procesos clave y mapeo de procesos

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Mapeo de Procesos y Procesos Clave Alumno: Cruz Sánchez Angel Alfredo

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Page 1: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Mapeo de Procesosy Procesos Clave

Alumno Cruz Saacutenchez Angel Alfredo

Objetivo

Introducir la importancia que tiene en ISO-90012000 el mapeo de procesos y la elaboracioacuten de diagramas de flujo

para mejorar la rentabilidad dentro del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Agenda

1 Principios de la Gestioacuten de Calidad relacionados con procesos

2 Modelo del Proceso ISO-90012000

3 Mapeo de Procesos

4 Mejora Continua

5 Sistema de Gestioacuten de la Calidad ISO 9000

6 Ejemplo de Mapeo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

7 Ejemplo de Mapeo Presupuesto Anual

8 Conclusiones

1 Enfoque al cliente2 Liderazgo3 Participacioacuten del personal4 Enfoque basado en procesos5 Enfoque de Sistemas para la Gestioacuten6 Mejora continua7 Enfoque basado en hechos para la Toma

de Decisiones8 Relacioacuten mutuamente beneficiosas con el

proveedor

Principios de Gestioacuten de la Calidad ISO 9001 versioacuten 2000

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

4o PrincipioEnfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza maacutes eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

5o PrincipioEnfoque de sistema para la gestioacuten

Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacioacuten en el logro de sus objetivos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 2: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Objetivo

Introducir la importancia que tiene en ISO-90012000 el mapeo de procesos y la elaboracioacuten de diagramas de flujo

para mejorar la rentabilidad dentro del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Agenda

1 Principios de la Gestioacuten de Calidad relacionados con procesos

2 Modelo del Proceso ISO-90012000

3 Mapeo de Procesos

4 Mejora Continua

5 Sistema de Gestioacuten de la Calidad ISO 9000

6 Ejemplo de Mapeo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

7 Ejemplo de Mapeo Presupuesto Anual

8 Conclusiones

1 Enfoque al cliente2 Liderazgo3 Participacioacuten del personal4 Enfoque basado en procesos5 Enfoque de Sistemas para la Gestioacuten6 Mejora continua7 Enfoque basado en hechos para la Toma

de Decisiones8 Relacioacuten mutuamente beneficiosas con el

proveedor

Principios de Gestioacuten de la Calidad ISO 9001 versioacuten 2000

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

4o PrincipioEnfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza maacutes eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

5o PrincipioEnfoque de sistema para la gestioacuten

Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacioacuten en el logro de sus objetivos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 3: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Agenda

1 Principios de la Gestioacuten de Calidad relacionados con procesos

2 Modelo del Proceso ISO-90012000

3 Mapeo de Procesos

4 Mejora Continua

5 Sistema de Gestioacuten de la Calidad ISO 9000

6 Ejemplo de Mapeo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

7 Ejemplo de Mapeo Presupuesto Anual

8 Conclusiones

1 Enfoque al cliente2 Liderazgo3 Participacioacuten del personal4 Enfoque basado en procesos5 Enfoque de Sistemas para la Gestioacuten6 Mejora continua7 Enfoque basado en hechos para la Toma

de Decisiones8 Relacioacuten mutuamente beneficiosas con el

proveedor

Principios de Gestioacuten de la Calidad ISO 9001 versioacuten 2000

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

4o PrincipioEnfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza maacutes eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

5o PrincipioEnfoque de sistema para la gestioacuten

Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacioacuten en el logro de sus objetivos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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Registrar Pedido en el sistema

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Generar orden

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Preparar pedido

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Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

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A4

1

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A4

A42

1

2

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1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

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1

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Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 4: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

1 Enfoque al cliente2 Liderazgo3 Participacioacuten del personal4 Enfoque basado en procesos5 Enfoque de Sistemas para la Gestioacuten6 Mejora continua7 Enfoque basado en hechos para la Toma

de Decisiones8 Relacioacuten mutuamente beneficiosas con el

proveedor

Principios de Gestioacuten de la Calidad ISO 9001 versioacuten 2000

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

4o PrincipioEnfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza maacutes eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

5o PrincipioEnfoque de sistema para la gestioacuten

Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacioacuten en el logro de sus objetivos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

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amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

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Generar orden

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Preparar pedido

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amp amp amp amp amp

Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
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  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 5: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

4o PrincipioEnfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza maacutes eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

5o PrincipioEnfoque de sistema para la gestioacuten

Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacioacuten en el logro de sus objetivos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
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  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Diagramar
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  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
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  • Software para Mapeo de Procesos
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  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 67
Page 6: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

5o PrincipioEnfoque de sistema para la gestioacuten

Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacioacuten en el logro de sus objetivos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
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  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
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  • Tipos de procesos
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  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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  • Slide 67
Page 7: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad

6o PrincipioMejora continua

La mejora continua del desempentildeo global de la organizacioacuten deberiacutea ser un objetivo permanente de eacutesta

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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Registrar Pedido en el sistema

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Generar orden

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Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

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Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 8: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

41 Requisitos Generales

Establecer documentar implementar y mantener un SGC asiacute como mejorar continuamente su efectividad

uml Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing)

uml Determinar la secuencia e interaccioacuten de estos procesos

uml Determinar los criterios y meacutetodos necesarios

uml Disponibilidad de recursos y de informacioacuten

uml Monitorear medir y analizaruml Implementar las acciones

necesarias

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

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Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

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Generar orden

amp amp amp amp amp

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Preparar pedido

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Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 9: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Definiciones de Proceso (341) ldquoConjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactuacutean las cuales transforman elementos de entrada en resultadosrdquo ISO-90012000

ldquoCualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidasrdquo

REQUERIMIENTO

Entradas Actividades Salidas

ProcesoInsumos Recursos Salidas Productos

Comprensioacuten del Enfoque Basado en Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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Page 10: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Manual de la Calidad

Procesos ISO 90012000

Registros de la Organizacioacuten

Poliacuteticay Objetivos de la Calidad

Documentos de la Organizacioacuten

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 11: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Regla de Oro

1 Escribe lo que haces (Proceso)

2 Haz lo que escribiste (Operacioacuten)

3 Demueacutestralo (Auditoria)

4 Mejoacuteralo (Mejora Continua)

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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Registrar Pedido en el sistema

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Generar orden

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

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A4

1

2

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4

A4

A42

1

2

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1

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Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 12: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

CL

IEN

TE

Satisfaccioacuten

medicioacutenanaacutelisis

La organizacioacuten es un proceso

SGC mejora continua

Gestioacuten de Recursos

Responsabilidadde la Direccioacuten

Medicioacuten Anaacutelisisy Mejora

Modelo del Proceso ISO-90012000

Valor Agregado

Transformacioacuten

Producto o Servicio

Realizacioacutendel Productoo Servicio

CL

IEN

TE

Requer imientos Entradas Salidas

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
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  • Tipos de procesos
  • Slide 61
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  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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Page 13: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

CLIENTE

CLIENTE

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

VENTA

SERVICIO

P O S T

VENTA

E N T R E G A

EJECUC ION

COMPRA

DISENtildeO

Desempentildeo-Retroalimentacioacuten

Producto yo Servicio

Enfoque de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

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amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 14: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

1) Mapeo (Redisentildeo) de Procesos2) Mejora Continua

Mapeo de Proceso

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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Registrar Pedido en el sistema

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Generar orden

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Preparar pedido

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Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

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Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

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A4

A42

1

2

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1

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3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

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1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 15: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos

1 Reducir costos 842 Mejorar la calidad 793 Incrementar velocidad (throuhgput) 624 Enfrentar a la competencia 505 Cambiar la cultura organizacional 356 Otros 9

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
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  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
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  • Tipos de procesos
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  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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Page 16: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Beneficios generales (soft)del Redisentildeo de Procesos

Incrementar la calidad y la creacioacuten de valor a traveacutes de

1 Aplicacioacuten de mejores praacutecticas2 Simplificacioacuten y estandarizacioacuten de operaciones3 Integracioacuten de procesos independientes4 Dar visibilidad a la operacioacuten total 5 Compartir visioacuten de negocios6 Fomentar la co-operacioacuten y trabajo en equipo

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

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amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

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amp amp amp amp amp

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Preparar pedido

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amp amp amp amp amp

Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 17: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Mejorar la Calidad de los Procesos del SGC

Aumentar la asertividad de la demanda

Mejorar la sincronizacioacuten de la produccioacuten

Optimizar los niveles de inventarios

Reducir los ciclos de pedido-facturacioacuten-entrega-cobranza

Mejorar el nivel de servicio al cliente

Evitar perder ventas por falta de producto

Optimizar el costo de fletes foraacuteneos y locales

Mejorar el nivel de la cobranza

Reducir gastos de administracioacuten

Evitar reprocesos de administracioacuten (devoluciones y rechazos)

Optimizar los niveles de la plantilla de personal

Objetivos (hard)del Redisentildeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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Registrar Pedido en el sistema

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Generar orden

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Preparar pedido

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Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

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Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

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Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

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3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 18: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Herramientas para el Mapeo de Procesos

Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoriacuteasDiagramas de flujo simplesIDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Software para el mapeoSimulaciones

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
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  • Slide 50
  • Slide 51
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 67
Page 19: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Diagramar

Secuencia de actividades que forman el proceso

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

Inicio

Pasos del Proceso

Decisioacuten

Final

1 Siacutembolos faacuteciles para representar operaciones

2 Trazar el diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que eacuteste sigue actualmente

3 Trazar un diagrama de flujo del proceso indicando los pasos que deberiacutea seguir si todo trabaja correctamente

4 Comparar los diagramas para encontrar diferencias ya que ahiacute es donde radica el problema

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

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amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

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amp amp amp amp amp

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Mandar pedido

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amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 20: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Subprocesopreestablecido

Operacioacuten

Operacioacutenalternativa

Inicio y fin

Transporte

Cuadro dedecisioacuten

Demora

Almaceacuten

Documento

Conector

Siacutembolos para Diagramar Flujos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Preparar pedido

amp amp amp amp amp

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amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Mandar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
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  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 67
Page 21: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Diagramas de Flujo Simples

El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo (no detallado)A mano Brownpaper Post-itsSoftware Micrografxrsquos ABC Snapgraphics SW VISIO

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Registrar Pedido en el sistema

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

Generar orden

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Preparar pedido

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Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 22: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Ejemplo Brown Paper

Tomar pedido

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Registrar Pedido en el sistema

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Generar orden

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Preparar pedido

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Mandar pedido

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Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

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IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

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2

3

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1

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Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 23: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Ejemplo Post-its

Tomar pedidoRegistrar pedidoen el sistema

Generar orden Preparar pedido Mandar pedido

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp amp amp amp amp amp

amp amp amp amp amp

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
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  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 24: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

Anaacutelisis estructurado que incluye la jerarquiacutea del proceso como parte fundamental del mapeo

Consiste de diagramas texto y glosario

0

A0

A-0

A0

A4

1

2

3

4

A4

A42

1

2

3

A42

1

2

3

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 25: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Software VISIO

GenerarOrden de Venta

Resolver problemas

Verificar Liacutenea De creacutedito

Creacutedito OK

iquestOK

iquestOK

Detenerorden

Ingresarorden

Ventas

Creacutedito ampFacturacioacuten

Captura de Informacioacuten

No

Si

Si

No

Oacuterdenes de Venta

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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Page 26: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Software para Mapeo de Procesos

Creciente intereacutes en el mapeo y optimizacioacuten de procesos

Intereacutes en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en teacuterminos y estaacutendares

Ejemplos Logic Work Pomatis Income Process Designer e-Topware Business Designer Etc

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 27: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Simbologiacutea de e-Topware Business Designer

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
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  • Simulaciones
  • Slide 32
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
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  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 66
  • Slide 67
Page 28: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Mapeo de e-Topware Business Designer

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 29: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Simulaciones

Usada para manejar elementos dinaacutemicos ldquoWhat-ifrdquo y ldquoTo berdquo

Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados

Son uacutetiles para mapear procesos complejos

Sirven para identificar iacutendices de utilizacioacuten de dinero personas tiempo cuellos de botella recursos subutilizados etc

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 67
Page 30: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Mejora de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 31: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

bull Mejorar contiacutenuamente la efectividad del SGC a traveacutes de La Poliacutetica de Calidad Los Objetivos Especiacuteficos de Calidad El Anaacutelisis de Datos Los Resultados de Auditoriacuteas Las Acciones Correctivas y Preventivas Las Revisiones por la Direccioacuten La Calidad de la Gestioacuten y Los Resultados Totales de la Empresa

Mejora Continua

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
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  • Simulaciones
  • Slide 32
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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Page 32: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Mejora Continua del ProcesoPlan-Do-Check-Act

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)

HAZ(Do)

CHECA(Check)

ACTUA(Act)

PLANEA(Plan)HAZ(Do)

CHECA(Check)

1

2

3

4

1

2

Enfoque tradicional

Implementar mejoras(claacuteusula 41f)

Seguimiento medicioacuten y anaacutelisis(claacuteusula 41e)

Implementacioacuten de lo planeado(claacuteusula 41d)

Identificacioacuten de Procesos secuencia interacciones

criterios y meacutetodos(claacuteusula 41a b c)

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
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  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 33: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Realizacioacutendel Producto

Responsabilidadde la Direccioacuten

Sistema deGestioacuten deCalidad

Medicioacuten Anaacutelisis yMejora

Gestioacuten de Recursos

Requisitos de la Norma ISO-9000

Sistema de Gestioacuten de la Calidad

bullRequisitos Generales

bullDocumentacioacuten

bullCompromiso de la Direccioacuten

bullEnfoque hacia el Cliente

bullPoliacutetica de Calidad

bullPlaneacioacuten

bullResponsabilidad Autoridad y Comunicacioacuten

bullRevisioacuten por la Direccioacuten

bullProvisioacuten de los Recursos

bullRecursos Humanos

bullInfraestructura

bullAmbiente de Trabajo

bullPlaneacioacuten de la Realizacioacuten del Producto

bullProcesos relacionados con el Cliente

bullDisentildeo y Desarrollo

bullCompras

bullProduccioacuten y Prestacioacuten del Servicio

bullControl de Dispositivos de Monitoreo y Medicioacuten

bullMonitoreo y Medicioacuten

bullControl de Producto no Conforme

bullAnaacutelisis de Datos

bullMejora

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • Slide 38
  • Slide 39
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  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
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  • Slide 49
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  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 34: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

EjemploDesarrollo y

Lanzamiento de Nuevos Productos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
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  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
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  • Slide 30
  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
  • Slide 48
  • Slide 49
  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 35: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Ideas y Conceptos

iquestSe autorizael Concepto

Fin

Validacioacuten del Concepto

iquestSe autorizael Desarrollo

Fin

Marcas Disentildeoy Pruebas

iquestCumple con las Pruebas

Fin

Produccioacuten de Prueba

iquestLaPrueba es Exitosa

Fin

Produccioacuten En Liacutenea

SI

NOSI

SI

SI

NO

NO

NO

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 36: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Autorizacioacutendel Concepto

Autorizacioacuten del Desarrollo

Validacioacuten del Concepto enel Mercado

Planeacioacuten y Pruebas en el Mercado

Desarrollo del Plan de Lanzamiento y Comercializacioacuten

Prueba de Mercado

Alta de Producto en Sistema

Operaciones de Arranque de liacutenea de Produccioacuten

Maquila Externa

Plan para Sincronizar la Capacitacioacuten a la Fuerza de Ventas

Sincronizacioacuten de la Cadena de Suministro

Lanzamiento del Nuevo Producto

Generacioacuten de Pedidos de Nuevos Productos

Seguimiento y Evaluacioacuten del Eacutexito del Nuevo Producto

Desarrollo de Marcas y Disentildeos

Autorizacioacutendel concepto

Autorizacioacutendel desarrollo

Planeacioacuten y pruebas de mercado

Sincronizacioacutende la cadenade suministro

Lanzamiento y evaluacioacuten del eacutexito del NP

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
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  • Simulaciones
  • Slide 32
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
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  • Slide 41
  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 51
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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Page 37: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Mapa General Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

I

II

III

IV

V

INNOV MKTG

LOG COM MKTG

(MARCA)

FIN COM MKTG

(MARCA) LOG

MKTG (MARCA) COM FIN

COMITEacute MKTG

INNOV COM FIN MKTG COM FIN

INNOV MKTG COMERCIAL

INNOV MKTGCOM LOG

OPERACIONES

Exploracioacuten y Deteccioacuten de necesidades

Generacioacuten de ideas y

conceptos

Autorizacioacuten del desarrollo

de los conceptos

Produccioacuten del nuevo

producto

Planes de lanzamiento y

comercializacioacuten

Sincronizacioacuten de la cadena

de suministro

Capacitacioacuten a la fuerza de

ventas

Seguimiento y evaluacioacuten del eacutexito del nuevo

producto

INICIO

FIN

Plan detallado de produccioacuten

de prueba

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Autorizacioacuten para el

desarrollo del nuevo producto

Distribucioacuten y Comerciali-

zacioacuten

Desarrollo del concepto

Pruebas de mercado

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Validacioacuten del concepto en el

mercado y en lo financiero

Desarrollo del producto

Rentabilidad estimada del

producto

Autorizacioacuten para el Lanzamiento

Fases del Mapa

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
  • Slide 29
  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
  • Slide 38
  • Slide 39
  • Slide 40
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 49
  • Slide 50
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  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 38: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Fase I Proceso Autorizacioacuten del ConceptoDesarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Mercadotecnia(Nuevos Productos)

Comiteacute de Nuevos Productos

Innovacioacuten Mercadotecnia

(Nuevos Productos Inv de Mercado)

ComercialLogiacutestica

Operaciones

- Revistas- Cursos- Ferias- Nielsen

Conseguir estudios e

informes de Mercado

Genera ideas y conceptos

Explorar Necesidades y

deseos del consumidor

INICIO

Evaluar y Seleccionar ideas

Presenta a Comiteacute para

autorizacioacuten del desarrollo del

concepto

Continua proceso de

Autorizacioacuten del Desarrollo

Cumple con los requisitos del negocio

No

Si

Autorizan desarrollo del

concepto

Formaliza la autorizacioacuten del

concepto

No

Si

Brief

I

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
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  • Componentes
  • Slide 59
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  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 66
  • Slide 67
Page 39: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Conclusiones

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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  • Slide 66
  • Slide 67
Page 40: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestiones de la empresa asiacute como sus resultados financieros

Mapear es la base del Redisentildeo de Procesos Reorganizacioacuten de las actividades que hoy realizamos para

1 Fortalecer las que generan valor2 Reducir las que no agregan valor pero son necesarias3 Eliminar las que no generan valor (desperdicio)

Objetivos del Mapeo de ProcesosMejorar los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad para lograr

resultados espectaculares en las medidas de desempentildeo criacuteticas tales como

4 Mejorar Ingresos5 Reducir Costos y Gastos6 Optimizar el uso del Capital de Trabajo7 Administrar Integralmente los Riesgos8 Incrementar la Calidad Percibida vs Precio9 Subir el Nivel de Servicio al Cliente10 Aumentar el Nivel de Satisfaccioacuten de los Colaboradores11 Destacar en la Calidad Total de la Empresa

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
  • Slide 37
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
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  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 49
  • Slide 50
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
  • Slide 65
  • Slide 66
  • Slide 67
Page 41: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Procesos Clave

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
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  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
  • Slide 44
  • Slide 45
  • Queacute es un proceso clave
  • Slide 47
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  • Slide 50
  • Slide 51
  • Slide 52
  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
  • Slide 56
  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
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  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 67
Page 42: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Todos los procesos de una organizacioacuten son importantes pero no todos son igual de importantes Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecucioacuten de los objetivos estrateacutegicos son maacutes importantes que otros

Dicho de otro modo los procesos clave son los procesos fundamentales incluso diriacutea vitales para alcanzar los objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Queacute es un proceso clave

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

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TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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  • Objetivo
  • Agenda
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
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  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
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  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Procesos Clave
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  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
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  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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  • Slide 67
Page 43: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Ejemplo de Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

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TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
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  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
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  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
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  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
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  • Software para Mapeo de Procesos
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
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  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
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  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
  • Slide 64
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Page 44: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

1-Dinaacutemica de Integracioacuten 15 minutos 2-Encuadre de los cursos-taller anteriores 5 minutos 3- Objetivo y expectativas del curso-taller 5 minutos 4-Definicioacuten componentes caracteriacutesticas y tipos de procesos 25 minutos 5- Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos RECESO 15 minutos Metodologiacutea para definir procesos 90 minutos 6- Cierre de la sesioacuten 10 minutos

Resumen del Curso-TallerActividad Tiempo estimado

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TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

complete su Carta Proceso SEXTA ACTIVIDAD CIERRE DE LA SESIOacuteN

  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
  • Agenda
  • Slide 4
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (3)
  • 41 Requisitos Generales
  • Slide 9
  • Documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
  • Regla de Oro
  • Slide 12
  • Slide 13
  • Slide 14
  • Principales Motivos para Mapear y Redisentildear Procesos
  • Beneficios generales (soft) del Redisentildeo de Procesos
  • Slide 17
  • Herramientas para el Mapeo de Procesos
  • Diagramar
  • Slide 20
  • Diagramas de Flujo Simples
  • Ejemplo Brown Paper
  • Ejemplo Post-its
  • IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
  • Software VISIO
  • Software para Mapeo de Procesos
  • Simbologiacutea de e-Topware Business Designer
  • Slide 28
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  • Slide 30
  • Simulaciones
  • Slide 32
  • Slide 33
  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
  • Slide 35
  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
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  • Graacutefica de Sistema
  • Componentes
  • Slide 59
  • Tipos de procesos
  • Slide 61
  • Slide 62
  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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Page 45: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Encuadre Modelo PEPSC

TERCERA ACTIVIDAD

Objetivo y expectativas del curso-taller Aprender una metodologiacutea para identificar analizar y mapear los procesos

de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

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Page 46: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

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de trabajo de la Universidad de Guanajuato

CUARTA ACTIVIDAD

Definicioacuten de Proceso La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y

progreso Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que

se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y

tareas particulares que implican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean

para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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  • Componentes
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  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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Page 47: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Graacutefica de Sistema

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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  • Mapeo de Procesos y Procesos Clave
  • Objetivo
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  • Los 8 principios de la Gestioacuten de la Calidad (2)
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Tipos de procesos
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Page 48: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

-Recursos Humanos Es el conjunto de personas con conocimientos habilidades y aptitudes que forman parte de una organizacioacuten para resolver una necesidad o llevar a cabo una actividad

dentro de esta

-Medio Ambiente Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

-Insumos Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo son transformados en otros bienes y o servicios con un valor

agregado mayor

-Equipo Instrumentos y aparatos que utiliza el capital humano para agilizar uno o varios procesos y asiacute transformar los insumos en productos y o servicios

-Meacutetodo Procedimiento o modo de decir o hacer con orden una cosa

Componentes

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

Ejercicio V INSTRUCCIONES De acuerdo a las instrucciones del facilitador

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Page 49: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

Tipos de procesos Seguacuten el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en 1- Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un

servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplos procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2- Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una

institucioacuten Ejemplo procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad

3- Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la institucioacuten Ejemplo procesos

administrativos pagar noacutemina

Por las aacutereas involucradas se dividen en 1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente

suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo 2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de

pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirse

en un subproceso de un macro proceso

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

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Page 50: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

PASO 2 Salidas y Especificaciones Salidas a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades

realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes b) Se deben expresar en formato de nombre verbo Por

ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la

accioacuten realizada c) Tiene caracteriacutesticas medibles d) Toda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser

considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del

producto y el trato del personal

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Ejercicio II INSTRUCCIONES Integre la informacioacuten de los pasos 1 a 4 en el

formato denominado ldquoCarta de Procesordquo

PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

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El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

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Page 51: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

PASO 3 Clientes Defina quien es el cliente que recibe las salidas a) Es la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de nuestro

proceso b) Un proceso puede tener uno o varios clientes Caracteriacutesticas de un cliente a) Un cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va

dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes(con

respecto a nuestro proceso) b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las

especificaciones del cliente

PASO 4 Identifique al duentildeo y participantes del proceso Duentildeo del proceso a) Es la persona responsable de administrarlo b) Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo c) Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

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PASO 5 Diagrama de Flujo de un Proceso ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

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Page 52: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

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actividades que lo constituyen rdquo Importancia del diagrama a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de procedimientos

escritos y sus requerimientos e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y situaciones

problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos muertos cuellos de botella etc) f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso g) Es un instrumento de capacitacioacuten

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

Ejemplo informes documentos entre otros 1048729 Son las salidas de procesos anteriores 1048729 Tienen caracteriacutesticas medibles 1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

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El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

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Page 53: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

PASO 6 Entradas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar

las actividades de nuestro proceso Caracteriacutesticas de las entradas 1048729 Son definidas por sustantivos concretos

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Page 54: Procesos Clave y Mapeo de Procesos

PASO 7 Proveedores

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de nuestro proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores Caracteriacutesticas de los proveedores 1048729 Puede ser interno o externo (depende del proceso del que

estemos hablando) 1048729 La salida de su proceso es entrada para el nuestro 1048729 Nosotros utilizamos su salida 1048729 Nuestra satisfaccioacuten es la meta de su proceso

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  • Simulaciones
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  • Mejora Continua del Proceso Plan-Do-Check-Act
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  • Ejemplo Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
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  • El mapeo de procesos facilita mejorar la calidad de las gestion
  • Procesos Clave
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  • Queacute es un proceso clave
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  • Ejemplo de Mapeo de Procesos
  • Resumen del Curso-Taller Actividad Tiempo estimado
  • Encuadre Modelo PEPSC
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  • Graacutefica de Sistema
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  • Tipos de procesos
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  • PASO 2 Salidas y Especificaciones
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