Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku

Ekonomski fakultet u Osijeku

Diplomski studij

Projektni rad iz kolegija

Reinžinjerstvo poslovnih procesa (BPR)

Naslov rada:

Reinžinjerstvo procesa nabave na primjeru tvrtke

Zvečevo d.d.

Izradile:

Mirković, Monika

Šarić, Branka

Osijek, travanj 2010.

SADRŽAJ

1. Uvod 2

2. Osnovne informacije o tvrtci 3

3. Organizacijska struktura 4

4. Proces nabave 7

5. Prijedlog za poboljšanje procesa nabave 12

6. Zaključak 15

Literatura 16

1. UVOD

Seminarski rad predstavlja tvrtku Zvečevo d.d., njezinu organizacijsku strukturu u kojoj je

vidljiva međusobna povezanost pojedinih poslovnih funkcija i odjela. Cilj je upoznati čitatelja

s osnovnim poslovanjem tvrtke Zvečevo d.d., te na temelju praktičnog primjera prikazati

reinženjering poslovnih procesa, u ovom slučaju, procesa nabave.

Zvečevo d.d., tvrtka je koja ima svoj identitet, samostalnost, individualnost i kolektivnu

snagu. Poznata je tvrtka koja je na domaćem tržištu te na tržištu susjednih zemalja izgradila

čvrstu poziciju, zahvaljujući svojim snažnim trgovačkim markama čokolade. Kako bi zadržala

dobru pozicioniranost na tržištu potrebno je stalno ulaganje kako u inoviranje proizvoda,

zadovoljstvo kupaca, tako i u poboljšanje pojedinih poslovnih procesa. Reinženjering procesa

nabave jedan je od načina takvog poboljšanja.

Rad je strukturiran na način da daje detaljan pregled poglavlja, koji polaze od opisa poduzeća,

kratkog prikaza poslovanja (vizija, misija, ciljevi i politika poduzeća). Nakon upoznavanja s

strukturom poduzeća, bit će opisan proces nabave, te prijedlozi za poboljšanje s popratnim

grafičkim dijagramima.

Literatura korištena u izradi seminarskog rada sastoji se od web izvora, te prikupljenih

podataka slanjem e-mail upitom i radom u Zvečevu d.d. preko studentskog servisa.

2. OSNOVNE INFORMACIJE O TVRTCI

Današnje Zvečevo d.d. proizašlo je iz tvornice jakih alkoholnih pića Stock cognac Medicinal

koja je osnovana 1921. što ukazuje na dugu tradiciju i iskustvo u proizvodnji. Značajniji

datumi u poslovanju tvrke su godine 1934. kada je poznata švicarska tvrtka Nestlé ponudila

ugovor Stocku o najmu postrojenja za proizvodnju čokolade i bombona, te 1951. kada

tvornica počinje poslovati pod nazivom Zvečevo koje se zadržalo sve do danas. 1993. godine

Zvečevo postaje dioničko društvo.

Osnovna djelatnost jest proizvodnja alkoholnih pića i konditorskih proizvoda, te mliječnih

proizvoda. Od alkoholnih pića najpoznatiji brendovi su: Barun, Trenk, Jubilarni Brandy,

Pelinkovac, dok se među konditorskim proizvodima ističe: Mikado, Samo ti, Volim te, Braco

i Seka, Saporo, te Mond i Super. Proizvod Barun nosi znak HRVATSKA KVALITETA, a

Mikado i vinjak Trenk znak IZVORNO HRVATSKO.

Tri osnovna načela odgovornosti poslovanja, koje ističu u tvrtci Zvečevo d.d. su održivost,

odgovornost i transparentnost. Misija tvrtke je svojom proizvodnjom i prodajom kvalitetnih

proizvoda zadovoljiti i nadmašiti očekivanja kupaca te ostvariti profit na zadovoljstvo

zaposlenika i dioničara. Strategija poslovanja orjentirana je na širenje asortimana,

modernizaciju ambalaže i osvajanje novih izvoznih tržišta. Vizija Zvečeva je postati vodeći

regionalni proizvođač konditorskih proizvoda i jakih alkoholnih pića prepoznatljiv po

tradicionalno kvalitetnim proizvodima. Cilj tvrtke je svojim proizvodima pridonijeti očuvanju

ljudskog zdravlja, zaštiti okoliša i poboljšanju kvalitete života.

Politika kvalitete predstavlja osnovu poslovanja i unapređenja tvrtke. Visoka razina sustava

kvalitete osnova je uspješnog poslovanja te jamstvo zadovoljstva kupaca. Planovi tvrtke

temelje se na novom velikom investicijskom ciklusu modernizacije proizvodnje kako bi tvrtka

bila konkurentna na domaćem i inozemnom tržištu. Osiguranje upravljanja kvalitetom

provodi se prema normi ISO 9001:2000, a trajno osiguranje zdravstvene ispravnosti

proizvoda provodi se na načelima HACCP (HAZARD ANALYSIS AND CRITICAL CONTROL

POINT) .

Dokaz svakodnevne brige o kvaliteti proizvoda i zadovoljstvu potrošača pokazuje izjava

predsjednika uprave: „Ako već sutra ponudimo tržištu niz novih proizvoda, bit će to samo

odraz brige za potrošača i rezultat stalno prisutne dinamike rada, što je uvjet da naš znak

zauvijek ostane znak tradicije, kvalitete i povjerenja potrošača. Naša najveća nagrada

nesumnjivo je povjerenje potrošača i njihova čvrsta privrženost našim proizvodima. Zato

ulažemo napore prema cilju: samo je najbolje dovoljno dobro!“

3. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

GLAVNA SKUPŠTINA –

PREDSJEDNIK

NADZORNI ODBOR –

PREDSJEDNIK

UPRAVA

PREDSJEDNIK UPRAVE

POMOĆNIK UPRAVE ZA

FINANCIJE I

KOMERCIJALNE POSLOVE

POMOĆNIK UPRAVE

ZA TEHNOLOGIJU

ODJEL INVESTICIJA,

RAZVOJA I KONTROLE –

DIREKTOR

PROIZVODNO-

TEHNOLOŠKI SEKTOR

SEKTOR KOMERCIJALE I

MARKETINGA –

IZVRŠNI DIREKTOR

FINANCIJSKO-

RAČUNOVODSTVENI

SEKTOR – DIREKTOR

PRAVNI I OPĆI

POSLOVI -

RUKOVODITELJ

KONTROLA -

VODITELJ KONTROLE

INVESTICIJSKO

ODRŽAVANJE -

RUKOVODITELJ

RAZVOJ NOVIH

PROIZVODA -

NOSITELJ PROJEKATA

RAZVOJA

TVORNICA

KONDITORSKIH

PROIZVODA -

DIREKTOR

TVORNICA

ALKOHOLNIH PIĆA -

DIREKTRO

TVORNICA

MLIJEČNIH

PROIZVODA -

DIREKTOR

ODRŽAVANJE I

ENERGETIKA -

RUKOVODITELJ

MARKETING -

DIREKTOR

PRODAJA -

DIREKTOR

NABAVA -

DIREKTOR

FINANCIJE -

RUKOVODITELJ

RAČUNOVODSTVO -

RUKOVODITELJ

TRANSPORT -

RUKOVODITELJ

SKLADIŠTA I

TRANSPORTA

ERC -

RUKOVODITELJ

Slika 1. Organizacijska struktura Zvečeva d.d.

Organizacija Zvečeva d.d. jest način povezivanja poslovnih funkcija u poduzeću. Ona je

uspostavljena formalno što znači da je rukovoditelj organizirao i rasporedio djelatnike na

određena radna mjesta na duže vremensko razdoblje. Zvečevo d.d. u svom poslovanju nastoji

ostvariti svoj cilj, dakle uspješno poslovanje, te osiguranje položaja na tržištu i mogućnost

osvajanja novih, putem strategije koja koristi određenu tehnologiju, i zato pomno bira lokaciju

smještanja poslovnica i proizvodnih pogona i poštuje načela ekonomičnosti, rentabilnosti i

likvidnosti.

Poslovne funkcije investicija, razvoj i kontrole, proizvodnog sektora, komercijale i

marketinga, financijsko-računovodstvenog sektora te odjel općih i pravnih poslova

međusobno su umreženi, povezani i odgovorni odjelu uprave. Svaki od njih ima podfunkciju

koja obavlja specifične dijelove poslovanja. Uprava, na čelu sa predsjednikom ima pomoćne

odjele čiji su voditelji pomoćnik za tehnologiju i pomoćnik za financije i komercijalne odjele.

Na vrhu hijerarhije nalaze se glavna skupština i nadzorni odbor koji preuzimaju cjelokupno

upravljanje tvrtkom. Funkcija proizvodnje računalno je opremljena i omogućuje kvalitetan

unos, obradu i izvješćivanje uprave i sektora komercijale o svakodnevnoj proizvodnji. Dakle,

komunikacija postoji, ali ne bi bilo na odmet osuvremeniti opremu koja je zaposlenima

trenutačno na raspolaganju, tj. izgradnja informacijskog sustava bi, između ostaloga, značila

modernizaciju hardvera i uvođenje novijih softverskih alata.

Organizacijska struktura Zvečevo d.d.

Od

jel

inve

sticija

,

razvo

ja i

ko

ntr

ole

Pro

izvo

dn

o-

teh

no

loški

se

kto

r

Se

kto

r

ko

me

rcija

le i

ma

rke

tin

ga

Fin

an

cijs

ko

-

raču

no

dvo

dstv

en

i se

kto

r

Up

rava

Definiranje

strategije

poslovanja

Kontrola,

investicije i

razvoj

Tvornica

konditorskih

proizvoda

Tvornica

alkoholnih pića

Tvornica

mliječnih

proizvoda

Održavanje i

energetika

Nabava Prodaja Marketing Transport

Financije Računovodstvo

Analiza i

upravljanjeizvješćivanje

izvješćivanje

Slika 2. Plivaće staze organizacijske strukture Zvečeva d.d.

Odgovornosti i tokovi izvješća unutar i između odjela prikazani su Slikom 3. Zbog

ograničenja alata MS Visio, nisu prikazani pomoćni odjeli uprave, kao ni odjel pravnih i

općih poslova.

4. PROCES NABAVE

Proces nabave, kao i svaki proces, predstavlja interakciju ljudi, opreme, metoda i kontrola u

cilju ispunjenja sljedećih osnovnih zadaća: izvršavanje poslova vezanih za nabavu roba

(usluga), donošenje odluka vezano za proces nabave, plaćanje i prijema robe, plaćanje prema

dobavljačima, te priprema internih i ekstranih izvješća.

Polazeći od prethodno navedenih zadaća vidljivo je kako je proces nabave povezan s ostalim

poslovnim procesima. Sam proces nabave može se opisati na sljedeći način:

• skladište(a) dostavlja zahtjev za nabavu sirovina odjelu nabave,

• odjel nabave provjerava primljene zahtjeve i sastavlja narudžbu,

• komercijala provjerava i odobrava sastavljene narudžbe odjela nabave,

• komercijala informira odjel nabave o slanju narudžbe,

• odjel nabave šalje narudžbu(e) dobavljaču,

• dobavljač potvrđuje ili odbija isporuku naručenog materijala/sirovine,

• dobavljač isporučuje materijal/sirovinu,

• roba se prima u skladištu koje je iniciralo nabavu

• na mjestu prijema radi se provjera primljene robe (usklađivanje narudžbe i

otpremnice od dobavljača) i ukoliko se pojave odstupanja tj. razlike pravi se dodatni

dokument kojim se i dobavljač informira o utvrđenim razlikama,

• odjeli komercijale i nabave se informiraju o prispijeću robe u skladište kao i o

eventualnim razlikama između naručenog i isporučenog,

• odjel računovodstva se informira o prispijeću robe (kopija otpremnice), kao i o

eventualno utvrđenim razlikama,

• dolazi faktura od dobavljača u odjel računovodstva,

• faktura se knjiži u knjigovodstvenim evidencijama (Salda Konta, Glavna knjiga i sl.),

• komercijalni sektor potvrđuje fakturu i šalje je odjelu uprave na konačno odobrenje

za plaćanje, posebice ukoliko je riječ o većim iznosima,

• izvršava se plaćanje prema dobavljaču,

• plaćanje se evidentira u knjigovodstvenim evidencijama (Salda Konta, Glavna knjiga

i sl.).

Nakon detaljnog opisa procesa nabave koji će biti prikazan dijagramom pomoću alata MS

Visio, potrebno je definirati ključne sudionike u procesu nabave. Proces polazi od osobe koja

utvrđuje potrebu za nabavkom određene sirovine ili materijala (voditelj skladišta). Odgovorna

osoba unutar odjela nabave sastavlja narudžbu koja se šalje dobavljaču, te isto tako voditelj

komercijale ili osoba unutar odjela komercijale koja je zadužena za odjel nabave odobrava ili

neodobrava narudžbu. Kako je sektor komercijale nadređen odjelu nabave, prodaje, odjelu

izvoza i odjelu istraživanja tržišta logično je zaduženost pojedine osobe za svaki odjel. U

procesu nabave uključene su osoba/osobe iz računovodstva koje knjiže primljene fakture i

brinu o podmirenju plaćanja prema dobavljačima. Također, pojavljuju se dobavljači kao jedini

vanjski sudionici.

U nastavku seminara biti će prikazan opisan proces EPC dijagramom i Cross Funcional

Flowchart (plivaće staze).

Zahtjev za

nabavu

Provjeravanje

primljenih

zahtjeva

Sastavljanje

narudžbe

Stanje na

skladištu

Zahtjev za

provjerom

narudžbe

Narudžba nije

odobrena

Narudžba je

odobrenaV

Obrazloženje

odbijanja

Narudžba

odbijena

Provjeravanje

narudžbe

Slanje

narudžbe

dobavljaču

V

Narudžba

odbijena

Narudžba je

prihvaćena

Traženje

novog

dobavljača

Isporučivanje

materijala

Zaprimljen je

materijal u

skladište

Podaci s

narudžbe i

otpremnice

Informiranje

svih odjela o

prispjeću

narudžbe

Plaćanje

dobavljaču

Faktura je

plaćena

Račun i

popratna

knjigovodstva

Evidencija

skladišnih

primki

Uključuje kvantitativnu i

kvalitativnu provjeru

naručenog i zaprimljenog

Slika 3. EPC dijagram procesa nabave

Naručivanje sirovine/materijalaV

od

ite

lj

na

ba

ve

Vo

dite

lj

ko

me

rcija

leD

ob

avlja

čR

aču

no

vo

đa

Vo

dite

lj

skla

diš

ta

Definiranje

zahtjeva za

nabavom

Provjera primljenih

zahtjeva

Sastavljanje

narudžbe

Provjeravanje

narudžbe

Narudžba nije odobrena

Prekid procesa

nabave

Slanje

narudžbe

Narudžba

je

odobrena

Isporuka

materijala

Narudžba

je

prihvaćena

Narudžba

nije

prihvaćena

Zaprimanje

materijala

Plaćanje

dobavljačuKnjiženje (KUF)

Evidencija o stanju

zaliha

Ako narudžba nije

prihvaćena odjel nabave

šalje narudžbe drugim

dobavljačima

Slika 4. Plivaće staze procesa nabave

Prednost postojećeg tijeka nabave je u postojanju detaljne provjere svakog koraka u tom

procesu čime se izbjegava mogućnost pogreške. Međutim, ta prednost je ujedno i nedostatak

jer zahtjeva puno vremena, uključuje dosta sudionika koji nemaju velike ovlasti te za svaku

odluku moraju dobiti potvrdu od nadređenog odjela. Taj problem može se riješiti

delegiranjem ovlasti na niže razine i uvođenjem sustava koji u svakom trenutku nudi uvidu u

stanje zaliha i potrebu za naručivanjem novih materijala. Dakle, problematično je fizičko

prenošenje dokumenata unutar organizacije što se može riješiti računalnom aplikacijom.

Također, definiranje manjeg broja sudionika, isključivo onih koji su direktno uključenu u

proces nabave, može se ubrzati njegovo odvijanje.

Optimalan, sposoban i stabilan proces nužan je uvjet u postizanju kvalitete poslovanja. Stoga

ćemo u nastavku predložiti poboljšanje procesa nabave kako bi se korektivnim radnjama u

tijeku naručivanja poboljšala dinamika cijelog sustava poslovanja.

5. PRIJEDLOG ZA POBOLJŠANJE PROCESA NABAVE

Cilj reinžinjeringa procesa nabave jest učiniti ga bržim, boljim i efikasnijim. Prioritet je

odgovoriti na ključna pitanja: gdje smo sada i kako se stvari trenutno odvijaju, te gdje želimo

biti i kako bismo htjeli da se stvari odvijaju u budućnosti. To znači kako je potrebno ukloniti

nepotrebne fizičke tokove podataka o utrošku osnovnih i drugih materijala, zalihama,

mogućnostima nabave, a u svrhu održanja kvalitete usluga te smanjenja troškova poslovanja.

Informacijski podsustav nabavnoga poslovanja treba biti projektiran tako da omogućuje

integralni pristup obradi i praćenju nabave materijala, vođenju zaliha materijala na skladištu,

sitnoga inventara u upotrebi i financijskom knjigovodstvu dobavljača u okviru Zvečeva d.d..

Tako oblikovan sustav, temeljen na internetu kao osnovnom komunikacijskom kanalu,

obećava velika unapređenja u procesu planiranja i provedbe protoka materijala, te

cjelokupnog procesa nabave.

Prijedlog je stvoriti bazu podataka kojoj bi svi odjeli (skladište, proizvodnja, prodaja) imali

pristup te u realnom vremenu imali mogućnost unositi stanja zaliha i već prema njima

definirati zahtjeve za narudžbom. Ti zahtjevi bi se pohranjivali u bazi podataka i automatski

bi bili na raspolaganju odjelu nabave koji bi njima upravljao. Tako bi se riješio problem

provjere voditelja nabave stvarne potrebe za narudžom koju je definirao npr. voditelj skladišta

materijala, te bi se uklonio problem nepotrebne i usporavajuće pisane dokumentacije. Odjel

nabave upravljao bi narudžbama koje se šalju dobavljaču, te bi se nakon njezina

prosljeđivanja, ona evidentirala u istoj bazi podataka, što bi konačno bilo vidljivo i ostalim

sudionicima procesa. Time bi bio eliminiran problem kompliciranog izvještavanja svakog

odjela posebno. Nakon evidentiranja prispijeća materijala i usklađivanja, narudžba bi dobila

status – isporučeno, te bi se temeljem tih informacija automatski kreirala obavijest za

dobavljača. Faktura bi također bila digitalnog oblika i automatski bi se prihvaćala u bazi.

Plaćanje bi se, također, moglo obaviti elektroničkim putem i automatski bi se evidentiralo u

bazi plaćanja. Računovodstvo bi trebalo samo inicirati knjiženje tih informacija u svom

sustavu. Knjiženje se također provodi automatski na osnovu unaprijed prijavljenih pravila

knjiženja. Konačno, svi koji su autorizirani za pristup informacijama u bazi, uvijek ih i imaju

na raspolaganju i znaju u kojoj je fazi proces narudžbe i kada je završen.

Prednosti bi bile višestruke: stvorena je osnova za efikasno uspostavljanje i izvršavanje

nabavnih politika; skraćivanje procesa nabave kroz elektroničku narudžbu prema dobavljaču;

maksimiziranje zadovoljstva krajnjih korisnika kroz implementaciju jednostavnog kreiranja,

nadgledanja i praćenja narudžbi; maksimiziranje transparentnosti procesa; minimiziranje

troška nabave smanjivanjem broja aktivnosti; minimiziranje telekomunikacijskih troškova,

obrazaca, papira itd.

Aktiviranje

aplikacije

Identifikacija

korisnika

Korisničko ime

i lozinka

V

Identifikacija

nije

uspješna

Identifikacija

je

uspješna

Aplikacija za unos za

unos zahtjeva za

narudžbom

Unošenje

zahtjeva

Kvantitativni

podaci o

materijalu koji

nedostaje na

zalihi

Ovisno o odjelu u kojem je

sudionik zaposlen

Pohrana

zahtjeva

Obrada

narudžbe

Slanje

narudžbe

V

Narudžba je

odbijena

Narudžba je

prihvaćena

Traženje

novog

dobavljača

Isporučivanje

materijala

Zaprimljen

materijal u

skladište

Faktura je

plaćena

Aplikacija za

plaćanje i

knjiženje

Slika 5. EPC dijagram poboljšanog procesa nabave

Poboljšani proces naručivanja sirovina/materijalaD

ob

avlja

čR

aču

na

loO

dje

l n

ab

ave

Od

jeli

(skla

diš

te,

pro

izvo

dn

ja,p

r

od

aja

)

Definiranje

zahtjeva za

nabavom

Identifikacija

korisnika

Identifikacija

je

uspješna

Identifikacija

nije

uspješna

Prekid

procesa

nabave

Identifikacija nije uspješna

Baza

podataka

Obrada narudžbe Slanje narudžbe

Narudžba

nije

prihvaćena

Narudžba

je

prihvaćena

Isporuka

materijala

Ako narudžba nije

prihvaćena odjel nabave

šalje narudžbe drugim

dobavljačima

Zaprimanje

materijala

Fakturiranje,

knjiženje i

plaćanje

dobavljaču

Slika 6. Plivaće staze poboljšanog procesa nabave

6. ZAKLJUČAK

Proces nabave u tvrtci Zvečevo d.d., prikazan u seminarskom radu, nije na zadovoljavajućoj

razini i pokazuje potrebu za unapređenjem i poboljšanjem. Stoga je ponuđen prijedlog, koji u

središte stavlja tehnologiju, odnosno računalnu aplikaciju povezanu s bazom podataka koja

automatizira i ujedinjava sve procese vezane za naručivanje materijala, robe...

Reinženjering poslovnih procesa postaje nužan svakom poslovnom subjektu koji želi pratiti

zahtjeve tržišta i tehnologije. Detaljno promatranje postojećih procesa, analiza i njihova

poboljšanja donose višestruke prednosti u smislu poslovnih rezultata, brzine poslovanja,

smanjenja troškova, te konačno, zadovoljstva kupaca.

LITERATURA

[1] Kalčić V., eCatalog kao dio eProcurement inicijative u Plivi, Pliva Hrvatska d.o.o.,

http://www.sap.com/croatia/about/events/2006/worldtour/pdf/05a_eCatalog%20kao%

20dio%20eProcurement%20inicijative%20u%20Plivi_Vladimir%20Kalcic_PLIVA.pd

f , 13.04.2010.

[2] Tomić D., Modeliranje poslovnih procesa, Ekonomski fakultet u Mostaru,

http://www.sve-mo.ba/ef/materijal_2009-10/RIS_3_PE/RIS_21102009_2.pdf ,

13.04.2010.

[3] Tomić D, Markić B., Modeliranje poslovnih procesa – proces nabave, Ekonomski

fakultet u Mostaru, www.sve-mo.ba/ef/down/drtom/fris_literatura/RIS__LANAK_4.DOC ,

13.04.2010.

[4] Topić G., Osiguravanje i povećanje kvalitete ovladavanjem procesa proizvodnje –

nadzor, mjerenje i simulacije procesa tehnologijom Petrijevih mreža, Ericsson Nikola

Tesla d.d., Zagreb, http://kvaliteta.inet.hr/e-quality/prethodni/16/Topic_G_rad.pdf ,

13.04.2010.

[5] Zvečevo d.d., http://www.zvecevo.hr , 13.04.2010.