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Portada
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO
DE INGENIERÍA EN COMERCIO EXTERIOR
TEMA:
“ANÁLISIS PARA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE DESADUANIZACIÓN DE
MERCANCÍA, DIRIGIDA A EL AGENTE DE ADUANA ZOILA ZURITA.”.
AUTORES:
LOYOLA DIAZ ALEXANDER FABRICIO
RAMOS MORA DAVID JOHAN
TUTOR:
ING. CRISTIAN CORREA MORAN, MAE.
GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2017
II
Repositorio Nacional En Ciencias Y Tecnología
Ficha De Registro De Tesis
Título: Análisis Para Implementación De Un Manual De Procedimientos
Para El Proceso De Desaduanización De Mercancía, Dirigida A El Agente De
Aduana Zoila Zurita
Revisores:
Institución: Universidad De Guayaquil Facultad: Ciencias
Administrativas
Carrera: Ingeniería En Comercio Exterior
Fecha De Publicación:2017 N.- De Pags: 90
ÁREA TEMÁTICA: Comercio Exterior, Diseño
Palabras Claves: Empresas, Agente De Aduana, Desaduanización, Manual
RESUMEN
El presente proyecto tiene como finalidad analizar el nivel de importancia que
tiene la creación de un manual de procedimiento para la agente de aduana Zoila
Zurita, existe un gran interés por parte de los operadores logísticos adaptarse a la
utilización de sistema que les ayude a observar el proceso en el cual se encuentra
inmersa su actividad comercial, sin embargo la falta de interés por parte de las
pequeñas empresas crean ineficiencias en la administración, ya que no se posee un
respaldo sobre la participación que tiene cada departamento sobre el desempeño
del negocio, de tal forma que mediante la creación de un manual de procedimiento
se vinculara la participación de todos los miembros de la organización, en un flujo
que servirá como modelo a seguir dentro del proceso de desaduanización de carga.
El manual de procedimiento facilitara todas las herramientas necesarias para poder
aplicar mejora en los procesos, ya sea desde el momento de recepción de la
documentación hasta que la mercancía tiene salida autorizada del puerto de arribo,
la propuesta ayudara a la micro empresa a generar mayores oportunidades sobre la
competencia, ya que se podrán reducir procesos innecesarios a través de un
análisis del mismo de forma exhaustivo.
N0
DE REGISTRO (en base de datos): N0
DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL: (tesis en la web)
ADJUNTO PDF
SÍ NO
CONTACTO CON AUTORES:
Loyola Diaz Alexander Fabricio
Ramos Mora David Johan
Teléfono: E-mail:
1.-0990250859
2. 0994201614
Contacto De La Institución Nombre: Secretaría de la Facultad
Teléfono: (04) 2596830
E-mail: [email protected]
III
Certificación de Antiplagio (Urkund)
Para fines académicos certifico que el trabajo de titulación “Análisis Para La
Implementación De Un Manual De Procedimientos Para El Proceso De
Desaduanización De Mercancía, Dirigida A El Agente De Aduana Zoila Zurita”.
Perteneciente a los estudiantes: Loyola Díaz Alexander Fabricio, Ramos Mora David
Johan tiene el 4.59 % de similitud según el informe del Sistema de Coincidencias Urkund.
ING. CRISTIAN CORREA MORÁN, MAE
1021-07-662638
Tutor de trabajo de titulación
IV
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado como Tutor de Trabajo de Titulación, como requisito para optar
por el Título de Ingeniería en Comercio Exterior presentado por los estudiantes:
Loyola Díaz Alexander Fabricio, con C.I.: 0706314184
Ramos Mora David Johan, con C.I.: 0930425368
Tema: “Análisis para Implementación de un manual de procedimientos para el
proceso de desaduanización de mercancía, dirigida a el agente de aduana Zoila Zurita.”.
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes la estructura metodológica del
trabajo de Titulación ya que es la adecuada y cumple los requisitos que determina la
investigación científica, lo cual constituye un aporte a la investigación sobre Contaduría
Publicar y se encuentra acorde a los parámetros adecuados en sus conclusiones y
recomendaciones; por lo tanto, se encuentra apto para la sustentación.
DATOS DEL PROFESOR
NUMERO DE REGISTRO DEL SENESCYT DEL TUTOR
Tutor de trabajo de titulación
V
Certificación del Revisor
Habiendo sido nombrado como Revisor de Trabajo de Titulación al Eco. Fabián Vilema,
como requisito para optar por el Título de Ingeniería en Comercio Exterior presentado por los
estudiantes:
Loyola Díaz Alexander Fabricio, con C.I.: 0706314184
Ramos Mora David Johan, con C.I.: 0930425368
Tema: “Análisis para Implementación de un manual de procedimientos para el
proceso de desaduanización de mercancía, dirigida a el agente de aduana Zoila Zurita.”.
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes la estructura metodológica del
trabajo de Titulación ya que es la adecuada y cumple los requisitos que determina la
investigación científica, lo cual constituye un aporte a la investigación sobre Contaduría
Publicar y se encuentra acorde a los parámetros adecuados en sus conclusiones y
recomendaciones; por lo tanto, se encuentra apto para la sustentación.
Econ. SEGUNDO FABIAN VILEMA ESCUDERO, Mag
1021-2016-1705686
Tutor de trabajo de titulación
VI
Declaración de Autoría de Trabajo de Titulación
Yo, Loyola Díaz Alexander Fabricio, con C.I.: 0706314184 y Ramos Mora David
Johan, con C.I.: 0930425368 declaro que el proyecto denominado:
“Análisis para Implementación de un manual de procedimientos para el proceso de
desaduanización de mercancía, dirigida a el agente de aduana Zoila Zurita.”.
Se ha desarrollado de manera íntegra, respetando derechos intelectuales de las personas
que han desarrollado conceptos mediante las citas en las cuales indican la autoría, y cuyos
datos se detallan de manera más completa en la bibliografía.
En virtud de esta declaración, nos responsabilizamos del contenido, autenticidad y alcance
del presente proyecto.
AUTORES
___________________________
Loyola Díaz Alexander Fabricio
C.I.: 0706314184
___________________________
Ramos Mora David Johan
C.I.: 0930425368
VII
Renuncia de Derechos de Autor
En la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación son
de absoluta propiedad y responsabilidad de los señores Loyola Díaz Alexander Fabricio y
Ramos Mora David Johan cuyo tema es el siguiente:
“Análisis para Implementación de un manual de procedimientos para el proceso de
desaduanización de mercancía, dirigida a el agente de aduana Zoila Zurita.”.
Derechos a los que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga
uso como a bien tenga.
AUTORES
___________________________
Loyola Díaz Alexander Fabricio
C.I.: 0706314184
___________________________
Ramos Mora David Johan
C.I.: 0930425368
VIII
Dedicatoria
Dedico en presente trabajo primero a Dios, por haberme dado la fuerza y la sabiduría por
guiarme por el camino correcto y no dejarme desmayar hasta terminar mi formación
profesional.
A mi madre, por haberme dado la vida y ser un pilar fundamental para el proceso
universitario, por darme apoyo incondicional en todo momento, consejos, amor y siempre
alentarme a seguir.
A mis hermanos por darme la fuerza para seguir adelante ya que siendo el hermano mayor
darles el ejemplo que con perseverancia y estudio se puede lograr el objetivo.
A mis familiares por siempre estar ahí en las buenas y en las malas, brindar su apoyo y
dándome consejos.
Loyola Díaz Alexander Fabricio
IX
Dedicatoria
Dedico este trabajo a dios primero, por haberme guiado y permitirme haber llegado hasta este
momento importante en mi vida
A mis padres por su apoyo constante y por demostrar su amor y cariño, sus consejos que han
permitido llegar a este momento importante en mi vida profesional.
A mis hermanas por sus consejos y apoyo incondicional siempre que lo necesitaba.
También dedico a mis profesores por haber transmitido sus experiencias y conocimientos
para mi formación personal y profesional
Ramos Mora David Johan
X
Agradecimiento
Agradezco a Dios por ser uno de los pilares fundamentales en el proceso universitario; por
darme la vida, fuerza para enfrentar los problemas y el valor para reconocer mis errores.
A mi madre Carmen Díaz Díaz que ha dedicado todo su tiempo a darme amor y consejos,
apoyándome en toda decisión que he tomado durante mi formación profesional y por ser mi
motor para seguir avanzando. A mi ñaña María Díaz que siempre estuvo presente como una
mama dándome lo mejor y enseñándome día a día a seguir adelante. A mis hermanos, tíos,
tías, primos, primas y cuñada que me han enseñado a nunca desmayar y que todo en la vida
pasa. A mis abuelos que constantemente han orado día y noche para que todo salga bien y no
me pase nada por sus enseñanzas de vida.
A nuestro tutor de tesis Ing. Cristian Correa que nos brindó sus conocimientos y nos guio en
el proceso de la tesis dándonos las pautas necesarias para seguir avanzado en la misma y
terminarla. Al director de la carrera Ing. Rafael Apolinario por cuya amistad que brindo a
todos sus estudiantes por esa facilidad de llegar a él y estar siempre conectados con la carrera
y profesores.
A mi compañero de tesis que es un gran amigo, el mismo es parte de este trabajo y con sus
conocimientos la hemos sacado adelante. A mis grandes amigos e incondicionales que
siempre estuvieron prestos a escuchar y darme un consejo como también brindarme su ayuda
Elvis Mayón, Jordy Huacon, Gabriel Torres, Bryan Ponce, Ab. Cesar Ponce M, David
Murrieta, Kevin Burgos, Andrés Ricuarte, Analy Vera, Kelly Vargas, Gabriela Álvarez,
Estefanía Gómez, Leticia Saldaña, Sra. Vicky, Sra. Norma y la Sra. Olguita y todos los
demás les agradezco infinitamente deseándoles lo mejor de todo corazón.
Loyola Díaz Alexander Fabricio
XI
Agradecimiento
A dios por guiarme para alcanzar mis metas.
A mis padres, porque me han enseñado el valor de la vida, del esfuerzo, la perseverancia y
por el apoyo incondicional que me han brindado.
A mis hermanas, por sus consejos para seguir adelante y por velar por mí, por su apoyo
incondicional siempre que lo necesitaba.
A mis profesores, por transmitir sus conocimientos, sus experiencias y consejos que sirvieron
en mi carrera estudiantil.
Ramos Mora David Johan
XII
Resumen
El presente proyecto de investigación tiene como finalidad analizar el nivel de importancia
que tiene la creación de un manual de procedimiento para la agente de aduana Zoila Zurita y
que permitirá establecer los parámetros para un adecuado desempeño de los colaboradores de
la empresa además de analizar el nivel de incidencia que tiene sobre los clientes ya que
aportara a que se logre un mejor servicio de manera consiste, confiable y oportuno para que
de esa manera mejore la percepción que tiene el cliente sobre el servicio debido a que
actualmente se evidencia retrasos y errores frecuentes en los procesos de desaduanización por
la forma en que se realiza las actividades, por ejemplo el proceso de aforo no se toman las
precauciones adecuadas al momento de inspeccionar la carga y conocer el estado en que
llegan las mercancías, en la digitación existen retrasos ya que no se realiza una revisión
previa de la documentación y al momento de llegar la documentación original estos no
cumplen con los requisitos mínimos que exige la SENAE dichas correcciones provocan
lentitud en el proceso de nacionalización de mercancías.
Para realizar este trabajo se utilizaron técnicas de investigación, la investigación sigue un
diseño cualitativo y cuantitativo debido a que se utilizan en diferentes escenarios
cuantitativos cuando se dé a conocer los pensamientos de las personas y el enfoque
cualitativo para obtener información más amplia de las diferentes situaciones que se dan
dentro del proceso de desaduanización. Se utilizará el enfoque cualitativo ya que este sigue
un orden no secuencial que se ajusta a las necesidades de los investigadores a partir del
desarrollo y conocimiento obtenido en la investigación, además el método descriptivo, donde
se estudiaran todos los factores que intervienen en la problemática que presenta la empresa de
tal forma esta información será procesada para la elaboración de la propuesta.
El manual de procedimiento facilitara todas las herramientas necesarias para poder aplicar
mejora en los procesos, ya sea desde el momento de recepción de la documentación hasta que
XIII
la mercancía tiene salida autorizada del puerto de arribo, la propuesta ayudara a la micro
empresa a generar mayores oportunidades sobre la competencia, ya que se podrán reducir
procesos innecesarios a través de un análisis del mismo de forma exhaustivo, además de que
permitirá tener un registro actualizado de los procesos que se ejecutan en la empresa.
Palabras claves: Empresas, Agente de Aduana, Desaduanización, Manual, Procedimiento,
Operaciones
XIV
Abstract
The purpose of this research project is to analyse the level of importance of the creation of a
procedural manual for the Zoila Zurita customs broker and to establish the parameters for the
proper performance of the collaborators. of the company in addition to analyzing the level of
incidence it has on customers because it contributes to achieve a better service in a way is
reliable and timely to improve the perception of the customer about the service because
current NTE evidence delays and frequent errors in the processes of clearance by the way in
which the activities are carried out, for example the gauging process is not taken the
appropriate precautions when inspecting the load and know the state in which the Goods, in
the fingering there are delays as there is no prior review of the documentation and when the
original documentation is reached these do not meet the minimum requirements required by
the Senae these corrections cause slowness in the process of Nationalization of goods.
To carry out this work, research techniques were used, the research follows a qualitative and
quantitative design because they are used in different quantitative scenarios when people's
thoughts are known and the approach Qualitative to obtain broader information of the
different situations that occur within the clearance process. The qualitative approach will be
used as it follows a non-sequential order that conforms to the needs of the researchers from
the development and knowledge obtained in the research, in addition the descriptive method,
where all the factors that They intervene in the problematic that the company presents in this
way this information will be processed for the elaboration of the proposal.
The procedural manual will facilitate all the necessary tools to be able to apply improvement
in the processes, from the moment of receipt of the documentation until the merchandise has
authorized exit of the port of arrival, the proposal help to the micro Company to generate
greater opportunities on the competition, since it will be possible to reduce unnecessary
XV
processes through an analysis of the same one exhaustively, besides that it will allow to have
an updated record of the processes that are executed in the company.
Keywords: companies, customs broker, clearance, Manual, procedure, operations
XVI
Índice
Portada ........................................................................................................................................ I
Repositorio Nacional En Ciencias Y Tecnología ..................................................................... II
Certificación de Antiplagio (Urkund) ...................................................................................... III
Certificación del Tutor ............................................................................................................. IV
Declaración de Autoría de Trabajo de Titulación .................................................................... VI
Renuncia de Derechos de Autor ............................................................................................ VII
Dedicatoria ............................................................................................................................ VIII
Agradecimiento ......................................................................................................................... X
Resumen ................................................................................................................................. XII
Abstract ................................................................................................................................. XIV
Capítulo I: Introducción ............................................................................................................. 1
1.1. Planteamiento del Problema ............................................................................................... 3
1.2. Sistematización ................................................................................................................... 6
1.3. Justificación del Proyecto ................................................................................................... 7
1.4. Hipótesis y Variables de la investigación ........................................................................... 8
1.5. Conceptualización de las Variables .................................................................................... 9
1.6.Aspectos Metodológicos .................................................................................................... 10
Capitulo II: Marco Teórico ...................................................................................................... 11
2.1 Antecedentes del Estudio ................................................................................................... 11
2.2.1. Misión ............................................................................................................................ 11
2.2.2. Visión ............................................................................................................................. 12
2.2.3. Valores ........................................................................................................................... 12
2.3. Departamento de Operaciones .......................................................................................... 13
2.3.1. Principales Funciones: ................................................................................................... 13
XVII
2.4.1. Gestión por procesos ...................................................................................................... 13
2.4.2. Procesos ......................................................................................................................... 13
2.4.3. Definición de procesos ................................................................................................... 13
2.4.4. Importancia de un manual de Procedimientos ............................................................... 22
2.4.6. Importancia del Comercio Exterior ............................................................................... 24
2.4.7. Operaciones Dentro de los Procesos de Comercio Exterior .......................................... 25
2.4.8. Las Importaciones .......................................................................................................... 25
2.4.9. Las Exportaciones .......................................................................................................... 25
2.5. Elementos que Intervienen en el Proceso Comercio Exterior .......................................... 27
2.5.1. Tipos de carga ................................................................................................................ 27
2.6. Proceso de Desaduanización de Carga ............................................................................. 29
2.6.1. Declaración Aduanera de Importación. ......................................................................... 29
2.6.2. Estados de la Declaración Aduanera. ............................................................................ 30
2.6.3. Documentos de Acompañamiento ................................................................................. 31
2.6.4. Autorizaciones Previas .................................................................................................. 31
2.6.5. Inspección Física de las Mercancías. ............................................................................. 31
2.6.6. El Aforo en los Procesos de Importación y Exportación ............................................... 32
2.6.7. Tipos de aforo ................................................................................................................ 32
2.7. Actividad del Despachador de Aduana ............................................................................. 33
2.8. Marco Conceptual ............................................................................................................. 34
2.9. Marco Legal ...................................................................................................................... 37
2.9.1. Constitución de la Republica ......................................................................................... 37
2.9.2. Plan Nacional del Buen Vivir ........................................................................................ 37
2.10. Marco Contextual: .......................................................................................................... 38
Capitulo III: Análisis de Resultados ........................................................................................ 39
XVIII
3.1. Diseño Metodológico ........................................................................................................ 39
3.1.1. Método Teórico .............................................................................................................. 39
3.1.2. Método Empírico ........................................................................................................... 39
3.2. Análisis de Resultados ...................................................................................................... 40
3.2.2. Entrevistas Realizadas al Personal de la Oficina Aduanera .......................................... 42
3.3. Procesamiento de la Información ..................................................................................... 50
3.4.Análisis de la Información Recopilada .............................................................................. 50
Capitulo IV: Propuesta ............................................................................................................. 52
4.1. Título de la Propuesta ....................................................................................................... 52
4.2. Propuesta ........................................................................................................................... 52
4.3. Justificación ...................................................................................................................... 52
4.4. Fundamentación ................................................................................................................ 52
4.5. Actividad a Realizar .......................................................................................................... 53
4.5.1. Objetivo del Manual ...................................................................................................... 53
4.5.2. Alcance del Manual ....................................................................................................... 53
4.5.3. Base legal ....................................................................................................................... 53
4.6. Instructivo para la Verificación de Documentos .............................................................. 54
4.7. Flujograma del Proceso ................................................................................................... 58
4.8. Flujograma del Proceso ................................................................................................... 62
4.10. Seguimiento al Trámite ................................................................................................... 75
4.11. Flujograma del Proceso .................................................................................................. 79
4.12. Instructivo para el Proceso de Aforo o Inspección Física. ............................................. 80
4.13. Flujograma del proceso ................................................................................................... 86
4.14. Validación de la propuesta Aplicada .............................................................................. 87
Conclusiones ............................................................................................................................ 88
XIX
Recomendaciones .................................................................................................................... 89
Referencias ............................................................................................................................... 90
Apéndice .................................................................................................................................. 93
Índice de Tablas
Tabla 1. Análisis Causas - Efectos .......................................................................................................... 5
Tabla 2. Conceptualización de las Variables .......................................................................................... 9
Tabla 3. Referencias para Entrevistados .............................................................................................. 42
Tabla 4. Análisis de Datos Recopilados ................................................................................................ 51
Tabla 5. Descripción de Actividades Control de Documentación ........................................................ 57
Tabla 6. Descripción de Actividades Despacho de Mercancías ........................................................... 61
Tabla 7. Descripción de Actividades Digitación DAI ........................................................................... 73
Tabla 8. Descripción de Proceso de Aforo ........................................................................................... 82
Índice de Figuras
Figura 1. Organigrama de la Empresa “El agente de Aduana Zoila Zurita” ........................................ 12
Figura 2. Mapa Oficina Agente de Aduana Zoila Zurita...................................................................... 38
Figura 3. Instructivo para Gestionar Visto Bueno Y CAS ................................................................... 58
Figura 4. Instructivo para Despacho de Mercancías ............................................................................ 62
Figura 5. Digitación de DAI (Documentos Electrónicos) .................................................................... 64
Figura 6. Digitación de DAI (Declaración de Importación) ................................................................. 64
Figura 7. Llenado de Información General .......................................................................................... 65
Figura 9. Pestaña Valor de la DAI ....................................................................................................... 67
Figura 10. Pestaña Item de la DAI ....................................................................................................... 67
Figura 11. Pestaña Documentos de la DAI .......................................................................................... 68
Figura 12. Subir documentos ............................................................................................................... 70
Figura 13. Calculo de Impuestos .......................................................................................................... 71
Figura 14. Enviar certificado ................................................................................................................ 72
XX
Figura 15. Numero de entrega .............................................................................................................. 72
Figura 16. Notificación de Aceptado ................................................................................................... 75
Figura 17. Notificación de Error .......................................................................................................... 76
Figura 18. Notificación de Resultado ................................................................................................... 76
Figura 19. Liquidación de aduana ........................................................................................................ 77
Figura 20. Notificación de Aforo ......................................................................................................... 78
Figura 21. Seguimiento de Carga ......................................................................................................... 79
Figura 22. Proceso de Aforo ................................................................................................................ 86
Figura 23. Factura Comercial ............................................................................................................... 94
Figura 24. Conocimiento de Embarque ................................................................................................ 95
Figura 25. Declaración Aduanera de Importación ............................................................................... 96
Figura 26. Packing List ........................................................................................................................ 97
Figura 27. Certificado de Origen .......................................................................................................... 98
Figura 28. Certificado INEN ................................................................................................................ 99
Figura 29. Hoja de Observaciones ..................................................................................................... 100
Figura 30. Entrevista David Murrieta y David Ramos ....................................................................... 101
Figura 31. Entrevista David Murrieta y Fabricio Loyola ................................................................... 101
1
Capítulo I
Introducción
Las empresas que se dedican a la prestación de servicios, la satisfacción al cliente es de suma
importancia debido a que atreves de la excelencia y calidad se consigue la fidelización y
reconocimiento de la marca a la que se representan y esto se traduce en beneficios para la
empresa. En el área de operaciones de la agencia aduanera Zoila Zurita se concentran casi
todas las actividades de la empresa y es en este departamento que se evidencia
desorganización que generan confusión al realizar las actividades ya que no están
estandarizadas y una persona realiza la función de la otra muchas veces sin conocerla, lo que
genera retrasos y errores frecuentes en la digitación, en la verificación de documentos, en el
proceso de aforo lo que ocasiona malestar en el cliente.
El Capítulo I se trata de la presentación del problema, sus causas y efectos, la
delimitación del problema de estudio, los objetivos de la investigación, aspectos
metodológicos utilizados, además nos muestra la importancia de la investigación y quienes
son los beneficiados de la misma.
En el Capítulo II Marco Teórico: Se encuentra toda la información con relación a la
investigación, datos que se van a utilizar durante la investigación, antecedentes históricos,
proceso de despacho de mercancías, importancia de las importaciones, operatividad de
proceso de nacionalización de mercancías.
En el Capítulo III Análisis de los resultados: Se observará un análisis de cada una de las
preguntas de la entrevista tomadas para el estudio de esta investigación y de esa manera
culminar con la validación de la hipótesis.
En el Capítulo III La Propuesta: Se plantea la solución a la problemática que se
presenta en despacho de mercancías en el agente de aduana, aquí se detalla el proceso a
seguir a través de manuales o instructivos de procedimientos y flujogramas para reducir
2
tiempos, costos y evitar el cometimiento de errores en los procesos de nacionalización de
mercancías.
Conclusiones y Recomendaciones
Para finalizar se obtendrán las conclusiones y recomendaciones que se obtuvieron durante
la investigación para que sean considerados por la administración.
3
1.1. Planteamiento del Problema
El Ecuador durante sus últimos 5 años ha sufrido cambios, desde que entró en vigor la
utilización del sistema Ecuapass que remplazo al SICE donde involucro al sector económico
y sus políticas comerciales, afectando a los importadores y Agentes de Aduanas, siendo ellos
los principales actores en el puerto principal y el desarrollo económico del país, debido a su
participación en el mercado interno y externo. (Martinez, 2017) Los despachadores de aduana
han tenido que acogerse a los cambios en los procesos que involucra a la actividad de su
empresa, como la clasificación arancelaria, gestionar BL, Aforo de mercancías entre otras.
(Gijon, 2014) El apoyo que reciben los Agentes de Aduana a través del SENAE ha podido
disminuir la ineficiencia en los procesos de carga de forma significativa, las empresas como
los agentes de aduanas que durante muchos años llevaron procesos ajustables, han tenido que
realizar mejoras a largo plazo que generan ineficiencias en el despacho de mercancías.
Delimitación del Problema
La presente investigación se centra en el departamento de operaciones del agente de
aduana Zoila Zurita, el estudio se concentrará en las incidencias del departamento en el año
2017.
Actualmente la agencia aduanera tiene alrededor de 20 clientes en la ciudad de Guayaquil,
se evidencia retraso en el proceso de despacho de mercancías lo que provoca descontento
debido a que esto genera mayores costos al importador y pérdida de tiempo al no poder
contar muchas veces con mercancías que son materias primas necesarias para los procesos
productivos y se ven interrumpidos debido a estos errores cometidos por falta de
procedimientos estandarizados que indique las funciones específicas que debe cumplir cada
actor dentro del proceso y de esa manera evitar la desorganización y duplicidad de funciones.
La empresa cuenta con un número significativo de clientes y el presente trabajo de
investigación busca aportar a que se logre un servicio predecible, consistente y confiable a
4
costos razonables; estableciendo los lineamientos en el departamento de operaciones y se
podrá asegurar que los tiempos de desaduanización de mercancías se disminuirán y de esa
manera se podrá cumplir con los requerimientos del cliente en el momento oportuno; por ello
existe la necesidad de establecer un manual de procedimientos para el área de operaciones del
agente de aduana Zoila Zurita.
La carencia de procesos establecidos atreves de un manual para las operaciones internas
que realiza el agente de aduana y esto a su vez genera malestar en los importadores debido a
la demora que producen los procedimientos actuales causando pérdidas económicas e
incumplimiento con el plazo de entrega de las mercancías a los clientes.
Otro punto que recalcar es la poca importancia de emitir un informe sobre el estado en que
llegan las mercancías al momento de realizarse el aforo físico y de la correcta manipulación
que debe tener en el caso de ser cargas frágiles lo que ocasiona pérdidas económicas, ya que
no se cuenta con los procedimientos adecuados para la realización de dicho proceso en la
mayoría de los casos el Servicio Nacional de Aduanas no se responsabiliza por los daños
causados durante la inspección física. Por lo expuesto anteriormente es necesario establecer
cómo se ven afectados los importadores con los procedimientos actuales que efectúa el
agente de aduana Zoila Zurita y como incide la carencia de un manual de procedimientos
donde se establezcan los parámetros a seguir de acuerdo con los procesos internos del agente
aduanero, lo que significara en una optimización de tiempo y los recursos utilizados en el
proceso de desaduanización, disminución de costes operativos para los importadores, mejoras
en el servicio, cumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de las mercancías,
facilitaciones de los actividades que deben realizar los colaboradores dentro de la empresa.
5
Tabla 1. Análisis Causas - Efectos
CAUSAS CONSECUENCIAS
- Ausencia de procesos estandarizados - Desorganización y duplicidad de
funciones por parte de los colaboradores.
- Llamadas de clientes suelen ser
receptadas por personas ajenas al
Departamento de operaciones
- No hay un responsable de atender las
llamadas de los clientes, por lo que no se
puede dar una respuesta exacta que fase
del proceso se encuentran las mercancías
del cliente.
- El cliente no tiene claro el procedimiento
para el despacho de mercancías, a menudo
realiza los requerimientos a la persona
equivocada.
- El cliente consulta a contabilidad,
administración; y no a operaciones, por
ende, no existe un flujo de información
correcta haca el cliente.
- Desconocimiento de los procesos
internos por parte de nuevos
colaboradores.
- Frecuentes errores que se cometen en el
proceso de aforo, emisión de carta de
salida y gestión del visto bueno del
documento de transporte
- Errores frecuentes en proceso de
digitación
- Observaciones constantes por parte de los
funcionarios de aduana por inconsistencia
con la información digital que se anexa a la
declaración lo que retrasa el proceso.
- Los usuarios no ejecutan de
manera
estandarizada los procesos y cuando
tienen inconvenientes en su realización,
se acostumbran a vivir con el problema o
- No existe una definición,
documentación y
difusión de los procesos, ni de las
especificaciones de sus elementos
6
lo ignoran.
- Alta rotación de persona - El personal que se incorpora a la
organización no es capacitado
adecuadamente
- No se realiza mejora
continua, ni se previene el riesgo
- No existe un seguimiento y
monitoreo integral del proceso
Fuente: Entrevistados,2017
Elaborado por: Los Autores
El agente de Aduana Zoila Zurita es un operador del comercio exterior que participa
dentro de la cadena logística de importaciones y exportaciones de cargas, de tal forma que los
cambios que se ha dado dentro de las aduanas como el cambio de su plataforma informática
del SICE al ECUAPASS afecta a la misma, la participación que tiene cada actor dentro de la
empresa es importante, ya que cualquier problema que alguno presente alteraría la cadena
logística generando tardanza en el despacho de las mercancías que para los importadores son
representados como aumento en el costo de importación.
Formulación Del Problema
¿Cómo afecta la ineficiencia en los procesos logísticos de importación para la
desaduanización de las mercancías manejadas por el Agente de Aduana Zoila Zurita?
1.2. Sistematización
¿Cuáles son los procesos internos utilizados dentro del agente de aduana Zoila Zurita?
¿Cuáles los procesos inmersos dentro de desaduanización de carga impuesto por el
SENAE?
¿Cuáles son los procedimientos del agente de aduana Zoila Zurita que contribuirían a la
mejora en los procesos internos?
7
¿Cuál es el tiempo empleado en el proceso de desaduanización de mercancías por parte de
la empresa Zoila Zurita?
Objetivos:
Objetivo General
Elaborar un manual de procedimientos para el proceso de desaduanización de mercancías
a través de un estudio de los procesos de importación que beneficien a la gestión de agente de
Aduana Zoila Zurita.
Objetivos Específicos
Analizar los procesos internos usados dentro del agente de aduana Zoila Zurita.
Analizar los procesos inmersos dentro de la desaduanización de mercancías impuesto
por el SENAE.
Identificar los procedimientos que contribuyen a mejorar la eficiencia en el proceso de
desaduanización de mercancías del agente de aduana Zoila Zurita.
Diseñar flujogramas donde se detallen los procesos para nacionalización de
mercancías por parte del Agente de Aduana Zoila Zurita para disminuir el tiempo de
despacho.
1.3. Justificación del Proyecto
1.3.1. Justificación Teórica:
La justificación teórica de esta investigación se enfoca en reconstruir todos los
fundamentos necesarios para comprender el proceso de nacionalización de mercancías, de tal
forma la teoría de la gestión logística que está relacionada con la adquisición del producto
hasta que las mercancías salen del puerto o aeropuerto y llegan a las bodegas del importador.
1.3.2. Justificación Metodológica:
La metodología que se emplee ayudara a encontrar información que permita la elaboración
de la propuesta de estudio de tal forma gran parte de ella será facilitada por el Agente de
8
Aduana Zoila Zurita siendo esta la principal beneficiada, sin embargo, se recopilara
fundamentos teóricos provenientes de papers, revistas, manuales y artículos científicos y
demás medios informáticos.
1.3.3. Justificación Práctica:
El propósito del presente proyecto es brindar información a la empresa al Agente de
Aduana del Zoila Zurita ya que gran parte de su actividad es ayudar al sector importador en la
facilitación de herramientas para el incentivo del comercio, por lo tanto, si este se ve afectado
por alguna problemática traería consecuencias a su cartera de clientes siendo el sector
importador.
1.4. Hipótesis y Variables de la investigación
Hipótesis General
El diseño de un manual de procedimientos ayudaría a mejorar los procesos de
desaduanizacion del Agente de Aduana Zoila Zurita.
Variable Independiente
Analizar los procesos logísticos inmersos en el proceso desaduanización de mercancías.
Variable Dependiente
Diseñar un manual de procedimientos donde se detalle las actividades y función a
desempeñar de cada actor en la empresa.
9
1.5. Conceptualización de las Variables
Tabla 2. Conceptualización de las Variables
Categoría Variables Tipo de Variables Indicadores Ítems Básicos
Técnicas e
instrumentos de
recolección
información
Proceso
Logístico
Analizar los
procesos
logísticos
inmersos en el
proceso de
nacionalización
de mercancías
Indepe
ndiente
Análisis
del proceso de
desaduanización
Proceso
de Importación
Sistema
Logístico
Entrevistas a entes
relacionados con el
tema.
Levante de datos por
medio de encuestas.
Recopilación
Bibliográfica.
Manuel de
Funciones
Diseñar un
manual de
procedimientos
donde se detalle
las actividades y
función a
desempeñar de
cada actor en la
empresa.
Depen
diente
Función
de las personas
involucradas en
el proceso
Reducció
n en tiempos.
Diseño
de un manual
de
procedimientos
Entrevistas a entes
relacionados con el
tema.
Levante de datos por
medio de encuestas.
Recopilación
Bibliográfica
Fuente: Entrevistados,2017
Elaborado por: Los Autores
10
1.6. Aspectos Metodológicos
El método que se utilizara para el levante de información es por medio de un análisis
descriptivo, donde se estudiaran todos los factores que intervienen en la problemática que
presenta la empresa de tal forma esta información será procesada para la elaboración de la
propuesta que beneficiara el sector importador del Ecuador esto se llevara a cabo mediante la
aplicación de entrevistas que se obtendrán variables cualitativas que nos ayudara a tomar una
decisión con respeto a la situación actual del sector. Mediante el método exploratorio se hará
uso de un bosquejo por medio de herramientas informáticas, donde se encontrará información
tales como papers, revistas científicas, libros etc. Esta fuente nos ayudara a tener una visión
más exacta del problema y como darle una solución al mismo mediante la aplicación de la
propuesta. La investigación sigue un diseño cualitativo y cuantitativo debido a que se utilizan
en diferentes escenarios cuantitativos cuando se dé a conocer los pensamientos de las
personas y el enfoque cualitativo para obtener información más amplia de las diferentes
situaciones que se dan dentro del proceso de desaduanización.
Se utilizará el enfoque cualitativo ya que este sigue un orden no secuencial que se ajusta a
las necesidades de los investigadores a partir del desarrollo y conocimiento obtenido en la
investigación.
1.6.1. Novedad Científica
La novedad científica de este proyecto de investigación es el mejoramiento en la gestión
de los procesos de desaduanización de carga, para ello se emplearán métodos efectivos que
permitan a la empresa realizar dichos procedimientos de manera eficiente, correcta y
disminución de recursos como tiempo y dinero. Conceptualizar los aspectos más relevantes
del proceso de desaduanización desde que la mercancía llega a los terminales portuarios hasta
la salida efectiva de las mercancías permite obtener información necesaria para elaborar un
manual de procedimientos y que sea de utilidad para dicha empresa.
11
Capitulo II: Marco Teórico
2.1. Antecedentes del Estudio
La evolución de la logística de comercio exterior ha sido un eje primordial para el
desarrollo de la Economía de los países, debido a la necesidad de interrelacionarse entre ellos
mismos, el concepto de logística es importante, ya que engloba todos los elementos de
aprovisionamiento con el fin de distribuir mercancías al consumidor final. El factor clave
entre la empresa y el proveedor se encuentra vinculado a través de la cadena de valor.
Desde el principio de los tiempos existía la necesidad de consumir productos que no se
producían en las localidades donde los consumidores habitaban, o no estaban disponibles,
debido a dicha necesidad las personas tenían que trasladarse a los lugares donde estos se
hallaban, ya sea a través de transporte o almacenamiento.
La logística utilizada actualmente tiene su origen en el enfoque militar que se
experimentaba en llevar a cabo el movimiento de las tropas, a través de transporte o
alojamientos, de tal forma hoy en día se desplazan mercancías con la mejor coordinación
posible cuyo fin sea la satisfacción del cliente, asegurándose de recibir el mejor servicio al
costo más bajo.
2.2.Descripción de la Compañía
El agente de Aduana Zoila Zurita es un operador logístico que brinda soporte en la gestión
de logística aduanera dentro del proceso de comercio exterior, tiene más de 10 años en el
mercado del Ecuador, actualmente cuenta con una oficina donde realiza sus actividades y
brinda las soluciones en el área de aduana, se encuentra ubicada ciudad de Guayaquil en la
Cdla. Garzota Mz 103 Villa 3 Oficina 1.
2.2.1. Misión
Somos una empresa que brinda soluciones a nuestros clientes en comercio exterior
ofreciendo un servicio de confiable y segura.
12
2.2.2. Visión
Ser los reconocidos por nuestros servicios logísticos y aduaneros a nivel nacional.
2.2.3. Valores
Disciplina: Cumplimiento de normas y reglas establecidas.
Trabajo en equipo: Colaboración entre todos los empleados de la agencia aduanera
Orientación a resultados: Cumplimiento de objetivos planteados y metas.
Organigrama
El organigrama contiene la estructura organizativa de la empresa:
Figura 1. Organigrama de la Empresa “El agente de Aduana Zoila Zurita”
Elaborado por: Los Autores
Gerente General
Ventas
Asistentes de operaciones
Auxiliares
Mensajero
Departamento de
operaciones
Administrador
Digitadores
13
2.3. Departamento de Operaciones
2.3.1. Principales Funciones:
Revisión de la documentación entregada por el cliente (importador o
exportador)
Clasificación arancelaria
Digitación de la declaración aduanera
Gestión de pagos, colocación de visto y emisión Carta de Autorización de
Salida en las navieras y consolidadores de carga
Realización de inspecciones y aforos.
Pago de almacenaje de emisión de pases de puerta.
2.4.Departamento Administrativo
2.4.1 Principales Funciones
Elaborar Estados Financieros.
Realizar los registros contables las transacciones de la empresa.
Emisión de comprobantes de retención.
Facturación y venta.
Realizar pedidos de suministros.
2.4.1. Gestión por procesos
2.4.2. Procesos
2.4.3. Definición de procesos
“Conjunto de actividades realizadas por un individuo o grupo de individuos cuyo objetivo
es transformar una serie de entradas o inputs, entre los que se incluyen operaciones, métodos
o acciones, en salidas o outputs que satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes
en forma de productos, información, servicios o en general, resultados.” (CAMISÓN, CRUZ,
& GONZÁLEZ, 2007)
14
Características de un proceso
Todo proceso, para ser considerado como tal, debe cumplir una serie de
características, tales como: 1. Posibilidad de ser definido. Siempre tiene que tener una
misión, es decir, una razón de ser. 2. Presentación de unos límites, es decir,
claramente especificados su comienzo y su terminación. 3. Posibilidad de ser
representado gráficamente. 4. Posibilidad de ser medido y controlado, a través de
indicadores que permitan hacer un seguimiento de su desarrollo y resultados e incluso
mejorar. 5. Existencia de un responsable, encargado de la eficiencia y la eficacia del
mismo entre otras muchas tareas, como, por ejemplo, asegurar la correcta realización
y control del proceso en todas sus fases. (CAMISÓN, CRUZ, & GONZÁLEZ, 2007)
Elementos de un proceso
1. Un input o entrada, suministrado por un proveedor, ya sea externo o interno, que
cumple unas determinadas características preestablecidas. 2. El proceso, como
secuencia de actividades que se desarrollan gracias a unos factores, tales como las
personas, métodos y recursos. 3. Un output o salida, que será el resultado del
proceso e irá destinado a un cliente, ya sea externo o interno, y además tendrá
valor intrínseco, medible o evaluable para éste. (CAMISÓN, CRUZ, &
GONZÁLEZ, 2007).
Clasificación de los procesos
Los procesos se clasifican en:
Procesos Gerenciales o Estratégicos
Procesos Operativos / Organizacionales
Procesos de Apoyo
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Procesos Gerenciales
Los procesos gerenciales se refieren al estudio de las misiones de las áreas de organización en
términos de los servicios que prestan al interior o exterior de la empresa y la construcción de
las cadenas de valor basadas en ventas. Se diferencian del análisis de los procesos operativos,
los cuales describen las tareas y actividades que se desarrollan en cada una de las áreas y la
secuencia de su ejecución. (Mejía, 2003)
Procesos operativos
Son aquellos directamente ligados a los servicios que se prestan, y por tanto, al
cliente/usuario y a requisitos. Como consecuencia, su resultado es percibido directamente por
el cliente/usuario (se centran en aportarle valor). En estos procesos, generalmente, intervienen
varias áreas funcionales en su ejecución y son los que pueden conllevar los mayores recursos.
En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valor añadido del servicio desde
la comprensión de las necesidades y expectativas del cliente / usuario hasta la prestación del
servicio, siendo su objetivo final la satisfacción del cliente /usuario (Macías, y otros, s.f).
Procesos de apoyo o soporte
Los procesos de apoyo son los que sirven de soporte a los procesos claves. Sin ellos no serían
posibles los procesos claves ni los estratégicos. Estos procesos son, en muchos casos,
determinantes para que puedan conseguirse los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las
necesidades y expectativas de los clientes / usuarios. (Macías, y otros, s.f)
Según (Pérez Fernández de Velásco, 2010) las características de los procesos son las
siguientes:
Se pueden describir las ENTRADAS y SALIDAS
Son capaces de cruzar vertical y horizontalmente la organización
Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios
El proceso debe ser de fácil comprensión.
16
El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y
actividades incluidos en el mismo.
Además, todo proceso se caracteriza por tener la siguiente configuración:
Un principio y un fin
La ejecución de sus actividades sigue un orden, una secuencia de pasos dentro del
proceso.
Los distintos actores intervinientes en el proceso son todos aquellos que aportan su
trabajo personal o en equipo, los materiales o información.
Los destinatarios finales del producto
Mapa de procesos
Se define gráficamente, en lo que se conoce como diagramas de valor, combinando la
perspectiva global de la compañía con las perspectivas locales del departamento respectivo en
el que se inscribe cada proceso. Su desarrollo, por lo tanto, debe tratar de consensuar la
posición local y el desempeño concreto de dichos procesos con los propósitos estratégicos
corporativos, por lo que resulta imprescindible identificarlos y jerarquizarlos en función de su
definición específica. (EAE Business School,, 2017)
Definición de gestión por proceso
El enfoque basado en procesos consiste en la identificación y gestión sistemática de
los procesos desarrollados en la organización y en particular las interacciones entre
tales procesos (ISO 9000:2000). La gestión por procesos se basa en la modelización
de los sistemas como un conjunto de procesos interrelacionados mediante vínculos
causa-efecto. El propósito final de la gestión por procesos es asegurar que todos los
procesos de una organización se desarrollan de forma coordinada, mejorando la
efectividad y a satisfacción de todas las partes interesadas (clientes, accionistas,
personal, proveedores, sociedad en general. (Velezmoro, 2011).
17
La Gestión por Procesos conlleva:
1. Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la
organización. 2. Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia
de los procesos tanto desde el punto de vista interno (indicadores de rendimiento)
como externo (indicadores de percepción). 3. Una designación de responsables de los
procesos, que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y
objetivos del proceso asignado ya sea en costos, productividad, medio ambiente, entre
otros. (Domingo, 2005).
Ventajas de la gestión por proceso
Las ventajas de la gestión por procesos son tres:
Visión global: La visión por procesos facilita tener una visión global que dota a la
organización de una mayor flexibilidad y puede animar a hacer nuevas inversiones
más fácilmente, pues la empresa está orientada a un objetivo muy claro, así como
hacerlo de un modo innovador, siempre dentro de un riesgo controlado.
Mayor eficiencia: La gestión por procesos permite establecer objetivos y subsanar
problemas tanto a nivel de proceso individual como de macroproceso o conjunto de
procesos. Además, esa visión de conjunto en pos de una meta o metas concretas ayuda
a mejorar la eficiencia, a identificar aquellos puntos en los que falla el proceso y
también consigue motivar a los trabajadores en distintos aspectos, fomentando la
productividad y el talento creativo.
Más flexibilidad: A diferencia de las empresas que se organizan de forma tradicional,
siguiendo un organigrama, la gestión por procesos se orienta a la satisfacción del
cliente y al logro de los objetivos siguiendo la estrategia general de la empresa. Ello
obliga a que el personal y los directivos estén muy involucrados, y precisamente por
esta razón será también más fácil y rápido optimizar la gestión y hacerlo con una
18
mayor flexibilidad, tanto a nivel individual como global. (EAE Business School,
2016)
Indicadores de Gestión
Se conoce como indicador de gestión a aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias
de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos
indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro. Es
importante que los indicadores de gestión reflejen datos veraces y fiables, ya que el análisis
de la situación, de otra manera, no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son
ambiguos, la interpretación será complicada. (Camejo, 2012)
Procedimientos
Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas de
conducta o programas para a ejecutar cuya utilización es imprescindible para la consecución
de objetivos definidos en la actividad empresarial. Por ejemplo, un procedimiento puede
prescribir los pasos que debe seguir un entrevistador al comprobar las referencias dadas por
los solicitantes de empleo. Por lo general, los procedimientos son una lectura aburrida a
menos que se aprenda a manejar un tema abarcado por ellos. En tal caso, un procedimiento
claro parecerá una bendición pues fortalece la capacidad de afrontar una situación confusa y
causante de estrés. Estos procedimientos, además de definir la operativa y las pautas de
actuación en los sistemas de información dentro de la organización, promoverán a dar una
mayor eficacia en la gestión de la actividad, a asignar una buena definición de
responsabilidades por trabajador y a evitar en la mayor medida posible la posibilidad de
irregularidades y errores. (Auditoría y Control Interno,Segunda edición)
19
Manual de procedimientos
Manual
Un manual indica las pautas que deben seguir el personal y como deben ejecutar sus
actividades diarias, son un medio que ayuda a comunicar las decisiones que se toman en
aspectos técnicos o procedimientos que se toman desde la dirección de la organización.
Para (Duhalt Krauss, 1977), un manual es: “Un documento que contiene, en una forma
ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del
trabajo.”
Según (Reinoso Cifuentes, 2006) define un manual como un folleto que contiene las
políticas, reglas, procedimientos o informaciones generales que sirven de guía para orientar
las actividades de una empresa. Es un libro o documento que contiene en forma ordenada y
sistemática información o instrucciones sobre historia, organización, política, procedimientos
y en el mismo se encuentran detallados los aspectos fundamentales de un determinado tema,
o como se encuentra en el ámbito administrativo, financiero o contable de una empresa,
entidad o institución, para el conocimiento de las personas que se interesan sobre una
información.
Grah Kellog como se cita en (Florez Pulido, 2009)manifiesta que “Un procedimiento por
escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.
Clasificación de los manuales
Los manuales se clasifican de la siguiente manera:
Por su contenido. La primera clasificación se refiere al contenido y se desprende de la
propia definición de manual que se ha dado. Así tenemos que habrá manuales de:
Manual de Historia del Organismo. - Describe los inicios de la organización, la
constitución, los esfuerzos, los problemas que tuvieron que atravesar, la forma de
20
administrar hasta la actualidad, los factores que han influido para su crecimiento, los
valores institucionales, en resumen, toda la trayectoria. Este tipo de manuales motivan
a sus empleados a sentirse identificados con la organización y dar lo mejor de sí para
su crecimiento. Manual de Organización: Describe la estructura de la organización a
través del detalle de los objetivos, organigrama funcional por área y general, perfiles
de puestos, descripción de funciones, responsables de cada área. Es necesario que
cada área o departamento tenga su propio manual de organización y se utiliza con
mucha frecuencia como herramienta de inducción para el personal nuevo.
Manual de Políticas: Describe los lineamientos que el personal debe seguir para el
cumplimiento de las responsabilidades de las distintas áreas funcionales que
participan en el desarrollo de la organización. Sirven como guía en el transcurso de las
tareas asignadas para evitar consultando constantemente a los niveles jerárquicos
superiores sobre la forma de proceder ante determinada situación.
Manual de Procedimientos: Describe los procedimientos que debe hacer el personal
para determinada actividad, considerado como una guía de gran ayuda para el
personal nuevo porque les da la pauta de cómo proceder en la ejecución de sus
funciones. El objetivo de un manual de procedimientos es evitar el desperdicio de
tiempo señalando quién, cómo, cuándo y dónde es responsable de ciertas tareas.
Manual de Políticas y Procedimientos: Describen las actividades que debe seguir el
personal en la realización de las funciones de una organización. Además, incluye la
descripción de los puestos de trabajo y áreas que intervienen, indicando su
responsabilidad y participación, generalmente contienen información muy útil que
aporta para el adecuado desarrollo de las actividades como ejemplos de los
documentos, formularios, gráficos de los equipos o maquinarias que se utilizarán.
21
Manual de Adiestramiento o Instructivo: Describe los procesos y actividades a
realizarse en un puesto de trabajo, pero en forma más detallada que un manual de
procedimientos. El detalle minucioso se debe a que va dirigido especialmente a
personas que saben poco del tema o casi nada. Por ejemplo, un instructivo de
graduación para los estudiantes que egresan de su carrera universitaria, ellos no tienen
conocimiento de los trámites y pasos que deben seguir para graduarse y en el
instructivo se detallan todos esos aspectos, facilitando el trabajo al estudiante.
Manuales Técnicos: Describe cómo realizar las actividades operacionales de un área
funcional. Los manuales técnicos se crean con la finalidad de ser la fuente de
conocimiento para el personal de esa área y de información general para el personal
que está relacionado con dicha área. Sirve como base para futuras modificaciones.
b) Por la función específica. Al área de actividad de que trata el manual, así puede
haber manuales de: Manual de Producción: Describe las instrucciones para el
adecuado desarrollo de las actividades de fabricación, control de calidad de la
producción, distribución, empaque, etc. Proporcionando al personal de producción el
conocimiento necesario para evitar errores pues es el área operativa más importante de
la organización que genera los ingresos que tiene.
Manual de Compras: Describe las pautas a considerarse en el proceso de compras y
servir de guía ante cualquier inconveniente que se presente en las actividades como
cotización, documentación, adquisición, ingreso de mercadería, etc.
Manual de Ventas: Da al personal del área de ventas las pautas para desarrollar un
buen trabajo, describe aspectos importantes como porcentajes de comisión,
beneficios, metas de ventas mensuales y anuales.
Manual de Finanzas: Establece las responsabilidades a cada empleado sobre la
protección de la información financiera que generan, así como su traslado a los demás
22
departamentos, la preparación de presupuestos que es una actividad de mucho
cuidado, el manejo y distribución de dinero a las demás áreas.
Manual de Contabilidad: Es de vital importancia porque el área de contabilidad es
quien genera la información financiera que será presentada a terceras personas para su
uso, según el caso. Por ejemplo, el estado a través del SRI, la Superintendencia de
Compañías, la Contraloría General del Estado, los accionistas, directorio, gerente o
instituciones financieras y la información debe ser oportuna, precisa y veraz. En el
manual se describen aspectos relacionados al sistema contable, claves de acceso,
responsables de cada tarea, elaboración de formularios y documentos contables,
validez de información.
Manual de Crédito y Cobranzas: Un manual que establezca la forma de cobro, la
custodia de los valores cobrados, políticas para otorgar créditos, documentos válidos,
personal encargado, responsabilidades para cada puesto de trabajo, podrá disminuir
errores departamentales y lograr una mayor eficiencia en la utilización de recursos.
(Rodriguez, 2002)
Ventajas del Manual de Procedimientos
Cualquier colaborador del aérea de trabajo puede llevar a cabo la tarea.
Todos los integrantes del departamento realizaran de una misma forma las
tareas.
Nos permite realizar evaluaciones y aplicar mejoras en la realización de tareas
y obtener una mayor eficiencia administrativa
Permite que se deleguen funciones y responsabilidades
Evita la duplicidad de las actividades.
Facilitar la inserción de nuevos colaboradores a la institución.
2.4.4. Importancia de un manual de Procedimientos
23
La importancia de un manual de procedimientos en una empresa es que permite a los
directivos de la organización tomar decisiones y mantener informados a sus colaboradores de
cómo deben realizar sus actividades, pero además sirve como una herramienta de control de
que, como, cuando y donde se ejecutan las laborales y la responsabilidad de cada empleado.
2.4.5. Contenido de un manual de procedimientos
Este contenido es una referencia de lo que puede contener un manual de procedimientos.
“Logotipo de la organización
Nombre oficial de la organización
Denominación y extensión del manual
Lugar y fecha de elaboración
Número de páginas
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización
Índice o contenido
Prólogo o introducción
Áreas de aplicación
Responsables
Objetivos de los procedimientos
Políticas o normas de aplicación
Diagrama de flujo
Glosario de términos” (Yessenia, 2011).
Diagrama de flujo
Representación gráfica mediante la cual se representan las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica,
clasificándolas mediante símbolos según la naturaleza de cada cual, es decir es una
24
combinación de símbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un
proceso, de manera que éste se comprenda más fácilmente. (Palacios Echverria, 1996).
Generalidades del Comercio Internacional
La importancia de la actividad comercial internacional es una puerta para la apertura de
los mercados extranjeros y a su vez para un manejo adecuado de estos mismos, para ello es
necesario contar con un sistema que contribuya a la mejora de la eficiencia del accionar de
los agentes de comercio exterior para así agilizar los trámites y generar un desarrollo
constante y sostenido.
El intercambio comercial ha estado presente desde la antigüedad, debido a que existían
zonas escasas en ciertos productos y otras con abundancias de otros productos que otros
necesitaban hacían necesario el comercio entre pueblos y naciones.
Hoy en día el comercio internacional es algo habitual entre los países y estos realizan
transacciones de compras y ventas fuera de un país amparado en normas y legislaciones
internacionales que rigen el comercio exterior.
2.4.6. Importancia del Comercio Exterior
El comercio exterior es vital importancia hoy en día para el desarrollo y bienestar de las
naciones, en la actualidad el comercio internacional va más allá de dar o recibir bienes o
servicios, sino también de procesos de integración entre los países. Todas las naciones del
mundo tienen activos humanos, naturales, industriales y financieros, con los cuales los países
se benefician cuando dichos activos se comercializan, además de que pueden obtener
intercambio de tecnologías que mejoren sus procesos de producción haciéndolos más
competitivos en tiempos y costos.
Ruiz como se cita en (Rodríguez Salazar, 2017) informa que el comercio exterior es
favorable ya que se puede aprovechar de los activos propios de un país para intercambiarlos
por productos extranjeros que serían muy costosos producirlos internamente. Otro de los
25
beneficios del comercio exterior es el ingreso de tecnologías, ya sea con maquinarias, equipos
o conocimientos a los países permitiéndoles mejorar procesos de producción y que se
reflejará en el crecimiento de productos de mayor calidad y en tiempos reducidos.
2.4.7. Operaciones Dentro de los Procesos de Comercio Exterior
Dentro de los procesos de comercio exterior existen dos operaciones fundamentales que
son las importaciones y exportaciones.
2.4.8. Las Importaciones
Se denomina importación a la acción comercial que implica y desemboca en la
introducción de productos foráneos en un determinado país con la misión de
comercializarlos. En la importación, un país le adquiere bienes y productos a otro, cuando no
se puede concretar la importación de los productos principales las empresas están parada en
materia de producción (ABC Definicion, s.f).
2.4.9. Las Exportaciones
Es el envío de un producto o servicio a un país extranjero con fines comerciales, los
mismos que se encuentran regulados por una serie de disposiciones legales y controles
impositivos que actúan como marco contextual de las relaciones comerciales entre países. La
exportación siempre se efectúa en un marco legal y bajo condiciones ya estipuladas entre los
países involucrados en la transacción comercial. Así es que intervienen y se respetan las
legislaciones vigentes en el país emisor y en el que recibe la mercancía. (ABC Definicion, s.f)
Sujetos que Intervienen en las Operaciones de Comercio Exterior
En el comercio internacional existen una gran cantidad de actores que intervienen en los
intercambios comerciales, a continuación, mencionamos algunos de ellos:
Exportador. - Es aquella persona natural o jurídica que vende u oferta bienes y servicios a
compradores en otros países.
26
Importador. - Es aquel que adquiere o compra bienes o servicios producidos en el
extranjero.
2.4.10. Otros Operadores de Comercio Exterior
Transportista internacional. - El transportista internacional o navieras son una pieza
fundamental en el comercio internacional y dentro de cadena logística tanto de importaciones
y exportaciones ya que se encargan del traslado de las mercancías desde el momento de la
entrega hasta el lugar de destino final.
Consolidadores y Desconsolidadores de carga. - El Consolidador de Carga es un
operador distinto al porteador (persona física o jurídica que se encarga de realizar
el transporte internacional de mercancías), que carga en forma agrupada bajo su propio
nombre y responsabilidad destinada a uno o más consignatarios finales. El Consolidador de
carga agrupa en contenedores todas las mercancías que capta de los distintos exportadores, a
lo que le llamamos grupajes o grupaje internacional. (ICONTAINERS, s.f.)
Compañías de seguros. -Son empresas que ofrecen pólizas de seguros para cubrir el
riesgo, la pérdida o deterioro de las mercancías dentro de los procesos de comercio
internacional.
Empresas verificadoras. - Son empresas autorizadas que hacen la inspección física de la
mercadería al embarque o a su llegada para verificar el cumplimiento de las normas o
reglamentos establecidos.
Transportista interno. -Son empresas cuya actividad principal consiste en movilizar las
mercancías desde la recepción hasta la entrega de las mismas en el lugar indicado.
Agentes de aduana. - Son personas jurídicas o naturales que prestan sus servicios como
gestores dentro de proceso de nacionalización de mercancías, estos se encuentran habilitados
por una licencia que es otorgada por la autoridad aduanera.
27
Depósitos temporales. – Son lugares destinados por la autoridad aduanera para que se
descarguen y almacenen mercancías provenientes del extranjero por un tiempo determinado.
Organismos reguladores del comercio exterior. - Es necesario que toda actividad del
comercio exterior sea regulada por algún organismo según la mercancía que corresponda,
entre estos están el SRI, MIPRO, Agrocalidad, INEN, Ministerio de Comercio Exterior,
Ministerio de Salud Pública, Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador, Ministerio de
Defensa Nacional, Ministerio de Agricultura, Instituto Nacional de Pesca, SETED, etc.
2.5. Elementos que Intervienen en el Proceso Comercio Exterior
Uno de los elementos más importantes y de vital importancia dentro del comercio exterior
es la carga que debe ser movilizada desde un lugar de origen a su lugar de destino final en
condiciones en las mejores condiciones y con mejores costos y tiempos.
Carga. –
Desde el punto de vista del transporte, es un conjunto de bienes o mercancías protegidas
por un embalaje apropiado que facilita su movilización. Existe una gran diversidad de
productos susceptibles a ser transportados y comercializados; para garantizar un manejo
adecuado, la carga se encuentra clasificada en 2 tipos principales: general y a granel.
(Proecuador, 2015)
2.5.1. Tipos de carga
Carga al granel – En la guía logística internacional de Proecuador se informa que “este
término se aplica para cualquier tipo de mercancía en general, que, estando embalada o sin
embalar, puede ser tratada como unidad. La carga general se transporta en embalajes cuya
forma, peso y dimensiones se ajustan a las características propias de ésta”. (Proecuador,
2015)
28
Carga peligrosa. – “Corresponde a productos peligrosos, tóxicos, que presentan
características explosivas, combustibles, oxidantes, venenosas, radioactivas o corrosivas.”
(Mendoza, Díaz, & Paternina, 2015)
Carga perecedera. - “Productos que sufren una degradación normal en sus características
físicas, químicas y microbiológicas: frutas y verduras, productos cárnicos, productos marinos,
flores y follajes.” (Mendoza, Díaz, & Paternina, 2015)
Carga frágil. –
Son aquellos artículos que se pueden dañar fácilmente por caídas, choques o vibraciones y
que para su manipulación se necesita mucho cuidado en el transporte. Los productos típicos
frágiles son artículos de porcelana, de vidrio, antigüedades y obras de arte. Por sus
características especiales, toda operación de carga frágil debe realizarse con extremo cuidado,
incluyendo el embalaje, el manipuleo y el traslado de la misma. La naturaleza y la intensidad
de los riesgos a que están sometidos los productos durante toda la cadena logística, desde el
lugar de origen hasta el lugar de destino, tienen distintos niveles de incidencia e incluye
decisivamente en la forma de embalarlos. El tamaño, la forma y el espesor del embalaje
externo pueden aumentar considerablemente el factor de riesgo. (Proecuador, 2015)
Contenedores
“Son aquellos recipientes especialmente concebido para facilitar el transporte de
mercancías, provisto de dispositivos que permiten un fácil y seguro trasbordo de un medio de
transporte a otro.” (Hernández, 2014).
Las siglas TEU (Twenty-foot Equivalent Unit) representa la unidad de medida de
capacidad del transporte marítimo en contenedores. Un TEU es la capacidad de carga de un
contenedor normalizado de 20 pies. Aparte del contenedor de 20 pies, que se computa como
un TEU, existen otros tamaños y tipos de contenedores, siendo los de uso más frecuente los
de 40 pies equivalentes a 2 TEU ó 1 FEU (Forty-foot Equivalent Unit). Lo más común para
29
referirse al número de contenedores que atiende una terminal o que mueve un buque es la
unidad de medida TEU, si el contenedor es de 40 pies se lo cuenta como 2 TEUS.
(Proecuador, 2015)
Precintos o sellos de seguridad. -Un precinto es un dispositivo físico enumerado que se
coloca en las puertas de los contenedores para asegurarse de que estos no sean abiertos sin
autorización. Una vez que se colocan el sello de seguridad este no puede quitarse o romperse
sin que sea destruido y no pueda volver a utilizarse (PROECUADOR, 2016)
2.6. Proceso de Desaduanización de Carga
Para realizar los trámites de desaduanización de mercancías es necesario la asesoría y
el servicio de un Agente acreditado por el SENAE. El listado de Agentes de Aduana
autorizados se encuentra en la siguiente ruta: www.aduana.gob.ec > Servicios para
OCE’s > Agentes de Aduana. La Declaración Aduanera de Importación (DAI) deberá
ser transmitida por un proveedor de Software o en el sistema informático del Servicio
Nacional de Aduana del Ecuador, en un período no superior a quince días calendario
previo a la llegada del medio de transporte, y hasta treinta días calendarios siguientes
a la fecha de su arribo; de no cumplirse en ese plazo, la mercancías estarán inmersas
en una de las causales del abandono tácito, según lo estipula el literal a) del artículo
142 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. (SENAE, 2017)
2.6.1. Declaración Aduanera de Importación.
Es un documento informativo que contiene la información sobre la mercancía que se está
importando de acuerdo con los documentos entregados por el importador, dicha información
se encuentra en la factura comercial, documento de transporte, packing list, certificado de
origen y documentos de control previo si el producto lo requiere.
30
2.6.2. Estados de la Declaración Aduanera.
Asignación de canal e aforo: Es asignado cunado se transmite la declaración aduanera en
el portal ecuapass, luego el sistema envía una notificación con el canal del aforo al
importador si es automático el estado cambia el estado cambia a Salida autorizada.
Receptada: Es asignado luego de que la declaración ha sido derivada al técnico operador
que va a realizar el aforo, ya sea documental o físico.
Proceso de aforo: Este estado es asignado cuando el comprobador aduanero se encuentra
revisando el trámite ya sea de manera física o documental.
Observada: Se asigna este estado cunando se encuentra novedades en el proceso de aforo
que el importador, exportador o su agente de aduana debe subsanar y presentar la prueba de
descargo.
Salida autorizada: Es asignado cuando el canal de aforo de la declaración es automático
o cuando el aforo físico, rayos X o documental ha sido cerrado por el técnico operador. Este
quiere decir que la carga tiene autorización de la aduana para ser retirada.
Liquidación: La liquidación aduanera es un documento en que se refleja los tributos que
se deben cancelar a las autoridades aduaneras y fiscales por la importación o exportación de
un producto.
MRN (Manifest Reference Number): Número de referencia del manifiesto de carga. Es
el numero asignado a la carga donde consta la información referente al peso, numero de
bultos, cantidad, tipo de mercancía.
La subpartida Arancelaria: “Es un código conformado por 10 dígitos del Sistema
Armonizado de Codificación y Designación de Mercancías, que nos permite clasificar las
mercancías sea por su origen vegetal, animal, mineral o por su función y a las reglas
generales de interpretación emitidas por la Organización Mundial de Aduanas. y asignar los
respectivos impuestos”. (Proecuador, 2015)
31
2.6.3. Documentos de Acompañamiento
“Se constituyen documentos de acompañamiento aquellos que, denominados de control
previo, deben tramitarse y aprobarse antes del embarque de la mercancía de importación.”
(SENAE, 2017)
Documentos de Soporte
Constituirán la base de la información de la DAI a cualquier régimen. Estos documentos
originales, ya sea en físico o electrónico, deberán reposar en el archivo del declarante o su
Agente de Aduanas al momento de la presentación o transmisión de la Declaración Aduanera,
y estarán bajo su responsabilidad conforme a lo determinado en la Ley. (SENAE, 2017)
2.6.4. Autorizaciones Previas
Las autorizaciones previas son documentos necesarios para realizar una importación, estos
pueden varias en su naturaleza y el organismo que emite el documento que autoriza su
importación, existen varios certificados que varían según la naturaleza de la mercancía, entre
los más comunes están: el certificado, sanitario, Fito sanitario, zoosanitario, ictiosanitario y el
certificado de origen. (Proecuador, 2015)
2.6.5. Inspección Física de las Mercancías.
La inspección física se realiza con el objetivo de verificar que las mercancías objeto de
importación o exportación se corresponden a lo declarado y así evitar evasión fiscal y además
de verificar el cumplimiento de requisitos y normas técnicas específicas que requiera el
producto a importar o exportar, este no es procedimiento obligatorio a excepción de cuando
se realiza con organismos de control como antinarcóticos, agrocalidad, empresas
verificadoras.
32
2.6.6. El Aforo en los Procesos de Importación y Exportación
Es la operación que consiste en el reconocimiento y verificación de las mercancías de
acuerdo con sus características como medidas, peso, naturaleza, origen para determinar los
tributos aplicables.
2.6.7. Tipos de aforo
Aforo automático: Es una modalidad de despacho que una vez realizado el pago de la
liquidación automáticamente la carga cuenta con salida autorizada.
Aforo documental: “El aforo documental es la modalidad de despacho en el cual, la
declaración aduanera de importación o exportación es validada su contenido mediante la
revisión de la información de la misma, por parte de los técnicos operadores del Senae.”
(SENAE, 2014).
Aforo automático no intrusivo: Es la modalidad de despacho que se efectúa la validación
electrónica de la declaración aduanera de importación a través del sistema informático con la
aplicación de perfiles de riesgo y mediante la verificación de la naturaleza de las mercancías
mediante el uso exclusivo de sistemas tecnológicos no intrusivos, sin la necesidad de abrir la
unidad de carga o el medio de transporte que la contiene (SENAE, 2014).
Aforo físico intrusivo: Es el reconocimiento físico de las mercancías para su naturaleza,
origen, condición, cantidad, peso, medida, valor en aduana y clasificación arancelaria en
relación con los datos obtenidos en la declaración aduanera y en los documentos de soporte y
acompañamiento, contrastados con la información que conste en el sistema informático del
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, con el objeto de determinar la correcta liquidación
de tributos al comercio exterior y/o el cumplimiento de las disposiciones aduaneras exigidas
según el régimen aduanero y mercancías declaradas (Senae., 2017)
33
Pago de almacenaje: Una vez que tenemos la salida autorizada por parte del funcionario
de aduana, se procede con el proceso de pago por almacenaje y a la emisión de pase de puerta
en el depósito en que se encuentra las mercancías para el realizar el retiro de la misma.
Salida Efectiva (Levante de mercancías). - Este proceso comienza desde que se cancelan
los valores de almacenaje, se entrega los documentos al transportista para que ingrese al
depósito, haga retiro efectivo de las mercancías y las lleve a las bodegas del importador.
2.7. Actividad del Despachador de Aduana
Considerados como operadores de comercio exterior ya que tienen como función principal
realizar el despacho de las mercancías, es decir tramitar y gestionar una operación aduanera
según los regímenes aduaneros por ejemplo un despacho de exportación e importación.
También están facultados a efectuar el despacho aduanero: las empresas del servicio postal y
empresas de servicio de entrega rápida, que pueden hacer despachos de mercancías sin fines
comerciales o si los tuviera no tienen un monto significativo como:
Muestras sin valor comercial.
Obsequios cuyo valor FOB no mayor a US$ 1,000,00
Importaciones de mercancías cuyo valor FOB no exceda los US$ 2, 000,00
Exportaciones de mercancías cuya, valor FOB no exceda los US$ 5,000,00
Estos despachadores de Aduana tienen la responsabilidad y obligación de realizar una
declaración correcta de mercancías, proporcionando datos completos y correctos conformes a
los documentos presentados para el despacho, es decir datos respecto al valor de la
mercancía, la marca comercial, el modelo, cantidad, calidad, origen país de adquisición,
subpartida nacional (que puede originar que haya incidencia en el pago de tributos y
recargos), etc. Asimismo, también deberán consignar correctamente los códigos aprobados
por la autoridad aduanera a efectos de determinar la correcta liquidación de los tributos y de
los recargos cuando corresponda. (Pacífico, s.f).
34
2.8.Marco Conceptual
Análisis: “Un análisis es un efecto que comprende diversos tipos de acciones con distintas
características y en diferentes ámbitos, pero en suma es todo acto que se realiza con el
propósito de estudiar, ponderar, valorar y concluir respecto de un objeto, persona o
condición”. (ABC Definicion, s.f)
Agente de Aduana: Según el Art. 227 del COPCI, “el Agente de Aduana es la persona
natural o jurídica autorizado por la Directora o el Director General del Servicio Nacional de
Aduana del Ecuador, para gestionar de manera habitual y por cuenta ajena, el despacho de las
mercancías, firmar la Declaración Aduanera en los casos que establezca el reglamento,
estando obligado a facturar por sus servicios de acuerdo a la tabla de honorarios mínimos que
serán fijados por la Directora o el Director General del Servicio Nacional de Aduana del
Ecuador. La licencia tendrá un plazo de duración de 5 años, la cual puede ser renovada por el
mismo plazo” (COPCI, 2010).
Importacion: “Es la acción de ingresar mercancias extranjeras al pais cumpliendo con las
formalidades y obligaciones aduaneras, dependiendo del RÉGIMEN DE IMPORTACION al
que se haya sido declarado.” (SENAE, 2017)
Carga: “Conjunto de acciones y manipulaciones desde que las mercancías se encuentran
apiladas en el almacén del recinto portuario hasta que quedan en el gancho de la grúa.” (De
Francisco, s.f.).
Contenedores: “Contenedor es un equipo de transporte en forma de cajón, cisterna,
tanque movible u otro elemento análogo, es un recipiente de carga para el transporte aéreo,
marítimo o fluvial, transporte terrestre y transporte multimodal”. (Proecuador, 2015)
Declaración Aduanera: La declaración aduanera de importación es un documento físico
o electrónico que cumple con un formato establecido de acuerdo con los procedimientos del
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. En una forma general la declaración aduanera
35
puede contener las facturas, documentos de transporte de un mismo manifiesto de carga y
demás documentos de soporte o acompañamiento que conformen la importación (Alarcon,
2014).
Documentos de acompañamiento: “Se constituyen documentos de acompañamiento
aquellos que, denominados de control previo, deben tramitarse y aprobarse antes del
embarque de la mercancía de importación.” (SENAE, 2017)
Documentos de soporte: Constituirán la base de la información de la DAI a cualquier
régimen. Estos documentos originales, ya sea en físico o electrónico, deberán reposar en el
archivo del declarante o su Agente de Aduanas al momento de la presentación o transmisión
de la Declaración Aduanera, y estarán bajo su responsabilidad conforme a lo determinado en
la Ley. (SENAE, 2017)
Mercancía: “Se denomina a cualquier tipo de producto, bien, servicio, que es plausible de
ser comprado y vendido. Así, a la mercancía en cuestión se le atribuye un precio, un valor, en
tanto, quien la quiere adquirir deberá sí o sí pagar ese importe” (ABC Definición , s.f )
Desaduanización de mercancías: “La desaduanización es el procedimiento que se lleva
con el fin de que las mercancías se nacionalicen, ante el Servicio Nacional de Aduana del
Ecuador la mercancía adhiere a un régimen aduanero establecido, de acuerdo con la
naturaleza de la operación.” (Sanchez, 2016)
Manual de procedimientos: Para Ramírez citado en (Brenda, 2008) son instrumentos de
planeación, información y mejora continua, y además son también una forma de
comunicación indirecta entre los administradores y los trabajadores o personas a quienes se
dirige la idea o instrucción. Los manuales funcionan como una fuente de consulta y un medio
de inducción, ya que definen e informan la manera de llevar a cabo las actividades de la
empresa”.
36
Nomenclatura Arancelaria: Según la Comunidad Andina la nomenclatura arancelaria
“es un instrumento que facilita identificación y clasificación de las mercancías, las
estadísticas de comercio exterior y otras medidas de política comercial de la Comunidad
Andina relacionadas con la importación y exportación de mercancías” (Secretaría General de
la Comunidad Andina, s.f.)
Aforo: Es el reconocimiento de las mercancías para su naturaleza, origen, condición,
cantidad, peso, medida, valor en aduana y clasificación arancelaria en relación con los datos
obtenidos en la declaración aduanera y en los documentos de soporte y acompañamiento,
contrastados con la información que conste en el sistema informático del Servicio Nacional
de Aduana del Ecuador, con el objeto de determinar la correcta liquidación de tributos al
comercio exterior y/o el cumplimiento de las disposiciones aduaneras exigidas según el
régimen aduanero y mercancías declaradas (SENAE, 2014)
Precintos o sellos de seguridad: “Un precinto es un sello de seguridad, un dispositivo
físico enumerado que se coloca sobre mecanismos de cierre para asegurar que éstos no se
abran sin autorización. Una vez colocado, el sello no puede eliminarse sin provocar su
destrucción.” (Lexicoon, 2017).
Mercado: Según (Stanton, Etzel, & Bruce., 2007) definen al mercado como “las personas
u organizaciones con necesidades que satisfacer, dinero para gastar y voluntad de gastarlo."
Proceso: Proceso es una totalidad que cumple un objetivo completo y que agrega valor
para el cliente. Esta unidad es un sistema de creación de riqueza que inicia y termina
transacciones con los clientes en un determinado período de tiempo. Cada activación del
proceso corresponde al procesamiento de una transacción, en forma irreversible, por eso se
emplean los conceptos de temporalidad y de “flecha del tiempo”. El período de tiempo es hoy
el punto crítico de trabajo para incrementar la productividad (Bravo, 2011)
37
Procedimiento : “Un procedimiento se aplica a las tareas o actividades y las documenta
en detalle. Por ejemplo: el procedimiento de contestar una llamada telefónica, atender un
cliente, levantar un muro o qué hacer cuando “se cae” el sistema computacional.”(Bravo,
2011)
2.9.Marco Legal
Para llevar a cabo la implementación de este proyecto las bases metodológicas que
sustenta la valides de este proyecto será las leyes y reglamentos que sean partícipes de los
criterios con respecto al tema de estudio
2.9.1. Constitución de la Republica
La constitución de la republica establece en su artículo 35 que todo ciudadano Ecuatoriano
tiene como derecho y obligación por parte del estado de tener un trabajo digno en todos los
ámbitos pudiendo gozar de todos los criterios a favor del trabajo por parte del código del
mismo siendo este el organismo principal.
La sección novena de la constitución de la republica estable que el estado garantizara la
aplicación de los proyectos cuyo fin sea el bienestar mutuo para el aumento de la
productividad del país tomando como línea base los niveles de jurisdicción que se hayan
establecidos como tal. (Constitucion de la Republica del Ecuador, 2008)
2.9.2. Plan Nacional del Buen Vivir
Establece en su Objetivo 6 sobre la participación y compromiso del gobierno en la puesta
en marcha de cualquier práctica micro empresarial cuyo fin sea la mejora productiva a través
de la generación de riquezas, más aun si estas actividades ayudan al recaudo de tributos como
la partición de los agentes afianzados de aduana en los procesos de importación (Plan
Nacional del Buen Vivir, 2013)
38
2.10. Marco Contextual:
Agente de Aduana Zoila Zurita
El agente de Aduana Zoila Zurita es un operador logístico que brinda soporte en la gestión
de logística aduanera dentro del proceso de comercio exterior, tiene más de 10 años en el
mercado del Ecuador, actualmente cuenta con una oficina donde realiza sus actividades y
brinda las soluciones en el área de aduana, se encuentra ubicada ciudad de Guayaquil en la
Cdla. Garzota Mz 103 Villa 3 Oficina 1.
Ofrece los servicios especializados de agenciamiento Aduanero y Comercio Exterior, con
personal adaptado a las exigencias de nuestros clientes aportando como un socio estratégico
para la empresa privada.
Figura 2. Mapa Oficina Agente de Aduana Zoila Zurita
Fuente: Google Maps,2017
Oficina Agente de
aduana Zoila
Zurita
39
Capitulo III: Análisis de Resultados
3.1.Diseño Metodológico
3.1.1. Método Teórico
Por la particularidad de la investigación se aplicó el método deductivo ya que nos permite
un análisis del estudio desde lo más general a lo más particular. El procedimiento consiste en
analizar la información obtenida del caso de estudio sobre el proceso de desaduanización de
mercancías desde la revisión de la documentación que recibe el agente de aduana hasta el
proceso de salida de las mercancías del terminal portuario.
Para mayor comprensión del proceso se aplicará el método analítico para analizar cada
subproceso dentro del proceso general de nacionalización y poder tomar las decisiones más
adecuadas de acuerdo con los resultados obtenidos.
3.1.2. Método Empírico
Con el método empírico se utilizó la observación científica permitiéndonos conocer
directamente la realidad de cómo se realiza el proceso actualmente, con este método se pudo
identificar el problema, además los investigadores se encargarán se observar cómo se realiza
el proceso de nacionalización dentro de la empresa para conocer los errores que se cometen
con más frecuencias y establecer posibles soluciones.
Por la importancia que tiene la observación dentro de esta investigación estará
permanentemente presente para justificar la hipótesis y desarrollar la propuesta.
3.1.3. Tipos de Investigación
Los tipos de investigación usados son en la presente investigación son el descriptivo y
explicativo.
El descriptivo ya que se definirá las causas que ocasiona la demora en el proceso de
despacho para el agente de aduana Zoila Zurita y luego analizar toda la información obtenida
y una vez definidas las causas por el tipo de investigación descriptiva, se procedió a
40
identificar la razón por la cual existe el retraso en el proceso aplicando el método explicativo
a través de la matriz causa y efecto.
3.2. Análisis de Resultados
Objeto de Estudio
El objetivo principal de realizar este levantamiento de información es para determinar la valides de los
datos que facilita los entrevistados, siendo seleccionados a favor de los intereses del trabajo de
investigación.
Muestra
Se realizó entrevistas debido al bajo número de colaboradores que posee la empresa Zoila Zurita,
teniendo 6 trabajadores, por lo tanto, la entrevista para determinar la situación actual por la que pasa
la empresa se la realizo a Zoila Zurita donde cuyas respuestas fueron comparadas a otra empresa que
se dedica a la misma actividad, pero la diferencia es que si posee un manual de procedimiento.
Selección
La selección de los entrevistados se basó por tema de experticia en el trabajo de investigación:
La empresa MTBueno fue entrevistada ya que posee un nivel similar de trámites que la
Agente de Aduana Zoila Zurita y debido a la facilidad de información que brindo fue de gran
ayuda su selección
El auxiliar de Agente de Aduana que trabaja con Zoila Zurita fue entrevistado debido a la
experiencia que posee en el área del despacho fuera de la empresa
El experto en el tema de despachos de mercancía fue entrevistado ya que brindo el criterio
suficiente para dar por validad la aplicación de la propuesta como solución a la problemática
de estudio.
Técnicas de Investigación
Por las características del problema de investigación y objetivo del trabajo, el enfoque de la
investigación que se utilizó fue cualitativo. Para comprobar la problemática del objeto de
estudio se desarrollaron técnicas de investigación para obtener información de los procesos
que se ejecutan en el departamento de operaciones del agente de aduana Zoila Zurita y así
41
poder evidenciar sus posibles falencias. Por tanto, las técnicas de recolección de información
empleadas fueron las siguientes:
1. Observación directa a empleados del departamento de operaciones.
2. Entrevistas al agente de aduana Zoila Zurita.
3. Entrevista a experto en temas de despacho aduanero
Entrevistas
Las entrevistas son muy importantes como técnica de investigación ya que nos permitirán
conocer las opiniones de los expertos respecto al sistema logístico dentro de la
desaduanización de carga y a través de la entrevista lograr los resultados que se esperan con
el conocimiento y experiencia de personas involucradas dentro del proceso y los efectos que
tienen la implementación de un manual de procedimientos en una organización.
Instrumento
Para conocer las opiniones de expertos y personas involucradas en el proceso de
desaduanización se construyó un cuestionario con ocho preguntas que deberán ser
respondidas por los entrevistados dando sus conocimientos y experiencias sobre el efecto que
tendría en la empresa la implementación de procesos estandarizados que permitan la
delimitación de funciones para cada actor dentro de la organización.
42
Personas seleccionadas para la realización de las entrevistas.
Tabla 3. Referencias para Entrevistados
Entrevistado Recolección de información
Zoila Zurita
Agente de Aduana
Mediante esta entrevista se
busca conocer las causas que
genera el retraso en el despacho
de las mercancías por la falta de
manual de procedimientos.
Gabriel Jurado
Asistente de Operaciones
En esta entrevista se quiere
conocer cuáles son las principales
falencias que existen dentro del
proceso actual dentro de la
empresa.
Ing. David Murrieta Vincent
Ex Funcionario de Aduana
Mediante esta entrevista se
busca conocer la opinión de una
persona con mucha experiencia
en el ámbito aduanero lo
necesario que es para un agente
de aduana un manual que indique
los procedimientos a seguir.
Ing. Gabriel Torres Andrade
Jefe de Operaciones
Con esta entrevista se busca
conocer como desarrollan los
procedimientos para la
desaduanización en otros agentes
de aduanas de igual nivel y poder
hacer las comparaciones del caso.
Fuente: Entrevistados, 2017
Elaborado por: Los Autores
3.2.1. Recursos humanos y Fuentes de la investigación
Los autores de esta serán los encargados de realizar las entrevistas siendo de vital
importancia el recurso humano dentro de la investigación, las entrevistas se las realizara al
personal de la empresa y a expertos en el tema de proceso de nacionalización de mercancías
debido a que esta persona nos brindara la información necesaria para lograr los resultados
esperados a través del análisis de la información es por eso que su participación es de vital
importancia.
3.2.2. Entrevistas Realizadas al Personal de la Oficina Aduanera
43
1. ¿Cuál es el principal servicio que ofrecen dentro de la Empresa?
2. ¿Conoce usted todos los procesos inmersos dentro de la desaduanización de carga?
3. ¿Usted ha realizado actualmente una revisión de los procesos dentro de la actividad de
la Empresa?
4. ¿Cuándo se reintegra un nuevo cliente tiene dificultades para poder llevar a cabo el
proceso de desaduanización de carga?
5. ¿Cuál es el proceso que ocasiona menor efectividad al momento de desaduanizar la
carga?
6. ¿Sería participe de la implementación de un manual de procedimiento direccionado
hacia el proceso aforo de aforo e inspección de mercancías? ¿Por qué?
7. ¿De qué forma cree usted que beneficiaria la creación de un manual de procedimiento
direccionado hacia el proceso de desaduanización de carga dentro de su empresa?
8. ¿Cuáles son las ventajas que tendrá si implementara un manual de procedimiento
direccionado hacia el proceso de desaduanización de carga dentro de su empresa?
Recopilación de Entrevistas
Nombre del Entrevistado: Ing. Zoila Zurita
Cargo: Agente Afianzado de Aduana
Empresa: Agente de Aduana Zoila Zurita
1. El principal servicio que se ofrece es el de Agente de Aduana y servicios
especializados de comercio exterior brindando un servicio especializado y personalizado
adaptado a las exigencias de nuestros clientes.
2. Sí, porque es parte de nuestras funciones como agente de aduana conocer los
diferentes procesos a los que se someten las mercancías antes de su nacionalización, es
necesario mantenerse actualizados y capacitarse constantemente para mantenerse al día
con los cambios que se dan en los diferentes procesos y no quedar rezagados.
44
3. No, somos una empresa pequeña y no contamos con los recursos financieros y
humanos en este momento para realizar un análisis exhaustivo de todos los procesos y
definir cuáles son los que debemos mejorar. Una evolución de los procesos internos nos
ayudaría a definir en donde estamos fallado y cuáles serían las posibles soluciones, pero
tomaría tiempo y dinero con lo que no contamos con un presupuesto para eso en este
momento.
4. Existen problemas en el proceso, pero tratamos de ofrecer el mejor servicio y
adaptarnos a la exigencia del cliente, aunque ellos siempre quieren agilidad en todo el
proceso y retirar su carga del depósito temporal lo más pronto posible, tratamos de
resolver los problemas de acuerdo con cada situación en particular.
5. El que mayor retraso tenemos en la verificación de documentos ya que existe
desconocimiento por parte del personal sobre los requisitos que deben cumplir los
diferentes documentos que se necesitan para la nacionalización de la carga, también
existe algunos problemas a la hora de realizar los aforos ya que al no haber un
procedimiento definido presenta retrasos, la digitación también puede ser un punto débil
ya que existe desconocimiento del personal como realizar una declaración con un régimen
especial.
6. Si, por supuesto siempre es bueno tener un proceso documentado que defina las
actividades que deben de realizar cada empleado y las responsabilidades que conlleva su
trabajo. Incluso para inclusión de nuevos trabajadores nos permitiría realizar una
inducción rápida y efectiva de las funciones que van a desempeñar y como las deberían de
hacer su trabajo, definir sus responsabilidades y de esa manera puedan adaptarse
rápidamente al trabajo.
7. Sería muy beneficioso ya que nos permitiría tener los procesos documentados que
definirían las tareas que debe realizar cada colaborador y así optimizar recursos y tiempo
45
en el proceso de despacho, además de disminuir el número de errores que se cometen y de
esa manera cumplir con nuestros objetivos de brindar un servicio ágil y confiable.
8. Las ventajas que aportaría serian que:
Todos los integrantes del departamento de operaciones realizarían de una misma
forma las actividades diarias.
Permitiría que se deleguen las funciones y responsabilidades entre colaboradores de
una misma aérea de trabajo.
Evitaría la duplicidad de las funciones.
Nombre del Entrevistado: Ing. Gabriel Jurado
Cargo: Asistente de operaciones
Empresa: Agente de Aduana Zoila Zurita
1. El principal servicio que ofrecemos es el de despacho de mercancías de importación y
exportación.
2. Sí, en esta carrera siempre hay que estar preparado, hay actualizarse y capacitarse
constantemente los procesos cambian con el tiempo sobre todo en el ámbito aduanero
y si queremos ser competitivos debemos adaptarnos a los cambios que existen además
que es parte de nuestras funciones conocer todos los procesos que conlleva la
nacionalización de mercancías.
3. No, tratamos de que el cliente se sienta conforme con el servicio, aunque a veces
existen problemas, pero tratamos de solucionar el sobre la marcha, y brindar
soluciones a las diferentes situaciones que se dan en el día a día.
4. En mi opinión creo que es el proceso de verificación de documentos ya que al
momento de la revisión ciertos documentos no cumplen con las exigencias del
SENAE nos hace retrasar el proceso de despacho ya que tenemos que enviar al cliente
46
a corregir a última hora y eso no le gusta el cliente porque tarda más el proceso de
nacionalización.
5. ¿Sería participe de la implementación de un manual de procedimiento direccionado
hacia el proceso aforo e inspección de mercancías? ¿Por qué?
Si, nos permitiría mejorar nuestros procesos, evitar retrasos y errores que se cometen
en el proceso de desaduanización, además de estar preparado para solucionar en caso de
algún inconveniente que ocurra en los diferentes procesos.
6. Nos permitiría saber los procedimientos que debemos realizar cada uno en la empresa
además sabríamos cuales son las funciones que cumplen los demás compañeros y
poder reemplazarlos y así mejoraríamos en los tiempos de realización de cada proceso
7. . Las ventajas para nosotros serian que:
Facilitaría la inducción de nuevos empleados
Nos permitiría realizar evaluaciones de como se está realizando el trabajo y en donde
deberíamos mejorar.
Evitaríamos que dos personas realicen la misma actividad.
Nombre del Entrevistado: Ing. David Murrieta Vincent
Cargo: Ex Funcionario de Aduana
1. Dentro de las funciones que cumplen los agentes afianzados de aduana, es actuar
como representante ante la Autoridad aduanera para poder llevar a cabo el despacho
de las mercancías, es decir en cierta forma es el responsable del cumplimiento de
todas las funciones que conllevan al despacho de las mercancías
2. Una serie de normas o pasos a seguir para el alcance de los objetivos, actuando como
una guía para todos los miembros de la organización cuyo fin sea el alcance las metas
empresariales.
47
3. Es absolutamente importante principalmente para las empresas que se encuentran en
vía de crecimiento, este manual debe ser controlado por la alta gerencia o dueños de la
empresa, mientras más simplificado sea el proceso este se manejara más
eficientemente, el manual de procedimiento trabaja como control interno para el
desarrollo dentro de la misma.
4. Debido a la larga experiencia vivida en la Aduana conozco todo el proceso de
desaduanización de carga, desde el momento del envió electrónico hasta que este
tiene salida autorizada del almacén.
5. Como funcionario aduanero no estaba dentro de mis actividades analizar los procesos
dentro de la empresa, sin embargo, la experiencia obtenida me brindando el
conocimiento suficiente para determinar cuáles son las principales falencias de los
importadores, siendo esta la clasificación arancelaria especialmente para aquellos que
recién realizan este tipo de actividades
6. El proceso que genera menor pérdida de tiempo es el pago de la liquidación de
aduana, ya que este proceso se puede llevar a cabo por medio de trasferencia bancaria
o presentando una garantía.
7. si sería bueno, ya que la actividad que cumple un agente de aduana es de suma
importancia para el recaudo de tributos al comercio exterior, por medio de un manual
de procedimiento se podrá disminuir los tiempos de entrega de las mercancías que
generan costos excesivos para los importadores debido al pago de almacenaje.
48
Nombre del Entrevistado: Ing. Gabriel Torres Andrade
Cargo: Jefe de Operaciones
Empresa: MTBueno Operador Logístico y Aduana
1. La empresa MT Bueno tiene 28 años en el mercado, dentro de la gama de servicios
que ofrecemos nos especializamos en llevar a cabo el despacho de mercancías
importadas especialmente las maquinarias pesadas además brindamos soporte en
Asesoría Aduaneras analizando tiempos de entrega y efectividad en los procesos,
Outsoursing dentro del departamento de importaciones entre otros
2. El cargo que ocupo dentro de la empresa me exige conocer todo el proceso de
importación desde la vinculación entre importador y agente hasta que se realiza el
proceso de desaduanización de la carga importada. Los procesos que se maneja dentro
de la empresa son los siguientes:
Recepción de documentación (Factura, Bill of Loading y Póliza de Seguro, los
documentos de acompañamiento como el certificado de origen son exigidos siempre y
cuando se puedan gozar de los beneficios del mismo
Transmitir declaración aduanera de importación
Realizar aforo o inspecciones en caso de que estos lo soliciten
Gestionar entrega de mercancía desde el almacén de zona primaria hasta las
instalaciones del importador
3. Gracias al manual de procedimiento que fue utilizado para aplicar a la ISO 9001
gestión de calidad, brindo las herramientas necesarias para que todos los miembros de
la empresa tengan el conocimiento adecuado con respecto a todo el movimiento del
negocio, es decir que gracias a esta información los nuevos miembros que se integren
al Grupo MT Bueno tengan la capacidad necesaria para asumir responsabilidades
dentro de las actividades de la empresa.
49
4. Dentro del proceso de desaduanización de carga. El proceso de clasificación
arancelaria es en donde se centra el mayor índice de consideración, debido a la
integración de nuevos clientes que traen mercancías de diferentes tipos.
5. Debido a la temática cambiante dentro del SENAE ha surgido la necesidad de analizar
los procesos, desde la recepción de la documentación hasta que este tiene salida
autorizada del almacén, tomando en consideración los tiempos y costos inmersos en el
mismo.
6. Gracias al manual de procedimiento que posee la empresa, los nuevos miembros que
se reintegran, saben el rol que cumplen dentro de la misma, es decir se adaptan
rápidamente al cargo que se les asigna, ya sea para el proceso de digitación o de
clasificación, siendo estos los más importantes para el despacho de mercancías.
7. Es indispensable que las nuevas empresas cuenten con un manual de procedimiento
sobre las actividades inmersas dentro de la misma brindando las herramientas
necesarias para llevar a cabo las operaciones de forma eficiente y efectiva, en especial
para esta actividad de despacho aduanero que requiere de una coordinación adecuada
para evitar irregularidades que provocan costos excesivos para el importador.
8. El tiempo en el despacho aduanero es el factor más importante, debido a la diferencia
que cada agente de aduana sobresale sobre el otro, generalmente el despacho de las
mercancías se lleva a cabo de manera más eficiente debido al tipo de aforo que este
posea, la documentación es primordial para el despacho debido a que existen
mercancías que requieren documentación previa retrasando la desaduanización de la
misma.
50
3.3. Procesamiento de la Información
Para el análisis de los resultados de las entrevistas se relacionará las preguntas de un
entrevistado con otro para conocer de manera más profunda las opiniones más generales y las
más específicas para así definir el estado actual de la problemática y de esa manera poder
plantear soluciones adecuadas.
3.4. Análisis de la Información Recopilada
Gracias a la interpretación de resultados se pudo determinar que la aplicación de la
propuesta brindara las herramientas necesarias para poder manejar toda la operación logística
de importación de manera eficiente y efectiva, aprovechando los tiempos de entrega al
máximo. Dando como resultado el ganar reconocimiento y prestigio de la Agente de Aduana
Zoila Zurita sobre la competencia
51
Tabla 4. Análisis de Datos Recopilados
ANALISIS DE RESULTADOS SEGÚN COMPETENCIA
PREGUNTAS ZOILA
ZURITA MT BUENO
ANALISIS
¿Conoce usted todos los
procesos inmersos dentro de
la desaduanización de carga?
si si
Para poder ejercer la actividad de
Agente de Aduana es de vital
interés conocer todo el proceso
de desaduanización de carga.
¿Usted ha realizado
actualmente una revisión de
los procesos dentro de la
actividad de la Empresa?
no si
Para poder analizar los procesos
ambas empresas se basan en el
liquides que esta posea.
¿Cuándo se reintegra un
nuevo cliente tiene
dificultades para poder llevar
a cabo el proceso de
desaduanización de carga?
si no
Es de suma importancia contar
con un manual, ya que brindara
soporte en el desarrollo del
servicio a los nuevos prospectos.
¿De qué forma cree usted que
beneficiaria la creación de un
manual de procedimiento
direccionado hacia el proceso
de desaduanización de carga
dentro de su empresa?
positivamente positivamente
El poseer manuales de
procedimientos genera muchas
ventajas, siendo la más
importante el dominio y control
de cada uno de los procesos.
Fuente: Entrevistados, 2017
Elaborado por: Los Autores
Análisis:
En base a la información obtenida a través de las entrevistas realizadas se puede evidenciar
que toda empresa independientemente de su actividad comercial o de servicios debe de contar
con un manual de procedimientos internos, para que el mismo ayude a los colaboradores a ser
más eficaces en sus labores y a su darle seguimiento a cada proceso que se esté realizando
52
con el afán de ir mejorando en la actividad a realizar y de esta forma evaluar la gestión
realizada por el empleado que sea la correcta y necesaria a utilizarse.
Capitulo IV: Propuesta
4.1.Título de la Propuesta
Diseño de un manual de procedimientos para los procesos de desaduanización de
mercancías, dirigida al agente de aduana Zoila Zurita
4.2. Propuesta
Diseñar un manual donde se especifique todo el proceso inmerso dentro de las actividades
que desarrolla la Agente de Aduana Zoila Zurita
4.3. Justificación
El propósito de la elaboración de este manual es establecer los lineamientos de las
actividades que se efectúan en el proceso de nacionalización de mercancías en la empresa
agente de aduana Zoila Zurita que ayudara al mejoramiento de las funciones atreves de la
revisión y actualización de los procedimientos en el proceso.
El manual ha sido elaborado con el objetivo de mantener un registro actualizado de los
procedimientos que se ejecutan y que permita encaminar al personal sobre las actividades que
se deben realizar contribuyéndose en una guía en la forma en que se opere.
Es necesario que el instructivo sea revisado anualmente o cada vez que exista una
modificación en la estructura organizacional de la empresa o en los procesos que realizan
otras entidades.
4.4. Fundamentación
Tomando en consideración las conclusiones señaladas en el capítulo anterior se sugiere la
implementación de un manual de procedimientos donde se detallen los procesos y actividades
que deben seguir los auxiliares, asistentes y demás colaboradores del agente de aduana a la
hora de que se realice una operación de comercio exterior ya sea una verificación física de las
53
mercancías por parte de aduana (aforo) u otra institución de control autorizada (agrocalidad,
empresas verificadoras, Seted, fuerzas armadas) y permita plantear una solución a la
problemática del departamento de operaciones de la agencia aduanera.
Una que se concluya la elaboración del manual se recomienda su implementación por
parte de la administración de la organización ya que la distribución del instructivo permitirá
que las personas involucradas en el proceso conozcan el alcance de la propuesta.
4.5.Actividad a Realizar
4.5.1. Objetivo del Manual
Que sirva como una guía para el personal de Operaciones del agente de aduana al contener
los procedimientos que se debe realizar, así como los lineamientos con los cuales se debe
operar mediante la documentación de las actividades.
Además de describir las actividades a seguir por los colaboradores del agente de aduana en
el proceso de nacionalización de mercancías.
4.5.2. Alcance del Manual
El manual será para el cumplimiento del personal de operaciones del agente de aduana y
que se realicen las funciones relacionadas a las actividades mencionadas en el instructivo.
4.5.3. Base legal
Código Orgánico de la Producción Comercio e Inversión (COPCI), Registro Oficial
Suplemento N 351, 29 /diciembre/2010.
Reglamento de Titulo de Facilitación Aduanera del Libro V del Código Orgánico de
la Producción Comercio e Inversión, Registro Oficial Suplemento N 452,
19/mayo/2011.
54
4.6. Instructivo para la Verificación de Documentos
Nombre del proceso: Verificación de documentos
Nombre de actividad: Revisar documentos y solicitar anticipo (si aplica)
Actores del Proceso
-Asistente de Operaciones
Herramientas
Sistema informático ecuapass
Lápiz, pluma, hoja de observaciones.
Documentos
“Hoja de observación para tramites de importación”
Documentos de la importación
Entradas:
Factura comercial u orden de compra
Conocimiento de embarque/guía aérea/carta de porte
Packing list
Póliza de seguros
Certificado de origen
Licencias de importación
Nota de pedido
Salidas:
Documentación revisada para posterior digitación de la DAI
Descripción de Actividades:
1.- El asistente de operaciones una vez aprobada la cotización del servicio recibe la
documentación por parte del importador.
55
2.- Se apertura la referencia que es un número de control interno que sirve para llevar un
orden de los trámites que se realizan, esto selo realiza tanto física como digitalmente en el
documento llamado Hoja de Observaciones, los campos que se deben llenar son los
siguientes:
Cliente: Se escribe el cliente que solicita el servicio.
Régimen: Se escribe el tipo de régimen que aplica el trámite.
Mercadería: Se detalla una descripción general de la mercancía.
Pedido: Se detalla el número de pedido que nos proporciona el cliente. En caso de que el
cliente no lo proporcione se registra el número de la factura.
Distrito: Se selecciona el distrito respectivo.
3.- Dependiendo del cliente se le deberá solicitar el anticipo para gestionar el pago de los
gastos que se incurrirán en la importación (gastos locales, thc, garantía por contenedores,
emisión de póliza de seguro, pago de almacenaje, gastos varios)
4.- Una vez recibido los documentos de importación, el asistente de operaciones realiza
una revisión constatando que no existan discrepancias entre estos y tomando como referencia
ciertos criterios:
Para la factura: nombre, y fecha de expedición, nombre y dirección del vendedor,
nombre y dirección del comprador, descripción de la mercancía, cantidades, precios unitarios
y totales, moneda de la transacción, incoterm, desglose de valores según el incoterm.
Documento de transporte: Los datos del embarcador y consignatario, descripción de la
mercancía, puerto de embarque, tipo de carga, números y condiciones del contenedor en caso
de que sea carga contenerizada, cantidades, pesos, valor del flete.
Póliza de seguro (cuando aplique): Numero y fecha de emisión y el número de
aplicación, descripción de la mercancía, firma y sello de la compañía, firma del asegurado,
suma asegurada que cubra el valor de la mercancía, procedencia y destino de la carga.
56
Certificado de Origen (cuando aplique): Se realiza la revisión basándose en las
normativas de los acuerdos comerciales vigentes, los puntos a considerarse son número de
factura, fecha del certificado de origen que sea igual o posterior a la fecha de emisión de la
factura comercial, sellos autorizados, que las subpartidas arancelarias coincidan con las que
van a declarar.
Nota de pedido (cuando aplique): Subpartida arancelaria que coincida con las que se van
a declarar y se revisa que conste la misma subpartida que en el certificado de origen en caso
de que de que exista.
Documentos de control previo (cuando aplique): se revisa para cada departamento de
control previo que los datos de cantidades, nombre y presentación del producto, puerto y
fecha de embarque, vía de transporte y demás datos de la importación coincidan con los
documentos de soporte.
5.- En caso de existir novedad en la documentación recibida el coordinador de operaciones
notifica al cliente para que se realicen las correcciones.
6.- El cliente envía los documentos corregidos y se revisa que la novedad haya sido
subsanada.
7.-Luego se procede a consultar a la línea aérea, naviera, consolidadora o compañía de
transporte la fecha de arribo de la carga y los días libres del contenedor en caso de que sea
carga contenerizada y se consulta número de carga MRN para proceder a revisar la
información en el ecuapass.
57
Tabla 5. Descripción de Actividades Control de Documentación
Elaborado por: Los Autores,2017
No Actividad Descripción de Actividad Responsable
1 Recibir
documentos
por parte del
importador
El asistente de operaciones una vez
aprobada la cotización del servicio recibe la
documentación por parte del importador.
Asistente de
operaciones
2 Apertura
de referencia
Se apertura la referencia que es un número
de control interno que sirve para llevar un
orden de los trámites que se realizan, esto se
lo realiza tanto física como digitalmente en el
documento llamado Hoja de Observaciones
Asistente de
operaciones
3 Solicita
anticipo para
gastos de la
importación
Dependiendo del cliente se le deberá
solicitar el anticipo para gestionar el pago de
los gastos que se incurrirán en la importación
(gastos locales, thc, garantía por contenedores,
emisión de póliza de seguro, pago de
almacenaje, gastos varios)
Asistente de
operaciones
4 Revisión
de
documentos
Realizar una revisión constatando que no
existan discrepancias entre estos y tomando
como referencia ciertos criterios:
Asistente de
operaciones
5 Correcció
n de
documentos
En caso de existir novedad en la
documentación recibida el coordinador de
operaciones notifica al cliente para que se
realicen las correcciones.
Asistente de
operaciones
6 Envió de
documentos
corregidos
El cliente envía los documentos corregidos
y se revisa que la novedad haya sido
subsanada.
Importador
7 Consultar
información
de arribo
Luego se procede a consultar a la línea
aérea, naviera, consolidadora o compañía de
transporte la fecha de arribo de la carga y los
días libres del contenedor en caso de que sea
carga contenerizada y se consulta número de
carga MRN para proceder a revisar la
información en el ecuapass.
Asistente de
operaciones
58
4.7. Flujograma del Proceso
No
Si
Figura 3. Instructivo para Gestionar Visto Bueno Y CAS
Elaborado por: Los Autores,2017
Recibe documentos por parte del
importador
Revisión de documentos
Apertura de referencia
Solicita anticipo por
gastos de importación
Error en
Documentos
Enviados
Envía a corregir documentos
Consulta información
de arribo FIN
INICIO
59
Nombre del proceso: Gestionar visto bueno y carta de autorización de retiro de las
mercancías
Nombre de actividad: Emitir carta de autorización de retiro
Actores del Proceso
-Asistente de Operaciones
-Mensajeros
Documentos
Conocimiento de embarque/guía aérea o carta de porte
Cartas de autorización de retiro.
Cartas de compromiso y autorización
Entradas:
Conocimiento de embarque/guía aérea/carta de porte
Cartas de compromiso y autorización
Anticipo enviado por el cliente
Valores de realizar los pagos
Salidas:
Conocimiento de embarque/guía aérea/carta de porte con visto bueno
Cartas de autorización de retiro.
Descripción de Actividades:
1.- El asistente de operaciones consulta a la línea naviera, aerolínea o compañía de
transporte terrestre los valores a cancelar por gastos locales, thc y garantía por contenedor en
caso de que sea carga contenerizada y demás rubros de la importación.
2.- Adicional consulta el número MRN) de carga de la mercadería los días libres que
posee si es contenedor y solicita las cartas de compromiso y autorización y exoneración de
garantía cuando aplique.
60
3.- Envía al cliente los valores a cancelar y las cartas de compromiso y autorización para
que sean firmadas y devueltas.
4.- En caso de que el agente de aduana vaya a cancelar los valores por gastos locales, thc y
garantía el asistente de operaciones deberá pedir un anticipo al cliente por el valor de los
gastos para realizar los pagos.
5.-Si el cliente cuenta con crédito con el consolidador proveedor del servicio, solo se
acerca a gestionar visto bueno y carta de autorización de retiro.
6.- Una vez que se cuente con el documento de transporte original, los valores y las cartas
de autorización y compromiso el mensajero se acerca a la línea naviera, consolidador,
aerolínea correspondiente para gestionar visto bueno y carta de autorización de retiro de
mercancías.
7.- Luego se envía una copia de bl y carta de autorización de retiro de mercancías original
a los auxiliares en puerto para que puedan realizar la facturación y pago de almacenaje en el
depósito que se encuentra la mercancía.
61
Tabla 6. Descripción de Actividades Despacho de Mercancías
Elaborado por: Los Autores,2017
N
o.
Actividad Descripción de Actividad Responsable
1 Consulta de
valores a
cancelar
Adicional consulta el número MRN) de
carga de la mercadería los días libres que
posee si es contenedor y solicita las cartas de
compromiso y autorización y exoneración de
garantía cuando aplique.
Asistente de
operaciones
2 Consulta de
numero de
carga
Adicional consulta el número MRN) de
carga de la mercadería los días libres que
posee si es contenedor y solicita las cartas de
compromiso y autorización y exoneración de
garantía cuando aplique.
Asistente de
operaciones
3 Envió de
valores y
cartas de
compromiso y
autorización
Envía al cliente los valores a cancelar y las
cartas de compromiso y autorización para que
sean firmadas y devueltas.
Cliente/
importador
4 Requerimie
nto de anticipo
al cliente
En caso de que el agente de aduana vaya a
cancelar los valores por gastos locales, thc y
garantía el asistente de operaciones deberá
pedir un anticipo al cliente por el valor de los
gastos para realizar los pagos
Asistente de
operaciones
5 Consulta de
que si cuenta
con crédito
Si el cliente cuenta con crédito con el
consolidador proveedor del servicio, solo se
acerca a gestionar visto bueno y carta de
autorización de retiro.
Asistente de
operaciones
6 Gestionar
visto bueno y
carta de
autorización
de retiro
Una vez que se cuente con el documento de
transporte original, los valores y las cartas de
autorización y compromiso el mensajero se
acerca a la línea naviera, consolidador,
aerolínea correspondiente para gestionar visto
bueno y carta de autorización de retiro de
mercancías.
Mensajero
7 Envió de
documentos a
puerto
Luego se envía una copia de bl y carta de
autorización de retiro de mercancías original a
los auxiliares en puerto para que puedan
realizar la facturación y pago de almacenaje
en el depósito que se encuentra la mercancía.
Mensajero
62
4.8. Flujograma del Proceso
Sí No
Figura 4. Instructivo para Despacho de Mercancías
Elaborado por: Los Autores,2017
Consulta de valores a
cancelar
Requerimiento de
anticipo al cliente
Consulta de número de carga
Envió de valores y cartas de
compromiso y autorización
Gestiona visto bueno
y carta de salida
Consulta de
que si cuenta
con crédito
Envía
documentos a
puerto
INICIO
FIN
63
4.9. Instructivo para la Digitación de una DAI
Nombre del proceso: Digitación de una DAI
Nombre de actividad: Digitar DAI en ecuapass
Actores del Proceso
-Asistente de Operaciones
-Digitadores
Herramientas
Sistema informático ecuapass
Documentos
Documentos de la importación
Entradas:
Información de la carga revisada en ecuapass
Documentación del régimen a declarar
Documentación del régimen precedente
Otros documentos según el régimen especial
Licencias de importación
Salidas:
Numero de entrega
Pre liquidación (print de pantalla)
Secuencias de tareas a seguir. -
Elaboración de la Declaración aduanera.
1.- El digitador o asistente de operaciones ingresa la información en el sistema Ecuapass
mediante el siguiente link (https://ecuapass.aduana.gob.ec). Se deberá revisar e identificar si
es un trámite marítimo, aéreo o terrestre, si es una importación a consumo o un régimen
especial para luego proceder al ingreso de la información y documentos recibidos en el caso
64
de agente de aduana, también es necesario verificar las fechas de llegada de la carga al país al
fin de cumplir con el proceso operativo de la misma, Para ello dar click que se muestran a
continuación:
Figura 5. Digitación de DAI (Documentos Electrónicos)
Fuente: ECUAPASS
Figura 6. Digitación de DAI (Declaración de Importación)
Fuente: ECUAPASS,2017
65
Figura 7. Llenado de Información General
Fuente: ECUAPASS,2017
Nota: En el caso de Cambio de beneficiario, deberá detallarse en el casillero A04, el
código 020 como código de régimen y los datos del nuevo beneficiario.
En los casos de cambio de Obra, deberá detallarse en el casillero A04, el código 020 como
código de régimen, adicional deberá detallarse en el casillero A05, el código 8 “Despacho
Traspaso de Obra”.
2.- Se da click en la pestaña común y se ingresa la información del país de procedencia, si
el documento de transporte es endosado, el consignatario número de carga (MRN) y
secuenciales.
66
Figura 8. Pestaña Común de la DAI
Fuente: ECUAPASS,2017
Nota: En los casos de declaraciones que mantengan asociados un régimen precedente o un
anexo compensatorio, se bloqueara de manera automática el casillero “Numero de Carga”.
3.-Luego se da click a la pestaña valor, para digitar los datos que constan en la/s factura/s.
Para los casos de nacionalizaciones parciales de regímenes especiales, se deberá detallar en el
casillero N13 “Valor en factura” el valor de la mercadería a declarar, acorde al tipo de
incoterm.
En caso de tener más facturas dar click en Agregar. Caso Contrario, continuar a detallar la
mercadería a declarar en la pestaña Item.
67
Figura 9. Pestaña Valor de la DAI
Fuente: ECUAPASS,2017
4.- Se da click en la pestaña ítem y se ingresa la información referente a la mercadería
objeto de la importación.
Figura 10. Pestaña Item de la DAI
Fuente: ECUAPASS,2017
68
Si se registran tipos de unidades iguales en los campos H17 y H19, también se deben
registrar en los campos H18 y H20 cantidades iguales, de no cumplirse con esta condición el
sistema generara una notificación de error.
Nota: Para las nacionalizaciones de mercadería que tenga un régimen especial como
precedente y en el caso de no haber pasado por un proceso de transformación, se deberá
detallar el número de refrendo haciendo referencia a la posición del ítem que se va a
nacionalizar en relación a la posición en la declaración del régimen especial.
5.- Una vez digitada toda la información de los ítems respectivos, se selecciona la pestaña
DOCUMENTOS, en la cual se registra los documentos de soporte y acompañamiento
correspondientes a la importación,
Figura 11. Pestaña Documentos de la DAI
Fuente: ECUAPASS,2017
Para los casos de declaraciones con un régimen 20 como precedente, se deben adjuntar los
siguientes documentos:
DAI régimen 20
69
Documentos de pagos por depreciación (cuando aplique)
Documentos de pagos anticipados por IVA (cuando aplique)
Otros documentos de soporte y acompañamiento del régimen precedente.
Documentos de soporte y acompañamiento que apliquen al régimen a declarar.
En el caso de cambio de beneficiario, adicional se deberá adjuntar: la solicitud de
cambio de beneficiario, la garantía específica y el nuevo de contrato.
En el caso de cambio de obra, adicional se deberá adjuntar: la solicitud de cambio de
obra, la garantía específica y el nuevo de contrato.
Para los casos de declaraciones con un régimen 21 como precedente, se deben adjuntar los
siguientes documentos:
DAI régimen 21
Factura informativa en el caso nacionalización parcial (cuando aplique)
Anexo compensatorio cuando no sea una compensación directa.
Otros documentos de soporte y acompañamiento del régimen precedente.
Documentos de soporte y acompañamiento que apliquen al régimen a declarar.
Para los casos de declaraciones con un régimen 70 como precedente, se deben adjuntar los
siguientes documentos:
DAI régimen 70
Factura informativa en el caso nacionalización parcial (cuando aplique)
Otros documentos de soporte y acompañamiento del régimen precedente.
Documentos de soporte y acompañamiento que apliquen al régimen a declarar.
En el caso de transferencia de dominio, adicional se deberá adjuntar la solicitud de
transferencia de dominio.
Para los casos de declaraciones con un régimen 75 como precedente, se deben adjuntar los
siguientes documentos:
70
DAI régimen 75
Otros documentos de soporte y acompañamiento del régimen precedente.
Documentos de soporte y acompañamiento que apliquen al régimen a declarar.
En el caso de transferencia de dominio, adicional se deberá adjuntar la solicitud de
transferencia de dominio.
6.- Para subir un documento al sistema Ecuapass se da click en SUBIR ARCHIVO, se
selecciona y se adjuntan los documentos.
Figura 12. Subir documentos
Fuente: ECUAPASS,2017
71
7.-Luego de haber concluido con el ingreso de los documentos, se da clic en Cálculo de
impuestos, se reflejará el mensaje de que el cálculo de impuestos se ha realizado
exitosamente y se procede con el guardado de trámite a través del botón GUARDAR
TEMPORAL.
Figura 13. Calculo de Impuestos
Fuente: ECUAPASS,2017
Calculo de Impuestos
8.-El digitador o asistente de Operaciones después de la digitación del trámite realizara un
print de pantalla del cálculo de la liquidación de aduana realizado en el Ecuapass, el cual
enviara al importador para el mismo de su aprobación y en caso de que el agente de aduana
vaya a cancelar la liquidación el cliente provisione los valores correspondientes como
anticipo.
En la viñeta Común se observará la siguiente pantalla donde consta la liquidación de
aduana.
72
Digitado todo el trámite se debe revisar el print de pantalla de los campos llenados en el
sistema Ecuapass para confirmar si los datos ingresados son los correctos, posteriormente dar
click en ENVIAR CERTIFICADO
9.- Se abrirá una pantalla en el cual el sistema pregunta al usuario si está seguro de enviar
el certificado. Luego otra pantalla en la cual se deberá dar clic en ACEPTAR.
Para enviar el certificado se abre otra pantalla en la cual se escoge el token, se digita la
contraseña y se da click en CONFIRMAR.
Figura 14. Enviar certificado
Fuente: ECUAPASS,2017
Importante revisar que se encuentre conectado al computador el token del usuario.
Ecuapass mostrara las siguientes pantallas, donde finalmente se visualizara el número de
entrega del trámite.
Figura 15. Numero de entrega
Fuente: ECUAPASS,2017
73
Tabla 7. Descripción de Actividades Digitación DAI
No. Actividad Descripción de Actividad Responsable
1 Ingresar al
sistema
ecuapass
El asistente de operaciones ingresa la
información en el sistema Ecuapass mediante
el siguiente link
(https://ecuapass.aduana.gob.ec). Se deberá
revisar e identificar si es un trámite marítimo,
aéreo o terrestre, si es una importación a
consumo o un régimen especial para luego
proceder al ingreso de la información y
documentos recibidos en el caso de agente de
aduana, también es necesario verificar las
fechas de llegada de la carga al país al fin de
cumplir con el proceso operativo de la
misma, Para ello dar click que se muestran a
continuación:
Digitadores
2 Digitación
de la Dai
Se da click en la pestaña común y se
ingresa la información del país de
procedencia, si el documento de transporte es
endosado, el consignatario número de carga
(MRN) y secuenciales
Digitadores
3 Digitación
de la Dai
Luego se da click a la pestaña valor, para
digitar los datos que constan en la/s factura/s.
Para los casos de nacionalizaciones parciales
de regímenes especiales, se deberá detallar
en el casillero N13 “Valor en factura” el
valor de la mercadería a declarar, acorde al
tipo de incoterm.
Digitadores
4 Digitación Se da click en la pestaña ítem y se ingresa Digitadores
74
Elaborado por: Los Autores,2017
de la Dai la información referente a la mercadería
objeto de la importación.
5 Digitación
de la Dai
Una vez digitada toda la información de
los ítems respectivos, se selecciona la
pestaña DOCUMENTOS, en la cual se
registra los documentos de soporte y
acompañamiento correspondientes a la
importación
Digitadores
6 Envió de la
declaración
Para subir un documento al sistema
Ecuapass se da clic en SUBIR ARCHIVO,
se selecciona y se adjuntan los documentos.
Digitadores
7 Envió de la
declaración
Luego de haber concluido con el ingreso
de los documentos, se da clic en Cálculo de
impuestos, se reflejará el mensaje de que el
cálculo de impuestos se ha realizado
exitosamente y se procede con el guardado
de trámite a través del botón GUARDAR
TEMPORAL.
Digitadores
8 Envió de la
declaración
El asistente de Operaciones después de la
digitación del trámite realizara un print de
pantalla del cálculo de la liquidación de
aduana realizado en el Ecuapass, el cual
enviara al importador para el mismo de su
aprobación y en caso de que el agente de
aduana vaya a cancelar la liquidación el
cliente provisione los valores
correspondientes como anticipo.
Agente de
Aduana
9 Firmado
electrónico
Se abrirá una pantalla en el cual el sistema
pregunta al usuario si está seguro de enviar el
certificado. Luego otra pantalla en la cual se
deberá dar clic en ACEPTAR.
Agente de
Aduana
75
4.10. Seguimiento al Trámite
Secuencia de tareas:
El asistente de operaciones realiza el seguimiento en el Ecuapass para conocer el status y
confirmar si existen o no novedades.
Dar click en la sección TRAMITES OPERATIVOS y elegir la opción 1.8
INTEGRACIÓN DE ESTADOS DE TRAMITE.
La búsqueda de la orden se la puede realizar de diversas maneras, por ejemplo: por
rango de fechas, por número de orden o por título de documento. Una vez realizada la
búsqueda, se debe seleccionar la orden y dar click en el botón VER E-DOC ORIGINAL.
Figura 16. Notificación de Aceptado
Fuente: ECUAPASS,2017
Si el trámite es aceptado se mostrará un mensaje donde se observará el número de
notificación, así como el número de declaración asignada por el sistema.
Si se refleja el mensaje “notificación de error” se deberá revisar el contenido de la misma
y realizar las correcciones necesarias para volver a realizar él envió.
76
Figura 17. Notificación de Error
Fuente: ECUAPASS,2017
Notificación de Resultado
Se generará la notificación de resultado que indica el tipo de aforo que fue asignado a la
carga.
En trámites operativos – 1.1.2 Formulario de solicitud de categoría – Consulta de detalle
de declaración de importación, se ingresa el código de declaración o refrendo y en la parte de
consulta de liquidación se ingresa el ruc y se procede a descargar la liquidación de tributos, se
imprime y se archiva con el resto de la documentación correspondiente al trámite.
Figura 18. Notificación de Resultado
Fuente: ECUAPASS0,2017
77
La declaración de importación y la liquidación deberá ser enviada por correo electrónico al
importador.
Pago de la liquidación
El importador o el agente de aduana procede al pago de los tributos en cualquiera del
banco autorizados por el SENAE.
Figura 19. Liquidación de aduana
Fuente: ECUAPASS,2017
78
Notificación de Aforo
Una vez cancelada la liquidación la aduana procede a coordinar el aforo, notificando la
fecha y la hora en que se va a realizar la operación.
Figura 20. Notificación de Aforo
Fuente: ECUAPASS,2017
79
4.11. Flujograma del Proceso
NO
Figura 21. Seguimiento de Carga
Elaborado por: Los Autores,2017
Ingresa al sistema ecuapass
Digitación de la Dai
Llena pestaña común, valor, ítem
y documentos
Sube documentos
digitalizados de la declaración
Calculo de impuestos
Envió de declaración
Error en él envió
Notificación de
error
Notificación de
aceptado
Asignación de canal de
aforo
Notificación de
resultado Salida autorizada
INICIO
FIN
80
4.12. Instructivo para el Proceso de Aforo o Inspección Física.
Nombre del proceso: Aforo o inspección previa de mercancías
Operadores de comercio exterior que intervienen en el proceso
Empresas verificadoras
Agentes de aduana.
Compañías de seguros
Depósitos temporales
Actores del Proceso
-Asistente de Operaciones
-Auxiliar de agente de aduana
Herramientas
Teléfono inteligente para la toma de fotos.
Lápiz, pluma, hoja de observaciones.
Documentos
“Hoja de observación para tramites con aforo”
“Informe de aforo o inspección”
Documentos necesarios para la operación de aforo. (factura comercial, packing list,
documento de transporte, declaración u otros documentos necesarios)
Entradas:
DAI
Factura comercial u orden de compra
Conocimiento de embarque/guía aérea/carta de porte
Packing list
Notificación de ecuapass donde indica fecha y hora a realizarse la operación
81
Salidas:
Informe de aforo o inspecciones
Descripción de las actividades:
1.- El asistente de operaciones es el encargado de informar a los auxiliares de aduana si el
trámite se encuentra listo para aforarse, indicándoles fecha, hora, patio, delegado de aduana
que estará presente en el aforo, datos que se pueden visualizar en el sistema Ecuapass a través
en la opción 1.8 “integración de estados de tramites” y enviándole por correo los documentos
necesarios para la operación. (DAI,factura,bl,packing list)
2.- El auxiliar de aduana ingresa al patio de aforo del depósito donde se encuentra la carga
en caso de ser contenerizada ubica el o los contenedores que van a ser objeto de verificación
y es carga suelta ubica la mercadería en la bodega donde se encuentra almacenada.
3.- Verifica si los sellos o precintos son iguales a los que constan en el bl y se toma fotos,
en caso de existir novedad como daños, golpes o número de precinto diferente al manifestado
se procede informar la novedad al asistente de operaciones que se encuentra en la oficina.
4.- Revisa los empaques o bultos constatando que se encuentren en buen estado, realiza un
conteo del número de bultos para verificar si existe alguna discrepancia con lo que consta en
el documento de transporte, se realiza la toma de fotografías como evidencia.
5.-El funcionario de aduana indica que se apertura el contenedor y da las instrucciones de
que se descargue de manera total o parcial la mercadería objeto de aforo, en caso de carga
suelta se apertura los bultos.
6.- Se realiza el descargue de las mercancías de acuerdo con las instrucciones del
funcionario.
7.- El auxiliar del agente procede a realizar un inventario de las mercancías
identificándolas por el modelo, marcas, color, aspecto, cantidad de acuerdo información que
consta en la factura comercial, packing list y la Declaración aduanera.
82
8.- En caso de existir novedades notifica al departamento de operaciones en oficina sobre
las novedades encontradas, toma fotos con evidencia de lo encontrado.
9.- Si se encuentra mercancía que no ha sido declarada o que no corresponde a lo que
indica la factura se procede a informar al encargado de operaciones en oficina para que
notifique al cliente.
10.- Una vez culminado la verificación por parte del aforador aduanero el auxiliar procede
a realizar el cierre de los bultos que fueron abiertos y sellarlos con cinta de Senae.
11.- Se vuelve a ingresar la mercancía al contenedor en caso de ser carga contenerizada.
12.- El auxiliar procede a indicar que cierren el contenedor al personal del depósito, toma
foto al nuevo sello o precinto que se le asigna al contenedor.
13.- Concluido el aforo, el auxiliar de aduana emitirá y entregará un informe de aforo al
departamento de operaciones junto con las fotos tomadas antes, durante y después de la
operación como evidencia.
En el informe de aforo deben constar todas novedades o irregularidades detectadas durante
el proceso de aforo o inspección y junto con fotografías.
Tabla 8. Descripción de Proceso de Aforo
No
.
Actividad Descripción de Actividad Responsable
1 Envió de
documentos
para el aforo
El asistente de operaciones es el encargado
de informar a los auxiliares de aduana si el
trámite se encuentra listo para aforarse,
indicándoles fecha, hora, patio, delegado de
aduana que estará presente en el aforo.
Asistente de
operaciones
2 Verifica
los datos de
donde se va
realizar el
aforo
El auxiliar de aduana ingresa al patio de
aforo del depósito donde se encuentra la carga
en caso de ser contenerizada ubica el o los
contenedores que van a ser objeto de
verificación y es carga suelta ubica la
Auxiliar de
agente de aduana
83
mercadería en la bodega donde se encuentra
almacenada.
3 Verificaci
ón de sello o
precintos de
seguridad
Verifica si los sellos o precintos son iguales
a los que constan en el bl y se toma fotos, en
caso de existir novedad como daños, golpes o
número de precinto diferente al manifestado
se procede informar la novedad al asistente de
operaciones que se encuentra en la oficina.
Auxiliar de
agente de aduana
4 Revisión
de los
empaques y
bultos
Revisa los empaques o bultos constatando
que se encuentren en buen estado, realiza un
conteo del número de bultos para verificar si
existe alguna discrepancia con lo que consta
en el documento de transporte, se realiza la
toma de fotografías como evidencia.
Auxiliar de
agente de aduana
5 Apertura
del
contenedor o
de los
empaques en
caso de ser
carga suelta
El funcionario de aduana indica que se
apertura el contenedor y da las instrucciones
de que se descargue de manera total o parcial
la mercadería objeto de aforo.
Funcionario de
aduana
6 Descargue
de las
mercancías
Se realiza el descargue de las mercancías
de acuerdo a las instrucciones del funcionario
Personal de
estiba del deposito
7 Realizar el
inventario de
las
mercancías
El auxiliar del agente procede a realizar un
inventario de las mercancías identificándolas
por el modelo, marcas, color, aspecto,
cantidad de acuerdo información que consta
en la factura comercial, packing list y la
Declaración aduanera
Auxiliar de
agente de aduana
8 Verifica
estado de la
En caso de existir novedades notifica al
departamento de operaciones en oficina sobre
Auxiliar de
agente de aduana
84
Elaborado por: Los Autores,2017
Culminado el aforo, el funcionario regresa a su oficina y revisa la documentación de lo
transmitido en el sistema ecuapass versus lo constatado físicamente.
Salida autorizada
En caso de no existir novedad el funcionario genera la salida autorizada de la carga.
mercancía las novedades encontradas, toma fotos con
evidencia de lo encontrado.
9 Verifica
de la
mercancía
versus los
documentos
recibidos
Si se encuentra mercancía que no ha sido
declarada o que no corresponde a lo que
indica la factura se procede a informar al
encargado de operaciones en oficina para que
notifique al cliente.
Auxiliar de
agente de aduana
10 Cierre y
sellado de los
bultos
Una vez culminado la verificación por
parte del aforador aduanero el auxiliar procede
a realizar el cierre de los bultos que fueron
abiertos y sellarlos con cinta de Senae.
Auxiliar de
agente de aduana
11 Ingreso de
mercancía al
contenedor
Se vuelve a ingresar la mercancía al
contenedor en caso de ser carga contenerizada.
Personal de
estiba del deposito
12 Cierre y
colocación de
sellos del
contenedor
El auxiliar procede a indicar que cierren el
contenedor al personal del depósito, toma foto
al nuevo sello o precinto que se le asigna al
contenedor.
Auxiliar de
agente de aduana
13 Elaboració
n de informe
de aforo
Concluido el aforo, el auxiliar de aduana
emitirá y entregará un informe de aforo al
departamento de operaciones junto con las
fotos tomadas antes, durante y después de la
operación como evidencia.
Auxiliar de
agente de aduana
85
Pago de almacenaje
Si ya contamos con salida autorizada procedemos a facturar y cancelar el almacenaje y
emitir el pase de puerta para que el transportista pueda ingresar a retirar la mercancía.
Salida efectiva
Entregamos los documentos al transportista para ingrese al depósito donde se encuentra la
mercancía estas sean retiradas del depósito y llevada hasta las bodegas del importador.
86
4.13. Flujograma del proceso
NO SI
Figura 22. Proceso de Aforo
Elaborado por: Los Autores,2017
Envió de documentos para el
aforo
Verificación los datos de donde se
va realizar el aforo
Verificación de sello o
precintos de seguridad
Apertura del contenedor
Revisión de los empaques y
bultos
Realizar el inventario y
verifica estado de las
mercancías
Sellado de bultos y cierre de
contenedor y colocación de
precinto
Elaboración de informe de aforo
INICIO
Existe
novedad
Notifica al asistente de
operaciones
FIN
87
4.14. Validación de la propuesta Aplicada
El manual está dirigido agente de aduana Zoila Zurita para una optimización de recursos y
disminución de errores cometidos por los asistentes y auxiliares de aduana ya que detalla el
proceso para la verificación de documentos para evitar errores en la documentación antes de
la transición de la declaración y que estos documentos cumplan con los requisitos mínimos
proceso que exige la autoridad aduanera, el segundo el proceso de gestión del visto bueno al
documento de transporte y carta de salida para el retiro de las mercancías del terminal
portuario, tercero el proceso para la correcta digitación de la declaración aduanera
dependiendo del régimen a aplicar y por último el proceso para realizar un aforo físico o
inspección previa que permita identificar las mercancías y que sirvan de base para una
correcta clasificación arancelaria, además que hace injerencia en otros aspectos como tipos de
aforos, tipos de carga, seguimiento al trámite en el sistema ecuapass, facturación y pago de
almacenaje y proceso de levante de mercancías
88
Conclusiones
El presente trabajo nos permitió conocer la realidad con la que trabaja el Agente de
Aduana y en el estudio realizado se encontraron problemas cotidianos con los que se maneja
la agencia aduanera como; El no contar con procedimientos establecidos, en la actualidad la
empresa se encuentra en un proceso de crecimiento contratando nuevo personal y aumentar
sus recursos y herramientas para realizar un trabajo más eficiente.
Las conclusiones alcanzadas en esta investigación van dirigidas al área de operaciones de
la agencia aduanera para mejorar la gestión de los procesos inmersos en la desaduanización
de la mercancía.
Es importante que la empresa cuente con manual que detalle los procedimientos a seguir
para mejorar la eficiencia de sus operaciones y disminuir los errores frecuentes que se
cometen. Ya que al ser un operador logístico aduanero necesita de una gestión eficaz en todos
los procesos que realice y con este manual se establecen los procedimientos para conseguir
mayor beneficio de los medios disponibles para la aérea de operaciones de la agencia
aduanera.
Es importante mencionar que la gerencia de esta empresa patrocine la implementación del
manual para que el mismo sea conocido por los colaboradores, además de efectuar
capacitaciones continuas.
89
Recomendaciones
Es necesario que se patrocine la implementación del presente manual con la finalidad de
mejorar los procedimientos de desaduanización de mercancías y de esa manera disminuir los
problemas que actualmente afronta el Agente de Aduana.
Realizar capacitaciones constantes a los colaboradores de la empresa en el tema de
clasificación arancelaria para que los mismos hagan un trabajo eficiente al momento de
clasificar y no tengan errores.
Diseñar un programa de capacitaciones que involucren todos los procesos aduaneros
dentro de la desaduanización de la mercancía.
Aplicar a la certificación BASC con el fin de garantizar la seguridad en cada uno de los
procesos. Ganando prestigio y competitividad.
90
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mcgraw-hill/interamericana editores, s.a. de c.v.
93
Apéndice
Apéndice
94
Figura 23. Factura Comercial
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
95
Figura 24. Conocimiento de Embarque
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
96
Figura 25. Declaración Aduanera de Importación
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
97
Figura 26. Packing List
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
98
Figura 27. Certificado de Origen
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
99
Figura 28. Certificado INEN
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
100
Figura 29. Hoja de Observaciones
Fuente: Agente de Aduana Zoila Zurita,2017
101
Figura 30. Entrevista David Murrieta y David Ramos
Elaborado por: Los Autores,2017
Figura 31. Entrevista David Murrieta y Fabricio Loyola
Elaborado por: Los Autores,2017