presentasi sop tatalaksana
TRANSCRIPT
Bagian TatalaksanaBiro Organisasi
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
TAB FOUR TAB FIVE
Pengertian SOP Mengapa perlunya
SOP? Dokumen SOP Format SOP Tahapan
penyusunan SOP Contoh penyusunan
MEKANISME SOP
PENGERTIAN Standar Operasional Prosedur
Penetapan tertulis mengenai aktivitas-aktivitas baku yang harus dilakukan dalam proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, kapan/waktu, dimana dan oleh siapa serta bagaimana hasilnya.
Administrasi PemerintahanAdministrasi Pemerintahan adalah tata laksana dalam mengambil tindakan hukum dan tindakan materil oleh instansi pemerintah dan badan hukum lainnya untuk melaksanakan fungsi pemerintahan berdasarkan peraturan perundang-undangan.
• Standardisasi cara yang dilakukan pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya
• Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan
Mengapa Perlunya SOP ? 1
EvaluasiKinerja
organisasi
Roadmap Reformasi Birokrasi
Quick Wins
Peta Kewenangan dan fungsi
Redefinisi Visi, Misi
dan Strategi
Restrukturisasi
AnalisisBeban Kerja
AnalisisBusiness Process
SOP
Pengembangan e-office/
e-government
Deregulasi
Standar Pelayanan
Kualitas Pelayanan
Kinerja Organisasi
EvaluasiJabatan
AnalisisJabatan
Standar Kompetensi
Job Grading
Job Pricing
Sistem Rekruitmen
Assessment Center
Diklat
Penilaian Kinerja
Tunjangan Kinerja
Standar Kinerja
Database Pegawai
Pola Karier
Kinerja Individual
Akuntabilitas
Manajemen Perubahan Manajemen Kinerja Sistem Pengendalian Intern Penguatan Akuntabilitas
Penguatan Unit Kerja
Kepegawaian
Penguatan Unit Kerja Pelayanan
Disiplin
Kode Etik
3• SOP menjadi satu dokumen yang harus disusun, dan diimplementasikan dalam rangka
proses reformasi birokrasi
DOKUMEN SOPPeraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 4 TAHUN 2011Tentang : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
Halaman Judul (Cover)
Dasar Hukum : 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme ;2. UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah
diubah beberapa kali dengan UU Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas UU nomor 32 Tahun 2004;
3. UU Nomor 39 tahun 2008 tentang Kementerian Negara;4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri.
Daftar isi dokumen SOP
Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi urutan prosedur, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut.
1
2
Statement or caption
FLOWCHART/DIAGRAM ALUR
Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana
Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana lain yang berada disebelah kanan pelaksana ini
Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana lain yang berada disebelah kiri pelaksana ini
Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana yang sama
Melambangkan proses yang akan dilakukan kembali oleh pelaksana
FORMAT SOP 1
FLOWCHART/DIAGRAM ALUR
Melambangkan pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh pelaksana, Ya dan Tidak
Y
T
YT
Y
T
2
FLOWCHART/DIAGRAM ALUR Melambangkan dimulai atau
diakhirinya sebuah prosedur
Mulai
Selesai
3
FLOWCHART/DIAGRAM ALUR
Melambangkan proses yang menghasilkan sebuah dokumen
4
FLOWCHART/DIAGRAM ALUR
Melambangkan koneksi dalam satu halaman
1
Y
T1
5
FLOWCHART/DIAGRAM ALUR
Melambangkan koneksi perpindahan halaman
1
1
Halaman 1
Halaman 2
6
1. Persiapan
2. Identifikasi Kebutuhan SOP
• Membentuk Tim dan Kelengkapannya.• Melakukan pembekalan bagi anggota tim tentang tata cara menyusun SOP.• Menginformasikan kepada seluruh satuan kerja tentang kegiatan penyusunan SOP.
• Identifikasi Kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan :1) kondisi internal organisasi yang meliputi :
a) tingkatan unit kerja; b) tugas dan fungsi; dan
c) kondisi pegawai. 2) peraturan perundang-undangan
• Langkah-langkah penilaian kebutuhan :1) menjabarkan/mengurai tugas masing-masing tingkatan unit kerja.2) Melakukan penilaian kebutuhan SOP (termasuk menilai SOP yang perlu disempurnakan
dan yang perlu disusun)3) Membuat daftar inventarisasi judul-judul SOP berdasarkan hasil penilaian kebutuhan SOP.4) Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.
1TAHAPAN PENYUSUNAN SOP
3. Penyusunan
4. Pelaksanaan
2
• Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan sifat pekerjaannya, prinsip penyusunan, dengan melibatkan semua individu dan unit kerja terkait secara proporsional mulai dari awal hingga akhir proses penyusunan.
• Perencanaan pelaksanaanAgar SOP dapat dilaksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan yang meliputi:
1) Menetapkan jadwal sosialisasi.2) Menetapkan pejabat yang akan melakukan sosialisasi.3) Menyiapkan SOP yang akan disosialisasikan.4) Menyiapkan undangan.
• Sosialisasi1) Pelaksanaan sosialisasi.2) Pendistribusian SOP.3) Penetapan pegawai pelaksana, penanggungjawab dan pemantau sesuai dengan tugas
dan fungsi masing-masing.• Pelatihan pemahaman
Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal agar SOP dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik.
• Supervisi dilakukan oleh penanggungjawab pelaksanaan SOP secara terus menerus.
5. Monitoring & Evaluasi
3
• MonitoringProses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. Proses monitoring ini dapat berupa observasi, supervisor, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan.
• EvaluasiMerupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efetifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan.
4
• SOP disusun berdasarkan pada tugas pokok dan fungsi.• Satu prosedur harus menghasilkan satu output tertentu. Output ini bisa
menjadi input prosedur lainnya.• Prosedur harus menyangkut berbagai peran di dalamnya (minimal dua
orang).• Prosedur harus mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang
berlaku.• Prosedur harus memperhatikan prosedur lain yang juga di-SOP-kan
Catatan :
LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN SOP 1
CONTOH
SOP Sekretariat:Apa yang dilakukan dalam kaitan dengan penyelenggaran pemerintahan?
Tugas pokok dan fungsi (biasanya prosedur yang akan di-SOP-kan tercermin pada tingkatan pekerjaan yang dilakukan oleh struktur jabatan eselon III) kumpulan tugas eselon III menjadi tugas eselon II.
Contoh:Bagian Umum, melakukan pelayanan administrasi surat masuk.
2
Mengidentifikasi Prosedur Yang Akan Disusun SOP-nya.Pelayanan Administrasi Surat Masuk
• Administrasi Surat Masuk
1. Surat diterima2. Pencatatan/pengagendaan surat3. Pengecekan surat4. Pemberian disposisi dan pendistribusian surat5. Pencatatan disposisi pada berkas surat masuk6. Tindaklanjut disposisi
3
4
Picture captionterimakasih