Baseline Informatiehuishouding

Vereniging SOD, Sittard

Stadsarchief

26 april 2012

Gert Zwagerman

Programma

Introductie

Achtergronden van de baseline

Hoofdlijnen van de Baseline

Pauze

Voortzetting programma

Discussie aan de hand van stellingen

Afsluiting

Introductie

Even voorstellen……

Heb je al kennisgenomen van de Baseline?

Waar wil je vandaag meer over horen om morgen direct

mee te kunnen beginnen?

Digitalisering overheid ’90

(IKZ) Integrale kwaliteitszorg ’00 <

Inspectierapport ‘Dementerende Overheid’ ’05

- autonome groei overheidsinformatie

- ongecontroleerde aanwas

- oncontroleerbare aanwas

Baseline IKZ-DIV ’05

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid ’08 <

Rapport Algemene Rekenkamer

‘Informatiehuishouding van het Rijk’ ’10 <

Baseline informatiehuishouding provincies ‘09

Baseline informatiehuishouding gemeenten ’11 <

Overzicht - terugblik

Jaren ‘90 DIV in ontwikkeling Klantgerichtheid Kwaliteit

Wat is ‘kwaliteit’ in de Documentaire Informatievoorziening?

Het Kwaliteitsdenken

‘Goede’ DIV Competente organisatie en medewerkers

Integrale kwaliteitszorg (min LNV/BZK)

2 niveau’s: basisvoorzieningen Maatregelen per departement

Baseline IKZ-DIV 2005 (min BZK)

DIV is integraal en cruciaal onderdeel van het primaire

proces is.

DIV moet zich richten op werkprocessen binnen de

organisatie.

IKZ richt zich op kwaliteit in relatie tot de doelstelling van

de DIV, te weten: • Verantwoording kunnen afleggen over gevoerd

beleid en uitvoering

• Behoorlijk bestuur moet mogelijk zijn.

• Oog voor cultuur-historisch belang belangen.

• DIV moet primair proces optimaal ondersteunen.

Baseline IKZ-DIV 2005 (min BZK)

> Uitstapje naar bijlagen

Algemene Rekenkamer (2010)

Informatiehuishouding

het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de

informatiestromen en op de opslag en/of archivering van

informatie.

De informatiehuishouding ondersteunt bedrijfsprocessen

van organisaties en waarborgt democratische, juridische

en historische waarden. Daarbij denken wij onder meer

aan beleidsvorming en verantwoording, transparantie, de

belangen van recht- en bewijszoekenden en aan het

behoud van cultureel erfgoed.

Algemene Rekenkamer (2010)

Enorme groei in aantal documenten door opkomst

automatisering, incomplete dossiers, versiebeheer

Groeiende achterstanden in archiefbeheer

Exponentieel groeiende berg digitale informatie

Vele ICT programma’s voor efficiëntere en beter

presterende overheid, problemen worden niet kleiner

Grote afstand bedrijfsproces – archiefproces

Internationale verkenningen: vergelijkbare problemen in

buitenland en geen good practices

Overschatting technologische oplossingen, de kamer

waarschuwt voor de valkuilen van ICT-enthousiasme

Onderschatting benodigde tijd, geld en menskracht

Wat kan er mis gaan met digitale informatie?

na conversie: leesbaarheid

beschadiging files: leesbaarheid, presentatieproblemen,

informatieverlies

formaatkeuze: borging integriteit en authenticiteit

bestand

ongeautoriseerde vernietiging, te lang bewaren

metadata: (on)toegankelijkheid

autorisaties in het proces, protocollering: authenticatie,

bewijswaarde

openbaarheid en privacy

Door dit alles: reconstructie processen en

verantwoording bemoeilijkt

Informatie op orde / baseline informatiebeheer

Regeringsbeleid vastgelegd in Nota Informatie op Orde

(2006), waarin 8 aktielijnen, waaronder:

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid

een normenkader voor duurzaam toegankelijke en

betrouwbare overheidsinformatie

Filmpje

Presentatie 2008 14

Baselin

e In

form

atie

hu

ish

ou

din

g

Baseline Herkomst

Actielijn 1 Rijksbrede Baseline voor (digitale) informatiehuishouding Opstellen van een minimale eisenset als integraal normenkader

Actielijn 2a Inrichten control en audit voor informatiehuishouding Auditproof maken van de Baseline

Informatiehuishouding als onderdeel bedrijfsvoering Dus: opname in P&C-cyclus

Management meer verantwoordelijkheid en ‘in control’

Actielijn 2b In kaart brengen toezichtlandschap Beschrijven toezichtarrangement informatiebeheer

Presentatie 2008 15

Baselin

e In

form

atie

hu

ish

ou

din

g

Baseline Uitgangspunten

Eisen bedrijfsprocessen leidend - compliance - risicomanagement

Aansluiting architectuurmodel NORA/MARIJ Sleutelbegrippen - eisen (normen) - maatregelen - standaarden

Presentatie 2008 16

Baselin

e In

form

atie

hu

ish

ou

din

g

Baseline Kaders I

Juridische samenhang Elf wetten - Comptabiliteitswet - Wbp, WOB, VIR en VIRbi - AWB, WEH en WEBV - Auteurs- en Databankenwet - Archiefwet

Presentatie 2008 17

Baselin

e In

form

atie

hu

ish

ou

din

g

Baseline Kaders II

Kwaliteitscriteria Vindbaarheid en Toegankelijkheid Uitwisselbaarheid Betrouwbaarheid en Authenticiteit Volledigheid

Baseline informatiebeheer – 7 normen

0. Uitgangspunten

- Informatiebeveiliging is op orde

- Architectuur van de (rijks)overheid wordt toegepast

1. Verantwoordelijkheden zijn belegd

2. Inrichting organisatie op orde, t.b.v. borging duurzame

duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van

overheidsinformatie

3. Standaarden voor informatiebeheer zijn gedefinieerd en in

gebruik.

4. Informatie-ontwerp: classificatie van producten,

processen, informatie en verantwoordelijkheden

5. Informatiesysteem: voldoet aan eisen van duurzame

toegankelijkheid en betrouwbaarheid

Baseline informatiebeheer – 7 normen

6. Creëren en gebruiken van informatie:

Kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en

betrouwbaarheid

7. Beheer van informatie:

Waarborgen van duurzame toegankelijkheid en

betrouwbaarheid

Normen uit de baseline zijn auditable

VNG ontwikkelt een ‘gemeentelijke baseline’

IJsbergtheorie

Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257

...!?

Architectuur

Opleiding, vakkennis

...!?

...!?

Procesbeschrijving

...!?

Informatiebeleid

Postprocedure

Vervanging

DMS

E-depot

De ijsbergtheorie

Quizvraag…. wanneer is dit geschreven?

“Het zoeken in een dergelijk systeem naar

éénzelfde zaak was een wanhopig werk. Want

niet steeds was éénzelfde onderwerp onder

dezelfde rubriek geboekt, met andere woorden:

bij het kiezen van de trefwoorden had men nooit

hetzelfde systeem gevolgd. Wat de voorganger

boekte onder ‘A’, boekte de opvolger onder ‘B’.

Sterker nog, zelfs dezelfde DIV-medewerker

handelde niet altijd consistent”

De praktijk van het Informatiebeheer

“Comply or explain”

Informatiebeleid gaat zelden over

de informatie zelf

Traditionele informatiebeheerders gaan over papier en

digitale post

ICT gaat over infrastructuur en

inrichting systemen

Variatie in IT systemen: diverse dms-sen en procesapplicaties

zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties

Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening

en niet vanuit accountability

3

Ervaringen uit de praktijk

Bevindingen van rekenkamers, archiefinspecties en

andere onderzoeken naar ICT bij de overheid:

Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid

voor informatiebeheer in primair proces

De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag

in de organisatie belegd

De controle op digitaal werken is onvoldoende

Het personeel met de taak Informatiebeheer is

onvoldoende geschoold

Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd

Hoofdlijnen van de Baseline (1)

A baseline is a line

that is a base for

measurement or for

construction

Totstandkoming

Op basis van Baseline voor het Rijk op initiatief van de VNG is KING ingehuurd

Er is een werkgroep gevormd om te komen tot de tekst van de Baseline voor gemeenten

De samenstelling van de werkgroep: 4x inspecteurs, 2x DIV/ICT, 1x kwaliteitsgroep SOD, 1x SOD opleidingen, 2 schrijvers (Adrie Spruijt en Ruud Tempels)

De werkwijze: KING leverde teksten, werkgroep gaf commentaar en besprak issues tijdens bijeenkomsten (vb terminologie)

De uitkomst …

Waar is het goed voor…

Doel • Het is een handzaam overzicht van bestaande

kaders op dit gebied en geeft aan hoe die kunnen worden ingezet

• Bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding

• Bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding

• Bij de digitalisering van bedrijfsprocessen

• Als toetsingskader voor de gemeentelijke auditdiensten.

Het levert:

Basis Denkkader Div en zaakgericht werken Praktijk Maatregelen bepalen Consensus over ‘wat op orde zijn‘ is;

Waar is het goed voor…

Deel 1: De basis

Inleiding Doelgroep: bestuur en algemeen management

Normen van de Baseline Kader Wet- en regelgeving en richtlijnen

Normen en standaarden

Hoofdlijnen van de Baseline (2)

Deel 2a: Het denkkader

Uitwerking van de normen van de Baseline

aan de hand van de 7 normen van de baseline wordt uitgelegd wat een gemeente geregeld moet hebben. Doelgroep: afdelingshoofden en coördinatoren binnen het werkveld van de informatiehuishouding (tactisch niveau)

Voorbeelden/modellen/theorieën

Hoofdlijnen van de Baseline (2)

Norm 1: Bestuur en Beleid

De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven • Verantwoordelijkheid opnemen in mandaatregeling

• ook voor uitvoeringsorganisaties, adviescolleges, projectorganisaties, samenwerkingsverbanden zoals ketenprocessen, intergemeentelijke organisaties enz.

• vertrouwelijke informatie aan derden

• elke organisatiewijziging

Instrumenten:

• Informatiebeleidsplan, inclusief positionering van de informatiefunctie

• Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer

• VNG Kritische Prestatie Indicatoren (KPI‟s)

• Beheerplan Informatiehuishouding

• Selectielijst

• Informatiebeveiligingsplan

Norm 2: Organisatie

De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie

• Maatregelen opnemen in de cyclus van planning en control,

• Risicomanagement toepassen

• Medewerkers en lijnmanagers zijn toegerust

• Functionarissen hebben toereikende bevoegdheden en middelen

• Inrichting van de gemeentelijke informatiefunctie

• Taken, rollen en verantwoordelijkheden

• Kwaliteitsnormen van de gemeentelijke informatiefunctie

Norm 3: Standaarden

Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik

• Een gemeenschappelijke taal voor het beschrijven van processen en informatie

• De metadata zijn beschreven

• Er zijn risicoklassen voor informatie gedefinieerd, met voor iedere klasse het vereiste beheerregime

• Selectielijsten worden toegepast

• Werken onder architectuur: NORA 3.0, GEMMA

• Uitwisselingstandaarden

Norm 4: Ordening en metadata

Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met wet- en regelgeving Wat moet er geregeld zijn?

Per proces zijn op basis van een risicoanalyse de processtappen gedefinieerd die van belang zijn voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed (deze stappen zijn de 'transacties'), Voor ieder proces is tevens de risicoklasse vastgesteld

Voor elke transactie in een proces wordt bepaald welke informatie moet worden vastgelegd en welke metadata daarbij vereist zijn

de minimaal vast te leggen metadata over de context, het systeem waarin de informatie zal worden vastgelegd, bewaareisen, specifieke toegankelijkheidseisen en beperkingen alsmede de van toepassing van uitwisselbaarheidseisen

In het jaarlijks auditplan is duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie een terugkerend aandachtspunt

Instrumenten Ordeningsstructuur, classificatieschema, metadatamodel

Metagegevens

GEMMA Zaaktypencatalogus (ZTC)

Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid en

authenticiteit

Een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime

• De architectuur en de inrichting van een informatiesysteem voldoen

aan nationaal en internationaal geaccepteerde standaards

• Bij de architectuur en inrichting van een informatiesysteem wordt

structureel rekening gehouden met de indeling van informatie in

risicoklassen en beheerregimes

• De infrastructurele componenten waarvan een systeem gebruik maakt

(besturingsprogrammatuur, apparatuur, opslagformaat, drager,

elektronische handtekening, ...) voldoen aan de geldende normen

Instrumenten:

• NEN 2082

• ED 3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot)

• Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)

Norm 6: Kwaliteitszorg

Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen

• Bij het uitvoeren van een processtap wordt vastgesteld of er sprake is van overheidsinformatie (de processtap is dan een 'transactie').De vereiste metadata (met name over de ontstaanscontext) worden zo spoedig mogelijk na elke transactie vastgelegd

• Over het gebruik van overheidsinformatie worden eveneens metadata vastgelegd

• Over en/of uit de aanwezige overheidsinformatie wordt informatie verstrekt: > in het kader van de wettelijke openbaarheid, of > in het kader van de wettelijke informatieplicht over persoonsgegevens

• Het verwerken van persoonsgegevens wordt gemeld aan de betrokken persoon

• De rubricering van informatie wordt na een bepaalde periode herzien

Instrumenten • De kwaliteitsnormenset

Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering,

overdracht en vernietiging

De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures

• De organisatie heeft inzicht in de vereiste overheidsinformatie, inclusief haar verblijfplaats, haar toegankelijkheid en betrouwbaarheid, overeenkomstig de eisen van het vastgestelde beheerregime

• Verwijdering van overheidsinformatie vindt plaats door de daartoe geautoriseerde personen en volgens het daartoe vastgelegde protocol

• Toepassing selectielijsten met inachtneming procedures

• Toepassing vervanging met inachtneming procedure

• Overheidsinformatie die conform de selectielijst blijvend bewaard dient te worden, wordt binnen 20 jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats

• Ten behoeve van het documenteren van het beheer van informatie worden metadata vastgelegd

Instrumenten: • Selectielijsten en digitale vervanging (substitutie)

Deel 2b: Documentaire informatievoorziening

en (digitaal) zaakgericht werken

Definiering (Zelfde doelgroep) De essentie van de integratie van div en zaakgericht

werken De ingredienten Uitwerking van de integratie van div en zaakgericht

werken Inhoud van een zaakdossier Vullen van een zaakdossier Levensloop zaakdossier en inhoud Informatiefuncties Moderne media

Deel 3: De praktijk

Aan de hand van de 7 normen voorbeelden hoe in

Nederland wordt gewerkt. Doelgroep: medewerkers

binnen informatiehuishouding (operationeel niveau).

Voorbeelden uit de praktijk van: > Besluit Informatiebeheer Amsterdam

> Functioneel Ontwerp RM B5

> Draaiboek beleid digitale duurzaamheid DB en Tilburg

> Kwaliteitszorg Rotterdam, Almere

> Draaiboek beleid digitale duurzaamheid B5

Model Zaakgericht Archiveren Prover

Begrippen, definities, concepten

Overzicht wet- en regelgeving informatievoorziening

Overheid

Overzicht relevante normen en standaarden

Ontwikkelingen in het toezicht

Wet revitalisering generiek Toezicht

Onderscheid tussen zorg en beheer vervalt. De

gemeenteraad controleert op beide aspecten.

Onderscheid tussen toezicht op de wel en niet

overgebrachte archieven vervalt.

Kunnen de functies van gemeentearchivaris en

inspecteur (toezichthouder) wel in één persoon verenigd

kunnen zijn?

verslaglegging wordt verplicht en uniform middels KPI’s.

Gemeenten staan voor de volgende uitdagingen op

informatiegebied:

> het College moet horizontaal verantwoording afleggen aan de

gemeenteraad;

> door het vervallen van het onderscheid tussen overgebrachte en

niet-overgebrachte archieven moet de gemeente verantwoording

afleggen over een breed spectrum aan onderwerpen;

> gemeenten stappen in toenemende mate over op digitaal werken;

als gevolg van de Wet Revitalisering zal de provinciale archiefinspectie geen gaten meer vullen in gemeenten die intern geen toezicht hebben geregeld

Wettelijk en Interbestuurlijk

• Gemeentearchivaris/archiefinspectie brengt verslag uit aan College B&W

• College van B&W brengt verslag uit aan de gemeenteraad over de toestand van de informatievoorziening in de gemeente

• De raad rapporteert vervolgens aan Gedeputeerde Staten middels KPI’s

• GS hanteert de interventieladder.

• Benchmarken wordt mogelijk (vb. www.waarstaatjegemeente)

Kritische Prestatie Indicator

De KPI’s zijn ontwikkeld door een VNG-werkgroep in

overleg met gemeentearchivarissen, BRAIN, LOPAI,

IPO, OCW en BZK.

De KPI’s zijn niet vrijblijvend: alle archiefwettelijk

voorgeschreven aspecten komen erin terug. Het ligt dus

voor de hand dat de gemeentearchivaris/inspecteur de

KPI’s invult in samenwerkign met gemeente

KPI’s

De KPI’s bestaan uit tien deelonderwerpen:

Lokale regelingen Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en

duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden; Vernietiging, vervanging en vervreemding van

archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de

archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats

overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen

Zie brief VNG

KPI’s

Het Besluit Informatiebeheer Amsterdam:

de historie…

Besluit informatiebeheer 2010

‘Besluit betreffende de inrichting van de informatiehuishouding

van de gemeente Amsterdam, voor zover de informatie die

daarvan deel uitmaakt niet is overgebracht naar de

archiefbewaarplaats’

Definitie informatiehuishouding in

Besluit Informatiebeheer

het geheel aan maatregelen om de informatie in

duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen

en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn.

Besluit Informatiebeheer 2010

Besluit Informatiebeheer 2010

Begripsbepalingen

Informatie

de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de

Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer

informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende

gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van

de taakstelling en/of de werkprocessen van een

organisatieonderdeel

Organisatieonderdeel

beheerseenheid in de zin van artikel 1 onder i. van de

Archiefverordening 2008, zijnde elk organisatieonderdeel van

de gemeente Amsterdam dat door ons college als

zelfstandige eenheid is aangewezen.

Besluit Informatiebeheer 2010

Begripsbepalingen

Vorm (van de informatie)

de wijze waarop informatie op een informatiedrager is

vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale

hulpmiddelen.

Authenticatie, authenticeren

het verlenen van een of meer kenmerken aan een document

dat behoort tot de informatie, zodanig dat later kan worden

vastgesteld dat het om het originele, authentieke document

gaat.

Besluit Informatiebeheer 2010

Artikel 3, lid 1

Het hoofd van het organisatieonderdeel stelt jaarlijks een

geactualiseerd Beheerplan Informatiehuishouding vast en zendt

een exemplaar daarvan naar de gemeentearchivaris.

Besluit Informatiebeheer 2010

van toezicht naar planning en control

Nu repressief toezicht door gemeentearchivaris

(= wettelijke taak)

Beheerplan is planningsinstrument

Informatiebeheer = bedrijfsvoering > opnemen in

reguliere P&C cyclus en dus in reguliere interne audits

Externe audits integreren: informatiebeveiliging, IMB,

bedrijfsvoeringsverklaringen, Archiefinspectie

Artikel 3, lid 2

Het Beheerplan Informatiehuishouding houdt ten minste de

volgende elementen in:

a. de organisatie van de informatiehuishouding

b. een beschrijving van de (onder)mandatering van

bevoegdheden aan functionarissen

c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de

uitvoering van informatiebeheerstaken bij

functionarissen

d. procedures voor het beheer van informatie

Beheerplan informatiehuishouding

e. een systematisch overzicht van de informatie binnen de

organisatie, met een beschrijving van die informatie, de

vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij

betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de

bewaartermijn van de informatie en de applicaties

waarin de informatie wordt bewaard

Beheerplan informatiehuishouding

f. een verklaring dat digitale systemen waarin blijvend te

bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan de

vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van

informatie- en archiefmanagement in programmatuur

g. de wijze waarop de authenticatie, de duurzaamheid en

de beveiliging van de informatie wordt gewaarborgd

h. een overzicht met knelpunten en een plan van aanpak

voor het treffen van verbetermaatregelen.gewaarborgd

Beheerplan informatiehuishouding (vervolg)

‘Deze brief wordt geproduceerd in een geautomatiseerd proces

en is daarom niet voorzien van een handtekening’

Vragen?