planificador personal (pep)

Planificador Personal (PEP)

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El PEP es el centro de operaciones de cada agente participante en el desarrollo o mantenimiento de productos o en servicios

ofrecidos a clientes. En el PEP se presenta todo el trabajo no terminado en el cual participa el agente. La información está

organizada al estilo de los populares kanban (tableros kanban o scrumboards), pero ofreciendo eficazmente la visualización de

todo el trabajo en el que participa un agente (o un equipo), es decir, mostrando de forma integrada múltiples

productos/servicios encargados al agente (y equipo), y en cada uno de ellos los sprints que estén abiertos. Si bien lo ideal sería

que un agente (y equipo) trabaje sólo en un producto o servicio (simultáneamente), lo usual es que los contextos de trabajo

sean multi-proyecto con lo cual TUNE-UP está preparado para ofrecer dicha visualización integrada.

Además, para el agente se muestra toda su situación abierta en cuanto a comunicación (alertas, notificaciones, anuncios,

mensajes y reuniones). En el PEP el agente/equipo puede a priorizar y seleccionar el trabajo que debe realizar en cada

momento. En la siguiente imagen se muestra el PEP del agente “Rafa”. A continuación se describen cada uno de los apartados

del PEP.

PLANIFICADOR PERSONAL (PEP)

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APARTADOS DEL PEP

Barra de menú

Cerrar TUNE-UP Cierra la aplicación

Ayuda Acceso a la ayuda de TUNE-UP Process

Gestión de

Producto/Servicio &

Proyecto

Acceso a funcionalidades para realizar la planificación y seguimiento de

productos, servicios y de proyectos definidos sobre ellos

Nueva UT Creación de nueva Unidad de trabajo (UT)

Colaboración y comunicación

Lista de agentes que participan en los productos/servicios asociados al agente conectado

Búsqueda UTs Búsqueda de UTs mediante criterios de filtrado

Configuración

Configuración de TUNE-UP Process (gestión de agentes, roles, productos, proyectos, actividades, etc.)




Mi kanban

El kanban muestra la contabilización de trabajo en cada una de las actividades de los workflows. En cada producto o servicio las

unidades de trabajo siguen un workflow desde su creación hasta su término. En TUNE-UP los workflows son flexibles,

representan un camino normal de trabajo, pero ofrecen una serie de mecanismos para permitir, por ejemplo, saltos hacia

actividades previas, saltar actividades, etc. Un producto o servicio puede tener asociados varios workflows, los cuales

representan diferentes formas de abordar unidades de trabajo (UTs) según sus necesidades, por ejemplo, grandes cambios,

correcciones, pequeñas mejoras, etc. Así, el kanban muestra de forma integrada todo el trabajo en el cual participa un agente o

equipo, indicando cuantas unidades de trabajo hay en el momento en cada una de las actividades de los diferentes workflows

asociados a todos los productos o servicios en los que participa.

KANBAN

En el kanban se distinguen contabilizaciones To Do y Doing, correspondiendo a actividades pendientes de comenzar o ya

comenzadas. Cuando se finaliza una actividad de una UT estas contabilizaciones se actualizan y la UT es contabilizada en la

nueva actividad para la cual estará pendiente. Si la UT termina todas sus actividades, ya no se visualizará en el kanban y para

acceder a ella puede localizarse usando el buscador de UTs (botón Búsqueda de UTs en la barra de menú) o accediendo al Sprint

o Backlog del producto o servicio donde se haya terminado. En el kanban además se muestran con un fondo de color diferente

las contabilizaciones, lo cual representa lo siguiente:

Fondo Azul. Todas las UTs en la celda pueden ser realizadas por el agente en este momento, es decir, podría comenzar a trabajar o continuar trabajando en cualquiera de ellas.

Fondo Celeste. Algunas UTs en la celda pueden ser realizadas por el agente es este momento, otras están en condición de ser realizadas o las están realizando sus compañeros de equipo.

Fondo Blanco. Todas las UTs en la celda están en condición de ser realizadas o las están realizando sus compañeros de equipo.

Pero ¿por qué mostrar al agente actividades de UTs en las cuales no debe trabajar pues las están realizando o las realizarán sus

compañeros?. Esto responde a lo que se denomina shared situational awareness que significa estar consciente y atento de todo

el estado y eventos asociados al trabajo en el cual está participando el agente y su equipo de trabajo. Así, por ejemplo un

encargado de probar una unidad de trabajo puede saber en qué actividad previa se encuentra, o alguien que ya finalizó su

actividad puede saber en qué actividad posterior se encuentra la unidad de trabajo.




Lista de actividades de UTs

La lista de actividades de las UTs está sincronizada con la celda seleccionada en el kanban, es decir, al seleccionar una celda del

kanban se refresca la lista de actividades de UTs, mostrando en cada fila una actividad abierta de las UT de las contabilizadas.

Una actividad abierta es aquella que está en estado To Do o Doing (incluyendo aquellas Activas en el momento), es decir, no se

consideran aquellas actividades en estado Done, ni aquellas actividades del workflow a las que aún no llega la UT.

LISTA DE UTS EN ACTIVIDADES

Haciendo clic en los textos remarcados como enlaces se puede acceder directamente al formulario del Producto/Servicio en sus

Vistas Backlog o de Sprint, o la UT correspondiente.

Nota: Una UT puede estar al mismo tiempo en más de una actividad, o contabilizada varias veces en la misma actividad. Esto

puede ocurrir porque:

- Explícitamente en el workflow que sigue la UT hay actividades en paralelo.

- Se han añadido en paralelo actividades que no estaban incluidas en el workflow.

- Otro(s) agentes se ha(n) asignado a la misma actividad en la UT.

- El mismo agente ha decidido crear actividades en paralelo representando tareas en las cuales ha dividido su trabajo en la

actividad.

Por esta razón, existe en la parte inferior de la lista de UTs en actividades se muestra el contador de Actividades y de UTs.




El área indicada “Drag a column header here …” permite realizar agrupar filas de la lista por la columna arrastrada a esta área, además, pueden realizarse agrupaciones de forma jerárquica. Las columnas de la lista pueden ocultarse (arrastrando la columna

fuera del grid o desmarcándola en la lista de columnas ). La primera línea de la lista (en fondo amarillo claro) permite introducir filtros. Cuando hay algún filtro aplicado la línea de filtros

se pone en fondo naranja para advertir esta situación. Para quitar todos los filtros aplicados presionar . La lista se puede ordenar por alguna columna haciendo clic en ella. También se puede ordenar por varias columnas haciendo clic en ellas y manteniendo la tecla de mayúsculas presionada. A continuación se muestra una lista en la cual se ha aplicado agrupación por Producto/Servicio, un ordenamiento por Urgencia en cada Producto/Servicio y un filtrado por aquellas UTs cuyo Nombre contenga la cadena “con”.

LISTA DE UTS EN ACTIVIDADES CON ALGUNAS OPERACIONES APLICADAS

Los cambios en la visualización del grid se mantienen aunque el agente cierre su sesión. Para volver el grid a su visualización

original pulsar . Todas estas funcionalidades se ofrecen en la mayoría de los grids de TUNE-UP.

Todas las celdas con fondo blanco indican que son editables directamente en el grid, sin necesidad de acceder al Gestor de UTs.




Comunicación

En el apartado de comunicación se muestran Alarmas, Notificaciones, Anuncios, Mensajes y Reuniones relevantes para el

trabajo del agente. Al hacer clic en una celda del grid de comunicación el detalle de las contabilizaciones se muestra en el panel

de la derecha, reemplazando a la lista de UTs en actividades. Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestran los mensajes

enviados y de los cuales aún no se recibe respuesta (Esperando respuesta).

ALARMAS, NOTIFICACIONES, ANUNCIOS, MENSAJES Y REUNIONES

Las alarmas y notificaciones se generan de forma automática en determinadas condiciones del sistema.

Las alarmas son respecto de las siguientes situaciones:

Se sobrepasa el tiempo estimado en completar cierta actividad

Se sobrepasa el tiempo de postergación de una actividad en estado pendiente

Se sobrepasa el tiempo en proceso de una actividad

El agente conectado ha excedido el plazo para responder un mensaje

Se ha excedido el plazo para que un agente responda un mensaje enviado por el agente conectado

El plazo de entrega de la UT se ha sobrepasado.

Las notificaciones son respecto de las siguientes situaciones:

Se cambia de sprint una UT en la cual está asignado el agente conectado

El agente conectado ha sido desasignado de una actividad en una UT por un agente

Una UT en la cual el agente conectado está asignado ha sido desestimada

Una actividad asignada al agente conectado ha sido finalizada por otro agente

Una UT en la cual el agente conectado está asignado ha sido eliminada

Se ha generado una nueva actividad para el agente conectado




Tanto las mensajes como los anuncios pueden ser enviados a más de un agente destinatario, la diferencia es que para un

mensaje se esperará respuesta desde cada agente destinatario, en cambio para los anuncios no. Además, los mensajes siempre

se envían en el contexto de una UT, los anuncios no.

Los anuncios se envían desde el formulario “Colaboración y comunicación” accesible desde la barra de menú del PEP. Primero

hay que seleccionar los agentes destinatarios del anuncio, posteriormente se presiona el botón Anuncio y por último, en el

formulario Enviar Anuncio se escribe el contenido del anuncio y se envía. Además, marcando el check “También enviar este

mensaje por email” se envía una copia del anuncio al email de cada agente destinatario. Los agentes destinatarios recibirán el

anuncio en su PEP reflejado en la contabilización de la celda Anuncios del panel de comunicación.

MIS COLABORADORES Y FORMULARIO DE ENVÍO DE ANUNCIOS

Las funcionalidades asociadas al envío y recepción de mensajes se describen en detalle en la ayuda del Gestor de UTs.




Filtros globales del PEP

Además de los filtros que se pueden aplicar en los grids sincronizados con el kanban y con el panel de comunicación se dispone

de filtros globales. En un contexto multi-proyecto es necesario revisar todo el trabajo de los diversos ámbitos pero acotándolo

por producto/servicio, Sprint y/o Proyecto. Así, estos filtros globales actúan sobre el kanban y el panel de comunicación.

Además, se ofrece el filtro agente (por defecto con el valor correspondiente al agente que está conectado). Este filtro permite a

un agente consultar el trabajo de sus compañeros de equipo tal como lo verían ellos en su PEP, y también, para tener una

visualización del trabajo total de un equipo en un producto/servicio (visualización útil para una reunión de seguimiento) bastaría

con poner filtros Agente=ALL y Producto/Servicio con el valor específico que se desee estudiar.

FILTROS GLOBALES

Cuando un producto o servicio está configurado para trabajar con Sprints, si en el filtro producto/servicio está seleccionado

dicho producto o servicio, y en el filtro sprint está seleccionado un sprint, se mostrará un panel con la gráfica Burndown de dicho

Sprint del producto o servicio, como el que se muestra en la siguiente imagen.

GRÁFICA BURN DOWN

Haciendo clic sobre la imagen del usuario (en el costado superior derecho) los filtros vuelven a sus valores por defecto.




Mecanismos de acceso al Gestor de UTs

El Gestor de UTs es el formulario donde se gestiona en detalle una unidad de trabajo. En el PEP cada agente selecciona en cuál

o cuáles UTs se va a poner a trabajar. Dado que en el Gestor de UTs el agente podrá introducir y/o consultar información

asociada al trabajo realizado o para realizar posteriormente, necesita poder acceder fácilmente desde el PEP al Gestor de UTs

con la o las UTs en las que va a trabajar.

ALGUNOS MECANISMOS DE ACCESO AL GESTOR DE UTS

A continuación se indican los mecanismos que ofrece el PEP para acceder al Gestor de UTs con una o más unidades de trabajo:

Al hacer doble clic sobre una celda del kanban se accederá al Gestor de UTs con todas las UTs en dicha celda

Al hacer doble clic sobre una fila de actividad de UT

Mediante botón “Ir a la lista” se accederá al Gestor de UTs con todas las UTs mostradas en la lista de actividades de UTs

Mediante “Ir a UTs seleccionadas”se accederá al Gestor de UTs con las UTs de las files seleccionadas (con Mayúscula+clic

se seleccionan filas contiguas, y con Ctrl+clic se selecionan filas no necesariamente contiguas).

Mediante “Ir a” y conociendo el código de la UT, se accede al Gestor de UTs con dicha UT.

En “Últimas UTs accedidas” se muestra una lista con las últimas UTs accedidas por el agente conectado. Luego

seleccionando una de ellas se accede al Gestor de UTs cargándola

Otras funcionalidades del PEP

En el PEP se pueden realizar una serie de acciones con una combinación de teclas, las cuales se detallan a continuación:

Ctrl+P: se abre el formulario de Producto/Servicio que esté seleccionado en dicho filtro.

Ctrl+N: se abre el formulario de creación de una UT

Ctrl+S: se abre el formulario de búsqueda de UTs

Ctrl+U: se refresca la información del PEP

Con botón derecho sobre una celda del kanban se ofrece la opción “Abrir en un nuevo Gestor de UTs” que permite acceder

al Gestor de UTs con otra UT, sin hacerlo en el Gestor de UTs que ya está abierto. Esta misma funcionalidad está en

cualquier grid en una celda donde se muestre el código de una UT.

Con el botón derecho sobre una celda del kanban se ofrece la opción “Finalizar las actividades seleccionadas” que permite

finalizar (sin entrar en el Gestor de UTs) todas las actividades de la celda (siempre y cuando se trate de UTs con el mismo

workflow).




ACCIONES EN MENÚ CONTEXTUAL SOBRE EL KANBAN

Con el botón derecho sobre las siguientes celdas del panel de comunicación: Notificaciones, Anuncios, y “Debo leer”,

aparece la opción “Marque todas como leídas” la cual permite marcar como leídos todos los elementos en la celdas

correspondiente.

ACCIONES EN MENÚ CONTEXTUAL SOBRE CELDAS DE COMUNICACIÓN

Haciendo clic sobre la imagen del agente conectado en la parte superior derecha el PEP se refresca con los filtros globales

de inicio de sesión.


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