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INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO SEMESTRE DE 2011

FUNCIONES: De las funciones que desarrolla en su puesto diariamente. ¿Cuáles tiene identificadas se encuentran en su manual de funciones y cuáles no?


1. Recibir y tramitar las solicitudes de certificaciones de los estudiantes en tiempos previstos.

2. Brindar información veraz, oportuna y recepción a los requerimientos de los estudiantes como: inconformidades, solicitud de revisión de carpetas, quejas, certificaciones, contenidos programáticos y otros que se presenten

3. Entregar a los estudiantes las certificaciones validadas y firmadas por la Secretaria General.

4. Registrar la matricula a estudiantes del Seminario de Profundización programados por los Directores de cada Programa.

5. Verificar de acuerdo a las fechas de calendario académico que los estudiantes estén al día en el reporte de notas.

6. Verificar que las novedades de notas que solicitan los estudiantes se gestionen y se registren por parte del docente en su debido momento.


7. Revisar y entregar a los estudiantes los contenidos programáticos aprobados por el Director de Programa, en formato aprobado por el Consejo Académico

8. Velar porque los estudiantes de convenios especiales registren y firmen diariamente la asistencia a clase.

9. Llevar control de asistencia de los docentes de cumplimiento de cátedra y novedades que se presenten con los mismos e informar al Director oportunamente, para generar las novedades correspondientes.


10. Velar por la correcta ejecución de los procesos y procedimientos que se desarrollen e implementen en el Sistema Gestión de Calidad.

11. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto y omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de servicio educativo esencial o que implique abuso indebido del cargo o función.

12. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su cargo, las facultades que le sean atribuidas o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines pertinentes.


13. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su cargo conserve bajo su cuidado e impedir o evitar la sustracción, destrucción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.

14. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio.

15 . Cumplir con las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones.


16. Desempeñar el cargo sin obtener o pretender beneficios adicionales a los señalados en el contrato.

17. Acreditar los requisitos exigidos por la Institución para la posesión y el desempeño del cargo.

18. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas.


19. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a du guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

20. Cumplir y acoger las especificaciones del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001-2008

21. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo.


FUNCIONES QUE NO SE ENCUENTRAN EN EL MANUAL DE “FUNCIONES”

1. Atender las requisiciones del Decano de la Facultad referentes a: memorandos a docentes, a estudiantes,

2. Velar por el buen funcionamiento del edificio en lo que tiene que ver con: Conservación y mantenimiento del aseo del edificio y de la infraestructura informa a tiempo a la Vicerrectoria Administrativa para que tome las acciones del caso.

3. Velar por el cumplimiento de las labores del personal de Servicios Generales, que la Sede permanezca en las mejores condiciones de aseo.


4. Velar por el cumplimiento de las funciones del personal de vigilancia, cumplimiento de horario, atención a los estudiante y al personal externo a la Institución, atención a los Supervisores de la compañía informa novedades y luego informando las a Recursos humanos para que tomen las medidas correspondientes

5. Informar sobre los requerimientos de las Salas de Computo y talleres

6. Realizar el pedido de Papelería , aseo y cafetería de la Sede.


7. Controlar la entrega de los productos de aseo y cafetería

8. Controlar , asignar y velar por el Préstamo de los espacios de la Sede.

9. Revisar cada 8 días el Buzón de Quejas, Sugerencias y Reconocimientos junto con el Decano recepcionar lo allí encontrada verificar quien debe dar respuesta a las novedades y remitir al Departamento de Calidad.


10. Controlar y mantener actualizadas las carteleras de la Sede.

11. Velar y controlar el Inventario de la Sede.

12. Manejo de la caja Menor de la Sede.


LOGROS

1. Organización de los Micro currículos de las Tecnología de: Sistemas, Electrónica, Mecatrónica y Gestión Empresarial respectivamente.

2. Cumplimiento en la inscripción a las pruebas SABERPRO de la Facultad.

3. Asistencia y aprobación del Diplomado en Calidad ISO 9001-2008

4. Éxito en el proceso de Grados julio de 2011.

5. Archivo de la oficina totalmente al día.

6. Cumplimiento en la elaboración de: Certificaciones, Contenidos Programáticos.

7. Lograr una atención personalizada a los estudiantes.

8. Mantener al mínimo las quejas de los estudiantes respecto a la atención de sus necesidades.


9. Cumplimiento en el horario de atención a estudiantes por parte de los docentes e igual el cumplimiento de horarios y tareas.

10. Armonía en el grupo de trabajo, trabajo en


1. Desconocimiento de los estudiantes de las funciones de las diferentes dependencias.

2. Mala información, poco compromiso de algunos departamentos para solucionar inconvenientes de los estudiantes.

3. Falta de reglas para los estudiantes en cuanto a trámites, a unos se les permite a otros no ciertas diligencias dentro de la Institución.

4. Falta de educación de algunos estudiantes que maltratan al personal administrativo.

5. Falta de conocimiento del personal que maneja los Convenios, no hay organización y está corriendo uno siempre para entregar informes.

6. Hacer cumplir el Reglamento Estudiantil, en ciertos puntos como: Supletorios, cancelación de asignaturas, cancelación de semestre se cometen errores, que hace que la Institución pueda perder credibilidad.


DIFICULTADES

El puesto queda al día en:

1. Archivo solicitudes de constancias, se elaboraron en total 600 certificaciones

2. Xxx Contenidos Programáticos

3. Al día solicitudes de constancias, certificados, contenidos programáticos, certificados de notas, certificados de conducta.

4. Backap de los archivos del puesto.

5. Al día requisiones de Papelería, aseo y cafetería

6. Al día el edificio, en cuanto a baños en perfecto estado, iluminación en perfecto estado.

7. Al día archivo de correspondencia estudiantes, enviada y recibida de la Institución

PENDIENTES


SITUACIÓN DEL PUESTO

Se solicitaría que el puesto de trabajo se revise debido a la mala posición y ubicación del mismo. Los servicio como teléfono, fax están alejados y esto implica estarse parado cada minuto.

CLIMA ORGANIZACIONAL

La relaciones interpersonales con las demás dependencias se ha llevado dentro de la cordialidad y colaboración necesarias para el buen desempeño.


RECOMENDACIONES:

Una mejor distribución de los puestos de trabajo

Aumentar la capacidad de la biblioteca con el fin de brindar un mejor servicio y más cobertura

Aumentar los equipos de Mecatrónica y Electrónica.

Contar con un funcionario de servicios generales que cubra las necesidades de infraestructura de los edificios.


1. Una mejor distribución de los puestos de trabajo

2. Aumentar la capacidad de la biblioteca con el fin de brindar un mejor servicio y más cobertura

3. Aumentar los equipos de Mecatrónica y Electrónica.

4. Contar con un funcionario de servicios generales que cubra las necesidades de infraestructura de los edificios.


RECOMENDACIONES

MARISOL RODRIGUEZ RAVELOSECRETARIA ACADEMICA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓNBOGOTÁ NOVIEMBRE DE 2011

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