MICROSOFT OFFICE

POWER POINT

CONCEPTOS BÁSICOSPowerPoint es la herramienta que nos

ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.

Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

CONCEPTOS BÁSICOS Pantalla inicial

CONCEPTOS BÁSICOS Pantalla inicial (II)

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.

La barra de menús contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint con nuestras presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en menús desplegables.

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, Imprimir, etc.. Las iremos detallando a lo largo del curso.

La barra de estado nos muestra el estado de la presentación, en este caso el número de la diapositiva en la cual nos encontramos y el número total de diapositivas, el tipo de diseño y el idioma.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la pantalla de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

CONCEPTOS BÁSICOS Área de esquema

Muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la pestaña .

CONCEPTOS BÁSICOS CONCEPTOS BÁSICOS Área de notasÁrea de notas

Donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

CONCEPTOS BÁSICOS Panel de Tareas

Muestra las tareas más utilizadas en PowerPoint y las clasifica en secciones, por ejemplo crear una nueva presentación en blanco o abrir una presentación. Si en el panel de tareas te aparece la barra

quiere decir que hay más opciones que aparecerán si te sitúas sobre ella.

El contenido del panel de tareas va cambiando según lo que estemos haciendo.

CREAR UNA PRESENTACIONPowerPoint nos permite crear una

presentación de formas distintas:Mediante el asistente que nos guiará en

todo el proceso de creación de la presentación,

Mediante las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras.

Desde cero, es decir, crearla a partir de una presentación en blanco.

ABRIR Y GUARDAR UNA PRESENTACION

Para abrir una presentación podemos elegir entre: ir al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir, hacer clic en el botón Abrir de la barra de herramientas, o desde el Panel de Tareas en la sección Abrir seleccionar la opción Más....

Para guardar una presentación podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o desde el botón

Si queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.

ABRIR Y GUARDAR UNA PRESENTACION (II)

Si queremos guardar una presentación con otro nombre desplegaremos el menú Archivo y seleccionamos la opción Guardar como

También se puede guardar una Presentación como Página Web y así poder verla con un navegador, despliega del menú Archivo la opción Guardar como página Web.

TIPOS DE VISTAS

También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.

PowerPoint nos ofrece distintos tipos de vistas que son:

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. ( Ver y selecciona la opción normal)

TIPOS DE VISTAS (II)

Clasificador de diapositivas: desplegando el menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas.

También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.

Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

TIPOS DE VISTAS (III)

Vista Presentación con diapositivas: reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.

Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción Presentación con diapositivas.

También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5.

Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.

TRABAJAR CON LAS DIAPOSITIVAS

Las operaciones que se pueden realizar sobre las diapositivas son las siguientes:Insertar una diapositiva. Ctrl + MCopiar una diapositiva . Ctrl + C Duplicar una diapositiva. Ctrl + Alt + DMover diapositivas.Eliminar diapositivas. SuprOcultar diapositivas.

Estas operaciones pueden accederse de varias formas, desde la barra de menús, desde la barra de herramientas, con las teclas de control y algunas desde el panel de tareas.

OBJETOS Los objetos son los elementos que

podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc..

Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc..

TRABAJAR CON TEXTOS En las diapositivas podemos insertar textos y

aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc..

Para insertar texto, si tenemos seleccionado el diseño adecuado solo tendremos que hacer clic donde nos indica la diapositiva y escribir, si no es suficiente con el espacio destinado en el diseño de la diapositiva para escribir se puede insertar un cuadro de texto desde el comando Insertar Cuadro de texto o desde el botón de la barra de herramientas.

TRABAJAR CON TABLASEn una diapositiva además de

insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word.

TRABAJAR CON GRÁFICOSLos gráficos se utilizan muy a menudo en las

presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información. PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos.

Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el botón de la barra estándar.

PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

TRABAJAR CON GRÁFICOS (II)

En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim.,2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.

Este dibujo es la representación de la hoja de datos que te hemos mostrado anteriormente.

Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.

TRABAJAR CON GRÁFICOS (III)

Para ocultar o mostrar una leyenda del gráfico pulsa en el botón leyenda .

Organizar la información por columnas quiere decir que los datos que aparecen en la primera columna serán los que compongan el eje X y se hace pulsando sobre el botón

Organizar la información por filas ( la primera fila representará el eje X) se hace pulsando el botón  

Si la hoja de datos del gráfico no aparece pulsa en el botón .

Si además del gráfico quieres mostrar la hoja de datos en la diapositiva pulsa el botón .

Para que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, están los botones

Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa Supr.

TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS

Insertar la opción Diagrama....Aparecerá una ventana con los tipos de diagramas

que te ofrece PowerPoint. Elegiremos un organigrama y el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades.

Una vez insertado el organigrama aparece la barra de herramientas Organigrama como la siguiente:

A través de esta barra se pueden controlar todas las operaciones a realizar con el organigrama.

Insertar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.

En Diseño se puede controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama.

El botón nos permite elegir el estilo del diagrama que queremos dentro de una gran variedad.

TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS (II)

Para añadir nuevos niveles en un organigrama hay que situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel y desplegar el menú Insertar Forma y selecciona la opción Subordinado.

Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el cuadro del nivel donde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint añadirá el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado.

Después en la barra de herramientas Organigrama despliega el menú Insertar Forma y selecciona la opción Compañero de trabajo.

Para añadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y después desplegar de la barra de herramientas Organigrama el menú Insertar Forma y seleccionar Ayudante.

LA BARRA DE DIBUJOAl igual que podemos insertar gráficos en las

presentaciones también se pueden insertar líneas, cuadrados, círculos, dibujos ya prediseñados, etc..

Si la barra de dibujo no te aparece despliega el menú Ver, elige Barra de herramientas y por último Dibujo.

Con la barra de dibujo pueden crearse: líneas rectas, cuadrados y rectángulos, elipses y círculos y autoformas. Además desde Formato puedes modificar los bordes, el relleno

INSERTAR SONIDOSInsertar sonidos en una presentaciónPara insertar un sonido en una presentación

despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos.

Después aparecerá una lista en la que podrás elegir un sonido de la galería de sonidos que incorpora PowerPoint.

Podrás también insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opción Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

INSERTAR SONIDOS (II)Insertar sonidos de la galería multimediaDespliega el menú Insertar y elige Películas y

sonidos.Después selecciona Sonido de la Galería

multimedia....En el panel de tareas aparecerá la lista de sonidos que

incorpora la galería multimedia de PowerPoint.Para insertar el sonido, haz doble clic sobre él, después

te preguntará si quieres que se reproduzca automáticamente el sonido o cuando hagas clic sobre él.

Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva verás que aparece un altavoz que representa al sonido.

INSERTAR SONIDOS (III)Cambiar las propiedades del sonido Pulsa con el botón derecho del ratón sobre el

dibujo del altavoz, eliges Modificar objeto de sonido.

Si marcas la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido no parará hasta que cambies de diapositiva.

Desde el menú Presentación, Personalizar animación despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones de efectos... se abrirá la ventana Reproducir sonido.

En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y continúe en las siguientes diapositivas.

INSERTAR SONIDOS (IV)Insertar sonidos desde un archivoDespliega el menú Insertar y elige

Películas y sonidos. Después selecciona Sonido de archivo....

Insertar pista de un CD de audioDespliega el menú Insertar y elige

Películas y sonidos.Después selecciona Reproducir pista de

audio de CD .... E indica desde qué pista hasta qué pista quieres reproducir y pulsa Aceptar.

INSERTAR PELÍCULASInsertar películas desde la galería

multimediaDespliega el menú Insertar y elige Películas y

sonidos. Después selecciona Películas de la galería Multimedia... En el Panel de tareas aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint.

Insertar películas desde un archivoDespliega el menú Insertar y elige Películas y

sonidos. Después selecciona película de archivo.... Mostrará una ventana en la que hay que buscar la ruta del archivo de película, una vez encontrado pulsa Aceptar.

ANIMACIONESEn las presentaciones podemos dar

movimiento a los objetos y al texto.Para animar un texto u objeto lo primero que

hay que hacer es seleccionarlo, a continuación desplegar el menú Presentación y seleccionar personalizar animación.

En el Panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto a aplicar y la trayectoria exacta del movimiento desde el menú Trayectorias de desplazamiento.

Con el botón Quitar se elimina alguna animación que hayamos aplicado a algún texto.

ANIMACIONES (II)En la lista desplegable Inicio se puede

seleccionar cuándo queremos que se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc.).

La velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden.

El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones.

TRANSICIONESLa transición de diapositiva nos permite determinar

cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega el menú Presentación y selecciona la opción Transición de diapositiva.

La lista Aplicar a las diapositivas seleccionadas: te permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente.

En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y otra diapositiva.

Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido.

TRANSICIONES (II)En la sección Diapositiva avanzada

podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc...)

Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todas las diapositivas.

El botón Reproducir te muestra el resultado.

ENSAYAR INTERVALOSEnsayar intervalos te permite calcular el tiempo

que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas.Hay que desplegar el menú Presentación y

elegir la opción Ensayar Intervalos, después la presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

ENSAYAR INTERVALOS (II)La flecha sirve para pasar a la siguiente

diapositiva, el botón para pausar el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva.

Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.