praxisbericht zur digitalen gremienarbeit mit session in ... · 11/2007 letzte stadtratssitzung mit...
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DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Praxisbericht zur digitalen
Gremienarbeit mit Session in der
Landeshauptstadt Magdeburg
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Magdeburg in für den Sitzungsdienst relevanten Zahlen
und Fakten
Magdeburg hat:
ca. 230.000 Einwohner
einen Stadtrat mit 56+1 Mitgliedern in 5 Fraktionen
8 beratende und 11 beschließende Ausschüsse
3 Ortschaftsräte mit Ortsbürgermeistern
ca. 2500 Mitarbeiter/innen in der Kernverwaltung
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Magdeburg in für den Sitzungsdienst relevanten Zahlen
und Fakten
Die Stadtverwaltung:
hat seit 2004 „Session“ erfolgreich im Einsatz
wickelt den Sitzungsdienst vollständig digital ab
betreut geschäftsführend alle Gremien des Stadtrates
bewältigt dabei ca. 250 Ausschusssitzungen, 20 Stadtratssitzungen
und 30 Ortschaftsratssitzungen jährlich
erstellt im jährlichen Durchschnitt ca. 15.000 elektronische
Dokumente
pflegt eine digitale Beschlusskontrolle für alle Beschlüsse/
Festlegungen/Aufträge des Oberbürgermeisters und des Stadtrats
(ca. 100 monatlich)
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Abwicklung des Sitzungsdienstes mit Session
dezentral Erstellen der Vorlagen Ämter/
Fachbereiche
zentral Abgabe aller Rathaus
Vorlagen im Original
(inkl. aller Anlagen)
zur formellen,
inhaltlichen und ggf.
rechtlichen Kontrolle
- Archivierung
- Session-
Administration
- Datenpflege
- Führung des
Sitzungskalenders
- Sitzungsgeld-
abrechnung
zentral Behandlung aller
Vorlagen
Oberbürgermeister-
Genehmigung Dienstberatung
(dienstags)
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Abwicklung des Sitzungsdienstes mit Session
zentral Freigabe der Vorlagen Rathaus
für die Infosysteme
Amtsinfo/ Ratsinfo
Oberbürgermeister-
infosystem
(OBIS)
Verwaltung Stadträte
Fraktionen
Bürgerinfo
Medien
Bürger
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
Informationsquelle für die digitale Durchführung des Sitzungsdienstes in der Landeshauptsstadt Magdeburg sind die 4 Informationssysteme des Moduls SessionNet.
1. Informationssystem OBIS – Informationssystem für die Verwaltungsspitze
Die Dienstberatung des Oberbürgermeisters wird seit März 2010 digital
durchgeführt.
Voraussetzung war die Bereitstellung des Informationssystems OBIS, in dem auf sämtliche Vorlagen und Sitzungen, ohne vorherige Freischaltung, zugegriffen werden kann.
Der Oberbürgermeister und die Beigeordneten haben die Möglichkeit Notizen und Kommentare zu den einzelnen Vorlagen zu erfassen, welcheihnen dann bis zur Beschlussfassung, zu jeder weiteren Beratung der Vorlage, zur Verfügung stehen.
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
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Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
2. Das Amtsinformationssystem
Das Amtsinformationssystem ist über das Intranet der
Stadtverwaltung Magdeburg für Mitarbeiter der Verwaltung sowie
der Fraktionsgeschäftsstellen zu erreichen.
Es ist passwortgeschützt und enthält neben Informationen zu den
Fachbereichen der Verwaltung, den Gremien und deren
Mitglieder, sämtliche vom Oberbürgermeister genehmigten
Vorlagen sowie Sitzungen.
Der Zugriff ist sofort nach erfolgter Freischaltung in Session über
den integrierten Sitzungskalender bzw. verschiedene Recherchen
möglich.
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Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
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Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
3. Das Ratsinformationssystem für Stadträte
Der Zugang erfolgt passwortgeschützt über den Internetauftritt der
Landeshauptstadt Magdeburg.
Über dieses Informationssystem können alle Mitglieder eines Gremiums auf
sämtliche Sitzungen und Sitzungsdokumente zugreifen.
Der Zugriff ist in der Regel sofort nach der Freischaltung in Session
möglich.
Vertrauliche Dokumente werden nur den Mitgliedern des in der
Beratungsfolge vorgesehenen Gremiums angeboten.
Für die Recherche stehen verschiedene, von den Stadträten gewünschte,
Varianten zur Verfügung.
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Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
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Ratsinformationssystem SessionNet
4. Das Bürgerinformationssystem
Das Bürgerinformationssystem ermöglicht jedem interessierten
Bürger sowie den Vertretern der Presse sich umfänglich auf
Sitzungen vorzubereiten bzw. über Ergebnisse zu informieren.
Es kann auf alle öffentlichen Sitzungsdokumente und Vorlagen
sofort nach der Freischaltung zugegriffen werden.
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Veröffentlichung von Informationen über das
Ratsinformationssystem SessionNet
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Ratsinformationssystem SessionNet
zentral Freigabe aller Dokumente Oberbürgermeister-
Dienstberatung
dezentral
Drucksachen Informationen Stellungnahmen(Beschlussvorlagen)
Ämter Fachbereiche Eigenbetriebe
Erstellung der Tagesordnungen für Ausschusssitzungen in Abstimmung
mit den jeweiligen Vorsitzenden
Freigabe der Tagesordnung, Einladung
Stadtrat Ortschaftsrat Betriebsausschuss
Beratender Ausschuss Beschließender Ausschuss
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Ratsinformationssystem SessionNet
Amtsinfo Ratsinfo für Stadträte Bürgerinfo
- Verwaltung - Stadträte - sachkundige Einwohner
- Fraktionsge- - Bürger
schäftsstellen - Presse
dezentral
Sitzung des Ausschusses
- Führen der Anwesenheit
- Eingabe der Ergebnisse in Session
- Niederschrift erstellen
- Beschlusskontrolle auslösen
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„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit
Vorraussetzungen und zeitliche Abfolge der Einführung von „mandatos“
5/2005 Verwaltung wird durch den Stadtrat beauftragt, anstelle der papierintensiven
Sitzungsorganisation nach einer digitalen Lösung zu suchen
11/2006 Beschlussfassung des Stadtrates zur grundsätzlichen Einführung des Projektes
12/2006 Änderung der Gemeindeordnung des Landes Sachsen-Anhalt ermöglicht
elektronische Ladung von Gemeinderäten
5/2007 Start des Pilotprojektes mit 17 Stadtratsmitgliedern und Vertretern aller
Fraktionsgeschäftsstellen
9 und
10/2007
Umfassende Schulung aller teilnehmenden 47 Stadtratsmitglieder durch die KID
Magdeburg
11/2007 Letzte Stadtratssitzung mit Papierunterlagen
06.12.07 1. elektronische Stadtratssitzung
5/2009 Einstimmige Beschlussfassung des Stadtrates zur Weiterführung des Projektes
bis zum Ende der nächsten Wahlperiode - 2014
9/2011 55 von 56 Stadtratsmitgliedern beteiligen sich am Projekt
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„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit
„mandatos“ - Besonderheiten in Magdeburg
Beschränkung auf Mandatsträger und Mitarbeiter der
Fraktionsgeschäftsstellen (nicht für Ortschaftsratsmitglieder und
sachkundige Einwohner)
Laufzeit des Projektes für jeweils eine Wahlperiode (5 Jahre)
ist an Mandat gebunden
konsequente Selbstbindung aller Teilnehmer: wenn mandatos –
dann kein Papier
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„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit
Ergebnisse/Erfahrungen/Fazit/Empfehlungen
Im Sitzungsdienst Im Allgemeinen
Senkung des Sach- und
Zeitaufwandes
Schnellere Bereitstellung aller
Unterlagen
Erhöhter Prüfaufwand der Vorlagen
Erhöhter Beratungsbedarf bei den
Stadträten
Alle Stadtratssitzungen werden
durch geschultes Personal begleitet
Verwaltungsspitze muss Motor des
Projekts sein
Grundsatzbeschlussfassung mit
konkreten Festlegungen sowie ein
fundiertes Pilotprojekt sollte der
Einführung vorausgehen
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit
Defizite bei den Mandatsträgern im Umgang mit der Technik müssen
ausreichend einkalkuliert werden
Teilnehmende Mandatsträger müssen immer Ansprechpartner
haben und sich jederzeit gut betreut fühlen
Parallele herkömmliche Papierorganisation sollte auf ein absolutes
Minimum beschränkt bleiben
DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig
„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit
Fazit:
Mandatos ist die Lösung
für eine effiziente, rechtssichere und schnelle
Gremienarbeit für Mandatsträger.
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„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit
Systembetreuung über
Ralph KadanikTeamleiter Internet und Kommunalverfahren
KID
Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH
Alter Markt 15
39104 Magdeburg
Tel: 0391 24464 150
Fax 0391 24464 400
Web: www.kid-magdeburg.de
Mail: [email protected]
Anwendungsbetreuung über
Dr. Anne IgnatuschtschenkoTeamleiterin Sitzungsmanagement
Landeshauptstadt Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
Alter Markt 6
39090 Magdeburg
Tel: 0391 54022 82
Fax 0391 54021 15
Web: www.magdeburg.de
Mail: [email protected]