necesario. Debe crearse una carpeta denominada “Comunicaciones Oficiales
Recibidas (Correo electrónico)” y guardarlos allí.
Evitar la exigencia de varias fotocopias de un mismo documento que exista en
la entidad y pueda compartirse o consultarse a través de Internet o Intranet.
Los documentos en formato digital, contenidos en las CPU así como en DVD,
CD u otros medios, deben nombrarse y rotularse conforme a los nombres de
series y subseries establecidas en las TRD.
Todos los servidores de la Entidad deben conocer el funcionamiento correcto
de los diferentes equipos que utilice, con el fin de evitar desperdicio de papel a
raíz de errores en su utilización.
Imprimir a doble cara
Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de
borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma
manual, listas de asistencia, entre otros.
Evitar la elaboración de comunicaciones para convocar a reuniones de comités
y equipos internos de trabajo, hacer las respectivas invitaciones de manera
virtual, a través de los correos electrónicos.
METAS A CORTO PLAZO Actualmente se está llevando a cabo la actualización de las Tablas de Retención Documental en cada dependencia de la Administración Municipal, que serán presentadas al Comité Interno de Archivo de la Entidad para su aprobación y posteriormente se enviarán al Consejo Departamental de Archivos para su convalidación y se adoptarán nuevamente mediante acto administrativo.
Divulgar e implementar la conservación de documentos en medios
electrónicos.
Aplicar los principios archivísticos dentro de la administración.
Aplicar la guía de empalme, del proceso de Gestión Humana para que los
empleados que se retiran de la Entidad, ingresan o son trasladados, apliquen
lo establecido en el Acuerdo 038 del AGN, con respecto a la entrega de cargos
mediante inventario documental.
Difundir e implementar la nueva ley de transparencia y acceso a la información.
Implementar nuevas y mejores tecnologías para el trámite de las
comunicaciones oficiales y la consulta de información.
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION Implementar procedimientos de digitalización de documentos en la Entidad es un proyecto a corto plazo que puede implementarse paulatinamente, y en la medida que se ejecuta y promueve la estrategia de Cero Papel, con el apoyo del equipo de Buenas Prácticas y el proyecto denominado – PAPEL +EFICIENCIA. La digitalización, mediante el uso de escáner, trae consigo múltiples beneficios:
Localización ágil y eficiente de documentos
Disminución en gastos de almacenamiento
Disminución de múltiples copias de documentos
Manipulación adecuada y segura de la información
Facilidad en cuanto a la depuración de documentos
Se elimina la humedad, polvo y deterioro por mal manejo de documentación.
Actualmente la Administración Municipal de La Ceja del Tambo tiene el procedimiento de trámite de correspondencia, que forma parte del proceso gestión de trámites y el proceso gestión documental, con un procedimiento denominado de igual manera donde se describen las diferentes actividades y etapas a ejecutar.
Para el trámite de las comunicaciones se cuenta con el módulo de Saimyr que contribuye con el control, búsqueda y recuperación de información, el cual se ha integrado al escáner para lograr una mayor agilidad en el trámite. La radicación de las comunicaciones se hace asignando un número de 6 dígitos, la fecha y la hora. En el caso de las comunicaciones internas y recibidas, el radicado será puesto sobre un sello que contiene además, información acerca de la dependencia a la que se envía y firma de quien radica. Todas las comunicaciones oficiales que produzca o reciba la entidad deben ser radicadas en el área de correspondencia de la Oficina de Archivo General. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN El artículo 46 de la Ley 594 de 2000 establece que los Archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. El Sistema Integrado de Conservación, es el conjunto de estrategias y procesos de conservación acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento en que se origina, a través de su vigencia y hasta su disposición final. Teniendo en cuenta que este Sistema considera dos aspectos fundamentales, la infraestructura física y el manejo de los documentos, se elaborará e implementará en la Administración Municipal de La Ceja del Tambo, definiendo las acciones y actividades que deben ejecutarse para procurar la conservación e integridad de los documentos y la información. En la Administración Municipal de La Ceja deben ejecutarse las actividades planteadas de manera periódica, tanto en los archivos de gestión como en las áreas de la Oficina de Archivo General.
A continuación se definen actividades que deben llevarse a cabo y que son responsabilidad de los funcionarios que custodian y administran la documentación en las diferentes áreas de la Entidad. LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO La limpieza de pisos, estantería y demás mobiliario de las áreas de archivo de la Administración Municipal de La Ceja, debe hacerse, como mínimo, una vez al mes, puesto que así se controla el exceso de polvo y de contaminantes biológicos que causan deterioro a los documentos. Para los espacios donde se almacenan los archivos de la Entidad, se coordinarán las actividades de limpieza con el área de servicios generales (Oficina de Gestión Humana) y debe realizarse de acuerdo con las indicaciones que están consignadas en el instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo, del Archivo General de la Nación. Las personas que realicen la limpieza de las áreas de Archivos de Gestión y de la Oficina de Archivo General, deben hacerlo portando los siguientes elementos de protección con el fin de minimizar riesgos de contaminación biológica.
Guantes de látex o plásticos de buen calibre adecuados para la limpieza de
áreas y estantería. Deben cambiarse inmediatamente se rompan.
Tapabocas o respiradores desechables contra material particulado.
Bata u overol de manga larga.
Las actividades de limpieza deben verificarse por parte de los funcionarios de la Oficina de Archivo General, mediante visitas a las áreas de archivo, durante o después de su ejecución. CONTROL DE PLAGAS La Administración Municipal de La Ceja del Tambo, a través del proceso Gestión del Recurso Físico, debe llevar a cabo el control de plagas en todas las áreas, de
tal modo que se mantengan libres de agentes biológicos que sean un riesgo para la salud de las personas y la conservación de los documentos. Por lo tanto, deben realizarse jornadas de desinfección, con las que se eliminarán agentes microbiológicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente. Las áreas deben fumigarse completamente por medio de nebulización con tamaño de gota a 50 micras, con un producto cuyo principio activo sea amonio cuaternario de radicales alquílicos y estabilizado con urea, en una concentración que puede estar entre 400 y 800 ppm o con alcohol antiséptico al 70%. Este tratamiento se realiza sin retirar los documentos de las áreas de depósito. Debe llevarse a cabo una vez cada seis meses, con personal capacitado y protegido con implementos de seguridad industrial necesarios y que las áreas hayan sido evacuadas de personal. En cuanto a la eliminación de insectos o desinsectación, (cucarachas, pescaditos de plata, pulgas, etc), es necesario fumigar teniendo cuidado de que en los depósitos de documentos el tratamiento sólo se aplicará por los bordes de los pisos, techos y paredes, sin que los productos tengan contacto con los documentos o cajas de archivo. Se lleva a cabo mediante fumigación por aspersión con un producto y dosis certificados por la Secretaría de Protección Social. Generalmente estos productos son hechos a base de piretrinas, bromuro de metilo, óxido de etileno, óxido de propileno o cualquier otro que es tóxico para el ser humano, además, cuando son aplicados en papel, cartón o cualquier otro material higroscópico (Que tiene la propiedad de absorber o exhalar la humedad), se concentran allí por mucho tiempo y al ser manipulados se absorben por la piel, por lo tanto, nunca deben aplicarse sobre ellos. La desinsectación debe llevarse a cabo, como mínimo, cada tres meses. Es fundamental erradicar ratas y ratones, por lo tanto, se requiere la aplicación de tratamiento en los interiores de las oficinas o áreas de depósito de documentos y archivos y en los exteriores. Se aplicarán rodenticidas eficaces, que no emitan olores ni generen descomposición de los animales. El procedimiento debe llevarse a cabo, como mínimo, una vez al año, por personal capacitado.
El equipo de la Oficina de Archivo General, debe hacer seguimiento a las actividades de desinfección, desinsectación y desratización. Estas actividades deben coordinarse por parte del proceso de gestión del recurso físico con la Oficina de Gestión Humana y el área de Salud Ocupacional. RIESGOS Los riesgos analizados para la integridad de los documentos en la Administración Municipal, deben revisarse cada seis meses y evaluar la eficacia de las acciones implementadas para su control, además, debe solicitarse a la Brigada de Emergencias de la Entidad que implementen medidas enfocadas a disminuir los efectos de un imprevisto o catástrofe en los documentos. En las áreas de archivos de gestión debe contarse con extintores suficientes y adecuados para evitar daños en los documentos, así como en la sede de la Oficina de Archivo General. Los extintores deben ser de diferentes clases, de acuerdo al riesgo para el cual es efectivo el agente extintor. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El seguimiento implica el análisis de los objetivos propuestos y el cumplimiento de las diferentes actividades por parte de los funcionarios de la Entidad, así como el planteamiento de acciones correctivas con respecto a las diferentes actividades que se llevan a cabo en la gestión documental. Este seguimiento continuará siendo una actividad permanente que se llevará a cabo desde el Archivo General del Municipio, pero que contará con la participación del Comité Interno de Archivo de la Entidad, realizando visitas a los archivos de gestión para analizar la manera como se aplica y plantear recomendaciones; analizando las diferentes situaciones que afecten la gestión documental y su evolución, así como el Sistema Integrado de Gestión Organizacional, realizando actividades de evaluación y observación, así como auditorías internas que brindarán oportunidades de mejora y acciones correctivas y preventivas. También tendrá participación activa en estas actividades, el Subcomité Técnico que fue creado para la revisión y análisis de las modificaciones a las Tablas de Retención
Documental, cuyos conceptos serán analizados y tenidos en cuenta por el Comité Interno de Archivo. Los procedimientos se interrelacionan y se llevan a cabo de acuerdo a las etapas del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico), con base en el concepto de Archivo Total que en el Municipio de La Ceja se ha protegido con la conformación del Archivo General donde se disponen documentos semi-activos e históricos, en un esfuerzo por preservar la documentación desde su producción hasta la disposición final, sin que haya ruptura ni separación en ninguna de sus etapas, además, se pretende hacer proyección de él como centro documental de información histórica, donde la comunidad se reencuentre con su propio sentido de pertenencia, razón por la cual, a futuro y en la medida de las capacidades logísticas, se recepcionarán documentos históricos transferidos de las diferentes entidades públicas del Municipio o de personas naturales que quieran hacer donación de archivos personales. En cuanto a la producción documental, que es la actividad primera que se lleva a cabo en el ciclo vital de los documentos, el Sistema Integrado de Gestión Organizacional establece, de acuerdo a las necesidades administrativas y al desarrollo de los diferentes procesos, los formatos que deben aplicarse y que se diseñan y controlan de acuerdo a las normas de calidad. La Oficina de Archivo General interviene cuando, en cumplimiento de sus funciones y su misión, detecta el uso inadecuado de algunos formatos o su obsolescencia.
Se dará continuidad a las capacitaciones y asesorías permanentes a los Archivos
de Gestión, en organización documental, aplicación de Tablas de Retención
Documental y elaboración de Inventario Documental, además, se realizarán las
modificaciones a TRD que se requieran.
Se continuará con el mejoramiento del módulo Saimyr que fue instalado en
septiembre de 2012 para el registro de las comunicaciones oficiales, en la
Ventanilla Única. Además de integrar los nuevos equipos (cómputo, impresora y
escáner) para mejorar la prestación de servicios de la Ventanilla Única y de
consulta de la información.
Se procurará mejorar el cumplimiento del Plan de Transferencias, en la medida
que los responsables de los archivos de gestión cumplan con las labores
pertinentes para la organización de la documentación y el Archivo General cuente
con las condiciones de infraestructura suficientes para recibir la documentación.
Se gestionará, a través del proceso de Gestión del Recurso Físico, el
mantenimiento a la sede de la Oficina de Archivo General y las demás áreas de la
Entidad donde se almacene documentación, para mejorar las condiciones
locativas y la protección de la documentación que se custodia.
Se difundirá, a través del programa de Inducción y Reinducción, la normatividad
archivística vigente y las responsabilidades que atañen a los funcionarios de la
Entidad en cuanto a la protección de la documentación y de la información.
NORA PATRICIA FLÓREZ CASTAÑEDA
Técnico Operativo-Archivo General
CIBERGRAFÍA
Acuerdo 060 de 2001. Archivo General de la Nación. [Disponible en Internet.
www.archivogeneral.gov.co]
Acuerdo 039 de 2002. Archivo General de la Nación. [Disponible en Internet.
www.archivogeneral.gov.co]
Acuerdo 004 de 2013. Archivo General de la Nación. [Disponible en Internet.
www.archivogeneral.gov.co]
Acuerdo 005 de 2013. Archivo General de la Nación. [Disponible en Internet.
www.archivogeneral.gov.co]
Decreto 2609 de 2012. Ministerio de Cultura. [Disponible en Internet.
www.archivogeneral.gov.co]
Ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación. [Disponible en Internet.
www.alcaldiabogota.gov.co]
Ley 1712 de 2014. Congreso de la República de Colombia. [Disponible en Internet.
www.archivogeneral.gov.co]