presupuesto: 10 tips para no morir en el intento

PRESUPUESTO

1 0 T I P S PA R A N O M O R I R E N E L I N T E N TO

César Meza Mont – Marketing & Content Lab – mu.com.pe

1 A L I N E A E L P R E S U P U E S T O C O N L O S O B J E T I V O SD E L N E G O C I O, P R OY E C TO, I N I C I AT I VA


1. ALINEA EL PRESUPUESTO CON LOS OBJETIVOS DEL NEGOCIO O PROYECTO• Permite justificar la necesidad del gasto o inversión, y ayuda en la

toma de decisión de quien dará los fondos o autorizará el desembolso.• Presupuesta tanto gasto como ingresos, recuerda que todo gasto o

inversión debe estar asociado a resultados. • Recuerda que se puede valorizar monetariamente todo resultado

esperado, para medir el éxito del proyecto o negocio.• Si no logras alinear el gasto o inversión con los objetivos, descarta el

presupuesto.


2 I D E N T I F I C A LO S R E C U R S O SD E TA L L A TO D O L O Q U E N E C E S I TA S


2. IDENTIFICA LOS RECURSOS

• Haz un listado de todo lo que necesitas.

• Organiza el listado por categorías. Por ejemplo: Gastos de Marketing, Producción, Organización de evento.

• Muchos proyectos ya cuentan con un presupuesto estimado previamente, consulta el monto disponible.

• Uno de los recursos que se subestiman son las horas-hombre (horas-mujer), verifica la cantidad de personas responsables y el valor de su trabajo.

• Verifica qué recursos son activos de largo plazo (máquinas, computadoras o laptops, equipos audiovisuales, entre otros); son tratados contablemente de manera diferente.


3 G E N E R A C I Ó N D E I N G R E S O STA M B I É N E S PA R T E D E L P R E S U P U E S T O


3. GENERACIÓN DE INGRESOS

• La parte más importante de un presupuesto es la generación de ingresos, entiéndase VENTAS, ya sea de un producto o servicio.

• Las ventas están fundamentadas en la simple ecuación PxQ (Precio por cantidad).

• El precio (P) se determina por tipo de producto o servicio, normalmente asociado a una unidad de medida. Por ejemplo: 2 soles x tasa de café / 20 soles x metro cuadrado / 10 soles x hora trabajada.

• La cantidad (Q) es la cantidad de unidades de medidas en un período determinado de tiempo. Ejemplo, total de tazas de café a vender en un mes.

• Se recomienda encontrar una unidad de medida que sea usual en el mercado, para poder compararse.

• Importante: El precio dependerá si se trata de un producto muy diferenciado, o orientado a grandes masas.


4 G A S T O S D E L P R O Y E C T OL O J U S TO Y N E C E S A R I O


4. GASTOS DEL PROYECTO

• Luego de identificar todos tus recursos necesarios para el proyecto, haz el ejercicio de imaginar la ejecución y quienes participan en el éxito del mismo. ¿Te faltó alguien o algo en tu listado de recursos necesarios para el proyecto?

• Determina qué recursos representarán gastos fijos y variables. Los fijos son los que se mantienen estables, sin importar si se vende mucho o poco. Los variables dependen de la variable Q (cantidad) de ventas o producción, dependiendo si eres producto o servicio.

• Un gasto fijo puede ser la remuneración del personal, los gastos de seguros o alquileres.

• Un gasto variable los insumos para producir materiales, o gastos de ventas.

• Asume todo los gastos asociados estrictamente al proyecto para medir su real viabilidad.


5 O R G A N I Z A U N F L U J OD E I N G R E S O S Y E G R E S O S


5. ORGANIZA UN FLUJO

• Organiza el listado de recursos con fechas estimadas de desembolso. Puede ser por semana o mes del año.

• Organiza un flujo semanal o mensual, separando ingresos y egresos.

• Determina el resultado del ejercicio por periodo (ingresos menos egresos), para determinar el monto a financiar mensualmente.


6 H A Z S E G U I M I E N T OC O M PA R A E L P R E S U P U E S TO V S . L O R E A L E J E C U TA D O


6. HAZ SEGUIMIENTO

• Define un periodo de evaluación de lo ejecutado (gasto real) versus lo presupuestado. Dependerá de la iniciativa, proyecto o unidad de negocio.

• Identifica puntos de mejoras en el presupuesto, y actualiza la información para el próximo presupuesto.

• Planifica una extensión de presupuesto. Si identificas incrementos de recursos por modificaciones en el proyecto o negocio; documéntalos para justificar a tiempo un incremento de presupuesto, o en su defecto la modificación del entregable final.


7 E S C E N A R I O SP L A N I F I C A D I F E R E N T E S R E S U LTA D O S


7. ESCENARIOS

• No asumas que venderás 20, cuando crees que serán 15, aunque hay estudios que indican 10. Hablamos de escenarios: optimista, moderado y pesimista, la forma más tradicional de mostrar opciones de ingresos, y tener un intervalo de acción.

• Asocia los gastos a los escenarios de ingresos o resultados. Son los gastos variables, asociados a la cantidad (Q) los que modifican el estimado por escenario. Algunos fijos podrían variar, sobretodo en temas de alquileres o contratación de terceros.

• Se recomienda exponer siempre el escenario moderado, se aprecia más superar metas que quedarse corto en las metas.


8 P I D E R ET R O A L I M E N -TA C I Ó ND I F Í C I L M E N T E T R A B A J A S S Ó L O


8. PIDE RETROALIMENTACIÓN

• Si estás dentro de una empresa, consulta con tus colegas y revisa los recursos que los involucre. Revisa si las cifras que has considerado se ajustan a la realidad.

• La definición de los ingresos responden a varios criterios: mercado, margen sobre costos, o precio objetivo (fijado en concurso).

• Si cuentas con área de finanzas en tu empresa, haz la consulta sobre tus estimaciones, y revisa si tu presupuesto se ajusta a los estándares de la empresa.


9 I N D I C A D O R E S D E É X I T OI M P O R TA N T E S PA R A V E N D E R T U P R O P U E S TA


9. INDICADORES DE ÉXITO

• Uno de los indicadores más comunes es el denominado margen operativo (MO). Se calcula restando las ventas o ingresos (I), restando el costo de ventas o de producción (C), y luego restando los gastos de administración y ventas., llamados gastos operativos(GO).

– VENTAS (I) – COSTO DE VENTAS (CV) = UTILIDAD BRUTA (UB) [$100 – $50 = $50]

– UTILIDAD BRUTA – GASTOS OPERATIVO (GO) = UTILIDAD OPERATIVO (UO) [$50 - $40 = $10]

– UTILIDAD OPERATIVA (UO) / VENTAS (V) = MARGEN OPERATIVO (MO) - [$10/$100 = 0.10 = 10%]

• Periodo de recupero. Número de meses o semanas en la que voy a recuperar el monto invertido. – INVERSIÓN INICIAL = 10,000

– UTILIDAD OPERATIVA MENSUAL = 1,000

– PERÍODO DE RECUPERO = 10 meses

• Beneficio Neto = total de INGRESOS menos total de GASTOS. • Valor Presente Neto = VPN. Es el valor actual de los flujos de beneficios o caja futuros descontados a una

tasa de interés o de riesgo. (importante para valorar tu proyecto cuando se proyecta o presupuesta por más de un año).


1 0 O R G A N I Z A T U E X C E LL O B Á S I C O PA R A O R G A N I Z A R T E


10. ORGANIZA TU EXCEL

• MICROSOFT EXCEL es y será por los próximo años la herramienta por excelencia para tus flujos y cálculos financieros.

• Consolida los recursos en tablas que sirvan de fuentes para las fórmulas.

• Organiza tu listado de recursos en una única hoja que permita la creación de tablas dinámicas.

• Usa fórmulas y nombra celdas como la tasa de interés, tipo de cambio, tipo de cambio, entre otras variables que deban ser usadas con más regularidad.


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