preporuke za procedure arhiviranja, razmjenu i opticaj ... za procedure... · nja pozitivnog...

Preporuke za procedure arhiviranja, razmjenu i opticaj internih i međuinstitucionalnih ključnih dokumenata

PREPORUKE ZA PROCEDURE ARHIVIRANJA, RAZMJENU I OPTICAJ INTERNIH I

MEĐUINSTITUCIONALNIH KLJUČNIH DOKUMENATA

listopad 2011.

Program: IPA Razvoj ljudskih potencijala OP 2007-2011Republika Hrvatska


SADRŽAJ

1. POZADINA ...........................................................................................................................................................7

1.1. Opći cilj ..............................................................................................................................................................7

1.2. Specifi čni cilj ......................................................................................................................................................7

2. UVOD ...................................................................................................................................................................8

3. ZAŠTO USPOSTAVITI INTERNU KNJIŽNICU? ...................................................................................................9

4. KAKO ORGANIZIRATI INTERNU KNJIŽNICU? ................................................................................................10

4.1. Knjižnica elektroničkih dokumenata ................................................................................................................10

4.2. Knjižnica elektroničkih dokumenata ................................................................................................................10

5. IZJAVA O SVRSI INTERNE KNJIŽNICE ............................................................................................................ 11

6. CILJNE SKUPINE .............................................................................................................................................. 11

7. VIDLJIVOST DOKUMENTACIJSKOG CENTRA ................................................................................................12

8. ODGOVORNOST ZA DOKUMENTACIJSKI CENTAR .......................................................................................12

9. OCJENJIVANJE DOKUMENTACIJSKOG CENTRA ..........................................................................................13

PRILOG 1: PRIMJER PREDLOŠKA OBRASCA ZA POSUDBU ..........................................................................141

PRILOG 2: PRIMJER PREDLOŠKA OBRASCA ZA OCJENU USLUGA DOKUMENTACIJSKOG CENTRA ........15


1. POZADINA

Opći cilj projekta “Sveobuhvatno jačanje kapaciteta Agencije za strukovno obrazovanje i obrazovanje odraslih” defi -niran je kao poticanje sustavnog razvoja i modernizacije sustava strukovnog obrazovanja i osposobljavanja (SOO) u Republici Hrvatskoj u cilju osiguravanja bolje prilagodbe potrebama pojedinaca / hrvatskog gospodarstva, kao i usklađenosti s pravnom stečevinom EU na relevantnim područjima.

Sveobuhvatni cilj ovog projekta je sljedeći:

Osnažiti sveukupne institucionalne i administrativne kapacitete ASOO-a za obavljanje njezinih osnovnih • zadaća kao središnje institucije kojoj se mogu obratiti svi dionici strukovnog obrazovanja i osposobljava-nja te kao glavnog čimbenika u provedbi reforme strukovnog obrazovanja i obrazovanja odraslih u Repu-blici Hrvatskoj.

Glavna svrha projekta je izgradnja kapaciteta Agencije dok su konkretni ciljevi i aktivnosti navedeni u tehničkom prijedlogu kao odgovoru na opis projekta.

Unutar komponente 1 - preispitivanje i poboljšanje postupaka i politika koje se odnose na organizaciju, instituciona-lizaciju i upravljanje ljudskim potencijalima, utvrđena je aktivnost 1.5.3. “Pružanje potpore unutarnjim kao i međuin-stitucionalnim mehanizmima ASOO-a za arhiviranje/razmjenu/opticaj ključnih publikacija/časopisa, razna izvješća Europske komisije i nacionalnih izvješća i drugih pisanih materijala na području obrazovanja/strukovnog obrazova-nja i osposobljavanja/obrazovanja odraslih/tržišta rada”. Ova aktivnost ima za cilj povećanje razine i jačanje struk-tura ASOO-a za unutarnju i međuinstitucionalnu komunikaciju u odnosu na arhiviranje, opticaj i razmjenu ključnih dokumenata i publikacija vezanih uz strukovno obrazovanje i osposovljavanje i obrazovanje odraslih te tržište rada. Temeljem nalaza dobivenih preispitivanjem postojećeg komunikacijskog sustava i utvrđivanja djelotvornosti i učin-kovitosti odgovarajućih zaposlenika, stručnjak treba pružiti savjet za uvođenje novih komunikacijskih pristupa.

Sve aktivnosti projekta pridonijet će ostvarivanju te zadaće postavljanjem svojih specifi čnih rezultata na Web-portal i na taj način služe kao knjižnica ili Dokumentacijski centar.

1.1. Opći cilj

Kako bi ASOO mogla pružati dosljednu i redovitu poruku medijima i zainteresiranim stranama u cilju poboljšanja institucionalnog identiteta, koji će pomoći utjecaju na tijek strukovnog obrazovanja i oposobljavanja i obrazovanja odraslih u Republici Hrvatskoj i stav ljudi u odnosu na stručno osposobljavanje i učenje.

1.2. Specifi čni cilj

Kao institucija nadležna za sustave strukovnog obrazovanja i obrazovanja odraslih, ASOO je već prisutan u područ-ju obrazovanja i osposobljavanja. Međutim, treba pojačati tu prisutnost. ASOO treba identifi cirati i razviti strategije za komunikaciju sa svojim ciljnim skupinama i dionicima, i alate za održavanje i razmjenu informacija te znanja, vještina i iskustva s vanjskim i unutarnjim dionicima.


2. UVOD

Pri određivanju koje bi bile konkretne preporuke za unutarnje i međuinstitucionalne mehanizme u arhiviranju/raz-mjeni/opticaju ključne dokumentacije, obavljeno je nekoliko intervjua s rukovodećim osobama. Naime, na taj način bilo je moguće utvrditi specifi čne potrebe i preispitati postojeću praksu. ASOO, kao javna institucija, pod nadležnosti Ministarstva znanosti, obrazovanja i športa, dužna je provoditi Uredbu o uredskom poslovanju (Narodne novine 75/93, 92/96, 48/99, 15/2000, 127/2000 , 59/2001, 199/2003 i 79/2007), kojim se uređuje rad tijela državne uprave i tijela s javnim ovlastima. U osnovi, to je skup pravila i mjera kojima se poboljšava postupak, registracija, raspored, korištenje, dostava, slanje, čuvanje i arhiviranje službene dokumentacije, dopisa, pisama itd. za unutarnju i vanjsku primjenu.

U sklopu Odjela za opće, pravne i poslove razvoja ljudskih potencijala oformljena je Pisarnica čime je zadovoljena jedna od obveza sadržanih u Uredbi. U tom smislu, razmjena, opticaj i arhiviranje su uređene i razvijene prema gore navedenoj Uredbi.

Znanje o Uredbi o uredskom poslovanju obično je dio državnog ispita, inače obvezan za sve državne službenike. Međutim, ASOO kao državno tijelo s javnim ovlastima ne podliježe Zakonu o državnim službenicima i namješteni-cima (Narodne novine 27/01, 92/05, 86/07 i 28/10), koji izričito propisuje obvezu (članak 7. Opći uvjeti za prijam u državnu službu) polaganja državnog ispita. Postoje brojni zaposlenici u ASOO-u koji su prethodno radili u drugim državnim tijelima, primjerice ministarstvima, te su položili državni ispit, ali to nije slučaj s onima koji dolaze iz privat-nog sektora ili vježbenicima kojim je to prvo zaposlenje.

U tom smislu, postoji velika mogućnost da neki zaposlenici, posebice novozaposleni, budu prilično slabo informirani te im nedostaje znanje o tome kako pravilno arhivirati službenu dokumentaciju. Stoga se snažno preporuča održa-vanje povremenih usavršavanja koje bi provodio Odjel za opće, pravne i poslove razvoja ljudskih potencijala.

Što se tiče upravljanja unutarnjom dokumentacijom, potonja se ne evidentira u pisarnici, te se preporuča organizi-ranje interne knjižnice, u fi zičkom i u elektroničkom obliku.


3. ZAŠTO USPOSTAVITI INTERNU KNJIŽNICU?

U najširem smislu, knjižnica je defi nirana kao velika zbirka knjiga ili bilo koja kolekcija različite dokumentacije, kao što su tiskani materijali - izvješća, brošure, publikacije - audiovizualnog materijala, elektroničkih datoteka – CD-a, DVD-a, e-knjiga i bilo kojeg drugog elektroničkog sredstva ili materijala namijenjenog za zajedničku uporabu. Kada Web-portal bude u potpunosti funkcionalan, svi materijali bit će tamo postavljeni, u digitalnom obliku, kao i pohra-njeni na posebno mjesto unutar Agencije.

Knjižnica se spominje kao Dokumentacijski centar, koji je namijenjen svim Odjelima unutar ASOO-a. Takav Doku-mentacijski centar igra važnu ulogu, pružajući jednostavan pristup različitoj dokumentaciji i omogućava njegovim korisnicima proširivanje znanja. To je odličan način kojim se omogućuje učenje i prijenos znanja te mogućnost dalj-njeg razvoja bez dodatnih fi nancijskih troškova.

Također pruža mnoge prednosti za ASOO, kao što su:

pristup i raspoloživost relevantne literature i dokumentacije za sve zaposlenike na vrijeme,•

osiguranje jednostavnog pretraživanja literature po autoru ili naslovu putem baze podataka na web-portalu,•

pružanje cjenovno prihvatljive prilike za učenje,•

smanjenje troškova Agencije za različite programe osposobljavanja,•

razmjena znanja i novih ideja među zaposlenicima,•

pružanje prilika zaposlenicima da budu kreativni i podizanje njihovog zadovoljstva na poslu,•

razvijanje operativnog sustava i sustava za upravljanje (IT-mreže),•

razvijanje i stvaranje učinkovite organizacijske kulture•


4. KAKO ORGANIZIRATI INTERNU KNJIŽNICU?

Knjižnica može biti smještena u fi zičkom prostoru unutar organizacije i postavljena na Web-portal kao elektronička knjižnica dokumenata. Za razliku od Interneta, gdje su dostupne različite neselektirane publikacije, elektronička knjižnica dokumenata pruža potpuno drukčije materijale - one koji su provjereni i odobreni od strane stručnjaka prije objave. Stoga je elektronička knjižnica odgovor na ovu potrebu organizacije.

4.1. Fizička knjižnica

Fizička knjižnica omogućuje pohranu svih materijala koje zaposlenici dobivaju izvan organizacije, npr. na osposo-bljavanjima, seminarima, putem e-pošte, ili ako su pretplaćeni za određene publikacije. Fizička knjižnica uključuje:

knjige,•

časopise,•

izvješća,•

periodiku,•

novine,•

brošure,•

letke,•

CD-e,•

DVD-e•

Interna knjižnica bi trebala biti smještena unutar Agencije i treba biti dostupna svim zaposlenicima. Zaposlenici trebaju dostaviti podatke, kada zaprime bilo koju publikaciju koja može biti od zajedničkog interesa, osobi koja je odgovorna za organiziranje sadržaja interne knjižnice.

4.2. Knjižnica elektroničkih dokumenata

Knjižnica elektroničkih dokumenata je virtualna knjižnica koja se nalazi na Web-portalu, koji omogućuje elektron-sko pohranjivanje svih dokumenata namijenjenih za razmjenu informacija i učenja, kao što su priručnici, strategije, smjernice, brošure, letci, bilteni, stručna literatura, preporuke, odluke i dr.

Elektronički knjižnični sustav, za razliku od tradicionalnih papirnatih knjižnica ili arhiva, nudi brojne prednosti kori-snicima, kao što su:

lakša dostupnost korisnicima putem pretraživača prilagođenog njima,•

omogućeno sučelje za pretraživanje•

nije potreban fi zički prostor za pohranu,•

smanjenje troškova pohrane,•

lakše čuvanje i održavanje dokumenata•

To je važan alat za prijenos znanja, jer povećava dostupnost informacija.


5. IZJAVA O SVRSI INTERNE KNJIŽNICE

Dokumentacijski centar podupire i povezan je s misijom i vizijom ASOO-a na način da promiče procese strukovnog obrazovanja i osposobljavanja, obrazovanja odraslih i cjeloživotnog učenja. Uspostavljanje knjižnice pomoći će osigurati zadovoljenje informacijske potrebe svih zaposlenika, i to na sljedeći način:

pružanje informacija na upit,•

prikupljanje, odabir i kategorizacija materijala kao što su knjige, časopisi, periodika, elektronički materijali, • izvješća i sl.,

ažuriranje, održavanje i očuvanje prikupljenog materijala u elektroničkom i fi zičkom obliku,•

zaprimanje, odabir i obrada zahtjeva svih Odjela za materijalima,•

nabava materijala, ukoliko je potrebno, za sve Odjele unutar ASOO-a,•

organiziranje osposobljavanja za zaposlenike o tome kako pravilno koristiti materijale pohranjene u inter-• noj knjižnici,

ažuriranje elektroničke knjižnice dokumenata na Web-portalu,•

6. CILJNE SKUPINE

Dokumentacijski centar je namijenjen korištenju od strane svih Odjela i zaposlenika ASOO-a. Dakle, utvrđene su dvije zasebne ciljne skupine.

voditelji Odjela i Odsjeka u ASOO-u,•

ostali zaposlenici ASOO-a•

Prva skupina bi trebala sudjelovati u procesu donošenja odluka i odlučivanju koja dokumentacija bi trebala biti javno dostupna. To je regulirano postupcima opisanima u Vodiču za procedure za upravljanje ljudskim potencijalima.


7. VIDLJIVOST DOKUMENTACIJSKOG CENTRA

Zaposlenici moraju biti svjesni novih usluga koje se nude i kako im one mogu pomoći u svakodnevnom radu. Me-tode za povećanje vidljivosti Dokumentacijskog centra uključuju najavu novih usluga, knjiga, časopisa, izvješća i drugih korisnih materijala putem:

Web-portala• - poseban sustav baze podataka trebao bi biti dostupan kao tražilica i prilagođen korisnici-ma te bi morao pružiti informacije prema temi i autoru. U tom smislu, važno je redovito ažurirati podatke.

e-pošta• - ciljane e-adrese trebale bi se koristiti za kontaktiranje određenih korisnika, u slučaju kada se to radi u cilju zadovoljenja njihovih poslovnih potreba.

e-bilten• - je dodatan način podsjećanja zaposlenika na sve mogućnosti i pogodnosti koje nudi interna knjižnica.

Obavijesti na oglasnim pločama• - tradicionalan način obavještavanja, koje ne treba zanemariti, posebi-ce ukoliko su se zaposlenici navikli na ovu metodu prijenosa informacija.

prezentacija• - nakon uspostave Dokumentacijskog centra, prezentacija bi se trebala održati za sve Odje-le objašnjavajući kako se koristi, koje usluge se nude i kakve su pogodnosti za zaposlenike.

Usmena predaja • smatra se najučinkovitijim i najvjerodostojnijim načinom promoviranja. U cilju održava-nja pozitivnog promoviranjausluga putem usmene predaje, važno je biti na raspolaganju korisnicima Do-kumentacijskog centra te pružati pravovremene informacije.

Sve prihvatljive metode za povećanje vidljivosti Dokumentacijskog centra biti će uključene u infrastrukturu Web-portala.

8. ODGOVORNOST ZA DOKUMENTACIJSKI CENTAR

Odgovornost za organizaciju i upravljanje internom knjižnicom treba biti dio zadaća Pisarnice ili osobe zadužena za odnose s javnošću u Uredu ravnatelja. Ovu odluku treba prepustiti ravnatelju ASOO-a.

Dužnosti „voditelja Dokumentacijskog centra” trebale bi obuhvaćati, uz ostale zadaće, i sljedeće:

razvijanje i upravljanje Dokumentacijskim centrom, što uključuje kategorizaciju, katalogiziranje te širenje • baze podataka kako fi zičke tako i one na Web-portalu,

klasifi ciranje popisa knjiga, časopisa, izvješća, audiovizualnog materijala prema temama i autorima,•

provođenje anketa među zaposlenicima o potrebama za pretraživanjem informacija i pristupima kojim će • se utvrditi koje usluge i informacije su najtraženije,

prenošenje informacije voditeljima ASOO-a o važnosti Dokumentacijskog centra, njegovim uslugama i • potrebama koje se temelje na rezultatima anketa,

promicanje novih materijala i usluga za zaposlenike uporabom Web-portala, e-pošte, prezentacija, e-bilte-• na, neformalnih načina komuniciranja i sl.,

predlaganje voditeljima koje nove usluge treba uvesti kako bi se Dokumentacijski centar, kao takav, po-• boljšao,

surađivanje s IT Odjelom vezano uz implementaciju novih IT pristupa koji mogu koristiti u poboljšanju • usluga,

redovito ocjenjivanje usluga Dokumentacijskog centra;•


9. OCJENJIVANJE DOKUMENTACIJSKOG CENTRA

Ocjenjivanje usluga trebala bi biti uobičajena praksa kako bi utvrdilo jesu li usluge koje se korisnicima pružaju kori-sne i kako je uspostava centra pridonijela ostvarivanju ciljeva ASOO-a. Tradicionalan način ocjenjivanja usluga, kao što je broj posudbi, nije primjeren za ocjenjivanje rada interne knjižnice u jednoj ustanovi. Koristi koje Dokumen-tacijski centar donosi također je teško izmjeriti, ali bi isto trebalo biti usklađeno sa strateškim ciljevima i odlukama. Vrijednosti i korisiti Dokumentacijskog centra za organizaciju moraju biti svjesni svi Odjeli, koji bi trebali aktivno sudjelovati i pridonositi toj vrijednosti. Ocjenjivanje bi trebalo provoditi po mogućnosti dva puta godišnje tj. svakih šest mjeseci.

Kako bi se provelo kvalitetno ocjenjivanje, može se, među ostalima, primijeniti i nekoliko sljedećih metoda:

slanje upitnika svim zaposlenicima - što im se sviđa, što im se ne sviđa, imaju li prijedloge za poboljšanja • ili za nove usluge,

detaljan pregled evidencije o dokumentima u opticaju, kako bi se putem uvida u posudbe utvrdilo što se • koristi a što ne,

traganje za novim trendovima koji mogu pomoći poboljšanju knjižničnih usluga,•

ocjenjivanje evidencija o pretragama, u tiskanom i elektroničkom obliku, kako bi se utvrdilo koja vrsta pita-• nja se postavlja i koji izvori se koriste za pronalaženje odgovora

Kako bi ocjenjivanje bilo učinkovito, moraju se prikupljati relevantni podaci. Stoga je važno voditi statistiku programa i usluga od samog početka, kako bi se na kraju provela korisna evaluacija.


PRILOG 1: PRIMJER PREDLOŠKA OBRASCA ZA POSUDBU

Ime i prezime:

Odjel/Odsjek:

Naziv posuđenog materijala:

Svrha korištenja:

Datum posudbe:

Datum vraćanja:

Potpis:


PRILOG 2: PRIMJER PREDLOŠKA OBRASCA ZA OCJENU USLUGA DOKUMENTACIJSKOG CENTRA

Ime i prezime:

Odjel/Odsjek:

Smatrate li da vam interna knjižnica pomaže u obavljanju svakodnevnog posla?

Ukoliko pomaže, na koji je to način?

Ukoliko ne pomaže, zašto to mislite?

Koje usluge smatrate korisnima?

Koliko često koristite materijale iz interne knjižnice?

Imate li prijedloge o dodatnim temama koje bi se mogle uključiti?

Imate li prijedloge na koji način bi se usluge mogle po-boljšati?

preporuke za procedure arhiviranja, razmjenu i opticaj ... za procedure... · nja pozitivnog...

Documents