ppt-aai.ai.002 auditorias al sgi

8/20/2019 Ppt-Aai.ai.002 Auditorias Al Sgi

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PROCEDIMIENTO Código: PPT-AAI.AI.002 Número de revisión: 06

AUDITORÍAS AL SISTEMA DEGESTIÓN INTEGRADO

Fecha de emisión: 29-10-2012

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N° de revisión de la plantilla 00 Fecha de emisión de la plantilla 11-11-2011Página 1 de 17

ÍNDICE

1. PROPÓSITO ____________________________________________________ 2

2. ALCANCE ______________________________________________________ 2

3. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y/O ABREVIACIONES _______________________ 2

4. APROBACIÓN Y RESPONSABILIDAD __________________________________ 3

5. PROCESOS PRINCIPALES __________________________________________ 4

6. DESARROLLO ___________________________________________________ 4

6.1. ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORÍAS AL SGI __ 4

6.2 AUDITORÍAS INTERNAS AL SGI ______________________________________________ 5 6.2.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS AL SGI ________________ 5 6.2.2 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS ____________________________________ 6 6.2.3 EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SGI ____________________________ 7 6.2.4 PROCESOS PARALELOS A LA AUDITORÍA INTERNA DEL SGI _________________ 11

6.2.4.1 VERIFICACIÓN DEL SGI ____________________________________________ 11 6.2.4.2 AUDITORÍAS NO PROGRAMADAS _____________________________________ 11

6.3 AUDITORÍAS LEGALES _____________________________________________________ 11

6.4 AUDITORÍAS EXTERNAS ___________________________________________________ 12 6.4.1 AUDITORÍA EXTERNA AL SGI __________________________________________ 12 6.4.2 AUDITORÍA DE SELLO IBNORCA ________________________________________ 14

6.5 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN _____________________________________________ 15

7. INDICADORES _________________________________________________ 15

8. REGISTROS/ DOCUMENTOS _______________________________________ 16

9. ANEXOS ______________________________________________________ 16


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1. PROPÓSITO

Describir el proceso para determinar si el sistema de gestión integrado se ha implementado y semantiene de manera eficaz y se encuentra conforme con:

1)

Las disposiciones planificadas por la organización.2)

Los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.3) Los requisitos del Sistema de Gestión Integrado de la empresa.4) Requisitos legales relacionados con el Medio Ambiente, la Seguridad, Salud Ocupacional,

calidad y otros requisitos que la organización suscriba.5) Los requisitos de Calidad de producto Sello IBNORCA.

2. ALCANCE

Aplica a todas las auditorías realizadas al SGI incluyendo auditorías legales y auditorías de SelloIBNORCA a nivel Nacional, bajo el siguiente esquema:

Las auditorías internas y auditorías legales, aplican a todas las actividades y áreas de la empresay empresas relacionadas al grupo SOBOCE S.A.El alcance de las auditorías externas al SGI, aplican solamente a SOBOCE S.A.Las auditorías de Sello IBNORCA aplican solamente a las plantas de Cemento.

3. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y/O ABREVIACIONES

AI Auditor InternoAMCR Asesor de Mejora Continua RegionalASC Auditor Senior de Certificaciones

Auditoría externa alSGI

Auditoria de Certificación/recertificación/vigilancia realizada por un entecertificador externo, para verificar que el SGI cumple con los requisitosestablecidos en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Auditoría legalAuditoría de verificación de cumplimiento de los requisitos establecidosen la Normativa Boliviana referente a la Seguridad Industrial, SaludOcupacional, Calidad y Medio Ambiente.

Auditoría de SelloIBNORCA

Auditoría externa realizada por IBNORCA para la certificación de los

productos que cumplen con las especificaciones establecidas en laNorma Técnica Boliviana o Internacional respectiva y que poseen unSistema de Gestión la Calidad basado en la norma ISO 9001.

Auditor ExternoAuditor independiente contratado como especialista técnico para auditardeterminadas actividades definidas por el Auditor Senior deCertificaciones y aprobadas por el Auditor Interno.

Auditor Interno al SGIPersonal de la empresa o externo distinto al Auditor Senior deCertificaciones, quien ejerce la función de auditor interno al SGI.

Auditor LíderEs uno de los Auditores Senior de Certificaciones que ejercerá la funciónde auditor líder en una determinada auditoría interna al SGI.

Equipo Auditor Grupo de personas que pueden ser aparte del Auditor Líder, el AuditorSenior de Certificaciones (que no esté ejerciendo la función de auditor


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líder) y/o Auditor externo o perteneciente a la empresa, que cumpla lascaracterísticas definidas en punto 6.2, y que sea validado por el AuditorInterno.

IBNORCA Instituto Boliviano de Normalización y Calidad

ISO Sigla en inglés que significa: Organización Internacional para laEstandarización

JNMC Jefe Nacional de Mejora ContinuaMA Medio AmbienteMAL Máxima Autoridad del LugarMC Mejora Continua

NC No ConformidadOHSAS Sigla en inglés que significa: Series de evaluación para seguridad y

salud ocupacional.

Otros requisitos

Se entiende por "otros requisitos" a los siguientes aspectos:1. Requisitos legales y/o técnicos adoptados de otrospaíses/instituciones, porque en el país no se tienen definidos losestándares (ejemplo: límites permisibles).2. Requisitos contractuales del contratante cuando SOBOCE S.A. actúacomo contratista/ proveedor3. La empresa establecerá para contratos de montos mayores a U$D500.000 todos los requisitos legales y/o técnicos nacionales y otrosrequisitos que sean aplicables de acuerdo a sus necesidades.

PAA PGT-AAI.AI.001 Programa Anual de Auditorías

ResponsablesNacionales SI, MA, MCy SO.

- Coordinador Nacional de Seguridad Industrial- Subgerente Nacional de Medio Ambiente- Jefe Nacional de Mejora Continua- Encargado Nacional de Salud Ocupacional

Responsable SIMAJefe de Seguridad Industrial, Encargado de Medio Ambiente, Encargadode Seguridad Industrial, Supervisor de Seguridad y Medio Ambiente,(de acuerdo al cargo establecido en la planta)

SGI Sistema de Gestión IntegradoSI Seguridad IndustrialSO Salud OcupacionalSySO Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

4. APROBACIÓN Y RESPONSABILIDAD

Responsabilidad por la: Cargo o Función:Aplicación/ implementación del documento Auditor Senior de CertificacionesRevisión de éste documento Auditor InternoAprobación de éste documento Gerencia General


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PR

AUDITGE

N° de revisión de la plantilla

5. PROCESOS PRINCIP

6. DESARROLLO

6.1. ESTABLECIMIENSGI

FUNCIÓN

Gerente General

-

-

Auditor Interno

- - -

- - -

-

Auditor Senior deCertificaciones

- - -

OCEDIMIENTO Código:Número

RÍAS AL SISTEMA DETIÓN INTEGRADO

Fecha de

Página:

00 Fecha de ePágina 4 de 17

LES

O DE RESPONSABILIDADES EN EL PR

RESPONSABILIDADES/ ACL Como cliente de la auditoría define los

mismas.Comunica a toda la organización la impinternas.

Monitorea, revisa y mejora el PAA.Asegura los recursos para llevar a cabo elAsegura el mantenimiento de las competcertificaciones.

Aprueba el PAA.Monitorea la ejecución de las auditoríasRevisa y aprueba el informe donde el Audireúne y declara las evidencias; y determinintegrado se mantiene de manera eficaz.Administra las auditorías internas al SGI yAuditoríaElabora el PAAEjecuta auditorías Internas al SGICoordina las auditorías externas (excepIBNORCA que son coordinadas directaplanta).

PPT-AAI.AI.002

e revisión: 06

emisión: 29-10-2012

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CESO DE AUDITORÍAS AL

RACIONESbjetivos y alcance de las

ortancia de las auditorías

AA.ncias de los auditores de

xternas.or Senior de Certificacionessi el sistema de gestión

aprueba los Informes de

o las Auditorías de Selloente por la MAL de la


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- Documenta las evidencias para evaluar y determinar si el sistema degestión integrado se mantiene de manera eficaz.

- Realiza seguimiento a las No Conformidades emitidas en informes deauditorías internas y externas al SGI y legales, mediante actas decompromisos gerenciales PRT-AAI.AI.001.

- Gestiona la logística para la adecuada realización de las auditoríastanto internas como externas.

Comité deIntegración deSistemas de Gestión

- Asegura que se mantenga la integralidad del sistema de gestiónimplementado en la empresa.

Máxima Autoridaddel Lugar

-

Asegura la correcta y oportuna implementación operativa de losrequisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 ensu planta/regional.

- Asegura el mantenimiento del SGI en su planta/regional.- Asegura que se realicen las correcciones y se tomen n las acciones

correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las NC’sdetectadas y sus causas (ISO 9001; 8.2.2.)

- Realiza seguimientos periódicos de las acciones tomadas, laperiodicidad definida asegura que no existan vencimientos y/oreprogramaciones por descuido.

Auditado

- Comprende los hallazgos presentados en el Informe de Auditoría,que sean respaldados frente a los criterios de auditoría.

- Da soluciones a las NC´s y observaciones.

- Define fechas límite para la ejecución de las acciones no mayores a 3meses salvo razones fuera del alcance del área donde se tuvo elhallazgo (debidamente justificadas), ejemplo: Mejoras a nivelnacional y no únicamente del área auditada, inversiones o gastoscorrientes no aprobadas por la Gerencia General, Gerencia Nacionalde área o jefe regional o que no estén incluidos en el presupuestovigente. etc.

- Implementa las acciones inmediatas y correctivas que lecorrespondan en el tiempo establecido

Asesor de Mejora

Continua

- Verifica la eficacia de las acciones correctivas de acuerdo alprocedimiento de Gestión de No Conformidades (RPT-SGI.MC.002).

- Verifica que las fechas límite para las Acciones Correctivas no sean

mayores a 3 meses salvo razones fuera del alcance del área dondese tuvo el hallazgo (debidamente justificadas) descritas en el puntoanterior.

6.2 AUDITORÍAS INTERNAS AL SGI

6.2.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS AL SGI1.

Los auditores internos al SGI (ya sean externos o pertenecientes a la empresa), deben serindependientes al área que van a auditar y cumplir las siguientes características, tantopersonales como de formación:


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HABILIDADES:• Mentalidad abierta (considerar ideas o puntos de vista alternativos)• Versatilidad (adaptabilidad a diferentes situaciones)• Decidido (alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento

lógicos)• Ético (imparcial y discreto)

EXPERIENCIA• Experiencia mínima de un año en la empresa que demuestre conocimiento sobre la

estructura de la misma y que cuente con al menos 20 horas acumuladas en procesosde auditoría (Para auditores externos se tomará en cuenta la experiencia en procesosde auditoría)

FORMACIÓN• Formación en auditoría interna en uno de los tres Sistemas de Gestión (Calidad, SySO

o Medio Ambiente) o de preferencia en las tres normas certificadas.

Estas características serán evaluadas por el ASC en coordinación con las MAL, llenando el registroPRT-AAI.AI.015 EVALUACIÓN AUDITORES INTERNOS AL SGI y los auditores preseleccionadosserán validados por el AI en la sección B del mismo registro. Para el caso de la evaluación de losauditores Senior de Certificaciones será el AI quien realice dicha evaluación de forma directa.

NOTA: Adicional a las características mencionadas, el auditor líder debe obligatoriamente contar concertificación de Auditor Líder en las tres normas certificadas o maestría en sistemas de gestión integrados.

6.2.2 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

AUDITOR SENIOR DE CERTIFICACIONES (ASC)

1. Al inicio de cada gestión elabora el (PAA) Programa Anual de Auditorías (PGT-AAI.AI.001), enel que considera lo siguiente:

o Auditorías internas a todos los sectores y plantas de la empresa definidos de acuerdoal análisis de riesgos

o

Auditorías Legaleso

Auditorías Externas al SGIo

Auditorías de Sello IBNORCA

2. Para la planificación del PAA se consideran los siguientes aspectos:o Estado e importancia de los procesos, tomando en cuenta el riesgo calificado por

impacto y probabilidad de ocurrencia.o Áreas a auditaro Resultados de auditorías previaso Riesgos del programa anual de auditorías al SGI

NOTA: El detalle del análisis de los aspectos mencionados, se encuentra descrito en el anexo delPAA, el cual es de propiedad del área de Auditoría Interna por fines estratégicos.

3.

A principios de gestión en el mes de Abril, una vez revisado y aprobado por el Auditor Interno,envía por correo electrónico el PAA a las MAL y Responsables Nacionales para su aprobación y


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planificación de actividades, si en el lapso de 10 días hábiles no se cuenta con una respuestase asumirá conformidad con el PAA enviado.

4. Si existe una solicitud de cambio de fecha, analiza su factibilidad en coordinación con el AI ymodifica el PAA o contesta explicando las razones por las que no se puede modificar.

5. Una vez aprobado se procede a su emisión y difusión de acuerdo al procedimiento RPT-SGI.MC.005 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

6.2.3 EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SGI

AUDITOR LÍDER

1. De acuerdo a la necesidad, independencia y a la disponibilidad, realiza las auditorías internasacompañado del Auditor Senior de Certificaciones y/o de un Auditor externo o Auditorperteneciente a la empresa.

AUDITOR INTERNO

2. En caso de que se requiera la participación de un auditor interno del SGI (perteneciente a laempresa) adicional a los auditores de certificaciones, solicita la disponibilidad del auditorinterno al SGI seleccionado a la correspondiente MAL con 10 días hábiles de anticipación a laauditoría interna en la cual se requiere su participación.


3. Elabora la Lista de Verificación (PRT-AAI.AI.016) que sirve para facilitar y homogenizar elproceso de auditoría, tomando en cuenta mínimamente los siguientes criterios:

• Documentos aplicables al proceso que se audite (procedimientos, cronogramas, planes,etc.).

• Informes de auditorías previas.• Requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.• Requerimientos de revisión realizados por el AI.

4. En el mismo periodo elabora el Plan de Auditoría (PRT-AAI.AI.013) donde define entre lo másimportante: el objetivo y alcance de la auditoría, duración estimada y principales criterios de

auditoría.5. Con 5 días de anticipación, envía a la MAL con copia a los Responsables Nacionales (SI, MA,MC, SO) el Plan de Auditoría Interna (PRT-AAI.AI.013), en el cual se incluye las fechas yhoras planificadas para las distintas etapas de la auditoría.

6. Envía la invitación para las reuniones de cierre a la MAL con copia a los ResponsablesNacionales de SI, SO, MC y MA.

AUDITOR INTERNO (AI)

7. Revisa y aprueba el Plan de Auditoría (PRT-AAI.AI.013)

MÁXIMA AUTORIDAD DEL LUGAR (MAL)


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8. Revisa el Plan de Auditoría Interna (PRT-AAI.AI.013), y responde al ASC en un plazomáximo de 3 días hábiles en caso de requerir algún cambio en el lugar y hora definidospara las actividades descritas en el plan.

9. Coordina con el ASC la logística y algún requerimiento específico para la ejecución de laauditoría.

JEFE NACIONAL DE MEJORA CONTINUA (JNMC)

10. Define el Asesor de Mejora continua Regional que participará de las reuniones de cierre, deacuerdo a la disponibilidad de los mismos.


11. Coordina y gestiona los transportes y otros requerimientos logísticos con las MáximasAutoridades de las plantas y/o regionales.


Nota: Si requiere alguna reprogramación , ésta debe ser solicitada al Auditor Interno con 10 días hábiles deanticipación a la fecha programada en el PAA y deberá estar debidamente justificada y validada por laGerencia Corporativa respectiva.

12. Define las funciones o cargos (personas) necesarios para que participen de la reunión de

cierre y reenvía la invitación correspondiente,13. Participa de la reunión de cierre.14. Brinda al equipo auditor todo lo necesario para que pueda desempeñar su función de manera

óptima y oportuna durante la ejecución de las auditorías.

Nota: El auditor que realice la auditoría al proceso de auditorías de certificaciones, deberá serindependiente a este proceso.

EQUIPO AUDITOR

15. Realiza la auditoría en el sitio.16. Verifica que se hayan subsanado las NC´s detectadas en las auditorías previas.17.

Utiliza como guía, lo descrito en las Listas de Verificación (PRT-AAI.AI.016).

AUDITOR LÍDER

18. Al finalizar la auditoría se reúne con el equipo auditor para compilar información y elaborar elInforme de Auditoría (PRT-AAI.AI.008).

19. Envía el Informe de Auditoría (PRT-AAI-AI.008) al Auditor Interno para su aprobación.

Nota 1: Esta reunión debe contar con el tiempo necesario para evaluar los hallazgos, clasificarlos, priorizarlos escribirlos y generar el informe final. Este tiempo es considerado dentro del Plan de Auditorias(PRT-AAI.AI.013).

Nota 2: La redacción de los hallazgos debe especificar clara y textualmente las evidencias objetivasencontradas y los puntos de incumplimiento de los criterios contra los que se hace referencia.


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20. Revisa y aprueba el Informe de Auditoría (PRT-AAI-AI.008) antes de su presentación en lareunión de cierre.

AUDITOR LÍDER

21. Dirige la reunión de cierre, efectúa la lectura de los hallazgos.22. Firma y hace firmar el Informe de Auditoría (PRT-AAI.AI.008) como constancia de

conformidad por parte de los asistentes/ auditados.

Nota 1: En caso de discrepancia en la calificación de los hallazgos entre el auditado y el equipo auditor, sedirime la clasificación considerando también los criterios emitidos por el Auditor líder y el ResponsableNacional del área respectiva (SI, MA, SO y MC), si es que éstos pueden ser contactados durante el transcursode la reunión (el equipo auditor no puede finalizar la reunión sin la firma del Informe de Auditoría). Si no sellega a un acuerdo, prevalece la clasificación otorgada por el auditor líder.Nota 2: Para el caso de las empresas del grupo SOBOCE S.A que no cuentan con Software de MejoraContinua, se define en la reunión de cierre una fecha en la cual la empresa auditada presentará un plan detrabajo para subsanar lo detectado durante la auditoría, de acuerdo al análisis de causas que ellos realicen

priorizando sus necesidades.Nota 3: Un Auditor Senior de Certificaciones participará de las reuniones de cierre en caso de que éste nosea el auditor líder de la auditoría realizada.


23. En la reunión de cierre designa al (los) responsable(s) de introducir los hallazgos en elsoftware de Mejora continua. Esta función designada tiene 3 días hábiles para introducir loshallazgos, luego de recibir el informe de auditoría.

24. Asegura que las reuniones de análisis de causas para el tratamiento de los hallazgos serealicen en los plazos establecidos en los incisos 29 y 30 del punto 6.4 del presenteprocedimiento

FUNCIÓN DESIGNADA DE INTRODUCIR HALLAZGOS AL SOFTWARE DE MEJORACONTINUA

25. Al momento de registrar los hallazgos al software de Mejora Continua, en el espacio asignadoa EMISOR, coloca su nombre e incluye el número de informe de auditoría (PRT-AAI-AI.008),para fines de trazabilidad.

AUDITOR LÍDER

26.

Distribuye vía correo electrónico el Informe de Auditoría (PRT-AAI.AI.008) a todos losasistentes de la reunión de cierre, a los respectivos Responsables Nacionales (SI, MA, SO yMC) y a la función designada por la MAL para registrar los hallazgos en el software de MejoraContinua, como máximo 2 días hábiles después de concluida la reunión de cierre.

AUDITOR SENIOR DE CERTIFICACIONES


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27. Elabora un resumen ejecutivo para Gerencia General que incluya los temas más importantesy/o considerados de riesgo producto de las auditorías realizadas y los presenta previamenteen la reunión cuatrimestral del comité del SGI, presentación que posteriormente es enviada aGerencia General.

AUDITOR INTERNO

28. Valida los resultados del resumen ejecutivo, puntualizando cuando exista algún tema que seade riesgo alto y ocurrencia con alta probabilidad que ponga en riesgo el sistema.

ASESOR DE MEJORA CONTINUA DE LA REGIONAL (AMCR)

29. Realiza la reunión de análisis de causas para el caso de las NC detectadas y determina lasacciones inmediatas para los hallazgos clasificados como observaciones en un plazo no mayora 10 días hábiles, después de que los hallazgos hayan sido registrados en el software demejora continua.

30. Si existen más de 5 NC´s, tienen 13 días hábiles para realizar la reunión de análisis de causasy determinar las acciones inmediatas y evidencias para las observaciones detectadas.

31. Para el caso de acciones preventivas sigue el procedimiento de GPT-SGI.MC.004 GESTIÓN DEACCIONES PREVENTIVAS.

32. Sigue el procedimiento de Gestión de No Conformidades (RPT-SGI.MC.002).

Nota: Para las empresas del grupo SOBOCE S.A que no cuentan con software de mejora continua, el AMC

Regional La Paz, trabajará con dicha empresa en el plan de trabajo desarrollado para subsanar lo detectadoen la auditoría, tomando en cuenta los mismos plazos que los definidos para SOBOCE S.A.


33. Para todos los hallazgos, una vez definidas las acciones inmediatas y/o correctivas, evidenciasy plazos, envía las mismas (en un plazo no mayor a 2 días hábiles de realizada la reunión deanálisis de causa) vía correo electrónico al Auditor Líder para su validación (con copia alAMCR), utilizando el registro Validación de Acciones y Evidencias (PRT-AAI.AI.009)

AUDITOR LÍDER

34. Responde a la solicitud de validación en un plazo no mayor a 3 días hábiles. Si detecta que las

acciones no son suficientes, completa el registro y lo envía, vía correo electrónico a la MAL yAMCR para que sea cargado de esa manera en el software de Mejora Continua.

35. Si no responde en el lapso de los 3 días hábiles, la MAL asumirá conformidad.


36. Una vez obtenida la validación por escrito del Auditor Líder, introduce los datos al software deMejora continua.

37.

Envía al ASC el informe de auditoría (PRT-AAI-AI.008) incluyendo los correlativos asignadosen el software de mejora continua, para cada hallazgo identificado, con fines de seguimiento.

38. Sigue el procedimiento de Gestión de No Conformidades (RPT-SGI.MC.002).


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6.2.4 PROCESOS PARALELOS A LA AUDITORÍA INTERNA DEL SGI

6.2.4.1 VERIFICACIÓN DEL SGI


1.

Asegura el constante mantenimiento del sistema de gestión en su respectiva planta/ oficina olugar de trabajo.

2. Asegura la oportuna gestión de los incumplimientos, acciones inmediatas y correctivasreportados por los Responsables Nacionales.

6.2.4.2 AUDITORÍAS NO PROGRAMADAS


1. Si requiere una auditoría para algún proceso, procedimiento o tema específico puedesolicitarla al AI.


2.

Realiza un análisis de la solicitud, y si procede, coordina con el ASC y define la ejecución de laauditoría solicitada y la fecha de realización.

3. Si no procede, contesta explicando las razones por las cuales no se podrá ejecutar.

6.3 AUDITORÍAS LEGALES

AUDITOR SENIOR DE CERTIFICACIONES

1. Ejecuta las auditorías legales de acuerdo a las fechas planificadas en el PAA. (Las auditoríaslegales podrán realizarse con el acompañamiento de asesores legales y técnicos externos).

2. Envía el cronograma detallado por días, de la auditoria legal, aprobado por el AI, a las MA’s detodos los sitios a ser auditados con 2 semanas de anticipación al inicio del ciclo de auditorías.

3.

En coordinación y con la aprobación del AI, toma el servicio de una empresa o profesionalindependiente con formación en derecho, para el acompañamiento en las auditorias legalescomo asesor legal.

4. Una vez finalizado el ciclo de auditorías legales, tiene 4 semanas para elaborar el informenacional, incluyendo a todas las empresas del grupo SOBOCE S.A.

5. Organiza la reunión para la presentación de los resultados obtenidos, previamente validadospor el AI, con las Gerencias Corporativas y las Máximas Autoridades de las otras empresas delgrupo SOBOCE S.A.

6. Las NC’s y observaciones producto de ésta auditoría, son tratadas de la misma forma descritaa partir del punto 29 al 38 del presente procedimiento.

7. Gestiona los pagos correspondientes a los Asesores externos de Auditorías Legales, deacuerdo al procedimiento FPT-FIN.FI.001 SOLICITUD Y EMISIÓN DE PAGOS.


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NOTA 1. Dentro del alcance de la auditoría legal, está la verificación del cumplimiento legal en Medio Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional, calidad y otros requisitos (especificados en la definición de “otrosrequisitos” en el punto 3 de este procedimiento).

NOTA 2 La gestión para la logística de las auditorías legales es la misma que la descrita para las auditoríasinternas al SGI.

RESPONSABLE SIMA

8. Participa como “guía” durante el proceso de auditoría legal.9. En el caso de que la planta cuente solamente con un responsable SIMA, la MAL designa una

persona adicional que participe como “guía”.

AUDITOR INTERNO

10. Revisa y aprueba el cronograma propuesto para la auditoria legal.11. Valida los informes elaborados por los ASC, previo a la realización de la reunión de difusión

con las gerencias corporativas y las Máximas Autoridades de las otras empresas del grupoSOBOCE S.A.


12. Define el (los) responsable (s) para introducir los hallazgos de Auditoria Legal al software deMejora Continua en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la fecha de recepción delinforme.

6.4 AUDITORÍAS EXTERNAS

6.4.1 AUDITORÍA EXTERNA AL SGI


10. En coordinación con el ASC, realiza la evaluación y selección de proveedores para la ejecuciónde auditorías externas, de acuerdo al LPT-ABA.AB.003 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓNDE SERVICIOS.

11.

En coordinación con el ASC organiza con el ente certificador las fechas de auditoría externa

para programarlas en el PAA.12. Las fechas de auditorías externas pueden variar de acuerdo a requerimiento del entecertificador, en ese caso coordina con las MAL para definir nuevas fechas.

13. Con 5 días hábiles de anticipación a la auditoría externa a realizarse, envía cronograma y Plande auditoría (para el caso de auditorías externas al SGI) a las MAL, Responsables Nacionales(SI, MA, SO y MC), con copia a las Gerencias Nacionales que correspondan.


14. Define en coordinación con el AI, el alcance de las Auditorías Externas al SGI con el entecertificador


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15. Administra la gestión de contratos para las Auditorías externas al SGI. Asegura que losauditores externos contratados reciban la inducción de Seguridad Industrial y MedioAmbiente, antes de su ingreso a plantas, e indica a los mismos con 2 semanas de anticipacióna la auditoría, los elementos de seguridad con los que debe contar mínimamente (Botines deseguridad y ropa de trabajo) y solicita que cuenten con seguro contra accidentes.

16.

Presupuesta los requerimientos de las Auditorías Externas al SGI.17. Verifica que los auditores al SGI externos cumplan con lo descrito en el punto 7.2.4 de la

norma ISO 19011.18. Coordina y acompaña las Auditorías Externas al SGI.19. Coordina la logística de la auditoría externa con las MAL para el tema del transporte y atención

de los mismos.20. Gestiona los pagos correspondientes a las Auditorías Externas al SGI, de acuerdo al

procedimiento FPT-FIN.FI.001 SOLICITUD Y EMISIÓN DE PAGOS.


21. Participa de las reuniones de inicio y cierre de todas las auditorías externas

NOTA: Es de carácter obligatorio realizar una reunión de cierre en cada sitio auditado, siendoresponsabilidad del ASC incluirlo en el Plan de Auditoría de cada planta.


22. Participa de las reuniones de inicio y cierre.23. Participa como “guía” durante el proceso de Auditoría Externa al SGI.


24. Coordina y gestiona la presencia de todos los Gerentes Corporativos y ResponsablesNacionales (SI, MA, SO, MC) para la reunión de cierre global de la Auditoría Externa al SGI.


25. Lleva el Acta de Reunión de Cierre Auditorías Externas (PRT-AAI.AI.011) en las reuniones decierre parcial, registrando todos los hallazgos descritos por los auditores externos. (En caso de

que la empresa externa no cuente con un documento propio para dicho efecto).26. Deja una copia del Acta de Reunión de Cierre parcial Auditorías Externas en el sitio auditado

(planta u oficina).27. Una vez recepcionado el informe de Auditorías Externas al SGI, verifica que el contenido sea

acorde a lo descrito en las Actas de reunión de cierre parcial Auditorías Externas.28. Envía informe de Auditorías Externas al SGI, al JNMC para su revisión.


29. Revisa el informe de Auditoría Externa al SGI, lo divide de acuerdo a los sitios a quienescorresponde la solución de los hallazgos, y envía a los AMCR correspondientes en un plazo nomayor a 5 días hábiles de recepcionado el informe.


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ASESOR DE MEJORA CONTINUA REGIONAL (AMCR)

30. Gestiona los hallazgos detectados en las auditorías externas de acuerdo al procedimiento deGestión de No conformidades RPT-SGI.MC.002

31. Para el caso de NC’s detectadas en Auditoría Externa al SGI, realiza el análisis de causa en lostiempos definidos por el ente certificador y envía al JNMC y al ASC.

32. Para el caso de observaciones detectadas en las Auditorías Externas al SGI, envía al ASC y alos Responsable Nacionales respectivos las acciones, evidencias y plazos para validaciónprevia a su introducción al software de Mejora Continua, en un plazo no mayor a 15 díashábiles después de recibido el informe del ente certificador


33. Valida las acciones, evidencias y plazos establecidos en el análisis de causas de las NC’sdetectadas en la Auditoría Externa al SGI en coordinación con el AI, antes de ser enviadas alente certificador.

34. Valida las acciones, evidencias y plazos de las observaciones correspondientes a la AuditoríaExterna al SGI, en un plazo no mayor a 5 días hábiles.

6.4.2 AUDITORÍA DE SELLO IBNORCA


35. A principios de gestión recibe de IBNORCA el cronograma de auditorías de Sello IBNORCA ycoordina con el Auditor Interno y las MAL, las fechas más adecuadas para la realización de lasmismas.

36. Confirma con IBNORCA las fechas definidas.


37.

Coordina con el ente certificador la logística para la ejecución de las auditorías de certificaciónde Sello IBNORCA.

38. Gestiona el presupuesto y realiza el pago correspondiente a las auditorías de certificación deSello IBNORCA.

AUDITOR SENIOR DE CERTIFICACIONES (ASC)39. Participa de las reuniones de cierre de las auditorias de Sello IBNORCA, de acuerdo a

disponibilidad, vía telefónica o de manera presencial.

ASESOR DE MEJORA CONTINUA REGIONAL (AMCR)

40. Gestiona los hallazgos detectados en las auditorías de Sello IBNORCA (plasmados en elinforme preliminar entregado por IBNORCA en la reunión de cierre) de acuerdo alprocedimiento de Gestión de No conformidades RPT-SGI.MC.002.


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6.5 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN

1. El seguimiento y aseguramiento en la gestión de no conformidades y observaciones, estándescritas en el procedimiento Gestión de No Conformidades (RPT-SGI.MC.002):

o Reuniones de análisis de causaso Seguimiento al cierre de acciones correctivas.o Reprogramación de acciones correctivas.o

Seguimiento al cierre de NC´s y observacioneso

Verificación de la efectividad de las acciones.


2. Hasta el 5 de cada mes envía al ASC un reporte nacional del software de mejora continua, dehallazgos de auditorías internas al SGI, auditorías externas al SGI, legales y de SelloIBNORCA, realizadas hasta fin del mes anterior correspondiente.


3. Verifica el tratamiento de los hallazgos y el cumplimiento de las acciones de las NoConformidades, producto de auditorías internas y externas al SGI y auditorías legalesmediante seguimiento a las actas de compromisos gerenciales PRT-AAI.AI.001.


4. Realiza seguimientos periódicos al cumplimiento del PAA de manera de asegurar sucumplimiento.

7. INDICADORES

INDICADOR UNIDAD FORMA DECÁLCULO

PERIODICIDAD REGISTRO RESPONSABLE REPORTAR A:

Cumplimientodel PAA %

Nº de auditoríasejecutadas/ Nº deauditoríasprogramadas.

Anual

PRT-AAI.AI.012Análisis de

Indicadores

ASC Auditor Interno

Cumplimientodel PAA en

plazo%

Nº de auditoríasejecutadas enplazo/ Nº deauditoríasprogramadas.

Anual

PRT-AAI.AI.012Análisis deIndicadores

ASC Auditor Interno


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8. REGISTROS/ DOCUMENTOS

Código TítuloDOCUMENTOS DE ENTRADA (Incluir Documentos de referencia internos y externos)RPT-SGI.MC.002 Gestión de No Conformidades. PGT-AAI.AI.001 Programa Anual de AuditoríasNB-ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad

y/o ambiental NB-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. NB- ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Especificación con orientación para

su uso. NB- OHSAS18001:2008

Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional –Requisitos.

DOCUMENTOS DE SALIDANINGUNO

Código TítuloREGISTROS DE ENTRADANINGUNOREGISTROS DE SALIDAPRT-AAI.AI.016 Lista de verificación PRT-AAI.AI.007 Acta de reunión de inicio

PRT-AAI.AI.013 Plan de AuditoríaPRT-AAI.AI.009 Validación de acciones y evidenciasPRT-AAI.AI.008 Informe de auditoríaPRT-AAI.AI.010 Informe Trimestral de SeguimientoPRT-AAI.AI.011 Acta de Reunión de Cierre Auditorías ExternasPRT-AAI.AI.001 Acta de compromisos gerenciales

9. ANEXOS

ANEXO # TÍTULOANEXO 1 HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES

Elaborado por: V°B° Monitor de Calidad: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Leonora Román Leonora Román Jorge Callejo Armando Gumucio

Cargo Auditor Senior deCertificaciones

Auditor Senior deCertificaciones Auditor Interno Gerente General

Fecha 01/10/2012 02/10/2012 23/10/2012 26/10/2012

Firma


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ANEXO 1

HISTORIAL DE ACTUALIZACIÓN

Númerode

revisión

Fechade

emisión

Resumen de los cambios principales de cada revisión del documento

05 19/04/2011

• Se detallan las variantes respecto a las auditorías internas al SGI de las empresasdel grupo SOBOCE S.A.

• Se define que el ASC envía las invitaciones para las reuniones de inicio y cierre a la

MAL para que ésta defina los asistentes a dichas reuniones•

Se aclara que la auditoría interna al proceso de auditorías internas al SGI serárealizado por personal independiente al área.• Se incluye a los Responsables Nacionales de SI, SO y MA, en el envío del Informe

de auditoría legal, para su revisión, previa aceptación final del informe.

06 03/10/2012

• Se excluye el seguimiento trimestral del cierre de acciones correspondientes a NC’sy observaciones de auditorías internas y externas al SGI y legales, y se reemplazapor seguimiento mediante actas de compromisos gerenciales PRT-AAI.AI.001 parael seguimiento de NC’s.

• Las auditorias legales pasan de ser externas, a ser realizadas de manera interna

con la contratación de asesores legales y/ o técnicos.•

Se define que los principales resultados de las auditorías internas al SGI seráninformados a Gerencia General mediante presentación, una vez consensuada enlas reuniones cuatrimestrales realizadas por el comité del SGI.

ppt-aai.ai.002 auditorias al sgi

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