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Portal de la competitividad - Office 365. Escenario
“Necesito movilidad y colaboración: estar fuera de la oficina y tener acceso a la información”
Hoja de Producto Técnica (para Pymes).
Todas las empresas y, entre ellas, las pymes, dependemos cada vez más de poder trabajar en movilidad.
Esta necesidad se acentúa en los pequeños negocios, donde debido al reducido equipo de profesionales cada uno de
los trabajadores tiene múltiples responsabilidades (gestión, ventas, ejecución,…)
La capacidad de poder trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento (en la oficina, en casa – teletrabajo- o
donde estemos –“tercer lugar”-), acceder a la información de la empresa, comunicarnos con nuestros colaboradores,
proveedores y clientes, nos permite mejorar eficiencia y competitividad.
Las tecnologías de la información (TI) ‘en la nube’ (“cloud computing”) nos aportan funcionalidades para facilitar esta
comunicación, colaboración y trabajo a distancia.
Con Microsoft Office 365 dispondremos de un entorno de trabajo ‘online’ (desde cualquier lugar) con acceso a nuestro
correo electrónico (Exchange Online), herramientas de audio y videoconferencia (Lync Online), un repositorio de
documentos e información y una web (SharePoint Online) para comunicarnos mejor, y más rápido, tanto con nuestros
compañeros como con los clientes.
Principales beneficios para una pyme del uso de la plataforma Microsoft
Office 365
Unificación de las comunicaciones de la empresa en un
entorno online, accesible desde cualquier PC y dispositivo
móvil
Correo Exchange, accesible desde cliente Outlook
instalado, desde Outlook Web Access (en un navegador) o
desde dispositivos móviles
Compartir Calendarios y Contactos con los compañeros
mejora la unificación de las fuentes de datos globales de la
empresa y la capacidad de trabajo colaborativo,
trabajando y colaborando en función de la disponibilidad
(en el Calendario) y del estado (en las comunicaciones, con
Lync).
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Correo protegido ante el SPAM, que reduce costes en
antivirus de correo y su mantenimiento en nuestros
servidores
La compartición remota del escritorio permite trabajar
colaborativamente sobre documentos o sobre
aplicaciones, evitando realizar desplazamientos poco
productivos y ahorrando costes de los mismos
La simplicidad de la videoconferencia o la
audioconferencia permite que nos comuniquemos a un
alto nivel evitando desplazamientos y viajes,
especialmente los de bajo valor añadido. Esto reduce el
esfuerzo de los equipos comerciales y todos los gastos y
tiempos perdidos asociados
Integración de Office 365 con el Office ya existente en la
empresa (2207 ó 2010), lo que facilita usar el interfaz más
adecuado en cada momento. Office cuando estoy en mi
PC, Office Web Apps desde un navegador o bien Office
Mobile desde los terminales Windows Phone
La colaboración tiene un enorme potencial en nuestra
empresa y nos permite ser más ágiles y competitivos. La
publicación de documentos en entornos web privados con
SharePoint Online nos permite trabajar de una forma
coordinada y altamente productiva
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La integración de las comunicaciones con Microsoft Lync
(chat, audio y videoconferencia) en los mismos espacios
web de compartición de documentos aporta un plus a la
productividad, ya que nos permite comunicarnos en
diferentes escenarios de trabajo y sin salir del mismo
entorno
Microsoft nos garantiza por contrato la disponibilidad de
un 99,9% de la plataforma. Además de ello, el alojamiento
de documentos y aplicaciones en sus “datacenters”
distribuidos por todo el globo nos da la garantía y
seguridad que necesitamos
¿Qué ofrece Office 365 para mi Pyme? “Una historia real” (información detallada
complementaria)
Nuestra actividad
Nuestra empresa es una Pyme de 5 trabajadores, creada hace 10 años y con sede en una población del área
metropolitana de una gran capital.
De los 5 trabajadores, dos de ellos realizan su actividad de forma fija en la oficina, aunque de vez en cuando
algunos se conectan desde casa para ultimar algún trabajo, dar respuesta a algún correo, etc.
El resto es personal representante y comercial de nuestros productos, de forma que habitualmente se
encuentran dando servicio a nuestros clientes y captando nuevas oportunidades. Es decir, trabajan en un
modelo de movilidad y con un horario muy flexible, ya que se adapta a las necesidades y horario de terceras
personas y empresas.
El personal de oficina dispone de PCs de sobremesa, conectados a Internet por ADSL.
Los comerciales disponen de ordenadores portátiles con conexión 3G y terminales Blackberry con tarifa
plana de voz y datos.
También disponemos de un terminal iPhone y estamos investigando sobre los terminales Windows Phone,
aunque de momento no tenemos ninguno. Todo el equipamiento informático se ha ido comprando y
actualizando a medida en que lo hemos ido necesitando y según las ofertas del mercado, de forma que hay
grandes diferencias entre los ordenadores y los terminales de que disponemos.
¿Cómo hemos funcionado hasta ahora?
Hasta ahora nuestra infraestructura informática de soporte a nuestra actividad ha sido muy básica.
Comenzamos utilizando cuentas de correo públicas de Hotmail y Yahoo y Microsoft Office como herramienta
ofimática (básicamente Word, Excel y PowerPoint) con la que gestionar nuestra presentaciones de producto,
ofertas a clientes, contabilidad, gestión de stocks, etc.
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Como herramientas de comunicación solamente hemos usado telefonía fija y telefonía móvil (sólo voz),
aunque desde hace unos años, los comerciales disponen de terminales Blackberry desde donde acceden a su
correo. También ha habido algunos comerciales que comenzaron a usar Messenger y Skype para
comunicarse con algunos clientes que se lo pedían y para abaratar en parte los costes de las llamadas
telefónicas.
Los comerciales tienen la obligación de realizar copias de seguridad del contenido de su disco duro en un
disco duro externo, como mínimo una vez por semana.
En la oficina, disponemos de un sistema de copias de seguridad del contenido de nuestros ordenadores en
un servidor en nuestra propia oficina.
Utilizamos un antivirus gratuito que instalamos en cada ordenador y que cada uno mantiene actualizado.
En 2008 creamos nuestra página web, bajo un dominio propio, que alojamos en un proveedor externo.
Con el dominio configuramos algunas cuentas de correo “de empresa” genéricas, a través de las que
recibimos contactos externos que suelen provenir desde la web.
A pesar de eso, no hemos dejado de usar las cuentas de correo públicas, ya que mantenemos ahí el histórico
de correos de cada uno de nosotros.
Nuestra necesidad
En 2010 sufrimos una importante pérdida de datos muy relevantes motivada por un virus.
En ese mismo año tuvimos dos bajas en la compañía y la posterior necesidad de incorporar a 3 empleados
nuevos tras la firma de un importante contrato, de forma que nos planteamos re-planificar toda nuestra
infraestructura informática y mejorar nuestras comunicaciones.
A modo de resumen, estas eran nuestras necesidades:
- unificar todos nuestros buzones de correo electrónico y comunicaciones
- agilizar los procesos comerciales
- mejorar la velocidad de las comunicaciones internas
- gestionar mejor los calendarios del equipo comercial
- mantener toda la documentación de la empresa en un lugar seguro y accesible
- y por supuesto, reducir costes informáticos básicamente en dos aspectos
� eliminando infraestructuras que tengamos que mantener nosotros
� cambiando el sistema de licencias informáticas, que hasta ahora ha producido excesivos
costes y gestión
Dado que nuestra actividad poco tiene que ver con la informática, queríamos que el nuevo sistema integrado
fuese familiar y fácil de usar, de forma que la decisión ha sido optar por Office 365 como plataforma de
comunicaciones, movilidad y colaboración.
Correo, Calendario y Contactos
Las cuentas de correo de Office 365 nos proporcionan hasta 25GB de cuota para cada trabajador, y nos
permite acceder desde el cliente Outlook 2007 o 2010, desde un navegador con Outlook Web Access (la
versión web de Outlook) o bien desde cualquier dispositivo móvil, sea PC, Mac o smartphones como iPhone,
Blackberry, Android o Windows Phone, lo que nos ofrece también una capacidad de trabajo desde cualquier
lugar.
Con Outlook disponemos además del Calendario y Contactos, lo que ha hecho que podamos integrar
información importantísima para agilizar nuestros procesos internos.
Descubrir el potencial de los calendarios compartidos ha supuesto para nuestra empresa un avance
importantísimo, ya que nos permite mejorar nuestra organización comercial conociendo la disponibilidad y
ubicación de cada uno de los comerciales.
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Al principio nos costó un poco cambiar el hábito de trabajo, ¡pero ahora no lo cambiamos por nada! Un
pequeño cambio ha supuesto un enorme beneficio.
También hemos podido olvidarnos del peligro del SPAM de correo, ya que todo nuestro correo se encuentra
protegido con Forefront Online para Exchange. La seguridad corre a cargo de Microsoft.
Comunicaciones con Lync
Como ya comentábamos, algunos de nuestros empleados ya utilizaban sistemas para mensajería instantánea
(Messenger) o para comunicaciones de voz y video con Skype.
Descubrir Lync Online dentro de Office 365 ha supuesto para nosotros dar un enorme paso adelante en
agilidad y mejora de la colaboración interna.
Con Lync podemos escoger entre diversos “canales” de comunicación según lo que necesitemos comunicar.
Así que hemos comenzado a usar muy activamente la Mensajería instantánea (chat), las comunicaciones por
voz y video entre empleados y también con personas externas (clientes y proveedores) y un potencial que
acabamos de descubrir tal como la compartición remota de escritorio y aplicaciones, estemos dentro o fuera
de nuestra empresa.
Esta posibilidad de compartición remota ha modificado en parte nuestros métodos de trabajo, ya que ha
posibilitado la reducción de un gran número de desplazamientos de nuestros comerciales, especialmente en
visitas de bajo valor añadido.
Esto lo hemos conseguido realizando conferencias en línea con voz, video y la posibilidad de compartir
documentos como presentaciones, propuestas o presupuestos.
Nuestros clientes y proveedores lo agradecen por su agilidad al no robarles más tiempo del imprescindible y
sin que tengan que desplazarse de su oficina.
Y para nuestro equipo comercial ha supuesto una enorme reducción de desplazamientos y la posibilidad de
corregir presupuestos y otros documentos de forma inmediata.
En cuanto tengamos un poco de tiempo queremos analizar con profundidad el ahorro de costes que nos ha
supuesto.
Además, los empleados que usaban Messenger no han perdido sus contactos gracias a que Lync también se
sincroniza con usuarios de Windows Live y Messenger.
Y en breve también dispondremos de Lync en nuestros smartphones con Windows Phone.
Edición de documentos
Con las Office Web Apps (la versión gratuita y online de Office), Office 365 nos permite seguir trabajando en
nuestros documentos corporativos incluso sin disponer de Office instalado en el ordenador.
Podemos crear, editar, revisar documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) desde un
navegador y de forma totalmente segura disponiendo solamente de una conexión a Internet.
Las Office Web Apps disponen de una interfaz prácticamente idéntica a la de Office, además de que los
documentos conservan totalmente su aspecto, por lo que no supone ningún trauma para los empleados
utilizar esta versión.
De la misma forma, con nuestros nuevos terminales Windows Phone podemos acceder, crear o editar los
mismos documentos con una experiencia similar
Con este cambio hemos conseguido racionalizar la compra de licencias de Office, especialmente para
aquellos trabajadores que lo usan de una forma menos intensiva, ofreciendo una experiencia casi idéntica
aunque con funcionalidades más reducidas.
Ah!, y además no tenemos que preocuparnos si editamos el mismo documento al mismo tiempo varias
personas, porque Office 365 permite la edición simultánea de documentos, visualizando quién está haciendo
los cambios en el documento, ¡en tiempo real!
Sitios web y colaboración
Nuestra siguiente pregunta fue ¿y dónde almacenamos los documentos de forma segura y accesible?
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Microsoft Office 365 como solución “en la nube”, nos ofrece el almacenamiento como un servicio base, pero
además lo hace a través de SharePoint Online, una de las plataformas de gestión del conocimiento mejor
avaladas de la industria, y que hasta ahora por costes y dimensiones era inaccesible para empresas como la
nuestra.
Con SharePoint Online podemos crear espacios web de trabajo donde archivar todos los documentos que
necesitemos, compartirlo con nuestros compañeros y proteger mediante permisos. A partir de ahora ya
trabajaremos con un sistema en que los documentos se archivan en un repositorio único, donde podemos
colaborar en la edición de documentos o aportando nuevos a un espacio ya creado, comunicarnos en estos
espacios mediante Lync de forma integrada y muchas más funcionalidades. Y todo ello sin necesidad de
instalar nada en mi ordenador, solamente con un navegador y una conexión a Internet.
Sin duda alguna, SharePoint Online ha supuesto para nuestra Pyme un salto adelante en cuanto a
metodologías de trabajo, acceso a la información (especialmente en movilidad), colaboración entre equipos
y, muy importante, la seguridad de nuestra información.