Présentation du BEP B.E.P. M.S.A.

(Métiers des Services Administratifs)

Forme ponctuelle

Circulaire d’organisation du Brevet d’Études Professionnelles Métiers des Services Administratifs - SESSION 2011 -

Référence : B.O. spécial n° 9 du 15 octobre 2009

CALENDRIER DES ÉPREUVES

DatesHoraires/

DuréeEpreuves

Coef. Nature

Lundi 30 Mai 2011

8h30 à 11h 30

EG1 – Français et Histoire-Géographie- éducation civique (l’épreuve comporte deux parties) 6 Écrite

14h00 à 15h00

EG2 – Mathématiques4 Écrite

Mardi 31 Mai 2011

10h30 à 11h30

EP2 – Prévention Santé Environnement1* Écrite

13h00 à 14h00

EP2 – Culture professionnelle6 Écrite

À l’initiative de chaque académie

Durée 40 mnEP1 – Pratiques professionnelles des

services administratifs6 Orale

* EP2 : coefficient de 7 dont 1 pour Prévention, santé, Environnement (PSE)

Les convocations des candidats, l'ordre de passage et l’accueil des candidats en salle de préparation incombent au chef de centre. La présence sur place d’une personne ressource est souhaitable.

Les Jurys se composent de 2 enseignants en

charge des enseignements

professionnels de spécialités

En début de journée, le jury s’accorde sur les thèmes de l’interrogation.Il vérifie que les conditions d’accueil permettent au candidat de réaliser les activités administratives proposées (poste de travail informatisé) ainsi que la simulation orale (espaces aménagés, banque d’accueil, simulateur téléphonique…).

La durée totale d'interrogation pour un candidat est au maximum de

40 minutes.

Les candidats disposent d’un temps de préparation de 20 minutes qui précède l’épreuve.

Les interrogations se dérouleront à la suite l’une de l’autre et avec le même jury pour chacun des candidats.

Il est souhaitable de prévoir un laps de temps suffisant à l’issue des

40 minutes d’interrogation pour permettre au jury d’évaluer la prestation

du candidat à l’aide de la grille.

Évaluer les compétences du candidat lors de la réalisation de 2 activités professionnelles caractéristiques du champ des

métiers des services administratifs.

L’une portant sur les compétences techniques et organisationnelles

et l’autre sur des compétences relationnelles.

Elle comporte 2 phases.

Les activités administratives à caractère technique et organisationnel

Il est demandé au candidat : • d’exécuter tout ou partie d’une ou plusieurs tâches, • de commenter et expliquer sa démarche, • d’effectuer une ou plusieurs vérifications des informations manipulées, • de procéder au contrôle de la qualité des productions et des résultats obtenus.

sont évaluées à partir d’un poste de travail informatisé adapté aux activités

proposées.

Les activités administratives à caractère relationnel en situation de communication orale.

Au cours de cette phase de l’épreuve, le candidat est amené à : • simuler tout ou partie de la situation de communication orale, • commenter et expliquer sa démarche, • vérifier l’efficacité de sa communication, • procéder au contrôle de la qualité de ses prestations et des résultats obtenus.

Respect de consignes de

travail, de règles, de

procédures

Pertinence de la démarche de traitement de

l’information suivie

Adaptation de la communication et du comportement

à la situation

Qualité de l’expression

orale et écrite

Qualité des documents

produits et des résultats obtenus

Efficacité dans l’utilisation des

outils et des technologies

Acquisition des premières bases d’une culture professionnelle.

Simulation d’une activité à caractère relationnel

Épreuve orale : 20 minutes

Exemple d’après le cas GÉANT CASINO

Situation d’accueil d’un visiteur

Les personnes en présence

Jeux de rôles réunissant :

Deux acteurs (jurys) : - le visiteur M. Talleyrand, fournisseur - le responsable des achats : M. Joubert

Le candidat chargé d’accueillir et d’orienter le visiteur après avoir prévenu M. Joubert de la visite

Les conditions matérielles

Banque d’accueil

À disposition du candidat :

- Liste des postes téléphoniques

- Cahier des visites

- Badges

- Plan des locaux Espace aménagé

- Charte d’accueil

- Agendas

- Fiches messages

Prévoir une cloison mobile : plusieurs intervenants dans des lieux différents

La mise en situation M. Talleyrand, fournisseur, se présente

à l’accueil. Il souhaite rencontrer le responsable des achats, M. Joubert.

Le candidat accueille le visiteur.

Il note son nom sur le cahier des visites,

lui remet un badge.

Il appelle M. Joubert, responsable des achats.

Il explique à M. Talleyrand comment se rendre jusqu’au bureau de M. Joubert. (orientation à l’aide du plan).

L’entretien d’explicitationQuestions posées par le jury pour amener le candidat à effectuer un retour critique sur sa prestation (réflexivité) :

- Analyse de l’écart entre ce qui a été demandé et ce qui a été réalisé : Qu’avez-vous dit au fournisseur qui n’était pas prévu dans la charte d’accueil ?

- Repérage d’une difficulté et analyse de la manière de la surmonter : Qu’est-ce qui vous a empêché d’orienter correctement M. Talleyrand dans un premier temps ? Comment avez-vous surmonté cette difficulté ?

- Analyse de ce qui, dans la situation, représente des variables et des invariants : Si M. Joubert n’avait pas pu recevoir tout de suite le fournisseur, qu’auriez-vous fait ? Si M. Talleyrand s’était présenté sans avoir de RDV, qu’auriez-vous fait ?

-Critique positive de la production réalisée en se mettant à la place de… : Si vous étiez M. Talleyrand, auriez-vous apprécié la façon dont l’accueil a été géré ?

- Instruction au pair ou au sosie : Vous changez de service. Vous accueillez votre remplaçant. Comment lui décrivez- vous cette activité pour qu’il puisse prendre votre suite ?

Autres simulations de communicationà partir du cas Casino

• M. Talleyrand n’a pas RDV. M. Joubert ne peut pas le recevoir.

• M. Talleyrand a RDV. M. Joubert, en réunion, peut le recevoir dans 10 minutes.

• M. Joubert est absent. M. Talleyrand qui a RDV demande à rencontrer le Directeur des ventes.

• M. Talleyrand prévient par téléphone qu’il est malade. Il demande le report du RDV la semaine prochaine.

• Un étudiant se présente à l’accueil. Il a RDV pour un stage avec le DRH.

• Un client mécontent appelle au sujet de produits périmés. Il veut parler à un responsable qui accepte de répondre.

Autres situations de communication

• Prise de rendez-vous à partir d’un agenda• Restitution d’un message à un supérieur hiérarchique• Transmission de consignes à un collègue• Prise en notes de consignes et restitution orale• Mise en attente d’un appel • Filtrage des messages • Orientation d’un visiteur vers un service à l’aide d’un plan• Accueil et prise en charge d’un visiteur dans l’attente de la

disponibilité de la personne avec laquelle il a RDV• Réservation d’une salle à partir d’un planigramme• Réponse à des demandes de renseignements sur les tarifs, les

horaires, les disponibilités… à partir de documents• …

Acquisition des premières bases d’une culture professionnelle.

Identifier les activités

propres aux services

administratifsCaractériser leur

contexte professionnel et

leur environnement

économique et juridique

Analyser les contributions de ses activités au fonctionnement du service ou de l’organisation.

-

3 - Analyser les contributions de ces activités au fonctionnement du service ou de l’organisation.

L’épreuve est organisée sous forme écrite.

Elle prend appui sur un dossier fourni au candidat présentant une ou plusieurs situations professionnelles caractéristiques des métiers des services administratifs (contexte, ressources, contraintes, consignes ou productions attendues) et de questions permettant d’évaluer la capacité du candidat à :

1 - Caractériser le contexte professionnel et l’environnement économique et juridique des services administratifs,

2 - Identifier les activités propres aux services administratifs,

Précision et rigueur de la caractérisation des organisations et des contextes professionnels

Pertinence de l’identification des activités propres aux services administratifs

Qualité de l’analyse des contributions de ces activités au fonctionnementdu service ou de l’organisation

Qualité de l’expression

écrite