preparación y madurez de la administración pública
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Capacidades digitales clave para la transformación del sector público: la gestión del talentoConclusiones de la sesión de IBM celebrada el 15 de octubre de 2020 con representantes del sector público en el encuentro Think Digital Summit
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Durante los últimos meses se ha hablado largo y tendido sobre el grado de preparación y madurez de la Administración Pública para atender de manera digital las necesidades de los ciudadanos durante la pandemia. En esta sesión, celebrada en el marco del evento Think Digital Summit, IBM reunió a representantes de la Administración General del Estado, Autonómica y Local de las áreas de Transformación Digital, Economía y Empleo, con el objetivo de recoger la experiencia de estas entidades a la hora de poner en marcha iniciativas de capacitación en habilidades digitales tanto para empleados públicos como ciudadanos.
Javier González, director de Sector Público de IBM, abrió la sesión incidiendo en el doble reto de las administraciones públicas: por un lado, son las responsables de impulsar la digitalización entre la ciudadanía para que puedan beneficiarse de las ventajas de la Administración digital; pero por otro, saben que ese objetivo solo se puede conseguir si existen empleados públicos que estén preparados para acompañar al ciudadano en este aprendizaje, y para ello, ellos son los primeros que tienen que adoptar el cambio.
Durante la pandemia, como ha ocurrido en la empresa privada, los empleados públicos han tenido que adoptar de manera acelerada un nuevo entorno de trabajo en remoto. Y si bien es cierto que algunas administraciones ya estaban trabajando en esta línea antes de esta situación, la realidad es que los procedimientos administrativos seguían siendo en su mayoría presenciales y, por tanto, menos fáciles de trasladar a un entorno digital.
Aun así, tal y como se apuntó durante la sesión, las tareas pudieron continuar y, de hecho, la Administración no se ha parado. Sin embargo, esta digitalización forzada no deja de ser una respuesta urgente a una contingencia. Es momento de revisar estos procesos y aprovechar este impulso para abordar una transformación real que nos permita construir una Administración verdaderamente digital.Más información sobre la gestión del talento:
www.ibm.com/talent-management
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Hacia una Administración verdaderamente digital
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Durante la sesión, los participantes compartieron sus experiencias e identificaron algunos de los objetivos comunes que definirán los siguientes pasos en la digitalización de las Administraciones públicas.
Formación para romper barreras
La formación es una de las áreas clave donde muchas entidades se apoyan para impulsar el cambio. Según aclaran desde áreas relacionadas con la formación y selección de personal, se trata de diseñar un nuevo aprendizaje digital y no quedarse solo en virtualizar lo que ya se hacía de manera presencial.
En ese sentido, explican, debemos ser conscientes de que, al igual que la escritura o la imprenta impulsaron importantes cambios en las administraciones en su época, volvemos a estar en una nueva revolución: la era de la digitalización y la Inteligencia Artificial, y eso va a suponer un nuevo salto en la innovación de la Administración Pública.
Y este salto debe contemplar una transición ‘sin fisuras’ entre el mundo físico y digital, yendo además un poco más allá del simple traslado de lo presencial a lo ‘online’, por ejemplo, aprovechando nuevas tecnologías como la hiperrealidad para enriquecer las actividades formativas.
Orientación: la clave para ofrecer servicios personalizados
Desde el área de empleo coinciden en que la formación es relevante, pero, a la hora de hacerla llegar al ciudadano, es clave poder hacerlo de la manera que más valor pueda aportar a las personas. Para ello, apuestan por incorporar orientadores que sean capaces de guiar al ciudadano de manera personalizada a la hora de seleccionar algún itinerario educativo o de empleo.
Un ejemplo es la plataforma Digitalízate, donde existen herramientas y recursos formativos muy valiosos, y donde se van a incorporar también orientadores que acompañen a las personas a la hora de elegir su formación de manera personalizada.
Otro ejemplo, que apunta Javier González, es la plataforma IBM Skills Build, que ofrece diferentes itinerarios de aprendizaje sobre habilidades digitales y donde participan voluntarios de IBM para ayudar a las personas a elegir sus ciclos formativos más adecuados.
La brecha digital: o cómo construir una ‘citizen experience’ para todos
Es un tema clave para la construcción de la Administración digital: no se puede excluir a nadie. Y por eso, una vez digitalizados muchos de los procesos, hay que trabajar de cara al ciudadano y volver a transformar algunos procesos para que todas las personas, independientemente de sus medios, de su edad o de sus habilidades técnicas, puedan tener acceso y hacer uso de la Administración Digital. Al igual que la empresa privada piensa en la experiencia del cliente, la Administración Pública debe centrarse en la experiencia del ciudadano.
En este sentido, algunas administraciones locales están ya trabajando para reducir la brecha digital, por ejemplo, en zonas rurales o en personas de mayor edad.
Cuando el cambio cultural también se acelera
Desde las administraciones locales explican que, durante la pandemia, los profesionales han sido capaces de adoptar, en mayor o menor medida, el cambio hacia un modelo de teletrabajo que a la mayoría le era ajeno.
Y, si bien para muchos puede haber resultado algo forzado, también es cierto que ha derribado ‘muros invisibles’ que antes eran prácticamente infranqueables. De hecho, ha sido una situación que muchos empleados han acogido de manera positiva porque han podido poner en valor su trabajo. Esto abre las puertas a la aceleración, no solo de la digitalización en sí, sino de la adopción de una nueva cultura corporativa que antes hubiera ido mucho más lenta.
Por eso, ahora es momento de hacer cambios reales en el modelo de trabajar: por ejemplo, transformar el modelo de ‘teletrabajo de contingencia’ adoptado durante la pandemia a un modelo de teletrabajo real, que incorpore mecanismos de seguimiento, modelos formativos adaptados, etc.
Automatización de tareas administrativas
Otra de las claves de cualquier proyecto de digitalización, tal y como apunta IBM, es identificar cuáles son las tareas críticas para para llevar a cabo. Y esto implica identificar también qué actividades ya no van a ser necesarias o pueden ser automatizadas.
Se debe contemplar una transición ‘sin fisuras’ entre el mundo físico y el digital
En la Administración Pública existen muchas tareas administrativas que no aportan valor y que se pueden automatizar. En esta línea, algunas administraciones locales ya están trabajando en proyectos para identificar estas tareas y ofrecer planes de formación y capacitación a las personas que las desempeñan para que puedan reconducir su carrera.
De hecho, advierten de que reciclar a las personas es fundamental, ya que no existen suficientes perfiles en el mercado para cubrir la demanda de estas capacidades que van a ser necesarias en los próximos años.
Colaboración, colaboración y colaboración
Los nuevos modelos operativos, tanto privados como públicos, pasan por la colaboración. La creación de una cultura colaborativa es fundamental para incorporar las nuevas maneras de trabajar, nuevos modelos de servicio al ciudadano o nuevas formas de aprendizaje.
Los empleados de la Administración Pública han de tomar conciencia de que deben colaborar, no solo entre equipos cercanos, sino entre ecosistemas diferentes al suyo.
Además, la colaboración entre administraciones también es fundamental para estandarizar procesos en el propio funcionamiento de las administraciones, tanto para la gestión interna como para simplificar y unificar la experiencia de los ciudadanos.
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Durante la sesión, los participantes compartieron sus experiencias e identificaron algunos de los objetivos comunes que definirán los siguientes pasos en la digitalización de las Administraciones públicas.
Formación para romper barreras
La formación es una de las áreas clave donde muchas entidades se apoyan para impulsar el cambio. Según aclaran desde áreas relacionadas con la formación y selección de personal, se trata de diseñar un nuevo aprendizaje digital y no quedarse solo en virtualizar lo que ya se hacía de manera presencial.
En ese sentido, explican, debemos ser conscientes de que, al igual que la escritura o la imprenta impulsaron importantes cambios en las administraciones en su época, volvemos a estar en una nueva revolución: la era de la digitalización y la Inteligencia Artificial, y eso va a suponer un nuevo salto en la innovación de la Administración Pública.
Y este salto debe contemplar una transición ‘sin fisuras’ entre el mundo físico y digital, yendo además un poco más allá del simple traslado de lo presencial a lo ‘online’, por ejemplo, aprovechando nuevas tecnologías como la hiperrealidad para enriquecer las actividades formativas.
Orientación: la clave para ofrecer servicios personalizados
Desde el área de empleo coinciden en que la formación es relevante, pero, a la hora de hacerla llegar al ciudadano, es clave poder hacerlo de la manera que más valor pueda aportar a las personas. Para ello, apuestan por incorporar orientadores que sean capaces de guiar al ciudadano de manera personalizada a la hora de seleccionar algún itinerario educativo o de empleo.
Un ejemplo es la plataforma Digitalízate, donde existen herramientas y recursos formativos muy valiosos, y donde se van a incorporar también orientadores que acompañen a las personas a la hora de elegir su formación de manera personalizada.
Otro ejemplo, que apunta Javier González, es la plataforma IBM Skills Build, que ofrece diferentes itinerarios de aprendizaje sobre habilidades digitales y donde participan voluntarios de IBM para ayudar a las personas a elegir sus ciclos formativos más adecuados.
La brecha digital: o cómo construir una ‘citizen experience’ para todos
Es un tema clave para la construcción de la Administración digital: no se puede excluir a nadie. Y por eso, una vez digitalizados muchos de los procesos, hay que trabajar de cara al ciudadano y volver a transformar algunos procesos para que todas las personas, independientemente de sus medios, de su edad o de sus habilidades técnicas, puedan tener acceso y hacer uso de la Administración Digital. Al igual que la empresa privada piensa en la experiencia del cliente, la Administración Pública debe centrarse en la experiencia del ciudadano.
En este sentido, algunas administraciones locales están ya trabajando para reducir la brecha digital, por ejemplo, en zonas rurales o en personas de mayor edad.
Cuando el cambio cultural también se acelera
Desde las administraciones locales explican que, durante la pandemia, los profesionales han sido capaces de adoptar, en mayor o menor medida, el cambio hacia un modelo de teletrabajo que a la mayoría le era ajeno.
Y, si bien para muchos puede haber resultado algo forzado, también es cierto que ha derribado ‘muros invisibles’ que antes eran prácticamente infranqueables. De hecho, ha sido una situación que muchos empleados han acogido de manera positiva porque han podido poner en valor su trabajo. Esto abre las puertas a la aceleración, no solo de la digitalización en sí, sino de la adopción de una nueva cultura corporativa que antes hubiera ido mucho más lenta.
Por eso, ahora es momento de hacer cambios reales en el modelo de trabajar: por ejemplo, transformar el modelo de ‘teletrabajo de contingencia’ adoptado durante la pandemia a un modelo de teletrabajo real, que incorpore mecanismos de seguimiento, modelos formativos adaptados, etc.
Automatización de tareas administrativas
Otra de las claves de cualquier proyecto de digitalización, tal y como apunta IBM, es identificar cuáles son las tareas críticas para para llevar a cabo. Y esto implica identificar también qué actividades ya no van a ser necesarias o pueden ser automatizadas.
En la Administración Pública existen muchas tareas administrativas que no aportan valor y que se pueden automatizar. En esta línea, algunas administraciones locales ya están trabajando en proyectos para identificar estas tareas y ofrecer planes de formación y capacitación a las personas que las desempeñan para que puedan reconducir su carrera.
De hecho, advierten de que reciclar a las personas es fundamental, ya que no existen suficientes perfiles en el mercado para cubrir la demanda de estas capacidades que van a ser necesarias en los próximos años.
Colaboración, colaboración y colaboración
Los nuevos modelos operativos, tanto privados como públicos, pasan por la colaboración. La creación de una cultura colaborativa es fundamental para incorporar las nuevas maneras de trabajar, nuevos modelos de servicio al ciudadano o nuevas formas de aprendizaje.
Los empleados de la Administración Pública han de tomar conciencia de que deben colaborar, no solo entre equipos cercanos, sino entre ecosistemas diferentes al suyo.
Además, la colaboración entre administraciones también es fundamental para estandarizar procesos en el propio funcionamiento de las administraciones, tanto para la gestión interna como para simplificar y unificar la experiencia de los ciudadanos.
Reciclar a las personas es fundamental, no existen perfiles suficientes en el mercado para cubrir la demanda de nuevas capacidades
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Re-skilling: la hoja de ruta para la transformación, en 11 claves
Identifica tus roles críticos
Lo primero es identificar roles y skills críticos. En caso de la Administración, además, hay que considerar skills de transformación para liderar y empujar el cambio.
Según explica Miguel Valdivieso, responsable de Human Capital Digital Transformation, el 50% de los ingresos de IBM provienen de capacidades que hace cinco años no existían. Apoyada en una cultura digital y de impulso del talento, IBM ha conseguido re-capacitar al 80% de la organización en pocos años. A continuación, destacamos algunos de los aspectos clave a tener en cuenta en el proceso de transformación de la gestión del talento en las organizaciones.
Menos es más
Adoptar el cambio de manera progresiva. En IBM se identificaron, a través de Watson Talent Framework, más de 3.000 roles, pero en España nos hemos centrado solo en 13. Hay que ir de menos a más.
Situación
Cuando se cree un itinerario formativo, hay que situar a cada uno de los empleados en un punto dentro de ese mapa, identificando su punto de partida para tener claro cuál debe ser su camino.
Ofertas personalizadas
Crear ofertas personalizadas para cada perfil es la única manera de conseguir el engagement de ciudadanos y empleados públicos.
Optimiza tus recursos internos
Dentro de la organización seguro que existen muchos recursos infrautilizados. Antes de buscar fuera, hay que hacerlo dentro y dar una nueva vida a los recursos y contenidos existentes a través de portales de gestión del conocimiento.
Cultura formativa
Impulsar una cultura basada en la formación y apoyada por herramientas y plataformas que ofrezcan opciones personalizadas y adecuadas a cada perfil.
Modelo de evaluación
Hay que revisar el modelo de evaluación y hacerlo sencillo, progresivo y conectado con el modelo de skills y roles que se hayan diseñado.
Retribución de resultados
Es necesario conectar el sistema de retribución con las capacidades requeridas y asociadas a los empleados.
Operaciones de RRHH
El cambio empieza en uno mismo. Es imprescindible revisar la función de RRHH eliminando tareas repetitivas y perfiles no necesarios, llevándolos a tareas de más valor.
Redefine el concepto de liderazgo
Construir un liderazgo alineado con el modelo de gestión de personas.
Gestiona el cambio
Hay que tener en cuenta que el 75% de las iniciativas de cambio fracasan y es necesario un sistema para gestionar la resistencia al cambio.
IBM, el logo de IBM, ibm.com y Global Business Services son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Internacional Business Machines Corp. registradas en diversas jurisdicciones de todo el mundo. Otros nombres de productos y servicios pueden ser marcas comerciales de IBM o de otras empresas. Encontrará una lista actual de las marcas de IBM en el apartado "Copyright and trademark information" de la página web ibm.com/legal/copytrade.shtml.
Para más información, contactar con:
Javier GonzálezDirector de Sector Público de IBM España
linkedin.com/in/javier-gonzález-sánchez-68155858/