pro.4 evidenČno vodena pisarna (evp)help.pro4erp.com/sl_si/navodila_evp.pdf · pro.4 evp...

PRO.4 EVIDENČNO VODENA PISARNA

(EVP)

2

KAZALO VSEBINE

1 NADZORNA PLOŠČA ......................................................................................... 3

2 EVIDENČNO VODENA PISARNA (EVP) ............................................................ 5

3 ZADEVE ............................................................................................................... 8

4 FILTRIRANJE .................................................................................................... 11

5 DODAJANJE NOVE ZADEVE ........................................................................... 17

5.1 OSNOVNI PODATKI ................................................................................... 17

5.2 VEZANI DOKUMENTI ..................................................................................... 22

5.2.1 Povezani poštni dokumenti ....................................................................... 25

5.2.2 Vezani dokumenti ...................................................................................... 30

5.2.3 Zgodovina postopka .................................................................................. 32

6 IZPIS .................................................................................................................. 33

7 UNIČEVANJE DOKUMENTOV .......................................................................... 35

8 ŠIFRANTI ........................................................................................................... 37

8.1 TIP DOKUMENTA ........................................................................................... 37

8.2 DOSJE ............................................................................................................ 38

8.3 VRSTA DOKUMENTA .................................................................................... 39

8.4 OBLIKA DOKUMENTA ................................................................................... 40

8.5 OZNAKA TAJNOSTI ....................................................................................... 41

9 PRENOS V SZO ................................................................................................ 42

10 PRIMER 1 ....................................................................................................... 44

10.1 VNOS ZADEVE: VLOGA ZA SPREJEM (ročni vnos) ................................... 44

10.2 VNOS ZADEVE: VLOGA ZA SPREJEM (uvoz iz maila) ............................... 52

11 PRIMER 2 ....................................................................................................... 56

3

1 NADZORNA PLOŠČA

Ob prijavi v program se nam odpre uvodna stran Nadzorna plošča, na kateri si lahko sami določimo, kaj želimo videti. S klikom na črno puščico v desnem kotu se nam odpre meni, v katerem si izberemo željeno dejavnost na nadzorni plošči.

V zgornjem desnem kotu lahko s klikom na zastavo izberemo jezik programa.

Če kliknemo na svoje uporabniško ime, se nam odpre tabela, kjer se s klikom na Odjava, odjavimo iz programa.

S klikom na Posodobi uporabnikove podatke se nam odpre tabela Uporabniške nastavitve, kjer lahko določimo privzeto podjetje, privzeti jezik, spremenimo e-mail naslov ali spremenimo geslo.

4

S klikom na Podpora se nam odpre tabela Podpora, s pomočjo katere lahko pošljemo vprašanje ali napako na Pro-bitovo podporo.

5

Kadar imamo v prijavljenih več podjetij, lahko s klikom na ikono za Izbiro podjetja, izberemo podjetje, v katerem želimo delati.

Kadar kliknemo na ikono Info/pomoč, nam program ponudi informacije in pomoč za delo s programom.

V levem zgornjem kotu se nahaja ikona Skrij, pokaži menu, s katero skrijemo meni na levi strani.

S klikom na ikono Odpri v novem zavihku nam program omogoča, da ga odpremo v novem zavihku, kar nam je v veliko pomoč, če želimo delati v dveh modulih hkrati.

2 EVIDENČNO VODENA PISARNA (EVP) Evidenčno vodena pisarna je del modula Poštna knjiga, zato moramo s klikom na nadzorno ploščo poiskati modul Poštna knjiga.

Na levi strani se odprejo moduli, s klikom nanj, izberemo željeni modul.

6

Odpre se nadzorna plošča poštne knjige. Poštna knjiga je namenjena vnosu prejete in izdane pošte v program. Nadgrajena je tudi z elektronskim vodenjem pisarne – t. i. EVP, ki omogoča vodenje dokumentacije po zadevah. PRO.4 EVP (elektronsko vodena pisarna) je posebno področje, ki omogoča večjo preglednost nad izvajanjem postopkov v organizaciji. Namenjena je podpori elektronskega vodenja pisarniškega poslovanja po zadevah, ki se izvaja po naprej določenih postopkih in hrambi dokumentov, ki pri tem nastanejo. V elektronsko vodeni pisarni lahko sprejemamo poštne, osebne in druge prispele pošiljke ne glede na izvor, vodimo evidenco o zadevah in dokumentih, posredujemo zadevo k določenim referentom, hranimo dokumente v lastnem dokumentacijskem sistemu.

7

Ob vstopu v program Pro.4 najprej izberemo modul Poštna knjiga. Potem kliknemo na

ikono (zgoraj v desnem kotu). Odprejo se nastavitve nadzorne plošče.

S klikom v okence si izberemo število oken, ki jih želimo videti na nadzorni plošči (npr. 1). Potem kliknemo na puščico ob oknu.

Odpre se meni, kjer lahko izberemo željeno dejavnost, ki jo želimo videti na nadzorni plošči.

V primeru hitrejšega potrjevanja zadev izberemo Nezaključene zadeve. Potem

kliknemo na ikono osveži in potem še shrani. Ta nastavitev bo sedaj ostala vedno ob vstopu v modul Poštna knjiga. Vsak prijavljen uporabnik bo na nadzorni plošči takoj videl zadeve, ki ga čakajo za potrditev.

Kadar kliknemo kamor koli v vrstice zadeve, bomo odprli tabelo urejanje zadeve. Kadar pa izberemo eno izmed ikon, bo program naredil naslednje:

S klikom na ikono Posreduj se odpre tabela za posredovanje, kjer izberemo korak in osebo,

8

ki ji želimo zadevo posredovati. Kadar imamo to že prednastavljeno, nam ni potrebno izbirati koraka in osebe posredovano do. V polju komentar lahko zapišemo tudi komentar.

S klikom na Potrdi nastavitve zadevo posredujemo.

S klikom na ikono Zaključi dokument se odpre tabela, kjer izberemo korak in dokument zaključimo.

Zadeve, ki jih bomo pregledali in posredovali naprej drugemu uporabniku, bodo iz nadzorne plošče izginile. Ko bo nadzorna plošča prazna, pomeni, da nimamo več zadev, ki bi čakale na našo potrditev. Na nadzorni plošči si lahko nastavimo tudi nezaključene zadeve po roku rešitve. Kadar želimo uporabljati to akcijo, moramo na urejanju zadeve v polje rok rešitve vpisati datum. Ko bo datum pretekel, se bo zadeva zapisala na nadzorno ploščo in vas opomnila, da je rok rešitve že potekel.

3 ZADEVE

S klikom na Zadeve v levem meniju se odpre tabela zadev, kjer so shranjene vse zadeve, ki ste jih vnesli v program.

9

S klikom na uredi, lahko odpremo že shranjeno zadevo in jo uredimo.

S klikom na črno puščico Več akcij lahko:

Ovojnica S klikom na Ovojnica se samodejno kreira izpis ovojnice (odpre se v novem zavihku), na katerem imamo naslednje podatke: naši podatki ident zadeve partner opis zadeve

10

E-mail To opcijo uporabimo, kadar želimo določen dokument iz zadeve

posredovati na mail. Na primer: zadeva razpis za novo delovno mesto. V povezane dokumente smo vnašali vse prispele prošnje. Potem na zadevi oblikujemo odgovore neizbranim kandidatom (predloge dokumentov) in jih želimo poslati po e-mailu. Pogoj je, da smo mail vpisali v polje

e-mail (Poštna knjiga->urejanje pošte->). Ko kliknemo na akcijo e-mail, se odpre tabela vseh dokumentov, ki so bili vezani na izbrano zadevo. Tako lahko izberemo tip obvestilo neizbranim kandidatom in vsem na enkrat pošljemo mail-e.

Pod tipom dokumenta imamo možnost izbire, ali želimo poslati ali ne, kadar je na določeni zadevi več dokumentov. Če imamo polje obkljukano, pomeni, da bomo poslali, kadar pa kljukice ni, dokumenta ne bo poslalo.

S klikom na lahko izberemo ali pobrišemo vse. V tabeli imamo še podatek o Datoteki, ki jo pošiljamo, datumu in prejemniku, ki bo dokument dobil.

Spodaj v tabeli imamo potem možnost za vnos spremnega besedila.

11

V spremno besedilo lahko dodamo tudi svoj podpis (tudi sliko). S klikom na ikono Dodaj podpis iz šifranta izberemo želeni podpis.

Podpis kreiramo v Poštna knjiga->šifranti->Predloge dokumentov. Kliknemo dodaj nov zapis. Vpišemo ime področja, npr. Podpisi. V naziv zapišemo npr. podpisi poslanih mailov. Kadar želimo dodati sliko, kliknemo na ikono dodaj sliko in v raziskovalcu shranjeno sliko dodamo. V polju Predloga pa zapišemo še tekst, ki ga lahko poljubno oblikujemo. S klikom na Shrani predlogo shranimo. Kadar želimo, da se maili shranijo kot nov poštni dokument, obkljukamo to opcijo

in nastavimo filter v polja:

Ko odpremo zadevo in kliknemo na zavihek vezani dokumenti, ta mail vidimo v tabeli povezani poštni dokumenti. Tako imamo na zadevi shranjeno tudi evidenco izhodnih mailov.

S klikom na potrdi nastavitve program javi, da je bil mail poslan.

Pošlji po pošti

Kadar izberemo akcijo pošlji po pošti, program kreira pdf dokument, ki ga natisnemo, damo v ovojnice in pošljemo po navadni pošti.

4 FILTRIRANJE

V tabeli Zadev lahko postavljamo različne filtre in iščemo določene zadeve. Kadar želimo Zadeve določene klasifikacije, lahko kliknemo v polje klasifikacija in vpišemo

željeno klasifikacijo ali jo izberemo s pomočjo šifranta s klikom na .

12

Kadar želimo zadeve določenega leta, le-to izberemo s klikom na črno puščico v polju Leto.

Kadar želimo videti samo nezaključene zadeve, obkljukamo potrditveno polje

. Če je to polje prazno, v tabeli vidimo vse zadeve. S klikom na rdečo puščico Izhod se vrnemo na prejšnjo stran, kjer smo delali.

Zraven ikone izhod imamo zapisano številko vseh zapisov v tabeli. Ob postavljanju filtrov se ta številka spremeni glede na število zapisov z določenim filtrom.

V desnem zgornjem kotu si lahko nastavimo število zapisov na strani. To naredimo s klikom na črno puščico in izbiro številke.

S klikom na ikono Prikaži tudi neaktivne nam program pokaže tudi zapise, ki smo jih označili za neaktivne.

Zgoraj desno lahko listamo po straneh.

13

Zadeve lahko iščete oziroma filtrirate po željenih kategorijah v tabeli:

To naredimo tako, da kliknemo v prazno polje, vpišemo želelni filter in kliknemo ikono

. Kadar želimo dokumente filtrirati po datumu, imamo več možnosti. V prazno polje pod datumom vpišemo točno določen želeni datum (npr. 15.05.2017) ali uporabimo znaka manjše, večje in filtriramo do določenega datuma ali od določenega datuma (npr.: >15.05.2017; <15.05.2017). Datum lahko omejimo od–do tako, da v prazno polje vpišemo datum, naredimo tri pike in znova datum (npr.: 01.01.2017…15.05.2017).

Postavljene filtre si lahko shranite v vseh preglednicah, kjer je naziv Filtri označen modro.

Postavljen filter shranite s klikom na Filtri, kjer poimenujete filter in ga ob potrebi s klikom na Filtri uporabite. Najprej si v tabeli postavimo določen filter. Na primer: v polju klasifikacija izberemo klasifikacijo 1221 in v polje leto izberemo leto 2017. Kliknemo na Filtri.

14

Odpre se tabela uporabniške nastavitve. V polje nov vnos zapišemo ime filtra, na primer: Vloge 2017 in kliknemo n ikono Dodaj.

Potem si lahko naredimo še en filter. Na primer: v tabeli zadev si nastavimo filter za klasifikacijo 110 in leto 2017.

S klikom na filter v tabeli vnesemo nov vnos.

15

Tako imamo določene filtre shranjene. Kadar želimo izbrati določen filter, kliknemo na ikono filter, izberemo željenega in v tabeli bo upoštevalo izbrani filter. Pri upravljanju z zadevami v tabeli vam pomagata tudi gumba Osveži podatke ter Počisti vse filtre in sortiranje ter osveži podatke.

S klikom na ikono Prilagodi prikaz podatkov določimo, katero polje v tabeli zadeve želimo imeti aktivno in katerega ne rabimo (če je potrditveno polje obkljukano, je polje skrito, če v njem ni kljukice, se polje vidi).

16

Ko kliknemo na ikono Prilagodi prikaz podatkov, se nam odpre tabela, pod katero se

nahajata ikoni , s pomočjo katerih spremenimo vrstni red polj. Na primer: polje Partner želimo imeti na prvem mestu, postavimo se na polje Partner in tolikokrat kliknemo gumb Up, da spravimo polje Partner na vrh (pomeni čisto na levo stran tabele).

S klikom na ok nastavitve shranimo, s klikom na prekliči pa željene nastavitve prekličemo.

S klikom na Izpis podatkov lahko natisnemo željene podatke iz tabele.

17

Za lažjo preglednost zadev si lahko v modulu Delovni tok – Postopek – zavihek Koraki nastavimo barve za določen korak, v katerem se zadeve nahajajo.

5 DODAJANJE NOVE ZADEVE S klikom na ikono Dodaj nov zapis začnemo z vnosom nove zadeve.

Odpre se tabela Urejanje zadeve.

5.1 OSNOVNI PODATKI

18

Klasifikacija V polje klasifikacija vnesemo klasifikacijski znak zadeve (klasifikacijski znaki so predpisani s strani ministrstva). To naredimo s pisanjem v polje, kjer program ponudi

najbližjo izbiro ali pa kliknemo na ikono in klasifikacijo izberemo iz šifranta. Šifrant klasifikacij se nahaja v modulu dokumenti sistem->šifranti->klasifikacijski načrt. S klikom na »klasifikacija« se pojavi okno z opisom klasifikacije in rokom hrambe.

Signirni znak S klikom v polje signirni znak zapišemo željen znak ali

ga izberemo s pomočjo šifranta. Signirni znaki so dogovorjeni znotraj vsake ustanove. Šifrant signirnih znakov se nahaja v modulu šifranti->posebni šifranti->signirni načrt. Ob vsakem ponovnem vnosu določene

19

klasifikacije se polje signirni znak samodejno izpolni glede na prejšnje vnose.

Datum nastanka V polju datum nastanka se samodejno zapiše tekoči datum.

Šifra Šifra se kreira samodejno glede na izbrano klasifikacijo. Sestavljena je iz: klasifikacije (npr. 1221-) zaporedne številke (npr. 0022-) leta (npr. 2017) Primer: 1221-0022-2017.

Opis V polju opis zapišemo kratek opis zadeve, ki jo vnašamo.

Dosje V polju dosje s pomočjo šifranta vnesemo, za katero zadevo gre. Šifrant dosjejev se nahaja v modulu poštna knjiga->evp->šifranti->dosje.

Rok hrambe V polje vnesemo zahtevan rok hrambe določene zadeve. Rok je vezan na klasifikacijo, zato se ob ponovni izbiri enake klasifikacije samodejno napolni.

Pričetek reševanja V polje se zapiše tekoči datum.

Rok rešitve V polje vpišemo predviden datum rešitve zadeve.

Referent V polje vnesemo izbranega referenta. Ob ponovnem vnosu si program zapomni zadnjega vnesenega in ga

samodejno ponudi. S klikom na ikono se odpre tabela, kjer izberemo več referentov (če je le-to potrebno).

S klikom na izberi izberemo referente in kliknemo ikono Ok.

Ikona Več referentov se obarva rdeče .

Partner Partnerja izpolnimo kadar se zadeva nanaša na partnerja, ki ga imamo v šifrantu partnerjev. S klikom v polje lahko zapišemo prve črke željenega partnerja, program ponudi najbližje zadetke. Lahko pa ga

20

vnesemo s klikom na ikono in ga izberemo iz šifranta.

Ime Kadar vnašamo zadevo vezano na ime in priimek (osebe, ki je nimamo v šifrantu), izpolnimo to polje.

Priimek Kadar vnašamo zadevo vezano na ime in priimek (osebe, ki je nimamo v šifrantu), izpolnimo to polje.

Naslov Če izberemo partnerja iz šifranta, se to polje samodejno napolni iz šifranta. Kadar pa imamo osebo, ki se ne nahaja v šifrantu, pa ročno vnesemo naslov.

Pošta Če izberemo partnerja iz šifranta, se to polje samodejno napolni iz šifranta. Kadar pa imamo osebo, ki se ne nahaja v šifrantu, pa ročno vnesemo pošto. To lahko

naredimo s klikom na ikono in pošto poiščemo v šifrantu ali pa začnemo vnos v polje in program samodejno ponudi najbližje zadetke.

Občina Če izberemo partnerja iz šifranta, se to polje samodejno napolni iz šifranta. Kadar pa imamo osebo, ki se ne nahaja v šifrantu, pa ročno vnesemo občino. To lahko

naredimo s klikom na ikono in občino poiščemo v šifrantu ali pa začnemo vnos v polje in program samodejno ponudi najbližje zadetke.

Davčna številka Če izberemo partnerja iz šifranta, se to polje samodejno napolni iz šifranta. Kadar pa imamo osebo, ki se ne nahaja v šifrantu, pa ročno vnesemo davčno številko.

EMŠO V polje vnesemo EMŠO osebe, ki jo vnašamo pod zadevo.

e-mail V polje vpišemo e-mail partnerja ali osebe, ki jo vpisujemo pod zadevo.

Postopek Polje se samodejno napolni glede na klasifikacijo oz. privzeti tip dokumenta. Postopek lahko tudi popravimo in izberemo drugega.

Opomba Polje kamor si lahko napišemo dodatne informacije o zadevi, ki jo vnašamo.

*Stanovalec To polje je vidno samo v primeru, kadar imamo odprt modul Tendance (SZO). Stanovalca izberemo s pomočjo šifranta.

V tabeli postopek – trenutno stanje so vsa polja osivena in jih ni dovoljeno spreminjati. Tabela nudi obveščanje, v katerem koraku je zadeva, kdo jo je kreiral, od koga in do koga je bila posredovana in kdaj.

21

V tabeli komentarji s klikom na dodaj nov zapis vnesemo komentar na določeno zadevo.

Posredovanje zadev

S klikom na ikono Posreduj se odpre tabela za posredovanje, kjer izberemo korak in osebo, ki ji želimo zadevo posredovati. Kadar imamo to že prednastavljeno, nam ni potrebno izbirati koraka in osebe posredovano do. Zadevo lahko posredujemo več uporabnikom. S

klikom na ikono se odpre tabela uporabnikov. Pred imenom in priimkom obkljukamo potrditveno polje in izberemo uporabnika, ki mu želimo posredovati zadevo. S klikom na Ok potrdimo izbiro. Ikona se obarva rdeče in zraven se zapišejo vsi uporabniki, ki jim bo zadeva posredovana.

V polju komentar lahko zapišemo tudi komentar.

22

S klikom na Potrdi nastavitve zadevo posredujemo.

S klikom na ikono Zavrni zadevo vrnemo korak nazaj. Odpre se tabela za posredovanje, kjer lahko izberemo korak in osebo, kateri želimo posredovati.

S klikom na shrani zadevo shranimo.

S klikom na prekliči zadevo prekličemo brez shranjevanja.

5.2 VEZANI DOKUMENTI

S klikom na zavihek vezani dokumenti se odpreta tabeli, kjer lahko vnašamo povezane poštne dokumente (prejeta in izhodna pošta) ali vezane dokumente (lastni dokumenti vezani na zadevo).

Na zadevi imate tri možnosti številčenja dokumentov na posamezni zadevi.

1. Prosto številčenje:

Dokumenti na zadevi se številčijo po nastavitvah na določenem tipu, navadno je to nastavljeno

oznaka tipa dokumenta + 5-mestna številka Primer: prejeta vloga PV00005, PV00102 … Ostali dokumenti: 0900035 …

Izhodna obvestila: I0500001 …

23

2. Številčenje po tipu dokumenta

Dokumenti na zadevi se številčijo po formuli

Številka zadeve + tip dokumenta + zaporedna številka na tem tipu dokumenta

Primer: 110-0004-2018-09-0001

110-0004-2018-09-0002

110-0004-2018-09-0003

24

3. ŠTEVILČENJE ZAPOREDNIH DOKUMENTOV NA ZADEVI NE

GLEDE NA TIP DOKUMENTA

Kadar pa imamo izbrano to številčenje, se dokumenti na zadevi številčijo po naslednji

formuli:

Številka zadeve + zaporedna številka dokumenta

Primer: 110-0004-2018-0001

110-0004-2018-0002

110-0004-2018-0003

25

Številčenje dokumentov na zadevi je nastavljivo. Nastavitve vam nastavimo na Pro-

Bitu po vaših željah. Če se številčenje spremeni med delom, vam lahko stare vnesene

zadeve preštevilčimo.

5.2.1 Povezani poštni dokumenti S klikom na dodaj nov zapis se odpre forma urejanje pošte, kjer vnesemo potrebne podatke, vežemo prejeti ali izhodni poštni dokument in kliknemo shrani.

Delovno področje V primeru dela v EVP v polju Delovno področje izberemo Postopek EVP. Vnos naredimo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje zapišemo nekaj črk. V tem primeru se samodejno izpiše celoten zapis.

Tip dokumenta Tip dokumenta lahko izberemo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje zapišemo nekaj črk ali šifro tipa dokumenta. V tem primeru se samodejno

26

izpiše celoten zapis. To polje je lahko prednastavljeno in povezano z delovnim področjem. Če želimo prednastaviti Tip dokumenta izberemo modul Delovni tok -> Postopek -> urejanje postopka -> polje privzeti tip dokumenta.

Klasifikacija Klasifikacija je vezana na tip dokumenta in se samodejno napolni, če klasifikacijo uporabljamo. Klasifikacijo vezano na tip dokumenta nastavimo v dokumentnem sistemu->šifranti->tip dokumenta->urejanje tipa dokumenta->polje klasifikacija.

Zadeva Številka zadeve se samodejno prenese iz zadeve, na katero vežemo dokument. Prav tako se v tem polju za številko zadeve prenese tudi opis, ki smo ga vpisali na zadevi.

Oznaka Polje oznaka je namenjeno številčenju poštnih dokumentov. Številčenje je odvisno od izbranega tipa dokumenta. Polje se polni samodejno glede na izbrani tip dokumenta in ga ni mogoče spreminjati. (*Možnost vklopa dodatne funkcije, da je polje oznaka odklenjeno. Nastavi Pro-bit.)

Prejete/izdana V tem polju označimo ali gre za prejeto ali izdano pošto.

Pošiljateljeva oznaka Prosti vnos podatka o pošiljateljevi oznaki (omogočen je tudi šifrant).

Način pošiljanja Zapišemo način pošiljanja poštne pošiljke (navadno, priporočeno, elektronsko …). Vklopimo si lahko privzeti način pošiljanja: poštna knjiga -> šifrant -> način pošiljanja -> uredi način pošiljanja -> obkljukamo potrditveno polje privzeto.

Številka priporočene pošiljke Vpišemo številko, ki jo dodelimo priporočeni pošiljki.

Poštnina Vpišemo znesek plačane poštnine.

Datum prejema Samodejno se vpiše tekoči datum, lahko pa datum popravimo in spremenimo.

Opis Polje opis uporabljamo za podrobnejši opis prejete/izdane pošte.

Ustvaril Polje se samodejno napolni z imenom in priimkom prijavljenega uporabnika.

Ime Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Priimek Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

27

EMŠO Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Naslov Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Pošta Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Kraj Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Občina Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

e-mail Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Postopek Polje je vezano na izbrano delovno področje.

*Stanovalec To polje je vidno samo v primeru, kadar imamo odprt modul Tendance (SZO). Stanovalca izberemo s pomočjo šifranta.

Pri povezanih poštnih dokumentih imamo možnost še:

S klikom na ikono število dokumentov po tipu se odpre tabela, kjer so zabeleženi podatki o številu dokumentov vsakega tipa posebej.

S klikom na ikono XLS desno spodaj kreiramo datoteko v excelu (xls). S klikom na Save pa se kreira datoteka csv.

S klikom na ikono Osveži osvežimo tabelo Povezani poštni dokumenti. To ikono kliknemo takoj ko se iz urejanja pošte vrnemo nazaj na urejanje zadeve. Takrat se po kliku na osveži takoj vidi na novo povezan dokument.

S klikom na ikono dodaj dokument iz predloge lahko vežemo dokument, ki ga imamo v kreiranega v predlogi. Predlogo dokumenta kreiramo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> predloge dokumentov. Preden se dokument po predlogi shrani, ga lahko še popravimo, spremenimo ali dopolnimo.

28

S klikom na ikono Razveljavi zadnje dodajanje dokumentov iz predloge izbrišemo zadnje dokumente kreirane s pomočjo predloge. To uporabimo v primeru, da pri že kreirani predlogi ugotovimo napako. Pozor: to akcijo lahko uporabimo samo za zadnje kreirane predloge.

Vezava dokumenta Vsakemu vnosu v poštno knjigo lahko pripnemo poljubno število vezanih dokumentov, v primeru EVP so to vloge za sprejem, prošnje za delo ... Za dodajanje novega vezanega dokumenta izberemo ikono Dodaj nov zapis. Program kreira nov vezani dokument in odpre se nam vnosna forma.

Dodaj nov zapis S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov dokument.

Odstrani zapis Že vezane dokumente odstranimo tako, da kliknemo na ikono Odstrani zapis. Tak zapis se obarva rdeče in ob ponovnem urejanju dokumenta ni več viden. Ta funkcija deluje samo v času vnosa, ko je dokument enkrat shranjen, ga ne moremo več odstraniti. *Za odstranjevanje že shranjenih dokumentov obstaja možnost nastavitve super uporabnika, ki ima to pravico (to vam nastavi Pro-Bit).

Tip dokumenta S klikom na dodaj nov zapis se nam napolni tip dokumenta, ki ga trenutno vnašamo, (primer: PV Vloga za sprejem). Ob ponovnem dodajanju zapisa se napolni v tip dokumenta Privzeti povezani tip dokumenta. To nastavimo v dokumentnem sistemu -> šifrant -> tip dokumenta -> polje privzeti povezani tip dokumenta. Tip dokumenta

lahko izbrišemo s klikom na , drugi tip pa izberemo tako, da kliknemo na

in ga izberemo iz šifranta. Lahko pa v polje začnemo pisati šifro ali ime tipa in

29

se bo v polje samodejno zapisan tip dokumenta.

Datum dodajanja Zapiše se tekoči datum.

Uporabnik Polje je osiveno in ga ne moremo spreminjati. Vpisan je prijavljen uporabnik.

Dokument To polje se napolni, ko naložimo datoteko vezanega dokumenta.

Ident dokumenta Zaporedna številka naloženega dokumenta.

S klikom na ikono Naloži naložimo dokument, ki ga imamo shranjenega na računalniku. Najbolje je, da je dokument v pdf obliki.

Ikona Prenesi nam prikaže že naložene dokumente. Če je teh dokumentov več, jih izbiramo v tabeli vezanih dokumentov. V kolikor ima dokument več verzij, je to zapisano v Opombe in ob kliku na Prenesi izberemo ustrezno verzijo dokumenta.

S klikom na ikono Poveži z obstoječim dokumentom izbrani dokument povežemo z že obstoječim dokumentom (iz dokumentacijskega sistema). Pozorni moramo biti, da imamo izbrani pravilen tip dokumenta in partnerja. Če je bil željeni dokument že povezan, moramo obkljukati tudi potrditveno polje Tudi prej povezani. V izbor nam ponudi samo zapise za izbranega partnerja, ki imajo enak tip dokumenta, kot je na trenutno izbrani poziciji. Ta opcija se bolj uporablja pri delovnem področju Likvidature.

Ikono Povezava s točno določeno verzijo dokumenta uporabimo takrat, kadar želimo na predogledu videti točno določeno verzijo dokumenta. Kadar ima poštni dokument narejenih več verzij (npr. pogodbe z več aneksi) in želimo na predogledu vedno videti določeno verzijo

pogodbe, kliknemo na ikono . Program ponudi vse verzije dokumenta,

s klikom na izberemo določeno verzijo, ki jo bo vedno prikazovalo na predogledu na levi strani. Ta opcija se

30

bolj uporablja pri delovnem področju likvidature.

S klikom na ikono Vizualizacija XML, se v novem zavihku prikaže vizualizacija e-računa iz prejete xml datoteke. Ta opcija je v pomoč strankam, katerim izdajatelji zraven xml ne pošljejo pdf vizualizacije računa. Ta opcija se bolj uporablja pri delovnem področju likvidature.

S klikom na ikono dodaj dokument iz predloge lahko vežemo dokument, ki ga imamo v kreiranega v predlogi. Predlogo dokumenta kreiramo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> predloge dokumentov.

*

Ikona podpis je vidna samo v primeru, da imamo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> podpis shranjen in naložen podpis. S klikom na ikono se na vezanem dokumentu kreira podpis. Dokument mora biti že shranjen, da se ikona podpis pojavi in da ga lahko podpišemo.

Potrditveno polje tudi prej povezani moramo imeti obkljukano v primeru, če povezujemo že obstoječi dokument v dokumentnem sistemu. Pozorni moramo biti, da imamo izbrani pravilen tip dokumenta in partnerja. Ta opcija se bolj uporablja pri delovnem področju likvidature.

Rok hrambe V polje rok hrambe lahko vpišemo datum do kdaj moramo dokument hraniti.

Vsi vezani dokumenti so vidni spodaj v preglednici.

S klikom na shrani povezani poštni dokument shranimo in se vrnemo v urejanje zadeve.

5.2.2 Vezani dokumenti

V tabelo vezani dokumenti vnašamo dokumente, ki niso prejeta ali izhodna pošta. Gre za dokumente, ki nastajajo znotraj določene zadeve (npr. zapisniki, razpisi, odgovori na vloge …).

31

S klikom na dodaj nov zapis odpremo tabelo za vnos dokumenta.

Tip dokumenta Tip dokumenta lahko izberemo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje zapišemo nekaj črk ali šifro tipa dokumenta. V tem primeru se samodejno izpiše celoten zapis.

Datum dodajanja Polje se samodejno napolni s tekočim datumom in uro.

Dokument Ko dokument naložimo, se v tem polju zapiše ime naložene datoteke.

Ident dokumenta Zaporedna številka naloženega dokumenta vezana na tip dokumenta.

Uporabnik Polje se samodejno napolni s prijavljenim uporabnikom.


Ikona Prenesi nam prikaže že naložene dokumente. Če je teh dokumentov več, jih izbiramo v tabeli vezanih dokumentov. V kolikor ima dokument več verzij, je to zapisano v Opombe in ob kliku na Prenesi izberemo ustrezno verzijo dokumenta.

S klikom na ikono Poveži z obstoječim dokumentom izbrani dokument povežemo z že obstoječim dokumentom (iz dokumentacijskega sistema). Pozorni moramo biti, da imamo izbrani pravilen tip dokumenta in partnerja. Če je bil željeni dokument že povezan, moramo obkljukati tudi potrditveno polje Tudi prej povezani. V izbor nam ponudi samo zapise za izbranega partnerja, ki imajo enak tip dokumenta, kot je na trenutno

32

izbrani poziciji. Ta opcija se bolj uporablja pri delovnem področju Likvidature.

S klikom na ikono dodaj dokument iz predloge lahko vežemo dokument, ki ga imamo v kreiranega v predlogi. Predlogo dokumenta kreiramo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> predloge dokumentov.

Opis V tem polju lahko dodamo dodaten opis dokumenta, ki ga nalagamo.

Oznaka tajnosti To polje je predpisano v notranjih pravilih s strani skupnosti socialnih zavodov. Izberemo ga s pomočjo šifranta.

Vrsta dokumenta To polje je predpisano v notranjih pravilih s strani skupnosti socialnih zavodov. Izberemo ga s pomočjo šifranta.

Oblika dokumenta To polje je predpisano v notranjih pravilih s strani skupnosti socialnih zavodov. Izberemo ga s pomočjo šifranta.


S klikom na ikono število dokumentov po tipu se odpre tabela, kjer so zabeleženi podatki o številu dokumentov vsakega tipa posebej.

S klikom na ikono XLS kreiramo datoteko v excelu. S klikom Save …

S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov vezan dokument.

S klikom na odstrani zapis dodan dokument odstranimo.

5.2.3 Zgodovina postopka Na zavihku zgodovina postopka se zapisujejo vse dejavnosti, ki so vezane na zadevo (dodajanje dokumentov, posredovanje uporabnikom ...).

33

Primer 1: Vnos zadeve (vloga za sprejem). Primer je opisan pod točko 10. Primer 2: Vnos zadeve (razpis za novo delovno mesto). Primer je opisan pod točko 11.

6 IZPIS

Tip izpisa Tukaj običajno izberemo PDF kot tip izpisa, kadar želimo izpisati samo na ekran. Obstajajo pa tudi druge možnosti, ki jih izberemo s klikom na črno puščico.

Orientacija Običajno je izbran portret (pokončno) kot orientacija izpisa, obstaja pa tudi možnost izpisa landscape (ležeče).

e-mail Vklopljena opcija omogoča pošiljanje izbranega izpisa po e-mailu. Ko opcijo vklopimo, se nam odpre dodatno polje, kamor lahko vnesemo željene e-mail naslove ali jih izberemo iz šifranta.

Vrsta analize Vrsta analize je izpis poštnih dokumentov na določeni zadevi.

Zadeva S pomočjo šifranta izberemo zadevo, ki jo želimo izpisati.

Partner Kadar želimo izpisati pošto določenega partnerja, izberemo partnerja iz šifranta in tako nastavilo filter na tega partnerja.

Delavec Kadar želimo izpisati dokumente na različnih zadevah vezane na določnega delavca, izberemo filter v tem polju in v šifrantu poiščemo želenega delavca.

34

Stanovalec Kadar želimo izpisati dokumente na različnih zadevah vezane na določnega stanovalca, izberemo filter v tem polju in v šifrantu poiščemo želenega stanovalca.

Kadar imamo obkljukano potrditveno polje prejeta pošta, bomo na izpisu videli vse prejete dokumente na izbrani zadevi.

Kadar imamo obkljukano potrditveno polje izdana pošta, bomo na izpisu videli vse izdane dokumente na izbrani zadevi.

Kadar imamo obkljukano potrditveno polje dokumenti na zadevi, bomo na izpisu videli vse dokumente vezane na izbrano zadevo.

Od datuma nastanka

To polje zajema datum nastanka od dokumenta oz. zadeve.

Do datuma nastanka

To polje zajema datum nastanka do dokumenta oz. zadeve.

Delovno področje Določimo filter, za katero delovno področje želimo izpis.

S klikom na potrdi nastavitve se odpre novo okno in se kreira izpis s filtri, ki smo jih predhodno nastavili.

Na izpisu smo dodali možnost shranjevanja nastavitev, ki jih želimo na izpisu. Izberemo Poštna knjiga->EVP->Izpis in si določimo filter, ki bi ga radi uporabljali več krat. Najprej torej izpolnimo polja in si določimo filter. Ko imamo vse želene filtre nastavljene, kliknemo na ikono Shrani to formo. Odpre se tabela, kjer zapišemo naziv nastavitev, da bomo lahko naslednjič izbrali enako formo. Kliknemo ok. Program potrdi, da so nastavitve shranjene.

Tako si lahko nastavimo več form, ki jih pri svojem delu uporabljamo. S klikom na ikono Naloži nastavitve, program ponudi tabelo vseh nastavitev, kjer lahko izberemo različne nastavitve in hitreje naredimo želene izpise.

35

Kadar ponovno kliknemo na ikono Shrani to formo, program pokaže vse že shranjene

nastavitve, ki jih lahko s klikom na ikono izbrišemo. S klikom na ikono pa lahko že shranjeno formo dopolnimo in ponovno shranimo. Torej najprej si nastavimo in dodamo določen filter, potem kliknemo ikono Shrani to formo, pred želenim nazivov

kliknemo in ponovno shranimo želeno formo. Shranjene nastavitve vidijo tudi drugi uporabniki.

7 UNIČEVANJE DOKUMENTOV

S klikom na Uničevanje dokumentov program javi opozorilo. S klikom na ikono Da, nadaljujemo z brisanjem. Program izbriše dokumente, ki jim je potekel rok hrambe. Kadar je zapisan rok hrambe na samem tipu dokumenta, upošteva le-tega. Če na tipu dokumenta nimamo zapisanega roka hrambe, program upošteva tistega, ki je zapisan na zadevi.

36

Odpre se tabela vseh dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe. Izbor dokumentov je obkljukan. Kadar ne želimo izbrisati določenega dokumenta v tabeli, v potrditvenem polju izbor kljukico odvzamemo. S klikom na ok se dokumenti trajno izbrišejo.

Kreira se poročilo o uničenju.

Na zadevi na zavihku vezani dokumenti se takšni dokumenti obarvajo rdeče in pojavi se zapis uničen dokument. Prav tako se s klikom na izbrisano pozicijo skrijejo ikone za nalaganje, prenašanje dokumentov.

Dokumentov, ki jim rok hrambe še ni potekel, ne moremo brisati.

37

8 ŠIFRANTI

8.1 TIP DOKUMENTA

S klikom na tip dokumenta na levi strani v meniju se odpre tabela tipov dokumenta

vezanih na EVP. Šifrant tipi dokumentov EVP omogoča možnost hitrega vnosa tipa

dokumenta, ki je vezan na področje EVP. S klikom na ikono Dodaj nov zapis se

odpre forma za urejanje tipa dokumenta.

38

Oznaka tipa dokumenta Oznaka je prednastavljena v obliki

EVP01, EVP02 …, vendar jo lahko

uporabnik spremeni (če izberemo že

uporabljeno oznako tipa dokumenta, bo

program opozoril in je potrebno oznako

spremeniti).

Klasifikacija Klasifikacijo lahko po želji vežemo že na

tipu dokumenta.

Opis V polje vpišemo opis tipa dokumenta.

Maska Polje je prednastavljeno, saj je

številčenje tipa dokumenta določeno.

Smer dokumenta Določimo ali je dokument vstopni ali

izstopni (ta podatek je zelo pomemben,

saj se glede na smer pravilno polnijo

polja datum prejema ali datum izdaje).

S klikom na Shrani tip dokumenta

shranimo.

S klikom na Prekliči tip dokumenta

prekličemo in ga s tem ne shranimo.

8.2 DOSJE

S klikom na Dosje v levem menijo se odpre tabela Dosje. V tem šifrantu so zapisani dosjeji, ki jih uporabljamo pri vnosu osnovnih podatkov na zadevi. Ta šifrant je predpisan v notranjih pravilih skupnosti zavodov Slovenije.

39

S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov tip šifranta. Odpre se tabela Urejanje dosjeja.

Tip šifranta Polje je samodejno napolnjeno.

Naziv Vpišemo željeni naziv.

Ident Vpišemo željeni ident.

Opis Vpišemo željeni opis.

S klikom na shrani šifrant shranimo.

S klikom na prekliči šifrant prekličemo brez shranjevanja.

8.3 VRSTA DOKUMENTA

S klikom na Vrsta dokumenta v levem menijo se odpre tabela Vrsta dokumenta. V tem šifrantu so zapisane vrste dokumentov, ki jih uporabljamo pri vnosu vezanih dokumentov na zadevi. Ta šifrant je predpisan v notranjih pravilih skupnosti zavodov Slovenije.

40

S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov tip šifranta. Odpre se tabela Urejanje vrste dokumenta.







8.4 OBLIKA DOKUMENTA

S klikom na Oblika dokumenta v levem menijo se odpre tabela Oblika dokumenta. V tem šifrantu so zapisane oblike dokumentov, ki jih uporabljamo pri vnosu vezanih dokumentov na zadevi. Ta šifrant je predpisan v notranjih pravilih skupnosti zavodov Slovenije.

41

S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov tip šifranta. Odpre se tabela Urejanje oblike dokumenta.







8.5 OZNAKA TAJNOSTI

S klikom na Oznaka tajnosti v levem menijo se odpre tabela Oznaka tajnosti. V tem šifrantu so zapisane oznake tajnosti, ki jih uporabljamo pri vnosu vezanih dokumentov na zadevi. Ta šifrant je predpisan v notranjih pravilih skupnosti zavodov Slovenije.

42

S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov tip šifranta. Odpre se tabela Urejanje oznake tajnosti.







9 PRENOS V SZO

Zadeve, ki so vezane na vnos vlog za sprejem stanovalcev (SZO), se lahko samodejno prenesejo v program Pro.3 Domovi Starejših. Prvi korak je, da imamo pravilno nastavljen delovni tok.

Delovni tok mora vsebovati naslednje korake:

1. Vnos 2. Obravnava vloge (čaka na prenos v Pro.3 Domovi starejših)

43

3. Vloga v obdelavi v SZO (korak, kjer je vloga že v programu Pro.3 Domovi starejših)

4. Zaključek

V programu Pro.3 Domovi starejših dobimo obvestilo, kjer je potrebno posamezno vlogo potrditi, da se prenese v program. Uporabniki na vlogi dopolnijo podatke iz čakalne liste.

Vlogo je potrebno obvezno izbrati in klikniti na gumb »izbor«. Odpre se standardna vloga za vnos, kjer so predhodno vneseni podatki že izpolnjeni.

44

10 PRIMER 1

10.1 VNOS ZADEVE: VLOGA ZA SPREJEM (ročni vnos)

1. KORAK

S klikom na dodaj nov zapis odpremo urejanje zadeve.

45

Klasifikacija Izberemo klasifikacijo 1221 Vloge za sprejem.

Signirni znak Ob prvem vnosu te klasifikacije moramo signirni znak izbrati, vsak naslednji vnos se bo polje samodejno polnilo glede na izbrano klasifikacijo (npr. 10-4 socialna služba).

Datum nastanka V polju se samodejno polni tekoči datum.

Šifra Polje se samodejno napolni (sestavljeno iz številke klasifikacije, zaporedne številke in leto).

Opis V opis zapišemo Vloga za sprejem Srečko Novak.

Dosje Iz šifranta izberemo 0001 Vloge.

Rok hrambe Polje se samodejno napolni glede na izbrano klasifikacijo. Prvi vnos naredimo ročno, vsi kasnejši vnosi so samodejni.

Pričetek reševanja V polju se samodejno polni tekoči datum.

Rok rešitve V polje vnesemo predviden rok rešitve.

Referent V polje vnesemo izbranega referenta, ki je zadolžen za vodenje vlog. Prvi vnos izberemo, naslednji vnosi se polnijo samodejno (vezano na klasifikacijo).

Partner To polje pustimo prazno, ker vpisujemo vlogo za sprejem in tega imena in priimka nimamo v šifrantu.

Ime Vpišemo ime vlagatelja vloge.

Priimek Vpišemo priimek vlagatelja vloge.

Naslov Vpišemo naslov vlagatelja vloge.

Pošta Vpišemo pošto vlagatelja vloge.

Davčna številka Vpišemo davčno številko vlagatelja vloge.

EMŠO Vpišemo EMŠO vlagatelja (kadar imamo EMŠO že vnesen, program javi, da tak EMŠO že obstaja na določeni zadevi).

E-mail Vpišemo mail vlagatelja.

Postopek Pri vnosu postopka moramo biti pozorni, da obvezno izberemo postopek EVP -prejete vloge. Samo v tem primeru bomo lahko vlogo posredovali naprej v program SZO. Prvi vnos izberemo postopek EVP Prejete vloge. Vsak naslednji vnos se bo polje samodejno polnilo vezano na klasifikacijo.

Opomba V polje si lahko zapišemo poljubno opombo.

2. KORAK

46

Kliknemo na zavihek vezani dokumenti. Prejeto vlogo moramo vnesti v tabelo povezani poštni dokumenti, saj gre za prejeto pošto, ki jo moramo vnesti v tabelo poštnih dokumentov.

S klikom na dodaj nov zapis v tabeli povezani poštni dokumenti odpremo tabelo za urejanje pošte.

Delovno področje Program si zapomni zadnji vnos in ga predlaga. Kadar je ta že Postopek EVP, nam polja ni potrebno spreminjati. Če pa je to katero koli drugo področje, potem s pomočjo šifranta nastavimo Postopek EVP.

Tip dokumenta Program si zapomni zadnji vnos in ga predlaga. Če želimo tip dokumenta spremeniti kliknemo na šifrant in poiščemo pravilni tip. V našem primeru izberemo PV prejeta vloga.

Klasifikacija Klasifikacija je lahko vezana na tip dokumenta in se samodejno napolni ali pa jo ročno izberemo iz šifranta.


Oznaka Polje oznaka je namenjeno številčenju poštnih dokumentov. Številčenje je odvisno od izbranega tipa dokumenta. Polje se polni samodejno glede na

47

izbrani tip dokumenta in ga ni mogoče spreminjati. (*Možnost vklopa dodatne funkcije, da je polje oznaka odklenjeno. Nastavi Pro-bit.)

Prejete/izdana V tem polju označimo, da gre za prejeto pošto.






Opis Polje opis uporabljamo za podrobnejši opis pošte.


Ime Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Priimek Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

EMŠO Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Naslov Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Pošta Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Kraj Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

Občina Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.

e-mail Polje se polni samodejno iz podatkov na zadevi.


3. KORAK

V tabeli urejanje pošte se pomaknemo navzdol do tabele vezani dokumenti, kjer bomo pripeli prejeto vlogo. Če je vloga v navadni papirnati obliki, jo moramo najprej skenirati in shraniti v pdf formatu. S klikom na dodaj nov zapis odpremo tabelo vezanih dokumentov.

48

Tip dokumenta S klikom na dodaj nov zapis se nam napolni tip dokumenta, ki ga trenutno vnašamo, (primer: PV Vloga za sprejem).





S klikom na ikono Naloži naložimo pdf prejete vloge, ki smo jo predhodno skenirali in shranili na računalnik.

Odstrani zapis Če smo vezali napačen dokument, lahko le-tega odstranimo, tako da kliknemo na ikono Odstrani zapis. Tak zapis se obarva rdeče in ob ponovnem urejanju dokumenta ni več viden. Ta funkcija deluje samo v času vnosa, ko je dokument enkrat shranjen, ga ne moremo več odstraniti. *Za odstranjevanje že shranjenih dokumentov obstaja možnost nastavitve super uporabnika, ki ima to pravico (to vam nastavi Pro-Bit).

49

Kadar zraven vloge za sprejem dobimo tudi zdravniško mnenje, le-to povežemo na način:

- V tabeli vezani dokumenti kliknemo ikono dodaj nov zapis - Izberemo tip dokumenta zdravniško mnenje - Kliknemo ikono naloži - V raziskovalcu poiščemo pdf dokument (zdravniško mnenje) - Kliknemo odpri

Zdravniško mnenje lahko pride kot prejeta pošta pred vlogo za sprejem. Takrat zdravniško mnenje vnesemo pod zadevo 1221, zadevo pustimo na vnosu, dokler ne dobimo še vloge za sprejem in šele na to potem posredujemo zadevo v obravnavo v SZO.

50

4. KORAK

S klikom na Shrani bomo prejeto vlogo shranili med poštne dokumente in se vrnili nazaj v tabelo urejanje zadeve. Prejeta vloga se bo videla tudi na zadevi, ki jo vnašamo.

S klikom na shrani bomo vneseno zadevo in pripret dokument shranili.

5. KORAK

Vpisano zadevo lahko takoj posredujemo naprej v obravnavo izbranemu referentu. To

naredimo tako, da kliknemo na ikono posreduj . Odpre se tabela za posredovanje. Kadar imamo delovni tok dobro nastavljen, potem nam ni potrebno izbirati ničesar več. Program samodejno ponudi korak in osebo, do katere bo zadeva posedovana. Če želimo osebo ali korak menjati, pa to naredimo s pomočjo šifranta.

S klikom na potrdi nastavitve zadevo posredujemo naprej v obravnavo vloge. V tem koraku bo vloga vidna tudi že v programu Pro.3 Domovi starejših. V programu Pro.3 Domovi starejših dobimo obvestilo, kjer je potrebno posamezno vlogo potrditi, da se prenese v program. Uporabniki na vlogi dopolnijo podatke iz čakalne liste.

51

Vlogo je potrebno obvezno izbrati in klikniti na gumb »izbor«. Odpre se standardna vloga za vnos, kjer so predhodno vneseni podatki že izpolnjeni.

Ko bo vloga na strani programa SZO sprejeta v obravnavo, se bo v tabeli zadev, ta zadeva prestavila v korak »Vloga v obravnavi v SZO«.

52

10.2 VNOS ZADEVE: VLOGA ZA SPREJEM (uvoz iz maila)

Kadar dobimo vlogo za sprejem na mail, je postopek shranjevanja vloge za sprejem naslednji.

1. KORAK

V tabeli Pregled ePošte ugotovimo, da nas čaka mail z vlogo za sprejem. Kliknemo ikono urejanje.

V tabeli Urejanje pošte izpolnimo naslednja polja:

Delovno področje Izberemo EVP.

Tip dokumenta Izberemo PV Prejeta vloga

Postopek Obvezno izberemo EVP Prejete vloge!

Priponke V tabeli priponke pogledamo, katere priponke vse imamo, kaj želimo shraniti posebej med vezane dokumente in kaj ne.

53

2. KORAK

Kadar imamo med priponkami, priponke, ki jih ne želimo, kliknemo v potrditveno polje »Posebej shrani« in odstranimo kljukico. Kadar imamo med priponkami poleg vloge za sprejem še zdravniško mnenje, potem izpolnimo tudi polje tip dokumenta, da ločimo, kaj je vloga in kaj zdravniško mnenje.

3. KORAK

S klikom na shrani (zgoraj desno) odpremo tabelo urejanje pošte, kjer moramo prejeti poštni dokument vezati na zadevo. Kadar imamo zadevo že odprto, potem jo s

klikom na ikono izberemo iz šifranta. Kadar pa zadeve še nimamo odprte, pa

kliknemo na ikono .

54

Odpre se tabela urejanje zadeve, kjer izpolnimo naslednja polja:

Klasifikacija Izberemo klasifikacijo 1221 Vloge za sprejem.

Signirni znak Ob prvem vnosu te klasifikacije moramo signirni znak izbrati, vsak naslednji vnos se bo polje samodejno polnilo glede na izbrano klasifikacijo (npr. 10-4 socialna služba).



Opis V opis zapišemo Vloga za sprejem Ančka Pomarančka.

Dosje Iz šifranta izberemo 0001 Vloge.





Partner To polje pustimo prazno, ker vpisujemo vlogo za sprejem in tega imena in priimka nimamo v šifrantu.

Ime Vpišemo ime vlagatelja vloge.

Priimek Vpišemo priimek vlagatelja vloge.

Naslov Vpišemo naslov vlagatelja vloge.

Pošta Vpišemo pošto vlagatelja vloge.

Davčna številka Vpišemo davčno številko vlagatelja vloge.

EMŠO Vpišemo EMŠO vlagatelja (kadar imamo EMŠO že vnesen, program javi, da tak EMŠO že obstaja na določeni zadevi).

E-mail Vpišemo mail vlagatelja.

55

Postopek Pri vnosu postopka moramo biti pozorni, da obvezno izberemo postopek EVP -prejete vloge. Samo v tem primeru bomo lahko vlogo posredovali naprej v program SZO. Prvi vnos izberemo postopek EVP Prejete vloge. Vsak naslednji vnos se bo polje samodejno polnilo vezano na klasifikacijo.


4. KORAK

S klikom na shrani se vrnemo nazaj na urejanje prejetega poštnega dokumenta, kjer se samodejno izpolnijo podatki vpisani na zadevi.

Tako smo na zadevo vezali prejeti mail.

56

11 PRIMER 2

VNOS ZADEVE: VLOGA ZA ZAPOSLOVANJE

1. KORAK

S klikom na dodaj nov zapis odpremo urejanje zadeve.

Klasifikacija Izberemo klasifikacijo 110 Zaposlovanje.

Signirni znak Ob prvem vnosu te klasifikacije moramo signirni znak izbrati, vsak naslednji vnos se bo polje samodejno polnilo glede na

57

izbrano klasifikacijo (npr. 10-3 kadrovska služba).



Opis V opis zapišemo Razpis za novo delovno mesto medicinske sestre.

Dosje Iz šifranta izberemo 0002 Zaposlitve.





Partner To polje lahko pustimo prazno, lahko pa vnesemo sami sebe, ker smo mi tisti, ki smo razpisali novo delovno mesto.

Postopek Prvi vnos izberemo postopek EVP. Vsak naslednji vnos se bo polje samodejno polnilo vezano na klasifikacijo.


Vsa ostala polja pustimo prazna.

2. KORAK

Kliknemo na zavihek vezani dokumenti. V tabeli vezani dokumenti najprej vežemo razpis (dokument z vsebino našega razpisa). Ker gre to za notranji (lastni) dokument, ga vežemo v tabelo vezani dokumenti.

S klikom na dodaj nov zapis v tabeli vezani dokumenti odpremo dodajanje dokumenta.

58

Tip dokumenta Tip dokumenta lahko izberemo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje zapišemo nekaj črk ali šifro tipa dokumenta. V tem primeru se samodejno izpiše celoten zapis. Kadar v šifrantu nimamo določenega tipa dokumenta, lahko izberemo tip ostali dokumenti.






Oznaka tajnosti Izberemo Brez omejitev.

Vrsta dokumenta Izberemo Lastni dokument, saj gre za naš razpis.

Oblika dokumenta Izberemo fizična oblika.


Potem s klikom na ikono shrani zadevo shranimo.

3. KORAK

Ko začnejo prihajati prejete prošnje za delo, jih vnašamo skozi zadevo. To naredimo tako:

S klikom na uredi odpremo željeno zadevo.

59

Kliknemo na listič vezani dokumenti in v tabeli povezani poštni dokumenti kliknemo na dodaj nov zapis.

Odpre se tabela za urejanje pošte.

Delovno področje Program si zapomni zadnji vnos in ga predlaga. Kadar je ta že Postopek EVP, nam polja ni potrebno spreminjati. Če pa je to katero koli drugo področje, potem s pomočjo šifranta nastavimo Postopek EVP.

Tip dokumenta Program si zapomni zadnji vnos in ga predlaga. Če želimo tip dokumenta spremeniti kliknemo na šifrant in poiščemo pravilni tip. V našem primeru izberemo 100 Prošnja za delovno mesto.

Klasifikacija Klasifikacija je vezana na tip dokumenta in se samodejno napolni.


Oznaka Polje oznaka je namenjeno številčenju poštnih dokumentov. Številčenje je odvisno od izbranega tipa dokumenta. Polje se polni samodejno glede na izbrani tip dokumenta in ga ni mogoče spreminjati. (*Možnost vklopa dodatne funkcije, da je polje oznaka odklenjeno. Nastavi Pro-bit.)

60

Prejete/izdana V tem polju označimo, da gre za prejeto pošto.






Opis Polje opis uporabljamo za podrobnejši opis prejete/izdane pošte.


Ime Vnesemo ime pošiljatelja prošnje.

Priimek Vnesemo priimek pošiljatelja prošnje.

EMŠO To polje napolnimo po želji.

Naslov Vnesemo naslov pošiljatelja prošnje.

Pošta Vnesemo pošto pošiljatelja prošnje.

Kraj Vnesemo kraj pošiljatelja prošnje.

Občina Vnesemo občino pošiljatelja prošnje.

e-mail Vnesemo mail pošiljatelja prošnje (ta podatek je pomemben za kasnejše pošiljanje odgovorov izbranemu ali neizbranemu kandidatu, če le-to želimo narediti elektronsko).


4. KORAK

V tabeli urejanje pošte se pomaknemo navzdol do tabele vezani dokumenti, kjer bomo pripeli prejeto prošnjo. Če je prošnja v navadni papirnati obliki, jo moramo najprej skenirati in shraniti v pdf formatu. S klikom na dodaj nov zapis odpremo tabelo vezanih dokumentov.

61

Tip dokumenta S klikom na dodaj nov zapis se nam napolni tip dokumenta, ki ga trenutno vnašamo, (primer: 100 Prošnja za zaposlitev).





S klikom na ikono Naloži naložimo pdf prejete vloge, ki smo jo predhodno skenirali in shranili na računalnik.

Odstrani zapis Če smo vezali napačen dokument, lahko le-tega odstranimo, tako da kliknemo na ikono Odstrani zapis. Tak zapis se obarva rdeče in ob ponovnem urejanju dokumenta ni več viden. Ta funkcija deluje samo v času vnosa, ko je dokument enkrat shranjen, ga ne moremo več odstraniti. *Za odstranjevanje že shranjenih dokumentov obstaja možnost nastavitve super uporabnika, ki ima to pravico (to vam nastavi Pro-Bit).

5. KORAK

S klikom na Shrani bomo prejeto prošnjo shranili med poštne dokumente in se vrnili nazaj v tabelo urejanje zadeve. Prejeta prošnja se bo videla tudi na zadevi, ki jo vnašamo. Na zavihku vezani dokumenti kliknemo ikono osveži in povezan poštni dokument bomo videli v tabeli.

62

S klikom na shrani bomo vneseno zadevo in pripret dokument shranili. Tako vnesemo vsako prejeto prošnjo. V tabeli povezani poštni dokumenti bomo tako imeli zbrane vse prošnje za zaposlitev na enem mestu.

6. KORAK

Ko je razpis končan, zadevo z vsemi pripetimi prošnjami posredujemo naprej v reševanje/pregled vseh prošenj.

To naredimo tako, da kliknemo na ikono posreduj . Odpre se tabela za posredovanje. Kadar imamo delovni tok dobro nastavljen, potem nam ni potrebno izbirati ničesar več. Program samodejno ponudi korak in osebo, do katere bo zadeva posedovana. Če želimo osebo ali korak menjati, pa to naredimo s pomočjo šifranta.

7. KORAK

Po pregledu vseh prošenj izberemo ustrezne kandidate, ki jih povabimo na razgovor. V tabeli vezani dokumenti na dotični zadevi lahko vežemo povabilo na razgovor. To naredimo enako, kot je opisano v koraku 2:

- Urejanje zadeve - Zavihek vezani dokumenti - Tabela vezani dokumenti - Dodaj nov zapis

Tip dokumenta Tip dokumenta lahko izberemo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje

63

zapišemo nekaj črk ali šifro tipa dokumenta. V tem primeru se samodejno izpiše celoten zapis. Kadar v šifrantu nimamo določenega tipa dokumenta, lahko izberemo tip ostali dokumenti.






Oznaka tajnosti Izberemo Brez omejitev.

Vrsta dokumenta Izberemo Lastni dokument, saj gre za naš razpis.

Oblika dokumenta Izberemo fizična oblika.


8. KORAK

Ko so vsi razgovori za nami in izberemo primernega kandidata za službo, moramo njemu poslati odgovor za izbranega kandidata, vsem ostalim pa odgovor neizbranim kandidatom. Da to naredimo čim lažje in čim hitreje, je v programu možnost dodajanja dokumentov iz predloge. Najprej si torej uredimo predloge. V tem primeru naredimo predlogo izbranemu kandidatu in predlogo neizbranemu kandidatu. S klikom na Šifranti -> predloge dokumentov -> odpremo tabelo predloge dokumentov. S klikom na dodaj nov zapis odpremo urejanje predloge.

64

Področje Napišemo Kadrovska služba.

Naziv Obvestilo izbranemu kandidatu.

Vezan tip dokumenta 103 Obvestilo o izbranem kandidatu.

V predlogi si s pomočjo dodatnih polj vnesemo, katere podatke želimo videti na obvestilo. To so lahko: ident zadeve, ime in priimek pošiljatelja prošnje, naslov, pošta, kraj …

S klikom na shrani predlogo shranimo. Potem se vrnemo na izbrano zadevo, jo s klikom na uredi odpremo. Gremo na zavihek vezani dokumenti.

Odpre se tabela, v kateri moramo izbrati željeno pošto (s klikom na potrditveno polje izberi), ki ji želimo poslati odgovor o izbranem kandidatu.

65

S klikom na ok se odpre tabela, kjer izberemo željeno predlogo. V našem primeru gre za predlogo Obvestilo o izbranem kandidatu. Kliknemo izberi.

66

Program javi obvestilo, da so dokumenti pripravljeni. Pomeni, da so zapisani v poštni knjigi in v tabeli povezani poštni dokumenti na zadevi. Dokument vidimo tako, da kliknemo na prenesi pred tistim poštnim dokumentom, kamor smo vezali odgovor.

Odpre se tabela obeh dokumentov, torej prošnja in odgovor izbranemu kandidatu. S klikom na Pick odpremo predogled in si ogledamo vsebino dokumenta.

Enak postopek ponovimo za obvestilo neizbranim kandidatom. Torej najprej na predlogi dokumentov kreiramo obvestilo neizbranim kandidatom. Potem se vrnemo na zadevo in na zavihku vezani dokumenti kliknemo dodaj dokument iz predloge. Znova obkljukamo in izberemo tiste dokumente, na katere želimo vezati odgovor o neizbranem kandidatu.

9. KORAK

Potem želimo te odgovore poslati po mailu vsem kandidatom. S klikom na več akcij pred obravnavano zadevo izberemo e-mail.

67

Odpre se tabela za pošiljanje maila. S pomočjo imena datotek izberemo, kaj želimo

poslati in to obkljukamo v polju . Tukaj je pomembno, da imamo vpisane vse maile, da bo program lahko samodejno poslal odgovor na željeni mail.

Spodaj v tabeli nastavimo še, ali želimo da se mail shrani kot nov poštni dokument. V tem primeru moramo izbrati tip dokumenta, delovno področje, postopek in način pošiljanja, da bo program vedel, s kakšnimi podatki naj kreira nov poštni dokument. S klikom na potrdi nastavitve mail pošljemo in kreiramo nov izhodni poštni dokument.

V primeru, da želimo odgovore poslati po navadni pošti, jih ob kreiranju in s klikom na prenesi natisnemo, damo v kuverto in pošljemo po navadni pošti.

68

Ko smo odposlali vse odgovore in sprejeli novega delavca, lahko zadevo Razpis za delovno mesto posredujemo v zaključek in je zadeva zaključena. Kot novo zadevo pa odpremo personalno mapo delavca, kamor vežemo vse dokumente, ki so povezani z določenim delavcem.

pro.4 evidenČno vodena pisarna (evp)help.pro4erp.com/sl_si/navodila_evp.pdf · pro.4 evp...

Documents