PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Proceso general

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ÍNDICE

1 OBJETO Y ALCANCE ..................................................................................................... 3

2 PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 3

2.1 REVISIÓN DE LA OFERTA ............................................................................................... 3

2.2 PLANIFICACIÓN Y EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................ 3

2.3 EJECUCIÓN ..................................................................................................................... 4

2.4 MODIFICACIÓN DE PROYECTOS .................................................................................... 5

2.5 PRÓRROGAS Y CANCELACIONES ................................................................................... 5

2.6 CIERRE TÉCNICO ............................................................................................................ 6

2.7 CIERRE ADMINISTRATIVO .............................................................................................. 6

2.8 PERIODOS DE GARANTÍA O MANTENIMIENTO ............................................................. 7

3 INDICADORES .............................................................................................................. 7

4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN .................................................................................. 8

5 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES..................................................................... 8

6 CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................................... 8

7 ANEXO DE FORMULARIOS ........................................................................................... 9

F-01 RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DEL CLIENTE ........................................................................ 9

F-02 CUESTIONARIO DE SATISFACCIÓN ................................................................................ 10

F-03 CERTIFICADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE EMPRESA ................................................... 11

F-04 SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS............................................................. 12

F-05 INFORME SOBRE DESVIACIÓN DE PROYECTOS ............................................................. 13

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1 OBJETO Y ALCANCE

El propósito de este proceso es la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos y acciones, incluyendo, entre otros, la planificación de recursos humanos y materiales, entrega de borradores, la entrega definitiva de proyecto, periodos de garantía, aceptación por parte del cliente.

2 PROCEDIMIENTO

2.1 REVISIÓN DE LA OFERTA

Una vez aprobada la oferta, firmado el contrato, encargo, pliego, presupuesto por parte del cliente, etc. el/la Director/a General, Directores/as de Departamento o Jefes/as de Departamento, en adelante Administrador/a del Proyecto, se pondrá en contacto con el cliente (interno o externo) con objeto de revisar la oferta, objetivos, plazos de entrega, etc.

En el caso en que durante dicha reunión se propusiera modificar algún aspecto de la oferta inicial, éstos deberán:

Aprobarse por el/la Director/a General si afecta a:

Precios.

Plazos de entrega, supongan o no más coste.

Hitos de facturación.

Formas de pago.

El resto de cambios deberán aprobarse por el/la Administrador/a del Proyecto.

Preferiblemente dejará registro en un acta de reunión.

2.2 PLANIFICACIÓN Y EQUIPO DE TRABAJO

Una vez revisada la oferta el/la Administrador/a del Proyecto:

Designará el equipo de trabajo, incluido un/a Responsable Técnico pudiendo ser él/ella mismo/a.

En los casos en que otros departamentos, áreas o líneas de negocio estén implicados, se reunirá con ellos para coordinarlos y comunicarles las fechas de inicio y entrega de sus respectivos trabajos. De estas fechas informará al/a Técnico/a de Gestión para que actualice el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión y Workmeter.

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2.3 EJECUCIÓN

El/la Responsable Técnico

Planificará el proyecto o actuación con el equipo de trabajo.

Gestionará la apertura de una carpeta en la red, donde guardará toda la información relativa al proyecto o actuación.

Cuando se necesiten compras o contrataciones actuará según el PG-04 COMPRAS Y CONTRATACIÓN.

Mantendrá informado al/a Administrador/a del Proyecto.

El equipo de trabajo, coordinado por el/la Responsable Técnico:

Ejecutará los trabajos según la planificación anterior, la legislación que le aplique, normativa y, en caso de existir, lo descrito en la instrucción técnica.

Imputará horas al proyecto por medio de Workmeter.

El/la Responsable Técnico comprobará permanentemente que se respetan los:

Requisitos de la oferta:

Objeto y alcance.

Fases y contenido.

Metodología.

Cronograma, hitos y plazo o fecha de entrega.

Requisitos legales y normativa: comprobará todos los requisitos de la legislación y normativa prevista en la oferta técnica, instrucción técnica si la hubiera, etc. En el caso que detecte nueva normativa deberá comunicarla a la Asesoría Jurídica por medio de correo electrónico.

Requisitos internos: comprobará todos los requisitos previstos en la instrucción técnica si la hubiera, así como los requisitos de calidad, de correcta gestión ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, protección de datos, etc.

Requisitos del equipo de trabajo: comprobará que la cualificación del equipo de trabajo es la adecuada para cumplir lo previsto en la oferta técnica, instrucción técnica si la hubiera, legislación, normativa, la calidad de los trabajos, etc.

Requisitos de servicios de otros departamentos: comprobará la oferta interna y que el equipo asignado es adecuado a las necesidades del proyecto, controlando su ejecución y actuando en caso de desviaciones.

Requisitos de compras y servicios de otras empresas deberá planificar la contratación de servicios y/o compra de material cumpliendo con lo establecido en el procedimiento de compras y contratación, la oferta técnica, instrucción técnica si la hubiera, legislación, normativa, etc., controlando su ejecución y actuando en caso de desviaciones.

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Durante la ejecución del proyecto, el/la Responsable Técnico entregará borradores, propuestas de actuación, etc. para que el cliente (interno o externo) proponga los cambios o mejoras que estime oportuno. Estos cambios se aceptarán siempre que estén dentro de lo contratado.

Cuando se detecten incidencias, se procederá según PG-05 GESTIÓN DE INCIDENCIAS.

El seguimiento y supervisión del proyecto será realizado por el/la Administrador/a del Proyecto que actualizará periódicamente en el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión.

2.4 MODIFICACIÓN DE PROYECTOS

El/la Administrador/a del Proyecto debe, de forma habitual, realizar el seguimiento de costes y prever posibles desviaciones, por ejemplo ante:

Necesidades de recursos externos no previstos.

Necesidades de recursos internos no previstos.

Cambios en el equipo de trabajo.

Obligaciones contractuales no detectadas.

Etc.

De forma obligatoria, cuando se necesiten modificaciones de más del 10% y siempre que superen 500 € (ambas condiciones) el/la Administrador/a del Proyecto solicitará dichas modificaciones por medio del F-04 SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS, que será revisada por el/la Responsable de Servicios Generales y Administración y resuelta por el/la Director/a General.

El/la Técnico de Gestión modificará el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión, y Workmeter, comunicando la resolución al/a Administrador/a del Proyecto y al/a Responsable de Servicios Generales y Administración que actualizará la contabilidad analítica.

En aquellos casos en que la modificación del proyecto deba ser aprobada por el cliente, se procederá según el PG-02 OFERTAS Y PROPUESTA DE ACCIONES.

2.5 PRÓRROGAS Y CANCELACIONES

Cuando sean necesarias prórrogas o cancelaciones de proyectos, el/la Administrador/a del Proyecto lo consultará con el/la Director/a General, gestionándolas según las instrucciones de éste/a.

La prórroga o cancelación deberá ser confirmada por escrito y comunicada al/a Técnico de Gestión y Responsable de Servicios Generales y Administración para que realice las modificaciones oportunas en el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión, Workmeter, contratos, contabilidad, etc.

Excepcionalmente y de forma justificada, el/la Director/a General podrá realizar estos cambios sin confirmación escrita del cliente.

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2.6 CIERRE TÉCNICO

Una vez realizados los trabajos, hitos, entregas parciales, etc. el/la Responsable Técnico y siempre que están previstas en el contrato, comunicará la posibilidad de realizar dicha entrega al/a Administrador/a del Proyecto.

El/la Administrador/a del Proyecto confirmará con el cliente que el proyecto o hito se puede cerrar y, si se confirma, consultará con el/la Directora/a General la forma de entrega y:

Entregará el proyecto al cliente, recopilando la aceptación según el F-01 RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DEL CLIENTE o documento similar y siempre según las instrucciones anteriores. Excepcionalmente este cierre podrá realizarlo el/la Director/a General sin la aprobación del cliente.

Cerrará la ejecución del proyecto mediante el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión.

En los casos en que el proyecto se desvíe de lo previsto en costes y/o plazos, el/la Administrador/a del Proyecto elaborará un informe de desviación según el formulario F-05 INFORME SOBRE DESVIACIÓN DE PROYECTOS, entregándolo a la el/la Técnico/a de Gestión.

Cuando proceda, revisará que el control de calidad se ha realizado, tramitando las incidencias al/a Responsable de Calidad.

Revisará la información guardada en el servidor y/o carpetas físicas del proyecto, eliminando toda aquella información que no sea de utilidad.

Todos los proyectos dispondrán de un periodo de cortesía de 30 días naturales en el que el equipo de trabajo podrá realizar modificaciones y/o ampliaciones del trabajo entregado.

A partir de ese plazo, no se podrán realizarán modificaciones, ampliación de contenidos, tareas de mantenimiento, excepto autorización del/a Director/a General o que estuviera previsto en el contrato con el cliente. (Ver Periodo de Garantía o Mantenimiento )

El/la Técnico/a de Gestión, incorporará al Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión el informe de actividad del proyecto o acción de Workmeter, cerrando ambas plataformas.

2.7 CIERRE ADMINISTRATIVO

Tras la comunicación de cierre técnico, Servicios Generales y Administración revisará la facturación y cobros, emitiendo las facturas que queden pendientes, entregándoselas al/a Técnico/a de Gestión.

El/la Técnico/a de Gestión, excepto que reciba otras instrucciones, preparará:

La carta de agradecimiento del/a Director/a General.

El conjunto de facturas pendientes, solicitándoselas al/a Responsable de Servicios Generales y Administración.

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La encuesta de satisfacción F-02 CUESTIONARIO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE o similar.

El formulario de buena ejecución F-03 CERTIFICADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE EMPRESA.

En su caso, comunicación del periodo de garantía o mantenimiento.

Cualquier documentación que no haya sido entregada por el/la Administrador/a del Proyecto.

El/la Técnico/a de Gestión enviará la documentación previo registro de salida.

El/la Técnico/a de Gestión actualizará el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión y se encargará de hacer el seguimiento de la documentación a devolver por el cliente.

A medida que reciba la información por parte del cliente la escaneará, la adjuntará al Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión y archivará el original en su expediente.

El/la Responsable de Servicios Generales y Administración se encargará del control de cobros según el PG-14 FACTURACIÓN Y COBRO.

El/la Técnico/a de Gestión cerrará administrativamente el proyecto cuando la información solicitada haya sido recibida o, previo visto bueno del/a Director/a General, transcurridos 60 días naturales.

2.8 PERIODOS DE GARANTÍA O MANTENIMIENTO

Si estuviera establecido contractualmente un periodo de garantía o mantenimiento, el/la Técnico/a de Gestión detallará en el Módulo de Proyectos de la Plataforma de Gestión, el inicio y fin de este periodo.

El cierre de esta fase, se realizará como si de un cierre de proyecto se tratase, pero sin repetir las tareas realizadas en el cierre técnico.

3 INDICADORES

Indicador Límite Period. Medic. Resp. Medic.

Desviación media en días respecto del plazo previsto

Plan Anual Plan Anual Resp calidad

% de proyectos que necesitan modificación

Plan Anual Plan Anual Resp calidad

Quejas, reclamaciones, denuncias o similar al año

Plan Anual Plan Anual Resp calidad

Nº de encuestas que no superen el 6 en su evaluación global

Plan Anual Plan Anual Resp calidad

Media de la satisfacción global Plan Anual Plan Anual Resp calidad

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4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

Documento/registro Responsables Orden de archivo

Tiempo de archivo

Documentación técnica, comunicados con el cliente, seguimiento, etc.

Adm. Proyecto. Código proy. 5 años

Documentación administrativa Resp. Serv. Generales Código proy. 5 años

Documentación de facturación Resp. Serv. Generales Año y Nº fact. 10 años

Documentación del cobro Resp. Serv. Generales Asiento 10 años

Base de datos del Módulo de Proyectos Jefe/a Tecnol. e Innov. - Indef.

Copias de seguridad Jefe/a Tecnol. e Innov. Fecha 5 años

5 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES

UNE-EN ISO 9001:2015.

UNE-EN ISO 14001:2015.

OHSAS 18001:2007.

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999.

6 CONTROL DE MODIFICACIONES

Ed. Fecha Páginas afectadas Observaciones

01 23/10/2015 Todas Primera Edición

02 Todas Revisión general del proyecto respecto de cierre de proyectos, modificaciones de costes, imputación de horas en Workmeter, etc

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7 ANEXO DE FORMULARIOS

F-01 RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DEL CLIENTE

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F-02 CUESTIONARIO DE SATISFACCIÓN

PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

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F-03 CERTIFICADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE EMPRESA

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Proceso general

PG-03 Ed.02 Página 12

F-04 SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS

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F-05 INFORME SOBRE DESVIACIÓN DE PROYECTOS

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