präsentation der vertiefungsarbeit von thomas eschbach 21.07.2003

Berufsakademie LörrachWirtschaftsinformatik

Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas Eschbach

21.07.2003

Oracles Beitrag zumDokumenten- und

Contentmanagement

21.07.2003Thomas Eschbach

DM und CMmit


Gliederung

1. Einleitung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle5. Zusammenfassung / Ausblick

DM und CMmit


1. Einleitung


DM und CMmit

1. Einleitung 5. Zusammenfassung3. CM mit Oracle2. Definitionen 4. DM mit Oracle



• „Wir ertrinken in einer Fülle an Informationen, aber wir sind durstig nach

Wissen“ (John Naisbitt)

1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle

DM und CMmit



• Strukturierung aller Arten von Informationen auf allen Arten von Informationsträgern immer wichtiger

• Abrufbarkeit von Information und Wissen• Filterung nutzbare / nicht nutzbare

Information• Zeitfaktor• Umwandlung unstrukturiertes in

strukturiertes Wissen


DM und CMmit



2. Definitionen


DM und CMmit



2.1 Dokumentenmanagement (DM)

2.2 Contentmanagement (CM)

2.3 Oracle


DM und CMmit




Viele verschiedene Dokumentenarten wie...

Angebote, Anfragen, Konzepte, Protokolle, Analysen, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften,

Dokumentationen, etc.

...liegen auf verschiedenen Informationsträgern oder in verschiedenen Formaten vor wie...

Papiere, Word-/Excel-/PDF-Dokumente, e-Mails, Faxe, etc.

2.1 Dokumentenmanagement (DM)

DM und CMmit




ProblemExponentiell steigende

Informationsmenge führt schnell zu Unübersichtlichkeit, Zugriff auf

Dokumente aus der Vergangenheit nur erschwert möglich

DM und CMmit




ABER:

Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen

ist notwendig aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen,

Qualitätsanforderungen (ISO 9000), erweiterter Produkthaftung

Lösung des Problems: DM

DM und CMmit




Anforderungen an ein DM

• Klare Ablagestruktur• Einfache Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten• Revisionssicheres, automatisches Abspeichern der Dokumente• Anzahl der Dokumente verringern• Einfaches und schnelles Finden von Dokumenten (!!!)• Geringst möglicher Disziplinanspruch an Mitarbeiter• Ausbaufähigkeit für die Zukunft• Lukrativer Kosten-Nutzen-Effekt

DM und CMmit




Anforderungen an ein DM

• Verteilung von Dokumenten, soweit erforderlich• Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente in einer Organisation und in Arbeitsabläufen• Administration der Dokumente und Ablagestrukturen sowie Zugriffsrechte• Sicherungsmechanismen für Dokumentenbestände, zugehörige Datenbanken und anderer Profile• Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleiten von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren wie eMail oder Fax

DM und CMmit




KurierzeitHauspostLiegezeiten

KopierenSortierenAblage

RecherchenRückfragen

produktiveVorgangsbearbeitung

Unternehmen ohne DM

Quelle: SJG Projektmanagement www.sjg.com

DM und CMmit




KurierzeitHauspostLiegezeiten

KopierenSortierenAblage

RecherchenRückfragen

Nutzen von DM-Software – Mehr Zeit für mehr/wichtigere Vorgänge

Quelle: SJG Projektmanagement www.sjg.com

produktiveVorgangsbearbeitung

DM und CMmit




Definition DM

Unternehmensweite Dokumentenverwaltung

zur effektiven Erkennung, Erfassung, Weiterleitung, Bearbeitung, Archivierung

und Zugriff auf Dokumente beliebiger Art

DM und CMmit




Definition DM

Wichtig sind dabei auch

PerformanceIntegrationsfähigkeit

Kompatibilität

AKZEPTANZ

DM und CMmit



2.2 Contentmanagement (CM)


Grundsätzlich:

Erstellen & Verwalten von zu veröffentlichenden Informationen

(Webinhalten)

Entkopplung von Information und Darstellung

DM und CMmit



Viele zu veröffentlichende Informationen in Form von...

• HTML-Seiten• Textverarbeitungsformaten• Präsentationen• Tabellenkalkulationen• Webseiten• Digitalisierte Videos, Audios, Bilder

...in verschiedenen DB/Dateisystemen und auf verschiedenen Servern

1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle

DM und CMmit




DM und CMmit

Problem

Einheitlicher u. konsolidierter Zugriff auf Web-Informationen und

Informationen im Intranet praktisch nicht möglich



ABER:

Dynamik verlangt Verfügbarkeit hinsichtlich

• Design-Änderung • Inhaltliche Neustrukturierung • Wechsel auf ein anderes System • Gleichzeitiges Publizieren auf

verschiedenen Systemen • Integration von fremden Inhalten


DM und CMmit



• Templates – Ablösung vom statischen HTML; Entkopplung von Information u. Darstellung; Dynamische Verknüpfung von Inhaltsdaten mit passender Darstellung

• Assets – Getrennte Ablage einz. Komponenten; Verwaltung u. Bearbeitung an zentraler Stelle; Aktualisierung in allen Seiten

• Workflow – Abbildung d. Publishing-Prozesses; Arbeitsteilung durch Rollen u. Rechte; Freigabe- u. Kontrollkette; Präzise Def. d. Verantwortungsbereiche


DM und CMmit

Anforderungen an ein CM-System ( 1 / 3 )



• Systemintegration – Integration externen Contents; Unterstützung v. Webservices (XML/XSL); Nutzung bestehender Infrastruktur f. Email od. Aufgaben (Outlook, Exchange, Notes)

• Erweiterbarkeit – Klare OO; Offenlegung der API; Unterstützung v. Client/Server-Mechanismen (DCOM, RMI, SOAP, Corba)

• Personalisierung – Indiv. Inhalte, Darstellung od. Navigation; Unterstützt CRM; Informationen kategorisieren durch Meta-informationen u. Laufzeitparameter; Ausgereifte Versionen d. CMS f. Mensch u. Maschine (Robots)1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen 3. CM mit Oracle

DM und CMmit




• XML-Integration – Strukturierung u. Beschreibung v. Inform-ationen; Leicht lesbar f. Mensch u. Maschine; Zukunftssicher

• Reporting – User Tracking u. Data Mining; Ansatzpunkte für Verbesserungspotentiale u. Qualitätssicherung; Mindestens Schnittstelle f. externe Reporting-Applikationen

• Performance – Schnelle Verknüpfung v. Inhalt+Template u. Auslieferung; Schnelle Auslieferung auch komplexer Seiten; Stabile Bewältigung vieler Zugriffe/Zeitintervall; Caching; Skalierbarkeit


DM und CMmit





DM und CMmit

Definition CM

Unternehmensweite Verwaltung von zu veröffentlichenden Informationen in Form

verschiedenster Datentypendurch Entkopplung und zielgerichteter

Verknüpfung von Information und Darstellung




DM und CMmit

Definition CM

Content Management bezeichnet den zielgerichteten und systematischen

Umgang mit der Erzeugung, Verwaltung und Zur-Verfügung-Stellung von Inhalten

in flexibler Granularität



2.3 Über


• Weltweit einer der größten Anbieter von Unternehmenssoftware

• 1977 gegründet, Umsatz 9,5 Mrd. USD (2002)• 42.000 MA, Vertretungen in 145 Ländern• Datenbanken, Tools, Anwendungssoftware,

Entwicklungs- u. Analysewerkzeuge; vollständig WWW-fähige Produktlinie

• Beratung, Ausbildung, Support-Services

DM und CMmit



Marktanteil


DM und CMmit


Datenbankmarkt Stand 2002


3. CM mit Oracle


DM und CMmit




DM und CMmit

inter Media

• Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i• Speicherung aller Multimedia-, Bild- u.

Videodaten • INSO-Filter vereinheitlicht alle Formate

(ORDAudio, ORDImage, ORDVideo)• Vereinfachte Suche durch Indizierung• Verwaltung v. HTML-, PDF- u. weiteren

textbasierten Dokumenten




DM und CMmit

WebDB

• Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i• Entwicklungsumgebung für das

Internet• Aufbau v. dynamischen u.

datenintensiven Websites• Websites lassen sich komplett

innerhalb d. Datenbank entwickeln u. verwalten



1. Einleitung

4. DM mit Oracle

5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle

DM und CMmit




DM und CMmit

inter Media Text

• Wortstammsuche („stemming“)• Benachbarte Wortsuche („proximity“)• Suche mit unscharfem Profil („fuzzy

search“)• Volltextsuche möglich durch Indizierung• Thesaurus-Funktionalitäten• Themenbezogene übergreifende Suche

(„about query“)




DM und CMmit



5. Zusammenfassung


DM und CMmit



1. Einleitung

5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM 5.2 Fazit 5.3 Ausblick

5. Zusammenfassung2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle

DM und CMmit



• Anforderungen an DM können mit Oracle erfüllt werden (Klare Ablagestruktur, revisionssicheres Abspeichern d. Dokumente, einfaches u. schnelles Finden d. Doks, Ausbaufähigkeit)

• Technische Voraussetzungen sind gegeben• Funktionale Anwendungen müssen

entwickelt werden• Disziplinanspruch an MA u. Kosten-Nutzen-

Effekt hängen von der Qualität der Entwicklung d. DMS ab!


5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM

DM und CMmit



• Templates• Assets• Workflow• Systemintegrati

on


DM und CMmit

• Erweiterbarkeit• XML-Integration• Reporting• Performance• Personalisierung

Anforderungen an ein CMS:


können erfüllt werden!


• Kein DM- oder CM-System als solches von Oracle verfügbar

• Technische Anforderungen sind aber erfüllt• DB eignet sich als Datenbasis f. DMS u.

CMS• Funktionalität muss selbst entwickelt

werden• Anpassung an benutzerspezifische

Bedürfnisse• Integration in bestehende Strukturen,

Erweiterung• Eignung f. kleine u. sehr große

Datenbestände• Zukunftssicher


DM und CMmit




Kosten, Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und somit

der Unternehmenserfolg hängen in hohem Maße von der

Qualität des Dokumenten- und Contentmanagements ab!

5.2 Fazit

DM und CMmit




• Oracle liefert hierzu die technischen Voraussetzungen und erfüllt die technischen Anforderungen in vollem Umfang• Funktionale Anforderungen an das DM und das CM müssen selbst entwickelt bzw. integriert werden• Hierzu sind Kenntnisse über Arbeitsweise u. Technik der Oracle-Komponenten nötig • Hoher Aufwand & Investition!

DM und CMmit

Oracle als Datenbasis für ein unternehmensweites Dokumenten- und Contentmanagementsystem!




5.3 Ausblick

DM und CMmit

• Verschmelzung von DM u. CM• Noch mehr räumliche u. zeitliche

Unabhängigkeit• Bedeutung v. DM u. CM immer

wichtiger• Oracle realisiert dies bereits• Entwicklung stärker Richtung

Knowledge Management



Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!

5. Zusammenfassung1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle

DM und CMmit


präsentation der vertiefungsarbeit von thomas eschbach 21.07.2003

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