procedimiento para el control de documentos y registros v8

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DEGESTION INTEGRAL

DOCUMENTO:

PROCEDIMIENTO PARA ELCONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

A. PROPÓSITO:

Este procedimiento establece directrices para la correcta administración y control de los documentos y registros del Sistema de Gestión Integral de la UT S&E -KIMA., para lograr eficiencia en el manejo de la información.

B. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para establecer las disposiciones generales para la presentación y control de los documentos del Sistema de Gestión en cada uno de los procesos, como son:

La presentación general de los documentos: encabezados, pie de página, legibilidad, identificación, etc., La aprobación de los documentos antes de ingresar al sistema de documentación, La revisión y actualización de los documentos, La identificación de cambios, El control del estado de la revisión actual, La disponibilidad de los documentos en los puntos de uso de los mismos, El control de los documentos externos e internos, La prevención del uso no intencionado de los documentos obsoletos.

C. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Teniendo en cuenta que tanto Tecno -Kima ltda como S&E CIA, tienen respectivamente implementado su Sistema de Gestión integral, se tomara de cada una los documentos que se consideren más convenientes respetando la codificación que tenga cada documento; el control del cambio a estos se hará a partir de la versión del mismo, de esta forma se conformara el listado de documentos para la UT. S&E -KIMA. Para los documentos que sean creados en la UT S&E –KIMA la codificación tendrá la siguiente estructura:

XX-YY-NN donde,

Los primeros dos dígitos alfabéticos (UTXX): Representan el tipo de documento y estarán antepuestos siempre por UT.

PGI: Plan de Gestión Integral PR: Procedimiento IN: Instructivo OD: Otros documentos FO: Formato

Los segundos dos dígitos alfabéticos (YY): Representan el proceso que emite el documento.

PE: Planeación Estratégica

MC: Mejoramiento Continuo RL: Requisitos legales CI: Construcción de Redes Internas CE: Construcción de Redes Externas TH: Talento Humano CM: Compras CEQ: Control de equipos de seguimiento y medición SISO: Seguridad Industrial y Salud Ocupacional GA: Gestión Ambiental

Y los terceros dígitos numéricos (NN): Corresponden a un consecutivo para cada tipo de documento, dentro de cada proceso, este debe empezar siempre con el número 01.

La codificación para los documentos de la UT S&E –KIMA deberá llevar la siguiente estructura y contenido;

Todo documento que contribuya al control de los procesos establecidos por la empresa deberá ser codificado, la Coordinadora de Calidad deberá tener conocimiento de todos los documentos utilizados en cada uno de los procesos y decidirá si estos deben o no ser codificados.

D. CONTROL DE CAMBIOS:

PGI: Plan de Gestión Integral, OD: Otros documentos: para estos documentos el cambio en sus actualizaciones deberá ser diligenciado por el líder del proceso respectivo, y enviado a la Coordinadora de Calidad para registrar el cambio en la tabla de relación de cambios ubicada al final del documento, y para actualizar el documento en el Dropbox. Los cambios de forma a la estructura del documento deberán ser solicitados a la Directora del Sistema de Gestión Integral, adjuntando el FO-MC-01 01 Solicitud de cambios o creación de documentos, la aprobación del cambio la recibirá la Coordinadora de Calidad vía mail, estas modificaciones generaran cambio en la versión del documento y

Logo de la empresa Nombre del

documentoVer punto C codificación de documentos

La versión del documento siempre iniciara por 1 e irá cambiando con el

número de actualizaciones que

se realicen al documento.Fecha en que el

documento fue aprobado para su implementación.

Número de páginas que contiene el documento.

en su fecha de vigencia, adicional a esto debe relacionarse el cambio en la tabla de relación de cambios ubicada al final del documentó, las modificaciones realizadas se socializaran vía mail al personal interesado y el documento deberá ser actualizado en el Dropbox.

PR: Procedimiento –IN: Instructivo – FO: Formato: todo cambio realizado a este tipo de documentos deberá ser solicitado a la Directora del Sistema de Gestión Integral vía mail, adjuntando el FO-MC-01 01 Solicitud de cambios o creación de documentos, y el documento modificado, la aprobación del cambio la recibirá la Coordinadora de Calidad vía mail, estas modificaciones generaran cambio en la versión del documento y en su fecha de vigencia, adicional a esto debe relacionarse el cambio en la tabla de relación de cambios ubicada al final del documento, las modificaciones realizadas se socializaran vía mail al personal interesado y el documento deberá ser actualizado en el Dropbox.

E. DISPOSICIONES GENERALES:

La redacción de los documentos debe hacerse de una manera clara y comprensible y que contenga la información suficiente y necesaria para realizar las actividades descritas. Se pueden utilizar gráficos o ilustraciones, si estos hacen más fácil la comprensión del documento, en la elaboración de documentos deberán tenerse en cuenta los siguientes conceptos y parámetros;

Procedimiento: Descripción general, secuencial y lógica de un proceso, en la elaboración de un procedimiento deberán desarrollarse los siguientes puntos;

Propósito: Indica el objetivo del documento. Alcance: Indica en que caso se aplica lo descrito en el documento y los procesos a los

cuales va dirigido. Disposiciones generales: Aspectos complementarios que amplían la información

necesaria para la comprensión del documento. Descripción tabular de la actividad: Descripción detallada de la actividad, donde debe

describirse cada actividad, quien ejecuta, quien libera, cuál será el criterio de liberación, cuando o con qué frecuencia se realiza la actividad y cuáles serán los documentos de consulta y de registro para el desarrollo de cada actividad descrita.

Anexos: Documentos de consulta o registro utilizados en el desarrollo de cada actividad.

Instructivo: Descripción detallada, secuencial y lógica de un proceso, en la elaboración de un instructivo deberán desarrollarse los siguientes puntos;


cuales va dirigido.

Disposiciones generales: Aspectos complementarios que amplían la información necesaria para la comprensión del documento.

Descripción tabular de la actividad: Descripción detallada de la actividad, donde debe describirse cada actividad, quien ejecuta, quien libera, cuál será el criterio de liberación, cuando o con qué frecuencia se realiza la actividad y cuáles serán los documentos de consulta y de registro para el desarrollo de cada actividad descrita.

Anexos: Documentos de consulta o registro utilizados en el desarrollo de cada actividad.

Descripción tabular de la actividad: Descripción detallada de una actividad, donde debe describirse el paso a paso para llevar la actividad a cabo, en su elaboración deben desarrollarse los siguientes puntos;


cuales va dirigido. Descripción tabular: deberá elaborarse con la siguiente estructura;

PROCESO: Mejoramiento ContinuoRESPONSABLE: Coordinadora de Calidad

ACTIVIDAD EJECUTA CRITERIOS DE LIBERACIÓN CUANDO

DOC. DE CONSULTA

LIBERA REGISTRO

Solicitud de documento o

actualización de uno existente

Persona interesada

El líder debe haber realizado

los cambios en el documento

original recibido por vía e-mail del Auxiliar del SGI.

O en la plantilla si es un nuevo documento.

Cada que se requiera

FO-MC-01 01 Solicitud de cambios o

creación de documentos

Líder de proceso

FO-MC-01 debidamente diligenciado, adjuntando el documento

actualizado o el documento

propuesto a crear y enviado por

correo al Director del Sistema de

Gestión

Flujo grama: Representación gráfica de un proceso, donde se describen las actividades de forma detallada siguiendo una secuencia lógica (equivale a una instrucción), el flujograma debe contener propósito, alcance, anexos y cada actividad debe representante con formas geométricas cuyos significados serán los siguientes;

SIMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

OVALO

Inicio y termino de una actividad.

RECTANGULOActividad (Representa la ejecución de una o más

actividades )

ROMBO

Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

CIRCULO

Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de

un procedimiento).

TRIANGULO BOCA ABAJO

Archivo definitivo (Guarda un documento en forma

permanente).

TRIANGULO BOCA ARRIBA

Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento

del documento).

Otros Documentos: son aquellos que no dependen directamente de un proceso específico o que nos brindan información sobre algún proceso determinado, se diligencian al inicio del contrato para la planificación del mismo, y requieren actualizaciones periódicas: Ejemplo: OD-CM-11-Requisitos de contratación y pago,

R96-Perfil de cargo, R230-Matriz de peligros y riesgos, R256-Matriz de elementos de protección personal, UTOD-PE-01-Cuadro de mando integral y OD-CE-04-Plan de puntos de inspección y ensayo

Los documentos adoptados de cada empresa, serán respetados en su estructura Las especificaciones dadas en este documento para la elaboración de la descripción tabular, serán

aplicadas a los documentos elaborados a partir de la fecha de aprobación para la segunda versión de este documento.

Cuando se empleen palabras habitualmente no manejadas o cuando se quiera aclarar la acepción que se le da a las mismas, estas debe ser descritas en un aparte adicional de DEFINICIONES.

Al ser aprobado el documento, este se considera como el original, del cual se tendrá acceso por medio magnético por medio de la compartición de documentos

. Los documentos presentan 3 posibles tipos de edición:o Original: la cual permanece en la oficina central de la empresa,o Copia controlada: la cual se imprime a solicitud del líder de proceso, con el sello de “Copia

controlada” en todas sus hojas y dejar evidencia en el formato Distribución de documentos “FO-MC-14 solo en los casos que sea necesario, por regla general los documentos estarán disponibles para las parte interesadas por medio magnético.

o Copia no controlada: serán entregadas a terceros, previa autorización la Directora del Sistema de Gestión.

El documento aprobado debe ser comunicado y entendido por el personal que esté dentro de su alcance. La correspondencia despachada se controlará por medio de un consecutivo numérico que iniciara en 01,

este consecutivo deberá ser solicitado en el momento de elaborar oficios para enviar a la Auxiliar Administrativa, quien llevara un reporte en el cual controlara el consecutivo, a quien fue asignado, en qué fecha, para quien va dirigido y cuál era el asunto de la correspondencia.

La correspondencia recibida será recepcionada y distribuida por la Auxiliar SAC, salvo las facturas para las cuales se tomó la determinación de hacer pasar a quien las trae directamente donde el Director de compras y logística para evitar la posibilidad de perdidas con este tipo de documentos que son considerados de especial importancia, el almacenamiento de la correspondencia recibida será responsabilidad de cada destinatario en orden cronológico.

La correspondencia despachada se almacenarán en una AZ, bajo la responsabilidad de la Auxiliar SAC. Todos los documentos que hacen parte del sistema de Gestión integral tendrán respaldo en el disco duro

del servidor de la UT S&E –KIMA con copia de seguridad en el mismo. Desde el servidor se realizaran todos los viernes a las 12:02 pm un Back up a cada equipo del cual se extraerá automáticamente la información ubicada en la siguiente ruta: Inicio\Equipo\Disco local C:\Backup SYEKIMA

El líder de cada proceso es responsable por mantener actualizado los originales de los documentos externos.

Una vez exista una revisión o modificación de un documento externo, el líder del proceso debe llevarlo al Coordinador de Calidad para su correspondiente actualización en el formato Listado de Documentos OD-MC-01.

Por ningún motivo se reproducirán documentos externos que indiquen “Prohibida su Reproducción”. Para evitar el uso de documentos obsoletos, cada que se presente cambio a un documento, el cambio de

versión y fecha de vigencia deberá actualizarse en su codificación, en los listados de documentos y registros y el formato en su versión actualizada deberá subirse al Dropbox, adicional a esto la Coordinadora de Calidad deberá enviar vía mail o distribuir por medio físico el formato actualizado informando los cambios, cada líder de proceso deberá hacerse responsable de eliminar a partir de la

fecha del cambio todos los documentos en la versión anterior, esto para evitar su uso posterior no intencionado.

Los formatos de cada proceso se encuentran disponibles en el Dropbox, en la carpeta del proceso respectivo y a su vez en subcarpetas que facilitan su fácil búsqueda, en caso de requerir un formato en original, el líder de proceso enviará un correo a la Coordinadora de Calidad solicitando este documento para ser diligenciado de forma digital, garantizando de esta manera que solo sea utilizada la versión vigente.

Para Registros: Los registros que se encuentren físicamente archivados deben permanecer protegidos en carpetas

legibles, fácilmente identificables y recuperables. Generar un listado de registros “ OD-MC-02” Vigentes del SGI, su disposición, archivo y almacenamiento La información contenida en los registros del SGI debe ser legible, no se admitirán registros diligenciados

a lápiz. Todos los espacios establecidos en los registros deben estar diligenciados. Si no se requiere información

en algún espacio, éste se debe llenar con la información no aplica (N/A) o (/). La responsabilidad del registro de cada formato implementado en la empresa será del líder de cada

proceso, sin embargo la Coordinadora de Calidad realizara revisión aleatoria cada tres meses de los formatos con el fin de verificar su buen diligenciamiento (sin tachones, sin enmendaduras, completo etc.)

Digitalización: Un documento digitalizado es aquel que ocupa un espacio virtual y cuya consulta se realiza por medio de la tecnología del momento, este tipo de documentos facilita el acceso, la generación y diseminación de la información. Un documento virtual puede ofrecer servicios y opciones de búsqueda de información específica de forma rápida y segura.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada digitalmente.

De los siguientes archivos Digitales, anualmente se entregará copia a cada una de los Directores del SGI de las empresas de la UT (SYE y TECNOKIMA) y la responsabilidad de esta actividad estará a cargo del Coordinador de Calidad de la UT.

Formatos de entrega de elementos de protección personal Seguridad social Permisos para trabajar en altura Evidencias de la revisión de equipos Evidencias de charlas de seguridad Exámenes médicos Contratos de trabajo

RESPONSABLES DE LA REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCESO REVISA APRUEBA

Planeación estratégicaAlexandra Botero Giraldo,

(Residente )Teresita Valdés Rendón (Directora

de Sistemas de Gestión )

Mejoramiento ContinuoJohana Saldarriaga

(Coordinadora de Calidad )Teresita Valdés Rendón (Directora


Requisitos Legales y de otra índoleJorge Iván Jaramillo

(Representante legal )Teresita Valdés Rendón (Directora


Redes Internas Alexandra Botero Giraldo

(Residente)Teresita Valdés Rendón (Directora


Redes Externas Alexandra Botero (Residente)Teresita Valdés Rendón (Directora


ComprasJorge Andrés López

(Coordinador de Inventarios )Teresita Valdés Rendón (Directora


AlmacénAndrés López

(Coordinador de Inventarios )Teresita Valdés Rendón (Directora


Gestión HumanaCarolina León Celis

(Directora Administrativa )Teresita Valdés Rendón (Directora


Control de EquiposJorge Andrés López

(Coordinador de inventarios )Teresita Valdés Rendón (Directora


Gestión Ambiental Julián LópezTeresita Valdés Rendón (Directora


Gestión en SST Haner Antonio Martínez VTeresita Valdés Rendón (Directora


F. DESCRIPCIÓN TABULAR PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS:

INFORMACIÓN GENERAL:

PROCESO: Mejoramiento Continuo

RESPONSABLE: Coordinadora de Calidad

EQUIPOS CONTROLADOS: Computador

DOCUMENTOS DE CONSULTA: Procedimiento para el control de documentos y registros

ACTIVIDAD EJECUTA CRITERIOS DE LIBERACIÓN CUANDO DOC. DE CONSULTA

LIBERA REGISTROSolicitud de

documento o actualización de

uno existente

Persona interesada

El líder debe haber realizado los

cambios en el documento original recibido por vía e-

mail del Auxiliar del SGI. O en la

plantilla si es un nuevo documento.

Cada que se requiera

FO-MC-01 01 Solicitud de cambios o creación de documentos

Líder de proceso FO-MC-01 debidamente diligenciado, adjuntando

el documento actualizado o el

documento propuesto a crear y enviado por

correo al Director del

Sistema de Gestión

Evaluar la Solicitud

Director del Sistema de

Gestión NA Para cada

SolicitudFO-MC-01 debidamente

diligenciado vía mail

Aprobar para su emisión e ingreso

al sistema

Director del Sistema de

Gestión

El documento debe cumplir con los requisitos del

SGI

Por cada documento

nuevo

FO-MC-01 debidamente diligenciado

Correo de aprobación vía mail a la Coordinadora

del SGIVerificar los

documentos que se vean afectados

con el cambio que se va a crear

o modificar

Coordinadora del SGI NA

Por cada documento aprobado

Documentos del Sistema

Documentos afectados actualizados.

Distribución del documento digital

Coordinadora del SGI

Compartición en el sistema

(Dropbox), en PDF o archivo no modificable, con

firma digital.

Cada vez que se realice un

cambio

NA

Distribución del documento físico

Adecuado registro de la distribución

realizada.

Cuando un líder o

interesado así lo requiera

FO-MC-14 Distribución de documentos

G. DESCRIPCIÓN TABULAR PARA EL CONTROL DE REGISTROS:

INFORMACIÓN GENERAL:

PROCESO: Mejoramiento Continuo RESPONSABLE: Coordinadora de Calidad DOCUMENTO DE CONSULTA: Procedimiento control de documentos y

registros

ACTIVIDAD EJECUTA CRITERIOS DE LIBERACIÓN

CUANDO DOC. DE CONSULTA

LIBERA REGISTRODiligenciamiento de

registrosSegún el proceso

respectivoN/A Según el

proceso respectivo

N/AEl formato

diligenciado

Almacenamiento de registros Según el proceso

respectivo

Documentos Archivados en

archivador debidamente

identificado, en AZ o carpetas

identificadas con plantilla dispuesta

por la Coordinadora de

Calidad, y registros archivados en

orden cronológico.

Durante la permanencia del

proyecto y periodo de retención

N/A

Coordinadora de Calidad

OD-MC-02-Listado de registros

Eliminación de registros


Registros que hayan cumplido

con su tiempo de retención.

Al final del periodo de

retención o una vez sea

Digitalizado.

N/A

Verificación y Evaluación del

diligenciamiento de registro


Según Ítems Formato control de

Registrossemestral

OD-MC-02-Listado de registros

Registro UTFO-MC-02 Evaluación al control de RegistrosR04-Registro de Mejoramiento Continuo (en caso de hallarse no conformidad )

H. ANEXOS

OD-MC-01 LISTADO DE DOCUMENTOSOD-MC-02 LISTADO DE REGISTROSFO-MC-01 SOLICITUD DE CAMBIOS O CREACIÓN DE DOCUMENTOS.FO-MC-14 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOSR04 REGISTRO DE MEJORAMIENTO CONTINUOUTFO-MC-02 EVALUACIÓN AL CONTROL DE REGISTROS

RELACIÓN DE MODIFICACIONES

FECHA NUEVA VERSIÓN

RAZÓN DEL CAMBIOAÑO MES DIA2014 01 08 2 Se incluyen en el punto de Disposiciones generales, las directrices a

seguir a la hora de elaborar un Procedimiento, Instructivo, Flujograma

y descripción tabular.2014 01 20 3 Se adiciona en el punto C. Codificación de documentos, grafico de la

forma en que deben ser codificados los documentos y explicación de su estructura, se indica también que documentos deben ser codificados.Se adiciona el numeral D. Control de cambios, donde se describe la forma en que se controlaran los cambios dependiendo del tipo de documento, es decir (PGI: Plan de Gestión Integral, PR: Procedimiento, IN: Instructivo, OD: Otros documentos, FO: Formato).

2014 04 01 4 Se adiciona a la actividad ¨ Verificación del diligenciamiento de registro¨ una frecuencia definida para cada 3 meses, esto como acción tomada para no conformidad., se indica en disposiciones generales ¨ La responsabilidad del registro de cada formato implementado en la empresa será del líder de cada proceso, sin embargo la Coordinadora de Calidad realizara revisión aleatoria cada tres meses de los formatos con el fin de verificar su buen diligenciamiento (sin tachones, sin enmendaduras, completo etc. )¨

2014 07 03 5 Se incluye la siguiente disposición general; Digitalización: Un documento digitalizado es aquel que ocupa un

espacio virtual y cuya consulta se realiza por medio de la tecnología del momento, este tipo de documentos facilita el acceso, la generación y diseminación de la información. Un documento virtual puede ofrecer servicios y opciones de búsqueda de información específica de forma rápida y segura.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada digitalmente.

De los siguientes archivos Digitales, anualmente se entregará copia a cada una de los Directores del SGI de las empresas de la UT (SYE y TECNOKIMA) y la responsabilidad de esta actividad estará a cargo del Coordinador de Calidad de la UT.

Formatos de entrega de elementos de protección personal Seguridad social Permisos para trabajar en altura Evidencias de la revisión de equipos Evidencias de charlas de seguridad Exámenes médicos Contratos de trabajo

2014 07 25 6 Se incluye dentro de la descripción tabular la evaluación al control de registros, cambiar la frecuencia de estas evaluaciones a mensual y anexar el formato UTFO-MC-02 Evaluación al control de Registros.

2015 04 06 7 Se realiza cambio de cargos y nombres de las personas que revisa

los documentos dentro del SGI

procedimiento para el control de documentos y registros v8

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